lds emarket section 11 spanish - catalog load process
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57 Section 11 – Catalog Load Process August 2013
LDS eMarket Sección 11 – Proceso de cargar catálagos
Proceso de cargar catálagos Hay tres tipos de catálagos en LDS eMarket:
Punch-Out – Un catálago de internet que pertenece a un proveedor usando la codificación de HTML
PRG – Un catálago de artículos usando itemes en el sistema
Catálago de proveedor – Una planilla de Excel cargado al sistema hecho por compras junto con el proveedor y usuário
La creación de un catálago Punchout
El catálago Punchout esta creado por Vinimaya con un proveedor que tiene el software cXML. El proveedor tendrá un catálago electrónico en el internet hecho para la Iglesia con artículos especificados por la Iglesia con precios negociados.
El comprador identifica el proveedor que esta disponible de hacer esto en LDS eMarket.
El comprador prove al personal técnica con los nombres de los individuos del proveedor con lo cual pueden trabajar para crear el punchout.
El personal técnica de la Iglesia enviará estos nombres a un gerente de Vinimaya quien se comunicará con las personas indicadas. Vinimaya quisiera obtener información credencial (URL, User Name , Password, etc) y tipo de conección (OCI, cXML) para establecer un link entre el proveedor y Vinimaya.
Una reunion de empiezo será arreglado por el comprador.
Las preguntas entre Vinimaya y el proveedor tendrá que ser resolvido por ambos y el comprador.
Al establecer el link por Vinimaya en su base de datos de desarollo, el comprador verificará el contenido del catálago.
Cuando el comprador verifica que todo es correcto, Vinimaya moverá el catálago a producción.
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Nota en el despacho de cXML: Los proveedores que proveen un catálago de punchout tambiém puede recibir las órdenes de compra por via el despacho cXML si la Iglesia tiene un acuerdo/contrato válido con el proveedor.
Durante las pláticas/charlas con el personal técnico del proveedor, el comprador y el personal técnico de la Iglesia averiguará la posibilidad de enviar órdnenes por via cXML. El personal técnica de la Iglesia necesitará información credencial del proveedor (URL, User Name, Password, etc) para establecer el link entre la Iglesia y el proveedor para despachar via cXML.
La creación de un Purchasing Reference Guide (PRG)
El PRG esta creaado por itemes dentro del archivo de itemes. Algunos itemes esta asemblados para crear un catálago PRG. Cambios de los precios y descripciones de los artículos estan actualizados automaticamente dentro del PRG y se envia diariamente al LDS eMarket. El comprador define cuales itemes de incluir en un PRG.
Vaya a Acquisitions LDS – eProcurement – PRG Maintenance
Crear una identificación para el catálago (Catalog ID) y haga un click en el botón Add.
Sugerencias para crear la identificación de un catálago
La identificación o nombre tiene que ser único.
Coloque un prefijo con el código de dos letras del país de origin.
Ponga un Place a guión entre el código de país y el nombre del catálago.
El nombre del catálago debe ser lo mas corto posible – no más de 10 carácteres.
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Llenar información del catálago de PRG describiendolo.
Ingrese el Catalog Name (nombre del catálago). Este es el nombre que quiere que aparezca en LDS eMarket.
Ingrese el Catalog Description (descripción del catálago). Este texto aparecerá en la burburja amarilla al lado del nombre del catálago en LDS eMarket.
Ingrese el SetID del archivo del item usado para crear el catálago.
Indicar el comprador responsible para el catálago PRG.
Use el campo de Notes (notas) para cualquier detalle que quiere guardar del catálago.
Ingrese el currency code (código de moneda).
Indique la categoría (Vinimaya category) bajo lo cual el catálago debe aparecer en LDS eMarket.
Haga un Click en el link Related Business Units. Ingrese los business units que debe poder ver al catálago.
Haga un Click en al botón de Save en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Al salvar, un red aparecerá en la parte inferior del la pantalla.
Ingrese los números de itemes del archivo de itemes para incluirse en el catálago de PRG.
Definir un grupo de PRG. Este es un formulario que le permite definir los grupos bajo los cuales los artículos aparecerán el la página PRG.
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Al terminarse, haga un click en el botón Save otra vez.
Aprobar el catálago al hacer un click en la cajita debida.
Si se ven una caja roja como se ve arribe, hay un problema con el item en el archivo de itemes. Los itemes con cajas rojas al lado no aparecerán en el catálago de PRG hasta que se resuevle el problema.
Nota que cuando el texto en el nombre del catálago, categoria de Vinimay, o descripción del catálago cambie el sistema envia un email al personal técnico de la Iglesia para actualizar estos campos en Vinimaya.
Viendo un PRG
Vaya a Acquisitions LDS – eProcurement – Purchase Reference Guide (PRG).
También se puede verlo en la página de intranet de la Iglesia en Tools & Services – Purchasing Reference Guides.
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La creación de catálagos de proveedores
Se determina si un catálago debe contener un solo proveedor o multiples proveedores. Preparación del archivo El process de crear un catálago de proveedor empieza con el comprador indentificando un proveedor de incluir entre los catálagos de LDS eMarket catalog repository.
El comprador envia al proveedor un archivo de catálago en Excel.
El comprador y proveedor trabajan juntos para definir los artículos de incluir en al catálago usando precios negociados.
El proveedor prepara el archivo de Excel y es responsible de manterner actualizados los precios y descripciones de los artículos.
El proveedor envia la planilla terminada en Excel al comprador.
El nombre del archivo debe empezar con el código de dos letras del país de donde viene seguido por un guión, el nombre del proveedor y su número de proveedor de PeopleSoft. Ejemplo: US-nombre del proveedor 3243.xlsx
Excel File Format for Vendor Catalog
Detail Record
FIELD NAME REQUIRED Maximum FIELD SIZE
1 Supplier Part Number Required 30
2 UOM Required 3
3 Product Short Description Required 60
4 Product Long Description Required 254
5 Currency Code Required 3
6 Contract Price Required 9.5
7 Typical Lead Time In Days Required 3
8 UNSPSC Optional 8
9 Product URL Image Link Optional 150
10 Thumbnail URL Image Link Optional 150
11 Option 1 Optional 254
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12 Option 2 Optional 254
13 Preferred Item – Y/N (Blank means N) Optional 1
Cargado el archivo al LDS eMarket
El comprador The SRM supervise la carga inicial del catálago al LDS eMarket y lo apruebe cuando este cargado al sistema.
El archivo tiene que estar convertido en el formato .csv file. Esto se hace al abrir un archivo de Excel; selecionando ‘File – Save As’; y cambiando el tipo de archivo a ‘CSV (Comma delimited) (*.csv)’ como se ve en el diagram abajo.
Salva el archvio .csv file en el I-Drive bajo Input_files\VendorLoad\FSPR89.
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Dentro de LDS eMarket, vaya a Acquisitions LDS – eProcurement – Vendor Catalog. Haga un Click en Add a New Value.
Crear un Catalog ID y haga un click en el botón Add.
Sugerencias para crear un Catalog ID (nombre del catálago) El nombre tiene que ser único. Ponga un prefijo el código de dos letras del país de donde viene el archivo. Ponga un guión entre el código de país y el nombre del catálago. El nombre del catálago debe ser lo mas corto posible – no mas que 10 carácteres.
Ejemplos: US-DSRTBK, BR-INFO, AR-HUB, AU-BGC, US-RSD
Llenar la información del catálago de proveedor describiendo el catálago. o Ingrese el Catalog Name (nombre del catálago). Este es el nombre como quiere que
aparezca en LDS eMarket. o Ingrese el tipo de catálago (Catalog Type). Vendor Catalog es el tipo que se usa para
un proveedor solo. Catalog Fragment y Catalog Shell trabajan juntos para crear un catálago con multiples proveedores. Cada proveedor será definido como un fragmento. Cada fragmento contendrá artículos cargados de una planilla de Excel. Los fragmentos se junta bajo un “concha”, que contieneFragments are gathered together under the shell, which contains campos de header-type.
o Ingrese el Catalog Description (descripción de catálagos). Este texto aparecerá en la burbuja amarilla al lado del catálago en LDS eMarket.
o Ingrese el Vendor ID (número del proveedor) o Indique el comprador responsible para el catálago o Ingrese el nombre del archivo .csv (.csv file) en el I-Drive bajo
Input_files\VendorLoad\FSPR89. o El campo de notas (Notes) se debe usar para cualquier detalle que quiere guardar del
catálago. o Ingrese el currency code (código de moneda)
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o Indquie la categoria de Vinimaya (Vinimaya category) bajo lo cual el catálago debe aparecer en LDS eMarket.
o Haga un Click en Related Business Units. Ingrese los business units que deben poder ver a este catálago.
o Haga un Click en el botón de Save en la parte inferior izquierda de la página de catálagos de proveedores.
Nota que cuando el texto del nombre de catálago, categoria de Vinimaya, o descripción del catálago cambia, se envia un email al personal técnico de la Iglesia para que puedan actualizar estos campos en Vinimaya.
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Ejecutar el proceso de cargar catálagos. Con el archivo en el I-Drive y el nombre del catálago creado, se puede cargarlo.
o Vaya a Acquisitions LDS – eProcurement – Vendor Catalog Load.
o Selecione un run control que existe o agrege otro.
o Ingrtese el Catalog ID en la página de run control page.
o Haga un Click en el botón de Run.
o Haga un Click en el botón OK en la página Process Scheduler Request.
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o Haga un Click en el link Process Monitor.
o Asegurese que el proceso C_PV_CATALOG llege a Success. Si el estatus indica No
Success, pare y pide ayuda del personal técnico de la Iglesia. Si el proceso indica Success, el archivo esta cargado.
Aporobando el catálago
Después que el catálago haya sido cargado al LDS eMarket, esta listo para aprobación.
o Vaya a Acquisitions – LDS – eProcurement – Vendor Catalog y ingrese el nombre del catálago (Catalog ID).
o Repsar el contenido del catálago. o Verificar los precios. o Verificar que las descripciones de los artículos son correctas. o Verificar que el número de artículos en el archivo Excel equivale el número de
artículos en el catálago. o Aprobar el catálago al hacer un click en la cajita Approve.
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Nota: Tal vez recibirá un mensaje al aprobar un catálago que el código UNSPSC, tiempo de entrega o unidad de medida no es válido. Si sucede esto, haga las corecciones en la planilla de Excel, cargar de nuevo el catálago y aprobarlo de nuevo. (Pasos 2 y 3)
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La instalación de un PRG Vinimaya y un catálago de proveedor
Después que un catálago esta cargado al LDS eMarket, también tiene que estar cargado al Vinimaya’s SmartSearch Catalog Admin tool por el personal técnico de la Iglesia. Cuando el catálago aparece en la página abajo, es una indicación al personal técnico de la Iglesia de hacer este paso en Vinimaya.
Un nuevo proveedor creado dentro de Vinimaya como anotado en el diagram en la página previa.
La seguridad de Business Unit y categoria se and Category security se concede al catálago dentro de Vinimaya para que sea visible a los usuários de LDS eMarket.
Los catálagos de PRG estan configurados por el personal técnico de la Iglesia para translader automáticamente a la base de datos de Vinimaya.
Una vez que este cargado un catálago en la base de datos de Vinimaya el catálago esta desplegado. El proceso de despliegue adoThe Deployment process compruebe si hay errores y permite el uso del catálago en LDS eMarket.
Actualizaciones de precios y descripciones de los artículos
Las actualizaciones y descripciones de los artículos se gestionan por el comprador en el archive de los itemes. Los catálagos de PRG se envian automáticamente a Vinimaya la sugiente mañana.
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Detalles adicionales de la página de configuración inicial del catálago:
(1) Ready to be Setup – Muestra los catálagos nuevos listo para enviarse a Vinimaya. Al terminarse, se pone un cheque en la caja ‘Vinimaya Setup Dev/Prod’ y esta salvado.
(2) Ready to Send Emails – Nuevos catálagos que estan listos para el proceso de FTP de Vinimaya. El botón ‘Send Email’ se presione para enviar a Vinimaya una notificación que pueden modificar su proceso de FTP para permitir la carga de los catálagos. La caja ‘Vinimaya Email New Files’ se actualize automáticamente cuando se presione el botón ‘Send Email’. Vinimaya envia un email cuando el proceso se ha actualizado.
(3) Ready for FTP Init – Esta búsqueda encuentra catálagos listo para enviarse al ambiente de desarollo de Vinimaya’s. Los catálagos se selecionan cuando el se presione el botón ‘Init FTP-D’. El data esta transferido a Vinimaya. Se envia un email al personal técnico de la Iglesia avisando cuantos catálagos fueron enviados a Vinimaya. Vinimaya envia un email cuando cuando la carga es completa. Se reconcila la cuenta entre los dos email. Se actualize el ’Vinimaya Initial FTP’.
(4) Ready for FTP Prod – Nuevos catálagos listos para el ambiente de produccción de Vinimaya. Al presionar el botón ‘Init FTP-P’ se transfiere la información de producción a Vinimaya. Se intercambia Emails y las cantidads confirmados. Esta actualizado el ‘Vinimaya Initial FTP Production’ .
5) Ready to be Deployed – Después que los nuevos archivos estan After the new files are desplegados por Vinimaya, el personal técnico de la Iglesia actualize los catálagos en ‘Vinimaya File Deployed’. La transferencia esta completo.
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