greens Подкрепящи структури за зелени обществени...

УПРАВЛЕНИЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ЗЕЛЕНИ ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ

GreenSПодкрепящи структури за зелени обществени поръчки за иновативна и устойчива институционална промяна

Проектът се финансира от Европейския съюз по програма Хоризонт 2020 – изследвания и иновации съгласно Договор № 649860

О БУ Ч Е Н И Е П О З ЕЛ Е Н И О Б Щ ЕС Т В Е Н И П О Р ЪЧ К И

Въведение

Този модул представя модел за управление наЗеОП под формата на лесен, гъвкав иизчерпателен подход за систематизиране наЗеОП, който: Осигурява систематична управленска подкрепа иконтрол

Задава ясни задачи и отговорности на тези, коитоса пряко включени

Упражнява подходящо наблюдение на процеса,постиженията и проблемите

Осигурява непрекъснато усъвършенстване

Подготвителни стъпки

Преди въвеждане на управленската система - важни предварителни стъпки:

1. Определяне на обхвата на дейността Дали дейността трябва да сеотнася за цялата община/предприятие илисамо за един отдел? Дали да се фокусира върху многопродукти/услуги или да започне само сняколко? За предприятия/общини с по-малкоопит е препоръчително първоначалния обхватна дейността да бъде по-тесен и постепенно да се увеличава

2. Националната законова рамка, касаеща ЗеОП Много държави членки на ЕС вече имат Национални

планове за действие за ЗеОП, които очертават целитеи дейностите

От особено важно значение е да имате информацияза законовата рамка по отношение на ЗеОП, за даможе дейностите да бъдат съобразени сизискванията на законите


3. Политическа подкрепа Да имате необходимата политическа подкрепа при

изпълнение на ЗеОП е критично условие за успех Наличието на разписани политики за ЗеОП е полезна

основа, върху която да се изгради последователен идобре координиран подход



4. Създаване на работна група Една управленска система не работи от самосебе си.Първа стъпка - създаване на междуведомствена работна група

В зависимост от обхвата на дейностите, които групата трябва даизпълнява, тя трябва да включва представители от всички свързани с товаотдели, напр. отдел «Инвестиции», отдел «Екология», «Правен»,«Финансов», «Обучения», «Връзки с обществеността» и т.н.

Общ преглед на управленския модел на ЗеОП

На основата на обикновен управленски цикъл "Планирай, Направи, Провери, Узакони" (Цикъл на Деминг)

1Подготовка

3Изработване

на план за действие

2Определяне

на целите

4Изпълнение на плана за

действие

5Мониторинг,

развитие и отчитане на резултатите

Стъпка 1: Подготовка

Цел:1/ Да се направи анализ на разходите на планиранитедейности за възлагане и организационни разходи2/ Да се изберат групите продукти/услуги за обществена поръчка


1/ Анализ на разходите Събиране на информация за ангажиментите на организацията и

количествена информация за текущите дейности по обществени поръчки

Тази информация ще помогне на възложителите да вземат информирани решения, да си поставят реалистични цели, да създадат базова линия за измерване на прогреса на ЗеОП, и открива възможности за подобряване на цялостната ефективност на управленските практики

Информацията , която следва да се събере за определена група продукти/услуги е представена в следващите слайдове


1/ Анализ на разходите Количествена информация: Общо направените разходи за група продукти/услуги Брой на необходимите обществени поръчки Брой на продуктите/обхват на услугите, които трябва да се закупят

(по избор) Общо планирани разходи за зелени продукти/услуги Брой търгове включващи изключително екологични критерии Брой „зелени“ продукти/услуги, които да бъдат договорени (по

избор)


1/ Анализ на разходите Организационни данни: Покупката централизирана ли е или не? Кой разработва тръжната документация? Ако в поръчката са заложени екологичните аспекти, кой разработва критериите? Кой оценява и управлява договорите? Използва ли се СЖЦ (стойност на жизнения цикъл) при оценката на финансовите

оферти? Има ли съществуващи договори с доставчици? Какви са сроковете им? Кои отдели използват продукта/услугата? (ако анализът се отнася за повече от един

отдел) Какво влияние има отдела използващ продукта върху процеса на възлагане? Т.е. до

каква степен те влияят какво да се купи? Включени ли са екологични данни?


1/ Анализ на разходите Организационни данни: Кои отдели използват продукта/услугата? (анализа е

необходим само ако процедурата на поръчката включва повече от един отдел)

Какво влияние има отделът, използващ продукта/услугата върху процеса на обществената поръчка? Т.е. до каква степен влияе върху това, което се купува?

Как се наблюдава и контролира процеса на обществена поръчка? Какви данни се събират и с каква честота? В тези данни включва ли се екологична информация?


1/ Анализ на разходите Възложителите могат да допълнят анализа с: Позициониране на снабдяването, т.е. за всяка група

продукти/услуга да се оцени разхода (или важността им от гледна точка на бюджета) заедно с „риска“ от гледна точка на наличие на подходящи доставчици

Пазарно проучване, т.е. оценка на възможността и капацитета на пазара да посрещне и удовлетвори изискванията или плановете на възложителя на ЗеОП


2/ Избор на групи продукти/услуги – фактори за съобразяване: Влияние върху околната среда – колко значимо е

екологичното влияние на продукта/услугата по време на техния жизнен цикъл спрямо други продукти/услуги

Бюджетна оправданост – колко разходва общността за продукта/услугата в сравнение с други продукти/услуги?

Възможност за влияние на пазара – колко значими са покупките на публичните власти в общия пазар на продукта/услугата и следователно какво влияние могат да окажат те?


2/ Избор на групи продукти/услуги – фактори за съобразяване: Стойност на жизнения цикъл и наличие на пазара – пазарното

проучване може да бъде полезно за определяне на подходящите алтернативи, които пазарът предлага на конкурентна цена (или организацията подготвена ли е да плати малко повече?). Оценката на стойността (цената на продукта) трябва да вземе под внимание всички разходи по време на жизнения цикъл – цена на придобиване, цена при използване (консумация на енергия, вода, поддръжка) и разходи за изхвърляне.

Потенциал за иновации – има ли възможност за насърчаване на пазара за иновативни зелени продукти?

Национални планове за ЗеОП – има ли групи продукти/услуги, които са с приоритет на национално ниво или за които има национално ръководство за ЗеОП


2/ Избор на групи продукти/услуги – фактори за съобразяване: Политически приоритети: Има ли специфични местни екологични приоритети, като качество

на градския въздух, потребление на енергия/вода или генериране на отпадъци?

Има ли определена група продукт/услуга с висока политическа чувствителност, която може да попречи за изпълнението на ЗеОП, напр. замърсяваща местна промишленост?

Кои групи продукти/услуги са с най-голяма разпознаваемост от обществото? Напр., нискоемисионни автобуси, публикации на рециклирана хартия,…


2/ Избор на групи продукти/услуги – фактори за съобразяване: Практически страни: Има ли важни договори за подновяване или дългосрочни договори за

определени продукти/услуги? Време и финансови ресурси необходими за изпълнението? Има ли определени групи продукти/услуги, за които вече има екологична

експертиза? Улеснения: По-лесно е да се започне с продукти, отколкото с услуги Започнете с продукт, за който екологичните критерии са ясни, напр. IT

обзавеждане, хартия, храна Изберете продукти, които доказват най-голямо потенциално спестяване по

време на жизнения си цикъл (обикновено енергоспестяващи), или с относително ниски нива на разходи (хартия или почистващи препарати)

Стъпка 2: Определяне на целта

Цел: Да се поставят цели отговарящи на специфичните интереси и капацитет на възложителите Да даде политически тласък за изпълнение и рамка за измерване на прогресаДва вида цели: Оперативни цели, ориентирани къммерки за подкрепаЦели пряко свързани с дейности по закупуване


Цели на тръжните дейности: Важно е да се поставят цели, свързани с крайните

резултати на инициативата: промяна на самите дейности по възлагане

На практика има два подхода, които предлагат реалистичен начин за наблюдение на прогреса, всеки с по два подвида, описани в следващите слайдове


Цели на тръжните дейности: 1. Съотношението на тръжните процедури, които водят до

зелени резултати (т.е. когато се купуват продукти /услуги) е или

1.А като брой, т.е. брой от общите тръжни процедури, публикувани за тази продуктова група, които водят до зелени резултати.

Пример: Х% от договорите за почистващи материали ще доведат до покупка на зелени продукти до 2016 г. 1.Б като стойност – стойността на договорите, сключени за

зелени продукти/услуги като съотношение към всички разходи за тази продуктова група

Пример: Х% от всички разходи за почистващи препарати ще бъдат използвани за покупка на зелени продукти до 2016 г.


Цели тръжните дейности: 2. Съотношението на тръжните процедури, които съдържат амбициозни екологични критерии (т.е. надхвърлят законовите изисквания) е или 2.А като брой, т.е. брой от общите тръжни процедури, публикувани

за тази продуктова група, колко от тях включват амбициозни екологични критерии

Пример: Х% от тръжните процедури за почистващи материали ще включват основни критерии за екомаркировка до 2016 г. 2.Б като стойност – т.е. стойността на договорите с амбициозни

екологични критерии като съотношение към всички разходи за тази продуктова група

Пример: Х% от всички разходи за почистващи препарати ще включват основни критерии за екомаркировка в тръжната документация до 2016 г.


Цели тръжните дейности – кой подход да използваме: Видът на избраната цел зависи от това какво е

приложимо за конкретната организация/община от гледна точка на съществуващите мониторингови системи на процедурите по обществени поръчки

Подход 1 (зелени резултати) ще бъде най-ефективният индикатор за успеха на вашите дейности, но: Ще изисква повече работа и вероятно въвеждане на нова

мониторингова система До известна степен резултатите са извън обсега на управление на

вашата община – зависят от доставчици


Цели тръжните дейности – кой подход да използваме: Мониторинг по стойността на договорите (подходи

1.Б и 2.Б) също може да бъде най-ефективният индикатор за успех от гледна точка на влияние на пазара, но: Отново ще изисква повече работа при събиране на данни,

отколкото просто оценка на броя на търговете (подходи 1.А и 2.А), особено ако има много рамкови договори и поръчките са децентрализирани

Най –големите договори като стойност не са винаги тези, които имат най-голямо влияние върху околната среда


Цели тръжните дейности – определение за „зелен“: За всяка от изброените дотук цели е необходимо да

се определи какво означава „зелен резултат“ или „амбициозен/силен екологичен критерий“. За това препоръчваме използването на основните критерии, представени в Модул 3 от този инструментариум


Как да определим целите: Използвайте информацията събрана по време на анализа на ЗеОП, като

вземете предвид резултатите от позициониране на снабдяването и пазарното проучване. Това ще покаже какъв е моментния статус и ще помогне за определяне на реалистични цели

Облегнете се на научените уроци – потърсете съвет от други, които имат опит. Може да спестите много време, ако се консултирате с други общини/публични власти, които вече са правили зелени поръчки.

Вземете предвид организационните фактори – нивото на централизация на обществените поръчки може да повлияе върху определянето на целите. При по-централизирани ОП е по-лесно дейностите да изпълнят новите стандарти за устойчивост.

Когато процесът на ОП е децентрализиран е по-трудно да се осигурят възложители, които имат необходимите умения да интегрират изискванията за устойчивост и да се наблюдава дали всичко е извършено както трябва.

Стъпка 3: Разработване на план за действие

Цел: Да се планират дейностите и да се назначат

отговорниците за постигане на целите.


Планът за действие е Стегнат, ясен документ, разработен за специфичните

нужди и тръжни практики на общината-възложител –разпространен и достъпен за всички служители, включени във всички етапи на процеса на обществена поръчка, съдържащ:

Политически ангажимент на общината (когато има такъв)Описание на дейностите, които ще се осъществяватОписание на разпределените отговорностиОпределени целиВремева рамка


Политически ангажимент Политическият ангажимент като например политики

за ЗеОП дава безценна подкрепа за изпълнението на ЗеОП.

Когато има такъв ангажимент, той трябва да се включи в плана за действие, за да засили неговото въздействие

Ако планът за действие е резултат на решение на оперативно, а не на политическо ниво, тогава поне това решение и всички определени цели трябва да бъдат включени.


Какви дейности трябва да бъдат включени?Зависи от обхвата и определените цели, но задължително:Тръжна процедура: Идентифициране на екологични критерии, включващи

маркетингово проучване (Модул 3 включва готов набор от критерии)

Включване на тези изисквания в тръжната документация. Представяне на подхода на СЖЦ на оценителите на поканите Определяне на възможностите за съвместни обществени

поръчки Публикуване на поканите, оценка на офертите, подписване и

управление на договорите


Какви дейности трябва да бъдат включени?Обучение – изключително важно е експертите, които са отговорни за изпълнението на специфични задачи да имат подходящите умения, или са преминали подходящо обучение: За експертите – относно техническите аспекти на

изпълнението на ЗеОП За финансовите отдели - относно концепцията на СЖЦ За директори и висше управленско ниво – за ЗеОП и за

потенциалните ползи, които те носят, за да се осигури подкрепа на процеса на високо ниво

За крайните потребители – за устойчиво използване на тези продукти


Какви дейности трябва да бъдат включени?Комуникация – ЗеОП са най-ефективни, когато има ясно разбиране сред персонала и доставчиците за това какво представляват и причините, поради които се правят: Дейности за повишаване на осведомеността за целия

персонал – чрез семинари, вътрешни бюлетини, вътрешна електронна мрежа (интранет)

Предварителни намерения, разпространени сред доставчици, предоставяйки време и информация за приспособяване към новите изисквания

Маркетингови дейности, предназначени към широката публика. Публичните власти са в силната позиция да бъдат „водещ пример“.


Какви дейности трябва да бъдат включени?Мониторинг До степента в която е възможно, такъв мониторинг

трябва да се извършва в рамките на редовните мониторингови процедури, като вътрешен одит. Трябва да бъде сигурно, че поне количествените данни от Стъпка 1 са събрани на годишна база.

Екипът, отговорен за подготовката на плана за действие трябва да определи дали има нужда от разработка на допълнителни системи, но допълнителната работа трябва да се сведе до минимум


Разпределяне на отговорностите в плана за действие Кой ще бъде отговорен за цялостната координация на ЗеОП?

В идеалния вариант цялата отговорност трябва да се поеме от един човек. В по-децентрализираните власти, отговорността за координацията може да бъде споделена

Кой ще бъде отговорен за същинското изпълнение? Планът за действие трябва да очертава специфични задачи и да разпределя ясно отговорността за изпълнението им. Крайната отговорност ще лежи върху възложителя или този, който държи делегираните права върху бюджета на общината.

Планиране на срещи. Добра идея е да се планират редовни срещи между отговорниците за главните дейности в рамките на плана за действие.

Стъпка 4: Изпълнение на плана за действие

Критериите за покупка в Модул 3 от тозиинструментариум дават примери за екологични критерии, които могат да бъдат включени в тръжната документация, заедно с ясни съвети за изпълнение. Дават се варианти както за„бърз подход“, така и за по-детайлен подход. Препоръчително е в тръжната документация да се използват критерии за 11-те продукта/услуги, описани в Модул 3. Екомаркировките и националните правила и указания могат също да дадат ясни съвети.

Стъпка 5: Мониторинг и отчитане

Цел: Да се оцени прогреса при изпълнението на целите и

да се отчетат постиженията.

Да се определят проблемите, които се срещат и да се разработят решения

Стъпка 5: Мониторинг и отчитане

Отчитайте прогреса при постигане на целите чрез преглед на количествените фактори от Стъпка 1.

Извършете вътрешен преглед, като търсите отговори на следните въпроси:

Изпълнени ли са планираните мерки и процедури?Какво е постигнато?Какви бяха пречките?Възможно ли е в бъдеще да се подобри интеграцията

на екологичните проблеми в тръжните операции?Необходими ли са някакви корективни действия?Какъв вид нови цели можем да си поставим?

Модел за управление на ЗеОП

Започнете цикъла на процедурата отново!

Допълнителна информация

Целият инструментариум за обучение по ЗеОП може да намерите на:

http://ec.europa.eu/environment/gpp/toolkit_en.htm

Инструментариумът е разработен за Европейската Комисия от ICLEI – Местни власти за устойчивост, 2008

Собственик, редактор: Европейска Комисия, ГД Околна среда-G2, B-1049, Bruxelles

Отказ от права: Европейската комисия нв носи отговорност във връзка с информацията представена в този документ

Снимките в презентацията са притежание на www.pixabay.com

greens Подкрепящи структури за зелени обществени...

Documents