grupos office 365 y planner: colaboración y productividad end-to-end
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OFFICE 365: BUILT FOR TEAMS AND
NETWORKS
GRUPOS DE OFFICE 365 & PLANNER: COLABORACIÓN y PRODUCTIVIDAD END-TO-END
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Juan Carlos González
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@jcgm1978
[email protected] MVP de Office 365Cloud & Productivity Advisor en MVP CLUSTER
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Rafael Ansino Lara
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@ransino
PTSP de Office 365, Project y Dynamics CRM Business Development Team Leader en MVP CLUSTER
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Introducción a los Grupos de Office 365
Reúne a las personas, la información y las aplicaciones a través de Office 365, para permitir una mejor comunicación y colaboración.
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• Conectar equipos a través de experiencias modernas + poder de elección
Intelligent Fabric
Grupos de Office 365Office Graph
Infraestructura
Outlook
Skype for
BusinessOneNote Delve CalendarYammerOffice PlannerSharePoi
ntOneDriv
e…
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Beneficios que aportan los Grupos
AUTO-SERVICIO
PÚBLICOS POR DEFECTO
COMPARTIR CON NO-MIEMBROS
CONTEXTO E HISTORIA
DEFINICIÓN ÚNICA
SENCILLOS DE MANEJAR
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Experiencia de Usuario
CONVERSACIONES DE OUTLOOK
ARCHIVOS
CALENDARIO PERSONAS SKYPE
BLOC DE NOTAS (OneNote)
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Experiencia de Usuario
Grupos en Outlook 2016Participar en conversaciones, planificar reuniones, compartir archivos y bitas, iniciar una conversación / videoconferencia x Skype para tomar decisiones en tiempo real
Aplicación de Outlook GroupsDisponible en iOS, Android y WP
Continuar conversaciones, visualizar archivos, menciones (@), descubrir otros
grupos
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Grupos de Office 365
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Arquitectura
Identidad
Grupos de Office 365
Office Graph
Azure Active Directory
Apps
Files
(in O
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Note
book
(in O
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Arquitectura
Una única IdentidadAzure Active Directory (AAD) es el repositorio de Identidades y miembros de Grupos de forma transversal a todo Office 365 (Exchange, SharePoint,…)
Recursos FederadosLos Grupos son extendidos con datos de los servicios de O365: las conversaciones se guardan en buzones de Exchange, los documentos en el sitio del Grupo
Acoplamiento DébilLos servicios se notifican entre sí de los cambios en un grupo (crear, borrar, actualizar)
SharePoint
SPODSDocumentosOneNote
Colección de Sitios + ODFB
Escenarios Adicionales
Escenarios Específicos
Recursos del escenarioDirectorio
Local
Exchange
ConversacionesCalendario
Buzón de GrupoEXODS
IdentityResource URLsOwnersMembers
AAD
Group identity
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Principales características de los Grupos• Como objetos:
• Pueden ser públicos (te puedes unir) o privados (solicitar acceso)
• Como Objetos DL:• Subscribir / No subscribir• Dirección externa disponible
(indicar)
• Como Grupos de Seguridad:• Se pueden usar en SharePoint
• Un conjunto de herramientas:• Conversaciones• Calendario• Archivos• OneNote• Plan• Y acceso a otros servicios:
• Reunión del Grupo en SKFB• Sitio de Grupo en SPO• Paneles en Power BI
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Integración con SharePoint Online
Uso de Grupos de Office 365 como
Grupos de Seguridad en SPO
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Integración con SharePoint Online
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Integración con Power BI
Creación de un Espacio de Trabajo para colaborar con el Equipo.
Crear y Revisar Perspectivas de Negocio de forma
colaborativa
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Integración con Planner
Crear nuevos Planes, organizar y asignar tareas, compartir archivos, hablar sobre el trabajo en progreso y visualizar el avance de las tareas
Completamente integrado con Grupos de Office 365, de manera que las conversaciones de Planner están disponibles en Outlook 2016,
OWA y las Apps de Grupos
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Integración con Dynamics CRM Online
Crear Grupos para oportunidades, casos, cuentas y otras entidades del CRM
La Experiencia de Grupos está completamente
integrada en Dynamics CRM Online
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Grupos de Office 365 y Otras Plataformas
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A través de la UI Centro de Admin. de O365 (no EAC) Portal de Admin. de AAD / Panel de acceso
de AAD
PowerShell + DEV Cmdlets para operaciones CRUD:
*-UnifiedGroup para administrar Grupos*-UnifiedGroupLinks para administrar propietarios, miembros, suscriptores
API REST
Administración de Grupos
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• Desde el Centro de Administración clásico vs. Nuevo Centro de Adminstración
Administración de Grupos
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• Convenciones en nombres:• Mostrar política al crear / cambiar un Grupo• Lista de palabras bloqueadas, pre-/post-fix en base a atributos de ADD• Misma política que para Grupos y Listas de Distribución• Sobre-escribible por Administradores
Políticas para Grupos
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• Permisos para crear Grupos• Permiten controlar la creación de Grupos en OWA / Outlook para todos / algunos usuarios
mediante la correspondiente política• No impide que los usuarios puedan crear Grupos• Los Administradores pueden seguir creando Grupos• + Info.:
https://support.office.com/en-US/Article/Disable-Group-creation-cf0889c0-b287-4f45-bce7-42e30963f1f3
Políticas para Grupos
New-OwaMailboxPolicy –Name “<policy name>” Set-OwaMailboxPolicy –Identity “<policy name>” –GroupCreationEnabled $falseSet-CASMailbox –Identity <user> -OWAMailboxPolicy “<policy name>”
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Administración de Grupos
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• Referencias• Office 365 unified API overview• Office 365 Groups REST API reference • Deep Dive into the Office 365 Groups API
API REST para Grupos
Eventos
Archivos
Administración
Conversaciones
• ¿Qué permite?• Crear soluciones verticales específicas• Conectar aplicaciones de línea de negocio con
Grupos
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• Los Grupos de Office 365 se crean y administran en Azure AD• Azure AD Connect permite sincronizar Grupos con un DA
OnPremises en Listas de Distribución:• Target Address – La dirección de servicio asignada al Grupo en Azure AD• Recipient Type Details – Indica que los Grupos no residen en el DA OnPremises
• Se requiere AAD Premium• Se requiere Exchange 2013 CU9 (buzones OnPremises)
Escenarios híbridos con Grupos de Office 365
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• Dinamyc Membership:• Añadir usuarios a Grupos de forma dinámica en base a propiedades de Azure AD• Requiere Azure AD Premium: https://azure.microsoft.com/documentation/articles/active-
directory-accessmanagement-simplerulegroup/• Fijar la cuota del Sitio de un Grupo:
• Por medio de PowerShell utilizando los cmdlets Get-SPOSite y Set-SPOSite
• Enviar en nombre del Grupo:• Permite que miembros del Grupo puedan enviar y responder correos / mensajes usando
en nombre del Grupo (usando su e-mail)
Últimas novedades en Grupos
Get-SPOSite –Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/<groupname> -detailed |flSet-SPOSite –Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/<groupname> -StorageQuota 3000 -StorageQuotaWarningLevel 2000
$groupAlias = "TestSendAs"$userAlias = "User"$groupsRecipientDetails = Get-Recipient -RecipientTypeDetails groupmailbox -Identity $groupAlias Add-RecipientPermission -Identity $groupsRecipientDetails.Name -Trustee $userAlias -AccessRights SendAs
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Últimas novedades en Grupos
Cambios en el Look & Feel
Descubrir Grupos
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Roadmap de Grupos de Office 365
Administración eDiscovery & legal hold Data Loss Prevention – en vistas de
Grupos Auditoría Administración Móvil Membresía Dinámica y Oculta (*) Caducidad de Grupos inactivos Borrado Soft y Restauración Soporte multi-dominio (***) Informes de administración en el
portal de Office 365 Mejoras para escenarios híbridos +
Guías
Experiencias Acceso de Usuarios Invitados
(external users) Continuas mejoras a nivel de UI Búsquedas y Descubrir (*) Mejoras en Calendarios Soporte en Outlook para MAC
Integraciones Office 365 Planner (**) Office Graph y Delve Skype Meet now SharePoint Yammer
(*) Parcialmente disponible en tenants First Release(**) Ya disponible en modo Preview World Wide(***) Rolling out
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Roadmap de Grupos de Office 365
DescubreGrupos
Aprende +A través de
su perfil
Las actividades clave del Grupo + Arriba
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• …nos vemos en la Office 365 Network
Dudas, cuestiones, comentarios,…
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T E A M W O R K O R G A N I Z E D
OFFICE 365 PLANNER ’PREVIEW’
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TRADITIONAL TEAMING
TEAMING TODAY
1. Forrester.
62% of employees work from multiple locations in a month1
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30% of executives say the greatest challenge to executing
strategy isthe failure to coordinate across
units1
40% of productivity islost when switching
tasks2
25% of the average worker’s day is wasted on nonproductive
activities3
1. Harvard Business Review. “Why Strategy Execution Unravels—and What to Do About
It.”2. Microsoft. “Sell in the Now.”
3. IDC. “The High Cost of Not Finding Information.”
MODERN WORKPLACE CHALLENGES
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Design
Marketing
Procurement
Operations
Sales
Accounting
Facilities
Support
Strategy
Support
Sales
Sales
CHAOS ORGANIZED
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Design
Marketing
Procurement
Operations
Sales
Accounting
Facilities
Support
Strategy
Support
Sales
Sales
CHAOS ORGANIZED
PLANNER
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G E T S TA R T E D Q U I C K LY
W O R K T O G E T H E R W I T H O U T
C H A O S
A LW AY S S TAY
I N F O R M E D
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Low Medium High
Ad Hoc Teams
PMO / Executives and Project Teams
L E V E L O F C O M P L E X I T Y
TASK MANAGEMENT
WORK MANAGEMENT
Individuals
PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT
FOR EVERY INDIVIDUAL & TEAM
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Project ,Planner and Wunderlist
Manage PPM tasks in Planner
View all tasks in Wunderlist
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Easily break down a task and manage it within Office 365 Planner
Easily integrate with Office 365 Planner
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Task broken down and managed in Office 365 Planner; summary data flows back to Project Online
Easily integrate with Office 365 Planner
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Wunderlist delivers a single view of all your tasks in one place—individual, Planner and Project related ones
All tasks in one place - Wunderlist
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Office 365 Planner
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Launch Planner by simply
clicking on the Planner tile in Office 365 App
switcher
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Planner Hub shows all of the plans you’re
working on.
Plan tiles showcase keymetrics associated
with every plan.
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My tasks presents all tasks assigned to you, across all your plans.
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The Board view shows all of a
plan’s tasks, in columns, to help
keep things organized.
To add a task, type a task name in the box, press Enter, and then keep typing to add the next task.
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Add new members
in a few simple clicks.
Sort tasks into buckets to help break things up into departments, phases, or whatever makes the most sense.
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Click a task to give it a due date. If
the task has a start date, you can add
that too.
Attach files and links to tasks to make it easy for
all team members to find
things and collaborate.
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Have conversations around tasks to ask questions or discuss work with the team.
Add labels to tasks to drive
specific attention to a certain set of
tasks.
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Group tasks by buckets,
assignments, or progress for
different views of your plan.
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In the Board view, when grouped by
Progress, drag tasks between
the columns to change status.
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Assign a task to someone by
simply dragging their profile
picture from the top right onto
the task.
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Quickly see things like who needs some help, which tasks are running late, and what’s left to do overall.
The Charts view shows how your plan is progressing, withassignment details.
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Clicking the red section of a team member’s bar to see that person’s tasks, grouped by progress, with late tasks listed first.
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Cuestiones Logísticas GRACIAS POR SU ATENCIÓN