Grant Cradle to Grave

Alex GaleaKariann GlynnTracy Wayman

Recommended Grant Proposal Timeline

• 4 Months• 3 Months• 1‐2 Months• 3 Weeks• 2 Weeks• 5 Business Days Prior to Deadline

Grant Instructions: RFA or PA

• Read through the guidelines carefully • Make notes on specifications in the announcement, such as:– Funding limits– Page limits– Eligibility

• NIH Office of Extramural Research http://grants.nih.gov/grants/oer.htm Search for:– Funding opportunities– Forms & Applications– Due dates and Submission policies, etc.

Types of Proposals

• Unsolicited Proposal• Investigator‐Initiated Research 

• Submitted according to sponsor’s broad guidelines

• Funding arrangement is usually a grant 

• Standard due dates by cycle

• Parent Funding Opportunity Announcements (FOA)– Examples:– PA‐11‐260 = Research Project Grant (Parent R01)– PA‐11‐284 = NRSA Training Grant (Parent T32)– PA‐12‐100 = Admin Supplement to Existing NIH grant (Parent Admin Supp)

• http://grants.nih.gov/grants/guide/parent_announcements.htm

Types of Proposals

• Solicited Proposal• Submitted in response to a specific work statement from the sponsor

• Request for Application (RFA)– Solicits  grant or  cooperative agreement applications – Well‐defined scientific area to accomplish specific program objectives– Indicates amount of funds, number of awards, and standard due dates

• Request for Proposal (RFP)– Sponsor solicits a response to award a contract– Research meets a specific need for sponsor’s direct benefit– Single application receipt date

Standard Receipt Dates for NIH

• http://grants.nih.gov/grants/funding/submissionschedule.htm

Budget Basics

• Direct Costs• Facilities and Administrative (F&A) Costs

– Indirect Costs• Total Costs

– Modified Total Direct Costs (MTDC)– Total Direct Costs (TDC)

Basic Expenditure Considerations

• Allowable– Cost item meets sponsor requirements

• Allocable– Particular cost item can be specifically identified with the project or can be clearly allocated to the project

• Reasonable– Would a prudent person have incurred the expense under the circumstances?

– Is the item necessary for the project?

Budget Elements

• Direct Costs– Salary and Wages (Personnel)– Fringe Benefits– Equipment– Supplies– Travel– Patient Care Costs– Other Expenses– Subcontracts

• Facilities and Administrative (F&A) Costs

Two Distinct Budget Formats

• Non‐Modular Format– Used for research grant applications requesting more than $250,000 direct costs per year

• Modular Format– Used for research grant applications requesting less than $250,000 direct costs per year

Budget Justification

• Specific to the sponsor• Non‐Modular and Modular Requirements are different• Provide the justification for each individual in the same order as listed on the budget page (PI first, remaining in role importance)

• Present the categories in the same order as on the budget page

• Give additional information if it isn’t obvious in the budget

Just in Time

• NIH uses Just‐in‐Time procedures for certain programs and award mechanisms (each FOA will include specific guidance on the use). These procedures allow certain elements of an application to be submitted later in the application process, after review when the application is under consideration for funding. The standard application elements include other support information for senior/key personnel; certification of IRB approval of the project’s proposed use of human subjects; verification of IACUC approval of the project’s proposed use of live vertebrate animals; and evidence of compliance with the education in the protection of human research participants requirement. Other program‐specific information may also be requested using this procedure. (Applications in response to RFAs also may be subject to these procedures. The RFA will specify the timing and nature of required submissions.)

Why Just in Time?

Cycle II

New R01 June 5

Scientific Merit Review October‐November

Advisory Council Round January

Earliest Project Start Date April

Approximately11 months

Decreased burden on PI, study team, IRB, IACUC offices to develop and approve protocols for studies that will not be funded

Need for updated information

Notification

• JIT link in the Commons• Automated Email• Email request from GMS

– Please note deadlines for Just in Time information.

Notification

• Why we don’t respond to JIT link and automated emails

• Link and automated emails typically come out soon after peer review, still far ahead of start date

• Link and automated emails issued for grants that might not be recommended for funding

• If JIT is submitted in response to link or automated email, typically GMS will request updated information again close to the start date

Major Components

• Certification of IRB/IACUC approval• Human Subjects Education Requirement• Other Support

UNDERSTANDING THE NOTICE OF GRANT AWARD (NGA)

Notice of Grant Award (NGA) – General Information

• From: "OD OER NGA Mailer (NIH/OD)" <ODOERNGAMAILER@OD.NIH.GOV>• To: "'NIH@RESOURCE.CA.JHU.EDU'" <NIH@resource.ca.jhu.edu>,• "Awards, HL (NIH/NHLBI)" <AwardsHL@NHLBI.NIH.GOV>• Subject: NGA: 1 R01 HL71554‐01• ***************************** NOTICE OF GRANT AWARD• ****************************• RESEARCH                                    Issue Date:11/25/2002• Department of Health and Human Services• National Institutes of Health

• NATIONAL HEART, LUNG, AND BLOOD INSTITUTE• ****************************************************************************• ****

• Grant Number: 1 R01 HL071554‐01  (Revised)• Principal Investigator: Project Title:  LATENCY AND REACTIVATION TUBERCULOSIS

• SPON RES ADMINISTRATOR• JOHNS HOPKINS UNIV SCH OF MED• 720 RUTLAND AVE., ROOM 129• BALTIMORE, MD  21205• UNITED STATES• Award e‐mailed to: NIH@RESOURCE.CA.JHU.EDU

• ‐ 04/30/2003• Project Period: 06/01/2002 ‐ 04/30/2007

NIH Grant Application Number

1     R01     HD   012345     01     A1/S1

Application Type

Activity Code

Institute/Center

Serial Number

Year of Support

Suffixes

NIH Grant Sample Numbers

• 1 R01 HD12345‐01 (new)• 1 R01 HD12345‐01A1 (amended)• 2 RO1 HD12345‐33 (competing continuation)• 3 R01 HD12345‐01S1 (supplement)• 5 RO1 HD12345‐02 (noncompeting continuation)• 7 R01 HD12345‐03 (change of institution)

Award Restrictions

• Shown on the NGA after Section III• Restricted funds must be tracked by grantee to ensure compliance– Example:  restricted equipment funds pending receipt of current price quote or prohibiting human subjects research pending IRB review

Is my grant eligible for SNAP?

October 28, 2013 22

23

RPPR Structure

A.  Cover PageB.  AccomplishmentsC.  ProductsD.  ParticipantsE.  ImpactF.  ChangesG. Special (NIH) Reporting  RequirementsH.  Budget – SF424 (R&R) forms

CLOSEOUT DOCUMENTSFinancial & Technical

Financial Status Report

• NIH• Expenditure report showing actual outlays and obligations of funds.– Must be submitted for each budget period no later than 90 days after the close of the budget period.

• Final FSR• Non‐Federal Grants• The policies and procedures vary according to the grant agency.

Final Invention Statement and Certification

• Due 90 days following the expiration or termination of support

• Processed through Commons by PI and verified by Signing Official

Final Reports

Dear Business Official:

This notice is in follow‐up to the electronic mail that was sent 12/2/2010 regarding the closeout documents for the above referenced grant. In accepting the grant, the grantee institution agreed to comply with National Institutes of Health (NIH) policies, including the requirement for submitting final reports in a timely manner. Despite previous efforts, one or more of the required closeout reports are now past due, and should be submitted as soon as possible.

FINAL INVENTION STATEMENT AND CERTIFICATION (HHS 568)  The Final Invention Statement can be found at the following URL: http://grants.nih.gov/grants/forms.htm

FINAL PROGRESS REPORT An original copy of the final progress report is required, as well as one copy of reprints of any publications not previously submitted.  There is 

no standard form or format for this report. Specific details regarding Final Progress Report requirements can be found in the NIH Grants Policy Statement at the following URL: http://grants2.nih.gov/grants/policy/nihgps_2001/part_iia_7.htm#Closeout. 

It is imperative that the required reports be submitted immediately at the address below.Failure to do so may jeopardize future funding. If the reports cannot be submitted as required, please provide a date by which they will be submitted.

All Financial Status Report must be submitted through the eRA Commons.  All non‐financial closeout documents (the Final Progress Report and Final Invention Statements) may be submitted through the eRACommons or should be submitted to the following address:

Advice for Communicating with Funders

•Cultivate a good relationship•Know and abide by the rules•Read notices, directions, correspondence•Respond promptly to inquiries•Keep track of reporting requirements and report responsibly•Communicate with your PI and anyone else at your agency that can help