informe final de auditorÍa gubernamental...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD REGULAR PÁGINA 1 DE 107

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD REGULAR

ESCUELA NORMAL SUPERIOR “LEONOR ALVAREZ PINZÓN” DE TUNJA VIGENCIAS 2014 y 2015

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA 2 de diciembre de 2016


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ESCUELA NORMAL SUPERIOR “LEONOR ÁLVAREZ PINZÓN” DE TUNJA

VIGENCIAS 2014 y 2015

WILLIAM JOSÉ GONZÁLEZ LIZARAZO Contralor Municipal de Tunja

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditora Fiscal

HERNANDO FARFÁN RUBIANO Profesional Especializado - Líder de la auditoria

IVAN ALFREDO GUTIERREZ CASTILLO

Profesional de Apoyo - Contratista

Equipo Auditor


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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL .................................................................................................................. 5

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2014 ....................................................... 6

1.1.1 Control de Gestión ..................................................................................................................... 6

1.1.2 Control de Resultados ................................................................................................................ 7

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal ........................................................................................ 7

1.2 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2015 ............................................................ 8

1.2.1 Control de Gestión ................................................................................................................ 9

1.2.2 Control de Resultados .............................................................................................................. 10

1.2.3 Control Financiero y Presupuestal ...................................................................................... 10

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2014 ............................................................... 13

2.1 CONTROL DE GESTIÓN ............................................................................................................. 13

2.1.1 Factores Evaluados .................................................................................................................. 13

2.1.1.1 Ejecución Contractual ........................................................................................................... 13

2.1.1.2 Resultado Evaluación y Rendición de la Cuenta .................................................................. 27

2.1.1.3 Legalidad............................................................................................................................... 28

2.1.1.4 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento ..................................................................... 28

2.1.1.5 Control Fiscal Interno ........................................................................................................... 28

2.2 CONTROL DE RESULTADOS .................................................................................................... 30

2.3. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL......................................................................... 30

2.3.1 Estados Contables .................................................................................................................... 31

2.3.2 Gestión Presupuestal ................................................................................................................ 52

2.3.3 Gestión Financiera ................................................................................................................... 55

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2015 ............................................................... 57

3.1 CONTROL DE GESTIÓN ............................................................................................................. 57

3.1.1 Factores Evaluados .................................................................................................................. 57

3.1.1.1 Ejecución Contractual ........................................................................................................... 57

3.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuentas ....................................................................... 70

3.1.1.3 Legalidad............................................................................................................................... 72

3.1.1.4 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento ..................................................................... 72


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3.1.1.5 Control Fiscal Interno ........................................................................................................... 74

3.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL.......................................................................... 77

3.3.1 Estados Contables .................................................................................................................... 78

3.3.2 Gestión Presupuestal ................................................................................................................ 95

3.3.3 Gestión Financiera ................................................................................................................... 99

4. OTRAS ACTUACIONES .............................................................................................................. 100

4.1 AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO ......................................................... 100

5. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS ...................................................................... 102

6. CUADRO TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS ............................................................................. 107


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1. DICTAMEN INTEGRAL Tunja, 2 de diciembre de 2016 Licenciado PEDRO PABLO BAUTISTA RABA Rector Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón Ciudad Asunto: Dictamen de Auditoría vigencias 2014 y 2015 La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2014 y 2015, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría Territorial de Tunja, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

El informe contiene la evaluación de los aspectos: financiero, contratación, gestión y control interno, que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. El informe contiene la evaluación de aspectos: Control de legalidad, control de gestión, control Financiero, control de resultados, revisión de cuenta y evaluación de control interno.


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La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Tunja, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales. 1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2014

Con base en la calificación total de 91.3 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Territorial FENECE la cuenta de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja por la vigencia fiscal correspondiente al año 2014.

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1 Control de Gestión

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.5 47.5

2. Control de Resultados 0.3 25.5

3. Control Financiero 0.2 18.3

Calificación total 1.00 91.3

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ESCUELA NORMAL SUPERIOR "LEONOR ALVAREZ PINZÓN" DE TUNJA

VIGENCIA 2014

Calificación Parcial

85.1

91.3

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

95.0

FENECE


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La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 95.0 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:


1.1.2 Control de Resultados La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 85.1 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:


1.1.3 Control Financiero y Presupuestal

Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0.70 68.6

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.05 4.3

3. Legalidad 0.05 4.2

6. Plan de Mejoramiento 0.10 9.4

7. Control Fiscal Interno 0.10 8.5

1.00 95.0

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Favorable

Desfavorable

85.3

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

98.0

85.0

83.5

94.1

TABLA 1



VIGENCIA 2014

CONTROL DE GESTIÓN

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1.00 85.1


Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos


VIGENCIA 2014

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Favorable

Desfavorable

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

85.1


Concepto

Favorable


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La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 91.3 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:


1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables La opinión a los estados financieros se produjo a través de calificar la evaluación financiera en la tabla No. 3 de la matriz de evaluación de la gestión fiscal, en donde se tuvo en cuenta las subestimaciones, sobre estimaciones e incertidumbres, por lo que en nuestra opinión excepto por subestimación en la cuenta de caja menor y propiedad planta y equipo expresado en los párrafos procedentes, los estados financieros de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, presenta razonablemente la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado al 31 de diciembre de 2014 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General; que la información suministrada ha sido la necesaria para su interpretación y comprensión adecuada, por lo anterior se da una OPINION CON SALVEDAD. 1.2 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2015 Con base en la calificación total de 87.2 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Municipal de Tunja FENECE la cuenta de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, por la vigencia fiscal correspondiente al año 2015.


Total

1. Estados Contables 0.70 63.0

2. Gestión presupuestal 0.10 8.3

3. Gestión financiera 0.20 20.0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

Concepto

83.3

Favorable

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


VIGENCIA 2014

100.0

TABLA 3

90.0



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Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.2.1 Control de Gestión La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 96.4 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.5 48.2

2. Control de Resultados 0.3 19.3

3. Control Financiero 0.2 19.7


Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

96.4

FENECE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL


VIGENCIA 2015


64.3

98.3


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1.2.2 Control de Resultados La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados es DESFAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 64.3 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:


El anterior resultado se debe a la baja ejecución presupuestal de gastos presentada, la cual incide en el indicador de eficiencia durante la vigencia 2015, la cual corresponde al 0.0%.

1.2.3 Control Financiero y Presupuestal

Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0.70 69.3

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.05 5.0

3. Legalidad 0.05 4.2

6. Plan de Mejoramiento 0.10 9.4

7. Control Fiscal Interno 0.10 8.5

1.00 96.4

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 1



VIGENCIA 2015

CONTROL DE GESTIÓN

99.0

100.0

83.5

94.1

Favorable

Desfavorable

85.3

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total


Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1.00 64.3



Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 2


64.3


Concepto

Desfavorable


Favorable

Desfavorable


VIGENCIA 2015


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La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 98.3 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:


1.2.3.1 Opinión sobre los Estados Contables La opinión a los estados financieros se produjo a través de calificar la evaluación financiera en la tabla No. 3 de la matriz de evaluación de la gestión fiscal, en donde se tuvo en cuenta las subestimaciones, sobre estimaciones e incertidumbres, por lo que en nuestra opinión los estados financieros, presentan razonablemente ,en todo lo aspecto significativo, la situación financiera de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja a 31 de diciembre de 2015, así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha ,de conformidad con los principio y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el contador General; que la información suministrada ha sido la necesaria para su interpretación y comprensión adecuada, por lo anterior se da una OPINION LIMPIA. PLAN DE MEJORAMIENTO La Institución Educativa debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo del informe.


Total






Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 3

100.0




VIGENCIA 2015

100.0

Desfavorable


Favorable

Concepto

83.3

Favorable


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El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte de la Institución, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditora Fiscal

Contadora, T.P. 97347-T


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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2014 2.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es FAVORABLE, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: 2.1.1 Factores Evaluados 2.1.1.1 Ejecución Contractual En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna No. 175 de 2013 “Por la cual se reglamenta la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja”, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: La Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja en la vigencia 2014 celebró un total de treinta y ocho (38) contratos por valor de $223.932.969, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR

Obra Pública 0 $ 0

Prestación de Servicios 15 72.478.000

Suministros 15 88.867.142

Consultoría u Otros 8 62.587.827

TOTAL 38 $ 223.932.969 Fuente: Formato F20_13A_AGR, SIA Elaboró: Comisión de auditoría

De los treinta y ocho (38) contratos celebrados por la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, se tomó para estudio una muestra de doce (12) contratos por valor de $122.980.264, que corresponde al 54.92% del valor total contratado, tomando para estudio los contratos mayores o iguales a $7.969.200 en su cuantía. Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, es EFICIENTE, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 98.0 puntos, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:


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2.1.1.1.1 Prestación de Servicios

De un universo de quince (15) contratos por valor de $72.478.000, se auditaron dos (2) contratos por valor de $19.535.000, equivalente al 26.95% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

N° CONTRATISTA OBJETO VALOR

1

María Denis Calderón Olmos

Prestación de Servicios profesionales como Contadora durante la vigencia 2014.

10.241.000,00

22

Rafael Hernando Hurtado - Disprayi Distribuciones

Desarrollar la logística para el lanzamiento del Plan Nacional de Lectura y Escritura en el Municipio de Tunja, según resolución 0241 de fecha junio 11 de 2014, los días 28 al 30 de octubre de 2014.

9.294.000,00

TOTAL 19.535.000,00

Del estudio de los dos (2) contratos de la muestra se detectaron las siguientes observaciones: En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 01 del 22 de enero de 2014 a nombre de MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS por valor de $10.241.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) Probar ante el agente retenedor la calidad de beneficiario de la Ley 1429 de 2010, según lo establece el artículo 1º del Decreto 1120 de 2014; b) En los estudios previos en el numeral 1 "Descripción de la necesidad" y en el numeral 3 "Modalidad de selección y fundamentos jurídicos" se reseña el Decreto 2649 de 1993 que nada tiene que ver con la contratación, asimismo se relaciona la resolución No. 016 de 2003 de la CMT cuando ésta fue derogada con el artículo 77 de la resolución No. 020 de 2011 y actualmente está vigente la

Prestación

ServiciosQ

Contratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 100 2 100 5 100 5 0 0 100.00 0.50 50.0

Cumplimiento deducciones de ley 100 2 100 5 100 5 0 0 100.00 0.05 5.0

Cumplimiento del objeto contractual 75 2 93 5 100 5 0 0 93.06 0.20 18.6

Labores de Interventoría y seguimiento 100 2 100 5 100 5 0 0 100.00 0.20 20.0

Liquidación de los contratos 25 2 100 5 100 5 0 0 87.50 0.05 4.4

1.00 98.0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

VARIABLES A EVALUAR Promedio

TABLA 1-1


GESTIÓN CONTRACTUAL

Ponderación Puntaje Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

VIGENCIA 2014

Calificación

Eficiente


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resolución No. 175 de 2013, por lo que es necesario que en la elaboración de los estudios previos se actualicen las normas que están vigentes y que sean pertinentes a la contratación. c) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. d) Falta constancia escrita del ordenador del gasto sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área, tal como lo dispone el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013. e) En la carpeta del contrato no se anexa el acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo y comprobante de pago del cuarto trimestre. e) El comprobante de egreso No. 2015000043 del 20 de mayo de 2015 se elaboró por un valor de $2.507.279, cuando la factura 0224 del 05 de mayo de 2015 es por valor de $2.560.250, dejándose de relacionar un valor de $52.971 correspondiente al RETEIVA.

OBSERVACIÓN No. 01

En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 01 del 22 de enero de 2014 a nombre de MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS por valor de $10.241.000, se debe probar ante el agente retenedor la calidad de beneficiario de la Ley 1429 de 2010, según lo establece el artículo 1º del Decreto 1120 de 2014. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: El contrato está firmado a nombre de E & C Soluciones SAS y su representante legal es MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS; la verificación del beneficio de la Ley 1429 de 2010, según lo establecido en el artículo 1 del Decreto 1120 de 2014 se puede verificar en la Cámara de Comercio. Se anexa Certificado de existencia y representación Legal. Por lo anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa allega certificado de existencia y representación legal No. 928048 a nombre de E & C Soluciones S.A.S. en el que se certifica la condición de pequeña empresa de acuerdo con lo establecido en el artículo 2 de la ley 1429 de 2010 y en el artículo 1º del Decreto 545 de 2011, demostrándose beneficiaria de la ley 1429 de 2010. Por lo anterior se levanta la observación.

OBSERVACIÓN No. 02

En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 01 del 22 de enero de 2014 a nombre de MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS por valor de $10.241.000, en los estudios previos en el numeral 1 "Descripción de la necesidad" y en el numeral 3 "Modalidad de selección y fundamentos jurídicos" se reseña el Decreto 2649 de 1993 que nada tiene que


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ver con la contratación, asimismo se relaciona la resolución No. 016 de 2003 de la Contraloría Municipal de Tunja cuando ésta fue derogada con el artículo 77 de la resolución No. 020 de 2011 y actualmente está vigente la resolución No. 175 de 2013, por lo que es necesario que en la elaboración de los estudios previos se actualicen las normas que están vigentes y que sean pertinentes a la contratación. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: A partir de la fecha se tendrá en cuenta la observación de modificar la normatividad expresa por la normatividad vigente. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Manifiesta la Institución Educativa que a partir de la fecha se tendrán en cuenta las normas vigentes y pertinentes a la contratación, por consiguiente se mantiene la observación y se establece como hallazgo administrativo, para que sea objeto de mejora.

OBSERVACIÓN No. 03

En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 01 del 22 de enero de 2014 a nombre de MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS por valor de $10.241.000, en la carpeta del contrato no se anexa el acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo y comprobante de pago del cuarto trimestre, además el comprobante de egreso No. 2015000043 del 20 de mayo de 2015 se elaboró por un valor de $2.507.279, cuando la factura 0224 del 05 de mayo de 2015 es por valor de $2.560.250, dejándose de relacionar un valor de $52.971 correspondiente al RETEIVA. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: En el egreso No. 2015000043 del 20 de mayo de 2015 se evidencia el pago por $2.507.279 el cual se origina de la causación de la cuenta por pagar según Orden de pago No. 2015000030 del 20/05/2015 en donde se registra la cancelación de la cuenta por pagar y la causación de la retención de IVA por $52.971. Se anexa Orden de Pago No. 2015000030 del software HAS SQL. Por lo anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA:


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VERSIÓN: 02




Se aclara por parte de la Institución Educativa que el comprobante de egreso No. 2015000043 se origina de la causación de la cuenta por pagar según orden de pago No. 2015000030, y es en esta última en donde se observa el descuento de Reteiva por servicios por valor de $52.971. Adicionalmente se anexa Acta de Liquidación del Contrato de Prestación de Servicios Profesionales No. 003 de 2015 con la cual se establece la declaratoria de paz y salvo por todo concepto. Por lo anterior se acepta la explicación dada por la Institución y se levanta la observación.

En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 022 del 28 de octubre de 2014 a nombre de RAFAEL HERNANDO HURTADO "DISPRAYI DISTRIBUCIONES por valor de $9.294.000 presenta las siguientes inconsistencias: a) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente b) En el acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo la fecha está mal relacionada, el contrato se firmó el 24 de octubre de 2014 y la fecha del acta es del 13 de octubre de 2014, es decir se liquidó el contrato antes de suscribirse.

OBSERVACIÓN No. 04

En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 022 del 28 de octubre de 2014 a nombre de RAFAEL HERNANDO HURTADO "DISPRAYI DISTRIBUCIONES” por valor de $9.294.000, en el acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo la fecha está mal relacionada, el contrato se firmó el 24 de octubre de 2014 y la fecha del acta es del 13 de octubre de 2014, es decir se liquidó el contrato antes de suscribirse. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: Al digitar la fecha de acta de liquidación se registró la fecha que no correspondía. Se tendrá en cuenta la observación para no caer en error de digitación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa acepta que se cometió un error de digitación, por consiguiente se mantiene la observación y se establece como hallazgo administrativo.

2.1.1.1.2 Suministros

De un universo de quince (15) contratos por valor de $88.867.142 se auditaron cinco (5) por valor de $50.772.437, equivalente al 57.13% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





16

María Eugenia Salcedo López Suministrar elementos de aseo.

10.341.637,00

18 William Humberto León Carreño

Suministrar un telón eléctrico, un blu ray con dos cabinas de sonido, cuatro microfonos inhalámbricos, dos microfonos inhalámbricos de solapa, una cámara fotográfica con video, un video beam por 24, un televisor de 46`.

10.706.000,00

31 Iván Danilo Hurtado Plazas Suministrar 8 computadores portátiles marca Acer con destino a la ENSLAP, según características descritas en el contrato. 12.000.000,00

35 Julio Ernesto Buitrago Díaz Suministro de 11 estantes especiales para archivo de cajas y 40 sillas para preescolar, con destino a la ENSLAP, según características relacionadas en el contrato.

9.755.600,00

39

Héctor Orlando Molina Diaz

Suminstro de elementos deportivos con destino al area de educacion fisica para la seccion primaria y bachillerato de la ENSLAP. según relacion descrita en el contrato.

7.969.200,00

TOTAL 50.772.437.00

Del estudio de los cinco (5) contratos de la muestra se detectaron las siguientes observaciones: En el contrato de suministros No. 016 del 23 de septiembre de 2014 a nombre de FABRIASEO LTDA - MARIA EUGENIA SALCEDO LÓPEZ por valor de $10.341.637, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 5 "Mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso del contrato a celebrar" se reseña el artículo 7 del Decreto 2516 de 2011, norma que fue derogada por el artículo 9.2 del Decreto 734 de 2012 y ésta última a su vez fue derogada por el artículo 163 del Decreto 1510 de 2013, por lo que se invocan normas ya derogadas. b) En los estudios previos en el numeral 2.2.5 "Valor estimado del contrato", no se presenta ningún análisis que soporte el valor del contrato, por cuanto no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato a pesar que se allegaron tres (3) cotizaciones; en el mismo numeral se dice que el presupuesto estimado asciende a $10.341.637, pero no se establece el porqué de ese valor o cómo se calculó dicho valor, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”. c) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente.

OBSERVACIÓN No. 05

En el contrato de suministros No. 016 del 23 de septiembre de 2014 a nombre de FABRIASEO LTDA - MARIA EUGENIA SALCEDO LÓPEZ por valor de $10.341.637, en los estudios previos en el numeral 5 "Mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso del contrato a celebrar" se reseña el artículo 7 del Decreto 2516 de


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




2011, norma que fue derogada por el artículo 9.2 del Decreto 734 de 2012 y ésta última a su vez fue derogada por el artículo 163 del Decreto 1510 de 2013, por lo que se invocan normas ya derogadas. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: A partir de la fecha se tendrá en cuenta la observación de modificar la normatividad expresa por la normatividad vigente. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Manifiesta la Institución Educativa que a partir de la fecha se tendrá en cuenta la normatividad vigente, por consiguiente se mantiene la observación y se establece como hallazgo administrativo.

En el contrato de suministros No. 018 del 19 de septiembre de 2014 a nombre de WILLIAM HUMBERTO LEÓN CARREÑO por valor de $10.706.000, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2.2.5 "Valor estimado del contrato", no se presenta ningún análisis que soporte el valor del contrato, por cuanto no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato a pesar que se allegaron tres (3) cotizaciones; en el mismo numeral se dice que el presupuesto estimado es de $10.710.000, pero no se establece el porqué de ese valor o cómo se calculó dicho valor, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”. b) En los estudios previos se dice que la supervisión estará a cargo de la Auxiliar Administrativo Liliana Palacios Suescún, pero quien ejerció la supervisión fue la profesional universitario María Stella Castañeda de González. c) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. d) En la carpeta del contrato no se anexa entrada a almacén.

OBSERVACIÓN No. 06

En el contrato de suministros No. 018 del 19 de septiembre de 2014 a nombre de WILLIAM HUMBERTO LEÓN CARREÑO por valor de $10.706.000, en la carpeta del contrato no se anexa entrada a almacén. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN:


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Se anexa la entrada a almacén la cual reposaba en la carpeta con el folio No. 17 ENTRADA DEVOLUTIVOS POR ORDEN DE SUMINISTRO No. 3. Se anexa la orden de Suministro, por lo anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Se allega documento denominado “Entrada Devolutivos por Orden se Suministros No. 3”, con el cual se subsana la inconsistencia. Por lo anterior se levanta la observación.

En el contrato de suministros No. 031 del 14 de noviembre de 2014 a nombre de IVÁN DANILO HURTADO PLAZAS por valor de $12.000.000, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2.2.5 "Valor estimado del contrato", no se presenta ningún análisis que soporte el valor del contrato, por cuanto no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato a pesar que se allegaron dos (2) cotizaciones; en el mismo numeral se dice que el presupuesto estimado asciende a $12.000.000, pero no se establece el porqué de ese valor o cómo se calculó dicho valor, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. c) El contrato tiene dos fechas: la primera es del 14 de noviembre de 2014 en el encabezado del contrato y la segunda del 25 de noviembre de 2014 al final del mismo. En el contrato de suministros No. 035 del 28 de noviembre de 2014 a nombre de "CAMFECOL" - JULIO ERNESTO BUITRAGO DIAZ por valor de $9.755.600, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2.2.5 "Valor estimado del contrato", no se presenta ningún análisis que soporte el valor del contrato, por cuanto no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato, se allega solo una cotización con la cual se firmó el contrato; en el mismo numeral se dice que el presupuesto estimado asciende a $9.755.600, pero no se establece el porqué de ese valor o cómo se calculó dicho valor, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. c) El contrato tiene dos fechas: la primera es del 28 de noviembre de 2014 en el encabezado del contrato y la segunda del 3 de diciembre de 2014 al final del mismo.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




En el contrato de suministros No. 039 del 5 de diciembre de 2014 a nombre de DEPORTES OLÍMPICO - HÉCTOR ORLANDO MOLINA DIAZ por valor de $7.969.200, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2.2.5 "Valor estimado del contrato", no se presenta ningún análisis que soporte el valor del contrato, por cuanto no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato, a pesar de que se allegan tres (3) cotizaciones; en el mismo numeral se dice que el presupuesto estimado asciende a $8.000.000, pero no se establece el porqué de ese valor o cómo se calculó dicho valor, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. c) En el informe de supervisión firmado por el docente Arnaldo Vargas Ramírez se dejaron de relacionar 30 hula hula plástico macizo y 10 tarros de bolas para tenis Wilson por 3 unidades, por lo que se presume un faltante de $379.500, sin embargo el contrato se recibió y se liquidó a satisfacción; se requiere explicación.

OBSERVACIÓN No. 07

En el contrato de suministros No. 039 del 5 de diciembre de 2014 a nombre de DEPORTES OLÍMPICO - HÉCTOR ORLANDO MOLINA DIAZ por valor de $7.969.200, en el informe de supervisión firmado por el docente Arnaldo Vargas Ramírez se dejaron de relacionar 30 hula hula plástico macizo y 10 tarros de bolas para tenis wilson por 3 unidades, por lo que se presume un faltante de $379.500, sin embargo el contrato se recibió y se liquidó a satisfacción. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo con alcance fiscal. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: No existe faltante alguno por cuanto los elementos ingresaron en su totalidad a almacén tal como consta en la relación de entrada de consumo No. 201400017 de fecha viernes 05 de diciembre de 2014. Se anexa la entrada de consumo No. 201400017, en el informe de supervisión no se relacionó los últimos ítems pero sí se recibió a satisfacción la totalidad de los elementos solicitados. Por lo anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo con alcance administrativo con alcance fiscal. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa manifiesta que en el informe de supervisión no se relacionó los últimos ítems del contrato pero que se recibió a satisfacción la totalidad de los elementos


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




solicitados, asimismo se anexa la entrada de consumo No. 201400017 del 5 de diciembre de 2014 con la cual se demuestra que las 30 hula hula plástico macizo y 10 tarros de bolas para tenis wilson por 3 unidades, si se recibieron. Por lo anterior se levanta la observación.

2.1.1.1.3 Consultoría y otros

De un universo de ocho (8) contratos por valor de $62.587.827 se auditaron cinco (5) por valor de $52.672.827, equivalente al 84.16% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:


8

Fabio Alonso Arias Adarme

Realizar la migracion y exportacion de la informacion del sistema de evaluacion escolar SIE desde el año 1998 hasta el año 2013. Y dar iniciacion al programa en el año 2014.

10.000.000,00

9

Alvaro Contreras Fagua

Realizar mantenimiento electrico en toda la Institución.

9.000.000,00

13

Luis Hames Cepeda Arteaga

Suministrar e instalar 16 puertas en lamina calibre 18; 48.27 metros de varillas de media pulgada. Ajustar, adecuar la cubierta del patio de la sección Maria Cristina de la ENSLAP.

11.300.000,00

14

Gustavo Bohorquez Castro

Resanar y pintar 42 salones, pintar y resanar 2.000 m2 de guarda escoba y arreglar e instalar guayas de pedal en el teatro conforme se describe en el contrato.

10.069.200,00

21

INVAR Servicios Empresariales S.A.S

Reparar e instalar un tramo de 72 metros lineales de tuberia para aguas residuales, ubicadas en la parte superior de las canchas de baloncesto sección primaria conforme se describe en el contrato.

12.303.627,00

TOTAL 52.672.827.00

Del estudio de los cinco (5) contratos de la muestra se detectaron las siguientes observaciones: En el contrato de desarrollo de actividades científicas y tecnológicas No. 08 del 24 de enero de 2014 a nombre de FABIO ALONSO ARIAS ADARME por valor de 10.000.0000 cuyo objeto es "Prestación de Servicios Profesionales para el desarrollo de actividades que garanticen el registro y consulta de la información académica del sistema de información escolar de las estudiantes. Realizar la migración y exportación de la información del sistema de evaluación escalar SIE desde el año 1998 hasta el año 2013", se presentan las siguientes inconsistencias: a) A la carpeta del contrato no se allega constancia escrita sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área que se contrata, tal como lo establece el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. En el contrato de mantenimiento y reparaciones No. 009 del 24 de enero de 2014 a nombre de ALVARO CONTRERAS FAGUA por valor de $9.000.0000 cuyo objeto es "Hacer mantenimiento y reparación de la parte eléctrica interna y externa, realizar mantenimiento, reparación e instalación de los diferentes equipos electrónicos de la ENSLAP", se presentan las siguientes inconsistencias: a) A la carpeta del contrato no se allega constancia escrita sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área que se contrata, tal como lo establece el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. c) Verificar si el saldo de $3.980.000 no ejecutado del contrato fue reintegrado a presupuesto. En el contrato No. 013 del 2 de abril de 2014 a nombre de LUIS HAMES CEPEDA ARTEAGA por valor de $11.300.000 cuyo objeto es "Suministro e Instalación de puertas en lámina calibre 18, rejas de seguridad y ajuste de la estructura de la sección María Cristina de la ENSLAP", se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos, en el numeral 2.2 "Identificación del contrato a celebrar" y subtítulo "Valor estimado del contrato" se relaciona un valor de $11.300.000 , más no se observa ningún análisis numérico que permita establecer el valor estimado del contrato, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”, se anexan dos cotizaciones pero no se realiza ningún cálculo o promedio. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente.

OBSERVACIÓN N. 08

En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 01 del 22 de enero de 2014 a nombre de MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS por valor de $10.241.000, en el contrato de desarrollo de actividades científicas y tecnológicas No. 08 del 24 de enero de 2014 a nombre de FABIO ALONSO ARIAS ADARME por valor de 10.000.0000 y en el contrato de mantenimiento y reparaciones No. 009 del 24 de enero de 2014 a nombre de ALVARO CONTRERAS FAGUA por valor de $9.000.0000, a las carpetas de los contratos no se allega constancia escrita sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área que se contrata, tal como lo establece el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: La experiencia e idoneidad de los contratos en mención se verificó teniendo los contratos prestados y su cumplimiento por parte de los contratistas con la Institución Educativa en vigencias anteriores. Por lo anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo con alcance administrativo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: El artículo 81 del Decreto 1510 de 2013 establece que las entidades estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate, requisito que la entidad no está cumpliendo, independientemente de si el contratista ha venido contratando en vigencias anteriores, por consiguiente se mantiene la observación y se establece como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

En el contrato No. 014 del 8 de abril de 2014 a nombre de GUSTAVO BOHORQUEZ CASTRO por valor de $10’069.200 cuyo objeto es "Mantenimiento y reparaciones locativas de la ENSLAP", se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos, en el numeral 2.2 "Identificación del contrato a celebrar" y subtítulo "Valor estimado del contrato" se relaciona un valor de $10’069.200, más no se observa ningún análisis numérico que permita establecer el valor estimado del contrato, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”, se anexan dos cotizaciones pero no se realiza ningún cálculo o promedio. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. c) La minuta del contrato tiene dos fechas: en el encabezado del contrato tiene fecha 8 de abril de 2014 y en la parte final el 11 de abril de 2014.

OBSERVACIÓN No. 09

En los contratos de suministros No. 031 del 14 de noviembre de 2014 a nombre de IVÁN DANILO HURTADO PLAZAS por valor de $12.000.000, No. 035 del 28 de noviembre de 2014 a nombre de "CAMFECOL" - JULIO ERNESTO BUITRAGO DIAZ por valor de $9.755.600 y contrato No. 014 del 8 de abril de 2014 a nombre de GUSTAVO BOHORQUEZ CASTRO por valor de $10.069.200, los contrato tiene dos fechas: la primera en el encabezado del contrato y la segunda al final del mismo. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo.


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: Al digitar la fecha final del contrato se digitó la fecha del acta de inicio. Se tendrá en cuenta la observación para no caer en error de digitación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa acepta que se cometió un error de digitación, por lo anterior se mantiene la observación y se establece como hallazgo administrativo.

En el contrato No. 021 del 14 de octubre de 2014 a nombre de INVAR SERVICIOS EMPRESARIALES S.A.S. - CARLOS ARAMANDO INFANTE ENCISO por valor de $12.303.627 cuyo objeto es "Reparar e instalar un tramo de 72 metros lineales de tubería para aguas residuales, ubicadas en la parte superior de las canchas de baloncesto sección primaria", se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos, en el numeral 2.2 "Identificación del contrato a celebrar" y subtítulo 2.2.5 "Valor estimado del contrato" se relaciona un valor de $12.400.000, más no se observa ningún análisis numérico que permita establecer el valor estimado del contrato; asimismo en el numeral 4 "Análisis que soporta el valor estimado del contrato" no se dice nada con relación a la estimación del valor del contrato, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”. Además solamente se allega una cotización. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. c) El contrato se firmó el 14 de octubre de 2014 y el registro presupuestal 2014000107 con el cual se garantiza el pago del contrato se expidió el 9 de octubre de 2014, es decir que el registro presupuestal se expidió antes de firmarse el contrato. d) La fecha del acta de inicio está mal relacionada, el contrato se firmó el 14 de octubre de 2014 y el acta de inicio tiene fecha 14 de mayo de 2014. e) El acta de recibo a satisfacción se firmó el 3 de diciembre de 2014 y el acta de liquidación del contrato se firmó el 5 de noviembre de 2015, es decir primero se liquidó el contrato y posteriormente se recibió la obra.

OBSERVACIÓN No. 10

En el contrato No. 021 del 14 de octubre de 2014 a nombre de INVAR SERVICIOS EMPRESARIALES S.A.S. - CARLOS ARAMANDO INFANTE ENCISO por valor de $12.303.627, el contrato se firmó el 14 de octubre de 2014 y el registro presupuestal 2014000107 con el cual se garantiza el pago del contrato se expidió el 9 de octubre de 2014, es decir que el registro presupuestal se expidió antes de adjudicarse y firmarse el contrato; asimismo la fecha del acta de inicio está mal relacionada, el contrato se firmó el 14 de octubre de 2014 y el acta de inicio tiene fecha 14 de mayo de 2014. Además el acta de recibo a satisfacción se firmó el 3 de diciembre de 2014 y el acta de liquidación del contrato se firmó


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




el 5 de noviembre de 2015, es decir primero se liquidó el contrato y posteriormente se recibió la obra. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: Con la expedición de la Ley 1150 de 2007 se corrobora que el registro presupuestal no es un requisito de perfeccionamiento sino de ejecución del contrato estatal, como lo establece el artículo 23. Así pues, se puede afirmar que la ausencia del registro presupuestal no produce la inexistencia del contrato sino su inejecución. El registro presupuestal se debe expedir en el momento que se conoce el contratista no es requisito indispensable para la firma del Contrato. Al digitar la fecha del acta de inicio en el párrafo 1 se registró mal la fecha. En el acta de recibido a satisfacción se registraron equivocadamente las fechas. Se tendrá en cuenta la observación para no caer en error de digitación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La respuesta dada por la Institución Educativa en cuanto al registro presupuestal es valida por lo que este se debe expedir en el momento de comprometer los recursos y dar cumplimiento al artículo 71 del decreto 111 de 1996, el registro presupuestal es un requisito de ejecución más no de perfeccionamiento. La Institución Educativa acepta que se cometió un error de digitación en las fechas de las actas de inicio y de recibo a satisfacción. Por lo anterior se mantiene la observación y se establece como hallazgo administrativo.

OBSERVACIÓN No. 11

En los contratos números 013, 014, 016, 018, 021, 031, 035 y 039 del año 2014, en los estudios previos, en el numeral 2.2 "Identificación del contrato a celebrar" y/o subtítulo 2.2.5 "Valor estimado del contrato" se relacionan valores que por lo general es el valor exacto del contrato, más no se presenta ningún análisis que soporte el valor del contrato, por cuanto no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato, a pesar de que se allegan dos, tres o cuatro cotizaciones, contraviniendo lo establecido en el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




La Escuela Normal para el proceso de contratación de contratos inferiores a 20 SMMLV se rige por la Ley 715 de 2001, Decreto 4791 de 2008 y el manual de contratación; para la fecha se requerían de dos cotizaciones por lo cual el análisis se hizo con base en el comparativo de precios ofertados más económicos siempre y cuando cumplieran con las especificaciones técnicas requeridas; por esta razón los estudios previos son elaborados con base en la cotización seleccionada más favorable. Por lo anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo con alcance administrativo con disciplinario. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: El literal a) del numeral 2.3.1.1 “Trámite de selección objetiva” del artículo sexto del Acuerdo No. 002 de 2015 del Consejo Directivo de la ENSLAP establece que para el trámite de la selección objetiva entre 1 y 20 SMLMV la selección se hará con la única consideración de precios de mercado obteniendo dos cotizaciones, así las cosas se debe aceptar la explicación dada por la Institución Educativa, sin embargo es necesario que el reglamento de contratación de la Institución se ajuste a lo establecido en el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. Por lo anterior se acepta la explicación y se levanta la observación.

2.1.1.1.4 Órdenes de pago 2014 La Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, en la vigencia 2014 efectuó 164 órdenes de pago de los cuales se tomaron selectivamente las emitidas en el mes de diciembre que corresponde a 33 equivalente al 20% del universo en la revisión se observó que la Institución Educativa cumplió a cabalidad con las normas establecidas para tal fin. 2.1.1.2 Resultado Evaluación y Rendición de la Cuenta Se emite opinión EFICIENTE sobre el Resultado de la Evaluación de la Rendición de la Cuenta teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 85.0 puntos; con base en el siguiente resultado:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





En cumplimiento de lo establecido en la resolución No. 175 de 2013 “Mediante la cual se adopta el “Sistema de la Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja - SIRECT”, la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, rindió en oportunidad la cuenta de la vigencia 2014. Sin embargo, como se puede observar en la tabla 1-2 algunos formatos presentaron debilidades de suficiencia. 2.1.1.3 Legalidad Se emite opinión EFICIENTE sobre la Legalidad teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 83.5 puntos, con base en el siguiente resultado:


El anterior resultado se debe principalmente a la no observancia de algunas normas en cuanto al proceso de contratación, por parte de la Institución Educativa. 2.1.1.4 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento Las observaciones se consolidan en la vigencia 2015 2.1.1.5 Control Fiscal Interno

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0.10 10.0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0.30 15.0

Calidad (veracidad) 0.60 60.0

1.00 85.0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

50.0

TABLA 1-2

100.0

100.0



Atribuido

Financiera 0.40 32.0

De Gestión 0.60 51.5

1.00 83.5

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente


CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

80.0

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

85.8


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Se emite opinión EFICIENTE, teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 85.3 puntos; con base en el siguiente resultado:


De acuerdo a la Ley 87 de 1993 en su artículo 1, “El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de toda la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”. De igual manera guiados por los principios constitucionales el sistema de Control Interno debe velar por la protección de los recursos de la entidad, buscando su adecuada administración, garantizando la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, asegurando la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional, entre otros (artículo 2, ley 87 de 1993). Por tal razón es importante que la Institución Educativa cuente con un Comité de Control Interno que permita dar mayor transparencia a la ejecución de los diversos procesos llevados a cabo dentro de ésta y durante un periodo de tiempo. El Comité de Control Interno ha actuado de manera regular, haciendo acompañamiento en los procesos académicos y de contratación, compras y ejecución presupuestal para verificar el nivel de cumplimiento en dichos procesos acorde con la normatividad vigente, logrando el cumplimiento de objetivos y metas establecidas por la Escuela Normal. Este acompañamiento se hace a nivel directivo, académico, administrativo y financiero y comunitario. La Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” durante la vigencia 2014 suscribió planes de mejoramiento a nivel institucional producto de la autoevaluación basados en la guía de mejoramiento institucional; y a nivel administrativo y financiero producto de la auditoría realizada por la Contraloría Municipal de Tunja a los recursos del SGP. En reuniones del comité se hace


Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación

del CFI)0.30 26.9

Efectividad de los controles (Segunda

Calificación del CFI)0.70 58.3

1.00 85.3

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente

TOTAL

TABLA 1-7


89.8

83.3

CONTROL FISCAL INTERNO


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




seguimiento a las observaciones y avance de cumplimiento de las mismas, dejando constancia en cada una de ellas. Se verificó la aplicación de políticas sobre procesos de contratación, adquisición de bienes y servicios, todo acorde con la norma vigente. Se verificó la existencia de libros de Contabilidad reglamentarios y registros según el Plan General de Contabilidad Pública. Se elaboraron, analizaron y presentaron en forma oportuna los informes trimestrales de austeridad en el gasto público, lo que facilitó el control y medidas pertinentes en los gastos de la entidad. 2.2 CONTROL DE RESULTADOS La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Resultados es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 85.1 puntos y que contiene el cumplimiento de Planes, Programas y proyectos.


2.3. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 91.3 puntos y que contiene factores como Estados Contables, Gestión Presupuestal y Gestión Financiera.


Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1,00 85,1

Calificación total 1,00 85,1


Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 2


85,1


Concepto

Favorable


Favorable

Desfavorable


VIGENCIA 2014


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





2.3.1 Estados Contables

La opinión es Con Salvedades debido a la evaluación de las siguientes variables:


BALANCE GENERAL COMPARATIVO 2014-2013

La Contraloría Municipal de Tunja ha practicado Auditoría a los Estados Financieros de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja para la vigencia 2014, encontrando que los mismos han sido elaborados y presentados por la Contadora, Rectora y Tesorera.

CUENTA CONCEPTO PERIODO VARIACIÓN % DE

PARTICIPACIÓN 2014 2013 $ %

ACTIVO

11 Efectivo 257,886,155.15 398,118,302.91 -140,232,147.76 -35.22% 46.89%

14 Deudores 0.00 0.00% 0.00%


Total






Rango

80 o más puntos



Favorable

Concepto

83.3

Favorable



VIGENCIA 2014

100.0

TABLA 3

90.0


Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 27630660.0

5.0%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 90.0

Calificación

Con salvedad

TABLA 3-1

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Indice de inconsistencias (%)


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




16 Propiedad Planta y

Equipo 96,840,609.71 159,572,473.71 -62,731,864.00 -39.31% 17.61%

19 Otros Activos 195,201,248.00 43,526,252.00 151,674,996.00 348.47% 35.50%

TOTAL ACTIVO 549,928,012.86 601,217,028.62 -51,289,015.76 -8.53% 100%

PASIVO

24 Cuentas por pagar 15,098,546.00 9,025,334.00 6,073,212.00 67.29% 99.74%

29 Otros Pasivos 39,159.43 211,699,159.43 -211,660,000.00 -99.98% 0.26%

TOTAL PASIVO 15,137,705.43 220,724,493.43 -205,586,788.00 -93.14% 100%

PATRIMONIO

31 Hacienda Pública 534,790,307.43 380,492,535.19 154,297,772.24 40.55%

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 549,928,012.86 601,217,028.62 -51,289,015.76 -8.53%

Fuente: Papeles de trabajo

En el anterior comparativo del balance general, las variaciones más significativas corresponden a otros activos y otros pasivos; en el primero hubo un aumento con referencia al año 2013 del 348.47%, y en el segundo una disminución del 99.98% con respecto al año anterior. ESTADO DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA ECONÓMICA Y SOCIAL VIGENCIA 2014-2013

CUENTA CONCEPTO PERIOEO VARIACIÓN %PART. PERIODO

2014 2013 $ %

INGRESOS OPERACIONALES

43 Venta de servicios 54,680,500.00

56,998,100.00

(2,317,600.00)

-4.07% 13.28%

44 Transferencias 239,587,154.00

211,660,000.00

27,927,154.00

13.19% 58.17%

47 Operaciones Interinstitucionales

85,337,428.00

100,051,887.00

(14,714,459.00)

-14.71% 20.72%

GASTOS OPERACIONALES

52 Administración 306,936,189.00

316,341,065.00

-9404876 -2.97% 99.09%

63 Costo de Venta 21,056,860.00

-

21056860 100.00%

OTROS INGRESOS

48 Otros Ingresos 32,257,318.00

26,381,832.00

5,875,486.00

22.27% 7.83%

58 Otros gastos generales

2,808,710.76

1,901,047.99

907,662.77

47.75% 0.91%

EXCEDENTES (DEFICIT DEL EJERCICIO

4 Ingresos totales 411,862,400.00

395,091,819.00

16,770,581.00

4.24%

5 Y 6 Gastos y Costos totales

309,744,899.76

318,242,112.99

(8,497,213.23)

-2.67%


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Ingresos Al revisar y comparar la cuenta ingresos de las vigencias 2013 y 2014, notamos un leve aumento 4.24% de un año a otro; Es así que para el año 2013 se tenían ingresos del orden de $395.091.819, para el año 2014 se incrementó en $16.770.581 con un valor de $411.862.400, donde la cuenta más significativa fue la 44 Transferencias. Gastos Los gasto disminuyeron levemente de una vigencia a otra, es así que para el año 2013 el valor era de $318.242.112.99, para la vigencia 2014 fue de $309’744.899,76, con una reducción del 2.67%.

En el anterior comparativo del balance general, las variaciones más significativas corresponden a otros activos y otros pasivos; en el primero hubo un aumento con referencia al año 2013 del 348.47%, y en el segundo una disminución del 99.98% con respecto al año anterior. Alcance de la Auditoría Para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizan técnicas de auditoría como el análisis y evaluación de la rendición de la cuenta entregada por la Institución Educativa. Se auditó la parte financiera que involucra el proceso contable, balance general, estado de la actividad financiera, económica, social, presupuestal y notas a los estados contables. Se auditó órdenes de pago del mes de Diciembre de 2014. Se revisaron los libros principales y auxiliares, conciliaciones bancarias y relación de inventario de almacén. Los criterios con los que se establecieron las cuentas de acto impacto a auditar, fue el análisis horizontal. RESULTADO DE LA AUDITORIA AL BALANCE GENERAL

REFERENCIA 2014 2013 VARIACIÓN ABSOLUTA

VARIACIÓN PORCENTUAL

ACTIVO

549,928,012.86

601,217,028.62

(51,289,015.76) -8.53%

PASIVO

15,137,705.43

220,724,493.43

(205,586,788.00) -93.14%


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




PATRIMONIO

534,790,307.43

380,492,535.19

154,297,772.24 40.55%

GRÁFICO ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO

Fuente Balance general 2013 – 2014

En el anterior gráfico se puede analizar que la diferencia en el activo no fue muy significativas, con una disminución de 8.53% con respecto al 2013 lo que equivales a $51’289.015,76; con referencia al Pasivo, encontramos una importante disminución al pasar de $220,724,493.43 a $15,137,705.43, lo que equivale a un porcentaje del 93.14%; Y en referencia al patrimonio, este tuvo un aumento del 40.55% al pasar de $380,492,535.19 en el año 2013, a $534’790.307,43 en el año 2014.

Verificación general de la información financiera Activo Se incluyen los grupos que representan los bienes y derechos, tangibles e intangibles de la entidad, obtenidos como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera que fluyan a la entidad un potencial de servicios o beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Se evidencia que para la vigencia 2014 el Activo Disminuyó en un 8.53% con respecto a la Vigencia 2013. La Institución Educativa representa estos valores en Propiedad, Planta y Equipo, Efectivo, Otros Activos y Deudores de los cuales se determina lo siguiente:

-

100,000,000.00

200,000,000.00

300,000,000.00

400,000,000.00

500,000,000.00

600,000,000.00

700,000,000.00

ACTIVO PASIVO PARIMONIO

2014

2013


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Efectivo En esta denominación se incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata en Cuenta Corriente y de Ahorros disponibles para el desarrollo de las funciones del cometido estatal de la Entidad en este caso. Se analizó la caja menor, conciliación Bancaria verificando los saldos de los libros de contabilidad con los extractos bancarios físicos suministrados por la Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón; de los cuales se obtuvieron las siguientes observaciones: Caja Menor La caja menor es un fondo renovable que se provee con recursos del presupuesto de gastos de la entidad, su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter Situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la Administración; se asigna a una persona como responsable de su manejo Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo, y únicamente su movimiento tendrá relación directa con la creación, aumento, disminución y su cancelación definitiva. La Caja menor para la vigencia 2014 de la Institución Educativa, se constituyó mediante Resolución N°002 del 19 de enero de 2014 por la cuantía de $2.000.000.00, estableciendo que cada pago no puede superar $50.000.00; su manejo es autorizado a la auxiliar administrativa (Flor Stella Vargas B). Primer desembolso llama la atención que según libros auxiliares de contabilidad se gira un cheque por valor de $1.000.000.00 el día 22 de enero de 2014 con el objeto de constituir caja menor; no obstante en libros de contabilidad no se ve reflejada la cuenta de caja menor por este valor; yendo en contravía del principio de registro. Subestimando la cuenta en $1.0000.000.00 Se evidencia que la Institución educativa cumplió con los valores autorizados según resolución de constitución de caja menor.

OBSERVACIÓN No. 12

Se observa una subestimación en caja menor cuenta 1105 por valor de $1.000.0000, incumplimiento al principio de registro contable. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes, se configura como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




En el software HAS de contabilidad en el momento de realizar el egreso se solicita el comprobante de cuenta por pagar en donde se debe registrar la cuenta del gasto y la cuenta por pagar; por esta razón en la constitución de la caja menor no se afectó la cuenta 110502 sino las cuentas de gastos. A partir de la vigencia 2016 se realizó una Nota de contabilidad para evidenciar la cuenta del efectivo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa acepta lo observado por lo que se configura hallazgo administrativo y debe ser incluida en el plan de mejoramiento (Consolidada con la observación No. 31).

Bancos Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras. La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón para la vigencia 2014 tenía cuatro cuentas corrientes con los bancos Popular y Occidente; durante este período canceló dos cuentas. Extractos bancarios Vs libros Auxiliares: Banco Popular cuenta corriente 250-03119-2

Fuente: Papeles de Trabajo

Revisando el extracto bancario en el mes de marzo y comparándolo con los libros auxiliares de contabilidad, encontramos una diferencia de 891.000 pesos. Según libros de contabilidad corresponde al cheque numero 350781 a nombre de Calderón Olmos María Dennis, no se

Saldo Extracto

bancario

Saldo de libro

auxiliares

Diferencia s/g

ConciliaciónCheques por cobrar

$ $ $ $

250-03119-2 CORRIENTE POPULAR 32,091,657.51 32,091,658.03 (0.52) 0

ENERO 69,355,645.51 69,355,645.51 - 0

FEBRERO 71,353,165.51 71,353,165.51 - 0

MARZO 69,462,676.75 68,571,676.75 - 891,000

ABRIL 67,074,065.61 67,074,065.75 (0.14) 0

MAYO 65,237,461.61 64,368,661.61 - 868,800

JUNIO 66,505,231.21 66,505,231.21 - 0

JULIO 145,866,232.99 144,997,432.99 - 868,800

AGOSTO 144,896,649.79 144,766,779.79 - 129,870

SEPTIEMBRE 142,227,636.61 142,227,636.61 - 0

OCTUBRE 138,122,191.87 138,122,191.87 - 0

NOVIEMBRE 120,945,420.07 120,945,420.07 - 0

DICIEMBRE 104,390,923.27 104,091,923.27 - 299,000

No. de cuenta Tipo de cuentaEntidad

Bancaria


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




evidencia el cobro en ningún extracto bancario aportado por la Institución educativa; llama la atención que en la conciliación del mes de abril desaparece este valor. El día 6 de mayo en libros de contabilidad se registra el cheque No. 70334012 por valor de $868.800, quedando pendiente de cobrar en la conciliación de la cuenta 250-03119-2 del Banco Popular; llama la atención que el mismo cheque se encuentre registrado en la conciliación bancaria de la cuenta 390-04836-1 Banco de Occidente, también pendiente de cobro. De igual forma se evidencia falta de descripción en libros de contabilidad, pues se dificulta y se pierde tiempo al efectuar el análisis de la conciliación bancaria; ya que se observan descripciones con una letra o dos letras que no se puede interpretar a que corresponde.

OBSERVACIÓN No. 13

- En libros auxiliares de contabilidad el día 07 de marzo de 2014 se registra el cheque numero 350781 por valor de $891.000.00 valor que se presume quedo pendiente por cobrar; al efectuar seguimiento al pago no se evidencio su cobro en el mes de abril; observando que en la conciliación presentada por la institución educativa desaparece este valor en el mes de abril. - El día 6 de mayo en libros de contabilidad se registra el cheque numero 70334012 por valor de $868.800 pesos, quedando pendiente de cobrar en la conciliación de la cuenta 250-03119-2 del banco popular llama la atención que el mismo cheque se encuentre registrado en la conciliación bancaria de la cuenta 390-04836-1 banco de occidente también pendiente de cobro.

Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria.

RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: En el mes de Marzo de 2015 el egreso No. 2014000023 se registró por $891.000 en el cual no se había registrado el valor de la retención del IVA por $18.435 en el mes de abril se registró la Nota de contabilidad 2014000009 realizando el ajuste debitando el valor de la cuenta bancaria y acreditando la cuenta 243625 retención de IVA por ésta razón el cheque fue cancelado por valor de $872.565.00 el cual figura en el extracto del mes de Abril cobrado el 09 de Abril. En el mes de Mayo de 2014 se realizó el pago a TAG SAS con dos cheques uno de la cuenta 250-03119-2 del Banco Popular por $868.800 y el otro de la cuenta del banco occidente de la cuenta 390.04836-1 por el mismo valor; estos pagos se hace en forma separada y de dos cuentas una cuenta corresponde a recursos propios y la otra a gratuidad. Por lo anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo con alcance administrativo con disciplinario con incidencia disciplinaria.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Según oficio DR196-2016 la Institución Educativa aclara en el mes de marzo de 2014 con el egreso 2014000023 se canceló la cuenta por pagar causada en diciembre de 2013;la contabilización de la cuenta por pagar se registró por el total de $891.000.00por esta razón el cheque figura por $891.000, pero a revisar la liquidación de la retención se verifico que a la cuenta no se le había retenido iva$18.435.00en el mes de abril se elaboró la nota de contabilidad 2014000009 realizando el ajuste para causar la retención de IVA debitamos el valor de la cuenta 111005 y acreditamos 243625 retenciones y acreditando la cuenta 243625 retenciones de IVA, por esta razón fue cobrado por $872.565.00 En el mes de mayo de 2014 se realizó el pago a TAG SAS con el egreso No 2014000047con dos cheques uno de la cuenta 250-03119-2 del Banco Popular por $868.800 con el número 70334013 y el otro de la cuenta banco de occidente de la cuenta 390-04836-1por el mismo valor con el numero 350807 estos pagos se hacen en forma separada y de dos cuentas una corresponde a recursos propios y la otra a gratuidad. Estos cheques quedaron pendiente de pago y no entendemos por qué el software registró ambos cheques con el mismo número 70334012 en la conciliación. Se anexa copia del egreso en donde se puede verificar los números de los cheques tal como aparecen en el extracto. En el año 2014 se inició un software integral en el cual se le han realizado cambios, no sabemos si estos han ocasionado algunas inconsistencias como la numeración de los cheques en las conciliaciones. Por lo anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo con alcance disciplinario. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa allega el soporte colilla del cheque por valor de $872.565; lo que se demuestra que el registro contable fue el que quedo errado al registrar mal el número del cheque pues este no corresponde al No. 350781 que fue girado a Colombia Telecomunicaciones sino al cheque No. 33006; de igual forma adjuntan el ajuste en comprobante de contabilidad No. 2014000009 del 25 de abril de 2014; y el comprobante de pago No. 023 del 07 de marzo de 2014. En cuanto al valor del cheque por $868.800, se acepta la respuesta; no obstante se bebe tener cuidado en el momento de registrar el número del cheque en la conciliación bancaria ya que se presta para confusión. Por lo anterior se levanta lo observado con alcance disciplinario pero teniendo en cuenta que se evidencia falta de descripción en libros de contabilidad, pues se dificulta y se pierde tiempo al efectuar el análisis de la conciliación bancaria; ya que se observan descripciones con una letra o dos letras que no se puede interpretar a que corresponde, registro de cheques errados. Se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Banco popular cuenta corriente 250-04026-8

En esta cuenta no se observa diferencia alguna. Banco de Occidente, cuenta corriente 390-04836-1

Banco de Occidente cuenta corriente 390-04452-7

Saldo Extracto

bancario

Saldo de libro

auxiliares

Diferencia s/g

Conciliación

Cheques por

cobrar

$ $ $ $

250-04026-8 CORRIENTE OCCIDENTE 70,205,807.02 70,205,807.02 - 0

ENERO -

FEBRERO 70,205,807.02 70,205,807.02 -

MARZO 70,205,807.02 70,205,807.02 -

ABRIL 70,205,807.02 70,205,807.02 -

MAYO 70,205,807.02 70,205,807.02 -

JUNIO 70,205,807.02 70,205,807.02 -

JULIO 70,205,807.02 70,205,807.02 -

No. de

cuenta

Tipo de

cuenta

Entidad

Bancaria

Saldo Extracto

bancario

Saldo de libro

auxiliares

Diferencia s/g

Conciliación

Cheques por

cobrar

$ $ $ $

390-04836-1 CORRIENTE OCCIDENTE 327,486,071.07 296,687,603.90 30,798,467.17 0

ENERO 86,951,201.83 72,433,549.83 - 14517652

FEBRERO 79,376,801.95 70,750,088.12 - 8626713.83

MARZO 62,887,872.03 62,887,872.03 -

ABRIL 81,060,478.20 81,060,478.03 0.17

MAYO 265,015,771.00 263,140,021.00 - 1875750

JUNIO 271,965,872.45 271,965,872.45 -

JULIO 256,020,614.54 255,151,814.54 - 868000

AGOSTO 296,929,340.42 295,191,740.42 - 1737600

SEPTIEMBR

E 274,468,395.59 264,233,459.59 - 10234936

OCTUBRE 251,194,450.72 242,328,690.72 - 8865760

NOVIEMBRE 242,338,564.25 242,338,564.25 -

DICIEMBRE 174,856,474.90 153,794,231.90 - 21062243

No. de

cuenta

Tipo de

cuenta

Entidad

Bancaria

Saldo Extracto

bancario

Saldo de libro

auxiliares

Diferencia s/g

Conciliación

Cheques por

cobrar

$ $ $ $

390-04452-7 CORRIENTE OCCIDENTE 69,299,858.55 69,299,858.55 - 0

ENERO 70,414,858.55 70,415,134.07 (275.52)

FEBRERO -

No. de

cuenta

Tipo de

cuenta

Entidad

Bancaria


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




La cuenta fue cancelada en febrero de 2014. Además de la cuenta anterior, la institución educativa, también canceló las cuentas corrientes del banco de occidente con números 390-04453-5 y 390-05069-8. Propiedad Planta y Equipo Representa las cuentas del valor delos bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluyen los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno estatal. Diagrama comparativo de propiedad planta y equipo de las dos últimas vigencias

Fuente Papeles de Trabajo

Las diferencias entre una vigencia y la otra no son muy significativas, aunque el caso con mayor variación fue la cuenta 1670, concerniente a Equipos de Computación y comunicación; esto obedece a que el 30 de abril se registró actualización de inventario de almacén realizado el 31 de marzo de 2016, pues venía de un valor de $180.218.937 en el 2013 a $96.780.300 en el año 2014 con una variación porcentual del 46.30%; Equipo de Comunicación $-19.754.590 y Equipo de Computación $-63.684.047. Se observan adquisiciones por 8 computadores por valor de $12.000.000, estantes y sillas por $9.755.660, tableros acrílicos $4.875.000, valores que no se encuentran registrados en las cuentas correspondientes, por lo que la cuenta está subestimada en $26.630.660.

OBSERVACIÓN No. 14

Se evidencia una subestimación en la cuenta de Propiedad, Planta y Equipos por valor de $26.630.660, al observarse compras de 8 computadores por valor de $12.000.000, estantes y sillas por $9.755.660, tableros acrílicos por $4.875.000; valores que no se encuentran registradas en las cuentas.

CUENTA DESCRIPCION 2014 2013 VARIACIÓNVARIACIÓN

PORCENTUAL

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 124,604,118.00 96,665,598.00 27,938,520.00 22.42%

1660 EQUIPO CIENTIFICO 2,166,364.00 2,166,364.00 - 0.00%

1670 EQUIPOS DE COMUNICACION Y

COMPUTACION 96,780,300.00 180,218,937.00 (83,438,637.00) -46.30%

1680 EQUIPO DE COMEDOR COCINA

DESPENSA Y HOTELERIA 15,727,960.00 11,871,000.00 3,856,960.00 24.52%

1685 DEPRECIACION ACUMULADA (421,080,508.29) (276,801,017.29) (144,279,491.00) 34.26%


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN:

En el mes de diciembre de 2014 en el momento del registro de las compras de los computadores por valor de $12.000.00 de los estantes por $9.755.600 y del software por $1.883.840 se registraron contablemente como Dotación Pedagógica igual que la afectación presupuestal. En el mes de enero de 2015 al verificar el inventario se evidenció que estas compras correspondían a material devolutivo y mediante nota de contabilidad No. 2015000005 se ingresaron a las cuentas 166502 por $8.755.600, 167002 por $12.000.000 y 197008 por $1.883.840.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La respuesta dada por la Institución Educativa no desvirtúa lo observado, no se allegó ningún soporte, por lo que se configura como hallazgo administrativo y debe incluirse en el plan de mejoramiento.

Depreciaciones No se evidencias notas explicativas sobre las depreciaciones; Además no están realizando las depreciaciones de forma mensual, no se evidencia depreciación de los meses febrero, marzo, abril y mayo de 2014

OBSERVACIÓN No. 15

En los libros auxiliares no se expresa la depreciación mensual, tal como lo exige el régimen de contabilidad pública, pues no está estipulada la depreciación de los meses de febrero, marzo, abril y mayo de la vigencia 2014. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura hallazgo administrativo.


Debido a la implementación del software y a los inconvenientes de la interface que se debe realizar con el aplicativo de contabilidad las depreciaciones no se registraron en forma mensual. Esta inconsistencia ya se subsanó a partir de la vigencia 2015.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




La respuesta dada por la Institución Educativa no desvirtúa lo observado, al contrario lo ratifica aduciendo que obedece al software contable por lo que se configura hallazgo administrativo y debe incluirse en el plan de mejoramiento.

Pasivo Se incluyen los grupos que representan las obligaciones ciertas o estimuladas que la entidad, como consecuencia de hechos pasados, de los cuales se prevé que representan para la entidad un flujo de salida de recursos, que incorporan un porcentaje de servicio o beneficio económico, en desarrollo de funciones de cometido estatal. En la vigencia 2014 hubo una reducción del 93.14%, esto obedece a la reducción de la cuenta de Recaudos a Favor de Terceros. Cuentas por Pagar Se relacionan todas las cuentas que representan las obligaciones que la Entidad adquiere con terceros, relacionado con las operaciones que lleva a cabo en desarrollo de sus funciones. Se evidencia que las cuentas por pagar se encuentran soportadas por acto administrativo N° 023 del 5 de diciembre de 2014, y al ser comparadas con los libros auxiliares, estas se encuentran causadas correctamente. Artículo Primero: Efectuar pagos por concepto de Cuentas por Pagar vigencia 2014, teniendo en cuenta la suma de SIETE MILLONES CUATROCIENTOS TREINTA Y CINCO MIL SETECIENTOS CINCUENTA Y CUATRO PRESOS M/CTE ($7.435.754) y los debidos cobros. Artículo Segundo: con el valor de que trata el Artículo anterior se realizaran los siguientes pagos:

En este cuadro se puede observar una reducción 10.12% con relación a la vigencia 2013, lo que significa que la institución educativa a pagado oportunamente sus cuentas de bienes y servicios, que tiene una reducción del 49.67% con relación al año anterior, pero en la cuenta honorarios, el aumento fue del 187.35% con respecto a la vigencia 2013.

DESCRIPCIÓN 2014 2013VARIACIÓN

ABSOLUTA

VARICACIÓN

%

ACREEDORRES 7,435,754.00 8,188,219.00 (752,465.00) -10.12%

BIENES Y SERVICIOS 4,875,504.00 7,297,219.00 (2,421,715.00) -49.67%

HONORARIOS 2,560,250.00 891,000.00 1,669,250.00 187.35%


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Retención en la Fuente

Representa el valor que ha sido retenido por la institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzó, frente a todos los pagos o abonos en cuenta que realicen.

Mes Fecha en la que deberia presentarla

Fecha de pago S/g sello del banco

Valor pagado

Valor S/g Libros

Diferencia

Enero 11/02/2014 14/02/2014 280,000

102,400

177,600

Febrero 11/03/2014 12/03/2014 98,000

98,560 - 560

Marzo 08/04/2014 07/04/2014 250,000

182,325

67,675

Abril 09/05/2014 08/05/2014 500,000

500,165 - 165

Mayo 10/06/2014 10/06/2014 986,000

984,067

1,933

Junio 08/07/2014 08/07/2014 793,000

792,900

100

Julio 12/08/2014 12/08/2014 708,000

708,341 - 341

Agosto 08/09/2014 08/09/2014 102,000

102,400 - 400

Septiembre 08/10/2014 08/10/2014 1,183,000

1,296,954

- 113,954

Octubre 11/11/2014 11/11/2014 1,028,000

1,028,522 - 522

Noviembre 10/12/2014 1,301,071

- 1,301,071

Diciembre 14/01/2015 14/01/2015 6,888,000 6,887,821 179 Fuente Papeles de Trabajo

Se auditaron las cuentas referentes a pago de retención en la fuente de la Institución Educativa Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, comparando el valor en libros y el valor pagado en cada declaración de cada mes, se evidenció que no se están realizado los pagos a la DIAN de forma oportuna como lo establece el artículo 382 del Estatuto Tributario, de igual forma lo establece el Decreto 2634 del 17 de diciembre de 2012 en su artículo 24 que indica: “ Los agentes de retención del impuesto sobre la renta y complementarios, y/o impuesto de timbre, y/o impuesto sobre las ventas a que se refieren los artículos 368,368-1,368-2,437-2 y 518 del Estatuto Tributario, deberán declarar y pagar las retenciones efectuadas en cada mes, en el formulario prescrito por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”. Mes de enero


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Subcuenta 243608001. Se evidencia que en la declaración de rete fuente del mes de enero de 2014 un pago por compras de 178.000 pesos y en los libros auxiliares de contabilidad no se encuentran registrados en el mes de enero; pero si se observa el débito en el mes de febrero registrado hasta el 14 de febrero de 2014; por lo que se presume falta de compromiso por la persona encargada de llevar correctamente la contabilidad de la Institución Educativa; en la descripción no hay ninguna interpretación a qué corresponde; de igual forma se observa la partida doble; por lo anterior se presume una diferencia de $178.000. Mes de marzo En la subcuenta 243605001 en el mes de marzo se observa un crédito por $ 80.552.00; llama la atención que cuando se efectuó el pago solo se debito $67.000.00 por lo que se presume una diferencia de $13.552.00. En la subcuenta 243625001 en el mes de marzo se observa un pago a la DIAN por valor de $81.000.00 y se observa una contabilización al crédito por $9.931.00, por lo que se presume una diferencia de $ 71.069.00 En la subcuenta 243625003 se observa en la declaración de marzo un pago por $102.000.00 y contabilizado al crédito $38.400.00 presentando una diferencia de $ 63.600.00 En el mes de marzo se observa un valor de $101.773.00 al crédito; el cual no fue debitado para pago a la DIAN. Llama la atención que en la subcuenta 243625001 el día 7 de abril se contabilice al crédito un pago a la DIAN del mes de marzo por $67.000.00 cuando su naturaleza es crédito. Mes de Abril Se evidencia que en la subcuenta 243625001 un pago a la DIAN el día 08 de mayo por valor de $136.000.00 y en crédito $56.835.00 diferencia $79.165.00 Subcuenta 243605001 debito $38.000.000 crédito $136.000.00 diferencia de $98.000.00 Mes de Mayo Subcuenta 243605001 se evidencia un crédito por valor de $64.000; no se observa el débito en el mes de junio en el momento de su pago. Subcuenta 24360503 se evidencia un pago por valor de $701.000.00 y un crédito por $636.552.000 diferencia de $64.448.00, por lo anterior se presume fue compensado este valor en otra subcuenta.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Subcuenta 24362501 se observa un crédito por Valor de $38.400 pero no se observa el débito en el momento del pago a la DIAN. Se evidencia que los demás meses del año se encuentra contabilizado de la misma forma, lo que se observa que la Institución educativa no cumple con los principios de contabilidad Generalmente aceptados De igual forma se observa que según calendario tributario el pago se realizó posterior a la fecha límite, lo que puede generar intereses que no deben ser cubiertos con recursos públicos. En la subcuenta 243603001 Rete-fuente por Honorarios se observa que el día 17 de septiembre se contabiliza Honorarios profesionales por doble valor de $960.000.00 cada uno; llama la atención que se contabilicen gastos en esta cuenta. En la subcuenta 24360503 se observan saldo en rojo, lo que indica que no se está efectuando los registros correctamente; yendo en contravía de los principio de contabilidad. En el mes de septiembre se evidencia contabilización por retención en la fuente $701.964.00 y en el pago a la DIAN se realizó por $711.000, lo que se presume una diferencia de $249.000. El grupo auditor identifico que se acreditan subcuentas por un valor y en el momento del pago se debita otra subcuenta que no corresponde.

OBSERVACIÓN No. 16

La Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, no están realizado los pagos a la DIAN de forma oportuna como lo establece el artículo 382 del Estatuto Tributario, de igual forma lo establece el Decreto 2634 del 17 de diciembre de 2012 en su artículo 24 que indica: “Los agentes de retención del impuesto sobre la renta y complementarios, y/o impuesto de timbre, y/o impuesto sobre las ventas a que se refieren los artículos 368,368-1,368-2,437-2 y 518 del Estatuto Tributario, deberán declarar y pagar las retenciones efectuadas en cada mes, en el formulario prescrito por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura hallazgo administrativo.( consolidada con las observaciones 18 y la 34)


El día que se debía cancelar la retención se presentó un inconveniente en el programa JAVA del computador para poder firmar con el mecanismo digital, el formulario quedó presentado pero al día siguiente se canceló. En caso de algún cobro por concepto de intereses serán asumidos por la persona encargada.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La observación es aceptada por parte de la Institución Educativa, por lo que se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 17

Se evidencia en la declaración de rete fuente del mes de enero un pago por compras de $178.000 y en los libros auxiliares de contabilidad no se encuentran registrados. De igual forma se observa que según calendario tributario el pago se realizó posterior a la fecha límite, lo que puede generar intereses que no deben ser cubiertos con recursos públicos. De no ser aclarado, se establece como hallazgo administrativo.


En la página 141 de 257 de los libros auxiliares con saldos con fecha de impresión el 23 de febrero de 2015 se evidencia el pago en la cuenta 243608001 el valor de $178.000. Se anexa la hoja mencionada del libro auxiliar. En caso de algún cobro por concepto de intereses serán asumidos por la persona encargada.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa allega folio 141 de libro auxiliar de contabilidad cuenta 243608001, no evidencia créditos del mes de enero; la respuesta dada no desvirtúa lo observado por lo que se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

Para el mes de febrero se observa que según el calendario tributario el pago se realizó posterior a la fecha límite, lo que puede generar intereses que no deben ser cubiertos con recursos públicos.

OBSERVACIÓN No. 18

En el mes de febrero se observa que según calendario tributario el pago se realizó posterior a la fecha límite, lo que puede generar intereses que no deben ser cubiertos con recursos públicos. De no ser aclarado se establece como hallazgo administrativo.


El día que se debía cancelar la retención se presentó un inconveniente en el programa JAVA del computador para poder firmar con el mecanismo digital, el formulario quedó presentado


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




pero al día siguiente se canceló. En caso de algún cobro por concepto de intereses serán asumidos por la persona encargada.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La observación es aceptada por parte de la Institución Educativa, se configura hallazgo administrativo al ratificarse que el problema obedece al programa JAVA (Se consolidada con las observaciones Nos.16 y 34).

Para los meses de marzo, abril, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre, se están acreditando pagos en una subcuenta y se debitan en otra subcuenta.

OBSERVACIÓN No. 19

Para los meses de marzo, abril, junio, julio, agosto, septiembre, octubre noviembre y diciembre, se están acreditando pagos en una sub cuenta y se debitan en otra sub cuenta. - Para los meses de marzo, septiembre y noviembre no se ven reflejados los débitos por pagos así: $67.675, $113,954 y $261.071. -En la subcuenta 243603001 Rete-fuente por Honorarios se observa que el día 17 de septiembre se contabiliza Honorarios profesionales por doble valor de $960.000 cada uno; llama la atención que se contabilicen gastos en esta subcuenta. - En la subcuenta 24360503 se observan saldo en rojo, lo que indica que no se está efectuando los registros correctamente; yendo en contravía de los principio de contabilidad. No obstante se observa que algunas cuentas son debitadas sin que exista un crédito anteriormente; por lo que el saldo queda en rojo. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria.

RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: A partir de la fecha en el egreso de los pagos de retención se registrará en cada auxiliar de la subcuenta el valor independiente. Al revisar el saldo a 31 de Diciembre de 2013 por concepto de retenciones en la fuente por valor de $178.390 más las causaciones de la vigencia 2014 por valor de $16.355.956 menos el valor cancelado por $9.645.254 da como resultado $6.889.092 valor que se canceló en el mes de enero de 2015. Lo anterior lo podemos observar en el Balance del prueba comprendido entre el período de enero a diciembre de 2014 el cual se anexa. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




La Institución Educativa no allegó ningún soporte que desvirtué lo observado, no se pronunció al respecto de las observaciones realizadas en los registros contables; por lo que se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria por ir en contravía de los principios contables (registro).

Recaudos a Favor de Terceros Representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables, públicas, privadas, personas naturales que deben ser reintegradas a éstas en plazos o convenios. Comparativos de otros pasivos, vigencias 2013 y 2014

Cuenta 2014 2013 Variación absoluta

Variación porcentual

Otros Pasivos, cuenta 29

39.159,43 211.699.159,43 -211.660.000 -99.98%

Fuente: papeles de trabajo

Se evidencia una disminución del 99.98% al pasar de $211.699.159,43 en la vigencia 2013 a $39.159,43 para el 2014, esto se debió por la disminución de recaudos a favor de terceros. En libros auxiliares de contabilidad se observa en la subcuenta 290580001 “Recaudos por clasificar” con un valor de $211.660.000, esto corresponde a transferencia errada que realizó la Secretaria de Educación a la Institución Educativa y que fueron devueltos en la vigencia 2014. Patrimonio Incluyen los grupos que representan bienes y derechos, deducidas a las obligaciones para cumplir la función de del cometido estatal.

Cuenta 2014 2013 Variación Absoluta

Variación %

Hacienda Pública Cta 31

534,790,307.43 380,492,535.19 154,297,772.24 28.85%


Se evidencia un aumento del 28.85 % con referencia con la vigencia 2013, esto obedece a que la Institución Educativa registró en la cuenta 3105 “Capital Fiscal”, un traslado realizado por el municipio. Ingresos


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




En esta denominación se incluyen los grupos que representan flujo de entrada de recursos por la entidad contable pública susceptible de incrementar el patrimonio público, durante el período contable, ya sea por aumento de activos o por disminución del pasivo, expresados en forma cuantitativa que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria, en cumplimiento de las funciones del cometido estatal. Al revisar y comparar la cuenta ingresos de las vigencias 2013 y 2014, notamos un leve aumento de 4.24% de un año a otro; es así que para el año 2013 se tenían ingresos del orden de $395.091.819, para el año 2014 se incrementó en $16.770.581 con un valor de $411.862.400, donde la cuenta más significativa fue la 44 “Transferencias”. Presupuesto Vs. Libros de contabilidad

RECAUDOS PRESUPUESTO 2014

589.098.891.00

Recursos el balance 177.393.809.00

Cuentas por cobrar vigencias anteriores

Ingresos contabilidad 411.862.400.00

Otros ingresos ordinarios 4810

(157.318.00)

Sumas iguales 411.705.082.00 411.705.082.00

En el cuadro anterior se evidencia que no existe diferencia alguna entre los ingresos presupuestados y los registrados en contabilidad. Gastos Se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptible de reducir el patrimonio durante el periodo contable, bien sea por disminución del activo o por aumento del pasivo expresado en forma cuantitativa. Los gasto disminuyeron levemente de una vigencia a otra, es así que para el año 2013 el valor era de $318’242.112,99 y para la vigencia 2014 fue de $309’744.899,76, con una reducción del 2.67%.

En el anterior comparativo del balance general, las variaciones más significativas corresponden a otros activos y otros pasivos; en el primero hubo un aumento con referencia al año 2013 del 348.47% y en el segundo una disminución del 99.98% con respecto al año anterior. Presupuestos Vs. libros de contabilidad

Compromisos según presupuesto

$346.350.441.00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Cuenta G Y C 5 y 6 $309.744.899.76

Cta 1665 0

Cta 1670 0

Cta 1970 0

En el cuadro anterior se evidencia una diferencia de $36’605.541,24 entre los compromisos presupuestados en la vigencia 2014 y las cuentas de gastos y propiedad planta y equipo contabilizados en la vigencia 2014; al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. No obstante se observan adquisiciones de computadores por valor de $12.000.000, estantes y sillas por $9.755.660, tableros acrílicos por $4.875.000 y licencias de software por $1.883.840.00; valores que no se encuentran registradas en las cuentas correspondientes.

OBSERVACIÓN No. 20

Al efectuar el cruce entre compromisos y cuentas registradas en contabilidad: gastos, costos y propiedad planta y equipo, se presume una diferencia de $36’605.541,24; asimismo se observa que 4 contratos de suministro no están registrados contablemente en su cuenta respectiva lo que se presume una subestimación en la cuenta 16. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: En el mes de diciembre de 2014 en el momento del registro de las compras de los computadores por valor de $12.000.000, de los estantes por $9.755.600 y del software se registraron contablemente como Dotación Pedagógica igual que la afectación presupuestal. En el mes de enero de 2015 al verificar el inventario se evidenció que estas compras correspondían a material devolutivo y mediante nota de contabilidad No. 2015000005 se ingresaron a las cuentas 166502, 167002 y 197008. Por lo anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La respuesta dada por la Institución Educativa es clara al explicar a qué corresponde la diferencia y adjuntan los soportes correspondientes. Por consiguiente se levanta lo observado.

2.3.1.1 Concepto Control Interno Contable Resultados de la Evaluación:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




La Ley 87 de 1993 en su artículo 3 establece que el sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros de planeación información y operaciones de la respectiva entidad; la constitución política en su artículo 209 y 269 determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control Interno. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado. El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de toda la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. La medición o valoración que se hace al control Interno en el proceso contable tiene como finalidad evaluar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y economizasen la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable. Esta evaluación corresponde al jefe de la oficina de control Interno o quien haga sus veces, de conformidad con lo establecido en el Manual de Implementación de Modelo estándar de control interno, adoptado mediante resolución 142 de 2006 expedido por el departamento de Administración de la función pública; resolución 357 de 2008 articulo 5. El control interno contable comprende la parte del control interno que influya directa o indirectamente en la confiabilidad de los registros contables y la veracidad de los estados financieros, su finalidad es la custodia de los activos o elementos patrimoniales; de igual forma salvaguardar los datos y registros contables para que los estados financieros se elaboren constituyan una imagen fiel de la realidad económica de la entidad, este permite detectar errores, irregularidades, fraudes cometidos en el tratamiento de la información contable. El presente informe corresponde al periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2014 La Institución Educativa Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, no se evidencia el comité de control interno Contable. No presento un informe en debida forma como lo establece la resolución 357 de 2008. No se establecen los medios necesarios que permitan una efectiva comunicación interna de la información contable No se observa mapa de riesgos de índole contable donde se establezca la ocurrencia de eventos tanto internos como externos que tiene la probabilidad de afectar e impedir el logro de


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




información contable con las características de confiablidad, relevancia y comprensibilidad. El riesgo de índole contable se materializa cuando los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales no se incluyan en el proceso contable o habiendo sido incluidos, no cumplan con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública. No se evidencian las auditorías realizadas por parte de la oficina de control interno donde se observe su labor de control contable. No se observa conciliaciones entre las áreas de presupuesto, contabilidad.

Se encontraron algunas debilidades tales como:

ACTIVIDADES SITUACIONES - FALTA DE CONTROL

IDENTIFICACION

-Hechos realizados que se vincularon al proceso contable en la siguiente vigencia; como es el caso de contratos ejecutados y recibidos a satisfacción en el 2014, pero se contabilizaron hasta en el 2015. -inadecuado flujo de la información entre el proceso contable y pagos a la DIAN.

REGISTRO

- -Registros inadecuados de cuentas como es el caso de la cuenta ( imputación de subcuentas diferentes) 2436

- -Hechos ocurridos no registrados ( caja menor) - -registros incompletos -

2.3.2 Gestión Presupuestal Se emite opinión EFICIENTE, con base en el siguiente resultado:


Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Eficiente

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 83.3

Con deficiencias

Evaluación presupuestal 83.3

GESTIÓN PRESUPUESTAL

TABLA 3- 2



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




El control del presupuesto en la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, se efectuó sobre las operaciones que lo afectaron, teniendo en cuenta las normas vigentes a partir del Estatuto Orgánico de Presupuesto, Decreto 111 de 1996 con sus decretos reglamentarios. EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS VIGENCIA 2014 La Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, para la vigencia 2014 presentó un presupuesto inicial de $336’300.000, con adiciones por $239’463.391 para un presupuesto definitivo de $575’763.391 de los cuales se recaudó $589’098.991. Se observó que las adiciones y traslados que se efectuaron en el presupuesto de la Institución Educativa durante la vigencia 2014, están soportados con sus respectivos acuerdos y/o actos administrativos.

ACTO ADMINISTRATIVO

CONCEPTO

ADICIÓN

REDUCCIÓN

Acuerdo 001 del 17 de Enero de 2014.

Bancos Transferencias. Bancos recursos propios.

177,393,809.00

0

Acuerdo 002 del 05 de Junio de 2014.

Otros ingresos. Transferencia gratuidad.

6,949,000.00

0

Acuerdo 003 del 21 de Julio de 2014.

Otras transferencias municipales.

26,656,000.00

0

Acuerdo 004 del 13 de Agosto de 2014.

Servicios públicos.

11,059,582.00

0

Acuerdo 007 del 05 de Noviembre de 2014.

Proyecto cultural festival de teatro.

780,000.00

0

Acuerdo 008 del 29 de octubre de 2014.

Otras transferencias

16,625,000.00

0

TOTALES 239,463,391.00 0

Presupuesto de ingresos En esta denominación se incluyen los grupos que representan flujos de entrada de recursos por la entidad contable pública, susceptible de incrementar el patrimonio público durante el periodo contable, ya sea por aumento de activos o por disminución de pasivos, expresando en forma cuantitativa que refleja el desarrollo de la actividad ordinaria, en cumplimiento de las funciones del contenido estatal.


Para la vigencia 2014 el presupuesto definitivo de ingresos fue de $575’763.391, para un recaudo de $589’098.891, que equivalente al 102.32%, presentando un mayor recaudo de $13’335.500, que equivale al 2.32%; lo que indica un buen nivel de recaudo en comparación al presupuesto definitivo.

CODIGO CONCEPTOPRESUPUESTO

DEFINITIVO

TOTAL

RECAUDADO% Por recaudar

%

1 INGRESOS 575.763.391,00 589.098.891,00 102,32 (13.335.500,00) (2,32)


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




En la ejecución presupuestal de Ingresos, los rubros “Transferencias de Recursos” y “Recursos de Capital” presentaron una ejecución de recaudo del 100%, que fue de $324’924.582 y $177’393.809 respectivamente; mientras que el rubro “Ingresos Operacionales” presentó una ejecución del 118.16%, ya que de $73’445.000 presupuestados, se recaudó $86’780.500, es decir $13’335.500 más. Presupuesto de Gastos Se incluyen los grupos que representan los grupos de salida de la entidad contable pública, susceptible de reducir el patrimonio durante el periodo contable, bien sea por disminución del activo o por aumento del pasivo, expresado en forma cuantitativa.


El presupuesto de gastos definitivo para la vigencia 2014 fue de $575’763.391 de los cuales se ejecutaron $346’350.441 equivalente al 60.15%, para un saldo por ejecutar de $229’412.950 equivalente al 39.85%; lo que indica que la Institución Educativa presentó una aceptable gestión en la ejecución de sus recursos.


En la ejecución de gastos el rubro que presentó mayor ejecución en cuanto a valor fue el de “Transferencias gratuidad” en el que se apropiaron $261’844.198 y se ejecutaron $164.600.467

Código Nombre RubroPresupuesto

DefinitivoTotal recaudado % de ejecución Por Recaudar

% por

recaudar

1 INGRESOS 575.763.391,00 589.098.891,00 102,32% (13.335.500,00) (2,32)

1.1 Ingresos Operacionales 73.445.000,00 86.780.500,00 118,16% (13.335.500,00) (18,16)

1.2 Transferencias de recursos 324.924.582,00 324.924.582,00 100,00% - -

1.3 Recursos de Capital 177.393.809,00 177.393.809,00 100,00% - -

ESCUELA NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZÓN DE TUNJA

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS VIGENCIA 2014


DEFINITIVO

TOTAL

COMPROMISOS% Saldo por ejecutar %

2 GASTOS 575.763.391,00 346.350.441,00 60,15% 229.412.950,00 39,85%


Definitivo

Presupuesto

Ejecutado% Saldo por ejecutar %

2 GASTOS 575.763.391,00 346.350.441,00 60,15% 229.412.950,00 39,85%

2,1 Gastos de Funcionamiento 144.660.549,00 70.356.482,00 48,64% 74.304.067,00 51,36%

2,2 Gastos de Inversión 119.890.018,00 82.241.492,00 68,60% 37.648.526,00 31,40%

2,3 Transferencias gratuidad 261.844.198,00 164.600.467,00 62,86% 97.243.731,00 37,14%

2,4 Otras transferencias municipales 49.368.626,00 29.152.000,00 59,05% 20.216.626,00 40,95%

ESCUELA NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZON

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS VIGENCIA 2014


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




para un porcentaje de ejecución del 62.86% y un saldo por ejecutar de $97.243.731 equivalente al 37.14%, sin embargo el rubro que mayor porcentaje de ejecución tuvo fue el de “Gastos de Inversión” que de $119’890.018 apropiados, se ejecutaron $82’241.492 para un porcentaje de ejecución del 68.60% y un saldo por ejecutar de $82’241.492 equivalente al 31.40%. El rubro “Gastos de Funcionamiento” en el que se apropiaron $144’660.549 presentó una ejecución de $70.356.482 para un porcentaje de ejecución del 48.64% y saldo por ejecutar de 74’304.067 equivalente al 51.36%, presentando un nivel bajo de ejecución.

OBSERVACIÓN No. 21

Según la ejecución presupuestal de gastos suministrada por la Institución Educativa, el saldo por ejecutar del presupuesto de gastos está mal calculado, por cuanto el presupuesto definitivo es $575.763.391 y los compromisos de $346.350.441 para un saldo por ejecutar de $229.412.950, en tanto que en la ejecución de gastos suministrada el saldo por ejecutar es de $236.848.704. Asimismo, en cada uno de los rubros de la ejecución presupuestal como “Gastos de Funcionamiento”, “Gastos de Inversión”, “Transferencias gratuidad” y “Otras transferencias municipales”, el valor del saldo por ejecutar está mal calculado. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: Se anexa nuevamente la ejecución de gastos corrigiendo las fórmulas debido a que en el saldo por ejecutar no se estaba teniendo en cuenta las cuentas por pagar por valor de $7.435.754, valor que igualmente corresponde a las cuentas por pagar al balance en la subcuenta 240101. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La respuesta dada por la Institución Educativa no desvirtúa lo observado, teniendo en cuenta que se acepta el error por parte de la Institución Educativa, por lo que se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

2.3.3 Gestión Financiera Se emite una opinión EFICIENTE, con base en el siguiente resultado:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





De acuerdo al análisis de las fuentes de financiación de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, se evidencia que la Institución depende financieramente de las transferencias municipales por SGP y CONPES de la nación, que corresponden al 56.43% de total de los ingresos proyectados para la vigencia 2014. En la vigencia 2014 se incorporó al presupuesto de Ingresos la suma de $177.393.809 por concepto de recursos de capital por bancos, correspondiente a saldos no ejecutados de la vigencia anterior. Los recursos fueron ejecutados de acuerdo a los conceptos de utilización de los recursos establecidos en el artículo 11 del Decreto 4791 de 2008, reglamentario de los artículos 11, 12, 13, 14 de la Ley 715 de 2001.

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100.0

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

Evaluación Indicadores 100.0

VARIABLES A EVALUAR

Con deficiencias

Eficiente

Puntaje Atribuido


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2015 3.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: 3.1.1 Factores Evaluados 3.1.1.1 Ejecución Contractual En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna No. 175 de 2013 “Por la cual se reglamenta la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja”, se determinó que la Institución celebró la siguiente contratación: La Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja en la vigencia 2015 celebró un total de cuarenta y seis (46) contratos por valor de $209.614.216, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra Pública 0 $ 0

Prestación de Servicios 25 102.726.128

Suministros 12 57.560.092

Consultoría u Otros 9 49.327.996

TOTAL 46 $ 209.614.216 Fuente: Formato F20_13A_AGR, SIA Elaboró: Comisión de auditoría

De los cuarenta y seis (46) contratos celebrados por la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, se tomó para estudio una muestra de trece (13) contratos por valor de $114.676.216, que corresponde al 54.71% del valor total contratado, tomando para estudio los contratos mayores a $5.500.000 en su cuantía.

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, es Eficiente, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 99.0 puntos, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





3.1.1.1.1 Prestación de Servicios

De un universo de veinticinco (25) contratos por valor de $102.726.128, se auditaron cinco (5) contratos por valor de $37.747.748 equivalente al 36.75% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:


3

María Denis Calderón Olmos Prestación de servicios profesionales como Contadora durante la vigencia 2015.

10.400.000,00

5

Armando Arcángel Sánchez Torres

Contratación de los servicios técnicos artísticos para la selección e instrucción de mínimo 20 estudiantes de la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón para la conformación del equipo de baloncesto de la escuela normal.

5.500.000,00

18

Oscar Eduardo García Castro

Prestación servicios técnicos artísticos para la selección e instrucción de míimo 30 estudiantes de la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón para la conformación del grupo de teatro Sombras de la Escuela.

6.000.000,00

19

Rene Zamir Pinzón Nontoa Contratación de los servicios técnicos artísticos para la selección e instrucción de mínimo 60 estudiantes de la ENSLAP para la conformación de la Banda femenina Show de la Escuela Normal.

8.000.000,00

36

Electro tierras

Suministrar elementos Eléctricos con destino a la ENSLAP. según relación descrita en el contrato

7.847.748,00

TOTAL 37.747.748.00

Del estudio de los cinco (5) contratos de la muestra se detectaron las siguientes observaciones:

Prestación

ServiciosQ

Contratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 100 4 100 5 100 3 0 0 100.00 0.50 50.0

Cumplimiento deducciones de ley 100 4 100 5 100 3 0 0 100.00 0.05 5.0

Cumplimiento del objeto contractual 100 4 100 5 89 3 0 0 97.22 0.20 19.4

Labores de Interventoría y seguimiento 100 4 100 5 100 3 0 0 100.00 0.20 20.0

Liquidación de los contratos 75 4 100 5 100 3 0 0 91.67 0.05 4.6

1.00 99.0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN CONTRACTUAL

Ponderación Puntaje Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

VIGENCIA 2015

Calificación

Eficiente

TABLA 1-1


VARIABLES A EVALUAR Promedio


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 03 del 28 de enero de 2015 a nombre de MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS por valor de $10.400.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) Falta constancia escrita del ordenador del gasto sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área, tal como lo dispone el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. c) En la carpeta del contrato falta acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

OBSERVACIÓN No. 22

En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 03 del 28 de enero de 2015 a nombre de MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS por valor de $10.400.000, en la carpeta del contrato falta acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: El acta de liquidación reposa en la carpeta de la vigencia 2016, debido a que el último pago se realizó en esta vigencia. Se anexa acta de liquidación. Por lo anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: El acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo debe reposar en la carpeta del contrato, así el último pagó se haya efectuado en la vigencia siguiente (año 2016). Por lo anterior se mantiene la observación y se establece como hallazgo administrativo.

En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 05 del 17 de marzo de 2015 a nombre de ARMANDO ARCÁNGEL SÁNCHEZ TORRES por valor de $5.000.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) La propuesta del contratista no tiene valor y período de ejecución. b) Falta constancia escrita del ordenador del gasto sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área, tal como lo dispone el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013. c) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. d) En el formato F_20_13A_AGR el valor del contrato está por $5.500.000 cuando el valor real es $5.000.000. En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 018 del 14 de mayo de 2015 a nombre de OSCAR EDUARDO GARCÍA CASTRO por valor de $6.000.000, presenta las siguientes


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




inconsistencias: a) La propuesta del contratista no tiene valor y período de ejecución. b) Falta constancia escrita del ordenador del gasto sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área, tal como lo dispone el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013. c) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 019 del 21 de mayo de 2015 a nombre de RENÉ ZAMIR PINZÓN NONTOA por valor de $8.000.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) La propuesta del contratista no tiene valor y período de ejecución. b) Falta constancia escrita del ordenador del gasto sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área, tal como lo dispone el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013. c) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente.

OBSERVACIÓN No. 23

En los contratos de prestación de servicios técnicos No. 05 del 17 de marzo de 2015 a nombre de ARMANDO ARCÁNGEL SÁNCHEZ TORRES por valor de $5.000.000; No. 018 del 14 de mayo de 2015 a nombre de OSCAR EDUARDO GARCÍA CASTRO por valor de $6.000.000 y No. 019 del 21 de mayo de 2015 a nombre de RENÉ ZAMIR PINZÓN NONTOA por valor de $8.000.000, la propuesta del contratista no tiene valor y período de ejecución. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: Para determinar el valor y el periodo de ejecución el Consejo Directivo autorizó incrementar el valor del contrato de acuerdo con el porcentaje de incremento del IPC del año anterior y que cubra el año académico. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Si el Consejo Directivo autorizó incrementar el valor del contrato de acuerdo con el porcentaje de incremento del IPC del año anterior y que cubra el año académico, ese criterio lo debía conocer los contratistas para que la propuesta fuera ajustada con base en el valor del año anterior incrementado por el IPC, y así ser más concreta la propuesta. Por lo anterior no se acepta la explicación dada por la Institución y se establece como hallazgo administrativo.

3.1.1.1.2 Suministros De un universo de doce (12) contratos por valor de $57.560.092, se auditaron cuatro (4) contratos por valor de $38.495.472 equivalente al 66.88% del valor total contratado, de los


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:


7

Ricoh Colombia S.A.

Compra, capacitación de un duplicador digital con gabinete, tarjeta de red y alimentador automático de documentos ADF, 3 rollos master por dos unidades cada uno y 8 tintas negras para la vigencia 2015.

10.314.299,00

13

Makro Computo Suministrar elementos de papelería con destino a las diferentes áreas y oficinas de la ENSLAP.

11.807.122,00

24

Fabriaseo Ltda Suministrar elementos de aseo.

9.102.151,00

41

Grupo Comercial Atlantis Ltda.

Suministrar elementos de papelería con destino a la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja.

7.271.900,00

TOTAL 38.495.472.00

Del estudio de los cuatro (4) contratos de la muestra se detectaron las siguientes observaciones: En el contrato de suministros No. 007 del 18 de marzo de 2015 a nombre de RICOH COLOMBIA S. A. - ULPIANO BRAVO RODRÍGUEZ por valor de $10.314,299, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 4 "Valor estimado del contrato y su justificación", se relaciona un valor de $10.314.299, argumentando que se efectuó un análisis del valor de las cotizaciones, sin que se presente un análisis o estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”, a pesar que se allegaron cuatro (4) cotizaciones; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos", desconociendo lo establecido en el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 01 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. c) Según la cláusula cuarta que trata de la duración del contrato, se establece que es ocho días calendario, el acta de inicio se firmó el 20 de marzo de 2015 por lo que el suministro debió cumplirse el 31 de marzo de 2015, sin embargo el contratista con oficio el 25 de marzo de 2015 solicita que la entrega del duplicador se postergue hasta el 5 de mayo de 2015 en razón a la falta de las tintas utilizadas en el equipo, a lo que la ENSLAP acepta dicha solicitud; ante esta situación la I. E. debió modificar el contrato adicionando el plazo de ejecución del contrato de la cláusula cuarta, situación que no se dio.


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VERSIÓN: 02




En el contrato de suministros No. 013 del 26 de marzo de 2015 a nombre de MACROCOMPUTO "GONZALO BECERRA MALAVER" por valor de $11.807.122, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2.2.5. "Valor estimado del contrato", se relaciona un valor de $11.807.122 sin que se presente un análisis o estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”, a pesar que se allegaron dos (2) cotizaciones; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos", desconociendo lo establecido en el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. c) Según la cláusula cuarta que trata de la duración del contrato, se establece que es de cinco días calendario, el acta de inicio se firmó el 26 de marzo de 2015 por lo que el suministro debió hacerse el 31 de marzo de 2015, sin embargo el suministro tan solo se dió hasta el 27 de abril de 2015 según se puede observar a través de la factura e informe de la supervisora, por lo que no se está cumplimiento con lo pactado en la cláusula cuarta del contrato. En el contrato de suministros No. 024 del 6 de julio de 2015 a nombre de FABRIASEO LTDA - MARIA EUGENIA SALCEDO LÓPEZ por valor de $9.102.151, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2.2.5 "Valor estimado del contrato", se argumenta que para calcular el monto del presupuesto requerido se tomó como referencia los precios del mercado solicitando cotizaciones a Fabriaseo Ltda y Eurofragance S.A.S. por lo que se estableció el valor aproximado de $9.102.151, pero no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato a pesar que se allegaron dos (2) cotizaciones, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos", desconociendo lo establecido en el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. En el contrato de suministros No. 036 del 30 de octubre de 2015 a nombre de ELECTRO TIERRAS por valor de $7.847.748, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2.2.5 "Valor estimado del contrato", se argumenta que para


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VERSIÓN: 02




calcular el monto del presupuesto requerido se tomó como referencia los precios de los establecimientos comerciales Almacén Todo Eléctrico y Electro Tierras, por tanto el presupuesto estimado es de $7.847.748, pero no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato a pesar que se allegaron dos (2) cotizaciones, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos", desconociendo lo establecido en el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. c) Según la cláusula sexta que trata del plazo de ejecución y vigencia del contrato, se establece que es cinco días calendario, el acta de inicio se firmó el 30 de octubre de 2015 por lo que el suministro debió hacerse el 5 de noviembre de 2015, sin embargo el suministro tan solo se dió hasta el 20 de noviembre de 2015 según se puede establecer a través de la factura y del informe del supervisor que tiene fecha 3 de diciembre de 2015, por lo que no se está cumplimiento con lo pactado en la cláusula sexta del contrato. d) El contrato se clasifica como de prestación de servicios (C1) cuando es de suministros (C6). En el contrato de suministros No. 041 del 2 de diciembre de 2015 a nombre de GRUPO COMERCIAL ATLANTIS LTDA - "MARIA FLORALBA NOVA" por valor de $7.271.900, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2.2.5. "Valor estimado del contrato", se dice que para realizar el análisis que soporta el valor estimado del contrato, se tomó como referencia los precios del mercado, por lo tanto el presupuesto estimado asciende a $7.271.900, sin que se presente un análisis o estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”, a pesar que se allegaron dos (2) cotizaciones; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos", desconociendo lo establecido en el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente.

3.1.1.1.3 Consultoría y otros


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VERSIÓN: 02




De un universo de nueve (9) contratos por valor de $49.327.996, se auditaron cuatro (4) contratos por valor de $38.432.996 equivalente al 77.44% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:


2

Alvaro Contreras Fagua Realizar mantenimiento eléctrico y electrónico interno y externo en toda la Institución.

8.000.000,00

25

Elitur S.A.S empresa de transporte de servicios especiales

Prestar servicio de transporte terrestre para las estudiantes participantes en actividades deportivas de los XLII Juegos Intercolegiados Boyacá 2015.

9.000.000,00

25

Elitur S.A.S empresa de transporte de servicios especiales

Prestar servicio de transporte terrestre para las estudiantes participantes en actividades deportivas de los XLII Juegos Intercolegiados Boyacá 2015.

9.000.000,00

33

Yovani Pachon Vargas

Realizar los trámites, obras y suministros para la legalización de red eléctrica y adecuación de batería sanitaria para uso de personas discapacitadas en el Punto Vive Digital Plus en la ENSLAP, según descripción relacionada en el contrato.

12.432.996,00

TOTAL 38.432.996.00

Del estudio de los cuatro (4) contratos de la muestra se detectaron las siguientes observaciones: En el contrato de mantenimiento y reparaciones No. 002 del 28 de enero de 2015 a nombre de ALVARO CONTRERAS FAGUA por valor de $8.000.0000 cuyo objeto es "Hacer mantenimiento y reparación de la parte eléctrica interna y externa, realizar mantenimiento, reparación e instalación de los diferentes equipos electrónicos de la ENSLAP", se presentan las siguientes inconsistencias: a) A la carpeta del contrato no se allega constancia escrita sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área que se contrata, tal como lo establece el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente.

OBSERVACIÓN No. 24

En los contratos números 002, 003, 005, 018 y 019 del año 2015, a la carpeta de los contratos no se allega constancia escrita sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área que se contrata, tal como lo establece el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN:


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VERSIÓN: 02




La experiencia e idoneidad de los contratos en mención se verificó teniendo los contratos prestados y su cumplimiento por parte de los contratistas con la Institución Educativa en vigencias anteriores Por lo anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo con alcance administrativo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: El artículo 81 del Decreto 1510 de 2013 establece que las entidades estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate, requisito que la entidad no está cumpliendo, independientemente de si el contratista ha venido contratando en vigencias anteriores, por consiguiente se mantiene la observación y se establece como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

En el contrato No. 025 del 6 de julio de 2015 a nombre de ELITUR EMPRESA DE TRANSPORTE DE SERVICIOS ESPECIALES S.A.S. por valor de $9.000.0000 cuyo objeto es "Prestar el servicio de transporte terrestre para las estudiantes participantes en actividades deportivas XLII Juegos Intercolegiados de Boyacá 2015", se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2.2.5 "Valor estimado del contrato", se dice que para calcular el monto del presupuesto requerido, se tomó como referencia los precios del mercado de transporte, para lo cual se solicitó cotización a las firmas Playa Blanca Tours y Eliturs S.A.S., por tanto el valor aproximado del contrato es de $9.000.000, pero no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato a pesar que se allegaron dos (2) cotizaciones, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos", desconociendo lo establecido en el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. c) El valor ejecutado del contrato fue de $3.000.0000, quedando un saldo por ejecutar de $6.000.000; verificar si este saldo fue reintegrado al presupuesto tanto en CDP como RP. d) El contrato No. 25 a nombre de ELITUR S.A.S. por valor de $9.000.000 se relaciona doble vez en el formato F20_13A_AGR. En el contrato No. 033 del 6 de octubre de 2015 a nombre de YOVANI PACHÓN VARGAS por valor de $12.432.996 cuyo objeto es "Mantenimiento y adecuación para realizar los trámites,


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VERSIÓN: 02




obras y suministros para legalización de red eléctrica y adecuación de batería sanitaria para uso de personas discapacitadas en el Punto Vive Digital Plus de la ENSLAP", se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2.2.5 "Valor estimado del contrato", se dice que efectuado el análisis del valor de las cotizaciones se determina el presupuesto en $12.432.996, pero no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato a pesar que se allegaron dos (2) cotizaciones, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos", desconociendo lo establecido en el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. c) En la cláusula cuarta del contrato que trata de la Duración, se dice que la duración del presente contrato será de quince días a partir de la aprobación de la póliza y suscripción del acta de inicio del contrato; el acta de inicio del contrato tiene fecha 6 de octubre de 2015 y la aprobación de la póliza se efectuó el 7 de octubre de 2015, por lo que el contrato se debió ejecutar a más tardar el 22 de octubre de 2015, sin embargo el informe del supervisor en el cual se dice que las cantidades, calidades y materiales fueron recibidos en su totalidad y a entera satisfacción tiene fecha del 29 de octubre de 2015, informe que hace las veces de acta de recibo a satisfacción por cuanto no existe esta acta; concluyéndose que el contrato se extendió por siete días más, es decir no se dió cumplimiento al plazo pactado en el contrato.

OBSERVACIÓN No. 25

En los contratos No. 007 del 18 de marzo de 2015 a nombre de RICOH COLOMBIA S. A. por valor de $10.314,299; No. 013 del 26 de marzo de 2015 a nombre de MACROCOMPUTO por valor de $11.807.122; No. 033 del 6 de octubre de 2015 a nombre de YOVANI PACHÓN VARGAS por valor de $12.432.996 y No. 036 del 30 de octubre de 2015 a nombre de ELECTRO TIERRAS por valor de $7.847.748, en cláusula que trata de la duración del contrato, se establece un determinado período para la ejecución, sin embargo al cotejar el acta de inicio con el acta de entrega final, se observa que se exceden en el plazo de ejecución, por consiguiente se está incumpliendo la cláusula de DURACIÓN DEL CONTRATO. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: Respecto al contrato No. 007 del 18 de marzo de 2015 a nombre de RICOH COLOMBIA S.A. en cuanto al período de ejecución se observa que existe el oficio del fecha 25 de marzo de


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2015 en donde se concede prorroga de entrega que se fijó para el 05 de mayo fecha en la cual fue recibido a satisfacción. Se anexa oficio de respuesta a solicitud de prórroga. Respecto al contrato con MACROCOMPUTO, el contratista suministro lo elementos en el tiempo señalado en el contrato pero se presentaron devoluciones de algunos elementos y por esta razón el recibido a entera satisfacción se realizó posteriormente. Respecto al contrato con YOVANI PACHÓN VARGAS la fecha de terminación es el 28 de octubre de 2015 y se recibió el 29 de octubre de 2015. Respecto al contrato de ELECTRO TIERRAS no se dio cumplimiento al plazo señalado debido a que para la instalación del objeto del contrato se requería que las instalaciones físicas estuvieran sin población escolar. Por lo anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo con alcance administrativo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: En el contrato No. 007 del 18 de marzo de 2015 a nombre de RICOH COLOMBIA S.A., según la cláusula cuarta que trata de la duración del contrato, se establece que es ocho días calendario, el acta de inicio se firmó el 20 de marzo de 2015 por lo que el suministro debió cumplirse el 31 de marzo de 2015, sin embargo el contratista con oficio el 25 de marzo de 2015 solicita que la entrega del duplicador se postergue hasta el 5 de mayo de 2015 en razón a la falta de las tintas utilizadas en el equipo, a lo que la ENSLAP acepta dicha solicitud; ante esta situación la I. E. debió modificar el contrato adicionando el plazo de ejecución del contrato de la cláusula cuarta, situación que no se dio. En cuanto al contrato de suministros No. 013 del 26 de marzo de 2015 a nombre de MACROCOMPUTO "GONZALO BECERRA MALAVER" por valor de $11.807.122, en la cláusula cuarta que trata de la duración del contrato, se establece que es de cinco días calendario, el acta de inicio se firmó el 26 de marzo de 2015 por lo que el suministro debió hacerse el 31 de marzo de 2015, sin embargo el suministro tan solo se dio hasta el 27 de abril de 2015 según se puede observar a través de la factura e informe de la supervisora, por lo que no se está cumplimiento con lo pactado en la cláusula cuarta del contrato. En el contrato No. 033 del 6 de octubre de 2015 a nombre de YOVANI PACHÓN VARGAS por valor de $12.432.996, en la cláusula cuarta del contrato que trata de la Duración, se dice que la duración del presente contrato será de quince días a partir de la aprobación de la póliza y suscripción del acta de inicio del contrato; el acta de inicio del contrato tiene fecha 6 de octubre de 2015 y la aprobación de la póliza se efectuó el 7 de octubre de 2015, por lo que el contrato se debió ejecutar a más tardar el 22 de octubre de 2015, sin embargo el informe del supervisor en el cual se dice que las cantidades, calidades y materiales fueron recibidos en


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su totalidad y a entera satisfacción tiene fecha del 29 de octubre de 2015, informe que hace las veces de acta de recibo a satisfacción por cuanto no existe esta acta; concluyéndose que el contrato se extendió por siete días más, es decir no se dio cumplimiento al plazo pactado en el contrato. En el contrato de suministros No. 036 del 30 de octubre de 2015 a nombre de ELECTRO TIERRAS por valor de $7.847.748, según la cláusula sexta que trata del plazo de ejecución y vigencia del contrato, se establece que es cinco días calendario, el acta de inicio se firmó el 30 de octubre de 2015 por lo que el suministro debió hacerse el 5 de noviembre de 2015, sin embargo el suministro tan solo se dio hasta el 20 de noviembre de 2015 según se puede establecer a través de la factura y del informe del supervisor que tiene fecha 3 de diciembre de 2015, por lo que no se está cumplimiento con lo pactado en la cláusula sexta del contrato. Por lo anterior cuando un contratista solicita ampliación de plazo para la ejecución del contrato y se presentare alguna circunstancia que impida el cumplimiento del objeto del contrato, se debe modificar el contrato adicionando un nuevo plazo o período de ejecución; en consecuencia no se acepta la explicación dada por la Institución Educativa y se establece como hallazgo administrativo.

OBSERVACIÓN No. 26

En los contratos números 007, 013, 024, 025, 033, 036 y 041 del año 2015, en los estudios previos en el numeral 4 "Valor estimado del contrato y su justificación" se relaciona un valor, argumentando que se efectuó un análisis del valor de las cotizaciones, sin que se presente un análisis o estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”, a pesar de que se allega dos, tres o cuatro (4) cotizaciones; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos", desconociendo lo establecido en el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: La Escuela Normal para el proceso de contratación de contratos inferiores a 20 SMMLV se rige por la Ley 715 de 2001, Decreto 4791 de 2008 y el manual de contratación; para la fecha se requerían de dos cotizaciones por lo cual el análisis se hizo con base en el comparativo de precios ofertados más económicos siempre y cuando cumplieran con las especificaciones


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técnicas requeridas; por esta razón los estudios previos son elaborados con base en la cotización seleccionada más favorable. Por lo anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo con alcance administrativo con disciplinario. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: El literal a) del numeral 2.3.1.1 “Trámite de selección objetiva” del artículo sexto del Acuerdo No. 002 de 2015 del Consejo Directivo de la ENSLAP establece que para el trámite de la selección objetiva entre 1 y 20 SMLMV la selección se hará con la única consideración de precios de mercado obteniendo dos cotizaciones, así las cosas se debe aceptar la explicación dada por la Institución Educativa, sin embargo es necesario que el reglamento de contratación de la Institución se ajuste a lo establecido en el numeral 4 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. Por lo anterior se acepta la explicación y se levanta la observación.

OBSERVACIÓN No. 27

Los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación de los contratos celebrados por la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja durante las vigencias 2014 y 2015, NO fueron publicados en el SECOP, contraviniendo lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: Los contratos de la vigencia 2014 y 2015 no fueron publicados en el SECOP en razón a que en capacitación organizada por la Contraloría del Municipio de Tunja y Colombia Compra Eficiente, nos fue informado que los Fondos de Servicios Educativos pertenecen al régimen especial según la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008 (Hoy Decreto 1075 de 2015) por está no era obligatorio la publicación de los contratos en el SECOP. A partir de la vigencia 2016 ya se está realizando la publicación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: En el párrafo dos de la Circular Externa No 1 de 21 de junio de 2013 de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- establece que “Las entidades que contratan con cargo a recursos públicos están obligadas a publicar oportunamente su actividad contractual en el SECOP, sin que sea relevante para la exigencia de esta obligación su régimen jurídico, naturaleza de público o privado o la pertenencia a una u otra rama del


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poder público. Las instituciones que ejecutan recursos públicos sin ser entidades del Estado están obligadas a publicar en el SECOP su actividad contractual que se ejecute con cargo a recursos públicos”. Asimismo, en la misma circular en el párrafo cuatro establece que “Las entidades que contraten de acuerdo con regímenes especiales deben publicar la actividad contractual en el SECOP utilizando la clasificación "régimen especial"”. Por lo anterior, no se acepta la explicación dada por la Institución Educativa y se establece como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

3.1.1.1.4 Órdenes de pago 2015 El grupo auditor seleccionó una muestra de órdenes de pago el cual tomó como referencia el mes de marzo de 2015 de Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, en la que se evidenció que esta cumple con lo estipulado en la norma para realizar sus pagos. 3.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuentas Se emite opinión EFICIENTE sobre el Resultado de la Evaluación de la Rendición de la Cuenta teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 85.0 puntos; con base en el siguiente resultado:


En cumplimiento de lo establecido en la resolución No. 175 de 2013 “Mediante la cual se adopta el “Sistema de la Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja - SIRECT”, la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, rindió en oportunidad la cuenta de la vigencia 2015. Sin embargo, como se puede observar en la tabla 1-2 algunos formatos presentaron debilidades de suficiencia, además de observaciones como:


Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0.10 10.0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0.30 15.0

Calidad (veracidad) 0.60 60.0

1.00 85.0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

100.0


RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

50.0

TABLA 1-2

100.0

Calificación

Eficiente

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA


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OBSERVACIÓN No. 28

En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 05 del 17 de marzo de 2015 a nombre de ARMANDO ARCÁNGEL SÁNCHEZ TORRES por valor de $5.000.000, en el formato F20_13A_AGR el valor del contrato está por $5.500.000 cuando el valor real del contrato es $5.000.000. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: En el momento de trascribir la información al formato F20_13 A_ AGR se registró el valor de $5.500.000 y era por $5.000.000 se tendrá en cuenta para subsanar la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa acepta que se cometió un error de transcripción, por lo que se confirma la observación y se establece como hallazgo administrativo.

OBSERVACIÓN No. 29

En el contrato de suministros No. 036 del 30 de octubre de 2015 a nombre de ELECTRO TIERRAS por valor de $7.847.748, el contrato se clasifica como de prestación de servicios (C1) cuando es de suministros (C6). De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: En el momento de trascribir la información al formato F20_13 A_ AGR se registró la clasificación equivocadamente. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa acepta que se cometió un error de transcripción, por lo que se confirma la observación y se establece como hallazgo administrativo.

OBSERVACIÓN No. 30

En el contrato No. 025 del 6 de julio de 2015 a nombre de ELITUR EMPRESA DE TRANSPORTE DE SERVICIOS ESPECIALES S.A.S. por valor de $9.000.0000, el contrato se relaciona doble vez en el formato F20_13A_AGR.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: En el momento de trascribir la información al formato F20_13 A_ AGR se registró doblemente el contrato pero realmente corresponde a un contrato se tendrá en cuenta para subsanar la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa acepta que se cometió un error de transcripción, por lo que se confirma la observación y se establece como hallazgo administrativo.

3.1.1.3 Legalidad Se emite opinión EFICIENTE, con base en el siguiente resultado:


Al evaluar las variables Financiera y de Gestión se observa que se aplican las normas y procedimientos establecidos con algunas escasas excepciones. 3.1.1.4 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

De la evaluación al Plan de Mejoramiento, se conceptúa que el resultado de éste se cumple parcialmente dada la calificación de 94.1 puntos, por lo anterior se incumple parcialmente la resolución No. 175 de 2013 en su artículo 51, “Mediante la cual se adopta el “Sistema de la Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja - SIRECT”, en la parte pertinente a planes de mejoramiento.


Atribuido

Financiera 0.40 32.0

De Gestión 0.60 51.5

1.00 83.5

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente


CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

80.0

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

85.8


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





Las acciones cumplidas corresponden a los hallazgos: 2, 3, 6, 8, 17, 18,19, 20 de las vigencias anteriores al año 2013 y los hallazgos 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23 y 24 de la vigencia 2013; todos los anteriores hallazgos contenidos en el plan de mejoramiento rendido por la ENSLAP el 12 de septiembre de 2016. Las acciones parcialmente cumplidas son la número 12 de las vigencias anteriores al año 2013 y la número 8 de la vigencia 2013 y que corresponden a 12) No se tiene establecido el manual de políticas y procedimientos contables aprobado mediante acto administrativo. No se evidencia por medio de flujogramas u otra técnica o mecanismo la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad. 8) En el contrato de suministro Nº 018, las entradas a almacén no evidencian los detalles de cada uno de los televisores adquiridos exponiendo a confusiones de inventario. El hallazgo número 11 del plan de mejoramiento de vigencias anteriores al año 2013 que corresponde a “El señor Edgar Guerrero Castro mantiene en las instalaciones de la Institución Educativa primer piso del edificio principal una pequeña papelería con fotocopiadora de su propiedad, sin que exista contrato alguno y en los estados financieros no se evidencia ingresos por este concepto; teniendo en cuenta que no existe ingresos alguno en los estados financieros en la vigencia 2011 y 2012 y del 1 de febrero al 30 de abril de 2013. Por lo anterior se configura en presunto detrimento patrimonial por valor de $7’369.632, tomando como base para el cálculo el contrato No. 034 de 27 de enero de 2006 con un canon de arrendamiento de $2’500.000 y una duración de 10 meses incrementado en el porcentaje de IPC año por año”; a la fecha se establece como no cumplido en el plan de mejoramiento rendido en septiembre de 2016, por cuanto la rectora saliente de la ENSLAP manifiesta que “El ordenador del gasto actual se abstiene a dar cumplimiento en este hallazgo debido a que no es competencia en su periodo como Rectora”. Por lo anterior se mantiene el hallazgo para que en el próximo plan de mejoramiento a suscribir, se den las explicaciones correspondientes, si ya fue superada esta situación.

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0,20 18,8

0,80 75,3

1,00 94,1

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

94,1

94,1

Calificación

Cumple

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

TABLA 1- 6

PLAN DE MEJORAMIENTO

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

Efectividad de las acciones



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




En relación con los hallazgos (12 y 8) parcialmente cumplidos, deben ser incorporados al nuevo plan de mejoramiento para su cumplimiento definitivo.

Grado de cumplimiento

No cumplido: entre 0 y 0.99 puntos

1

Cumplimiento parcial: entre 1.0 y 1.89 puntos

2

Cumplido: entre 1.9 y 2.0 puntos 31

Indicadores de Cumplimiento al Plan de Mejoramiento

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO OBSERVACIÓN

𝑁𝑜. 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠 = 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 = 31/34 = 91.18%

Este indicador señala que de las 34 acciones evaluadas, la Entidad dio cumplimiento a 31, lo que corresponde a un 91.18% de cumplimiento..

𝑁𝑜. 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠 = 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑐𝑖𝑎𝑙𝑒𝑚𝑛𝑡𝑒 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠


Este resultado establece que la Entidad dio cumplimiento parcial a 2 acciones, equivalentes a un 5.88%.

𝑁𝑜. 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠 = 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑛𝑜 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠


Este resultado establece que la Entidad no dio cumplimiento a 1 acción, equivalentes a un 2.94%.

Fuente: Seguimiento al plan de mejoramiento Elaboró: Comisión de Auditoría

3.1.1.5 Control Fiscal Interno Se emite opinión EFICIENTE, teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 85.3 puntos; con base en el siguiente resultado:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





De acuerdo a la Ley 87 de 1993 en su artículo 1, “El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de toda la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”. De igual manera guiados por los principios constitucionales el sistema de Control Interno debe velar por la protección de los recursos de la entidad, buscando su adecuada administración, garantizando la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, asegurando la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional, entre otros (artículo 2, ley 87 de 1993). La Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja en la rendición de la cuenta anual consolidada de la vigencia 2015, presenta un informe de evaluación del sistema de control interno, en el que se describen acciones que se muestran a continuación. Acorde a lo ordenado por el Decreto 1075 del 26 de mayo de 2015 en el Artículo 2.3.1.6.3.18, que reza: “Control, Asesoría y Apoyo; respecto del Fondo Servicios Educativos, corresponde a las entidades territoriales certificadas en educación ejercer el control interno, brindar asesoría y apoyo administrativo, contractual, financiero, presupuestal y contable de acuerdo con las normas vigentes. La entidad territorial certificada debe ejercer seguimiento en la administración y ejecución de los recursos de los fondos de servicios educativos, para lo cual el establecimiento educativo debe suministrar toda la información que le sea solicitada”. En virtud de lo anterior, la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón reportó trimestralmente la información contable a la Oficina de Contabilidad de la Alcaldía de Tunja para que fuera consolidada con la del Municipio y a los entes de control en las fechas establecidas


Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación

del CFI)0,30 27,0

Efectividad de los controles (Segunda

Calificación del CFI)0,70 58,3

1,00 85,3

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente

TOTAL

TABLA 1-7


90,0

83,3

CONTROL FISCAL INTERNO


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




por los mismos. De otra parte, al interior de la Institución se ha venido actuando para hacer acompañamiento en los procesos de contratación, compras, ejecución presupuestal y a nivel académico, con el fin de verificar su cumplimiento de acuerdo a la legislación que nos regula y a la vez contribuir en el logro de los objetivos y metas institucionales. El acompañamiento del comité se hace en cada uno de los campos de gestión: directivo, académico, administrativo y financiero y comunitario. En la vigencia 2015 se suscribieron planes de mejoramiento resultado de la autoevaluación institucional que exige el Ministerio de Educación Nacional al finalizar el año lectivo y a nivel administrativo y financiero resultado de la auditoria efectuada por la Contraloría de Tunja a los recursos girados del Sistema General de Participaciones. En el transcurso del año se hizo seguimiento a los compromisos y observaciones para verificar el nivel de cumplimiento de los mismos. Durante el año 2015 a la Escuela Normal no le fueron consignados oportunamente los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones, para atender gastos de funcionamiento e inversión institucional. Estos fueron consignados hasta el día 23 de noviembre de 2015 en horas de la tarde en la cuenta oficial destinado para tal fin, y dado que para esa fecha ya se estaba finalizando el año escolar no fue posible ejecutar los recursos por lo cual pasaron como excedentes de recurso del balance para la vigencia 2016. Se observó que los recursos económicos que se tenían disponibles para funcionamiento tanto de transferencias como de recursos propios, se ejecutaron bajo los principios de economía, transparencia, eficacia y eficiencia, acorde a las necesidades básicas y principales de conformidad con la misión institucional y el plan de acción, con sujeción a la reglamentación pertinente. El Departamento Administrativo de la Función Pública a través de directriz ha manifestado respecto al Control Interno en los Establecimientos Educativos: “Las instituciones de educación básica y media de los municipios son dependencias de la Alcaldía - Secretaría de Educación, y no organismos ni entidades independientes de ésta y por lo tanto no están obligadas a implementar un Sistema de Control Interno ni a organizar una Oficina de Control Interno. Por consiguiente, corresponde al Alcalde implementar el control interno en toda la Alcaldía de manera integral incluidas las secretarías y dependencias como lo son los establecimientos educativos, y por lo tanto incluirlas al rendir el Informe Ejecutivo Anual”. Por lo anterior la Contraloría Municipal de Tunja en el presente informe se remite a presentar los resultados obtenidos a través de la Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal tal como se muestra al comienzo de este aparte y a reseñar las actividades presentadas por la Institución Educativa.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




3.2 CONTROL DE RESULTADOS

La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Resultados en la vigencia 2015 es DESFAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 64.3 puntos y que contiene el cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos.


El concepto de la Gestión de Resultados es desfavorable por cuanto en la evaluación de Planes, Programas y Proyectos, la eficiencia en el manejo de los recursos es escasa, ya que de $623.000.338 presupuestados, solo se ejecutaron $293.260.227, para un porcentaje de ejecución del 47.07%, afectando el cumplimiento de las metas institucionales propuestas. 3.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es FAVORABLE, teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 98.3 puntos; con base en el siguiente resultado:


Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1,00 64,3



Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos


VIGENCIA 2015


Favorable

Desfavorable

TABLA 2


64,3


Concepto

Desfavorable


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





3.3.1 Estados Contables La opinión fue Sin salvedades, debido a la evaluación de las siguientes variables:


BALANCE GENERAL COMPARATIVO 2015 - 2014 La Contraloría Municipal de Tunja ha practicado auditoría a los Estados Financieros de la ESCUELA NORMAL SUPERIOR “LEONOR ÁLVAREZ PINZÓN” de Tunja para la vigencia 2015, encontrando que los mismos han sido elaborados y presentados por la Contadora, Rectora y Tesorera.

CUENTA CONCEPTO PERIODO VARIACIÓN % DE

PARTICIPACIÓN 2015 2014 $ %

ACTIVO


Total

1. Estados Contables 0,70 70,0

2. Gestión presupuestal 0,10 8,3

3. Gestión financiera 0,20 20,0



Rango

80 o más puntos



Favorable

Concepto

83,3

Favorable



VIGENCIA 2015

100,0

TABLA 3

100,0


Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 1000000,0

0,2%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 100,0

Calificación

Sin salvedad o

limpia

TABLA 3-1


Indice de inconsistencias (%)


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




11 Efectivo 327,893,115.54 257,886,155.15 70,006,960.39 27.15% 51.07%

14 Deudores 0.00 0.00% 0.00%

16

Propiedad Planta y Equipo 118,343,011.71 96,840,609.71 21,502,402.00 22.20% 18.43%

19 Otros Activos 195,806,411.00 195,201,248.00 605,163.00 0.31% 30.50%

TOTAL ACTIVO 642,042,538.25 549,928,012.86 92,114,525.39 16.75% 100%

PASIVO

24 Cuentas por pagar 27,345,091.00 15,098,546.00 12,246,545.00 81.11% 99.86%

29 Otros Pasivos 39,159.43 39,159.43 0.00 0.00% 0.14%

TOTAL PASIVO 27,384,250.43 15,137,705.43 12,246,545.00 80.90% 100%

PATRIMONIO

31 Hacienda Pública 614,658,287.82 534,790,307.43 79,867,980.39 14.93%

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 642,042,538.25 549,928,012.86 92,114,525.39 16.75%

Fuente: Papeles de trabajo

En el anterior comparativo del balance general, las variaciones más significativas corresponden a Efectivo y Cuentas por Pagar; en el primero hubo un aumento con referencia al año 2014 del 27.15% y en el segundo un aumento del 81.11% con respecto al año anterior. Alcance de la Auditoría Para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizan técnicas de auditoría como el análisis y evaluación de la rendición de la cuenta entregada por la Institución Educativa. Se auditó la parte financiera que involucra el proceso contable, balance general, estado de la actividad financiera, económica y social y notas a los estados contables. Se auditó las órdenes de pago del mes marzo de la vigencia 2015. Se revisaron los libros principales y auxiliares, conciliaciones bancarias y relación de inventario de almacén. Los criterios con los que se establecieron las cuentas de acto impacto a auditar, fue el análisis horizontal.

AÑO ACTIVO PASIVO PATRIMONIO

2014

549,928,012.86

15,137,705.43 534,790,307.43


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




2015

642,042,538.25

27,384,250.43 614,658,287.82

GRÁFICO ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO

Fuente: Balance General 2014 – 2015

En el gráfico anterior, se puede observar que el Activo del año 2015 presentó una variación del 16.75% con respecto al año 2014, lo que equivale a $92’114.525,39. Con relación al Pasivo encontramos que de $15’137.705,43 en el año 2014, pasó a $27’384.250,43 en el año 2015, para un incremento de $12.246.545, equivale al 80.90%. El patrimonio que en el año 2014 fue de $534’790.307,43, pasó en año 2015 a $614’658.287,82, para un incremento de $79’867.980,39 para un aumento del 14.93%. Activo Se incluyen los grupos que representan los bienes y derechos, tangibles e intangibles de la entidad, obtenidos como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera que fluyan a la entidad un potencial de servicios o beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Se evidencia que para la vigencia 2015 el Activo aumentó en un 16.75% con respecto a la vigencia 2014. La Institución Educativa representa estos valores en propiedad planta y Equipo, efectivo, Otros activos y deudores de los cuales se determina lo siguiente:

-

100,000,000.00

200,000,000.00

300,000,000.00

400,000,000.00

500,000,000.00

600,000,000.00

700,000,000.00

ACTIVO PASIVO PARIMONIO

2014

2015


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Efectivo En esta denominación se incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez Inmediata en cuenta corriente y de Ahorros disponibles para el desarrollo de las funciones del Cometido estatal de la Entidad en este caso. Se analizó la caja menor, conciliación Bancaria verificando los saldos de los libros de contabilidad con los extractos bancarios físicos suministrados por la Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón; de los cuales se obtuvieron las siguientes observaciones: Caja Menor La caja menor es un fondo renovable que se provee con recursos del presupuesto de gastos de la entidad, su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de Situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la Administración; se asigna a una persona como responsable de su manejo. Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo, y únicamente su movimiento tendrá relación directa con la creación, aumento, disminución y su cancelación definitiva. La Caja menor para la vigencia 2015 de la Institución Educativa, se constituyó mediante Resolución N°004 del 28 de enero de 2015 por la cuantía de $2.000.000, estableciendo que cada pago no puede superar $50.000; su manejo es autorizado a la auxiliar administrativa (Flor Stella Vargas B). En el primer desembolso llama la atención que según libros auxiliares de contabilidad se gira un cheque por valor de $1.000.000 el día 28 de enero de 2015 con el objeto de constituir caja menor; no obstante en libros de contabilidad no se ve reflejada la cuenta de caja menor por este valor subestimando la cuenta en $1.000.000; de igual forma se evidencia que el libro de caja menor se encuentra con enmendaduras. Se evidencia que la Institución Educativa cumplió con los valores autorizados según resolución de constitución de caja menor. No se evidencia la contabilización de legalización definitiva en las cuentas contables que corresponden, yendo en contravía de los principio de registro contable.

OBSERVACION No. 31

Las cuentas contables que afectan la caja menor no se evidenciaron en libros de contabilidad; no se ve reflejada la constitución de caja menor según resolución No. 004 del 28 de enero de 2015 subestimando la cuenta en $1.000.000; de igual forma se evidencia que el libro manual de caja menor se encuentra con enmendaduras.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Al no desvirtuar y allegar los soportes correspondientes se configura hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: En el software HAS de contabilidad en el momento de realizar el egreso se solicita el comprobante de cuenta por pagar en donde se solicita el registro del gasto y la cuenta por pagar; por esta razón en la constitución de la caja menor no se afectó la cuenta 110502 sino las cuentas de gastos. A partir de la vigencia 2016 se realizó una Nota de contabilidad para evidenciar la cuenta del efectivo.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa confirma lo observado, por lo que se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento (Consolidada con la observación No. 12).

Bancos Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras; la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja para la vigencia 2015 tenía 4 cuentas corrientes con los bancos Popular y Occidente. Durante este periodo canceló dos cuentas. Extractos bancarios Vs. libros Auxiliares Banco Popular cuenta corriente 250-03119-2


Saldo Extracto

bancario

Saldo de libro

auxiliares

Diferencia s/g

ConciliaciónCheques por cobrar

$ $ $ $

250-03119-2 CORRIENTE POPULAR 104,390,923.27 104,091,923.27 - 299,000

ENERO 138,081,079.27 137,081,079.27 - 1,000,000

FEBRERO 146,726,047.27 140,726,047.27 - 6,000,000

MARZO 21,611,607.27 21,611,607.27 -

ABRIL 24,441,628.87 24,441,628.87 -

MAYO 21,670,928.67 21,670,928.67 -

JUNIO 17,498,452.67 17,498,452.67 -

JULIO 25,523,728.27 25,523,728.27 -

AGOSTO 20,263,407.81 20,263,407.81 -

SEPTIEMBRE 19,867,121.01 19,867,121.01 -

OCTUBRE 10,729,237.90 10,729,237.90 -

NOVIEMBRE 19,144,913.31 19,144,913.31 -

DICIEMBRE 3,601,047.66 3,034,967.66 - 566,080

No. de cuenta Tipo de cuentaEntidad

Bancaria


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




En el mes de diciembre queda un cheque a cuenta por pagar de $566.080 pesos, la cual está suscrita en la conciliación para ser pagada en el año 2016. Banco popular cuenta corriente 250-04038-3

Se evidencia que en los libros auxiliares no se están registrando los hechos económicos en la fecha que se realizó en contravención al principio de devengo o causación señalado por la contaduría general de la nación.

OBSERVACIÓN No. 32

En los libros auxiliares no se están registrando los hechos económicos en la fecha que se realizó en contravención al principio de devengo o causación señalado por la contaduría general de la nación. Al no desvirtuar y allegar los soportes correspondientes se configura hallazgo administrativo.


El hecho económico originado en Diciembre de 2015 por el cheque girado por valor de $566.080 si está registrado en los libros auxiliares de la cuenta bancaria No.,250-03119-2 en el mes de Diciembre como se verifica en el página 14 de 2014 del auxiliar con saldo impresa el 26 de febrero de 2016.

Saldo Extracto

bancario

Saldo de libro

auxiliares

Diferencia s/g

Conciliación

Cheques por

cobrar

$ $ $ $

250-04038-3 CORRIENTE POPULAR 191,392,635.90 - - 0

FEBRERO 187,474,297.90 186,030,585.90 - 1,443,712

MARZO 8,282,805.90 6,511,021.90 - 1,771,784

ABRIL 25,101,467.90 22,750,287.90 - 2,351,180

MAYO 29,082,578.90 29,082,578.90 -

JUNIO 19,555,002.90 19,339,006.90 - 215,996

JULIO 4,963,776.90 4,963,776.90 -

AGOSTO 3,286,277.90 3,286,277.90 -

SEPTIEMBR

E 4,651,457.90 4,651,457.90 -

OCTUBRE 604,051.90 604,051.90 -

NOVIEMBRE 17,775,107.90 17,775,107.90 -

DICIEMBRE 17,125,157.90 12,489,107.90 - 4,636,050

No. de

cuenta

Tipo de

cuenta

Entidad

Bancaria


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Se acepta la respuesta dada por la Institución Educativa, se allega página 144 del libro auxiliar donde se evidencia el registro contable. Por lo anterior se levanta lo observado.

Banco de Popular, cuenta corriente 250-17778-9

Banco de Occidente cuenta corriente 390-04836-1

La cuenta fue cancelada en febrero quedando pendiente tres cheques por pagar, los cuales son cancelados por la cuenta del Banco Popular. Propiedad Planta y Equipo Representa las cuentas del valor delos bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluyen los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno estatal.

Saldo Extracto

bancario

Saldo de libro

auxiliares

Diferencia s/g

Conciliación

Cheques por

cobrar

$ $ $ $

250-17778-9 CORRIENTE POPULAR - 160,000,000.00 - 0

ENERO -

FEBRERO -

MARZO 280,245,724.00 280,245,724.00 -

ABRIL 255,544,786.00 255,544,786.00 -

MAYO 220,806,196.00 220,806,196.00 -

JUNIO 221,035,766.00 221,035,766.00 -

JULIO 221,269,090.00 221,269,090.00 -

AGOSTO 191,473,035.00 191,473,035.00 -

SEPTIEMBR

E 181,660,798.00 181,660,798.00 -

OCTUBRE 198,698,178.00 198,698,178.00 -

NOVIEMBRE 368,966,755.00 368,966,755.00 -

DICIEMBRE 312,369,040.00 312,369,040.00 -

No. de

cuenta

Tipo de

cuenta

Entidad

Bancaria

Saldo Extracto

bancario

Saldo de libro

auxiliares

Diferencia s/g

Conciliación

Cheques por

cobrar

$ $ $ $

390-04836-1 CORRIENTE OCCIDENTE 174,856,474.90 153,794,231.90 - 21,062,243

ENERO 153,294,323.90 139,875,248.90 - 13,419,075

No. de

cuenta

Tipo de

cuenta

Entidad

Bancaria


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VERSIÓN: 02




Cuadro comparativo de propiedad planta y equipo de las dos últimas vigencias.


Las diferencias entre una vigencia a la otra no son muy significativas. Aunque el caso con mayor variación fue la cuenta 1670, concerniente a Equipos de Computación y comunicación, que tuvo un incremento del 11.03% al pasar de $96.780.300 en la vigencia 2014, a 108.780.300 en 2015; por concepto de compra de 8 computadores en el mes de diciembre de 2014, valor que fue registrado hasta el 31 de enero de 2015 ocasionando una subestimación por valor de $12.000.000 a la sub cuenta 167002001 al 31 de diciembre de 2014. En la subcuenta 166501001 “Muebles y Enseres” se evidencia que se contabiliza un valor de $9.755.000 por concepto de computadores, cuenta que no es la indicada según la descripción en libros de contabilidad. Por lo anterior se presume que la Institución Educativa no cumple con el principio de contabilidad devengo o causación (Los hechos financieros, económicos y sociales deben reconocerse en el momento en que sucedan con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo del equivalente que se derivan de estos, el reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del periodo); de igual forma esta contraviene el principio de registro (Los hechos financieros, económicos deben contabilizarse de manera cronológica conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública con base en la unidad de medida).

OBSERVACION No. 33

Se observa que la Institución Educativa, no cumple con los principio de contabilidad en cuanto a devengo o causación y registro, al evidenciarse que en el mes de diciembre de 2014 se efectuaron compras por valor de $12.000.000; que corresponde a 8 computadores ACE, estos se registraron según libros contables hasta el 31 de enero de 2015 en la subcuenta cuenta 167002001; evidenciando que se recibieron a satisfacción en diciembre de 2014 ocasionando una subestimación a esta subcuenta en la vigencia 2014.

CUENTA DESCRIPCION 2015 2014 VARIACIÓNVARIACIÓN

PORCENTUAL

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 124,604,118.00 124,604,118.00 - 0.00%

1660 EQUIPO CIENTIFICO 2,166,364.00 2,166,364.00 - 0.00%

1670

EQUIPOS DE COMUNICACION

Y COMPUTACION 108,780,300.00 96,780,300.00 12,000,000.00 11.03%

1680

EQUIPO DE COMEDOR

COCINA DESPENSA Y HOTELERIA 15,727,960.00 15,727,960.00 - 0.00%

1685 DEPRECIACION ACUMULADA (431,648,005.29) (421,080,508.29) (10,567,497.00) 2.45%


Nit. 800.107.701-8

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Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: En el mes de diciembre de 2014 en el momento del registro de las compras de los computadores por valor de $12.000.000 de los estantes por $9.755.600 y del software por $1.883.840, se registraron contablemente como Dotación Pedagógica igual que la afectación presupuestal. En el mes de enero de 2015 al verificar el inventario se evidenció que estas compras correspondían a material devolutivo y mediante nota de contabilidad No. 2015000005 se ingresaron a las cuentas 166502 por $8.755.600, 167002 por $12.000.000 y 197008 por $1.883.840. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa no allegó la evidencia que soporte lo manifestado en la respuesta. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

Pasivo Se incluyen los grupos que representan las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad, como consecuencia de hechos pasados, de los cuales se prevé que representan para la entidad un flujo de salida de recursos, que incorporan un porcentaje de servicio o beneficio económico, en desarrollo de funciones de cometido estatal. En la vigencia 2015, tuvo un incremento de 80.90% con relación al año 2014, esto obedeció al aumento de las Cuentas por Pagar causadas en diciembre. Cuentas por Pagar Se relacionan todas las cuentas que representan las obligaciones que la entidad adquiere con terceros, relacionado con las operaciones que lleva a cabo en desarrollo de funciones. Se evidencia que las Cuentas por Pagar se encuentran soportadas por acto administrativo No. 044 del 4 de diciembre de 2015 y al ser comparadas con los libros auxiliares, éstas se encuentran causadas correctamente. Artículo Primero: Efectuar pagos por concepto de Cuentas por Pagar vigencia 2015, teniendo en cuenta la suma de VEINTISIETE MILLONES TRECIENTOS CUARENTA Y CINCO MIL NOVENTA Y UN PESOS M/CTE ($27.345.091) y los debidos cobros. Artículo Segundo: con el valor de que trata el Artículo anterior se realizaran los siguientes pagos:


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En este cuadro se puede observar un aumento del 72.81% con relación a la vigencia 2014, lo que significa que la Institución Educativa no ha pagado oportunamente sus cuentas. La cuenta de bienes y servicios se incrementó significativamente en un 68.74% al pasar de $4.875.504 en el 2014 a $15.595.000, en la vigencia 2015. Retención en la Fuente Representa el valor que ha sido retenido por la Institución Educativa frente a todos los pagos o abono en cuenta que realicen. Se auditaron las cuentas referentes a pago de retención en la fuente de la Institución Educativa Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, comparando el valor en libros auxiliares y el valor pagado en cada declaración de cada mes de la vigencia 2015.

Mes Fecha en la que debería presentarla

Fecha de pago S/g sello del banco

Valor pagado

Valor S/g Libros

Diferencia

Enero 11/02/2015 No presentaron 0

51,200 - 51,200

Febrero 10/03/2015 09/03/15 102.400 51,200 - 51,200

Marzo 14/04/2015 13/04/2015 102,400

102,400 -

Abril 12/05/2015 11/05/2015 102,400

102,400 -

Mayo 10/06/2015 10/06/2015 993,000

991,969 1,031

Junio 08/07/2015 08/07/2015 402,400

402,400 -

Julio 12/08/2015 06/08/2015 172,000

171,831 169

DESCRIPCIÓN 2015 2014VARIACIÓN

ABSOLUTA

VARICACIÓN

%

ACREEDORRES 27,345,091.00 7,435,754.00 19,909,337.00 72.81%

BIENES Y SERVICIOS 15,595,000.00 4,875,504.00 10,719,496.00 68.74%

HONORARIOS 2,600,000.00 2,560,250.00 39,750.00 1.53%

SEGUROS 6,621,175.00 - 6,621,175.00 100.00%

IMPUESTOS 2,528,916.00 - 2,528,916.00 100.00%


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Agosto 08/09/2015 08/09/2015 1,010,000

1,004,973 5,027

Septiembre 08/10/2015 07/10/2015 115,200

115,200 -

Octubre 10/11/2015 10/11/2015 571,000

570,704 296

Noviembre 9/12/2015 04/12/2015 1,133,804

1,168,804 - 35,000

Diciembre 13/01/2016 13/01/2016 2,197,438

2,197,438 -


El grupo auditor realizó un cruce entre los saldos declarados y pagados en la declaración de retención en la fuente de cada mes y los valores registrados en libros auxiliares de contabilidad, de este análisis se evidencio que no se están realizado los pagos a la DIAN, de forma oportuna como lo establece el artículo 382 del estatuto tributario el decreto 2634 del 17 de diciembre de 2012 en su artículo 24 el cual literalmente indica “Los agentes de retención del Impuesto sobre la renta y complementario y/o impuesto de timbre, y/o impuesto sobre las ventas a que se refiere los artículos 368,368-1,368-2,437-2 y 518 del estatuto tributario, deberá declarar y pagar las retenciones efectuadas en cada mes , en el formulario prescrito por la dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”. Se presume que la Institución Educativa no presento declaración de retención a la DIAN, correspondiente al mes de enero de 2015; de igual forma se observa que en el mes de febrero la institución educativa realizo el pago de enero y febrero en el mismo formulario, yendo en contravía del estatuto tributario; se evidencia que para el mes de noviembre en la cuenta 243624 "RETEIVA SERVICOS", se acreditó un pago por valor de $35.000 para el transporte de la banda escolar, el cual no fue debitado en ninguna cuenta del mes de diciembre; lo anterior conllevar a intereses y sanciones por mora, valores que no pueden ser cubiertos con recursos públicos.

OBSERVACIÓN No. 34


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La Institución Educativa no están realizado los pagos a la DIAN de forma oportuna como lo establece el artículo 382 del Estatuto Tributario, el Decreto 2634 del 17 de diciembre de 2012 en su artículo 24 el cual literalmente indica “Los agentes de retención del Impuesto sobre la renta y complementario y/o impuesto de timbre, y/o impuesto sobre las ventas a que se refiere los artículos 368,368-1,368-2,437-2 y 518 del estatuto tributario, deberá declarar y pagar las retenciones efectuadas en cada mes , en el formulario prescrito por la dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”. Se presume que la Institución Educativa no presento declaración de retención a la DIAN, correspondiente al mes de enero de 2015; de igual forma se observa que en el mes de febrero la Institución Educativa realizo el pago de enero y febrero en el mismo formulario, yendo en contravía del estatuto tributario; en el mes de noviembre se observa que no se pagó el valor de $35.000 contabilizado el 20 de noviembre de 2015 retención por servicios de transporte a la Guajira; lo anterior puede conllevar a intereses y sanciones por mora, valores que no pueden ser cubiertos con recursos públicos. De no desvirtuarse la observación, se considera como hallazgo administrativo; con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: El día que se debía cancelar la retención se presentó un inconveniente en el programa JAVA del computador para poder firmar con el mecanismo digital, el formulario quedó presentado pero al día siguiente se canceló. En caso de algún cobro por concepto de intereses serán asumidos por la persona encargada. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa acepta lo observado por lo que se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria (Consolida con las observaciones Nos.16 y 18).

Recaudos a Favor de Terceros Representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables, públicas, privadas, personas naturales que deben ser reintegradas a estas en plazos o convenios Comparativos de otros pasivos, vigencias 2014 y 2015

Cuenta 2015 2014 Variación Absoluta Variación %


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Otros Pasivos Cta. 29 39,159.43 39,159.43 0.00 0.00%

La cuenta otros pasivos, no tuvo ninguna variación de una vigencia a otra. Se evidencia un saldo que viene de vigencias anteriores; por lo que la institución educativa debe hacer las gestiones necesaria para identificar este valor y depurar la cuenta.

OBSERVACIÓN No. 35

Se observa un valor de $39.159.43 en la cuenta 29 “Otros Pasivos” que viene de vigencias anteriores, por lo que la Institución Educativa no ha realizado las gestiones necesarias para identificar la partida y depurar la cuenta. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes, se configura hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: El saldo de $39.159.43 en la cuenta 29 Otros Pasivos está dentro de las cuentas por depurar dentro del proceso de las NIC SP.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa acepta lo observado, por lo anterior se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

Patrimonio Incluyen los grupos que representan bienes y derechos, deducidas a las obligaciones para cumplir la función de del cometido estatal.

Cuenta 2015 2014 Variación Absoluta

Variación %

Hacienda Pública Cta 31

614,658,287.82 534,790,307.43 79,867,980.39 12.99%

Se evidencia un aumento del 12.99% con referencia a la vigencia 2014, esto obedece q que la Institución Educativa registró una disminución en la cuenta 3128 “PROVISIONES AGOTAMIENTO DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIONES”, al pasar de $-252’670.465 en 2014 a $-11’846.174 en la vigencia 2015.


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ESTADO DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA ECONÓMICA Y SOCIAL VIGENCIA 2015

CUENTA

CONCEPTO PERIODO VARIACIÓN %PART.

PERIODO 2015 2014 $ %

INGRESOS OPERACIONALES

43 Venta de servicios 36,955,150.00 54,680,500.00 (17,725,350.00) -32.42% 10.53%

44 Transferencias 210,902,381.00 239,587,154.00 (28,684,773.00) -11.97% 60.07%

47 Operaciones Interinstitucionales 64,951,717.00 85,337,428.00 (20,385,711.00) -23.89% 18.50%

GASTOS OPERACIONALES

52 Administración 260,322,745.00 306,936,189.00 (46,613,444.00) -15.19%

91.97%

63 Costo de Venta 22,340,644.00 21,056,860.00 1,283,784.00 6.10%

7.89%

OTROS INGRESOS

48 Otros Ingresos 38,307,494.00 32,257,318.00 6,050,176.00 18.76%

10.91%

58 Otros gastos generales 378,638.61 2,808,710.76 (2,430,072.15) -86.52%

0.13%

EXCEDENTES (DEFICIT DEL EJERCICIO)

4 Ingresos totales 351,116,742.00 411,862,400.00 (60,745,658.00) -14.75%

5 Y 6 Gastos y Costos totales 283,042,027.61 330,801,759.76 (47,759,732.15) -14.44%

Ingresos En esta denominación se incluyen los grupos que representan flujo de entrada de recursos por la entidad contable pública susceptible de incrementar el patrimonio público, durante el periodo contable, ya sea por aumento de activos o por disminución del pasivo, expresados en forma cuantitativa que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria, en cumplimiento de las funciones del cometido estatal. Al revisar y comparar la cuenta Ingresos de las vigencias 2014 y 2015, notamos una disminución del 14.75% de un año a otro; es así que para el año 2014 se tenían ingresos del orden de $411’862.400 y para el año 2015 disminuyó en $60’745.658 con un valor de $351’116.742, donde todas las cuentas tuvieron importantes disminuciones. Presupuesto Vs. libros de contabilidad

RECAUDOS PRESUPUESTO 2015

$593,765,209.00

Recursos el balance 242.748.449


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Cuentas por cobrar vigencias anteriores

Ingresos contabilidad $351.116.742.00

Otros ingresos ordinarios 4810

(99.982.00)

Sumas iguales $351.016.760.00 351.016.760.00

En el cuadro anterior se evidencia que no existe diferencia alguna entre los ingresos presupuestados y los registrados en contabilidad. Gastos Se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptible de reducir el patrimonio durante el periodo contable, bien sea por disminución del activo o por aumento del pasivo expresado en forma cuantitativa. Los gasto También mostraron una disminución de una vigencia a otra, es así que para el año 2014 el valor era de $330´801.759,76 para la vigencia 2015 fue de $283’042.027,61, con una reducción del 14.44% Presupuestos Vs. libros de contabilidad


$293.260.227.00

Cuenta de gastos 5 $260.322.745.00

Cuenta 6 22.340.644.00

Cta 1665 20.069.899.00

Cta 1670 12.000.000.00

Cta 1970 1.883.840.00

Totales $293.260.227.00 $316.617.128.00

En el cuadro anterior se evidencia una diferencia de $23’356.901 entre los compromisos presupuestados en la vigencia 2015 y las cuentas de gastos y propiedad planta y equipo contabilizados en la vigencia 2015; al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria.

OBSERVACIÓN No. 36

Los compromisos adquiridos por la Institución Educativa para la vigencia 2015 corresponde a $293.260.227 y contablemente se observa $316.617.128, lo que se presume una diferencia de $23.356.901; los registros contables no son coherentes con el compromiso presupuestal de la misma vigencia; lo que indica se efectuaron pagos sin disponibilidad presupuestal Decreto 111 de 1996, artículo 71. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria.


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VERSIÓN: 02






293.260.227.00

Cuenta G Y P 5 260.701.383.6

Cuenta Costos 6 22.340.644.00

Cuenta 166501 20.069.899

Cuenta 167002 12.000.000

Cuenta 197008 1.883.840

Cuenta 166501 Compra de 2014

9.755.600


12.000.000


1.883.840

Menos cuenta 481007 Recuperación en cuenta Inscripción

-96.100

Totales $316.899.667 $316.899.667

La cuenta Gastos 500000 según saldo a 31 de Diciembre de 2014 presenta un saldo de $260.701.383, más el saldo de la cuenta 600000 $22.340.644, más el valor de la compra de Fotocopiadora que se registraron en la cuenta 166501 por $10.314.299 los cuales se pueden verificar en la hoja No. 129 de 304 menos el valor de la recuperación de gastos no ejecutados registrados en la cuenta 481007 hoja No, 286 de 304 de los libros auxiliares. Del valor total de los compromisos se suma el valor de devolutivos incorporados en el mes enero de 2015 cuentas 166501 $9.755.600, 167002 $12.000.00 y 197008 $1.883.840. Los valores se pueden verificar en el Balance de Prueba de Enero a 31 de diciembre de 2015. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA:

La respuesta dada por la Institución Educativa aclara la diferencia, por error al no contabilizar correctamente las compras de la vigencia 2014, de igual forma allega la evidencia correspondiente, por lo anterior se levanta lo observado.

3.3.2.1 Concepto control Interno contable La Ley 87 de 1993 en su artículo 3 establece que el sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros de planeación información y operaciones de la respectiva entidad; la Constitución Política de Colombia en su artículo 209 y 269 determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control Interno.


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VERSIÓN: 02




Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado. El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de toda la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. La medición o valoración que se hace al control Interno en el proceso contable tiene como finalidad evaluar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y economizasen la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable. Esta evaluación corresponde al jefe de la oficina de control Interno o quien haga sus veces, de conformidad con lo establecido en el Manual de Implementación de Modelo estándar de control interno, adoptado mediante resolución 142 de 2006 expedido por el departamento de Administración de la función pública; resolución 357 de 2008, articulo 5. El control interno contable comprende la parte del control interno que influya directa o indirectamente en la confiabilidad de los registros contables y la veracidad de los estados financieros, su finalidad es la custodia de los activos o elementos patrimoniales; de igual forma salvaguardar los datos y registros contables para que los estados financieros se elaboren constituyan una imagen fiel de la realidad económica de la entidad, este permite detectar errores, irregularidades, fraudes cometidos en el tratamiento de la información contable. El presente informe corresponde al periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2015 La Institución Educativa Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, no se evidencia el comité de Control Interno Contable. No presentó un informe en debida forma como lo establece la resolución No. 357 de 2008. No se establecen los medios necesarios que permitan una efectiva comunicación interna de la información contable. No se observa mapa de riesgos de índole contable donde se establezca la ocurrencia de eventos tanto internos como externos que tiene la probabilidad de afectar e impedir el logro de información contable con las características de confiablidad, relevancia y comprensibilidad. El riesgo de índole contable se materializa cuando los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales no se incluyan en el proceso contable o habiendo sido incluidos, no cumplan con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública.


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No se evidencian las auditorías realizadas por parte de la oficina de control interno donde se observe su labor de control contable. No se observa conciliaciones entre las áreas de presupuesto, contabilidad.

Se encontraron algunas debilidades tales como:

ACTIVIDADES SITUACIONES - FALTA DE CONTROL

IDENTIFICACION

- Hechos realizados que se vincularon al proceso contable en la siguiente vigencia; como es el caso de contratos ejecutados y recibidos a satisfacción en el 2014, pero se contabilizaron hasta en el 2015. - Inadecuado flujo de la información entre el proceso contable y pagos a la DIAN.

REGISTRO

- - Registros inadecuados de cuentas como es el caso de la cuenta (imputación de subcuentas diferentes) 2436.

- - - Hechos ocurridos no registrados (Caja menor) - - Registros incompletos.

3.3.2 Gestión Presupuestal Se emite una opinión EFICIENTE, con base en el siguiente resultado:


El control del presupuesto en la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, se efectuó sobre las operaciones que lo afectaron, teniendo en cuenta las normas vigentes a partir del Estatuto Orgánico de Presupuesto, Decreto 111 de 1996 con sus decretos reglamentarios. EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS VIGENCIA 2015

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Eficiente

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 83,3

Con deficiencias

Evaluación presupuestal 83,3

GESTIÓN PRESUPUESTAL

TABLA 3- 2



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




La Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, para la vigencia 2015 tuvo un presupuesto inicial de $349.300.000, con adiciones por $273.700.338 para un presupuesto definitivo de $623.000.338.

Se observó que las adiciones y traslados que se efectuaron en el presupuesto de la Institución Educativa durante la vigencia 2015, están soportados con sus Respectivos acuerdos y/o actos administrativos.

ACTO ADMINISTRATIVO CONCEPTO ADICIÓN REDUCCIÓN

Acuerdo 001 del 18 de febrero de 2015

- Bancos Transferencias - Bancos recursos propios

$242,748,449.00

Acuerdo 005 del 09 de Noviembre de 2015

- Internet y Adecuación de Áulas - Capacitación

26,833,308.00

Acuerdo 007 del 26 de Noviembre de 2015

- Otros Ingresos - Transferencia gratuidad

4,118,581.00

TOTAL $273,700,338.00 -

PRESUPUESTO DE INGRESOS 2015 En esta denominación se incluyen los grupos que representan flujos de entrada de recursos por la entidad contable pública, susceptible de incrementar el patrimonio público, durante el período contable, ya sea por aumento de activos o por disminución de pasivos, expresando en forma cuantitativa que refleja el desarrollo de la actividad ordinaria, en cumplimiento de las funciones del contenido estatal.

Para la vigencia 2015 el presupuesto definitivo fue de $623’000.338, teniendo un recaudo de $593’765.209, lo que equivale al 95.31% de recaudo, faltando por recaudar $29’235.129; lo que indica un buen nivel de recaudo. En la ejecución presupuestal presentada por la Institución Educativa en la columna “Presupuesto Definitivo” faltó sumar el valor de $2’535.732 correspondiente a los rendimientos financieros.

OBSERVACIÓN No. 37

En la ejecución presupuestal de ingresos presentada por la Institución Educativa el saldo por recaudar está mal calculado, por cuanto se relaciona un valor de $31’770.861 cuando el valor real es $29´235.129, presentándose una diferencia de $2’535.732. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo.


DEFINITIVO

TOTAL

RECAUDADO% RECAUDADO POR RECAUDAR

% POR

RECAUDAR

1 INGRESOS 623.000.338,00 593.765.209,00 95,31 29.235.129,00 4,69


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: Se anexa la ejecución de ingresos corregida debido a que en la presentada en la columna saldo presupuesto efectivo en el ítem del recurso de capital 1.3.2.1. “Rendimientos Financieros” no paso el saldo por valor de $2.532.732, efectivamente quedando un saldo presupuesto efectivo por $29.235.129. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa anexa ejecución de ingresos corregida, admitiendo que el saldo por recaudar está mal calculado, por lo anterior se mantiene la observación y se establece como hallazgo administrativo.

PRESUPUESTO DE GASTOS 2015 Se incluyen los grupos que representan los grupos de salida de la entidad contable pública, susceptible de reducir el patrimonio durante el periodo contable, bien sea por disminución del activo o por aumento del pasivo, expresado en forma cuantitativa.

El presupuesto de gastos definitivo para la vigencia 2015 fue de $623’000.338 de los cuales se ejecutaron $293’260.227, equivalente al 47.07%, para un saldo por ejecutar de $329’740.111, equivalente al 52.93%; lo que indica que la Institución Educativa presentó una regular gestión en la ejecución de sus recursos.


Definitivo

Presupuesto

Recaudado% Por Recaudar %

1 INGRESOS 623.000.338,00 593.765.209,00 95,31% 29.235.129,00 4,69%

1.1 Ingresos Operacionales 76.516.200,00 72.626.930,00 94,92% 3.889.270,00 5,08%

1.2 Transferencias de recursos 303.735.689,00 275.854.098,00 90,82% 27.881.591,00 9,18%

1.3 Recursos de Capital 242.748.449,00 245.284.181,00 101,04% (2.535.732,00) -1,04%

ESCUELA NORMAL SUPERIOR LEONOR ÁLVAREZ PINZÓN

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS VIGENCIA 2015

CODIGO CONCEPTOTOTAL

PRESUPUESTO

TOTAL

PRESUPUESTADOPOR RECAUDAR

SALDO POR

EJECUTAR

PORCENTAJE

POR EJECUTAR

2 GASTO 623.000.338,00 293.260.227,00 47,07% 329.740.111,00 52,93%


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




En la ejecución de gastos el rubro que presentó mayor ejecución en cuanto a valor fue el de “Transferencias gratuidad CONPES” en el que se apropiaron $311.225.738 y se ejecutaron $145.714.332 para un porcentaje de ejecución del 46.82% y un saldo por ejecutar de $165.511.406 equivalente al 53.18%, por lo que se establece una baja ejecución del gasto en este rubro. El rubro “Transferencias Municipales” presentó la mayor ejecución porcentualmente, ya que de $109.970.308 apropiados, se ejecutaron $66.850.687 para un porcentaje de ejecución del 60.79%, comportamiento aceptable en la ejecución del gasto. Mientras que el rubro “Recursos Propios” que por cierto está mal denominado, debió relacionarse como “Gastos Generales”, presentó el porcentaje más bajo en ejecución, ya que de $201.804.292 apropiados, tan solo se ejecutó un valor de $80.695.208 equivalente al 39.99%, por lo que se establece una baja ejecución del gasto.

OBSERVACIÓN No. 38

La ejecución presupuestal del gasto en la vigencia 2015 tan solo tuvo una ejecución del 47.07%, por cuanto de $623’000.338 apropiados, solo se ejecutaron $293’260.227, para un saldo por ejecutar de $329’740.111, equivalente al 52.93%; lo que indica que la Institución Educativa presentó una regular gestión en la ejecución de sus recursos; desconociendo las políticas o estrategias de ejecución del gasto que tiene implementada la Entidad. De no ser aclarada la observación, se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN: La falta de ejecución se presentó a que los recursos por transferencias del CONPES del Ministerio de Educación fueron consignados en la cuenta el 23 de noviembre de 2015 a las 2:00 p.m. fecha en la cual ya se estaba finalizando el año lectivo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa manifiesta que la baja ejecución del presupuesto se debe a que los recursos por transferencias del CONPES tan solo fueron consignados el 23 de noviembre de


Definitivo

Presupuesto

Ejecutado% Por Ejecutar %

2 GASTOS 623.000.338,00 293.260.227,00 47,07% 329.740.111,00 52,93%

2.1.1 Recursos Propios 201.804.292,00 80.695.208,00 39,99% 121.109.084,00 60,01%

2.1.2 Transferencias gratuidad CONPES 311.225.738,00 145.714.332,00 46,82% 165.511.406,00 53,18%

2.1.3 Transferencias Municipales 109.970.308,00 66.850.687,00 60,79% 43.119.621,00 39,21%

ESCUELA NORMAL SUPERIOR LEONOR ÁLVAREZ PINZÓN

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTO VIGENCIA 2015


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




2015, fecha en la cual ya estaba finalizando el año lectivo; por lo anterior se mantiene la observación y se establece como hallazgo administrativo.

3.3.3 Gestión Financiera Se emite una opinión EFICIENTE, con base en el siguiente resultado:


De acuerdo al análisis de las fuentes de financiación de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, se evidencia que la Institución depende financieramente de las transferencias municipales por SGP y CONPES de la nación, que corresponden al 48.75% de total de los ingresos proyectados para la vigencia 2015. En la vigencia 2015 se incorporó al presupuesto de Ingresos la suma de $242.748.449 por concepto de recursos de capital por bancos correspondiente a saldos no ejecutados de la vigencia anterior. Los recursos fueron ejecutados de acuerdo a los conceptos de utilización de los recursos establecidos en el artículo 11 del Decreto 4791 de 2008, reglamentario de los artículos 11, 12, 13,14 de la Ley 715 de 2001.

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100,0

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

Evaluación Indicadores 100,0

VARIABLES A EVALUAR

Con deficiencias

Eficiente

Puntaje Atribuido


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




4. OTRAS ACTUACIONES 4.1 AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO La Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, en cumplimiento de la directriz en materia de Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, presenta en la rendición de la cuenta anual consolidada, informes trimestrales en los que se relacionan los valores ejecutados en cada rubro, reflejando las medidas adoptadas que revelan el manejo de los recursos durante la vigencia auditada. A continuación se muestra los gastos efectuados durante las vigencias 2014 y 2015, con base en los datos suministrados por la pagaduría de la Institución Educativa, en cuanto a asignación y uso de celulares y teléfonos fijos; contratación de servicios profesionales y técnicos, mantenimiento, mejoras y adecuaciones a la planta física e impresos y fotocopias.

En relación con los gastos efectuados por la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, en cumplimiento de las disposiciones de Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, se observa que para el año 2014 se ocasionaron gastos en todos los rubros por valor de $82.260.825, mientras que para la vigencia 2015 los gastos ascendieron a $86.738.709 para un incremento de $4.477.884, es decir un incremento del 5.44%. Sin embargo es de observar, que en los informes trimestrales de la vigencia 2015 rendidos en la cuenta anual consolidada, en el cuarto trimestre se presenta los mismos valores contenidos en el informe del cuarto trimestre de 2014 en los rubros “Contratación de Servicios Profesionales y Técnicos” y “Mantenimiento, Mejoras y Adecuaciones”, es decir $24.620.250 y 20.723.627

1º 2º 3º 4º TOTAL 1º 2º 3º 4º TOTAL

1. ASIGNACIÓN Y USO

DE CELULARES 853,921 223,669 221,810 1,063,337 2,362,737 647,027 302,549 649,386 431,415 2,030,377

2. ASIGNACIÓN Y USO

DE TELÉFONOS FIJOS 249,331 184,384 184,078 309,297 927,090 278,948 190,083 186,663 129,861 785,555

3. CONTRATACIÓN DE

SERVICIOS

PROFESIONALES Y

TÉCNICOS 2,531,000 10,280,000 9,780,500 24,620,250 47,211,750 0 5,007,279 19,336,000 24,620,250 48,963,529

4. MANTENIMIENTO,

MEJORAS Y

ADECUACIONES 0 0 0 20,723,627 20,723,627 0 3,200,000 0 20,723,627 23,923,627

5. IMPRESOS Y

PUBLICACIONES 0 0 0 0 11,035,621 0 0 0 11,035,621 11,035,621

TOTALES 3,634,252 10,688,053 10,186,388 46,716,511 82,260,825 925,975 8,699,911 20,172,049 56,940,774 86,738,709

AÑO 2014 AÑO 2015


AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO

VIGENCIAS 2014 Y 2015

CONCEPTO/TRIMESTRE


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




respectivamente, por lo que se presume que para el cuarto trimestre del año 2015 se copió la misma información del cuarto trimestre del año 2014, situación que debe ser corregida para las próximas rendiciones de cuenta.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




5. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoria se establecieron veintiséis (26) hallazgos administrativos de los cuales cinco (5) tienen alcance disciplinario, los que serán trasladados a las instancias correspondientes. HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal; HP: Hallazgo penal; HS: Hallazgo sancionatorio.

No. HALLAZGO HA HD HF HP HS

1.

En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 01 del 22 de enero de 2014 a nombre de MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS por valor de $10.241.000, en los estudios previos en el numeral 1 "Descripción de la necesidad" y en el numeral 3 "Modalidad de selección y fundamentos jurídicos" se reseña el Decreto 2649 de 1993 que nada tiene que ver con la contratación, asimismo se relaciona la resolución No. 016 de 2003 de la Contraloría Municipal de Tunja cuando ésta fue derogada con el artículo 77 de la resolución No. 020 de 2011 y actualmente está vigente la resolución No. 175 de 2013, por lo que es necesario que en la elaboración de los estudios previos se actualicen las normas que están vigentes y que sean pertinentes a la contratación (Observación No. 2).

X

2.

En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 022 del 28 de octubre de 2014 a nombre de RAFAEL HERNANDO HURTADO "DISPRAYI DISTRIBUCIONES” por valor de $9.294.000, en el acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo la fecha está mal relacionada, el contrato se firmó el 24 de octubre de 2014 y la fecha del acta es del 13 de octubre de 2014, es decir se liquidó el contrato antes de suscribirse (Observación No. 4).

X

3.

En el contrato de suministros No. 016 del 23 de septiembre de 2014 a nombre de FABRIASEO LTDA - MARIA EUGENIA SALCEDO LÓPEZ por valor de $10.341.637, en los estudios previos en el numeral 5 "Mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso del contrato a celebrar" se reseña el artículo 7 del Decreto 2516 de 2011, norma que fue derogada por el artículo 9.2 del Decreto 734 de 2012 y ésta última a su vez fue derogada por el artículo 163 del Decreto 1510 de 2013, por lo que se invocan normas ya derogadas (Observación No. 5).

X

4.

En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 01 del 22 de enero de 2014 a nombre de MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS por valor de $10.241.000, en el contrato de desarrollo de actividades científicas y tecnológicas No. 08 del 24 de enero de 2014 a nombre de FABIO ALONSO ARIAS ADARME por valor de 10.000.0000 y en el contrato de mantenimiento y reparaciones No. 009 del 24 de enero de 2014 a nombre de ALVARO CONTRERAS FAGUA por valor de $9.000.0000, a las carpetas de los contratos no se allega constancia escrita sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área que se contrata, tal como lo establece el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013 (Observación No. 8).

X X

5. En los contratos de suministros No. 031 del 14 de noviembre de 2014 a nombre de IVÁN DANILO HURTADO PLAZAS por valor de $12.000.000, No. 035 del 28 de noviembre de 2014 a nombre de

X


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




"CAMFECOL" - JULIO ERNESTO BUITRAGO DIAZ por valor de $9.755.600 y contrato No. 014 del 8 de abril de 2014 a nombre de GUSTAVO BOHORQUEZ CASTRO por valor de $10.069.200, los contrato tiene dos fechas: la primera en el encabezado del contrato y la segunda al final del mismo (Observación No. 9).

6.

En el contrato No. 021 del 14 de octubre de 2014 a nombre de INVAR SERVICIOS EMPRESARIALES S.A.S. - CARLOS ARAMANDO INFANTE ENCISO por valor de $12.303.627, el contrato se firmó el 14 de octubre de 2014 y el registro presupuestal 2014000107 con el cual se garantiza el pago del contrato se expidió el 9 de octubre de 2014, es decir que el registro presupuestal se expidió antes de adjudicarse y firmarse el contrato; asimismo la fecha del acta de inicio está mal relacionada, el contrato se firmó el 14 de octubre de 2014 y el acta de inicio tiene fecha 14 de mayo de 2014. Además el acta de recibo a satisfacción se firmó el 3 de diciembre de 2014 y el acta de liquidación del contrato se firmó el 5 de noviembre de 2015, es decir primero se liquidó el contrato y posteriormente se recibió la obra (Observación No. 10).

X

7.

Las cuentas contables que afectan la caja menor no se evidenciaron en libros de contabilidad, cuenta 1105. No se ve reflejada la constitución de caja menor según resolución No. 004 del 28 de enero de 2015 subestimando la cuenta en $1.000.000; de igual forma se evidencia que el libro manual de caja menor se encuentra con enmendaduras. La Caja menor para la vigencia 2014, se constituyó mediante Resolución N°002 del 19 de enero de 2014 (Observaciones consolidadas 12 y 31).

X

8.

Se evidencia falta de descripción en libros de contabilidad, pues se dificulta y se pierde tiempo al efectuar el análisis de la conciliación bancaria, ya que se observan descripciones con una letra o dos letras que no se puede interpretar a que corresponde (Observación No. 13).

X

9.

Se evidencia una subestimación en la cuenta de Propiedad, Planta y Equipos por valor de $26.630.660, al observarse compras de 8 computadores por valor de $12.000.000, estantes y sillas por $9.755.660, tableros acrílicos por $4.875.000; valores que no se encuentran registradas en las respectivas cuentas (Observación No. 14).

X

10.

En los libros auxiliares no se expresa la depreciación mensual, tal como lo exige el régimen de contabilidad pública, pues no está estipulada la depreciación de los meses de febrero, marzo, abril y mayo de la vigencia 2014 (Observación No. 15).

X

11.

En la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, no están realizado los pagos a la DIAN de forma oportuna como lo establece el artículo 382 del Estatuto Tributario, de igual forma lo establece el Decreto 2634 del 17 de diciembre de 2012 en su artículo 24 que indica: “Los agentes de retención del impuesto sobre la renta y complementarios, y/o impuesto de timbre, y/o impuesto sobre las ventas a que se refieren los artículos 368,368-1,368-2,437-2 y 518 del Estatuto Tributario, deberán declarar y pagar las retenciones efectuadas en cada mes, en el formulario prescrito por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales” este en la vigencia 2014 y 2015 (Observaciones Nos. 16, 18 y 34).

X X


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




12.

Subcuenta 243608001. Se evidencia que en la declaración de rete-fuente del mes de enero de 2014 un pago por compras de $178.000 y en los libros auxiliares de contabilidad no se encuentran registrados en el mes de enero, pero si se observa el débito en el mes de febrero registrado hasta el 14 de febrero de 2014; por lo que se presume falta de compromiso por la persona encargada de llevar correctamente la contabilidad de la Institución Educativa; en la descripción no hay ninguna interpretación a qué corresponde; de igual forma se observa la partida doble; por lo anterior se presume una diferencia de $178.000 (Observación No. 17).

X

13.

Para los meses de marzo, abril, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre del año 2014, se están acreditando pagos en una sub-cuenta y se debitan en otra sub-cuenta. - Para los meses de marzo, septiembre y noviembre del año 2014 no se ven reflejados los débitos por pagos así: $67.675, $113,954 y $261.071. - En la subcuenta 243603001 Rete-fuente por Honorarios se observa que el día 17 de septiembre de 2014 se contabiliza Honorarios profesionales por doble valor de $960.000 cada uno; llama la atención que se contabilicen gastos en esta subcuenta. - En la subcuenta 24360503 se observan saldo en rojo, lo que indica que no se está efectuando los registros correctamente; yendo en

contravía de los principio de contabilidad. No obstante se observa que algunas cuentas son debitadas sin que exista un crédito anteriormente; por lo que el saldo queda en rojo. (Observación No. 19).

X X

14.

Según la ejecución presupuestal de gastos suministrada por la Institución Educativa, el saldo por ejecutar del presupuesto de gastos está mal calculado, por cuanto el presupuesto definitivo es $575.763.391 y los compromisos de $346.350.441 para un saldo por ejecutar de $229.412.950, en tanto que en la ejecución de gastos suministrada el saldo por ejecutar es de $236.848.704. Asimismo, en cada uno de los rubros de la ejecución presupuestal como “Gastos de Funcionamiento”, “Gastos de Inversión”, “Transferencias gratuidad” y “Otras transferencias municipales”, el valor del saldo por ejecutar está mal calculado (Observación No. 21).

X

15.

En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 03 del 28 de enero de 2015 a nombre de MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS por valor de $10.400.000, en la carpeta del contrato falta acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo (Observación No. 22).

X

16.

En los contratos de prestación de servicios técnicos No. 05 del 17 de marzo de 2015 a nombre de ARMANDO ARCÁNGEL SÁNCHEZ TORRES por valor de $5.000.000; No. 018 del 14 de mayo de 2015 a nombre de OSCAR EDUARDO GARCÍA CASTRO por valor de $6.000.000 y No. 019 del 21 de mayo de 2015 a nombre de RENÉ

X


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




ZAMIR PINZÓN NONTOA por valor de $8.000.000, la propuesta del contratista no tiene valor y período de ejecución (Observación No. 23).

17.

En los contratos números 002, 003, 005, 018 y 019 del año 2015, a la carpeta de los contratos no se allega constancia escrita sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área que se contrata, tal como lo establece el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013 (Observación No. 24).

X X

18.

En los contratos No. 007 del 18 de marzo de 2015 a nombre de RICOH COLOMBIA S. A. por valor de $10.314,299; No. 013 del 26 de marzo de 2015 a nombre de MACROCOMPUTO por valor de $11.807.122; No. 033 del 6 de octubre de 2015 a nombre de YOVANI PACHÓN VARGAS por valor de $12.432.996 y No. 036 del 30 de octubre de 2015 a nombre de ELECTRO TIERRAS por valor de $7.847.748, en cláusula que trata de la duración del contrato, se establece un determinado período para la ejecución, sin embargo al cotejar el acta de inicio con el acta de entrega final, se observa que se exceden en el plazo de ejecución, por consiguiente se está incumpliendo la cláusula de DURACIÓN DEL CONTRATO (Observación No. 25).

X

19.

Los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación de los contratos celebrados por la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja durante las vigencias 2014 y 2015, NO fueron publicados en el SECOP, contraviniendo lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente (Observación No.27).

X X

20.

En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 05 del 17 de marzo de 2015 a nombre de ARMANDO ARCÁNGEL SÁNCHEZ TORRES por valor de $5.000.000, en el formato F20_13A_AGR el valor del contrato está por $5.500.000 cuando el valor real del contrato es $5.000.000 Observación No. 28).

X

21.

En el contrato de suministros No. 036 del 30 de octubre de 2015 a nombre de ELECTRO TIERRAS por valor de $7.847.748, el contrato se clasifica como de prestación de servicios (C1) cuando es de suministros (C6) (Observación No. 29).

X

22.

En el contrato No. 025 del 6 de julio de 2015 a nombre de ELITUR EMPRESA DE TRANSPORTE DE SERVICIOS ESPECIALES S.A.S. por valor de $9.000.0000, el contrato se relaciona doble vez en el formato F20_13A_AGR (Observación No. 30).

X

23.

Se observa que la Institución Educativa, no cumple con los principio de contabilidad en cuanto a devengo o causación y registro, al evidenciarse que en el mes de diciembre de 2014 se efectuaron compras por valor de $12.000.000; que corresponde a 8 computadores ACE, estos se registraron según libros contables hasta el 31 de enero de 2015 en la subcuenta cuenta 167002001; evidenciando que se recibieron a satisfacción en diciembre de 2014 ocasionando una subestimación a esta subcuenta en la vigencia 2014 (Observación No. 33).

X


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




24.

Se observa un valor de $39.159.43 en la cuenta 29 “Otros Pasivos” que viene de vigencias anteriores, por lo que la Institución Educativa no ha realizado las gestiones necesarias para identificar la partida y depurar la cuenta (Observación No. 35).

X

25.

En la ejecución presupuestal de ingresos presentada por la Institución Educativa el saldo por recaudar está mal calculado, por cuanto se relaciona un valor de $31’770.861 cuando el valor real es $29´235.129, presentándose una diferencia de $2’535.732 (Observación No. 37).

X

26.

La ejecución presupuestal del gasto en la vigencia 2015 tan solo tuvo una ejecución del 47.07%, por cuanto de $623’000.338 apropiados, solo se ejecutaron $293’260.227, para un saldo por ejecutar de $329’740.111, equivalente al 52.93%; lo que indica que la Institución Educativa presentó una regular gestión en la ejecución de sus recursos; desconociendo las políticas o estrategias de ejecución del gasto que tiene implementada la Entidad (Observación No. 38).

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Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




6. CUADRO TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 26

2. DISCIPLINARIOS 5

3. PENALES 0

4. FISCALES 0

Obra Pública 0 $0

Prestación de Servicios 0 $0

Suministros 0 $0

Consultoría y Otros 0 $0

Gestión Ambiental 0 $0

Estados Financieros 0 $0

TOTALES (1, 2, 3, y 4) 31 $0

Elaboró: HERNANDO FARFÁN RUBIANO IVÁN ALFREDO GUTIERREZ CASTILLO Profesional Especializado (Líder de auditoría) Contratista - Profesional de Apoyo

Revisó: NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA

Auditora Fiscal

informe final de auditorÍa gubernamental...

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