GESTIÓN DOCUMENTAL I

JENNYFER NATALIA DIAZ CHICANGANA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

POPAYÁN-CAUCA 2015

GESTIÓN DOCUMENTAL I

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

JENNYFER NATALIA DIAZ CHICANGANA

Instructora: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

POPAYÁN-CAUCA 2015

1

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 2

OBJETIVOS 3

OBJETIVO GENERAL 3

OBJETIVOS ESPECIFICOS 3

ACTIVIDAD 4-12

CONCLUSIÓN GENERAL 13

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 14

2

INTRODUCCIÓN

Vemos como en el día a día son infinidad de documentos los que se producen en las entidades e instituciones tanto publicas y privadas que cumplen funciones públicas en nuestro país, tal vez una cantidad considerable de flujos documentales que las ha obligado a adoptar medidas que le permitan controlar dichos flujos para garantizar su recuperación y conservación. Son tantas las actividades que desde el campo de la gestión documental se desarrollan a nivel de entidad, de ciudad, de país y a nivel mundial, en esta unidad denominada “Introducción a la gestión documental”, conoceremos un poco más de aquellas normas que rigen la función archivística en nuestro país, donde nació y como poco a poco se ha ido desarrollando a tal nivel de ser considerada una profesión hoy por hoy.

3

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Conocer el programa de gestión documental a fin de identificar sus beneficios y aplicación dentro de las entidades.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Consultar la normatividad archivística que rige esta actividad en las entidades del país.

Definir conceptos claros de documento, gestión documental y las utilidades de un PGD.

Identificar aspectos fundamentales de la administración documental aplicado a los procesos de una entidad.

4

ACTIVIDAD

1. Escrito sobre la gestión documental

Es evidente que la gestión documental ha venido surgiendo poco a poco pues como hemos conocido ha logrado ser reconocida como una labor que desde los años 50 ha dado de que hablar. En realidad no es un periodo tan largo como para estar establecida en su totalidad, pues cada día en la misma función de las labores asignadas y en ejercicio de un amplio campo como es el archivo, se descubren cientos de funciones que impactan dentro de este maravilloso mundo de la gestión documental. Es grato saber que en nuestro País a través del Archivo General de la Nación se ha implantado estas políticas archivísticas que sin lugar a dudas lo que buscan es brindar a las entidades y a sus usuarios un mejor servicio frente sus requerimientos. Además le ha brindado a las Instituciones y entidades del territorio nacional configurar unas bases sólidas que le permitan hacer una gestión eficaz respecto a la organización de sus archivos y administración de sus documentos. Así de esta manera lo que pretende la gestión documental es dar claridad a los procesos administrativos de acuerdo al tiempo de retención que los documentos deben permanecer en cada uno de archivos, esto con el fin de determinar su disposición final, una gran labor que se ve reflejada en la organización de la entidad, en la rapidez con que se puede consultar un documento y en la eficiencia en la que un documento puede ser recepcionado y radicado para ser tramitado de manera oportuna.

2. Hay dos Instituciones Internacionales que han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos, estas Instituciones son:

La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la

Cultura (UNESCO) Consejo Internacional de Archivos (CIA)

3. En ente rector de la política archivística en Colombia es:

Archivo General de la Nación: Es el órgano rector de la archivística nacional

que debe custodiar, ordenar, describir y conservar los documentos que conforman su acervo, con el fin de facilitar y promover la consulta y aprovechamiento público.

4. La ley general de archivos es la Ley 594 de 2000, la cual establece las reglas

y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

5

5. Ley General de Archivos, título V, Gestión de Documentos, Artículo 21

Este artículo habla sobre la obligación que tienen las entidades de elaborar programas de gestión documental, haciendo uso de la tecnología y mediante el cual debe trabajarse los principios y procesos archivísticos. De igual manera se aclara la veracidad de la información, pues esta debe ser tramitada por dichos medios garantizando su autenticidad e integridad.

6. Ley General de Archivos

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

7. Mi concepto de Gestión Documental

Hace referencia a todas aquellas funciones que permiten un mejor manejo de la documentación que se produce en el día a día de acuerdo a las funciones asignadas dentro de la entidad, además de permitir su recuperación y conservación de acuerdo a los parámetros establecidos por la ley.

6

8. Normas, Gestión Documental

Normatividad

GESTIÓN DOCUMENTAL

Acuerdo 060

de 2001

Decreto

2578 de

2012

Acuerdo 004

de 2013

Decreto

2609 del

2012

Ley 594 del

2000

Acuerdo 005

de 2013 Acuerdo 049

de 2000

Se desarrolla el

capítulo 7

“conservación

documental” ley

general de

archivos,

condiciones de

edificios y locales

destinados a

archivos.

Establece las

pautas para la

administración de

las

comunicaciones

oficiales.

Reglamenta el

sistema nacional de

archivos, ley

nacional de archivos.

Modifica el

procedimiento para

la elaboración,

aprobación,

evaluación e

implementación de

las TRD.

Reglamente el

título V de la ley

general de

archivos. La

gestión

documental.

Establece las reglas

y principios

generales de la

función archivística

en el país.

Se establece criterios

básicos para la

clasificación, ordenación y

descripción de los

archivos.

7

9. Definición de Documento y Documento de Archivo:

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Son todos aquellos documentos que se producen

de acuerdo a las funciones asignadas dentro de la entidad, así mismo hace

referencia a esos documentos que se reciben y que son competencia de la

entidad.

DOCUMENTO: Es toda aquella información que se ha sido registrada en

cualquier tipo de soporte.

10. Objetivos del PGD

8

11. Los aspectos a considerarse para elaborar un PGD son:

Administrativos: Tiene en cuenta la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración.

Económicos: Reducción de costos derivados de la administración.

Archivísticos: Tienen claro los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento y principios de orden original y de procedencia.

Técnicos: Tienen en cuenta los instrumentos previos como manuales,

procedimientos, organigrama, TRD y TVD.

12. Las ventajas de implementar un PGD son:

Optimizar los servicios de archivo

Aprovechar las tecnologías de la información y la comunicación

Colaborar con la transparencia, la eficacia, la eficiencia de los documentos

Administrar la información y darle valor a la gestión del conocimiento de la entidad

Reducir el volumen de la documentación

Mejorar el control y organización de los documentos, contribuyendo al logro de los objetivos

Facilitar la recuperación de la información

13. Normas “conceptualización de un programa de Gestión Documental”

NORMAS EXPLICACIÓN

Ley 23 de 1982. Artículo 2. Sobre derechos de autor

Hace énfasis en hacer respetar los derechos de autor sobre todas aquellas obras científicas, literarias y artísticas cualquiera que sea el modo en que sean expresadas y cualquiera que sea su destino.

Ley 31 de 1992. Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco de la Republica.

Estos artículos hablan principalmente del tiempo de retención que deben cumplir algunos documentos de gran valor administrativo como por ejemplo documentos contables y la correspondencia que es tanto recibida como enviada, así mismo manifiesta que los documentos en que se hayan tomado

9

decisiones importantes por medio de la junta directiva del Banco deberán estar en reserva por un tiempo de tres años.

Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Por medio de esta ley se crea el Archivo General de la Nación ente que regula la función archivística del país, en esta ley además se establecen las funciones de AGN, también por se conforma y define las personas que deben integrar la junta directiva del AGN.

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

Esta ley establece parámetros que se deben tener en cuenta para cumplir con una excelente función administrativa, pues en caso de que un funcionario público haga uso indebido de la información con motivos personales o para terceros podrá ir a prisión por un periodo de hasta seis años, así mismo se considerara como falta grave el que un funcionario público niegue información que se ha producido en ejercicio de sus funciones a la comunidad.

Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.

Por medio de esta circular el AGN

establece algunos parámetros que las

entidades deben considerar para

implementar nuevas tecnologías en

cuanto a la organización de sus archivos,

de esta manera lo que se pretende con el

uso de estas nuevas tecnologías es una

adecuada administración de los

documentos.

10

14. a) Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 en su capítulo I Gestión de Documentos

11

14.b) Decreto 2609, Artículo 9:

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO ACTIVIDADES Planeación Creación y diseño de documentos.

Determinación y selección de soportes documentales

Producción Estudiar los documentos en cuanto a su formato y estructura como tal.

Gestión y trámite Verificar y controlar los documentos que ingresan a la entidad.

Recepcionar los documentos.

Radicación de los documentos.

Registro de los documentos.

Distribución de los documentos. Organización Clasificación documental: Se identifican

las series, subserires y tipos documentales.

Ordenación documental: Ubicar los documentos.

Descripción documental: Analizar los documentos.

Transferencia Realizar inventario documental de lo que se a transferir.

Rotulación de material a transferir.

Realizar cronograma de transferencia. Disposición de documentos Los documentos de acuerdo a sus

valores se pueden:

Conservar totalmente

Eliminar

Seleccionar Preservación a largo plazo Garantizar condiciones que protejan los

documentos como:

Hacer control de plagas

Prevención de desastres

Limpieza de áreas y documentos

Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes

Valoración Definir los valores primarios o secundarios a los documentos, de acuerdo a esto definir tiempos de retención en cada una de las fases del ciclo vital del documento.

12

15. Decreto 2609 de 2012 en su capítulo II PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Decreto

2609

Capitulo II

Programa

de Gestión

Documental

Artículo 15:

El PGD debe estar

muy ligado a los

otros sistemas

administrativos

establecidos por el

Gobierno

Nacional.

Artículo 14:

Formular por

parte de la

entidad un plan

de capacitación

que involucre a

todos los

empleados de la

entidad en

procesos

relacionados con

el PGD.

Artículo 13:

El PGD de toda

entidad debe

contar con un

mínimo de

elementos para

poder aplicarse.

Artículo 12:

Después de ser

aprobado el PGD, este

debe ser publicado en la

página web de la entidad.

Artículo 11:

Después de ser

aprobado el PGD, el

área de archivo será

quien esté a cargo de

implementarlo dentro

de la entidad.

Artículo 10:

Obliga a todas

las entidades a

formular el

PGD como

parte del plan

estratégico

Institucional.

13

CONCLUSIÓN GENERAL

Una vez realidad esta actividad se logró identificar los beneficios de la gestión

documental cuando es aplicada en las entidades, de igual manera se procedió a

consultar la normatividad archivística que rige esta actividad en el país, lo cual me abrió

un poco más el concepto respecto a las funciones establecidas para ejercer dicha labor,

además de permitirme establecer el principal componente de la administración

documental dentro de las entidades. Cada uno de estos hallazgos al igual que la

consulta y conocimiento del PGD ha aclarado dudas e inquietudes que surgían

alrededor de estos temas.

Sin lugar a duda una excelente actividad para iniciar una asignatura que si no es la más

importante juega un papel indispensable en este recorrido que nos guía alrededor de un

tema tan extenso y delicado como lo es el manejo, organización, consulta y disposición

de los documentos.

14

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Glosario. Archivo General de la Nación. [Consulta: 19 de abril de 2015].

Disponible en: http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php

LEY 594 DE 2000. Ley General de Archivos. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

DECRETO 2609 DE 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.