GROWTH AND EXPANSION COMMITTEE

SUPREME CONVENTION

BOSTON, MA

FINAL REPORT

July 22, 2005

COMMITTEE  MEMBERS

Kostas Gus Hazifotis, Chairman, San Jose, CA

John P Copoulos, Reno, NV

John N. Tsimekles, Greenacres, FL

John J. Manolukas, Youngstown, OH

George Zografides, Youngstown, OH

Demetrios Kirkiles, Fort Lauderdale, FL  

Alex Scott, West Palm Beach, FL   

Jonathan Stroup,  Warren, OH

  

GROWTH AND EXPANSION COMMITTEE 

EXECUTIVE SUMMARYAHEPA was created to educate the Greek Immigrant, assist him to become an American Citizen, to fight discrimination against him and help him become part of the American Fabric. AHEPA was a huge success. Today that need does not exist. Now AHEPA must reinvent itself to provide programs and services important to today’s Hellenic­American. Further, AHEPA is the only Greek Organization that can promote Hellenism in the US and educate our children and grandchildren on Hellenism, their heritage, culture, customs and traditions. 

In order for AHEPA to grow and prosper, the AHEPA Leadership should place its efforts on the Order of AHEPA, its problems AND its needs. The emphases should be on AHEPA Programs and Services and AHEPA National Projects. AHEPA is the greatest and most successful organization of its kind. It must now evolve to serve the next generation of Hellenes and take its rightful place as the premier Hellenic organization worldwide. Obstacles to growth include:

1. Resistance to increasing annual dues.2. The aging AHEPA Membership and the steady loss of members through attrition.3. No sustainable Membership Program.4. No program to attract our Youth to the Order.5. No compelling reason to join AHEPA.6. Limited services and programs for existing members.

The following are issues that the Committee has briefly investigated and recommends that the Convention adopts the recommendation that the Growth and Expansion Committee be established as a standing Committee. Since their primary mission shall be Membership, the Supreme Vice President shall be the Chairman of the Committee.  Services and Programs will be explored and discussed and presented to the Board or Supreme Lodge for implementation. 

THE PROBLEM ­ORGANIZATIONALAHEPA is a large diverse group that is made up of an Adult Group and a Youth Group. The Adult Group (AHEPA) is essentially 21 on. The Youth Group (SOP) ages are 14 to 29. Each Group has different needs and interests because of the age factor. Even within the two major groups, there are different priorities, again because of age differences.

SOP & AHEPA (18 to 30) Interests­ Education, Profession, Trade, Business, Marriage   .  

1. Education ­Scholarships2. Mentor Program­Career Counseling3. Networking­Professionals, Businessmen, Tradesmen4. Sports­Basketball, Golf, Tennis, Bowling, Soccer5. Socializing­Meeting other Youth of Hellenic Descent 6. Hellenism­Learning their Heritage, Customs and Traditions7. Travel­SOP Group Travel, etc.

AHEPA (30­55)   Interest­ Family, Sports, Employment, Travel, Home Purchase, Church, Community, AHEPA

1. Socializing­Conventions at Resort Areas and affordable sites where the Youth would      attend.2. Sports­ Local, District, Regional and National3. Networking for Young Professionals4. Religion­Parish Council, AHEPA Day, Seminary Scholarships5. Hellenism­Supporting Youth Programs on Hellenism (Dance Groups, Sports Teams,    Greek Language, etc.)

GROWTH & EXPANSION, page 2

7. Support Hellenes and Phil­Hellenes entering Politics for holding Office on the Local, County, State and National scene. 

8. AHEPA Office­Chapter, District, National9. Financial Planning

AHEPA (55 On)Interest­Family, Health, Travel, Church, Security, Retirement, Bequests.

1. Estate Planning­Investment Management, Insurance­Health, Life, etc.2. Group Travel sponsored by AHEPA3. Prescriptions and Medical Supplies4. AHEPA Office­Chapter, District, National5. Support Hellenes and Phil­Hellenes entering Politics or holding office on the Local and 

National scene.6. Provide Scholarships, Donate to National Projects7. End of Life Issues

A. REGIONSIn order to better monitor the progress of any Membership Program, it is recommended the, country be divided into eight Regions or Zones.  Regional Membership Director shall assigned to each Zone and be accountable for Membership.  A Regional Director shall be knowledgeable of AHEPA, a Prominent AHEPAN from that Region, who has the time, knows the Districts (District Officers, Chapter Officers), willing to devote the time, who can motivate the Chapters to significantly increase membership. The Regional Director shall report to the Supreme Vice President and have a Membership quota to meet. The budget for a Regional Director shall be up to $6,000 for travel expenses (air, auto, hotel). The Regional Director shall share success programs for recruiting members with all Regional Directors. The Regional Director shall be DIGITAL in the use of E­mail and the Internet. 

The Regional Membership Director shall be designated or appointed by the Supreme Vice President for a three year term. The initial Members shall be staggered (1yr, 2yr, 3yr). No member shall serve more than two full terms. A monthly report outlining activities shall be submitted to the Supreme Vice President. 

B. MEMBERSHIPIn order to project the AHEPA story, we need communication tools and marketing materials to assist all members to recruit worthy Hellenes and Phil­Hellenes. 

1. Marketing Materiala. History of AHEPA

b. Why join AHEPA?c. What is AHEPA?d. Public Relations Effort

2. Advertise and promote AHEPAa. Write stories about AHEPA activities for Newspapersb. TV coverage for major events

3.  Improve communications with the Membership (Internet)a. Establish a monthly newsletter for his Region via E­mail

GROWTH & EXPANSION, page 3

C. BUDGET AND FUNDINGThe AHEPA Budget problems can be corrected if the Membership program is successful. The figures below are a net increase in membership. To have a net increase in membership, we must take approximately 10% for attrition. In other words, we must recruit approximately 1500 members just to stay even.

     NEW   MEMBERS        INCR. BUDGET      

1000   $37,5002000   $75,0003000 $112,0004000 $150,0005000 $187,5006000 $224,000

The target is 5000 “net” new members each year for three years. This is why it is important to place the emphasis on Membership. The cost for a Membership Program is estimated at $48,000 per year. 

D. MEMBER REINSTATEMENT & RETENTIONIt is easier to reinstate a member than recruit a new member. A program to bring delinquent members back to the Order, shall be developed. 

Retention is a problem for all Chapters. To improve this situation, the following is suggested:

1. The Sponsor of the New Member shall call the member to remind him of the meeting.2. The New Member should be assigned some task or project to encourage active 

participation.  

E. MEMBERSHIP PROGRAMSDevelop a Contest to promote interest and competition in a Membership Drive.

1. Have an AHEPA Family Regional Leadership Conference in every Zone.2. Have mass Initiation Ceremonies at the Leadership Conferences3. Membership Contest winners (Chapter) shall be honored at the National Convention4. Recruit your CHILDREN and GRANDCHILDREN

F. PROGRAMSPrograms must be developed to service the needs of the Membership.

1. Senior Citizens Housing2. Charter Schools3. Hellenism­Seminars and Courses4. Education­Scholarships5. Community­Outreach6. Government Relations7. Form a 541 Political Action Committee for Hellenic Issues8. Global Internet Forum sponsored by AHEPA9. Publicize and promote the AHEPA National Projects

10. Develop Leadership Conferences for each Zone11. Make Conventions more  Meaningful and Informative12. Comprehensive AHEPA Calendar (National, District and Chapters)13. Develop Senior Citizens Information for assistance and advocacy for Senior Issues

GROWTH & EXPANSION, page 4

G. AFFINITY PROGRAMSDevelop infinity programs with business partners  

1. Insurancea. Auto Insuranceb. Home Insurancec. Life and Health Plansd. Small Business Group Planse. Accident Insurancef. Disability Incomeg. Dental Insuranceh. Short Term Medical Insurancei. Prescription Insurance

2. Travel Agencya. Domesticb. Internationalc. Cruisesd. Car Rental Programe. Group travel

3. Financiala. Personal and Financial Programs b. Legal Servicec. Estate Planning

4. Prescriptions and Medical Supplies5. Credit Card6. Business Services

a. Parcel Deliveryb. Long Distance Telephone Servicec. Business Credit Card

7. Cellular Phone Service8. AHEPA Gift Store

a. Clothingb. Jacket and Coatc. Shirt & Sweaterse.   Brief Case 

9. AHEPA Jewelrya. Pins, Rings, Watch

10. AHEPA Misc.a. AHEPA Materialb. Award Plaques & Trophies

11. E­mail address directory for all members12. Directory of Goods and Services of Members

a. Sorted by category and regionb. Link to their Web­Sitec. Provide E­mail Services to member

13. Employment Posting of position openings14. Posting of resumes of members seeking employment  

15. The ability to apply for Membership and pay on­line16. Senior and End of Life information, advocacy and assistance (i.e. Health and Insurance 

Issues, Senior Citizens Services).

GROWTH & EXPANSION, page 5

REGIONAL DIRECTOR DUTIESThe Duties of a Regional Director are designated by the Supreme Vice President and represents the Supreme Lodge in the Region or Zone for the Membership Program. The Regional Member Directors report to the Supreme Vice President who is the Chairman of this Growth and Expansion Committee. He is encouraged to attend as many AHEPA meetings and functions in his Region promoting Membership.  The Regional Directors can often piggybacking on the District Governors visitations. Travel expenses up to $6,000 are reimbursed for approved travel expenses (air, auto, hotel) within the Region. The expense allowance ($6000) will only offset a portion of the travel expenses incurred. Each Regional Director is contributing his time, talent and treasury for this major undertaking.   

Specific duties include:

1. Develop a Membership Program for his Region.2. Identify District Officers, Chapter Officers and key AHEPANS in the Region3. Obtain the Calendars for all Districts, Chapters and Hellenic Events  4. Establish communications with the Membership

i.  E­mail recommended as an efficient, regular basis. ii. Attend as many AHEPA Functions as feasible

5. Provide articles on membership for District Newsletters and Chapter communications

6. Assist in investigating Affinity Programs for goods and services  7. Present proposed Affinity Programs to the Supreme Lodge and Board

 

The Regional Director shall submit a Monthly Activity Report on the Regional Membership activities. This Report shall be submitted to the Supreme Vice President. As a minimum, the report shall include the following:

1. Executive Summary­Summarizing the Monthly Activities2. Activities and visitations made3. Important communications4. Monthly totals and running totals and progress of the Zone Membership Drive

a. Reinstatementb. New Membersc. Transfers

5. Schedule of next month’s Activities and visitations6. Problems encountered7. Successes in your Region8. Suggestions9. Monthly Expenses

H. CONCLUSION AND RECOMMENDATIONIt is recommended that the Growth and Expansion Committee be a standing Committee with qualified personnel to assist in the evolution of AHEPA. The primary duties of the Committee are Membership but will also work with Headquarters and the Board to establish business partners for the Affinity Program. Revenues collected from Affinity Programs should fund the Growth and Expansion Committee, the Membership Program and assist with Headquarters and mailing expenses

Gentlemen, thank you.

Kostas G. Hazifotis, Chairman

DATE: July 21, 2005

TO:  LEGISLATIVE COMMITTEE

FROM:  GROWTH AND EXPANSION COMMITTEE

SUBJECT:  Proposed Legislation for a Standing Growth and Expansion Committee

Membership is the life’s blood of the Order of AHEPA. In order to establish a comprehensive Membership Program that will continue year after year, it is recommended that the Growth and Expansion Committee continue their effort throughout the year

It is proposed that the Legislation be prepared to provide a Standing Committee for the specific purpose of increasing Membership in the Order of AHEPA. This Committee is called the Growth and Expansion Committee. 

The duties of this Committee shall be as follows:

1. Increase the AHEPA Membership (5,000 per year for three years)2. Develop Services and Programs to serve the Membership

The eight Regions as identified by the proposed Zones in the US. The Regions may be modified to suit Recruiting.

The make­up of the Growth and Expansion Committee is as follows:

1. The Regional Membership Directors (8) shall be designated by the Supreme Vice President. (three year term)

2. The Supreme Vice President shall be the Chairman of the Committee.

It is further proposed budget $48,000 per year.  

This Report of the Growth and Expansion Committee provides the framework for the Membership Program. The substance and detail of this program shall be developed and implemented.  Thank you,

GROWTH AND EXPANSION COMMITTEE 

Kostas Gus Hazifotis, Chairman, San Jose, CA ` Dimitrios Kirkiles,  Fort Lauderdale, FLJohn P Copoulos, Reno, NV Alex Scott, West Palm Beach, FL   John N. Tsimekles, Greenacres, FL Jonathan Stroup, Warren, OHJohn J. Manolukas, Youngstown, OH  James Pittakis,  George Zografides, Youngstown, OH

DATE: July 21, 2005

TO:   AHEPA BOARD OF DIRECTORSBUDGET COMMITTEE

FROM:  GROWTH AND EXPANSION COMMITTEE

SUBJECT:  Proposed Budget for a Standing Growth and Expansion Committee

It is proposed that the proposed budget be approved for the proposed  Standing Committee for the specific purpose of increasing Membership I the Order of AHEPA. This Committee is called the Growth and Expansion Committee. 

The duties of this Committee shall be as follows:

1. Increase the AHEPA Membership (5,000 per year for three years)2. Develop Services and Programs to serve the Membership

The eight (8) Regions identified shall follow the proposed eight Zones in the US.

The make­up of the Growth and Expansion Committee is as follows:

3. The Regional Directors (8) shall be designated by the Supreme President.4. The Supreme Vice President shall be the Chairman of the Committee.

  It is further proposed budget $48,000 per year, plus literature and communications. 

It is expected that after the first year, the Affinity Programs that will be developed as part of the Services and Programs for the AHEPA Membership shall be sufficient to cover the cost of the expenses for this Committee.

Enclosed is a Draft Report of the Growth and Expansion Committee providing the substance and detail of this proposed Committee.

Thank you,

GROWTH AND EXPANSION COMMITTEE 

Kostas Gus Hazifotis, Chairman, San Jose, CA ` Dimitrios Kirkiles,  Fort Lauderdale, FLJohn P Copoulos, Reno, NV Alex Scot,  West Palm Beach, FLJohn N. Tsimekles, Greenacres, FL Jonathan Stroup, Warren, OHJohn J. Manolukas, Youngstown, OH  James Pittakis,  George Zografides, Youngstown, OH