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Gestión de Expedientes y Calidad del Dato
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Índice
1. Gestión de Expedientes: Cloud Contract Administration ( CCA )
2. Funcionalidades/Características
3. Beneficios
4. Caso de éxito
5. Soluciones
6. IPSA
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Cloud Contract Administration (CCA)Qué es
Nuestro producto de Gestión de Expedientes es la solución de IPSA para automatizar los procesos de negocio vinculados a los expedientes con la utilización eficiente de la tecnología documental.
Se controla el ciclo de vida completo de cualquier expediente ya que el producto integra tanto los canales de entrada, tanto físicos como electrónicos, como el procesamiento y la gestión documental de la información.
CCA convierte los expedientes en papel en formato electrónicos, y permite añadir la documentación electrónica original. De este modo, se facilitagestionarlos de una manera más eficaz y seguraya que toda la información relativa a cada expedientese centraliza en una única carpeta electrónica disponiblepara su consulta y/o trámites.
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CCAEsquema
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CCACiclo de Vida Documental
Reutilización de documentos
Sin acción requerida/ Almacenamiento directo
Repositorio
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CCAMódulos
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Nuestra Gestión de Expedientes se divide en cuatro módulos diferenciados que recogen el ciclo de vida documental completo de cualquier tipo de expediente.
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CCAFuncionalidades principales
Captura
Digitalización masiva
Captura remota desde origen
Importación de objetos electrónicos
Tratamiento de calidad sobre las imágenes
Control
Monitorización estado del proceso
Trazabilidad de la información desde origen
Verificación de la calidad de imágenes y datos
Distribución
Unificar documentos de distintos orígenes
Distribución controlada a destino
Actividades de preproceso previas
Escalabilidad
Adaptable a las necesidades del usuario
Repositorio de datos ilimitado
API´s para el desarrollo de aplicaciones
Seguridad
Gestión de todas las vertientes de la seguridad
Acceso a la información en función del perfil
Firma digital de las imágenes
Workflow
Basado en el contenido del documento
Interconexión de usuario, procesos y aplicaciones
Aplicaciones remotas conectadas
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Caso de éxito. Grupo Santander
Beneficios obtenidos:
• Reducción del tiempo de proceso, de 15 a 4 días. • Dedicación del personal del banco a otras labores de valor para la compañía (comerciales).• Considerable incremento de la satisfacción del cliente, al realizarse sus operaciones con mayor rapidez. • Optimización de los procesos internos incorporando imágenes digitales donde antes había documentos físicos.• Acceso a las imágenes desde cualquier punto de la red corporativa.• Los dispositivos multifunción instalados al reunir en un único equipo varias funcionalidades (escáner, fax,
fotocopiadora …) reducen el coste del material fungible del banco.• Almacenamiento y gestión documental de las imágenes con la máxima seguridad.• Identificación de operaciones desde el momento de su creación (origen del documento).
El Banco Santander gestiona con CCA el procesamiento de sus expedientes de crédito a pymes
Situación inicial
El Banco Santander para ofrecer a sus clientes un servicio más rápido y efectivo requería una solución tecnológica que acortara el tiempo de procesamiento de sus expedientes de crédito.
Solución implantada
Los expedientes de cada solicitud de crédito generados en la red de oficinas se digitalizan y envían mediante dispositivos multifunción a la central de procesamiento (fábrica). Una vez en la central, los archivos recibidos se procesan siguiendo el flujo de actividades del workflow de CCA: OCR, catalogación, grabación, visación, etc… La información generada es enviada al departamento legal para realizar el cierre de la operación.
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Caso de éxito. Herrero & Asociados
Beneficios obtenidos:
• Gestión de forma centralizada y automática de los expedientes• Acceso remoto a la información a través de Internet• Mayor eficiencia en el proceso de envió e incorporación de la información• Procesar desde una única plataforma cualquier tipo de archivo: papel, fax, archivos electrónicos, e-mails
y formularios electrónicos.• Facilita la gestión electrónica de los expedientes con sus clientes y la AA.PP.• Eliminación de la problemática inherente al papel
Herrero & Asociados consigue hacer realidad el concepto de “oficina sin papeles”
Situación inicial
Los expedientes que gestionaban incluían documentación de distinta naturaleza: papel, correos electrónicos, archivos anexos a correos electrónicos… Esta situación constituía un problemas debido a la documentación tan heterogénea, en diversos soportes, falta de visualización global de los expedientes y la cantidad de papel excesiva que se generaba.
Solución implantada
CCA permite que en un único expediente electrónico se incluya toda la documentación, independientemente de su naturaleza y procedencia. Gracias al workflow de Atril se redirige el expediente a las áreas que requieran trabajar sobre el mismo. Finalmente toda la documentación de los expedientes termina en un repositorio, al cual se puede acceder de manera online permitiendo que varias personas pueden consultar y trabajar al mismo tiempo.
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Grandes compañías, Entidades Financieras y Sector Público necesitan una calidad óptima en sus datos. Las Grandes Corporaciones disponen de sistemas para asegurar la integridad de la información una vez aparece
en sus sistemas, pero en muchas ocasiones, los errores provienen de los documentos físicos de origen.
La calidad de los datos es un requerimiento.
El objetivo de este documento es:presentar nuestra metodología para a partir de la información capturada mediante imagen en los documentos físicos
de origen medir la Calidad de los Datos de las Operaciones con el objeto de:
•Identificar incidencias y su resolución para mejorar la calidad y/o la rentabilidad de los productos de la compañía
•Elaborar planes de mejora que tengan un impacto en la calidad de los datos que se traduzca en: Mejora de ingresos: Al disponer de datos de soporte correctos para acciones comerciales y
de marketing Reducción de costes: Al realizar operaciones sólo sobre las personas y direcciones
adecuadas Mejora de la calidad del servicio percibido por el cliente
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Soluciones Verticales CCA: Calidad del Dato
Introducción (I)
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Soluciones Verticales CCA: Calidad del Dato
Introducción (II)
• Cumplimiento con regulaciones sectoriales (Basilea III, Solvencia II, Sabarnex Oxley, etc) y en concreto Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo
• Optimización en base a la mejora de la calidad de los datos del uso de los cada vez más extendidos sistemas de inteligencia de negocio, predicción y análisis basados en Big Data, cada vez más necesarios en la gestión diaria en un entorno rápido y cambiante.
La tecnología de IPSA facilita la resolución de la problemática planteada. El objetivo de este documento es mostrar como.
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Nuestro modelo define una serie de Niveles que reflejan el grado de excelencia alcanzado por la institución auditada con respecto a la Calidad de los Datos. Para ello:
4. Nivel de Existencia
Objetivo: Comprobar la existencia de los datosSe valida la existencia de los documentos que soportan la operación en los sistemas y la disponibilidad de los mismos.
3. Nivel de Completitud
Objetivo: Completar la información existentePara los expedientes identificados, se valida que se dispone de todos los documentos considerados obligatorios para la gestión adecuada de la operación.
Objetivo: Verificar la exactitud de los datos completosSe validan los datos contenidos en los documentos y el grado de exactitud de los existentes en los sistemas confrontados con los documentos soporte de los mismos
1. Nivel de Certidumbre
Objetivo: Asegurar, mediante terceros confiables, la certeza de los datosSe validan los datos de la operación contra tablas internas o de terceros que permiten certificar la corrección de los datos, tanto de los documentos como de los sistemas.
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Soluciones Verticales CCA: Calidad del Dato
Niveles auditados
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Documentosfísicos
Documentosdigitalizados
OCR
Clasificación automáticaExpediente digital
Documento 1Documento 2Documento N
¿Todosclasificados?
¿Documentosestructurados?
¿Campos con validación?
¿Todos reconocidos?
Búsqueda demetadatos de la BD en el contenido de los documentos
NO
SI
SI
NO
NO
SI
NOSI
Resultado- Docs faltantes- Docs sobrantes- Docs OK / No OK- Datos OK / No OK
Cruce / Comparación de datos
Base de datosde Clientes
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Soluciones Verticales CCA: Calidad del Dato
Diagrama de los procesos del servicio web
En nuestra experiencia, los principales documentos y procesos donde se aplica la calidad del dato con mayor frecuencia e impacto son:
Hipotecas, ContratosExpedientes de Crédito para su concesiónAperturas de Cuenta, Tarjeta, etc.Contratación de Seguros
Por tipo de Proceso/Producto
Docs de Identidad (DNI, Pasaporte, Carnet Cond.)Docs de Ingresos (nóminas, pensiones, IRPF, etc.)Docs Justificantes Domicilio (recibos)Docs Justificante BancarioPermisos de CirculaciónHipotecas y EscriturasIBIs y otros impuestosFormularios de contratación
Por tipos de Documentos tratados
De la autenticidad de los propios documentosDe la existencia de los documentos obligatoriosDe los datos contenidos en los documentosDe firmas
Validaciones
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Soluciones Verticales CCA: Calidad del Dato
Problemática existente
1. Caso Práctico: Entidad Servicios Financieros Holanda2. Caso Práctico: Entidad Financiera de Automoción3. Caso Práctivo: Banco de Crédito
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Soluciones Verticales CCA: Calidad del Dato
Casos prácticos
Calidad del DatoCaso real: Consumer Financial Services Holanda
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Información de partida:
Compañía de financiación a consumidores finales en una cadena de distribución requiere automatizar y mejorar la calidad de los datos de los créditos
• Eliminación del backoffice de tramitación de documentos
• Sustitución de la valija física por valija electrónica con entrega garantizada
• La comunicación de la inviabilidad del crédito se reduce de 40 a 2 minutos
• El proceso completo de recogida de documentación, validación automática, envío y confirmación del crédito se reduce de 40 a 10 minutos
• Los rechazos se reducen de 2% a 0%• Documentación disponible online para
todos los departamentos implicados (riesgos, at. Cliente, etc)
Objetivos:
Validar automáticamente:•que todos los documentos del crédito estén presentes•que los documentos presentes sean los correctos•que los documentos pertenecen al titular•que tienen los datos correctos
Resultados:
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Calidad del Dato Caso real: RCI Banque
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Información de partida:RCI realiza la tramitación y concesión de créditos para la compra de los vehículos en los concesionarios Renault. Realiza unas 300 a 500 solicitudes diarias, con un promedio de 5.000 documentos diarios en total.
• Mejora de la calidad de datos e imágenes
• Mejora del reconocimiento del contenido de los documentos% Reconocimiento(*)
Nomina 70%Identificación 70%Justificante Bancario 65%Justificante Domicilio 60%Renta 90%Pensión 70%Permiso de Circulación 25%
(*) Reconocimiento alcanzado en mejoras implantadas en estudio de viabilidad. Imágenes de partida de muy baja calidad.
Objetivos:
Reconocer la tipología documental que se necesita para la concesión de un crédito validar automáticamente la información que hay incluida en la Solicitud y contrastarla con la documentación aportada por el cliente• Validar, para cada documento enviado, su pertenencia al titular o al intervinienteValidar para cada documento y campo su OK ó KO, respecto a los datos de la solicitud.
Documentos a identificar y validar:•Nómina•Documento identificación•Justificante bancario•Justificante domicilio•IRPF•Pensión•Permiso de Circulación
Resultados:
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Objetivo: Realizar una auditoría de las Solicitudes de Tarjeta para disponer de métricas de la calidad de los datos que se dispone de las mismas. Estas métricas permitirán identificar acciones de mejora cuyo impacto en el negocio se reflejará en menores tasas de devolución de tarjetas, reducción de la morosidad e incremento del ratio de uso de las tarjetas.
Documentación Obligatoria:Solicitud CréditoIdentificación OficialJustificante DomicilioResolución RiesgosResolución Ejecutivo (En ciertos casos)
Información de partida:
Datos de la Solicitud:Campo Identificativo ExpedienteNombre ClienteDNI/NIEImporte SolicitadoImporte AprobadoPlazoPeriodicidad PagoCampañaResolución de RiesgosSucursalEjecutivoClaveTipo Cliente (Nuevo – Vigente)
Calidad del Dato Caso real: Santander México
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Soluciones Verticales CCA: Calidad del Dato
Su comercialización
IPSA: qué aportan nuestra experiencia y tecnología a la calidad de los datos
IPSA es una empresa con más de 30 años de experiencia en el desarrollo de soluciones y tecnología de imágenes para el procesamiento de volúmenes masivos de documentos en papel.
El área principal donde aplicamos nuestra tecnología documental es en procesos críticos de negocio dependientes de documentación física para entornos financieros y grandes corporaciones:
•Procesamiento de cheques para su compensación diaria en cámara•Procesamiento de documentos de los expedientes de crédito de los clientes•Procesamiento de expedientes en actividades de negocio con presencia de documentos físicos
Nuestras soluciones, implantadas desde hace años en clientes de 10 países de Europa y América, pueden procesar varios millones de documentos diarios en cada instalación.
Cloud Contract Administration: La tecnología de IPSA para resolver estas problemáticas comprende herramientas para un enfoque profesional, masivo y seguro de la digitalización de documentos, importación/exportación de registros electrónicos, Así como la seguridad y trazabilidad de los documentos, los datos y los usuarios.
En IPSA sabemos que las imágenes de los documentos son un gran soporte para automatizar, de modo seguro y eficiente, la validación y depuración de los datos contenidos en los sistemas corporativos así como para asegurar la trazabilidad de las fuentes de información de dónde se han obtenido dichos datos.
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Agustín de Foxá nº 2028036 Madrid
t.móv. (+34) 619047303t. (+34) 91 515 92 00f. (+34) 91 515 92 29
Gracias por su atención