imagine generala functional it a ti -business blueprint_fi

SAP R/3 4.7

Septembrie 2005

România

Business Blueprint Contabilitatea Financiar�

SAP România SRL Str. Calea Mo�ilor 51 Sect.2 Bucure�ti Cod 030141 România

Imagine Generala Functionalitati

SAP Best Practices Business Blueprint - FI

© SAP AG Pagina 2 din 35

Copyright

Copyright 2004 SAP AG. Toate drepturile sunt rezervate.

Nici o parte a acestei publica�ii nu poate fi reprodus� sau transmis� în nici o form� �i în nici un scop f�r� permisiunea expres� a SAP AG. Informa�iile con�inute în aceasta pot fi modificate f�r� un anun� prealabil în acest sens.

Unele produse informatice oferite de SAP AG �i distribuitorii s�i con�in componente reprezentând produse soft (programe informatice) ai c�ror titulari sunt al�i distribuitori de programe informatice.

Microsotft ®, WINDOWS ®, NT ®, EXCEL ®, Word ®, Power Point ®, �i SQL Server®, sunt m�rci înregistrate ale Corpora�iei Microsoft.

IBM®, DB2®, OS/2®, DB2/6000®, Parallel Sysplex®, MVS/ESA®,RS/6000®, AIX®, S/390®, AS/400®, OS/390® �i OS/400® sunt m�rci înregistrate ale Corpora�iei IBM.

ORACLE® este marc� înregistrat� a Corpora�iei Oracle.

INFORMIX®on-line pentru SAP �i Informix®Dynamic Server TM sunt m�rci înregistrate ale Informix Software Incorporated.

ONIX®, X/Open®, OSF/1® �i Motif® sunt m�rci înregistrate ale Grupului Open.

Citrix®, marca Citrix®, ICA®, Program Neighborhood®, MetaFrame®, WinFrame®, VideoFrame®, MultiWin® �i alte nume de produse Citrix men�ionate în document sunt m�rci înregistrate ale Citrix Systems, Inc.

HTML, DHTML, XML, XHTML sunt m�rci înregistrate ale W3C®, Consor�iului World Wide Web, Institutului pentru Tehnologie din Massachusetts.

JAVA® este o marc� înregistrat� a Sun Mycrosystems, Inc.

SAP, Marca SAP, R/2, RIVA, R/3, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP Early Watch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpi, mySAP.com �i alte produse �i servicii men�ionate în document precum �i emblemele aferente acestora sunt m�rci înregistrate ale SAP AG în Germania �i în alte câteva ��ri din întreaga lume.

MarketSet �i Enterprise Buyer sunt m�rci înregistrate de�inute în comun de SAP Markets �i Commerce One. Toate celelalte produse �i nume de servicii men�ionate sunt m�rci înregistrate ale companiilor respective.



CUPRINS

1. STRUCTURI ORGANIZA�IONALE ------------------------------------------------------------ 5

1.1. Contabilitatea financiar� --------------------------------------------------------------------------------------------5

1.2. Clientul, Planul de conturi �i Codul Companiei -------------------------------------------------------------5

2. CADRUL GENERAL-------------------------------------------------------------------------------- 7

2.1. Caracteristici ale ��rilor (parametri globali)-------------------------------------------------------------------7

2.2. Monedele-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------7

2.3. Men�inerea calendarului---------------------------------------------------------------------------------------------7

3. DATE DE BAZ�-------------------------------------------------------------------------------------- 8

3.1. Contabilitatea financiar� --------------------------------------------------------------------------------------------8

3.2. Conturi de Cartea Mare----------------------------------------------------------------------------------------------8

3.3. Conturi de furnizori �i clien�i ------------------------------------------------------------------------------------ 10

3.4. B�ncile ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 12

4. PROCESE DE AFACERI ------------------------------------------------------------------------ 14

4.1. Contabilitatea financiar� – cadrul general ------------------------------------------------------------------ 14 4.1.1. Anul fiscal �i perioada înregistr�rilor ------------------------------------------------------------------------ 14 4.1.2. Tipuri de documente si game de numere------------------------------------------------------------------ 14 4.1.3. Chei de inregistrare --------------------------------------------------------------------------------------------- 16 4.1.4. Coduri de TVA---------------------------------------------------------------------------------------------------- 18

4.2. Contabilitate Carte Mare ------------------------------------------------------------------------------------------ 20 4.2.1. Înregistrarea documentelor------------------------------------------------------------------------------------ 20 4.2.2. Analizele �i Evalu�rile Conturilor ---------------------------------------------------------------------------- 23 4.2.3. Clearing–ul pozi�iilor deschise-------------------------------------------------------------------------------- 24 4.2.4. Încheierea activit��ii – închiderea---------------------------------------------------------------------------- 25

4.3. Contabilitate furnizori ---------------------------------------------------------------------------------------------- 26 4.3.1. Generalitati -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26 4.3.2. Inregistrarea documentelor------------------------------------------------------------------------------------ 26 4.3.3. Furnizori ocazionali---------------------------------------------------------------------------------------------- 27 4.3.4. Procesare facturi furnizori ------------------------------------------------------------------------------------- 27 4.3.5. Termeni de plata ------------------------------------------------------------------------------------------------- 27 4.3.6. Inregistrare plati -------------------------------------------------------------------------------------------------- 27 4.3.7. Tranzactii speciale----------------------------------------------------------------------------------------------- 28 4.3.8. Clearing-ul pozitii deschise------------------------------------------------------------------------------------ 29

4.4. Contabilitate clien�i ------------------------------------------------------------------------------------------------- 30 4.4.1. Generalitati -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 30 4.4.2. Inregistrarea documentelor------------------------------------------------------------------------------------ 30 4.4.3 Clienti ocazionali-------------------------------------------------------------------------------------------------- 30 4.4.4. Procesare facturi clienti ---------------------------------------------------------------------------------------- 30



4.4.5. Inregistrare incasari --------------------------------------------------------------------------------------------- 31 4.4.6. Termeni de plata ------------------------------------------------------------------------------------------------- 31 4.4.7. Tranzactii speciale----------------------------------------------------------------------------------------------- 31 4.4.8. Somatie (Dunning) ---------------------------------------------------------------------------------------------- 32 4.4.9. Clearing-ul pozitii deschise------------------------------------------------------------------------------------ 33

4.5. Contabilitate bancara ---------------------------------------------------------------------------------------------- 33 4.5.1 Extras bancar manual ------------------------------------------------------------------------------------------- 33 4.5.2 Registru de casa-------------------------------------------------------------------------------------------------- 33

4.6. Raportarea ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 34

4.7. Posibilit��i de îmbun�t��ire--------------------------------------------------------------------------------------- 35



Business Blueprint - Contabilitate financiar�

1. Structuri organiza�ionale

1.1. Contabilitatea financiar�

Functionalitatea principala a Registrului Cartea Mare G/L o constituie o reprezentare global� a contabilit��ii financiare �i a soldurilor conturilor. Înregistrarea �i colectarea tuturor evenimentelor de afaceri ale unei organiza�ii într-un sistem informatic integrat asigur� o administrare integrat� a conturilor �i cu leg�tur� între ele în orice moment.

Registrul Cartea Mare al sistemului SAP R/3 este caracterizat de urm�toarele atribute:

• Selectare op�ional� a structurii organiza�ionale a organiza�iei;

• Înregistrara automata a tuturor elementelor din registrele secundare – la reconcilierea conturilor (spre exemplu 213xxx, 401xxx, 411xxx....) în registrul contabil Cartea Mare

• Registrul Cartea Mare paralel �i aria de control, active fixe, vânz�ri, vânz�ri cu am�nuntul �i distribu�ie

• Evaluarea imediat� a rapoartelor �i procesarea din datele curente (raportare online)

1.2. Clientul, Planul de conturi �i Codul Companiei

Clientul

Reprezint� cel mai înalt nivel organiza�ional (unitate) din sistemul SAP R/3. În ace�ti termeni este u�or de imaginat un grup corpora�ie, o organiza�ie multina�ional�.

Codul companiei

Codul de companie este cea mai mica unitate organizationala la nivelul careia se pot obtine toate situatiile financiare relevante unei raportari externe (balanta, bilant, jurnale de TVA, …). Aceasta structura corespunde de obicei unei entitati cu personalitate juridica.

Planul de conturi

Planul de conturi in sistemul SAP R/3 cuprinde toate datele de baza (conturi de CM) care sunt utilizate in cadrul unui cod de companie sau al mai multora. Pentru fiecare data de baza de CM, planul de conturi contine numarul si denumirea contului, precum si setari referitoare la controlul contului (prin acestea se stabilesc regulile de inregistrare in momentul utilizarii acestuia)

Pentru fiecare cont de CM, planul de conturi contine numarul contului, denumirea contului si un set de informatii care controleaza modul de creare a unui cont in codul de companie, precum si reguli de functionare al acestuia.



Un cont de CM definit in segmentul de cod de companie, contine informatii specifice numai codului de companie; acestea controleaza introducerea datelor in acest cont si modul de administrare a contului.

Trebuie alocat un plan de conturi fiecarui cod de companie. Acest plan de conturi se numeste plan de conturi operational si este folosit pentru inregistrarile de zi cu zi, intr-un cod de companie.

Pentru nevoile unui client preconfigurat a fost selectat� urm�toarea structur� organiza�ional�:

Caracteristicile Codului de Companie:

Nume Parametru Codul Companiei 9700* Denumire Compania XY * Cheia ��rii RO Moneda RON Cheia limbii respective RO Planul de Conturi 9700* Varianta Anului Fiscal K4

Caracteristicile Planului de Conturi

Nume Parametru Plan de Conturi 9700 * Denumire Plan de Conturi RO * Limba în care se face între�inerea RO Lungimea Registrului General Cartea Mare 8

Not�: aceasta reprezint� cea mai simpl� structurare organiza�ional�, de�i, desigur, se presupune c� este posibil s� se defineasc� o structur� organiza�ional� arbitrar� cerut� de utilizator.

Not�: Datele care sunt marcate cu * se pot schimba în mod dinamic în concordan�� cu Chestionarul (chestionarul electronic pentru stabilirea parametrilor sistemului).



2. CADRUL GENERAL

2.1. Caracteristici ale ��rilor (parametri globali)

Ca rezultat al caracterului multina�ional �i multi legislativ al sistemului SAP R/3, este necesar s� se eviden�ieze faptul c� pentru fiecare unitate organiza�ional� care î�i desf��oar� activitatea într-o �ar�, anumite caracteristici definite ale sistemului sunt comune. În sistemul SAP R/3, pentru Romania (RO) sunt defini�i urm�torii parametri:

Codul po�tal 4 lungime exacta de respectat, numeric, fara spatii Num�r bancar 18 lungime valoare maxima Num�rul de înregistrare pentru TVA 10 lungime exacta de respectat, fara spatii Datele bancare �i codul po�tal sunt verificate.

2.2. Monedele

În sistemul SAP R/3 sunt introduse toate monedele folosite în mod obi�nuit. În cadrul sistemului, moneda este caracterizat� de o serie de atribute, �i anume:

• numele complet al monedei • prescurtarea folosit� pentru moned� • codul ISO atribuit monedei • Modalitatea de rotunjire a monedei în cazul frac�iilor monedei respective (spre exemplu,

pentru moneda român� este de 1 ban)

Sistemul SAP R/3 permite administrarea unui num�r de liste de schimburi valutare independente unele de altele (spre exemplu lista grupului corpora�ie de schimburi valutare, cea statistic� etc.) care sunt caracterizate ca „Tipul Schimbului Valutar”. Rata de schimb – Tipul Ratei de schimb M precum �i indicele de transformare relativ între monedele definite sunt men�inute în func�ie de nevoile sistemului în conformitate cu legisla�ia român�.

2.3. Men�inerea calendarului

În cadrul sistemului este posibil s� fie definite diverse forme de calendare; spre exemplu, calendarul companiei reflect� planificarea concediilor, perioadele de încetare a activit��ii etc. Acest calendar poate fi diferit de calendarul stabilit la nivelul grupului corpora�ie �i, desigur, poate fi diferit de calendarul standard. Prin calendar standard sau calendar al ��rii respective se în�elege calendarul în care sunt stabilite zilele lucr�toare, zilele de odihn�, s�rb�torile na�ionale.

Calendarul de fabrica�ie este folosit pentru calcularea algoritmilor SAP R/3, de ex. data livr�rii materialelor, data crearii somatiilor , etc.



3. DATE DE BAZ�

3.1. Contabilitatea financiar�

Contabilitatea financiar� – care este reprezentat� în SAP R/3 de modulul FI – se bazeaz� pe principiul Registrului Cartea Mare �i leg�turile dintre ele efectuate în timp real.

Registrele secundare sunt urm�toarele:

• Furnizorii

• Clien�ii

• Activele

Leg�tura dintre Registrul Cartea Mare �i registrele secundare este realizat� prin intermediul conturilor de „contact” – care în sistemul SAP R/3 mai sunt denumite �i „conturi de reconciliere”. Acestea sunt conturi din Registrul Cartea Mare cu caracteristici diferite de cele ale conturilor curente. O diferen�� o constituie în principal faptul c� nu este posibil s� se efectueze înregistr�ri direct în aceste conturi (prin înregistrarea contului în specifica�ia documentului). Fiecare furnizor1 este creat sub forma unei înregistr�ri master (informa�ii de baz�) în cadrul sistemului (vezi ulterior înregistr�ri master pentru furnizori) �i p�r�ile componente ale acestei înregistr�ri master au leg�tur� cu contul din Registrul Cartea Mare – cont de reconciliere. Spre exemplu, pentru înregistrarea facturii furnizorului, regula contabil� nu este contul curent 401xxx – Furnizori, ci se înregistreaz� num�rul furnizorului (num�rul care este atribuit furnizorului în sistemul SAP R/3). Sistemul SAP R/3 �tie din înregistrarea master în ce cont din Registrul Cartea Mare va înregistra suma aferent� unui anumit furnizor. Astfel, sistemul asigur� leg�tura dintre Registrul Cartea Mare �i conturile furnizorilor.

Elementele generate automat pentru anumite tranzac�ii ale întreprinderii reprezint� alte caracteristici introduse în modulul FI.

Func�ionalitatea sistemului SAP R/3 genereaz� documente cu elemente specifice cum ar fi TVA, diferen�a de schimb valutar, rotunjirile sumelor etc. Aceste documente cu elementele men�ionate reprezint� un supliment fa�� de înregistr�rile efectuate manual �i completeaz� documentul.

3.2. Conturi de Cartea Mare

Datele de baza de CM (conturi) sunt necesare pentru stabilirea functiilor fiecarui cont. Acestea controleaza modul de inregistrare a tranzactiilor contabile in conturi, precum si procesarea lor ulterioara.

Inainte de a se putea face inregistrari intr-un cont, trebuie creata o data de baza a contului in sistem. Datele de baza ale unui cont din CM sunt impartite in doua segmente, in asa fel incat coduri de companie diferite care folosesc acelasi plan de conturi sa poata utiliza aceleasi conturi din CM, cu setari diferite.

1 Pentru o interpretare mai descriptiv�, vom lua în considera�ie furnizorii, dar toate informa�iile sunt valabile, desigur, �i pentru clien�i. Conturile de furnizori �i conturile de clien�i precum �i func�ionalitatea acestora sunt echivalente între ele.



1) Segmentul Plan de conturi contine date ce sunt valabile pentru toate codurile de companie. Urmatoarele date fac parte din acest segment:

- numarul si denumirea contului

- indicatorul care specifica daca un cont este sau nu un cont de venituri sau de cheltuieli (in terminologia R/3, cont de bilant, respectiv cont de profit si pierdere). La inceputul unui nou an fiscal, soldul unui “cont de bilant” se reporteaza in acelasi cont. Soldul unui “cont de profit si pierdere”, adica de venituri sau de cheltuieli, se inchide lunar in contul de profit si pierdere; in acest caz trebuie specificat, pentru fiecare astfel de cont, contul in care acesta se va inchide.

- grupa de conturi: prin intermediul grupului de conturi, conturile similare ca functiuni, pot fi grupate impreuna. In momentul crearii unui cont este obligatorie specificarea grupei de conturi din care acesta trebuie sa faca parte. Grupul de conturi controleaza crearea si modificarea conturilor, intervalul de numere in care un cont poate lua valori, dispunerea campurilor in ecranele de crearea sau modificare a conturilor.

2) Segmentul Cod de companie contine date specifice codului de companie (deci aceste date pot varia de la un cod de companie la altul). Urmatoarele date fac parte din acest segment:

- moneda contului: un cont definit in moneda codului de companie (in cazul nostru, RON) poate fi folosit la inregistrari in orice valuta. Un cont definit intr-o alta valuta decat cea a codului de companie, nu poate fi folosit decat pentru inregistrari in acea valuta.

- categorie impozit

- tipul contului de reconciliere : un cont de reconciliere este un cont care este automat actualizat atunci cand are loc o inregistrare in contabilitatea analitica (de clienti, furnizori sau mijloace fixe). Tipurile de conturi de reconciliere sunt: A (conturi mijloace fixe), K (conturi de furnizori), D (conturi de clienti.)

- gestiune pozitii deschise: conturile gestionate cu pozitii deschise permit ca o inregistrare sa poata fi “legata” de una sau mai multe inregistrari din acelasi cont (de exemplu, o factura furnizor, de plata acestei facturi). Conturile de reconciliere sunt setate automat cu aceasta optiune, asadar pentru acest tip de conturi nu este necesara setarea pozitiilor deschise. In schimb, aceasta optiune este utila pentru mai multe conturi de CM.

- afisare pozitie individuala: pentru ca la afisarea situatiei unui cont sa fie disponibil nu numai soldul ci si inregistrarile individuale trebuie sa setati acesta optiune.

- cheie de sortare: este un indicator in functie de care se face sortarea inregistrarilor dintr-un cont, in momentul afisarii situatiei contului.

- grup stare de camp: este un indicator care controleaza dispunerea campurilor in momentul inregistrarii unei tranzactii; el determina care campuri trebuie sa apara, si dintre acestea, care trebuie sa fie obligatorii, optionale sau numai afisate (fara posibilitatea editarii lor). Conturile care au aceeasi functionalitate vor avea aceeasi stare de camp.

- numai inregistrare automata: pe un cont setat astfel, nu se pot face inregistrari manuale (note contabile din modulul FI). In mod obisnuit, aceasta setare se foloseste numai pentru conturile de stocuri si pentru conturile de casa (in cazul in care inregistrarile pe aceste conturi se fac numai din aplicatia “Registru de casa”). In aceste cazuri aceasta setare este obligatorie.

- supliment pentru inregistrarea automata: se foloseste la conturile pentru care sistemul genereaza inregistrari automate (conturile de TVA, de diferente de curs, …). Conturile setate cu acest parametru vor fi marcate distinct in momentul salvarii unui document, permitand utilizatorului sa completeze/modifice inregistrarea generata automat.

In scopul bunei functionari a sistemului (pentru un control mai bun al documentelor introduse, precum si pentru limitarea greselilor de operare si pentru o functionare fluenta a subaplicatiilor din SAP) se pot crea in sistem o serie de conturi ’’tehnice”.

De mentionat ca aceste conturi nu influenteaza in nici un fel rulajele conturilor de venituri sau de cheltuieli, si nici alte conturi care ar putea sa afecteze calculul indicatorilor financiari ai societatii. In



plus, pentru fiecare dintre aceste conturi se pot da explicatii cu privire la modul de utilizare a acestora, iar soldul lor, dupa decontarea tuturor tranzactiilor, este intotdeauna zero (acesta este, de altfel, un control care arata ca toate operatiunile din cele doua subaplicatii care sunt legate printr-un astfel de cont, au fost inregistrate complet si corect). De asemenea, rulajele acestor conturi pot fi izolate cu exactitate, in orice moment fiind disponibila o varianta a balantei care contine totalitatea rulajelor, fara conturile tehnice, sau, rulajele conturilor tehnice pot fi anulate printr-o simpla operatiune contabila din modulul financiar.

3.3. Conturi de furnizori �i clien�i

Conturile de furnizori/clienti sunt date de baza folosite in cadrul Contabilitatii Furnizorilor/Clientilor. Pentru fiecare furnizor/client definit in sistem trebuie creata o data de baza (un cont de furnizor/client). Toate operatiunile cu furnizori/clienti sunt inregistrate prin intermediul acestor date de baza. In acest fel, este actualizata atat fisa furnizorului/clientului (registrul de furnizori/clienti), cat si registrul general (registrul Carte Mare), prin intermediul contului de reconciliere asociat contului de furnizor/client.

Datele de baza contin informatii care controleaza modul de inregistrare si de procesare a tuturor operatiunilor economice care au legatura cu un furnizor. Ele sunt folosite nu numai in Contabilitatea Financiara (FI), ci si in Gestiunea Materialelor (MM). Prin stocarea datelor de baza la nivel central, aceste informatii nu trebuie introduse decat o singura data in sistem, in felul acesta evitandu-se inconsistentele

Spre exemplu, într-o înregistrare master de furnizor (informa�ii de baz�) sunt urm�toarele date:

- numele, adresa, limba �i num�rul de telefon al furnizorului

- num�rul companiei, num�rul de înregistrare pentru TVA, adresa autorit��ii fiscale

- leg�tura cu banca (contul în format IBAN �i în format specific na�ional)

- date pentru managementul contului, cum ar fi spre exemplu num�rul contului de reconciliere din Registrul Cartea Mare

- metoda de plat� stipulat� �i condi�iile de plat�

Datele pentru aprovizionare sunt necesare dac� de folose�te modulul Managementul Materialelor (MM).

Datele sunt organizate dup� cum urmeaz�:

Date privind aprovizionarele pentru dep de aprovizionare

n +1

Date contabile pentru codul Companiei n

Date Contabile pentru Codul Companiei 9700

Date generale


n


9700

Date contabile pentru codul Companiei n+1



1. Datele generale

Reprezint� datele care sunt valabile la nivel de client �i sunt relevante pentru fiecare Cod de Companie �i pentru fiecare departament de aprovizionare care intr� în aria de aplicabilitate a structurii organiza�ionale. Astfel de date sunt:

- date pentru corespondenta: nume, adresa, telefon;

- termen de cautare: se foloseste pentru cautarea unui furnizor nu dupa cod, ci dupa un nume sugestiv;

- codul fiscal si numarul de inregistrare la Regitrul Comertului;

- detalii bancare: cod si denumire banca, cont etc.

2. Date despre Codul Companiei

Sunt datele care sunt relevante pentru fiecare cod de companie in parte. Astfel de date sunt:

- contul de reconciliere: contul de Carte Mare in care se fac (simultan) aceleasi inregistrari ca si in registrul furnizorilor;

- cheia de sortare: este un criteriu de sortare implicita a inregistrarilor, pentru afisarea fisei furnizorului;

- termen de plata: cod prin care se precizeaza numarul zilelor de scadenta.

3. Date privind organiza�iile de aprovizionare

Sunt datele care sunt relevante pentru organiza�iile de aprovizionare. Spre exemplu, date privind cererea, comenzile de aprovizionare, verificarea facturilor etc. sunt salvate în aceast� zon�. Este necesar� folosirea aplica�iei Managementul Materialelor pentru înregistrarea acestor date.

In momentul crearii unui cont de furnizor este obligatorie alegerea unui grup de conturi de furnizori. Grupul de conturi determina:

- alocarea interna (codul furnizorului este dat de sistem in cadrul unui interval de numere prestabilit, neputand fi influentat de catre utilizator) sau externa a codului de furnizor;

- gama de numere in care se pot da codurile de furnizori;

- controleaza campurile care vor aparea in ecranele de creare a unui furnizor si dintre acestea, care vor fi obligatorii si care optionale.

Furnizorul ocazional (OCAZxxxxxx) este furnizorul care apare o singur� dat� in sistem, care nu are cu compania o rela�ie regulat� de tip vânz�tor – cump�r�tor. Pentru ace�ti furnizori, în sistem se creaz� o singur� înregistrare master obi�nuit�, f�r� partea general�, iar partea datelor generale pentru înregistrarea master este introdus� direct în document, doar atunci când are loc tranzac�ia de afaceri.

Odata creat un furnizor/client, grupul de conturi nu poate fi schimbat.

În sistemul preconfigurat BP RO sunt definite urm�toarele grupuri de furnizori : 9700, 9701, 9799 si clienti: 9700, 9701, 9702, 9703, 9704, 9705, 9799.

(a�a cum s-a ar�tat deja, grupurile de furnizori �i clien�i pot fi ajustate în func�ie de nevoile utilizatorilor)



FURNIZORI

CLIEN�I

* Pot fi stabili�i parametri pentru întregul tabel cu ajutorul unui chestionar electronic.

3.4. B�ncile

B�ncile sunt administrate cu ajutorul înregistr�rilor master din sistem. Înregistr�rile master (informa�iile de baz�) con�in, spre exemplu, �ara în care este banca, numele b�ncii, adresa b�ncii, num�rul b�ncii �i alte date de control, spre exemplu, codul SWIFT. Înregistr�rile master pentru b�nci sunt folosite pentru b�ncile societ��ii (house banks) �i pentru b�ncile partenerilor de afaceri (business partner banks).

Banca companiei este o banc� în care este (sunt) administrat(e) contul (conturile) companiei. Aceast� banc� este administrat� în sistem cu ajutorul unor caracteristici descrise mai jos:

- cod banca proprie: codificarea bancilor proprii consta in atribuirea fiecarei banci a unui cod de maximum cinci caractere alfanumerice;



- cod tara banca: acesta reprezinta codificarea tarii in care isi desfasoara activitatea banca respectiva;

- cheie bancara: reprezinta codificarea unitara a tuturor bancilor si este introdusa in sistem anterior crearii bancilor proprii;

- denumirea bancii: reprezinta denumirea oficiala a bancii conform codificarilor si denumirilor date de catre BNR.

Ulterior crearii bancilor se vor crea si conturile bancare ale companiei la fiecare banca. Pentru fiecare astfel de cont se va crea un cont in Registrul Carte Mare (Conturi la b�nci 512xxx). Fiecare cont bancar este intretinut in sistem cu ajutorul unui ID cont bancar care reprezinta un cod de maxim cinci caractere alfanumerice.

În sistem sunt predefinite urm�toarele b�nci ale companiei:

Cod banca proprie

Cod tara banca

ID cont bancar

Moneda contului

Num�rul Contului

Cont CM Denumire banca

BRD RO BRD10 RON 0011527184 51211010 BRD BRD RO BRD20 EUR 0011527184 51241020 BRD BCR RO BCR10 RON 1005647575 51212010 BCR BCR RO BCR20 EUR 1005647575 51242020 BCR RFS RO RFS10 RON 302415057 51213010 RAIFFEISEN

(a�a cum s-a men�ionat deja, este vorba doar de un sistem pentru care vor putea fi stabili�i parametri iar datele privind b�ncile companiei putand fi ajustate în func�ie de nevoile utilizatorilor).



4. PROCESE DE AFACERI

4.1. Contabilitatea financiar� – cadrul general

4.1.1. Anul fiscal �i perioada înregistr�rilor

Anul fiscal este împ�r�it în perioade ale înregistr�rilor. Fiecare perioad� a înregistr�rilor este definit� cu ajutorul unei date de începere (prin urmare ea poate, dar nu trebuie neap�rat, s� corespund� cu lunile calendaristice de la 1 la 12). Separat de perioada curent� a înregistr�rilor, pot fi definite perioade speciale pentru nevoile care apar la procedura de închidere de la sfâr�itul anului (13-16).

Perioadele înregistr�rilor pot fi deschise �i închise liber cu ajutorul unor directive la nivelul organiza�iei, valabile pentru procesarea închiderilor de la sfâr�itul lunii în FI. Este posibil s� fie definite diverse perioade (deschise sau închise) pentru tipurile de conturi selectate din perioada de între�inere.

Codul de companie 9700 folose�te varianta de an fiscal cu caracteristicile care sunt prezentate în cele ce urmeaz�:

Nume: K4 An calendaristic, 4 perioade speciale

Caracteristici: 12 perioade de înregistr�ri identice cu lunile calendaristice �i 4 perioade

speciale pentru nevoile care apar pentru închiderile de la sfâr�itul anului

4.1.2. Tipuri de documente si game de numere

Fiecare operatiune contabila este intotdeauna stocata in sistem sub forma unui document.

Tipul de document este folosit pentru urmatoarele functii in componentele Contabilitatii Generale (FI-GL), a Clientilor (FI-AR), a Furnizorilor (FI-AP) si a Mijloacelor fixe (FI-AA):

- clasificarea tranzactiilor care au fost inregistrate (de exemplu, toate facturile clientilor vor avea acelasi tip de document). In acest fel, se pot face selectii dupa tipul documentului.

- controlul stocarii documentului. Aceasta este principala functie a tipului de document. Trebuie precizat un interval numeric pentru fiecare tip de document. Documentele dintr-un interval numeric sunt stocate impreuna.

Tipul de document este introdus in antetul documentului si setarile referitoare la acesta sunt valabile pentru intregul document. Tipurile de documente sunt definite la nivel de client R/3 (sunt comune tuturor codurilor de companie create intr-o instalare R/3). Sistemul standard contine tipuri de documente predefinite (de exemplu, “DR” pentru factura client …). In functie de necesitatile de raportare aceste tipuri pot fi modificate; de asemenea, exista posibilitatea adaugarii/stergerii tipurilor de documente (in ceea ce priveste stergerea unui tip de document, acest lucru este posibil atata timp cat in sistem nu exista documente inregistrate cu acest tip).

Oricarui document din sistem i se aloca un numar unic in codul de companie. Pentru stabilirea modului de atribuire a numarul documentului se foloseste cate un interval numeric care va fi alocat fiecarui tip de document.

Numerele de document pot fi atribuite in mai multe feluri:



- extern: utilizatorul introduce numarul documentului original in timpul inregistrarii documentului sau numarul este transferat automat dintr-un sistem de prefacturare. O conditie prealabila este aceea ca numerele documentului sa fie unice.

- intern: sistemul atribuie automat un numar secvential din gama de numere alocata tipului de document.

În sistemul preconfigurat BP RO se vor folosi urm�toarele tipuri de documente:

Interval numeric Tip de document Descriere

Gama de numere

Tipul cont permis De la Pana la

AA Înreg.mijl.fixe 01 ADKMS 0100000000 0199999999

AB Doc. contabiliate 01 ADKMS 0100000000 0199999999

AF Amortizare mijl. Fix 03 AS 0300000000 0399999999

AN Înreg. neta mijl. fixe 01 AKMS 0100000000 0199999999

AS Storno mijl. Fixe ST ADKMS 9900000000 9999999999

DA Document client 16 DS 1600000000 1699999999

DG Nota credit client 16 DS 1600000000 1699999999

DR Factur� client 18 ADMS 1800000000 1899999999

DS Stornare client ST ADMS 9900000000 9999999999

DZ Plata client 14 DS 1400000000 1499999999

EU Dif. Rotunj. Euro 02 ADKMS 0200000000 0299999999

EX Num�r extern 02 DKS 0200000000 0299999999

KA Nota credit furnizor 17 AKMS 1700000000 1799999999

KG Credit furnizor 17 AKMS 1700000000 1799999999

KN Furnizori net 01 AKS 0100000000 0199999999

KP Intre�inere cont 48 AMS 4800000000 4899999999

KR Factur� furnizor 19 AKMS 1900000000 1999999999

KS Storno furnizor ST AKMS 9900000000 9999999999

KZ Plat� furnizor 15 KS 1500000000 1599999999

ML Decontare ML 47 MS 4700000000 4799999999

PR Modificare pret 48 MS 4800000000 4899999999

RA Dec.sub.credit memo 51 AKMS 5100000000 5199999999

RE Receptia facturii 51 AKMS 5100000000 5199999999

RN Factura – net 51 AKMS 5100000000 5199999999

RV Document client SD 00 ADS 0000000001 0099999999

SA Document carte mare 01 ADKMS 0100000000 0199999999

SB Înregistrare cont carte mare 12 S 1200000000 1299999999

SK Document de casa 13 S 1300000000 1399999999

SS Storno CM ST AMS 9900000000 9999999999



SU Document ajustare 01 S 0100000000 0199999999

UE Transfer date 04 ADKMS 0400000000 0499999999

WA Iesire bunuri 49 AMS 4900000000 4999999999

WE Intrare bunuri 50 AMS 5000000000 5099999999

WI Inventar 49 AMS 4900000000 4999999999

WL Bunuri iesite/livrate 49 AMS 4900000000 4999999999

WN Intr.bunuri neta 50 AMS 5000000000 5099999999

ZP Înregistrare plat� 20 ADKMS 2000000000 2099999999

ZR Plata automata 20 DKS 2000000000 2099999999

ZS Plata prin cec 05 DKS 0500000000 0599999999

ZV Stergere automata 20 ADKMS 2000000000 2099999999

4.1.3. Chei de inregistrare

La introducerea pozi�iilor documentului foarte importanta este cheia de inregistrare. Aceasta controleaza modul de inregistrare a unui document, precum si de prelucrare ulterioara a acestuia. Ele stabilesc daca un cont va fi inregistrat pe debit sau pe credit si tipul de cont care poate fi inregistrat (de client, furnizor, mijloace fixe, …); de asemenea, prin cheia de inregistrare impreuna cu varianta de stare de camp, se stabileste modalitatea de configurare a ecranelor de introducere a documentelor (ce campuri trebuie sa apara in ecranele de introducere a datelor, si dintre acestea, care trebuie sa fie obligatorii, optionale sau doar afisabile).

Regulile de inregistrare a unui document sunt fixate odata cu introducerea tipului documentului si a cheii de inregistrare; cheia de inregistrare stabileste:

- Datele pe care le puteti introduce in inregistrare

- Cum sunt prelucrate datele pe care le inregistrati

- Cum actualizeaza sistemul datele pe care le introduceti

Cheile de inregistrare sunt diferite in functie de tipul contului pentru care acestea sunt folosite (client, furnizor, mijloace fixe, materiale sau conturi de CM).

În sistemul preconfigurat BP RO exista cheile de inregistrare din sistemul standard si anume:

Cheia de înregistrare

D/C

Tip cont

Indicator Special G/L

Descriere

Relevant pentru

Stornare

01 Debit D Factur� Vânz�ri 12

02 Debit D Stornare Not� de credit Vânz�ri 11

03 Debit D Speze bancare 13

04 Debit D Alte crean�e 14



05 Debit D Pl��i Cash-Flow 15

06 Debit D Diferen�� de plat� Cash-Flow 16

07 Debit D Clearing 17

08 Debit D Pl��i cu clearing Cash-Flow 18

09 Debit D X Client / Special G/L Debit Special G/L 19

11 Credit D Not� de Credit Vânz�ri 02

12 Credit D Stornarea facturii Vânz�ri 01

13 Credit D Stornare Chelt. 03

14 Credit D Alte datorii 04

15 Credit D Încas�ri Cash-Flow 05

16 Credit D Diferen�� de încasat Cash-Flow 06

17 Credit D Clearing 07

18 Credit D Încasare cu clearing Cash-Flow 08

19 Credit D X Client / Special G/L Credit Special G/L 09

21 Debit K Not� de Credit Vânz�ri 32

22 Debit K Stornarea facturii Vânz�ri 31

24 Debit K Alte crean�e 34

25 Debit K Pl��i Cash-Flow 35

26 Debit K Diferen�� de plat� Cash-Flow 36

27 Debit K Clearing 37

28 Debit K Pl��i cu clearing Cash-Flow 38

29 Debit K X Furnizor / Special G/L Debit Special G/L 39

31 Credit K Factur� Vânz�ri 22

32 Credit K Stornare Not� de Credit Vânz�ri 21

34 Credit K Alte datorii 24

35 Credit K Încas�ri Cash-Flow 25

36 Credit K Diferen�� de încasat Cash-Flow 26

37 Credit K Clearing 27

38 Credit K Încasare cu clearing Cash-Flow 28

39 Credit K X Furnizor / Special G/L Credit Special G/L 29

40 Debit S DEBIT 50

50 Credit S CREDIT 40

70 Debit A Mijl.fixe - Debit 75

75 Credit A Mijl.fixe - Credit 70

80 Debit S Stocuri ini�iale 90

81 Debit S Costuri 91

82 Debit S Diferen�� de stoc 92

83 Debit S Diferen�� de pre� 93



84 Debit S Consum 94

85 Debit S Modific�ri ale stocurilor 95

86 Debit S GR/IR - Debit 96

89 Debit M Stocuri - Intr�ri 99

90 Credit S Stocuri ini�iale 80

91 Credit S Costuri 81

92 Credit S Diferen�� de stoc 82

93 Credit S Diferen�� de pre� 83

94 Credit S Consum 84

95 Credit S Modific�ri ale stocurilor 85

96 Credit S GR/IR - Credit 86

99 Credit M Stocuri - Ie�iri 89 D Clien�i K Furnizori A Mijl.fixe M Stocuri S Cartea Mare

4.1.4. Coduri de TVA

Tipurile individuale de TVA sunt diferen�iate în sistem cu ajutorul unor coduri fiscale. Caracteristicile stabilite pentru textul codului cuprind toate informa�iile necesare pentru înregistrarea TVA – felul impozitului (impozit de plat�, impozit de încasat,........) rata procentual�, contul taxei pentru înregistrarea automat� etc.

Procedura de calcul definit� pentru Romania se nume�te TAXRO �i include codurile de tax� predefinite, care sunt livrate cu versiunea local�, coduri de tax� general-valabile în Romania pentru fiecare tip de tax�, a�a cum sunt definite în reglement�rile generale privind TVA – �i func�ie de modul de reflectare al acestora în formularistica privind raportarea TVA.

Procedura de calcul TVA mai sus men�ionat� a fost actualizat� conform reglement�rilor în vigoare. (Legea 571/22.decembrie 2003 –Legea privind Codul fiscal, Ordin 171/23.01.2004 si Ordin 256/04.02.2004)

In sistemul preconfigurat BP RO exista urmatoarele coduri de taxa:

Indicator TVA Defini�ie Cont

A0 TVA -opera�iuni cu loc prestare in str�in�tate cu deducere 44270000

A1 Opera�iuni taxabile - cota TVA 19 % 44270000

A2 Opera�iuni cu loc prestare str�in f�r��deducere 44270000

A3 Opera�iuni TVA-19% neexigibil�� 44280100

A4 Scutite cu drept de deducere 44270000



A5 Scutite f�r��drept de deducere 44270000

A6 TVA 19 % achitat��de beneficiari 44270000

A7 TVA 19 % pentru tranzactii de capital 44270000

A8 Opera�iuni taxabile -TVA 9 % 44270000

B1 Opera�iuni taxabile -TVA 19 % fara factura fiscala 44270000

B2 Opera�iuni taxabile -TVA 9 % fara factura fiscala 44270000

S1 Opera�iuni SPECIALE -TVA 19 % 44270000

S2 Opera�iuni SPECIALE -TVA 9 % 44270000

S3 TVA 9 % pentru tranzactii de capital 44270000

A9 Opera�iuni TVA colectat��netaxabile 44270000

D0 Cump�r�ri scutite de T.V.A.deductibile si nedeductibile 44260000

D1 Cump�r�ri cu T.V.A.19% deductibile si nedeductibile 44260000

D2 Cump�r�ri cu T.V.A.19% neexigibile deductibile /nedeductibile 44280000

D3 Cump�r�ri cu T.V.A. 9% deductibile si nedeductibile 44260000

N0 Cump�r�ri scutite de T.V.A. nedeductibile 63500000

N1 Cump�r�ri cu T.V.A.19% nedeductibile 63500000

N2 Cump�r�ri cu T.V.A.19% neexigibile nedeductibile 63500000

N3 Cump�r�ri cu T.V.A. 9% nedeductibile 63500000

R1 Opera�iuni TVA colectat��19 % - regulariz�ri 44270000

R2 Cump�r�ri cu T.V.A.19% regulariz�ri deductibile 44260000

R3 Cump�r�ri cu T.V.A.19% regulariz�ri deducbile �i nedeductibile 44260000

R4 Cump�r�ri cu T.V.A.19% regulariz�ri nedeductibile 44260000

R5 Opera�iuni TVA colectat��9 % - regulariz�ri 44260000

R6 Cump�r�ri cu T.V.A.9% regulariz�ri deductibile 44260000

R7 Cump�r�ri cu T.V.A.9% regulariz�ri deducbile �i nedeductibile 44260000

R8 Cump�r�ri cu T.V.A.9% regulariz�ri nedeductibile 44260000

V0 Cump�r�ri scutite de T.V.A. deductibile 44260000

V1 Cump�r�ri cu T.V.A.19% deductibile 44260000

V2 Cump�r�ri cu T.V.A.19% neexigibile deductibile 44280000

V3 Cump�r�ri cu T.V.A. 9% deductibile 44260000

V7 TVA 19% pentru tranzactii capital 44260000

V8 TVA 9% pentru tranzactii capital 44260000

V9 Opera�iuni TVA intrare - netaxabile 44260000



Not�: dac� este cazul, utilizatorii pot sa adauge coduri fiscale suplimentare (spre exemplu TVA 22%), iar aceasta se poate face prin definirea parametrilor sistemului.

4.2. Contabilitate Carte Mare

Operatiunile financiar–contabile cu caracter general sunt gestionate in cadrul modulului “Contabilitate Generala – Carte Mare”. Principalul rol al acestui modul este acela de a furniza o imagine completa asupra tuturor operatiunilor contabile si de a furniza instrumentele necesare in vederea raportarii externe. Datorita integrarii cu celelalte module, aici se vor regasi cu acuratete toate datele (inregistrari primare, decontari etc).

Din punct de vedere intern, la nivelul bazelor de date, inregistrarile efective sunt structurate, pe “registre/jurnale contabile” (Carte Mare, Clienti, Furnizori, Mijloace Fixe); acest mod de lucru al sistemului a fost adoptat in vederea obtinerii de rapoarte specifice atat la nivelul fiecarui domeniu in parte (clienti, furnizori s.a.), cat si la nivel centralizat.

Operatiunile financiar-contabile generale sunt inregistrate direct in registrul “Carte Mare”. Principalele caracteristici ale acestui registru sunt:

- Inregistrarea automata si simultana, in acest registru, a operatiunilor din celelalte sub-registre, in conturile corespunzatoare din planul de conturi (conturi de reconciliere);

- Actualizarea simultana a conturilor si a obiectelor de cost din contabilitatea de gestiune;

- Evaluarea in timp real a datelor contabile curente, mergand de la afisarea situatiei unui cont pana la obtinerea tuturor rapoartelor disponibile (balante de verificare, bilant, analize contabile diverse).

- Fiecare operatiune contabila poate fi verificata oricand prin afisarea in intregime a documentului contabil, a pozitiilor individuale sau a rulajelor debitoare si creditoare la nivel de:

- Cont

- Jurnal

- Balanta/cont de profit si pierdere

4.2.1. Înregistrarea documentelor

Generalitati

Inregistrarile facute in sistemul SAP se bazeaza pe “principiul documentului”. Aceasta inseamna ca fiecare operatiune contabila este intotdeauna stocata sub forma unui document care ramane in sistem ca unitate de sine statatoare pana la arhivarea acestuia. In sistem nu pot fi introduse decat documente complete, “complet” insemnand ca soldul inregistrarilor de pe debit si credit sa fie zero.

De asemenea, un document nu se poate inregistra daca nu sunt completate campurile obligatorii cerute fie de sistem (data documentului si cea a inregistrarii, tipul documentului, moneda, cheile de inregistrare, conturile si sumele aferente), fie de configurarea specifica proiectului.

Sistemul verifica toate aceste intrari si in cazul introducerii unei valori care nu este definita in sistem sau care nu indeplineste conditiile impuse de validarile standard sau de cele specifice utilizatorului, emite un mesaj de eroare; in acest caz nu se poate continua procesarea documentului decat dupa corectarea erorii. Aceste verificari garanteaza faptul ca datele necesare vor fi introduse in sistem sub o forma completa si lipsita de erori.

Integrarea cu celelalte registre



Sistemul asigura integrarea subregistrelor (contabilitatea clientilor, a furnizorilor, a mijloacelor fixe) cu registrul de carte mare. La inregistrarea pe un cont de client, de exemplu, sistemul face automat o inregistrare in contul corespondent de carte mare (cont de reconciliere). Ca rezultat, totalurile obtinute in contabilitatea clientilor nu trebuie sa mai fie transferate in registrul “Carte Mare” in vederea pregatirii balantei de verificare.

Structura documentului

Orice document este structurat in doua parti:

- antet

- linii de inregistrare (doua sau mai multe, dar maxim 999).

Antetul documentului contine informatii valabile pentru tot documentul, cum ar fi data documentului, data inregistrarii, sau moneda in care se efectueaza tranzactia. Tot aici se gasesc reguli de control ale documentului, de exemplu tipul documentului.

Liniile de inregistrare contin informatii asociate conturilor implicate in tranzactie, cum ar fi:

- cheia de inregistrare (functie de care se stabileste debitul sau creditul),

- suma, codul de TVA (daca este cazul),

- obiectul de cost (pentru reflectarea tranzactiei in contabilitatea de gestiune) s.a.

Un document poate contine doua sau mai multe linii de inregistrare, dintre care unele pot fi generate automat de catre sistem.

Pe langa documentele de contabilitate propriu-zise, descrise mai sus, in sistem se pot crea modele de documente pentru simplificarea introducerii datelor (vezi capitolul ’’Documente de referinta’’).

Inregistari automate

Sistemul genereaza automat pozitii in document pentru TVA sau diferente de curs. Datele propuse de sistem pot fi ajustate, daca acest lucru este necesar.

Inregistrare document

La introducerea unui document utilizatorul are urmatoarele optiuni:

- afisarea intregului document cu posibilitatea editarii antetului si a fiecarei linii introduse (mai putin contul si cheia de inregistrare), adaugarii unei noi linii sau stergerii uneia deja introduse;

- liniile generate automat de catre sistem pot fi editate, adaugandu-se informatii suplimentare, cum ar fi codul proiectului sau obiectul de cost corespunzator.

- in momentul apelarii functiei de inregistrare a documentului, daca nu au fost completate toate campurile obligatorii sau au fost introduse valori necorespunzatoare, sistemul afiseaza intregul document, marcand liniile care trebuie modificate.

Odata completat intregul document, acesta se poate inregistra.

Preinregistrare document (parcarea înregistr�rii)

In cazul in care utilizatorul este nevoit sa intrerupa introducerea documentului din lipsa sau pentru verificarea unor informatii, de exemplu, documentul se poate salva intr-o forma incompleta (preinregistra), pentru a nu fi pierdute datele deja introduse (salvarea lui sub aceasta forma nu va afecta rulajele conturilor implicate); odata cu obtinerea tuturor informatiilor se va relua editarea documentului, sistemul va reverifica datele introduse si numai dupa aceasta documentul va fi inregistrat.

În aceast� metod� de p�strare a documentelor aflate în curs de procesare sistemul desemneaz� un num�r deja real (din lista de coduri, în func�ie de tipul documentului) ca �i cum ar fi fost deja înregistrat. Dup� terminare �i înregistrare, num�rul r�mâne.



Modificare document

Sistemul nu permite modificarea tuturor campurilor unui document, odata ce acesta a fost inregistrat. De exemplu, suma, contul, cheia de inregistrare, data inregistrarii sau codul de TVA si suma aferenta acestui cod nu pot fi modificate. Aceasta deoarece, inregistrarea documentului a produs actualizarea in toate registrele implicate, si o modificare a unui camp ar duce la imposibilitatea reconcilierii tuturor conturilor. Singura modalitate de a corecta o operatiune gresita este aceea de a storna documentul initial si a reinregistra corect un nou document.

Sunt posibile totusi modificari asupra datelor ce nu afecteaza conturile, si anume:

- referinta externa

- campurile de explicatii, atat cel de la nivel de document, cat si cele de la nivelul fiecarei inregistrari in parte.

Campurile care se pot modifica sunt marcate.

Stornare document

Un document poate fi stornat din modulul de Contabilitare Generala numai daca nu are pozitii compensate (in caz contrar mai intai trebuiesc resetate pozitiile inchise).

In cazul conturilor implicate in tranzactiile operate in alte module, documentele financiare nu pot fi stornate decat din modulele in care au fost inregistrate (aceasta deoarece operatiunea de intrare in stoc, de exemplu, pe langa documentul contabil, produce si actualizarea stocurilor; stornarea separata a documentului contabil ar duce la o inconsecventa intre valoarea stocului din gestiunea de materiale si cea inregistrata in balanta).

Ca metoda de stornare, documentele se vor storna numai in “rosu”. Data stornarii este implicit cea a documentului initial, insa daca perioada de inregistrare corespunzatoare este inchisa, documentul va fi stornat la data curenta (prin suprascrierea datei propuse de sistem).

Resetare pozitii inchise

Pentru operatiunile pe conturile care sunt gestionate cu pozitii deschise, la inchiderea pozitiilor (de exemplu la plata unei facturi de furnizor) se genereaza si un document special, de “clearing”. Acesta are rolul de a grupa documentele implicate intr-un proces economic complet (de exemplu inregistrarea facturii si plata acesteia). Pozitiile astfel grupate nu vor fi luate in calcul la o procesare ulterioara a contului respectiv iar utilizatorul are posibilitatea sa urmareasca separat pozitiile ramase deschise (vezi capitolul “Clearingul pozitiilor deschise”).

Functia de resetare a pozitiilor inchise se foloseste pentru permiterea stornarii unui document eronat, care deja a fost compensat, sau pentru repunerea unei inregistrari ca si pozitie deschisa, in cazul in care “clearingul” nu a fost facut in mod corespunzator (de exemplu, plata facuta unui furnizor a fost alocata unei alte facturi decat cea corecta).

Documente de referinta

Pentru micsorarea efortului de introducere a unor documente similare se pot crea in sistem modele de documente care pot fi utilizate ca documente de referinta. Astfel, in momentul inregistrarii unei operatiuni, se apeleaza un astfel de document, se completeaza (de exemplu, suma documentului), sau se modifica valorile propuse de sistem (de exemplu, data documentului sau cea a inregistrarii), si apoi se inregistreaza.

Documentele de referinta utilizate in sistemul preconfigurat BP RO sunt:

- documentul periodic: definirea unui document periodic permite generarea unor documente contabile ale caror valori sunt constante si care trebuie sa se inregistreze cu o anumita periodicitate (ex. lunar – trecere pe venit a subventiilor pentru investitii pe durata de amortizare a unui mijloc fix). Pentru un document periodic se specifica la creare: tipul



documentului, perioada la care trebuie sa se execute, data primei executii si data ultimei executii.

- documentul esantion (model): documentul trebuie sa fie “complet”, adica sa contina toate informatiile necesare, iar soldul acestuia sa fie zero. In momentul salvarii documentului, acesta primeste un numar special dar sumele nu actualizeaza rulajele conturilor.

- model de alocare conturi: spre deosebire de documentul esantion, modelul de alocare de conturi poate fi un document incomplet. In timpul introducerii documentului, pot fi sterse linii de inregistrare, se pot modifica alocarile de obiecte de cost, se poate trece de la modelul de alocare la modul de inregistrare standard si invers. De asemenea, inregistrarea cu ajutorul unui model de alocare de conturi permite introducerea unei sume globale care sa fie distribuita automat pe fiecare pozitie din document, in functie de procente prestabilite.

4.2.2. Analizele �i Evalu�rile Conturilor

Când înregistr�m un document, sistemul actualizeaz� în mod automat soldurile conturilor implicate. Pentru fiecare cont din Registrul Cartea Mare, pot fi vizualizate atât soldul contului cât �i pozi�iile individuale, în func�ie de setarile din înregistrarea de baza a contului de carte mare.

Analiza pozi�iilor

În cazul conturilor cu management-ul pozi�iilor deschise sistemul ofera posibilitatea de selectare si vizualizare separata a pozi�iilor deschise sau închise. Mai multe informa�ii despre managementul pozi�iilor deschise pot fi aflate în capitolul despre clearing-ul conturilor.

În cazul în care se doreste afi�area pozi�iilor contului, exist� urm�toarele op�iuni:

- afi�eaz� documentul �i apoi pozi�iile (pozi�ii ale antetului de document)

- afi�eaz� contul �i apoi pozi�iile (pozi�ii ale detaliilor de document)

Analiza soldurilor

Soldul conturilor ofera informatii despre:

- soldul ini�ial (transferul soldului din anul precedent)

- totalul înregistr�rilor contabile dintr-o perioada, separat pe Debit �i Credit (cifrele tranzac�iilor)

Pentru conturile care sunt administrate cu afi�are pozi�ii individuale (descrise în înregistrarea master), este posibil s� fie afi�ate si pozi�iile care compun soldul efectiv al contului din Registrul Cartea Mare.

În func�ie de ce pozi�ie urmeaz� s� fie afi�at�, cursorul va fi pozi�ionat la intrarea în afi�ajul soldului (în conformitate cu instruc�iunile din tabelul urm�tor).

Cum va fi afi�at Pozi�ia cursorului pe

Pozi�ii din anul precedent Soldul de transfer (soldul ini�ial)

Pozi�ii în perioada respectiv� Perioada cerut�

Pozi�ii de debit sau de credit în perioada respectiv�

Perioada cerut� în coloana pentru "Debit" sau "Credit”

Toate pozi�iile de debit sau de credit Totalul debitului sau al creditului

Toate pozi�iile ***



4.2.3. Clearing–ul pozi�iilor deschise

Prin CLEARING în�elegem închiderea, stingerea, soldarea, împerecherea pozi�iilor deschise ale unui cont, dac� respectivul cont a fost definit în înregistrarea master cu gestiune pozitii deschise.

Pozitiile deschise se pot defini ca fiind procese, tranzactii incomplete. Aceste pozitii nu se pot inchide decat atunci cand pe contul respectiv se fac una sau mai multe inregistrari care sa compenseze suma initiala; deci balanta rezultata din alocarea acestor inregistrari, pozitiei deschise, trebuie sa fie zero. Cand se face cliring (compensare) pe o pozitie deschisa, sistemul asociaza acesteia numarul documentului de cliring si data la care a avut loc cliringul; acesta este modul prin care, o factura de client, de exemplu, este marcata ca fiind incasata.

Nu se poate face cliring decat asupra inregistrarilor din conturile care sunt gestionate cu pozitii deschise. Conturile de clienti si de furnizori sunt implicit gestionate cu pozitii deschise. Pentru celelalte tipuri de conturi acest lucru trebuie specificat in datele de baza ale conturilor respective.

Urm�toarele conturi din Registrul Cartea Mare sunt de obicei conturi care pot fi administrate cu pozi�ii deschise:

- conturile de viramente interne (581xxx,....)

- primirea bunurilor/primirea facturii (408xxx)

Functiile sistemului pentru inregistrarea cu clearing sunt urmatoarele:

- incasare

- plata

- inregistrare cu compensare

Chiar daca aceste functii pot avea ecrane diferite pentru introducerea datelor, ecranele de procesare a pozitiilor deschise sunt aceleasi.

Sistemul ofera spre utilizare doua posibilitati de executare a clearing-ului:

1. Clearing manual: in acest caz utilizatorul nu are posibilitatea de a introduce date de antet, iar documentul creat este un document fara pozitii (aceasta functiune difera de postarea cu clearing descrisa mai sus).

2. Clearing automat: folosirea acestuia este în general util� la clearing-ul conturilor din Registrul Cartea Mare.

Pozi�iile deschise ale conturilor de crean�e, conturilor de pl��i �i conturilor din Registrul Cartea Mare pot fi clear-uite cu ajutorul programului de clearing automat. Programul creaz� grupuri de pozi�ii în func�ie de criteriile implicite (cele setate). Dac� soldul pozitiilor selectate este zero, sistemul clear-uie�te aceste conturi.

Sistemul ofera si posibilitatea de a defini o toleranta prin care sa se stabileasca diferenta maxima intre pozitiilor ce urmeaza a fi clear-uite, precum �i conturile din Registrul Cartea Mare în care va fi înregistrat� diferen�a calculat� a pozi�iilor închise.

Programul împarte pozi�iile conturilor în grupuri în timpul procesului de clearing în func�ie de anumite criterii (maxim 5), care trebuie s� fie identice, altfel nu are loc clearing-ul.

Cu ajutorul criteriilor, pozi�iile selectate sunt monitorizate impreuna. Astfel se asigur� c� vor fi clear-uite automat doar acele pozi�ii care au la baz� tranzac�ii de afaceri comune. Spre exemplu, num�rul de referin�� este un criteriu comun pentru clear-uirea facturilor �i pl��ilor / încas�rilor. Desemnarea valorii este stabilit� în sistem.

Pentru a se ob�ine clearing-ul unei pozi�ii, au fost folosite urm�toarele prezum�ii:



• contul trebuie sa fie gestionat cu pozi�ii deschise

• soldul pozitiilor trebuie s� fie egal cu zero sau s� se încadreze în limita de toleran�� definit�

• criteriile pentru pozi�iile deschise sunt îndeplinite – definirea se face la stabilirea parametrilor pentru clearing în program

4.2.4. Încheierea activit��ii – închiderea

În sistemul SAP R/3 prin încheiere se poate în�elege un set de activit��i obligatorii cum sunt: bilan� �i contul de profit �i pierdere, declara�ia de TVA, raportul fluxurilor de numerar, Jurnal Carte Mare, Jurnal Document etc.

In sistemul SAP R/3 transferul soldurilor în perioada urm�toare (an) este efectuat cu ajutorul programului de report solduri rulat la sfâr�itul anului.

Sistemul SAP R/3 permite înregistrarea într-o perioad� anterioara �i în cazul în care a fost executat� închiderea, cu condi�ia ca perioada de înregistrare s� fie deschis� �i utilizatorul s� ia în considera�ie faptul c� a intervenit o modificare în majoritatea rapoartelor deja procesate (tip�rite).

Sistemul SAP R/3 ofer� rapoarte pentru urm�toarele activit��i pentru preg�tirea închiderii:

• confirmarea soldurilor conturilor Carte Mare G/L, conturilor de furnizori A/P �i conturilor de clienti A/R

• evaluarea soldurilor conturilor în valut� �i evaluarea pozi�iilor deschise în valut�

• decont de TVA etc

1. Evaluarea valutar�: pozi�ii deschise, solduri

Unul dintre procesele de închidere din SAP R/3 este acela c� bilan�ul conturilor în valut� trebuie evaluat. Prin evaluare se în�elege în terminologia SAP calcularea diferen�elor de schimb valutar realizate �i nerealizate.

Pentru evaluarea automat� �i activitatea de înregistrare corespunz�toare se folosesc dou� rapoarte (programe) automate �i cu ajutorul acestora se realizeaz� totodat� �i calculul valorii �i înregistrarea acesteia în contabilitate.

1. a) Program pentru evaluarea pozi�iilor deschise

Acest program este folosit nu numai pentru evaluarea pozi�iilor deschise din conturile din Registrul Cartea Mare cât �i pentru evaluarea pozi�iilor deschise aferente furnizorilor �i clien�ilor. În cursul acestei evalu�ri, sistemul înregistreaz� diferen�a de curs valutar (câ�tigul sau pierderea din schimburi valutare) în func�ie de rata de schimb valutar curent� �i rata de schimb înregistrat� în pozi�ia deschis� respectiv�.

1. b) Program pentru evaluarea soldurilor

Este folosit pentru conturile din Registrul Cartea Mare (spre exemplu numerar în casierie) pentru care soldurile sunt administrate în valut�, dar nu sunt administrate �i cu pozi�ii deschise. Folosind aceast� metod� de evaluare, se efectueaz� înregistrarea în conturi a diferen�elor de schimb valutar realizate – câ�tiguri sau pierderi din schimburi valutare – 665xxx sau 765xxx.

In sistemul preconfigurat BP RO exista creata metoda de evaluare 9700.



2. Verificarea contului furnizori – facturi nesosite (GR/IR)

La sfarsitul fiecarei perioade contul 408xxx poate avea sold din doua motive: fie s-au receptionat bunuri pentru care nu s-a primit inca factura, fie s-au facturat bunuri nereceptionate inca. Inainte de a trece la inchiderea de luna trebuie efectuata o verificare atenta a acestui cont pentru identificarea situatiilor care au generat sold. Sistemul ofera in acest caz un program care ajuta la identificarea unor astfel de situatii.

3. Balanta de verificare

Balan�a de verificare cu cele trei forme valabile în România în acest moment este realizat� prin urm�toarele programe :

/CEECV/ROFIRFSSLD00

/CEECV/ROFIRFSSLD01

/CEECV/ROFIRFSSLD02 , oferite de versiunea localizata.

Balan�a de verificare cuprinde pentru toate conturile companiei urm�toarele elemente: simbolul �i denumirea conturilor, în ordinea din planul de conturi, totalul sumelor debitoare �i creditoare ale lunii precedente, rulajele curente debitoare �i creditoare, totalul sumelor debitoare �i creditoare, soldurile finale debitoare sau creditoare.

4. Bilantul si contul de profit si pierdere

Pentru realizarea acestor situa�ii financiare trebuiesc create versiuni de dare de seama financiara proprii companiei dvs. In sistemul preconfigurat BP RO exista situatii financiare model oferite de versiunea localizata.

4.3. Contabilitate furnizori

4.3.1. Generalitati

Prin intermediul modulului “Contabilitate Furnizori” se inregistreaza si se administreaza toate informatiile contabile despre furnizori. Evidenta contabila a furnizorilor este realizata pe de o parte, din punct de vedere valoric, in submodulul de contabilitate furnizori din cadrul modulului financiar, iar pe de alta parte, din punct de vedere cantitativ, in modulul de Managementul Materialelor.

Prin inregistrare automata (contare automata) orice operatie contabila inregistrata pe un cod de furnizor va genera o inregistrare si in contul sintetic 401*.

Acest mod de lucru se va pastra si la inregistrarea tranzactiilor de natura avansurilor, sau a altor tranzactii speciale, chiar daca contul in care se face inregistrarea va fi altul (ex. 409*). Imaginea oferita de sistemul R/3, va fi intodeauna prin prisma codului de furnizor, pentru obtinerea unor situatii analitice.

Functiile disponibile in cadrul submodulului “Contabilitate furnizori” sunt urmatoarele:

4.3.2. Inregistrarea documentelor

Inregistrarea documentelor legate de tranzactiile cu furnizori se face in acelasi mod ca si inregistrarea documentelor de Carte Mare - vezi capitolul “Contabilitate Carte Mare - Inregistrarea documentelor” .

Pe langa aceste operatiuni generale, pentru furnizori pot aparea inregistrari specifice.



4.3.3. Furnizori ocazionali

Pentru operatiunile economice desfasurate in cadrul activitatilor de baza ale companiei, exista o categorie de furnizori constanti pentru care sunt necesare pe langa datele economice efective (facturare, respectiv incasarea facturilor) si informatiile generale despre furnizorul respectiv (adresa, date bancare, diverse criterii de clasificare s.a.).

Toate aceste informatii se regasesc in datele de baza ale furnizorului; asadar fiecare dintre furnizorii stabili, cu care compania desfasoara activitati economice regulate, primeste un cod si este regasit in sistem ca data de baza.

Pe langa aceasta categorie, a furnizorilor constanti, exista categoria furnizorilor ocazionali, cei cu care compania desfasoara o singura tranzactie, sau in orice caz, un numar nesemnificativ de tranzactii.

Pentru acest tip de furnizori, crearea datelor de baza (pe langa faptul ca informatiile pot fi insuficiente), ar duce la stocarea definitiva a furnizorului respectiv in bazele de date, lucru care inseamna atat consum de resurse hard, cat si ingreunarea procesarii tuturor tranzactiilor legate de furnizori, prin aparitia acestora in toate listele sau rapoartele specifice.

Pentru rezolvarea acestei probleme sistemul pune la dispozitie o metoda de inregistrare a tuturor tranzactiilor cu acest tip de furnizori, prin crearea unei singure date de baza, denumita generic “Furnizor ocazional”. Aceasta nu contine informatiile specifice unui singur furnizor, cum ar fi numele, adresa sau datele despre banca. Toate aceste informatii se intoduc odata cu inregistrarea tranzactiei referitoare la un astfel de furnizor si vor ramane stocate doar la nivel de document contabil, rapoartele standard, fiind disponibile cu informatii detaliate pentru fiecare dintre furnizorii ocazionali.

4.3.4. Procesare facturi furnizori

Inregistrarea facturilor se face in doua moduri:

- din modulul de gestiune materiale (MM), in cazul in care factura este inregistrata in corespondenta cu un cont de stoc, deci contine si informatii logistice (cantitate, tip de material, gestiune, s.a.) sau in cazul este o factura de servicii in care are la baza un contract si / sau comanda

- din modulul financiar (FI) in cazul in care, inregistrarea se face in corespondenta cu un cont de cheltuiala, deci nu sunt necesare informatii cantitative (materiale nestocabile, servicii s.a.) si nu exista contracte sau comenzi care trebuie urmarite si in sistem.

4.3.5. Termeni de plata

Termenii de plata sunt folositi pentru calculul scadentei la plata/incasare (la data de inceput a calculului scadentei, care de obicei este data emiterii facturii, se aduna numarul de zile setat in termenul de plata).

4.3.6. Inregistrare plati

Platile efectuate pot fi partiale sau totale. Inregistrarea platilor se va face dupa acelasi principiu, apeland codul de furnizor, sistemul generand automat o inregistrare pe contul de furnizor, si una in contul de reconciliere corespunzator. Platile se pot inregistra si prin urmatoarele aplicatii:

- registru de casa

- extras bancar manual. Mai multe detalii se gasesc in capitolul ’’Contabilitate bancara

Pl��i automate

Pl��ile sunt efectuate automat cu ajutorul programului pentru pl��i din cadrul sistemului SAP R/3.



Printre func�iile programului pentru pl��i se num�r�:

- clear -uirea automat� a unei pozi�ii deschise ca urmare a unei pl��i

- compensarea unei pozi�ii deschise între furnizori �i clien�i

- compensarea pozi�iilor deschise din fi�a conturilor cum ar fi, spre exemplu: compensarea unei pl��i cu o factur�, compensarea unei cereri de plat� în avans cu plata

Procesarea pl��ilor se face în trei etape:

(1) se caut� pozi�iile deschise care urmeaz� s� fie pl�tite. Lista cu propuneri este creat� de programul pentru pl��i. Lista cu propuneri poate fi procesat� direct în timp real. La procesarea propunerii, se poate modifica metoda de plat� (metoda de plat� urmeaz� s� fie descris� în cele ce urmeaz� în cadrul acestui capitol) sau poate fi schimbat� banca de la care se face plata, iar pozi�ia propus� poate fi oprit� de la plat� sau oprirea de la plat� poate fi anulat�.

(2) Pl��ile sunt efectuate în baza unei a�a numite liste aprobat� cu propuneri de plat�. Sunt luate în considera�ie doar acele pl��i care sunt incluse în lista cu propuneri. Programul de plat� înregistreaz� documentele.

(3) Tip�rirea formularului (spre exemplu factura pro forma de plat�) �i crearea datelor necesare pentru transferul bancar.

Pentru ca programul s� execute automat etapele men�ionate anterior, este necesar s� se cunoasc�:

- Regulile potrivit c�rora se poate determina ce pozi�ii deschise sunt definite pentru plat� �i în cele din urm� gruparea acestora pentru plat� (gruparea lor este avantajoas� în special pentru plata tranzac�iilor interna�ionale)

- Data de încasare a pl��ii (banca partenerului trebuie s� fi fost înregistrat� în înregistrarea master sau în document, dar poate fi introdus� �i o banc� diferit� pentru încasarea pl��ii)

- Regulile potrivit c�rora programul poate determina metoda de plat� (metodele de plat� pot fi determinate cu ajutorul înregistr�rilor master pentru partenerul de afaceri sau prin introducerea documentului)

Metoda de plat� indic� modul în care se vor face pl��ile: prin transfer de la banc� la banc�, prin cec, bilet la ordin, colectare a pl��ilor etc.

Metodele de plat� din sistemul BP RO sunt urm�toarele:

C cec

E plati numerar

L plati interne - buget

U plati interne - alte institutii – prin banci

W plati externe – buget

Not�: în func�ie de necesit��ile utilizatorului pot fi definite �i alte metode de plat�.

4.3.7. Tranzactii speciale

Tranzactiile speciale sunt definite in sistem pentru procesarea unor operatiuni economice care necesita o urmarire separata fata de tranzactiile uzuale si care folosesc aceleasi coduri de furnizori, dar necesita inregistrare pe alt cont decit cel de reconciliere din inregistrarea de baza.

Acest lucru va permite ca pe fisa unui furnizor sa poata fi urmarita fiecare astfel de operatiune in parte, avand in acelasi timp si o imagine globala asupra contului furnizorului respectiv.

In ceea ce priveste modul de inregistrare a acestor operatiuni, utilizatorul nu trebuie decat sa aleaga codul furnizorului si Indicatorul de Carte Mare special, intrucat sistemul inregistreaza tranzactia pe contul corespunzator.



Ca exemplu, la inregistrarea unui avans, prin alegerea codului furnizorului si a indicatorului de avans, sistemul actualizeaza automat soldul contului 409* si nu pe cel al contului 401*, asa cum se intampla la inregistrarea unei facturi sau la plata acesteia; in acelasi timp, in registrul de furnizori, se face inregistrarea avansului pe o pozitie separata. Pentru a putea vizualiza aceste pozitii in fisa furnizorului trebuie sa bifati in ecranul de selectie “Tranzactii CM speciala”.

Nota

Indicatorii de Carte Mare speciali nu pot fi utilizati pentru furnizori ocazionali.

In sistemul preconfigurat BP RO au fost definiti pentru conturile de furniori urmatorii indicatori de Carte Mare speciala:

Felul contului


Denumire Cont de reconciliere

Cont Special G/L

K A Avans - servicii 40100000 40920000 K A Avans - servicii 40400000 40920000 K F Cerere de plat� în avans 40100000 51251000 K I Avans - active fixe

necorporale 40400000 23400000

K M Avans - active fixe corporale

40400000 23200000

K P Cerere de plat� în avans 40100000 51251000 K V Avans - stocuri 40100000 40910000

Cererea furnizorului de plat� în avans

Cererile de pl��i în avans sunt pozi�ii notate (documente statistice) care nu conduc la actualizarea automat� a soldului. Acest document este o pozi�ie de informare care aminte�te c� plata în avans urmeaz� s� fie efectuat�. Programul pentru pl��i se folose�te pentru generarea automat� a pl��ilor în avans pentru un anumit furnizor.

Cererea de plat� în avans este administrat� cu ajutorul indicatorului de carte mare speciala F.

Inregistrarea avansului de la furnizor

Pl��ile în avans sunt înregistrate în sistemul preconfigurat BP RO cu ajutorul indicatorilor de carte mare speciala A, I, M, V. Ele pot fi introduse in sistem manual sau automat, prin alegerea din lista cererilor de plata in avans pe care sistemul o pune la dispozitie.

Stingerea pl��ii în avans a furnizorului

Dupa inregistrarea in sistem a facturii de furnizor are loc stingerea avansului. Este vorba aici de un clearing dublu: atat pe contul de avans (409*) cat si pe contul de furnizor (401*).

4.3.8. Clearing-ul pozitii deschise

Vezi capitolul “Contabilitate Carte Mare – Clearing-ul pozitiilor deschise”



4.4. Contabilitate clien�i

4.4.1. Generalitati

Prin intermediul modulului “Contabilitate Clienti” se inregistreaza si se administreaza toate informatiile contabile despre clienti. Toate tranzactiile derulate aici sunt simultan inregistrate si in registrul general (registrul Carte Mare).

In functie de tranzactia procesata, sunt actualizate diverse conturi din registrul general, cum ar fi conturile de clienti – 411*, cele de avansuri – 419*, s.a.

Sistemul contine o serie de instrumente pentru monitorizarea pozitiilor deschise, de exemplu analiza conturilor de clienti, raportul scadentelor pentru facturile emise sau programul de somatie.

Functiile disponibile in cadrul submodulului “Contabilitate clienti” sunt urmatoarele:

4.4.2. Inregistrarea documentelor

Inregistrarea documentelor legate de tranzactiile cu furnizori se face in acelasi mod ca si inregistrarea documentelor de Carte Mare - vezi capitolul “Contabilitate Carte Mare - Inregistrarea documentelor” .

Pe langa aceste operatiuni generale, pentru clienti pot aparea inregistrari specifice.

4.4.3 Clienti ocazionali

Pentru operatiunile economice desfasurate in cadrul activitatilor de baza ale companiei, exista o categorie de clienti constanti pentru care sunt necesare pe langa datele economice efective (facturare, respectiv incasarea facturilor) si informatiile generale despre clientul respectiv (adresa, date bancare, diverse criterii de clasificare s.a.).

Toate aceste informatii se regasesc in datele de baza ale clientului; asadar fiecare dintre clientii stabili, cu care compania desfasoara activitati economice regulate, primeste un cod si este regasit in sistem ca data de baza.

Pe langa aceasta categorie, a clientilor constanti, exista categoria clientilor ocazionali, cei cu care compania desfasoara o singura tranzactie, sau in orice caz, un numar nesemnificativ de tranzactii.

Pentru acest tip de clienti, crearea datelor de baza (pe langa faptul ca informatiile pot fi insuficiente), ar duce la stocarea definitiva a clientului respectiv in bazele de date, lucru care inseamna atat consum de resurse hard, cat si ingreunarea procesarii tuturor tranzactiilor legate de clienti, prin aparitia acestora in toate listele sau rapoartele specifice.

Pentru rezolvarea acestei probleme sistemul pune la dispozitie o metoda de inregistrare a tuturor tranzactiilor cu acest tip de clienti, prin crearea unei singure date de baza, denumita generic “Client ocazional”. Aceasta nu contine informatiile specifice unui singur client, cum ar fi numele, adresa sau datele despre banca. Toate aceste informatii se intoduc odata cu inregistrarea tranzactiei referitoare la un astfel de client si vor ramane stocate doar la nivel de document contabil.

4.4.4. Procesare facturi clienti

Din punctul de vedere al func�ionalit��ii modulului FI, factura c�tre clien�i este un document echivalent cu toate celelalte documente înregistrate în FI. Sunt valabile toate celelalte reguli de înregistrare ca �i pentru documente din Registrul Cartea Mare. Vezi capitolul ‘’Contabilitate Carte Mare – Inregistrarea documentelor’’.



4.4.5. Inregistrare incasari

Incasarile efectuate pot fi partiale sau totale. Inregistrarea incasarilor se va face dupa acelasi principiu, apeland codul de client, sistemul generand automat o inregistrare pe contul de client, si una in contul de reconciliere corespunzator. Incasarile se pot inregistra si prin urmatoarele aplicatii:

- registru de casa

- extras bancar manual. Mai multe detalii se gasesc in capitolul ’’Contabilitate bancara”

Diferente la incasare

In cazul diferentelor la plata/incasare (in limita unor sume fixate de catre companie), sistemul permite inregistrarea aceestor diferente, automat, in conturi de venituri/cheltuieli. De exemplu, daca avem o factura de 101 RON, insa clientul plateste numai 100 RON, diferenta de 1 RON se poate trece automat in contul 658 si in felul acesta factura se poate inchide. Pentru inregistrarea automata a diferentelor la incasare se vor defini doua analitice speciale ale conturilor 658*, respectiv 758* - acestea vor fi setate fara cod taxa.

In sistemul preconfigurat BP RO diferenta maxima admisa la plata/incasare este de 1 RON.

4.4.6. Termeni de plata

Vezi capitolul ‘’Contabilitate furnizori – Termeni de plata’’

4.4.7. Tranzactii speciale

Ca si in cazul furnizorilor, tranzactiile speciale de clienti sunt definite in sistem pentru pocesarea unor operatiuni economice care necesita o urmarire separata fata de tranzactiile uzuale si care utilizeaza aceleasi coduri de clienti.

Avantajul folosirii acestor indicatori este acela ca pentru a obtine acest lucru nu este nevoie de definirea unor coduri multiple pentru acelasi client. Aceasta inseamna :

- limitarea numarului de clienti definiti in sistem;

- posibilitatea vizualizarii fisei complete a clientului, indiferent de conturile pe care au fost inregistrate operatiunile acestuia (de ex. 411, 419, 416, s.a.)

In ceea ce priveste modul de inregistrare a acestor operatiuni, utilizatorul nu trebuie decat sa aleaga codul clientului si tipul de tranzactie speciala, intrucat sistemul inregistreaza tranzactia pe contul corespunzator (de exemplu, la inregistrarea unui avans, prin alegerea codului clientului si a tranzactiei speciale de avans, sistemul actualizeaza automat soldul contului 419* si nu pe cel al contului 411*, asa cum se intampla la inregistrarea unei facturi sau la incasarea acesteia; in acelasi timp, in registrul de clienti, se face inregistrarea avansului pe o pozitie separata; in acest fel, la afisarea fisei clientului se pot urmari atat facturile si incasarile, cat si avansurile sau celelalte tranzactii speciale).

In sistemul preconfigurat BP RO au fost definiti urmatorii indicatori de carte mare speciala pentru clienti, urmand ca, in functie de nevoile utilizatorilor, lista sa fie completata:



Felul contului


Denumire Cont de reconciliere

Cont Special G/L

D A Avansuri clienti 41110000 41900000 D F Cerere de plat� în avans 41110000 51250000 D T Facturi de întocmit 41110000 41800000

4.4.8. Somatie (Dunning)

Apare în rela�iile de afaceri cu un client care nu î�i achit� obliga�iile în timpul stabilit de comun accord. În sistemul SAP R/3 exist� o comand� pentru procesul identific�rii acestor situa�ii �i este stabilit un anumit termen pentru achitarea obliga�iei.

În�tiin�area automat� de întârziere la plat�

Programul de în�tiin�are a întârzierii la plat� genereaz� automat note privind întârzierea pl��ii pe baza unor criterii definite (serii numerice pentru identificarea clien�ilor, tipuri de documente...) din baza de date de documente – sunt selectate pozi�iile deschise respective �i sunt tip�rite rapoarte – note privind întârzierile de plat� pentru pozi�iile listate. În timpul proces�rii procedurii privind întârzierile de plat�, baza de date pentru conturile de crean�e este actualizat� automat (datele master precum �i pozi�iile documentelor).

Programul privind întârzierile de plat� ofer� urm�toarele posibilit��i:

- definirea diferitelor procese de întârziere la plat�. Procesul ruleaz� separat, fiecare client poate fi în�tiin�at în mod diferit

- determinarea unor nivele diferite de somatie pentru fiecare proces în parte2. Determinarea nivelului se face pe baza zilelor de întârziere la plat�

- exist� diverse texte de în�tiin�are pentru nivele diferite de întârziere

- este posibil s� se calculeze dobânzile de penalizare �i sumele care sunt percepute de la data la care a fost scadent� pân� la data în�tiin��rii.

În�tiin�area este efectuat� cu ajutorul:

- Procesului de administrare. Acesta include spre exemplu, ritmul de emitere a în�tiin��rilor, nivelele de somatie �i num�rul de zile pân� la data determinat� etc

- Înregistr�rilor master ale partenerului de afaceri. Este introdus tipul procesului de în�tiin�are în înregistrarea master a partenerului care urmeaz� s� fie în�tiin�at. Programul scrie care este data întârzierii �i nivelul de somatie în înregistrarea master. Dac� un cont nu va fi somat, o în�tiin�are privind încetarea urm�ririi somatiei este înregistrat� în masterul contului.

- Pozi�iile deschise (facturi, note de credit). Documentele individuale pot fi blocate de la în�tiin�are. Programul scrie ultima dat� de în�tiin�are �i nivelul de în�tiin�are pentru document

- Parametri procesului. Spre exemplu sunt determinate acele conturi care urmeaz� s� fie incluse în proces �i data care este luat� în considera�ie pentru înregistrarea documentelor.

2 Prin nivelele de somatie în�elegem num�rul de scrisori care urmeaz� s� fie transmise r�u platnicului. Nivelele sunt separate pe zile. Spre exemplu nivelul 1 dup� data scaden�ei facturii sistemul tip�re�te o în�tiin�are de întârziere, dup� 20 de zile de la prima în�tiin�are este transmis� a doua înstiin�are, aceasta reprezentând cel de-al doilea nivel.



Formularele de în�tiin�are pot fi definite op�ional. Spre exemplu, forma scrisorii, textul care urmeaz� s� fie inclus �i informa�iile despre pozi�ii. Poate fi definit� o form� diferit� pentru fiecare nivel.

In sistem preconfigurat BP RO este definite procedura de somatie 9700.

4.4.9. Clearing-ul pozitii deschise

Vezi capitolul “Contabilitate Carte Mare – Clearing-ul pozitiilor deschise”

4.5. Contabilitate bancara

4.5.1 Extras bancar manual

Pentru utilizarea aplicatiei ‘’Extras bancar manual’’ initial s-au definit in sistem bancile companiei. Pentru aceasta vezi capitolul ‘’Date de baza – Bancile’’.

Aplicatia ‘’Extras bancar manual’’ permite generarea automata de note contabile prin accesarea unor tranzactii de banca ce vor fi predefinite in sistem. Aceste tranzactii controleaza:

- conturile care intra in contrapartida cu conturile de banca;

- pozitia acestor conturi: debit sau credit.

In sistemul preconfigurat BP RO au fost create pentru test x astfel de tranzactii de activitate, urmand ca numarul acestora sa fie completat la cerintele clientului.

Pentru procesarea extrasului de cont manual pot fi create diverse variante, care stabilesc campurile necesare de completat. In sistemul preconfigurat BP RO exista varianta standard SAP, cele mai importante campuri de completat aici fiind urmatoarele:

- tranzactia: este cea care stabileste pe ce conturi si in ce mod va fi efectuata inregistrarea automata;

- data valorii: este data extrasului de banca sau data efectuarii tranzactiei cu banca;

- suma

- numar document: este vorba de documentul la care face referire inregistrarea bancar (factura client, factura furnizor etc.)

4.5.2 Registru de casa

Utilizarea aplicatiei ‘’Registru de casa’’ presupune crearea in sistem a unor registre separate pentru fiecare casierie. Registrele de casa controleaza:

- contul de casa pe care vor fi efectuate inregistarile;

- moneda registrului de casa;

- tipurile de documente cu care vor fi inregistrate tranzactiile.



Ca si in cazul extrasului de cont bancar, generarea automata a notelor contabile se face prin intermediul unor tranzactii de afaceri ce sunt definite in prealabil in sistem. Aceste tranzactii se definesc la nivel de cod de companie si determina:

- contul care intra in contrapartida cu contul de casa;

- tipul operatiunii: C – Intrare din cont bancar

B – Platã în cont bancar

R – Venituri, numai pentru conturi de CM

E – Cheltuieli, numai pentru conturi de CM

D – Înregistrare client

K – Înregistrare furnizor

Aplicatia ‘’Registru de casa’’ nu permite inregistrarea cu cliring si de aceea, pentru incasarea clientilor/plata furnizorilor clearing-ul se va face ulterior manual.

In sistemul preconfigurat BP RO s-a configurat un singur registru de casa si un numar x de tranzactii de afaceri, urmand ca acestea sa fie completate la cerintele utilizatorilor.

4.6. Raportarea

Cele mai folosite rapoarte �i rapoartele care sunt generate de sistem sunt dup� cum urmeaz�:

Registrul Cartea Mare

- Planul de conturi

- Lista conturi

- Solduri cont CM

- Pozitii individuale cont CM

- Jurnal documente

- Jurnal compact de documente

- Jurnal de pozitii individuale

- Bilan�ul, Contul de profit �i pierdere

- Raportul fluxurilor de trezorerie

Furnizori

- Solduri furnizori in moneda locala

- Cifre de tranzactie: vanzari speciale

- Analiza data scadenta pentru pozitii deschise

- Lista pozitii individuale furnizor

- Pozitii deschise – Prognoza data scadenta furnizor

- Lista pozitii deschise furnizor

- Evidenta plata furnizor



- Lista furnizori

Clienti

- Solduri client in moneda locala

- Cifre de tranzactie: vanzari speciale

- Vanzari la clienti

- Analiza data scadenta pentru pozitii deschise clienti

- Lisat pozitii individuale clienti

- Evaluare client

- Lista pozitii deschise clienti

- Evidenta plata client

- Lista clienti

4.7. Posibilit��i de îmbun�t��ire

Setarile din modulul FI pot fi imbunatatite prin numeroase alte procese si functii. In continuare sunt prezentate cateva posibilitati pentru dezvoltarea ulterioara a sistemului:

- Calcularea dobânzii – calculul dobânzii pentru clien�i, furnizori �i calcularea dobânzii la soldurile din Registrul Cartea Mare

- Înregistrarea re�inerilor automate ale impozitelor �i raportarea

- Stabilirea unei arii de control credit �i a limitelor de credit pentru clien�i

- Definire validari si substitutii la nivel de document contabil.

imagine generala functional it a ti -business blueprint_fi

Documents

i distribuitori

clien i

i alte produse

sap r3

marca sap

sap archivelink

sap markets

distribuitorii s i