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Funktionspostfächer in Outlook einrichten

Stand 20.02.2015 Seite 1 von 11

Funktions-Postfach (Shared Mailbox) in Outlook 2010/2013 einrichten

Es gibt zwei Möglichkeiten wie Sie ein Funktionspostfach in Outlook einrichten können. Hier

werden beide Varianten beschrieben und die Unterschiede aufgezeigt.

Funktionspostfächer sind Gruppenmailboxen, die für mehrere Personen eine einheitliche Ad-

resse mit lesendem und schreibendem Zugriff bieten. Unabhängig davon, ob einzelne Perso-

nen durch Abwesenheit oder Ausscheiden aus der Gruppe nicht erreichbar sind.

Um ein Funktionsmailpostfach einrichten zu können, benötigt man die Berechtigung für diese

Mailbox. Dieses Postfach besitzt keine eigenen Zugangsdaten, sondern wird durch die Zu-

gangsberechtigung ihres Kontos auf diese Mailbox geregelt.

1. Erste (empfohlene!) Möglichkeit, ein Funktionspostfach als weiteres Konto hinzuzufü-

gen.

Wenn Sie E-Mails von diesem Postfach aus senden (oder löschen), werden diese in gesen-

dete (bzw. gelöschte) Elemente dieser Mailbox abgelegt (die Auswahl des Sendekontos er-

folgt über die Funktion „Von“, dort wählen Sie die entsprechende Sendeadresse aus).

Vorab muss Outlook geschlossen werden.

Klicken Sie auf "Start"-"Systemsteuerung" und dort auf "E-Mail (32-Bit)". (Für folgende

Ansicht wählen Sie in „Systemsteuerung“ rechts oben die „Anzeige: Kleine Symbole“.)



Im Fenster Mail-Setup - Exchange "E-Mail-Konten" auswählen.

Im Fenster Kontoeinstellungen unter dem Reiter E-Mail auf "Neu" klicken

E-Mail-Konto markieren und auf "Weiter" klicken.



Geben Sie den Namen und die E-Mail Adresse des Funktionspostfaches ein.

Kein Kennwort eingeben! Anschließend auf "Weiter" klicken.

Klicken Sie auf "Anderes Konto verwenden".



Geben Sie dort Ihren Account-Namen ein, vorangestellt mit „ads\hm-" und Ihr Kennwort.

Danach auf "OK"

Wenn der Vorgang abgeschlossen ist klicken Sie auf "Fertig stellen"

Jetzt ist das Funktionspostfach als Konto eingerichtet.



Benutzer-Postfächer werden standardmäßig im "Caching Modus" eingerichtet. D.h. das Post-

fach wird am lokalen PC zwischengespeichert und die Daten mit dem Exchange Server syn-

chronisiert. Da Funktions-Postfächer meist von mehreren Personen benutzt werden, sollen

diese nicht im "Cache Modus" konfiguriert werden. Sonst können große Verzögerungen in der

Anzeige bzw. bei der Aktualisierung dieser Mailboxen auftreten.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Markieren Sie das Funktionspostfach und klicken auf "Ändern"

"Weitere Einstellungen.."



Reiter "Erweitert" auswählen.



Das Häkchen bei "Exchange-Cache-Modus verwenden" entfernen.

Mit OK bestätigen und alle anderen Fenster schließen. Jetzt kann Outlook gestartet werden

und das Funktionspostfach ist als Konto in der Outlook Ordnerliste sichtbar. .



2. Die zweite Möglichkeit ein Funktionspostfach als weiteres Postfach im eigenen Mailkon-

to hinzuzufügen.

Beachten Sie, dass gesendete E-Mails immer im eigenen Postfach unter „Gesendete Elemente“

abgelegt werden, auch wenn hier nach Wahl der Funktion „Von“ als Absender das Funktions-

postfach ausgewählt wurde. Das gleiche gilt beim Löschen von E-Mails, diese befinden sich

dann unter „Gelöschte Elemente“ im eigenen E-Mail Postfach!

Schließen Sie alle Outlook.

Klicken Sie auf "Start"-"Systemsteuerung" und danach auf "E-Mail (32-Bit)"

Im Fenster Mail-Setup –Exchange auf "E-Mail-Konten" klicken.

Dann Ihr Konto markieren und auf "Ändern" klicken.



"Weitere Einstellungen..." anklicken.



Reiter "Erweitert" auswählen.

Häckchen „Freigegebene Ordner herunterladen" entfernen und auf "Hinzufügen" klicken.



Im Fenster „Postfach hinzufügen“ geben Sie den Namen des hinzuzufügenden Funktionspost-

faches ein.

Anschließend drücken Sie "OK" und schließen alle anderen Fenster.

Jetzt können Sie Outlook starten. Das hinzugefügte Funktionspostfach erscheint als weiteres

Postfach im eigenen Mailkonto. Erkennbar am Anzeigenamen in der Outlook-Ordnerliste.

Hinweis: Diese Anleitung bezieht sich auf Outlook 2010 und Outlook 2013.

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