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MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 1
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: DESPACHO DEL ALCALDE
CÓDIGO
SE SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUESTREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
100 01
01
04
06
ACTAS
De Comité
-Control Interno
-De Consejo
-De Posesión (Jueces y Notarios)
X
X
2 2 Cumplidos los tiempos de retención en AG y AC se transfiere al Archivo Histórico
100 06 01
02 03 04 05
06 07 09
COMUNICACIONES OFICIALES Acciones de Tutela
Circulares Encargos Derecho de Petición Edictos
Notificaciones Memorandos Solicitudes
X
X
2
4
5
Una vez se expida la providencia de fallo, deberá conservarse 4 años en AG y 4 años en AC.
Cumplidos estos tiempos se elimina seleccionando muestra del 1%
La muestra pasará al Histórico. Al Historial Laboral sólo irán el oficio de apertura y la providencia de fallo
cuando se trate de un funcionario adscrito a la Administración Municipal.
100 07 01
CONCEPTOS Conceptos Jurídicos
X
X
2
4
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al Histórico.
100 12
01
DECRETOS
Decreto Municipal
X
x
1
6
Cumplido los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie (Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia © Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 2
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: DESPACHO DEL ALCALDE
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
100 15
01
02
03
04
05
09
INFORMES
A Entidades de Control
A Entidades del Estado
Al Alcalde
Al Concejo Municipal
Al Consejo de Gobierno
De Evaluación y
Seguimiento
X
X
2
4
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si existe
un informe anual se
conservará. De los restantes
conserve una muestra del 1%
El informe anual y la muestra
pasan al Histórico.
100 16
07
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Libros de registros entrega
de correspondencia
X
X
2
4
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 3
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: DESPACHO DEL ALCALDE
CÓDIGO
Seriess yod
documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
100
20
01
02
MANUALES
De Funciones
De procedimientos
X
X
2
4
Si se actualiza deberá
conservarse uno de la versión
anterior, el cual permanecerá
4 años en AG y otros 4 años
en AC. Cumplidos estos
tiempos de retención se
transferirá al Histórico.
100 22
01
PROCESOS
Administrativos
- Restitución de bienes de
uso público
X
X
2
4
15
Cumplidos los tiempos de
Retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
100 23
02
PROGRAMAS
Gobierno
X
X
2
4
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
transfiere al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 4
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: DESPACHO DEL ALCALDE
CÓDIGO
Seriess yod
documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
100 24
02
PROYECTOS
Inversión Social
X
X
2
4
Se inicia el proceso en la
Dependencia interesada, pasa
al Banco de Proyectos para su
viabilidad.
Cumplidos los tiempos de
retención AG y AC se
transferirán al Histórico solo los
aprobados y viabilizados
presupuestalmente.
100 25
01
RESOLUCIONES
Resolución
X
X
2
4
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
transfiere al Histórico.
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P)
Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 5
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: OFICINA DE CONTRATACION / DESPACHO ALCALDE
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
100 09
01
02
03
04
05
06
07
08
10
CONTRATOS
Convenios
De Adquisición de Bienes o
Suministros
De Arrendamiento
De Comodato
De Compraventa
De Obras Publicas
De Pólizas y Seguros
De Prestación de Servicios
Ordenes de Trabajo
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1 4 11/21 Se conservara por 20 años si
no está microfilmado y por 10
si lo está. Cumplidos los
tiempos de retención se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
Nota: Una vez transferido al
AC, será dispuesto en el
Fondo Alcaldía Despacho del
Alcalde por ser éste el
responsable de su producción
directa
La muestra pasa al Histórico
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 6
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: OFICINA DE COMUNICACIONES - DESPACHO DEL ALCALDE
CÓDIGO
SE SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUESTREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
100 06
06 07 09
COMUNICACIONES OFICIALES Notificaciones Memorandos Solicitudes
X
X
4
Una vez cumplido el tiempo de retención en el A.G. se procederá a eliminar dejando un acta de eliminación como constancia y
seleccionando una muestra
del 2%
100 16 03
INFORMES Al Alcalde
X
X
4
1
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si existe
un informe anual se
conservará. De los restantes
conserve una muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
100 17
07
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Registros / Listados
X
X
4
Cumplidos los tiempos de retención en AG se elimina
seleccionando una muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
100 29
01
BOLETINES -De Prensa
-Difusión -Informativos -Publicaciones de prensa
X
X
4
2
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
transfiere al Histórico.
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie (Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia © Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 7
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL Y DESARROLLO COMUNITARIO
CÓDIGO
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
110 01
01
ACTAS
-de Comité Primario
-de Comité de Compras y
Contratación.
-de Consejo Municipal de
Política Social (COMPOS)
X
X
1
4
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
transfiere al Histórico.
110 04
04
CERTIFICADOS
-Estampilla Pro Adulto Mayor
de los CBA
X
X
1
6
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
transfiere al Archivo Histórico.
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
transfiere al Histórico para su
depuración ó eliminación.
110 06
01
04
07
08
09
COMUNICACIONES
OFICIALES
Acción de Tutela
Derechos de Petición
Memorandos
Oficios Externos
Solicitudes
X
X
1
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie (Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 8
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE GENERO Y GRUPOS VULNERABLES –
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL Y DESARROLLO COMUNITARIO
CÓDIGO
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
110 01
01
ACTAS
Actas de Comité
-Interinstitucional de
la Tercera Edad
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
transfiere al Histórico.
110 02
02
RESOLUCIONES
Resolución
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
transfiere al Histórico.
110 04
03
04
CERTIFICADOS
-De Buena Conducta
-Estampilla Pro Adulto Mayor
de los CBA
X
X
2
Cumplidos los tiempos de
retención en AG se determina
la eliminación de este tipo
documental.
110 06
04
07
08
09
COMUNICACIONES
OFICIALES
Derechos de Petición
Memorandos
Oficios Externos
Solicitudes
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 9
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL Y DESARROLLO COMUNITARIO
CÓDIGO
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
110 15
03
04
10
INFORMES
Al Alcalde
Al Concejo Municipal
De Gestión
X
X
3
6 8 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si existe
informe anual se conserva. De
los restantes conserve sólo
una muestra del 1%
El informe anual y la muestra pasan
al Histórico
110 24
02
PROYECTOS
De Inversión Social
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie (Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara
Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia (cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 10
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: DESARROLLO COMUNITARIO - SECRETARÍA DE BIENESTAR
SOCIAL Y DESARROLLO COMUNITARIO
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
110 15
10
11
INFORMES
De Gestión
De Visita
X X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si existe
informe anual se conserva
este. De los restantes se
conserva una muestra del 1%
El informe anual y la muestra pasan
al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 11
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE SALUD - SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL Y DESARROLLO COMUNITARIO
CÓDIGO
S yoddocumen
tales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
110 01
01
04
07
ACTAS
Actas de Comité
-De Vigilancia
Epidemiológica
Actas de Consejo
-Consejo Municipal de
Política Social
-Mesa de Seguridad
Alimentaria y Nutricional
X X 1 6 Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
110 06
04
07
08
09
COMUNICACIONES
OFICIALES
Derechos de Petición
Memorandos
Oficios Externos
Solicitudes
X
X
1
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C)
Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 12
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE SALUD - SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL Y DESARROLLO COMUNITARIO
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
110 09
02
09
CONTRATOS
De adquisición de bienes y
suministros (Seguridad
Alimentaria)
De Régimen Subsidiado
X
X 3 10 20 Se conservara por 20 años si
no está microfilmado y por 10
si lo está. Cumplidos los
tiempos en AG y AC se
eliminan seleccionando una
muestra del 2%.
Nota: Una vez transferido al
AC se conservara en el fondo
Alcaldía sección oficina del
Alcalde por ser éste el
responsable de su producción
directa
La muestra pasa al Histórico
110 13
01
ESTUDIOS
Estudios Técnicos
-De Estado Nutricional
Infantil
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subserie
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara
Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T)o Permanente Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conservaen cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C). Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 13
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE SALUD-SECRETARÍA DE BIENESTAR
SOCIAL Y DESARROLLO COMUNITARIO
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
110 15
02
10
INFORMES
A Entidades del Estado
-Dirección Seccional de
Salud
De Gestión
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si existe
un informe anual éste se
conservará. De los restantes
conserve una muestra del 1%
El informe anual y la muestra pasan
al Histórico
110 16
03
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Control y vigilancia para
saneamiento de empresas y
establecimientos abiertos al
público
X
X
3
6
8
Permanente en AG para
control y consulta de
empresas y establecimientos.
Si son cerrados por Resolución
deben permanecer 2 años
más en AG. Luego pasan al
AC 5 años. Cumplidos los
tiempos de retención se
eliminan seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 14
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE SALUD- SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL Y
DESARROLLO COMUNITARIO
CÓDIGO
Seriess yod
documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
110 16
05
07
-En alimentos
-En IPS
-En medicamentos
-En matadero
-En plaza de mercado
-En sustancias tóxicas
Fichas
-De accidentes rábicos
-De notificación
epidemiológica
Registros de Novedades:
-Activación
-Actualizaciones
-Ingreso
-Reingreso
-Nacimiento
-Retiro
-Suspensión
-Traslado
-Muerte
X
X
X
X
3
3
6
6
8
10
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 15
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: OFICINA FAMILIAS EN ACCION / SUBSECRETARIA DE
GÉNERO Y GRUPOS VULNERABLES
CÓDIGO
SE SERIES /SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
T.D. CUST TERMINO
RETENCION
MUESTREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb O C D.E P T A.G A.C.
110 01
01
ACTAS
De Comité
- Certificación Municipal
- Madres Líderes
*Lista de asistencia
*Anexos (si aplica)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2
8
Para facilitar su consulta se
conserva digitalmente en el
servidor. Se garantiza
recuperación exacta de la
información a través del
SIFA (Sistema de
Información Familias en
Acción).
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se podrá
acceder a la información en el
SIFA (Sistema de Información
Familias en Acción).
110 06
09
COMUNICACIONES OFICIALES
- Solicitudes
*Requerimiento
*Respuesta
X
X
X
X
X
X
1
3
Se conservará en orden
cronológico respetando el
principio de orden original.
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se elimina
dejando constancia en un acta
de eliminación.
110 16
02
03
INFORMES
- A Entidades del Estado
- Al Alcalde
X
X
X
X
X
X
2 3 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si
existe un informe anual éste
se conserva. De los
restantes conserve una
muestra del 1%
El informe anual y la muestra
pasan al Histórico.
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia © Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 16
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: OFICINA FAMILIAS EN ACCION / SUBSECRETARIA DE
GÉNERO Y GRUPOS VULNERABLES
CÓDIGO
SE SERIES /SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
T.D. CUST TERMINO
RETENCION
MUESTREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb O C D.E P T A.G A.C.
110 18
07
INSTRUMENTOS DE CONTROL
- Registros de memoria de
Monitoreo y Seguimiento.
- Registros de memoria
bienestar comunitario.
*Ayuda de memoria
*Lista de asistencia
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1
Para facilitar su consulta se
conserva digitalmente en el
servidor, terminado el
tiempo de retención en el
archivo de gestión se
eliminan por haber perdido
su valor administrativo.
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia © Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 17
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: OFICINA FAMILIAS EN ACCION / SUBSECRETARIA DE
GÉNERO Y GRUPOS VULNERABLES
CÓDIGO
SE SERIES /SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
T.D. CUST TERMINO
RETENCION
MUESTREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb O C D.E P T A.G A.C.
110 25
02
PROGRAMAS
- De Gobierno:
Más Familias en Acción
Inscripciones
*Formato de
corresponsabilidad
*Fotocopia documento de
identidad titular
*Fotocopia documentos de
identidad beneficiarios
*Certificados o constancias
escolares
*Soporte cambio de titular (si
aplica)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
5 Para facilitar su manejo se
digitaliza la documentación
(www.consultaimagenes.acci
onsocial.gov.co), terminado
el tiempo de retención en el
archivo de gestión se
elimina la documentación
física por perder sus valores
administrativos. Se
garantiza recuperación
exacta de la información a
través del SIFA (Sistema de
Información Familias en
Accion).
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se podrá
acceder a la información en el
SIFA (Sistema de Información
Familias en Acción)
110 27
02
REPORTE
- De Novedades
X
X
X
X
2 3 Para facilitar su consulta se
conserva digitalmente en el
servidor. Se garantiza
recuperación exacta de la
información a través del
SIFA (Sistema de
Información Familias en
Acción).
terminado el tiempo de
retención en el archivo de
gestión y en archivo central se
eliminan por haber perdido su
valor administrativo
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia © Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 18
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Serie
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 01
01
04
ACTAS
De Comité
-Seguimiento Electoral
De Consejo
- De Seguridad
X X 3 6 Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
120 06
04
05
07
08
09
COMUNICACIONES
OFICIALES
Derechos de Petición
Edictos
Memorandos
Oficios Externos
Solicitudes
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
120 15
02
04
10
INFORMES
A Entidades del Estado
Al Concejo Municipal
De Gestión
X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si hay
informe anual este se
conserva. De los restantes
conserve una muestra del 1%
El informe anual y la muestra
pasan al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 19
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Serie
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 21
01
PLANES
De Acción
X X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si hay
informe anual este se
conserva. De los restantes
conserve una muestra del 1%
El informe anual y la muestra
pasan al Histórico
120 25
01
RESOLUCIONES
Resoluciones
X X 3 6 Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico.
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 20
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARÍA DE ESPACIO PÚBLICO/SECRETARIA GENERAL Y DE
GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 01
01
ACTAS
De Comité
-Espacio Público
X X 3 6 Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
120 04
03
CERTIFICADOS
-Para ventas estacionarias
De Buena Conducta
X X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención de AG y AC se
elimina seleccionando una
Muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
120 06
04
07
08
09
COMUNICACIONES
OFICIALES
Derechos de Petición
Memorandos
Oficios Externos
Solicitudes
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P)
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 21
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARÍA DE ESPACIO PÚBLICO/SECRETARIA GENERAL Y DE
GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 15
10
INFORMES
De Gestión
X X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención y AG y AC si existe
un informe anual se conserva
este. De los restantes se
conserva una muestra del 1%
El informe anual y al muestra
pasan al Histórico
120 16
07
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Radicadores / Registros
- De venteros
X
X
2
6
12
Realizado el último asiento en
el libro se conservara 2 años
mas en AG. Luego pasa al AC
6 años. Cumplidos estos
tiempos de retención se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
120 18
04
LICENCIAS
De Funcionamiento
Establecimientos Públicos
X
X
3
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG se elimina
seleccionando una muestra
del 2%
La muestra pasa al Histórico
120 25
01
RESOLUCIONES
Resolución
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico.
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P)
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 22
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: COMISARIA DE FAMILIA – SECRETARIA GENERAL Y DE
GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 06
04
07
09
COMUNICACIONES
OFICIALES
Derechos de Petición
Memorandos
Solicitudes
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
120 01
01
ACTAS
De Comités
- Red de prevención y
atención a la violencia
intra familiar
- Mesa de Infancia y
Adolescencia
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
120 15
10
INFORMES
De Gestión
X X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención y AG y AC si existe
un informe anual se conserva
este. De los restantes se
conserva una muestra del 1%
El informe anual y al muestra
pasan al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 23
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: COMISARIA DE FAMILIA – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120
16
07
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Registros
-De Solicitudes
-Registros Atenciones
Diarias
-Registro De Asesoria y
Asistencia
-De procesos
X
X
3
6
12
Realizado el último asiento en
el libro se pasa al AC 6 años.
Cumplidos estos tiempos de
retención se elimina
seleccionando una muestra
del 1%
La muestra pasa al Histórico
120 22
01
02
PROCESOS
Administrativos
-Expediente de familia
-Expediente psicológico
Demandas
X X 3 6 12 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2% por cada tipo
de denuncia
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 24
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: COMISARIA DE FAMILIA – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 24
02
PROYECTOS
Inversión Social
X
X
3
6
Cumplidos los tiempo de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 25
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: INSPECCION DE POLICIA – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 04
02
03
CERTIFICADOS
De Autorizaciones
-Para movilizar menaje
doméstico
-De Buena Conducta
X X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
120 06
04
06
07
09
COMUNICACIONES
OFICIALES
Derechos de Petición
Estados
Memorandos
Solicitudes
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 26
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: INSPECCION DE POLICIA – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 10
01
CONTRAVENCIONES
De Policía
-Citación
-Declaración
- Resolución
X
X
3
6
13
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2% por cada tipo
de denuncia
La muestra pasa al Histórico
120 15
10
INFORMES
De Gestión
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si existe
un informa anual se conserva
este. De los restantes
conserve una muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 27
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: INSPECCION DE POLICIA – SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 16
07
INSTRUMENTOS DE
CONTROL.
Radicadores /Registros/
X
X
3
6
15
Realizado el ultimo asiento en
el libro se conservara 2 años
más en AG. Luego pasa al AC
6 años. Cumplidos estos
tiempos de retención se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
120 18
02
LICENCIAS
De Inhumación de
Cadáveres
X
X
3
6
11
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 1%.
La muestra pasa al Histórico
120 22
04
PROCESOS
Querella Civil de Policía
X X 3 6 15 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 28
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: INSPECCION DE POLICIA – SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 26
01
02
CONCILIACIONES
Audiencia Desorden
Doméstico
Acuerdo de Voluntades
(deudas-linderos)
X
X
3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 29
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CENTRO DE REHABILITACIÓN (CARCEL)- SECRETARIA GENERAL
Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 04
09
CERTIFICADOS
De trabajo de Internos
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
120 14
02
03
HISTORIAS
Historial del Condenado
Historial del Sindicado
X X 3 6 8 Permanente en AG para su
control y consulta. Una vez
resuelta la situación del
encartado se conservará 2
años más en AG. Luego pasa
5 años al AC. Cumplidos
estos tiempos de retención se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 30
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CENTRO DE REHABILITACIÓN (CARCEL) – SECRETARIA GENERAL Y
DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 15
10
INFORMES
De Gestión
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si existe
un informe anual éste se
conserva. De los restantes se
conservará el 1%
El informe anual y la muestra pasan
al Histórico
120 16
05
07
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Fichas
Control de visitas y
recepción de paquetes
Radicadores /Registros
-De detenidos
-De guardianes
-De retenidos
X
X
X
X
3
3
6
6
4
12
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y en AC se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
Realizado el último asiento en
el libro se conservará 2 años
más en AG. Luego pasa al AC
6 años. Cumplidos estos
tiempos de retención se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P)
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 31
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARÍA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y TALENTO
HUMANO– SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 05
09
13
CERTIFICADOS De Trabajo de Alfabetizadores
Laborales
X X 3 6 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
eliminan en esta fase.
120 06
02
04
07
09
COMUNICACIONES OFICIALES Circulares
Derechos de Petición Memorandos Solicitudes
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida elimina
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 32
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y TALENTO
HUMANO– SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 08
01
CONCURSOS/CONVOCATORIAS De carrera Administrativa -Resolución
-Aviso de Convocatoria -Inscripción de Solicitudes -Recepción de Solicitudes
-Lista de Aspirantes Admitidos -Pruebas de Concursos -Listado de Aprobados -Acta de Calificación de la
Prueba de Conocimiento -Lista: Admitidos a entrevista -Acta de Entrevista -Lista de Puntajes -Análisis de antecedentes -Condiciones y requisitos -Acta de Concurso
-Acta de Devolución de
Documentos -Beneficiarios
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida elimina
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 33
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y TALENTO
HUMANO / SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 14
01
04
HISTORIAS
Historial del Pensionado
Historial Laboral
X
X
X
X
100
100
101
101
Permanente en AG. Al
pensionarse el funcionario se
pasa al AC 100 años. Al año
siguiente se elimina
seleccionando muestra del 5%
Permanente en AG desde el
ingreso del funcionario. Al
retirarse pasa al AC.
Cumplidos los tiempos en AC
se elimina seleccionando
muestra del 5%
La muestra pasa al Histórico
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 34
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y TALENTO HUMANO / SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod
documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
-Acta de posesión
-Formulario único HV Sector
Público
-Certificados médicos:
Ingreso, egreso y periódicos
-Información académica
-Fotocopia de cédula
-Experiencia laboral
-Certificado de Contraloría y
de Procuraduría General de
la Nación
T.P. según el caso: hombre:
libreta militar
Paz y salvo municipal
120 25
03
PROCESOS
Disciplinarios
X X 3 6 15 Cumplidos estos tiempos de
retención se elimina y se
selecciona muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico.
Nota: A la Historia Laboral irán las
copias del Acta u oficio de apertura
y la Resolución de fallo.
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C)
Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 35
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y TALENTO
HUMANO / SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 28
01
POLIZAS
Polizas
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subserie Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T)o Permanente Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C). Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 36
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: ARCHIVO GENERAL – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 01
01
ACTAS
De Comité
-Municipal de Archivo
-Comité Evaluador
-Consejo Municipal de
Archivos
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
120 08
07
COMUNICACIONES
OFICIALES
Memorandos
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.)
Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTA Hoja 37
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: ARCHIVO GENERAL – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 18
02
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Consecutivos
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención se elimina
seleccionando una muestra
del 2%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 38
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: ARCHIVO GENERAL – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 17
03
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
-Catálogos
-Índices
-Transferencias
X
Permanente en el Histórico para el
control y consulta de series y tipos
documentales
120 22
02
MANUALES
De Procedimientos
-Tablas de Retención
Documental
X
X
Permanente en el Histórico para el
control y consulta de series
documentales N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie (Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 39
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora SISTEMAS – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 04
11
CERTIFICADOS
De verificación y aprobación
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
120 16
01
07
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Actas de entrega
Registros
X
X
X
X
3
3
6
6
8
15
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 40
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: ALMACEN – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 04
07
CERTIFICADOS
De Paz y Salvos
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
120 05
03
COMPROBANTES
De Movimientos de Almacén
-Pedidos
-Solicitudes de compra
-Entradas de almacén
-Salidas de almacén
-Bajas e inservibles
X
X
6
10
En AG 6 años. No pasa al AC.
Las copias se eliminan al año
en las dependencias
Cumplidos los tiempos de
retención en AG se elimina
seleccionando una muestra del
2% para el Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie (Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia (Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida elimina
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 41
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora : ALMACEN – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
120 17
01
04
INFORMES
A Entidades de Control
De Gestiòn
X X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si existe
un informe anual éste se
conserva. De los restantes
conserve una muestra del
1%
El informe anual y la muestra
pasan al Histórico
120 19
01
02
INVENTARIOS
Bienes Inmuebles
Bienes Muebles
X
X
X
X
X
X
3
6
En AG por ser un documento
de renovación frecuente. Una
vez realizada la actualización,
la versión anterior se
conserva 3 años en AG y 6
años en AC.
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
transfiere al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 42
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE HACIENDA
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
130 01
01
ACTAS
De Comités
-Comfis
-Saneamiento Contable
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se transfiere
al Histórico
130 06
04
07
08
09
COMUNICACIONES
OFICIALES
Derechos de Petición
Memorandos
Oficios Externos
Solicitudes
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
130 25
01
RESOLUCIONES
Resolución
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 43
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: DIVISIÓN CONTABLE Y PRESUPUESTAL- SECRETARIA DE HACIENDA
CÓDIGO
yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION+{
{-
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
131 15
06
08
INFORMES
Contables
- De Conciliación Bancaria
(Cheque y Extractos
Bancarios)
- Deuda Pública
-Estados Financieros Básicos
*Balance General
*Balance General
Comparativo
-Estado de Actividad
Económica Financiera,
Social y ambiental
-Estado de Actividad
Económica Financiera,
Social y ambiental
comparativo
X
X
X
X
3
2
6
4
11
20
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 44
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: DIVISIÓN CONTABLE Y PRESUPUESTAL – SECRETARIA DE HACIENDA
CÓDIGO
Seriess yod
documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
131 16 08
12
-Libro Diario
-Libro Mayor y Balances
Presupuéstales
-De ejecución presupuestal
(ingresos, egresos; reporte
para la Contraloría de la
República)
- De movimiento
presupuestal
X
X
2
4
4
10
20
20
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si existe
informe anual éste se
conserva. De los restantes
conserve una muestra del 1%
Nota: Los informes de
movimiento presupuestal no
son más que las copias de
Decretos originados por la
Alcaldía. Estas copias se
eliminan en AC una vez se
compruebe que existen los
originales en la Alcaldía, los
cuales tendrán carácter de
permanentes en el Histórico
El informe anual y la muestra pasan
al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 45
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: TESORERIA – SECRETARÍA DE HACIENDA
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
132 04
02
15
CERTIFICADOS
De Autorizaciones
- Cambio de Propietario
-Cambo dirección del
establecimiento comercial
-Matricula de
establecimientos públicos
Tributarios
-Catastrales
-Paz y salvos
-Constancias
-Certificados por no
propiedad de predios y
establecimientos de
comercio
X X 3 6 10 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%.
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 46
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: TESORERIA – SECRETARÍA DE HACIENDA
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
132 05
01
02
COMPROBANTES
De Egresos
-Vales de anticipo
- Ordenes de pago
-Reporte de Retención en la
Fuente para pago de la
DIAN
-Caja Menor de Finanzas
-Reporte discriminatorio de
gastos de servicios públicos
-Nominas y pagos a terceros
De Ingresos
-Recibos de caja
-Notas de Tesorería
X
X
X
X
3
3
6
6
20
20
Se conservara por 20 años si
no está microfilmado y por 10
si lo está. Entre los que vayan
cumpliendo estos tiempos
seleccione y conserve como
muestra un legajo de un mes
o de un día escogido al azar.
Las nóminas y los cuadros de
jornales deben ser
desagregados de los legajos y
conservados por 100 años.
Las copias de los legajos de
egresos se eliminan en AG a
los 2 años
Se conservara por 20 años si
no esta microfilmado y por 10
si lo está. Entre los que vayan
cumpliendo estos términos
Una Vez seleccionado el legajo de
20 años, se transfiere al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 47
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: TESORERIA – SECRETARÍA DE HACIENDA
CÓDIGO
Seriess yod
documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
seleccione y conserve un
legajo de un mes escogido al
azar por cada 20 años. Las
copias se eliminan en AG a los
2 años
La muestra pasan al Histórico
132 16
04
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Control Tributario
-Autos de Archivo
-Declaraciones tributarias
-Emplazamientos
-Liquidaciones oficiales
-Requerimientos especiales
X
X
3
6
10
Permanente en AG para
consulta de contribuyentes.
Luego pasa al AC 6 años
más. Cumplidos estos tiempos
de retención se elimina
seleccionando una muestra
del 1%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 48
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE PLANEACION
CÓDIGO
Seriess yod
documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
150 01
01
ACTAS
De Comité
- Permanente de
estratificación
- Local de Atención y
Prevención de Desastres
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al Archivo
Histórico
150 04
02
06
10
CERTIFICADOS
De Autorizaciones
De Nomenclatura
De Uso de suelos
x X
3
6 8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%.
La muestra pasa al Histórico
150 06
07
05
COMUNICACIONES
OFICIALES
Memorandos
Edictos
X
X
X
X
3
2
6
2
8
5
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 49
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE PLANEACION
CÓDIGO
Seriess yod
documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
150 13
01
ESTUDIOS
Técnicos
-De Estratificación
Socioeconómica
X
X
3
6
3
Permanente en AG. Al
actualizarse se conservará la
versión anterior 6 años más
en AC
Al Histórico pasaran sólo los
planos de estratificación y una
muestra del 2% tomada del
sistema o del computador
150 15
04
11
INFORMES
Al Concejo
De Visita
X X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si existe
un informe anual éste se
conserva. De los restantes
conserve el 1%
El Informe anual y la muestra
pasan al Histórico.
150 18
01
LICENCIAS
De Construcción, Urbanismo
y Parcelación
-Solicitud de alineamiento
-Escritura predial
-Planos
X X 3 6 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
transfiere al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 50
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE PLANEACION
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
150 19
01
LICITACIONES
De Obra Pública
X
X
4
18
20
Cumplidos los tiempos de
retención se elimina y se
selecciona la propuesta
ganadora
La cual pasa al Histórico
150 21
01
04
05
08
PLANES
De Acción
De Desarrollo Municipal
De Ordenamiento Territorial
Operativo Anual de
Inversiones (POAI)
X X
4 10 Pasada la vigencia
administrativa que para los
Planes de Ordenamiento
Territorial es de 3 períodos,
todos los planes (incluido el
Plan de Ordenamiento
Territorial) deben conservarse
2 años más en AG y 10 años
en AC
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
transfiere al Histórico
Nota: el Plan Operativo Anual
de Inversiones una vez
transferido al AC será dispuesto
en el Departamento Financiero
por ser este el responsable de
su producción
150 25
01
RESOLUCIONES
Resolución
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
transfiere al Histórico N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 51
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CATASTRO – SECRETARÍA DE PLANEACION
CÓDIGO
Seriess yod
documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
152 04
04
CERTIFICADOS
De Constancias de
Inscripción
X
X
3
6
2
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
152 13
01
ESTUDIOS
Técnicos
-Cartográfico
-Fotográfico (aéreo)
X
X
4
5
Una vez realizada la
actualización, la versión
anterior se conservara 2 años
mas en AC.
Al Histórico pasarán sólo la
plancha de conjunto del área
urbana y las fotografías de
contacto del área urbana y
zonas de riesgo y protección
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 52
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CATASTRO – SECRETARIA DE PLANEACION
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
152 16
05
06
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Fichas
- Prediales
Listado de Predios
X
X
X
X
6
3
5
6
7
8
Si se actualizan, sólo se
selecciona de la versión
anterior muestras de las
fichas que informan de los
bienes de dominio público
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando uno
escogido al azar
Las cuales pasan al Histórico
El cual pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 53
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CATASTRO- SECRETARÍA DE PLANEACION
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
152 25
01
RESOLUCIONES
Resolución (Mutación
Catastral)
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
transfiere al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 54
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SISBEN – SECRETARÍA DE PLANEACION
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
150 15
10
INFORMES
De Gestión
X X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
existe un informe anual éste
se conserva. De los restantes
conserve el 1%
El informe anual y la muestra
pasan al Histórico
150 16
05
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Fichas
- De Sisben
X
X
3
6
8
Permanente en AG para
control y consulta de
beneficiarios. Al actualizar, se
conserva la versión anterior 2
años en AG. Luego pasa al AC
5 años más. Cumplidos estos
tiempos de retención se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 55
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA FISICA Y SERVICIOS
PUBLICOS DOMICILIARIOS / SECRETARIA DE PLANEACION
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
174 17
13
INFORMES
De Visita Técnica
De visita a Viviendas
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si existe
un informe anual éste se
conserva. De los restantes se
conserva el 1%
El informe anual y la muestra pasan
al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 56
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
170 01
04
13
23
ACTAS De Consejo -De Desarrollo Rural -De Visitas -Asesoría y Asistencia técnica y agropecuaria:
-Control de plagas
-De erradicación de enfermedades infectocontagiosas
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
170 06
04
07
09
COMUNICACIONES OFICIALES
Derechos de Petición Memorandos Solicitudes
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
170 15
03
04
INFORMES
Al Alcalde Al Concejo Municipal
X X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención y AG y AC si existe
un informe anual se conserva
éste. De los restantes se
conserva una muestra del 1%
El informe anual y la muestra pasan
al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 57
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE
CÓDIGO
Series yod
documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
170 16
05
07
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Registros
- Registro de sacrificio de
ganado
-Registro de marcas de
ganado
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
170 18
03
LICENCIAS
De Movilización de Ganado
X
X
3
6
6
Cumplidos los tiempos de
retención de AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 58
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
180 04
07
CERTIFICADOS
De Paz y Salvos
X X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra de 2%
La muestra pasa al Histórico
180 06
04
07
10
COMUNICACIONES
OFICIALES
Derechos de Petición
Memorandos
Solicitudes
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra de 2%
La muestra pasa al Histórico
180 10
02
CONTRAVENCIONES
De Transito
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
Nota: En las contravenciones de
tránsito van incluidos los
comparendos N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 59
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
180 14
05
HISTORIAS
Historial Vehicular
X
X
3
6
Es de consulta permanente en
AG durante el tiempo que esté
en circulación el vehículo o el
automotor. Luego pasa al AC
5 años. Cumplidos éstos
tiempos de retención se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
Nota: Las licencias de tránsito van
incluidas en el historial vehicular
180 15
02
INFORMES
A Entidades del Estado
-Al ministerio
-Al Concejo Municipal
X
X
3
6
11
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si existe
un informe anual éste se
conserva. De los restantes se
conserva una muestra del 2%
El Informe anual y la muestra
pasan al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 60
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
180 18
06
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Radicadores / Registros
-De Accidentes de Transito
X
X
3
6
13
Realizado el ultimo asiento en
el libro se conservara 4 años
en AG y 8 años en AC.
Cumplidos estos tiempos de
retención se elimina
seleccionando una muestra
del 1%
La muestra pasa al Histórico
180 25
01
RESOLUCIONES
Resolución por Infracción
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 61
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA
CÓDIGO
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
110 05
02
04
05
08
CERTIFICADOS
De Autorizaciones
De Buena Conducta
De Liderazgo Cultural
De Trabajo de
Alfabetizadores
X X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
110 06
02
04
07
10
COMUNICACIONES
OFICIALES
Circulares
Derechos de Petición
Memorandos
Solicitudes
X
X
X
X
3
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
Cumplido los tiempos de
retención en AG se elimina
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 62
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA
CÓDIGO
ocumentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
110 16
01
06
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Comunicaciones
Radicadores/Registros
X
X
X
3
3
6
6
8
13
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
Realizado el último asiento en
el libro se conservará 2 años
más en AG. Luego pasa al AC
10 años. Cumplidos estos
tiempos de retención se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
La muestra pasa al Histórico
110 17
03
04
10
13
INFORMES
Al Alcalde
Al Concejo Municipal
De Gestión
De Visita
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC si existe
un informe anual éste se
conserva. De los restantes
conserve una muestra del 1%
El informe anual y la muestra
pasan al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 63
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA
CÓDIGO
Seriess yod
documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
110 28
01
RESOLUCIONES
Resolución
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 64
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CASAS DE LA CULTURA Y BIBLIOTECAS DE BARBOSA Y
HATILLO – SECRETARÍA DE EDUCACION Y CULTURA
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
110
01
04
ACTAS
Actas de Consejo
-Municipal de Cultura
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico.
110 21
03
PLANES
De Desarrollo Cultural
X
X
3
6
Cumplidos los tiempo de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
110 24
02
PROYECTOS
Inversión Social
-De Educación y Cultura
(PEIC)
X
X
3
6
Si se actualiza, la versión anterior
deberá conservarse 2 años en AG.
Luego pasa al AC 10 años.
Cumplidos estos tiempos se
transfiere al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 65
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CONCEJO MUNICIPAL
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
200 01
02
ACTAS
De Concejo
-De comisión
-De plenaria
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se transfieren
sólo al Histórico las actas en
soporte de papel. Las cintas
magnetofónicas o casetes serán
eliminados en AG una vez hayan
servido de apoyo para elaborar las
actas en soporte de papel
200 02
01
ACUERDOS
Acuerdos
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
200 06
08
COMUNICACIONES
OFICIALES
Prensa
-Crónica Municipal
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P)
Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 66
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CONCEJO MUNICIPAL
CÓDIGO
Seriess yod
documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
200 09
02
08
CONTRATOS
De Adquisición de Bienes o
Suministros
De Prestación de Servicios
X
X 4
8/20 11/21 Se conservaran por 20 años si
no están microfilmados y por
10 si lo están. Cumplidos los
tiempos de retención en AG y
AC se eliminan seleccionando
una muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
200 15
07
INFORMES
De Comisión
X
X
3
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
200 24
01
PROYECTOS
De Acuerdo
X
X
3
6
13
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico
200 25
01
RESOLUCIONES
Resolución
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 67
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: PERSONERÍA MUNICIPAL
CÓDIGO
Seriess yod
documentales
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
300 01
01
03
ACTAS
De Comité
-Carcelario
-Veedurías
De Conciliación
X
X
X
X
3
3
6
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 1%
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
La muestra pasa al Histórico
300 03
01
02
CENSOS
De Desplazados
De Retornados
X X 4
8 Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
300 04
03
CERTIFICADOS
De Buena Conducta
X
X
4
5
6
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 68
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: PERSONERÍA MUNICIPAL
CÓDIGO
Seriess yod
documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
300 06
03
04
COMUNICACIONES
OFICIALES
Comisorios
Derechos de Petición
X
X
X
X
3
3
6
6
8
Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC se
elimina seleccionando una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico
300 09
02
CONTRATOS
De Adquisición de Bienes y
Suministros
X
X
4
8/20
11/21
Se conservara por 20 si no
está microfilmado y por 10 si
lo está. Cumplidos los tiempos
de retención se selecciona una
muestra del 2%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 69
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: PERSONERÍA MUNICIPAL
CÓDIGO
Seriess yod
documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
300 11
01
DECLARACIONES
De desplazados
X
X
3
6
Cumplidos Los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico. El original se envía a la
Red de Solidaridad Social
300 15
04
11
INFORMES
Al Concejo Municipal
De visita
X X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de
retención en AG y AC, si
existe un informe anual éste
se conserva. De los restantes
se conserva el 1%
El informe anual y la muestra pasan
al Histórico
300 18
06
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Radicadores /Registros
-De denuncias
X
X
3
6
13
Realizado el último asiento en
el libro se conservara 2 años
en AG y 10 años en AC.
Cumplidos éstos tiempos de
retención se elimina
seleccionando una muestra
del 1%
La muestra pasa al Histórico
N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries
Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 70
Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: PERSONERÍA MUNICIPAL
CÓDIGO
Seriess yod documentale
s
T.D
CUST
TERMINO
RETENCION
MUES
TREO
EN:
INSTRUCCIONES
TRANSFERENCIA
D S Sb
O C P T A.G. A.C.
300 25
03
PROCESOS
Disciplinarios
X
X
3
6
8
Expedida la resolución de
fallo, se conservará 4 años en
AG y 8 años en AC. Cumplidos
estos tiempos de retención se
elimina y se selecciona
muestra del 1%
La muestra pasa al Histórico.
Nota: A la Historia Laboral irán las
copias del Acta u oficio de apertura
y la Resolución de fallo
300 28
01
RESOLUCIONES
Resolución
X
X
3
6
Cumplidos los tiempos de retención
en AG y AC se transfiere al
Histórico N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES