kmd payroll & hr forum · personal data in sap hr specify business context rules and...

KMD PAYROLL & HR FORUM

Tuesday 5th of March 2019

12.50-13.20

Experiences with KMD Reimbursement

REIMBURSEMENT FOR SPECIALISTS

PAYROLL MANAGERS

2 new ERFA groups established

ERFA

2

EXPERIENCES

KMD Reimbursement

3

Absent employee

Virk.dk/NemRefusion

Ydelseskontor

4. Events

3. Reports/Requests

1. Reporting/Requesting

2. Receipts

5. Events

Udbetaling Danmark

Bank

Udbetaling Danmark

Employees home

municipality

Reimbursement is paid to the employeers

(or employees) NemKonto

Reimbursement is paid to the employeers

(or employees) NemKonto

Reimbursementmessages

Reimbursementmessages

4. Events

Daily administration of absence and

reimbursement

Following up on expected, received and

differences of reimbursement

Employee has to update their absence/recovery

in Mit sygefravær on www.borger.dk

Employers ERP/Payroll system

4

REIMBURSEMENT PROCESS

5

BEFORE IMPLEMENTING KMD REIMBURSEMENT

6

IMPLEMENTING KMD REIMBURSEMENT

Workbook

Timeline

7

AFTER IMPLEMENTING KMD REIMBURSEMENT

KMD Reimbursement

KM

D R

eim

bu

rse

men

tM

ast

er

data

Ad

min

stra

tio

nN

em

Refu

sio

n

Employee data:

- Work schedule

- Absence

- Salary

Requesting (Weekly

batch)

Reporting (Online)

Follow-up list

NemRefusion

VS / VSLight

Reporting (Daily batch)

Requesting (Online)

Udbetaling Danmark

Handling of absence

- Interface ext. system

- Manual registering

- Data collection

KSD (Municipality)

Draft /

Signed

NemRefusion

Status list

IT0798 – Reim.cases

- Reportings

- Received amounts

- Discrepancies

NemRefusion

VS / VSLight

Event handling

NemRefusion

Event log

Discrepancy

Overview

Follow-up on

discrepancies

8

AFTER IMPLEMENTING KMD REIMBURSEMENT

Virk.dk/NemRefusion

1. Reporting/Requesting

2. Receipts

5. Events

Daily administration of absence and

reimbursement

Following up on expected, received and

differences of reimbursement

Employers ERP/Payroll system

DO YOU WANT TO KNOW MORE?

Hanne [email protected]

Pia Lykke [email protected]



13.20-14.00

New Vacation Law Denmark

Virk.dk/ny-ferielov

AGENDA

▪ Overordnet tidsplan for ny ferielov

▪ Leveranceplan

▪ Hvilke rettelser skal gennemføres og hvornår?

▪ Fokus på SP102

13

NY FERIELOV – TIMELINE

1. jan. 1. jan. 1. sep. 1. sep. 1. sep.

1. maj

1. sep.

1. sep.

1. maj

2018 2019 2020 2021 2022

Overgang Ny ferieordning

Ferie optjenes fra 1. januar til 31. august 2019*

Indefrysning af 25 feriedage

Afholdelse af ferie, der er optjent i perioden fra 1. januar til 31. august**

14

NY FERIELOV – TIMELINE – HVAD SKAL I VÆRE OPMÆRKSOMME PÅ?

Ferie optjent før 2019

Det korte ferieår

Overgangsåret Ny ferielov

1 2 3 4

Ingen rettelserfør restferie skaloverføres

Optjenings-/ afviklings-periode ændres

Indefrysning afferiepenge

Samtidighed

Flere rettelser

15

LEVERANCEPLAN

Marts 2019 Juni 2019 Nov 2019 Marts 2020

SP102: SP103: SP104: SP105:

16

FERIE OPTJENT FØR 2019

– SIDSTE PERIODE MED FERIE SOM VI KENDER DET


1. maj

1. sep.

1. sep.

1. maj

2018 2019 2020 2021 2022


17

FERIE OPTJENT FØR 2019

– SIDSTE PERIODE MED FERIE SOM VI KENDER DET

▪ Afvikles i perioden 01.05.2019-30.04.2020

▪ Fortsætter på /N-, /O-, /P- og /Q-lønarter

▪ Pr. 31.08.2020/30.09.2020 skal ikke afviklet overførtferie fra optjeningsåret 2018 eller tidligere overføres tilafvikling under Ny ferielov (SP104/105).

▪ Rettelse til optjening af ferie og rulning vedferieårsskifte (SP102/103)

▪ Husk: rettelse til afvikling i V_T554A /O**: 01.05.2019-31.08.2019 /P** : 01.09.2019-30.04.2020

18

DET KORTE FERIEÅR


1. maj

1. sep.

1. sep.

1. maj

2018 2019 2020 2021 2022


19

DET KORTE FERIEÅR

▪ Optjenings- og afviklingsperiode ændres

▪ Optjening: 01.01.2019-31.08.2019

▪ 16,64 dage / 123,33 timer

▪ Afvikling 01.05.2020-30.09.2020

▪ Fortsætter på /N-, /O-, /P- og Q-lønarter

▪ Restferie pr. 31.08.2020/30.09.2020 skaloverføres til Ny ferielov. Ferie ud over 4 ugerkan udbetales (SP104/105)

20

DET KORTE FERIEÅR

HUSK:

▪ Kvoter:

▪ Udfyld selektionskærm ved oprettelse af kvotermed PC00_MDK_FRAVAER eller LSMW

▪ Hvis kvote oprettes i tidsevaluering->rettelse tiljeres opsætning

▪ Rettelse til afvikling i V_T554A, /O** 01.05.2020-31.08.2020, /P** 01.09.2020-30.09.2020

▪ PA40: tildeling af kvoter ved ansættelse

_ Internal - KMD A/S

21

Feriegrundlag ferieår/kalenderår

SP102/SP103

Rulning af lønarter ferieår/kalenderår

SP102

Arbejdsmarkedets Feriefond, august

SP102

Optjening af 16,64 feriedage i kort ferieår

SP102

Feriedifferencer/7**-lønarter

SP102

Grønlandsk ferielov

SP102

Husk at køre retro, når SP102/103 er lagt på!

Adm.bidrag Lønmodt. Feriemidler

SP103

SYSTEMRETTELSER VEDR. KORT FERIEÅR

SP102/SP103

22

FERIEGRUNDLAG FERIEÅR/KALENDERÅR

SP102/SP103

▪ Feriepenge: ferieår, /N01-/N05, /NG1-/NG5 mfl.

▪ Eksempelvis SH: kalenderår, /N0A-/N0E, /NGA-/NGE mfl.

▪ SP102: Kalenderår-lønarter bliver dannet som kopi afferieårlønarter. Beregning sker stadig på ferieårlønarter.

▪ SP103: Kalenderår får korrekt kalenderår-rulning og beregninger ændres.

23

RULNING AF LØNARTER VED FERIEÅR

SP102

24

RULNING AF LØNARTER VED FERIEÅR

SP102

▪ Funktion DKNET CRT1 delt i to:

DKNET INI1 og DKNET CRT1

▪ Funktion DKNET SCU1 rettet (også

DKNET ACU1)

▪ BRUG IKKE SETCU/ADDCU funktioner!!

▪ Skema MKLR rettet

▪ Prcl 63, nye værdier, H og I

▪ Lønarter rettet

25

OPTJENING AF 16,64 DAGE I KORT FERIEÅR

SP102

▪ Der optjenes kun 16,64 dage /123,33 timer i det korteferieår

▪ Ingen afrunding til hele/halve

▪ Optjening 01.01.2019-31.08.2019

▪ Afholdelse 01.05.2020-30.09.2020

26

ARBEJDSMARKEDETS FERIEFOND

SP102

▪ Hidtil automatisk dannet lønarter i sidste lønperiode ikalenderår (eller ud fra IT0416).

▪ Fra kort ferieår: I sidste lønperiode inden nyt ferieår, dvs. i august 2019.

▪ Lønarter:

Lønarter Dage Timer

Ferie med løn /P5L /P6L

Ferie med løn, feriekort /P5T /P6T

Løbende beskattet /P5N /P6N

27

FERIEDIFFERENCE-LØNARTER /735-/738

SP102

▪ Tilføjet ekstra lønarter pga. kalenderår/ferieår

▪ Lønart /738 viser beskæftigelsesgrad i det korte ferieår

▪ Lønart /733 ruller til /735



▪ Lønarterne skal bruges til at beregne feriedifference for ferie optjent frem til 31.08.2019. Beregningsreglerne erendnu ikke opdateret

▪ Regel M006 og M732: nye versioner i skema MKLR

28

GRØNLANDSK FERIELOV

SP102

▪ Følger kalenderår lige som nuværende ferielov

▪ Ny kodeværdi på IT0727-1 fra 01.01.2019:

▪ Husk: Ændre ferieskema og på medarbejder

▪ Medarbejder må ikke skifte til dansk ferielov

▪ Egen afregningskreds

29

ADM.BIDRAG TIL LØNMODTAGERNES FERIEMIDLER

SP103

▪ For alle medarbejdere (excl. Grønland)

▪ Bidrag: 28 kroner per medarbejder for 2019.

▪ Første opkrævning er for 1. kvartal 2019 og betales i juli2019.

▪ Funktion til hensættelse leveres med SP103

▪ Mulighed for tilslutning i V_T7DK_TILSLUT

30

OVERGANGSÅRET – LØNMODTAGERNES FERIEMIDLER

INDBERETNING FOR OVERGANGSÅRET (01.09.2019-31.08.2020)


1. maj

1. sep.

1. sep.

1. maj

2018 2019 2020 2021 2022


31



▪ Periodisering bliver vigtig!

▪ Lønperioder med slutdato til og med 31.08.2019 → Kort ferieår

▪ Lønperioder med slutdato til og med 31.08.2020 → Overgangsåret (ferie indefryses)

▪ Lønperiode med slutdato fra og med 01.09.2020 → Ny ferielov

▪ HUSK AT FÅ INDBERETTET FERIE RETTIDIGT

▪ Feriepenge/dage afholdes/udbetales ikke, men indberettes til LønmodtagernesFeriemidler

32


HVAD SKAL INDBERETTES HHV. FØR OG EFTER SKAT?

Medarbejder Udbetaler Feriepenge

Timelønnede og fratrådte funktionærer

FerieKonto Efter skat

Feriekasse (Feriepengeinfo) Efter skat

Arbejdsgiver (Feriepengeinfo) Før skat

Funktionærer i fortsat ansættelseKun i overgangsåret Lønmodtagernes Feriemidler Før skatNYT NYT NYT

NYT

33



Timelønnede og fratrådtei FerieKonto

Timelønnede og fratrådtei Feriepengeinfo

Funktionærer i fortsat ansættelse

eIn

dkom

st

FerieKonto

Feriepengeinfo

Lønmodtagernes Feriemidler

Frist for indberetning 31. december 2020

31. December 2020 Automatisk overførsel

NYT


34

Bruttoferiekort

SP102

Nyt på IT0727-1

SP102/SP103

eIndkomst

SP102/103

Nyt på IT0727-2

SP102/103

Ferietilgodehavender

SP102

Lønseddel

SP102/103

Husk at køre retro, når SP102/103 er lagt på!

Små beløb udgår

SP102

SYSTEMRETTELSER VEDR. OVERGANGSÅR

SP102/SP103

35

BRUTTOFERIEKORT

SP102

▪ NYT NYT NYT: Beskatttes først ved udbetaling af feriekort

▪ Løbende beregnede feriepenge: IT0727-1, Afregningsformog IT0727-2, Anvisningsmetode

▪ Ferie med løn ved afregning: IT0727-2, Anvisningsmetode

▪ Ret V_T7DK_FKOD fra 01.09.2019 og opdater påmedarbejder med PC00_MDK_UPD_IT0727

▪ Ret T7DK_FDEF ->Mulighed for datostyring og program tilat opdatere IT0727-2 leveres med SP103

36

NYT PÅ IT0727-1

SP102

▪ SP102: Ny værdi til løbende afregnede

37

NYT PÅ IT0727-2

SP102

▪ SP102: ny værdi i Anvisningsmetode

▪ Sidste og forrige år: skal afregne nettoferiepenge

38

EINDKOMST

SP102/103

▪ Nye records til bruttoferiepenge:

▪ Record 6001 0201 udgår.

Lønarter Tekst Record Type

/ND7 /OD7 Funktionær ansat 31.08.2019

6001 0210

6005 0211

/ND8 /OD8 Funktionær fratrådt 6202

/ND5 Løbende afregnet 6001 0198

6005 0203

39

FERIETILGODEHAVENDER

SP102

▪ Transaktion: PC00_MDK_FE_TILGODE

▪ Obs: viser ikke beløb for overgangsåret, anvend i stedetPC00_M99_CWTR eller PC00_MDK_CRTWTR på lønart /N2K og /N2L

40

LØNSEDDEL

SP102

▪ /ND5, /ND7, /ND8, /OD7 og /OD8 tilføjet på PE51 MKMD og HRForms-lønsddel

41

SMÅBELØB UDGÅR

SP102

▪ Kontantudbetaling, hvis netto under 750 kr.

▪ Ved ferieåret start hvis under 1.500 kr.

▪ Ved ferieåret slutning hvis under 2.250 kr.

▪ Kontantudbetaling: kun hvis det er fra samtidighedsferieeller dødsfald (nyt lovforslag)

–> lønberegning danner warning

42

OVERSIGT OVER RETTELSER I SP102

_ Skema: MKLR

_ Regler:

_ M006->MK06

_ M732->MK73

_ MKFG

_ MK42

_ Tabeller:

_ V_T52D2, prcl 63

_ T7DK_VAC_PERIODS

_ T7DK_KODL

_ Funktioner:

_ DKNET INI1, CRT1, SCU1, ACU1

_ DKNET FOA1 FLYT, OPTJ, AFRG

_ DKNET FOP1

_ DKNET FKU1

_ DKNET FDI1

_ DKNET FZL1

_ Operation:

_ DKPER

_ Lønarter

_ Program:

_ eIndkomst

_ Ferietilgodehavende

_ Andet:

_ IT0727-1

_ IT0727-2

_ Lønseddel PE51 og HRform

43

OVERSIGT OVER LØNARTER SP102

HUSK BOGFØRING SKAL TILRETTES JERES OPSÆTNING

44

NY LOV OM FERIE MED SAMTIDIGHED

LEVERES FRA SP104


1. maj

1. sep.

1. sep.

1. maj

2018 2019 2020 2021 2022


45


▪ Optjeningsperiode 01.09.20x0-31.08.20x1

▪ Afviklingsperiode 01.09.20x0-31.12.20x1

▪ Overlap 01.09.2020-30.09.2020 med kort år

▪ Kvoter for indeværende og sidste åroverlapper 01.09.20xx-31.12.20xx

▪ Mulighed for ferie på forskud

46


SYSTEMRETTELSER

▪ 20% feriedifference udgår, nu altidferiedifferenceberegning ved skift i arbejdstid

▪ Ferietillæg i to puljer (maj og august)

▪ Små feriepenge udgår (primo/ultimo)

▪ Ændring i beskatning – på udbetalingstidspunkt

▪ Ændringer i eIndkomst

▪ Ændringer i DA-statistik?

47


SYSTEMRETTELSER

▪ Lønarter, forsøger at bibeholde dem I kender

▪ IT0727 og tilhørende tabeller

▪ Skema/regel/funktioner

▪ FerieKonto, nye betalingsfrister

▪ Ferietilgodehavendeliste

▪ Lønseddel

▪ PA40 - Aktiviteter: Ansættelse/fratrædelse/genansættelse og håndteringaf kvoter


48

Feriegrundlag kalender/ferieår

Felter på IT0727 til forhøjede procenter og kalenderår/ferieår

Udbetalingsmodeller til kalenderår/ferieår

Anciennitetsbestemt ferietillæg opdeles

Haleydelser

Barselsorlov uden løn og feriegrundlag i overgangsår

Ferie med løn og pension af feriegrundlag i overgangsår

FPI-fillayout

Lønseddel

eIndkomst

Adm.bidragLønmodtagernes Feriemidler

SYSTEMRETTELSER SP103

HUSK AT LÆGGE PAKKE PÅ INDEN SEPTEMBER 2019 OG EVT. KØRE RETRO


Lotte [email protected]

50

LUNCH 14.00-14.25



14.25-14.50

Personal data and GDPR

52

PERSONAL DATA IN SAP HR

PERSONAL DATA IN SAP HR

Specify business context rules and demands

-> What to delete and when • All data for employee number (resigned empl.)• Subset of data for employee number• Criteria for deletion (employee group, job type,

resigned empl., validity period of data, numberof years since resignation, …)

-> What data is relevant by request for information overview • Employee-related data

Decide on approach/tool and implement

-> How to delete data • Configuration and implementation of framework• Monitoring and documentation of processes

-> How to provide information overview • Method/tool to select and present overview of information stored for a given employee

Evaluate access management

-> Who should have access to what • SAP authorisation management

APPROACH/TOOL FOR DELETION OF ALL SAP HR DATA FOR RESIGNED EMPLOYEE3 different tracks

Manual execution

Automated executionby custom program framework

Without ILM ILM destructionwithout archiving

ILM with archiving

Automated executionby ILM data destructionobject HRPA_PERNR

Automated archivingand destruction by multiple standard and custom archivingobjects

*) RPUDELPP (for prod. systems) submits RPUDELPN. RPUDELPP can only delete one pernr at the time and uses double verification (two roles).**) Include non-standard tables by implementing BAdI HRPAYXX_DELETE_PERNR. KMD Payroll specific tables are covered by an implementation of this BAdI.

PU00**

RPUDELPP*

RPUDELPN**

Note: ILM obj. HRPA_PERNR

requires HR-SP level 604 C6 / 608 54

APPROACH/TOOL FOR DELETION OF A SUBSET OF SAP HR DATA FOR (RESIGNED) EMPLOYEE3 different tracks

ILM destructionwithout archiving

ILM with archiving


Automated subsetdeletion by custom ILM destruction object


Manual execution


Without ILM

PU00**

RPUDELPP*

RPUDELPN**

Subset deletionby PA30 / PU00

Automated subset deletionby custom pgm

MONITORING AND DOCUMENTATION OF DELETION PROCESSES FOR SAP HR DATA3 different tracks

ILM destructionwithout archiving

ILM with archiving



Manual execution


Without ILM

PU00**

RPUDELPP*

RPUDELPN**

EXAMPLE WITH ILM DESTRUCTION FOR SAP HR DATA

IRM

PO

L

ILM

_D

ESTRU

CTIO

N

/KM

DH

RPRI/

DP_IL

M_M

ON

PROVIDING AN OVERVIEW OF WHAT SAP HR DATA WE HAVE STORED

FOR A GIVEN EMPLOYEE

SAP standard tools: Custom tools:

- S_AHR_61015471- PA10- PA20- SE16- …

- Z-program…- KMD Payroll: PC00_MDK_EMPDAT*- …

*) Contains BAdI’s for custom content / output

Entered data:- Infotype data- Other tables? (custom/standard)

Derived data:- Payroll- Payments- …

Types of data:

Include!

Include?

WISH FOR MORE ASSISTANCE / DIALOG?

Contact us at [email protected]

- Choice of approach/tool?

- Setup of solution?

- Implementation of BAdI’s?

- …


Morten [email protected]



14.50-15.00

Closure notes

_Tak for i dag

_☺

kmd payroll & hr forum · personal data in sap hr specify business context rules and...

Documents