tablas de retenciÓn documental³n... · 2019-12-16 · tablas de retenciÓn documental entidad...

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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 1 de 18

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.02 ACTAS

106.02.01

Actas Comisión de Personal

Acta

Informe

2

8

X

X

(Ley 909 de 2004 Art. 16 de la Función Pública y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 10 pág. 15). Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza una selección del 10% de aquellos documentos que han tenido incidencia para la empresa por sus valores cualitativos (tipificación de asuntos atípicos y relacionados directamente con la misión) y cuantitativos (costos económicos); posteriormente se digitalizan y el resto de la documentación se elimina. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el PC, con copias de seguridad en la nube en Google Drive y en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf

http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf







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CÓDIGO


RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.02.02

Actas Comité de Bienestar Social

Acta

Convocatoria

Informe

2

8

X

(Decreto 1227 de 2005 capítulo II de la Función Pública, Resolución de gerencia 000095 de 2017 y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 4 pág. 15). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser Actas de Comités Decisorios y Consultivos, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf








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DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.02.03

Actas Comité de Convivencia Laboral

Acta

Convocatoria

Informe

2

8

X

(Resolución 0652 del 2012 Art. 1 del Ministerio de Trabajo, Resolución de gerencia 000113 de 2017 y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 11 pág. 16). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser Actas de Comités Decisorios y Consultivos, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf








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PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.02.04

Actas Comité Hospitalario de Emergencias

Acta

Convocatoria

Informe

2

8

X

(Resolución 1802 de 1989 del Ministerio de Salud, Resolución de gerencia 001035 de 2012 y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 36 pág. 17). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser Actas de Comités Decisorios y Consultivos, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf








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PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.02.05

Actas Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)

Acta

Convocatoria

Informe

2

8

X

(Ley 1562 del 2012 del Ministerio de Salud y Protección Social, Resolución de gerencia 00155 de 2017 y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 10 pág. 15). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser Actas de Comités Decisorios y Consultivos, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf








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PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.12 CONTRATOS

106.12.01

Contratos de Prestación de Servicios Persona Natural Estudio Previo

CDP

Propuesta de Trabajo

Formato verificación requisitos hoja de vida

Hoja de vida DAFP y/o SIGEP

Declaración de bienes y rentas DAFP y/o SIGEP

Documento de identificación y libreta militar en el caso del personal masculino

Certificados de antecedentes: (Certificado de antecedentes penales, Certificado de antecedentes fiscales, Certificado de antecedentes disciplinarios y Antecedentes Correctivos Policía Nacional)

Soporte documental de estudio y experiencia que acredite los requisitos del cargo: (Registro Único Nacional de Talento Humano en Salud o Registro Secretaría Salud (si aplica), Copia tarjeta profesional (si aplica), Copia diploma(s) o acta(s) de graduación, otros estudios o certificaciones, certificados laborales con funciones, consentimiento informado para verificación de títulos académicos y certificaciones laborales)

Certificado de competencias laborales (si aplica)

Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)

Afiliaciones al sistema de seguridad social: (EPS, AFP)

Afiliaciones a administradora de riesgos profesionales (ARL) RUT

Formato SARLAFT

Formato Inhabilidad e incompatibilidad

Carné de Vacunas(Hepatitis B / Fiebre amarilla) – (asistenciales)

Soporte Vital Básico (Auxiliares / Técnicos) – (asistenciales)

Soporte Vital Avanzado (Profesionales) – (asistenciales)

Formato de Inducción y Reinducción

Formato Entrenamiento en el puesto de Trabajo

Contrato Prestación de Servicios

Registro Presupuestal

Póliza de cumplimento aprobadas (si aplica)

Póliza de Responsabilidad Civil aprobada (si aplica)

Notificación de supervisión

Certificado de Supervisión

Planillas pago seguridad social

Comunicación de terminación de contrato

Acta de liquidación

2

18

X

X

(Manual de Funciones y Competencias Laborales del cargo título IV literales 12 y 13 pág. 16 y Manual de Procedimientos de Contratación Art 20, 21 y 64, adoptado por Resolución de gerencia 823 del 29 de septiembre de 2017 Art. 15). Cumplido el tiempo de retención en el archivo central acorde en la Ley 80 de 1993 Art. 55, se realiza una selección del 10% de aquellos expedientes que han tenido incidencia para la empresa por sus valores cualitativos (tipificación de asuntos atípicos y relacionados directamente con la misión, la historia, la ciencia y la investigación) y cuantitativos (costos económicos); posteriormente se digitalizan y el resto de la documentación se elimina. Se debe realizar proceso de eliminación según el Acuerdo 04 de 2019, aplicando el método de picado de los expedientes. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf








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PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.13 CONVENIOS

106.13.01

Convenios Formación Docencia Asistencial

Convenio

Hojas de vida

Informes

2

18

X

X

(Decreto 190 de 1996 capítulo IV Art. 15 de la Presidencia de la República). Cumplido el tiempo de retención en el archivo central acorde en la Ley 80 de 1993 Art. 55, se realiza una selección del 10% de aquellos expedientes que han tenido incidencia para la empresa por sus valores cualitativos (tipificación de asuntos atípicos y relacionados directamente con la misión, historia, investigación y ciencia) y cuantitativos (costos económicos); posteriormente se digitalizan y el resto de la documentación se elimina. Se debe realizar proceso de eliminación según el Acuerdo 04 de 2019, aplicando el método de picado de los expedientes. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf








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PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.20

HISTORIAS LABORALES

Resolución de Nombramiento (anexo proceso de vinculación, lista de elegibles)

Comunicación de notificación de nombramiento (si aplica)

Comunicación de aceptación de nombramiento (si aplica)

Documentos de Identificación (cédula, RUT, Libreta Militar, entre otros)

Formato Hoja de Vida

Soportes documentales de estudio y experiencia que acrediten los requisitos del cargo

Certificado de competencias laborales (si aplica)

Acta de posesión

Certificado Antecedentes Fiscales de la Contraloría

Certificado Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría

Certificado Antecedentes Penales de la Policía Nacional

Antecedentes medidas correctivas (Policía Nacional)

Declaración de bienes y rentas

Rut

Formato SARLAFT

Formato de inhabilidad e incompatibilidad

Certificado Aptitud Laboral (examen médico de ingreso)

Copia de las funciones del cargo a proveer

Afiliaciones al régimen de seguridad social- salud, pensión, cesantías, ARL, caja de Compensación Familiar, entre otras

Formato de evaluación de inducción y reinducción (si aplica)

Formato entrenamiento en el puesto de trabajo (si aplica)

Concertación de compromisos laborales (si aplica)

Evaluación de desempeño

Inscripción en carrera administrativa (si aplica)

Actos Administrativos que señalen las situaciones Administrativas del Funcionario: (Vacaciones, Incapacidades, Licencias, Comisiones, permisos, proceso de conciliación de aportes, evaluación de desempeño, carrera administrativa, ascensos, traslados, llamados de atención, entre otros)

Acto Administrativo de retiro o desvinculación del funcionario y anexos

Examen Médico de Retiro

Liquidación

2

98

X

X

(Circular 004 de 2003 de la Función Pública y el AGN y Manual de Funciones y Competencias Laborales del cargo título IV pág. 15 – 16). Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se realiza una selección del 10% de las historias laborales más relevantes (gerentes, personal que haya dejado aportes innovadores, investigativos y científicos), aplicando los criterios cualitativos, históricos y culturales; y se digitalizan. A los expedientes no seleccionados se debe realizar proceso de eliminación según el Acuerdo 04 de 2019, aplicando el método de picado de los mismos. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf








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PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.21 INFORMES

106.21.01

Informes a Entes de Control

Informe

Solicitud recibida (si aplica)

Comunicación de respuesta (si aplica)

1

9

X

X

(Ley 872 de 2003 por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad complementario a los Sistemas de Control Interno y Desarrollo Administrativo, Resolución Orgánica No. 5580 del 18 de mayo de 2004 de la Contraloría, la Directiva Presidencial 8 de septiembre de 2003 y Manual de Funciones y Competencias Laborales del Cargo, título IV literal 18, pág. 16). Se conservan totalmente, porque evidencian el cumplimiento a las funciones administrativas y de procesos institucionales y la información consignada incide en la toma de decisiones y son fuente primaria para la investigación y la historia de la Empresa. Cumplido el tiempo de retención deberán ser Digitalizados por ser series de informes y fenómenos de tipo social, político, legal, económico e histórico, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el PC, con copias de seguridad en la nube en Google Drive. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf








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PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.21.02

Informes Institucionales

Informe

Solicitud recibida (si aplica)

Comunicación de respuesta (si aplica)

1

9

X

X

(Ley 591 de 2005 de la Función Pública y Manual de Funciones y Competencias Laborales del Cargo, título IV literal 18, pág. 16). Se conservan totalmente, porque evidencian el cumplimiento a las funciones administrativas y de procesos institucionales y la información consignada incide en la toma de decisiones y son fuente primaria para la investigación y la historia de la Empresa. Cumplido el tiempo de retención deberán ser Digitalizados por ser series de informes y fenómenos de tipo social, político, legal, económico e histórico, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el PC, con copias de seguridad en la nube en Google Drive. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf








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AG AC CT E D S

106.24 MANUALES

106.24.01

Manual Código de Integridad

Manual

1

9

X

X

(Decreto Nacional 1499 del 11 de septiembre de 2017 Decreto 1599 de 2005 de la Función Pública y Manual de Funciones y Competencias Laborales del cargo título IV literal 14 pág. 16). Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se digitalizan y se conservan totalmente, porque la información aporta grandes valores al conocimiento de un aspecto central de la función administrativa, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf








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PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.24.02

Manual de Funciones y Competencias

Manual

1

9

X

X

(Decreto 2484 del 2014 Art. 9 de la Función Pública y Manual de Funciones y Competencias Laborales del cargo título IV literal 29 pág. 16). Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se digitalizan y se conservan totalmente, porque la información aporta grandes valores al conocimiento de un aspecto central de la función administrativa, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf








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PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.26

NÓMINA

Novedades de personal

Aportes parafiscales

Contribuciones inherentes a la Nómina

2

98

X

(Código Sustantivo del Trabajo y Manual de Funciones y Competencias Laborales del cargo título IV literal 8 y 12 pág. 15-16). Evidencian el cumplimiento de los procesos Administrativos y Misionales, con el fin de servir como fuente de información. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central los expedientes se eliminan puesto que pierden valores administrativos, legales y no tienen valor histórico. Se debe realizar proceso de eliminación según el acuerdo 04 de 2019, aplicando el método de picado de los expedientes. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf








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PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.28 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES

106.28.01

Plan de Prevención, Preparación de Respuestas ante Emergencias

Plan

1

9

X

X

(Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015 Art. 2.2.4.6.12, 2.2.4.6.13 y 2.2.4.6.25, Resolución 1111 de 2017 del Ministerio de Trabajo y Manual de Funciones y Competencias Laborales del Cargo, título IV literal 10 pág.15). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser series de Planes y Programas, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Terminado el tiempo de retención en el archivo

central, se deben digitalizar para la consulta y

conservación del documento físico.

Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf








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DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.28.02

Plan Vacacional

Plan y cronograma de vacaciones

1

9

X

X

(Decreto 1072 de 2015 Art. 2.2.1.2.2.1 de la Función Pública y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 11 y 26 pág.16). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser series de Planes y Programas, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Terminado el tiempo de retención en el archivo











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DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.28.03

Programa de Bienestar Social

Programa

1

9

X

X

(Decreto 1227 de 2005 Art. 69 de la Función Pública y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 4 pág. 15). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser series de Planes y Programas, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Terminado el tiempo de retención en el archivo











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RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.28.04

Programa Institucional de Capacitaciones

Programa

1

9

X

X

(Decreto 1227 de 2005 Art. 65 de la Función Pública y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 4 pág. 15). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser series de Planes y Programas, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Terminado el tiempo de retención en el archivo











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RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

AG AC CT E D S

106.37

SISTEMA GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles (matriz, registro de inspecciones, tarjetas de reporte)

Plan de trabajo

Programa de Promoción y Prevención

Programa de Vigilancia Epidemiológico en Desórdenes Osteomusculares

Programa de Vigilancia Epidemiológico en Radiaciones Ionizantes

Programa de Vigilancia Epidemiológico en Riesgo Biológico

Programa de Vigilancia Epidemiológico en Riesgo Psicosocial

Programa de Vigilancia Epidemiológico en Riesgo Químico

Reporte e Investigación de Accidentes de Trabajo (informe de accidentes de trabajo del empleador o contratista, versión del trabajador y/o testigo del accidente, investigación de accidente/incidente de trabajo y análisis de causas)

1

19

X

X

(Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015 Art. 2.2.4.6.12, 2.2.4.6.13 y 2.2.4.6.25, Resolución 1111 de 2017 del Ministerio de Trabajo y Manual de Funciones y Competencias Laborales del Cargo Salud Ocupacional, título IV pág. 43-45) Evidencian el cumplimiento de los procesos Administrativos y Misionales, con el fin de servir como fuente de información. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza una selección del 10% de aquellos expedientes que han tenido incidencia para la empresa por sus valores cualitativos (tipificación de asuntos atípicos y relacionados directamente con la misión) y cuantitativos (costos económicos); posteriormente se digitalizan y el resto de la documentación se elimina. Se debe realizar proceso de eliminación según el Acuerdo 04 de 2019, aplicando el método de picado de los expedientes. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf

CONVENCIONES: FIRMAS

CT =Conservación Total

E = Eliminación

D =Digitalización

S= Selección

DIANA MARCELA CUELLAR ALDANA Subgerente Administrativa y Financiera

MARISOL GARCIA CAICEDO Profesional Universitario de Información

Asesoría Técnica: Lucidia Gasca Collazos

Fecha: julio de 2019





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