Revit Project Browser Custom Organization Jay B Zallan  

2012 

The purpose of a custom Revit Browser Organization is to enable a logical filing structure to Views and Sheets.  

 Organizing views and sheets into logical and project specific groups allows a 

large quantity to be easily searched and worked with.

Contents Revit Projects (Browser Organization Brief Explanation)  1  Views   1.1 Creating Views     1.1.1 Plans     1.1.2 Elevation & Section Views    1.2 Naming & Renaming Views     1.2.1 View Name Conventions    1.3 View Properties & Parameters 

 2  Browser ‘View’ Organization   2.1 Parameter Value Naming Convention    2.2 Browser Organization Structure     2.2.1 View Sheet Heading 1     2.2.2 View Sheet Heading 2    2.3 00 System Views     2.3.1 Closing View     2.3.2 Associated (Views)     2.3.3 Associated Views Naming Convention    2.4 01 Presentation Views     2.4.1 Presentation View Naming Convention    2.5 02 CD Views     2.5.1a 3D Isometric View Naming Convention     2.5.1b 3D Perspective (Camera) View Convention     2.5.2a Dependent ‘Parent’ Plan View Naming Convention     2.5.2b Dependent ‘Children’ Plan View Naming Convention     2.5.3   CD Enlarged Plan View Naming Convention     2.5.4   CD Overall Plan View Naming Convention     2.5.5a  CD Building Elevation View Naming Convention     2.5.5b  CD Interior Elevation View Naming Convention     2.5.6a  CD Building Section View Naming Convention     2.5.6b  CD Wall Section View Naming Convention  

  2.6 06 User View Naming Convention    2.7 Legend View Naming Convention    2.8 Schedule View Naming Convention 

3  Browser ‘Sheet’ Organization   3.1.1 Consultant parameter   3.1.2 View Sheet Heading 1   3.1.3 View Sheet Heading 2 

Appendix A A.1  View Name Prefixes (explanation) A.2  Phase Prefixes A.3  3D View Prefixes A.4  General Prefixes A.5  Plan View Prefixes A.6  Section View Prefixes A.7  Elevation View Prefixes A.8  Schedule View Prefixes A.9  Structural View Prefixes A.10  Coordination View Prefixes  

Appendix B B.1  Sheet Number Designations B.1.1  Sheet Types & Sub‐Types Designations B.2  Document Set Prototype Pre‐Cartooned  

Revit Projects The Template discussed herein is setup to have custom browser organizations for Views and Sheets. Note: RAC = Revit Architecture, RME = Revit MEP and RST = Revit Structure.   The purpose of custom a browser organization is to enable a logical filing methodology to Views and Sheets. Organizing these into smaller, logical and project specific groups allows a large number of views and sheets to be more easily searched and worked with. 

1 Views The first course of action is to review the guidelines for creating views; namely, the requisite workflow for creating views will follow these protocols: 

A. Create a View  B. Rename the View  C. Modify the View Parameters 

1.1 Creating Views 

1.1.1 Plans Use any of the standard tools to create plan views.

1.1.2 Elevation & Section Views There is only 1 recommended method to create Elevation & Section views and that is: 

1) Create a new Elevation or Section using the Elevation or Section View tool.  

2) Do not use any of the “duplicate” tools.  It is inadvisable to use “Duplicate”, “Duplicate with Detailing” or “Duplicate as Dependent” when creating multiple Elevations & Sections (Building, Wall & Detail included).  Duplicating Elevations & Sections creates a host of problems and will also copy the View Markers (see image 1.1) and these will immediately cover the previous view markers, making an unintelligible set of documents.   This obscuring of data will spiral out of control and make the project nearly unworkable; confusion caused by this will continue to get worse as the project progresses.  In the example Image 1.1 the duplicated elevation VIEW itself was deleted from the project, yet the view MARKER still remains; but no one can tell.  Please take note that what may have traditionally been called an elevation is very specifically different in Revit. There are 2 

things that make up Revit’s Elevations and Sections; namely The View & The Elevation (See images 1.3 & 1.4).

Image 1.1 Above is an example of an improperly duplicated Elevation. Can you read what sheet the ACTUAL Elevation is on??? No, you cannot. The real Elevation is covered by the duplicate symbology.   

 Image 1.2 This is the actual Elevation that is on a sheet.  

 Image 1.3 The elevation’s VIEW is selected.  

 Image 1.4 The ELEVATION (view type) is selected.

1.2 Naming & Renaming Views View names are one of the many parameters in Revit. These are “Instance” parameters and are accessed from the first window of the modeless Properties window, as in Image 1.6. Instance parameters can be set differently for each distinct “instance” of a family, such as scale, name, etc.   When naming or renaming views, if the following dialogue appears then always choose Yes (See Image 1.5 on next page). 

 Image 1.5 ‐Always Choose YES!!! 

1.2.1 View Name Convention  ALL CAPS:   

Views that go on Sheets Modified Sentence Case:   

Views that do not go on sheets Refer to Section 2 & Appendix A for more on View Names. 

1.3 View Properties & Parameters  The View & Sheet Parameters are accessed via the Properties dialog, 4 of the 5 used in organizing views fall under the heading 'Identity Data'. (See Image 1.6)  

 Image 1.6    

Along with the View Name, for each new view we must also setup a Title on Sheet value, along with the Discipline, View Sheet Heading 1 & View Sheet Heading 2 (per Image 1.6).   These are mandatory to correctly designate all views into their proper browser organization.   Notes on Views: 

Any annotations placed in views other than CD or Presentation views will NOT find their way to sheets, as the only views that are to be placed onto sheets are CD &/or Presentation views. All other views are for modeling &/or reference only. 

 

User Sections & Elevations are required to use a "Hide at Scales Coarser Than" parameter value set to 12"=1'‐0" (full scale). This will ensure that their symbolic markers do not show up throughout the model views & document set.  

 

Manage the location, etc. of these user sections/elevations from a user plan view by changing the scale to full size when editing the extents of the section, etc. 

 

When a value is placed in the “Title on Sheet” parameter field then the View name is only used in the Project Browser. This Title on Sheet value is left empty for all views that are not intended for sheets. 

                     

  

2 Browser ‘View’ Organization The purpose of custom a browser organization is to enable a logical filing methodology to Views and Sheets and breaking these out into smaller logical and project specific groups allows a large number of views and sheets to be more easily searched and worked on and with.   Not all views are used for modeling; some are only for documentation or presentation. Annotations, such as dimensions, annotations, keynotes, etc. are placed for printing purposes only so there will be several copies of each plan view setup for such purposes.   Most all modeling is to be done in "User" views that will not go onto sheets. The reasons for this are several‐fold & allow independent component and view visibilities providing smooth team workflow. 

2.1 Parameter Value Naming Convention  View Sheet Heading 1 (Modified Sentence Case)  View Sheet Heading 2 (Modified Sentence Case)  Family & Type (Automatic per Revit) 

2.2 Browser Organization Structure The browser organization used for views categorizes them by the following parameters: View Sheet Heading 1 View Sheet Heading 2  Family & Type  

 Image 2.1   

Image 2.2 

2.2.1 View Sheet Heading 1 The View organization includes, but may not be limited to the following values for View Heading 1.   

00 System Views  01 Presentation Views  02 CD Views  03 Coordination Views  04 Study Views  05 RFI Views  06 User Views 

2.2.2 View Sheet Heading 2 The View organization includes, but may not be limited to the following values for View Heading 2.   

Associated  3D & Isometrics  Dependent  Dependent Children  Enlarged  Overall  XXX (Denotes User’s Initials)  

Verify with your BIM leader for additions to this list. 

2.3 00 System Views 

Image 2.3  The System Views are for project management purposes only and are never placed onto sheets. 

2.3.1 Closing View The drafting view ‘Closing View’ is the only view to be left open at the closing of a file (Image 2.3).   Whenever closing out of one’s user file maximize this 

view, close all hidden windows and then do the final 

“Synchronize with Central”, then close Revit. 

When opening next time Revit will take less time & 

resources. 

2.3.2 Associated (Views) The Default 3D view & all Level Created Plan & RCP views are organized under “Associated”.  Whenever a Level is created and it generates a Plan View those originating (Associated) plans & RCP’s are kept in this sub category. These do not to go onto sheets, even though they are in ALL CAPS. 

2.3.3 Associated Views Naming Convention Associated Views have names that break from the convention of: ALL CAPS= on Sheets, Sentence Case= not on sheets. Associated views are named per project documentation requirements.  Since these views’ names also appear on Level Markers, they want to be ALL CAPS for documentation purposes.  Remember; when naming or renaming views, if the following dialogue appears then always choose Yes (See Image 2.4).  

 Image 2.4 

2.4 01 Presentation Views The “Presentation Views” sub‐set houses those views  intended for presentation title block sheets, including but not limited to Overall plans, Dependents, Sections and Elevations, etc. See Image 2.4  

 Image 2.4 

2.4.1 Presentation View Naming PR OA LEVEL 01 PResentation Over All LEVEL 01  PR RCP OA LEVEL 01 PResentation Reflected Ceiling Plan Over All LEVEL 01  For other presentation views the naming will follow a similar protocol, with a PR prefix, such as: PR BS 5 A‐F PResentation Building Section near grid 5 from grids A to F  Notes:  

Section, Elevation, etc. naming will be explained in more depth in section 2.5.6  of this document. 

Refer to section 2.2.2 in this document for appropriate View Sheet Heading 2 parameter values 

     

2.5 02 CD Views The “CD Views” sub‐set houses those views  intended for CD title block sheets, including but not limited to 3D’s, Overall & Enlarged plans, partial Dependent plans, Sections and Elevations, etc. See Image 2.5 & list 2.2.2 

2.5.1a 3D Isometric View Naming 3D ISO ENTRY 3Dimension ISOmetric @ ENTRY 

2.5.1b 3D Perspective (Camera) View Naming 3D CAM ENTRY 3Dimension CAMera @ ENTRY  

 Image 2.5 

2.5.2a Dependent ‘Parent’ Plan View Naming 

Parent views do not themselves go onto sheets so they have Modified Sentence Case naming. 

The “View Sheet Heading 2” for Parent Dependents is: Dependent. 

Always annotate and make changes in the Parent views, so all additions & changes are reflected on all child views. 

Parent Level 01 Parent RCP Level 01 

2.5.2b Dependent ‘Children’ Plan View Naming 

The “View Sheet Heading 2” for Child Dependents is: Dependent Children. 

CD LEVEL 01 N Construction Document LEVEL 01 North   CD RCP LEVEL 01 N Construction Document Reflected Ceiling Plan LEVEL 01 North Note: By having no “OA” prefix, the child views shall be understood as being partial plans. 

2.5.3 CD Enlarged Plan Naming CD EN LEVEL 01 STAIR A Construction Document ENlarged LEVEL 01 STAIR A  CD RCP EN LEVEL 01 Construction Document Reflected Ceiling Plan ENlarged LEVEL 01 

2.5.4 CD Overall Plan Naming CD OA LEVEL 01 Construction Document OverAll LEVEL 01  CD RCP OA LEVEL 01 Construction Document Reflected Ceiling Plan OverAll LEVEL 01  

Note: Refer to section 2.2.2 in this document for a ‘View 

Sheet Heading 2’ parameter value list. 

2.5.5a CD Building Elevation Naming EE OA EAST Exterior Elevation OverAll EAST  EE PT EAST Exterior Elevation Partial EAST 

2.5.5b CD Interior Elevation Naming IE ROOM 101 A Interior Elevation ROOM 101 viewA  

2.5.6a CD Building Section Naming Note: Even though there is to be no “CD” prefix on 

sections, all section & detail views shall be understood as 

being for CD’s; thus on sheets:  except in the case of User 

views that would have three initials as a prefix and PR 

(presentation) views. 

BS 5 A‐F Building Section looking toward grid 5, cutting from grids A through F  

2.5.6a CD Wall Section Naming WS 5 A Wall Section looking toward grid 5, cutting near grid A  

2.6 06 User View Naming XXX Level 01 User XXX Level 01 

Notes:  

XXX denotes user’s 3 initials. If a user only has 2 

initials please add one to keep the 3 letter prefix for 

user views consistent. 

The “View Sheet Heading 2” for all User Views is to 

be their 3 initials. 

2.7 Legend View Naming 

 

Legends shall follow the protocols: ALL CAPS:   

Views that go on Sheets Sentence Case:   

Views that do not go on sheets 

2.8 Schedule View Naming 

 

Schedules shall follow the protocols: ALL CAPS:   

Views that go on Sheets Sentence Case:   

Views that do not go on sheets  

*Mgmt schedules are used for management of project data 

only, never placed onto sheets. The * places these at the top 

of the schedules list since the “View Sheet Headings” have no 

effect on schedules, even they are views. 

See section 3 for explanation of Sheet organization. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Browser ‘Sheet’ Organization

 Sheets are organized first by Consultant, then View Sheet Heading 1 & finally View Sheet Heading 2. Refer to section 2.1 & Appendix B for more. 

3.1.1 Consultant Parameter Sheet View “Consultant” parameter values: 

ARCHITECTURE 

STRUCTURE 

MEP 

CIVIL 

Etc. 

3.1.2 View Sheet Heading 1  Sheet View “View Sheet Heading 1” parameter values: 

Presentation Set 

Construction Document Set 

Etc. 

3.1.2 View Sheet Heading 2  Sheet View “View Sheet Heading 2” parameter values follow the National CAD & BIM Standards: Refer to Appendix B for comprehensive list. 

A0’s = General Front Sheets 

A1’s = Plans (Including Dependent views) 

A2’s = Elevations 

A3’s = Sections 

A4’s = Large Scale Views (not Dependent views) 

A5’s = Details 

A6’s = Schedules & Diagrams 

A7’s = *User Defined* 

A8’s = *User Defined*  

A9’s = 3D Representations 

Refer to Appendix B… 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

APPENDIX A 

A.1 View Name Prefixes These are to be created or modified as necessary for each specific project, using the convention & concepts herein. 

A.2 Phase Prefixes DX    Demolition of Existing EX     Existing  Note: New views shall be CD views. 

A.3 3D View Prefixes 3D ISO    Three Dimensional Isometric  3D CAM  Three Dimensional Camera  3D RDR   Three Dimensional Renderings 

A.4 General Prefixes OA    Overall Views EN    Enlarged Views (Partial Views) DV    Dependent Views 

A.5 Plan View Prefixes CD     Construction Document  FN     Furniture Plans  FP    Finish Plans PC    Power & Communication Plans RCP    Reflected Ceiling Plans SP    Site Plans 

A.6 Section View Prefixes BS    Building Section WS    Wall Section DS    Detail Section (View Generating)  DT    Detail (Drafting Views) 

A.7 Elevation View Prefixes EE    Exterior Elevation IE    Interior Elevation 

A.8 Schedule View Prefixes *Mgmt   Data Management Schedule 

A.9 Structural View Prefixes FS    Foundation & Slab Plans FM    Framing Plans FE    Framing Elevations RB    Reinforcing Plans  

A.10 Coordination View Prefixes XARC  Architectural Coordination  XSTR  Structural Coordination XMEP  MEP Coordination                                             

APPENDIX B  

B.1 Sheet Number Designations A00.01 Discipline A00.01 Type A00.01 Sub‐Type A00.01 Level (Plans), Sequence (Others) A00.01 Sequence 

B.1.1 Sheet Types & Sub‐Types A0’s = Front Sheets, Site, Existing & Demo 

A00. Cover A01. General Notes A02. ADA A03. Site & Site Details A04. Existing A05. Demo 

A1’s = Architectural Plans A11. Floor Plans A12. RCP’s A13. Finish Plans A14. Power & Comm. Plans A15. Furniture Plans 

A2’s = Architectural Elevations 21. Exterior Elevations 22. Interior Elevations 

A3’s = Architectural Sections 31. Building Sections 32. Wall Sections  

 A4’s = Architectural Enlarged Views (Plan, Section, Elevation, etc.)  Note: For Enlarged View’s Sheet sub‐types use similar break down as are in plans, etc. A5’s = Details 

A51. Typical Details A52. Floor Details A53. Partition Details A54. Wall Details A55. Roof Details A56. Other Details 

A6’s = Schedules & Diagrams  A61. Door & Window Schedules A62. Room Finish Schedule A63. *User Defined* A64. *User Defined* Etc. 

A7’s = *User Defined* A8’s = *User Defined* A9’s = Architectural 3D Sheets  

A91. Exterior 3D Sheets A92. Interior 3D Sheets 

Refer to section B.2 for sheet cartoon set. 

                                          

 B.2 Document Set Prototype Pre‐Cartooned A00.00  COVER SHEET  A00.01 GENERAL INFORMATION                         A00.02 GENERAL NOTES                        A01.01  ADA                                 A01.02  ADA                                  A01.03  ADA                                  A02.01  SITE PLAN                            A02.02  SITE DETAILS                         A03.01  FIRST FLOOR EXISTING PLAN            A04.01  FIRST FLOOR DEMOLITION PLAN           A11.10  FIRST FLOOR OVERALL PLAN             A11.11  FIRST FLOOR PARTIAL PLAN QUADRANT 1 A11.12  FIRST FLOOR PARTIAL PLAN QUADRANT 2 A11.13  FIRST FLOOR PARTIAL PLAN QUADRANT 3 A11.14  FIRST FLOOR PARTIAL PLAN QUADRANT 4  A11.20  SECOND FLOOR OVERALL PLAN            A11.21  FLOOR PARTIAL PLAN QUADRANT 1        A11.22  FLOOR PARTIAL PLAN QUADRANT 2        A11.23  FLOOR PARTIAL PLAN QUADRANT 3        A11.24  FLOOR PARTIAL PLAN QUADRANT 4         A11.30  ROOF OVERALL PLAN                    A11.31  ROOF PARTIAL PLAN QUADRANT 1         A11.32  ROOF PARTIAL PLAN QUADRANT 2         A11.33  ROOF PARTIAL PLAN QUADRANT 3         A11.34  ROOF PARTIAL PLAN QUADRANT 4          A12.10  FIRST FLOOR OVERALL RCP             A12.11  FIRST FLOOR PARTIAL RCP QUADRANT 1  A12.12  FIRST FLOOR PARTIAL RCP QUADRANT 2 A12.13  FIRST FLOOR PARTIAL RCP QUADRANT 3  A12.14  FIRST FLOOR PARTIAL RCP QUADRANT 4    A12.20  SECOND FLOOR OVERALL RCP            A12.11  SECOND FLOOR PARTIAL RCP QUADRANT 1 A12.12  SECOND FLOOR PARTIAL RCP QUADRANT 2  A12.13  SECOND FLOOR PARTIAL RCP QUADRANT 3  A12.14  SECOND FLOOR PARTIAL RCP QUADRANT 4   A13.10  FIRST FLOOR OVERALL FINISH PLAN A13.11  FIRST FLOOR PARTIAL FINISH PLAN QUADRANT 1 A13.12  FIRST FLOOR PARTIAL FINISH PLAN QUADRANT 2 A13.13  FIRST FLOOR PARTIAL FINISH PLAN QUADRANT 3 A13.14  FIRST FLOOR PARTIAL FINISH PLAN QUADRANT 4    A13.20  SECOND FLOOR OVERALL FINISH PLAN A13.11  SECOND FLOOR PARTIAL FINISH PLAN QUADRANT 1 A13.12  SECOND FLOOR PARTIAL FINISH PLAN QUADRANT 2 A13.13  SECOND FLOOR PARTIAL FINISH PLAN QUADRANT 3 

A13.14  SECOND FLOOR PARTIAL FINISH PLAN QUADRANT 4  A21.01  EXTERIOR ELEVATIONS A21.02  EXTERIOR ELEVATIONS   A22.01  INTERIOR ELEVATIONS                  A22.02  INTERIOR ELEVATIONS  A31.01  BUILDING SECTIONS A31.02  BUILDING SECTIONS  A32.01 WALL SECTIONS A32.02 WALL SECTIONS  A41.11  ENLARGED FIRST FLOOR STAIR 1 PLAN A41.12  ENLARGED FIRST FLOOR STAIR 2 PLAN A41.21  ENLARGED SECOND FLOOR STAIR 1 PLAN A41.22  ENLARGED SECOND FLOOR STAIR 2 PLAN  A42.31  ENLARGED EXTERIOR ELEVATION A43.01  ENLARGED SECOND FLOOR PLAN  A51.01  TYPICAL DETAILS                       A52.01  FLOOR DETAILS                         A53.01  PARTITION DETAILS                     A54.01 WALL DETAILS                          A55.01  ROOF DETAILS                          A61.01  DOOR & WINDOW SCHEDULES              A62.01  ROOM FINISH SCHEDULE                  A71.01  *USER DEFINED*                        A81.01  *USER DEFINED*                        A91.01  3D EXTERIOR VIEWS A91.02  3D EXTERIOR VIEWS  A92.01  3D INTERIOR VIEWS A92.02  3D INTERIOR VIEWS