how to view offline reports supplier self … · supplier self service (sus) how to view offline...

Supplier Self Service (SUS) How to view Offline Reports Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”

Supplier Relationship Management (SRM) of 13

HOW TO VIEW OFFLINE REPORTS SUPPLIER SELF SERVICE (SUS)

USER GUIDE BAGAIMANA UNTUK MELIHAT “OFFLINE REPORTS”

PANDUAN PENGGUNA This user guide will cover steps on how suppliers can view the Offline Reports available in the Supplier Self Service (SUS) Portal. Panduan pengguna ini meliputi langkah-langkah bagaimana pembekal boleh melihat “Offline Reports” yang terdapat di Portal Layan Diri Pembekal “Supplier Self Service (SUS)”. The reports available are: Laporan yang boleh didapati adalah:

o Invoice Settlement Report – provides information on supplier payment for paid invoices Laporan Penyelesaian Invois - menyediakan maklumat mengenai pembayaran kepada pembekal untuk invois yang telah dibayar

o Invoice Open Item Report – provides information on supplier open invoices Laporan Item Invois Terbuka - menyediakan maklumat mengenai invois pembekal yang masih belum selesai pembayarannya

Logon to Supplier Self Service (SUS) Portal via TM Corporate website: Layari Portal Supplier Self Service (SUS) melalui web Korporat TM:

http://www.tm.com.my Select: Pilih:

About TM - > Doing Business With TM -> Supplier Relationship Management

Click on the link: Klik pada Pautan:

Supplier Self Service (SUS)

Then select: Kemudian pilih:

Go to ‘SUS Portal’

http://www.tm.com.my/



You will be directed to the Supplier Self Service (SUS) Portal as below: Anda akan di bawa ke Portal Supplier Self Service seperti di bawah:

Or via URL: Atau melalui URL: https://gems-srm.tm.com.my/irj/portal Enter the new User Name and Password to login to the SUS Portal. Taipkan Nama Pengguna dan Kata Laluan untuk log masuk ke dalam Portal SUS. Once the User Name and Password has been entered and accepted, you will now have access to Supplier Self-Service (SUS) Portal. Apabila Nama Pengguna dan Kata Laluan telah dimasukkan dan diterima, anda akan mendapat akses (masuk) ke dalam Portal Supplier Self Service (SUS).

https://gems-srm.tm.com.my/irj/portal



Viewing Offline Reports Melihat “Offline Reports”

Click on the tab to access reports in SUS Portal.

Klik pada tab untuk mengakses laporan-laporan yang sedia ada dalam Portal SUS.



The reports available are: Laporan-laporan yang boleh didapati adalah:

o Invoice Settlement Report – provides information on supplier payment for paid invoices Laporan Penyelesaian Invois - menyediakan maklumat mengenai pembayaran pembekal untuk invois yang telah dibayar

o Invoice Open Item Report – provides information on supplier open invoices Laporan Item Invois Terbuka - menyediakan maklumat mengenai invois pembekal yang masih belum selesai pembayarannya

Click on the left hand navigation to select the report to view. Klik pada navigasi sebelah kiri untuk memilih laporan yang hendak dilihat.

Click on .

Klik pada

In the Variable Entry screen, enter the

Di skrin Variable Entry, isikan

Click .

Klik . The Invoice Settlement Report will be displayed. Laporan Penyelesaian Invois akan dipaparkan.

Invoice Settlement Report

Invoice Settlement Report



Description/Function of Fields/Links Keterangan/Fungsi Medan Maklumat/Pautan

Field Name (Nama Medan)

R/O/C Description (Diskripsi)

Supplier The Supplier Number and Name (Nombor dan Nama Pembekal) Example: 1101184 Challenge Sdn Bhd

Company The Company Code which the document refers to. (Kod Syarikat yang dirujuk dalam dokumen) Example: 1000 Telekom Malaysia Berhad

Company’s Reference No. The Company’s reference number generated when invoice is created. (Nombor rujukan pada invois Syarikat) Example: SIV101170000001681 or 1Y21003751TM

Supplier Invoice No. This field is copied from Supplier Invoice Number which suppliers enter during Invoice creation (Medan ini disalin dari Nombor Invois Pembekal yang diisikan oleh pembekal semasa membuat Invois)

Example:

Supplier Invoice Date

The Invoice Date entered by suppliers during invoice creation (Tarikh invois yang dimasukkan oleh Pembekal semasa membuat invois)

Example:

System Generated No. TM Finance SSO internal control number for the document. (Nombor kawalan dalaman TM Finance SSO untuk dokumen tersebut) Example: 5200110011





Payment Description TM Finance SSO description of payment. (Diskripsi pembayaran oleh TM Finance SSO) Example: Final Payment

PO Number The Purchase Order number in ERP backend system. (Nombor Pesanan Pembelian dalam system ERP)

Example: 4900000001 Note: Suppliers are recommended to quote this Purchase Order number when dealing with TM (Nota: Pembekal disyorkan menyatakan nombor Pesanan Pembelian ini apabila berurusan dengan TM)

SUS Transfer Date The date when supplier ‘Submit’ the invoice document to TM Finance SSO for further processing / posting in backend system. (Tarikh Pembekal 'Submit' (hantar melalui sistem) invois ke TM Finance SSO untuk terus diproses / ‘posting’ di dalam sistem ERP) Example: 01.01.2011

Payment Date The Payment Date for the Invoice document (Tarikh Pembayaran invois tersebut) Example: 01.02.2011

Payment Date / Cheque No. / TT No. / Contra / Stop

Relevant information pertaining to the payment or invoice document. (Maklumat releven berkaitan dengan pembayaran atau dokumen invois) Example: Payment Date – 01.02.2011 (will not be available when replaced by Cheque No. / TT No.) (Tarikh Pembayaran – tidak akan ada apabila digantikan dengan nombor cek/TT) Cheque No. - 0000898720 (nombor cek) TT No. - 3140081025 or 200805040100323 (nombor TT) Contra to Debtor Balance – CONTRA (Kontra dengan Baki Penghutang) Stop Payment - STOP (Dihentikan Pembayaran)

Alternate Payee Factoring Company Number and Name (where applicable) (Nombor Syarikat pemfaktoran dan Nama Syarikat (jika berkenaan)) Example: 1101121 Fahita Sdn Bhd

Currency Currency of Invoice (mata wang invois) Example: MYR

Amount (Invoice Currency) Amount stated in Invoice Document (jumlah yang dinyatakan dalam invois) Example: 1,000.00

Amount (Local Currency) Invoice amount in Local Currency – MYR (jumlah dalam invois dalam mata wang tempatan – MYR) Example: 1,000.00

Suppliers may add Free Characteristics column from the left panel by dragging-and-dropping the fields into the report table. Pembekal boleh menambah ruang Free Charactieristics dari panel kiri dengan mengheret-dan-melepaskan maklumat itu ke dalam jadual laporan. Alternatively, remove fields from the report by dragging-and-dropping the fields into the left panel of the screen.



Selain itu, anda boleh keluarkan maklumat daripada laporan itu dengan mengheret-dan-melepaskan maklumat itu ke dalam panel kiri skrin.

To view the Open Invoice Item Report, click on .

Untuk melihat Laporan Item Invois Masih Terbuka, klik pada The Open Invoices Report will be displayed. Laporan Open Invoices Report akan dipaparkan.

Description/Function of Fields/Links



Supplier The Supplier Number and Name. (Nombor dan Nama Pembekal) Example: 1101184 Challenge Sdn Bhd

Company The Company Code which the document refers to. (Kod Syarikat yang dirujuk dalam dokumen) Example: 1000 Telekom Malaysia Berhad

Company’s Reference No. The Company’s reference number generated when invoice is created. (Nombor rujukan pada invois Syarikat) Example: SIV101170000001681 or 1Y21003751TM

Supplier Invoice No. This field is copied from Supplier Invoice Number which suppliers enter during Invoice creation (Medan ini disalin dari Nombor Invois Pembekal yang diisikan oleh pembekal semasa membuat Invois)

Example:

Open Report

Open Report





Supplier Invoice Date

The Invoice Date entered by suppliers during invoice creation (Tarikh invois yang dimasukkan oleh Pembekal semasa membuat invois)

Example:

System Generated No. TM Finance SSO internal control number for the document. (Nombor kawalan dalaman TM Finance SSO untuk dokumen tersebut) Example: 5200110011

PO Number / Payment Description

The Purchase Order number in ERP backend system or TM Finance SSO description of payment. (Nombor PO dalam system ERP atau diskripsi pembayaran oleh TM Finance SSO) Example: 4900000001 or Final Payment

Payment Block Indicator Payment block indicator (where applicable) (penunjuk sekatan pembayaran (jika berkenaan) Example: A

Block Reason Payment block reason (sebab sekatan pembayaran) Example: Incorrect Invoice amount

Document Received Date Date complete payment document received by TM Finance SSO (tarikh dokumen pembayaran lengkap diterima oleh TM Finance SSO) Example: 11.11.2010

Payment Term Description

The Payment terms as stipulated in the Purchase Order document (Terma pembayaran yang dinyatakan dalam PO) Example: EA01

Alternate Payee Factoring Company Number and Name (where applicable) (Nombor Syarikat pemfaktoran dan Nama Syarikat (jika berkenaan)) Example: 1101121 Fahita Sdn Bhd

Currency Currency of Invoice (mata wang invois) Example: MYR

Amount (Invoice Currency) Amount stated in Invoice Document (jumlah dalam invois) Example: 1,000.00

Amount (Local Currency) Invoice amount in Local Currency – MYR (jumlah dalam invois dalam mata wang tempatan – MYR) Example: 1,000.00

Suppliers may add Free Characteristics column from the left panel by dragging-and-dropping the fields into the report table. Pembekal boleh menambah ruang Free Charactieristics dari panel kiri dengan mengheret-dan-melepaskan maklumat itu ke dalam jadual laporan. Alternatively, remove fields from the report by dragging-and-dropping the fields into the left panel of the screen. Selain itu, anda boleh keluarkan maklumat daripada laporan itu dengan mengheret-dan-melepaskan maklumat itu ke dalam panel kiri skrin.

Invoices shown in the report can be invoice documents created by suppliers in the SUS Portal or invoice documents created by TM Finance SSO in the ERP backend system



Invois yang ditunjukkan dalam laporan itu boleh jadi daripada invois yang dibuat oleh pembekal di Portal SUS atau pun daripada invois yang dikeluarkan oleh TM Finance SSO dalam sistem ERP.

Invoices not yet paid by TM will not be reflected in the Invoice Settlement Report but will be available in the Open Report Invois yang belum dibayar oleh TM tidak akan dapat dilihat dalam Invoice Settlement Report (Laporan Penyelesaian Invois) tetapi boleh dilihat dalam Open Report (Laporan Invois Masih Terbuka)

The warning below will appear if the present data does not fit the selection criteria / variable entry Amaran di bawah akan muncul jika data yang ada sekarang tidak sesuai dengan kriteria pemilihan / kemasukan boleh-ubah

The data is updated daily. If the document that’s searched is not available, try extracting the report again the following day Data ini dikemaskinikan setiap hari. Jika dokumen yang dicari tidak boleh didapati, cuba ekstrak laporan tersebut sekali lagi pada hari berikutnya

Navigating through the Reports Menavigasi (Melayari) Laporan-laporan These reports are presented in the best possible layout but have also provided certain functionalities for the users to further customize it to their preference simply by right-clicking the mouse button. Laporan-laporan tersebut disediakan dalam susun atur yang sebaik mungkin tetapi terdapat juga fungsi-fungsi tertentu bagi pengguna untuk menyesuaikannya lagi mengikut kehendak pengguna dengan cara klik kanan butang tetikus. Below are some of the functionalities available; Berikut adalah sebahagian daripada fungsi-fungsi yang boleh didapati:

o Filter - this option enables the user to select and zoom into specific value of characteristic/field in the report. Penapis - Pilihan ini membolehkan pengguna untuk memilih dan mengezum kepada ciri-ciri/ maklumat yang lebih specifik pada laporan tersebut

Example: Right click at PO Number column -> Filter -> Select Filter Value



Contoh: Klik butang kanan tetikus pada ruang PO Number -> Filter -> Select Filter Value (Pilih Nilai untuk ditapis)

Key in any PO number i.e 4200220940, then click and .

Masukkan mana-mana nombor PO, seperti 4200220940, kemudian klik dan



The report will only display the selected PO/POs. Laporan hanya akan memaparkan PO/PO-PO yang dipilih

You can select multiple PO’s to be filtered. Anda boleh memilih beberapa PO untuk ditapis serentak.

o Back - this option will undo the changes done while navigating the report. There are 2 options to

choose from: Back – pilihan ini akan membatalkan semua perubahan yang dilakukan semasa menavigasi laporan. Terdapat 2 pilihan:

a. Back One Navigation Step - Allows the user to undo one step. (balik kepada 1 langkah sebelumnya)

b. Back to Start – Allows the user to go right back at the start of the report. (balik ke permulaan/ awal laporan)

Example: Right click at any report area -> Back -> Back One Navigation Step Contoh: Klik butang kanan tetikus pada mana-mana bahagian laporan -> Back -> Back One Navigation Step



Example: Right click at any report area -> Back -> Back to Start Contoh: Klik butang kanan tetikus di mana-mana bahagian laporan -> Back -> Back to Start

o Broadcast and Export – this function will enable the user to save this report layout in MS-Excel.

(fungsi ini akan membolehkan pengguna untuk menyimpan susun atur laporan dalam MS-Excel.)

Example: Right click at the report area -> Broadcast and Export -> Export to Excel Contoh: Klik butang kanan tetikus pada mana-mana bahagian laporan -> Broadcast and Export -> Export to Excel



Managing pop-up blocker Menguruskan penyekat ‘pop-up’

Depending on your browser security setting, the browser may block downloading when you click the Export to Excel function. Bergantung kepada tetapan keselamatan pelayar (browser) anda, pelayar boleh menyekat muat turun apabila anda klik fungsi Eksport to Excel.

To allow downloading excel file to the computer, click option at the prompt menu, and select download file. When you click Download File, you will be directed back to the main page. This will happen only once per login. Untuk membolehkan memuat turun fail excel ke komputer, klik pilihan pada menu penggesa, dan pilih Download File (fail muat turun). Apabila anda klik Download File, anda akan diarahkan kembali ke laman utama. Ini akan berlaku sekali sahaja pada setiap log masuk.

To turn off the pop up permanently, click More information and follow the steps mentioned. Untuk kekalkan pemadaman ‘pop-up’, klik More information dan ikuti langkah-langkah yang ditunjukkan seterusnya.

how to view offline reports supplier self … · supplier self service (sus) how to view offline...

Documents