introduction au suivi-evalutation participatif

SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 3

UN GUIDE SIMPLIFIE DU FORMATEUR

INTRODUCTION AU

SUIVI-EVALUATION PARTICIPATIF

SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 20124

Publié par la Fondation Rurale de l’Afrique de l’Ouest (FRAO)

N° 10075, Sacré- Cœur III - VDN - C.P. 13 DAKAR-Fann (SENEGAL)Tél. : (221) 33 865 00 60 – Fax : (221) 33 860 66 89

E-mail : [email protected] - Site web : www.frao.info

Remerciements à :

tous les projets de l’Afrique de l’Ouest et du Centre financés par leFIDA, toute l’équipe de la FRAO et les consultants.

© FRAO/WARF - Dakar, Septembre 2012

Maquette : [email protected]

Cette publication a été faite grâce au Programme d’Appui aux Systèmes de Suivi-Evaluationfinancé par le FIDA. Son contenu appartient à ses auteurs et ne reflètent pas

nécessairement l’opinion du FIDA.


TABLE DES MATIERES

SIGLES ET ABREVIATIONS 06

AVANT-PROPOS 07

SESSION 1 : INTRODUCTION A LʼATELIER : PRINCIPES ET PROTOCOLE 08

SESSION 2 : BREF APERCU SUR LʼAPPROCHE PARTICIPATIVE 12

SESSION 3 : INTRODUCTION AU SUIVI-EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 15

SESSION 4 : IMPORTANCE DU SEP POUR LES PROJETS FIDA 18

SESSION 5 : LES ETAPES DU PROCESSUS SEP 22

SESSION 6 : MISE EN PLACE DʼUN SYSTEME DE SEP 24

SESSION 7 : IDENTIFICATION DES ACTEURS ET ANALYSE DE LEURS BESOINS 26

SESSION 8 : DEFINITION DES OBJECTIFS DU SEP 29

SESSION 9 : CHOIX DES INDICATEURS DE SEP 31

SESSION 10 : CHOIX DES METHODES DE COLLECTE DʼINFORMATION 35

SESSION 11 : COLLECTE ET ANALYSE DES INFORMATIONS 37

SESSION 12 : MISE EN ŒUVRE DES CHANGEMENTS 45

SESSION 13 : GESTION ET CONSOLIDATION DU SYSTEME SEP 47

SESSION 14 : SUIVI ET EVALUATION DE LA MISE EN ŒUVRE DU SEP 49


FEC Fiche d’Evaluation par la Communauté

FIDA Fonds International de Développement Agricole

FRAO Fondation Rurale de l’Afrique de l’Ouest

IED Afrique Innovation, Environnement et Développement en Afrique

IMF Institution de Micro-Finance

INDH Initiative Nationale de Développement Humain

IOV Indicateur Objectivement Vérifiable

MARP Méthode Active de Recherche et de Planification Participative

MPER Micro et Petites Entreprises Rurales

OP Organisation de Producteurs

PIS Prestataires en Information et Sensibilisation

PROMER Projet de promotion des Micro-Entreprises Rurales

SEP Suivi-Evaluation Participatif

SEPO Succès, Echecs, Potentialités, Obstacles

SSE Système de Suivi-Evaluation

SYGRI Système de Gestion des Résultats et de l’Impact

UGP Unité de Gestion du Projet

MPER Micro et Petites Entreprises Rurales

SAFIR Service d’Appui à la Finance Rurale

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SIGLES ET ABREVIATIONS


AVANT PROPOS

Ce guide simplifié est destiné aux facilitateurs ayant suivi la formation de formateurs tenue àToubab Dialao, Sénégal en Avril 2008. Ces formateurs seront appelés ensuite à former certainsresponsables de Suivi-Evaluation des projets FIDA dans le Suivi-Evaluation Participatif (SEP).

Ces compétences devraient ensuite permettre à ces derniers d’appuyer les bénéficiaires de leursinterventions à mettre en place un système de Suivi-Evaluation participatif. Il en résulte ainsi que cesont les communautés à la base qui constituent les bénéficiaires ultimes de ce processus derenforcement de capacité. C’est la raison pour laquelle, le contenu de ce guide a été simplifié ; l’accentétant essentiellement mis sur les aspects qui présentent un intérêt pratique pour la mise en place dusystème SEP au niveau local. Bien évidemment les facilitateurs sont fortement encouragés à l’enrichiren puisant dans leurs propres expériences ou à travers la recherche documentaire.

Par ailleurs, la conception du contenu de la formation et du guide s’appuie sur deux postulats de base.

Le premier est que les formateurs sélectionnés disposent d’une bonne maîtrise des outils de rechercheparticipative (MARP, Diagnostic Participatif) pour pouvoir adapter et/ou enrichir les outils proposés. Ledeuxième postulat est que les formateurs ont une certaine expérience dans l’animation pédagogique.Le document permet aux formateurs d’avoir des éléments de base pour préparer le personnel desprojets concernés à accompagner les communautés dans la mise en place d’un système SEP.

Le document est organisé de manière à donner des orientations (pédagogiques) sur la conduite dessessions de formation et de contenu sur le processus de mise en oeuvre du système SEP. Ainsi chaquesession est structurée autour de deux fiches.

La première fiche (appelée, par convention, fiche pédagogique) propose une démarche pédagogiquepour l’animation de la session. Pour bien appliquer ces indications pédagogiques il faut s’assurer quetoute la logistique nécessaire (y compris la disponibilité des salles pour les travaux de groupe) est réunie.Les propositions pédagogiques sont indicatives. Les facilitateurs peuvent les modifier pour les adapterau contexte de chaque session. Ils peuvent également les remplacer par d’autres techniques jugéesplus opportunes. Chaque session porte un numéro.

La deuxième fiche (appelée fiche de contenu) propose un résumé de contenu auquel peut se référer lefacilitateur pour apporter des compléments d’information. Bien évidemment, ces fiches n’ont pas laprétention d’être exhaustives. Il est donc fortement recommandé aux facilitateurs de les enrichir à partirde leur propre recherche et de la documentation complémentaire qui serait en leur possession.

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1. Objectifs de la session

• Informer les participants du contexte de l’atelier• Décliner l’identité des participants• Déterminer les objectifs de l’atelier• Définir les principes de gestion de l’atelier• Définir les règles de travail (contrat de groupe)

2. Technique proposée : Interaction, brainstorming

3. Matériel et équipement nécessaires :

Papier padex, tableau padex, marqueurs de différentes couleurs, scotch mural, fiches cartonnées dedifférentes couleurs

4. Durée totale de la session : 60 mn

5. Progression pédagogique

Introduction : présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étape

ou séquence

• Avant l’arrivée et l’installation des participants, le facilitateur doit vérifier l’état depréparation de la salle, le dispositif pédagogique d’animation et les équipementsinstallés la veille.

• La salle doit être disposée en U ou en quinconce selon l’espace disponible.• Les tables doivent être mobiles pour l’organisation de travaux de groupes.• L’ordre des interventions est précisé avant l’ouverture.

Expression des attentes :

• Donner trois fiches cartonnées à chaque participant pour qu’il exprime ses attentesvis-à-vis de l’atelier (ex : acquis à consolider, contraintes/difficultés à lever, besoins à combler.

• Puis, les fiches sont ramassées, analysées et classées par catégorie.• Ces attentes sont analysées au regard des objectifs prédéfinis par les organisateurs.• L’agenda de l’atelier est soumis aux participants, discuté et adopté.• Le projet de contrat de groupe est présenté aux participants, amendé et validé(Fiche de contenu 1a)

6. Apport d’information par le facilitateur

Le facilitateur présente l’approche de l’apprentissage basé sur l’expérience qui va guider la démarchepédagogique d’animation (Fiche de contenu 1b). La synthèse de la session est faite

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SESSION 1 INTRODUCTION A L’ATELIER

FICHE PEDAGOGIQUE 1

PRINCIPES ET PROTOCOLE PEDAGOGIQUE


1. Contrat de groupe

• Eteindre ou mettre les portables sous mode vibreur• Répondre aux appels téléphoniques à l’extérieur de la salle• Solliciter la parole avant d’intervenir• S’écouter mutuellement• Eviter de répéter ce que les autres ont dit• Rester concis pour une gestion efficace du temps• Limiter les mouvements de sortie et d’entrée

2. Principe de l’atelier

• Apprentissage basé sur l’expérience• Laisser s’exprimer l’expertise des participants• Diversifier les interventions• Progresser ensemble dans un cadre consensuel

3. Organisation des séances de discussion

• Echanges et discussions sur des points saillants• Diversifier les techniques pédagogiques• Production d’idées ou formation d’expériences à mettre sur fiche cartonnée• Plénière pour présentation des résultats et analyse collective• Désignation d’un rapporteur par jour

4. Gestion des travaux de groupe

• Réflexion individuelle basée sur l’expérience vécue• Mise en commun• Mettre les idées retenues sur fiche cartonnée• Une idée par fiche• Ecrire gros de préférence, en caractère d’imprimerie

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FICHE DE CONTENU 1A


Etape 1 : Partage de l’expérience du participant ( ou d’une expérience similaire)

Le facilitateur peut utiliser différents outils ou techniques comme les études de cas, la simulation ou lesjeux de rôles, les travaux de groupes, la projection d’un documentaire pédagogique, le brainstormingdurant lequel les participants parlent de leurs expériences, etc. Il faut toutefois souligner que quelquesoit la technique qui sera utilisée par le facilitateur une préparation préalable est indispensable.Celle-ci peut prendre beaucoup de temps. Par exemple si le facilitateur veut utiliser des études de cas,il doit collecter les informations et les organiser bien avant la formation. Il peut utiliser des études decas déjà préparés mais il doit lui-même bien les étudier pour être en mesure de répondre aux questionsque les participants lui poseraient éventuellement. S’il veut introduire un exercice de jeux de rôles, ildoit préparer à l’avance son scénario avec une bonne définition des différents rôles, la définition desprofils adaptés pour jouer les différents rôles, etc.

Etape 2 : Réflexion, conceptualisation

Après la présentation de l’expérience, le facilitateur amène les participants à partager leurs réflexionssur cette expérience. Pour bien organiser les discussions, le facilitateur prépare au préalable un certainnombre de questions clés ? Par exemple : quelles sont les principales observations ? Comment lesexpliquent-ils ? quelles sont les leçons ? etc. Toutes les idées sont notées au fur et à mesure sur untableau ou dans des fiches à coller sur un panneau préalablement préparé.

Etape 3 : Conclusions, généralisation

C’est durant cette troisième étape que le facilitateur établit le lien entre les analyses faites par lesparticipants et les concepts ou la théorie qu’il veut introduire. Il profitera de ce moment pour introduiretoute autre idée ou concept qui n’ont pas été évoqués par les participants. On se rendra compte quel’essentiel des concepts que le facilitateur veut introduire dans cette session auront été mentionnés parles participants. Cette étape constitue donc une occasion pour le facilitateur pour montrer auxparticipants qu’ils ont déjà un vécu et une expérience par rapport à ces concepts ; le rôle du facilitateurayant surtout été de les appuyer afin qu’ils extériorisent ce savoir. En somme les aider à découvrir lesavoir qui est caché en chacun d’entre eux. Cette approche a un autre avantage car elle permet demettre en confiance le participant, car peu de place est donnée aux exposés théoriques.

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FICHE DE CONTENU 1B


Application

La dernière étape est celle de l’application pratique de ces nouveaux concepts. Généralement cetteapplication se fait après la formation lorsque le participant retournera dans son environnement de travail.

On voit donc toute l’importance de l’évaluation de l’application de la formation. Cette évaluation estgénéralement effectuée par la structure d’appartenance de la personne formée. Mais l’introduction d’uneétape d’application pratique dans la formation permet aux participants de tester certains conceptsintroduits.

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FICHE DE CONTENU 1C

Expérience

Réflexion

Conclusion Générale

Application



• S’assurer que tous les participants ont une connaissance de base des principes, techniques, outilset conditions d’une approche participative• Donner éventuellement des informations complémentaires aux participants

2. Technique proposée :

• Projection de film sur les méthodes participatives• Brainstorming ou autre technique

3. Matériel et équipement : Matériel de projection audio-visuelle, tableau et papier padex

4. Durée de la session : 60 minutes


Introduction : Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étape

ou séquence

• Pour les participants• Après la discussion sur la participation, faire remplir la grille sur l’effectivité de la participation (fichede contenu 2A) pour échanger• Avant la projection du film, le facilitateur informe les participants qu’ils doivent prendre note sur lesdifférentes parties (les principes, les outils, les recommandations, etc.)• Projeter la première partie du film sur les principes de la communication et l’introduction à la MARP• Après la projection, ouvrir une discussion en plénière pour demander aux participants de partagerles points essentiels qu’ils ont retenus. Il faudra procéder par thème abordé pour faciliter lesdiscussions et l’organisation de l’information• Demander à un des participants de noter sur le tableau padex les idées au fur et à mesure qu’ellessont données• Lorsque la discussion portera sur les outils, demander aux participants s’ils ont tous une bonneconnaissance de ces outils et/ou s’ils en connaissent d’autres (à noter sur le tableau)• A la fin de la discussion, le facilitateur pourra indiquer des sources de documentation pour esparticipants qui ont besoin d’un complément de formation. Pour cela, il serait utile, qu’il prépare avantl’atelier, une petite documentation à distribuer.• Après la discussion sur la participation, faire remplir la grille sur l’effectivité de la participation (fichede contenu 2A) pour échanger.


Si le facilitateur ne dispose pas de film, il peut utiliser une autre technique pédagogique. Par exemple,il peut organiser une session de brainstorming autour des questions clés suivantes :

- Qu’est ce que la participation ?- Quels sont ses principes fondamentaux ?- Quelles conditions sont absolument nécessaires pour sa mise en oeuvre ?.- Quels sont les outils participatifs que vous connaissez ?- Quelles sont les contraintes et difficultés liées à la mise en oeuvre de la participation ?

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SESSION 2BREF APERCU SUR L’APPROCHE

PARTICIPATIVE

FICHE PEDAGOGIQUE 2

Nota : Cette session n’est pas destinée à faire une formation détaillée sur la rechercheparticipative ; la maîtrise des principes, techniques et des outils de l’approche participative faisantnormalement partie des critères de sélection des formateurs. La session a donc pour but le rappelde ces principes, techniques et outils.


Qu’est ce que la participation ?

La participation renvoie à un processus actif dans lequel l’initiative est prise ou «co-prise» par lapopulation, guidée par sa propre pensée et en utilisant des moyens et processus sur lesquels elle n’aaucun contrôle effectif (Guèye,1999).

Par conséquent participer signifie prendre une part active et décisive dans les décisions concernant cequi doit être fait, comment il est fait, le partage des bénéfices, le suivi et l’évaluation.

Sur l’effectivité de la participation dans les projets de développement

Différents projets appliquent différemment les principes de la participation. Certains associent fortementles populations au moment de l’identification des problèmes et de la planification des actions, maisretournent rapidement dans leurs anciennes pratiques au moment de la mise en oeuvre.

D’autres projets définissent leurs priorités et choisissent les actions sans la participation des populationset essaient de se « rattraper » en donnant quelques responsabilités aux bénéficiaires.

D’autres encore se limitent à l’implication des populations dans la phase de suivi et l’évaluation.

Bien évidemment aucune de ces trois situations n’est à encourager car la participation des bénéficiairesdoit être continue à toutes les étapes du cycle de vie d’un programme.

Question : Comment appréciez-vous l’effectivité de la participation dans votre projet ?

13


PARTICIPATIVE

FICHE DE CONTENU 2A

SUR LA PARTICIPATION

Faible

Planification

Mise en oeuvre

Suivi-évaluation

Moyenne Elevée

Facteurs internes auprojet favorisant laparticipation des

populations

Contraintes et limitesinternes au projet et

limitant la participationdes populations


Conditions de la participation

Pour qu’il y ait participation effective, les trois conditions suivantes doivent être simultanément remplies:

1. Tous les groupes en particulier ceux dits vulnérables doivent être présents

2. Cette participation ne doit pas se limiter à une présence physique au moment où lesdécisions sont prises ; elle doit plutôt se traduire par une influence effective sur lesdécisions et sur le contrôle de leur mise en oeuvre

3. Elle ne doit pas se limiter à une étape donnée du cycle du projet mais doit être effectiveà toutes les étapes.

Quelques principes à respecter ?

• L’adoption d’une approche interdisciplinaire pour une meilleure prise en compte de la diversité dessituations et des perspectives dans l’analyse des situations locales. Mais l’interdisciplinarité supposel’intégration dans l’équipe de personnes ressources issues de la communauté.

• La valorisation du savoir et des capacités locales dans l’analyse des problèmes et le choix dessolutions. La mise en place du SEP offre une bonne opportunité de mise en application de ce principecar les bénéficiaires deviennent les principaux acteurs du système tandis que l’animateur joue plutôtle rôle de facilitateur.

• L’adoption d’une démarche itérative, ce qui permet de mieux articuler la réflexion et l’action etd’appliquer immédiatement sur le terrain les idées générées par la réflexion collective et la rechercheaction.

• L’adoption par les agents des projets d’attitudes et de comportements qui reconnaissent la positioncentrale des populations dans le processus d’analyse, de planification, de mise en oeuvre et suivi etévaluation, et être disposés à entrer dans une relation de partenariat et d’apprentissage mutuel avecles populations.

• L’accent à mettre sur les outils de visualisation qui facilitent la communication et la participation detout le monde y compris ceux qui ne peuvent pas lire et écrire.

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PARTICIPATIVE

FICHE DE CONTENU 2B



• Définir les notions de suivi, évaluation et suivi-évaluation participatif• Identifier les principales caractéristiques du suivi-évaluation participatif• Analyser les différences entre le SEP et le suivi-évaluation conventionnel

2. Technique proposée : Travaux de groupes

3. Matériel et équipement nécessaires : papier Kraft, marqueurs en nombre suffisant,fiches de différentes couleurs



Introduction :

Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étape ou séquence

• Constituer des groupes de 5 à 7 personnes• Donner à chaque groupe 5 fiches de même couleur• Poser la question focale suivante : «Quelles sont les principales caractéristiques dusuivi- évaluation participatif ?»

• Donner 10 minutes aux groupes pour identifier les principales caractéristiques du suivi et de l’évaluation participatifs

• Préparer un espace (papier kraft collé sur le mur, tableaux, etc.).• Demander aux rapporteurs des différents groupes de présenter les résultats de leurréflexion

• Procéder au classement des fiches en regroupant celles se rapportant à la même idée pouravoir des nuages d’idées forces (demander à un participant de faire ce classement)

• Tirer une synthèse sur les principales caractéristiques du suivi et évaluation participatifs• Amener les participants à identifier les similitudes et les différences dans les définitions età proposer une définition de synthèse (5 minutes).

• La définition retenue est transcrite sur papier padex et affichée dans la salle

6. Apport d’informations complémentaires du facilitateur

Le facilitateur peut, au besoin, apporter un complément d’information, mais si les définitions proposéesprennent en compte l’essentiel des éléments contenus dans la Fiche de contenu N° 3, il est recommandéqu’il mette l’accent sur la qualité des définitions proposées

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SESSION 3INTRODUCTION AU


FICHE PEDAGOGIQUE 3


Introduction au SEP : Définition de concepts

Les Concepts de base (quelques définitions tirées de la formation)

Le Suivi :

• Examen exhaustif et régulier de ressources, réalisations et résultats de l’intervention. Démarcheconsistant à s’assurer que les activités planifiées ont été réalisées,• Processus systématique et continu de collecte d’informations sur un programme ou une activitépour observer les changements intervenus et proposer des mesures pour guider les décisions àprendre

L’Evaluation :

• Jugement ponctuel sur les processus de programme,• Appréciation du niveau d’atteinte des résultats en fin de projet,• Jugement sur la valeur d’une intervention par référence à des critères et normes,• Réflexion autour de l’adéquation entre actions menées et objectifs de départ• Action de porter un jugement tel que le degré d’atteinte des objectifs (efficacité) d’un programmeou d’une activité, la comparaison entre les résultats et les coûts (efficience), ou les changementsdurables produits (impact). L’objectif de départ peut être formatif pour aider le programme à améliorerses performances. Par contre d’autres évaluations peuvent conduire à prendre des décisions plusradicales : continuer ou arrêter (évaluation sommative)

Le suivi-évaluation Participatif

• Processus continu et régulier qui implique activement les parties prenantes dans toutes les étapesde collecte, d’analyse et d’utilisation de l’information sur une intervention en vue d’en apprécier lesprocessus et les résultats et de formuler des recommandations (renseigner sur la prise desdécisions).• C’est un processus d’accompagnement de l’exécution d’un projet/programme de développementpar les communautés de base et les parties prenantes qui renforce l’appropriation, la responsabilitémutuelle, la transparence et la connaissance des interrelations entre les résultats, les facteurs demise en oeuvre et l’environnement.

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FICHE DE CONTENU 3A

INTRODUCTION AU SEP : DEFINITION DE CONCEPTS

Différences entre suivi-évaluation conventionnel et SEP

Les bénéficiaires avec les agents des projets ou du programme et les autres acteurs

Source : Guèye, B

SUIVI-EVALUATIONCONVENTIONNEL (SEC)

SUIVI-EVALUATIONPARTICIPATIF (SEP)

Qui conçoit le système ? Généralement les projetsou programmes

Généralement les agentsdu projet

Les populations participentactivement à l’analyse

La diversité des points de vue estmise en exergue

Faible, indicateurs et outilsde collecte standardisés Processus itératif

Indicateurs souvent choisisaudépart du projet etrestent généralement fixes

Plus souvent des critères que desindicateurs et qui sont revus au fur et à mesure

Quand sélectionner les indicateurs ?

Qui analyse l’information ?

Quels types d’informations ? Essentiellement quantitatives Rôle central de l’analyse qualitative

Faible, uniformisation

Degré de flexibilité

Prise en compte des différentesperspectives


Importance du SEP

• Le SEP contribue à l’amélioration de la transparence dans la gestion des programmesappuyés grâce au contrôle direct et continu effectué par les bénéficiaires sur les décisionsprises concernant l’allocation des ressources et la définition des priorités.

• Parallèlement, il contribue à créer le réflexe de rendre compte et le sentiment deresponsabilité envers les bénéficiaires

• Il renforce la pertinence des programmes et la performance des actions initiées grâce àune plus forte participation des populations dans la définition des priorités et dans le suivide leur mise en oeuvre.

• Il renforce, chez les bénéficiaires le sentiment d’appropriation des actions initiées ; ce quipeut stimuler leur plus grande participation.

• Grâce à l’amélioration de la transparence dans les décisions, la confiance entrebénéficiaires et agents chargés de mettre en oeuvre les programmes est renforcée

• Il renforce les capacités de négociation, de planification et d’organisation des populations.

La mise en oeuvre effective du SEP permet d’améliorer considérablement la performance desprogrammes et la création d’impacts plus durables.

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FICHE DE CONTENU 3B

INTRODUCTION AU SEP : DEFINITION DE CONCEPTS



Montrer l’importance du Suivi-Evaluation Participatif pour les projets FIDA

2. Technique proposée : travaux de groupes, plénières

3. Matériel et équipement nécessaires :

papier et tableau padex, scotch, marqueurs, vidéo-projecteur, ordinateurs portables, salle bienéclairée, salles de travaux de groupes

4. Durée de la session : 90 mn



ou séquence

• Le facilitateur introduit les travaux de groupes :

• Diviser les participants en 2 groupes ;

• Présenter la question focale ci-dessous à laquelle les participants doivent apporter uneréponse: «Quelles améliorations l’adoption du SEP pourrait-elle apporter au

système de suivi-évaluation actuelle ment mis en oeuvre par les projets FIDA»?

• Accorder 40 min aux groupes

• Demander aux différents groupes de présenter les résultats de leurs réflexions ;

• Ouvrir les discussions en demandant aux intervenants de mettre l’accent sur lescontributions qui peuvent enrichir les propositions des groupes


Le facilitateur tire les principales leçons en s’inspirant de la Fiche de contenu N° 4.

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SESSION 4IMPORTANCE DU SEP POUR

LES PROJETS FIDA

FICHE PEDAGOGIQUE 4


1. Objectifs

Le SEP contribue à satisfaire les besoins relatifs aux fonctions essentielles dans la vie d’un projet :• une bonne planification des activités,

• un suivi des résultats et,

• une mesure de l’impact du projet.

Ces trois fonctions structurent l’architecture du système :• La planification

• Le suivi des résultats

• La mesure de l’impact

La mise en oeuvre de ces fonctions facilite la supervision, l’évaluation à mi-parcours et l’évaluation finaledu projet.

2. Cas pratiques du PROMER

Pourquoi donc un Système de Suivi Evaluation Participatif (SEP) ?

L’objectif de l’approche participative dans un système de suivi-évaluation est de garantir :• L’appropriation des résultats par l’ensemble des acteurs du projet, et particulièrement lesbénéficiaires directs pour donner plus d’effets et d’impacts• Impliquer ces acteurs (les MPER, prestataires de services non financiers d’appui, les partenairesprivilégiés) autant que les autres acteurs dans la collecte et l’analyse des résultats.• Faciliter l’interaction, le développement de la synergie et de la cohérence dans la mise en oeuvredes activités de l’ensemble du programme du FIDA. Elle tiendra donc compte des niveaux acteurs,projets et programme FIDA au Sénégal.• Prendre en compte la spécificité des résultats et de leurs indicateurs pour les différentes catégoriesd’acteurs• Permettre aux bénéficiaires directs de générer et de participer à la collecte des données etinformations sur l’avancement du projet et la réalisation des résultats.

La mise en oeuvre de l’approche participative dans le système de suivi-évaluation

Au regard du besoin de collecte des données relatives aux indicateurs, les acteurs du système peuventêtre classés en deux grands groupes ci-après :

• les analphabètes (la majorité des responsables de MER, les porteurs d’initiatives individuelles);

• les alphabétisés (les autres acteurs)

Le système de collecte doit donc être adapté à la situation spécifique des acteurs, voire différencié entenant compte de la cible analphabète, notamment au niveau des MPER, sans altérer la qualité desdonnées.Il est donc important que des supports de collecte des données appropriées soient mis à la dispositiondes bénéficiaires analphabètes pour leur permettre de suivre et d’évaluer leurs activités et résultats.

Ce système, quelle que soit sa simplicité, est à soutenir par un processus de renforcement de capacitésdans la collecte et l’analyse des résultats. Ce processus de renforcement de capacités sera continu etitératif afin de mieux s’adapter au système de suivi évaluation.

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LES PROJETS FIDA

FICHE DE CONTENU 4


Les principaux acteurs du SSE aux échelles Antenne et Locale.

A l’échelle antenne

Deux acteurs du SSE sont présents à cette échelle : les organisations professionnelles et les chambresconsulaires.

L’antenne représente l’UGP et, à ce titre, constitue un niveau de pilotage opérationnel du projet.

Pour ce faire, elle est fortement impliquée dans la conception et la mise en oeuvre du SSE à travers :• la validation des supports et méthodes du SSE ;• la collecte, la consolidation des données du SSE ;• l’exploitation des produits du SSE pour le pilotage (Tableaux de bord) ;• la transmission des données au niveau de l’UGP ;• l’appui aux acteurs du SSE à l’échelle de l’antenne.

Ce sont les mêmes activités qui seront exécutées par le SAFIR pour ce qui concerne la composante B.

Les OP et Chambres consulaires

Les organisations professionnelles (OP) et les chambres consulaires dont les MPER sont membres,fourniront les données sur les appuis reçus et fournis aux MPER dans le cadre du projet.

A l’échelle locale

A cette échelle, deux acteurs principaux sont présents, les prestataires d’appui et les MPER qui sontles principales cibles du projet

Les prestataires d’appui

Deux catégories de prestataires sont présentes dans le projet : les prestataires en information etsensibilisation (PIS), les prestataires de services non financiers, généralistes ou spécialisés.Ces prestataires de services aux MPER sont impliqués dans la collecte, l’analyse et l’exploitation desdonnées relatives aux services qu’ils fournissent aux MPER ; ces données sont ensuite transmises viales antennes au responsable suivi-évaluation de l’UGP.

Les MPER (micro, et petites entreprises), AGR et PIE en milieu rural,

Ces MPER expriment leurs besoins en appui qu’elles reçoivent des différents prestataires d’appui etdes IMF ; elles fournissent les données relatives à ces appuis par le biais de ces différents prestataires.A ce niveau, la nature des bénéficiaires (entreprise) rend fondamentaux la collecte, le traitement etl’exploitation des données aux fins d’une meilleure gestion afin de maximiser les bénéfices.

Le cadre logique

Le cadre logique constitue la principale source pour les indicateurs du système de suivi-évaluation. Ilaide à définir plus clairement les objectifs du projet, et à déterminer les liens de causalité escomptés -la « logique du programme » - entre les divers éléments de la chaîne des évènements devant conduireà l’obtention des résultats : Apports des ressources, modalités de mise en oeuvre, produits, résultats etimpact.

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LES PROJETS FIDA

FICHE DE CONTENU 4


Dans ce cadre logique, les indicateurs objectivement vérifiables sont les principaux outils de suivi duprogrès réalisés dans le sens de l’accomplissement des objectifs. La hiérarchie des indicateurs suitcelle des objectifs : quelques indicateurs permettent de mesurer les résultats atteints par le projet et leseffets prévus, pendant que d’autres indicateurs s’intéressent à la mesure des objectifs spécifiques.

Les mécanismes de suivi précisent les sources de données et les systèmes de publication qui serontutilisés pour vérifier l’état de chaque indicateur. Ils doivent montrer ce qui est accompli en termesd’intrants, de résultats, des objectifs spécifiques et de l’objectif global. Les mécanismes de suivi et lesystème d’information doivent fournir la preuve que les objectifs ont été atteints.Le cadre directeur pour un système de gestion des résultats et de l’impact (SYGRI) fait obligation auxsystèmes de suivi-évaluation des projets financés par le FIDA de renseigner un certain nombred’indicateurs clefs ; ceux-ci ne sont cependant pas exclusifs, une gamme plus large d’indicateurs (IOVdu cadre logique) continue d’être renseignée par les SSE, gamme dans laquelle, les indicateurs derésultats de premier, second niveau et d’impact du SYGRI prennent une place importante.

Le rapport d’identification présente le cadre logique avec les indicateurs par niveau d’objectifs (Objectifgénéral, objectifs spécifiques) mais également les indicateurs de résultat par composante.

21


LES PROJETS FIDA

FICHE DE CONTENU 4



Identifier les principales étapes à suivre pour mettre en place un système de SEP axé sur les résultats.

2. Technique proposée : travaux de groupes, jeux de rôles, plénière

3. Matériel et équipement nécessaires: Papier et tableau padex, scotch, markers, video-projecteur,ordinateurs portables, salle bien éclairée, salles de travaux de groupes

4. Durée de la session : 90min


Introduction

Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étape ou séquence

• Diviser les participants en groupes de 5 à 6 personnes, tout en veillant à faire tourner la compositiondes groupes de sorte à éviter d’avoir tout le temps les mêmes personnes dans les mêmes groupes

• Donner à chaque groupe un jeu de 10 fiches

• Expliquer aux groupes qu’ils auront à identifier les principales étapes qui, selon eux, doivent êtresuivies pour mettre en place un système de suivi-évaluation participatif. Ils disposent d’un maximumde 10 fiches. Le nombre d’étapes ne doit pas dépasser 10 mais peut être inférieur à 10.

• Ils disposent de 15 minutes pour discuter et identifier les principales étapes du SEP

• Préparer un espace (papier kraft collé sur le mur, tableaux ZOPP, etc.).

• Au terme du temps imparti, demander aux rapporteurs des différents groupes de présenter lesfiches sur les étapes du SEP

• Choisir un participant volontaire pour procéder au classement des fiches en regroupant celles serapportant à la même étape pour avoir des nuages d’idées forces

• Ouvrir une discussion pour permettre aux participants de tirer une synthèse sur les principalesétapes

• Les principales étapes sont transcrites sur un papier Padex


A ce stade, le facilitateur peut au besoin apporter un complément d’information. Sur la base de la Fichede contenu N° 5, il doit voir s’il y a des étapes clés manquantes. Le cas échéant, il peut encore susciterune réflexion par les participants pour les amener à identifier l’étape ou les étapes manquantes.

22

SESSION 5 LES ETAPES DU PROCESSUS SEP

FICHE PEDAGOGIQUE 5


SESSION 5 LES ETAPES DU PROCESSUS SEP

FICHE DE CONTENU 5

LES ETAPES DU PROCESSUS SEP

Décider de mettreen place le système

1

2

3

4

5

6

7

GESTION ETCONSOLIDATION

DU SYSTÈMESEP

Mettre en œuvre lesactions de changement

Collecter etanalyser les données

Choisir les méthodeset outils de collecte

des informations

Identifierles acteurs

Définir les Attenteset objectifs

Identifier les Critères et indicateurs

Bara Guèye : Introduction au suivi-évaluation participatif



• Donner aux participants des informations, suggestions relatives à la mise en place d’un SEP• Partager des outils d’analyse dans le processus de mise en place d’un système de suivi évaluation• Donner éventuellement des orientations méthodologiques complémentaires aux participants

2. Technique proposée : brainstorming

3. Matériel et équipement nécessaires : fiches, papier et tableaux padex, markers, scotch,




ou séquence

• Organiser un brainstorming à partir des questions focales suivantes :Dans le contexte spécifique de votre projet ou organisation, quels sont les raisons ou facteurs quiont motivé la décision de mettre en place un système SEP ?Quelles sont les contraintes et opportunités à la mise en place du SEP dans vos projets

• Les réponses sont notées sur fiches cartonnées puis organisées et discutées

• Puis, le facilitateur présente la fiche de contenu N° 7

• Il demande aux représentants des différents projets participant à l’atelier de remplir la fiche aide-mémoire 7 (si un projet est représenté par plusieurs personnes, elles constituent un groupe).

• A la fin de cet exercice, les groupes présentent leurs résultats.

• Ces résultats sont discutés


A la fin des discussions, le facilitateur invite les participants à faire des suggestions et à tirer desconclusions en se référant à la Fiche de contenu N° 6.

24

SESSION 6MISE EN PLACE D’UN

SYSTEME DE SEP

FICHE PEDAGOGIQUE 6


SESSION 6MISE EN PLACE D’UN

SYSTEME DE SEP

FICHE DE CONTINU 6

Etape 1 : DECIDER DE METTRE EN PLACE LE SYSTEME DE SUIVI

FICHE D’ANALYSE DES CONDITIONS DU SEP DANS LES PROJETS FIDA

Quelles conditions/préalables

institutionnelles nécessaires pour la mise

en oeuvre réussie du SEP ?

Le SEP est perçu comme un besoinorganisationnel par le projet

Au sein du projet FIDA concerné, il existe unsystème décentralisé de décisions quipermettra une prise en compte des résultatsissus de l’application du SEP par lescommunautés

Tous les membres du projet ont uneperception claire des changements d’attitudesqu’implique le SEP et sont prêts à ceschangements

La participation est perçue comme unprocessus démocratique et non extractif

Une bonne identification des groupes qui ontle plus besoin du système a été faite

Il existe un contexte institutionnel qui facilite laparticipation communautaire

Il existe de bons facilitateurs au sein du projet,qui peuvent accompagner les communautés

Existence dans la communauté de personnes(animateurs, facilitateurs communautaires) quipourront à terme assurer l’animation duprocessus

Facteurs

favorables

Facteurs

défavorables

En fonction de la

réponse, quelles

mesures faut-il

prendre ?



• Doter les participants des outils et des aptitudes nécessaires pour l’identification des acteurs

2. Technique proposée : jeu de rôles, brainstorming, exposé, travaux de groupe,

3. Matériel et équipement nécessaires : papier Kraft, markers en nombre suffisant, fiches dedifférentes couleurs

4. Durée de la session : 90mn



ou séquence

• Diviser les participants en groupes de 5 à 6 personnes, tout en veillant à faire tourner la compositiondes groupes de sorte à éviter d’avoir tout le temps les mêmes personnes dans les mêmes groupes• Donner à chaque groupe un jeu de 10 fiches• Choisir 2 à 3 projets FIDA dont les représentants à la formation joueront le rôle de personnesressources. Il est recommandé de choisir (si possible) des projets intervenant dans des secteursdifférents ou ayant des composantes différentes.• Répartir équitablement le reste du groupe entre les projets choisis (travaux de groupe)• L’exercice consiste à identifier les acteurs clés qui affectent ou sont affectés par le projet : Laquestion focale « quels sont les différents acteurs qui sont affectés par le projet ou qui ont uneinfluence directe ou indirecte sur son fonctionnement ? » (brainstorming)• Donner 10 minutes pour établir la liste des acteurs• A ce stade, le facilitateur introduit la grille d’analyse des acteurs (voir Fiche de contenu N°7)• Après la présentation de l’outil, il est demandé aux groupes de poursuivre l’exercice en remplissantla grille sur la base de la liste des acteurs identifiés. Durée : 20 minutes• Au terme du temps imparti, demander à chaque rapporteur de groupe de présenter les résultats deson groupe• Ouvrir une discussion sur les différentes présentations. Durée : les 50 mn restantes.• Le facilitateur donne des recommandations conseils sur comment utiliser et valoriser la grille dansle cadre de leur travail

6. Apport d’information par le facilitateur :

En se basant sur la fiche de contenu N° 7, le facilitateur précise qu’il existe d’autres outils d’analysedes acteurs. Il peut ainsi demander aux participants de proposer éventuellement des outils. Ces dernierspeuvent être listés sur un papier padex. Le facilitateur peut demander à ceux qui font des propositionsde préparer des fiches synthétiques de présentation de la démarche d’application de ces outils.Ces fiches pourront être améliorées ou non et distribuées aux participants

Le facilitateur peut aussi présenter la grille intérêt-pouvoir en précisant qu’elle est complémentaire dela grille d’analyse des acteurs présentée. En général, la grille intérêt-pouvoir est appliquée en premierpour classer les acteurs en fonction de leur intérêt et pouvoir. La grille d’analyse des acteurs pourraensuite être appliquée pour mieux comprendre la nature de ces intérêts et pouvoirs.

26

SESSION 7IDENTIFICATION DES ACTEURS

ET ANALYSE DE LEURS BESOINS

FICHE PEDAGOGIQUE 7


Qui sont les acteurs ?

Les acteurs sont ceux qui affectent ou sont affectés par le projet ou le programme sur lequel porte lesuivi-évaluation participatif.

L’identification et l’analyse des acteurs sont une étape importante dans la mise en place du systèmeSEP.

Le SEP est mis en place pour répondre aux préoccupations de ces acteurs, en particulier ceux qui sontdirectement affectés par l’intervention du projet ou programme (bénéficiaires directs et indirects,).Certains acteurs sont plus visibles du fait des positions et rôles qu’ils occupent dans la communauté oudans le projet. Mais, il existe également des acteurs moins visibles, appartenant généralement auxgroupes dits vulnérables et qui sont les plus affectés par les activités mises en oeuvre. Ces groupes,qui constituent les bénéficiaires primaires du projet, doivent jouer un rôle central dans la conception etla gestion du système de SEP.

Il est donc important d’avoir une approche et des outils appropriés pour les identifier et analyser leursintérêts et les attentes qu’ils nourrissent par rapport au projet, le type d’influence qu’ils peuvent exercersur les activités du projet, et les modalités à mettre en place.

Comment conduire l’analyse des acteurs ?

Plusieurs outils existent à cet effet. Parmi ceux-ci, on peut mentionner :

• La grille Intérêt pouvoir

Elle permet de faire une cartographie simple des acteurs en prenant en compte l’intérêt que chacund’eux peut avoir pour le système SEP à mettre en place, ainsi que les influences (positives ou négatives)qu’il peut exercer sur le système. Pour l’appliquer, il s’agit dans un premier temps d’identifier tous lesacteurs du projet et de procéder, dans un deuxième temps, à une typologie en plaçant chaque acteurdans une des 4 cases de la grille, correspondant à son intérêt et l’importance de son influence. Bienévidemment, il faudra, au fur et à mesure, donner les raisons qui justifient un tel classement. A la fin duclassement, il s’agira de réfléchir sur les actions à mener à l’endroit de chacune des 4 catégoriesd’acteurs identifiés pour la réussite du système de SEP à mettre en place.

• La grille d’analyse des acteurs

Elle permet d’identifier les différents acteurs, leur intérêt pour le système, l’influence qu’ils peuvent avoirsur le système, et les actions à prendre pour améliorer leur participation. Comme on le voit, cette grillepermet de produire les mêmes types d’informations que ceux générés par la grille intérêt-pouvoir, laseule différenceétant que la première permet une classification des acteurs.

Les deux grilles se complètent également dans la mesure où la grille d’analyse des acteurs peut êtreutilisée comme support pour organiser l’information générée par la réflexion qui accompagnel’élaboration de la grille intérêt-pouvoir. Mais, pour des besoins de simplicité, on peut également selimiter à l’une des grilles. Car il ne faut pas perdre de vue le fait que ce processus est avant tout destinéaux populations locales et qu’il faut, par conséquent, éviter d’utiliser une batterie d’outils qui rendent leprocessus plus complexe.

27



FICHE DE CONTENU 7

Etape 2 : IDENTIFICATION ET ANALYSE DES ACTEURS

INTERET

POU

VOIR

Faib

le

ÉLEVÉ

ÉLEV

É

Faible




FICHE DE CONTENU 7

GRILLE INTERET-POUVOIR

Les maintenir informés du

déroulement du programme

Des acteurs importants!!

Tout faire pour maintenir ce

groupe dans le processus

Personnes ou groupes vivant dans

la communauté mais pas

directement touchés par le

programme. S’ils sont des

bénéficiaires potentiels, il faut, si

possible, les associer à certaines

actions pour les préparer

Généralement les bénéficiaires clés.

Renforcer leur niveau

d’information et de formation.

Besoin de capacité de

négociation.

Grille d’analyse des acteurs

ActeursQuel est l’intérêtdu SEP pour ce

groupe d’acteur ?

Quelles influencespositives ce

groupepeut-il avoir sur lesystème SEP ?

Quelles influencesnégatives cegroupe peut-il

avoir sur lesystème SEP ?

Commentrenforcer

la participationde ce groupe

d’acteurs



Améliorer la connaissance du SEP des participants pour qu’ils soient mieux aptes à aider les populationsà identifier les objectifs du SEP

2. Technique proposée : Etude de cas, jeux de rôles

3. Matériel et équipement nécessaires : papier Kraft, marqueurs en nombre suffisant, fiches dedifférentes couleurs




ou séquence

• Choisir 2 projets FIDA dont les représentants à la formation vont simuler le rôle des bénéficiairesdirects. Il est recommandé de choisir (si possible) des projets intervenant dans des secteurs différentsou ayant des composantes différentes.• Former autant de groupes que de projets choisis si le nombre de participant le permet.• Expliquer que l’exercice consiste à se mettre à la place des bénéficiaires pour identifier les objectifsde suivi évaluation dans le projet choisi. Les autres membres du groupe doivent veiller à uneformulation claire de l’objectif.Poser la question focale suivante « Que cherche-on à savoir ou suivre à travers notre système desuivi-évaluation participatif ? »• Demander à chaque groupe de formuler deux (2) objectifs au maximum• Donner à chaque groupe un papier padex pour inscrire les objectifs• Au terme du temps imparti, demander à chaque rapporteur de groupe de présenter les objectifsretenus pour le projet FIDA qu’il représente• Ouvrir une discussion sur les différentes présentations. Questions focales pour orienter lesdiscussions :

- Est-ce que les objectifs sont bien formulés ?- S’agit-il effectivement d’objectifs de SEP ?- Si non, quelles autres reformulations proposer ?

6. Apport d’information par le facilitateur : En s’inspirant de la Fiche de contenu N° 8 le facilitateurapporte toute information complémentaire nécessaire sur la formulation des objectifs.

29

SESSION 8 DEFINITION DES OBJECTIFS DU SEP

FICHE PEDAGOGIQUE 8


Définir l’objectif de suivi.

Pour simplifier, l’objectif du SEP précise ce que les principaux bénéficiaires veulent suivre et évaluer.

Qui définit les objectifs de SEP ?

Dans le cadre du SEP, les objectifs sont ceux des principaux bénéficiaires. Le rôle du projet est d’aiderces derniers à identifier les objectifs qu’ils veulent assigner à leur système SEP. Le facilitateur doits’appuyer sur l’analyse des acteurs précédemment menée pour identifier l’ensemble des personnes ougroupes qui doivent participer à l’identification des objectifs.

Quelques règles

• Puisqu’il s’agit d’un système SEP destiné principalement aux communautés, il faut éviter d’êtredogmatique dans la manière dont les objectifs sont formulés.

• Il s’agit plutôt d’amener les populations à présenter clairement leur idée (objectif), peu importe laformule qu’elles utilisent. Par exemple, les populations peuvent formuler leurs objectifs de SEP ainsi:

- nous voulons savoir si les femmes participent effectivement aux réunions de notre groupement;- nous voulons voir si les décisions prises concernant la gestion des ressources financièresallouées au projet sont transparentes,- nous voulons voir si la qualité des services fournis par le projet répond effectivement à nosattentes.

• Veiller à ce que les populations ne choisissent pas beaucoup d’objectifs de SEP. Plus il y ad’objectifs, plus il y’aura d’indicateurs à suivre. Cela rend le système plus complexe et plus difficile àgérer.

• Quand on démarre le SEP pour la première fois, il faut se contenter d’un ou de deux objectifssimples; et au fur et à mesure que les populations maîtrisent le système, de nouveaux objectifspeuvent être ajoutés.

• Par exemple, étant donné la situation actuelle du projet est-ce le suivi de la qualité de service quiest le plus important? Ou alors le SEP de la participation des différents acteurs? Ou encore le SEPde l’atteinte des objectifs du projet?

30

SESSION 8 DEFINITION DES OBJECTIFS DU SEP

FICHE DE CONTENU 8

Etape 3 : DEFINITION DES OBJECTIFS DU SYSTEMESEP A METTRE EN PLACE



• Permettre aux participants de comprendre ce qu’est un indicateur de suivi-évaluation• Définir les principales caractéristiques de l’indicateur• Décrire le processus de définition participative des indicateurs avec les groupes cibles

2. Technique proposée : Brainstorming, Travaux de groupes

3. Matériel et équipement nécessaires : Padex, papier Padex, marqueurs, fiches, vidéo projecteur,ordinateur

4. Durée totale de la session : 90 minutes



ou séquence

• Demander aux participants de se mettre en paire.• Donner 3 fiches à chaque groupe et leur demander de mettre sur chaque fiche un mot clé que décritl’indicateur.• En plénière demander à chaque groupe de désigner un rapporteur pour présenter leurs résultats.• Les fiches sont affichées au fur et à mesure sur un panneau ou sur une large feuille de papier Kraft.• Le facilitateur demande à un participant de regrouper les fiches en grappes homogènes ; chaquegrappe correspondra à un mot clé ou une idée force.• La liste des mots clés est transcrite sur un papier padex.• En se basant sur la Fiche de contenu N° 9, le facilitateur complète au besoin les résultats produits.

Après cela le facilitateur demande de reconstituer les groupes de travail autour des objectifs SEP définisdans la session précédente (session 8).

• Demander aux groupes de définir des indicateurs en relation avec les objectifs définis 9. Demanderaux groupes de présenter leurs résultats.• Demander aux participants de discuter les résultats : question pour guider la discussion : lesindicateurs sont-ils clairement définis ?• Noter les différents commentaires sur papier.• Ensuite demander en plénière : quelles sont les caractéristiques communes aux différents critèresdéfinis?• Les réponses sont notées sur papier padex.


Le facilitateur tire une conclusion sur les principales caractéristiques de l’indicateur

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SESSION 9 CHOIX DES INDICATEURS DE SEP

FICHE PEDAGOGIQUE 9


Qu’est ce qu’un indicateur ?

• Un révélateur,• Un marqueur,• Une unité de mesure,• Un descripteur,• Un simplificateur d’une réalité plus complexe

A quoi sert-il ?

A mesurer les progrès réalisés au cours d’un intervalle de temps donné par rapport à un objectif de suivipréalablement défini. Etant donné que chaque indicateur ne renseigne que sur une partie de l’objectifà suivre, il faudra naturellement plusieurs indicateurs pour chaque objectif. Par exemple, si on veut voirsi les membres d’un groupement participent régulièrement aux réunions, il faudra identifier différentsindicateurs.

Quels sont les types d’indicateurs

Les indicateurs de ressources : concernent le budget alloué à chaque niveau de l’intervention, lesressources humaines mobilisées, etc. La mesure de ces indicateurs nous renseigne sur l’efficiencede l’intervention du projet.Exemple :

• Subventions• Budget annuel• emprunts• Main d’œuvre• Dépenses d’intrants• Etc.

Les indicateurs d’activités : pour réaliser les objectifs du projet, un certain nombre d’activités sontmises en oeuvre. Le système de suivi peut s’intéresser au degré de réalisation de ces activités :

• Réunions• Formations• Visites• Etc.

Les indicateurs de processus : ils portent sur le processus de prise de décisions et permettent demesurer par exemple l’inclusion et/ou la participation des acteurs, la régularité de la tenue desréunions, la régularité des comptes rendus, etc.

• Existence de règles pour rendre compte• Degré de participation des femmes dans les décisions• Fréquence des réunions de compte rendu• Etc.

Les indicateurs de produits : en général, lorsqu’on mène une activité, celle-ci génère un produittangible ou non tangible. Par exemple, à l’issue d’une formation, on peut mesurer le nombre depersonnes formées (produit). Le produit est le résultat immédiat et tangible de la combinaison d’uneressource (dépense) et d’une activité (formation) : produit : nombre de personnes formées

• Personnes formées• Nombre de manuels produits• Nombre de crédits accordés• Etc.

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SESSION 9 CHOIX DES INDICATEURS DU SEP

FICHE DE CONTENU 9

Etape 4 : CHOIX DES INDICATEURS DE SUIVI


• Les indicateurs de résultat renvoient plutôt au comportement. Par exemple quelques mois aprèsla formation on pourra mesurer combien de participants ont mis en application ce qu’ils ont appris.Ou si un projet distribue un équipement (produit) on peut mesurer combien de bénéficiaires utilisentcet équipement.

Des indicateurs de résultats mesurent également la réduction du temps de travail des femmesconsécutive à l’introduction d’une nouvelle activité ou d’un équipement.

• Nombre de personnes qui ont appliqué la formation reçue• Utilisation du crédit obtenu• Nombre de personnes qui utilisent les manuels• Etc.

• Les indicateurs d’impact mesurent les conséquences à long terme d’une intervention, au-delàdes effets immédiats. Toutefois, il est très difficile de mesurer un impact et d’en affecter la cause àun projet donné.

En effet, les impacts sont généralement le produit de plusieurs interventions non liées dans l’espace etdans le temps. C’est la raison pour laquelle, dans le SEP, l’accent est surtout sur les autres niveaux, eten particulier sur les effets.

Quelques principes

• Éviter d’être dogmatique: on peut s’appuyer également sur les critères.• Différents groupes peuvent avoir différents critères ou indicateurs de suivi.• Le processus étant itératif, le nombre et le type d’indicateurs peuvent être réajustés au fur et à mesure.

• Au départ, choisir un nombre limité d’indicateurs pertinents pour favoriser l’apprentissage• C’est important d’avoir un certain équilibre entre les différents niveaux de critères/ indicateurs(associer les critères liés aux activités et d’autres liés au processus).

33


FICHE DE CONTENU 9


• Nbre de personnes qui déclarent être satisfaites• Nombre de personnes qui déclarent être non satisfaites• Etc.

Nous voulons savoir si lesfemmes participenteffectivement aux réunions denotre groupement

• Nombre de réunions tenues• Nombre de personnes qui participent• Nombre de femmes• Nombre de décisions prises

• Types de services offerts• Nombre total de personnes bénéficiaires• Nombre de femmes bénéficiaires• Nombre de quartiers ou village• Nombre de bénéficiaires femmes par quartier/village

Nous voulons voir si la qualitédes services fournis par leprojet répond effectivement ànos attentes

EXEMPLE


Quelles caractéristiques ces différents indicateurs partagent-ils ?

Ils sont :Simples : chaque indicateur renvoie à une seule chose et ne prête pas à ambiguïté

Mesurables : ces indicateurs sont formulés de sorte à les rendre mesurables : ainsi d’une sessionde suivi-évaluation participative à un autre, on peut mesurer les changements opérés

Atteignables/accessibles : Les populations peuvent accéder aux informations nécessaires pourmesurer les changements

Renvoient effectivement à l’objectif (pertinent) : l’indicateur doit mesurer ce qu’il est supposé mesureret non une autre réalité

Temporellement mesurable : lorsqu’on définit une périodicité de suivi, on doit s’assurer qu’ellepermet de constater les évolutions attendues dans la mesure des indicateurs.

Une remarque : la notion de mesure ne renvoie pas nécessairement à des nombres et des quantités.On peut également mesurer des indicateurs moins tangibles comme la perception en utilisant des outilsde mesure adaptés.

Attention : Faire la différence entre le critère et l’indicateur

Le critère renvoie à des valeurs générales acceptées par la communauté et servant de repère aujugement : ex, participation des femmes à la prise de décision, accès des pauvres aux services. Le plussouvent, dans les exercices de SEP, les populations mentionnent d’abord les critères. Le facilitateurdoit pouvoir, à partir de questions d’approfondissement les amener à identifier des indicateurs. Parexemple si le groupe dit qu’il veut évaluer la participation des femmes, le facilitateur peut leur demanderquels sont les éléments de mesure qu’il va utiliser pour cela (nombre de femmes qui participent auxréunions, nombre de femmes dans le bureau, nombre de participations aux réunions, etc.) et quirenvoient aux indicateurs

Quelques étapes pour la définition participative des indicateurs :

• Réunir tous les groupes dont la participation au suivi est nécessaire• Identifier ce que signifie pour chaque groupe, une réussite de l’initiative, ce qui aboutit à descritères• A partir des critères construire des indicateurs soit en plénière, soit en petits groupes• Définir les unités d’analyse et la procédure d’échantillonnage• Les indicateurs sont susceptibles de changer en fonction de l’évolution du projet, du contexte,des partenaires

34


FICHE DE CONTENU 9




Familiariser les participants avec les outils et techniques participatifs de collecte de données de SEPaxé sur les résultats

2. Technique proposée : brainstorming, travaux de groupe, exposé, étude de cas

3. Matériel et équipement nécessaires : papier Kraft, papier padex, marqueurs en nombre suffisant,fiches de différentes couleurs

4. Durée : 65 mn



ou séquence

• Brainstorming sur les outils d’analyse de données en suivi évaluation participatif au niveau desprojets (15mn) « Quels sont les outils d’analyse de données que vous utilisez au niveau desprojets? ».

• La liste des outils est complétée si nécessaire par le formateur/facilitateur (5 mn).

• Les participants sont divisés en petits groupes de 3 à 4 personnes et le facilitateur affecte àchaque groupe 1 ou 2 outils connus des participants.

• Les outils recensés sont analysés du point de vue de leurs conditions d’utilisation (conditionsfavorables, limites) 30mn.

• Les groupes présentent les résultats de leur réflexion (15 mn).


• Insister sur le fait que dans un processus participatif, la collecte et l’analyse des données se fontsimultanément.

• En se basant sur la fiche de contenu n° 10 le facilitateur apporte les compléments d’informationsnécessaires.

Avant de clôturer cette séance, et si disponible, il annonce la présentation de la vidéo sur l’applicationde la Fiche d’Evaluation par la Communauté comme exemple d’outil SEP très adapté pour le suivi desindicateurs qualitatifs.

SESSION 10CHOIX DES METHODES

DE COLLECTE D’INFORMATION

FICHE PEDAGOGIQUE 10


SESSION 10

Il existe plusieurs outils participatifs qui peuvent être utilisés dans le cadre du SEP. Toutefois le choixd’un outil spécifique dépend du système mis en place. En effet l’échelle d’application du SEP, les typesd’acteurs impliqués, les objectifs visés de même que les indicateurs de SEP influencent le choix desoutils. Mais quels que soient les types d’outils choisis, on doit tenir compte d’un principe important àsavoir l’exigence de simplicité du SEP. Dans cette perspective, quelques règles sont à respecter :

• le choix des outils doit être fait en étroite collaboration avec les acteurs locaux chargés de gérer lesystème à mettre en place ;• autant que possible, limiter le nombre d’outils. Plus ils sont nombreux, plus complexe sera lesystème SEP ;• pour faciliter la participation de tout le monde, et rendre l’outil SEP plus convivial, il faut, autant quepossible, favoriser la visualisation. Ce serait une erreur de croire que le recours à la visualisation estuniquement fait pour faciliter l’accès à l’information pour les personnes analphabètes. La visualisationest aujourd’hui devenue une dimension clé de la communication moderne, et elle est de plus en plusprivilégiée pour faciliter l’apprentissage;• pour la visualisation, le choix des illustrations doit être fait par/avec les acteurs eux-mêmes (éviterque ce soit le consultant qui décide des formes d’illustrations) ;• nécessité de traduire les concepts clés en langues locales.

Outil proposé : la Fiche d’Evaluation par la Communauté (FEC).

Avantages de la FEC

• C’est un outil qui permet de prendre en compte de façon intégrée les différentes étapes du SEP• Son application repose sur la participation de tous les groupes• Son application fournit un feedback instantané aux responsables du projet FIDA sur lesperceptions des bénéficiaires sur la qualité des services ainsi que sur les mesures à prendre• Les actions à mettre en oeuvre sont le produit d’une réflexion collective prenant en compte l’avisde tous les acteurs• Elle est simple et accessible à tout le monde car elle s’appuie sur la visualisation• Les informations sont générées à travers des focus groups, ce qui facilite la participation degroupes qui ont des difficultés à s’exprimer dans les discussions de groupes mixtesSource : Guèye, B (INDh, 2008)

La Fiche de contenu N° 11 décrit le processus d’application de la FEC

CHOIX DES METHODES

DE COLLECTE D’INFORMATION

FICHE DE CONTENU 10

ETAPE 5 : CHOIX DES METHODES ET OUTILSDE COLLECTE DES INFORMATIONS


SESSION 11

1 .Objectifs de la session

Doter les participants des aptitudes nécessaires à la collecte des données

2. Technique proposée : Projection de vidéo, travaux de groupes

3. Matériel et équipement nécessaires : vidéo sur l’application de la fiche d’évaluation par lacommunauté, papier Kraft, marqueurs en nombre suffisant, fiches de différentes couleurs




ou séquence

• Introduire le contexte d’application de la vidéo.• Avant de démarrer la projection, demander aux participants, de bien noter les différentes étapes del’application de la FEC (Fiche d’Evaluation par la Communauté).• Après la présentation, ouvrir une session de discussion pour une récapitulation des principalesétapes.• Ensuite le facilitateur propose aux participants d’appliquer la FEC dans l’évaluation de l’applicationde l’approche participative au sein des projets FIDA.• Pour cela, il est proposé de diviser les participants en 2 groupes représentant les agents de terraindes projets FIDA (groupe d’acteurs 1) et les populations bénéficiaires des projets FIDA (grouped’acteurs 2) Choisir un projet FIDA.• Les deux groupes se réunissent dans un premier temps pour identifier les indicateurs qui leurpermettront d’apprécier l’effectivité et la qualité de l’application de l’approche participative par lesprojets FIDA.• Limiter le nombre de critères à 5 au maximum (il s’agit d’un exercice pédagogique).• Suivre les étapes décrites dans la fiche pour la suite de l’exercice.• Après la présentation des résultats les observations méthodologiques sont notées (difficultés,questions, etc.).

6. Apport d’information du facilitateur

• En se basant sur la Fiche de contenu N° 11, le facilitateur essaie d’apporter des réponses auxquestions posées. Il apporte également toutes autres informations nécessaires sur l’application dela fiche,• Il doit toutefois préciser que la FEC a été privilégiée dans le cadre de cette formation, mais il existed’autres outils. Il présente ainsi les exemples d’outils de suivi qui figurent dans la fiche de contenu11. Il peut également demander aux participants de partager d’autres outils qu’ils connaissent ouappliquent. Le facilitateur les liste sur un papier padex

COLLECTE ET ANALYSE

DES INFORMATIONS



SESSION 11

Collecte des informations

Présentation du processus d’application de la fiche d’évaluation

par la communauté (FEC)

Processus d’application de la FEC

• Séance de prise de contact, de connaissance mutuelle, de présentation des objectifs de la visiteet du déroulement de la session. Dans la séance de présentation, insister sur l’importance del’engagement des acteurs locaux comme approche émergente pour renforcer les performancesdes programmes publics mais surtout sur le fait qu’il est important pour les acteurs locaux de sedoter de capacités nécessaires pour pouvoir assurer le suivi et l’évaluation. Un tel mécanismedoit être positivement perçu car, la perception des bénéficiaires des services fournis par leprogramme permet à ses responsables et représentants à la base de disposer des signaux leurpermettant d’améliorer chaque jour la qualité et la performance de leurs services.

• Identifier les principaux groupes d’acteurs clés. Ces groupes sont ceux qui bénéficient desactions du programme, ceux chargés de fournir ces services, ou encore ceux chargés de contrôlerl’exécution, etc. En réalité cette identification a été déjà faite (voir session 8);

• Focus groups : division des membres de l’équipe en sous-groupes homogènes dont le nombreest égal à celui des groupes d’acteurs. Le critère de composition de ces focus groups peut varierd’un système de SEP à un autre ; il peut s’agir de critère lié au genre, à la résidence, aux typesde services reçus, etc.

• Veiller à une bonne répartition des aptitudes, profils et sexes. Un facilitateur sera affecté à chaquegroupe pour aider ce dernier à conduire l’évaluation des indicateurs qui seront identifiés. Il estimportant de s’organiser pour une gestion optimale du temps (modération, rapportage enparticulier).

• Organiser une session de brainstorming regroupant tous les groupes d’acteurs pour discuter etchoisir les indicateurs de suivi-évaluation les plus pertinents. Veiller à ne pas avoir un trop grandnombre d’indicateurs. Dans certains cas, le choix des indicateurs est fait séparément par chaquegroupe d’acteurs. Mais l’avantage d’avoir les mêmes critères réside dans le fait que cela faciliteles comparaisons, les évaluations conduites par les différents portant sur les mêmes aspects ;

• Avant le démarrage de l’étape suivante, et dans le cas où le processus est appliqué pour lapremière fois, le facilitateur aide le groupe à concevoir le support de suivi-évaluation. Celui-ci estconstitué d’une grille adaptée pour les indicateurs de type qualitatif. La grille permet de mesurerdes niveaux de satisfaction par rapport à des services reçus/rendus, la participation des acteurs,la transparence dans la gestion, etc. Ci-dessous, un modèle de fiche d’évaluation.

COLLECTE ET ANALYSE

DES INFORMATIONS

FICHE DE CONTENU 11 A

ETAPE 6 : COLLECTE ET ANALYSE DES INFORMATIONS


SESSION 11

• Sur la base des indicateurs choisis, les différents groupes travaillent séparément pour fairel’évaluation en utilisant la fiche d’évaluation. Au niveau de chaque groupe, bien expliquer leprincipe de l’exercice et les résultats attendus :

- transcription de la grille d’évaluation sur papier padex ;- explication du principe de remplissage de la grille, en particulier, le fait que le vote est individuel(chaque participant devra donner une note pour chaque critère). Il est même préférable quechaque participant enregistre son vote directement dans la grille ;- quel que soit le score affecté, les raisons qui expliquent un tel choix doivent être bienargumentées et notées au fur et à mesure dans la colonne «commentaires» par le facilitateur ;- lorsque tous les scores individuels auront été reportés aux critères correspondants, il faudratransformer ces scores en pourcentage. Les observations les plus importantes sont enregistréesdans la case correspondante (commentaire).

• A la fin du recueil des scores pour l’ensemble des critères d’évaluation, ouvrir une discussionpour recueillir toutes observations supplémentaires sur le résultat final de l’exercice.

• Interface entre acteurs. Cette étape est importante. Elle consiste à réunir les différents groupesd’acteurs pour comparer les analyses respectives. L’exercice ne consiste pas à trouver unconsensus mais à comprendre les facteurs qui expliquent les différences de perception. Il peutêtre articulé autour de questions clés telles que : quelles sont les différences/les similitudesconstatées dans les perceptions et les analyses par les différents groupes ? Comment le groupeélargi interprète-t-il ces différences et/ou similitudes ? Quelles sont les causes de ces différences?Quels sont les changements à introduire? Toutes ces informations devront être soigneusementnotées sur papier padex. Le facilitateur devra ensuite aider le groupe à organiser ces informationsen axes ou thèmes clés.

• Négociation : Sur la base des résultats issus de la session d’interface, les acteurs identifient lesdifférentes actions à mettre en oeuvre pour améliorer la situation.

COLLECTE ET ANALYSE

DES INFORMATIONS

FICHE DE CONTENU 11 B

IndicateurCommentaires : noter les raisons qui justifient les scores affectés

1. Pas satisfait

2. peu satisfait

3.moyenne-ment satisfait 4.satisfait 5. très satisfait

Indicateur Oooooooo (16%)

Ooooooo(14%)

Oooooooooooo(24%)

Ooooooooooo(22%)

Oooooooooooo(24%)

Indicateur

Indicateur

Indicateur

Indicateur

Etc.

Village ou Zone de Projet :Nature de la composante suivie : Groupe d’acteur :


SESSION 11

Passer de l’évaluation au suivi

Pour simplifier, on peut dire que le suivi est une succession régulière de sessions d’évaluation portantsur les mêmes objectifs et indicateurs. Donc dans le processus de suivi, il s’agit de répéter à intervallesréguliers les sessions pour mesurer les différents indicateurs identifiés. Après chaque session, il s’agitd’enregistrer les résultats dans le tableau de suivi (voir modèle ci-dessous). Toutefois, après avoireffectué le report des résultats dans le tableau de suivi, le facilitateur doit amener le groupe à comparerces résultats avec ceux obtenus au cours de la session de suivi précédente. La grille d’analyse deschangements intervenus entre deux sessions peut être utilisée pour collecter les différentes informationsissues de cette analyse.

Suivi-évaluation des indicateurs quantitatifs

Il existe une gamme variée d’outils simples qui peuvent être utilisés dans le suivi des indicateursquantitatifs. Mais étant donné la situation spécifique de chaque système de suivi-évaluation participatif,c’est la créativité et l’innovation des acteurs locaux qui sont sollicitées pour développer des outilsadaptés. Cela présente également l’avantage de faciliter l’appropriation des outils par les populations.C’est pourquoi, il est toujours fortement recommandé aux facilitateurs travaillant avec les communautés,après l’identification des indicateurs d’inviter les acteurs du système à un exercice de création d’outilssimples pour mesurer ces indicateurs en tenant compte de certains principes évoqués précédemmentà savoir la simplicité et le recours à la visualisation pour représenter les indicateurs et les quantités.Ainsi le facilitateur doit éviter dès le départ de proposer ses propres outils. Il doit d’abord amener lespopulations à explorer leur propre potentiel de créativité avant de leur présenter le ou les outils dont ildispose. En effet, il pourrait se passer d’une telle présentation si les populations mettent au point unoutil simple et efficace pour mesurer les indicateurs choisis.

COLLECTE ET ANALYSE

DES INFORMATIONS

FICHE DE CONTENU 11 C


SESSION 11COLLECTE ET ANALYSE

DES INFORMATIONS

FICHE DE CONTENU 11 D

Une sélection de quelques exemples d’outils SEP

Exemple 1 : Fiche de suivi développée par PROMER Sénégal

Type de bénéficiaire Période Période Période

MER porteur d’initiative Nombre d’emplois créés

Nombre d’apprentis

Composante BNombre de prêts reçus

Montant des prêts

Montant remboursé

Composante C

Formations reçues



DES INFORMATIONS

FICHE DE CONTENU 11 E

Exemple 2 : Fiche de suivi de l’utilisation de la main-d’œuvre

Programme CES 2, Burkina Faso.

Cet outil peut être adapté pour servir de support de suivi-évaluation. Pour cela, àla place d’intervalles journaliers, on peut avoir des intervalles plus en conformité

avec les indicateurs choisis (suivi mensuel, trimestriel, etc.).

Activité agricole

Jours de la

semaine

Jour 1

1 symbole

Durée du

travail

Charge de

travail

homme

Charge de

travail

femme

Charge de

travail

enfant

Charge de

travail

externe

Dépense en

espèces pour

travail

rémunéré

Jour 1

1 symbole

Jour 1

1 symbole

Jour 1

1 symbole

Jour 1

1 symbole

Jour 1

1 symbole

Jour 1

1 symbole

Jours detravail plein

Demi journéede travail

Jour de lasemaine

Monnaielocale

LEGENDE

Source : Hien, Fidèle et Ouédraogo, Ali

X W


SESSION 11

Exemple 3 : La roue de l’évaluation appliquée à l’évaluation de la gouvernance locale à Fissel (Sénégal).L’application de cet outil à intervalle régulier pourra permettre au Conseil Rural et aux autres participantsde voir comment évolue l’appréciation des citoyens suite aux actions prises après chaque session deSEP. Cet outil peut être appliqué dans le cadre de n’importe quel projet FIDA pour suivre et évaluerd’autres indicateurs qualitatifs.

COLLECTE ET ANALYSE

DES INFORMATIONS

FICHE DE CONTENU 11 F

Source : Guèye, B (2005)

DOXINU CONSEY RIIRAL

Caytub alal jiLimu jëf yi

Limu ndaje yi

Limu dogal yi

Limu wayjapalé yi

Bookiinu ndawci dogal yi

Dayoobjumtukaayyi

Jaapandik tasukaayi xabaar yi

Jaapandikjumtukaayi tétëlin

Téewayundaw yi cindaje yi

Japandik tënkukaayi dogal yi

Xeeti kom-kom yi

10

10

10

10

10

10

1010

10

10

10

10

10



DES INFORMATIONS

FICHE DE CONTENU 11 G

MODELE DE TABLEAU DE SUIVISession de suivi du : Session de suivi du………. Session de suivi du……….

Critère Pas satisfait

Peu satis-fait

Moyen-nement satisfait

satisfait Très satis-fait

Pas satis-fait

Peu satis-fait


satis-fait

Très satisfait

Pas satis-fait

Peu satis-fait


satis-fait

Très satis-fait

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Indicateur

XXXXXXX

35%

XXXX

20%

XXXX

X 15%

XXxxxx

30%0%

Xxx

15%

Xxx

15%

XXxxxx

30%

XXxxxx

30%

Xx

10%

Indicateur

Indicateur

Indicateur

Indicateur

GRILLE D’ANALYSE DES CHANGEMENTS INTERVENUSENTRE DEUX SESSIONS DE SUIVI

Indicateurs Comparativement à la ses-sion de suivi précédente, l’évaluation de l’indicateur à-t-elle révélé (1) une évolution positive, (2) une évolution négative ou (3) une absence de changement?

Eléments d’explica-tion de l’évolution positive dans l’éva-luation du critère

Eléments d’explica-tion de l’évolution négative dans

l’évaluation ducritère

Quelles actions ?

Indicateurs

Indicateurs

Indicateurs

Indicateurs

Indicateurs


SESSION 12

1. Objectifs

• Informer sur le processus de mise en place des changements

• Echanger avec les participants sur les outils et techniques d’introduction des changements

2. Technique proposée : Travaux de groupe, jeux de rôles

3. Matériel et équipement nécessaires : Padex, papier padex, scotch mural, marqueurs,

4. Durée de la session : 30mn



ou séquence

• Garder les mêmes groupes que ceux de la session précédente

• leur demander de poursuivre l’exercice en identifiant et en planifiant, sur la base des résultatsde l’évaluation, les actions à mettre en oeuvre pour renforcer le degré de prise en compte del’approche participative au sein du projet FIDA

• Présenter l’outil (tableau de planification ci-dessous) qui sera utilisé pour organiser l’information:

• Chaque groupe trace son tableau, le traite et le met sur papier padex

• Les résultats des travaux sont présentés et discutés en plénière

• Le facilitateur apporte au besoin d’autres clarifications ou précisions nécessaires (adopter uneappellation)

6 Apport d’informations du facilitateur :

Le facilitateur s’inspire du contenu de la Fiche de contenu N° 12 pour conclure la session

MISE EN OEUVRE

DES CHANGEMENTS


Quoi ? Par Qui ? Comment ? Quand ? Qui paye?


SESSION 12

MISE EN OEUVRE DES CHANGEMENTS

Passer en revue les différentes actions proposées dans les fiches dans l’étape précédente surl’évaluation des indicateurs. Le facilitateur doit toutefois veiller à ce que les actions retenues répondentà un certain nombre de critères :

• elles doivent être réalistes et réalisables dans des limites de temps raisonnables

• les capacités et les moyens nécessaires pour les réaliser doivent être disponibles

• il existe un engagement ferme des acteurs à les réaliser.

MISE EN OEUVRE

DES CHANGEMENTS

FICHE DE CONTENU 12

Le tableau suivant pourra être utilisé pour planifier

la mise en oeuvre des actions

Quoi ? Par Qui ? Comment ? Quand ? Combien et qui

paye?


SESSION 13


• Identifier les éléments clés de la gestion du système SEP axé sur les résultats

• Déterminer les mesures et actions à prendre pour la pérennisation du système

2. Démarche pédagogique : Travaux de groupes, brainstorming

3. Durée : 60 minutes

4. Matériel et équipement nécessaires : papier Kraft, marqueurs en nombre suffisant, fiches dedifférentes couleurs.


• Demander aux participants de se répartir en groupes de 6 à 8 personnes.

• Expliquer le but de l’exercice : Il consiste à identifier les éléments clés à prendre en compte dansla gestion d’un système SEP.

• Donner 5 fiches bristol à chaque groupe et leur demander de consigner les résultats en met tantsur chaque carte une seule idée.

• Au terme du temps alloué, demander aux rapporteurs des groupes de restituer à tour de rôle lesrésultats de leurs travaux.

• Les cartes sont collées au fur et à mesure sur un tableau ou une surface appropriée préalablementpréparée.

• Demander à un participant volontaire d’organiser les différentes fiches en mettant ensemble cellesqui renvoient à la même idée.

• Au terme de ce travail, écrire sur une feuille padex, les éléments clés de la gestion du système SEPtels qu’ils ressortent des travaux de groupes


Sur la base de la Fiche de contenu N° 13, le facilitateur apporte tout autre complément d’information etles clarifications nécessaires

GESTION ET CONSOLIDATION

DU SYSTEME SEP



SESSION 13

La gestion d’un système SEP consiste à

1. Mobiliser les acteurs

• Informer les populations sur les différentes activités liées au système SEP• Les sensibiliser sur l’importance du système et sur la nécessité de leur participation• Organiser des sessions de restitution des résultats des sessions de suivi et collecter leur feedback• Veiller à ce que tous les groupes, en particulier les groupes vulnérables participent régulièrement

2. Faciliter les sessions de SEP (Animation, Appropriation et Durabilité du système)

• Planifier et organiser les différentes sessions de SEP• Préparer les supports pédagogiques• Organiser les différents focus groups• Animer les sessions de suivi et évaluation• Organiser l’information issue des sessions de suivi• Préparer les rapports• Diffuser les informations auprès des différents acteurs

3. Gérer les ressources (supports et autres ressources)

• Gérer le support de SEP. Il est suggéré de reproduire la grille de SEP sur un support solide etamovible (tableau en bois par exemple) et le disposer dans un lieu accessible (siège du comité desuivi) pour permettre à tout le monde d’être tenu régulièrement informé.• Gérer tous les rapports et documents produits dans le cadre du système

4. Suivre la mise en oeuvre des recommandations issues des sessions de SEP

• Etre en contact avec le projet et autres acteurs pour veiller à la mise en oeuvre desrecommandations issues des sessions de SEP• Evaluer la mise en oeuvre du système SEP lui-même. Pour mener à bien ces différents rôles, il estnécessaire de mettre en place un dispositif organisationnel simple, souple mais efficace.Généralement un organe de gestion ou de coordination du système de SEP est mis en place à ceteffet. Peu importe l’appellation (comité de suivi, comité de coordination du système SEP, etc.),l’essentiel est que la mise en place de cet organe réponde à un certain nombre de critères :• Il doit être représentatif des groupes d’acteurs clés concernés par le programme sur lequel porte leSEP.• Il doit avoir une taille raisonnable (entre 5 et 8 personnes) pour éviter les problèmes de lourdeur.• Le profil de ses membres doit être en conformité avec les rôles mentionnés plus haut qui lui sontassignés. Il s’agit donc d’avoir des personnes avec des profils complémentaires : certains membresont des aptitudes pour la mobilisation et/ou l’animation, d’autres sont plus doués pour la gestion etl’organisation logistique, d’autres encore se sentent plus à l’aise dans le suivi des activités, etc.• Même si des représentants du projet peuvent figurer dans l’organe chargé de coordonner leprocessus, il est important de garder à l’esprit qu’il s’agit avant tout d’un système SEP.

Ce sont les principaux bénéficiaires qui doivent être au centre du dispositif et doivent prendre en chargeles différentes fonctions de mobilisation, d’animation, de facilitation.Bien évidemment au début du processus, le staff du projet peut jouer un rôle relativement plus importantmais celui-ci doit progressivement se réduire au fur et à mesure que les bénéficiaires acquièrent lesaptitudes nécessaire.

GESTION ET CONSOLIDATION

DU SYSTEME SEP

FICHE DE CONTENU 13


SESSION 14


Définir une démarche simple pour suivre et évaluer la mise en œuvre du système SEP

2. Technique proposée : travail individuel mais si le groupe est large (plus de 15 personnes, on peutmettre les participants 2 à 2 ou 3 à 3.

3. Matériel et équipement nécessaires : papier Kraft, marqueurs en nombre suffisant, fiches dedifférentes couleurs

4. Durée : 45 minutes


• Remettre 3 fiches à chaque participant. • Demander aux participants de proposer chacun 3 indicateurs de suivi du système SEP à partir dela question focale suivante : quels sont les indicateurs qui peuvent nous renseigner sur lefonctionnement et la qualité de notre système SEP ? • Donner 5 minutes pour remplir les fiches. La règle est connue: une carte, un critère ou indicateur.• Lorsque tous les participants auront fini de remplir leurs fiches, demander à un volontaire de lesrécupérer et de les afficher (en vrac) sur le tableau ou sur l’espace prévu à cet effet • Demander ensuite à la personne volontaire de regrouper les différentes cartes en fonction des idéesforces. • Transcrire ces idées sur une feuille Padex.


En se basant sur la Fiche de contenu N° 14, le facilitateur peut penser à d’autres critères. Il peut lesproposer en soulignant que les critères définis par les principaux acteurs eux-mêmes sont plusimportants. Pour mémoire, le facilitateur doit être préparé à orienter et alimenter éventuellement ladiscussion sur les indicateurs de succès ou d’échec du SEP.

La fiche d’évaluation par la communauté peut également être utilisée dans le cadre de l’évaluation dela mise en œuvre du SEP axé sur les résultats.

SUIVI ET EVALUATION DE LA

MISE EN ŒUVRE DU SEP



SESSION 14

La mise en place du système SEP doit lui-même faire l’objet d’un suivi continu et régulier. Ceci estd’autant plus important qu’il s’agit d’un processus d’apprentissage portant sur un outil nouveau pour laplupart des acteurs.Des difficultés méthodologiques et institutionnelles apparaîtront au début et accompagneront le système.Il faut donc mettre en place un mécanisme de suivi pour pouvoir corriger ces difficultés au fur et àmesure. Le Suivi-Evaluation du système pourra porter sur plusieurs aspects parmi lesquels :

La gouvernance du système SEP:

• Quels sont les acteurs qui participent ?

• Quel est le degré de leur participation ?

• Comment sont prises les décisions ?

• Les sessions se tiennent-elles régulièrement ?

• L’information générée est-elle partagée entre le projet et les autres acteurs ?

Maîtrise Technique du Système

• Tous les groupes de bénéficiaires ont-ils une bonne compréhension du système ?

• Quelles appréciations sur la qualité de la facilitation des sessions ?

• Les informations générées au cours des sessions sont-elles correctement recueillies ?

• Existe-t-il un support de suivi accessible pour tout le monde ?

Effets du système

• Les recommandations issues des différentes sessions sont-elles mises en œuvre ?

• Le projet appuie-t-il correctement la prise en charge de ces recommandations ?

• Le système a-t-il amélioré la participation des populations (les groupes vulnérables en particulier)?

• Le rôle des populations dans le suivi des activités s’est-il effectivement renforcé ?

Quelques indicateurs quantitatifs

• Nombre de sessions SEP organisées • Actions de changements initiées • Fréquence des sessions • Nombre de participants par session (par sexe, village ou quartier, etc.) • Durée des sessions de suivi • Montants/coûts des sessions de SEP • Montants/coûts des actions de changements initiés • Etc.

Outils

La Fiche d’évaluation par la Communauté peut être également utilisée pour l’évaluation des indicateursrelatifs à certaines des questions (d’évaluation) soulevées. Mais on peut également combiner la ficheavec d’autres outils comme la grille d’analyse SEPO (Succès, échecs, potentialités, obstacles) ou lamatrice de critères qui peuvent être utilisées sous forme de focus group pour voir les différences deperspectives entre les différents acteurs (y compris le staff du projet). Mais encore une fois, il appartientau facilitateur d’aider les bénéficiaires à créer ou à trouver les outils d’évaluation les plus adaptés.

SUIVI ET EVALUATION DE LA


FICHE DE CONTENU 14

SUIVI-EVALUATION DU SYSTEME SEP


SESSION 14SUIVI ET EVALUATION DE LA


FICHE DE CONTENU 14

SEPO DU SEP (exemple appliqué à l’approche)

SUCCES ECHECS

- Bati à partir d'indicateurs locaux ; - encourage la participation ; - focalisé sur les besoins des bénéficiaires ; - ceux qui génèrent l'information en sont lesutilisateurs.

- Prend beaucoup de temps à mettre en place ; - rapports de pouvoirs souvent défavorablesaux groupes faibles ;

- mise à l'échelle difficile ; - subjectivisme? - Souvent perçu comme un simple exercice.

POTENTIALITES OBSTACLES

- Option plus marquée vers la participation et lecontrôle citoyen ;

- développement des approches.

- Rigidité bureaucratique pour une applicationà grande échelle ;

- résistances diverses ; - cycle court de planification trop court.

introduction au suivi-evalutation participatif

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