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MANUAL DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA
Fecha de aprobación: 23 de agosto de 2016
Fecha de Vigencia: 2015-2016
Instancia de aprobación: Comité Interno de Archivo y Gestión Documental
Dependencia: Subgerencia Administrativa
Versión del documento: Cuarta Actualización
Responsables de su elaboración:
León Balmore Aguinaga Borja, Subgerente Administrativo
Andrés Sáenz Giraldo, Técnico Operativo Administración Documental
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CONTENIDO
pág.
Presentación ------------------------------------------------------------------------------------------ 3
1. Metodología ---------------------------------------------------------------------------------------- 9
1.1. Primera etapa ------------------------------------------------------------------------------- 10
1.1.1. Investigación preliminar sobre la institución. ---------------------------------- 10
1.2. Segunda etapa ------------------------------------------------------------------------------- 13
1.2.1 Análisis e interpretación de la información recolectada. ------------------- 13
1.2.2 Cuadro de clasificación documental. ---------------------------------------------- 33
2. Organización de los archivos de gestión, central e histórico ---------------- 34
2.1 Archivo de gestión --------------------------------------------------------------------------- 34
2.2 Archivo central -------------------------------------------------------------------------------- 35
2.3 Archivo histórico ----------------------------------------------------------------------------- 36
2.4 Transferencias documentales ----------------------------------------------------------- 36
2.4.1 Normas básicas para la transferencia de documentos del archivo de
gestión al archivo central. --------------------------------------------------------------------- 37
3. Disposición final ------------------------------------------------------------------------------ 38
4. Aplicación de la tabla de retención documental ---------------------------------- 41
5. Actualización y seguimiento de la tabla de retención documental --------- 42
6. Explicación del formato de tabla de retención documental ------------------- 43
7. Anexos ------------------------------------------------------------------------------------------- 46
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PRESENTACIÓN
La Tabla de Retención Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia –
IDEA, fue aprobada por el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia
mediante Acuerdo 004 del 25 de junio de 2005, y adoptadas a través de
Resolución de Gerencia 1645 del 7 de octubre de 2005.
El primer proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental se
llevó a cabo en el año 2009, cuando se produjeron cambios en la asignación de
funciones de las dependencias del IDEA, y se aprobaron a través del Acta de
Comité de Archivo No. 02 de junio 04 de 2009.
Posteriormente, entre los años 2011 y 2012 se realizaron varias modificaciones a
la estructura organizacional del IDEA, que hicieron necesario elaborar una
segunda actualización de las Tablas de Retención Documental, las cuales fueron
aprobadas según consta en Acta de Comité Interno de Archivo 01 del 15 de
febrero de 2013, y convalidadas por el Consejo Departamental de Archivos de
Antioquia según consta en Acuerdo 001 del 5 de junio de 2014. Seguidamente,
fueron adoptadas mediante Resolución de Gerencia 0575 del 2 de septiembre de
2014.
Para el año 2013, mediante Resolución de Junta Directiva No. 008 del 16 de
septiembre de 2013 se aprobaron algunos ajustes a la estructura organizacional
del IDEA, previamente autorizados por la Junta Directiva el 3 de mayo de 2012 y
el 18 de marzo de 2013, para lo cual se hizo necesario elaborar la tercera
actualización de las Tablas de Retención Documental. Éstas fueron aprobadas
según consta en Acta de Comité Interno de Archivo y Gestión Documental 02 del 5
de mayo de 2014, y convalidadas por el Consejo Departamental de Archivos de
Antioquia según consta en Acuerdo 006 del 3 de diciembre de 2014.
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Posteriormente, fueron adoptadas mediante Resolución de Gerencia 0036 del 22
de enero de 2015.
En el año 2014, con el fin de adaptar el Instituto a los desafíos de una entidad
financiera moderna y con el reto de la vigilancia especial ejercida por la
Superintendencia Financiera de Colombia y armonizada con las directrices
impartidas en la Resolución de Junta Directiva N. 003 el 27 de Marzo de 2015 se
realizan nuevos ajustes en los manuales de funciones. Los cambios más
relevantes son la inclusión de funciones de Back Office general del Instituto en
cabeza de una nueva dependencia llamada: Dirección de Operaciones. Se realizó
el cambio de denominación de la Subgerencia Administrativa y de Operaciones,
por Subgerencia Administrativa, y ubicación de la Dirección de Contabilidad dentro
de su área de influencia; y cambio de denominación de la Dirección Administrativa
por Dirección de Operaciones, saliendo del área de influencia de la Subgerencia
Administrativa y pasando a depender funcional y jerárquicamente de la Gerencia
General.
Por estos últimos cambios, se hace necesaria realizar la cuarta actualización de
las Tablas de Retención Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia –
IDEA.
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CONTEXTUALIZACIÓN DE LOS CAMBIOS ESTRUCTURALES PARA LA
CUARTA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Mediante Resolución de Junta Directiva 001 del 27 de enero de 2015, se
aprobaron unos ajustes a la estructura organizacional del Instituto para el
Desarrollo de Antioquia –IDEA-, los cuales se realizaron en virtud de la solicitud de
autorización para el Régimen Especial de Control y Vigilancia por parte de la
Superintendencia Financiera de Colombia.
Estos ajustes, consistieron en:
• Cambio de nombre de la Subgerencia de Servicios Administrativos por la
Subgerencia Administrativa y de Operaciones.
• Cambio de nombre de la Dirección Operativa de Contabilidad y
Presupuesto por Dirección Operativa de Contabilidad.
• Separación de la Dirección Operativa de Contabilidad de la esfera de
influencia de la Subgerencia Financiera para dejarla como una dependencia
autónoma e independiente, con una subordinación funcional y operativa de
la Subgerencia Administrativa y de Operaciones.
Con el objeto de hacer posibles estas modificaciones planteadas en materia de
estructura organizacional, se hizo necesario realizar un ajuste en el Manual de
Funciones, que se materializa en la inclusión de una función general relacionada
con la vigilancia especial de la Superintendencia Financiera de Colombia y que se
agregó a todos los manuales de funciones:
“Ejecutar las funciones propias de la dependencia de acuerdo a la vigilancia
especial del Instituto, ejercida por la Superintendencia Financiera de
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Colombia y establecidas internamente en los Manuales que para el efecto se
hayan implementado”.
Así mismo, se modificaron y agregaron a los manuales de funciones de los cargos
profesionales y de jefes de Oficina correspondientes a las Direcciones de
Tesorería y Contabilidad, Oficina de Gestión del Riesgo y de la Subgerencia
Financiera, incluyendo funciones relacionadas con el Front, Back y Middle Office;
además se incluyeron las funciones relativas a las responsabilidades de la
Dirección de Contabilidad en la Subgerencia Administrativa y de Operaciones,
redistribuyendo las funciones propias del manejo presupuestal en la Subgerencia
Financiera. Este ajuste quedó formalizado mediante Resolución de Gerencia 0042
del 27 de Enero de 2015, y modificada mediante Resolución de Gerencia 0261 del
14 de mayo de 2015.
Dos (2) meses después, y siguiendo las recomendaciones dentro del proceso de
autorización para el ejercicio de la vigilancia especial por parte de la
Superintendencia Financiera de Colombia, se realizaron nuevas modificaciones en
la estructura administrativa, según consta en Resolución de Junta Directiva 003
del 23 de marzo de 2015, las cuales consistieron en:
• Cambio de denominación de la Subgerencia Administrativa y de
Operaciones, por Subgerencia Administrativa.
• Cambio de denominación de la Dirección Administrativa por Dirección de
Operaciones, saliendo del área de influencia de la Subgerencia
Administrativa y pasando a depender funcional y jerárquicamente de la
Gerencia General.
• Ajuste del Modelo de Operación por Procesos – MOP, agregando el
Proceso de Gestión de Operaciones, como proceso de apoyo al Instituto.
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• Elaboración de los manuales de funciones de los cargos que pasarán a la
Dirección de Operaciones, quienes se encargarán de ejecutar el proceso y
procedimientos que se diseñen para la Gestión de Operaciones.
• Cambio en las denominaciones de las dependencias que dependen de la
Subgerencia Administrativa y la Subgerencia Financiera, eliminando la
palabra “operativa”.
Frente a estos cambios por consolidar una entidad financiera moderna y con el
reto de la vigilancia especial ejercida por la Superintendencia Financiera de
Colombia, se realizan nuevos ajustes en los manuales de funciones, que incluyen
las modificaciones detalladas en el Decreto 2484 del 2 de diciembre de 2014 “Por
el cual se reglamenta el Decreto Ley 785 de 2005”, y ya que en el artículo noveno
del citado decreto se da un plazo de seis (6) meses a las entidades del orden
territorial para realizar estos ajustes, se formalizaron mediante Resolución de
Gerencia 0317 de 2 de junio de 2015, y modificada mediante Resolución de
Gerencia 0385 del 23 de junio de 2015.
Con base en estos últimos cambios, realizados en un período de dos meses, la
estructura organizacional quedó de la siguiente forma:
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1. METODOLOGÍA
Para la cuarta actualización de las Tablas de Retención Documental se tomó
como guía el Acuerdo del Archivo General de la Nación 004 de 2013, por el cual
se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y el
Mini/Manual No. 4 Tablas de Retención y Transferencias Documentales,
directrices básicas e instructivos para su elaboración, donde explica cuáles son los
pasos a seguir para recopilar y analizar toda la información necesaria para realizar
la actualización.
Las etapas realizadas para la cuarta actualización de las Tablas de Retención
Documental, fueron las siguientes:
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1.1. PRIMERA ETAPA
1.1.1. Investigación preliminar sobre la Institución.
La primera actividad abordada fue la elaboración de los cuadros de proyección de
series para cada una de las dependencias nuevas y modificadas del IDEA, que
consistió en analizar las funciones de cada una de ellas con el fin de establecer
qué posibles documentos se producían. Para esta actividad se utilizó el Manual de
Funciones aprobado por medio de la Resolución de Gerencia No. 0317 del 2 de
junio de 2015 y la Resolución de Gerencia 0385 del 23 de junio de 2015.
El diseño de los Cuadros de Proyección de Series permitió conocer las funciones
de cada dependencia para poder realizar las entrevistas y aplicar las encuestas a
las unidades administrativas y a las correspondientes unidades documentales, de
manera que permitiera un concepto más amplio y claro de cada una de ellas.
Las dependencias que fueron analizadas en virtud de los cambios administrativos,
se describen a continuación:
1. Dirección de Operaciones.
3. Dirección de Tesorería.
Ver Anexo 2. Cuadros de Proyección de Series
Por otra parte, algunas dependencias no resultaron afectadas por los cambios de
denominación o de funciones, pero durante la socialización de las Tablas de
Retención Documental y su posterior aplicación, se constataron cambios que se
debían realizar, siendo las siguientes:
1. Subgerencia Administrativa.
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2. Dirección de Contabilidad.
3. Subgerencia Comercial de Fomento y Desarrollo.
4. Dirección Técnica Contractual y Administrativa
5. Oficina de Control Interno.
6. Oficina de Gestión del Riesgo.
7. Subgerencia de Inversiones y Cooperación.
8. Subgerencia Financiera.
9. Dirección de Sistemas.
En este mismo sentido, algunas dependencias motivaron la modificación a sus
tablas de retención documental mediante memorandos con radicados: 201500406
(Oficina Asesora de Comunicaciones), 201501855 (Subgerencia de Inversiones y
Cooperación), 201503271 (Oficina de Gestión el Riesgo), 201505023
(Subgerencia Comercial de Fomento y Desarrollo) y 201505470 (Subgerencia
Administrativa).
En cuanto a las entrevistas a los funcionarios, la elaboración del cronograma
inicial y aplicación de encuestas de Unidad administrativa y Unidad Documental
fue otra de las actividades desarrolladas a partir del organigrama actual y los
Cuadros de Proyección de Series. Se propuso dentro del cronograma la entrevista
con los directivos de cada área, además de los funcionarios que conocen
ampliamente las funciones de dichas dependencias.
Ver anexo 3: (Cronograma entrevistas para aplicar encuesta de Unidad
Documental).
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A continuación se muestra por dependencia los funcionarios que fueron
entrevistados:
N° ÁREA FUNCIONARIO
ENTREVISTADO CARGO
1 Oficina de Control Interno
Victoria Eugenia Arredondo Yepes Jefe de Oficina
Adriana Aristizabal Profesional Universitaria
2 Oficina de Gestión del Riesgo
Tatiana Paola Criado Vargas Jefe Oficina Gestión del Riesgo
3 Subgerencia de Inversiones y Cooperación
Nelson David Osorio Arboleda Subgerente
4 Subgerencia Comercial de Fomento y Desarrollo
Elkin Darío Arcila Giraldo Subgerente
5 Dirección de Tesorería
Claudia Marcela Cardona Yepes
Profesional Universitaria (En el momento de aplicación de encuesta no había Director de Tesorería)
6 Subgerencia Administrativa
Andrés Sáenz Giraldo Técnico Operativo Administración Documental
7 Dirección de Contabilidad
Adriana Gutiérrez Morales Directora de Contabilidad
8 Dirección Técnica Contractual y Administrativa
Juan Carlos Ledezma Director Técnico Contractual y Administrativo
Liliana María Correa Posada Profesional Universitaria
9 Dirección de Operaciones
Viviana Janeth Salazar García
Directora de Operaciones
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N° ÁREA FUNCIONARIO
ENTREVISTADO CARGO
10 Dirección de Sistemas
Paula Andrea Jaramillo Alarcón
Profesional Universitaria
Fabian Montoya Director
Anexo 4: (Encuestas estudio Unidad Documental).
1.2. SEGUNDA ETAPA
1.2.1 Análisis e interpretación de la información recolectada. Se comienza
con el análisis e interpretación de la información recolectada en cada una de las
entrevistas a los funcionarios y con la aplicación de encuestas a Unidad
administrativa y de Unidad Documental, donde se procede a tabular toda la
información, y conformar las series y subseries con sus respectivas unidades y
tipos documentales, permitiendo elaborar así el cuadro de clasificación
documental.
Para esta actividad se asignó la codificación a las dependencias, tratando de
respetar la codificación anterior y evitando así contratiempos en la elaboración de
documentos, pero siempre validando la estructura de organigrama actual,
quedando de la siguiente manera:
N° NOMBRE DEPENDENCIA CÓDIGO
1 GERENCIA GENERAL 2
2 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 2.1
3 OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES 2.2
4 OFICINA DE CONTROL INTERNO 2.3
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N° NOMBRE DEPENDENCIA CÓDIGO
5 OFICINA DE GESTIÓN DEL RIESGO 2.4
6 SUBGERENCIA DE INVERSIONES Y
COOPERACIÓN 2.5
7 SUBGERENCIA COMERCIAL DE FOMENTO Y
DESARROLLO 2.6
8 SUBGERENCIA FINANCIERA 2.7
9 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS Y CONVENIOS 2.7.1
10 DIRECCIÓN DE CRÉDITO Y CARTERA 2.7.2
11 DIRECCION DE TESORERIA 2.7.3
12 SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA 2.8
13 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD 2.8.1
14 DIRECCIÓN DE SISTEMAS 2.8.2
15 DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA 2.8.3
16 SECRETARÍA GENERAL 2.9
17 DIRECCIÓN TÉCNICA CONTRACTUAL Y
ADMINISTRATIVA 2.9.1
18 DIRECCIÓN TÉCNICA JURÍDICA COMERCIAL 2.9.2
19 DIRECCIÓN DE OPERACIONES 2.10
Por lo tanto se procedió a realizar los cambios en Series, Subseries o unidades
documentales en cada una de las siguientes oficinas productoras que a
continuación se describen:
2. GERENCIA GENERAL
SERIE: SUSCRIPCIONES
POR SUBSERIE: ACUERDOS DE SUSCRIPCIÓN
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Se valida la identificación y conformación de la serie SUSCRIPCIONES, la cual se
determinó como mal denominada, por lo tanto cambia su nombre por ACUERDOS
DE SUSCRIPCIÓN, quedando de la siguiente forma:
CÓDIG
O
SERIE
SERIE CÓDIGO
SUBSERIE
SUBSERIE UNIDAD
DOCUMENTA
L
OFICINA
PRODUCTO
RA
03 ACUERD
OS 02
ACUERDOS
DE
SUSCRIPCIÓN
Acuerdos de
Suscripción
Internacional
Gerencia
General
Acuerdos de
Suscripción
Nacional
Gerencia
General
2.1 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
SERIE: PROYECTOS
SUBSERIE: PROYECTOS DE INVERSIÓN
Cambio de la ubicación de la subserie documental PROYECTOS DE INVERSIÓN
para la serie documental PROYECTOS. Antes, hacía parte de la serie documental
INVERSIONES. Y creación del Banco de Programas y Proyectos como una
unidad documental de la subserie PROYECTOS DE INVERSIÓN.
2.2 OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES
Mediante memorando 201500406, el Jefe de la Oficina Asesora de
Comunicaciones solicitó ampliar el tiempo de retención documental en el archivo
central de las subseries ESTUDIOS DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y EL
PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES Y MERCADEO, ya que éstos
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representan un gran insumo histórico para la dependencia, lo que permite realizar
análisis, comparaciones con años anteriores y generar estadísticas. Por lo tanto,
se amplió el tiempo de retención en el archivo central de dos (2) años y cuatro (4)
años respectivamente, a diez (10) años para ambas subseries
2.3 OFICINA DE CONTROL INTERNO
SERIE: INFORMES
SUBSERIE: INFORMES DE SEGUIMIENTO
UNIDAD DOCUMENTAL: Informes de derechos de autor
Producto de la socialización de la tercera actualización de las Tablas de Retención
Documental realizada a la Oficina de Control Interno el 17 de octubre de 2014,
según consta en acta 11, se evidenció que faltó por incluir los informes de
seguimiento a la legalidad del software. Por lo tanto, se aplicó la encuesta estudio
unidad documental, y se decide crear la unidad documental INFORMES DE
DERECHOS DE AUTOR, dependiente de la subserie INFORMES DE
SEGUIMIENTO.
2.4 OFICINA GESTIÓN DEL RIESGO
SERIE: MANUALES
SUBSERIE: MANUAL DE RIESGOS
UNIDADES DOCUMENTALES: Manual de fondos especiales
Manual de prevención de lavado de activos
Manual del sistema de administración del riesgo de crédito
Manual del sistema de administración del riesgo de liquidez
Manual del sistema de administración del riesgo de mercado
Manual del sistema de administración del riesgo operativo
Se crean los diferentes manuales de riesgos como unidades documentales
correspondientes a esta subserie documental.
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2.5 SUBGERENCIA DE INVERSIONES Y COOPERACIÓN
SERIE: PROYECTOS
SUBSERIE: PROYECTOS DE INVERSIÓN
Mediante memorando 201501855 del 5 de marzo de 2015, el Subgerente de
Inversiones y Cooperación solicita crear una nueva subserie que agrupe la
documentación relacionada con la designación que les realizaron para manejar los
proyectos Hidroelectricos Conde y Uramita. Por lo tanto, se aplicó encuesta
estudio unidad documental, y se procedió a crear una nueva subserie para esta
dependencia llamada PROYECTOS DE INVERSIÓN.
2.6 SUBGERENCIA COMERCIAL DE FOMENTO Y DESARROLLO
SERIE: ACTAS
SUBSERIE: ACTAS DE REUNIONES
Mediante memorando 201505023 del 9 de julio de 2015, el Subgerente Comercial
de Fomento y Desarrollo, solicitó incluir las Actas de Reuniones, las cuales son
actas que se realizan según la necesidad y un tema específico. Por lo tanto, se
aplicó encuesta estudio unidad documental, y se procedió a crear una nueva
subserie para esta dependencia llamada ACTAS DE REUNIONES.
2.7 SUBGERENCIA FINANCIERA
SERIE: PLANES
SUBSERIE: PLAN PRESUPUESTAL
Mediante Resolución de Gerencia 0042 del 27 de Enero de 2015, se incluyeron las
funciones relativas a las responsabilidades de la Dirección de Contabilidad en la
Subgerencia Administrativa y de Operaciones, redistribuyendo las funciones
propias del manejo presupuestal en la Subgerencia Financiera. Por lo tanto, la
subserie PLAN PRESUPUESTAL pasa de la Dirección de Contabilidad a la
Subgerencia Financiera.
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2.7.3 DIRECCIÓN DE TESORERIA
Mediante Resolución de Gerencia 0317 de 2 de junio de 2015, se efectuaron
cambios en la Dirección de Tesorería relacionados con el manejo de bancos y
excedentes de liquidez, y se creó la Dirección de Operaciones con el fin de asumir
las funciones propias del Back Office, en el marco de la vigilancia especial de la
Superintendencia Financiera de Colombia. En este aspecto, y teniendo en cuenta
que esta dependencia asumió nuevas funciones o reacondicionó las que tenía, se
aplicó encuesta a la oficina y encuestas estudio unidad documental, conformando
las siguientes series y subseries:
SERIE: ACTAS
SUBSERIE: ACTAS DE COMITÉ
SERIE: CUENTAS
SUBSERIE: CUENTAS ENTIDADES FINANCIERAS
SERIE: INFORMES
SUBSERIE: INFORMES FINANCIEROS
UNIDADES DOCUMENTALES: Informes de depósitos a la vista.
Informes de depósitos a término.
Informes de flujo de caja.
Informes de movimiento diario de bancos.
Informes de saldos diarios de bancos.
Informes de saldos totales clientes.
2.8 SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
Mediante Resolución de Gerencia 0317 de 2 de junio de 2015, se efectuó el
cambio de denominación de la Subgerencia Administrativa y de Operaciones, por
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Subgerencia Administrativa, y cambio de denominación de la Dirección
Administrativa por Dirección de Operaciones, saliendo del área de influencia de la
Subgerencia Administrativa y pasando a depender funcional y jerárquicamente de
la Gerencia General. Entretanto, la Subgerencia Administrativa asumió las
funciones de la Dirección Administrativa, por lo que las series y subseries
documentales de esta Dirección pasaron a la Subgerencia Administrativa. En este
mismo sentido, mediante memorando 201505470 del 27 de julio de 2015, se
solicitaron algunos cambios en la TRD de la Subgerencia Administrativa, los
cuales fueron analizados técnicamente y se respondió mediante memorando
201603674 del 7 de julio de 2016. Finalmente quedaron las siguientes series y
subseries:
SERIE: ACTAS
SUBSERIE: ACTAS DE ACLARACIÓN EN LA RADICACIÓN
SUBSERIE: ACTAS DE COMITÉS
SUBSERIE: ACTAS DE DESCARTE
SUBSERIE: ACTAS DE ELIMINACION DOCUMENTAL
SERIE: CIRCULARES
SUBSERIE: CIRCULARES INFORMATIVAS
SUBSERIE: CIRCULARES NORMATIVAS
SERIE: HISTORIAS
SUBSERIE: HISTORIAS DE BIENES INMUEBLES
SUBSERIE: HISTORIAS DE EQUIPOS
SUBSERIE: HISTORIAS DE VEHÍCULOS
SERIE: INFORMES
SUBSERIE: INFORMES DE BIENES DE CONSUMO
SUBSERIE: INFORMES DE GESTIÓN
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SERIE: INSTRUMENTOS DE CONTROL
SUBSERIE: REGISTROS
SERIE: INVENTARIOS
SUBSERIE: INVENTARIOS CARTERAS INDIVIDUALES
SUBSERIE: INVENTARIOS DOCUMENTALES
SERIE: MANUALES
SUBSERIE: MANUAL DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
SUBSERIE: MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
SERIE: PLANES
SUBSERIE: PLAN DE ADQUISICIONES
SUBSERIE: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
SUBSERIE: PLAN DE MANTENIMIENTO
SERIE: PROGRAMAS
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
En concordancia con lo anterior, a la tabla de retención documental de la
Subgerencia Administrativa también se realizaron las siguientes adiciones,
modificaciones o supresiones de series o subseries documentales:
SUBSERIE: ACTAS DE COMITÉS
UNIDAD DOCUMENTAL: Actas de Comité Directivo de Orientación, Seguimiento
y Contratación
Mediante Resolución de Gerencia 0667 del 17 de octubre de 2014, se encargó a
la Dirección Técnica Contractual y Administrativa, la orientación del proceso
contractual al interior del Instituto, función que antes estaba bajo la esfera de la
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Dirección Administrativa. Por lo tanto, las Actas de Comité Directivo de
Orientación, Seguimiento y Contratación pasan a ser parte de la Dirección Técnica
Contractual y Administrativa.
SUBSERIE: ACTAS DE BAJA
Se suprime esta subserie, toda vez que son las mismas Actas de Comité de
Bienes e Inventarios, en las cuales se aprueban las bajas de bienes.
SUBSERIE: INFORMES INVENTARIO BIENES MUEBLES E INMUEBLES
Se suprime esta subserie, toda vez que son tipos documentales de la subserie
HISTORIAS DE BIENES INMUEBLES.
SUBSERIE: INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
Se suprime esta subserie, toda vez que son tipos documentales de la subserie
HISTORIAS DE BIENES INMUEBLES, y de los INVENTARIOS DE CARTERAS
INDIVIDUALES.
SUBSERIE: PLAN DE MANTENIMIENTO
Se cambia el soporte de papel a electrónico, toda vez que se produce en este
medio.
SUBSERIE: PROCESOS DE SELECCIÓN
Mediante Resolución de Gerencia 0667 del 17 de octubre de 2014, se encargó a
la Dirección Técnica Contractual y Administrativa, la orientación del proceso
contractual al interior del Instituto, función que antes estaba bajo la esfera de la
Dirección Administrativa. Por lo tanto, los procesos de selección (Unidades
documentales: Concurso de méritos, Licitación Pública, Mínima Cuantía, Selección
Abreviada de menor cuantía, Selección Abreviada mediante subasta inversa),
pasan a ser parte de la Dirección Técnica Contractual y Administrativa.
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SERIE: PROGRAMAS
SUBSERIE: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Cambio de la ubicación de la subserie documental PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL para la serie documental PROGRAMAS. Antes, hacía parte de la
serie documental MANUALES.
Igualmente, se aplicó encuesta estudio unidad documental con el fin de incluir
nueva producción documental relacionada con el Plan Institucional de Archivos y
nuevos registros, así:
SERIE: PLANES
SUBSERIE: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
A partir del año 2015, y de conformidad con lo establecido en el Decreto 2578 de
2012 y el Manual para la formulación de un Plan Institucional de Archivos
publicado por el Archivo General de la Nación en el año 2014, el Instituto produjo
el Plan Institucional de Archivos, por lo que a partir de este momento se hace
necesario crearlo como subserie documental.
SERIE: INSTRUMENTOS DE CONTROL
SUBSERIE: REGISTROS
UNIDADES DOCUMENTALES: Esquema de publicación de información
Índice de información clasificada y reservada
Registro de Activos de Información
Se crean estas unidades documentales ya que a partir del año 2015 se produjeron
en el marco de lo establecido en la Ley 1712 de 2014. Se crean como
instrumentos de control ya que son mecanismos administrativos de refrendación
del acceso a la información, es decir, registros de la información que produce el
Instituto.
2.8.1 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
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Mediante Resolución de Gerencia 0042 del 27 de Enero de 2015, se incluyeron las
funciones relativas a las responsabilidades de la Dirección de Contabilidad en la
Subgerencia Administrativa y de Operaciones, redistribuyendo las funciones
propias del manejo presupuestal en la Subgerencia Financiera. Por lo tanto, la
subserie PLAN PRESUPUESTAL pasa de la Dirección de Contabilidad a la
Subgerencia Financiera.
Igualmente, se aplicó encuesta estudio unidad documental a una nueva
producción documental:
SERIE: ACTAS
SUBSERIE: ACTAS DE COMITÉS
UNIDAD DOCUMENTAL: Actas de Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema
Contable.
Mediante Resolución de Junta Directiva 014 de 2014, se crea y reglamenta el
Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, por tanto, se hizo
necesario aplicar encuesta estudio unidad documental a las actas de este comité.
2.9 SECRETARÍA GENERAL
SERIE: CONCEPTOS
SUBSERIE: CONCEPTOS JURÍDICOS
Durante el proceso de aplicación de la tercera actualización de las tablas de
retención documental, se constató la producción de conceptos jurídicos por parte
de esta dependencia.
2.9.1 DIRECCIÓN TÉCNICA CONTRACTUAL Y ADMINISTRATIVA
SERIE: INFORMES
SUBSERIE: INFORMES A ORGANISMOS DE REGULACIÓN, VIGILANCIA Y
CONTROL
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Durante el proceso de aplicación de la tercera actualización de las tablas de
retención documental, se constató la producción de diferentes informes emitidos a
organismos de regulación, inspección, vigilancia y control. Por lo tanto, se aplicó
encuesta estudio unidad documental.
SERIE: PROCESOS
SUBSERIE: PROCESOS JUDICIALES
UNIDAD DOCUMENTAL: Laudo Arbitral
Durante el proceso de aplicación de la tercera actualización de las tablas de
retención documental, se constató la producción de laudos arbitrales. Por lo tanto,
se aplicó encuesta estudio unidad documental.
De igual forma, mediante Resolución de Gerencia 0667 del 17 de octubre de 2014,
se encargó a la Dirección Técnica Contractual y Administrativa, la orientación del
proceso contractual al interior del Instituto, función que antes estaba bajo la esfera
de la Dirección Administrativa. Por lo tanto, las siguiente subseries documentales
pasaron a ser parte de la Dirección Técnica Contractual y Administrativa:
SERIE: ACTAS
SUBSERIE: ACTAS DE COMITÉ
UNIDAD DOCUMENTAL: Actas de Comité Directivo de Orientación, Seguimiento
y Contratación.
SERIE: PROCESOS
SUBSERIE: PROCESOS DE SELECCIÓN
UNIDADES DOCUMENTALES: Concurso de méritos
Licitación Pública
Mínima Cuantía
Selección Abreviada de menor cuantía
Selección Abreviada mediante subasta inversa
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2.9.2 DIRECCIÓN DE OPERACIONES
Mediante Resolución de Gerencia 0317 de 2 de junio de 2015, se efectuaron
cambios en la Dirección de Tesorería relacionados con el manejo de bancos y
excedentes de liquidez, y se creó la Dirección de Operaciones con el fin de asumir
las funciones propias del Back Office, en el marco de la vigilancia especial de la
Superintendencia Financiera de Colombia. En este aspecto, y teniendo en cuenta
que esta dependencia asumió nuevas funciones, se aplicó encuesta a la oficina y
encuestas estudio unidad documental, conformando las siguientes series y
subseries:
SERIE: ACTAS
SUBSERIE: ACTAS DE COMITÉS
SERIE: COMPROBANTES CONTABLES
SUBSERIE: COMPROBANTES DE EGRESO
SUBSERIE: COMPROBANTES DE INGRESO
SERIE: CUENTAS
SUBSERIE: CUENTAS CLIENTES
SERIE: INFORMES
SUBSERIE: INFORMES FINANCIEROS
UNIDADES DOCUMENTALES: Informe de tasas semanales
Movimiento diario contable de cierre
Estados de cuenta de clientes de depósitos a la vista
Avisos de cobro clientes
SERIE: INSTRUMENTOS DE CONTROL
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SUBSERIE: REGISTROS
UNIDADES DOCUMENTALES: Control de cuentas clientes y tarjetas de firmas
Control libretas clientes
SERIE: INVENTARIOS
SUBSERIE: INVENTARIOS DOCUMENTALES
UNIDAD DOCUMENTAL: Inventarios de títulos valores
Luego de tener las Tablas de Retención Documental construidas, el Subgerente
Administrativo, las remite mediante memorando a cada una de las dependencias
con el fin de que verifiquen y validen su producción documental. Las siguientes
dependencias mediante memorando verificaron, validaron y aceptaron su Tabla de
Retención documental:
Dependencia Fecha Memorando
Dirección de Contabilidad 14 de julio de 2016 201603908
Dirección de Tesorería 19 de julio de 2016 201604001
Secretaría General 22 de julio de 2016 201604085
Oficina de Gestión del
Riesgo
26 de julio de 2016 201604134
Dirección Técnica Jurídica
Comercial
27 de julio de 2016 201604162
Subgerencia Administrativa 27 de julio de 2016 201604165
Dirección de Operaciones 27 de julio de 2016 201604215
Gerencia General 4 de agosto de 2016 201604426
Dirección de Administración
de Proyectos y Convenios
9 de agosto de 2016 201604516
Oficina Asesora de 9 de agosto de 2016 201604521
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Comunicaciones
Por otra parte, las dependencias que informaron mediante memorando sobre
ajustes que se debían de realizar a sus tablas, fueron las siguientes:
• SUBGERENCIA FINANCIERA:
Memorando 201603893 del 14 de julio de 2016: “El código 2.7-16-04 de la Serie
Documental: INFORMES A LA CALIFICADORA DE RIESGOS debe ser retirado;
debido a que pertenece al Contrato 0019 del 24 de febrero de 2016 a nombre de
Fitch Ratings Colombia. Por lo tanto debe ser enviado por transferencia primaria
todo el año”.
Por lo tanto, se procede a eliminar esta subserie, toda vez que hacen parte de los
contratos de prestación de servicios suscritos con la Calificadora de Riesgos.
• SUBGERENCIA COMERCIAL DE FOMENTO Y DESARROLLO:
Memorando 201603926 del 15 de julio de 2016: “Solicitamos se incluya en la
Tabla de Retención Documental “Series y tipos documentales” (Oferta de
créditos), y los demás datos se conservan como están”.
Por lo tanto, se agrega el tipo documental “Oferta de Créditos” a la subserie 2.6-
14-01 ESTUDIO DE CRÉDITOS.
• DIRECCIÓN TÉCNICA CONTRACTUAL Y ADMINISTRATIVA:
Memorando 201604185 del 27 de julio de 2016: “Se debe incluir la unidad
documental Demanda Ejecutiva Singular, dentro de la subserie Procesos
Judiciales. Esto ya que durante la aplicación de la Tabla se evidenció la
producción de dos (2) Demandas de este tipo en la Dirección, tal como consta, en
la Transferencia Primaria Anual del 22 de julio de 2016”.
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Por lo tanto, se agrega la unidad documental Demanda Ejecutiva Singular dentro
de la subserie PROCESOS JUDICIALES.
Es de aclarar que no se realiza encuesta toda vez que 1) la subserie documental
PROCESOS JUDICIALES ya existe en la TRD de la Dirección Técnica Contractual
y Administrativa, y 2) La unidad documental Demanda Ejecutiva Singular ya existe
en la TRD de la Dirección Técnica Jurídica Comercial con sus respectivos tipos
documentales, y teniendo en cuenta que es la misma información, solo se ubica
dentro de la TRD de la Dirección Técnica Contractual y Administrativa.
• OFICINA DE CONTROL INTERNO:
Memorando 201604194 del 27 de julio de 2016 “2.3-16-01 INFORMES DE
AUDITORIAS: Quedará conformado de la siguiente manera: Informes de
auditorías externas (Contraloría), Informes de auditorías internas de calidad,
Informes de auditorías de gestión. En la normatividad cambiar por: Ley 87 de
1993, Decreto 943 y las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 19001 2012.
2.3.16-10 INFORMES A ORGANISMOS DE REGULACIÓN, INSPECCIÓN,
VIGILANCIA Y CONTROL: Quitar la parte normativa y aclarar que en esta serie ira
toda aquella correspondencia que provenga o se envíe a los organismos externos
de regulación, vigilancia y control por información diferente a la relacionada por
una auditoría externa, la cual se archiva en el código 2.3-16-01. 2.3-16-14
INFORMES DE SEGUIMIENTO: Cambiar el formato en papel y dejarlos todos
electrónicos. En la normatividad incluir la circular 4 de 2005, circular 4 de 2006,
decreto 2641 de 2012 y decreto 1081 de 2015.”
Por lo tanto, se procede a:
1) Cambiar la normatividad para la subserie 2.3-16-01 INFORMES DE
AUDITORIAS.
2) Se suprime la normatividad de la subserie INFORMES A ORGANISMOS DE
REGULACIÓN, INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
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3) Se cambia el soporte de las unidades documentales asociadas a la subserie
2.3-16-14 INFORMES DE SEGUIMIENTO, de papel a electrónico. Y se incluye la
normatividad referida.
Es de aclarar que las otras observaciones presentadas, no se incluyen dentro de
la TRD, ya que son propias de la aplicación de este instrumento y de la
organización de los expedientes por parte de la dependencia.
• DIRECCIÓN DE SISTEMAS:
Memorando 201604205 del 27 de julio de 2016 “Se solicita de la manera más
respetuosa de incluir en dicha tabla de retención los informes de Mesa de Ayuda
ya que estos se vienen realizando a partir del mes de junio del año 2015.”
Por lo tanto, se procede a aplicar encuesta estudio unidad documental, con el fin
de validar la generación de una nueva subserie documental para esta
dependencia.
Memorando 201604805 del 22 de agosto de 2016 “Verificando la tabla de
retención documental anual del año 2015, se observó que los manuales técnicos
no fueron incluidos en dicha tabla documental. Por política de seguridad de la
Dirección de Sistemas, le solicito que estos manuales deben incluirse y
clasificarse como información confidencial”.
Por lo tanto, se procede a aplicar encuesta estudio unidad documental, con el fin
de validar la generación de una nueva subserie documental para esta
dependencia.
• DIRECCIÓN DE CRÉDITO Y CARTERA:
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Memorando 201604218 del 28 de julio de 2016: “Me permito informar que en la
Tabla de Retención Documental de la Dirección de Crédito y Cartera en los
informes financieros deben quedar únicamente los informes de cartera y de
causación, y adicionar el informe de proyección y el informe de recaudo. Los
demás puntos continúan igual”.
Por lo tanto, se procede a suprimir las siguientes unidades documentales
asociadas a la subserie INFORMES FINANCIEROS:
• Informe de desembolsos
• Informe de créditos aprobados
• Informe Cuadre de cartera
Y se agregan las siguientes unidades documentales a la subserie INFORMES
FINANCIEROS:
• Informe de proyección
• Informe de recaudo
Es de aclarar que para estas dos unidades documentales no se realiza encuesta
toda vez que 1) la subserie documental INFORMES FINANCIEROS ya existe en la
TRD de la Dirección de Crédito y Cartera, y 2) los tiempos de retención se
formulan y aplican para las subseries documentales, por lo tanto, a estas unidades
documentales les aplica el mismo tiempo de retención de la subserie INFORMES
FINANCIEROS.
• DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA:
Memorando 201604280 del 29 de julio de 2016: “Me permito enviar las siguientes
observaciones a la Tabla de Retención Documental de la Dirección de Gestión
Humana para que sean incluidas en la cuarta actualización:
2.8.3-22-06 PLAN DE CAPACITACIÓN
Suprimir el tipo documental Cronograma.
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2.8.3-22-08 PLAN DE EMERGENCIA
Cambiar el tipo documental Cronograma de actividades, por Plan anual de
actividades.
Suprimir el tipo documental Inventario de recursos e informe de actividades
realizadas.
Cambiar el nombre del tipo documental Informes de evaluaciones de situación por
informes de simulacros.
2.8.3-24-01 PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA SALUD Y SEGURIDAD EN EL
TRABAJO
Incluir en el nombre de la subserie la palabra SISTEMA.
En la unidad documental Seguridad Industrial, cambiarla por Seguridad Industrial y
salud en el trabajo. Y los tipos documentales asociados a esta unidad documental,
realizar los siguientes cambios:
· Cambiar el tipo documental Panorama factores de riesgo, por Matriz de Riesgos.
· Incluir el tipo documental Matriz de capacitación.
· Incluir el tipo documental Matriz de indicadores.
· Cambiar el tipo documental Informes sobre estudios y necesidades sobre ruido,
aire acondicionado, iluminación, sillas, por Informes sobre estudios y necesidades
de seguridad laboral.”
Por lo tanto, se procede a realizar los cambios de los tipos documentales en las
unidades documentales y subseries mencionadas, a saber:
2.8.3-22-06 PLAN DE CAPACITACIÓN
2.8.3-22-08 PLAN DE EMERGENCIA
2.8.3-24-01 PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA SALUD Y SEGURIDAD EN EL
TRABAJO
• OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
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Memorandos 201604233 y 201604291 del 28 y 29 de julio de 2016: “Solicitamos
que nos excluyan de la tabla de retención documental de la Oficina Asesora de
Planeación las siguientes series documentales, ya que son documentos que no se
generan en la dependencia.
2.1-02-07 ACTAS DE REUNIONES
2.1-04 CIRCULARES”.
Por lo tanto, se procede a suprimir estas subseries documentales de la Tabla de
Retención Documental de la Oficina Asesora de Planeación.
• SUBGERENCIA DE INVERSIONES Y COOPERACIÓN
Memorando 201604529 del 9 de agosto de 2016: “Me permito solicitar que se
modifique la Tabla de Retención Documental de la Subgerencia de Inversiones y
Cooperación eliminando los códigos relacionados a continuación debido a que no
se está produciendo documentación relacionada con esas series:
2.5-04-01 CIRCULARES INFORMATIVAS
2.5-04-02 CIRCULARES NORMATIVAS
2.5-14-02 ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD”.
Por lo tanto, se procede a suprimir estas subseries documentales de la Tabla de
Retención Documental de la Subgerencia de Inversiones y Cooperación.
Por todo lo anterior, se realizó nuevamente análisis e interpretación de la
información recolectada en cada memorando y se procedió a realizar los ajustes
necesarios para conformar las Series y subseries con sus respectivas unidades y
tipos documentales, permitiendo elaborar así el cuadro de clasificación
documental definitivo.
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1.2.2 Cuadro de clasificación documental. Después de efectuar las anteriores
actividades desarrolladas se elabora el Cuadro de Clasificación Documental
General para la cuarta actualización.
Ver anexo 7 (Cuadro de clasificación documental).
Dejando completo el Cuadro de Clasificación Documental se procedió a diligenciar
esta información en el formato de Tabla de Retención Documental establecido por
el Archivo General de la Nación, que define los tiempos de retención y el
procedimiento a seguir con cada subserie documental.
Ver anexo 9 (Tablas de Retención Documental).
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2. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN, CENTRAL E HISTÓRICO
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los funcionarios del IDEA
conformarán y organizarán sus archivos de gestión central e histórico, aplicando la
cuarta actualización de la Tabla de Retención Documental propuesta, y teniendo
en cuenta los principios de procedencia y orden original de los documentos. Es de
aclarar que la fecha de corte para la aplicación de la cuarta actualización de la
Tabla de Retención Documental es el 1 de julio de 2015, de conformidad con los
cambios administrativos producidos.
2.1 ARCHIVO DE GESTIÓN
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.
La organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es
allí donde se inician los procesos archivísticos y desde ésta perspectiva y con
fundamento en la aplicación de las Tabla de Retención Documental, ésta se debe
implementar de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las
políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos que deben implantarse
en el Instituto, que estén directamente relacionados con la producción, recepción,
distribución, trámite, organización , consulta y disposición final de los documentos.
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Para la organización de los archivos de gestión se realizarán los procesos de
clasificación teniendo en cuenta las agrupaciones documentales presentadas en la
Tabla de Retención Documental de cada oficina productora de documentos.
En cuanto a la ordenación documental se considerará que el sistema de
ordenación para los expedientes de una serie o subserie, facilite la localización y
recuperación de la información. Los sistemas de ordenación que se
implementarán según las necesidades, podrán atender a la siguiente clasificación:
Alfabético, Numérico, Cronológico o temático.
Es de aclarar que en los archivos de gestión sólo se destruirán documentos de
apoyo y documentos producto de una selección natural, ya que sólo el Centro de
Administración Documental con previa autorización del Comité Interno de Archivo
y Gestión Documental del IDEA está facultado para realizar eliminaciones
documentales.
Una vez organizado el archivo de gestión de cada Oficina Productora a partir de la
implementación de la cuarta actualización de la Tabla de Retención Documental,
aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las series.
Dichos documentos se constituyen en los llamados DOCUMENTOS DE APOYO.
2.2 ARCHIVO CENTRAL
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión del Instituto, cuya consulta no es tan frecuente se realiza selección
documental.
En el Instituto, la organización del Archivo Central obedece a lo estipulado en las
Tablas de Retención y el Cuadro de Clasificación Documental.
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La organización consiste en aplicar el cuadro de clasificación documental en el
Centro de Administración Documental, estableciendo espacios reservados para
las dependencias o unidades administrativas y las series asociadas a cada una.
Iniciando con las series cargadas a la Gerencia General.
Con este sistema se debe reservar espacios para el crecimiento natural de las
series documentales.
2.3 ARCHIVO HISTÓRICO
Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de archivo
de conservación permanente. En este archivo no se realiza selección.
Los documentos de conservación permanente, se tienen dispuestos en varios
depósitos, en el Archivo Central, dispuestos en los espacios de cada serie
documental, en bodegaje externo, con códigos e inventario realizado por los
funcionarios, y en Bodegaje externo con códigos de recuperación o consulta, e
inventario dispuestos por la entidad prestadora de este servicio.
2.4 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Una vez agotados los términos de permanencia en cada archivo según la Tabla de
Retención Documental se debe proceder a aplicar el proceso de transferencias
documentales, a través de un cronograma, el cual tendrá en cuenta tanto las
transferencias primarias como las secundarias.
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Para este proceso se continuará con la implementación del formato único de
inventario documental donde se registren los documentos a transferir al Archivo
Central según sea el caso de la dependencia.
2.4.1 Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo de
Gestión al Archivo Central. Todas las dependencias del Instituto remitirán al
Archivo Central los documentos ya tramitados, de conformidad a lo estipulado en
la Tabla de Retención Documental, de la siguiente manera:
• Retirar las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando exista
original.
• Normalizar la denominación de tipos documentales como lo plantea la Tabla de
Retención Documental, para construir las series documentales.
• Los documentos se enviarán al Archivo Central ordenados y clasificados por
series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos tipos
documentales al interior
• Diligenciar en el Formato de Único de Inventario Documental los documentos
que serán para transferir.
• El Formato de Inventario será firmado por la persona que recibe la
transferencia y la que actualiza la información del Centro de Administración
Documental.
• Las transferencias se harán de acuerdo a un cronograma establecido por el
Centro de Administración Documental y aplicando la Tabla de Retención
Documental.
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3. DISPOSICIÓN FINAL
La disposición final debe entenderse como el proceso mediante el cual se
seleccionan los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en
las Tablas de Valoración Documental.1
En el caso de los documentos producidos o recibidos por el IDEA a partir del 1 de
julio de 2015, la disposición final se realizará conforme a lo consignado en la
cuarta actualización de las Tablas de Retención Documental, en la columna
denominada como “Procedimiento”, donde se señalan los procedimientos
(Conservación Total, Selección, Eliminación) a ejecutar en el caso particular de
cada serie y/o subserie documental analizada en el marco de la normatividad
interna y externa que rige la producción y conservación.
Según el Archivo General de la Nación los procedimientos para la disposición final
de los documentos se pueden definir de la siguiente manera2:
• Conservación total
Se aplica a todos los documentos que tienen valor permanente, es decir, los que
por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Entidad, constituyéndose en
testimonio de su actividad y por lo tanto son soporte para la construcción de la
memoria institucional. Del mismo modo estos documentos se convierten en
patrimonio documental de la sociedad, en tanto el objeto misional del IDEA
involucra los intereses colectivos de los antioqueños.
1Archivo General de la Nación, Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental, AGN, Sistema Nacional de Archivos, Bogotá, 2005, p. 30 2Archivo General de la Nación, Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental, AGN, Sistema Nacional de Archivos, Bogotá, 2005, p. 33
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• Selección
La selección documental se realiza en el archivo central, con el fin de escoger una
muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación
permanente en el archivo histórico. Para adelantar la selección debe aplicarse el
método señalado para cada serie y/o subserie documental, como aparece
especificado en la columna “Procedimiento” de las TRD.
• Eliminación
Se aplica a aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Para
adelantar esta actividad se debe tener en cuenta:
Aplicar lo estipulado en la columna “Procedimiento” de las TRD en cuanto al
cumplimiento de los tiempos de retención en los archivos de gestión y central.
Elaborar el acta de eliminación documental, donde se consigne la descripción
de los documentos a eliminar y el método a emplear.
Obtener el aval del Comité Interno de Archivo y Gestión Documental de la
Entidad.
• Digitalización
El IDEA ha determinado que aquellos documentos de conservación total y los
resultantes del proceso de selección documental serán digitalizados, como medida
para garantizar su conservación y preservación, así como para asegurar el acceso
y consulta de la información en ellos contenida. La digitalización se refiere a la
técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera
analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede
ser leída o interpretada por computador. Para adelantar este procedimiento se
debe:
Determinar la metodología y el plan de trabajo para adelantar el proceso de
digitalización.
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Realizar control de calidad permanente del proceso de digitalización, para
evitar el deterioro de los documentos mientras se digitalizan y para que se
obtengan imágenes de calidad que permitan la adecuada consulta de la
información.
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4. APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
La cuarta actualización de las Tablas de Retención Documental será aprobada por
el Comité Interno de Archivo y Gestión Documental del Instituto para el Desarrollo
de Antioquia – IDEA, y mediante Resolución de Gerencia suscrito por el Gerente
General.
Una vez surtidos estos trámites, se remitirán al Consejo Departamental de
Archivos para la respectiva convalidación.
A partir de que sea aprobada y convalidada por las instancias correspondientes,
serán de obligatorio cumplimiento. Estas constituirán la base y el referente para la
organización de los archivos, podrá aplicarse a los documentos producidos con
anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma
estructura organizacional sobre la cual se basó su elaboración, la cual en todo
caso, corresponderá a la siguiente fecha de corte: 1 de julio de 2015.
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5. ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
El Centro de Administración Documental realizará seguimiento para la verificación
de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y
atenderá las modificaciones que resulten por cambios en los procedimientos,
funciones o reformas en la estructura orgánica.
Las modificaciones a la Tabla de Retención Documental de las oficinas
productoras de los documentos, deberán ser evaluadas por los Técnicos del
Centro de Administración Documental y presentadas al Comité Interno de Archivo
y Gestión Documental del IDEA para su estudio y aprobación.
Es importante tener en cuenta que la Tabla de Retención Documental requiere
revisión y actualización periódica, por lo que de no solicitarse modificaciones a la
misma en un periodo mínimo de dos años se recomienda estudiar y evaluar si
efectivamente no han surgido cambios en la producción documental.
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6. EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dependencia: Denominación de la dependencia productora de los documentos
que se relacionan
Código: Asignación de dígitos que permiten identificar la dependencia.
Código: Asignación de dígitos que permiten identificar los documentos.
D: Código de dependencia
S: Código de la serie
SB: Código de la subserie
Ejemplo: Dirección de Crédito y Cartera Código 2.7.2; para organizar los
documentos en la Tabla de Retención Documental, la unidad documental Actas de
comité de cartera quedaría así: Los tres primeros dígitos, la dependencia
productora: (2.7.2) seguido de guion sigue los dos números que determinan la
Serie: 01 y dos números siguientes que identifican la Subserie: 01 Código
Completo para la serie actas, subseries Actas de Comité: 2.7.2-01-01.
• Series y Tipos Documentales: En esta columna se relacionan los documentos
de acuerdo a las categorizaciones establecidas para cada una de las
dependencias. Se registran las series en mayúsculas fijas ordenadas
alfabéticamente y negrilla seguidas de las Subseries escrita en mayúscula sin
negrillas y luego siguen Unidades Documentales en minúscula sin negrilla; estos
últimos relacionados de acuerdo a como se produjeron en el tiempo y por ende
como deben conservarse.
2.7.2- 01 ACTAS
2.7.2- 01 – 01 ACTAS DE COMITE
Actas de Comité de Cartera
• Retención: Determina el tiempo en años, que deben permanecer los
documentos en las dos primeras fases del archivo, basados en la valoración
que posee, de la normatividad que lo regula y de la consulta que es objeto.
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• Disposición Final: En esta columna se determina el mecanismo a utilizar con
las series documentales, una vez los tiempos de Retención en el Archivo
Central se cumplan teniendo en cuenta sus valoraciones primarias y
secundarias.
• Conservación Total (CT): Determina la transferencia al Archivo Histórico de
las series documentales que por su valor permitan ser referentes para la
investigación o reconstrucción de las actividades más importantes de la
Entidad.
• Selección (S): Escogencia de una muestra representativa de la Serie
Documental, la más completa e importante que se tenga, aplicada a series que
posean características similares permitiendo que una puede ser representada
por otra sin perjuicio de pérdida de información específica. Los documentos
sobre los cuales se realiza la Selección podrán al mismo tiempo ser
microfilmados o permanecer en el soporte original y eliminar el resto.
• Microfilmación (M/D): Es la que permite la reproducción de información que
se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, rollos y otros) en
otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador u otro medio
técnico. Los documentos permanecerán o se eliminarán según lo disponga la
TRD.
• Eliminación (E): Una vez el documento cumpla con el tiempo estimado de
retención y pierda su valoración referencial y de consulta, la Serie Documental
se elimina conforme lo indica la columna Procedimientos/ observaciones de la
Tabla.
• Procedimientos: En esta columna se indica el procedimiento aplicable en
términos de retención, disposición final en cada subserie y se menciona la
normatividad asociada (si aplica).
• Convenciones: Las convenciones utilizadas en la TRD permiten hacer más
funcional la estructura de las columnas y facilitan la comprensión de las
mismas.
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AG Archivo de Gestión
AC Archivo Central
CT Conservación Total
E Eliminación
S Seleccionar
M/D Microfilmar/Digitalizar
• Firma del responsable: Firma del Subgerente Administrativo como
responsable del Centro de Administración Documental y presidente del
Comité Interno de Archivo y Gestión Documental.
• Firma responsable oficina productora: Firma del subgerente, director o
jefe de dependencia.
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7. ANEXOS
Anexo 1. Actos Administrativos
Anexo 2. Cuadros de proyección de series documentales
Anexo 3. Cronograma de entrevistas
Anexo 4. Encuestas definitivas
Anexo 5. Listado de series producto de encuestas
Anexo 6. Codificación dependencias
Anexo 7. Cuadro de clasificación general
Anexo 8. Cuadros de clasificación por oficina productora
Anexo 9. Tabla de Retención documental por Oficina productora
Anexo 10. Criterios de valoración documental
Anexo 11. Memorandos solicitando modificación TRD
Anexo 12. Memorandos aprobando o solicitando ajustes a la TRD
Anexo 13. Glosario de términos asociados a las funciones del Instituto para el
Desarrollo de Antioquia – IDEA
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Anexo 14. Acta de Comité Interno de Archivo y Gestión Documental 02 de 2016
Anexo 15. Resolución de aprobación de la TRD