gestion documental y buzones digitales
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GESTION DOCUMENTAL Y BUZONES DIGITALES PARA EL COMERCIO URBANO DE GIJON Y CARREÑO.
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• Asociados: más de 900 empresas.• El volumen de papel alcanza los 100.000 documentos anuales
distribuidos en:– Comunicación (cartas, circulares, etc.): 56.000 envíos
anuales.– Facturas: más de 450 mensuales.– Nóminas de más de 260 empresas: más de 900
mensuales.– Declaraciones fiscales: más de 250 al trimestre.– Otros: Procesos documentales internos, etc.
• Problemas derivados: – Los empresarios reciben “demasiadas” cartas.– Inseguridad en la persona que las recibe.– El reparto en manos de otras empresas.– Costes de manipulación y envío, costes de papel,
medioambientales, perdida de tiempo, etc.
Antecedentes y alcance
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Objetivo
• Implantar un sistema de gestión documental que permita:– Fácil uso para los empresarios.– Seguridad de quien la utiliza.– Inmediata llegada de la documentación a la empresa.– Conservación de la documentación en los buzones digitales y
disponibilidad en cualquier lugar.– Eliminación de los procesos manuales ( impresión, plegado,
envío, etc.) y sus errores.– Contribución al medio ambiente mediante la eliminación del papel.– Ahorro de costes para la asociación, más recursos disponibles
para otros fines.
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Solución tecnológica• “Re-digitalización” de documentos: Cambio de impresoras
convencionales y por virtuales (del papel al PDF).• neoSCAN: Identificación del destinatario de un documento
mediante OCR zonal (extracción del CIF/NIF).• neoSCAN: Carga masiva de los documentos a la gestión
documental.• neoDOC: Distribución de los documentos a sus buzones
correspondientes.• neoDOC: Posterior gestión de la documentación (acuses de
lectura, búsquedas, permisos, workflow, etc.).• Buzón del socio: Los asociados pueden entrar a su buzón para
consultar sus documentos.
Buzón Web del socio
InternetInternetPDFPDF
ERP, OFIMÁTICA
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No entiendes realmente algo a menos que seas capaz de
explicárselo a tu abuela.
Albert Einstein