programa de gestion documental y tablas de retencion documental
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Con la implementación de un Programa de Gestión Documental y la creación de las Tablas de Retención Documental se busca la concientización de la administración pública, mixta y privada que decidan acogerse a este plan a la racionalización, organización y conservación del patrimonio documental y cultural de cada una de ellas.TRANSCRIPT
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2011
“Quien olvida su historia está condenado a repetirla”
Autor Jorge Agustín Nicolás
Ruiz de Santayana
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GESTIÓN DOCUMENTAL 1
JHON FREDY ROMERO OSORIO
TUTORA
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LAS INFORMACION Y DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL 1
BOGOTA D.C., OCTUBRE DE 2011
TABLA DE CONTENIDO
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PAGINA
INTRODUCCION 3
1. Construya su propio concepto de Archivo, Documento y documento
de archivo a partir de la definición que da el AGN. 4
2. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de
los documentos. 5
3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la ley general de
Archivos? 8
4. ¿Que dice la ley general de Archivo en el título V. Gestión de
documentos, Art. 21? 8
5. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del
concepto que emite el AGN. 10
6. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un de un programa de
gestión documental. 10
7. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un
Programa de Gestión Documental? 13
8. Mencioné porque es importante y cuáles son las ventajas que
produce la implementación de un PGD. 14
9. Revise el documento “conceptualización de un Programa de Gestión
Documental” en su marco legal Dice que “para que el Programa de
Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es
necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes
normas proferidas por la entidad, y por el AGN así como las demás
normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro
con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su
explicación. 16
10 Explique la importación de adoptar las Tabla de Retención
Documental y cuáles son sus etapas. 18
11 CIBERGRAFIA. 22
3
INTRODUCCION
Con la implementación de un Programa de Gestión Documental y la
creación de las Tablas de Retención Documental se busca la
concientización de la administración pública, mixta y privada que
decidan acogerse a este plan a la racionalización, organización y
conservación del patrimonio documental y cultural de cada una de
ellas.
Brindando herramientas útiles para el desarrollo de sus actividades
de una forma eficiente con el fin de brindar un servicio de alta
calidad.
Desarrollando procesos y procedimientos que conlleven a
desarrollos tecnológicos de captura de la información evitando la
destrucción de sus archivos físico por la mala manipulación y
conservación.
Estableciendo políticas claras y precisas en cuanto a los tiempos de
conservación de cada una de los documentos durante el ciclo vital.
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1. Construya su propio concepto de Archivo, Documento y
documento de archivo a partir de la definición que da el AGN.
Archivo: agrupación de documentos los
cuales forman parte del desarrollo de
una entidad y sus actividades los cuales
tiene la función de servir como
soportes de la evolución de la de dicha
empresa.
Documento: Se refiere a todo objeto
material que porte, registre o fije en
sí, información, es decir, Información
registrada, cualquiera que sea su
forma o el medio registrado ; con el
objetivo de conservar y transmitir
dicha información en un espacio del
tiempo a fin de ser utilizada como
instrumento jurídico o probatorio,
testimonio histórico, etc.
Documento de archivo: contiene
información realizada por la entidad
que lo produce, en cumplimiento de las
funciones que le corresponde
desempeñar. Su producción responde
a los objetivos o a las actividades
propias de la entidad que le da origen.
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2. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad
de los documentos.
Constitución Política de Colombia
“Articulo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.”
Declaración Universal de los Derechos Humanos
“Artículo 12 Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su
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reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques.”
“Articulo 19. Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión.”
Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información pública
gubernamental es una característica distintiva de un gobierno
abierto y democrático. Con la intención de consolidar esta bien
intencionada relación entre gobierno y
sociedad. Estas leyes están diseñadas
para posibilitar a los ciudadanos el
examen de la información pública y
para que puedan obtener información
sobre las acciones de sus gobiernos;
así, los ciudadanos pueden supervisar
su actividad a efecto de prevenir o reducir la corrupción.
Cuando la Constitución habla del derecho de información,
consagrado en varios artículos, no se refiere a la libertad de
expresión o de información por los medios, sino a la posibilidad que
deben tener todos los ciudadanos de
acudir a las fuentes documentales, bien
sea para materias de investigación
científica, cultural, histórica, o bien
para satisfacer un deseo personal de
enterarse de los hechos de nuestro
pasado, remoto o próximo, que constan
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en los documentos de la Nación.
Ahora, con la normatividad establecida por la Ley General de
Archivos, esos documentos inútiles se transformarán en
documentos valiosísimos, al alcance de cualquier persona que desee
consultarlos. Estarán debidamente catalogados, analizados y
disponibles en bases de datos.
Es bueno recordar que la archivística constituye uno de los
elementos modernos más eficaces para contribuir a la identidad de
los pueblos. Un ejemplo al respecto lo encontramos en los archivos
nacionales franceses, tal vez los más ricos del mundo en cuanto a la
calidad y cantidad de documentos que conservan, y que están en su
totalidad al servicio del público.
Con la Ley General de Archivos se
consigue sustraer el patrimonio
documental del manejo exclusivo del
sector público, porque promueve la
organización, conservación y consulta
de los archivos privados de interés
económico, social, tecnológico,
científico y cultural, según lo expresa el director del Archivo
General de la Nación (AGI), Jorge Palacios Preciado, por cuanto el
AGI les brindará especial protección y asistencia a estos archivos
particulares.
La Ley General de Archivos, trabajada por el Congreso de la
República con la asesoría de expertos y en largas jornadas de
estudio, es instrumento indispensable en la creación de una nueva
cultura de información para los colombianos y para los extranjeros
que deseen hurgar en nuestros archivos. Con las tablas de retención
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establecidas en la ley, se acabará el arrume de papeles en las
oficinas públicas y se racionalizará su clasificación.
Se ordena, además, al Gobierno, crear distintos premios y estímulos
a las personas y a las instituciones que, al contribuir a la
conservación y difusión del patrimonio documental de Colombia,
propugnen el desarrollo historiográfico.
3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la ley general de
Archivos?
LEY 594 DE 2000
“POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL
DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES”
(14 de julio)
4. ¿Que dice la ley general de Archivo en el título V . Gestión de
documentos, Art. 21?
“TITULO V
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de
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gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.”
Con referencia este artículo vemos como hoy en día la tecnología
nos ha dado infinidad de herramientas con el fin de tener acceso a
la información de una forma rápida y efectiva es así como el AGN
en procura de mejorar el servicio de los archivos de las entidades
Públicas decide mediante este articulo facilitar a estas entidades
la implementación de PGN para la consulta de sus archivos a través
de las herramientas tecnológicas brindando un servicio de calidad a
sus clientes tanto internos como externos.
AREA RESPONSABLE4. REVISAR
C.A.D
Archivar Documento Físico Según Carpeta Definitiva -
TRD
Recepción Documento Digitalizado
Recepción de la documentación
1. RECIBIR
Digitalization de la Información
2. DIGITALIZAR
Sistema de Información
3. INGRESAR SOFTWARE
Envío Documento Físico
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5. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir
del concepto que emite el AGN.
La gestión documental se reconoce, como una actividad
intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es paralelo a
la búsqueda de la transparencia en la gestión administrativa.
Es por esto que un PGN busca controlar los registros a partir de su
producción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final, en las organizaciones en todos sus
estados, fijando políticas administrativas y técnicas con el fin de
brindar al acervo documental un correcto manejo, ordenado y
eficiente en el flujo de la información, que resuelva los problemas y
ayude a tomar decisiones. A partir de su creación.
Determinan procesos que estarán interrelacionados entre si y se
desarrollaran en las unidades de correspondencia y durante las
etapas del ciclo vital de los documentos (Archivo de gestión,
Archivo Central y Archivo Histórico).
6. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un de un
programa de gestión documental.
Destacar la importancia
del papel de los documentos de
archivo con la lengua natural
de la administración pública
con el fin de bridar
herramientas de participación
con el fin de mostrar
transparencia y control de la
función pública.
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Normaliza la
utilización de los
materiales, soportes y
equipos de calidad buscando
la preservación del medio
ambiente.
Normaliza la
producción, procedimientos y
demás trámites
administrativos en los que se
involucran los flujos
documentales dando políticas
de estandarización de
modelos y formatos para la
producción documental.
Crea políticas en los
procedimientos para la
recepción, radicación y
despacho de la
correspondencia a través de la
utilización de los sistemas de
información de una forma
eficiente de correo o
mensajería.
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Reglamenta el manejo y
adecuación de un sistema de
administración de archivos y
documentos a partir de los
principios de archivo y los
enunciados de finalidad,
responsabilidad, confiabilidad,
seguridad y accesibilidad.
Implementando el
desarrollo de procesos
básicos para la aplicación de
la TRD, organización,
transferencias primarias,
recuperación, preservación,
conservación de la
información y disposición
final.
Posibilitar la
búsqueda y recuperación
de la información de una
forma rápida y precisa.
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7. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para
elaborar un Programa de Gestión Documental?
Debe estructurarse a partir de la normatividad archivística
vigente.
Contempla situaciones tendientes a la simplificación de
trámites y racionalización de recursos.
Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y
archivístico.
Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un
diagnóstico y los requisitos previos al Programa de Gestión
Documental.
La adopción e implementación de las tablas de retención
documental.
La formación de archivos según el ciclo vital de los
documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico)
Identificación de los procesos de un programa de gestión
documental y sus correspondientes flujos de información
La implementación y seguimiento.
Conducir a los archivos
para que sean legítimos
centros de información,
útiles para el desarrollo
socio cultural de una
comunidad, país o nación.
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8. Mencioné porque es importante y cuáles son las ventajas que
produce la implementación de un Programa de Gestión Documental.
Es importante la aplicación de un Programa de Gestión Documental
dado que ayudara a las entidades públicas y privadas que se acojan
a implementarlo en la búsqueda de la organización archivística
fijando políticas claras y precisas coadyuvando al desarrollo de la
entidad y de la sociedad.
Entre los principales beneficios que una organización puede esperar
una vez implementado un programa de gestión de documentos se
pueden identificar:
Reducción del volumen
documental. Uno de los
primeros resultados obtenidos
es la disminución en el volumen
de documentos que se
producen en la organización, en
particular aquellos documentos
considerados innecesarios o
que no aportan ningún valor
informativo o de otra
naturaleza.
Mejoras en la eficiencia administrativa. La revisión de los
procesos organizacionales permite reducir procesos
redundantes, innecesarios y muy complejos, cuyo desarrollo
implica la realización de tareas que solo aumentan los tiempos
del proceso y no tienen un objetivo claro dentro del mismo.
Incremento de la productividad organizacional. El más
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significativo beneficio de la gestión de documentos se refleja
en el aumento de la productividad de los empleados. Gracias a
la reducción de los documentos, las actividades se vuelven
menos dependientes de la producción, consulta, validación,
archivo, etc., de documentos y facilitan la dedicación a
labores propias del negocio.
Reducción de los costos de infraestructura. Con la
estandarización del manejo de los documentos se obtiene
igualmente una reducción en la infraestructura necesaria para
la producción, distribución, utilización, acceso y conservación
de los documentos, representados en menor necesidad de
equipos, espacio para archivo, mobiliario, tecnología, etc.
Aprovechamiento de las tecnologías de la información. La
aplicación de los conceptos de gestión documental permite un
mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información, y
en especial al mejor uso de los sistemas de información, la
ofimática, la automatización de oficina, etc.
De igual forma, la gestión documental permite mejorar los
niveles de rentabilidad de la empresa, por cuanto al reducir
costos operativos, se aumenta la disponibilidad de recursos
para ser invertidos en áreas claves del negocio, incluida la
gestión de información.
Las áreas claves de costos en la implementación de un
programa de un programa de gestión documental son:
Tecnología (software y hardware)
Tiempo destinado para la búsqueda de información
Personal
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Infraestructura
Eficiencia del sistema administrativo
Rentabilidad
9. Revise el documento “conceptualización de un Programa de
Gestión Documental” en su marco legal Dice que “para que el
Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera
apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las
diferentes normas proferidas por la entidad, y por el AGN así como
las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice
un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una
su explicación.
Constitución Política de Colombia
Articulo 8. Es obligación del
estado y de las personas de
proteger las riquezas culturales
y naturales de la Nación.
Se supone que el Estado
Colombino tiene la obligación de
velar por el patrimonio Nacional
a nivel cultural y natural a
través de los ministerios de
cultura y del medio ambiente
brindando las garantías
necesarias para dar
cumplimiento al referido
artículo.
Articulo 20. Se garantiza a
toda persona la libertad de
expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de
informar y recibir información
veraz e imparcial, y la de
fundar medios masivos de
En nuestro Estado Colombiano
social y democrático de
derecho en el cual prevalecen
los derechos del pueblo se debe
garantizar que cada miembro
tenga la libertad de
pensamiento, expresión y
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comunicación.
Estos son libres y tienen la
responsabilidad social. Se
garantiza el derecho de la
rectificación en condiciones de
equidad. No habrá censura
opinión, ser informado y recibir
información una forma oportuna
y veraz, siempre y cuando no
afecte el libre desarrollo de
otro individuo ni a dañar el buen
nombre y dado el caso su
rectificación de forma
explícita.
Articulo 70. Es Estado tiene el
deber de fomentar el acceso a
la cultura de todos los
Colombianos en igualdad de
oportunidades, por medio de la
educación permanente y la
enseñanza científica, técnica,
técnica, artística y profesional
en todas las etapas del proceso
de creación de la entidad
nacional.
Es responsabilidad del estado
garantizar el acceso al
patrimonio cultural a cada uno
de los Colombianos con las
mismas equidad a través de la
capacitación y socialización de
los individuos
Ley 594 de 2000
Por medio de la cual se dictara
la Ley general de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
A través de esta ley el Estado
Colombiano busca salvaguardar
la integridad del patrimonio
cultural y documental fijando
políticas y estrategias que
fortalezcan los programas
organización, conservación y
restauración.
Archivo general de la Nación
Circular AGN No. 1 de 1997.
Exhortación al cumplimiento de
la legislación básica sobre
Mediante esta circular el
Archivo General de la Nación
pretende persuadir a todas
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archivos en Colombia aquellas entidades públicas,
mixtas o privadas que
implementen procesos y
procedimientos archivísticos
con el fin de lograr una
correcta administración
documental.
10. Explique la importación de adoptar las Tabla de Retención
Documental y cuáles son sus etapas
En la actualidad existen en nuestro
país Entidades, Instituciones, o
Empresas Públicas y privadas que
generan multiplicidad de archivos,
pero en muchas de ellas no se han
preocupado por aplicar normas o
políticas uniformes que regulen su
custodia y manejo.
En cada Entidad, Institución, o
Empresa, dadas sus
particularidades y naturaleza exige un sistema de administración de
documentos es por esto que se hace necesario aplicar una
herramienta como la Tabla de Retención Documental, que nos
facilita labores de descarte y conservación documental
coadyuvando a mejorar la gestión archivística.
La Tabla de Retención Documental es el resultado de la valoración
del documento, para la propia persona o Institución que los origina
y nace en el momento de producirse el documento (administrativos,
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legales, fiscales, y operativos), perdurará tras su uso corriente
para una referencia e información de los investigadores.
La elaboración de las Tabla de Retención Documental debe basarse
en la estructura orgánico-funcional de la Entidad, Institución, o
Empresa y apoyarse en el inventario de los archivos de oficina, con
el fin de identificar las series documentales cualquiera sea el
soporte de la información.
Los períodos de retención y las modalidades de selección
documental los fija la Tabla de Retención Documental.
El tiempo de retención determinado para los documentos de archivo
de oficina y del archivo central debe estar acorde con las
necesidades administrativas y las disposiciones legales.
PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y
APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
En la elaboración de las Tabla de Retención Documental se
contemplan cinco etapas:
Investigación preliminar sobre la institución
1. Compilación de la información institucional
Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas
relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad
(decretos, acuerdos, resoluciones.)
Estructura interna vigente de la entidad, manuales de
funciones y de procedimientos.
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Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de
creación de grupos y asignación de funciones.
2. Entrevista con los productores de los documentos de la
institución.
Identificación y definición de unidades documentales.
Análisis de la producción y trámite documental teniendo en
cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.
Identificación de valores primarios de la documentación.
3. Análisis e interpretación de la información recolectada
Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos
documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad
Documental y el resultado del análisis de los manuales de
procedimientos.
Valoración y Selección Documental, la Encuesta Estudio
Unidad Documental
4. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención
Documental
Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental,
teniendo como punto de partida las series y subseries documentales
que tramita y administra cada dependencia. Las Tabla de Retención
Documental deben presentarse acompañadas de una introducción y
de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren
su comprensión y aplicación.
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Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención
mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad.
Remisión de las Tabla de Retención Documental al secretario
del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia
correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los
anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su
elaboración.
Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de
Retención Documental presentadas, la entidad está obligada a
atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación.
5. Aplicación, seguimiento y actualización de las Tabla de
Retención Documental
Una vez elaboradas y aprobadas las Tabla de Retención Documental
debe hacerse su difusión indicando:
Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.
Instructivo para su aplicación
Normas para la organización de los archivos de gestión en
concordancia con la Tabla de Retención Documental de cada
oficina.
Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de
Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por su
parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia
con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.
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CIBERGRAFIA
http://www.juridicas.unam.mx/publica/rev/decoin/cont/6/art/art5.htm
http://www.archivogeneral.gov.co/
http://www.un.org/es/
http://blogjus.wordpress.com/2007/05/06/derecho-habeas-data-articulo-15/