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LES ARCHIVES NATIONALES OU FEDERALES SYSTÈMES, PROBLÈMES ET PERSPECTIVES

ACTES

DE LA VINGT-SIXIÈME CONFÉRENCE INTERNATIONALE

DE LA TABLE RONDE DES ARCHIVES

MADRID 1 989

THE NATIONAL OR FEDERAL ARCHIVES: SYSTEMS, PROBLEMS AND PERSPECTIVES

PROCEEDINGS

OF THE TWENTY-SIXTH INTERNATIONAL CONFERENCE OF THE

ROUND TABLE ON ARCHIVES

MADRID 1 989

Roma 1 99 1

ACTES

DE LA VINGT-SIXIÈME CONFÉRENCE INTERNATIONALE

DE LA T ABLE RONDE DES ARCHIVES

MADRID 1989

PROCEEDINGS

OF THE TWENTY -SIXTH INTERNATIONAL CONFERENCE OF THE

ROUND T ABLE ON ARCHIVES

MADRID 1 989

Roma 199 1

CONFÉRENCE INTERNATIONALE DE LA TABLE RONDE DES ARCHIVES

INTERNATIONAL CONFERENCE OF THE ROUND TABLE ON ARCHIVES

fondée/founded 1953

Fondateur CHARLES BRAIBANT

Directeur général honoraire des Archives de France Président d'honneur du Conseil international des Archives

1889-197 6

Bureau

Renato GRISPO, Président/President Eric KETELAAR, Secrétaire/Secretary

Charles KECSKEMÉTI, Membre ex officio/Ex officio member Klaus OLDENHAGE, Trésorier/Treasurer

Conseillers/Counsellors

Gérard ERMISSE Kenneth HALL

Peter Pavel KLASINC Atique ZAF AR SHEIKH

Charles UYISENGA

Adresser la corespondance: Mailing address:

60, rue des Francs-Bourgeois , 75 14 1 Paris Cede 03 .

LES ARCHIVES NATIONALES OU FEDERALES SYSTÈMES, PROBLÈMES ET PERSPECTIVES

ACTES

DE LA VINGT-SIXIÈME CONFÉRENCE INTERNA TIONALE

DE LA TABLE RONDE DES ARCHIVES

MADRID 1989

THE NATIONAL OR FEDERAL ARCHIVES: SYSTEMS, PROBLEMS AND PERSPECTIVES

PROCEEDINGS

OF THE TWENTY-SIXTH INTERNA TIONAL CONFERENCE OF THE

ROUND TABLE ON ARCHIVES

MADRID 1989

Conseil International des Archives lnternational Council on Archives

Roma 199 1

UFFICIO CENTRALE PER I BENI ARCHIVISTICI

DIVISIONE STUDI E PUBBLICAZIONI

© 1 99 1 Ministero per i beni culturali e ambientali Ufficio centrale per i beni archivistici

ISBN 88-7 1 25-044-3 ISBN 92-891-001 5-X

Vendita : Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato -·Libreria dello Stato Piazza Verdi 10, 00198 Roma

Stampato da Fratelli Palombi - Via dei Gracchi 183 - 00192 Roma

Designato alla presidenza della Table Ronde nel corso della 25 a Con­ferenza, a Gardone Riviera, nel 1 987, ritenni subito opportuno che l 'Ufficio centrale per i beni archivistici si assumesse l 'impegno della stampa e della d if­fusione degli A tti della CITRA, come ulteriore contributo dell 'amministrazio­ne archivistica italiana alle attivit à ed alle iniziative del Consiglio internazio­nale degli archivi.

Presentando ora il primo volume della nuova serie, dedicato agli A tti della Conferenza di Madrid, sul tema degli A rchivi nazionali e federali, desi­dero rinnovare il mio ringraziamento al Segretario della CITRA, il mio colle­ga e amico Eric Ketelaar, ora direttore generale degli Archivi dei Paesi Bassi, il quale, nonostante le crescenti e gravose responsabilit à del suo ufficio, ha vo­luto continuare a curare la gestione delle Conferenze della Table Ronde e l 'e­dizione dei relativi atti con la competenza e l'impegno professionale che tutti gli conosciamo.

Colgo l 'occasione anche per ringraziare tutti i colleghi d ei paesi ade­renti al Consiglio internazionale degli Archivi, che in numero sempre crescen­te hanno testimoniato con la loro presenza l 'interesse e la sollecitudine delle rispettive istituzioni per i problemi della tutela e della valorizzazione del patri­monio documentario.

RENATO GRISPO

Direttore generale per i beni archivistici

TABLE DES MATIÈRES

Liste des participants . . . . . 7

Allocution d'ouverture . . . 17

PREMIÈRE PARTIE

Documents soumis à la Conjérence

Les archives nationales ou fédérales: systèmes, problèmes et perspectives, par Paola Carucci . . . . . . . 25

Le r6le des archives nationales dans !es pays centralisés, par Margarita Vazquez de Parga . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Le r6le intellectuel des archives nationales ou fédérales, par Harold Naugler . . . . 101

Le r6le intellectuel des archives nationales , par Arnaud Ramière de Fortanier . . . . . . . . . . . . . . 1 08

Le r6le des archives fédérales et l 'organisation nationale des archives: la République fédérale d' Allemagne, par Wolf Buchmann . . . . 1 1 7

CONTENTS

List of participants . . . . . . . 7

Open speech . . . . . . . . . . . . 1 7

PART ONE

Papers submitted to the Conference

The national or federai archives: systems, problems and perspectives, by Paola Carucci . . . . . . . 1 87

The role of national archives in centralized countries,

by Margarita Vazquez de Parga . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

The intellectual role of nationallfederal archives,

by Harold Naugler . . . . . 258

The intellectual role of national archives, by Arnaud Ramière de Fortanier . . . . . . . . . . . . . . 264

The role of federai archives with regard to the national archival system: the Federai Republic of Germany, by Wolf Buchmann . . . . . 273

Le r6le des archives nationales et l 'organisation nationale des archives: la Finlande, par Veikko Litzen . . . . . . 1 26

Le r6le des archives centrales d'Etat de l'URSS dans le système des archives d'Etat du pays, par Feodor M. Vaganov 1 3 1

DEUXIÈME P AR TIE

Compte rendu des séances

Séance d'ouverture . . . . . 143 Première séance de travail . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Deuxième séance de travail . . . . . . . . . . . . . . 1 57 Troisième séance de travail . . . . . . . . . . . . . . 1 67 Quatrième séance de travail . . . . . . . . . . . . . . 1 75 Séance administrative et de cl6ture . . . . . . . . . . . 1 82

ANNEXES

Recommendations et voeux . . . . . . . . . . . . . . . 343 Chronologie de la Conférence . . . . . . . . . . . . 347 Index des interventions . . 349

The role of the national archives with regard to the national archival system: Finland by Veikko Litzen . . . . . . . 281

The role of the centrai state archives of the USSR in the system of state archives of the country, by Feodor M. Vaganov . 286

PART TWO

Minutes

Opening session First working

299

session . . . . . . . . . . . . . . . . 303 Second working session . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1 3 Third working session . . . . . . . . . . . . . . . . 323 Fourth working session . . . . . . . . . . . . . . . . 3 3 1 Administrative and closing session . . . . . . . . . 338

ANNEXES

Recommendations 345

Programme of the Conference . . . . . . . . . . . . 348 Index of interventions . . 349

LIST OF PARTI CIP ANTS l LISTE DES P ARTI CIP ANTS

MEMBERS - CATEGORIES A & B l MEMBRES - CATEGORIES A & B

ANGO LA

M. Oscar Manuel FERNANDEZ GUIMARAES, Centre national de documen­tation et de recherche historique

A US TR IA l A U TR ICHE

M . Kurt PEBALL, Directeur général des Archives d'Etat

BE LG IUM l BE LG IQUE

M . André V ANRIE, Rédacteur en chef d' Archivum

BEN IN

Mme R. Elise PARAISO, Directrice, Archives Nationales

BO TSWANA

Mrs. Masisi LEKAUKAU, Director, National Archives

BU LGAR IA l BU LGAR IE

M . Doino DOINOV, Directeur général des Archives d'Etat M . Krsatiu GUERGINOV, Directeur général adjoint Mme Liliana V ANOV A

CANA DA

M . Robert GARON, Archi ves Nationales du Québec Mme Françoise HOULE, Directrice générale M . J ean-Pierre W ALLOT, Archiviste national Mme Denyse CARON

CAPE VER T l CAP VER T

M. Jose Maria ALMEIDA DE BRITO, Directeur, Arquivo Historico National

CH ILE l CH ILI

Mrs. Paz ARRIGORRIAGA, Chief Planning Section, Archivo Nacional

CH INA (PEOPLE 'S REPUB LIC OF) l CH INE (REPUB LIQUE POPU LA IRE DE)

Mr. Zizhi FENG, Director generai, State Archives Bureau Mr. Yishum ZHANG, Interprète

CO LOMB IA l CO LOMB IE

Mr. Jorge PALACIOS PRECIADO, Director, Archivo Nacional

COSTA R ICA

Mrs. Luz Alba CHACON DE UMANA, Directora, Archivo Nacional

C OTE D ' IVO IRE l IVOR Y COAST

M. Dominique TCHRIFFO, Directeur, Archives Nationales

CUBA

Mrs. Berarda SALABERRIA, Directora, Archivo Nacional

C ZECHOS LO VAKIA l TCHECOS LO VA QU IE

Mr. Peter KARTOUS, Director, Slovak Archi ves Administration Mr. P avei RAF AJ, Czech Archi ves Administrations

DOM IN ICA l DOM IN IQUE

Mr. Pedro R . VASQUEZ VASQUEZ, Director, Archivo Generai

ECUADOR l E QUA TEUR

Mme Grecia VASCO DE ESCUDERO, Directora, Archivo Nacional

F IN LAND l F IN LANDE

Mr. Veikko LITZEN, Director, National Archives

FRANCE

M. Miche! MARÉCHAL, Président de l' Association des Archivistes français M. Gérard ERMISSE, Conservateur en chef, Archives Nationales

GABON

M. René SONNET AZIZE, Directeur, Archives Nationales

GERMAN DEMOCRA T IC REPUB LIC l R ÉPUB LIQUE D ÉMOCRA T IQUE A LLEMANDE

Mr. Hans-Joachim KRAHN, Deputy Director, State Archival Administration Mr. Reiner GROSS, Director, State Archives of Dresden

GERMAN Y (FEDERA L REPUB LIC OF) l A LLEMA GNE (REPUB LIQUE F ÉD ÉRA L D ')

Mr. Wolf BUCHMANN, Federai Archives Mr. Herman RUMSCHOTTEL, President of the Associati o n of German Archi­vists Mr. Franz-J osef HEYEN, Director, Archi val Administration of Rhineland­Palatine

GHANA

Mr. Confidence GADZEKPO, Acting Director

GREECE l GR ÈCE

Mme Marianna KOLIV A KARALEKA, Secrétaire des Archives Centrales /

G UA TEMA LA

M. Julio R. GIL DE AGILAR, Director, Archivo Generai de Centro América

HA IT I

M. Muscadin Jean-Yves JASON, Président de l 'Association des Archivistes Hai:tiens

HUNGAR Y l HONGR IE

Mr. Ivan BORSA

ICE LAND IIS LANDE

M. Oiafur ASGEIRSSON, Director generai, Nationai Archives

INDONESIA l INDON ÉSIE

Mrs. SOEMARTINI, Director, Nationai Archives

IRAN

Mr. Mohamed Reza ABASSI, Director, Nationai Archives Mr. lraj AMERI, Deputy Director, Nationai Archives

ISRAE L

Mr. Nachman BARAK, Director, Miiitary Archives Mr. Max-Michaei HEYMANN, Executive Committee, Israei Archives Asso-ciation

ITA LY l ITA LIE

Mr. Renato GRISPO, Director generai, President CITRA Mrs. Maria Pia RINALDI MARIANI, Division Director, Centrai Office for Archi ves

JAPAN l JAPON

Mr. Masatoh KODAMA, Director generai, Nationai Archives Mrs. Chiyoko OGAWA

KIRIBA TI

M. Kunei ETEKIERA, Librarianlarchivist

LU XEMBURG l LU XEMBOURG

M. Cornei MEDER, Directeur, Archives Nationaies

MA CA O l MACA U

M. Isan SANTOS, Directeur, Archives historiques

MA LA WI

M. Charles B . MALUNGA, Senior Archivist

MA LA YSIA l MA LAISIE

Mrs. Norizah Haji ABDUL T ALIB, Head, Conservation & Reprography Ser­vices

ME XICO l ME XI QUE

Mrs. Leonor ORTIZ MONASTERIO, Directora generai, Archivo Nacionai Mr. Santiago G. VELASCO MONROY, Vice President of ANPADSE

MO ZAMBI QUE

Mrs . Maria Ines NOGUEIRA DA COSTA, Director, Historicai Archives

NETHER LANDS l PA YS-BAS

Mr. Joan VAN ALBADA, Society of Dutch Archivists Mr. Eric KETELAAR, Generai State Archivist, Secretary of CITRA

NICARAGUA

Mme Margarita V ANNINI, Directora, Archivo Nacionai

NIGERIA

Mr. Joshua ENWERE, Acting Director, Nationai Archives

NOR WA Y l NOR V ÈGE

Mr. John HERSTAD, Director generai, Nationai Archives

P AN AMA

Mme Giovanna BENEDETTI, Directora, Nationai Archives

PHI LIPPINES

Mr. Edgardo J . CELIS, Director, Records Management and Archives Office

PO LAND l PO LOGNE

Mme Marian WOJCIECHOWSKI, Director generai, Nationai Archives

POR TU GA L

Mr. J osé MA TTOSO, Director generai

R WANDA

M. Charles UYISENGA, Chef du Service de I' Information et des Archives Nationaies

SENEGA L

M. Saiiou MBAYE, Directeur, Archives du Sénégai

SPA IN l ESPA GNE

Mrs. Margarita VAZQUEZ DE PARGA, Director, Archivo Nacionai Mrs . Vicenta CORTES ALONSO, President of ANABAD

SR I LANKA

M. Haris DE SILV A, Director, State Archi ves

S WEDEN l SU ÈDE

Mr. Sven LUNDKVIST, Director generai , Nationai Archives

S WIT ZER LAND l SU ISSE

M. Oscar GAUYE, Directeur, Archives Fédéraies

TR IN IDAD AND TOBAGO l TR IN IT É ET TOBAGO

Mrs. Edwina PETERS, Government, Archivist

TUN IS IA l TUN IS IE

M. Moncef FAKHFAKH, Directeur, Archives Nationaies

UN ITED KINGDOM l RO YA UME-UN I

Mr. Michaei ROPER, Keeper of Public Records Mr. Athoi MURRA Y, Keeper of the Records of Scotiand Mrs . Emma QUICK, Executive Secretary, Association of Commonwealth Archivists and Records Managers

UN ITED STA TED l ÉTA TS-UN IS

M r. Richard BELDING, Society of American Archivists Mr. Frank B. EVANS, Nationai Archives and Records Administrations Mr. J ames HENDERSON, State Archivist of Maine

UN I ON OF SO V /ET SOC IA LIST REPUB LICS l UN I ON DES R ÉPUB LIQUES SOC IA LISTES SO V IÉT IQUES

Mr. Feodor M . V AGANO V, Head of the Main Archi vai Administration of the USSR Mr. Youri A. SHASHARIN

YUGOS LA V IA l YOUGOS LA V IE

Mr. Peter Pavei KLASINC, Director

ZAMB IA l ZAMB IE

Mr. Mark F. MBEWE, Director, Nationai Archives

ZIMBAB WE

Mrs. Angeiine KAMBA, Director, Nationai Archives

INTERNATIONAL ORGANIZATIONS l ORGANISA TIONS INTERNA TI O N ALES

UN ESCO

M. Amadou A. BOUSSO, Chef des Services d ' Information de I'UNESCO

IN TERNA TIONA L COUNC IL ON ARCH IVES l CONSE IL IN TERNA TIONA L DES ARCH IVES ( !CA)

Mme Annick CARTERET, Executive assistant l Assistante administrative M. Marcel CAYA, Chairman l Président, Section of Professional Archival AssociationsiSection des Associations professionnelles d'archivistes (ICAISPA) M. Jean FAVIER, Président Mr. Kenneth HALL, SecretaryiSecrétaire, Section of Professional Archival AssociationsiSection des Associations professionnelles d'archivistes (ICAISPA) M. Charles KECSKEMETI, Executive DirectoriDirecteur Exécutif M. Frederic LENDENMANN, ChairmaniPrésident, Section of Municipal ArchivesiSection des archives municipales (ICAISMA) Mr. Klaus OLDENHAGUE, TreasureriTrésorier M. Hans-Walter HERRMANN, Directeur des Archives de la Sarre

IN TERNA TIONA L FEDERA TION OF LIBRAR Y ASSOC IA TIONS AND INS TITU TIONS ( IF LA)

Mr. Adam WYSOCKI, Chairman IFLA Programme Management Committee

OBSERVERS l OBSERVATEURS

Mrs. Luisa ABRANTES, Portugal M. M'Hamed BOUCHENTOUF, Maroc Mme Denyse CARON, Canada Mme Paola CARUCCI, ltalie Mr. Lynn CARSON, Area Manager, Genealogica! Society of Utah Mr. Richard W. EBERT, Vice President, Genealogica! Society of Utah Mr. Anthony J. FARRINGTON, Deputy Director, India Office Records, The British Library Mrs . Maryana FRASER, Group Archivist, Barlow Rand Ltd. Mlle Madalena GARCIA, Institute of Portuguese Archives Mlle Françoise HOULE, Canada Mme. KAMENOV A, Membre du CIBAL M. Jivko KABADAIEV, Directeur du Secrétariat du CIBAL Mr. Dennis B. NEUENSCHWANDER, International Area Manager, Genea­logica! Society of Utah Mme Lilia PETROV A, Directrice, Archi ves de Bulgarie Mr. J ames STREETER

OBSERVERS FROM THE HOST COUNTRY l OBSERVATEURS DU PAYS HÒTE

M. Ramon ALBERCH FUGUERAS Mrs. Maria Luisa CONDE Mrs. Carmen GUZMAN M. Francese OLIVE I OLLE M. Borja AGUINAGALDE OLAIZOLA M. Joseph Maria SANS I TRA VE

ORGANIZING COMMITTEE l COMITÉ D'ORGANISATION

M. Pedro GONZALEZ Mme Maria Aurelia CORRAL Mme Pilar LEON Mlle Pilar PIZARRO M. Enrique BORREUEL Mme Ana LA VINA RODRIGUEZ M. Severiano HERNANDEZ VICENTE

ALLOCUTION D'OUVERTURE

par RENATO GRISPO

Je vous remercie vivement. Et maintenant, si vous permettez, je prends la parole pour le discours d'ouverture de la Conférence.

Je tiens tout d 'abord à exprimer ma gratitude à Monsieur le Direc­teur Général, Présidente du Conseil international des Archives, à Monsieur le représentant de l 'UNESCO, à Monsieur le représentant de l ' ICLA, à Madame le Directeur des Archives d'Espagne qui donnent par leur présence à cette inau­guration un grand prestige et une importance toute particulière.

Qu'il me soit permis également de remercier tous les collègues inter­venus en grand nombre, et ce Pays , l 'Espagne, qui a accueilli avec sympathie l'invitation du Bureau de la CITRA, et encore Madame Vasquez de Parga, ainsi que ses collaborateurs, qui ont organisé en si peu de temps ce rendez-vous pour la 26e CITRA, ici à Madrid.

Cela dit, je crois devoir aux délégués quelques mots pour expliquer les raisons qui nous ont poussés à tenir cette conférence à Madrid non plus à Rio de Janeiro, où elle était prévue dans un premier temps. Vous n'ignorez pas que la session du Comité Exécutif et du Conseil International des Archives auraient diì avoir lieu au Brésil, sur invitation des Archives nationales de ce Pays, formulée précédemment à l' occasion du X e Congrès international d es Archives à Bonn en 1 984, une décision formelle à ce propos ayant été confor­mement prise aux réunions des deux organismes en 1 988 . Une certaine hésita­tion s'était toutefois deja manifestée à l 'occasion de la réunion du Bureau du Conseil International des Archives à Vienne, au mois de mars, pour des ques­tions d' ordre financier et de sécurité. O n a essayé, alors, à plusieurs reprises, de la part du président de la CIA, du Directeur Exécutif, du Secrétaire de la Table Ronde, du Vice-Président Monasterio et de moi-meme, d'établir des con­tacts afin d'avoir des éclaircissements qui puissent dissiper toutes incertitudes . N'ayant pas eu de réponse ou tout au moins une réponse positive, et après avoir obtenu l 'accord du Bureau, le Président du CIA a décidé de choisir un autre endroit pour la session du Comité Exécutif en demandant aux Archives d 'Etat d' Italie de le tenir à Rome, comme nous l 'avons fait.

A son tour, le Bureau de la Table Ronde s'est réuni d'urgence à Rome le 22 avril dernier. A cette réunion, n otre collègue Moreira Franco avait été également invitée, mais elle n'est pas intervenue et n 'a pas répondu. Votre Bureau a pris note de la décis!on du Président du CIA et du déplacement des

17

réunions du CAD et du Comité Exécutif de Pétropolis à Rome et , en vue des arguments mentionnés ci-dessus, on a retenu opportun de demander aux Archi­ves d'Espagne de recevoir la 26e CITRA à Madrid.

Le texte de la décision prise à ce propos est le suivant: "The CITRA Bureau, noted the decision taken by the President of ICA to change the venue of the CAD and the Executive Committee meetings scheduled taking piace in Petropolis in September 1 989 and considered the proposal by the president of ICA to change the venue of the 26th CITRA accordingly. The CITRA Bureau decided to accept this proposal and requested l) the brasilian Archival Admi­nistration to withdraw the invitation extented to 26th CITRA, and 2) spanish Archival Administration to organize this Conference" .

Voici le texte et voici !es raisons de notre présence à Madrid aujourd'hui . De ma part, je dois ajouter mon regret pour ce qui s'est passé; regret encore plus profond aujourd'hui en raison de l'absence du représentant du Brésil dans cette salle.

Cependant, nous avons parmi nous d'autres collègues venant des pays hispano-américains et je souhaite vivement qu'il y aura dans le futur d'autres occasions de manifestations de haut niveau au Brésil et en Amérique latine afin de donner aussi à la Communauté archivistique toute possibilité de connaitre et apprécier des pays de meme que des patrimoines culturels dont nous esti­mons beaucoup l'importance.

En renouvelant notre appréciation pour la disponibilité de l'Espagne qui a su organiser en si peu de temps et de manière si efficace !es structures de cette Table Ronde, je voudrais cependant vous rappeler le ròle important que l'Espagne a toujours eu, depuis la fondation du Conseil International en 1948, dans la Communauté archivistique internationale.

Je tiens à souligner le travail mené par !es collègues de ce pays dans l'intéret commun, de Louis Sanchez Belda, qui était Président du CIA de 1968 à 1 972, aux Directeurs des Archives d'Espagne, Udina Martore!, Manuel Mata Castillon, Margherita Vazquez de Parga, sans oublier le travail de tous !es autres collègues qui ont en des tàches de grande responsabilité au sein des organismes du CIA. Je voudrais aussi vous rappeler que là où nous nous trouvons - à Madrid - ont eu lieu d'importantes rencontres archivistiques, tels que la 7e CITRA en 1962 sur le projets d'archives et !es frontières de l'archivistique, ainsi que le 6e Congrès international en 1968 sur de thèmes de très grand intéret, tels que la libéralisation de l'accès aux documents, la politique du microfilm, la méthodologie de l'histoire des archives, !es archives courantes de l'adminis­tration, le sauvetage et la restauration des archi ves italiennes endommagées par l'alluvion de 1966.

Qu'il me soit permis d'évoquer également l'étroite collaboration entre l'Italie et l'Espagne, deux pays de la région méditerranéenne unis par des liens historiques et culturels millénaires et par une amitié qui va bien au-delà des frontières de la Table Ronde et des relations diplomatiques et institutionnelles.

1 8

A 35 ans d e l a première Conférence qui s'est tenue à Paris en 1 954, cette réunion de Madrid nous donne la mesure du chemin parcouru. La liste des sujets traités en 25 Conférences couvre entièrement la gamme des discipli­nes et des problèmes professionnels, en se reliant aux arguments des onze Con­grès et au grand nombre des recherches effectuées par !es Comités et autres organismes du CIA.

L'accroissement de la présence internationale, 8 Pays à Paris en 1954, 52 à Gardone Riviera en 1 987, 67 ici à Madrid, est le témoignage, d'une part, de l'importance de ce moment de rencontre professionnelle et d'autre part, de la validité substantielle de la formule adoptée.

Je saisis l'occasion pour remercier particulièrement !es pays qui sont présents pour la première fois à cette CITRA, à Madrid: l'Angola, le Cap Vert, le Chili, Costarica, la République Dominicaine, la Guinée, l'Islande, Kiribati et Panama.

Si nous considérons maintennant le thème de cette Conférence, nous pouvons dire qu'il répond aux exigences d'une recherche détaillée des structu­res, des problèmes et des lignes de développement des institutions archivisti­ques nationales et fédérales comme l'avait souligné auparavant notre collègue S .O. Sowoolu au cours du 8e Congrès à Washington en 1 976.

Dans son rapport "Worldwide archival expansion and evolution" il remarquait entre autre: "There is a need for a detailed study of administrative structures of national or state archi val institutions, and this should be institut­ed urgently with the view to persuading some countries to give their National Archi ves better chances of performing their tasks effectively, by according them higher status in the administrative hierarchy. Such a study should determine, among other things whether it is always to be expected that attachment to the Office of the President or the Prime Minister is the best thing that can happen to a National Archives or whether other Ministries have been equally useful; whether there should be a governing, financially autonomous Council or whether the Council should be merely advisory and if advisory, whom does it advise and on what. Are existing arrangements for the separate management of Defense or Foreign Affairs or Film Archives satisfactory, or is there a set­tled case for bringing ali archi ves of the same Gouvernment or other body un­der a single management?" .

Sans avoir la prétention de résoudre ici tous !es problèmes qui étaient à ce moment là présents et tous ceux qui se sont ajoutés le long de ces années, la Présidence de la CITRA est convaincue que !es rapports présentés ici, de meme que !es discussions qui en dériveront, pourront fournir une contribution fondamentale aux débats sur !es structures et !es institutions archivistiques des différents pays.

En assumant la responsabilité de la préparation du rapport général et du questionnaire préliminaire, l'administration des Archives d'Etat d'Italie a voulu souligner l'intéret prééminent de notre pays pour la problématique des

1 9

Archives centrales, en raison du caractère mème de notre histoire, qui a eu des reflets très importants dans le domaine archivistique pour la présence - auprès des grandes Archives centrales de l'Etat, où sont conservés les documents à partir de l'Unification de 1 86 1 - d'autres archives, à tous les effets centrales, dans les villes qui furent jadis les capitales des Etats pré-unitaires , de Turin à Venise, de Florence à Naples.

Quant aux critères de la formulation du questionnaire et de la lecture ainsi que de l'analyse des réponses qui nous sont parvenues, on trouvera un pian détaillé dans le rapport général distribuè aux participants et dans la synthèse que présentera notre collègue Madame Paola Carucci.

Le rapport commence en fait par un bref exposé sur les critères adoptés pour la formulation du questionnaire et sur les difficultés rencontrées sur la base de l'étroite connexion existant à l'intérieur de chaque Etat entre l'organi­sation des Archives et le système politique et administratif.

L'objet de l'enquète étant les Archives nationales ou fédérales, le ques­tionnaire s'adresse seulement aux Archives centrales sans pour cela aborder les thèmes des Archives régionales , provinciales ou communales .

Les points plus importants sur lesquels nous avons essayé d' obtenir des informations plus détaillées concernent le rapport entre les Archives cen­trales et un éventuel réseau d'autres archives, l'exigence d'une loi générale, la présence d'archives historiques de administrations centrales séparées des Archi­ves centrales, les critères pour la nomination du Directeur des Archi ves centra­les, les fonctions concernant le records management. Parmi ces points évidents nous trouvons aussi les normes pour la consultation, la quantité et les dates extrèmes des documents conservés, la présence d'archives informatisées, audio­visuelles et photographiques, les instruments de recherche, le nombre des recher­ches. Nous avons également demandé des informations sur l'établissement, sur le personnel, les services de conservation, de restauration et de reproduction, sur les services didactiques, sur l'activité scientifique et de valorisation des char­tes, sur les éventuelles fonctions de direction et de coordination de l'activité des autres archives .

Les Etats qui ont répondu au questionnaire sont 62. Quelques-uns, par exemple, les Etats-Unis, l' Australie, le Canada, la Grande Bretagne, Israel, Burkina Faso, tenant compte de la complexité de leur organisation, ont fait parvenir des textes normatifs. La Pologne, le Canada et l' Australie ont trans­mis des informations supplémentaires afin de rendre leurs réponses plus com­préhensibles. En revanche, la République Populaire Chinoise a adapté son texte à la situation particulière du pays. Les Emirats Arabes ont envoyé des infor­mations utiles mais sommaires sans répondre au questionnaire, en ces données sont difficilement adaptables à leur organisation en cours de formation.

Les réponses ont mis particulièrement en évidence le problème de la surveillance des archives courantes et de dépots ou intermédiaires, en tenant compte des systèmes qui appartiennent essentiellement au triage et au versement.

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Les situations se présentent très différenciées soit pour ce qui con­cerne les rapports existants entre les Archives d'Etat et l'administration, soit pour ce qui est de la gestion des archives intermédiaires et l'adoption du records management, de mème que pour le versement.

D'autre part, nous avons pu relever les difformités des normes con­cernant les réglementations pour l'accès aux documents récents ainsi que pour les autorisations à la consultation pour des raisons d'étude . Les éléments qui ont été rassemblés, concernant la quantité avec les dates extrèmes des docu­ments conservés, sont différentes en raison de l'histoire politique de chaque Etat et de l'existence d'un ou de plusieurs institutions centrales d' Archives.

Les nouvelles Archives demandent une attention toute particulière pour ce qui concerne aussi bien les normes juridiques que l'élaboration et l'appli­cation de méthodologies appropriées. Les microfilms et les photos sont pré­sents - mème avec des quantités variables - dans la majorité des Archives centrales; tandis qu'il y a une présence plus différenciée des Archives audiovi­suelles, des sources orales et des archives informatisées. Ces dernières sont pré­sentes sourtout aux Etats-Unis et au Canada.

Les salles de lecture pourvues d'ordinateurs sont rares, mais très fré­quemment on trouve dans les instruments de recherche l'indication d'un guide qui, par la difformité des critères de rédaction, rend difficile la comparaison des données.

En revanche, les renseignements sont suffisament circonstanciés sur­tout pour les éléments concernant les baitments, qui est un grave problème pour la majorité des pays , et aussi pour les laboratoires de restauration, les services didactiques de mème que pour l'activité scientifique et de valorisation.

Enfin, les données reçus au sujet du personnel ont montré des situa­tions différentes et fort intéressantes à comparer avec la quantité de la docu­mentation conservée et les éléments concernant le nombre des chercheurs, mal­heureusement presque toujours sommaires et approximatifs.

Plusieurs Etats ont exprimés un avis plus ou moins favorable sur l'organisation actuelle de leurs Archives centrales, tandis qu'une partie d'entre eux a signalé des modifications ou innovations jugées plus urgentes.

Evidemment, les critères de formulation du questionnaire de mème que leur interprétation peuvent parfois ètre discutables.

La lecture par continents a été la plus simple et la plus directe, mais d'autres clés de lecture pourraient se distinguer, par la forme institutionnelle des Etats, par le genre de la tradition historique et par le niveau du développe­ment économique.

D'autre part, la possibilité d'erreurs d'interprétation est plus qu'évi­dente si l'on considère des différences de méthodologies et de langues ainsi que les multiples critères pour le traitement des données statistiques.

Avec ces éléments de synthèse nous pouvons toutefois d'ores et déjà individualiser, d'après les résultats de cette enquète une série de thèmes, de pro-

2 1

blèmes et donc d'arguments de discussion ainsi que de nombreux conseils et suggestions qui conduisent à la réflexion.

A cela, les rapports particuliers qui font partie intégrante du rapport général donneront certainement leur contribution.

En remerciant tous les participants et particulièrement tous les collè­gues qui voudront intervenir, je puis vous assurer que la discussion sera très intéressante pour nous tous et je déclare donc ouverte la 26e Conférence inter­nationale de la Table Ronde des Archives .

22

PREMIÈRE PARTIE

DOCUMENTS SOUMIS À LA CONFÉRENCE

LES ARCHIVES NATIONALES OU FÉDÉRALES: SYSTÈMES, PROBLÈMES ET PERSPECTIVES

l. Note préliminaire

par PAOLA CARUCCI

Notre étude sur !es Archives nationales ou fédérales, menée sur la base d'un questionnaire comprenant 56 points (sauf certains de controle), a tenté de mettre en évidence !es caractéristiques des Archives et !es problèmes com­muns et particuliers qui se vérifient actuellement dans la gestion des documents. La plus grande difficulté qu'on a rencontrée dans l'élaboration des questions provient de l 'étroite connexion qui existe entre l'organisation des archives et le système administratif de chaque Etat. La formulation d 'un m eme problème pour tous !es Etats sur !es archives produites par !es organismes centraux et périphériques de l 'Etat, par des organes de gouvernements autonomes ou des organes d'administrations locales risque de générer une interprétation ambi­gue, provenant du fait que !es différentes dénominations des organismes reflè­tent des structures institutionnelles, souvent non comparables, où coexistent sous des formes très différenciées !es critères hiérarchiques et !es critères d'auto­nomie.

Puisque l 'objectif prioritaire était d'analyser !es Archives centrales - nationales ou fédérales - le questionnaire traite brièvement des Archives décentralisées et il n'affrante pas le thème des Archives communales. Les points principaux pour lesquels on a cherché à obtenir des informations détaillées se rapportent à la coordination entre !es Archives centrales et un éventuel réseau des Archives d'Etat distribuées sur le territoire, l'existence d'une loi générale, la présence d' Archives historiques séparées des Archi ves centrales et concer­nant certains organes centraux de l 'Etat, !es critères pour la nomination du directeur1 •

D'autres informations recueillies concernent le volume de la documen­tation conservée, la présence de nouvelles archives, le pourcentage des instru­ments de recherche, le nombre des recherches scientifiques ou administatives.

1 Une attention toute particulière a été portée à deux questions essentielles; la première

touche à l 'autorité des Archives sur les services de pré-archivage et sur les archi ves courantes

des organes centraux de l 'Etat; la deuxième concerne les règles d 'accès aux archives contem­

poraines.

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Il

Enfin, ont été pris en considération tous !es problèmes propres au siège cen­trai, aux services (restauration, reproduction, didactique), à la formation pro­fessionnelle, à l 'activité scientifique et à la mise en valeur des documents, au rO!e de coordination de l 'activité scientifique des autres archives et d'élabora­tion des normes professionnelles . Le questionnaire a été envoyé aux membres du CIA. 62 pays souverains ont répondu: 1 5 Etats africains, 1 2 Etats améri­cains (2 de l' Amérique du Nord, 5 de l' Amérique centrale, 5 de l' Amérique méridionale), 10 Etats de l' Asie, 23 de l 'Europe, 2 de l'Ocèanie. Au total 48 Etats nationaux et 14 Etats fédéraux ou fédérations. 16 Etats ou régions auto­nomes, ont répondu (voir Appendice).

Certains Etats - Argentine, Australie, Burkina Faso, Canada, Vati­can, Allemagne-RDA, Allemagne-RFA, Guinée-Bissau, Israel, Royame Uni - connaissant la complexité de l'organisation des Archives, ont envoyé des compléments d'informations. L' Australie, le Canada et la Pologne ont four­nis des informations ultérieures afin de rendre plus nettes !es réponses au ques­tionnaire, tandis que la Chine a revu le texte en l'adaptant à sa propre situa­tion. Les Emirats arabes ont adressé des informations utiles bien que sommai­res au lieu de répondre avec précision au questionnaire difficilement applica­ble à l 'organisation de leurs Archives en cours de formation.

Après une première lecture des réponses nous avons cru opportun de regrouper !es informations dans chacun des domaines examinés (sauf pour !es deux premiers), par continent. On constate en effet une problématique homo­gène entre !es pays européens (surtout en Europe continentale); entre les pays africains - non sans quelques différences considérables -; entre !es pays d' Amérique centrale et méridionale, et entre le Canada et !es Etats-Unis. La situation asiatique est plus complexe et on y découvre des traditions culturelles et institutionnelles profondément différentes, comme par exemple, !es tradi­tions chinoise et indienne ou encore celles des pays du Moyen Orient.

Les dimensions différentes de l ' Australie et de la Papouasie - Nou­velle Guinée sont par elles-memes un fait qui rend difficile la comparaison des deux situations.

En tout cas, meme là où ont été relevés des éléments d'homogénéité, !es problèmes actuels sont traités selon des modalités qui ressentent encore de la tradition archivistique, de la situation politique et institutionnelle, des fonds inscrits au budget.

Nous avons préféré présenter le résultat de nos recherches d'une manière descriptive plut6t que synthétique en pourcentage, afin d'éviter de four� nir des renseignements approximatifs et surtout dans le but de ne pas trop s'éloi­gner de la spécificité d'un si grand nombre d'informations concernant chacun des Archives nationales .

2. La loi générale sur les archives

Les points 3 et 4 du questionnaire tendent à vérifier s ' il existe une

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Ioi générale sur !es archives (voir Tab. 1 ) , ou tout au moins des normes partiel­les, et - dans le cas où la réponse serait positive - s'il s'agit d 'une loi qui régit seulement !es Archives centrales ou bien d'autres archives qui existent sur le territoire. Certains pays ont signalé avec la date de la loi actuelle, la date des normes précédentes: en effet, il semble évident que précédemment à la règle actuellement en vigueur il pouvait y avoir dans certains pays des dispositions générales ou partielles . 44 Etats disposent d'une loi à caractère générale qui réglemente, dans 28 cas , d 'autres services d 'archives dont un grand nombre appartient à l 'Etat et aux archives communales . La loi concernant la Belgique remante aux années cinquante ainsi que celle du Royaume Uni (avec modifica­tions en 1967), de la Colombe, du Ghana, d ' Israel et de l ' Ile Maurice; la loi de Cuba remante aux années soixante comme celle du Kénya, de l 'ltalie (avec certaines modifications datant de 1 975), de Singapour, de Sainte-Lucie, de la Hongrie, de la Tanzanie et de la Zambie; des années soixante-dix aussi !es lois de la Cote d' Ivoire, de la France, de l ' Indonésie, du Liechtenstein, du Malawi, du Pérou, de l ' Allemagne-RDA, du Sri Lanka, du Zai're, de la Tchécoslova­quie, des USA (avec modifications successives); des années quatre-vingt, datent !es lois de la République Populaire de Chine, de l 'Equateur, de la Finlande, du Japon, de Haiti, de l ' Islande, de l ' Irlande, de la Pologne, du Soudan, de la Tunisie, de l'Australie, du Canada, de l 'Allemagne - RFA.

Certains Etats n'ont pas indiqué la date de leur loi, tandis que d'autres ont indiqué que leurs démarches législatives sont en cours: par exemple le Pakis­tan et le Congo2• Cependant tous souhaiteraient avoir une loi générale.

3. Les archives centra/es

3. 1 . Dénomination

Le point 5 du questionnaire concerne la dénomination exacte des Archives centrales (voir Tab. 2) dans le but de vérifier s ' il existe dans certains pays deux ou plusieurs Archives centrales ou si elles n'existent pas tout simple­ment . La question posée au point 6 pour conna1tre à quelle date des Archives ont pris l 'actuelle dénomination a pour but soit de déterminer la situation des pays en voie de développement, soit de mieux définir, dans un contexte histo­rique, la situation européenne et celle plus généralement des pays qui sont depuis longtemps souverains et ont acquis une vieille tradition dans la gestion centra­lisée des Archives. Cependant, comme pour la date de la loi sur !es archives, la date de l 'actuelle dénomination des Archives centrales n'exclut pas que pré­cédemment se soit réalisée une concentration des Archives des administrations

2 Presque tous les Etats ont tout au moins des normes partielles ou, comme pour le

cas de l'URSS, des règles générales.

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centrales de l 'Etat: par exemple en Italie, !es Archives centrales de l 'Etat ont été instituées en 1953 , mais depuis 1 87 1 cette fonction était attribuée aux Archi­ves d 'Etat de Rome.

La meme dénomination est maintenue depuis bien plus longtemps par les Archives centrales de la Suède ( 1 6 1 8) , les Archives Vaticanes ( 1 644), les Archives nationales de la France (1 790).

Au XIXe siècle remante la dénomination des Archives centrales en Argentine ( 1 884), en Belgique ( 1 83 1 ), au Brésil (1 838), au Canada ( 1 872), en Equateur ( 1 884), en Finlande ( 1 869), en Hongrie ( 1 874), en Norvège ( 1 8 1 7) , dans le Royaume Uni ( 1 838) et en Suisse ( 1 848). Quant aux autres Etats, si l 'on fait exception des Archives de Cuba ( 1904), celles des Usa et du Mozam­bique ( 1 934), et celles de la Colombie (1 940), toutes ont une dénomination pos­térieure à la seconde Guerre mondiale.

Ce n'est probablement pas un hasard si les pays, dont les Archives centrales ont une dénomination qui remante au siècle dernier ou à une époque antérieure, ne disposent pas d 'une loi d'archives (6 sur 1 1 , en plus la Cité du Vatican). En effet, il n 'y a pas nécessairement coi:ncidence entre la date de la dénomination des Archi ves et la date de la lo i d 'archives3 .

En ce qui concerne les pays européens 1 8 sur 23 ont des Archi ves cen­trales; à noter la position particulière où se trouve le Public Record Office de Londres avec compétence pour le gouvernement centrai du Royaume Uni et de l'Angleterre et le pays de Galles, tandis qu'en Ecosse et en Irlande du Nord existent, respectivement, le Scottish Record Office d 'Edimbourg et le Public Record Office de Belfast. La Pologne possède trois Archives centrales: !es Archi­ves pour !es documents anciens, instituées en 1 809, !es Archives pour les docu­ments modernes, instituées en 1930 et les Archives pour la documentation méca­nique (photographies, enregistrements sonores, films) instituées en 1955 . Il existe également en Espagne différentes Archives centrales : les Archives de la cou­ronne d'Aragon qui datent de 1 1 80 dont le siège est à Barcelone; les Archives générales de Simancas, instituées par Charles V en 1 540; les Archives généra­les des Indes, instituées en 1 785 dont le siège est à Séville; les Archives histori­ques nationales, instituées en 1 866 avec siège à Madrid et les Archives généra­les de l 'administration, institutées en 1969 avec siège à Madrid. La Hongrie possède deux Archives centrales, les Archives nationales hongroises, appelées ainsi depuis 1 874, pour ce qui concerne la documentation antérieure à 1 945 et les Nouvelles Archives centrales hongroises, instituées en 1 970 pour la docu­mentation postérieure à 1 945 . L'Union Soviétique, enfin, a bien 1 1 Archives centrales : !es Archives centrales des documents anciens; les Archives histori-

3 On pourrait avancer que des mutations concernant !es institutions responsables des

archi ves puissent avoir des retentissements sur le pian de la réorganisation des normes archi­

vistiques.

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ques centrales de l 'URSS; les Archives centrales de la Révolution d'octobre, des organismes supremes de l'Etat et des administrations gouvernementales de l'URSS; les Archives centrales de l'économie nationale del l'URSS; les Archives littéraires et artistiques centrales de l'URSS; les Archives photographiques et ciné­matographiques centrales de l'URSS; !es Archives centrales sonores de l'URSS· les Archives centrales de la documentation scientifique et technique; !es Archiv� centrales de l'histoire rnilitaire de l'URSS; les Archives centrales des forces armées soviétiques; les Archives centrales de la force navale de l'URSS.

Une situation particulière concerne l' Italie où les Archives centrales de l'Etat ont leur siège à Rome. Elles conservent la documentation des organes centraux de l'Etat italien depuis 1 86 1 , date de l' unification nationale, tandis que la documentation des organes centraux préunitaires est conservée auprès les Archi ves de l 'Etat qui ont leur siège dans les provinces qui furent jadis capi­tales de ces Etats respectifs; en ce qui concerne l 'ex-Etat Pontificai, les archi­ves de la plupart des organes centraux sont conservées dans les Archives de l'Etat à Rome, sauf pour une partie importante du Secrétariat d'Etat, se rap­portant surtout aux Affaires étrangères qui - unies aux archives se référant aux fonctions spirituelles de l'Eglise - se trouvent auprès des Archives du Vati­can (Archives Vaticanes).

En Afrique 2 Etats sur 1 6 n' ont pas d 'Archi ves centrales: la Guinée­Bissau, où la Hì.che de regrouper la documentation d'intéret historique qui existe dans le pays est confiée à un organisme public, l' Institut national d'études et de recherches (INEP), et l' Ile Maurice, où la documentation des organes cen­traux de l'Etat est conservée auprès les organismes créateurs memes. Pour l' Asie, sur 10 Etats qui ont répondu au questionnaire, la République Populaire de Chine seule possède trois Archives centrales, !es Premières Archives historiques de la Chine, les Secondes Archives historiques de la Chine, et les Archives photo­graphiques - elles dépendent du Service des Archives d'Etat de la Chine -et enfin !es Archives centrales de la Chine, dépendent du Parti communiste chi­nois et du Conseil d'Etat .

Dans tous les pays américains considérés il existe des Archives natio­nales ou fédérales. Les Archives australiennes constituent une organisation fédé­rale décentralisée; la Nouvelle Guinée possède des Archives nationales .

3.2. Organisation administrative et nomination du directeur

Un point important est celui de la question n. 7 relative à l'adminis­tration dont dépendent !es Archives centrales. Pour en évaluer pleinement l' inci­dence il serait utile de connal'tre les organisations politiques et administratives des différents Etats4 •

4 En tout cas, un élément de référence - néanmoins sujet à d'interprétations diverses -

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Les Archives centrales dépendent de la Présidence ou du Président du Conseil, ou du Conseil des Ministres dans !es pays suivants: Autriche, Bur­kina Faso, Emirats Arabes, Indonésie, Irlande, Israel , Liechtenstein, Sainte­Lucie, Tunisie, URSS. Du Conseil exécutif fédéral dépendent !es Archives natio­nales de la Yougoslavie; du Ministère de l 'Administration du gouvernement, !es Archives de la Corée; du Parti Communiste et du Conseil d'Etat, !es Archi­ves centrales de la Chine.

Les Archives centrales de l'Argentine dépendent du Ministère de l' Inté­rieur, comme la Belgique, la Tchécoslovaquie, le Kénya, l' Allemagne -RDA, l 'Allemagne-RFA, la Suisse, la Zambie, tandis que !es Archives fédérales aus­traliennes dépendent du Ministère pour !es Services administratifs; en revan­che !es Archives du Brésil et du Pérou dépendent du Ministère de la Justice. Le Public Record Office du Royaume Uni est un département indépendént de l 'Etat, sous la responsabilité du Lord Chancellor (ministre de la Justice), mais il n'est pas administré à travers le Ministère de la Justice.

Les Archives qui sont de la compétence du Ministère de l 'Education ou de l 'Instruction publique sont celles des Barbade, de la Finlade, du Malawi, de la Nouvelle-Guinée, de la Pologne, de la Sierra-Leone et de la Suède, tandis que !es Archives du Ghana, de l ' Islande et de la Hongrie dépendent du Minis­tère de l 'Education et de la Culture.

Du domaine du Ministère des Affaires culturelles -- qui prend évi­demment des dénominations différentes dans !es divers pays - sont !es Archi­ves de la Colombie, du Congo, de France, du Guatémala, de l' Italie, de la Nor­vège, des Pays-Bas, du Portugal, de l 'Espagne, du Sri Lanka, du Soudan.

Les Archives indiennes dépendent du département Culture du Minis­tère pour le Développement des Ressources Humaines; !es Archives de Singa­pour et de la Tanzanie du Ministère pour le Développement de la Communauté. Les Archives de Haiti sont du domaine du Ministère de l ' Information et de la Coordination, tandis que ceux du Canada relèvent de la compétence du Minis­tère des Communications, responsable de la culture dans la jurisdiction fédérale.

Les Archives nationales des Etats-Unis dépendent d'une independant

agency du Executive branch du gouvernement fédéral. Pour l 'Equateur !es Archives dépendent du Conseil national des Archives et pour la Guinée Bissau du département des Archives historiques.

Les Archives du Mozambique dépendent de l 'Université et ceux de Cuba de l' Académie des Sciences.

Pour la plupart des Etats il existe dans la sphère ou auprès de l' Admi­nistration des Archives un organe collégial qui a des pouvoirs plus au moins

réside dans la subordination des archives centrales au pouvoir politique (p. ex. le Ministère

de la culture ou de l 'éducation) ou dans leur autonomie.

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étendus mais surtout consultatifs, appelé Conseil pour les Archives, ou Com­mission, Comité, ou similaires .

Le système de nomination du directeur n'a aucune corrélation directe avec la position administrative des Archives centrales . La nomination politi­que prévaut nettement soit pour les Etats centralisés, soit pour les Etats fédé­raux (mème si dans certains cas la nomination, politique seulement sous l'aspect formel, .se base .sur la qualification professionnelle de l' archiviste): Argentine, Austrahe, Autnche, Barbades, Belgique (sur approbation du Conseil scientifi­que des Archives), Brésil, Burkina Faso, Canada, Chine, Congo, Corée, Cote d'.Ivoi�e, Cuba, Fi.nlande, �rance (!es Archives françaises sont gérées par la Directwn des Arch1ves; depms 1 945 le directeur des Archives nationales est assi­milé à un directeur de l 'administration centrale qui agit au nom et par mandat du ministre), Japon, Guatémala, Haiti, Inde, Indonésie, Irlande, Israel, Ita­lie, Yougoslavie, Leichtenstein, Malawi, Norvège (l'archiviste est nommé par le roi dans le ��nseil de Cabinet s�r la base de sa qualification professionnelle), Nouvelle Gumee, Pays-Bas, Pakistan, Pérou, Portugal, Sainte-Lucie, Sierra Leone, Singapour, Sri Lanka (la nomination est politique seulement sous l'aspect forme!; il y a un bureau qui examine !es candidats), Soudan, Suède, Suisse, Hongrie, USA (l'archiviste est nommé par le président des Etats Unis avec l ' approbation du Sénat, mais sur la base de la qualification profession­nelle

. et : dans le. cas de destitution, le président a l'obligation de communiquer

par ecnt !es ra1sons au Congrès), Tanzanie, Zai're, Zambie. Les dir�cteurs sont nommés par concours public au Kénya, en Irlande,

au Royaume Um (mème si la nomination est politique sous l'aspect forme!), en Espagne, en URSS. Sur décision de l 'administration des Archives en Tché­coslovaquie, en Allemagne-RDA, en Pologne, en Tunisie; sur nomination du directeur de l' Institut colombien de Culture en Colombie, du Conseil national des Archi:'e� en Equateur; du recteur de l 'Université pour le Mozambique; de la Comm1sswn pour le Service public à l' Ile Maurice.

Le directeur des Archives Vaticanes est nommé par le Saint Pèr.

4. Réseau national des Archives d 'Etat et Archives historiques séparées

4. 1 Europe

En Europe, dans la plupart des cas, les Archives centrales font partie d'un reseau d' Archives réparties sur le territoire national, sauf exception pour la France, Irlande, Liechtenstein, Royaume Uni, pour trois Etats fédéraux -Aut�iche, �llemagne-RFA, Suisse - et, enfin, pour le Vatican. Pour cinq cas, Belgique: Fmlande, Islande, Norvège et Pays-Bas, le réseau d' Archives dépend des Arch1ves centrales; en d' autres cas d'un organisme administratif, de préfé­rence d'une direction générale. En Yougoslavie seulement toutes !es Archives sont autonomes et indépendantes.

3 1

La présence d'archives historiques séparées, est très répandue. Les Archives historiques du Parlement sont séparées pour 9 cas sur 23 : Autriche, Finlande, Allemagne-RFA, ltalie, Norvège , Pologne, Portugal, Royaume Uni , Espagne. Pour le cas de la Tchécoslovaquie !es Archives du Parlement et des Ministères des Affaires étrangères et de la Défense se trouvent en URSS avec le "status" d' Archives spéciales. Pour l ' Irlande est prévu le pouvoir d 'admi­nistration autonome du Parlement . Dans 9 Etats existent des Archives sépa­rées pour le Ministère des Affaires étrangères : Belgique (où il a absorbé !es Archives du Ministère des Colonies), Finlande, France, Italie, Yougoslavie, Pologne, Portugal, Espagne, URSS.

Les Archives du Ministère de la Défense - ou plus généralement les archives militaires - qui dans !es divers pays peuvent prendre des dénomina­tions diffèrentes, sont séparées dans 12 Etats: Belgique, Finlande, France, Allemagne-RDA, Irlande, ltalie (limitées à la documentation militaire et stra­tégique, tandis que la documentation à caractère administratif et judiciaire est versée dans !es Archives d'Etat compétentes) , Yougoslavie, Portugal, Espagne, Hongrie, URSS.

Dans le cas où pour d'autres branches de l'administration existent aussi des Archives historiques séparées on remarque des situations très différentes. Ainsi, par exemple, nous avons des Archives historiques séparées pour le Minis­tère de l' Intérieur e n Y ougoslavie et e n Polo gne; pour le Conseil d 'Eta t e n Polo­gne et en Espagne; pour !es Ministères des Finances, Travaux publics , de la Santé au Portugal, pour la Maison régnante dans le Liechtenstein et en Espa­gne; pour certains tribunaux en Espagne, pour le tribuna! fédéral en Suisse; pour le Parti communiste et pour le Centre Tito en Yougoslavie; pour le Comité de la radio et de la télévision en Pologne; pour certains secteurs comme la Poste, !es musées et !es instituts de recherche dans le Royaume Uni (ces organismes sont sujets au droit d'inspection du Public Record Office). En Allemagne-RDA entrent dans le domaine de la loi générale sur !es Archives non seulement !es Archives des organes centraux de l 'Etat, mais aussi !es Archives des organis­mes de la direction économique.

Pour ce qui concerne le Vatican, différentes Congrégations (Propa­ganda Fide, Orientale, Doctrine de la foi) , conservent leurs Archives respecti­ves à leur propre siège, tandis que !es Archives des Nonciatures et des Léga­tions sont rassemblées dans !es Archives vaticanes.

Souvent !es Archives historiques séparées ont une réglementation auto­nome et tout en étant, généralement , accessibles, elles sont aussi sujettes à des limites de consultation.

4.2. Afrique

Dans 6 pays africains sur 1 5 , !es Archives centrales font partie d 'un réseau d'instituts archivistiques qui dépendent des memes Archives pour Bur-

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kina Faso, Ghana, Kénya, d'un organisme bureaucratique de l' Administration des Archives pour la Cote d' lvoire; en revanche, pour le Congo et la Sierra Leone ce type d'organisme n' existe pas .

Les Archives historiques séparées existent pour le Parlement, pour le Ministère des Affaires étrangères et pour le Ministère de la Défense dans la Sierra Leone, dans le Soudan, dans le Zaùe et en Cote d' Ivoire; pour ce dernier pays le Ministère de la Sécurité intérieure a également ses propres Archi­ves historiques séparées. Au Congo et au Ghana !es ministères des Affaires étran­gères et de la Défense ont des Archives séparées; en Guinée Bissau, c'est le cas de la Défense et de la Justice. L' Ile Maurice ne possède pas d' Archives centra­les, toutes !es branches de l' Administration ont leur propres Archives.

Généralement !es Archives historiques séparées ont leur propre régle­mentation qui prévoit certaines limites de consultation.

4.3. Asie

En ce qui concerne l' Asie 5 pays sur 10 ont un réseau national d'Archi­ves: Chine, Inde, Israel, Pakistan, Singapour. Uniquement pour l' Inde le réseau d'Archi ves dépend des Archives centrales.

Au Japon, Pakistan et Singapour le Parlement et !es Ministères des Affaires étrangères et de la Défense ont des Archives séparées; au Pakistan, entre autre, !es Archives de la Cabine! Division et de certaines institutions cul­turelles sont autonomes; en Corée le Parlement et !es organismes militaires ont des Archives séparées; en Inde, le Parlement; en lsrael les organismes militai­res et la National Insurance Institution; en Chine, enfin, le Ministère des Affaires étangères et !es organismes préposés à la Sécurité publique, à la Géologie, aux Chemins de fer ainsi que la Piace N a me Committee, le Météorologica/ bureau, le Mapping bureau: !es Archives du Ministère des Affaire étrangères et de la Sécurité ne sont pas accessibles . En Inde !es Archives du Parlement ne peuvent pas etre consultées.

Généralement !es Archives historiques séparées ont une réglementa­tion autonome.

4.4. Amérique

Canada et USA

Aussi bien au Canada qu'aux Etats-Unis !es Archives centrales ne font pas partie d'un réseau national d'Archi ves, m eme si sont prévues des rencon­tres périodiques avec d 'autres Archives qui existent sur le territoire. Ces der­nières, au Canada ainsi que !es Archi ves nationales font partie du Conseil cana­dien des Archives.

Au Canada, le Parlement et la Cour Supreme ont une réglementa-

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tion distincte. Néanmoins les Archives nationales peuvent établir des accords pour accueillir le dépot de leurs document. Aux Etats-Unis la Cour Supreme et le Congrès ont une réglementation distincte, et en accord avec les Archives nationales, ils peuvent faire fonction de dépot d'archives .

Amérique centrale et méridionale

En Amérique centrale et en Amérique méridionale généralement les Archives centrales ne font pas partie d'un réseau national d' Archives : mais au Guatémala, en Equateur et au Pérou le réseau d' Archives dépend des Archives centrales .

Au Guatémala, dans la République de Haiti, au Brésil, en Colombie et en Equateur existent des Archives historiques séparées pour le Parlement, pour le Ministère des Affaires étrangères, et pour le Ministère de la Défense; en Equateur l' Jnstituto equadoriano de Seguridad social, l'Officina nacional de personal, Notarias, Registros de la proprietad ont eux aussi des Archives séparées. En Argentine, les Archives du Parlement, du Ministère des Affaires étrangères et celles du pouvoir judiciaire sont respectivemente séparées, tandis que les Archives militaires ne sont pas centralisées; et pour finir, au Pérou le Ministère des Affaires étrangères ainsi que les organismes militaires ont des Archives séparées .

4.5. Océanie

L' Australie et la Nouvelle Guinée ne disposent pas d 'un réseau d'Archi ves . En Australie cependant existent des mécanismes bureaucratiques qui permettent une coordination entre les Archives de chaque Etat.

Toujours en Australie, les Archives historiques du Parlement et de la Cour fédérale sont séparées: une réglementation autonome impose ses pro­pres critères pour accéder aux documents. En Nouvelle Guinée l'Université a des Archives historiques séparées et non accessibles.

5. Fonds conservés dans les archives centra/es et droit d 'inspection des archi­ves n 'appartenant pas a l 'Etat

Les points 14 à 20 du questionnaire ont permis de mettre en évidence cer­taines caractéristiques sur la documentation conservée dans les Archives centrales .

(a) Premièrement, pour ce qui concerne la documentation de l 'Etat on voulait savoir si elle est conservée ab antiquo ou bien à partir d'un événe­ment historique détermineé. Pour ce dernier cas, outre la description de l'évé­nement et de sa date, on demandait le lieu où était conservée la documentation des organismes centraux de l'Etat antérieurs à l'événement historique mentionné. Ces questions se reportent aux points 5 et 6 et sont relatives à la dénomination

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des Archives centrales ainsi qu'à leur date. (b) Deuxièmement, on voulait savoir si dans les Etats fédéraux exis­

tent, outre les Archives centrales, des Archives distinctes pour chaque Etat ou région et si l es Archi ves de l' Administration locale de l 'Eta t so n t conservées dans les Archives centrales, dans les Archives d 'Etat locales ou dans d 'autres Archives réparties sur le territoire.

(c) Troisièmement, on demande si auprès des Archives centrales doi­vent ou peuvent etre conservées les Archives des partis politiques, des syndi­cats, des banques, des entreprises, d 'autres organismes et institutions publics ou privés , de personnalités politiques, de hauts fonctionnaires, de familles et personnes, de lettrés ou écrivains, d'artistes ou architectes, d'établissements ecclésiastiques et religieux ou autres . Entre autre on demandait si pour de tel­les catégories d 'Archi ves existaient des Archi ves spécialisées.

(d) Et enfin on demandait si sur ces Archives l' Administration archi­vistique exerce des fonctions de contrale.

5. 1 . Europe

(a) Les Archi ves centrales européennes conservent des documents de l'Etat ab antiquo dans la plupart des cas, évidemment, meme si la nature juri­dique des actes plus anciens peut etre différente. Le document le plus ancien (528) se trouve en France; pour l' Autriche le document plus ancien date de 8 1 3 , pour l a Belgique de 8 19, de meme que pour l e Portugal et l 'Espagne, du Ixe siècle; pour le Royaume Uni et l 'URSS il remante au Xle siècle. Comme nous l'avons déjà signalé précédemment (cfr. paragraphe 3 . 1 ) certains Etats comme l'Espagne, la Pologne, la Hongrie et l 'URSS ont plusieurs Archives centrales pour la conservation des documents anciens ou actuels appartenant aux admi­nistrations de l'Etat. La documentation de l 'Etat suédois remante à 1 523, année où la Suède s 'est séparée du Danemark, meme si une documentation plus ancienne existe (depuis le xue siècle). Nous pouvons constater une situation particulière pour les deux Allemagnes: la documentation de l 'Empire qui remante au Moyen Age est conservée dans les Archives nationales de Vienne; pour l' Allemagne-RFA la documentation des Archives nationales date du XVIe siècle, pour l ' Allemagne-RDA la documentation de la Prusse est conservée ab antiquo, tandis que la documentation de l 'Empire allemand remante à 1 867, date de la constitution du Norddeutscher Bund.

E n Suisse l es Archi ves fédérales conserve n t l es documents depuis 1 798, lorsque fut instituée la République helvétique, tandis que la documentation plus ancienne est conservée dans le Archives cantonales. En Italie les Archives cen­trales de l 'Etat conservent des documents depuis 1 86 1 , date de l 'Unification nationale: la documentation plus ancienne qui remante pour certains cas au VIlle siècle, se trouve dans les Archives de l'Etat instituées dans les villes chefs­lieu de province. En Yougoslavie les Archives centrales conservent des docu-

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ments depuis 1 9 1 8 , année où l'Etat fut constitué, elles comprennent a�ssi une documentation du XIXe siècle, tandis que la documentation plus anc1enne se trouve dans !es Archives des républiques respectives.

(b) Dans les Etats fédéraux, Autriche, Tchécoslovaquie, Allemagne­RF A Yougoslavie, Suisse et URSS existent d es Archi ves pour !es Etats ou régio�s, ou cantons, ou provinces qui forment la Fédérati�n.

En Grande Bretagne, nous trouvons outre !es Arch1ves du Royaume Uni, !es Archives de l 'Ecosse et de l ' Irlande du Nord; !es Archives régionales existent en Allemagne-RDA, en Norvège, dans !es Pays-Bas, en Espagne et sous peu elles seront constituées en Belgique. Des Archives d'Etat p�ur la plupa�t au niveau de la province pour la conservation de la documentat10n des adml­nistrations locales de l 'Etat existent en Belgique, Tchécoslvaquie, Allemagna­RDA, Italie, Yougoslavie, Norvège, Pays-Bas , Polog�e, Port�ga� , Espagne, Suède Suisse, Hongrie, URSS. La Finlande a des ArchlVes provmc1ales - non d'Eta; -, tandis que le Royaume Uni a des Archives de Comté indépendente� . La France possède des Archives départementales qui ne dépendent pas de l'adml-nistration archivistique centrale. . La documentation plus ancienne n'appartenant pas à l 'Etat provwnt en général des Archives communales et provient en g�néral des Ar�hi:es � 'éta­blissements religieux; quelquefois elles sont conservees dans les B1bhotheques communales ou privées. . (c) En général dans !es Archives centrales, outre la documentat1�n créée par !es organismes centraux de l 'Etat, peuvent se trouver - conser�ees à titre divers et non nécessairement d'une manière organique - les arch1ves des entreprises, d'organismes publics, de personnalités politiques ou de ��uts fonctionnaires de familles ou de personnes, ou encore de toute autre ongme; on remarque �oins fréquemment la présenc: d'�rchives syndic�les, �� par�is politiques, de banques, de gens de lettres et d art1stes et des arch1ves d etab.hs­sements religieux. Une confirmation se trouve dans la réponse à la' quest�on suivante qui demande s ' il existe des archives spécialisées pour la conservat10� de la documentation produite par ces sujets: plus diffusées semblent !es archi­ves des partis politiques, celles de syndicats et des établissements religieux. �er­tains pays, en particulier la Belgique, l' Allemagne-RFA, le Royaume Um et J'Espagne ont des services d'archives particulières pour presque toutes !es typo­logies indiquées. En revanche, en France, les Archives spécialisées, ne sont

.pas

prévues, mais la documentation des organismes publics et privés, des fam1,lles

et personnes, d'établissements religieux, peut etre regroupée dans les serv1ces d 'archives des collectivités territoriales.

(d) Pour 7 cas seulement !es Archives centrales ont droit d' i�spec­tion sur !es Archives d'organismes publics, privés ou religieux: en Autnche et Finlande il s 'agit d' attributions limitées (pour la Finlande ces fonctions se réfè­rent aux Archives privées qui perçoivent des contributions de l 'Etat); !es autres pays sont l' Allemagne-RDA, l 'Islande, la Pologne (les Archives des documents

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modernes controlent les Archives des banques, entreprises, organismes publics et privés), l'Espagne, en partie, et l 'URSS.

En Tchécoslovaquie, en Allemagne-RFA, en ltalie, en Pologne (sauf pour les fonctions attribuées aux Archives modernes), au Portugal et en Espa­gne !es droits d'inspection sont attribués aux services de l 'administration des Archives qui sont différents des Archives centrales. Dans le Royaume Uni les Archives de Comté et !es autres d' intéret !oca!, sujets à l 'inspection du Public Record Office, sont controlés par le département de l 'Environnement, !es archi­ves des établissements religieux par l'Eglise anglicane, !es archives privées par la Commission historique pour !es manuscrits (à travers l'enregistrement volon­taire).

En Yougoslavie le controle est effectué par !es Archives des différen­tes républiques, tandis que pour la Hongrie toutes les Archives spécialisées exer­cent !es droits d' inspection. La Suède a comme l ' ltalie une norme qui prescrit la conservation des documents des entreprises pour une durée de dix ans pour des raisons fiscales .

5.2. Ajrique

(a) Dans !es pays africains la documentation des Archives centrales remante au maximum au XVIIIe siècle (Ile Maurice, Mozambique, Sierra Leone) et au XIXe siècle (Congo, Kénya, Malawi, Tanzanie, Zambie). La documentation plus ancienne se trouve au Soudan (XVIe siècle) et au Ghana (XVIIe siècle). La conservation se reporte aux événements particuliers en Tan­zanie (colonisation allemande de 1 885), au Zai're (colonisation de 1 885 et indé­pendance en 1 960) , en Cote d'lvoire (décolonisation en 1 960), en Guinée Bis­sau (indépendance en 1 973, reconnue juridiquement en 1 974).

(b) On trouve des archives décentralisées , liées aux Archives natio­nales au Congo, Cote d ' lvoire, Sierra Leone, Zai're tandis que pour la Tunisie, l' Ile Maurice et la Guinée Bissau des documents sont gardés par des lnstituts culturels .

(c) Fréquemment on trouve avec les Archives centrales !es archives des organismes publics, privés ou religieux. Parfois on constate une conserva­tion autonome des archives du parti politique du gouvernement: Ghana, Mozambique, Zambie. En général les archives publiques n' appartenant pas à l'Etat, ainsi que !es archives privées et d'établissements religieux sont conser­vées auprès des sujets ou organismes producteurs de documents .

(d) A l'exception du Ghana et du Mozambique, les Archives centra­les des Etats africains exercent généralement des fonctions d' inspection sur !es archives des établissements publics , privés ou religieux; en Guinée Bissau ces tikhes sont attribuées à un autre service de l'administration des Archives, tan­dis que pour l' Ile Maurice !es organismes producteurs surveillent leurs propres archi ves.

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5.3. Asie

(a) Les Premières Archives historiques de la Chine possèdent des docu­ments de 1 368 à 1 9 1 1 (de la Dynastie Ming à la Dynastie Qing), les Secondes Archives historiques comprennent des documents de 1 9 1 1 à 1 949 (Guoming­dang National Governement), tandis que les Archives centrales comprennent les documents de 1 92 1 à nos jours relatifs au Parti communiste et aux diffé­rents organismes gouvernementaux. Les Archives nationales coréennes, insti­tuées en 1 969, conservent les documents de la Yi dinasty (XVe siècle), tandis qu'une autre documentation ancienne se trouve distribuée dans 5 Archives: Chun-Chu-Gowan, Mt. Tae-Back, Mt. Myo-Hyang, Mt. Ma-Ni, Mt. Oh-Dae­Archives. Pour le Japon !es Archives nationales comprennent des documents qui remontent à la restauration Meiji de 1 868; la documentation plus ancienne, qui date de 908 , se trouve au Cabinet Library Division des Archives nationa­les, à la National Diet Library et dans d'autres institutions culturelles. Les Archi­ves nationales de l' Inde conservent une documentation en séries organiques depuis 1748, avec des documents plus anciens; les Archives de l ' Indonésie sont de la fin du xrxe siècle. Les Archives centrales israeliennes comprennent des documents depuis 1 839, tandis que la documentation antérieure se trouve pro­bablement en Turquie. Pour Singapour la documentation remante à 1 800, et celle antérieure se trouve au Raggles Museum et en Bibliothèque. Le Sri Lanka a une documentation qui date de la conquete du port de Galle, en 1 640, du coté de la Compagnie hollandaise de l' Inde orientale.

(b) Il existe en général des Archives décentralisées au niveau régional ou provincia!.

(c) Les Archives centrales conservent ou sont en mesure de conser­ver différentes catégories d'archives d'établissements publics, privés ou reli­gieux, souvent déposées également auprès des organismes producteurs.

En Inde et au Japon on remarque plus fréquemment des Archives par­ticulières pour la conservation de documents de personnalités politiques, hauts fonctionnaires, familles, lettrés et écrivains; pour l ' Inde on signale également des Archives d'établissements religieux, tandis qu'en Israel il y a des Archives particulières pour les partis politiques et les syndicats en plus des Archives pour les lettrés, écrivains et artistes.

Il est rare pour la Chine d'avoir des Archives spécialisées, tandis que pour la plupart des cas cette documentation est conservée auprès de diverses Archives chinoises.

(d) En général les Archives centrales n'exercent pas un droit d' ins­pection sur les Archives d 'organismes publics, privés et religieux, sauf pour l ' Indonésie et Israel . A Singapour et dans le Sri Lanka les organismes produc­teurs ont des droits d 'inspection sur leurs Archives respectives . La meme situa­tion semble se vérifier également en Chine . En Corée et au Japon on ne pré­voit pas de droit d 'inspection.

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5.4. Amérique

Canada et USA

(a) En ce qui concerne l' Amérique du Nord les Archives nationales du Canada conservent des documents qui remontent au xve siècle, tandis que pour les USA la documentation remante à la déclaration d'indépendance ( 1776), meme si le document le plus ancien date de 1 672: des documents plus anciens peuvent se trouver dans certaines Archives des Etats, auprès des Sociétés his­toriques, Universités et Bibliothèques.

(b) Le Canada a d es Archi ves provinciales et territoriales autonomes par rapport aux Archives nationales et responsables dans leur domaine, de meme qu'aux Etats-Unis existent des Archives dans les Etats et des Archives produi­tes par des organismes gouvernementaux décentralisés.

(c) Pour le Canada les Archives appartenant aux organismes publics, !es Archives privées et les Archives d'établissements religieux peuvent etre con­servées dans les Archi ves nationales ou auprès d'Archi ves spécialisées.

Aux Etats-Unis les Archives nationales ont une jurisdiction sur les archives des institutions du Gouvernment fédéral. La documentation des Archi­ves privées, publiques et d'établissements religieux est " conservée pour la plu­part dans des Archives particulières, mais les Archives nationales ont acceptés la donation, selon des limites établies, des documents de certains organismes publics et d 'archives privées, et permettent le dépot des documents des mem­bres du Congrès.

À la Presidential Library qui fait partie des Archives nationales, se trouvent - surtout par donations - des archives de personnalités politiques et de hauts fonctionnaires.

(d) Cependant, aussi bien les Archives nationales canadiennes que les Archives des Etats-Unis ne peuvent exercer sur ces archives aucun droit d'ins­pection car ce droit est confié aux organismes producteurs respectifs .

Amérique centrale

(a. b . ) Dans l es Etats de l' Amérique centrale la documentation remante au XVIIe siècle pour les Barbade, au XIXe siècle pour Haiti ( 1 804, date de l 'Indépendance) et Cuba; ces deux derniers Etats ont également des Archives décentralisés.

(c) En général les Archives centrales peuvent avoir aussi des Archi­ve� d'organismes publics, des Archives privées et d'établissements religieux, qm sont surtout conservées auprès des organismes producteurs.

(d) Les Archives centrales de Haiti ont droit d' inspection sur ces Archives. En revanche, à Cuba, ce droit d'inspection appartient à un autre ser­vice de l 'administration des Archives ou à des gouvernements provinciaux.

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Amérique méridionale

(a) Dans les Etats de l' Arnérique méridionale la documentation se con­serve ab antiquo et remante le plus souvent au XVIe siècle. La Colombie seu­lement associe explicitement la conservation des documents à un événement historique qui, dans ce cas spécifique, est la conquete de l ' Amérique.

(b) En Argentine et au Brésil existent des Archives régionales et dans tous l es Etats, sauf pour l'Equateur, se trouvent d es Archi ves décentalisées pour la documentation des administrations locales de l 'Etat; la Colombie signale avec les Archives d 'Etat ou locales, également les Académies d'histoire, Universi­tés , Fondations, Notarias.

(c) Généralement dans les Archives centrales on trouve les Archives d'organismes et d'établissements religieux. Seulement pour les Archives natio­nales de l 'Equateur ne figurent aucune de ces archives. Généralement les Archi­ves des organismes publics , les archives privées et surtout les archives des éta­blissements religieux sont en mesure de constituer des Archives particulières ou peuvent se trovuer auprès des organismes producteurs. Le Brésil ne fournit aucune information pour les documents des partis politiques - comme par ailleurs l 'Argentine, l 'Equateur et le Pérou - des syndicats, des banques et des entreprises.

(d) Dans aucun des Etats sud-américains les Archives centrales ont droit d 'inspection sur ces divers types d' Archives n 'appartenant pas à l 'Etat . Au Brésil une attribution dans ce domaine est confiée au Secrétariat de l 'admi­nistration auprès de la Présidence de la République.

5.5. Océanie

L'Australi e conserve des documents à partir de 1 90 l , date de la cons­titution de la Fédération. L' Australie a également des Archi ves régionales, des Archives décentralisées, ainsi que des documents conservés auprès de différen­tes institutions culturelles. Les Archives australiennes possèdent les archives de personnalités politiques et autres fonctionnaires. Souvent les archives des organismes publics , les archives privées et celles des établissements religieux constituent des Archives spécialisées . Quant au droit d'inspection il est du res­sort des organismes producteurs .

Les Archives centrales de la Nouvelle Guinée conservent la documen­tation qui remante au XIXe siècle; on n'y trouve que les archives des organis­mes et établissements publics et privés, mais les Archives centrales n 'exercent aucun droit d' inspection ni sur ces Archives, ni sur celles des partis politiques, syndicats, banques, entreprises , pas meme sur les archives privées ou religieu­ses . Il n 'y a pas d'Archi ves décentralisées pour les documents des services de l 'Etat, mais nous remarquons q'une documentation est conservée auprès de l 'Université.

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6. Droits d'inspection sur !es A rchives d'Etat. Pré-archivage, versements, tri

et élimination

6. 1 . Europe

Dans tous les pays européens l 'administration des archives générale­ment représentée par les Archives centrales a le droit d' inspection sur les archi­ves des organes centraux de l 'Etat . Au Vatican, les Archives vaticanes n'ont aucun droit d' inspection sur les organes du gouvernement et pour ces derniers les opérations de tri sont exécutées par les fonctionnaires respectifs .

Parmi les systèmes adoptés pour l ' inspection , s ' imposent nettement les visites occasionnelles effectuées par les archivistes d'Etat auprès des diffé­rentes administrations centrales . Des Commissions mixtes d' archivistes de l'Etat et de fonctionnaires des administrations respectives oeuvrent avec une pério­diocité variable en Autriche, Tchécoslovaquie, Islande, Italie, URSS; des mis­sions permanentes d'archivistes de l 'Etat sont prévues au Royaume Uni et en France auprès des administrations centrales . D 'autres formes d'intervention, souvent liées à l 'approbation des tableaux de tri, existent en Finlande, en Allemagne-RDA, en Allemagne-RFA, dans les Pays-Bas et en Pologne. En Irlande et dans le Royaume Uni chaque ministère a un fonctionnaire chargé des rapports avec l' administration des Archives; en Espagne une commission est préposée à la "qualification et valorisation des documents" , en Suisse les Archives fédérales envoient des inspecteurs auprès des administrations centrales.

Des centres de pré-archivage existent en Autriche,_ en Belgique, en Fin­lande, en Allemagne-RDA, en Allemagne-RFA, au Liechtenstein, dans les Pays­Bas, en Espagne, en Suède, et en Suisse. En général ils dépendent des Archives centrales et sont gérés par des archivistes de l 'Etat. En Finlande le centre de pré-archivage dépend du Bureau du Premier Ministre (Archives centrales du Conseil d'Etat); dans les Pays-Bas les centres de pré-archivage dépendent des organismes producteurs et sont gérés par les fonctionnaires respectifs; en Allemagne-RDA le versement des archives courantes est prévu dans le Zen­trale Bestandsnach weis, puis dans les Archives de l 'Etat.

Un système originai a été introduit en France où a été nommée une mission, dirigée par un archiviste (conservateur des archives), au sein de cha­que ministère.

Diverses fonctions qui ramènent au records management sont présen­tes à peu près dans tous les Etats, sauf en Belgique, Yougoslavie, Pays-Bas, Portugal, URSS. En Finlande chaque adrninistration a un responsable des archi­ves qui n'est pas nécessairement un archiviste qualifié.

En France il n 'y a aucune différence entre le dépot de pré-archivage et le dépot définitif. En Suisse les fonctions de records management sont effec­tuées en collaboration entre archivistes fédéraux, experts de l'adrninistration publi­que et fonctionnaires appartenant à chaque organisme gouvernemental. L'inter-

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vention de l'administration des archives concerne en général la gestion des archi­ves courantes et intermédiaires, le tri et le versement, plus rarement la consul­tation des documents pour des recherches pour étude ou administratives. L'inter­vention sur la formation des archives est encore peu diffusée.

Presque partout existent des tableaux de tri : sauf en Autriche et en Yougoslavie . Notamment on voit souvent des tableaux de tri pour chacun des organes de l 'Etat, rédigés jusqu'à présent pour certaines administrations cen­trales seulement: toutes les administrations centrales ont des tableaux de tri, en Finlande, au Royaume Uni, en Norvège, dans les Pays-Bas, en Suède, en Hongrie. La Tchécoslovaquie, la Finlande, l' Allemagne-RDA, la Pologne, la Suède et l 'URSS disposent d'un tableau général.

Le versement des documents aux Archives centrales est régulier en Tcécoslovaquie, en Allemagne-RDA, au Royaume Uni, en Irlande (seulement pour certaines catégories de documents), au Liechtenstein, dans les Pays-Bas en Suisse, en Hongrie, en URSS . Dans d'autres pays, malgré les délais prévus, le flux des versements est irrégulier . Les délais de versement varient de 15 ans en Hongrie et URSS à 50 ans en Finlande (avec des limites qui vont de 20 à 50 ans); en Yougoslavie le délai est de 30 à 50 ans, au Liechtenstein de 30 à 50, en Hollande et en Suède de 30 à 50 ans sur la base d 'accords particuliers. Pour la Belgique la date du versement est déterminée par les organismes pro­ducteurs. Pour l' Allemagne-RDA on a prévu 20 ans, 25 pour la Pologne, 25-30 pour la Norvège, de l à 29 pour le Royaume Uni, 30 pour l ' Irlande et l ' Islande, 40 pour l ' Italie et 45 pour l 'Espagne. Aucune indication concernant les délais déterminés par l' Autriche, le Portugal et le Vatican. Le délai coincide avec la fin de l ' intéret administratif pour la France, de meme que pour l' Allemagne-RFA.

6.2. Afrique

Dans tous les Etats africains, sauf la Guinée Bissau, les Archi ves cen­trales ont des droits d'inspection sur les archives courantes et intermédiaires des organes centraux de l 'Etat, généralement par des visites occasionnelles effec­tuées par des archivistes de l 'Etat auprès des différentes administrations, ou également par des Commissions mixtes d' archivistes et fonctionaires, comme pour le Ghana, l ' Ile Maurice, le Mozambique, le Soudan, la Tanzanie, la Zam­bie. En Guinée Bissau les fonctions de triage sont attribuées aux fonctionnai­res des différentes administrations. On trouve des centres de préarchivage au Burkina-Faso, qui dépendent du Centre national des Archives; au Kénya, en Zambie, ils dépendent des Archives centrales; à l ' Ile Maurice, du Ministère de l 'Education, arts et culture; au Congo et au Zaire ils sont sous la gestion des organismes producteurs respectifs. Pour ce qui concerne le Mozambique les Archives centrales ont des fonctions de préarchivage seulement pour quelques organes centraux. La gestion des dépots de préarchivage est confiée aux archi-

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vistes de l 'Etat. Les fonctions de records management sont prévues au Ghana, au

Kénya, au Malawi, en Sierra Leone, au Soudan, en Tanzanie, en Tunisie, en Zambie: pour la plupart elles sont confiées aux archivistes des Archives cen­trales et sont exercées en commun avec les archivistes des différentes adminis­trations au Soudan et en Tunisie.

En général ces fonctions se rapportent à la constitution (à l 'exclusion du Ghana et de la Tunisie) et à la gestion des archives, au tri et au versement, à la consultation des documents pour la recherche ou pour des raisons admi­nistratives; au Sierra Leone elles se rapportent au secteur de la reprographie.

Dans la plupart des cas des tableaux de tri sont prévus: généraux dans l'Ile Maurice, au Sierra-Leone, au Soudan, au Zaire; particuliers seulement pour certaines administrations dans les autres Etats. En Tunisie les tableaux de tri généraux et particuliers sont en projet .

Le Burkina-Faso, la Guinée-Bissau, le Mozambique ne possèdent aucun type de tableau de tri .

Le délai pour le versement des documents aux Archi ves centrales oscille de la date d 'utilité administrative - au Kénya, au Soudan et en Zambie -à la limite maximum de 50 ans pour le Burkina-Faso (seulement pour certains types de documents, pour les autres les délais sont de 5 à lO ans) et de 60 pour l 'Ile Maurice (les délais oscillent de 1 5 à 60 ans). La Tanzanie a un délai de 3 et de 5 ans; le Malawi au-dessus de 5 ans; la Cote d' Ivoire, le Mozambique, la Tunisie de l O; le Ghana de 1 5 ; le Congo de 20; la Sierra Leone et le Zaire de 30. Le versement cependant ne se fait pas avec regularité sauf au Congo, Ghana, Sierra Leone.

6.3. Asie

Dans les pays asiatiques, à l 'exception de la Corée et du Japon, les Archives centrales exercent un droit d'inspection sur les archives courantes et intermédiaires des organismes centraux de l 'Etat. La plupart du temps ces fonc­tions de contrOle sont effectuées occasionnellement par des visites d'archivis­tes auprès des différentes administrations .

Des Commissions mixtes ou des missions permanentes existent en Indonésie, au Pakistan (selon une loi à venir). Au Sri Lanka il y a des officiers de liaison pour la surveillance des documents des bureaux publiques . En Inde l 'inspection sur les archives courantes est attribuée aux fonctionnaires des dif­férentes administrations; celle sur les archives non courantes, aux archivistes; en Indonésie le tri pour les archives non courantes est décidé par les Archives centrales; à Singapour le tri est formellement soumis à l 'autorisation des Archi­ves centrales. En Corée , où les Archives centrales n'ont pas des fonctions de contrale, il y a un responsable des archives pour chaque organisme centra! . Au Japon il est effectué par les fonctionnaires des différentes administrations.

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En Chine des visites occasionnelles sont prévues par des archivistes ayant des fonctions d'inspection . Pour la plupart des cas les administrations disposent de services destinés uniquement aux archives courantes auprès desquels s'effec­tuent également les fonctions de records management.

Généralement les centres de pré-archivage sont inexistants: sauf excep­tion pour l ' Indonésie, Israel et Singapour, dont les centres de pré-archivage sont gérés par les organismes producteurs. Dans tous les Etats, sauf pour le Japon, on prévoit au moins quelques-unes des fonctions de records manage­ment, données aux archivistes des Archives centrales: en Israel et a Singapour en collaboration avec les fonctionnaires des différentes administrations. A ces derniers la loi de l ' Indonésie confie le records management, comme pour la future loi du Pakistan. Le records management se réfère en général à la for­mation et à la gestion des archives, au tri et versement, à la consultation des documents pour des fins d'étude et des raisons administratives, seulement à la gestion des archives et au tri en Israel, tandis que les archives courantes et intermédiaires sont ouvertes au public en Corée.

A l 'exception du Japon tous les Etats ont des tableaux de tri, pour la plupart généraux, plus rarement pour chacune des administrations . Les délais pour le versement vont de 4 ans de la Corée aux 30 ans du Japon; 5 ans sont prévus pour le Pakistan, 10 ans au moins pour l ' Indonésie; de 10 à 20 ans pour Israel; 20 ans pour la Chine sauf accord entre les archivistes et les fonctionnai­res des diverses administrations; 25 ans pour l ' Inde et le Sri Lanka; à Singa­pour les versements adviennent seulement lorsque les demandes des diverses administration sont acceptées .

6. 4. Amérique

Canada et Usa

Les Archives nationales du Canada ont des droits d'inspection sur les archives courantes et intermédiaires des organes centraux de l 'Etat par des visites d'archivistes. Les archivistes d 'Etat présentent annuellement leurs rap­ports à un organisme centrai du Gouvernement pour donner les informations nécessaires sur l 'état de la gestion des documents des diverses institutions gou­vernementales: ces comptes rendus se basent sur des visites effectuées au moins tous les 5 ans.

La sélection pour le tri et l 'élimination des documents des organes centraux de l 'Etat doivent etre approuvées par les Archives nationales ou effec­tuées à travers les tableaux de tri qui ont, pour la plupart, un caractère général et sont élaborés par les fonctionnaires des organismes producteurs. La gestion des documents dépend des Archives nationales et des différentes administra­tions de l 'Etat . Elle se réalise à travers des fonctions inhérentes à la formation et à la gestion des archives courantes et semi-courantes, au tri et aux verse-

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ments, à la consultation pour des raisons d'étude et des raisons administrati­ves. Elle assure également l 'application des normes sur l 'accès à la consulta­tion et sur le respect de la vie privée, ainsi que les directives et les normes éta­blies par les organes centraux de l 'Etat .

Les Archives intermédiaires, Centres fédéraux de documents sont sous la juridiction des Archi ves nationales et le versement des documents se fait avec une périodicité variable.

Les Archives nationales des USA ont des droits d'inspection sur les archives courantes et semi-courantes des administrations centrales de l 'Etat, souvent par des visites non régulières des archivistes; fiches et tableaux relatifs au tri et au versement, généraux et particuliers, sont élaborés par des fonction­naires qui gèrent les records agencies et sont approuvés par les Archives natio­nales . Douze Centres fédéraux de documents sont répartis sur le territoire natio­nal et un concerne la documentation personnelle: la conservation physique des documents est confiée - dans ces archives intermédiaires - aux Archives natio­nales, tandis que la tutelle juridique est assurée par les organismes producteurs respectifs . Le système de records management, géré par les Archives nationa­les retombe sous sa responsabilité et sous celle des services généraux de l 'admi­nistration. La loi prévoit le versement des documents après 30 ans mais en fait le délai est variable.

Amérique centrale

Dans les pays de l ' Amérique centrale toutes les Archi ves centrales, sauf à Cuba, ont des droits d ' inspection sur les archives courantes et celles des organes centraux de l 'Etat grace aux visites occasionnelles des archivistes ou des Commissions mixtes. A Cuba le tri des documents appartient aux organis­mes producteurs respectifs. Seui le Guatémala a des dépots de préarchivage gérées par les archivistes des organismes créateurs. Des fonctions de records management sont prévues au Guatemala et à Sainte-Lucie. Des tableaux de tri existent dans tous les pays à l 'exception de Haiti. Certains pays ont des tableaux de tri généraux (Guatémala), généraux et particuliers (Cuba), d 'autres des tableaux particuliers. Les délais pour le versement des documents aux Archi­ves centrales est de 5 ans pour Haiti, de 10 pour le Guatémala, de 1 5 pour Sainte­Lucie, de 30 pour Cuba; le flux des versements est quand meme irrégulier.

Amérique méridionale

Seules les Archives centrales de Brésil et de la Colombie n'ont pas de droits d ' inspection sur les archives courantes et les dépots des administra­tions de l 'Etat, auprès desquelles les fonctionnaires préposés effectuent le tri et l 'élimination. Des dépots de préarchivage existent en Argentine, gérés par le Ministère de l'Economie, au Brésil, gérés par les Archives fédérales, en Equa-

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teur, gérés par le Conseil national de l 'administration des Archives, au Pérou. Des fonctions de records management sont prévues en Argentine et au Pérou relativement à la gestion des archives courantes, du tri et du versement. Seui la Colombie n'a aucun tableau de tri . Le Brésil et la Colombie n'ont pas de terme chronologique pour ces versements, et nous devons admettre que là où existe un délai, comme en Argentine (30 ans) et en Equateur ( 1 5 ans) le flux d es versements est irrégulier.

6.5. Océanie

Les Archi ves australiennes ont compétence sur toutes les archi ves cou­rantes et historiques du Commonwealth . Toutes !es autres Archives sont autonomes5 •

Elles ont des droits d'inspection et d 'accès sur toutes les Archives du Commonwealth; et procèdent à des visites occasionnelles d 'archivistes dans !es différents organes administratifs; elles se chargent de la formation du person­nel responsable de la gestion des archives courantes, s'occupent de la coordi­nation de l 'activité d 'inspection, de versement et tri à travers des Commissions consultatives d'archivistes et fonctionnaires des administrations distinctes. Les Archives australiennes sont responsables du tri et des versements relatifs aux documents du Commonwealth : la sélection pour le tri et le versement est effec­tuée par les fonctionnaires des archives des différentes administrations selon les directives des Archives australiennes. D'autres dispositions particulières garantissent les différentes phases d' autorisation de tri, d'élimination et de ver­sement. Des tableaux de tri généraux sont prévus pour la documentation à carac­tère personnel, sur la propriété, sur les finances, tandis que des tableaux de tri particuliers sont élaborés en accord avec chacune des administrations pour la documentation administrative ou relative aux fonctions spécifiques. Les ver­sements suivent un programme régulier: le transfert des documents dans les Archives australiennes est effectué lorsqu'ils ne sont plus nécessaires à des fins légales, fiscales, administratives ou publiques. Les organismes producteurs res­pectifs retiennent les documents jusqu'à la date prévue pour l 'élimination ou pour la conservation temporaire ou permanente, auprès des Archives austra­liennes qui garantissent la conservation dans des locaux appropriés. On prend particulièrement soin des documents de plus de 25 ans pour qu'ils soient trans­mis aux Archives australiennes dès que possibile en accord avec les program­mes de versement.

5 Tandis qu'il n'y a pas de dépòts d'archives intermédiaires, un système précis de records management existe dans ce pays. Les fonctions des Archives australiennes compren­nent la forme des documents et l 'accès; elles fournissent une assistance et des conseils tech­niques et coordonnent l 'application pratique des concepts de gestion des archives; elles opè­rent sur tout le territoire à travers un réseau de bureaux régionaux.

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En Nouvelle Guinée !es Archives nationales exercent des droits d' ins­pection sur.les archiv�s courantes et in:ermédiaires de� �rganes ce�traux de l'Et�t par des visttes occaswnnelles effectuees par !es archlVlstes. Il extste des Archt­ves intermédiaires de niveau provincia! tenues par le département de l 'Educa­tion. Le records management est confié aux archivistes et aux fonctionnaires des différentes administrations et se réalise par des interventions sur la forma­tion et la gestion des Archives, sur le tri et le versement, sur l 'accès à la consul­tation des documents à des fins de recherches d'études ou administratives. Les tableaux de tri étant inexistants, les versements se font après 20 ou 25 ans .

7. Communicabilité

7. 1 . Europe

Les délais de communicabilité des documents conservés dans les Archi­ves centrales ne sont pas strictement liés aux délais du versement. Dans cer­tains Etats un délai général est prévu pour l 'accès aux documents: 20 ans pour la Hongrie, 30 ans pour la France, Royaume Uni , Allemagne-RFA, Irlande, Pologne, Norvège, 50 ans pour la Tchécoslovaquie et Liechtenstein, 100 ans pour la Belgique, sauf dérogation pour des documents qui ne se rapportent pas à la vie privée .

Tant pour les Etats où il est prévu un délai général que pour ceux qui prévoient le libre accès sans délai aux documents conservés aux Archives centrales, sont signalées d'importantes exceptions à la communicabilité, qui concernent en général la sécurité de l 'Etat , l 'ordre public, la vie privée: par exemple en Norvège, Espagne, Suisse, Hongrie . La Belgique prévoit des délais mème supérieurs à 100 ans pour !es documents judiciaires; en Finlande la loi précise les catégories de documents réservés (politique étrangère, défense, impots et entreprises, vie privée); en France 60 ans sont prévus pour les documents qui concernent la sécurité de l 'Etat, 100 ans pour les registres de l 'Etat civil, de l 'enregistrement, !es actes j udiciaires, !es documents concernant le vie pri­vée et familiale, 1 50 ans pour les informations personnelles à caractère médi­cal; des normes particulières sont prévues en Allemagne-RFA pour !es docu­ments à caractère personnel (30 ans à partir du décès de la personne ou 1 10 ans à partir de la date des documents). Il y a aussi la possibilité d 'abréger ou prolonger les délais en tenant compte des normes particulières. La consulta­tion peut ètre refusée pour des raisons liées à la sécurité de l 'Etat au respect des droits personnels, du secret, à l 'état de conservation des papiers ou lorsque l'usage des documents comporte un engagement trop lourd pour l 'administra­tion; en Allemagne-RDA la consultation de toute la documentation récente requiert l 'autorisation du directeur des Archives centrales pour les chercheurs allemands, du directeur général de l 'administration des Archives pour les cher­cheurs étrangers . L 'autorisation peut ètre refusée pour des raisons de sécurité

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de l 'Etat, de la sécurité sociale, du respect de la vie priveé, du secret industrie!; en outre lorsque les documents sont encore utiles à des fins administratives, lorsqu' ils ne sont pas rangés, lorsque sur le meme sujet existent d' autres sour­ces publiées, lorsque sont imposées des clauses spécifiques au dépòt, et enfin lorsque l 'usage des documents comporte un engagement trop lourd pour l'admi­nistration; le Royaume Uni et la Norvège limitent la consultation pour les memes raisons (sécurité de l'Etat, vie privée, secret industrie!); le Portugal connalt des restrictions dans le archives du rninistère des Affaires étrangères et de la Défense; en Suède sont exclus de la consultation les documents qui tombent sous la loi du secret; en URSS les documents secrets ne sont pas consultables.

Le déclassement est prévu en France - , mais de manière limitée, aux Archives des Ministères de la Défense et des Affaires étrangères - au Royaume Uni, en Irlande, en Norvège, dans les Pays-Bas, en Suède et en Suisse. Au déclas­sement automatique font exception les documents qui prennent un caractère confidentiel ou de secret absolu. Les pays où le déclassement est inexistant sont: l ' Autriche, la Belgique, le Liechtenstein, l 'Espagne, la Hongrie. En Yougosla­vie la consultation des documents est fixée par chaque ministère jusqu'au versement aux Archives centrales, après le versement les délais ne sont pas prévus sauf si les organismes du Gouvernement prennent des décisions néces-saires.

En Italie, est établie formellement la communication libre de docu­ments conservés dans les Archives centrales et dans toutes les autres Archives de l'Etat, néanmoins sont prévues trois exceptions qui concernent les docu­ments réservés pour des raisons de politique intérieure et étrangère, les docu­ments confidentiels pour des raisons personnelles et les procédures pénales; la loi établit un terme - qui constitue une sorte de déclassement automatique - en dehors duquel ces documents deviennent librement accessibles, c 'est-à­dire 50 ans pour les documents confidentiels pour des raisons de politique inté­rieure et étrangère, 70 ans pour des raisons liées à la vie privée de meme que pour les procédures pénales. En Autriche pour les documents conservés dans les Archives centrales une autorisation est strictement nécessaire s 'il s 'agit des 30 dernières années , et pour le Liechtenstein un délai de 50 ans est prévu. L'un et l 'autre pays ne signale aucune exception qui prévoit des délais plus impor­tants des catégories de documents determinées; l ' Autriche cependant - comme nous l'avons vu au paragraphe 6 . 1 - n'a indiqué aucun délai pour le verse­ment, et le Liechtenstein ne fournit aucune information sur la possibilité d'auto­riser la communication des documents confidentiels . En Tchécoslovaquie et en Pologne les documents sont librement consultables respectivement après 50 ans et 30 ans par déclassement: l'un et l 'autre pays ne signale aucun délai supé­rieur pour des catégories particulières de documents, mais le déclassement ne se fait pas automatiquement avec le temps.

Dans tous pays, à l 'exception de l' Allemagne-RDA, est prévue la pos­sibilité d'autoriser la consultation des documents confidentiels pour des rai-

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sons de recherche. Les autorisations sont accordées par les organismes pro­ducteurs des documents en Finlande, en Allemagne-RFA, au Royaume Uni, en Irlande, en Espagne, en Suède (mais d'après la nature des documents l 'auto­risation est donnée par le Gouvernement), en Suisse, en Hongrie; en Autriche, en France, en Islande et au Y ougoslavie cette compétence est du ressort d es organismes producteurs , respectivement avec l'administration des Archives pour I' Autriche, Ministère de la Culture (direction des Archives) pour la France, le directeur des Archives centrales pour les deux autres pays. Les autorisations sont délivrées par les Archives centrales en Belgique, Norvège et Pays-Bas, par chacune des Archives d 'Etat et par le directeur général des Archives en Polo­gne, par le directeur des Archives centrales en URSS . Pour l 'administration des Archives de meme que pour le Ministère de l ' Intérieur en Tchécoslovaquie, par le Ministère de l ' Intérieur en Italie, par la Présidence du Conseil des minis­tres au Portugal. Pour ce qui concerne le Vatican, les autorisations d'accès aux documents confidentiels antérieurs au 23 j anvier 1 922, sont délivrées par le Secrétariat d'Etat.

7.2. Ajrique

Dans tous les pays africains, sauf en Cote d' Ivoire, existent des délais pour la consultation des documents. En principe est prévu un terme chronolo­gique compris entre les 20 ans de la Zambie (délai qui peut etre prolongé à discrétion des archivistes), et les 60 ans de l ' Ile Maurice (prévu pour les docu­ments confidentiels) . Un délai général de 30 ans pour toute la documentation est prévu au Ghana, au Kénya, en Tanzanie, en Tunisie (qui a également un délai de 60 ans pour les documents confidentiels), au Zalre, en Zambie. Un délai général de 40 ans est prévu au Malawi; le Congo a un délai de 50 ans pour les documents confidentiels se référant à la sécurité de l 'Etat et à la vie privée et de 70 ans pour les affaires judiciaires. Au Burkina-Faso, les délais sont liés à la nature des documents; en Guinée-Bissau à la date; au Sierra-Leone les documents parviennent à la consultation lorsqu'ils sont versés dans les Archi­ves centrales; au Mozambique la loi coloniale impose un délai de 50 ans tandis que les Archives centrales excluent de la consultation les documents non inven­toriés des 30 dernières années .

Un système de déclassement automatique est prévu au Kénya, à l ' Ile Maurice, au Mozambique, en Sierra Leone, au Zalre, non automatique en Tan-zanie.

Le Burkina-Faso, la Guinée-Bissau et la Zambie ne prévoient pas la possibilité d 'autoriser - pour des raisons d'étude - l'accès aux documents non consultables. Dans tous les autres cas la possibilité est prévue. Les autori­sations dépendent des Archives centrales au Kénya, Mozambique, Sierra Leone, Tunisie (ensemble avec les organismes producteurs), Soudan (en accord avec les autorités responsables de la sécurité), du Ministère du Développement de

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la communauté culture et sport en Tanzanie; des organismes producteurs au Congo et en Guinée-Bissau, du chef d'Etat au Ghana et au Zai·re .

7.3. Asie

Dans tous !es Etats sont prévus des délais pour la consultation: pas de termes chronologiques signalés pour la Chine, où !es délais sont donnés par différentes administrations de l 'Etat, la Corée, dont !es délais concernent la sécurité de l 'Etat et la vie privée, l ' Indonésie, dont !es délais se réfèrent en par­ticulier au cadastre (Land), ie Pakistan. Singapour a un délai général de 25 ans; Japon, Inde, lsrael, dont la loi fixe un délai de 50 ans pour des raisons de sécurité de l 'Etat , de sécurité intérieure, de vie privée.

Le déclassement, en principe non automatique (seulement pour le Sri Lanka), est présent dans tous !es pays, à l ' exception du Japon, de l ' Indonésie. Japon, Inde et Israel , ne prévoient pas d'autorisation pour la consultation des documents confidentiels ; !es autorisations sont accordées en Chine par !es Archi­ves centrales, sauf approbation dans certains cas de responsables du records management, en Indonésie par !es Archives centrales .

Les organismes producteurs concèdent !es autorisations au Sri Lanka et en Corée pour !es documents confidentiels sur la base de la sécurité natio­naie; en Corée les autorisations pour !es documents confidentiels pour des rai­sons personnelles sont accordées seulement aux personnes de haut rang.

Le Cabine! Divisi o n au Pakistan et !es Depositing departments à Sin­gapour sont !es organismes d'où dépendent !es autorisations.

7.4. Amérique

Canada et USA

Au Canada l 'accès aux documents de l 'administration fédérale est déterminé par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Des délais sont prévus, avec énumération détail­lée, pour la consultation de documents portant préjudice à la défense de l 'Etat, aux relations internationales, à la prévention et répression d'activités hostiles et subversives, de meme que pour la consultation de documents qui contien­nent des informations personnelles ou confidentielles. Les autorisations pour la consultation des documents confidentiels sont confiées aux institutions qui controlent !es documents selon l 'avis des organes producteurs.

Aux USA !es documents antérieurs à un ou deux ans sont librement accessibles. Le Freedom oj lnformation Acl assure l'accès à tous !es documents, sauf ceux qui font partie de neuf catégories particulières.

L'accès a été modifié par le Privacy Act. Il n'y a pas un système de déclassement automatique.

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Amérique centrale

Dans tous !es pays sont prévus des délais pour la consultation: Sainte­Lucie a un délai de 50 ans. Seui cet Etat a un système de déclassement. Des autorisations pour la consultation des documents confidentiels sont attribuées pour Cuba aux organismes producteurs, pour Sainte-Lucie aux Archives cen­trales .

Amérique méridionale

Les réponses inhérentes à la consultation sont en général très vagues : l'Argentine a un délai général de 30 ans et de 20 pour !es audiovisuels , un système de déclassement automatique; !es critères pour !es autorisations à l 'accès aux documents confidentiels varient selon la matière. Le Brésil déclare qu'il n'a pas de délais pour la consultation, et n'a pas un système de déclassement ni aucune autorisation à l ' accès aux documents confidentiels . Le meme système vaut pour la Colombie . Le Pérou déclare qu' il a des délais mais ne fournit aucune information . En Equateur, en revanche, sont prévus des délais pour !es documents des Ministères de la Défense et des Affaires étrangères ; il existe un système de déclassement non automatique et le soin d'autoriser l 'accès aux documents confidentiels est confié aux ministères respectifs.

7.5. Océanie

Les Archives australiennes garantissent l 'application des normes sur l 'accès . En principe !es documents sont consultables après 30 ans, mais sont prévues des exceptions pour des raisons concernant la défense et la sécurité de l 'Etat, !es relations internationales de meme que pour le respect de le vie pri­vée. Contre !es exceptions à l 'accès le droit d 'appel est admis. Il n'y a pas un système de déclassement: le déclassement se fait selon !es desiderata du public (réglementation des normes par l 'acte de Freedom oj Information ou d 'autres normes sur !es Archives) ou des différentes administrations .

Le Nouvelle Guinée n'a pas evoqué de restrictions à la communicabi­lité ou de systèmes de déclassement.

8. Salle de lecture

Avec !es questions 3 1 -37 nous avons pris la décision de fournir des informations, soit sur la consistance et sur !es dates extremes des fonds conser­vés auprès des Archives centrales, soit sur la présence des nouvelles archives (informatiques, audio-visuelles, microfilms, photographiques, sources orales) ainsi que sur !es structures de leur conservation et leur consultation; pour ces dernières sources nous avons demandé, entre autre, s'il existe des Archives spé-

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cialisées . D'autres informations ont été demandées concernant la typologie des instruments de recherche, le pourcentage des inventaires publiés, le nombre des fonds traités avec l 'automatisation et la conservation des archives reproduites. Enfin, nous avons demandé si la gestion de la Salle de lecture était automatisée.

Pour ce qui concerne la consistance des fonds conservés, exprimée en mètres linéaires, et les dates extremes des documents v. Tab . 2; pour la pré­sence des nouvelles archives auprès des Archives centrales: v. Tab . 3 .

8. 1 . Europe

Les informations relatives à la consistance et aux dates extremes des documents plus anciens des fonds, indiquées au Tab. 2, doivent etre considé­rées par rapport aux informations fournies au paragraphe 3 . 1 . relatives à la dénomination des Archives centrales et à l 'époque où elles furent instituées .

La quantité et la date initiale des documents se réfèrent en effet à l 'his­toire de chaque Etat et à l 'organisation des Archives .

En ce qui concerne la conservation des nouvelles archives, certaines d'entre elles sont présentes dans toutes les Archives centrales à l 'exception de l ' Islande (voir Tab. 3): dans 21 pays les Archives centrales conservent des archi­ves en microfilms et photogrphies, dans 1 5 pays des archives audio-visuelles, dans 9 pays des archives informatisées, dans 6 pays des sources orales; seule­ment l' Allemagne-RFA signale la conservation de documentaires et de films; la Yougoslavie indique la présence de posters, qui sont probablement conser­vés aussi dans les Archives d'autres pays : les Archives vaticanes conservent des photographies. En principe les structures pour la conservation et la consulta­tion de ces documents sont satisfaisantes dans tous les pays : font exception l ' Irlande, la Yougoslavie et le Portugal; la Hongrie n'a pas de structures appro­priées pour la conservation et l ' Islande pour la consultation de documents.

La conservation des nouvelles archives se place parmi les compéten­ces des Archives centrales. Particulièrement en France elles constituent des sec­tions ou des services particuliers des Archives nationales, de meme que pour l' Allemagne-RFA elles représentent plusieurs branches du Bundesarchiv. Dans d'autres pays existent aussi des Archives spécialisées pour quelques-unes de ces sources : ainsi 1 2 Etats ont indiqué des Archives pour les sources audio-visuelles (Autriche, Tchécoslovaquie, Allemagne-RDA, Royaume Uni, Italie, Pays-Bas, Pologne, Espagne, Suède, Suisse, Hongrie, URSS) , 8 Etats ont signalé des Archives photographiques (Autriche, Tchécoslovaquie, Royaume Uni, Italie, Pologne, Portugal, Suisse, URSS) . En Finlande et en Irlande existent des ins­tituts pour les sources orales, respectivement le Folk/ore Archives of the Fin­nish Litterature Society et le Folk/ore Department of University College de Dublin; de meme en Autriche, Tchécoslovaquie, Italie et Royaume Uni sont signalés des instituts pour les sources orales.

La question concernant la typologie des instruments de recherche pré-

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voyait une articulation de guides généraux, état des fonds, inventaires, reges­tes, borderaux de versement de documents, fichiers, index et répertoires, ban­ques de données. Certains pays disposent de tous ces types d'instruments de recherche, au moins pour quelques fonds: la Tchécoslovaquie, la France, l ' Allemagne-RFA, l 'Espagne et le Royaume Uni. Tous les pays, sauf l' Irlande, le Portugal, la Suède, la Suisse et la Hongrie disposent d'un guide général dont le degré analytique est probablement très varié. Inventaires , borderaux de ver­sement, fichiers, index et répertoires sont présents dans 2 1 pays; l ' Irlande et le Liechtenstein ne possèdent pas d 'inventaires , et la Pologne n'a pas de bor­deraux de versement, l ' lslande et la Suède n'ont ni index ni répertoires.

Neuf pays signalent la présence de banques de données au moins pour un fonds: Tchécoslovaquie, France, Allemagne-RFA, Italie, Yougoslavie, Nor­vège, Espagne, Suisse, Hongrie. La présence de banques de données se réfère à la question sur le nombre de fonds traités par informatique6.

L' Autriche par exemple ne signale pas de banque de données, mais des traitements informatiques pour toutes les archives de la République, pos­térieures à la fin de la première guerre mondiale; dans le Royaume Uni l 'infor­matisation du Guide général couvre tous les fonds au niveau de la série, tandis qu'est très rare l 'accès informatique au niveau d'unité d'archives .

En France sont informatisés tous les versements préparés par les mis­sions, tous les fonds conservés au Centre des archives contemporaines à Fon­tainebleau, et seulement une dizaine de fonds anciens. En Allemagne-RFA sont informatisées toutes les archives de provenance publique au niveau du minis­tère, postérieures à 1 949 et une grande quantité d'autres unités d'archives. La Belgique a moins de 10 fonds informatisés, la Finlande 32, l 'URSS 54.000 fonds, mais n'en spécifie pas le niveau. Le développement automatique vient à peine de commencer en Allemagne-RDA et la réalisation d'un pro jet comprenant tous les fonds est prévue pour 1 992 en Hollande. En Espagne le Centro de informa­cion documenta! de Archivos a en cours le recensement des archives espagno­les infomatisées .

La gestion de la Salle de lecture est automatisée en France, au Royaume Uni , en Norvège, en Espagne, en Suisse.

Les informations relatives au pourcentage des instruments de recher­che imprimés par rapport à la totalité des instruments de recherche disponibles en Salle de lecture sont souvent peu précises : l 'Autriche répond que ces don­nées ne peuvent pas etre quantifiées, l ' Irlande et la Suisse signalent tout sim­plement "peu" ; aucune information n'est mentionée pour l ' Islande, le Liech-

6 Cependant !es deux ne peuvent ètre liées puisque l 'automation peut aussi concerner

un grand nombre de fonds dans différents niveaux: par exemple au niveau des séries ou en

liaison avec la localisation dans !es dépòts ou avec d 'autres aspects de la gestion des salles

de lecture.

53

tenstein, la Norvège , Ics Pays-Bas, l ' Espagne (sauf pour les Archives des lndes),

la Hongrie. La Belgique possède 7 5 fi/o des i nventaires imprimés, mais ne donne

aucune chi ffre pour la totalité des instruments de recherche; de meme la Fin­lande, qui indique des inventaires imprimés pour un grand nombre de séries,

la France, qui donne un pourcentage de l es 2/3 environ, l' Allemagne-RF A 5 % ,

l ' Espagne 60% , mais seulement pour les Archives des Indes . L ' URSS signale

4 1 7 inventaires sans aucun élément de comparaison. La Tchécoslovaquie pos­sède 52 inventaires imprimés sur un total de 232 instruments de recherche; le

Vatican 20 sur 500; l ' ltalie 6 sur 760, mais dispose d'un guide général imprimé qui donne la description de tous les fonds au niveau de la série; la Pologne 52 sur 297 pour les Archives des documents anciens, 20 sur 5 1 4 pour les Archi­ves des documents modernes, 3 sur 27 pour les Archives de la documentation mécanique; la Suède 2 sur 1 .000 . La Yougoslavie, enfin, ne possède pas d' inven­taires imprimés mais 55 à usage interne et 1 74 inventaires sommaires .

A l 'exception des Archives vaticanes et des Archives de l ' l slande, tou­tes les Archives centrales conservent des archives reproduites sur microfilms (surtout de sécurité, de consultation et de complément; moins souvent de subs­titution); 1 3 pays conservent des archives reproduites sur microfiches: Finlande,

France, Allemagne-RDA, Allemagne-RFA, Royaume Uni (a 80% des inven­taires sur microfiches) , l rlande Liechtenstein, Norvège, Pays-Bas, Espagne, Suède, Suisse, URSS; des archi ves reproduites sur vidéodisques se trouvent seu­lement en Autriche, France et Espagne.

8.2 Ajrique

Pour la quantité et !es dates extremes d es fonds conservés, voir Tab . 2. La documentation remante aux XVIIIe et xrxe siècles; on trouve une docu­mentation plus ancienne au Soudan et au Ghana . Les dimensions varient des 63 5 , 5 m . l . du Congo au 20. 000 m . l . du Mozambique .

Toutes l es Archi ves centrales conservent de nouvelles archi ves (v. T ab.

3): des photograph ies se trouvent dans tous les pays sauf en Cote d' lvoire et en Tunisie; microfilms dans 12 pays; sources orales dans 10 pays et sources audio-visuelles dans 8; des archives informatiques dans 3 pays seulement ; la Zambie signale en outre des cartes géographiques, timbres poste, monnaies;

le Burkina-Faso prévoit pour le futur la conservation de toutes ces sources . I l n 'y a pas de structures appropriées pour la conservation et la consultation ni pour le Congo qui dispose de matériel reprographique pas encore utilisable, ni pour la Sierra Leone. Quelques problèmes pour la conservation ont surgi au Kénya, au Malawi , en Zambie, pour la consultation en Guinée-Bissau . Des Archives spécialisées pour la conservation de sources orales se trouvent en Cote d ' lvoire , au Ghana, à l ' I le Maurice, au Mozambique, au Zalre. L ' Ile Maurice et le za·ire o nt aussi des Archives particulières pour les sources audio-visuelles - présentes également en Cote d' Ivoire et au M ozambique - et pour !es pho-

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tographies, présentes en Tanzanie; touj ours dans l ' Ile Maurice se trouvent des

Archives informat isées. Les Archives centrales ne signalent pas d ' archives traitées par l ' auto­

mation . Pour ce qui concerne les instruments de recherche traditionnels 6 pays signalent la présence d ' un Guide général: Ghana, Kénya, Ile Maurice, Sierra Leone , Soudan, Zalre . Les bordereaux de versement sont très diffusées ( 1 0

pays) ; dans 9 pays existent des inventaires, fichiers, rubriques e t répertoires;

pour 8 pay s , des regestes . En principe les instruments de recherche publiés ne sont pas diffusés: le Congo signale la présence de 2 inventaires dactylographiés. Le Ghana a seulement des inventaires dactylographiés , la Tanzanie signale l O instruments d e recherche; pour l e Kénya nous trouvons u n Guide général et un Guide par matière, imprimé s . Des archives reproduites pour la plus grande partie en microfilms peuvent se voir partout sauf au Congo et en Guinée-Bissau . Au Soudan seulement , la gestion de la Salle de lecture est automatisée . Le Burkina-Faso n'a pas donné de réponse puisque tout le secteur de la conserva­tion est en voie de préparation .

8.3. Asie

Pour la consistance et les dates extremes de la documentation conser­vée voir Tab . 2: la quantité de documents conservés aux Archives centrales s ' élève en moyenne à 3 0 . 000 m . l . ; plus petites sont les Archives de Singapour et du Sri Lanka, tandis que les Archives chinoises comprennent plus de 76.000

m . l . de documents . Les documents les plus anciens se trouvent au Japon (Xe siècle) , en Chine (XIVe s . ) , en Corée (XVe s . ) . Toutes les Archives centrales

conservent des sources photographiques et microfilms, 6 conservent aussi des

archi ves audio-visuelles et d es sources orales , 2 d es archi ves informatiques (v . Tab . 3 ) . lsrael seulement a des structures appropriées à la conservation et à la consultation. Des instituts spécialisés pour les nouvelles archives n' existent que dans peu de pays: des archives audio-visuelles en Chine, Japon, Israel et Singapour; d es arc hi ves photographiques en Chine, I ndonésie et Singapour . Ces deux derniers pays ont des Archives pour les sources orales et Singapour signale aussi des archives informatisées .

Les Archives centrales d' lsrael possèdent 6 fonds traités avec l ' auto­mation, Singapour 3, le Sri Lanka l . Dans t outes les archives centrales on emploie comme instrument de recherche les bordereaux de versement, tandis qu'un Guide général et des inventaires existent en Chine, en lnde (qui a seule­ment des inventaires sommaires outre le guide) , en Indonésie, Israel , Singa­pour et Sri Lanka; Chine et Sri Lanka ont aussi un état des fonds; des rubri­ques et répertoires se trouvent en Corée, J apon, Inde, Sri Lanka; des fichiers en Chine, Indonésie, Singapour et Sri Lanka; des banques de données en Chine et à Singapour et sont en préparation au Sri Lanka. Seulement lsrael répond

avec précision qu' i l dispose de 10 instruments de recherche imprimés sur un

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total de 1 56; la Chine a seulement des duplicata imprimés avec ordinateur à usage interne; la Corée cite 1 0 inventaires, le Japon 89 et le Sri Lanka 8 sans donner d' informations supplémentaires; l' Indonésie fournit un pourcentage de 1 00Jo

tandis que l ' Inde signale que 7 5 % des fonds est inventorié et il ne semble pas qu'il s ' agisse d'inventaires publiés. Généralement les archives centrales con­servent des archives reproduites en microfilms, surtout de sécurité; des micro­fiches sont présentes dans toutes les archives sauf au Japon et au Sri Lanka; des vidéo-disques en Chine et à Singapour. En Chine, Israel et Singapour la ges­ti o n de la Salle de lecture est automatisée; en Chine l 'automation est partielle­ment utilisée dans les dépats et pour le contrale de l 'humidité et de la tempéra­ture, tandis que la gestion automatique est à l'étude; des ordinateurs de moyenne et petite dimension fonctionnent actuellement dans les Archives centrales .

8.4 Amérique

Canada et USA

Le Canada décrit de façon très détaillée la quantité des documents conservés , parmi lesquels ceux sur papier remontent au xve siècle et aux USA la documentation date du XVIIe siècle (v . Tab. 2). Dans les Archives natio­nales respectives se conservent les archives informatiques, audio-visuelles, rnicro­films, photographies et sources orales pour lesquelles existent de vastes dépats spécialement aménagés pour chaque type de documents (voir Tab. 3). Les struc­tures pour la conservation et la consultation de ces sources orales sont appro­priées au Canada, ainsi qu' aux USA. Les Archives canadiennes signalent la présence de matériel cartographique-architectural et aussi celle d'objets tridi­mentionnels. Elles disposent d 'un Guide général, d'un état des fonds, d'inven­taires, regestes, fichiers, rubriques et répertoires, banques de données: 1 40 inven­taires sur 3 . 500 sont imprimés ; l 'usage de l 'automation est généralisé pour la description des fonds et pour chacune des unités (à niveau variable selon le type de document), pour le contrale des pièces dans les dépots, de meme que pour le contrale au niveau de l 'enregistrement. Elles conservent des archives reproduites sur microfiches, microfilms, vidéo-disques et ont un projet-pilote sur disque optique. La gestion de la Salle de lecture est automatisée.

Les Archives nationales des USA disposent de plus de 4 . 000 moyens de recherche; un Guide général dont on prévoit pour 1 990 une nouvelle ver­sion, d'inventaires sommaires, de certains fichiers, de rubriques, répertoires et banques de données (l 'absence de bordereaux de versement camme pour le Canada, se relie probablement au système de records management). 1 . 800 sur 4.000 moyens de recherche sont imprimés: 1 8 guides pour sujets, 400 inventai­res , 90 guides de Pays étrangers (par exemple Allemagne et Italie), et 1 . 1 50

brochures qui décrivent les publications en microfilm. Il y a plus de dix ans que les Archives nationales ont commencé l 'application de l 'informatique pour

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améliorer le contrale administratif et intellectuel des fonds, et récemment elles se sont mis en communication avec un système automatisé de recherche biblio­graphique (ARLIN). Elles ne disposent pas d' inventaires imprimés et pour ce qui concerne l 'automation elle n'est pas appliquée aux fonds traditionnels . En revanche on remarque la fréquence des archives informatisées depuis l 'origine. Les Archives nationales ont également des archives reproduites sur microfi­ches et microfilms. La gestion de la Salle de lecture n'est pas automatisée.

Amérique centrale

La consistance de la documentation (v. Tab. 2) varie des 900 m.l . de Sainte-Lucie aux 24. 000 environ de Cuba, où se trouve une documentation qui remante au XVIe siècle, et dans les autres pays les documents les plus anciens vont du xvne au XIXe siècle. Dans toutes les archives centrales sont conser­vés des microfilms et des photographies (sauf au Guatémala pour ces derniè­res); Barbade et Haiti conservent aussi des sources audio-visuelles; Cuba pos­sède seulement des sources orales (v . Tab . 3). La plupart n 'ont pas de structu­res adéquates pour la conservation et la consultation de ces sources: la consul­tation ne pose pas de problèmes seulement pour Cuba. Toujours à Cuba exis­tent des Archives particulières pour les sources audio-visuelles et les photogra­phies; au Guatémala sont signalées des archives informatiques. Les Archives centrales de Haiti ne disposent pas de Guide général, les fichiers sont les ins­truments de recherche les plus diffusés. Des inventaires se trouvent aux Bar­bade et à Cuba, seulement des inventaires sommaires à Haiti; des index et des répertoires aux Barbade, à Cuba et à Haiti. Cuba dispose également d 'un état des fonds, de bordereaux de versement, de regestes et de banques de données : 2 fonds, en effet, sont traités par automation. Les inventaires publiés n'existent dans aucun des services d 'archives: pas d'information fournie sur la qualité des instruments de recherche. Aux Barbade et à Haiti sont conservées des archi­ves reproduites sur microfilms, aux Barbade également sur microfiches . Aucun service d'archives centrales n'a de gestion automatisée de la Salle de lecture.

Amérique méridionale

La consistence des fonds conservés (v. Tab . 2) varie des 600 m.l . de l 'Equateur aux 22.000 m.l . du Brésil ; les documents remontent en principe au XVIe siècle. Les Archi ves centrales de l'Argentine, du Brésil et du Pérou con­servent des archives audio-visuelles, microfilms, photographies; celles du Bré­sil conservent aussi des sources orales, tandis que les Archives de la Colombie conservent seulement des microfilms (v. Tab. 3). En principe les structures pour la conservation et la consultation sont adéquates. Des archives spécialisées pour les sources audio-visuelles, photographiques et orales se trouvent seulement en Argentine (qui signale aussi la présence d'archives informatisées) et au Brésil.

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Ces deux pays ne disposent pas de Guide général mais possèdent un état des fonds, inventaires, bordereaux de versement, fichiers, index et répertoires. La Colombie, l 'Equateur et le Pérou ont un Guide général et des fichiers; des inven­taires se trouvent au Pérou et, seulement des inventaires sommaires, en Equa­teur qui dispose aussi d 'un état des fonds, d 'index et de répertoires . En Argen­tine 17 inventaires sur 1 77 sont publiés, en Equateur 2, au Brésil 50Jo ; le Pérou indique 12 inventaires publiés et 40 mécanisés au service du public. Dans aucun pays on ne trouve de fonds traités par automation, mais tous, à l 'exception de l 'Equateur conservent des archives reproduites en microfilms et l 'Argentine également en microfiches . Les Salles de lecture n'ont pas de gestion automatisée.

8.5. Océanie

Toute la documentation à caractère national conservée sous la ges­tion des 8 Archives australiennes a une consistance de près de 440.000 m.! . et date du xxe siècle; et à cette documentation viennent s 'ajouter des archives informatisées, audio-visuelles, microfilms, photographies pour lesquels exis­tent des structures appropriées pour la conservation et la consultation . La ges­tion des nouvelles sources dépend des Archives australiennes ; par contre, il existe des Archives spécialisées pour !es films et !es sources audio-visuelles n 'appar­tenant pas au Commonwealth (v. Tab . 2 et 3) .

L'instrument de recherche le plus important est I 'A ustralian Natio­nal Guide to archiviai materia/ (ANGAM) , divisé en deux parties - une troi­sième est en préparation - qui couvre tous !es fonds ; il y a d'autres instru­ments de recherche camme par exemple !es bordereaux de versement. L' ANGAM peut etre consulté, o n fine, dans chacune des Archives nationales . Les Archives australiennes conservent des archives reproduites en microforme pour des raisons de sécurité et de consultation. D'autres moyens de reproduc­tion sont établis en accord avec !es autorités qui régissent le tri . Les documents copiés, accessibles au public, peuvent etre vendus. La gestion de la Salle de lecture est automatisée.

La Nouvelle Guinée conserve des documents de la fin du XIXe siècle pour une consistance de 10 .000 m.! . Les Archives centrales conservent aussi des microfilms et photographies mais ne disposent pas de structures adéqua­tes, ni pour la conservation, ni pour la consultation (v . T ab . 2 et 3); pas d'Archi­ves spécialisées pour !es nouvelles sources. Les seuls instruments de recherche sont !es bordereaux de versement.

9. Siège

9. 1 . Europe

Dans la plupart des cas !es pays européens disposent d'édifices desti-

58

nés exclusivement au siège d es Archi ves centra! es: ils font exception l ' Allemagne­RDA, le Liechtenstein, la Norvège, !es Pays-Bas, le Portugal et la Pologne où !es trois Archives centrales ont leur siège dans l 'édifice d'une Ecole supérieure d'économie, et peuvent disposer de deux autres locaux annexes . Il s 'agit pour la plupart d'édifices monumentaux construits aux xve-xvie siècles pour le Vatican; au xvne siècle pour la France, où un nouvel édifice a été ajouté pour l 'accueil et la recherche du public (CARAN), inauguré en 1 988 ; au XIXe siè­cle pour la Finlande, et, avec quelques interventions faites en 1928 et en 1972, pour le Royaume Uni, qui dispose aussi d 'un nouveau siège terminé en 1977, pour la Suisse et pour 5 des 1 1 Archives centrales de l 'URSS. Les Archives centrales de l' Autriche ont été construites en 1984- 1987, celles de la Tchécoslo­vaquie en 1975 (inaugurées en 1983), celles de l ' lslande en 1906-1 909, avec des interventions ultérieures faites en 1949, celles de l' Allemagne-RFA en 1986-1987, celi es de l ' !tali e en 1938- 1954, celi es de la Norvège en 1978, celi es de la Suède en 1968, !es Archives pour !es documents anciens de la Hongrie remontent à 19 17 et celles pour !es documents modernes à 1909. N'ont pas de siège dans un édifice monumental les Archives centrales de la Belgique, de l' Allemagne­RDA (édifice construit en 1955 - 1957), de l ' Irlande - dont le siège construit en 1 860 a été entièrement refait en 1920, tandis qu'un Service dépendant, le State paper ojjice, se trouve dans une tour du Xllle siècle -, de Pays-Bas, de la Pologne, du Portugal.

En principe l ' édifice appartient à l 'administration des Archives; en Belgique, en ltalie et au Portugal l 'édifice est public, mais il appartient a une autre administration . La Finlande et l ' Islande n 'ont pas fourni d 'informations à ce propos .

En ce qui concerne !es locaux destinés aux bureaux, services et dépòts des documents ainsi que !es équipements, voir Tab. 4.

L' Allemagne-RDA, l ' Irlande, l ' Islande, la Pologne, le Portugal, l 'Espagne et l'URSS ont à l'étude des projets pour un nouveau siège; sur la question, en Hollande, une enquete se poursuit. Dans !es autres pays on pense faire face aux futures acquisitions moyennant l 'achat de locaux auxiliaires .

9.2. Afrique

Les pays africains qui ont un siège destiné exclusivement aux Archi­ves centrales sont le Ghana, la Còte d' Ivoire, le Kénya (il s 'agit d'un édifice monumental construit en 1929), le Malawi, la Tanzanie, le Zai:re, la Zambie: il s 'agit pour la plupart des cas d 'édifices construits en ce siècle. Les Archives du Burkina-Faso ont leur siège dans un édifice qui date des années Quarante et qui est actuellement en cours de restauration. Le batiment où se trouvent !es Archives appartient à l'administration des Archives pour le Congo, le Kénya, le Malawi et la Tanzanie. Pour !es autres pays à l 'exception des Archives du Soudan qui ont leur siège dans un édifice privé, la propriété du batiment est

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celle de l 'Etat. En principe, comme nous pouvons le constater sur le Tab. 4, !es locaux

destinés aux bureaux, services et dépots ainsi que !es équipements sont inadé­quats : ils font exception la Tanzanie et, partiellement, l ' Ile Maurice. La plu­part des pays envisagent un nouveau siège, sauf le Congo et le Kénya; le Malawi et le Zai're prévoient l 'acquisition de locaux subsidiaires. D'après la situation que nous venons d'exposer il s 'ensuit que très souvent !es documents qui sont accessibles aux chercheurs sont placés dans des endroits provisoires: pour le Burkina-Faso ils se trouvent auprès d 'organismes producteurs; pour le Congo, dans un édifice destiné à un tout autre usage, mis à la disposition des Archives nationales; pour la Guinée-Bissau, l 'INEP a résérvé aux Archives 2 . 500 mètres cubes de la totalité de son espace; pour le Malawi le siège provisoire se trouve à Zomba, au lieu d 'etre dans la capitale; pour le Mozambique la documenta­tion se trouve dans quatre édifices annexes pris en location par l' administra­tion de l 'Etat et situés dans divers endroits; pour la Sierra Leone le siège se trouve dans un collège.

9.3. Asie

A l 'exception d'Israel, dans tous !es pays asiatiques !es Archives ont leur propre siège construit au cours de ce siècle et appartenent à l' administra­tion des Archives; pour la Chine seulement les Secondes Archives historiques n'ont pas encore un siège adéquat. Comme nous avons pu le constater au Tab. 4, les locaux pour !es bureaux, les services et !es dépots , de meme que les équi­pements sont adéquats pour le Pakistan et le Sri Lanka; la situation n'est pas des meilleures pour l ' Inde et lsrael et présente quelques problèmes au Japon et au Sri Lanka (seulement pour !es nouvelles archives).

En lsrael la documentation des organes centraux de l 'Etat se trouve actuellement dans le batiment où sont !es bureaux du Premier ministre et, en partie, dans des locaux d'industries . Un nouveau siège est en projet pour la Corée, le Japon, l ' Inde (qui a récemment acquis de nouveaux locaux qui devraient etre suffisants pour les dix années à venir), l ' Indonésie et Israel; le siège des Archives centrales des Emirats Arabes est en cours de construction; et enfin, l 'acquisition de locaux subsidiaires est en projet en Chine, et à Singa­pour.

9.4. Amérique

Canada et USA

Tant au Canada qu'aux Etats-Unis les Archives nationales ont leur siège dans un édifice monumental: !es Archives canadiennes, construites en 1957, appartiennent à l'Etat et ne sont pas destinées exclusivement aux Archives; l'édi-

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fice américain construit au cours des annés 1 932- 1935 est destiné seulement aux Archives et appartient à l 'administration des Archives. Selon le Tab . 4, dans !es deux cas !es locaux des bureaux et des services, de meme que ceux des dépots sont insuffisants; en revanche les équipements sont adéquats aux USA et par­tiellement adéquats au Canada. Pour !es deux pays sont prévus de nouveaux sièges ainsi que l 'achat de locaux subsidiaires; en particulier pour !es USA en 1994 sera pret un second édifice de 1 .700.000 pieds carrés .

Amérique centrale

Parmi les pays de l ' Amérique centrale, Cuba et Sainte-Lucie dispo­sent d'un édifice monumental, appartenant à l 'Etat, destiné, comme du reste aux Barbade et à Haiti, exclusivement aux Archives. Le Guatémala cependant ne dispose pas d'un siège ad hoc. Haiti seulement possède des locaux destinés aux services et dépots suffisants et possède également des équipements adé­quats. Pour les autres cas, voir Tab . 4, !es locaux destinés aux bureaux et aux différents services sont pratiquement insuffisants; les dépots suffisent seule­ment pour la situation actuelle aux Barbade et à Sainte-Lucie; tandis que !es équipements sont inadéquats en Guatemala et à Sainte-Lucie; ils sont partiel­lement adéquats dans !es autres pays. Un projet pour un nouveau siège est prévu pour Haiti et Sainte-Lucie, tandis que pour !es Barbades sont prévus seulement des travaux de transformation.

Amérique méridionale

Les Archives centrales, en Argentine et au Brésil ont leur siège dans un édifice monumental, construit au xxe siècle, appartenant à l 'administra­tion des Archives. Pour !es autres pays, le siège n'est ni monumental ni destiné exclusivement aux Archives, mais il appartient à l 'Etat: en particulier pour la Colombie les Archives occupent le IVe étage de la Bibliothèque nationale et pour l 'Equateur la documentation conservée dans des locaux inaptes est dans la pratique difficile à consulter. D'après le Tab. 4 l 'Argentine seulement dis­pose de locaux suffisants pour bureaux et services, tandis que les dépots ne sont suffisants qu' au Brésil, dans la situation actuelle tout au moins . Pour le Brésil, la Colombie et l'Equateur on prévoit un nouveau siège et pour le Pérou l 'acquisition de nouveaux locaux.

9.5. Océanie

Les Archives australiennes ont leur siège dans des édifices qui ne sont pas monumentaux et appartiennent à l 'Etat ou sont en location. Ils ne sont pas exclusivement destinés aux Archives. La construction d'un édifice est actuel­lement à l 'étude et sera en mesure de garantir la disponibilité de 50.000 m. ! .

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Les Archives de la Nouvelle Guinée se trouvent dans un édifice de construc­tion récente mais non monumental, destiné uniquement aux Archives . Elles disposent de locaux et d'équipements adéquats et quelques difficultés se pré­sentent pour les futures acquisitions d'archives (voir Tab. 4) .

10. Personnel, activité scientifique, services

Pour examiner la question du personnel - en particulier des archi­vistes spécialisées - et savoir s' i l est en nombre suffisant pour l 'activité scien­tifique et culturelle (publications, congrès et séminaires, expositions, etc.) ainsi que pour les services fournis, nous avons jugé opportun de donner - outre les renseignements signalés sur la quantité de documents conservée - quel­ques informations concernant le nombre des recherches pour étude et admi­nistratives menées au cours de l'année écoulée dans les Archives centrales (ques­tions 42 à 5 1 ) .

Souvent les rensegnements relatifs aux recherches pour étude ou aux recherches administratives ne sont pas facilement comparables, soit que les cri­tères de statistiques adoptés dans différents pays peuvent facilement varier, so i t parce que les différents Etats ont indiqué - en réponse au questionnaire -le nombre des chercheurs nationaux et étrangers, d'autres ont signalé des chif­fres qui correspondent peut-etre aux présences en Salle de lecture ou au nom­bre des pièces prelevées. De meme que pour les recherches administratives il est difficile de comprendre dans tous les cas sur la base de quel paramètre on été fournis les éléments quantitatifs. I l s 'ensuit que ces informations données à titre d'exemple, en principe, ne sont pas comparables entre elles .

10. 1 . Europe

Le nombre du personnel employé aux Archives centrales (voir Tab . 5) varie de 5 unités du Liechtenstein à 430 au Royaume Uni . Dans certains cas, comme par exemple la Belgique, le nombre correspond à tout le personnel de l 'administration des Archives . Certains pays ont indiqué seulement le nombre des techniciens, et pour la plupart des cas , on s 'est limité à indiquer la pré­sence de techniciens sans en donner le nombre . La Belgique et la Suède se sont limités à signaler la présence de bibliothécaires, et la France de documentalis­tes . Mais probablement ce personnel est compris dans l 'organigramme de nom­breuses Archives centrales, comme par exemple en Italie .

Pour ce qui concerne les recherches pour étude et administratives menées en l 'espace d 'un an, les renseignements qui nous sont parvenus -comme nous l 'avons dit précédemment - ne sont pas facilement comparables. Aux raisons que nous avons déjà indiquées vient s 'ajouter un élément objectif très important: dans les pays où le procédé historique et institutionnel de for­mation d 'un Etat fortement centralisé a été précoce, et où les Archives centra-

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les conservent les documents ab antiquo, comme par exemple en France ou au Royaume Uni, nous nous trouvons face à des Archives de dimensions impo­santes qui consentent des recherches historiques sur une durée de plus de dix siècles. Dans le cas des pays, par exemple l ' Italie, où le procédé d 'unification remonte à la seconde moitié du XIXe siècle et les Archives centrales conser­vent seulement la documentation italienne, les éléments reportés dans cette étude se réfèrent à un domaine de recherche limité à un peu plus d'un siècle d'his­toire. La situation espagnole demanderait encore une autre analyse qui est carac­térisée par la présence de plusieurs Archives centrales: malheureusement les élé­ments fournis par l 'Espagne en réponse à cette enquete sont trop généraux et partiels pour permettre une réflexion attentive . Encore différent, et particuliè­rement complexe, le cas des deux Allemagnes: comme nous l 'avons vu précé­demment les Archives centrales de l' Allemagne-RDA qui conserve la documen­tation des organes centraux de l 'Empire depuis la fondation de la Norddeuts­cher Bund ( 1 867) se greffent sur les Archives prussiennes plus anciennes .

Il s 'ensuit que pour une évaluation objective de l'ampleur des recher­ches scientifiques et administratives il serait utile de mener une étude compa­rée entre les différentes Archives - centrales ou pas - qui se trouvent à l ' inté­rieur de chacun des Etats .

En tous cas, en tenant compte des limites signalées on a cru opportun de reporter les éléments qui nous sont parvenus.

Le système du relevé statistique de l' Autriche ne permet pas de four­nir le nombre des chercheurs autrichiens et étrangers : les recherches adminis­tratives sont au nombre de 45 . Pour la Belgique sont signalés 1 2.476 chercheurs nationaux, 1 .663 étrangers (il n'est pas mentionné si pour toutes les Archives du pays il s 'agit de présences ou de pièces prélevées). Pour la Tchécoslovaquie 154 chercheurs nationaux, 26 étrangers, 333 recherches administratives . Pour le Vatican 878 chercheurs italiens et 591 étrangers. Pour la Finlande 28. 1 00 présences nationales, 72 chercheurs étrangers, 2 .019 recherches administrati­ves . Pour la France 1 5 .579 chercheurs dont 1 /4 étrangers , 5 .262 recherches administratives. Pour l' Allemagne-RDA 5 .357 recherches d'étude, 409 admi­nistratives. Pour l' Allemagne-RFA 926 chercheurs allemands, 265 étrangers, environ 10.000 recherches administratives. Pour l ' Irlande on présume que le nombre 7 .759 pour les recherches pour étude se réfère aux présences, les recher­ches administratives sont peu nombreuses. Pour l ' Islande sont indiqués de 30 à 50 chercheurs. Pour l' Italie 1 . 1 32 chercheurs italiens, 87 étrangers, 25 recher­ches administratives . Pour la Yougoslavie 250 chercheurs nationaux, 1 1 étran­gers, 400 recherches administratives . Pour le Liechtenstein environ 700, et 20 recherches administratives. La Norvège mentionne pour toutes les Archives le chiffre 29.403 sans spécifier s'il s 'agit de personnes, de présences ou de pièces consultées. La Norvège n'est pas en mesure de spécifier le nombre des recher­ches administratives . De meme que pour les Pays-Bas , le chiffre très élevé de 3 1 .237 n 'a pas été spécifié, les recherches étrangères sont 799; pour les recher-

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ches administratives on signale 4.064 unités restituées aux différentes adminis­trations . Pour la Pologne on signale 1 . 170 chercheurs polonais pour !es 3 Archi­ves et 69 étrangers; 270 recherches administratives. Le Portugal et la Suède n'ont fourni aucun élément. Les informations communiquées par l 'Espagne sont incompréhensibles . Le Public Record Office du Royaume Uni signale ( 1 987) 123 .400 présences, avec la consultation de 743 . 1 00 documents, sauf le service de microfilm . La Suisse indique un mouvement de 25 .000 dossiers pour des recherches scientifiques et de 4.000 pour !es recherches administratives. Pour la Hongrie !es éléments sont : 12 .549 pour des recherches pour étude et 1 .633 pour des recherches administratives tandis que l 'URSS signale 1 .024 chercheurs pour des raisons d ' étude et 250 recherches administratives.

En ce qui concerne !es services nous remarquons une certaine unifor­mité pour quelques-uns des secteurs. Par exemple pour la plupart des Archives centrales existe un laboratoire de restauration: font exception seulement l ' lslande, l ' Italie (qui peut avoir recours au Centre de photoreproduction, de reliure et restauration de l 'administration des Archives ou à des laboratoires privés), le Liechtenstein et le Portugal . Toutes !es Archives centrales disposent d 'un service de reproduction en photocopie (certaines signalent aussi !es xero­copies) et microfilms ; pour ce qui concerne !es photographies, ce service man­que seulement pour !es pays suivants: Liechtenstein, Portugal et Suisse. L' Allemagne-RFA possède des équipements meme pour !es copi es de films. Seulement !es Archives vaticanes et !es Archives nationales de la France dispo­sent d'une Ecole de spécialisation pour la formation d 'archivistes . Les Archi­ves centrales italiennes utilisent l 'Ecole d'archivistique, paléographie et diplo­matique des Archives d 'Etat de Rome, la seule parmi !es 1 8 Ecoles instituées en Italie auprès des 1 8 Archives d'Etat où se tiennent des cours spécifiques sur !es archives contemporaines .

Si pour la plupart des cas il manque une Ecole spéciale, dans environ 1 5 Archives centrales sont organisés des cours de formation professionnelle des­tinés généralement au personnel meme mais destinés aussi dans certains cas aux archivistes des ministères, par exemple en Allemagne-RDA, ainsi que pour !es personnes préposées au records management par exemple en Suisse. Des cours de formation professionnelle se tiennent dans !es Archives centrales des pays suivants: Autriche, Belgique, Finlande, France (stage), Allemagne-RDA, Allemagne-RFA, I slande, Yougoslavie, Norvège, Pologne, Espagne, Suède, Suisse, Hongrie, URSS .

Un service spécial pour l 'activité éducative existe en Autriche, Belgi­que, Tchécoslovaquie, Finlande, France, lslande, Italie, Norvège, Suède; la Pologne exerce une activité éducative sans pouvoir disposer d 'un service sta­ble. Il n'est pas exclu que ceci puisse se réaliser dans d'autres pays. Une expo­sition permanente est préparée en Belgique (réservée aux visites de groupes et sur rendez-vous), en Tchécoslovaquie, en France, en Pologne (aussi bien pour !es Archives des documents anciens que pour celles des documents modernes),

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au Portugal, au Royaume Uni, en Suède, en Suisse, en Hongrie et en URSS . L'Espagne est la seule à ne fournir aucune information au sujet de l 'activité scientifique et de valorisation des fonds conservés.

A l 'exclusion du Portugal, toutes !es Archives centrales ont le patro­nage et la charge des publications; 1 5 Archives organisent des congrès et des séminaires, cette activité n'est pas adoptée par !es Archives du Vatican et !es Archives centrales de la France, de l' Allemagne-RDA, de l ' Irlande, du Liech­tenstein, de la Hollande et du Portugal .

Les expositions sont organisées un peu partout sauf au Liechtenstein. Le traitement d'audio-visuels est beaucoup moins diffusé, étant limité seule­ment à l 'Allemagne-RFA, à la Yougoslavie, à la Pologne et à l 'URSS, qui a aussi des programmes pour la radio et la télévision.

10.2 Afrique

Le nombre du personnel qui travaille aux Archives centrales (voir Tab. 5) varie entre 5 unités de la Sierra Leone à 330 unités (prévues dans un organi­gramme) au Kénya. Il est fort douteux que pour quelques cas le nombre fourni puisse se référer au personnel de tout le réseau des Archives , mais nous n'avons aucun élément certain pour individualiser !es cas. Sous la rubrique "archiviste" le Mozambique distingue 3 "archivistes professionnels" des 1 9 personnes qui ont suivi un cours d'archiviste de base; pour !es autres pays cette distinction ne figure pas , mais vraisemblabnlement elle existe ailleurs. Pour le Burkina­Faso on prévoit la présence de personnel technique après 1 989, date que l 'on envisage pour la fin des travaux de restauration du siège.

Le Kénya mentionne des bibliothécaires et documentalistes qui sont probablement présents également ailleurs; du reste nous devons signaler qu'à l 'Ile Maurice une Bibliothèque nationale n'existe pas encore et qu'en Zambie la Bibliothèque n'est qu'une section des Archives nationales.

Les éléments relatifs aux recherches pour étude et aux recherches admi­nistratives font naltre - comme pour !es pays européens - quelque perplexité relative aux paramètres d'évaluation adoptés (nombre de personnes, nombre de présences, nombre de pièces consultées). La Guinée-Bissau, le Soudan et la Tunisie ne fournissent aucune information. La Cote d' lvoire, le Mozambi­que et la Zambie signalent respectivemente 948, 1 .571 et 8 recherches sans don­ner d'explications ultérieures; le Zalre environ 1 .200 recherches pour étude et environ 540 recherches administratives; le Kénya 369 recherches pour étude et 37 administratives sur convention avec !es ministères et !es départements. Les autres Etats distinguent les recherches pour étude des recherches nationales et étrangères et indiquent, à part, !es recherches administratives. Burkina-Faso: 12 recherches nationales, 3 étrangères, 1 00 administratives; Congo: 273 recher­ches nationales, 3 étrangères, 100 administratives; Ghana 800 recherches natio­nales, 1 4 étrangères ; Malawi 56 recherches nationales, 25 étrangères , 29 1 visi-

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tes ou recherches administratives; Ile Maurice 381 recherches nationales, 43 étrangères, 45 administratives; Sierra Leone 30 recherches nationales, 6 étran­gères, 50 administratives; Tanzanie 1 3 recherches nationales, 1 6 étrangères, 1 3 administratives.

La présence d'un laboratoire de restauration est assez répandue: en effet nous en trouvons en Cote d' Ivoire, au Ghana, en Guinée-Bissau, au Kénya, à l ' Ile Maurice, au Soudan, en Tanzanie, en cours de préparation au Malawi . Presque tous les pays disposent d'un service de resproduction de photocopie: il manque seulement au Congo et en Sierra Leone: la reproduction de micro­films existe dans 9 pays : Cote d ' Ivoire, Ghana, Guinée-Bissau, Mozambique (qui possède également un service pour les transcriptions sonores), Tanzanie, Zambie, Malawi, Ile Maurice et Soudan disposent d 'un service de reproduc­tion de microfilms et de photographies. Aucune des Archives centrales n'a une Ecole d 'archivistique (au Kénya des cours de formation sont tenus à différents niveaux auprès de l 'Université et du Polytechnique); mais de nombreuses Archi­ves centrales - 5 sur l O - organisent des cours de formation professionnelle: à l 'exception du Malawi, Sierra Leone, Tanzanie, Tunisie, Zambie.

Un service spécial pour l 'activité éducative existe au Ghana, au Kénya, en Sierra Leone et au Zaire; en projet en Cote d ' Ivoire, alors qu'une activité éducative partielle est exercée à l' I le Maurice.

Une exposition permanente est présente au Ghana, au Kénya, en Tan­zanie, au Zaire et en Zambie.

Une activité scientifique et de valorisation articulée existe au Soudan: publications, congrès et séminaires, expositions, audio-visuels.

A l 'exception des audio-visuels nous trouvons la meme typologie d 'activité au Kénya, en Tanzanie (à Zanzibar il y a également une activité à la radio et à la télévision), au Zaire.

Une activité de publications et d'expositions est présente également en Guinée Bissau et à l ' Ile Maurice; des publications et interviews à la radio et à la télévision au Mozambique; des congrès, séminaires et expositions au Ghana et en Tunisie; des congrès, séminaires, stages et conférences au Congo et en Cote d ' Ivoire, des expositions seulement au Malawi .

10.3 Asie

Le nombre de personnes qui travaillent aux Archives centrales (v . Tab. 5) varie de 3 1 en Israel jusqu'à 581 pour les 4 Archives centrales de la Chine. Il arrive parfois que certaines informations puissent se référer à tout le réseau des Archives de l'Etat. Singapour signale 2 archivistes professionnels et lO non professionnels: cette distinction ne se trouve pas dans d'autres pays, mais il n'est pas exclu qu'elle existe. En Corée le service archivistique n'est pas attri­bué à des archivistes mais à des bibliotécaires et à des employés du service tech­nique. La présence de bibliotécaires est signalée au Japon et en Israel mais il

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est probable qu'ils soient présents aussi dans d'autres Archives centrales; Israel signale également 3 "curateurs" historiques (historical editors), figure profes­sionnelle non signalée dans d'autres pays - asiatiques ou non - qui pourrait cependant se rapprocher des activité éditoriales pour ce qui est des publica­tions historiques, institutionnelles et archivistiques confiées ailleurs aux archi­vistes professionnels.

Nous ne sommes pas certains que pour quelques cas le nombre des recherches pour étude se réfère aux chercheurs , mais plutot aux présences en Salle d'étude ou encore au nombre des pièces communiquées. De toute façon les éléments fournis sont les suivants: en Chine 3 items pour les recherches d'étude et 5 items pour les recherches administratives ; en Corée l chercheur national, l chercheur étranger, l recherche administrative, au Japon 4.963 recherches pour étude nationales, 74 étrangères , 1 7 1 administratives; en Inde 453 recherches pour étude nationales, 56 étrangères, 16 administratives sur demande des administration de l 'Etat; en Indonésie 288 recherches pour étude nationales, 17 étrangères , 79 administratives; en Israel 247 recherches pour étude nationales, 2 1 étrangères et dans le secteur administratif 27 projets de recher­chers et 5 .900 dossiers pretés par des organismes de l'Etat; au Pakistan 100 recherches pour étude nationales, 1 0 étrangères, 30 administratives; à Singa­pour manquent les éléments statistiques sur les recherches pour étude, tandis que sont signalées 397 recherches administratives: au Sri Lanka 5 . 862 présen­ces nationales, 9 recherches étrangères .

Toutes les Archives centrales, à l 'exception de celles du Japon dispo­sent d'un laboratoire de restauration et toutes, y compris le Japon, disposent d'un service de reproduction de photocopies; sauf pour les Archives israelien­nes, toutes les autres peuvent reproduire également en microfilm et photocopie.

Il existe une Ecole pour archivistes auprès des Archives centrales de la Chine, de l ' Inde, de l ' Indonésie; au Pakistan elle était prévue pour 1 989, tandis qu'en Israel existent des cours auprès de l'Université de Jérusalem. Toutes les Archives centrales organisent des cours de formation professionnelle plus ou moins régulièrement. Les Archives nationale de l ' Inde organisent périodi­quement des cours annuels d'archivistique; ses cours de 8 semaines pour l 'admi­nistration des Archives, pour la reprografie, la conservation de livres, manus­crits et documents, pour la restauration; des cours de 4 semaines pour le records management. Un service pour l 'activité éducative existe en Chine, en Indie, au Pakistan, à Singapour et au Sri Lanka. Dans ces trois dernier pays, en Chine et en Indonésie une exposition permanente est organisée auprés des Archives centrales . Toutes les archives ont une activité scientifique et culturelle dans le secteur d es pubblications et, sauf pour le cas d ' Israel, les Archi ves organisent des congrès et des séminaires et préparent des expositions; la préparation des audio-visuels est réalisée en Chine, Indonésie, Pakistan, Singapour, Sri Lanka; dans ce dernier pays sont aussi organisées des conférences et fournit des mal­lettes pédagogiques .

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10. 4 Amérique

Canada et USA

Les Archives nationales canadiennes ont un effectif de 803 employés dont 120 archivistes. Il y a des informaticiens , des photographes , des restaura­teurs et des personnes préposées pour la gestion des documents (v. Tab . 5). Le nombre signalé pour !es recherches pour étude (7 1 . 350) n'est pas expliqué; !es recherches administratives so n t au nombre de 5. 700. L es Archi ves dispo­sent d'un laboratoire de restauration, d 'un service de reproduction qui en plus des photocopies, microfilms, photographies, permet de faire des duplicata de bandes ordinalingues et de documents audio-vissules. Elles n'ont pas d'Ecole pour archivistes, mais organisent des cours de formation professionnelle et pos­sèdent un service pour l 'activité éducative de former des spécialites en archi­vistique. Certaines universités canadiennes offrent cependant des cours afin de former des spécialistes en archivistique. Ces Archives ont une activité scientifi­que et culturelle grace aux publications, congrès , séminaires, expositions, audio­visuels.

Les Archives nationales des USA disposent de 350 archivistes sur un effectif de 1 .200 employés , y compris !es informaticiens, photographes et res­taurateurs. On a signalé 241 .000 recherches effectuées aux Archives et 268 .000 par correspondance. En outre il y a eu 9.000 chercheurs dans !es Bibliothèques présidentielles. Les Archives disposent d'un laboratoire de restauration et d'un service de reproduction de photocopies, microfilms, photographes, ainsi que pour !es documents sonores et !es films. Les Archives n'ont pas d'Ecole pour archivistes, mais elles organisent des cours de formation professionnelle, elles disposent d 'un service pour l 'activité éducative et ont une activité scientifique et culturelle grace aux publications, congrès et séminaires, expositions, et pro­curent des fac-similés et du matériel aux Ecoles supérieures .

Amérique centrale

Pour !es Pays de l 'Amérique centrale le personnel (v. Tab . 5) varie des 3 unités de Sainte-Lucie (dont aucun archiviste), aux 85 de Haiti . Cuba et Guatémala ne disposent pas de personnel technique. Les éléments qui con- . cernent !es recherches pour étude se basent sur des paramètres qui ne sont pas comparables entre eux: !es Barbade signalent 1 .453 visites et 68 lettres; Cuba fournit le renseignement , sans explication, de 2.057 recherches pour études natio­nales, 7 chercheurs étrangers, 9 1 recherches administratives; le Guatémala signale un chiffre incroyablement élevé, 27.000 recherches pour étude, 700 recherches administratives; en Haiti la Salle de lecture n 'est pas encore ouverte et les recherches pour étude sont peu nombreuses; Sainte-Lucie signale 30 recher­ches pour étude nationales, l O étrangères , l O administratives. Les Archives de

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Cuba sont !es seules qui ne disposent pas d'un laboratoire de restauration: toutes Ies Archives ont un service de reproduction de photocopies; !es Barbade ont un service géré par la Bibliothèque nationale pour les microfilms; le Guaté­mala et Haiti sont en mesure de reproduire sous forme de microfilms.

Aucun service des Archives nationales ne possède d'Ecole de spécia­lisation pour archivistes et seulement Cuba et Haiti organisent des cours de formation professionnelle; Cuba dispose aussi d'un service pour l'activité édu­cative; à Cuba il y a une activité de publications, congrès , séminaires et exposi­tions , tandis qu'aux Barbade sont organisées des expositions occasionnelles et sont accordées des interviews au Government lnjormation Service et au Gua­témala se tiennent des congrès et séminaires.

Amérique méridionale

Pour les pays de l' Arnérique méridionale (v. T ab . 5), le personnel varie de 9 unités en Equateur a 395 au Brésil, qui inclut dans son organigramme non seulement les informaticiens, !es photographes et !es restaurateurs, mais aussi !es techniciens pour microfilms, chimistes, biologistes et relieurs: ces derniers sont présents aussi en Argentine qui dispose, entre autres , de techiniciens de microfilms et cinéma.

Les Archives de l'Argentine signalent 2 . 500 recherches pour étude nationales, l 00 étrangères , 300 administratives; celi es du Brésil 2. 197 (jusqu'au mois d'octobre) recherches pour étude nationales, 26 étrangères, 321 adminis­tratives ; la Colombie nous fornit un seui chiffre, 14 .3 12 , qui se réfère très pro­bablement au nombre des unités consultées.

L 'Equateur signale seulement des recherches pour étude, 90 nationa­les, 80 étrangères; le Pérou 249 recherches pour étude nationales, 48 étrangè­res - pour un total de 14 . 106 pièces consultées - et 287 recherches adminis­tratives. Les pays qui disposent d'un laboratoire de restauration sont seule­ment l 'Argentine, le Brésil et la Colombie .

En général les Archives ont un service de reproduction photographi­que; l 'Argentine et la Colombie ont aussi un service pour microfilms, de meme que le Pérou, et pour la photographie, comme le Brésil . En outre l 'Argentine dispose de systèmes de vidéographie et la Colombie a en projet un système de traitement automatique avec fiches à fenetre. Les Archives du Brésil et du Pérou disposent d 'une Ecole pour archivistes et organisent, entre autres, des cours de formation professionnelle; des cours de formation se tiennent en Argen­tine. Seul l 'Equateur ne dispose pas d 'un service pour l 'activité éducative. Les Archives de l 'Argentine et du Brésil ont un service de publications; en outre, auprès de ces Archives et au Pérou, se trouvent des audio-visuels. Le Brésil et le Pérou organisent aussi des expositions. Toutes les Archives , sauf celles de l'Argentine, disposent d'une organisation qui s 'occupe des congrès et des séminaires.

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10. 5 Océanie

L'organigramme des Archives australiennes donne un total de 380 uni­tés (v. Tab. 5) : !es archivistes n 'ont pas un caractère professionnel défini. Les recherches pour des moti fs d'étude sont 7 . 380 sur demande individuelle, 1 . 505 sur demande des bureaux de l 'Etat. 4 des 8 Archives régionales disposent d'un laboratoire de restauration. Les services de reproduction, en plus des photoco­pies, microfilms et photographies, utilisent d'autres techiniques reprographi­ques .

Pas d'Beole pour archivistes, ni de cours de formation organisés si ce n'est pour le personnel des service de l'Etat chargé du records management; l 'activité éducative est limitée et !es expositions, conférences et séminaires sont fréquents .

Les Archives de la Nouvelle Guinée comptent 1 8 personnes dont 2 archivistes et 1 restaurateur. Elles signalent 42 recherches pour étude nationa­les et étrangères, 35 recherches administratives. Ces Archives de la Nouvelle Guinée ne disposent pas de laboratoire de restauration, mais possèdent un ser­vice de reproduction de photos, microfilms et photocopies . Elles n'ont aucune Ecole mais en revanche elles disposent de cours de formation professionnelle et ont aussi une activité éducative. Ces Archives sont en mesure d'organiser des séminaires et des conférences et peuvent également préparer des expositions.

11. Coordination scientijique et élaboration de normes projessionnelles

L'attribution aux Archives centrales des fonctions de contrale ou de coordination scientifique concernant l 'activité des Archives d'Etat locales, des Archives régionales ou appartenant aux Etats membres des Etats fédéraux, des Archives provinciales ou départementales, des Archives municipales ou d'autres Archives ainsi que l 'élaboration de normes uniformes pour !es descriptions en archivistique, pour l 'application de l 'informatique, pour la restauration ou pour d'autres fonctions spécifiques (questions 52-54) varie dans !es divers pays selon !es organisations respectives des Archives et de l 'éventuelle présence d'autres Services centraux avec compétence sur tout le territoire national.

Cependant, nous avons demandé d' indiquer - là ou il n'est pas de la compétence des Archives centrales - le service ou l'institution desquels dépen­dent ces différentes responsabilités ou si aucune forme de coordination n'est envisagée.

1 1 . 1 Europe

Les fonctions d'inspection ou de coordination scientifique pour l'acti­vité des différentes Archives sont attribuées aux Archives centrales pour l O cas. Les Archives centrales de la Belgique remplissent ces fonctions à l 'égard des

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Archives d'Etat locales, des Archives provinciales, des Archives municipales (pour ces dernières et pour d'autres types d'archives elles ont le droit d 'inspec­tion meme sur la conservation), de meme que pour !es Archives de la Finlande et celles de la France dont !es droits d 'inspection scientifique s 'étendent aussi à d'autres types d' archives. Pour l 'Allemagne-RDA l 'inspection scientifique se fait sur !es Centres de pré-archivage des administrations centrales de l 'Etat; pour l 'Islande et le Liechtenstein sur !es Archives communales; pour la Nor­vège sur !es Archives provinciales et sur !es Archives communales; pour le Royaume Uni sur !es documents de l 'administration centrale d'intéret !oca! si ils sont conservées sur piace; pour la Suède seulement sur !es Archi ves commu­nales ; pour l'URSS sur !es Archives d'Etat locales, sur !es Archives des Etats membres, sur !es Archives provinciales et sur d'autres types d 'archives. Dans !es Pays-Bas le ministère de la Culture est au sommet de l'organisation des Archi­ves qui comprend !es Archives d'Etat locales et !es Ecoles d 'Archi ves . Un rale prééminent dans le domaine du droit d' inspection scientifique est attribué à un archiviste qui a la direction des Archives centrales et qui est à la tete de l'administration des Archives d'Etat: il a des Uì.ches importantes, surtout dans l'ordre du tri pour !es Archives municipales qui, avec !es Waterschappen retom­bent sous le contrale des inspecteurs provinciaux des Archives (provincia/ archi­ves inspectorates). D'autres Services de l 'administration des Archives ont droit d'inspection scientifique sur !es Archives d'Etat locales ou provinciales et muni­cipales en Tchécoslovaquie, en Pologne, au Portugal, en Espagne, en Hongrie.

L'élaboration des normes pour !es descriptions en archivistique est du ressort des Archives centrales de la Finlande, de la France, de l ' Islande, de la Norvège, du Royaume Uni (seulement à usage interne), de la Suède, de la Suisse et de l 'URSS. Des normes pour l'application de l'informatique sont diffusées par !es Archives de la France et de la Suisse, qui , comme !es Archi ves de l ' Island, de la Norvège et de la Suède, publient aussi des normes pour la restauration. Les Archives de la Finlande et de la Suède ont des fonctions en matière de dépat, conservation, usage du matériel, préparation des versements.

L'étude et l'inspection pour l 'application des normes uniformes font partie des fonctions d'un ou de plusieurs services de l 'administration des Archi­ves en Italie (la coordination et l 'élaboration des normes uniformes sont attri­buées aux Divisions du Bureau centrai pour !es biens archivistiques ; le secteur technologique, est du ressort du Centre de photoreproduction, reliure et res­tauration), en Pologne, au Portugal, en Espagne, en Hongrie et en URSS. Dans !es Pays-Bas des accords non obligatoires peuvent s 'établir entre l 'administra­tion des Archives et d' autres administrations dans le domaine des Archives. En Autriche de l' Institut autrichien pour la standardisation ainsi que de la Biblio­thèque nationale dépendent certaines activités du domaine de la conservation des Archives; au Royaume Uni existe le British Standard Institut et !es fonc­tions de normalisation sans pouvoir d'injonction reviennent à l' Association des Archivistes, tandis que la National Library publie des normes sur la conserva-

7 1

tion et organise des cours de formation professionnelle. En Irlande le départe­ment des manuscrits de la Bibliothèque nationale s 'occupe des archives des familles , des cadastres, des documents personnels et littéraires. En Irlande la Bibliothèque fournit des équipements pour microfilms et informations scienti­fiques . En Suisse la Bibliothèque a des compétences en matière d'archives pour des gens de lettres et des artistes.

11 .2 Afrique

Les Archives centrales ont des droits d' inspection scientifique sur l'acti­vité d es Archi ves d 'Eta t locales, sur l es Archi ves à niveau régional et provin­cia! ou sur les Archives municipales et sur d'autres Archives pour IO cas ; à l ' Ile Maurice ce contròle est confié à un autre service de l 'administration des Archives . L'inspection scientifique s 'étend à toutes les Archives décentralisées en Sierra Leone, au Soudan, en Tunisie, au Zalre, ce contròle se fait égale­ment aux Archives provinciales ou départementales et municipales, au Burkina­Faso, en Cote d' Ivoire, au Kénya; aux Archives régionales et municipales au Congo; seulement aux Archives pronviciales ou départementales au Ghana et en Zambie.

Le pouvoir de formuler des normes pour les descriptions en archivis­tique est attribué en général aux Archives Centrales : à l 'exception de Burkina­Faso, Guinée-Bissau, Ile Maurice (où les Archives centrales publient des nor­mes sur la conservation des documents), la Zambie (où les Archives centrales formulent des normes pour la constitution des Archives) . L'élaboration de nor­mes uniformes pour l ' informatique et la restauration est prévue en Sierra Leone qui a aussi une compétence dans le secteur du tri, de meme au Soudan et en Tunisie et pour la restauration, au Ghana, au Kénya, au Malawi. En Tunisie la Bibliothèque nationale conserve des manuscrits.

11 .3. Aste

Les Archives centrales ont des droits d'inspection scientifique sur l 'acti­vité des Archives décentralisées au niveau provincia! et municipal au Japon, en Indonésie et à Singapour (ils s 'étendent également à d'autres Archives), au Sri Lanka; des Archives municipales et d 'autres Archives en Israel . Ces droits d 'inspection scientifiques sur l 'activité des Archives décentralisées, en Chirie et en Corée sont attribués à d'autres services de l 'administration des Archives .

Des normes uniformes dans différents secteurs sont élaborées en Chine par les Archives et promulguées par le Département de l 'administration des Archives. En Corée, en Inde et en Indonésie les Archives centrales publient des normes uniformes pour les descriptions en archivistique, en Corée égale­ment pour l 'informatique et la restauration, en Indonésie seulement pour la restauration. En Corée la Bibliothèque nationale a des activités spécifiques con-

72

....

cernant la conservation des Archives, tandis qu'en Chine certaines bibliothè­ques conservent des documents meme si par rapport à la loi ce ròle appartient aux Archives. La Bibliothèque nationale du Japon conserve des archives pri­vées et des publications officielles.

11 .4. Amérique

Canada et USA

Pour ce qui concerne le Canada les droits d'inspection scientifique, la gestion et l 'élimination des documents des institutions fédérales, sont attri­bués à des services de l 'administration des Archives nationales. Les Archives nationales, selon la loi, peuvent preter assistance aux Archives administrati­ves: des critères uniformes, non obligatoires sont élaborés graces à l 'engage­ment collectif des archivistes et de l' Association professionnelle des archivistes se référant aux normes internationales. Les Archives nationales des USA ont des droits d 'inspection scientifique sur l 'activité des National Archives Regio­nal Branches, et en principe l es autres Archi ves ressortent de la juridiction locale. Les Archives nationales n 'ont pas parmi leurs taches celle de l 'élaboration de critères uniformes, en revanche, l 'expérience des Archives fédérales exerce indi­rectement une influence sur les municipalités. L 'élaboration de critères unifor­mes est confiée aux associations d 'archivistes (SAA, NAGARA, ARMA).

Amérique centrale

Seules les Archives centrales de Cuba et de Haiti exercent des droits d'inspection scientifique sur l 'activité des Archives d'Etat locales et des autres Archives décentralisées . Des critères uniformes pour la description en archi­vistique sont établis par les Archives centrales des Barbade, de Cuba, de Haiti : pour Haiti et Cuba la standardisation relève de la restauration, et pour Cuba de l 'application de l ' informatique.

Amérique méridionale

Au Brésil uniquement les Archives n'exercent aucun droit d 'inspec­tion scientifique sur l 'activité des Archives décentralisées; pour l 'Argentine ce contròle est effectué aux Archives nationales, pour la Colombie aux Archives provinciales et communales, pour l 'Equateur dans toutes les Archives décen­tralisées, pour le Pérou aux Archives provinciales. Les Archives centrales de l'Argentine déterminent les critères pour la sélection, l 'élimination et le classe­meni des documents; les Archives de l 'Equateur et du Pérou se chargent de la normalisation des descriptions en archivistique et celles de l'Equateur élar­gissent également leur sphère de compétence aux applications de l ' informati-

73

que. La Bibliothèque du Brésil est responsable du pro jet national pour les micro­films des journaux.

11 .5 Océanie

En Australie aucune forme d' inspection scientifique n'est prévue pour les Archives décentralisées . La Société australienne des archivistes a en projet une grille pour la définition du ròle, des fonctions et de la rémunération des archivistes et de la promotion à l ' accès des documents au public.

Les Archives centrales de la Nouvelle Guinée ont le droit d' inspec­tion scientifique sur l'activité des Archives d'Etat et des autres Archives décen­tralisées; elles publient des normes uniformes pour la description archivistique, pour les applications informatiques pour la restauration et pour le tri. Une étroite collaboration règne entre la National Library of Australia et le Cam­berra College of Advanced Education pour des cours de conservation pour les livres et pour les archives.

12. Conclusions

Ce rapport, comme nous l 'avons dit dans la Note préliminaire, se pro­pose de présenter un ensemble d' informations ordonnées afin de fournir matière à réflexion et discussion. En effet il n'est pas opportun de tirer des conclusions dans une situation aussi articulée et complexe et - pour la plupart des cas -plutòt dynamique. Il nous semble utile de rapporter l' opinion exprimée par les archivistes qui ont répondu à la question sur l'organisation des Archives centrales .

En Europe, sur 23 pays, seulement l' lslande et la Suède retiennent camme peu satisfaisante l' organisation actuelle; la Belgique et le Vatican la trouvent en partie satisfaisante; l 'Islande retien valable l'organisation du point de vue juridique, mais peu satisfaisante dans la pratique; les Pays-Bas exami­nent les problèmes des Archives en géneral; le Portugal seulement n'a pas répondu. En Afrique sur 1 5 pays, 3 donnent un avis contraire: Ghana, Malawi et Zambie; le Congo, la Còte d' lvoire et la Guinée-Bissau sont satisfaits seule­ment en partie; le Mozambique et la Sierra Leone n'ont pas répondu . En Asie, sur 10 pays, 5 regardent comme valable l'organisation actuelle: la Chine, l' Indo­nésie, le Pakistan, Singapour et le Sri Lanka. Le Canada et les Etats-Unis por­tent un jugement positif. En Amérique centrale, seui Cuba se déclare en parti e satisfaite, tandis que les autres pays ne trouvent pas la situation acceptable.

Trois pays de l ' Amérique méridionale - Brésil, Colombie, Equateur - expriment un avis contraire, 2 - Argentine et Pérou - positif seulement en partie. L' Australie et la Nouvelle Guinée jugent satisfaisante l'organisation de leurs Archives . En général l 'organisation des Archives centrales est bonne pour la moitié des Etats considérés, pas satisfaisante pour 12 cas . Environ un

74

tiers des pays se plaint de carences plus ou moins graves . Evidemment ce sont les pays qui se déclarent insatisfaits de l'organi­

sation des Archi ves qui souhaiteraient apporter quelques modifications en met­tant en évidence les problèmes bien spécifiques: pour les pays européens le pour­centage des propositions de modification est plutòt bas . Cependant en Europe (et aussi ailleurs) divers pays satisfaits de la situation actuelle signalent des pro­blèmes et des secteurs d'intervention.

Tous !es Etats qui n'ont pas de loi sur les Archives retiennent indis­pensable d' aboutir à un texte normatif général . En Belgique un projet de loi est à l 'étude; la nécessité d'une politique cohérente des archives (ou de l 'orga­nisation d'un système d'archivistique national), est specialement évidente au Royaume Uni, qui resseht l 'absence de coordination et considère camme vala­ble I 'organisation actuelle des Archives qu'au niveau centrai; le National Archi­ves Council institué tout récemment n'a pas encore de statut. De meme au Por­tugal, en avri1 1 988 s 'est créé un organisme, l ' lnstitut portugais des Archives, dont le but est de développer une politique organique et surtout de résoudre !es graves problèmes des Archives . Pour la Suède la réorganisation des Archi­ves est prévue pour l'année en cours, tandis que la Suisse souhaiterait la révi­sion des dispositions réglementaires sur l 'utilisation des Archives .

L'exigence d'une politique sur les Archives nous vient de la Còte d' lvoire; le Mozambique souhaiterait la réalisation d'un système archivistique national, tandis qu'en Tunisie ce système vient à peine de commencer. L' Indo­nésie demande un développement plus cohérent de l 'organisation. Les Etats­Unis signalent l 'exigence d'une définition plus claire des normes et dane des responsabilités juridiques des archivistes . Le support administratif pour la réa­lisation de la nouvelle loi et du records management est indispensable pour les Barbades. L 'approbation d'une nouvelle loi est dans les aspirations de Cuba, tandis que pour Haiti une réorganisation des Archives locales serait nécessaire.

L'Argentine ressent la carence de normes, la Colombie souhaite une nouvelle loi et un système national des Archives, tandis qu'au Pérou la procé­dure d'approbation de la loi est en cours. Il y a aussi l 'exigence d 'augmenter l'effectif du personnel et surtout de réaliSer une formation professionnelle effi­cace: ainsi en Belgique, en Irlande, en lslande, au Congo et au Ghana; tandis que la Sierra Leone souligne la nécessité de définir le statut de l 'archiviste; le Pakistan demande d'augmenter l 'effectif du personnel spécialisé et des autres employés. Les Barbade, Haiti et l 'Argentine demandent du personnel spécia­lisé, tandis que pour l' Australie la définition d es qualités professionnelles de l 'archiviste s 'impose. La Nouvelle Guinée attend d'avoir une loi sur la forma­tion professionnelle.

Le contròle des Centres de pré-archivage et de dépòt des administra­tions centrales, l' introduction ou l 'amélioration du records management, la créa­tion d'un Records center sont les problèmes mentionnés par de nombreux pays et cependant il nous semble qu'un plus grand rendement dans ce secteur devrait

75

se réaliser mème pour la majorité des pays qui n'y ont fait aucune allusion. L' idée qu' en Europe, l 'Irlande seulement puisse avoir des problèmes

pour l' activité de pré-archivage nous parait un peu trop optimiste . Parmi !es pays africains, le Kénya signale l'exigence d'une inspection des documents publics, le Malawi retient comme utile de modifier la loi sur le records mana­gement, le Soudan souhaiterait l' institution d'un National Documentation Cen­ter et de mème la Zambie retient comme nécessaire un Records center. L'intro­duction d'un système de records management serait utile au Japon, à Singa­pour et aussi aux Barbades.

De mème que le problème de l 'acquisition des archives et de leur inven­taire ne semble pas susciter un grand intérèt: la Guinée-Bissau signale la néces­sité de concentrer la documentation existante dans le pays, et le Kénya celle d'acquérir !es archives d'une manière plus organique (dans ce but a été insti­tuée une Division spéciale). Seulement la Chine et la Guinée-Bissau expriment leur opinion sur le problème de l'inventaire et sur la nécessité d 'un plus ampie échange de renseignements . L' Islande signale l ' exigence d'une recherche plus approfondie sur l'histoire de l 'administration.

Aucun pays - et cela nous semble ètre un point qui demande un approfondissement majeur - ne signale l 'exigence d 'une définition plus claire des normes sur la communicabilité des archives - sauf !es Etats-Unis sur !es responsabilités juridiques et peut-ètre l 'allusion générique de la Suisse sur l 'uti­lisation des Archives; indirectement apparait une attention particulière à cette question dans !es programmes de la Société australienne des archivistes . Une analyse scrupuleuse sur l' application des normes pour l 'accès aux documents contemporains devrait se fonder pour une recherche détaillée sur la typologie et sur la nature des documents effectivement conservés dans !es Archives his­toriques: !es dates très récentes peuvent en effe t se référer, dans plusieurs cas, à une documentation publique depuis son origine.

L'usage de nouvelles technologies et le progrès de l ' informatique sont demandés par l' ltalie, la Sierra Leone; la Corée et Singapour; des formes de reprographie et de microreproduction par le Ghana et la Sierra Leone: un labo­ratoire de restauration par l' ltalie et de nouveaux laboratoires par Cuba. L'accroissement ou l' amélioration des équipements préoccupe le Congo, le Ghana. la Guinée-Bissau, le Malawi, la Zambie, l 'Argentine et le Brésil. Cer­tains pays signalent l'exigence d'un nouveau siège ou de credits pour la cons­truction: le Congo, le Mozambique, la Colombie, la Corée; tandis qu'un bilan plus riche est souhaité par l 'Irlande, le Ghana, le Malawi, l 'Ile Maurice, le Pakis­tan et Haiti .

76

p

Anne.te

Quelques mots enfin adressés aux régions, aux Etats membres des Etats f'd ' raux ou aux Etats non autonomes qui ont répondu par une lettre ou nous e e ' . . l . f t envoyé le questionnaire rempli seulement en part1e . Cec1 pour que es m or-on

ations fournies puissent contribuer à tracer - mème à titre d'exemple - la :mplexité des systèmes juridiques et archivistiques . Il s'agit de �iesbaden, Saar, Renanie, Baden-Wiittenberg, Ecosse, Irlande du Nord, Zanz1bar, �ar­natka, Québec, Victoria, ainsi que Hong Kong, Macao, Bermudes, Ant1lles hollandaises , Iles Marshall . . . L'Allemagne-RFA a 1 1 Lander, chaque Land a sa propre admmls-tration d'Archi ves indépendante pour !es documents ad�inist:atif� et leg�ux. Dans !es Lander peuvent se trouver également des ArchlVes h1stonques sepa­rées des administrations de l 'Etat (par exemple, pour le Parlement de la Saar) . En revanche, !es documents des administrations fédérales avec compétence régionale - par exemple !es postes fédérales ou l�s chemins de .�e� f�d�raux _ sont déposés aux Archives des Liinder tout en etant de propnete federale. Le Bundesarchiv n'a aucun droit de direction ou de contrO!e sur !es Landesar­chiv, qui ne sont pas tenus à respecter !es normes du Bun�esarchiv q�e. pour !es documents fédéraux qui y sont déposés. Les Landesarch1v peuvent evldem­ment conserver de la documentation très ancienne, par exemple le Baden­Wiirttenberg remonte à l'année 814 . Ils peuvent conserver !es Archi ves des orga­nismes publics et des établissements privés, de personnalités politiques et de fonctionnaires, de familles ou autre; ces Archives peuvent aussi se trouver dans des Archives spécialisées. Les dispositions pour le tri, le système de records management, !es délais pour le versement des documents, !es restrictions pour la consultation des documents varient selon !es dispositions normatives . Pour le Baden-Wiirttenberg est prévue une limite générale pour l 'accès aux docu­ments de 30 ans, de 60 à 80 lorsqu ' il y a imposition du secret, de 10 à 30 après la naissance pour !es renseignements personnels.

En ce qui concerne le Royaume-Uni, outre le Public Records Ojjice de Londres il en existe deux autres, un pour l 'Ecosse, régi par !es normes de 1937, un pour l ' Irlande du Nord, régi par !es normes de 1 923 : tous !es trois sont indépendants . Les Archives écossaises comprennent 55 .000 m. ! . de docu­ments qui remontent à 1 1 30; !es irlandaises 50.000 m. ! . qui remontent à 1 350.

Zanzibar, une des deux unités territoriales fédérées de la République, unite de la Tanzanie, a une loi générale sur !es Archives qui date de 1 988 . Les Archives nationales conservent 200 pièces. Le Karnatka est un des 25 Etats de l' Inde: !es Archives font partie d'un réseau national qui dépend du chef des Archives de l 'Etat: ces Archives possèdent des documents depuis 1 600 pour un total de plus de 6.500 unités . La province du Québec au Canada a des Archi­ves nationales qui sont régies par une loi générale sur !es Archives de 1 983 , et conservent la documentation de la colonie depuis le xvne siècle pour un

77

total de 25.000 m. ! . et disposent de 2 .445 instruments de recherche publiés ou dactylographiés . Le Public Records Office de l 'Etat du Victoria en Australie ne fait pas partie des Archives nationales australiennes .

Pour Hong Kong, colonie du Royaume-Uni, le Public Records Office a répondu en faisant remarquer qu'il n'appartenait pas à la catégorie des Archi­ves Nationales ou Fédérales.

Macao, colonie du Portugal, a fourni !es informations relatives à ses propres Archives historiques qui dépendent du ministère de I'Education et dont le directeur est choisi par concours. Les Archives conservent aussi !es docu­ments des organismes et établissements publics et privés ainsi que ceux des éta­blissements religieux; elles ont le droit d' inspection sur !es Archives intermé­diaires et semi-intermédiaires des administrations centrales par des visites occa­sionnelles d 'archivistes. Le tri se fait à l 'aide de tableaux de tri; le versement des documents se fait après une période de 30 ans . Des règles sont établies pour I 'accès aux dossiers personnels et aux documents de la Défense et des Affaires étrangères; l ' Institut centrai de Macao donne l 'autorisation de consulter !es Archives seulement pour des raisons d'étude. Les Archives comprennent 2.000 m. ! . de documents qui remontent à 1 672 et des microfilms . Leur siège est dans un édifice monumental et elles ont un personnel qui comprend 2 archivistes, l photographe, l restaurateur. Elles disposent de systèmes de reproduction et exercent une acitivité dans le secteur des publications; elles organisent des cours de formation professionnelle et ont le droit d 'inspection scientifique des Archives décentralisées, provinciales et municipales. Elles, entre autre, déterminent des critères uniformes pour !es descriptions d 'archivistique, pour l ' informatique et pour la restauration.

Pour !es Bermudes, colonie du Royaume-Uni, existe une Ioi générale sur !es archives depuis 1 974 qui !es font dépendre du Ministère de la Commu­nauté et des affaires culturelles . Les Archives historiques conservent !es docu­ments d 'organismes et d 'établissements publics et privés, d'établissements reli­gieux, de familles et de personnes; ces Archives peuvent etre conservées aussi auprès des organismes producteurs, comme par exemple le Musée maritime. Les Archives ont droit d'inspection sur !es Archives courantes et semi-courantes des administrations de l 'Etat par des commissions mixtes et des visites occa­sionnelles d'archivistes; il y a également des formes de records management et le tri se fait au moyen de tableaux de tri . Le délai pour le versement des documents varie da 3 a 30 ans. On prévoit un délai général pour I 'accès des documents de 30 ans , plus long pour les informations à caractère médical; il appartient aux organismes producteurs ou au Cabinet du Ministre d 'en autori­ser la consultation pour des raisons d 'étude. Les Archives conservent 1 .700 m.! ; il y a en outre des audio-visuels, microfilms et photographies . L'organigramme est de 6 unités, dont 2 archivistes, l informaticien, l photographe, 1 restaura­teur. Au cours de l 'année dernière il y a eu 1 .050 recherches d'études et 1 .200 administratives . Les Archives ont Ieurs propres publications et organisent des

78

séminaires, conférences et expositions et s 'occupent aussi de l 'élaboration de critères uniformes pour !es descriptions archivistiques.

Les Archives historiques centrales des Antilles hollandaises font par­tie d'un réseau d'Archi ves non réglementé par une Ioi générale. Les Archives conservent aussi des documents d'établissements et d'organismes publics et pri­vés, d'établissements religieux, de familles et de personnes pour Iesquels un service de I 'administration des Archives a le droit d'inspection. II y a aussi un Centre de pré-archivage qui dépend du Premier ministre; on prévoit un système de records management où le tri se fait sans tableau et !es documents sont ver­sés après 40 ans . L 'administration des Archives a la faculté d'autoriser - pour des raisons d'étude - la consultation de documents confidentiels . Les Archi­ves comprennent 950 m.! . de documents qui remontent à 1750, auxquels on a ajouté des audio-visuels, microfilms et photographies; 5 inventaires sont impri­més. Les Archives ont Ieur siège dans un édifice monumental qui date de 19 16 . Sur un organigramme de 17 unités, 4 sont archivistes; i l y a aussi des photo­graphes, restaurateurs, historiens et avocats. On y trouve également un Iabo­ratoire de restauration et des systèmes de reproduction: photocopies, micro­films et photographies. Au cours d 'une année 290 recherches d'étude ont été effectuées, 25 étrangères et 3 1 5 administratives. Les Archives ont Ieurs pro­pres publications et organisent des conférences et des expositions. Ces Archi­ves retiennet satisfaisante l'organisation archivistique actuelle, mais souhaite­raient l ' introduction de l ' informatique et un apport de personnel spécialisé.

Et pour finir, !es Archives de la République des Iles Marshall, colo­nie des Etats-Unis sont réglementées par des dispositions partielles . Les docu­ments sont conservés auprès des ministères respectifs . Le Parlement et le Minis­tère des Affaires étrangères ont Ieurs propres Archives historiques et sont inter­dites au public. La Bibliothèque nationale sert actuellement de support aux Archives nationales dont l'organisation est en cours.

79

Tab . l Tab . l

Pays loi générale sur les archives Pays loi générale sur les archives

Argentine Israel 1 955 , n . 57 1 5 Australie 1 983 Italie 30-9- 1963 , n. 1409; 1 975 Autriche Japon 1987, n. 1 1 5 Barbade [processus en cours] Kénya 1 965 Belgique 24-6- 1955 Liechtenstein 2- 12- 1 972 Brésil Malawi 1 975 Burkina Faso Mozambique Canada 1987 Norvège Chine 5-9- 1987 Pakistan [processus en cours] Cité du Vatican Papouasie - Nouvelle Guinée Colombie 1 950 Pays-Bas 1962 Congo [processus en cours] Pérou 1972, n. 1 9414 Corée Pologne 14-7- 1983 Cote d ' Ivoire 4-6- 1976, n. 3 1 4 Portugal Cuba 1 960, n. 7 14 République démocratique allemande 1 1 -3- 1976 Emirats Arabes Unis République fédérale d' Allemagne 6- 1 - 1988 Equateur 10-6- 1982, n. 92 Royaume Uni 1 958, 1 967 Espagne Sainte Lucie 1 965 Etats-Unis d' Amérique [nombreuses références] Sierra Leone Finlande 20-2- 198 1 , n. 1 84 Singapour 1967, n. 22 France 3 - 1 - 1979, n. 79- 1 8 Sri Lanka 1973, n. 48 ; 1 98 1 , n. 30 Ghana 1955 Soudan 1982 Guatémala Décret, n. 1768 Suède [ 1 - 1 - 1 990] Guinée-Bissau Suisse Hai:ti 2- 10- 1984 Tanzanie 1 965 , n. 33 Hongrie 1 969, n. 27 Tchécoslovaquie 1 975, n. 1 49 Ile Maurice 1 952, n. 7 1 Tunisie 2-8 - 1988, n. 95 In de URSS 4-4- 1980 Indonésie 1 97 1 , n. 7 Yougoslavie Irlande 1 1 - 1 1 - 1 986 Zai:re 13 -7-1978, n. 1 3 Islande 1985, n. 66 Zambie 1 969

80 8 1

00 N

00 w

Pays

EUROPE

Autriche Belgique Cité du Vatican Espagne

Finlande France Hongrie

Irlande Islande ltalie Liechtenstein Norvège Pays-Bas Pologne

Portugal RDA RFA

Pays

Royaume Uni Suède Suisse

Tchécoslovaquie

URSS Y ougoslavie

AFRIQUE

Burkina Faso Congo Cote d' Ivoire

Ghana Guinée-Bissau Ile Maurice

Kénya Malawi Mozambique Sierra Leone Soudan Tanzanie Tunisie Zai:re Zambie

Archives nationales/fédérales

bsterreischisches Staatsarchiv Archives générales du Royaume Archivio segreto vaticano

] Archivo hist6rico nacional Archivo generai de Simancas Archivo generai de Indias Archivo de la Corona de Aragon Archivo generai de la administracion Archives nationales de la Finlande Archives nationales �agyar Orszagos Levéltar (Arch. nat. Hongroises) Uj Magyar Kozponti Levéltar (Nouvelles Arch. cent . Hongroises) Public Record Office of Ireland National Archives of Iceland Archivio centrale dello Stato Liechtensteinisches Landesarchiv Riksarkivet (Archives nationales de Norvège) Rijksarchief (Archives d'Etat) Archives Centrales des Actes anciens Archives des Actes modernes Archives de la documentation mécanique

Arqivo national da Torre do Tombo Zentrales Staatsarchiv Bundesarchiv

Archives nationales/fédérales

Public Record Office Riksarkivet (Archives nationales) Schweizerisches Bundes Archiv (Archives fédérales) Arch. centrales de l 'Etat de la République socialiste Tchécoslovaque) Onze Archives centrales de l 'Etat Arhiv Yugoslavije

Centre national des Archives Services des Archives nationales Direction des Archives de Cote d' Ivoire

Archives nationales du Ghana INEP (Instituta Nacional de Estudos e Pesquisa) -

Archives nationales du Kénya Archives nationales de Malawi Arqivo hist6rico de Moçambique Archives nationales de la Sierra Leone National Record Office Archives nationales de Tanzanie Archives nationales Archives nationales Archives nationales de Zambie

Tab. 2

m.l. dates

1 50 .000 8 1 3- 1 988 1 60.000 8 1 9- 1 980

- IX< s . - 1 978

68 .000 IX< s . - xxc s .

38 .000 1 3 1 6- 1 980 500.000 528-1 980

5 1 .000 1 109- 1 986

20.000 xme s . - 1 980 22.000 1 1 85-1 986 6 1 .000 1 8 1 5- 1 989 3 .000 XIV< s . - 1 988

46 .3 1 5 1 1 89- 1 980 1 59.081 -

5 .920 XII" s . -xxc s . 9.500 1 9 1 8-

780.000 photogr. 8.000 enr. sonores 1 904-

460 films 30.000 IXe s . - xxc s . 60.000 XIII< s . - 1 980 1 1 5 .000 1 500 ca - 1 984

Tab . 2

• u�, m .l. dates

1 25 .000 1086-1988 1 1 5 .000 1 1 30- 1 988 25 .000 1798- 1 988

25 .532 XIII< s . - 1988 30 milions de pièces Xl" s . - 1 985

10.000 XIXe s . - 197 1

- -

635,5 1 882- 1988 750 ouv;ages ]

2. 500 volumes XIXc s . - 1988 d'archives imprimés

7 .000 1 658- 1 987 - - 1 974

5 .000 [ 1 72 1 - 1 926 ms 1 988 imprimés

10 .000 1 890- 1 985 3 . 576 m3 XIXe s . - 1 968

20.000 1 750- 1 975 [500 liasses] 1 787-

- 1 505- 1 988 1 3 . 000 1 885-4.000 - 1 962 9 1 2 1 880- 1 987

12 .996 1 887- 1 984

00 �

00 Vl

Pays

ASIE Chine

Corée Emirats Arabes Unis In de Indonésie Israel Japon Pakistan Singapour Sri Lanka

AMÉRIQUE Canada

USA

Pays

Barbade Cuba Guatémala Haiti Sainte Lucie Argentine Brésil Colombie Equateur Pérou

OCÉANIE

Australie

Papouasie -Nouvelle Guinée

Archives nationales/fédérales

Premières Archives historiques de Chine

l

Secondes Archives historiques de Chine Bureau des Archives d'Etat de Chine Archives centrales de Chine Archives du Gouvernement et Records services Archives nationales Archives nationales de l ' lode Archives nationales de la République d' lndonésie Archives de l 'Etat d ' lsrael Kokuritsu Kòbunshokan (Archives nationales) Département des Archives nationales Archives nationales Département des Archives nationales

Archives nationales du Canada: - papiers - papiers grand format - archives cartographiques et architecturales - microfilms - microfiches - photographies - enregistrements sonores - films - dessins, estampes, peintures - doc. automatisés - héraldique, médailles, sceaux

National Archives and Records Administration

Archives nationales/fédérales

Département des Archives Archivo nacional Archivo generai de Centro America Archives générales de Haiti Archives nationales de Sainte Lucie Archivo generai de la Naci6n Archives nationales Archivo nacional de Colombia Archivo nacional Archivo generai de la Naci6n

Australian Archives - Arch. audio-visuels: disques - photographies (négatifs et prints) - films - bandes sonores - video-tapes - microformes : microfilms - microfiches - fiches à fenetre - ADP et ordinateurs: computer tapes - disques magnétiques - d 'autres media magnétiues - d'autres documents: maquettes architecturales - d'autres

Archives nationales et Public Records services de la Papouasie-Nouvelle Guinée

l Tab . 2

m.l. dates

76.370 1 368-

32.000 1 400- 1 988 - -30.000 1 630-1 957 30.000 1 6 1 2- 1 970 30.000 1 839- 1 987 34.000 909- 1 987

[20.000 files folders] -5 . 83 1 1 800- 1 985 10 .600 1 640- 1 988

70.936 xve s . - 1 988 2.204 pièces

1 .200.000 pièces 43 .200 bobines 201 .000 fiches

12 .000.000 pièces 95 .000 heures 54.600 heures 1 40.000 pièces

1 .650 files 1 5 .575 pièces

1 .684.200 pieds3 1 770- 1 988

Tab . 2 . , m .l. dates

2.286 1 647- 1 970 24 .445 1 578- 1 973

[doc. 8 .000.000] -5 .000 1779- 1 987 900 1 808- 1 984

9 .000 1 601 - 1 983 22.000 1 527- 1 986 7.000 1 540-1 937 600 1 570- 1 955

8 .6 14 1533- 1 987

444.000 m.l . 1 90 1 - 1 988 1 47 .890

1 1 .701 . 8 1 8 1 12 .200 1 07 .050 5 . 350

155 .730 469. 570 420.060 1 85 .400

1 .320 324.470

70 5 .780 1 0 .000 1 884- 1 985

j

00 0\

Pays

EUROPE

Autriche Belgique Cité du Vatican Espagne Finlande France Hongrie Irlande Islande ltalie Liechtenstein Norvège Pays-Bas Pologne Portugal RDA RFA Royaume Uni Suède Suisse Tchécoslovaquie URSS Yougoslavie

AFRIQUE

Burkina Faso

Pays

Congo Còte d' lvoire Ghana Guinée-Bissau Ile Maurice Kénia Malawi Mozambique Sierra Leone Soudan Tanzanie Tunisie Zalre

Zambie Zanzibar

ASIE

Chine Corée Emirats Arabes Unis In de lndonésie Israel Japon Pakistan

Archives informatiques

x

x x

x

x

x x x x

x

Archi ves informatiques

x

x

x

x

x

Tab. 3

Archives microfilms photographies sources orales divers audio-visuelles

x x x x alques de sceux

x x x x x x x x x x x x

x x x x x

x x x x x x x x x x x x x x

x x x x x x x x x films x x x x x x x x x x x x x x x x x x x posters

Tab . 3

Archives microfilms photographies sources orales divers audio-visuelles

x x x

x x x x x

x x x x x x x x x x x

x x x x x

x x x x x x

x x x x x x x timbres,

monnaies x x x x

x x

x x x x x x x

x x x x x x x x x x x x x x x x x

00 00

00 \0

Pays

ASIE Singapour Sri Lanka

AMÉRIQUE Canada

USA Barbade Bermuda Cuba Guatémala Haiti Sainte Lucie Argentina Brésil Colombie Equateur Pérou

OCÉANIE Australie Papouasie-Nouvelle Guinée

Pays

EUROPE

Autriche Belgique Cité du Vatican Espagne Finlande France Hongrie Irlande Islande I tali e Liechtenstein Norvège Pays-Bas Pologne Portugal RDA RFA Royaume Uni Suède Suisse Tchécoslovaquie URSS Y ougoslavie

Tab. 3

Archives Archives microfilms photographies sources orales divers informatiques audio-visuelles

x x x x x x x x x l

x x x x x matériel archi-tectural, objets ridimensionnels

x x x x x x x x x x x

x x x x

x x x x x

x x x x x x x

x

x x x

x x x x

x x

Tab . 4 i locaux magasins suffisants équipements

suffisants dans la

pour bureaux partiellement

et services situation dans le futur appropriés appropriés

inadéquats

actuelle

x x x x x

x x x x x x x x x x x x

x x x

x x x x x x x x x x x x x x x

x x

x x x x x x x x x x

x x x x x x x x x

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-

1.0 o

1.0

Pays

AFRIQUE

Burkina Faso Congo Cote d' Ivoire Ghana Guinée-Bissau Ile Maurice Kénia Malawi Mozambique Sierra Leone Soudan Tanzanie Tunisie Zalre Zambie Zanzibar

ASIE

Chine Corée Emirats Arabes Unis In de Indonésie Israel

Pays

Japon Pakistan Singapour Sri Lanka

AMÉRIQUE

Canada USA Barbade Bermuda Cuba Guatémala Haiti Sainte Lucie Argentine Brésil Colombie Equateur Pérou

OCÉANIE

Australie Papouasie -Nouvelle Guinée

locaux suffisants

pour bureaux et services

x

x

x

x x

locaux suffisants

pour bureaux et services

x

x

x

x

x

x

Tab. 4

magasins suffisants équipements

dans la partiellemen t situati o n dans le futur appropriés

appropriés inadéquats actuelle

x

x x

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Tab . 4

magasins suffisants équipements

dans la partiellement situati o n dans le futur appropriés appropriés inadéquats actuelle

x x x x x x x x x x

x x x

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\0 w

Pays

EUROPE

Autriche Belgique Cité du Vatican Espagne Finlande France Hongrie Irlande lslande ltalie Liechtenstein Norvège Pays-Bas Pologne Portugal RDA RFA

Royaume Uni Suède Suisse

• Pour toutes !es Archives

Pays

Tchécoslovaquie URSS Yougoslavie

AFRIQUE

Burkina Faso Congo Cote d' lvoire Ghana Guinée-Bissau Ile Maurice Kénia Malawi Mozambique

Sierra Leone Soudan Tanzanie Tunisie

t o tal archivistes

1 45 27 1 75* 66 36 1 5

90 32 373 85 233 95 25 7 1 8 6

2 1 1 30 5 2

64 32 289 1 39 1 3

370 [30 �en!ors 55 J Ull!OfS

4 1 0 30 1 20 60 24 7

-L..-.----------

total archivistes

94 48 586 76

1 2 9 7 2

6 1 26 73 6 6 6

20 1 0 330 49 1 8 4 54 l' mhivistes

1 9 cours de base

5 l

1 60 45 I O

I l 6

Tab. 5

Perso n nel

informaticiens photographes restaurateurs divers

x x x

x x

x x x

x x x x x

5 8 1 8 x

x 4 x x

x x x 2 9 3 1

x x x x

x x x techniciens de films

x x x x x x x x

Tab . S

Personnel

informaticiens photographes restaurateurs divers

l 4 8 l chimiste x x x

x x x relieurs imprimeurs

imprimeurs x x

x

x x

x x

x

x Traducteurs de langues africains

techiniciens des microfilm

x x x

x x

------------------------

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\0 U\

Pays

Zaire Zambie Zanzibar

ASIE

Chine Corée Emirats Arabes Unis In de

Indonésie Israel Japon Pakistan

Singapour Sri Lanka

AMÉRIQUE

Canada

Pays

USA Barbade Cuba Guatémala Haiti

Sainte Lucie Argentine

Brésil

Colombie Equateur Pérou

OCÉANIE

Australie Papouasie -Nouvelle Guinée

t o tal archivistes

30 24 40 3 20 4

581 1 22

504 1 1 6

3 1 3 20 3 1 1 1 44 5 1 40 1 5

42 1 2 1 3 l

803 1 20

total archivistes

1 .200 350 1 8 2

30 5 85 lO

3 64 1 2

395 26

25 7 9 5

4 1

380

1 8 2

Tab. 5

Perso n nel

informaticiens photographes restaurateurs divers

x

x x x x

x x microphoto-graphes

chimistes x x

l l l 3

x x techniciens de microfilms,

relieurs x x x

x x relieurs, doreurs

x x x records management

Tab . S

Perso n nel"

informaticiens photographes restaurateurs divers

x x x x

x x x

l 5 techniciens de microfilms

x x x techniciens de

microfilms et de films, relieurs

6 2 1 1 techniciens de microfilms, chimistes,

biologistes, rélieurs

2 4

2 reprogra-phisters

x

l

Introduction

LE RÒLE DES ARCHIVES NATI O N ALES DANS LES PAYS CENTRALISÉS

par MARGARITA VAZQUEZ DE PARGA

Dans ce rapport on essaiera d'analyser le role que les Archives natio­nales jouent à l 'heure actuelle dans les pays centralisés et aussi de proposer, en vue d'un débat postérieur, quelques aspects ou domaines dans lesquels, à notre avis, les Archives nationales devraient etre engagées et avoir un role directif.

Bien que ce so i t difficile de résumer et de généraliser, étant donné la grande diversité de l 'organisation des services d 'archives et des structures admi­nistratives dans les différents pays, et étant donné aussi la possibilité d' inter­prétations erronées du questionnaire - comme l 'a déjà remarqué Mme Carucci dans son excellent rapport général -, je vais tenter de le faire en m'appuyant sur les réponses au questionnaire et le rapport général.

On peut constater que la plupart des pays qui ont répondu aux ques­tions ont une organisation centralisée et que dans beaucoup de ces pays les Archi­ves nationales sont en meme temps l 'organisme responsable de la politique archi­vistique. Seulement dans un nombre réduit de pays il existe un organe admi­nistratif séparé, habituellement une Direction générale, responsable de cette politique. Nous donnerons à ces deux possibilités une meme considération.

Aperçu de la situation générale

Le questionnaire dressé à l ' intention de l 'enquete générale contient un nombre de questions qui sont essentielles pour identifier le role que les Archi­ves nationales jouent dans le cas des pays centralisés qui ont répondu au ques­tionnaire. Ces questions comprennent les aspects suivants: - existence d'une loi générale des archives ; types et catégories d'archives con­cernés (quest. 3 et 4); - role que les Archives nationales, la Direction générale ou l 'organe adminis­tratif similaire exercent lorsqu'il y a un système national d 'archives (quest. 9 et 1 0) ; - juridiction des Archi ves nationales sur les ministères et organismes centraux qui ont des services d 'archives indépendants (quest. 1 1 et 1 2); - façon et moyens de conserver les archives produits par les administrations

96

provinciales et locales (quest. 1 7) ; _ responsabilité des Archives nationales sur les archives et documents cou­rants privés (quest. 1 8 et 1 9) ; _ juridiction et droit d'inspection des Archives nationales à l 'égard des docu­ments non publics et privés (quest. 20 et 21) ; _ role des Archives nationales en ce qui concerne la gestion des archives des organes du gouvernement centrai (quest. 22 à 29); _ responsabilité des Archives nationales en ce qui concerne l'accès et le déclas­sement des archives et documents de l 'Administration centrale (quest. 30 et 3 1) ; _ leur role en matière de formation professionnelle et à l 'égard des activités scientifiques (quest . 49 à 52); _ leur role dans la normalisation des pratiques archivistiques (quest. 53).

On peut apprécier que la plupart des pays centralisés ont une loi géné­rale des archives qui s 'applique aux Archives nationales et qui porte aussi sur l'ensemble du système d'archives de l 'Etat, lorsque celui-ci existe. On constate aussi que, sauf pour un petit nombre de pays, la loi ne porte pas sur les archi­ves non publiques et privées .

Bien que cela ce soit pas formulé explicitement, on tient pour siìr que les Archives nationales ont joué un role important dans l 'élaboration de la loi et d'autres dispositions légales .

Il arrive, mais très rarement, qu'il n'y ait pas d' Archives nationales dans le pays. En ce cas les archives sont conservées soit dans une institution de recherche historique soit dans les locaux de l 'administration d 'origine.

Il y a une grande diversité en ce qui concerne l 'existence d'un système d'archives et le role que les Archives nationales y jouent. Alors que dans la majorité des pays européens un tel système existe, dirigé et controlé par les Archives nationales ou par une Direction générale, celui-là n'est pas si fréquent en Afrique (6 pays sur 1 5) , Asie (5 sur 10) ou l ' Amérique Latine (e pays) et il n'existe par en Océanie. A l 'exception de l 'Europe, les Archives nationales ne dirigent pas toujours ce système d'archives .

On constate fréquemment l 'existence de dépots d'archives indépen­dants dans certains ministères et organes centraux (ce sont, d'habitude, les Minis­tères de l ' Intérieur, des Affaires étrangères , de Défense et le Parlement). Ces archives relèvent de la compétence de leurs respectifs organismes d'origine, elles ont leur propre réglementation et elles échappent au contrale des Archives natio­nales . Certains pays ont fait noter, en outre, que bien que la loi accordat aux Archives nationales un droit d'inspection sur ces archives-là, il était très diffi­cile de l 'exercer dans la pratique.

Assez souvent les Archi ves nationales sont pretes à accepter les verse­ments des archives privées qui leur sont remises volontairement. Ce n'est que dans un nombre limité de pays, majoritairement africains, où les Archives natio­nales ont une autorité juridictionnelle plus large à l 'égard des archives privées.

La situation diffère en ce qui concerne les archives et documents

97

publics produits à d 'autres échelons administratifs, car !es Archives nationales y détiennent habituellement un droit d'inspection.

Cependant, c'est dans le domaine de la gestion des documents offi­ciels avec l 'élaboration des tableaux de tri , d'évaluation et d'élimination, où la di�ection des Archives nationales exerce une plus large participation, bien qu'il y ait encore quelques pays où !es documents sont gérés par les services producteurs sans aucune intervention des Archives nationales . Cependant, dans beaucoup des pays où !es Archives nationales participent à la gestion des docu­men�la situation n'est pas satisfaisante. �ans la.p!upa;t des cas. �a régu�a�ion de Vaccès et le déclassement sont des questwns tra1tees d une mamere conJOmte par !es Archives nationales et !es services ou organismes producteurs, bien que parfois cela se fasse sans la particpation des Archives nationales.

La formation professionnelle est une activité commune à toutes !es Archives nationales , que ce soit sous la forme de cours réguliers, séminaires spécialisés, ateliers de travail ou cours de brève durée.

On constate une grande diversité des situations en ce qui concerne le role des Archives nationales è l'égard du controle scientifique et de l 'établis­sement des normes . Il y a des pays où la loi leur confère ce controle sur toute sorte d'archives; il y en a d'autres où !es Archives nationales ont aussi assumé ce controle bien que la loi ne le leur accorde pas expressément et enfin il y en a d'autres où ce controle ne s 'exerce pas du tout.

On peut conclure qu'il existe une grande diversité quant à l 'organisa­tion archivistique des pays centralisés et par conséquent en ce qui concerne !es responsabilités attribuées aux Archives nationales. Dans la plupart des cas leur responsabilité ne porte que sur !es archives de l 'administration de l 'Etat et une partje importante du patrimoine documentaire nationale ne relève pas de leur compétence. Les Archives nationales réclament une plus grande coordination en faveur de l 'organisation efficace du système national d 'archives . Et on ne devrait pas oublier que finalement elles sont l' organe administratif responsa­ble du patrimoine documentaire de la nation.

La role des Archives nationales

Les principes et les pratiques archivistiques sont bien établis et ils ont une longue tradition; cependant, nous sommes en train d'assister à des chan­gements dramatiques dans notre société ayant une forte répercussion sur l'orga­nisation archivistique. Les deux derniers Congrès internationaux ont été voués à la discussion de cette nouvelle situation. Des mots comme "défi" , "impact", "nouvelles technologies" , "nouvelles archives" , nous donnent une bonne idée d es .éhangements que devra affronter la profession archivistique. T an t aux con­grès que maintenant dans leurs réponses au questionnaire, !es archivistes éxi­gent une plus grande coordination et la définition des normes à l 'égard des méthodes et pratiques archivistiques . Aujourd'hui personne ne met doute en

98

ce besoin. Et quel devrait etre à ce stade le role des Archives nationales dans l'ensemble de l'organisation archivistique? Quelle devrait etre sa piace dans le système national d'archives si elles ont à garantir l 'ensemble du patrimoine documentaire?

Dans !es pays centralisés, qu' ils soient décentralisés ou pas au niveau régional, !es Archives nationales sont très fréquemment l 'organe administratif responsable de la politique archivistique de l 'Etat. Dans quelques pays seule­ment, dont la plupart en Europe - et l'Espagne parmi eux -, il y a un organe indépendant chargé de coordonner cette politique.

Les Archives nationales d'une manière conjointe avec cet organe adrni­nistratif, lorsqu'il existe, devraient s' ériger en "point de repère" du système national d'archives , ainsi qu'en organisme coordinateur fondamenta!. Dans la plupart des cas elles seraient dans une meilleure position administrative et auraient des meilleures ressources économiques et humaines qui leur permet­traient de devenir un centre de référence.

A cet égard je voudrais énumérer ensuite quelques champs d 'action dans lesquels, à mon avis, les Archives nationales devraient intervenir:

1 . Elaboration des lois et des dispositions réglementaires. Les Archives natio­nales doivent s 'assurer le droit d ' inspection dans tous les cas possible.

2. Protection du patrimoine documentaire national: les Archives nationales, qui constituent le niveau supérieur de l'organisation archivistique nationale, devraient participer activement à la protection, conservation et diffusion de l'ensemble du patrimoine documentaire, pretant une attention spéciale aux archives privées. Deux aspects nous semblent essentiels à cet égard : a. mettre au point un système d'information efficace pour ces archives, b. controler leur commerce à l'intérieur du pays et à l 'étranger.

3. Participation à l' élaboration des programmes de gestion des documents publics et spécialement, au développement de tableaux de versements et d'éli­minations, et aussi à la collecte et traitement des nouvelles archives.

4. Coopération technique avec les ministères et organismes possédant des ser­vices d' archives indépendants, pour coordonner l 'organisation de leurs fonds avec celle des autres services d' archives. Il serait très souhaitable que la direc­tion nationale puisse avoir un droit d' inspection sur ces archives-là. La coopé­ration et l 'assistance technique devrait aussi etre offerte aux services d 'archi­ves qui en sollicitent et meme s' ils ne relèvent pas de l 'administration de l 'Etat.

5. Etablisement de programmes dans le but de fournir un support technique et économique aux archives privées. A notre avis, !es Archives nationales devraient faire un grand effort pour assurer la préservation, l 'organisation et diffusion de ces archives. En Finlande il existe un programme de ce genre et

99

nous avons un programme similaire en Espagne, par lequel nous dispensons de l'aide technique et économique à plusieurs dépots d'archives appartenant à des partis politiques, syndicats et familleso

60 Recherche: les Archives nationales sont les institutions appropriées pour entreprende des projets de recherche dans des domaines cruciaux tels que la conservation restauration et, en général, l 'application des nouvelles technolo­gies aux archives o Le résultat de ces projets de recherche serait à la base du développement de principes directeurs et de normes o

7 o Elaboration de principes directeurs et de normes dans l es domaines chan­geants: conservation, batiments et install�tion, restaurati?n \spéci

.aleme?t celle

de nouvelles archives), exposition d'arch1ves et commumcatwn (a une epoque où les documents sont des grands voyageurs), reproductiono

8 o Elaboration de normes de description qui permettent le développement et la mise en piace de nouveaux systèmes d' information aux archives étant donné que l' idée du dépot d'archives comme centre de recherche semble évoluer vers la conception des archives comme des centres d' informationo

90 Dèveloppement des projets pilote pour l 'application des nouvelles techno­logies au traitement des archiveso

100 Mise au point de modèles pour le système d'information profes�ionnelle qui assure aux archivistes la possibilité d'accéder à la littérature professwnnelleo

n y a beaucoup de voies possibiles pour obtenir la coordination: il ne s 'agit pas d'un modèle uniforme qui doive etre suivi par tous les pays; b1en au contraire, chacun devrait essayer de trouver le chemin le plus adéquat tenant compte de sa propre organisation et ses caractéristiques particulièreso <?n n'expo­sera pas ici ces voies possibles car Harold Naugler les analyse auss1 dans son rapport.

o o On peut conclure que pour garantir le patrimoine documentmre natio-nal il y a quatre domaines principaux où les Archives nationales devraient inter­venir: information, coordination, recherche et normalisationo

100

LE RÒLE INTELLECTUEL DES ARCHIVES NATIONALES OU FÉDÉRALES

Jntroduction

par HAROLD NAUGLER

Sur les 60 pays qui ont jusqu'à maintenant répondu au questionnaire, 1 1 sont des Etats fédérauxo Il est intéressant d'étudier les réponses de ces Etats fédéraux à plusieurs questions , en particulier celles qui portent sur les systè­mes en piace et le role des Archives fédérales dans l 'établissement de certaines catégories de normeso

L'objet de la question 4 était de déterminer si la législation sur !es archi­ves régissait uniquement les Archives nationales ou fédérales, ou si elle s 'appli­quait à d'autres dépots d'archives du payso Sur les 1 1 Etats fédéraux qui ont répondu, cinq ont déclaré qu'aucune forme de législation générale ne régit leurs archiveso Sur !es six pays qui possèdent une législation concernant les archives , dans deux cas la loi s 'applique aux différentes institutions d'archives, dans trois cas elle ne s 'applique qu'aux Archives fédérales et aux archives historiques dis­tinctes des organes centraux de l 'Etat en questiono La question neuf cherchait à préciser si les Archives nationales ou fédérales faisaient partie d'un réseau national d'archives d'Etat. Sur !es 1 1 Etats fédéraux, sept ont répondu par l'affirmative tandis qu'un pays a déclaré "en partie" et décrit la nature du système archivistique en piace, qui permet à l 'archiviste national de travailler en étroite collaboration avec !es chefs des autres institutions d'archives du payso

La question 52 demandait spécifiquement si !es Archives nationales ou fédérales avaient l 'obligation "d'exercer un controle scientifique sur les acti­vités" des autres dépots d'archives du payso Seulement un des 1 1 pays interro­gés a répondu par l 'affirmative à cette questiono La question 53 était encore plus directe et demandait si !es obligations des Archives nationales ou fédéra­les incluaient l 'établissement de "normes pour la description des archives" , de "normes à l 'usage de la science de l ' information" , d e "normes pour la res­tauration" et "d'autres normes professionnelles" o Neuf des répondants ont indiqué qu' ils n'ont pas l 'obligation ou la responsabilité d 'établir ces normes tandis qu'un répondant a précisé qu'il avait des responsabilités concernant !es "normes pour la description des archives" et un autre dans les trois premiers domaineso

Comme on peut le constater à partir du résumé ci-dessus , il existe de nombreux écarts entre !es Etats fédéraux en ce qui a trait à l 'étendue ou à

1 0 1

l 'ampleur de l 'application de leur loi sur !es archives de meme qu'en ce qui a trait à leurs responsabilités dans l'établissement des normes. Ces écarts démon­trent clairement que différentes approches doivent etre utilisées par !es Archi­ves fédérales dans la définition des roles qu'elles entendent jouer dans l 'éta­blissement des normes professionnelles et autres. Un certain nombre de struc­tures ou de mécanismes envisageables sont décrits pour étude dans l 'une des sections ci-dessous, de meme que certains des domaines ou sujets où l 'on pour­rait envisager la ' 'normalisation' ' . Mais avant de discuter d es mécanismes ou des domaines possibles , il peut etre utile de définir ce que l 'on entend par !es termes "norme" et "normalisation" .

Analyse du terme "norme "

Qu'entend-on par "norme"? Dans le sens le plus large, il s 'agit de règles applicables à une action donnée ou mutuellement acceptées " [ . . . ]de repè­res qui sont établis pour la mesure de la quantité, du poids, de l 'étendue, de la valeur ou de la qualité" 1 • Les normes so n t !es moyens qui nous permettent de com parer ou de juger . Elles ne devraient jamais etre considérées comme une fin en soi, mais plutot comme des moyens pour atteindre une fin. Le but dans !eque! on définit des normes est de permettre aux individus et aux groupes d'échanger et de coopérer dans le cadre de diverses activités.

Nous avons tendance à utiliser le mot "norme" assez librement. Cependant, il existe des catégories précises ou des types de normes, chacune étant définie séparément et associée à différents résultats attendus. Les catégo­ries vont des lignes directrices, qui suggèrent des méthodes sans que leur appli­cation soit obligatoire pour produire un résultat identique, jusq'aux normes techniques officielles dégagées par consensus, qui correspondent à des défini­tions ou à des spécifications explicites, qui ne peuvent etre modifiées unilaté­ralment sans avis et qui produiront des résultats uniformes si on s 'y conforme strictement.

Des normes sont élaborées à différents échelons. Des normes inter­nes ou locales sont définies de façon à établir l'uniformité à l'intérieur d'un organisme. Les normes peuvent etre également régionales, nationales ou memes internationales . Les normes peuvent par ailleurs etre qualifiées de pseudo­normes (à savoir des pratiques qui semblent etre des normes mais ne le sont pas) ou de normes de fait (c'est-à-dire ces normes qui découlent de l 'usage cou­rant mais n 'ont pas donné lieu à un accord officiel)2•

l Les normes de description en archivistique. Rapport du Groupe de travail canadien

sur !es normes de description en archivistique, Ottawa, Bureau canadien des archivistes, 1 986,

p. 16 .

2 La plupart de l' information sur !es normes est tirée d'un document rédigé par Lisa B.

1 02

Notre explication donne une idée de la prudence avec laquelle nous devrions employer le terme de "norme" . Mais il existe un intéret évident dans la "normalisation" des pratiques et méthodes, tant dans chaque institution qu'entre !es institutions. C'est dans ce contexte que nous utilisons ce terme dans le présent rapport.

Mécanismes ou structures propres à favoriser la normalisation des pratique et

méthodes archivistiques

Il existe différents moyens ou mécanismes permettant aux Archives fédérales de normaliser !es pratiques et méthodes archivistiques dans un pays donné. Dans certains pays, un mécanisme ou une structure choisie peuvent etre jugés appropriés tandis que dans d'autres pays c'est un ensemble de mécanis­mes ou de structures qui peut para1tre souhaitable. La liste que nous donnons ci-dessous n'a pas la prétention d'etre exhaustive, car d'autres mécanismes pour­raient etre indubitablement découverts par l 'analyse. Les Archives fédérales pourraient envisager d'adopter !es mécanismes ou !es structures qui suivent pour en arriver à une normalisation des pratiques et méthodes archivistiques: - prendre des arretés et des décrets; - procéder par émulation ou imitation (c'est-à-dire se conformer aux prati-ques généralement en vigueur dans le service d 'archives le plus important du pays) ; - tenir régulièrement des réunions avec !es directeurs des institutions de l'Etat ou des provinces;

·

- établir des conseils d 'institution tant à l'échelon national ou fédéral qu'a l'intérieur des Etats ou des provinces; - utiliser !es travaux des associations professionnelles d'archivistes, bien que, dans ce cas , !es établissements pourraient ne pas etre contraints d'appliquer !es résultats ; - avoir recours à des écoles de formation en archivistique, quelle que soit l'orga­nisation responsable de leur fonctionnement; - organiser des cours de formation, des séminaires ou des ateliers sur divers sujets; - fournir !es fonds pour permettre la réalisation d'études nationales dans divers domaines .

Dans certains cas, il peut etre utile que !es archivistes nationaux tra-

Weber, A rchival Descriptive Standards: Concepts, Principles, and Methodologies, à J 'occa­

sion de la réunion restreinte d'experts en normes de description parrainée par le Conseil Inter­

national des Archives et !es Archives nationales du Canada, du 4 au 7 octobre 1 988, pp.

2 et 3 . Les communications présentées à la réunion restreinte doivent etre publiées par le

Conseil International des Archives en 1 989.

1 03

vaillent à déterminer quelle relation il devrait y avoir, le cas échéant, entre !es mécanismes ou !es structures nationaux qui sont établis et ceux qui existent ou sont nécessaires à l 'échelle internationale.

Domaines dans lesquels /es A rchives nationales peuvent jouer un r6le de premier pian

Meme si le sous-thème du présent document parle du "réìle intellec­tuel des archives nationales ou fédérales" , je préfère l 'expression "réìle de pre­mier pian" . l 'ai mis en évidence cinq principaux domaines dans lesquels !es Archives fédérales pourraient jouer un réìle "de premier pian" ou un réìle "intel­lectuel" : gesti o n d es documents et acquisition; description; conservation; ser­vice au public et promotion; éducation et formation . Dans chacun des domai­nes, j 'ai suggéré plusieurs activités particulières, sans pour autant prétendre à l 'exhaustivité. Les propositions formulées ne sont que des exemples . Certai­nes activités précisées pourraient etre entreprises par !es Archives fédérales seules tandis que d' autres pourraient etre entreprises e n collaboration avec d' autres institutions d 'archives du pays. Dans certains cas, !es travaux pourraient aboutir à l 'établissement de normes, mais dans d'autres cas ils pourraient servir à amé­liorer !es pratiques et méthodes.

Gestion des documents et acquisitions

Les Archives fédérales sont peut-etre dans une position plus privilé­giée pour explorer !es méthodes de gestion de documents non-textuels ou de nouveaux supports - archives audiovisuelles, archives électroniques, archives cartographiques et architecturales , archives photographiques . Ces études pour­raient régler !es questions relatives à la gestion des documents et !es questions archivistiques . Les Archives fédérales pourraient également élaborer, seules ou en collaboration, des mécanismes nouveaux (ou meilleurs) et des outils pour la gestion des archives courantes et des archives ayant perdu leur utilité admi­nistrative courante. Il serait en effet souhaitable de disposer de tableaux de tri et d'élimination, de tableaux généraux pour certaines catégories de documents administratifs, etc. Des nouvelles méthodes (ou meilleures) d'acquisition de matériaux d'archives pourraient etre explorées et mises au point, de façon à permettre la constitution d'un fonds plus complet. De plus , diverses techni­ques de sélection et d 'échantillonnage pourraient etre étudiées et mises au point.

Description

L' initiative d' élaborer des méthodes normalisées de description des matériaux d'archives tant pour !es systèmes manuels que pour !es systèmes auto­matisés pourrait etre p rise par !es dépéìts d 'Archi ves fédérales. Si d es normes

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descriptives nationales sont définies, il faudra qu'elles soient revues et contréì­lées de façon à ce qu'elles soient toujours à jour. Les Archives fédérales pour­raient etre en mesure de coordonner cet examen courant en mettant en piace Jes mécanismes voulus pour la mise à jour lorsque la communauté archivisti­que dans son ensemble se trouve en mesure de déterminer quels sont !es chan­gements à apporter. Les Archi ves fédérales de divers pays pourraient égale­ment assurer la liaison nécessaire avec !es autres organismes nationaux de meme qu'avec !es organismes internationaux comme le Conseil International des Archi­ves, la Fédération internationale des associations de bibliothécaires et des biblio­tèques (IFLA) et l 'Organisation internazionale de normalisation (ISO). De cette façon, !es normes descriptives nationales devraient satisfaire à toutes !es exi­gences internationales .

Conservation

Il est possible que !es dépéìts fédéraux puissent etre en mesure d'explorer de nouvelles technologies susceptibles d 'avoir une incidence sur diverses fonctions archivistiques comme !es disques optiques et la reconnaissance optique des carac­tères, pour ne nommer que ces deux-là, dont !es résultats pourraient etre d 'un intéret et d'une valeur considérables pour !es autres archives du pays . Certai­nes Archives fédérales pourraient etre en mesure d'entreprendre des projets spé­cifiques de recherche et de développement dans le domaine de la conservation­désacidification et colmatage, de façon, là encore, à s' assurer que !es résultats de ces recherches sont distribués dans toute la communauté archivistique du pays. Il est également possible que des projets de recherche puissent etre entre­pris en collaboration avec d'autres organismes ou établissements - bibliothè­ques et musées, par exemple -, et que !es résultats bénéficient non seulement aux organismes culturels fédéraux mais également aux autres archives, biblio­thèques et musées du pays .

Service au public et promotion

Les Archives fédérales se trouvent de toute évidence dans une excel­lente position pour évaluer et analyser !es conséquences de certaines lois fédé­rales qui pourraient avoir des répercussions sur tous !es services d 'archives du pays. Entrent dans cette catégorie !es lois concernant l 'accès aux documents, la protection de la vie privée, le droit d'auteur, l 'exportation et l ' importation de la propriété culturelle, l 'admissibilité de certains types de documents dans !es cours de justice et autres. C'est un domaine où !es associations profession­nelles d 'archivistes pourraient également jouer un réìle fort utile. Ler Archives fédérales pourraient également prendre l ' initiative de mettre en piace des méca­nismes ou méthodes pour la distribution de l ' information sur !es fonds et col­lections des diverses archives du pays, par l 'emploi de moyens traditionnels

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ou de moyens automatisés. Enfin, les Archives fédérales pourraient entrepren­dre des campagnes de publicité décrivant l ' importance et la valeur de tous les dépòts d'archives du pays pour la préservation des documents historiques natio­naux.

Education et jormation

Les résultats du questionnaire révèlent que quelques rares services d'Archi ves fédéraux administrent des écoles de formation en archivistique qui leur permettent de prendre les mesures voulues pour que les archivistes du pays reçoivent une formation appropriée et que certaines pratiques et méthodes d 'archivistique soient normalisées. La plupart des Archives fédérales dispen­sent des cours de formation, organisent des séminaires et des ateliers sur divers aspects des études archivistiques, qui sont non seulement accessibles à leur pro­pre personnel, mais également au personnel des autres archives du pays. Ces réunions à vocation éducative offrent d'excellentes possibilités d'analyser des questions particulières, de discuter des résultats de certaines recherches, d'explo­rer de nouvelles méthodes ou procédures de gestion des différents types de docu­ments, et autres.

Certaines Archives fédérales sont parfois en mesure de créer des cen­tres de documentation ou des bibliothèques contenant non seulement les docu­ments publiés se rapportant aux études d'archivistique et aux disciplines con­nexes, mais également des copies de rapports ou d'études inédits, etc. Dans de nombreux cas, les documents de ces centres ou bibliothèques peuvent etre mis à la disposition des collègues de tout le pays. Enfin, dans certains pays, on a adopté une politique de détachement du personnel ou d'échange entre les Archives fédérales et les autres services d'archives qui donnent au personnel concerné d'excellentes possibilités d 'apprentissage et de formation.

Conclusions

Comme je l ' ai déjà mentionné, les domaines d 'intervention précisés ci-dessus ne sont que quelques voies ou moyens qui permettraient aux Archi­ves fédérales de prendre une piace de premier pian et de jouer un ròle intellec­tuel dans leur pays . Il n'est pas dans l 'intention de l 'auteur de suggérer que toutes les Archives fédérales devraient ou pourraient prendre l ' initiatives dans tous ces domaines. Les actions entreprises dépendent de la situation de chaque pays . Dans certains cas , l ' institution d'Archi ves fédérales assume ce ròle de chef de file presque automatiquement étant donné l ' importance de son per­sonnel et de son budget . Dans certains pays, les Archives fédérales prennent déjà l ' initiative dans quelques-uns de ces domaines tandis que d'autres travail­lent en collaboration avec d 'autres dépòts.

Quels que soient les mécanismes ou les structurres en piace dans cha-

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ue pays, on ne peut nier les avantages considérables qu'il y a à voir les Archi­;es fédérales prendre certains types d'initiatives . Les mesures adoptées peu­vent accro1tre la possibilité de réunir des archives plus complètes de société com­prenant tous les supports ou types d'a�chives . Certains. problèmes aur�ient peu!­etre plus de chances d'etre résolus s1 on les aborda1t en concertatwn plutot qu'individuellement. Les archives auraient de meilleures possibilités d'expri­mer des revendications communes et d'obtenir des ressources supplémentai­res. Plus de travaux pourraient peut-etre etre entrepris, grace à la par;icipa­tion d'un plus grand nombre d'institutions et d'archivistes. Enfin, l 'on pour­rait vraiment envisager des échanges d'information à intervalles réguliets .

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LE RÒLE INTELLECTUEL DES ARCHIVES NATIONALES

par ARNAUD RAMIÈRE DE FORTANIER

Introduction

Sur les 60 pays qui ont répondu au questionnaire, 49 ont un système d'archives nationales, c'est-à-dire une importante majorité; mais cela ne veut pas dire que leur organisation soit identique.

Dans ce rapport on ne recherche pas à en décrire les fonctions et leur exercice mais aborder le problème par l 'autre bout: quel est le r6/e des Archi­ves nationales en matière d'élaboration des méthodes, en fait sur la recherche archivistique et l'enseignement qui en découle. Le rapport ne sera donc pas sur les méthodes elles-memes et les résultats observés mais une sorte de grille que chacun est en mesure de remplir, une provocation à la discussion.

On énumérera les principaux thèmes qui entrent en ligne de compte. La collecte de l 'injormation technique à appliquer dans les archives est

un des principaux problèmes auxquels est confrontée notre profession. L 'archiviste n'est pas responsable de la rédaction de nombreuses nor­

mes dans des domaines aussi importants que la reprographie, la climatisation, la pureté de l 'air, les matières toxiques utilisables . . . , en revanche il est respon­sable de leur application.

I l peut néanmoins intervenir dans le processus d'élaboration de ces nor­mes dans les domaines qui sont les siens comme par exemple la valeur légale des microformes: ailleurs son intervention sera souvent proportionnelle à son dynamisme et à la piace que tient son organisation au sein de l 'Etat; on peut alors trouver des archivistes dans les endroits les plus inattendus.

Le vrai problème consiste en fait à savoir comment faire en sorte que ces normes soient répercutées et appliquées; et dans ce domaine les Archives nationales ne sont pas seules à intervenir.

Dans quel cadre administratif se fait l 'élaboration de standards p-ro­fessionnels? Les normes ISO ou AFNOR interviennent de façon croissante dans notre secteur professionnel; elles s 'appliquent aussi bien aux Archives qu'aux Bibliothèques ou dans une certaine mesure aux Musées et au secteur de la docu­mentation, mais en général elles ne sont pas rédigées par les institutions archi­vistiques en tant que telles; celles-ci participent néanmoins à leur rédaction: dans ce domaine le rale des Archives centrales est essentiellement d 'en contr6-ler l 'application et éventuellement de proposer des modifications ou des adap-

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tations en fonction des résultats et des problèmes observés dans les services d'archives . La Table ronde de Gardone Riviera a souligné l'importance de mul­tiplier les domaines de recherche et de normalisation communes avec les Biblio­thèques: ce vreu a été confirmé par l ' IFLA.

M. Eric Ketelaar soulignait en 1 986 à Helsinki qu'une «mégatendance» contemporaine consistait à aller de la centralisation vers la décentralisation; mais, parallèlement, les réponses au questionnaire de cette Table ronde-ci comme les débats du Congrès de Paris montrent que les archivistes demandent avec insistance plus de coordination et la rédaction de standards pour les pro­cédures archivistiques . Après quelques hésitations en ce domaine, il y a quel­ques années, plus personne ne met en doute maintenant cette nécessité. Encore faut-il que la procédure d'intervention de l 'Etat soit bien définie. Les Archives nationales peuvent intervenir en particulier au titre de leurs fonctions d' ins­pection et de contrale que leur donne la loi. A titre d 'exemple, en France, ce n'est pas la loi d'archives de 1 979 qui formule le droit du contrale scientifique et technique de l 'Etat sur les collectivités locales mais les lois de décentralisa­tion de 1982 et 1 983 . Un décret d'application en fixe les modalités d'applica­tion d'une façon détaillée Uuillet 1 988) .

Le code des prescriptions et procédures techniques expressément prévu pour les Archives comme pour les Bibliothèques et les Musées par la première loi de décentralisation de 1 982 n'a toujours pas été publié sept ans après. Cela marque bien la difficulté qui existe à trouver une forme officielle à des normes qui, pourtant, s'imposent déjà par elles-memes à la plupart des services d'archi­ves organisés .

Un code des normes suppose une autorité pour /'imposer et éventuel­lement des sanctions en cas de non application ou d'infraction: peu de pays ont prévu un arsenal répressif en la matière; ainsi la situation des Archives natio­nales et des Archives fédérales se rejoignent-elles en quelque sorte, contraintes qu'elles sont à appliquer des méthodes de persuasion et de formation plutat que d'entrer dans un hypothétique processus de répression . Mais de son caté le contrale scientifique et technique assorti d'un droit d'inspection supposé con­nut un ensemble de dispositions validées et admises par tous : c'est là que le nombre de situations varie suivant les pays .

Les compétences reconnues aux autorités en ce qui concerne les fonc­tions archivistiques fondamentales représent une des missions scientifique des Archives nationales .

l. Construction et équipement des biìtiments d 'archives

1. 1 . Constructions

C'est un secteur qui se prete particulièrement bien à la centralisation. Sous quelle forme se présentent les normes nationales?

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- y a-t-il un code des prescriptions techniques? - un texte administratif? - ou ouvrage fondamenta!? - des brochures spécialisées?

L'Etat contribue-t-il au financement? Les collectivités sont-elles tenues de soumettre !es plans de leurs pro­

jets de construction? Le contrale est-il le meme avec ou sans cofinancement de l 'Etat? Qu'en est-il des normes qui ne sont pas spécifiques aux Archives?

Reprographies , traitement de l'air, droit du personnel, produits toxiques? Comment s 'élabore la politique nationale en matière de bàtiments.

Existence d'un service spécialisé: service technique ou bureau d'architecture? Le personnel est-il fait d'archivistes ou y a-t-il aussi des ingénieurs et architectes?

Comment s'établit la coopération avec !es laboratoires à vocation plus large aussi différents que ceux qui sont spécialisés dans le feu, le béton, le trai­tement de l 'air ou la résistance des matériaux?

Comment se fait la synthèse des expériences nationales, et internatio­nales en la matière?

Quelle coopération existe-t-elle avec !es associations d'archivistes? A titre d'exemple la France dispose de l 'ouvrage de Miche! Duchein

qui a été conservateur en chef du Service technique de la Direction des Archi­ves de France avant d'etre inspecteur général. De plus !es Archives nationales ont publié un ouvrage intitulé 20 ans de constructions d'Archives qui recense tous !es bàtiments d 'archives nationales et départementales en France avec une fiche technique pour chacun d'entre eux. Il a été demandé à l 'Association des Archivistes Français d ' écrire un chapitre sur "l 'avis d es utilisateurs" .

1 .2. Equipements

Memes questions pour !es équipements. Quels sont !es équipements qui sont considérés comme plus particulièrement spécifiques aux Archives. - !es rayonnages? - !es meubles à plans? - le matériel de micrographie? - le matériel de restauration? - !es logiciels?

Les normes ou !es documents qui !es concernent sont-ils plus ou moins proches de ceux des Bibliothèques et des Musées ou d'autre institutions; si oUi lesquelles? Comment la mise à jour et la diffusion sont-elles assurées?

2. Préservation

2. 1 . A te tiers de restaurati o n

Où s'effectuent !es principales recherches dans le domaine de la pré-

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servation? _ y a-t-il un laboratoire propre aux Archives? _ y a-t-il un centre commun à plusieurs institutions?

A titre d'exemple en France le laboratoire du Centre de Recherche sur !es arts graphiques cofinancé par le CNRS et le ministère de la Culture tra­vaille pour !es Archives , !es Bibliothèques et !es Musées - qui font partie de ce ministère. La Direction des Archi ves de France assure la diffusion des prin­cipaux résultats dans une publication périodique. Une association composée de représentants des administrations concernées et de conseryateurs et d 'utili­sateurs, y compris du secteur privé, contribue à la diffusion de ces travaux, entre autre par la publication d'un bulletin, également subventionné par la Direc­tion des Archives de France (Association pour la recherche sur !es arts graphi­ques, ARSAG: M. Miche! Duchein en est l 'actuel président). Des recherches sont faites en commun, notamment sur la désacidification de masse du papier avec un des laboratoires de la Bibliothèque nationale situé à Sablé.

Quel est le rale des ateliers de restauration: font-ils également de la recherche? Participent-ils à des actions de formation?

Comment est formé et recruté le personnel des laboratoires des col­lectivités territoriales?

Comment s 'excerce le contrale de l'Etat sur leur activité? Quels sont !es points sur lesquels s 'excerce ce contrale? Y a-t-il des domaines plus particu­lièrement réglementaires?

L'Etat excerce-t-il un contrale sur l ' intervention éventuelle de labora­toires ou d 'ateliers du secteur privé? Y a-t-il une procédure d'agrément.

Y a-t-il une procédure d'agrément des produits utilisés?

2.2. Archives sur nouveau suppor!

La préservation, la conservation, le transfert et éventuellement la res­tauration des archives sur nouveau support - ou nouvelles archives - sont plus particulièrement de la compétence des Archives nationales qui semblent seules en mesure d' assurer le financement d'un domaine aussi onéreux. On ne reviendra pas ici longuement sur le sujet du congrès de Paris en 1 989. Il semble assuré que pour encore un certain temps !es Archives nationales seront seules en mesure d'assurer la recherche nécessaire et la maintenance dans ce secteur. Les collectivités bénéficeront de ces travaux mais il est probable que pour long­temps encore elles auront tendance à déposer par convention leurs archives nou­velles dans le service national spécialisé. Outre !es problèmes spécifiques de cout, c'est un domaine où !es questions de compatibilité sont plus particulièrement impératives .

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2.3. Communication et déplacement des documents

a) Communication matérielle des documents

Il ne faut pas négliger au chapitre de la préservation !es condions maté­rielles de la communication des documents dans !es salles de lecture ou à l 'exté­rieur.

Le contròle de l 'Etat doit s 'excercer sur le règlement intérieur de la salle de lecture: par exemple pour veiller à ce deux liasses ne soient pas com­muniquées en meme temps, pour interdire !es stylos à encre ou encore la pho­tocopie de documents reliés.

b) Expositions et prets avec déplacement

A une époque où !es documents semblent etre de trop gros voyageurs pour reprendre la jolie expression de Mme Margarita Vazquez de Parga, des règles très strictes doivent etre édictées quand un document est appelé malgré tout à se déplacer hors de son dépòt. Il doit tout d'abord etre dit que cela est tout à fait exceptionnel : il serait absurde de soumettre à d 'importantes varia­tions atmosphériques et à des manipulations excessives des documents jusqu'alors conservés dans un !oca! climatisé et à l 'abri des rayons infrarouges du soleil ou des lampes d'exposition. C'est un domaine où il est particulière­ment important - et d'autant plus compréhensible - que !es différents inter­venants appliquent bien !es memes standards: c'est une des fonctions de l 'Etat que de s 'assurer de la continuité et de la bonne application des prescriptions techniques correspondantes.

3. Droits d 'inspection et de contr6le

Le contròle scientifique et technique de l 'Etat comme le droit d'ins­pection font partie des fonctions caractéristiques d' Archives nationales: cela !es distingue pour une grande part des Archives fédérales . Leur base législative comme leurs modalités d'application varient beaucoup d'un pays à l 'autre: cela dépend des traditions politiques locales.

Il a fallu attendre en France la loi du 28 juillet 1 983 relative à la répar­tition des compétences entres !es communes, !es départements, !es régions et l 'Etat, pour donner une base législative au contròle des Archives : l 'Etat exerce un contròle sur l 'activité du personnel scientifique et technique des commu­nes, départements et régions chargés de procéder à l 'étude, à la conservation et à la mise en valeur du patrimoine (§ 63).

Un décret en Conseil d'Etat fixe !es conditions dans lesquelles !es con­servateurs d'archives appartenant au personnel scientifique de l'Etat mis à la disposition du président du Conseil général ou régional , peuvent assurer le con-

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tròle scientifique et technique (28 juillet 1 988). "Le contròle scientifique et tech­nique de l 'Etat sur !es archives des régions, des départements et des communes porte sur !es conditions de gestion, de collecte, de tri, d'élimination des docu­ments courants, intermédiaires et définitifs et sur le traitement, le classement, Ja conservation, la communication des archives . Il est destiné à assurer la sécu­rité des documents, le respect de limite des fonds et de Jeur structure organi­que, la qualité scientifique des systèmes de traitement, la mise en valeur du patrimoine archivistique: il s 'exerce sur pièce et sur piace" .

I l faut préciser que ce texte très récent a été rédigé en concertation et en accord avec !es représentants des associations d 'élus Jocaux qui sont inter­venus par exemple en faveur du visa requis pour l 'élimination des documents.

Les collectivités doivent remettre à l 'Etat un récolement topographi­que des fonds d'archives, un rapport annue! accompagné des éléments statisti­ques nécessaires à l 'élaboration du rapport annue! sur !es archives publiques en France, ainsi qu'un programme de travail pour l 'année à venir.

I l va sans dire que dans ce cadre le ròle intellectuel des Archives natio­nales est fondamenta! car pour contròler il faut avoir des standards et des réfé­rences: il appartient à l 'administration centrale de !es rédiger, de !es diffuser et de !es faire connaltre avec tout ce que cela comporte en matière de forma­tion et de publication.

Certains parlent de nos jours de «passer d'une culture excessivement centrée sur le contròle à une culture de l'évaluatiom>. Il serait intéressant que notre Table ronde en débatte.

4. Tri et élimination

Il n'y a pas d'histoire nationale possible sans une politique concertée de tris et d' éliminations : l 'histoire quantitative nécessite des tranches statisti­ques homogènes et la présence de documents répondant aux memes critères de sélection. Plus le pays est centralisé plus !es dossiers conservés à l 'échelon centrai sont susceptibles de faire double emploi avec ceux qui sont collectés en régions; une politique de tri et élimination doit donc tenir compte de ces deux éléments. Les Archives nationales ont vocation à mener !es négociations interministérielles qui aboutissent à la publication de circulaires elles-memes interministérielles qui engagent l 'administration dans son ensemble et pas seu­lement celle des Archives.

5. Classement et élaboration des instruments de recherche

La compatibilité des traitement de l'information est probablement une des missions !es plus importantes des Archives nationales : l ' informatique est venue rappeler la nécessité de normaliser la terminologie des inventaires aussi bien que !es thesaurus afin de permettre !es recherches horizontales.

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Il appartient plus particulièrement aux Archives nationales d'envisa­ger ce qui peut etre fait avec les autres pays, en évitant la publication de nor­mes nationales incompatibles .

Ce problème est d 'une actualité renforcée alors que le classement par gestion de l 'espace tend à remplacer les classements traditionnels et que les lec­teurs demandent de plus en plus des instruments de recherche thématiques et des index.

6. Communicabilité et accès

L'Etat est garant, dans les pays dotés d'Archi ves nationales, aussi bien: - du droit d'accès des citoyens aux archives publiques dans certaines condi­tions destinées à éviter toute perte ou dégradation, - que des limites imposées à cette communicabilité: il fixe les délais de com­munication pour préserver les droits des individus comme ceux de la collecti­vité, ainsi que les procédures de dérogation afin de préserver les possibilités de la recherche lorsque cela s 'avère justifié.

Cela fait l 'objet comme pour les tris et éliminations de négociations avec les ministères producteurs d'archives aussi bien qu'avec les services décen­tralisés afin que les citoyens trouvent les memes dispositions sur l 'ensemble du territoire national.

Le rale des Archives nationales intervient également pour règlementer les conditions meme de la communication des documents; un cas plus particu­lièrement important étant celui des prets avec déplacement dans le cadre d'expo­sitions temporaires ou non.

7. Contro/e des archives privées

La plupart des Archives nationales tiennent un registre des archives privées, ces dernières étant de plus en plus reconnues comme partie prenante du patrimoine national. Procédures de classement, interdiction ou limitations des exportations, aides plus ou moins importantes à la conservation et à la res­tauration: les législations varient énormément d 'un pays à l 'autre dans un domaine ou droit public et droit privé interfèrent . L'étude RAMP de 1 984 sur la conservation et la gestion des archives privées recommandait de faire pren­dre conscience aux gouvernements de la nécessité d 'adopter une législation pro­tectrice et d 'accroltre leur assistance financière ; elle recommandait également d'élaborer des manuels de gestion des archives privées.

8. Relations internationales

Le rale des Archives nationales, lorsqu'elles existent, en matière de relations internationales est fondamenta!. Il s 'agit-là de relations d 'Etat à Etats

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qui ne préjugent pas du rale spécifique des associations. On a vu qu'une négo­ciation importante est celle qui concerne l'élaboration des normes internatio­nales spécifiques aux archives ou non.

9. Format�on

Dans les pays centralisés l 'enseignement et la formation font partie des attributions de l 'Etat dans le cadre du service public. Enseignement supé­rieur, formation continue, promotion interne, les formules varient énormément d'un pays à l 'autre. Un débat important est celui qui consiste à pondérer le rale de l'université avec la formation dispensée par l'administration des Archi­ves elles-memes, par des professeurs spécialisés ou par des professionnels qui interviennent occasionnellement.

La formation est un canal fondamenta! pour la diffusione des stan­dards et les conditions d 'une application homogène sur le territoire national. A celà doit etre ajoutée l 'organisation de journées d'études par l 'administra­tion elle-meme qui permettent un recyclage permanent des personnels. Vien­nent enfin les stages spécialisés qui semblent se développer tout particulière­ment ces derniers temps .

10. Publications

La plupart des activités des Archives nationales trouvent leur abou­tissement dans des publications : chaque parution est l'occasion de faire le point sur une question particulière dans une perspective de modélisation . La ques­tion est de connaltre dans quelle mesure les Archives nationales contralent-elles véritablement les pubblications des autres archives: y a-t-il un service spécia­lisé? Comment est organisé ce type de contrale? Nul mieux que les Archives nationales n 'est mieux placé rédiger des guides nationaux.

La publication du Rapport annuel des Archives du pays accompagné de tableaux de statistiques permet à tous l es services d' évaluer ses propres acti­vités avec ce qui se fait ailleurs.

La publication de volumes d'actes de congrès, journées d'études, sémi­naires spécialisés, permet d'élaborer une politique archivistique mise à jour en permanence .

Au sommet de cet ensemble se situe le manuel d'archivistique qui est à proprement parler le standard de la politique archivistique d'un pays, qui s'Impose tant dans l 'enseignement que dans la pratique, le contrale ou l ' ins­pection.

Dans ce cadre quel est le r6le des autorités nationales par rapport aux associations d' archivistes? Quand on considère les besoins en matière intellec­tuelle, qui les assume? De toute façon il faut que cela se fasse en collaboration avec les autorités archivistiques meme si le travail est fait par d' autres il doit

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etre en collaboration . Le coùt doit etre assuré par l 'autorité archivistique natio­naie: ainsi la National Historica/ Pub/ication Commission aux USA distribue­t-elle des crédits et subventionne-t-elle des projets .

Conclusions

Il ne s 'agissait pas ici de proclamer l'excellence ou non d'un système centralisé d' archives: les huit dernières années qui ont vu la France s ' engager dans un processus de décentralisation ont permis parallèlement de réfléchir sur les éléments positifs - parfois meme irremplaçables - du role des Archives nationales au sein d 'un système national d 'archives.

Il apparait en l 'état actuel de cette réflexion qu'une décentralisation réussie suppose un Etat dont le role est bien défini: la compatibilité des systè­mes de traitement est un des domaines où ce role est le moins contesté; appa­raissent meme des voix pour réclamer une accélération de la définition des stan­dards professionnels.

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LE RÒLE DES ARCHIVES FÉDÉRALES ET L'ORGANISATION NATIONALE DES ARCHIVES:

LA RÉPUBLIQUE FÉDÉRALE D' ALLEMAGNE

par WOLF BUCHMANN

1. Archives centra/es, Archives nationales, Archives fédérales

Le thème de cette conférence est l 'analyse des Archives nationales et fédérales. Cette analyse doit se fonder sur la constitution, l 'organisation du gauvernement, de l 'administration et - jusqu'à un certain paint - de l 'his­taire de la société dant l 'héritage culture! repase dans ces archives . Dans cette perspective, la question no 2 du questionnaire envoyé paur préparer cette réu­nian traitait de la constitution des Etats dant les archives doivent etre décrites. Une différence est faite dans le questiannaire entre Etats nationaux, meme cen­tralisés ou régionalement décentralisés, et les Etats fédéraux. Le terme Archi­ves nationales est défini dans le Dictionnaire de terminologie archivistique camme les archives centrales dans une administration nationale d'archives 1 • Le terme Archives jédérales n'est pas défini ni traduit dans le Dictionnaire, mais parallèlement il paurrait etre défini camme les archives centrales dans un système fédéral d 'archives. Un traisième terme utilisé dans le questionnaire est archives centra/es, respansables des archives d'un gouvernement natianal, fédé­ral au d'Etat2, par exemple couvrant à la fais les archives fédérales et les archi­ves nationales.

Il m'a été demandé de traiter certains aspects d 'un système fédéral d'archives, en prenant camme exemple les archives de la République Fédérale d' Allemagne mais aussi en incluant dans mon exposé certains résultats de l'enquete - le questionnaire - sur les Archives nationales et fédérales, spé­cialement les données provenant des Etats fédéraux.

Une description détaillée du système d'archives dans la République Fédérale d' Allemagne avait été publié paur le x e Congrès International d es Archives en 19843 • On trouvera des infarmations supplémentaires dans la

1 Dictionnaire de terminologie archivistique, édit. Peter Walne, ICA Handbooks Series,

vol. 3, 1 984, p. 1 1 4 .

2 Dictionnaire, p. 37 . 3 The A rchival System in the Federa/ Repub/ic oj Germany, a Review, special issue of

Der Archivar, 37 ( 1 984), vol. 3, publié en anglais et en allemand.

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publication des actes de la XXIVe Table Ronde des Archives (Conférence d'Helsinki)4 .

2. Les Archivesjédérales et le Gouvernementfédéral/L 'Administrationfédérale

Le système fédérale d 'archives se caractérise fondamentalement par le fait qu'outre !es Archives centrales, il existe plusieurs archives d'Etat indé­pendantes , de meme rang, et qui-ne sont pas controlées par !es Archives cen­trales mais centralisées dans leur propre aire de compétence. Ces archives doi­vent prendre soin des documents du gouvernement et de l 'administration des Etats . La responsabilité du Bundesarchiv en tant qu'institution fédérale d'archi­ves devrait refléter tous !es aspects de la responsabilité du Gouvernement fédé­ral et de l' Administration, par exemple !es documents de tous !es ministères fédéraux et administrations devraient etre donnés au Bundesarchiv et - s'ils ont une valeur archivistique - etre transférés dans ses magasins.

Selon la prescription du parag. 2 de la Bundesarchivgesetz (Loi fédé­rale des Archives) du 6 j anvier 1988 (BGBL, I, S . 62) tous "!es corps constitu­tionnels, autorités et cours de la Fédération, !es entreprises régies par une loi publique, !es institutions publiques et !es fondations régies par une loi publi­que aussi bien que !es administrations de la Fédération doivent déposer tous !es documents dont elles n'ont plus besoin pour remplir leurs obligations[ . . . ] aux Archives fédérales[ . . . ] ' ' . Cela signifie que le Bundesarchiv est responsable des documents de tous !es ministères, ce qui inclut spécialement le droit et l 'obli­gation de décider de la valeur archivistique de ces documents. Dans la série des cinquante-quatre questionnaires que j 'ai reçus, j 'ai pu identifier neuf insti­tutions archivistiques qui peuvent etre considérées comme des Archives cen­trales d'un Etat fédéral . Parmi quatre de ces neuf institutions, il y a au moins deux institutions archivistiques spéciales, respectivement !es Ministères des Affai­res étrangères et de la Défense, qui travaillent sous la responsabilité de ces minis­tères et sont indépendantes des Archives centrales . Dans ce domaine, il n'y a aucune différence entre !es systèmes fédéraux et nationaux: 28 des 54 Archives nationales indiquent qu'il existe des archives spécialisées pour !es Ministères de la Défense (pour !es documents militaires); dans 2 1 de ces 54 Etats, il y a des archives spéciales pour !es Ministères des Affaires étrangères . Par consé­quent, l 'affirmation que dans un Etat centralisé !es Archives centrales devraient etre également centralisées aussi est trompeuse. Au contraire, il est important de savoir que dans un Etat centralisé comme le Portugal, nous trouvons des archives spéciales pour le Ministère des Finances , des Travaux publics, des Rela­tions extérieures et de la Défense alors que, dans un Etat fédéral comme !es

4 Centralization l Decentra/ization and Archives, Proceedings of the 24th Internatio­

nal Archival Round Table Conjerence Helsinki 1986, Paris 1 987, pp. 96, 1 00, 1 40.

1 1 8

Etats-Unis, tous !es ministères fédéraux proposent et transfèrent leurs docu­ments à une seule institution centrale, !es Archives nationales.

Il y a de nombreuses raisons à ces diffèrentes possibilités d'organisa­tion des institutions archivistiques centrales. La décentralisation des Archives centrales par l 'établissement d 'archives spéciales trouve très souvent ses raci­nes dans la tradition et l 'histoire d'un pays. Il est aussi vrai que certains minis­tères ont si souvent et si rapidement besoin de leurs anciens documents qu'il pourrait se justifier de laisser ces documents dans des archives spéciales sous Ja responsabilité de l 'administration d'origine (au moins pour un certain nom­bre d'années) . D'un point de vue archivistique, ce système décentralisé n'est pas une solution très économique: premièrement, l 'ensemble de l 'infrastruc­ture archivistique (comme !es salles de lecture, !es laboratoires de photogra­phie ou !es ateliers de restauration) doit etre multiplié par deux voire plus. Deuxièmement, le tri des documents provenant de ministères différents doit etre coordonné parce que dans une administration moderne, !es dossiers rela­tifs à un meme sujet se trouvent dans !es bureaux d'ordre de plusieurs ministè­res. Coordination, dans ce cas, signifie conserver !es dossiers relatifs à un sujet particulier dans un ministère seulement et éliminer pour une large part !es dos­siers identiques sur le meme sujet en provenance des autres ministères . Troisiè­mement, des nouveaux supports comme !es bandes magnétiques ou !es archi­ves audio-visuelles requièrent des connaissances spéciales et un équipement tech­nique coiìteux pour leur traitement. De meme, dans le domaine de la coordi­nation et de la concentration des ressources archivistiques, le préalable est d'évi­ter des dépenses inutiles . Pour illustrer l'importance de cet aspect, j 'aimerais me référer au pourcentage des coiìts en matériel et logiciel (sens tenir compte des coiìts en personnel) des ordinateurs utilisés au Bundesarchiv au cours de ces années .

Budget du Bundesar-Cofit du traitement chiv (sans Ies frais de Pourcentage

personnel)

1 980 1 35 .000 DM 4. 840.000 DM 2,80Jo

1 982 205 .000 DM 5 . 5 1 3 .000 DM 3,7%

1984 262.000 DM 5 . 997.000 DM 4,4%

1 986 305.000 DM 7.658.000 DM 4,0%

1 989 777.000 DM 10. 967 .000 DM 7,0%

1 990 1 .600.000 DM 9.980.000 DM 1 6,0%

1 992 2 .200.000 DM IO . 724.000 DM 20,5%

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Dans tous !es cas, il faudrait s 'assurer qu'au niveau des Archives cen­trales et indépendamment de l 'organisation de ces archives comme institutions nationales ou fédérales, l 'accés puisse etre garanti à toutes ces archives dans exactement les memes conditions. D'après les résultats de l 'enquete, ce n'est pas le cas partout.

Mon expérience personnelle me permet également de dire qu' il existe parfois différentes politiques d'accès aux archives d'un gouvernement selon qu'elles sont séparées en une institution centrale d'archives ou une ou plusieurs archives spéciales.

L'égalité des conditions d 'accès pourrait découler d'une loi des archi­ves . 39 des 54 institutions archivistiques dont j 'ai pu évaluer les questionnaires indiquaient l 'existence d'une loi sur !es archives ou de réglements compara­bles . Lorsqu'on examine les dates auxquelles ces lois furent promulguées, une tendance évidente se dégage: au cours de la dernière décennie, de plus en plus de gouvernements ont voulu promulguer pareilles lois. Les 39 lois mention­nées sont devenues effectives ou furent renouvelées:

1 950 1 959: 4 1 960 1 969 : 7 1 970 1 979: 9 1 980 1 989: 1 5

I l s 'agit à nouveau d'un développement général qui peut etre noté dans !es institutions fédérales aussi bien que dans !es institutions nationales d'archives.

3. Coopération entre Archives jédérales et Archives d 'Etat

Quand un archiviste tente d ' analyser un système d'Archi ves centra­les, il doit aussi s'intéresser aux administrations travaillant sous la responsabi­lité du Gouvernement fédéral ou national meme au niveau régional ou simple­ment !oca!. Pour prendre un exemple parmi beaucoup d'autres, nous pour­rions choisir le Ministère fédéral des Postes et Télécommunications de la Répu­blique Fédérale d' Allemagne qui possède des bureaux régionaux (Oberpostdi­rektionen) et locaux (Postiimter) dans tout le pays . Le Bundesarchiv ne peut pas prendre la charge de tous ces kilomètres de documents produits dans tous ces bureaux régionaux ou locaux, dont une part est d'intéret pour la recherche his­torique régionale ou locale. Une solution pratique à ce problème est le trans­fert de la responsabilité des documents des administrations fédérales travail­lant au niveau régional ou !oca! aux institutions archivistiques des onze Etats de la République Fédérale d' Allemagne, camme c'est prévu au parag. 2 (3) de la Loi des Archives fédérales: "Les documents des administrations fédérales subalternes dont la responsabilité locale ne couvre pas la portée totale de cette loi seront proposés et transférés aux Archives d'Etat compétentes (celles des Liinder) en accord avec l 'autorité fédérale la plus haute si la loi des Liinder garantit que les intérets légitimes de tierces personnes sont protégés [ . . . ] " L'exé-

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cution de cette réglementation implique la nécessité de coordonner le tri, le trans­fert et l 'utilisation de pareils documents. Divers groupes de travail, chacun s'occupant d'une branche spéciale de l 'administration fédérale, durent etre ins­tallés. Cette procédure de partage de la responsabilité pour !es documents fédé­raux entre !es Archives fédérales et !es Archives des Liinder s'est révélée à la fois économique et pratique. D'un autre coté, il y a des problémes: selon !es lois des archives donnant !es règles d 'accès aux Archives fédérales et aux Archi­ves des Liinder, les dossiers sont ouverts à la recherche après 30 ans. Pour !es dossiers personnels, le nombre d'années fixé dans la loi des Archives fédérales diffère de celui mentionné dans certaines lois d ' Archives des Liinder. Il est dif­ficile d'expliquer aux chercheurs que des dossiers personnels conservés dans une meme institution archivistique sont soumis à des règles d'accès différentes selon leur provenance. Du point de vue d'un archiviste, ces règlements devraient en fait etre normalisés .

4. Coopération entre les Archi ves jédérales et !es Archi ves des institutions inter­

nationales

Les propos tenus jusqu'à présent dans cette communication ne s'inté­ressent qu'aux institutions d'Archi ves fédérales ou d'Etats. Ce n'est évidem­ment qu'une partie, importante mais pas totale, du système archivistique de la République Fédérale d' Allemagne. I l y a des problèmes communs: besoins de coopération avec !es institutions archivistiques; ils ne seront ici qu'évoqués et pas discutés. Cela concerne par exemple !es relations entre !es Archives d 'ins­titutions internationales et !es Archives centrales des Etats membres de ces ins­titutions. En République Fédérale d' Allemagne par exemple, il existe de nom­breux liens entre !es documents du Ministère fédéral de l'Economie et !es docu­ments d es Communautés européennes5• Les documents sur un m eme su jet devraient etre accessibles ou inaccessibles de manière identique qu'ils soient conservés dans !es archives d'une institution internationale ou dans les archi­ves d'un des Etats membres. L 'ouverture de dossiers protégés semble parfois particulièrement poser problème pour !es Archives centrales des Etats mem­bres et pour !es Archives de l ' Institution internationale.

5. Coopération entre les Archives centrales et les Archives des corps législatifs

Selon le questionnaire, 500Jo des institutions archivistiques qui ont

5 Pour !es Communautés européennes, des décisions ont été prises en 1983: Règlement

du Conseil (CEE, Euratom), n° 3 54/83 de février 1983, relatif à l 'ouverture au public des

archives historiques de la Communauté économique européenne et de la Communauté euro­

péenne de l 'énergie atomique.

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répondu sont responsables des documents des Parlements. En conséquence dans les autres Etats, les Parlements gèrent eux-memes leurs propres archives . Dans la loi allemande des Archives fédérales parag. 2 (3), les corps législatifs ont la possibilité de décider eux-memes s 'ils proposent et transfèrent leurs docu­ments au Bundesarchiv ou non. A l 'heure actuelle, le Bundestag (Diète fédé­rale) et le Bundesrat (Conseil fédéral représentant !es Liinder) conservent leurs propres archives. A long terme, la loi allemande sur !es Archives fédérales n'exclut pas la possibilité que par accord spécial (camme c'est par exemple le cas au Canada), ces archives soient transférées au Bundesarchiv. Selon !es répon­ses au questionnaire, on ne note, à nouveau, aucune différence significative entre les Archives fédérales et les Archives nationales dans d'autres pays.

6. Coopération entre les Archives centra/es et les Archi ves des partis politiques

Les Archives des partis politiques sont en général des institutions indé­pendantes. En application du principe de provenance, il ne devrait y avoir aucun problème pour décider où un dossier ou un document doit etre transféré. En République Fédérale d' Allemagne, tous !es partis politiques représentés au Bun­destag (à l 'exception jusqu'à présent des Verts) ont leurs propres archives. Un problème encore pendant entre le Bundesarchiv et !es Archives de ces partis est constitué par une sorte de compétition pour obtenir les papiers personnels de politiciens de haut rang. En République Fédérale d' Allemagne à tout le moins, la situation budgétaire des archives de ces partis est meilleure que celle du Bundesarchiv, de telle sorte que des politiciens ou des membres de leur famille sont tentés de vendre ces papiers personnels . En fait, s'il n'y a pas de docu­ments officiels parmi ces collections de papiers personnels (ce qui est souvent le cas) et si l 'accès est accordé aux chercheurs sous certaines conditions, sans préférence pour des historiens spécialment choisis, une coopération étroite et excellente entre !es Archives de l 'Etat et celles des partis politiques se révèle possible.

7. Coopération des Archives fédérales avec d 'autres institutions archivistiques

I l existe d' autres types d'institutions archivistiques, camme l es Archi­ves de la Presse, de la Radio et de la Télévision, !es Archives locales, les Archi­ves industrielles, les Archives des Universités ou de la Littérature et de l 'Art. En République Fédérale d ' Allemagne - camme c'est le cas dans de très nom­breux pays - ces Archi ves sont indépendantes . Néanmoins, la coopération est nécessaire afin d'éviter une compétition stérile, spécialement sur le marché des papiers personnels camme nous l 'avons mentionné plus haut. Par exemple, !es papiers personnels du premier Président de la République fédérale, Prof. Dr. Heuss, ont été séparés: ses papiers en tant qu'homme de lettres sont au Deuts­che Literaturarchiv à Marbach, les lettres ou documents qu'il écrivit ou reçut

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en tant qu'homme politique ou Président sont au Bundesarchiv. Naturellement, des microfilms sont disponibles dans !es deux institutions et couvrent la tota­lité de ces papiers .

Etant indépendantes, ces institutions archivistiques peuvent décider des règles d 'accès à leurs collections. Dans l'intéret de la recherche universi­taire, ces règles ne devraient pas trop différer de celles des Archives centrales ou d'Etat. Je pense qu' il y a là un défi particulier à relever par les archivistes des Archives centrales: plaider en faveur de règles normalisées et convaincre !es collègues d'autres institutions archivistiques que l 'accès aux documents devrait etre régi par des critères comparables ou identiques. Sur ce point, la position d'un archiviste travaillant dans des Archives nationales pourrait etre meilleure que celle d'un archiviste appartenant à un système archivistique fédéral .

8. Problèmes et perspectives

Pour moi, !es problèmes et perspectives sont les memes pour les Archi­ves fédérales que pour ler Archives nationales (centralisées ou décentralisées).

De mon point de vue, le problème no l pur les archives traditionnel­les est la qualité insuffisante du papier utilisé dans !es administrations publi­ques. Dans ce domaine, on a dG organiser et réaliser des recherches excédant !es ressources financières et en personnel des petites administrations d'archi­ves. Cette tache doit etre l'reuvre des Archives centrales d'un pays, dans le cadre d'une coopération internationale étroite avec nos collègues des bibliothèques. Une enquete spéciale est organisée en ce moment en République Fédérale d'Alla­magne, sous la direction de la Deutsche Bibliothek, en coopération avec le Bun­desarchiv, prenant spécialement en considération des expériences déjà réalisées en France et aux Etats-Unis .

Un autre problème difficile pour un archiviste, spècialement dans le cadre des Archives centrales d'un pays, provient de sa responsabilité en matière de documents audio-visuels . Je ne vois réellement aucun problème insoluble en ce qui concerne les images, les affiches, les cartes ou les microfilms, qui peuvent faire l'objet d'un tri, etre transférés aux Archives et utilisés sans alourdir particulièrement les charges du personnel ou le budget. Ce n'est pas le cas pour les films , documentaires ou autres . Les Archives ont une responsabilité précise en ce qui concerne les films officiellement produits par le gouvernement et les administrations publiques. D'un autre coté, la plupart des films sont produits par des firmes commerciales. Dans de nombreux pays, des institutions archi­vistiques nationales particulières reuvrent indépendamment des Archives natio­nales ou fédérales en matière de films . Ces Archives pourraient aussi préserver la production officielle de films en fonction d'accords à conclure. En Républi­que Fédérale d' Allemagne, les archives du film constituent une division du Bun­desarchiv. Les deux solutions sont acceptables du point de vue archivistique.

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Ce qui devrait etre évité en tout cas, c'est de négliger l' importance des docu­ments cinématographiques pour l 'héritage culture! d'une nation en ne s 'occu­pant pas du tout des problèmes de conservation de ces films.

Le principe de conservation de ces documents étant acquis, il faut éta­blir une coordination afin d'éviter la duplication des coiìts extrement élevés d'équipement propre au traitement de ces films et à leur entreposage dans des locaux spéciaux. Par exemple, le prix d'achat de cet équipement lors du démé­nagement dans le nouveau batiment du Bundesarchiv à Coblence fut de plus de 4 millions de marks . Le coiìt de la conservation dans des locaux spéciaux pour !es films en couleur à la température de -9° sont également très élevés . Il est évident que ces efforts ne devraient pas etre multipliés dans un système d' Archives fédérales ou nationales responsables, pour des films produits offi­ciellement et dans des Archives nationales du film pour des films commerciaux.

Le troisième et dernier problème que je voudrais aborder ici concerne le défi posé aux archivistes par !es nouvelles technologies de l ' information. Les applications du traitement traditionnel des données dans !es administrations publiques ou dans la recherche universitaire, qui permettent de conserver un fichier lisible par la machine sur une bande magnétique et de le transférer aux Archives, ne posent pas de problèmes insolubles . Les bandes magnétiques en tant que nouveau support archivistique requièrent une formation complémen­taire pour au moins certains archivistes, ce qui est comparativement coiìteux quand on voit la procédure de transfert et de maintenance. Le problème encore à résoudre résulte des nouvelles techniques de communication. La recherche en ce domaine a pour but de trouver des solutions acceptables pour le stockage archivistique des données passant d'un support à un autre sans jamais avoir été imprimées ou stockées sur une bande magnétique; elle est coiìteuse et néces­site des archivistes particulièrement qualifiés. Les Archives centrales - qu'elles soient des Archives fédérales ou nationales - auront pour cette raison à pren­dre un ròle prépondérant dans ce domaine, sans naturellement exclure le fait que d'autres archivistes participent à ces efforts .

Je souligne que ces problèmes sont !es memes pour des systèmes d'archives centralisés ou décentralisés . Les méthodes pour résoudre ces pro­blèmes sont différentes parmi ces systèmes.

L'organisation de meme que la coordination de la recherche, de projets-pilot, d'entra1ner des archivistes, plus généralement dit l'échange d'infor­mation dans ces domaines de travail archivistique sont au moins partiellement plus difficiles dans d es systèmes d' archi ves décentralisés . Les instruments et !es méthodes utilisés en RFA pour éviter la duplication d 'efforts inutiles ont été discutés déjà à l'occasion de la 24e Table ronde des Archives 1 986 à Hel­sinki . Ces instruments sont !es suivants: l . la Archivrejerentenkonjerenz, c'est-à-dire la réunion des chefs d'archives d'état deux fois par an; 2. des réunions regulières des commités techiniques de la Archivrejerentenkon-

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jerenz; 3. les activités de l' association professionnelle des archivistes en RFA ( Verein deutscher Archivare) ; 4. la publication du journal professionelle «Der Archivam quatre fois par an; 5 . la conférence annuelle des archivistes en RFA (Deutscher Archivtag); 6. la centralisation de la formation des archivistes dans deux écoles spéciali­sées à Marburg et Miinchen.

Avec l 'aide de ces instruments, la coopération nécessaire et aussi la normalisation peuvent etre achevées. Cela veut dire que les archivistes de la RFA peuvent profiter des avantages d'un système fédéral ou décentralisé, cela sans etre obligé à résoudre des problèmes provenants d'un système centralisé.

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LE RÒLE DES ARCHIVES NATIONALES ET L'ORGANISATION NATIONALE DES ARCHIVES: LA FINLANDE

par VEIKKO LITZEN

La nation

"L'organisation nationale des archives" est un concept assez vague. Il peut signifier tout simplement l'organisation nationale des institutions d'archi­ves . Dans le sens le plus large, ce sont !es principes généraux de la conservation du patrimoine culture! d'une nation sous forme de documents .

Dans ces définitions, il y a le mot fondamenta! de "nation" . Mainte­nant que l ' intégration européenne va s 'accélérant, !es rapports entre un Etat indépendant et une nation consciente d'elle-meme en tant qu'entité culturelle sont dignes d'etre reconsidérés. Pour plusieurs raisons, l ' importance de cette question s 'est accrue dans certains pays.

Depuis soixante-douze ans, la Finlande est une République indépen­dante. Jusqu'en 1 809, la Finlande fit partie du royaume de Suède, et de 1 809 à 1917 de l'Empire russe. Durant la période suédoise, le gouvernement et l'adrni­nistration centrale se trouvaient à Stockholm. Lorsqu'elle devint en 1 809 un grand-duché autonome de l 'Empire russe, la Finlande créa sa propre adminis­tration centrale. L 'administration publique en général - traditionnellement à trois niveaux: centrai, régional et !oca! - a conservé beaucoup de traits de la législation suédoise, qui s 'étaient maintenus pendant la période russe.

Pour la période suédoise, il n'y avait pas d 'archives centrales en Fin­lande. La situation changea lorsque l'administration centrale fut organisée dans la Finlande autonome. Les archives de l'organe administratif supreme de Fin­lande, le Sénat impérial siégeant à Helsinki , devinrent bientot le dépot centrai du pays . Selon un accord conclu en 1 809 entre la Suède et la Russie, la Suède céda au vainqueur la plupart des documents anciens concernant la Finlande conservés à Stockholm, et ils furent versés plus tard aux Archives du Sénat où !es autorités finlandaises, elles aussi, commenaient bientot à verser des docu­ments .

Au milieu du XIXe siècle, l 'éveil du nationalisme et l 'usage du fin­nois dans la littérature et l 'administration renforcèrent l ' identité du peuple. I l lui fallait une histoire nationale. En 1 859, !es Archives du Sénat furent ouver­tes aux chercheurs, et en 1 869 elles furent nommées Statsarkiv, !es Archives de l 'Etat.

A cette époque-là, la Finlande n'était pas encore un Etat indépendant,

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mais Statsarkiv ne dépendait pas de l 'administration impériale. Le nom des Archives s'est maintenu jusque dans !es années 1 930 où on leur a donné le n?m suédois Riksarkivet - en allemand Reichsarchiv - pour souligner la fonct10n nationale des archives d 'une république indépendante. Mais le nom finnois, Va/tionarkisto, !es Archives de l 'Etat, a été conservé jusqu'à aujourd'hui, et seules ses traductions anglaise et française mettent en valeur l'actuel aspect natio­nal. Aujourd'hui, nous pensons que la fonction des Archives n'est pas unique­ment d'offrir des moyens pour la défense de la république indépendante. I l faut que nous occupions davantage des moyens nécessaires à la préservation de I'identité et de la conscience nationale, c'est-à-dire du patrimoine culture!. n fati t souligner qu ' il n'y a que cinq millions de Finlandais; n otre natio n est petite dans le monde présent.

Il nous faut examiner le besoin d'avoir une histoire nationale dans ce contexte. A mon avis, un peuple doit se découvrir dans sa propre histoire, retrouver ses expériences communes, une identité qui rend possible un contaci avec le passé. La situation internationale a changé après !es guerres mondiales, la transformation radicale d 'un pays agricole et relativement isolé en un pays urbain et industrialisé a eu lieu en peu de temps ; c'est la métamorphose d 'une nation. Sommes-nous prets à rendre accessibles !es documents qui montrent ce processus, pour l 'histoire de notre temps? Le besoin de la nation de demain d'avoir une histoire et une conscience d'elle-meme est plus pressant que jamais.

Le modèle finlandais

L'histoire de Finlande est différente de celle de bien d' autres pays. On ne peut pas trouver dans le passé - du moins historique - un moment précis où !es régions de Finlande seraient unifiées en un seui pays. Cependant l'existence de deux langues nationales n'a pas fait réellement obstacle à la for­mation d'une seule nation. C'est pourquoi la nation et l 'Etat indépendant avec son vaste territoire ont toujours été considérés comme une unité relativement cohérente, et une administration centralisée a semblé naturelle. Les iles d' Aland sont une exception pour leur semi-autonomie.

L 'organisation des archives, où !es Archives nationales ( Valtionar­kisto!Riksarkivet) occupent une piace de première importance, est la suivante. Jusqu'en 1927 , !es Archives nationales ont été !es seules archives publiques en Finlande; depuis, on a créé sept Archives régionales qui reçoivent !es documents d es autorités régionales et !oca! es . La lo i de 1 939 sur !es actes publics a fixé le statut officiel des Archives nationales et des Archives régionales en tant qu'archives publiques en Finlande . La loi de 1 939 a été remplacée par la loi de 1 98 1 sur !es actes publics .

Il est digne d 'intéret de noter que la législation moderne concernant !es archives est née en Finlande plus tot que dans !es autres pays nordiques. A peu près la moitié des lois générales sur !es archives mentionnées dans !es

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réponses au questionnaire a été publiée dans !es années 1 970 et 1 980. Les Archives nationales de Finlande (comme c'est le cas dans d'autre

pays) ont deux fonctions : elles sont une direction nationale et un dépòt natio­nal. En 1988, !es Archives nationales sont devenues aussi un centre de recher­che en archivistique. C'était logique puisqu'il y avait déjà - dépendant des Archives nationales - sept Archives régionales fonctionnant dans leurs régions respectives en tant que directions régionales , dépòts et centres de recherche.

Administrativement, !es Archives nationales dépendent du Ministère de l 'Education nationale et des affaires culturelles comme la grande majorité des Archives nationales qui ont répondu au questionnaire. Plusieurs Archives nationales dépendent du Ministère de l ' Intérieur (du Dévéloppement etc.) ou du Premier ministre. Cela montre-t-il la priorité parmi !es fonctions des archi­ves? Les archives sont-elles des institutions culturelles, des centres de recher­che pour l 'étude des sciences humaines, ou sont-elles avant tout des centres d' information administrative?

En tant que direction nationale, !es Archives nationales de Finlande dirigent et surveillent !es activités des Archives régionales et conseillent !es auto­rités de l'Etat et des communes dans le records management. En outre, !es Archi­ves nationales établissent !es tableaux de tri que !es autorités doivent suivre parce que celles-ci ne sont pas autorisées à détruire des documents sans l 'approba­tion des Archives nationales. Les Archives nationales surveillent aussi le records management et !es archives du Conseil des ministres, des ministères, de la Chan­cellerie de la justice, des Cours supremes et des directions nationales. En tant que dépòt national, !es Archives nationales reçoivent et conservent des actes publics et privés et rendent possible leur consultation.

Les Archives régionales sont à la fois des organes administratifs et des instituts de recherche. Elles conseillent et surveillent dans le records mana­gement !es Cours d'assises et !es Cours d'appel, !es directions régionales, !es Universités, !es autres établissements d'enseignement ainsi que !es autres orga­nismes et institutions dépendants de l 'administration régionale et locale . Ces agences versent leurs documents prévus pour une c<:mservation durable aux Archives régionales .

En Finlande, l a loi sur !es actes publics est appliquée aussi aux docu­ments des communes. Voilà pourquoi !es Archives nationales conseillent !es communes dans le records management. Les Archives nationales donnent leur autorisation aux tableaux de tri que !es communes doivent suivre. Leur records management est surveillé par !es Archives régionales. Les communes ne ver­sent pas leurs documents aux Archives régionales. Elles ont leurs propre archi­ves et leurs propres dépòts centraux qui doivent etre conformes aux directives générales établies par !es Archives nationales pour !es dépòts d'archives .

La loi sur !es actes publics donne des pouvoirs exceptionnellement éten­dus aux Archives nationales de Finlande. Le questionnaire ne permet pas de comparer !es différents pays sur ce point. En Equateur et au Zai:re, la loi géné-

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rale sur !es archives concerne toutes sortes d 'archives, mais on ne peut pas esti­mer !es pouvoirs exécutifs de ces Archives nationales. En Pologne, la loi géné­rale sur !es archives ne concerne pas !es Archives nationales.

Les organes centraux du gouvernement qui sont concernés par des règlements spéciaux pour l 'archivage sont en général le Ministère des Affaires étrangères et le Ministère de la Défense nationale. Leurs archives ont un statut spécial également en Finlande. Les Archives nationales ont le droit de surveil­ler l 'administration de ces archives, mais !es archives du Ministère des Affaires étrangères sont responsables de la surveillance du records management dans !es services des Affaires étrangères , et !es archives du Ministère de la Défense nationale contròlent le records management de l'administration militaire, des forces armées ainsi que des garde-frontières . Les documents concernant la poli­tique extérieure sont versés aux archives du Ministère des Affaires étrangères . Les documents du Ministère de la Défense nationale, de l'administration mili­taire, des forces armées et des garde-frontières sont versés aux archives de la Défense nationale. Ces archives sont désignées par la loi sur !es actes publics comme !es archives administratives centrales de ces différentes branches de l'administration.

Quoique la loi sur !es actes publics ne concerne pas !es archives de la Banque de Finlande, de l 'Office national des pensions et de l'Eglise luthé­rienne, !es Archives nationales de Finlande ont néanmoins position centrale dans le réseau national d'archives.

Meme !es archives spécialisées !es plus importantes contenant !es archi­ves des partis politiques, des syndicats, des entreprises commerciales ou !es archi­ves pour la littérature, l 'art et le sport sont contròlées par !es Archives natio­nales parce qu'il y a, en Finlande, une loi spéciale sur !es subventions de l'Etat aux archives privées . Selon cette loi, le Conseil des ministres peut donner aux archives privées, comportant d'importants documents pour la recherche, le droit de reçevoir des subventions de l 'Etat. Les archives privées reçevant cette aide sont au nombre de dix. Ce sont les Archives nationales qui décident de cette aide. Elles ont aussi le droit de contròler la gestion financière et technique de ces archives privées .

I l est important de sauvegarder et de conserver !es documents qui reflè­tent notre culture et !es activités sociales de l 'homme de notre temps; il ne suf­fit pas de collecter et de conserver !es documents de l' administration destinés à une conservation durable. Le records management est une partie essentielle de l'organisation des archives .

Dans 1 3 questions, le records management n'appartieni pas aux acti­vités des Archives nationales. Les Pays-Bas et le Zai:re n'ont pas répondu du tout à cette question. Dans la plupart des cas, c 'est le personnel des Archives nationales qui s 'occupe de cette tàche. En Finlande, en Indonésie, en Hongrie, à Sainte-Lucie et en Espagne ce sont !es archivistes des organismes producteurs qui effectuent ce travail, mais au moins en Finlande !es Archives nationales

1 29

jouent ici un r6le actif. Il faut que toutes !es autorités aient un règlement pour leur records

management. Ce règlement est un vaste programme donnant l 'organisation générale et des directives en matière de création, de conservation, d 'utilisation et d'élimination des documents . La partie centrale de ce règlement est un pian qui contient des directives concernant l 'enregistrement, l'archivage, !es délais de la conservation et le classement des documents. Dans le pian, !es documents sont groupés selon leur destination. Le pian suit minutieusement !es titres des documents. Les autorités doivent dresser leurs propres plans sous la direction d es Archi ves nationales . Les Archives nationales confirment !es délais de con­servation des documents.

Lorsqu'on dresse un pian pour le records management, il faut tenir compte des délais de conservation des documents. Il faudrait donc conna1tre ces délais à l 'avance, au moment meme où !es documents sont créés . Il y a quel­ques critères importants qu'il faut prendre en considération en définissant le délai de la conservation d'un document: la valeur administrative; la valeur juri­dique; la valeur scientifique.

Les autorités sont responsables de la conservation, de l 'utilisation et de l'élimination des documents sous leur garde. Seuls !es documents et !es fichiers sur bandes magnétiques destinés à une conservation durable sont versés aux archives publiques.

"Small is beautiful"

Les Archives nationales de Finlande étaient , à l'origine, !es Archives du Sénat. Après cela, la fonction principale des Archives a été de sauvegarder et de rendre disponibles pour leur consultation !es documents de l'administra­tion centrale. La forme des documents officiels s 'est unifée, pendant ces der­nières décennies, et l ' information qu'ils contiennent est devenue de plus en plus insignifiante . Le document n'est plus qu'un témoignage de sa propre naissance. Beaucoup pensent que !es décisions politiques sont trop loin de la vie réelle, de sorte qu'on s' intéresse peu à ces décisions . Où se trouve la vraie informa­tion sur notre culture?

Nous pouvons essayer d'acquérir davantage d'archives privées, de documents des gens ordinaires. Mais comme l'esprit international et l ' intégra­tion politique gagnent du terrain, la réaction à cela peut etre un intéret crois­sant pour des collectivités de plus en plus petites, loin des archives de l 'admi­nistration centrale. Les Archives nationales sont une partie essentielle de l 'orga­nisation des archives . Elles ont la grande responsabilité de conserver la totalité du patrimoine culture! de la nation.

1 30

LE RÒLE DES ARCHIVES CENTRALES D'ÉTAT DE L'URSS DANS LE SYSTÉME DES ARCHIVES D'ÉTAT DU PAYS

par FEODOR M. V AGANO V

La conservation des documents relevant du fonds d'archives d'Etat de l 'URSS se réalise grace au réseau d'archives d'Etat du pays . A l 'heure actuelle, ce réseau comprend 1 1 Archives centrales d 'Etat de portée nationale, 123 Archives centrales d'Etat des républiques fédérées et de leurs succursales, 354 Archives d'Etat des républiques autonomes, des territoires, des régions et de leurs succursales, 1 8 Archives d'Etat des régions et des districts autonomes, 1 1 9 Archives d'Etat des villes et des districts avec une collection fixe de docu­ments et 2.643 Archives d'Etat des villes et des districts dont la collection de documents change en permanence.

Les Archives centrales d'Etat de l'URSS représentent !es dépots !es plus impor­

tants des documents de portée nationale et !es centres d'étude des méthodes du travail

avec !es documents appropriés. I ls contiennent 25,9 millions de documents, base des

plus précieuses de l 'histoire multiséculaire de notre pays.

Les Archives centrales d'Etat de la Révolution d'Octobre (!es TsGAOR), orga­

nes supremes du pouvoir et de l 'administration d'Etat de l 'URSS, contiennent 3 , 5 mil­

Iions de documents du fonds d 'archives d'Etat de l 'URSS (le GAF) qui reflètent la vic­toire du Grand Octobre, la fondation et la consolidation du premier Etat des ouvriers

et des paysans au monde, l 'édification de la société socialiste.

Les Archives centrales d'Etat de l'économie nationale de l 'URSS (!es

TsGANKh) renferment 3 , 1 millions de documents sur le développement de l 'économie soviétique.

Les Archives centrales d'Etat de la documentation scientifique et technique de l 'URSS (!es TsGANTD) sont parmi !es plus jeunes archives du pays. Là sont dépo­

sés des documents sur !es travaux des organisations scientifiques, des projets et des études.

Les Archi ves centrales d 'Eta t de I' Armée soviétique (!es TsGASA) conservent

1 ,7 rnillions de documents se rapportant à l'histoire de l 'Armée soviétique dans la période de 1 9 1 7 à 1 94 1 .

Les documents des Archives centrales d'Etat des actes anciens de l 'URSS (!es

TsGADA), des Archives centrales d'Etat d 'histoire de l ' URSS (!es TsGIA), des Archi­

ves centrales d'Etat d'histoire militaire de I'URSS (!es TsGVIA) nous font revivre l ' his­toire de la Russie à l 'époque féodale et capitaliste.

Les TsGADA sont !es archives !es plus anciennes de l ' U RSS: 3 , 3 millions de documents sur l'histoire de la Russie (!es Xle - XIXe siècles) y sont déposés. Ce sont,

entre autres, !es documents sur l 'histoire, la science, la culture et la vie quotidienne des

Russes et des autres peuples de la Russie, ainsi que !es documents portant sur le bien

1 3 1

patrimonial, !es rapports entre !es clans et la vie des monastères.

Les TsGIA contiennent 6,6 millions de documents relatifs à l ' histoire de la

vie politique, économique et cultu relle de la R ussie capitaliste, à l ' activité des organis­

mes suprèmes et centraux de l 'Empire de Russie du début du XIXe siècle jusqu'au mois d ' octobre 1 9 1 7 .

Les TsGVIA renferment 3 , 1 millions d e documents depuis la fin d u XVIIe siè­

cle j usqu ' à l 'an 1 9 1 8, résultat de l ' activité des organes de gestion centraux et locaux

et de l 'armée russe.

Les Archi ves centrales d ' Etat de l' Armée et de la Marine de guerre (!es

TsGA VMF), !es Archi ves centrales d'Etat de la littérature et des arts (TsGALI), !es Archi­

ves centrales d ' Etat des documents de photo et de cinéma (leg TsGAKFD) , !es Archives centrales d ' Etat de prise du son (!es TsGAZ) centralisent !es documents relatifs à l ' épo­

que soviétique et prérévolutionnaire.

l ,2 million de documents évoquant l ' activité de la Marine de guerre soviéti­

que sont conservés aux TsGAVM F .

Les TsGALI disposent de 0 , 9 million d e documents e n provenance de l a fonction

publique, des organisations sociales, des archives personnelles qui traitent de la forma­

tion de la culture nationale, du développement de la pensée sociale et des liens créateurs

entre !es cultures nationale et étrangère depuis le xvrue siècle jusqu'à nos j ours.

Les TsGAKFD ont conservé 0,8 million de films documentaires et de photos

reflétant !es événements qui se sont produits dans la vie sociale, politique, économique

et culturelle d u pays dans la période de la seconde moitié du xrxe siècle à nos jours.

Les TsGAZ renferment 0,2 million d ' enregistrements de so n documentaires

et de mises en scène qui englobent la période de 1 902 à l ' époque actuelle. I ls reprodui­

sent !es événements de la vie sociale, politique et culturelle, !es interventions des per­

sonnalités publiques , d es meilleurs travailleurs, d es représentants éminents de la science,

de la technique, de la littérature et des arts.

En partant du caractère spécifique des documents déposés aux TsGA,

ces dernières s 'acquittent de leurs fonctions en tant que centres sectoriels d ' étude des méthodes (!es ONMTs) du travail avec !es documents qui relèvent de leur compétence . Les TsGA remplissent ces fonctions en vertu du Règlement sur

le fonds d' archives d ' E tat de l ' URSS et du Règlement-type sur !es Archives centrales d' Etat de l ' URSS (entériné en 1 982) .

Depuis toujours, !es Archives centrales d'Etat ont sensiblement favo­

risé l ' activité des institutions de la branche en question . A preuve, la documen­tation minutieusement choisie des TsGA, le personnel hautement qualifié (dont !es scientifiques ayant des connaissances t héoriques requises) , une riche expé­rience pratique et le potentiel créateur au niveau des tàches complexes qu'ils sont appelés à résoudre . Les principaux centres d' archives du pays s ' occupent des problèmes de portée sectorielle et intersectorielle . En voici !es exemples évo­cateurs . Dans leur formation et développement !es Archives républicaines de

la littérature et des arts, ainsi que leurs sections locales se basaient pour l ' essentiel sur ces recommandations méthodiques et l ' expérience des TsGA L I de l ' URSS

qui portaient sur un large éventail de solutions quant au travail avec !es docu-

1 32

ments personnels et !es fonds des unions artistiques . Au milieu des années 70, ]es TsGAOR de l ' U RSS ont pris l ' initiative , sur la base du système automatisé

de recherche d' information, de rédiger l' index bibliographique général "La vic­toire de la Grande Révolution socialiste d' Octobre et la lutte pour l ' instaura­

tion et la consolidation du Pouvoir des Soviets. Le 25 ottobre (le 7 novembre)

1 9 17 - juillet 1 9 1 8" (' ' L e Grand Octobre " ) . On a publié 4 éditions de la liste

des documents sur le thème . En tant que centres sectoriels d ' étude des méthodes, !es TsGA éten­

dent leur activité non seulement aux Archives d ' Etat spécialisées, mais aussi aux musées, aux bibliothèques et aux centres scientifiques où sont déposés en permanence !es documents du fonds d' archives d' Etat de l 'URSS, !es archives

des administrations source com plémentaire des TsGA de l ' URSS . Les Archives centrales d 'Etat font ressortir leurs besoins réels en ce

qui concerne tant l ' élaboration des méthodes scientifiques que leur mise en reuvre. Ainsi, !es TsGAX ont procédé au sondage des institutions intéressées en vue de révéler !es problèmes d ' actualité pressante liés à la conservation et

à l ' utilisation des documents phoniques . Les données obtenues ont été soumi­ses à l ' analyse, ce qui a permis aux archives d ' élaborer une série de mesures

et de recommandations permettant de perfectionner !es travaux en ce sens . En tant que centres nationaux d ' étude des méthodes, !es TsGA ont

pour objectif d' élaborer une méthodologie unique de travail avec !es documents appropriés , de généraliser et de mettre en pratique l ' expérience novatrice et !es

acquis scientifiques et techniques et d'organiser la formation professionnelle

des archivistes . En partant de ces obj ectifs principaux, certaines traditions propres

aux TsGA en tant que centres sectoriels d ' étude des métodes se sont établies ,

!es formes et !es méthodes de leur activité se sont consolidées: la livraison du matériel méthodique, l' assistance don t !es archi ves et d ' autres organismes inté­

ressés ont besoin , l ' organisation des réunions, des séminaires, des consultations

et d' autres mesures en vue d' échanger des expériences. Les Archives centrales d' Etat j ouent un role prépondérant dans la

science sectorielle, apportant leur contribution notable au développement des travaux de recherche dans le domaine de la science des archives et de la livrai­

son des documents pour la gestion . La direction générale et la coordination des travaux de recherche des Archives centrales d'Etat sont du ressort des Archi­ves principales de l ' URSS. Cependant , !es Archives peuvent choisir en toute

indépendance !es problèmes à étudier, de méme que la forme de leur participa­tion à ces études .

Les TsGA prennent part aux travaux de recherche sous deux formes

essentielles . Elles sont !es coauteurs des thèmes à étudier (essentiellement, pour l ' ensemble de l ' économie nationale et ses b ranches prises à part) dont la réali­sation incombe à l ' Institut fédéral de recherches scientifiques dans le domaine

de la documentation et des archives (VNIIDAD) . Ou bien elles procèdent aux

133

études de façon autonome et se mettent souvent à la tete des groupes d'auteurs qui se penchent sur la mise au point des thèmes importants pouvant les aider à travailler avec la documentation dont elles ont besoin tout en faisant appel aux archives républicaines et locales.

Les TsGa ont été l es coauteurs d es ouvrages ' 'Théorie et pratique de l'évaluation définissant l 'importance des documents du fonds d'archives d'Etat de l 'URSS" , "Les principes fondamentaux du choix des documents compre­nant une seule et meme information" , "Les principes du choix de la documen­tation scientifique et technique destinée aux dépòts publics", "Les principes fondamentaux du choix des documents photographiques et cinématographi­ques destinés aux dépòts publics", "Les principes fondamentaux régissant les travaux des archives d'Etat de l 'URSS" , "Les principes fondamentaux dans l'activité des archi ves départementales" , etc.

Les TsGA travaillent à la mise au point de l 'ouvrage méthodique sur les archives, des règle à suivre dans l 'édition des documents historiques, des recommandations méthodhiques de perfectionnement de la composition et du travail avec le système des catalogues , des principes fondamentaux d 'organi­sation des travaux de recherche aux archives, de la liste des documents-type avec les délais de leur conservation. Ces Archives prennent aussi part à l 'éla­boration des normes intégrales à l'intention des Archives d'Etat où sont dépo­sés les documents de gestion, elles préparent à l 'édition l'ouvrage de référence "Les documents archivistiques à l' intention des historiens et des ethnographes", l'ouvrage de référence scientifique "La classification, le contròle, la descrip­tion et les modalités d'usage des documents cartographiques aux archives his­toriques d'Etat" . Elles se penchent aussi sur la mise au point des règlements des travaux avec les documents photographiques, cinématographiques, phoni­ques et les phonogrammes vidéo déposés aux Archives départementales, sur la création de la banque automatisée de données scientifiques de la branche, etc.

Les TsGALI, les TsGANKh et les TsGASA sont devenues centres d'élaboration des méthodes de dépouillement des documents personnels (en con­formité avec l 'orientation de leurs travaux); les TsGADA président l 'élabora­tion des méthodes d 'organisation de leurs travaux avec les ethnographes et étude de l 'utilisation efficace des documents à des fins historiques et ethnographi­ques; les TsGIA apportent un grand concours à l 'étude des méthodes d'orga­nisation de la recherche, à la création des systèmes automatisés de recherche d'information thématique (les AIPS). Dans le meme temps, toutes les TsGA ou presque se penchent sur l 'élaboration des méthodes de formation et de per­fectionnement de l 'appareil d'information scientifique (le NSA), à savoir: la description et le perfectionnement des inventaires, l 'établissement des catalo­gues, la mise au point des ouvrages de référence. Elles s'occupent également des problème relatifs à l 'activité publicitaire (méthodologie du choix des docu­ments et de leur dépouillement à l 'intention de différents types de publications), au complètement et à la préservation des documents .

1 34

. Le� TsGA se_ so

_nt réservées le ròle primordial pour ce qui est d�s thè-mes �ntern�twna� . ,Ainsi, la préparation de l 'ouvrage "Les archives pour l'éco­nomie natwnale s effectue par les archivistes de 4 pays avec !es TsGANKh à leur tete.

. Les conférences scientifiques fédérales et les séminaires scientifiques et prat1ques auxquels !es TsGA ont toujours pris une part active jouent un grand ròle dans le développement de la science sectorielle. Les spécialistes en la matière présentent des rapports sur les résultats des études, font des aperçus analyti­ques des documents déposés à leurs fonds; les textes de leurs interventions sont publiés à l 'intention des spécialistes du secteur et de toutes !es personnes et orga­nisations intéressées. Les archivistes des TsGa sont des auteurs permanents des publications de

_ la rev�e «Les archives soviétiques». Rien que ces trois années, !es TsGa ont fa1t parmtre dans cette revue plus de 40 articles informant sur divers aspects de leur activité.

Les publications des TsGANKh, des TsGAOR, des TsGALI et d'autre Archives centrales soviétiques dans !es pages de l' Annuaire archéographique dans !es revues des sciences historiques permettent de rétablir la vérité histori� que, de révéler la composition et le contenu des fonds, de commenter l 'activité déployée par !es archives. Tout comme le VNIIDAD et !es services d 'archives républicai�s rel�ti�s à l 'informa�ion scientifique et technique, !es TsGA pren­nent part a la creatwn du fonds mtersectoriel d'information veillant à la docu­mentation et la science des archives, s 'occupent de fournir des renseignements néces�aires à telle ou telle �ranche: toutes !es TsGA remettent des ouvrages et d�s developpements tout fa1ts au fonds sectoriel centrai d'information; Jes ren­seignements sur !es nouveautés scientifiques et techniques sont inclus dans le rapport annue! rédigé par le VNIIDAD. Il convient aussi de souligner un ròle important des TsGA dans la mise en ceuvre des résultats des recherches dans la branche en question. Les TsGAOR en tant que centre d'étude des méthodes effectuent leurs travaux en coopération avec !es Archives, participent à la préparation des docu­ments �éthodiques normatifs, au choix des documents destinés au dépòt d'Etat d�n� d1fférents systèmes sectoriels: inventaires, documents à déposer avec !es delms de leur conservation, nomenclature approximative des dossiers. Ces services d 'archives procèdent à l 'étude des problèmes relatifs à la recherche des documents personnels des participants actifs à la Révolution �'Oct

_obre et à l 'édification socialiste. A ces fins, !es archivistes ont mis au point La liste des documents qui ne doivent pas etre déposés à la conservation publi­que en tant que fonds personnels des participants à la Grande Révolution d'Octobre" , l 'aperçu "La recherche et l 'utilisation par !es TsGAOR des docu­ments des participants à la Révolution d'Octobre et à l 'édification socialiste" bref, les documents que !es Archives republicaines et locale mettent à profi� dans leur activité.

1 3 5

Les TsGANKh font une série d'études concernant le complèment des archives publiques par !es documents statistiques, financiers, de pian, etc.

Ces études ont pour but de rédiger la liste générale des documents qui doivent etre déposés aux Archives publiques à différents niveaux. Les docu­ments des organes du p!anning à l 'appui, tant au niveau du Gosplan (le Pian d 'Etat de l 'URSS) qu'au niveau régional, !es Archives ont préparé la liste des documents sur la planification du développement économique et social de l 'URSS. Les Archives de la RSFSR, de l 'Ukraine et de la Lituanie ont pris part à ces travaux. Des listes analogues sont aujourd'hui en vaie d'élaboration pour ce qui concerne !es statistique et !es finances .

Ces dernières années, !es TsGALI ont rédigé des ouvrages méthodi­ques relatifs au travail avec !es documents privés, au choix des dossiers d'artis­tes destinés au dépòt d'Etat, ainsi que des ouvrages permettant d'établir la valeur des manuscrits à l ' intention des Maisons d'édition, des rédactions de revues et de journaux. Les TsGAKFD procèdent au transfert de photos de l 'agence Tass en vue de leur conservation par l 'Etat.

Pour réglementer et intensifier l 'activité que !es Archives d'Etat soviéti­ques déploient en vue de recueillir, de conserver et d'utiliser !es documents per­sonnels des participants à la guerre civile et à la Grande guerre nationale, on a réalisé, à l ' initiative des TsGASA, un sondage parmi !es employés des archi­ves et des musées d 'Etat, élaboré des recommandations permettant d'amélio­rer ce travail. A l 'heure actuelle, !es travaux sont en cours pour créer une ban­que de données automatisée des fonds personnels des participants à la défense armée de l 'Etat soviétique.

Au cours de ces dernières années, le ròle des TsGA dans la solution des questions liées à la conservation des documents du GAF s 'est nettement accriì. Les travaux dans ce sens sont menés, conjointement avec !es archives appropriées, par !es TsGAOR qui assument le ròle du centre national d'étude des méthodes. Les Archives ont élaboré et implanté tout un complexe de docu­ments organisationnels, méthodiques et normatifs pour garantir la conserva­tion des documents relevant du GAF au stade de leur réception, conservation et utilisation. Un grand nombre de ces documents sont de portée sectorielle. Aussi, !es Archives principales de l 'URSS ont-elles recommandé de !es mettre en pratique. Le complexe de documents ainsi élaboré a été hautement apprécié par !es archivistes soviétiques et a éveillé un grand intéret de leurs homologues étrangers qui ont fait leur stage aux TsGAOR.

Les TsGA mènent des travaux en vue de mettre en valeur !es docu­ments du GAF dans l ' intéret de la société. L'expérience pratique de ces tra­vaux se matérialise dans leurs ouvrages méthodiques. Aussi, sont-ils de portée sectorielle et d'usage courant dans l 'activité des archives à différents niveaux.

Les Archives d'Etat appropriées recourent largement aux développe­ments méthodiques des TsGADA connues camme centre national d'étude des méthodes du travail avec !es documents de la féodalité. La valeur pratique de

1 36

ces développements augmente sensiblement étant donné le caractère vetuste de

ces documents et la structure complexe des fonds archivistiques. Une orientation importante dans !es travaux des TsGA consiste à rédi­

ger et éditer des recueils de documents et ouvrages de référence archivistiques.

cette activité, traditionnelle pour !es archives, devient pour !es TsGA de por­

tée sectorielle en encourageant !es archivistes à faire usage des méthodes éla­

borées, mais aussi à développer et à perfectionner !es formes des travaux d'édi­

tion et d'information. C 'est justement de cette façon qu'on prépare à l 'édition

!es guides des TsGALI . Il est à noter que cela se fait régulièrement et qu'on

a déjà érnis six éditions . Les ouvrages de référence de ce genre exigent une métho­dologie strictement mise au point et la continuité des travaux à toutes !es éta­pes des préparatifs de l 'appareil d ' information. L'expérience acquise par !es TsGALI porte de bons fruits et d 'autres archives peuvent en faire usage.

Il en est de meme quant à l 'édition du recueil "Un regard retrospec­tif' ' que !es TsGALI ont commencé à préparer dès le début des années 70. C'est une édition de vulgarisation scientifique où se marient à merveille le niveau scientifique élevé de publication de documents et une manière captivante d'expo­sition. Elle a reçu une reconnaissance universelle et influe bénéfiquement sur le développement des formes du travail publicitaire.

En ce qui concerne !es TsGAOR, elles ont accumulé une riche expé­rience en tant qu'organisation pilote lors des préparatifs des recueils de docu­ments faisant partie des séries nationales et d'ouvrage thématiques de vulgari­sation. Pendant !es travaux sur ces éditions !es archives recourent à l 'aide des institutions archivistiques de républiques fédérées . Cette coopération permet d'élargir la base documentaire des éditions, de rehausser leur qualité et enri­chit !es archives d 'une expérience pratique dans ce domaine.

Les TsGAOR, en tant que centre national d'étude des méthodes, pré­parent à l 'édition, en collaboration avec !es institutions archivistiques et scien­tifiques du pays, "Les chroniques du mouvement ouvrier en Russie. 1 895 -

février 1 9 1 7" . Cet ouvrage a pour but de révéler et de généraliser l ' informa­tion relative aux formes de la lutte révolutionnaire, aux organisations de la classe ouvrière, ainsi que sur !es tracts et proclamations se trouvant aux 101 archives où sont déposés !es documents de la période prérévolutionnaire.

Les TsGANKh sont pratiquement initiateures de la parution des recueils sur l 'histoire du développement industrie!, sur la vaie parcourue par la classe ouvrière et l 'édification des coopératives dans des kolkhozes .

Les archives ont mis au point !es recommandations méthodiques uni­ques pour l 'édition de la série nationale "L'industrie et la classe ouvrière en URSS, 1 946 - 1978" . Le ròle de l 'organisation pilote incombe aux archives qui préparent une série de recueils sur le thème "La propagande pratiquée à l 'aide des monuments dans !es capitales et d'autres villes des républiques fédérées et autonomes" .

Les TsGA jouent un ròle notable dans la formation du fonds d 'infor-

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mation sectoriel. Les travaux !es plus spectaculaires en ce sens sont accomplis par !es TsGALI . Annuellement, elles envoient aux archives appropriées !es lis­tes annotées des ouvrages méthodiques que !es archives ont élaborés au cours de l 'anne passée.

Des conférences, des réunions et des séminaires occupent une piace importante dans l'activité des TsGA en tant que centres sectoriels d'étude des méthodes. Ils permettent d'allier une vaste discussion des problèmes avec l 'échange d'expérience, font multiplier des contacts entre !es archives, !es orga­nisation intéressées et l 'opinion scientifique. D'une grande portée ont été !es conférences scientifiques et pratiques, telles que: "L'édification et le dévelop­pement des Forces armées soviétiques dans !es documents du fonds d' Archives d'Etat de l 'URSS" , "Les documents du fonds d'Archi ves d'Etat de l 'URSS sur le renforcement de la capacité défensive du pays à la veille de la Grande guerre nationale" , la "Table ronde" des archives sur le thème "la réalisation des principes léninistes relatifs à la science des archives socialistes lors des tra­vaux avec !es documents militaires du GAF de l 'URSS" (!es TsGASA); la conférence-séminaire nationale des archivistes se spécialisant dans la documen­tation cinématographique, photographique et phonique, le séminaire "Le sou­venir intarissable du passé" organisé à l ' intention de la mème catégorie des spécialistes (!es TsGAKFD, !es TsGAZ); !es séminaires de travail des TsGALI, le séminaire scientifique sur la méthodologie des travaux avec !es anciens manus­crits slaves (!es TsGADA).

Le fonds d 'Archi ves d'Etat de l 'URSS réserve une grande piace à la documentation cinématographique, photographique, phonique, scientifique et technique et à celle dite informatisée. L'activité déployée par !es TsGA dans leur ròle de centres sectoriels d'étude des méthodes n'est pas exempte de cer­taines difficultés dues à une étude encore incomplète de la documentation spé­ciale, d'une part et à la "jeunesse" relative des archives en question, de l 'autre. Or, l'expérience accumulée par ces dernières est d 'autant plus intéressante.

Les spécialistes des TsGANTD, en commun avec leurs homologues ouzbeks, kasaks azerbai:djanais et estoniens, se penchent sur l 'étude du pro­blème de l ' information réitérative dans !es documents de gestion propres aux centres de recherche, de projets et d'études technologiques. Leurs efforts ont abouti à l 'apparition de la liste des documents scientifiques et techniques (NTD) destinée à compléter !es dépòts d'Etat et des notices méthodiques à suivre.

En tant que centre d'organisation et de coordination, le TsGAZ, con­jointement avec !es Archives des républiques fédérées, travaillent sur !es thè­mes : "Le perfectionnement de la composition et de la structure du catalogue d'information unique de prise du son, déposé aux Archives d'Etat de l'URSS" et "La mise au point des principes normatifs et méthodiques à l ' intention de différents types de publications de documents phoniques" .

Les TsGANKh s e penchent sur l e problème de l a conservation publi­que et départementale des documents informatisés (MTchD). En commun avec

1 38

F

le archivistes ouzbeks et moldaves elles ont étudié le thème "Les principes scien­tifiques de complément des Archives d'Etat grace au système sectoriel de ges­tion automatisé (OASU)" . Les résultats de ces études sont exposés dans !es recommandations méthodiques et !es listes des documents.

Les TsGADA ont accumulé une riche expérience d'organisation des travaux en matière d'ethnographie historique. A prevue, "L'ouvrage métho­dique à la demande des ethnothaphes" , l'information-express "L'utilisation des documents du GAF de l'URSS relatifs à l 'activité ethnographique" et !es recommandations insérées dans l'ouvrage de référence "Les archives à l 'inten­tion des ethnographes" . Pour prèter leur assistance aux ethnographes bénévo­les !es Archives ont formé, par leurs propres forces, un groupe des scientifi­ques consultants !es plus expérimentés. Les Archives accordent une aide métho­dique et pratique dans l 'organisation des musées ethnographiques: avec leur concours ont été créés des musées dans !es villes de Kritchev, de Lébédian' , dans !es villages de Krasnoé (région de Smolensk), de Chady (RSSA de Bach­kirie), de Yablonovets (région de Tambov), ainsi que des musées dans !es arron­dissements de Pérovo, de Taganka et de Tchérimouchky de Moscou. Les TsGADA entretiennent des contacts réguliers avec !es musées de Sebastopol et d' Aloupka. Les documents des TsGADA à l 'appui, on procède à la restau­ration et la reconstruction des complexes commémoratifs , tels que: maisons­musées (de Nikolai: Gogol, village de Vassiliévka, région de Poltava), palais (Aloupka, Gaspra, Odessa), monastères (Pouchkarsky, région de Poltava), ainsi que des rues de Moscou .

Les travaux d'étude des méthodes et d'organisation en vue de créer le système automatisé de recherche d' information relatif aux documents sur le thème "L'histoire des monuments architecturaux et urbanistiques de Mos­cou, de Léningrad et de leurs banlieues" ont été présidés par !es TsGIA et se sont avérés révélateurs dans ce sens . La portée de ce thème découle de l ' intérèt permanent pour ces documents de la part des directions d 'architecture et de planification, des ateliers scientifiques de production et de restauration, des filiales de la VOOPIK, des musées, des centres de recherche et des autres orga­nisations qui ont lié leur activité à la mise en reuvre de la loi sur la protection et l 'utilisation des monuments de l'histoire et de la culture.

Les TsGA jouent un grand ròle dans le recyclage des cadres des éta­blissements archivistiques du pays. Etant hautement qualifiés, au potentiel créa­teur élevé et possédant une riche expérience de travaux aux Archives d 'Etat centrales, !es spécialistes des TsGA transmettent volontiers leurs conrtaissan­ces aux archivistes d'autres régions du pays.

Les plans d'études et !es programmes de la faculté de recyclage (FPK) et de l' institut de recyclage des fonctionnaires de l' informatique (IPKIR) pré­voient l 'organisation des études pratiques aux TsGA. De règle, ces études pren­nent la moitié du temps réservé aux études générales. Les cours terminés, !es auditeurs sont envoyés, en fonction de leur spécialisation, aux TsGA où, sous

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la direction de spécialistes expérimentés, ils approfondissent leurs connaissan­ces théoriques et s 'initient aux dernières réalisations archivistiques .

Les stages de 1 5 jours organisés régulièrement par les TsGA à l 'inten­tion des employés des Archives d'Etat des républiques fédérées ont un carac­tère hautement efficace. On invite à faire ces stages 1 0 ou 1 5 spécialistes tra­vaillant dans différents domaines de la science des archives des républiques fédé­rées . Les TsGA élaborent le plan des stages. Les travaux pratiques sont dirigés par les spécialistes les plus qualifiés en conformité avec ce pian et sur la base des derniers développements méthodiques des TsGA. Ainsi, par exemple, les TsGAOR ont organisé les travaux pratiques sur le thème "La création d'une collection de copies de sécurité" . Des conservateurs principaux des fonds, des chefs de départements et de dépots d'archives et des archivistes en chef des fonds d'Etat de toutes les républiques fédérées y ont fait leur stage.

Afin de propager l 'expérience de pointe, des derniers développements scientifiques et méthodiques dans le domaine des archives, les responsables des TsGA donnent régulièrement des conférences et présentent des rapports aux cours de recyclage des chefs et des spécialistes des archives de Moscou, se pro­noncent aux séminaires extra-muros de courte durée et font des cours de recy­clage au profit des travailleurs d'archives , organisés dans des républiques fédé­rées et dans des régions différentes de la Fédération de Russie. De tels voyages donnent de bons résultats, car, après la présentation des rapports, leur con­tenu théorique s 'enrichit d'une assistance pratique que les spécialistes des TsGA accordent aux Archives locales dans leur domaine concret de travail .

Ainsi, les TsGA de l'URSS assument le rOle de centre d'étude des métho­des dans le développement et le perfectionnement des archives et pretent une assistance efficace aux Archives d'Etat soviétiques .

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DEUXIÈME PARTIE

COMPTE RENDU DES SÉANCES

p

SÉANCE D'OUVERTURE

LUNDI, 2 OCTOBRE 1989

La séance d'ouverture commence à 9h30 sous la présidence de M. GRISPO, président de la Conférence internationale de la Table Ronde des Archi ves.

Mme V AZQUEZ DE PARGA, Directeur général d es Archives d'Etat d'Espagne, souhaite la bienvenue à la Table Ronde des Archives, qui se tient en Espagne pour la seconde fois depuis la 7ème conférence en 1 962.

Mme ORTIZ MONASTERIO, Vice-Président du Conseil Internatio­nal des Archives souligne l ' importance de la CITRA pour échanger !es expé­riences, discuter des questions professionnelles et pour se rencontrer entre nous. L'idée originelle de tenir cette Table Ronde au Brésil n'a pu, pour diverses rai­sons, se réaliser. Le gouvernement espagnol a mérité la reconnaissance du CIA non seulement parce qu'il a accepté d'organiser la conférence dans un délai si court, mais aussi parce qu'il a permis la participation d'archivistes Iatino­américains.

M. BOUSSO transmet !es remerciements de l'Unesco et de son Direc­teur général M. MAYOR, pour l ' invitation à participer aux travaux de cette 26e CITRA. La présence d'un représentant du Directeur général aux différen­tes conférences de la CITRA indique tout l' intéret que l'Unesco porte à la qualité des réflexions professionnelles qui s 'y déroulent, année après année, et la cer­titude d'y puiser une orientation pour ses actions et pour le bénéfice de ses Etats membres.

Des problèmes nouveaux retiennent l 'attention des archivistes : diver­sité et accroissement des sources d'information, diversité et accroissement du nombre des utilisateurs, variété des supports. On pourrait aussi évoquer, entre autres, !es conditions de traitement et de conservation, la nécessaire maitrise de nouvelles technologies et la non moins nécessaire attention à Ieur évolution. On pourrait penser aux roles des archivistes nationaux dans la formation d'archi­vistes qui puissent s'adapter à cette évolution, au role de ces responsables dans la normalisation et la constitution de réseaux, etc.

Incontestablement ces réflexions seront utiles à la quatrième consul­tation RAMP qui prendra piace après cette Conférence, mais aussi pour la con-

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ception et la mise en oeuvre des prochaines activités de l 'Unesco . L 'Unesco pense faire porter ses efforts vers !es domaines suivants: formation des per­sonnels, promotion de la recherche, préservation du patrimoine, prévention des catastrophes, développement de l ' informatique archivistique, organisation et modernisation des archives, notamment dans !es pays en développement, reconstitution du patrimoine. Toutes ces actions seront realisées en coopéra­tion avec le CIA. On n'oubliera pas en particulier l 'étude des divers supports électroniques et optiques nouveaux, !es questions de l ' informatisation des opé­rations archivistiques et de promotion de la recherche en matière de conserva­tion. Enfin, la création de systèmes d 'archives et de gestion de documents dans !es pays où de tels systèmes ne sont pas encore en piace, retiendra spécialement l 'attention de l 'Unesco.

Mais M. BOUSSO, pensant au renforcement et à la modernisation des services d'archives, ne peut s 'empècher d'évoquer le grand déséquilibre qui existe entre !es pays dans le domaine des archives. Plusieurs pays n 'ont mème pas de services d'archives: ceux-ci devraient constituer une priorité absolue pour l'Unesco. Pour arriver à quelques résultats, M. BOUSSO pense qu'un pian glo­bal de sauvegarde devrait ètre envisagé. En attendant, pourquoi ne pas rèver du moment où des pays, dans une coopération Nord-Sud et Sud-Sud, s 'enga­geront à choisir un pays sans service d'archives opérationnel pour lui faire par­tager son expérience et lui apporter son concours. Ce nouveau type de coopé­ration bilatérale au niveau professionnel pourrait se faire sous l 'égide du CIA et ètre soutenu par d 'autres organisations internationales, gouvernementales et non gouvernementales. Une action de cette nature devrait avoir comme but la promotion de l ' idée d'archives, et viser à faire comprendre le r6le et l 'utilité des services d'archives, à aider à la conception d'une politique nationale en matière d'archives, à l 'établissement de projets et participer au pilotage durant !es différentes phases de sa mise en piace.

M. BOUSSO conclut en assurant le CIA du désir de l 'Unesco de ren­forcer encore la coopération et la complémentarité des deux organismes afin de ne pas décevoir !es espoirs placés en nous .

M. WYSOSCKI s'est fait l 'interprète des voeux de la Fédération inter­nationale des Associations et des Institutions des Bibliothécaires (IFLA) pour la réussite de la 26ème CITRA, dont le thème est également d 'un grand intérèt pour !es bibliothécaires .

M . BRIGEIDA, Directeur général des Beaux-arts et des archives déclare que le Ministre lui a demandé de souhaiter en son nom une très chaleu­reuse bienvenue. C'est un sujet de grande fierté pour lui que l 'Espagne accueille cette 26ème CITRA.

Le problème, auquel cette Conférence s 'affronte, est spécialement

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important pour l 'Espagne. Il est clair que le rapport dialectique entre centrali­sation et périphérie est quelque chose qu'un pays te! que l 'Espagne, en phase de modernisation accélérée, ressent avec beaucoup d'acuité. Ce pays a une struc­ture politique dans laquelle la question de la centralisation et du fédéralisme joue un r6le essentiel. Nous sommes confrontés également à la nécessité de mener à bien nos relations avec la communauté internationale. Ces relations entre l 'Espagne et le reste du monde, entre l'Espagne et l' Amérique Latine nous concernent tous , mais revètent une importance toute particulière pour la com­munauté des archivistes.

M. GRISPO remercie le Directeur général, la Vice-Présidente du CIA, !es représentants de l 'Unesco et de l ' IFLA, qui par leur présence ont donné à cette inauguration un prestige particulier. En particulier il remercie la Direc­trice des Archives d'Etat de l 'Espagne, qui, avec ses collaborateurs, a repondu à la demande du Bureau de la CITRA d'organiser cette conférence à Madrid dans un très bref délai. La 26e CITRA devait se tenir à Rio de Janeiro après la réunion du Comité Exécutif du CIA au Brésil. Au mois de mars dernier, le Bureau du CIA a manifesté son inquiétude quant au financement des deux réunions prévues et à la sécurité des participants . À plusieurs reprises, le Prési­dent, la Vice-Présidente du CIA, le Directeur Exécutif du CIA, le Président et le Secrétaire de la CITRA ont essayé de prendre contact avec le pays h6te pour expliquer !es inquiétudes et se procurer !es explications rassurantes. N'ayant reçu aucune réponse positive, le Président du CIA, en accord avec le Bureau du CIA, a pris la décision de transférer de Petropolis (Brésil) à Rome !es réu­nions du Comité Exécutif et de la Commission du Développement . Le Bureau de la CITRA, dans une réunion d 'urgence le 22 avril, a pris note de la décision du Président du CIA. Il a décidé de prier !es Archives du Brésil de retirer son invitation et !es Archives d'Etat de l 'Espagne de bien vouloir organiser la 26e CITRA.

M. GRISPO souhaite la bienvenue aux délégués de l' Amérique Latine, dont la présence si nombreuse témoigne de l'interèt porté par le continent au thème proposé par !es Archives d'Etat du Brésil. Il espère que dans le futur il y aura de nouvelles occasions de tenir des manifestations internationales de haut niveau au Brésil ou dans d'autres pays d' Amérique Latine .

Il rappelle !es contributions considérables au tra vai! du CIA de l 'Espa­gne, de ses Archives d'Etat et de ses archivistes.

Le Président souhaite la bienvenue aux 95 participants représentant 65 membres de catégorie A, 10 membres de catégorie B et 3 organisations inter­nationales. Aux c6tés des participants se trouvent 20 observateurs dont 6 du pays h6te. Pour la première fois, la section des associations professionnelles et celle des archives municipales sont représentées formellement .

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M. GRISPO souligne que le thème de la conférence répond à l 'exi­gence d 'une étude approfondie des structures et des développements des insti­tutions archivistiques nationales . En assumant la responsabilité de préparer le rapport général, !es Archives d 'Etat de l ' Italie ont voulu souligner leur intérèt pour la problématique concernant !es Archives Nationales .

Après un résumé des points principaux du rapport général (voir p. 1 7), le Président déclare la 26e Conférence Internationale de la Table Ronde des Archives ouverte.

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PREMIÈRE SÉANCE DE TRA V AIL

2 OCTOBRE 1989

Président: J. PALACIOS PRECIADO

Mme CARUCCI présente san rapport général. Elle souligne que la plus grande difficulté rencontrée dans l'élaboration du questionnaire provient de l'étroite connexion qui existe entre l 'organisation des archives et le système politique et administratif de chaque Etat. Les différentes dénominations des organismes reflètent des structures institutionnelles souvent non comparables où coexistent sous des formes très différenciées !es critères hiérarchiques et !es critères d'autonomie.

Elle a préféré présenter !es résultats de l'enquète d'une manière des­criptive plutòt que synthétique en pourcentage afin d'eviter de fournir des ren­seignements approximatifs et surtout avec l ' idée de ne pas trop s 'eloigner de la spécificité d 'un si grand nombre d 'informations relatives aux différentes Archi ves centrai es .

Mme CARUCCI regroupe !es problèmes en 4 points: l . Organisation des archives, concentration des archives historiques

réalisée de longue date ou plus récemment, loi générale, système pour accéder à la direction des Archives centrales (nationales ou fédérales), les archives sépa­rées d'organismes centraux de l 'Etat, relations entre !es Archives centrales et !es Archives qui ne sont pas d'Etat.

2 . Liaison entre !es Archives centrales et les organes centraux de l'Etat: droit d'inspection sur !es archives de l 'Etat, tri et élimination des documents, "records management" , versement des documents; restriction à la communi­cabilité des documents, nature des documents conservés, organisation des sal­les d'étude et moyens de recherche.

3. Locaux, structures, équipements; personnel, quantité de documents conservés , recherches d'étude et administratives; services, formation profes­sionnelle, activité éducative et culturelle.

4. Coordination scientifique et élaboration de normes professionnelles. L 'analyse des réponses a mis en évidence une situation articulée et

complexe et - pour la plupart des cas - plutot dynamique. Après un résumé de san rapport (voir p. 25), Mme CARUCCI con­

clut sur la base de l 'analyse des données recueillis, que le role des Archives cen­trales est quelque peu différent dans les Etats fédéraux et dans les Etats centra­lisés, et que pour ces derniers il y a encore une différence entre !es Archives

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centrales qui sont encadrées par une Direction générale ou appartiennent à un réseau d' Archives de l 'Etat et !es autres. Sous l 'aspect archivistique et scienti­fique elle considère !es points suivants comme particulièrement intéressants:

- problèmes relatifs au droit d' inspection et en général au "records management" surtout par rapport à l'organisation des pays dotés d 'un droit administratif;

- problèmes relatifs aux restrictions de la communicabilité des docu­ments et aux procédures d'autorisation (elle pense par exemple aux différents systèmes existant en Europe et à l 'échéance de 1 992);

- problèmes de formation professionnelle des archivistes et aussi du personnel qui s 'occupe des archives courantes dans !es organes centraux de l 'Etat, surtout des archives informatiques ;

- problèmes de la normalisation des descriptions archivistiques, de la collaboration avec !es associations d' archivistes et éventuellement de biblio­thécaires, surtout pour l' élaboration des index.

M . BUCHMANN présente son rapport secondaire (voir p. 1 1 7). Il fait référence au tableau du "paysage archivistique" en République fédérale d' Allemagne dressé par M . Franz et aux termes ' 'Fédéralisme et pluralité' ' uti­lisés par ce dernier. M. Buchmann analyse quelques questions particulièrement intéressantes. L 'archiviste oeuvrant dans un système fédéral doit toujours gar­der présent à l'esprit que dans un système centralisé on peut toujours s 'appuyer sur la réglementation tandis que dans un système fédéral c'est par la coopéra­tion et la coordination que l 'on obtient un résultat et en persuadant ses collè­gues que la coopération est indispensable dans certains domaines d'activité pro­fessionnels et qu'il faut se mettre d 'accord sur certaines normes et élaborer des réglementations sinon identiques du moins comparables.

Il donne trois exemples de problèmes qui ne peuvent ètre résolus dans le cadre des archives fédérales ou des archives d'Etat, et doivent passer par le "réseau" :

1 o La restauration d es archi ves contemporaines sur support papier. 2° L'accès aux documents : il est indispensable de disposer d'une légis­

lation qui garantisse aux chercheurs l 'accès aux documents. Dans un système fédéral, il faut coordonner !es différentes lois d'archives, tant en respectant la législation sur la protection des données et la vie privée.

3 o Les supports "d es nouvelles archives" , tels que !es band es magné­tiques ou !es films, la multiplication des coiìts.

M . BUCHMANN présente !es différents moyens mis en oeuvre en Allemagne fédérale pour parvenir à une coordination et une coopération satis­faisantes (voir p . 1 20). Il pense que gràce à ces moyens, !es archivistes de son pays peuvent profiter des avantages d 'un système fédéral et décentralisé tout en évitant !es problèmes qui peuvent se poser dans un système centralisé.

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Mme V AZQUEZ DE P ARGA dans so n rapport (voir p . 96) passe en revue !es quatre points importants pour la protection du patrimoine ar�hi-

'stique national: l ' information, la coordination, la recherche et la normahsa-VI . . J d . t. n et enfin la formation professionnelle. Les Arch1ves nat10na es evra1ent IO · ' J . i · uer un r6le prédominant dans ces domames. Elle resume es quest10ns es JO

� h' . J d J ' ' J Jus importantes à ses yeux: quel est le role des Are 1ves nat10na es ans e �-�oration de la législation et de la réglementation, par rapport au réseau archi­vistique? Ont-elles un droit d' inspection sur toutes !es arc�ive�� sue! est l:ur r6le en matière de gestion des documents et de co�mumcabihte? Quel rol_e jouent-elles dans le domaine de la formation profess10nnelle et de la normah­sation des pratiques?

Une des tàches majeures des Archives nationales consiste à dévelop­per un système d'information sur le patrimoine archivistique national et à con­tr6ler le commerce des documents appartenant au patrimoine national .

M . GRISPO ouvre le débat en soulignant que, mème quand il n'existe pas de réseau archivistique national, !es prescriptio�s de l'o:ganisation cent

_rale

peuvent avoir une influence importante sur !es ch01x techmques et professiOn­nels dans tout le pays. Au contraire, s'il n'existe pas de liens institutionnels, J' influence de la politique culturelle et professionnelle de l 'organisation cen­trale n'en sera que plus forte .

M. EVANS, après avoir signalé un certain nombre de corrections et de compléments à apporter au rapport général, met l 'accent sur la nécessité pour !es archives centralisées de mettre en oeu�r� et dévelop�er un pl�n �?ur !es archives d'Etat et !es archives locales (mumcipales). Ceci est particuhere­ment nécessaires dans !es pays en développement qui ont accédé à l' indépen­dance après la Deuxième Guerre mondiale et où la loi n'a prévu que la créa­tion d'Archi ves nationales dans la capitale.

Mme ORTIZ MONASTERI O demande si elle peut s'exprimer en espa­gnol . M . KETELAAR rappelle à la Conférence que conformément au rég�e­ment intérieur de la CITRA, !es langues officielles sont l 'anglais et le françms. Néanmoins , étant donné que pour cette Conférence le pays d'accueil a prévu un système de traduction simultanée, il n 'y a pas d'objection .� ce que _Mme Ortiz Monasterio s 'exprime en espagnol . Toutefois, pour fac1hter la discus­sion, il serait préférable que !es intervenants utilisent !es langues officielles ' .

Mme ORTIZ MONASTERIO dit qu'apparemment tout le monde est

1 Pour le compte rendu !es interventions en espagnol seront traduits en français par !es Archives d'Etat espagnoles.

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d'accord sur la nécessité de coordonner !es travaux et !es activités des institu­tions archivistiques dans tous !es pays, quelle que soit la forme de l 'organisa­tion politique (centralisée ou fédérale) . Le rapport général montre bien qu'il existe des instruments de coordination dans chaque pays. Elle pense qu'il est important, non seulement de coordonner, mais aussi de disposer de normes centralisées utilisables par tous !es archivistes, des normes qui ne doivent pas etre imposées autoritairement mais que leurs qualités scientifiques et techni­ques feraient adopter.

D'après M. WALLOT le rapport de Mme CARUCCI laisse entendre qu'au Canada, !es Archives centrales "ne font pas partie d 'un réseau national d'archives" . Cette affirmation n'est plus exacte, sauf si l 'on se réfère à un système où une juridiction archivistique aurait une autorité légale sur !es autres juridictions: !es Archives nationales du Canada n'ont pas d'autorité légale sur !es archives provinciales , celles-ci ne gouvernent par !es archives municipales ou privées, etc. C'est pourquoi au Canada, on a procédé à la création d'un Conseil canadien des archives, formé de l'archiviste national et d'un représen­tant de chaque province et territoire, ainsi que d'un représentant nommé par !es associations nationales d'archivistes.

Avec des moyens limités ( l ,8 millions de dollars venant des Archi ves nationales, une somme similaire provenant des diverses autres juridictions au sein de programmes à frais partagés), le Conseil a déjà identifié !es grands besoins et !es priorités d'action pour !es prochaines années tant au niveau natio­nal qu'au niveau des provinces et des territoires; il a contribué à la diminution du nombre des fonds d'archives non décrits à travers le pays, de façon à ren­dre possible la création d'une vaste banque de données sur l 'ensemble des archi­ves au Canada; en collaboration avec !es associations professionnelles, il a lancé une vaste opération de définition des normes de description d'archives qui devrait etre terminée en 1992; il s'occupe aussi d'appui à la formation et au perfectionnement des archivistes sous forme de bourses, de symposia, d'ate­liers, etc . ; il entend mieux coordonner !es politiques et pratiques d'acquisition à travers le Canada de façon à éliminer !es chevauchements couteux et à s'assurer que l 'ensemble des documents de valeur permanente soit réservé, décrit et rendu accessible.

Le système canadien des archives fonctionne bien, meme s 'il y a des problèmes normaux. Or, son fonctionnement ne repose que sur la collabora­tion et non sur la coercition. Preuve que meme dans un pays fédéral, l 'on peut arriver à construire un système national grace à la concertation.

Mme PETERS, commentant l 'intervention de M. EVANS, déclare que !es pays des Caraibes ont toujours reconnu l 'utilité de branches régiona­les . Néanmoins, dans un contexte de pénurie - en moyens financiers et en per­sonnel -, on se préoccupe en premier lieu des institutions nationales, dans la mesure où ces dépots centraux répondent dans !es faits aux deux niveaux de

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besoins que l'on a dégagés au cours de cette discussion. Du reste, reconnais­sant la nécessité d'une éventuelle décentralisation, !es législateurs, à Trinidad et Tobago et dans d 'autres états des Caraibes, ont prévu des dispositions rela­tives au contrale des "autres dép6ts" . Ces lois n'ont pas encore été ratifiées, mais devraient l ' etre prochainement.

M . ROPER considère qu ' il existe quatre types de réseaux archivisti­ques: le système centralisé qui couvre tous !es niveaux de l 'administration; le modèle dans lequel les archives fédérales et centrales coexistent avec !es archi­ves des États et !es archi ves locales et fonctionnent séparément; le système dans !eque! !es archives centrales confient au réseau des archives locales !es docu­ments produits par !es organismes locaux du gouvernement centrai; et enfin celui où !es services d 'archives reçoivent tous !es documents produits par tous !es niveaux de l 'administration et accueillent également !es documents non pro­duits par l 'Etat.

M. Albert FUGUERAS dit qu'en ce qui concerne l 'Espagne, le chan­gement de régime politique consécutif à l'établissement de la démocratie a entralné des conséquences dans le domaine des archives. Le système espagnol n'est ni totalement centralisé, ni totalement fédéral. Les "Communautés auto­nomes" ont reçu une compétence en matière d' archives. Certaines d'entre elles ont rapidement exploité !es possibilités offertes par ce transfert de compéten­ces, en élaborant une législation archivistique, en créant leurs propres archives générales (ainsi en Catalogne et en Andalousie) ou en organisant des services d'archives locales .

Bien que l 'Etat reste en théorie le propriétaire des archives provincia­les, il en a cédé la gestion à la communauté autonome. M. ALBERCH pense que l 'Espagne va vers un modèle fédéral. C'est pourquoi il serait très intéres­sant d'entendre !es contributions des archivistes des pays qui tendent vers une organisation fédérale. A cet égard, le meilleur modèle serait peut-etre le Québec.

M. AGUINAGALDE émet l 'opinion que le problème de la centralisation-décentralisation commence à devenir une question depassée par la réalité et la pratique politique et culturelle des pays surtout développés (Canada, France, Allemagne, Espagne), résolument en faveur de la décentra­lisation. Il faudrait travailler en faveur de la coopération, surtout au niveau de la formation et des réseaux d' information. Pour cela il faut créer des orga­nismes et groupes de travail où tous !es responsables des services d'archives gouvernementaux (et l 'Espagne pourrait peut-etre suivre l 'exemple de l 'Alle­magne) pourraient participer a des décisions communes et à une coordination d'ensemble, bien que ceci soit toujours plus difficile que d' imposer un modèle centralisé quel qu'il soit .

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Mme ORTIZ MONASTERIO souligne l'existence dans plusieurs pays de services d 'archives distincts pour certains domaines administratifs, tels que la Défense nationale ou !es Affaires étrangères . Elle pense qu'un moyen d'accé­lérer le développement des archives dans certains pays serait d'encourager la création de services d 'archives historiques dans d'autres domaines administra­tifs: !es Archives nationales en auraient le contrale intellectuel sans assurer la conservation matérielle des documents . Cela permettrait de dégager plus de res­sources financières pour !es Archives, et serait le seui moyen pour !es Archives nationales de résoudre le problème de la production de masse des administra­tions .

M. LUNDKVIST commente le rapport de M. Buchmann où ce der­nier aborde le problème de la mauvaise qualité du papier, et insiste sur le fait que l 'organisation et la conduite des recherches relève absolument des préro­gatives des Archives centrales, en coopération étroite avec !es autres pays. Les problèmes concernent aussi bien le papier ancien que le papier actuel et sont importants. En Suède, !es Archives nationales ont lancé un projet de recher­che sur ces deux problèmes, en collaboration avec d'autres services centraux européens, !es Etats-Unis et le Canada pour ce qui concerne !es supports anciens, et avec !es entreprises suédoises productrices de papier pour le papier récent. Une large coopération et un bon échange d' informations sont réellement capi­tals.

M. BUCHMANN juge impossible que pour des raisons financières un archiviste puisse tolérer la création de services d'archives autonomes dans !es différents ministères. On ne peut gérer !es archives d 'un gouvernement que globalement. A une époque de restriction budgétaire, il n'est pas envisageable de multiplier !es infrastructures archivistiques et d'avoir ainsi plusieurs salles de lecture, plusieurs laboratoires photographiques, plusieurs ateliers de restau­ration. A la lumière de sa propre expérience, il peut dire qu'il est difficile de garantir !es memes conditions d'accès à toutes !es archives d'un gouvernement, si la compétence en matière d' archives est dispersée et s 'il existe plusieurs ser­vices d'archives fonctionnant indépendamment. Les problèmes posés par !es nouvelles technologies réclament tout particulièrement des investissements tech­niques couteux et une spécialisation poussée. Il serait aberrant et dispendieux de multiplier ces investissements dans !es différents services chargés de conser­ver !es archives du gouvernement.

M. KETELAAR rappelle la 24ème Table Ronde d'Helsinki (Actes, p . 148) au cours de laquelle une proposition semblable de Mme Ortiz Monaste­rio a déjà été rejetée.

Mme ORTIZ MONASTERIO signale que sa proposition pourrait

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constituer une solution dans !es pays où !es Archives nationales manquent de ressources et ne peuvent accueillir tous !es documents . Elle pense comme M. Buchmann qu 'il faut centraliser, ou du moins coordonner, en matière de tri et d'échantillonnage et qu'il faut faire de meme pour !es services techniques.

Se! o n M. F AKHF AKH il est indéniable que la centralisation des fonc­tions archivistiques au sein de l'institution des Archives nationales ou fédérales, présente plusieurs avantages et qu'au niveau du principe elle est tout à f�it �éfen­dable. La centralisation permet d 'exercer plus convenablement la m1sswn de contrale et d 'assistance et d 'accomplir !es économies nécessaires à la gestion et aux équipements. Cependant, il est assez paradoxal de constater que sou­vent dans !es pays en voie de développement il se trouve que la multiplication des services d 'archives au niveau des ministères, des provinces ou des régions, est bénéfique en multipliant !es sources de financement . Cela pourrait bien se révéler avantageux ne serait-ce que pendant une phase donnée du développe­ment du système d'archives dans !es pays concernés. Mais cette situation ne peut durer indéfiniment et en tout cas il faudrait instituer une structure ou des moyens de coordination pour réaliser l'unité du système d'archives au niveau national.

M. BUCHMANN, pour répondre à une question de M. DE SILVA, explique qu'il a fourni des chiffres du budget du Bundesarchiv (voir p . . 1 1 9) pour montrer que l 'on peut craindre de voir le cout des nouvelles techmques augmenter au point que !es archivistes pourraient avoir des difficultés à finan­cer !eurs missions traditionnelles . Le Bundesarchiv est en train de réorganiser son système de traitement informatisé des données. Il espère que le cout de la conservation des archives sur nouveaux supports et des applications de ges­tion informatisée va se réduire au cours des prochaines années, mais la néces­sité de collaborer étroitement dans le domaine des nouvelles technologies est évidente, du fait des investissements énormes qu'elles entraìnent.

M. MBEWE ne pense pas qu'il soit nécessaire de créer des services d'archives ministériels dans !es pays en développement parce qu'il faudrait pour cela former tous ceux qui seraient amenés à gérer !es archives. Ce dont !es pays en développement ont besoin, c 'est de faire comprendre aux autorités l ' impor­tance des archives et de la gestion des documents pour le développement d'une natio n.

M . EV ANS appelle l 'attention des participants sur !es problèmes que posent aux services d'archives centralisés !es documents produits par !es ordi­nateurs et leurs périphériques et qui peuvent demander un service d 'archives spécialisé bien distinct. Il souligne !es problèmes qui ont pu se poser quand !es services d'archives centraux n'ont pas pu centraliser !es archives audiovi­suelles.

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M. ROPER ne souhaite pas adopter une position dogmatique au sujet des services d'archives ministériels, mais il signale que ces derniers sont mena­cés par les changements de priorité des ministères qui entralnent des réductions de budget et d'effectifs. Il vaut mieux ne pas travailler sans filet. À long terme, il serait meme peut-etre possible d'utiliser le coiìt que représentent des services ministériels séparés comme un argument pour renforcer les Archives nationa­Ies centrales, en en faisant un argument de rentabilité.

Mme KAMBA reconnalt qu'il est vrai que les pays en développement ont eu tendance à se contenter de gérer les Archives nationales au niveau cen­trai et à négliger les situations régionales. La cause en revient aux ressources financières limitées, mais il faut voir aussi que la création d'archives régiona­les dépend de la volonté de décentralisation d'un gouvernement.

M. GRISPO voit une certaine ambiguité dans les mots centralisation et décentralisation, qu'on doit interpréter soit comme liés aux systèmes d'orga­nisation sur le territoire ou bien à la repartition de certains des services cen­traux de l 'institution archivistique. Il sera donc meilleur de parler de concen­tration ou déconcentration des archives centrales. Cela dit , on pourrait certai­nement prendre en considération les différents traditions des Etats et les exi­gences administratives et d'organisation des différents pays (comme l 'a déjà souligné M. FAKHFAKH). Mais on ne peut pas accepter à faveur de la décon­centration des arguments économiques et techniques. Les archives séparées, cela signifie une augmentation des frais de gestion, et de personnel, des diffe­rences de normes et de règles d'accès.

Il ne faut pas oublier le role que des institutions centrales d'archives peuvent avoir dans la création d'une identité nationale en tant que centre de collecte de toute documentation officielle en relation avec Ies grandes décisions de politique générale.

M. EVANS, pour répondre à une question de M. LUNDKVIST, déclare que les archivistes des Etats-Unis espèrent que les nouvelles technolo­gies - le disque optique numérique par exemple - permettront à l 'avenir de con­server une bonne partie des données, mais que pour le moment Ies archivistes continuent à chercher des solutions pratiques aux problèmes posés par les ban­ques de données existantes et Ies informations produites par l'observation scieil­tifique.

Mme CARUCCI reprend ce qu'a dit M. GRISPO à propos des con­cepts de centralisation et de décentralisation à propos des archives centrales des ministères ou des archives régionales , provinciales , municipales. Les pays en voie de développement ont la chance d'organiser Ieur propre système en étu­diant les expériences des autres pays et ils peuvent chercher un moyen terme

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entre une position pragmatique et une position idéologique et par ailleurs res­pecter leur tradition ou une tradition proche de Ieur histoire.

Mme RINALDI MARIANI signale que le role des Archives nationa­les dépend de leur position au sein de l 'administration de leur pays. Si elles sont rattachées aux services du Premier ministre, elles sont au coeur de la prise de décision; un rattachement au Ministère de l ' Intérieur implique une plus grande attention à la protection de la vie privée, alors que les Archives qui dépen­dent du Ministère de la Justice s' intéressent plus aux problèmes liés à la valeur probatoire. Les Archi ves intégrées à un ministère culture!, quant à elles, se préoc­cuperont moins des questions juridiques et seront plus impliquées dans Ies poli­tiques culturelles.

Mme V AZQUEZ DE PARGA pense comme M. Grispo que le terme meme de centralisation est ambigu : veut-on parler de l'ensemble du système archivistique d'un pays, ou seulement du système archivistique de l 'adminis­tration, qu'elle soit de type centralisé ou fédéral? En Espagne, le système archi­vistique a toujours été décentralisé, puisque Ies services d'archives régionaux, Iocaux et privés n'ont jamais été placés sous la responsabilité de la Direction des Archives d'Etat. Cette dernière contrale le système archivistique gouver­nemental, composé des Archives nationales , régionales et provinciales qui sont chargées de conserver les documents produits par l 'administration centrale. L'Espagne s'est engagée dans un processus général de décentralisation qui affecte également le réseau archivistique. La nécessité de la coordination pour préserver le patrimoine historique est ressentie plus que jamais.

M. VANRIE attire l 'attention sur le danger pour les archives ancien­nes dans Ies pays en voie de décentralisation politique. On risque de voir Ies nouvelles entités régionales réclamer des archives de l 'ancien Etat centrai sous prétexte qu'elles se rattachent géographiquement à la nouvelle entité et on assis­terait ainsi à un regrettable démembrement de fonds d'archives homogènes.

M. MURRAY explique que le Public Record Office et le Scottish Record Office, qui sont des services administratifs, risquent de devenir pro­chainement des établissements publics. Le gouvernement anglais pense en effet que ce changement de statut permettrait d'accroltre les revenus en faisant payer les services rendus, mais cela implique un risque certain: Ies archives d'un ser­vice ou d'un organisme ne seront conservées que si ce dernier accepte de payer le prix de leur conservation.

M. ENWERE dit que dans beaucoup de pays en développement, ce qui détermine le système archivistique est extérieur aux Archives, puisqu'il s'agit de la forme du système politique. Au Nigéria, par exemple, il existe deux systè-

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mes archivistiques parallèles, l'un qui dépend du gouvernement fédéral, et l 'autre du gouvernement de l 'Etat. Il existe aussi des services d 'archives distincts pour !es ministères de la Défense et des Affaires étrangères . Tous ces services sont faiblement dotés et mal gérés et attendent des Archives nationales qu'elles leur fournissent des informations et des conseils. Ce système a entrainé des problè­mes de coùt, de communicabilité et bien sùr de formation.

M. GARON pense qu'en augmentant le coùt de gestion, la décentra­lisation multiplie !es sources de financement et, à tout prendre, augmente à la fois le budget et le personnel affecté aux archives. Le modèle québécois réserve aux Archives nationales du Québec la responsabilité d' identifier !es documents qui seront conservés par !es organismes publics, tels !es municipalités, univer­sités, h6pitaux, etc. Finalement, il permet de convenir avec un ministère ou un organisme d'Etat que ce dernier conserve ses propres documents historiques.

Mme LEKAUKAU pense que c'est une bonne idée de décentraliser la gestion si !es services d 'archives locaux et régionaux sont capables de créer et développer un système satisfaisant de gestion des archives. Dans le cas con­traire, il est nécessaire que !es Archives nationales !es contr6lent, pour s 'assu­rer que !es archives historiques sont convenablement conservées. Au Botswana par exemple, le pays est divisé en unités administratives qui ne sont pas encore capables de s 'occuper convenablement de leurs archives ou qui n'en voient pas l ' intéret.

M. WALLOT pense que le débat a bien montré que l 'organisation des archives -centralisées, décentralisées, régionalisées, etc . - dépend largement de l'organisation politique d'un pays , de ses traditions et de son histoire. Cepen­dant, pour répondre à Mme Carucci qui demande si nous avons des sugges­tions à faire aux jeunes services d'archives des pays en développement, il sug­gère de se piacer du point de vue des chercheurs, nos clients et notre raison d'etre. Dans une juridiction donnée, un dép6t d'archives devrait rassembler un ensemble aussi vaste que possible de documents produits par cette juridic­tion (le fait qu'il s 'agisse d'institutions centralisées ou non n'ayant aucune importance): par exemple, tous !es documents produits par tous !es ministères sur tous !es supports, sauf pour des cas exceptionnels tels que ceux qu'a évO­qués M. Evans. Si un chercheur qui étudie un phénomène historique complexe ne veut pas se limiter au point de vue d 'un seui département ministériel, il devra rechercher des témoignages dans un grand nombre de fonds. Il est très rare que l 'information relative à un problème important se trouve contenue dans une seule série d'archives, et de nos jours, sur un seui support. Le concept "d'archives globales" est une utopie commode, vers laquelle il faut tendre. Emietter !es archives dans des institutions séparées n'est pas la solution.

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DEUXIÈME SÉANCE DE TRA V AIL

2 OCTOBRE 1989

Président: Mme E. PETERS

M. HALL traite des r6les comparés des Archives nationales (ou fédé­rales) et des associations professionnelles . Les Archives nationales ou fédéra­les font partie du gouvernement par nature et ont un r6le bien défini en matière d'archives et par rapport au gouvernement. Il leur est donc relativement diffi­cile, collectivement ou individuellement, d'outrepasser ce r6le assigné ou d'adop­ter une position qui diffère de la politique générale du gouvernement ou la con­tredise. Cette situation présente néanmoins des avantages: grace à ce role pré­établi, !es objectifs, l 'autorité et la régle du jeu sont clairs. De plus, le Direc­teur des Archives est un expert reconnu dans son domaine et a donc une auto­rité dont ne jouissent pas !es autres archivistes. Les associations professionnel­les se trouvent dans une situation différente: elles peuvent recevoir des subven­tions du gouvernement ou n'avoir comme ressources que !es cotisations de leurs membres. Leur r6le varie selon !es circonstances et peut parfois etre mal défini, voire manquer de cohérence. Elles servent des maitres nombreux - à savoir leurs membres - dont !es intérets et !es préoccupations ne sont pas toujours conver­gents . Leur représentant n'est pas une autorité officielle, il n'est que le pre­mier parmi ses pairs. Il lui arrive toutefois dans de nombreuses occasions de parler au nom de tous ses collègues, ce qui lui confère une certaine autorité. Par ailleurs, !es associations professionnelles jouissent d'une certaine souplesse dans la définition de leurs missions, elles peuvent s 'adapter plus facilement aux besoins du moment et, dans l 'idéal, sont indépendantes du gouvernement.

Les roles différents des Archives nationales ou fédérales d 'une part et des associations professionnelles d'autre part, avec !es contraintes, !es for­ces et !es faiblesses qu'ils impliquent, ne doivent pas conduire à une situation de conflit ou de méfiance. Bien au contraire, ces différences devraient permet­tre à chaque partenaire de jouer des r6les complémentaires au service des archi­ves et des archivistes. Prenons l 'exemple de la formation professionnelle: dans un système non-centralisé, l'association professionnelle peut jouer un r6le capitai et etre une force d'unification et de centralisation, en devenant l 'arbitre de la formation et de la qualification professionnelles. Elle peut valider et approu­ver !es qualifications existantes , ou mettre en piace des cycles d'études qui vien­dront combler !es lacunes du système éducatif, et ainsi promouvoir !es normes d'un cursus professionnel approuvé de tous .

En Grande-Bretagne et aux Etats-Unis, !es associations profession-

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nelles ont mis en piace un système de certification professionnelle. Le pro­gramme de la Société des archivistes américains, à ses débuts pourtant, définit des normes de qualification professionnelle que les candidats doivent remplir pour acquérir une certification professionnelle, avec pour conséquence que tout archiviste peut évoluer d 'un domaine à un autre au cours de sa carrière grace à ces qualifications qui sont reconnues partout. Ce genre de système permet également à la profession de définir des normes professionnelles.

Les associations ont également un r6le important à jouer en ce qui concerne la formation continue, en organisant des cours, des ateliers et des sérni­naires sur des sujets très spécialisés , ou sur des questions plus traditionnelles quand les institutions archivistiques ou éducatives n'assurent pas cet enseigne­ment. Il est évident qu'on ne peut attendre autant de disponibilité d'autres orga­nismes. Dans certains pays, c'est l 'association professionnelle qui la première a assuré la formation des archivistes dans le domaine de la gestion des archives contemporaines.

La participation du personnel des Archives nationales aux travaux et activités des associations professionnelles est en soi une des formes que peut revetir la formation professionnelle continue. J e pense que tous l es directeurs d' Archives nationales ou fédérales ont intéret à encourager leur personnel à prendre une part active et importante aux activités des associations profession­nelles. Les associations n 'ont pas seulement besoin de leur compétence et de leur expérience, mais elles ont également tout à gagner à échanger des idées et discuter les problèmes avec des collègues oeuvrant dans des contextes pro­fessionnels très différents. Il semble évident néanmoins de signaler que les mem­bres du personnel qui participent aux travaux des associations professionnel­les doivent se sentir libres de parler en leur propre nom, sans aucune contrainte et sans courir le risque d'etre mis en cause par leur hiérarchie s ' ils adoptent une position différente de celle de leur directeur au cours d'un débat.

le signale incidemment que par association professionnelle, j 'entends, non pas une organisation à caractère syndical, mais une association de profes­sionnels , réunis sur un pied d'égalité pour discuter de questions profession­nelles, pour défendre les intérets des archives et des archivistes et pour former leurs membres. Il peut etre utile pour les associations d'archivistes de se regrou­per avec des associations de professionnels de l ' information ou de bibliothé­caires. Les associations professionnelles constituent certainement un terrain de rencontre avec les professions voisines plus fructueux que les institutions offi­cielles .

l 'ai suggéré que les archivistes ont intéret à faire connaìtre les archi­ves et leurs problèmes aux gouvernements et au grand public . Il n'est que trop fréquent que les archives soient peu ou pas connues du grand public et qu'elles constituent la dernière des priorités aux yeux des hommes politiques qu'ils soient ou non au pouvoir .

Les institutions archivistiques et les associations professionnelles doi-

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vent concourir à faire mieux connaìtre les archives au sein du public et à orien­ter les politiques gouvernementales en matière d'archives. Les administrations archivistiques devront travailler sans éclat et en coulisses, sans pouvoir se per­mettre de critiquer ouvertement les décisions gouvernementales, mais elles pour­ront tranquillement et avec diplomatie amener les ministres à prendre Ies déci­sions nécessaires. Les associations professionnelles, elles, ne subissent pas Ies memes contraintes. Elles peuvent parler avec indépendance et se faire enten­dre des gouvernements quand il le faut.

Une association professionnelle peut légitimement prendre la parole au nom de tous ses membres, s 'engager dans un conflit pour parvenir à ses fins et agir comme un groupe de pression indépendant. L'action et les posi­tions respectives du Public Record Office et de la Society of Archivists lors de la réforme des collectivités locales de 1 985 en Grande-Bretagne illustrent bien ce r6le complémentaire: tous deux ont essayé de protéger les services d'archives locaux en influençant le gouvernement, mais l 'ont fait de façon très différente. Le Public Record Office a cherché à convaincre des membres du Parlement au sein des deux chambres tandis que la Society of Archivists a ouver­tement critiqué le gouvernement. Les deux stratégies étaient nécessaires, mais il n'était pas envisageable pour le Public Record Office d'employer les armes utilisées par la Society of Archivists et vice-versa.

Dans de telles circonstances, les relations peuvent conn'aìtre des

moments de tension. Il arrive que le Directeur des Archives nationales soit amené à garder secrètes certaines informations qu' il ne peut partager, meme à titre individuel, avec les membres de l 'association. De meme, il peut etre dans l'impossibilité de faire état des transactions menées auprès du gouvernement et de fait paraìtre inactif. Mais avec de la bonne volonté de part et d 'autre le temps dissipera toutes les ambiguités.

'

Dans le temps qui m'était impartì, je n 'ai pu, bien siìr, qu'évoquer rapidement les domaines dans lesquels une collaboration saine, active et étroite entre Archi ves nationales ou fédérales et associations professionnelles peut repré­senter un avantage réel pour les archives et les archivistes. Je n'ai pas le temps ici d'exposer à quel point ces relations peuvent etre fructueuses pour la recher­che au sein meme de l 'administration des archives, pour la sensibilisation du public, pour le développement de programmes d'échanges et de travail entre institutions et entre professionnels des différents pays.

le terminerai par le souhait sincère que les directeurs des Archives nationales ou fédérales encouragent leur personnel à participer pleinement aux activités des associations professionnelles, plut6t que d'entretenir l ' idée que Ies associations constituent une sorte d 'opposition de second ordre. S' il arrive que des a�sociati�ns soient de second ordre, la raison en est probablement que Ies Arch1ves nat10nales ne font pas l 'effort de leur apporter leur compétence et leur expérience .

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M. V AN ALBADA donne son rapport sur !es relations entre !es ser­vices d'archives nationaux ou fédéraux et les services municipaux ou locaux. Chacun de ces deux échelons de l 'administration produit des archives . La plu­part d'entre nous conviendra que meme au niveau national!fédéral , !es archi­ves ne sont pas toujours très bien gérées, parce que dans bien des pays, la for­mation du personnel, une législation appropriée et applicable, des batiments convenables et une conservation efficace font défaut. Dans ces pays où !es infras­tructures de base au niveau national!fédéral sont insuffisantes, que trouverons­nous au niveau !oca!? La réponse tient en deux mots : la plus grande négligence.

Pourquoi dans ces conditions, chaque pays devrait-il avoir, en plus d 'un échelon national!fédéral, un échelon !oca! en ce qui concerne !es archi­ves? Principalement parce que l'éloignement géographique réduit l 'efficacité et la qualité de nos services, mais aussi parce qu'il interdit la mise en oeuvre d'un programme d'acquisition des archives privées (et meme parfois publiques) produites au niveau !oca!. Il faut une législation appropriée et cohérente à tous !es niveaux; il faut qu'une formation convenable soit dispensée à tous !es archi­vistes, débutants comme confirmés , à tous !es niveaux, et sur la base d 'un cur­sus de formation unique; il faut une association professionnelle et une revue professionnelle destinée à tous !es archivistes , qu' ils travaillent à l'échelon natio­nal ou à l 'échelon !oca!. Il faut qu'un meme état d'esprit règne chez tous !es archivistes à tous !es niveaux et qu'ils aient tous conscience de servir !es memes buts. Il faut qu'un archiviste !oca! ait la possibilité d'intégrer !es Archives natio­nales/fédérales, et vice-versa. Alors seulement, la qualité des deux échelons s 'améliorera.

Il faut que le directeur des Archives nationales/fédérales soit bien siìr le plus haut fonctionnaire de l'administration des archives dans son pays mais qu' il soit également pleinement conscient que cela ne fait pas forcément de lui le meilleur archiviste de la piace, et qu'il agisse en conséquence. Il est bon qu'il coiffe !es archivistes des différents échelons gouvernementaux, et qu'il dirige la politique archivistique du pays. Il en sera le capitaine ou le pilote, en fonc­tion de l'organisation politique et administrative du pays.

M. LENDEMANN annonce que la Section des archives communales prépare un séminaire qui se tiendra à Amsterdam en mai 1 990 sur le thème "la position des archives municipales au sein du réseau des archives" .

M . VAN ALBADA, en réponse à une question de Mme Ortiz Monas­terio déclare que la normalisation est l 'affaire des archivistes professionnels. Si la compétence professionnelle ne dépasse pas le cercle des Archi ves nationa­les ou fédérales, alors c'est à ce niveau que devra etre réalisée l 'oeuvre de nor­malisation. Mais l 'échelon !oca! peut tout aussi bien faire preuve de compé­tence dans de nombreux pays. Les archivistes locaux devront échanger davan­tage de pays à pays .

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M. WOJCIECHOWSKI explique que !es archives municipales sont centralisées en Pologne, c'est à dire qu'elles dépendent de la Direction des Archives d 'Etat. L 'année prochaine, après !es élections municipales (!es pre­mières élections dignes de ce nom depuis la Deuxième Guerre mondiale) se posera un problème nouveau: comment organiser des archives municipales "indépendantes" et décentralisées, sur le modèle de ce qui existait avant la Seconde Guerre.

M . VELASCO déclare que dans un Etat fédéral, c'est à l 'échelon national que s'effectue la coordination entre Archives nationales ou fédérales et archives locales ou municipales. Dans son pays, !es Archives d'Etat assurent la coordination, établissent !es normes et évaluent !es activités des archives loca­les ou municipales. De meme, l' Association nationale des documentalistes et archivistes est avant tout une association nationale qui rassemble des représen­tants des Archives d 'Etat et des archives municipales.

Mme CORTES considère également que la formation est un élément déterminant. L' Association professionnelle espagnole veille à ce que la forma­tion des candidats aux postes d'archivistes communaux soit de bonne qualité et que !es procédures de sélection soient opérantes, en clair à ce que le hasard de ne préside pas au choix des archivistes locaux. En second lieu, l 'association étudie tous !es problèmes théoriques, tels que la réglementation et !es besoins en personnel, et en règle générale toutes !es questions que !es archivistes ont à défendre devant !es autorités de tutelle.

M. KETELAAR, rappelant la remarque de M. Hall qui voit dans l'association professionnelle un groupe de pression par rapport à l 'autorité du Directeur des Archives, considère qu'une certaine forme d 'affrontement ami­cai entre l 'association et le Directeur des Archives nationales peut etre bénéfi­que. Il n'est pas mauvais qu'il existe une certaine tension entre !es deux parte­naires, dans la mesure où chacun comprend et respecte la position de l 'autre.

M. WALLOT remarque que !es relations entre !es Archives nationa­les du Canada et !es associations professionnelles canadiennes (l 'une anglo­phone, l 'autre francophone) sont généralement excellentes. De concert avec le Conseil canadien des archives on a confié le développement de normes de des­cription aux associations professionelles. Celles-ci ont puisé dans notre per­sonnel plusieurs responsables, y compris des présidents. Plusieurs de nos archi­vistes proviennent d'institutions provinciales ou municipales, tout comme celles­ci sont venues recruter aux Archives nationales.

Mme KAMBA fait remarquer que dans le Tiers-monde, si !es archi­vistes professionnels sont peu nombreux, !es associations professionnelles peu-

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vent etre pluridisciplinaires, ce qui présente l 'avantage de constituer un groupe de pression plus important et plus puissant . Mais ce type d 'association ne peut à l 'évidence servir à coordonner la formation professionnelle, évaluer les cur­sus ou assurer la certification professionnelle. Quand un pays a confié la for­mation professionnelle des archivistes à l 'administration des archives, ce genre d 'association professionnelle ne saurait valablement usurper cette charge.

M. HALL répond que les associations pluridisciplinaires ne représen­tent aucunement un modèle à ses yeux. Il pense simplement qu'on peut en cons­tituer quand cela permet de mener une action plus efficace que ne le seraient les efforts isolés de petites associations . De telles associations doivent etre orga­nisées en sections, et chaque profession doit avoir du respect pour les autres. De la sorte, personne ne perd son identité, mais chacun bénéficie de la force des autres.

Mme PETERS explique que des clauses ont prévu l'existence de "grou­pes d ' intérets particuliers" dans l es statuts de l ' Association d es bibliothécaires de Trinidad et Tobago, à laquelle les archivistes sont affiliés . Cette disposition permet aux archivistes de préserver leur identité tout en bénéficiant si néces­saire de la puissance d 'un groupe de pression plus important. Si le nombre des archivistes professionnels s 'élevait de façon importante, on pourrait alors envi­sager de fonder une association autonome. En attendant, chaque "groupe d 'intéret particulier" participe au programme de formation de l' Association et est appelé à s'exprimer régulièrement sur son domaine de compétence, à la satisfaction de tous .

M . VAN ALBADA estime que le bénéfice de l'affiliation à une asso­ciation pluridisciplinaire dépend totalement de la culture professionnelle d'un pays donné. Il précise que son rapport a envisagé l 'administration des archives proprement dites sans prendre en compte la gestion de documents. Il ne faut pas perdre de vue les problèmes d'échelle: les Archives d 'Etat d 'un Etat fédé­ral ou les Archives nationales récentes d 'un pays en développement sont plutòt comparables aux grands services d'archives municipales européens, dont l'exem­ple et l 'expérience leur seront plus profitables que ceux de la plupart des Archives nationales des pays d'Europe.

M. EV ANS signale la situation des grands pays, comme l es Etats-Unis, où les archivistes sont nombreux et où il existe plusieurs associations nationa­les, en plus de l 'association nationale la plus importante qui regroupe les archi­vistes et les gestionnaires de documents de l 'Etat . Il existe également 5 1 asso­ciations régionales et locales, ce qui disperse la profession et rend difficile, voire impossible, un accord sur la politique générale, les pratiques, les normes et la formation.

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M. SONNET pense que toute association nait et se développe dans un environnement qui lui est propre parce qu'elle est confrontée aux besoins du moment. C'est ce qui justifie l 'existence d'associations professionnelles grou­pant à la fois les archivistes, les bibliothécaires et les documentalistes dans les pays d' Afrique francophones . L 'unanimité s 'est faite autour du document qui porte l ' information au bénéfice des utilisateurs pour qui nous travaillons; tout en menant des activités d'intéret commun nous gardons notre spécificité propre.

M. W ALLOT avance l ' idée que, dans l 'idéal, les archivistes devraient se "professionnaliser" davantage plutòt que de se fondre dans des associations plus larges. Il ne s ' agi t pas de nier le bes o in absolu de collaborer avec d 'autres professions s 'occupant de gestion de l ' information. Mais cette collaboration peut se faire via des collaborations entre associations sous diverses formes (fédé­ration d'associations professionnelles oeuvrant dans la gestion de l ' informa­tion, ententes ad hoc, activités de lobbying). Mais si la profession d 'archiviste existe, si les archivistes effectuent des actes propres et spécifiques, ils doivent tendre à renforcer leur profession et à discuter de leurs besoins, y compris en matière de formation . Si l 'idéal devait se trouver dans la direction opposée, M. W ALLOT pense que les archivistes seraient en train de se déprofessionnaliser.

M. MARÉCHAL émet l 'opinion que l 'administration d 'archives -nationale ou fédérale - est tenue à des procédures qui lui sont propres: le res­pect de niveaux hiérarchiques forme un cadre à son action. A l 'inverse, les asso­ciations ont un mode d'action plus spontané car à l 'écart des circuits hiérar­chiques . Les buts de l 'une et de l 'autre sont identiques, ce sont les méthodes qui varient. Outre cela, les procédures d'intervention à tous les niveaux de la profession (local, régional, départemental, national) peuvent différer. L 'asso­ciation traite directement avec tout le monde et peut jouer un ròle de fédéra­teur et meme constituer un relais pour l'administration.

M. MBAYE dit qu'en Afrique de l 'ouest francophone existent des associations regroupant archivistes, bibliothécaires et documentalistes. L'Beole des bibliothécaires, archivistes et documentalistes de Dakar (EBAD) forme en trois sections, pour 1 4 pays africains, des professionnels des trois secteurs . Ce voisinage au sein de l 'école, crèe forcément des liens et une tradition de tra­vailler ensemble. Il est indéniable que les trois branches de la profession ont des préoccupations communes, des points de convergence sur lequels il est facile de porter une réflexion commune meme si, au sein des associations, les ques­tions spécifiques relatives à chaque profession, prise individuellement, font l 'objet d'études et de recherches.

M. MBA YE attire l 'attention sur le fai t que le jumelage d es associa­tions a eu des resultats positifs dans les administrations communales.

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M. HALL répète qu'il ne préconise pas les associations pluridiscipli­naires. En revanche, quand elles existent, elles devraient etre organisées en sec­tions , et chaque profession conserverait son indépendance au sein de la sec­tion. Les bibliothécaires n'ont pas à devenir des pseudo-archivistes et vice-versa. Chacun doit se cantonner à sa compétence professionnelle spécifique, ce qui n 'empeche pas de se preter assistance le cas échéant.

Mme SALABARRIA explique qu'à Cuba, où il n 'y a pas d 'associa­tions d'archivistes, l' Association des bibliothécaires a proposé l 'affiliation aux archivistes. Camme Cuba est un petit pays, il n ' était pas souhaitable de multi­plier les associations. Les archives municipales et provinciales, indépendantes des Archives nationales de Cuba, ont demandé à etre intégrées à nouveau aux cadres de l 'administration nationale des archives, dans la mesure où à leurs yeux c'est cette administration qui prend le mieux en compte leurs préoccupa­tions et leurs besoins.

Un projet de loi est actuellement à l 'étude. Entre autres questions, on y envisage la création d 'un Fond d 'archives d 'Etat, incluant tous les docu­ments du pays, y compris ceux qui sont détenus par des particuliers, pour assurer leur conservation et leur préservation et empecher leur exportation ou leur des­truction .

M. FAKHFAKH pense qu'il est difficile de trouver une recette plus ou moins valable dans tous les pays. S 'agissant d'associations fondamentale­ment appelées à promouvoir le métier d'archiviste, l ' idéal consisterait à ce qu'elles regroupent exclusivement les archivistes. Or dans les pays en dévélop­pement la réalité professionnelle et l 'environnement politique et administratif conduisent souvent à la nécessité de regrouper les métiers apparentés dans une meme association.

Si les archivistes constituent le plus souvent une minorité dont la spé­cificité n'est généralement pas très bien mise à l 'évidence, ils ont tout intéret, du moins pendant une période historique donnée, à se rallier à ce genre d 'asso­ciation.

Il est à remarquer que dans de nombreux cas l ' impulsion, le moteur de l 'évolution du secteur des archives provient essentiellement des profession­nels, surtout en cas d 'absence ou d'insuffisance de traditions au niveau des ins­titutions et des instances de prise de décision.

M. WALLOT comprend la situation qui prévaut dans un grand nom­bre de pays . Mais il maintient que nous devons nous efforcer d'approfondir les fondements théoriques et les pratiques professionnelles de l 'archivistique. Et il lui semble que le cadre d 'une association d 'archivistes et des programmes de formation propres favoriseront davantage cette évolution que la tendance à se noyer dans une vaste mer de métiers plus ou moins spécifiques reliés à

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la gestion de l ' information. Plus encore, plus nous nous renforcerons profes­sionnellement, plus nous saurons mener un dialogue enrichissant avec les autres professions "parentes" .

M. ALBERCH FIGUERAS approuve ce que viennent de dire M . Hall et M. Wallot. La Catalogne en a fait l 'expérience : les avantages du regroupe­ment avec des organisations apparentées sont inférieurs aux inconvénients. I l récuse l'argument selon lequel des associations regroupées se montreraient plus fortes face aux autorités. Tout d'abord, les objectifs des différentes associa­tions ne colncident pas forcément, de sorte qu'elles ne parviennent pas à éta­blir un programme commun et ne défendent pas bien leurs intérets. Ensuite, les forces ont beau etre rassemblées, elles ne s 'en dispersent pas moins, dans la mesure où chacun des partenaires a des besoins différents notamment en matière de formation ou de traitement technique des documents. M. Alberch est persuadé que sur le pian technique, la formation des archivistes et celle des bibliothécaires est tout à fait différente. Il pense que toute association d 'archi­vistes est un groupe de pression, ce qui lui donne le droit d 'etre en désaccord et de susciter débats et discussion. En revanche, elle ne peut pas se contenter d'etre un simple appendice de l 'administration .

M. CA Y A remarque que les associations doivent composer avec plu­sieurs difficultés : faiblesse des effectifs, budgets restreints, difficulté des rap­ports, importance des distances , changement de travail. L'aide de l 'Etat est essentielle pour pallier à un certain nombre de ces difficultés . Dans plusieurs pays, l 'Etat subventionne meme modestement le fonctionnement d 'un secréta­riat et favorise ainsi la stabilité des associations.

M. VASQUEZ VASQUEZ explique qu'en tant que Directeur des Archives nationales de la République dominicaine il a autorité sur tout le pays. Toutefois, la législation et l 'usage ne permettent pas aux Archives nationales de travailler avec les archives municipales . Cela vient peut-etre de ce que l'impor­tance des archives en général n 'est pas encore bien comprise, ce qui n'est pas seulement le fait des pays en développement. Les archivistes devraient déve­lopper de nouvelles stratégies et faire montre d 'un plus grand professionna­lisme, sans pour autant perdre de vue les intérets de l 'Histoire.

Il y a dans les archives municipales des documents importants qui ne peuvent etre transférés aux Archives nationales parce qu'ils appartiennent aux municipalités . Il faudrait microfilmer les documents pour que les chercheurs des Archives nationales puissent y avoir accès . Mais par ailleurs, camme Mme Vazquez de Parga, M. Vasquez est d'avis que la législation devrait accorder aux Archives nationales le droit d'inspecter les archives municipales.

M. EV ANS rappelle ce qui fait une profession, selon la définition

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qu'en donnent la plupart des sociologues : un ensemble organisé de connais­sances, garantissant la compétence des membres de la profession à travers la qualification professionnelle et une déontologie commune qui assure une auto­régulation de la profession.

M. UYISENGA revient sur le problème des associations profession­nelles uni- ou multidisciplinaires . Il sera difficile de se mettre d'accord sur ce point puisque le choix de tel ou tel type d'association dépend des réalités loca­les et de l'environnement de chaque pays. Le problème des associations est aussi lié à l'organisation meme du service. On trouve différentes dénominations de service: direction générale des Archives nationales, de la Bibliothèque natio­naie et de la Documentation. Cette appellation peut sembler étrange dans !es pays dévéloppés mais pour les pays en voie de développement c'est une réalité. Ainsi les Archives nationales du Rwanda sont groupées avec le service de l'infor­mation, et c'est justifié.

Mme CHACON DE UMANA expose la situation du Costa-Rica où les Archives nationales participent à l'organisation de services d'archives muni­cipales, les conseillent, collectent les documents qui présentent un intéret his­torique ou culture!, collaborent à la formation des personnels chargés de gérer les archives, etc. Dans cette oeuvre de formation, les Archives nationales sont appuyées par I ' Institut d 'aide et d'encouragement aux municipalités qui a des pouvoirs administratifs sur les municipalités.

M. VASCO DE ESCUDERO explique que l ' AEADA (l' Association Equatorienne des Administrateurs de documents et d'archives) a joué un grand role en ce qui concerne l 'amélioration de la gestion des archives et la forma­tion des personnels . Au cours des vingt dernières années, l' AEADA et la sec­tion nationale du Comité panaméricain des archives ont travaillé de façon con­certée à élaborer une législation applicable aux Archives nationales en présen­tant des projets de loi qui ont finalement abouti à l 'adoption de la Ioi de 1 982. Malheureusement, cette Ioi n'a pas encore été appliquée, pour des raisons finan­cières, mais cela ne saurait tar der.

M. VAN ALBADA fait remarquer que l 'état de développement des archives est très variable d 'un pays à un autre. Ni M . Hall ni lui-meme, en décrivant le modèle idéal, n'avaient la prétention de formuler des ukases. Cha­que pays a ses propres besoins et ses propres méthodes . Cependant, ce que nous avons tous en commun, c'est notre profession et son évolution . Cette session était une occasion unique pour !es représentants des institutions nationales (membres de catégorie A) d 'entendre parler des problèmes et des perspectives des membres de catégorie B et C. M . V an Albada souhaite que de semblables occasions se représentent. Il souligne à cet égard l 'intéret des publications de la Section des associations professionnelles d 'archivistes et de la Section des archives communales du CIA.

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TROISIÈME SÉANCE DE TRA V AIL

3 OCTOBRE 1989

Président: J. MATTOSO

M. NAUGLER étant empeché d'assister, son rapport est présenté par Mme HOULE (voir p. 101) M . NAUGLER a examiné les réponses faites au questionnaire de Mme CARUCCI par !es Etats fédéraux, p!us spécialement les réponses aux questions portant sur !es systèmes en piace dans !es Etats fédé­raux et sur le ròle des archives fédérales dans l 'établissement de certaines caté­gories de normes. Au moment de l 'établissement du rapport, 60 Etats avaient répondu, parmi lesquels 1 1 étaient des Etats fédéraux.

Ce qui frappe dans les réponses, c'est la diversité des structures et des systèmes en piace dans les pays - fédéraux ou unitaires - d 'où la diversité des expériences et des propositions qui sont traitées dans le rapport. Le rapport porte davantage sur des propositions ou suggestions de domaines dans Iesquels une normalisation serait avantageuse et sur des façons pour !es archives fédé­rales d'exercer cette normalisation, ph1tot que sur des expériences vécues.

M. NAUGLER propose un certain nombre de mécanismes et des struc­tures propres à favoriser la normalisation de pratiques et de méthodes archi­vistiques dans les pays fédéraux. En outre, dans certains cas, les archivistes nationaux devraient aussi déterminer quelle re lati o n il devrait y avoir, le cas échéant, entre les mécanismes ou les structures choisies pour favoriser la nor­malisation de pratiques et de méthodes archivistiques à l 'échelle du pays et !es mécanismes ou structures qui existent dans ces domaines à l 'échelle internatio­nale. Le rapport propose cinq principaux domaines où !es archives nationa­les/fédérales peuvent jouer un ròle de Ieadership dans le domaine de la norma­lisation, parfois seules, souvent en collaboration avec d'autres services d'archives du pays : gestion des documents et acquisition; description; préservation; ser­vice du public et mise en valeur des archives ; éducation et formation.

I l n'est pas question de suggérer que toutes les archives puissent ou doivent prendre des initiatives dans tous ces domaines. Tout cela dépend de la situation de chaque pays. Mais quelles que soient les structures ou !es méca­nismes en piace dans chaque pays, il y a des avantages considérables à ce que les archives fédérales prennent certains types d 'initiatives.

Les problèmes ont aussi plus de chance d'etre résolus s 'ils sont abor­dés en concertation plutot qu'individuellement. Les services d'archives qui se regroupent ont plus de chance de faire entendre Ieurs revendications commu-

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nes et d'attirer des ressources supplémentaires. Plus de travaux peuvent etre entrepris, grace à la participation d'un plus grand nombre d' institutions et d'archivistes. Enfin, ces initiatives peuvent permettre d'échanger et de parta­ger de l ' information à intervalles réguliers.

M. ERMISSE présente le rapport de M. RAMIERE DE FORTA­NIER, qui est empeché d'assister (voir p. 108) . Le rapport de M. RAMIERE cherche à aborder le problème du ròle des Archives nationales en matière d'éla­boration des méthodes archivistiques, de recherche et de formation. Les prin­cipaux thèmes abordés en introduction sont les suivants :

- la collecte de l ' information technique - la rédaction des normes, qui n'est pas toujours du ressort de l'archi-

viste, mais qu'il doit parfois faire appliquer - le cadre d'élaboration des standards professionnels . II rappelle toujours en introduction qu'à Gardone Rivièra, la CITRA

a souligné l ' importance de normes communes avec les bibliothécaires, et qu'à Helsinki, M. KETELAAR notait une mega-tendance vers la décentralisation, cependant qu'aujourd'hui la communauté archivistique semble demander plus de coordination et de standardisation. Sur ce dernier point , les archives natio­nales et fédérales se rejoignent pour préferer des méthodes de persuasion et de formation à des sanctions.

Du rapport écrit, M. ERMISSE a extrait quelques points propres à nourrir la discussion.

1 . Construction et équipement des services: code administratif et finan-cement de l 'Etat? Contròle de l 'Etat?

2 . Ateliers de restauration: lieux de recherche? Contròle de I 'Etat? Formation et recrutement de personnel . Agrément accordé au secteur privé.

3. Archives sur nouveau support: les Archives nationales sont-elles seules en mesure de financer ce secteur?

4. Inspection et contròle: fonction caractéristique des Archives natio-nales .

5 . Tri et élimination. Coordination indispensable pour les besoins de l 'histoire nati anale surtout quantitative. Niveau interministériel de cette question.

6. Contròle des archives privées. Registre national, préservation, légis­lation protectrice, manuels de gestion.

7 . Classement et instruments de recherche. Compatibilité de l ' infor-mation archivistique y compris informatique .

8 . Formation et publications. Ròle complémentaire des archives natio­nales par rapport à l 'université. Contròle des publications dans les pays . Coor­dination entre Archives nationales et associations.

En conclusion, M. RAMIERE met en regard la "décentralisation" et le "ròle des Archives nationales" et insiste sur l 'équilibre nécessaire entre ces deux phenomènes .

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M. MARÉCHAL souligne que dans un pays camme la France, qui est à l'heure de la décentralisation, l 'Etat devient un véritable arbitre, un recours réel face au risque d'héterogénité dans la pratique archivistique qui peut accom­pagner la décentralisation de l' autorité sur les archives.

M. GRISPO pense que tous les fonctions attribués par M. RAMIERE aux Archives nationales relèvent en réalité de la Direction générale des Archi­ves. L'expérience française, qui est à la base du rapport de M . RAMIERE, est tout à fait singulière . Le Directeur général des Archives de France est en meme temps directeur du dépòt des archives nationales.

M. KETELAAR pense que dans les états fédéraux, camme le Canada, mais aussi dans les pays centralisés camme les Pays-Bas, les Archives nationa­les devraient avoir un ròle de guide vis-à-vis des archives locales plutòt qu'exercer un contròle réglementaire. Il insiste sur l ' importance d'une formation commune.

Mme CARUCCI indique que les questions du questionnaire sur les standards et sur le contròle scientifique cherchaient à savoir si l 'exigence de coordonner et de centraliser la définition des critères de travail existait et cher­chaient à établir dans quels domaines il est possible d'intervenir. Mme CARUCCI avait cherché aussi à faire ressortir (à còté du ròle des Archives nationales et fédérales) la situation des pays où existe un réseau d' Archives de I'Etat dépendant d'une Direction générale: dans ce cas le ròle de coordination est exercé par la Direction générale. Alors la discussion doit se concentrer sur l'exigence d'une politique de coordination que chaque pays réalisera selon sa pro p re organisation.

M. ERMISSE, en réponse à M. GRISPO, souligne que la question qu'il a soulevée ne lui paralt pas fondamentale : qu'en France Archives natio­nales et Direction centrale soient confondues est un fait, mais l 'essentiel est ailleurs. C'est la nécessité d 'un organe centrai, auteur de normes et de stan­dards professionnels qui est au coeur du débat. C'est des domaines divers recen­sés par les rapports canadien et français qu'il convient de débattre. Cette fonc­tion centralisée de réglementation, de contròle scientifique et technique est recla­mée en France par les élus eux-meme et leurs associations. L'Etat est souvent le "recours" et le "bouclier" des archivistes departementaux. Dans ce domaine le centralisme est le contre-poids à la décentralisation, si bénéfique et néces­saire qu'elle soit.

M. FAVIER dit qu'il faut bien comprendre ce que M. Ramière entend par leader. L 'Etat, en France, n'exerce pas san droit de contròle et de norma­lisation par le moyen de Archives nationales, mais c'est aux Archives nationales

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que l 'on peut faire !es expériences au niveau centrai. Pour normaliser, il faut travailler sur des archives, avec des moyens, avec du personnel aux spécialités diverses. Les Archives nationales ont là un rale à jouer. Autre chose: il y a deux domaines différents de normalisation et de contrale. D'abord, celui de l 'efficacité immédiate: éviter !es expériences onéreuses, !es erreurs fiìcheuses. Ensuite celui de nos finalités: nous avons à assurer aux chercheurs des archives cohérentes, des séries logiques, des ensembles utilisables. Si un département, pour te! type de fonds, garde une année sur dix, l 'autre une année sur sept et le troisième !es dossiers dont !es noms commencent par T, il n'y a plus d'his­toire possible à l 'échelle du pays !

M. PALACIOS déclare que !es deux rapports font ressortir la néces­sité de conjuguer centralisation en matière de normalisation, et décentralisa­tion administrative et opérationnelle. Il est nécessaire d'adopter des règles géné­rales et une politique archivistique qui se fondent sur un dialogue permanent entre Archives nationales et archives régionales et locales, qui prennent en compte !es besoins de l 'administration et ceux de la recherche, sans se plier aux caprices des modes en historiographie pour déterminer !es critères de sélec­tion, par exemple.

Nous devons plutat nous efforcer de répondre aux besoins tant des historiens que du grand public. Nous avons tous des choses à apprendre des autres pays, mais il ne paraìt pas nécessaire de tendre vers un modèle archivis­tique uniforme et statique. Notre rale devrait etre de batir des systèmes, de définir des fonctions et mettre au point des politiques qui par définition seront évolutives et variables.

M. EV ANS, à propos de la mission intellectuelle des Archives natio­nales, souligne que !es Archives nationales ont une responsabilité morale cer­taine et jouent un rale de premier pian dans le développement de la profession à travers l 'élaboration des normes et des règles . C'est particulièrement le cas quand !es Archives nationales ne disposent pas d'un pouvoir de contrale régle­mentaire sur les archives des Etats et municipalités.

Mme ORTIZ MONASTERI O pense que l 'une des principales justifi­cations à la création d'Archi ves nationales est justement la mise au point et la diffusion de normes. Mais l 'élaboration des normes ne saurait se faire saris la collaboration des représentants des autres réseaux d'archives, par le biais de comités techniques mixtes par exemple. De cette façon, !es normes pren­dront en compte !es différentes réalités de chaque réseau d'archives et seront également plus facilement appliquées puisque le consensus sera acquis dès leur élaboration.

M. WALLOT partage !es points de vue des orateurs précédents .

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L'important, c'est d'accroìtre au maximum les ressources disponibles pour arri­ver à un effort concerté et non morcelé (il préfère cette dichotomie à celle de la centralisation/décentralisation) en matière de développement des archives et de l 'archivistique. Les Archives nationales du Canada ont choisi de jouer !eur rale intellectuel au moyen d'un leadership partagé. Ainsi, nous avons opté pour la création d'un Conseil canadien des archives qui s'occupe directement de la question des normes, des problèmes de conservation et d'acquisition, etc . , souvent en collaboration avec !es associations professionnelles. Il n'en demeure pas moins que dans ce système, !es Archives nationales du Canada jouent un rale intellectuel et financier centrai: par exemple, détachement ou pret de per­sonnel aux comités de travail professionnels, poursuite de recherches plus lour­des et plus spécialisées, organisation de symposium importants (notamment en collaboration avec le CIA), financement du Conseil canadien des archives et appui aux associations, expérimentation des normes sur nos collections, publi­cations, campagnes publicitaires nationales sur l 'importance des archives. L'approche canadienne de leadership partagé et de concertation est plus com­plexe que celle pratiquée dans !es systèmes centralisés. Toutefois, elle comporte aussi des avantages majeurs: la large participation de la communauté archivis­tique assure un engagement plus général et plus actif au moment de l 'applica­tion des décisions.

M. GRISPO craint que son intervention antérieure n'ait été très claire. Il explique qu'à son avis on ne peut attribuer un rOle directeur aux Archives nationales si elles ne sont pas liées à une Direction générale avec autorité sur l'ensemble des institutions d'archives, ni ne conservent tous !es fonds d' impor­tance nationale depuis l 'établissement de l'Etat jusqu'à présent.

M . HENDERSON propose une méthode de réflexion: !es archivistes en général sont des gens qui ont besoin de ressources financières pour mettre en oeuvre des normes professionnelles grace à des techniques dans des ressorts géographiques ou fonctionnels . Quelles sont, dans cette optique, les institu­tions ou les structures !es plus propres à répondre à te! ou te! besoin? On décou­vrira alors que ce sont souvent !es Archives nationales ou fédérales qui sont !es plus aptes à rassembler !es ressources nécessaires à la recherche et à la for­mation, tandis que !es associations professionnelles sont mieux à meme de pré­server et maintenir !es critères de compétence professionnelle. Les associations d'institutions culturelles (bibliothèques, musées, archives) permettent peut-etre de mieux mobiliser les ressources. Les associations techniques, elles, jouent un rale de premier pian dans l 'élaboration des normes techniques. Les associa­tions professionnelles d'archivistes devraient développer des relations informelles étroites avec les associations techniques, grace à des réunions professionnelles et des échanges de rapports.

M. Henderson souligne le danger qu'il peut y avoir à attribuer une

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trop grande autorité à l 'institution centrale: si cela contribue à réduire les erreurs au plan local, cela peut produire de grosses erreurs au plan national et étouffer toute créativité locale.

M. BELDING souligne le ròle prééminent que jouent aux Etats-Unis les Archives nationales par rapport aux Archives d 'Etat des cinquante Etats. Toutes les politiques archivistiques des Etats dépendent du cadre législatif et réglementaire de chaque Etat. Elles présentent entre elles des différences con­sidérables si on les examine en détail, mais chacune de ces structures s 'est ins­pirée de l 'expérience des Archives nationales. À travers leur Institut des archi­ves modernes et l 'organisation d'une formation de haut niveau, les Archives nationales continuent à exercer une influence importante sur la gestion des archi­ves dans les dépòts publics et privés de tout le pays. M. Belding signale que l'archiviste des Etats-Unis est particulièrement attaché à ce dialogue entre archi­vistes, élaboré sur la base de programmes annuels de collaboration avec la NAGAR (l' Association nationale des archives gouvernementales et des gestion­naires de documents). Les rencontres sont une occasion de discuter des problè­mes qui intéressent l 'ensemble de la profession et de tester et mettre en oeuvre des stratégies de collaboration. Par ailleurs, grace à des conférences et des symposiums annuels, les Archives nationales s 'efforcent de faire conna1tre les progrès réalisés en matière de conservation, d 'informatisation des archives, de gestion des supports électroniques et de disque optique numérique (entre autres) et de faciliter leur application par les Archives des Etats. En effet, les program­mes archivistiques des Etats ne disposent pas de ressources suffisantes pour créer des centres de recherches autonomes dans ces secteurs de pointe.

Enfin, un aspect important du ròle intellectuel des Archives nationa­les est l 'aide qu'elles distribuent à travers les bourses de leur Commission des publications historiques et des archives. Les bourses de cette commission ont permis aux Archives des Etats de faire conna1tre leurs besoins de financement les plus pressants et d 'assurer des subventions suivies dans ces domaines.

M. TCHRIFFO voudrait transcender les différences institutionnel­les, en demandant comment fonctionnent tour à tour les missions de collecte, de conservation et de diffusion.

M. VASCO DE ESCUDERO souligne la nécessité de normaliser les systèmes et les techniques, d'élaborer des procédures types qui tiennent compte des particularités de chaque pays, de développer plus encore la formation des archivistes et des associations professionnelles et d'élaborer des législations appropriées .

M. WOJCIECHOWSKI, en réponse à une question de Mme Ortiz Monasterio, explique qu'en Pologne il existe deux institutions consacrées à la

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recherche archivistique: un institut rattaché à la Direction générale des Archi­ves d'État et l ' Institut de recherche de l 'Université Nicolas Copernic à Torun.

M. GRISPO dit qu'en ltalie les prescriptions techniques sont établies par une institution particulière, le Centre de reproduction, de reliure et de res­tauration des Archives d 'Etat, qui dépend de la Direction générale. Ce Centre mène des recherches, diffuse des prescriptions techniques et met au point des normes sur la restauration, le microfilmage et l ' informatisation des archives . Il s 'occupe aussi des batiments d'archives, et plus précisément des systèmes d'incendie et de sécurité, des rayonnages, des équipements spécialisés , etc.

M. MBAYE attire l 'attention sur le ròle directeur joué par les Biblio­thèques nationales, dans tout ce qui touche à la coordination du travail intel­lectuel des bibliothèques. Peut-etre les archivistes ont-ils un retard à rattraper dans ce domaine. En revenant à une question évoquée dans le rapport de Mme V AZQUEZ DE PARGA, M. MBA YE évoque le problème de la recherche. Les Archives nationales et fédérales , doivent-elles ou non mener, elles-memes, la recherche sur les domaine touchant à la profession?

M. EVANS rappelle le ròle du CIA et des études RAMP lancées par l 'UNESCO en matière de normalisation et de standardisation.

M. BUCHMANN dit que la question que se posent les archivistes de RFA n'est pas la normalisation, mais la réglementation. Il s'est avéré très positif de partager le ' ' leadership' ' : par exemple ce so n t l es Archi ves de Basse-Saxe qui ont le leadership en matière de restauration; pour la reprographie, ce sont les Archives de Baden-Wiirtenberg; le président de l'Association profession­nelle est un bavarois, et ce sont les archivistes de Hesse, de Bavière et du Bun­desarchiv qui suivent les problèmes de formation. Les relations internationa­les ne s 'établissent pas seulement entre le Bundesarchiv et les Archives étran­gères, mais aussi , pour donner un exemple, entre les Archives de Bavière et les Archives d'Autriche et de Yougoslavie. Par ailleurs, le leadership est sou­vent confié à des organismes internationaux, par exemple aux comités du CIA pour ce qui concerne l ' informatique et la reprographie.

Mme SALABARRIA pense que la recherche en archivistique joue un ròle capitai pour faire sortir les archives du sous-développement scientifique dont elles souffrent pour la plupart. Il existe à Cuba un laboratoire consacré aux problèmes de conservation, tels que la résistance du papier. Les Cubains effectuent également des recherches pour développer des méthodes applicables à toutes les archives du pays et publier des instruments de travail, tels que biblio­graphies, dictionnaires, etc.

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M. KETELAAR souligne qu'un des rales importants des Archives nationales est de se tenir au courant des travaux menés au niveau international et de les faire connaitre dans leur pays. Une association professionnelle active pourrait jouer le meme rale.

Mme CORTES ALONSO signale parmi les nombreux programmes régionaux et internationaux de développement des archives dans le monde l 'action de l ' Institut panaméricain d'histoire et de géographie dont le Comité des archives s 'est occupé de formation (écoles et cursus), et d'assistance tech­nique aux individus et aux institutions confrontés à des problèmes d'organisa­tion d'archives. Comme elle l 'a déjà dit , le programme de l'UNESCO a été très positif pour le continent sud-américain, de meme que le programme de l 'Organisation des Etats américains.

Mme PETERS souhaiterait que Cuba et les pays de cette région de climats et de géographies similaires se partagent du matériel scientifique de recherche par l' intermédiaire des branches régionales du CIA. Ceci favorise­rait les échanges d'expériences et éviterait de disperser les efforts, ce qui est particulièrement préjudiciable quand on dispose de ressources financières et humaines limitées.

Mme RINALDI MARIANI pense comme M. Naugler que le rale intel­lectuel des Archives nationales devrait en particulier consister à rassembler et diffuser l' information professionnelle. Collecter la bibliographie archivistique et spécialisée puis en publier des abstracts serait une manière indirecte d' assu­rer la formation des archivistes . A cet égard, elle signale l'excellent travail du Centre d' information documentaire des Archives d'Etat espagnoles.

M. FAVIER est de la meme opinion que Mme PETERS: les bran­ches régionales du CIA sont faites, pour une part, afin que l'information circule.

Mme HOULE résume la discussion sur les structures nationales de divers pays. Quelque soit la structure d'un pays (unitaire ou fédéral) et des archi­ves nationales (centrales, fédérales, etc .), il y a besoin de normes pour certai­nes activités archivistiques et besoin de coordination pour ces normes . Dans certains domaines, comme celui de la description des archives, l' existence de normes est nécessaire pour communiquer avec les chercheurs. En ce qui con­cerne cette coordination, les associations nationales et les organes internatio­naux, comme le CIA, jouent aussi un rale indispensable.

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QUATRIÈME SÉANCE DE TRAVAIL

MARDI, 3 OCTOBRE 1989

Président: M. ETEKIERA

M. LITZEN présente son rapport (voir p. 126) . Il dit que le rale des Archives nationales au sein du système archivistique est évidemment bien défini dans les pays qui disposent d'une loi d'archives. La loi finlandaise dit ceci: "La direction et le contrale des archives et la gestion de documents de meme que Ieur promotion reviennent aux Archives nationales qui sont une administra­tion centrale rattachée au ministère de l'éducation. Les Archives nationales sont également un dépat national" .

Depuis l 'année dernière, ces textes ont reçu un complément qui sti­pule que les Archives nationales doivent également etre un centre de recherche en sciences et techniques archivistiques . Mais quel est véritablement le champ d'action des Archives nationales?

En règle générale, on peut dire que les théories et les principes archi­vistiques mis en oeuvre aux Archives nationales influencent l 'archivistique de toute la Finlande (à l'exclusion des archives privées) . Mais la loi d'archives piace une partie des archi ves (en plus des archives privées) hors du champ de compé­tence des Archives nationales (voir p. 1 29). Toutefois , on ne peut prétendre que les principes archivistiques qui guident ces institutions situées hors du champ d'action des Archives nationales s'écartent beaucoup de ceux que recomman­dent les Archives nationales. La différence la plus importante réside probable­ment dans les règles d 'accès aux documents . Ces institutions ont su s' inspirer de l'expérience des Archives nationales, comme l 'a fait l 'Eglise évangélique luthérienne, qui est l 'Eglise nationale de Finlande. Certaines administrations finnoises viennent de devenir des organismes indépendants ou des sociétés com­merciales, ainsi l 'Office des postes et télécommunications, l ' Imprimerie natio­naie etc. La situation de ces organismes par rapport au pouvoir de contrale des Archives nationales n'est pas encore résolue. De meme, les services conser­vant les archives de certains Présidents finlandais constituent un problème dans la mesure où ils sont devenus des organismes indépendants séparés du système archivistique. On pourrait voir là un emprunt au modèle américain.

Les Archives nationales de Finlande influencent les archives des par­ties politiques à travers un système d'aide de l'Etat, comme Mme Vasquez de Parga a pu le signaler. Beaucoup d'entreprises financières et industrielles ont versé leurs archives au Service centrai des archives d 'entreprises qui reçoit éga­lement une aide de l'Etat par le canal des Archives nationales. Ce système per-

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met aux Archives nationales d' exercer une influence indirecte sur la conserva­tion et l 'utilisation des archives d'entreprises.

Les Archives nationales et !es archives régionales représentent un seui budget au sein de la Division des sciences et de l'enseignement supérieur du Ministère de l'Education et de la culture. Les principes des Archives nationa­les sont également appliqués par !es administrations locales, bien que !es muni­cipalités soient très jalouses de leur indépendance. Le droit d' inspection des archives des municipalités et des communautés rurales par !es archives provin­ciales n'est pas toujours bien ressenti . Toutefois , six années de coopération avec !es représentants des autorités locales sous le contrale des Archives nationales ont porté leurs fruits, en l 'occurrence une série de directives que peuvent utili­ser !es autorités locales pour le tri et la préservation des informations confi­dentielles des archives pour plusieurs secteurs administratifs.

A la fin de cette année, chaque organisme administratif à l 'échelon centra! ou régional devra disposer d'un règlement pour la gestion de ses docu­ments et le faire approuver par !es Archives nationales.

Les Archives nationales consacrent une part croissante de leurs res­sources à informer et guider !es services administratifs sur piace, parce qu'elles ont compris que la gestion de l' information constitue un tout dont l'archivage ne représente qu'une partie.

M. VAGANOV illustre son rapport (voir p. 1 3 1 ) en présentant un organigramme des Archives d'Etat en URSS (voir p. 1 3 1 ) . L'Union soviétique est à la fois une fédération d'Etats et un Etat centralisé, et le système archivis­tique reflète cette situation. Le système archivistique de chacune des républi­ques est calqué sur celui du pouvoir centra!. Les "Archives nationales" de l'URSS se composent de 1 1 services centraux d'archives d'Etat, qui jouent un rale important en matière de normalisation des méthodes pour les institutions situées à un échelon inférieur. Le personnel des Archives centrales d'Etat par­ticipe à la formation des personnels des échelons inférieurs et aux programmes de recherche de VNIIDAD. Les Archives centrales d'Etat participent également activement à des programmes de publication et de formation établis en colla­boration avec d'autres services d'archives .

M. GRISPO a tiré des rapports de M. LITZEN et de M. V AGANO V la conclusion que la responsabilité de la coordinati o n nationale incombe à une · Direction générale, mais qu'elle n'est pas toujours une fonction d'un dépot des Archives nationales . Il ne faut pas confondre les deux fonctions .

M. GADZEKPO déclare que les Archives nationales du Ghana ne peu­vent pas vraiment présenter un bilan dans la mesure où pendant des années elles ont été promenées d'un ministère à l'autre. Il signale qu'un séminaire récent sur la gestion des archi ves intermédiaires organisé par l' Association des archi-

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vistes et des gestionnaires de documents du Commonwealth a conclu à l 'una­nirnité que !es Archives nationales devraient étre rattachées à une autoriré supra­ministérielle.

M. KETELAAR pense qu'en ce qui concerne le rattachement minis­tériel des Archives, il n'existe pas de réponse universelle. Comme le disait Alfred MABBS, ancien conservateur du Public Records (Royaume-Uni), "le meilleur ministre est celui qui s ' intéresse aux Archives, mais on ne peut pas écrire cela dans un texte de lo i ! ' ' .

M . UYISENGA n'est pas d'accord avec la réponse d'avoir simple­ment un ministre qui aime les archives sans tenir compte nécessairement de la justesse d'une dépendance administrative. Il demande à M. VAGANOV quelle est la hiérarchie entre les différentes Archives centrales d'Etat, et quel organe est chargé de leur coordination.

M . VAGANOV répond qu'en URSS la "Direction principale des Archives auprès du Conseil des ministres" contrale toutes les activités des orga­nismes qui dépendent des Archives d'Etat d'URSS. Chaque République a un service centra! auprès du Conseil des ministres de la République. Dans les régions, il y a des services d'archives auprès des conseils exécutifs des Soviets, qui contralent les activités des Archives d'Etat de ces régions. Voilà pourquoi !es Archives centrales d'Etat d'URSS n'ont pas de rale administratif, mais sont uniquement un service destiné à mener des recherches et mettre au point des méthodes.

M . CAYA demande s'il n'existe pas une possibilité de conflit d 'inté­rét lorsqu'une direction d'archives nationales doit jouer les deux rales: d'abord, celui de responsable des Archives centrales de l 'Etat; ensuite, celui de conseil­ler de l'Etat en matière culturelle.

M. EV ANS remercie les orateurs finlandais et russe pour leurs inté­ressantes études de cas. Il rappelle les missions fondamentales des services d'archives qu'il ne faut pas perdre de vue. Pour ce qui concerne l'organisation et le rattachement d'un service d'archives, il souligne que lors de la création du service, il faut s'efforcer de la rattacher à un niveau élevé du gouvernement , mais qu'en définitive le succès d'un programme dépend de la nature et de la qualité des services aux administrations et au public.

M. FA VIER répond à M. UYISENGA qu'il n'y a pas à choisir entre adrninistration, recherche et culture. Les trois sont étroitement interdépendants. Que donnerez-vous dans le futur aux chercheurs si vous n'avez rien collecté dans les administrations? Quel usage culture! si les inventaires ne sont pas faits? Quels crédits pour la recherche si vous ne rendez pas service à votre gouvernement?

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Cela dit, réprésenter l o/o d'un grand ministère ou 10% d'un petit, c'est souvent une affaire de personnes. M. FA VIER ne voit pas qu'on puisse don­ner une réponse valable partout. Si non, nous ne discuterions pas d 'un pro­blème qui nous occupait déjà en 1979 à Gosier.

M. LUNDKVIST souhaiterait que l'on discute des missions commu­nes à toutes les Archives centrales .

M . BORSA souligne que le rapport de Mme Carucci prouve une fois de plus qu'il est indispensable de normaliser les statistiques en matière d 'archi­ves . Le CIA a préparé en 1977 un questionnaire détaillé destiné à collecter des données pour les annuaires statistiques de l 'UNESCO. Il déplore que les résul­tats aient été si maigres et si mal formulés dans !es volumes 1 985- 1986 de l 'annuaire. Il suggère que M. Ketelaar (qui a été la cheville ouvrière de cette entreprise) revoie les méthodes de collecte des données , en tenant compte des besoins du CIA en information statistique et sans se préoccuper de l ' interpré­tation ultérieure qu'en feront les éditeurs de l 'annuaire de l 'UNESCO. Il fau­drait pour rassembler l ' information établir un nouveau questionnaire adressé aux membres de catégorie A tous les 3 ou 4 ans . M. Borsa est persuadé que si ces statistiques étaient bien connues des pays membres et utilisées dans le cadre de la formation, cela constituerait un pas important dans le domaine de la normalisation archivistique.

Après presque 50 ans d'expérience professionnelle, M. Borsa est con­vaincu que dans chaque pays il faut une organisation centrale officiellement chargée de controler les services d'archives et de mener à bien certaines Uiches, comme l'a proposé M. Naugler. Cette autorité doit avoir un caractère profes­sionnel, c'est très important. Il peut s 'agir bien sùr des Archives nationales ou fédérales ou d'un autre service rattaché à un ministère qui représente tous les services d'archives . L'expérience prouve que ce type de centre professionnel peut faire avancer très efficacement la politique et les questions d'archivage.

M. Borsa a effectué d es comparaisons à partir d es tableaux n o 2 et 5 de Mme Carucci qui rassemblent !es informations fournies par les pays euro­péens. Si l 'on divise le métrage linéaire contenu dans les dépots d'archives de 15 pays d'Europe par le nombre total d 'archivistes, on obtient une moyenne de 2379 mètres linéraires par archiviste.

Pays Mètres linéaires par archiviste

Tchécoslovaquie 532 Hongrie 537 Finlande 1 1 88 RFA 1352 Norvège 1447

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Pays Mètres linéaires par archiviste

Liechtenstein 1 500 Suède 19 16 Italie 2033 Belgique 2424 Irlande 2857 Suisse 3571 Islande 3667 Royaume Uni 4 166 Autriche 5556 France 5882

M. BORSA ne s'explique pas ces différences :y-a-t-il trop peu de per­sonnel ayant une formation universitaire? Les gens diplomés préfèrent-ils mener des travaux personnels plutot que d'assurer des taches d 'encadrement et de con­trale? Y -a-t-il une mauvaise gestion des ressources humaines? Des inadéqua­tions dans la formation? Il aimerait trouver les bonnes réponses .

M me SALABARRIA remercie Mme V azquez de Parga qui les accueil­lait d'avoir permis aux délégués hispanophones de s 'exprimer dans leur propre langue. Le Secrétaire de la CITRA avait parfaitement raison de rappeler au_x orateurs hispanophones que les langues officielles de la CITRA sont l 'angla1s et le français. Fort heureusement, il s 'est avéré possible de faire une légère entorse à la règle, ce qui a permis aux représentants de plus de lO pays de s'expri­mer en espagnol. Cette conférence a donc été l 'occasion de nouer des relations plus riches et plus fortes entre les participants. Mme Salabarria remercie tous les participants de leur compréhension et tient à remercier le pays d'accueil au nom de tous les pays d' Amérique Latine .

M . FAVIER relève que M . BORSA a fait des pourcentages sur des additions où l 'on n'additionne pas les memes choses. Le chiffre donné pour la France correspond à un service sur 1 14, et un service qui conserve des fonds souvent fermés, conservés depuis plusieurs siècles ! Pas de statistiques, s'il vous plait, sur des bases non analysées .

M. KETELAAR attire l 'attention des participants sur les problèmes posés par les privatisations et le sort des archives produites par des organismes publics privatisés ensuite. Aux Pays-Bas, le problème a été résolu par l 'élabo­ration d'une règlementation applicable aux privatisations et aux transferts de compétences d 'un organisme public à un autre.

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M. BORSA pense que la réponse de M. Favier confirme sa première remarque sur l 'établissement des statistiques archivistiques: les données four­nies par les pays ne portent pas sur les memes phénomènes, ce qui appelle une normalisation.

M. ROPER, reprenant la remarque de M. Borsa sur l ' insuffisance des premières statistiques archivistiques de l 'UNESCO, rappelle que la nou­velle enquete dans sa forme révisée devrait fournir, il l 'espère, de nouvelles sta­tistiques fiables. Il souligne l 'importance de disposer de séries longues de sta­tistiques internationales archivistiques et demande aux membres du CIA de col­laborer activement à leur établissement.

M. CHACON DE UMANA est d 'accord avec les confrères qui esti­ment que chaque pays doit adapter l 'organisation de ses archives à sa situation propre. Les archivistes doivent consacrer leur énergie à élaborer des projets qui retiennent l'attention des autorités et améliorent l'image de marque des archi­ves , de façon que les autorités et le grand public sachent dans tous les pays ce que sont les Archives nationales et ce que font les archivistes .

Au Costa-Rica, par exemple, tous les quatre ans, au moment du chan­gement de gouvernement, les Archives nationales organisent des expositions sur les familles des membres du gouvernement. C'est comme cela que les der­niers présidents de la République, les vice-présidents et leurs épouses sont venus visiter les Archives nationales . M . Chacon de Umana signale avec plaisir qu'en huit ans le personnel des Archives nationales a plus que doublé: on est passé de 35 personnes en 1 98 1 à 75, parmi lesquels 500Jo ont une formation profes­sionnelle ou technique supérieure, 35% travaillent dans les services adminis­tratifs et 1 5 % sont employés à la sécurité et dans divers autres services.

M . PALACIOS approuve la suggestion de M. Ketelaar de considérer les Archives nationales comme un programme plutòt qu'une structure, et comme un réseau de services d 'archives qui ne sous-entend pas nécessairement la créa­tion d'un organisme spécifique et encore moins une organisation hiérarchisée de type pyramidal, mais plutòt une structure horizontale et concentrique asso­ciant tous les services d 'archives . C'est ce modèle qui est utilisé en Colombie pour la création du système des Archives nationales .

M . KLASINC explique les compétences des archives fédérales, des archives des républiques et des archives régionales en Yougoslavie. En You­goslavie existent environ 1 30 institutions d'archives. L'activité archivistique est décentralisée: elle est aussi bien dans la compétence de la fédération que des six république et des deux provinces autonomes . A part cela existent des archi­ves régionales sous différents noms: archives historiques , archives de ville, archi­ves intercommunales. Ces archives sont les plus nombreuses . Leur juridiction

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archivistique embrasse de deux jusqu'à vingt-quatre communes. Des actions communes, des questions professionnelles et des problemes qui en découlent sont résolus par les archives fédérales, les archives des républiques et les archi­ves des provinces autonomes dans les réunions des directeurs qui s'appellent "coordinations" . Les memes contacts entre les archives existent dans les répu­bliques ou, dans les coordinations, s'assemblent les représentants des archives régionales et des archives de la république.

M. GAUYE revient sur le problème de la dépendance des archives nationales ou fédérales tel qu'il est traité dans une étude récente sur la situa­tion des archives dans les pays francophones de l' Afrique-Ouest, basée sur une enquete réalisée par le CIA avec le soutien financier de la CDI .

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SÉANCE ADMINISTRATIVE ET DE CLÒTURE

JEUDI, 5 OCTOBRE 1989

l. Ouverture de la séance

La séance est ouverte par le Président Grispo à 1 6h00.

2. Rapport du Secrétaire

Le Secrétaire rappelle qu'il a soumis un rapport d'activités (sous la cote CE/89/R- 1) au Comité exécutif du CIA qui l'a approuvé en sa session de Rome tenue immédiatement avant la Table Ronde; il en reprend ici les points importants.

Le rapport de la Séance administrative, tenue à Paris le 22 aoiìt 1 988 dans le cadre du 1 1 e Congrès international des Archives, a été publié dans le Bulletin du CIA N . 32 .

Les thèmes retenus pour les 27e et 28e CITRA sont respectivement "Les Archives et Archivistes et la protection du patrimoine naturel et cultu­rel" et "Le financement des services d'archives" .

La 27e Conférence se tiendra à Dresde (République démocratique allemande) du 25 au 28 septembre 1 990 et la 28e Conférence à Haarlem (Pays­Bas) du 7 au 10 octobre 1 99 1 .

Le manuscrit du volume spécial sur les 25 premières Conférences a été remis par M. Paul Spang au Secrétaire qui va se charger de le préparer pour l ' impression. M. Alfred W. Mabbs (R.U.) a accepté d'en effectuer la traduc­tion anglaise . La parution du volume est prévue pour 1 990.

Le volume des actes de la 25e CITRA (Gardone Riviera, 1 987) est sous presse. Le Secrétaire présente les excuses du Bureau pour la parution tar­dive de ces Actes . I l explique que la préparation du manuscrit demanda beau­coup plus de travail que pour les volumes précédents. En effect, le nombre de pages de ce volume est presque le double que celui des volumes précedents en raison des nombreux rapports qui avaient été présentés à cette conférence.

En sa réunion tenue à Rome en avril 1 989, le Bureau a accepté avec gratitude l 'offre des Archives d'Etat d ' Italie de publier dès 1 990 les Actes de la CITRA. Un accord est intervenu pour une durée de cinq ans avec tacite recon­duction.

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Le rapport du Secrétaire ne soulevant aucune question, le rapport est approuvé à l 'unanimité.

3. Rapport jinancier

M. Klaus Oldenhage, Trésorier du CIA, donne les chiffres des recet­tes et des dépenses de la CITRA publiés dans le rapport de contrale de l 'année 1988. Au 3 1 décembre 1 988, les recettes s'élevaient à 8 263 ,24 dollars US et les dépenses à l 258,58 dollars US. Le Trésorier se réjouit du montant peu élevé des dépenses de fonctionnement et exprime sa reconnaissance au Secrétaire et à travers lui au Gouvernement des Pays-Bas qui prend à sa charge la presque totalité de ces frais.

Le rapport du Trésorier ne fait pas l 'objet d'interventions et est approuvé à l 'unanimité.

4. Date et lieu de la 27e CITRA

M. H .J . Krahn invite formellement tous les participants à se retrou­ver en 1 990 à Dresde du 25 au 28 septembre 1 990 pour la 27e CITRA.

5. Autres questions

Mme Ortiz Monasterio, Présidente de la branche latino-américaine du CIA, présente la recommandation adoptée par ALA en sa dernière réunion tenue à Madrid dans le cadre de la 26e CITRA, demandant que l 'espagnol devienne une langue de travail de la Conférence Internationale de la Table Ronde des Archives . MM. Kecskeméti et Ketelaar ont assuré les délégués des pays his­panophone que leur demande serait étudiée par les Bureaux du CIA et de la CITRA.

Toutefois, le Directeur exécutif du CIA a remarqué que l 'introduc­tion d'une troisième langue de travail augmenterait considérablement les bud­gets d'organisation des Conférences et que cette dépense supplémentaire ne pourrait se justifier que si les délégués de langue espagnole étaient au moins au nombre de douze. Mme Salabarria, au nom des délégués de ALA, prend note de la décision et reconnait, bien entendu, que la proposition ne concerne que les conférences postérieures à 1 992: les budgets des pays hOtes des 27e et 28e CITRA étant déjà approuvés .

Au nom de plusieurs délégués, Mme Peters a protesté contre la pré­sence d 'un délégué de l' AMLIB (Association for Archivists and Manuscript Librarians of South Africa) . Après les interventions de Mmes Kamba et Lekau-

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kau et de MM. Grispo, Ketelaar, Favier, Kecskeméti, Evans, Bousso et Olden­hage, la CITRA confie au Comité exécutif du CIA le soin de définir la politi­que à suivre en ce qui concerne la présence d'archivistes sud-africains à des réunions du CIA et de ses organismes.

6. Cl6ture

Les recommandations et résolutions rédigées par le Comité de Réso­lutions composé de Mme Carucci et MM. Ermisse, Hall, Kecskeméti et Kete­laar sont approuvé par acclamation après quelques amendements de style qui seront pris en compte au moment de la rédaction du texte fina! .

Le Président Grispo clot la séance après avoir exprimé, au nom de la CITRA et de tous les participants, sa reconnaissance à Mme Vazquez de Parga, Directrice des Archives d'Etat d'Espagne, et à son personnel, pour leur généreuse hospitalité et leur chaleureux et amicai accueil . Il remercie tous les participants pour leur active participation aux discussions et salue les repré­sentants de l 'UNESCO et de l ' IFLA et des autres organisations internationa­les représentées .

1 84

PART ONE

PAPERS SUBMITTED TO THE CONFERENCE

T

THE NATIONAL OR FEDERAL ARCHIVES: SYSTEMS, PROBLEMS AND PERSPECTIVES

by PAOLA CARUCCI

1. Introduction

Our inquiry into national and federai archives is based upon a ques­tionnaire containing 56 questions (some of which for contro! purposes) and is intended to bring out the characteristics of each archive and the common or particular problems arising in records management . The greatest difficulty encountered in phrasing the questions derives from the dose connection exist­ing between the archival organization and the administrative structure of each state. The formulation of a single enquiry for ali countries covering ali the records produced by the centrai and decentralized organs of the state, by or­gans of self-government, and by organs of !oca! administration is open to the risk of interpretative ambiguity in that the different denominations by which these bodies are known reflect institutional structures which often present no common ground for comparison, in which criteria of hierarchy an d autonomy coexist in highly differentiated forms .

Since our primary objective was to analyse the structure of each state's centrai archive - national or federai - the questionnaire makes only passing reference to decentralized archives and ignores the area of municipal archi ves . The main points upon which detailed information has been sought regard Iinks between centrai archives and such networks of state archives as may be dis­tributed over national territory, the existence of a generai law on archives, the presence of historical archives relative to centrai organs of the state and separate from the centrai archives, and the criteria involved in appointing directors of centrai archives 1 • The purpose of the other information requested is to make known the quantity of records held, the proportion of finding aids, and the number of researches carried out for study and administrative purposes. Fi­naliy, attention has also been given to problems regarding premises, services (restoration , reproduction, teaching), professional training, scientific activities and outreach programmes, and duties regarding the co-ordination of the scien-

1 Particular attention is focused on two key questions. The first concerns archi val juris­

diction over the current and semi-current archi ves of centrai state organs an d records manage­ment. The second regards norms regulating access to contemporary records.

1 87

tific activities of other archives and the iaying down of professionai norms. The questionnaire was sent to the members of the ICA. Answers were

received from 62 sovereign states : 1 5 African states, 1 2 American states (2 in North America, 5 in Centrai America and 5 in South America), 10 states in Asia, 23 in Europe and 2 in Oceania. A totai of 48 nationai states and 14 fed­erai states or federations. Answers were aiso received from 16 non-autonomous states or regions (see Appendix).

Being aware of the compiexity of their archi val structures , some states - Argentina, Australia, Burkina Faso, Canada, the Vatican City, the Ger­man Democratic Republic, the Federai Republic of Germany, Guinea Bissau and Israel - provided normative, informational and statistica! aids. Austra­lia, Canada and Poland provided further information to clarify the sense of their answers . China reformulated the questionnaire to adapt it to their partic­ular context. The Arab Emirates sent useful - al bei t summary - information instead of precise answers as the questionnaire was hardly applicable to their budding archive structures .

Preliminary examination of the answers suggested the expediency of grouping the information on each point investigated in terms of continents. In fact, broad similarities appear to be found among European countries (es­pecially those of Continental Europe); among African countries (despite a cer­tain degree of differentiation) ; in Centrai and South America; and between Canada and the United States . The situation is more complex in Asia, where it is possible to identify highly different cultura! and institutional traditions with regard, for example, to China, India and the Middle East.

The difference in size between Australia and Papua-New Guinea is itself already a factor making it difficult to compare the two situations . In any case, even where elements of homogeneity are to be found, present-day problems are tackled in ways influenced by archival traditions, political-institutional sit­uations, and the amount of the funds budgeted.

It was decided to present the data obtained in descriptive fashion rather than summarize them into percentages in order to avoid misleading informa­tion and, above ali, not to lose sight of the specific character of the mass of information regarding each of the centrai archives .

2. Generai law on archives

The purpose of questions 3 and 4 is to ascertain whether there exists a general law on archives (see tab . l ) or at least some partial norms and, if so, whether, this la w applies oniy to the centrai archives or also to other ar­chives situated o n national territory. Some countries ha ve indicated no t only the date of the present la w but also those of previous norms. It is, in fact, clear that generai or partial norms may have existed in various countries prior to the legislation now in force. A general law exists in 42 states, in 28 of which

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it also covers other archive institutes - mostly belonging to the state - and municipal archives . The laws of Belgium, United Kingdom (with modifications in 1 965), Colombia, Ghana, Israel and Mauritius date from the 1 950s; those of Cuba, Kenya, Italy (with modications in 1975), Singapore, Santa Lucia, Hun­gary, Tanzania an d Zambia from the 1 960s; those of the Ivory Coast, France, Indonesia, Liechtenstein , Malawi, Peru, the German Democratic Republic, Sri Lanka, Zaire, Czechoslovakia and the USA (with subsequent modifications) from the 1 970s; and those of the People' s Republic of China, Ecuador, Fin­land, Japan, Haiti, Eire, Iceland, Poland, Sudan, Tunisia, Australia, Canada and the Federai Republic of Germany from the 1 980s .

Some states have given no date for their laws, while others, such as Pakistan and Congo, have indicated that legislation is now under way2 • However, in ali cases a generai law is regarded as desirable.

3. The centrai archives

3 . 1 . Denomination

Question 5 asks the exact denomination of the centrai archives (see tab . 2), one aim being to discover if some countries have more than one cen­trai archi ves or if, o n the contrary, no centrai institute exists. Question 6 asks the date from which the centrai archives has borne its present denomination, the purpose of which being both to determine the situation in developing coun­tries, and to obtain a better historical view of the situation obtaining in Euro­pean countries and others which have been sovereign states for a longer time and boast a longer tradition of centralized archive administration. However, as in the case of the date of archival legisiation, the date of the present denomi­nation of the centrai archive does not rule out the possibility of a prior con­centration of the records of the centrai organs of the state. For example, while Italy's Archivio Centrale dello Stato was set up in 1 953 , its functions had been carried out by the Archivio di Stato di Roma since 1 87 1 .

The institutes bearing their present denomination for the greatest length of time are the centrai archives of Sweden ( 16 18), the Archivio segreto Vaticano ( 1 644) and the national archives of France ( 1 790). The denomina­tions of the centrai archi ves in Argentina ( 1 884), Belgium ( 183 1 ) , Brazil ( 1 838), Canada ( 1 872), Ecuador ( 1 884), Finland ( 1 869), the UK (1 838), Norway ( 1 8 1 7) and Switzerland ( 1 848) ali date from the 19th century. As for the other states - excepting the archives of Cuba (1 904), United States and Mozambique (1 934), Colombia ( 1 940) - in every case the present denomination dates from after

2 Almost ali states have at least partial norms or, as in the case of the USSR, generai

regulations.

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the end of World War II . l t is probably no coincidence that, for the most part, the countries

the denomination of whose centrai archives dates back to the last century or earlier ha ve no la w on archi ves (6 out of 1 1 , not counting the Vatican City), although there is no necessary connection between the date of an archives' denomination and that of its country's la w on archi ves . 3

As regards European countries, 1 8 out of 23 have centrai archives. A special position is occupied by the Public Record Office in London, which is responsible for United Kingdom centrai government and for England and W ales (referred to henceforth for brevity as the UK) while Scotland and Northern Ireland are catered for respectively by the Scottish Record Office in Edinburgh and the Public Record Office in Belfast. Poland has three centrai archives, one set up in 1 809 for ancient records, one set up in 1 930 for modern records, and one set up in 1 955 for mechanically recorded documentation (photographs, sound recordings, film) . Spain also has various centrai archives : the Archives of the Crown of Aragon, dating from 1 1 80 and located in Barcelona; the Gener­ai Archives of Simancas, founded by Charles V in 1 540; the Generai Archives of the Indies, set up in Seville in 1785 ; the National Historical Archives, founded in 1 866 and located in Madrid; and the Generai Archi ves of the Administration, set up in 1 969 and again situated in Madrid. Hungary has two centrai archives: the National Hungarian Archives, which has borne its present denomination since 1 874 and houses records prior to 1 945, and the New Centrai Hungarian Archives, which was set up in 1 970 for records subsequent to 1 945 . Finally, the Soviet Union has no fewer than 1 1 centrai archives: the Centrai Archives of Ancient Records; the Centrai Historical Archi ves of the USSR; the Centrai Archives of the October Revolution, of the Supreme Organs of the State and of the Governmental Administrations of the USSR; the Centrai Archives of the National Economy of the USSR; the Centrai Literary and Artistic Archi ves of the USSR; the Centrai Photographic and Cinematographic Archives of the USSR; the Centrai Archives of Scientific and Technical Documentation ; the Centrai Archives of the Military History of the USSR; the Centrai Archives of the So vi et Army; an d the Centrai Archi ves of the USSR Navy. A particular situation is found in ltaly, w h ere the Archivio centrale dello Stato in Rome houses the records of the centrai organs of the ltalian state subsequent to 1861 , the date of the country' s unification. Records from centrai organs prior to that date are housed in state archives situated in the cities that formed the capitals of those pre-unification states . In the case of the Papa! States, the archiv.es of most of the centrai organs are held in the Archivio di Stato of Rome, except for a considerable part of the records of the Secretariat of State mainly con-

3 It is plausible to argue that modifications regarding the institutes responsible for stor­

ing records may also be involved in the context of normative reorganization .

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cerned with foreign affairs. These are housed - together with records con­cerning the Church 's spiritual functions - in the Archivio Segreto Vaticano.

In Africa, 2 countries out of 15 have no centrai archives : Guinea Bis­sau, where the task of concentrating records of historical interest existing in the country is entrusted to a public body, the National Institute of Studies and Research; and Mauritius, where the records of the centrai organs of the state are housed by their creating bo dies.

As regards Asia, of the 10 states which answered the questionnaire, only the People's Republic of China has more than one centrai archives: the First Historical Archives of China, the Second Historical Archives of China, an d the Photographic Archi ves - ali three coming under the Office of the State Archives of China - and the Centrai Archives of China, which comes under the Chinese Communist Party and the Council of State.

National or federai archives exist in ali the American countries consi­dered. The Australian Archives constitute a decentralized federai organization; New Guinea has a national archives .

3.2. Administrative structure and appointment oj director

A significant piece of information is requested in question 7 with refer­ence to the authority under whose jurisdiction the centrai archi ves comes. Full appraisal of this point would entail a knowledge of the political-administrative machinery existing in the various countries4• The centrai archives of Austria, Burkina Faso, the Arab Emirates, Indonesia, Eire, Israel, Liechtenstein, San­ta Lucia, Tunisia and the USSR ali come under the autority of the Head of State, the Prernier, or the Council of Ministers. The National Archives of Jugos­lavia comes under the Federai Executive Council; the Archi ves of Korea under the Ministry of Government Administration ; and the Centrai Archives of Chi­na under the Chinese Communist Party and the Council of State.

The centrai archives of Argentina, Belgium, Czechoslovakia, Kenya, the German Democratic Republic, the Federai Republic of Germany, Switzer­land and Zambia ali come under their respective ministries of the interior.

The Australian Federai Archi ves is un der the jurisdiction of the Minis­try of Administrative Services and the archives of Brazil and Peru under their ministries of justice.

The Public Record Office of the United Kingdom is an independent department of the State, responsible to the Lord Chancellor (Minister of Justice), but not formally administrated through his ministry.

4 In any case, one element of reference - albeit open to different interpretations - is

provided by the centrai archives' subordination to organs with politica! functions - i. e. its

coming under the ministry of culture of education -or its occupying and autonomous position.

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The archives of Barbados, Finland, Malawi, New Guinea, Poland, Sierra Leone and Switzerland ali come under the ministry of education; those of Ghana, Iceland, and Hungary under the authority of the ministry of educa­tion and culture. Under the jurisdiction of the ministry of cultura! affairs -which is obviously known by different names in the various countries - come the archives of Colombia, Congo, France, Guatemala, Italy, Norway, the Netherlands , Portugal, Spain, Sri Lanka and Sudan.

The Culture Department of India's Ministry for the Development of Human Resources is responsible for that country's centrai archives ; those of Singapore and Tanzania come under the ministry of community development. Haitian archives come under the Ministry of Information and Co-ordination; Canada' s under the Ministry of Communications , responsible for culture un­der federai jurisdiction.

The National Archi ves of the United States is an independent agency in the Executive branch of the federai government. In Ecuador, the archi ves come under the National Council of Archives; in Guinea Bissau under the Department of Historical Archives. The Mozambique Archi ve comes under the university, that of Cuba under the Academy of Sciences .

In the majority of states there exists in the sphere of or alongside the archive administration a joint organ with greater or !esser powers, generally of an advisory nature, and known as the council - or commission, commit­tee, junta, etc. - for archives.

The system of appointing directors does not appear to be directly relat­ed to the administrative position occupied by the centrai archive. In both cen­tralized and federai states there is a clear prevalence of politica! appointments (sometimes the appointment is politica! only in the formai sense, a profession­al archivist or historian always being appointed): Argentina, Australia, Aus­tria, Barbados, Belgium (on the recommendation of the Scientific Council of Archives), Brazil, Burkina Faso, Canada, China, Congo, Korea, Ivory Coast, Cuba, Finland, France (the French archives are run by the Directorate of Ar­chives; since 1 945 the Director of the National Archive has had the status of a director of the centrai administration acting in the name of and upon the authority of the minister), Japan, Guatemala, Haiti, India, Indonesia, Eire, Israel, Italy, Jugoslavia, Liechtenstein, Malawi, Norway (a professional archivist or historian is appointed and the appointment is made by the King in Cabi­net), New Guinea, the Netherlands, Pakistan, Peru, Portugal, Santa Lucia, Sierra Leone, Singapore, Sri Lanka (the appointment is only formally poliÙ­cal being made on recommendation of a Board appointed to interview the can­didates), Sudan, Sweden, Switzerland, Hungary, the USA (the Archivist of the U.S . is appointed by the President of the U.S . with the advice and consent of the Senate, but only on the basis of professional qualifications and, in the case of removal, the reasons are to be communicated to both Congress and the Senate), Tanzania, Zaire and Zambia.

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Directors are appointed through public competitive examination in Kenya, Eire, the United Kingdom - where politica! appointments also occur (the appointment is only formally politica!, the recommendations are made in accordance with civil service regulations and may result from open or internai competitions) - in Spain and in the USSR. Such appointments are decided upon by the archive administrations in Czechoslovakia, the German Democratic Republic, Poland and Tunisia; by the Director of the Colombian Institute of Culture in Colombia; by the National Council of Archives in Ecuador; by the Rector of the University in Mozambique; and by the Commission for Public Service in Mauritius.

The director of the Archivio Segreto Vaticano is appointed by His Holiness the Pope.

4. The national network oj state archives and separate historical archives

4. 1 . Europe

In most European countries, the centrai archives forms part of a net­work of archives spread over the national territory. Exceptions are France, Eire, Liechtenstein and the United Kingdom; the three federai states of Austria, the Federai Republic of Germany and Switzerland; and finally the Vatican City. In five cases - Belgium, Finland, Iceland, Norway and the Netherlands -the archives network is directed by the centrai archives; in other cases by an administrative body, mainly a generai directorate. Only in the case of Jugosla­via are ali archives autonomous and independent.

The presence of separate historical archives is generally widespread. Parliamentary historical archives prove to be separate in 9 cases out of 23 : Aus­tria, Finland, the Federai Republic of Germany, Italy, Norway, Poland, Por­tugal, the United Kingdom and Spain. In the case of Czechoslovakia, the ar­chives of parliament and of the foreign and defence ministries are housed in the USSR with the status of special archives. Parliamentary powers of self­regulation exist in Eire. Nine states have a separate archives for their foreign ministries : Belgium (incorporating the archive of the colonia! ministry), Fin­land, France, Italy, Jugoslavia, Poland, Portugal, Spain and the USSR.

The archi ves of defence ministries (which may assume different names in the various countries) - or military archives in generai - are separate in 1 2 states: Belgium, Finland, France, the German Democratic Republic, Eire, Italy (only in the case of military and operative records, administrative and legai records being transferred to the competent state archives), Jugoslavia, Poland, Portugal, Spain, Hungary and the USSR.

The cases in which separate historical archives also exist for other branches of the administration reflect highly differentiated contexts. For ex­ampie, there are separate historical archives for the ministries of the interior

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in Jugoslavia and Poland; for the council of state in Poland and Spain; for the ministries of finance, public works and health in Portugal; for the ruling houses in Liechtenstein and Spain; for certain courts in Spain; for the federai court in Switzerland ; for the Jugoslavian Communist Party and Tito Centre in Jugoslavia; for the TV and Radio Committee in Poland; and for such sec­tors as the Post Office, National Museums and research bodies in the UK (though these are subject to inspection by the Public Record Office) . In the German Democratic Republic, the general law on archives regulates not only the archi ves of the centrai organs of the state but also those of the bodies direct­ing the economy.

For the Vatican City, while such Congregations as the Propaganda Fide, the Orientai and the Doctrine of the Faith house their archives on their own premises, those of nunciatures and legations are transferred to the Archi­vio Segreto Vaticano .

In the majority of cases, these separate historical archives have au­tonomous regulations and, albeit generally accessible, are subject to various limitations as regards consultation.

4.2. Africa

In 6 African countries out of 1 5 , the centrai archives forms part of a network of archives institutes coming under the authority of the centrai in­stitute itself in Burkina Faso, Ghana and Kenya, or of a bureaucratic organ of archive administration in the Ivory Coast. No information was forthcom­ing as to the administrative set-up in Congo and Sierra Leone.

Separate historical archives exist for parliament, the foreign ministry and the defence ministry in Sierra Leone, Sudan, Zaire and the Ivory Coast. In the latter, a separate historical archi ves also exists for the Ministry of Inter­nai Security. In the Congo and Ghana, there are separate archives for the for­eign and defence ministries; in Guinea Bissau for the ministries of defence and justice. In Mauritius, there is no centrai archive and each branch of the ad­ministration has its own.

These separate historical archives generally have their own regulations and certain restrictions as to access.

4.3. Asia

In the case of Asia, a national archives network is possessed by only 5 out of 10 countries: China, India, Israel, Pakistan and Singapore. This net­work is run by the centrai archive only in India.

Separate historical archives exist in Japan, Pakistan and Singapore for parliament and the foreign and defence ministries; Pakistan also has au­tonomous archives for the Cabinet Division and some cultura! institutions.

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Separate archives exist in Korea for parliament and the military organs; in In­dia for parliament; in Israel for the military organs and the National Insur­ance Institution ; in China for the Foreign Ministry, for the bo dies responsible for public security, geology and the railways, and for the Piace Name Com­mittee, the Meteorologica! Bureau and the Mapping Bureau. The archives of the Chinese ministries for foreign affairs and public security are not accessi­ble; neither is India's parliamentary archives. These separate historical archives generally have autononous regulations.

4.4. America

Canada and the USA

In Canada and the USA, the centrai archives are not part of a na­tional archives network. Nevertheless in Canada periodic meetings are provid­ed for with the other archives existing on national territory; the latter form part of the Canadian Archive Council together with the National Archives. As in Canada, the Archivist of the U.S . has annua! meetings with the heads of State Archives to discuss mutuai problems and concerns and to pian joint initiatives.

While the Canadian Parliament and Supreme Court come under a distinct administrative set-up, the National Archives is empowered to make agreements to accept the transfer of their records. In the USA, Congress and the Supreme Court have both made agreements with the National Archives to serve as their archival repository.

Centra/ and South America

In Centrai and South America, centrai archives are not generally part of any national archives network. Exceptions to this rule are Guatemala, Ecu­ador and Peru, whose archive networks are directed by their centrai archives .

In Guatemala, the Republic of Haiti, Brazil, Colombia and Ecuador there are separate historical archives for parliament and for the foreign and defence ministries; Ecuador also has separate archives for the Instituto Ecu­atoriano de Seguridad Social, the Oficina Nacional de Personal, Notarias, Regis­tros de la propriedad, and a few other bodies. Argentina has separate archives for parliament and the ministries for foreign affairs and the judiciary; the mili­tary archi ves are no t centralized. Finally, Peru has separate archi ves for the Foreign Ministry and the military organs.

4.5. Oceania

While neither Australia nor New Guinea ha ve archives networks, the

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former does possess bureaucratic mechanisms to provide for co-ordination be­tween the archives of individuai states .

The Australian Parliament and Federai Court have separate histori­cal archives with their own regulations and criteria for allowing access to records. The University of New Guinea has its own separate historical archives , which is not open to the public.

5. Fonds stored in the centrai archives and contro/ over non-state archives

Questions 14 to 20 were intended to focus upon certain characteris­tics of the records housed in centrai archives .

(a) Firstly , information was requested as to whether state records were kept ab antiquo or from a certain historical event on. In the latter case, be­sides a description and the date of the event, it was asked where the records of centrai state organs were held prior to the event itself. These questions link up with nos . 5 and 6 regarding the denomination of the centrai archives and its date.

(b) Secondly, information was sought as to whether federai states pos­sessed not only centrai archives but also archives for each of their states or regions, and if the records of local state offices were kept in the centrai ar­chives, in regional archives, or in other decentralized archives.

(c) Thirdly, it was asked if the centrai archives is either empowered or required to keep the records of politica! parties, trade unions, banks, firms, other public or private bodies and institutions, politica! figures , high-ranking officials, families and individuals, literary figures and writers, artists and ar­chitects, and religious, ecclesiastica! or other bodies . lt was also asked whether specialized archives existed for such categories of records .

(d) Finally, i t was asked whether the archive administration exercised archival jurisdiction over such specialized archives.

5. 1 Europe

(a) In most cases, European centrai archives hold records ab anti­quo, even though the earliest documents may obviously be of different juridi­cal nature. The earliest document (528) is found in France. The earliest docu­ment for Austria dates from 8 1 3 ; for Belgium from 8 19; for Portugal and Spain again from the 9th century; for the UK and the USSR from the 1 1 th century. As mentioned above (see section 3 . 1 .) , states such as Spain, Poland, Hungary and the USSR have more than one centrai archive to house the records of histor­ical and present-day government bodies. While the records of the Swedish State date from 1 523 , the year in which Sweden broke away from its union with Den­mark, earlier records are also kept (12th century) . A particular situation is found in the two Germanies : imperia! records dating from the Middle Ages are housed

196

in the Vienna Centrai Archive; for the Federai Republic of Germany the records of the Centrai Archive date from the 16th century; for the German Democrat­ic Republic the records of Prussia are conserved ab antiquo while those of the German Empire date from 1 867, the year of the founding of the N orddeutsch­er Bund.

In Switzerland, records have been held in the Federai Archive since 1798, the year in which the Helvetic Republic was founded. Earlier records are held in the archives of the different cantons . In ltaly, the Archivio Centrale dello Stato has been keeping records sin ce 1 86 1 , the year of national unifica­tion. The earliest records - dating back to the 8th century in a number of cases - are to be found in the state archives set up in provincia! capitals . In Jugoslavia, the centrai archives has been keeping records since 1918 , the year in which the state was founded, but also holds materia! from the 1 9th century. Earlier records are to be found in the archives of the individuai republics.

(b) The federai states - Austria, Czechoslovakia, the Federai Repub­lic of Germany, Jugoslavia, Switzerland and the USSR - possess archives for their component states , regions, cantons or provinces. In Great Britain, the centrai archive of the UK is flanked by those of Scotland and Northern Ireland. Regional archives are found in the German Democratic Republic, Norway, Netherlands and Spain, and are being set up in Belgium. State archives - mainly at provincial level - for the records of local state offices are found in Belgi­um, Czechoslovakia, the German Democratic Republic, the Federai Republic of Germany, ltaly, Jugoslavia, Norway, the Netherlands, Poland , Portugal, Spain, Sweden, Switzerland, Hungary and the USSR . Finland has non-state provincia! archi ves and the UK independent county archi ves. France has depart­mental archives independent of the centrai archives administration.

The earliest non-state records are generally to be found in municipal and ecclesiastica! archives; on occasion they are housed in municipal or pri­vate libraries .

(c) Apart from records produced by the centrai organs of the state, centrai archives often house - under various headings and not necessarily in an organic arrangement - the records of firms, public bodies, politica! figures or high-ranking officials , families and individuals, or of other types. Less fre­quent is the presence of records belonging to trade unions, politica! parties, banks, literary figures and artists, and religious institutions. These findings are bome out by answers to the following question as to whether there exist special­ized archives for the records produced by such bodies or persons, the most com­mon in fact proving to be those for politica! parties, trade unions and religious institutions . Some countries - in particular Belgium, the Federai Republic of Germany, the United Kingdom and Spain - have special archives for nearly all the typologies indicated. In France, on the other hand, no provision is made for specialized archives, but the records of public and private bodies, families and individuals, and religious institutions may be concentrated in the archives

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facilities of the territorial units . (d) In only seven cases do centrai archives exercise right of inspec­

tion over the archi ves of public , private or ecclesiastica! bodies . In Austria and Finland such rights are limited (in Finland to private archives receiving contri­butions from the state) . The other countries are the German Democratic Repub­lic, Iceland, Poland (the Archive of Modern Records controls the archives of banks, firms, public and private bodies), Spain - in part - and the USSR. In Czechoslovakia, the Federai Republic of Germany, ltaly, Poland (apart from the functions assigned to the Archive of Modern Records), Portugal and Spain right of inspection is assigned to offices of archive administration other than the centrai archives . In the United Kingdom public records deposited in county and other !oca! record offices are subject to inspection by the Public Record office; the generai provisions of archival services at a !oca! leve! comes under the Department of the Environment; archives of the Church of England are the responsibility of Convocation; and private archives are subject to volun­tary registration by the Historical Manuscripts Commission. In Jugoslavia ar­chival jurisdiction is exercised by the archives of the various republics, while in Hungary each specialized archive carries out such functions. Finally, Sweden and ltaly both have norms requiring the preservation of company records for ten years for fiscal purposes.

5.2. Africa

(a) In African countries, the records of centrai archives date back generally to the 1 8th century (Mauritius, Mozambique, Sierra Leone) or the 1 9th (Congo, Kenya, Malawi, Tanzania, Zambia). The earliest records are found in Sudan ( 16th century) and Ghana ( 17th century) . Record conservation is con­nected with particular historical events in Tanzania (German colonization from 1 885), Zaire (colonization in 1 885 and national independence in 1960), the Ivory Coast (decolonization in 1 960), and Guinea Bissau (national independence in 1 973 and its juridical recognition in 1 974).

(b) Archives decentralized with respect to the national archives are found in Congo, the Ivory Coast, Sierra Leone and Zaire; in Tunisia, Mauritius and Guinea Bissau records are kept by cultura! institutes.

(c) Centrai archives frequently conserve or may conserve the records of public, private or religious bodies. The archive of the politica! party in power is at times autonomous, as in the cases of Guinea Bissau, Mozambique and Zambia. Public, non-state, private and ecclesiastica! records are often held by the creating bodies.

(d) With the exception of Ghana and Mozambique, the centrai ar­chives of African states generally exercise functions of archival jurisdiction over the records of public, private and religious bodies. In Guinea Bissau, such tasks are assigned to another office of archive administration, while in Mauritius the creating bodies are responsible for their own records.

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5.3. Asia

(a) The First Historical Archives of China includes records from 1 368 to 1 9 1 1 (from the Ming Dynasty to the Qing). The Second Historical Archives holds records from 19 1 1 to 1 949 (Guomingdang National Government), and the Centrai Archives houses records from 1921 to the present regarding the Com­munist Party and various government bodies . The Korean National Archives was set up in 1 969 and holds records from the Yi Dynasty ( 1 5th century). Other ancient records are distributed over 5 archives : Chun-Chu-Gowan, Mt. Taw­Back, Mt. Myo-Hyang, Mt. Ma-Ni, and Mt. Oh-Dae-Archives. The National Archives of Japan holds documents dating from the Meiji restoration of 1 868. The earliest documentation dates from 908 and is found in the Cabinet Library Division of the National Archives, the National Diet Library, and other cui­turai institutions. The National Archives of India holds records in organic ser­ies from 1784 as well as documents of earlier date; that of Indonesia from the end of the 1 9th century. The Israel National Archives contains documents from 1 839 on, while earlier records are presumably to be found in Turkey. Records held in Singapore date back to 1 800, earlier documents being held in the Rag­gles Museum and the Singapore Library. Sri Lanka has records dating back to the conquest of the port of Galles by the Dutch East India Company in 1 640.

(b) Decentralized archives at regional or provincia! leve! are general­ly to be found.

(c) Centrai archives house or may house various categories of records belonging to public, private or religious bodies, which are often also conserved by the creating bodies themselves. In India and Japan, it is more frequent to find particular archives for the records of politica! figures, high-ranking offi­cials, families, Iiterary figures and writers . In the case of India, religious ar­chives should also be mentioned, while Israel has particular archives for politi­ca! parties and trade unions as well as for Iiterary figures, writers and artists. Specialized archives are rare in China, such records generally being conserved in the many Chinese archives .

(d) Centrai archives do not generally exercise archival jurisdiction over the records of public, private and ecclesiastica! bodies, exceptions being In­donesia and Israel. In Singapore and Sri Lanka, creating bodies exercise su­pervision over their own records. A similar situation appears to exist in China. No provisions are made for archival jurisdiction in Korea and Japan.

5.4. America

Canada and the USA

(a) As regards North America, while the National Archi ves of Cana­da conserves records from the 1 5th century, records in the USA date back

1 99

to the Declaration of Independence ( 1776) even if the oldest document is dated 1672; earlier documents may be found in some state archives, historical socie­ties, universities and libraries .

(b) Canada' s provincia! and territorial archives are autonomous with respect to the National Archives and fuliy responsible in the sphere of their own archival jurisdiction. Similarly, state archi ves and archi ves produced by decentralized government bodies are to be found in the USA.

(c) In the case of Canada, the records of public, private and religious bodies may be held in the National Archives or in specialized archives . The USA National Archives has no jurisdiction over or any responsibility for records of any body other t han agencies of the federai government, an d records of pri­vate and religious bodies are generaliy housed in specialized archives . Nation­al Archi ves has however accepted the gift of the records and papers of certain bodies and individuals within prescribed limits, and it provides courtesy storage only for the papers of members of Congress. The records of politica! figures and high-ranking officials are to be found in the Presidential Libraries, which form part of the National Archives . Such records are mainly donated.

(d) In any case, neither the Canadian National Archives nor that of the USA exercises archival jurisdiction over these records , such functions be­ing entrusted to the respective creating bodies .

Centra! America

(a) and (b) In the states of Centrai America, records date from the 17th century for Barbados, and from the 19th century for Haiti ( 1 804, the date of national independence) and Cuba. The latter two states also have decentral­ized archives .

(c) In most cases, while centrai archives may also conserve the records of public, private and religious bodies, these are more often h el d by their creating bodies.

(d) The centrai archive of Haiti exercises archival jurisdiction over such records, whereas in Cuba such functions are the responsibility of another office of the archive administration or of provincia! government .

South America

(a) In the states of South America, records are conserved ab antiquo and generaliy date back to the 1 6th century. Only in Colombia is the conserva­tion of records connected with a historical event, in this case the conquest of America.

(b) Argentina and Brazil have regional archives and ali states but Ecu­ador have decentralized archives for the records produced by local government offices. Apart from state and local archives, Colombia also has historical acade-

200

mies , universities, foundations and notarias. (c) Centrai archives often house the records of public and private bod­

ies and institutions , politica! figures and high-ranking officials, families and individuals , literary figures and writers; less frequently ecclesiastica! archives . The National Archives of Ecuador is the only one to contain none of these categories. In ali cases, the records of public, private and religious bodies may constitute separate archives or be kept by their creating bodies . No informa­tion was provided by Brazil, Argentina, Ecuador or Peru as to the records of politica! parties, trade unions , banks and firms.

(d) In no South American state does the centrai archives exercise juris­diction over the different typologies of non-state archives. In Brazil, some of these functions are assigned to the administrative secretariat attached to the office of the President of the Republic.

5.5. Oceania

Records h el d in Australia begin in 190 l , the date of the establishment of the Australian Federation. The country has regional archives and various decentralized archives as weli as records housed in different cultura! institu­tions . The Australian archives hold the records of politica! figures and high­ranking officials . The records of public, private and religious bodies consti­tute specialized archives and jurisdiction is assigned to the respective creating bo dies.

The centrai archive of New Guinea conserves records dating back to the 1 9th century. It houses only the records of public and private bodies an d institutions but exercises no jurisdiction either over these records or over those of politica! parties, trade unions, banks and firms, or even over family, in­dividuai and ecclesiastica! records. While no indication is given of the existence of decentralized archives for the records of state offices , records are held by the University.

6. Archival jurisdiction over state archives. Disposal, records management,

transjer

6. 1 . Europe

In ali European countries , the archive administration - and often the centrai archive - exercises archi val jurisdiction over the records of the cen­trai organs of the state. In the Vatican City, the Archivio segreto Vaticano ex­ercises no jurisdiction over governmental bodies , whose disposal operations are carried out by their own officials.

Among the systems adopted to exercise rights of inspection, there is a clear tendency towards occasionai visits by state archivists to the various cen-

201

trai administrative bodies. J o in t commissions of state archivists an d officials of the respective bodies operate with differing regularity in Austria, Czechos­lovakia, Iceland, ltaly and the USSR. In France provision is made for perma­nent missions of state archivists attached to the centrai administrative bodies. Other forms of supervision (largely concerned with the approvai of disposai scheduies) or of cooperation are found in Finland, the German Democratic Republic, the Federai Repubiic of Germany, Holiand and Poland. In Eire, and the United Kingdom each ministry has an officiai responsible for liason with the archive administration; in the U .K. a member of staff of the Public Record Office acts as a contropart for a group of these Departmentai record offices . Spain has a commission for the "quaiification and valorization of documents" . The Swiss Federai Archive sends inspectors to the centrai administrative organs.

Intermediate storage centres are found in Austria, Belgium, Finland, the German Democratic Republic, the Federai Repubiic of Germany, Liechten­stein, Netherlands, Spain, Sweden, Switzerland and the UK. These generaliy come under the centrai archive and are run by state archivists. In Finland, the intermediate storage centre is under the authority of the Office of the Prime Minister (centrai archive of the Councii of State) . In Holland, the creating bodies are responsible for intermediate storage centres, which are run by their own personnel. In the German Democratic Republic, current records are transferred to the Zentrale Bestandsnachweis and then to the State Archives .

An originai system has been introduced in France, where an office directed by an archivist (conservateur d'archives) has been set up within each ministry.

Various functions connected with records management are found in aimost ali states except Belgium, Jugoslavia, Holiand, Portugai and the USSR. In Finland, each administrative body has an official in charge of records, but not necessarily a qualified archivist. In France, there is no difference between pré-archivage and definitive storage. In Switzerland, the functions of records management are carried out jointly by federai archivists, public administra­tion experts and officiais from each governmental body. The operations of the archive administration are mainly concerned with current and semi-current records, disposai and transfer; a littie Iess frequently with access to records for study or administrative purposes; Iess frequently stili with archive creation .

Disposai schedules are found everywhere but in Austria and Jugosla­via. In the majority of cases, these schedules regard individuai organs of the state, being drawn up for centrai administrative bodies in oniy some cases. Dis­posai schedules exist for ali centrai administrative bodies in Finland, the UK, Norway, Holiand, Sweden and Hungary. A generai schedule exists in Czechos­lovakia, Finland, the German Democratic Republic, Poiand, Sweden and the USSR.

The transfer of records to the centrai archive is carried out on a regu­lar basis in Czechoslovakia, the German Democratic Republic, the UK, Eire

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(but oniy for certain types of records), Liechtenstein , Holiand, Switzerland, Hungary and the USSR. In other countries, time limits are Iaid down but the fio w of transfer is irreguiar. T ime limits range from 1 5 years in H ungary an d the USSR to 50 years in Finiand (from 20 to 50 years), Jugoslavia (from 30 to 50 years), Liechtenstein (from 30 to 50 years), Holiand and Sweden (from 30 to 50 years on the basis of individuai agreements). In Belgium the date of transfer is decided by the creating bodies. Twenty years is the term set in the German Democratic Republic, 25 in Poland, 25-30 in Norway, from l to 29 in the UK, 30 in Eire and Iceland, 40 in ltaly and 45 in Spain. No limits are indicated for Austria, Portugal and the Vatican City. In France, as weli as in the Federai Republic of Germany, the limit is determined by the end of ad­ministrative interest.

6.2. Africa

In ali African countries except Guinea Bissau, centrai archives exer­cise supervisory functions over the current and semi-current archives of cen­trai government, mainly through occasionai visits by state archivists to the var­ious bodies, or through joint commissions of archivists and officiais, as hap­pens in Ghana, Mauritius, Mozambique, Sudan, Tanzania and Zambia. In Guinea Bissau, disposal operations are the responsibility of the officiais of the various government bodies . Intermediate storage centres are found in Burkina Faso - under the National Archive Centre - Kenya and Zambia - under the centrai archives - Mauritius - under the Ministry of Education, Arts and Culture - Congo and Zaire - run by their respective creating bodies. In the case of Mozambique, the centrai archive provides intermediate storage for cer­tain centrai bodies . The running of intermediate storage centres is generaliy the responsibility of state archivists.

Functions of records management are provided for in Ghana, Kenya, Maiawi, Sierra Leone, Sudan, Tanzania, Tunisia and Zambia. These are iargely assigned to archivists from the centrai archives, but are carried out together with archivists from the various administrative bodies in Sudan and Tunisia.

Such functions principaliy regard the creation (except in Ghana and Tunisia) an d management of archives, di sposai and transfer, an d access t o records for study or administrative purposes. In Sierra Leone, they aiso in­clude the sector of reprography.

Disposai scheduies are provided for in most cases: generai scheduies in Mauritius, Sierra Leone, Sudan and Zaire; particuiar scheduies mainly drawn up for oniy a few administrative bodies so far in the other states . Generai and particular scheduies are at the pianning stage in Tunisia. No disposai sched­ules exist in Burkina Faso, Guinea Bissau and Mozambique.

The point at which records are transferred to the centrai archives varies from the date when the affairs in question are terminated - in Kenya, Sudan

203

and Zambia - to the maximum limit of 50 years in Burkina Faso (for certain types of records; the others are transferred after 5 or 10 years) and 60 in Mauritius (where limits range from 15 to 60 years). Tanzania has limits of 3 and 5 years; Malawi of 5 and more; the Ivory Coast, Mozambique and Tunisia of 10 ; Ghana 1 5 ; Congo 20; Sierra Leone and Zaire 30. Transfer is, however, not carried out on a regular basis except in the cases of Congo, Ghana and Sierra Leone.

6.3. Asia

In Asian countries - apart from Korea and Japan - the centrai ar­chives exercise archival jurisdiction over the current and semi-current records of the centrai organs of the state. Such functions are generally carried out through occasionai visits by archivists to the various administrative bodies.

J o in t commissions or permanent missions exist in Indonesia an d legis­lation). "Liaison" officers to look after current records in public offices exist in Pakistan (in accordance with forthcoming legislation) Sri Lanka. In India, jurisdiction over current records is entrusted to officials of the various adminis­trative bodies, while archivists are responsible for supervision of non-current records. In Indonesia, the disposal of non-current records is decided by the centrai archive; in Singapore, disposal can only take piace with the authoriza­tion of the centrai archive. In Korea - where the centrai archive is not as­signed functions of archival jurisfiction - each centrai government body has an official responsible for its records. In J a p an, disposal is entrusted to offi­cials of the various administrative bodies. Occasionai visits of inspection by archivists are provided for in China. In generai, administrative bodies have special offices for current records, where the functions of records management are also carried out.

Intermediate storage centres do not generally exist . Exceptions to this rule are Indonesia, Israel and Singapore, whose intermediate storage centres are run by the creating bodies . At least some functions of records management are provided for in ali states but J a p an an d entrusted to archivists from the centrai archives . In Israel and Singapore, these archivists collaborate with offi­cials of the various administrative bodies. The la w of Indonesia entrusts records management to the latter, as w ili the la w to be passed in Pakistan. Records management is mainly concerned with creation and management of archives, ·

disposal and transfer, and access to records for study or administrative pur­poses. In Israel, only management and disposal are concerned. In Korea, cur­rent and semi-current archives are open to the public.

Apart from Japan, ali states have disposal schedules. These are mostly generai schedules, more rarely for individuai administrative bodies. Transfer takes piace at times ranging from 4 years in Korea to 30 in Japan. Five years is the norm in Pakistan; at least 10 in Indonesia; from 10 to 20 years in Israel;

204

20 in China, except where regulated by agreements between archivists and ad­ministrative officials ; 25 years in India and Sri Lanka; in Singapore, transfer takes piace when the applications made by the various bodies are granted.

6.4. America

Canada and the USA

The National Archives of Canada exercise archival jurisdiction over the current and semi-current archives of the centrai government organs through visits paid by archivists . Annua! reports are presented by the National Archives to a Centrai Agency of Government to provide information on the state of records management in the government bodies. These reports are based upon visits made at least every 5 years.

Decisions regarding the disposal and destruction of the records of cen­trai government bodies must be approved by the National Archives or carried out in terms of disposal schedules usually of a generai character and drawn up by officials of the creating bodies . Records management is therefore the responsibility of the National Archives and the various governmental bodies and takes piace in terms of functions inherent in the creation and management of current an d semi-current archi ves , disposal an d transfer, and access for study and administrative purposes, guaranteeing the application of the norms regulat­ing access for consultation and the safeguarding of privacy for personal rea­sons, as well as the directives and norms laid down for the centrai organs of the state.

Intermediate storage centres - known as records centres - are un­der the jurisdiction of the National Archives and the transfer of documents takes piace with varying frequency.

The National Archives of the USA exercise archival jurisdiction over current and semi-current archives, largely through regular visits by archivists . Lists and schedules for disposal and transfer - both generai and particular -are drawn up by the officials in charge of agency records and approved by the National Archi ves . Twelve Federa/ records centres are located on national ter­ritory, one of which for personal records. While the physical preservation of records in these intermediate storage centres is the responsibility of the Na­tional Archives, their legai protection is that of their creating bodies . The Na­tional Archives and the generai administration services bear responsibility for the system of records management run by the former. By law, records are to be transferred after 30 years, but the deadline varies in practice: in fact, should an agency retain any records that are more than 30 years old, and should the Archivist determine that they have sufficient value to justify archival reten­tion, the Archivist may,if he decides it is in the public interest, may direct and effect thir transfer. The exception is when the head of the agency certifies in

205

writing that the records are stili needed to conduct the regular current business of the agency.

Centra! America

In ali Centrai American countries but Cuba, the centrai archives ex­ercise archival jurisdiction over the current and semi-current archives of the centrai organs of the state through occasionai visits by archivists or joint com­missions. In Cuba, the disposal of records is the responsibility of the creating bodies. Intermediate storage centres run bu archivists from the creating bodies exist only in Guatemala. Records management is provided for in Guatemala and Santa Lucia. Disposal schedules exist in ali countries but Haiti. Some coun­tries have generai schedules (Guatemala); others generai and particular (Cuba); an d the rest only particular. Transfer of records to the centrai archi ve is sup­posed to take piace after 5 years in Haiti, 10 in Guatemala, 15 in Santa Lucia, an d 30 in Cuba. In ali cases the flow of transfer is irregular.

South America

Only the centrai archives of Brazil and Colombia exercise no rights of inspection over the current and semi-current archives of the state adminis­trative bodies, where disposal is carried out by officials of the bodies concerned. Intermediate storage centres exist in Argentina, run by the Ministry of the Econ­omy, in Brazil, run by the Federai Archive, in Ecuador, run by the National ArchivesCouncil, and in Peru. Records management functions are provided for in Argentina and Peru with regard to the management of current archives, disposal an d transfer. Colombia is the only country t o h ave no disposal sched­ule . Neither Brazil nor Colomia have deadlines for the transfer of records. In any case, where such deadlines exist - as in Argentina (30 years) and Ecuador ( 1 5 years) - the flow of transfer is stili irregular.

6.5 Oceania

The Australian Archives have archival jurisdiction over ali current, semi-current and historical Commonwealth archives . Ali other archives are autonomous5. It has rights of inspection and access over ali archi ves of the Commonwealth, which it exercises through visits by archivists to the various

5 While there are no intermediate storage centres, there does exist a precise system of

records management . The Australian Archives' functions include the form of records and

access for consultation; it provides technical ad vice and assistance; it co-ordinates practical

criteria for archive management and operates ali over the territory through a network of

regional offices.

206

administrative bodies . It undertakes the training of personnel in the manage­ment of current archi ves and co-ordinates activities of inspection, transfer and disposal through consultant commissions of archivists and officials from in­dividuai administrative bodies. The Australian Archives are responsible for the disposal and transfer of Commonwealth records. Plans for disposal and transfer are drawn up by officials of the archives of the various administrative bodies in accordance with the directives laid down by the Australian Archives . Fur­ther specific directives regulate the authorization procedure for disposal and transfer. Generai disposal schedules are provided for in the case of records of a personal or financial character and those regarding property; particular sched­ules are prepared in agreement with individuai administrative bodies for the disposal of their administrative records and any regarding special functions . Transfers foliow a regular programme: the removal of records to the Australian Archives is arranged when they are no longer necessary for legai, fiscal, ad­ministrative or public purposes. Creating bodies keep records unti! the date set for their destruction or storage-temporary or permanent - in the Australian Archives, which guarantee their conservation in suitable premises. Particular care is given to transferring records dating from over 25 years ago to the Aus­tralian Archives soon as is compatible with transfer programmes.

The National Archives of New Guinea exercise right of inspection over the current and semi-current archives of centrai government organs through occasionai visits by archivists . Intermediate storage centres are run at provin­cial level by the Department of Education. Records management is the respon­sibility of archivists and officials of the various government bodies and is con­cerned with the creation and management of archi ves, disposal and transfer, and access to records for study or administrative purposes. There are no dis­posal schedules and transfers take piace after 20 or 25 years.

7. Access

7. 1 . Europe

Time limits set for access to records stored in the centrai archives are no t strictly correlated to the times fixed for their transfer. Some states ha ve set a general limit for the consultation of records: 20 years in Hungary; 30 in France, the UK, the Federai Republic of Germany, Eire, Poland and Norway; 50 in Czechoslovakia and Liechtenstein; and l 00 in Belgium, except in cases of derogation for records not of a personal characater . Important exceptions with regard to consultation are found both in states with a generai limit and in those aliowing free access to records housed in the centrai archives with no time limi t. Such exceptions generaliy regard state security, public or der, an d the safeguarding of privacy, as is the case in Norway, Spain, Switzerland and Hungary. Belgium sets limits of even more than 100 years for legai documents.

207

In Finland, the categories of reserved documents are laid down by Jaw (for­eign policy, defence, taxation and firms, privacy) . France sets limits of 60 years for records concerning state security; 100 for registres de / 'état civil and lega! documents, records concerning personal or family !ife; and 150 years for per­sonal information of a medicai nature. Special norms are laid down in the Fed­erai Republic of Germany for records of a personal nature (30 years after the death of the person or 1 10 after the date of the document itself) and there also exist norms whereby this limit may be shortened or extended. Access may be denied for reasons of state security, the safeguarding of personal rights or con­fidential matters, because of the state of preservation of the documents, or when the use of records is considered too onerous. In the German Democratic Repub­lic, access to ali recent records requires the authorization of the Director of the Centrai Archives - for German researchers - or of the Generai Director of the Archive Administration - for foreign researchers . Authorization may be denied for reasons of state or so eia! security, privacy an d commerciai con­fidence, and when the records are stili of use for administrative purposes, or have not been arranged, when other published sources exist, when specific clauses exist to regulate storage, and finally when the use of records is consi­dered too onerous. The United Kingdom and Norway limit access for reasons of state security, privacy an d commerciai confidence. Portugal has limits as regards foreign and defence ministry records. In Sweden, access is denied to records covered by the law on official secrets. Classified or secret documents may not be consulted in the USSR.

Automatic declassification is provided for in France - but only for the foreign and defence ministries - the UK, Eire, Norway, the Netherlands, Sweden and Switzerland. Documents not subject to automatic declassification include those of a confidential or secret nature. Declassification does not exist in Austria, Belgium, Liechtenstein, Spain and Hungary. In Jugoslavia, access to records is decided upon by each ministry unti! the moment of transfer to the centrai archive, after which no limits are set except by specific government decision.

In Italy, free access t o records held in the centrai archi ve an d other state archi ves is expressly provided for, except in three cases regarding docu­ments classified for reasons of home of foreign policy, confidential personal documents, and records of penai proceedings . The la w sets limits - constitut­ing a sort of automatic declassification - after which these records also be� come freely accessible: 50 years for records concerning home and foreign poli­cy; 70 years in cases of privacy and penai proceedings. In Austria, authoriza­tion is required for access to records held in the centrai archive if they date from within the last 30 years, the corresponding limit for Liechtenstein being 50 years. Neither country indicates exceptions imposing longer limits for cer­tain categories of records. However, Austria - as pointed out in section 6. 1 . - indicates no time limit for transfer, an d Liechtenstein gives no information

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as to the possibility of authorizing access to classified documents. In Czechos­Jovakia and Poland, records become freely accessible through declassification after 50 and 30 years respectively. While neither country indicates longer limits for particular categories of records, declassification does not come about au­tomatically with the passing of time.

In ali countries but the German Democratic Republic, it is possible to authorize access to classified records for the purpose of study. Such authori­zations are granted by the creating bodies in Finland, the Federai Republic of Germany, the UK, Eire, Spain, Sweden (where authorization is granted by the government according to the nature of the records), Switzerland and Hungary. In Austria, France, Iceland and Jugoslavia such powers are exercised by the creating powers together with: the archive administration in Austria, the Minis­try of Culture (archive direction) in France, and the directors of the centrai archives of the other two countries. Authorizations are issued by the centrai archives in Belgium, Norway and Holland; by individuai state archives and the generai director of archives in Poland; by the director of the centrai ar­chives in the USSR; by the archive administration together with the Ministry of the Interior in Czechoslovakia; by the Ministry of the Interior in Italy; and by the Office of the President of the Council of Ministers in Portugal . In the case of the Vatican City, records prior t o J an uary 23rd 1 922 are accessible; authorization to consult classified records is granted by the Office of the Secre­tary of State.

7.2 Africa

Ali African countries but the Ivory Coast impose limits upon access to records. In generai, time limits are set somewhere between the 20 years of Zambia (which may be extended at the discretion of the archivists) and the 60 of Mauritius (for classified records). A general limit - for ali records - of 30 years is set in Ghana, Kenya, Tanzania, Tunisia (where there also exists a 60-year limit for classified records), Zaire and Zambia.

A general limit of 40 years is set in Malawi. Congo has a 50-year limit for classified records relating to state security an d personal privacy, and a 70-year limit for legai matters. In Burkina Faso, limits are decided upon the basis of the nature of the records; in Guinea Bissau on the basis of their date. In Sierra Leone, documents become accessible upon transfer to the centrai ar­chive. In the case of Mozambique, the colonia! la w imposes a limi t of 50 years and the centrai archive forbids access to records of the last 30 years not con­tained in inventories.

A system of automatic declassification is provided for in Kenya, Mauritius, Mozambique, Sierra Leone, and Zaire; Tanzania has a non-automatic system.

Burkina Faso, Guinea Bissau and Zambia have no provisions for authorization of access to classified records for study purposes. This is provided

209

for in all other cases . Authorizations are issued by the centrai archives in Kenya, Mozambique, Sierra Leone, Tunisia (together with the creating bodies) and Sudan (in agreement with the authorities responsible for security); by the Minis­try of Community Development, Culture and Sport in Tanzania; by the creat­ing bodies in Congo and Guinea Bissau; and by the Head of State in Ghana and Zaire.

7.3. Asia

Access limits are imposed in all states . No time limits are indicated by China - where such limits are set by the various governmental bodies -Korea - where limits regard state security and privacy - Indonesia - where limits are especially concerned with landed property - or Pakistan. Singapore has a genera! limi t of 25 years; J apan, India, Israel and Sri Lanka ha ve a generai limit of 30 years and longer terms set by the creating bodies for their classified records, except in the case of Israel, where a 50-year limi t is set by la w for state security, internai security and privacy.

Declassification is not generally automatic (except for Sri Lanka) but exists in all countries but Japan and Indonesia.

Japan, India and Israel have no provisions to authorize access to clas­sified records. Such authorizations are issued in China by the centrai archives, subject to approvai in certain cases by those responsible for records manage­ment; in Indonesia by the centrai archives.

The creating bodies issue authorizations in Sri Lanka and Korea for classified records relating to national security. In Korea, authorizations for ac­cess to confidential records of a personal nature are granted only to persons with some particular connection .

Authorizations are granted by the Cabinet Division in Pakistan and the depositing departments in Singapore.

7.4. America

Canada and the USA

In Canada, the access to documents of the federai administration is regulated by the Access to Information Act and the Privacy Act. Precise limits are laid down for access to records which may prejudice national defence, in­ternational relations , and the prevention and repression of hostile and subver­sive activities; limits are also imposed upon access to documents containing confidential personal information. Authorizations for access to classified records are entrusted to the institutions excercising contro! over .documents, subject to the views of the creating bodies .

In the USA, all holdings of the National Archives including records

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that are one or two years old, are fully accessible unless specifically restricted by court decision, statute or presidential executive order. The Freedom of In­formation Act is intended to ensure access to all records except for those in­cluded in nine specific categories, but access is also modified by the Privacy Act (see T. Huskamp Peterson, Federa/ Records, Privacy and Public Officia/s in the United States, in Proceedings ofthe Twenty-Third International Archival Round Table Conference, Austin-Texas, 1985, pp. 1 35-139). In the USA, declas­sification of security-classified records is not automatic.

Centrai America

Access limits are set in all countries. Santa Lucia has a 50-years limit and is the only state with a system of declassification. Authorizations for ac­cess to classified records are issued by the creating bodies in Cuba and by the centrai archive in Santa Lucia

South America

Answers regarding access generally proved to be very vague. Argen­tina has a general limit of 30 years and 20 for audio-visual records. lt also has a system of declassification and the criteria for access to classified records vary according to subject. While Brazil claims to have no access limits, it has no system of declassification or of granting authorizations for access to classified records. The same holds for Colombia. Peru states that it has limits but gives no further information. Ecuador has limits for the records of the foreign and defence ministries as well as a non-automatic declassification system. Authori­zations for access to classified records are issued by the respective ministries.

7.5. Oceania

The Australian Archives is responsible for guaranteeing the applica­tion of the norms regarding access. Records are generally accessible after 30 years, but exceptions are provided for in cases regarding defence and national security, international relations an d privacy. It is possible t o appeal against exceptions to free access. There is no system of declassification, which takes piace in relation to public requests (regulated by norms on the Freedom of In­formation or other norms regarding archives) or by decision of the govern­mental bodies concerned.

No access limits are indicated in the case of New Guinea, neither is any declassification system provided for.

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8. Search rooms

Questions 3 1 -37 regard not only the quantity of the fonds kept in the centrai archives and their earliest and most recent dates but also the presence of new records (computer, audiovisual and photographic records , microfilms and oral sources) and the structures for their conservation and consultation . I t was also asked whether specialized archives exist for the latter sources . Fur­ther information was sought as to the typology of finding aids, the proportion of printed inventories, the number of fonds to which automation is applied, and the conservation of reproduced records. The final question was whether the search room administration was automated.

Tab. 2 shows data relative to the quantities expressed in linear metres and the earliest and most recent dates of the fonds kept; tab . 3 presents infor­mation regarding the presence of new archives within the centrai archives.

8. 1 . Europe

The data on quantities and dates presented in tab . 2 are to be consi­dered in connection with the information proveded in sec. 3 . 1 . with regard to the denomination of the centrai archives and the period in which it was set up.

The quantity and earliest date of records are, in fact, bound up with the history of each state and its own archival structure.

As regards new records, at least some of these are to be found in all centrai archives except that of Iceland (see tab . 3) . In 2 1 countries , the centrai archives holds microfilm and photographic records; in 1 5 countries audio-visual records; in 9 countries computer records ; in 6 countries oral sources. Only the Federai Republic of Germany mentions documentaries and films . Jugoslavia indicated the presence of posters, which are also likely to be found in the ar­chives of other countries. The Archivio segreto Vaticano holds photographs . Structures for the storage and consultation of these records prove to be satis­factory in all countries except Eire, Jugoslavia and Portugal. Hungary lacks adequate structures for storage and Iceland for consultation. The conservation of these new records comes under the duties of the centrai archives . In France they form particular sections or services of the National Archives; in the Federai Republic of Germany various branches of the Bundesarchiv. Other countries also have specialized archives for some of these sources. Twelve countries in� dicate archives for audio-visual records (Austria, Czechoslovakia, the German Democratic Republic, the UK, Italy, the Netherlands, Poland, Spain, Sweden, Switzerland, Hungary and the USSR). Eight countries have photographic ar­chives (Austria, Czechoslovakia, the UK, Italy, Poland, Portugal, Switzerland and the USSR). Finland and Eire have institutes for oral sources: the Folklore Archi ves of the Finnish Literature Society and the Folklore Department of the University College of Dublin. Austria, Czechoslovakia, Italy and the UK also

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indicate institutes for oral sources. The question regarding to the typology of finding aids referred to

generai guides, summaries of records , inventories, abstracts, transfer lists, card indexes, calendars, special lists , indexes and data banks . The following coun­tries have all these aids at least in the case of some fonds : Czechoslovakia, France, the Federai Republic of Germany, Spain, and United Kingdom. All countries except Eire, Portugal, Sweden, Switzerland and Hungary have generai guides, whose degrees of analyticity are probably very varied . Inventories, trans­fer lists, card indexes, special lists and indexes are found in 2 1 countries . In­ventories are lacking only in Eire and Liechtenstein; transfer lists in Poland, special lists and indexes in Iceland and Sweden.

Nine countries indicate possession of data banks for at least one fond: Czechoslovakia, France, the Federai Republic of Germany, Italy, Jugoslavia, Norway, Spain, Switzerland an d Hungary. The prese n ce of data banks is t o be linked to the question as to the number of fonds to which automation is applied .6 Thus, for example, Austria indicates no data banks but applies au­tomation to all the records of the Austrian Republic, i. e. since the end of World War I. In the UK, while the automation of the generai guide covers all fonds at series level, very little automation is applied at piece level. In France, all transfers prepared by the missions are computerized together with all the fonds kept in the Centre of Contemporary Records at Fontainebleau, but only about a dozen ancient fonds. In the Federai Republic of Germany, computerization is applied to all records of public provenance at ministry level subsequent to 1949 and to a considerable number of other pieces. Belgium indicates less than IO computerized fonds; Finland 32; the USSR 54,000fonds, but without specify­ing the level. Automation has only just begun in the German Democratic Repub­lic, while in the Netherlands the completion of a project including all fonds is scheduled for 1 992 . Spain's Centre of Documentary Information is now car­rying out a census of the country's computerized records. Search room adminis­tration is automated in France, the UK, Norway, Spain and Switzerland.

Data regarding the ratio of printed finding aids to the total of find­ing aids available in search rooms are often vague and too generai. While Aus­tria answers that no quantification is possible, Eire and Switzerland reply «few». No information is forthcoming for Iceland, Liechtenstein, Norway, Nether­lands, Spain (except for the Archive of the Indies) or Hungary. Belgium indi­cates the figure of 75rJfo for printed inventories but fails to provide the total number of finding aids. Similar considerations hold for Finland - where printed

6 However, the two do not necessarily coincide since automation may also involve a

number of fonds considered at a wide range of levels, e .g. at series leve!, or in relation to

location within the repositories, or to other aspects connected with search room administration.

2 1 3

inventories are indicated for almost ali series. France indicates a proportion of about 2/3 ; the Federai Republic of Germany of 50Jo ; Spain of 60% but only for the Archi ve of the Indies . The USSR indicates the figure of 417 inventories but provides no elements of comparison. Czechoslovakia has 52 printed in­ventories out of a total of 232 finding aids; the Vatican City 20 out of 500; ltaly 6 out of 760 but also a printed Guida generale describing ali fonds at ser­ies leve!; Poland 52 out of 297 for the Archive of Ancient Records and 20 out of 5 14 for the Archi ve of Modern Records; Sweden 2 out of l ,000. Jugoslavia has no printed inventories but 55 for internai use and 174 summary inventories .

Apart form the Archivio segreto Vaticano and the Archive of Iceland ali centrai archives hold records reproduced on microfilm (above ali for secu� rity, reference and acquisition, less frequently as substitute). Thirteen coun­tries have records reproduced on microfiches: Finland, France, the German Democratic Republic, the Federai Republic of Germany, the UK (80% of whose inventories are available on microfiche), Eire, Liechtenstein, Norway, the Netherlands , Spain, Sweden, Switzerland and the USSR. Records on video­disk are found only in Austria, France and Spain.

8.2. Africa

Tab. 2 shows the quantities and dates of fonds held. In any case, records date back to the 1 8th and 19th centuries at the most. The earliest records are found in Sudan and Ghana. Quantities range from the 635 . 5 linear metres of Congo to the 20,000 l .m. of Mozambique.

Ali centrai archives hold new records (see tab . 3). Photographs are kept in ali countries but the lvory Coast and Tunisia; microfilm in 1 2 coun­tries; ora! sources in l O; audiovisual materia! in 8; computer records in 3 . Zam­bia also indicates holdings of maps, stamps and coins. The conservation of ali these sources is planned in Burkina Faso for the future. Adequate struc­tures for storage and consultation are lacking in Congo - which is unable to utilize ali its reprographic materia! - and Sierra Leone. Storage problems are encountered in Kenya, Malawi and Zambia; consultation problems in Guinea Bissau. Specialized archives for ora! sources are found in the Ivory Coast, Ghana, Mauritius, Mozambique and Zaire. Mauritius and Zaire also have spe­cial archives for audio-visual sources - as do the Ivory coast and Mozambique - and for photographs - as does Tanzania. Mauritius also holds computer records.

No centrai archive indicates the presence of computerized records. As regard traditional finding aids, 6 countries have generai guides: Ghana, Kenya, Mauritius, Sierra Leone, Sudan and Zaire. The presence of transfer lists is widespread ( 10 countries). Nine countries have inventories, card index­es, special lists and indexes ; 8 countries abstracts. Printed finding aids are not generally available. Congo has 2 type-written inventories and ali of Ghana's

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inventories are type-written. Tanzania gives the figure o f 10 finding aids but with no further specifications . Kenya has a printed generai guide and subject guide. Reproduced records - mainly on microfilm - exist everywhere but Con­go and Guinea Bissau.

Search room administration is automated only in Sudan. Burkina Faso provides no information as work is in progress on setting up the whole sector.

8.3. Asia

Tab. 2 shows data on the quantities and dates of records held . The quantity of records held in centrai archives is an average of roughly 30,000 ! .m. While the smallest archives are those of Singapore and Sri Lanka, the Chinese archives hold over 76,000 l .m. of records.

The earliest records are found in Japan (10th century), China ( 14th century) and Korea ( 1 5th century) . Ali centrai archives hold photographic materia! and microfilm ; 6 also hold audio-visual materia! and ora! sources; 2 computer records (see tab . 3). Structures for storage and consultation are found to be adequate only in Israele. Specialized archives for new records exist in few countries: audio-visual archi ves in China, J apan, Indonesia, lsrael and Sin­gapore; photographic archives in China, Indonesia and Singapore; archives for ora! sources in Indonesia and Singapore; and archives for computer records in Singapore again. The centrai archives of Israel has 6 automated fonds, Sin­gapore 3, an d Sri Lanka l . Ali centrai archi ves use transfer lists as finding aids. A generai guide and inventories are present in China, India (which has only summary inventories apart for the guide), Indonesia, Israele, Singapore and Sri Lanka. China and Sri Lanka also have a summary of records . Special lists and indexes are found in Korea, Japan, India and Sri Lanka; card indexes in China, Indonesia, Singapore and Sri Lanka. Data banks are found in China and Singapore and are under preparation in Sri Lanka. Only lsrael states pre­cisely that it has 10 printed finding aids out of a total of 1 56. China has only computer printed copies for internai use. Korea mentions the figure of 10 in­ventories, Japan 89, and Sri Lanka 8, without providing any further informa­tion. Indonesia indicates a proportion of l 0% . India states that inventories exist for only 75% of fonds; these do not appear to be printed. Ali centrai archi ves ho l d records reproduced o n microfilm, above ali for security. Microfiches are found everywhere but Japan and Sri Lanka; videodisks in China and Singapore. Search room administration is automated in Korea, Israel and Singapore.

In China, automation is partially applied to repositories and the con­tro! of humidity and temperature, plans for automated management are being studied, and small and medium-sized computers are already installed in the centrai archives.

2 1 5

8.4. America

Canada and the USA

Canada provides a detailed description of the quantity of records held, the earliest of which o n paper date back to the 1 5th century . USA records date back to the 17th century (see tab . 2) . The two countries' National Archives hold computer and audiovisual records, microfilm, photographs and ora! sources - far which they run vast special repositories (see tab . 3). The struc­tures far the storage and consultation of these sources are considered satisfac­tory in both Canada and the USA. Apart from maps and architectural materi­a!, the Canadian Archives also report the presence of three-dimensional ob­jects. They possess a generai guide, summary of records, inventories , abstracts, card indexes, special lists and indexes, and data banks. One hundred and forty of their 3 ,500 inventories are printed. Automation is applied to the description of fonds and individuai pieces (the leve! varying according to type of docu­ment), to the contro! of pieces within the repositories, and far contro! at ac­cession leve! . They hold archives reproduced on microfiches, microfilm and videodisks and have a pilot-project on optical disk . The search room is fully automated.

The National Archi ves of the USA ha ve more than 4.000 finding aids: a generai guide, a new edition of which is scheduled for 1990, summary inven­tories, some index cards, special lists, indexes and data banks (the absence of transfer lists, as in Canada, is probably to be connected with the system of records management). Of these 4.000 some 1 .800 have been printed: 1 8 major subject guides, some 400 inventories, 90 guides to foreign records (chiefly German and Italian), an d some l , 1 50 descriptive pamphlets to microfilm publications.

For over a decade the U . S . National Archi ves h ave been applying au­tomatic techniques to improve administrative and intellectual contro! in their holdings and last year joined ARLIN, the national bibliographic system or­ganised by the national association of research libraries . There is a frequent presence of records created in computerized form. It holds records reproduced on microfiches and microfilm . The search room is not automated.

Centrai America

Quantities (see tab . 2) range from the 900 ! .m . of Santa Lucia to the approx. 24, 500 of Cuba, where records date back to the 1 6th century. In the other countries, the earliest records range from the 17th century to the 1 9th. Ali centrai archives hold microfilm and photographs (the latter not being found only in Guatemala). Barbados and Haiti also have audio-visual records; ora! sources are found only in Cuba (see tab . 3). Structures are inadequate for the storage and consultation of these sources in ali countries, the latter presenting

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no problems only in Cuba. Cuba also has special archives for audio-visual records and photographs; archives for computer records are reported in Guatemala. The centrai archi ves of Haiti are alone in having no generai guide, and card indexes prove to be the most widespread finding aids. Inventories are found in Barbados and Cuba; only summary inventories in Haiti; special lists and indexes in Barbados, Cuba and Haiti. Cuba also has a summary of records, transfer lists, abstracts and data banks, automation being applied to two fonds. No centrai archive has printed inventories and no information is provided as to the quality of finding aids. Barbados has records reproduced on microfilm and microfiches; Haiti on microfilm. Automation is nowhere applied to the search room.

South America

Quantities (see tab . 2) range from 600 ! .m. in Ecuador to 22,000 in Brazil and the earliest records date back to the 16th century. The centrai ar­chives of Argentina, Brazil and Peru hold audio-visual records , microfilm and photographs. Brazil also holds ora! sources; Colombia only microfilm (see tab . 3). Structures for storage and consultation are generally considered adequate. Specialized archives far audio-visual records, photographs and ora! sources are found only in Argentina (which also reports the existence of archives for com­puter records) and Brazil. While neither of these two countries has a generai guide, they both ha ve summaries of records, card indexes, special lists and in­dexes. Colombia, Ecuador and Peru have generai guides and card indexes; in­ventories are also found in Peru. Ecuador only has summary inventories but also possesses a summary of records, special lists and indexes. In Argentina, 17 inventories out of 1 77 are printed; in Ecuador 2; in Brazil 5 OJo . Peru reports 12 printed and 40 computer-printed inventories available to the public. While automation is applied to fonds in none of these countries, ali but Ecuador hold records reproduced on microfilm, and Argentina also on microfiches . Auto­mation is not applied to search rooms.

8.5. Oceania

The records of national character held by the 8 Australian Archives amount to a total of 440,000 ! .m. and ali refer to the 20th century. There are also computer and audiovisual records, microfilms and photographs and ade­quate structures for their storage and consultation. These new records are managed by the Australian archives . There are also specialized archives for films and audio-visual records not belonging to the Commonwealth (see tabs . 2 and 3).

The principal finding aid is the Australian National Guide to Archival Materia! (ANGAM). This is divided into two parts, a third being under prepa-

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ration, and covers ali fonds. Other finding aids include transfer lists . The AN­GAM may be consulted on-line in each regional archive. The Australian ar­chives hold records reproduced on microfilms for security and reference. Other modes of reproduction are decided upon in agreement with the authorities in charge of disposal . It is possible to purchase copies of documents accessible to the public. Automation is applied to search room administration.

New Guinea has 10,000 l . m . of records dating back to the end of the 1 9th century. The centrai archi ves also ha ve microfilm an d photographs but lack adequate structures for storage and consultation (see tabs. 2 and 3) . There are no specialized archives for new record sources. The only finding aids are transfer lists.

9. Premises

9. 1 . Europe

Most European countries have buildings serving exclusively as the premises of the centrai state archives. Exceptions are the German Democratic Republic, Liechtenstein, Norway, Portugal and Poland, whose three centrai archives are housed in a higher institute of economics and two annexes. The buildings are largely monumental edifices constructed in the 1 5th-16th century for the Vatican City; the 17th century for France, where an extension for recep­tion and public research (CARAN) was inaugurated in 1 988; the 1 9th century for Finland - where reconstruction was carried out in 1 928 and 1972 - for the UK - which also has new premises completed in 1 977 - for Switzerland, and for five of the centrai archives of the USSR. The centrai archive of Aus­tria was built in 1 984- 1 987, Czechoslovakia in 1 975 (inaugurated in 1 983), Iceland in 1 906-1909, with further work in 1 949, the Federai Republic of Ger­many in 1 986- 1987, Italy in 1 938-1 954, Norway in 1 978 and Sweden in 1 968. In Hungary, the Archive of Ancient Records was built in 1 917 and that of Modern Records in 1 909 . Monumental buildings are not used to house the cen­trai archives of Belgium, the German Democratic Republic (building erected in 1 955- 1957), Eire - the premises erected in 1 860 were rebuilt in 1 920; the State Paper Office, a subordinate institution, is housed in a tower of the 13th century - the Netherlands, Poland and Portugal.

The premises are generally the property of the archive administration. In Belgium, Italy and Portugal the premises are public property but belong to different branches of government. Finland and Iceland provide no infor­mation on this point .

Data regarding premises used for offices, services, record storage and facilities may be found in tab . 4.

New premises are planned in the German Democratic Republic, Ireland, Iceland, Poland, Portugal, Spain and the USSR and the question is

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being looked into i n the Netherlands . I n the other countries, the purchase of additional premises is planned to accommodate new acquisitions.

9.2. Africa

The African countries with premises serving exclusively to house the centrai archives are the Ivory Coast, Ghana, Kenya (a monumental building erected in 1 929), Malawi, Tanzania, Zaire and Zambia. Most of these build­ings were constructed in this century. The Archive of Burkina Faso is housed in a building of the 1940s at present undergoing restoration. Such premises are the property of the archive administration in Congo, Kenya, Malawi and Tan­zania.

In the other cases - with the exception of the Sudan Archive, which is housed in a private building - the premises are public property.

As tab . 4 shows, premises used for offices, services, storage and fa­cilities are inadequate in most cases, exceptions being Tanzania and, in part, Mauritius. Almost ali countries have plans for new premises except Congo and Kenya; Malawi and Zaire pian to purchase additional premises. The descrip­tions received indicate that, while accessible to users, records are often housed in temporary quarters. In Burkina Faso they are kept by the creating bodies; in Congo they are kept in a building intended for other purposes but made available to the National Archives; in Guinea Bissau the INEP has made avail­able 2,500 cubie metres of the total space at its disposal; in Malawi the provi­sional headquarters are situated in Zomba rather than the capitai; in Mozam­bique records are held in four buildings rented from the state and situated in different areas; in Sierra Leone a college is used as the provisional headquarters.

9.3. Asia

Apart from Israel, the centrai archives of ali countries in the Asian group have their own premises, built in this century and owned by the archive administration. In China, only the Second Historical Archive lacks adequate premises .

As tab . 4 shows, the premises for offices, services, storage and facili­ties are adequate in Pakistan and Sri Lanka. The situation is unsatisfactory in India and Israel, and presents problems in Japan and Sri Lanka (but only for new media records) . In Israel, the records of the centrai organs of the state are housed at present in the building containing the Prime Minister's office and partly on industriai premises. There are plans for new premises in Korea, Japan, India (where premises sufficient for the next 10 years have already been purchased), Indonesia and Israel . The headquarters of the centrai archive of the Arab Emirates are now under construction; additional premises are being purchased in China and Singapore.

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9. 4. America

Canada and the USA

The National Archives of both Canada and the USA are housed in monumental buildings. The Canadian Archive was built in 1 957, is state-owned, and does not serve exclusively as premises for the archives . The premises of the USA archives serve solely for that purpose and belong to the archive ad­ministration. As tab . 4 shows, in neither case are premises for offices , services and storage regarded as sufficient. Facilities are considered adequate in the USA and partly adequate in Canada. Both countries have plans for new headquart­ers and the purchase of additional premises. A second building underway for the U.S . National Archives of 1 ,700,000 square feet will be ready by 1994.

Centrai America

The archives of Cuba and Santa Lucia are housed in monumental state-owned buildings destined - as also in Barbados and Haiti - exclusively for use as archives. Guatemala has no specific premises for its centrai archive. Only in the case of Haiti are premises for offices, services , storage and facili­ties regarded as adequate. In the other countries - see tab . 4 - premises for offices and services are judged insufficient ; storage space is adequate for the present situation only in Barbados and Santa Lucia; facilities are inadequate in Guatemala and Santa Lucia and only partiallly adequate in the other coun­tries. There are plans for new premises in Haiti and Santa Lucia; renovations are to be carried out in Barbados.

South America

The centrai archi ves of Argentina and Brazil are housed in monumen­tal buildings of this century owned by the archi ve administration. In the other countries, the state-owned premises are neither monumental nor used solely for the centrai archive. In Colombia, the centrai archive occupies the 4th floor of the National Library; in Ecuador, records are stored o n unsuitable premises and cannot be consulted. As tab . 4 shows, only Argentina has sufficient premises for offices and services; storage space is considered adequate for the present situation only in Brazil . New headquarters are planned in Brazil, Colombia and Ecuador; additional premises are to be purchased in Peru.

9.5. Oceania

The Australian archives are housed in non-monumental state-owned or rented buildings also used for other purposes. There are plans for the con-

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struction of a building providing space for 50,000 l .m. The Archive of New Guinea is housed in a recently built non-monumental edifice serving solely for that purpose. Its premises and facilities are judged adequate and difficulties are foreseen only with regard to the future acquisition of archi val material (see tab . 4).

10. Personnel, scientific activities, services

In order to assess whether personnel , specialized archivists in partic­ular, are sufficient in number for the scientific an d outreach activities (publi­cations , conferences, seminars, exhibitions and so on) and services provided, it was decided to round off the previously discussed details of the quantity of material held with some information as to the number of researches carried aut in the centrai archive over the last year for study or administrative pur­poses (questions 42-5 1 ) . As often happens, it has not proved easy to compare the figures for study researches and those for administrative researches because of variations in the criteria of statistica! monitoring from country to country and because, while some states indicated the number of nationai and foreign researchers as requested, other provided figures possibly corresponding to search room presences or to the number of items asked for. With regard to adminis­trative researches, simiiar difficulty arose in understanding in all cases the parameters used for the quantitative data supplied. It follows that there is often no common basis upon which to compare the data presented, which is to be regarded as pureiy indicative.

10. 1 Europe

The number of persons employed in the centrai archive ranges from 5 in Liechtenstein to 430 in the United Kingdom. In some cases, such as Beigi­um, the figure includes all personnel empioyed in the archive administration. In most cases, answers indicated the presence of technicians but without giv­ing particulars, figures being provided by oniy a few countries. Only Belgium and Sweden reported the presence of librarians, and only France that of documentalists. It is, however, likely that such personnel are to be found in many other centrai archives, ltaly providing one such exampie.

As mentioned above, it is hard to draw comparisons between the figures provided for study an d administrative researches over the Iast year. T o the previously discussed reasons must be added an objective factor of great importance . In countries where the historical-institutionai process leading to a centralized state began eariy and the centrai archives contain documents ab antiquo - e.g. France or the UK - we are faced with archives of vast size permitting historicai research over a span of ten or more centuries . In the case of countries like Itaiy, w h ere the process of unificati o n da t es from the second

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half of the 1 9th century and whose centrai archive holds only Italian records, the data shown here related to a sphere of research restricted to little over a century. The case of Spain , with its various centrai archives, would cali for a different analysis again, were it not for the fact that the answers received proved too vague and partial to provide a basis for thorough examination. Another different and particularly complex case is that of the two Germanies . As w e ha ve seen, the centrai archi ve of the German Democratic Republic, which holds the records of the centrai administrative bodies of the Empire from the foundation of the Norddeutscher Bund (1 867) is grafted on to the previously existing Prussian archive.

1t follows that objective assessment of study and administrative researches would require a comparative examination of the different archives - centrai and otherwise - existing within each country. In any case, though the limitations pointed out should be bome in mind, the information gathered is considered worth presenting.

The system of statistica! monitoring adopted in Austria makes it impossible to ascertain the number of Austrian and foreign researchers; ad­ministrative researches numbered 45 . Belgium reports 12,476 national researches and l ,663 foreign (i t is not clear whether ali the country's archives are included, or whether the figures refer to presences or items consulted); Czechoslovakia 154 national researchers, 26 foreign and 333 administrative researches; the Vatican City 878 Italian researchers and 591 foreign; Finland 28 , 1 00 national presences, 72 foreign researchers and 2,0 1 9 administrative researches; France 1 5 ,579 researchers, one quarter of whom foreign, and 5 ,262 administrative researches; the German Democratic Republic 5 ,357 study researches and 409 administra­tive; the Federai Republic of Germany 926 national researchers, 265 foreign and about 10,000 administrative researches. In the case of Eire, it may be as­sumed that the figure of 7, 795 study researches refers to presences; adminis­trative researches are reported to be "few" . Iceland reports between 30 and 50 researchers; Italy l , 132 national researchers, 87 foreign and 25 administrative researches ; Jugoslavia 250 national, 1 1 foreign and 400 administrative researches . Liechtenstein reports some 700 researches of undefined nature and 20 administrative. Norway gives the figure of 29,403 for ali archives, without specifying if this refers to persons, presences or items consulted, and is unable to state the number of administrative researches. The Netherlands also fails to specify what the very high figure of 3 1 ,237 refers to; foreign researches are reported as 799; as regards administrative researches, it is reported that 4,064 items were le n t to different administrative bodies. Poland reports l , 170 national researches for the three archives, 69 foreign and 270 administrative researches. Portugal and Sweden provide no data. The information given by Spain is in­comprehensible. Switzerland reports a movement of 25,000 dossiers for study researches and 4000 for administrative. The Hungarian figures of 1 2,549 for study researches an d l ,633 for administrative provi de no further elucidation. The

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Public Record Office of the United Kingdom reports (1 987) 1 23 ,400 reader­visits with 743 . 100 documents (excluding self-service microfiim) being consulted. The USSR reports l ,024 researchers and 250 administrative researches .

With regard to services, a certain degree of uniformity is found in some sectors. For exampie, most centrai archives have a workshop for resto­ration, the only exceptions being Iceland, Itaiy (where recourse may be had to the archive administration's Centre of Reprography, Binding and Restora­tion or to private workshops), Liechtenstein and Portugal. Ali centrai archives offer services of reproduction in photocopy (xerography aiso being reported i� some ca�es) and on microfiim. Photographic services are lacking oniy in L1echtenstem, Portugai and Switzerland. The Federai Republic of Germany is also equipped for copies of documentaries and movies. Only the Archivio segreto Vaticano and the National Archive of France have training schoois for specialized archivists. The ltaiian centrai archive uses the Schooi of Archive Management, Paleography and Dipiomatic of the Archivio di Stato di Roma the oniy one of the schoois attached in ltaly to each of the 18 State Archive� to hold a specific course on contemporary records.

Whiie speciai schools are lacking in most cases, no fewer than 1 5 cen­trai archives organize professional training courses . These are mainly aimed at their own personnel but can also cater for ministry archivists (e.g . in the Ge�man Democratic Republic) or for record management personnel (e .g . in Sw1tzerland). Professional training courses are held in the centrai archives of the followi�g countries: Austria, Belgium, Finland, France (stages), the Fed­era! Repubhc of Germany, the German Democratic Republic, Iceland, Jugos­lavia, Norway, Poland, Spain, Sweden, Switzerland, Hungary and the USSR.

Special services for educational activities exist in Austria, Belgium, Czechoslovakia, Finland, France, Iceland, Italy, Norway and Sweden. Poland carries out such activities but has no permanent service, a situation which may �eli be found in other countries too. Permanent exhibitions are set up in Bel­gmm (open only for pre-arranged group visits), Czechoslovakia, France, Poland (f?r the Archi ves of both Ancient and Modero Records), Portugal, the United Kingdom, Sweden, Switzerland, Hungary and the USSR. Spain is alone in providing no information as regards scientific activities or outreach programmes.

Except for Portugal, ali centrai archives either sponsor or directly un­dertake publications. Fifteen organize conferences and seminars, an activity not carned out by the Archivio segreto Vaticano or by the centrai archives of France, the German Democratic Republic, Eire, Liechtenstein, the Netherlands and Portugal.

Exhibitions are organized everywhere but in Liechtenstein . The production of audio-visual materia! is far less common, being limited to the centrai archives of the Federai Republic of Germany, Jugoslavia, Poland and the USSR, which makes programmes for radio and television.

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10.2. Africa

The number of persons working in the centrai archives (see tab . 5) ranges from the figure of 5 reported by Sierra Leone to the 330 posts providect f?r (a �u�rter being vacant) in Kenya. In some cases, the doubt arises tbat tbe figure md1cated may refer to personnel employed tbroughout the entire arcbive network. However, tbe lack of firm elements to go on makes it impossible to single out any specific countries. Under tbe heading "archivist" , Mozambique distinguishes 3 professional archivists from 19 wbo bave attended a basic course in archive management . Similar distinctions are not made by other countries but it is likely that the situation does also exist elsewbere. Burkina Faso wi!Ì bave technical personnel after 1 989, by wbich time restorations will presuma­bly bave finished. Kenya reports the presence of librarians and documentalists who are probably found also in other countries . It should be mentioned tba� Mauritius stili possesses no National Library, and that in Zambia the National Library is a section of the National Archives.

As in Europe, the data relative to academic and administrative researches give rise to doubts as to the parameters employed (number of per­sons, number of presences, number of pieces counsulted). Guinea Bissau, Sudan and Tunisia provide no information. The Ivory Coast, Mozambique and Zambia give tbe respective figures of 948, l ,571 and 8 researches with no further specifi­cation. Zaire reports about l ,200 study researches and some 540 administra­tive; Kenya 369 study researches and 37 administrative througb conventions with ministries and departments. The otber countries divide study researcbes into national and foreign and indicate administrative researcbes apart: Burki­na Faso 12 national, 3 foreign and 100 administrative; Congo 272 national, 3 foreign, 1 00 administrative; Ghana 800 national, 14 foreign; Malawi 56 na­tional, 25 foreign, 291 administrative researches or visits; Mauritius 3 3 1 na­tional, 43 foreign and 45 administrative; Sierra Leone 300 national, 6 foreign and 50 administrative; and Tanzania 1 3 national, 1 6 foreign and 1 3 adminis­trative.

Workshops for restoration are quite common, being found in the Ivory Coast, Ghana, Guinea Bissau, Kenya, Mauritius, Sudan and Tanzania. One is now being set up in Malawi. Almost ali countries bave services of reproduc­tion in photocopy, the only exceptions being Congo and Sierra Leone. Microfilm reproduction is found in 9 countries : tbe Ivory Coast, Ghana, Guinea Bissau, Mozambique (which also has a service of sound transcription), Tanzania and Zambia. Malawi, Mauritius and Sudan bave photography and microfilm reproduction services . While no centrai archive bas a training school for ar­chive management (in Kenya, courses of different levels are held at the univer­sity and tbe polytechnic), a number of them - 5 out of 10 - organize profes­sional training courses, the exceptions being Malawi, Sierra Leone, Tanzania, Tunisia and Zambia.

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Special services for educational activities exist in Ghana, Kenya, Sierra Leone and Zaire; similar services are planned for the Ivory Coast and are par­tially operative in Mauritius. Permanent exhibitions are found in Ghana, Kenya, Tanzania, Zaire and Zambia.

A fairly wide range of scientific and outreach activities is found in sudan, comprising publications, conferences, seminars, exhibitions and audio­visual materials . Witb the exception of the latter, the same typology of activi­ties is found in Kenya, Tanzania and Zaire. Publications and exbibitions are found in Guinea Bissau and Mauritius; publications and interviews on radio and television in Mozambique; seminars and exhibitions in Ghana and Tunisia, congresses and seminars, stages and conferences in Congo and the Ivory Coast; only exhibitions in Malawi.

10.3. Asia

The number of persons working in the centrai archives (see tab. 5) ranges from 31 in Israel to 58 1 in China's 4 centrai arcbives. In Asia too, the figures indicated may in fact apply to tbe whole state archive network . Singa­pore reports 2 professional arcbivists and IO non-professional, a distinction not made by otber countries but probably found there. The Korean arcbive service is not run by archivists but by librarians and employees of the technical servi ce. The employment of librarians is reported by J apan an d Israel reports tbe presence of three historical editors, a profession not mentioned by any other country - Asian or otherwise - but which may well coincide witb editoria! functions with regard to historical, institutional and archival publications else­where carried out by professional archivists.

For Asian countries too, the doubt arises that in some cases the num­ber given for study researches may refer rather to presences in the search room or items consulted. In any case, the figures reported are as follows: in China 3 items for study researcbes and 5 for administrative; in Korea l national researcher, one foreign and l administrative research; in Japan, 4,963 nation­al study researches, 74 foreign, 1 7 1 administrative; in India 453 national study researches, 56 foreign and 16 administrative carried out on request for govern­ment bodies; in Indonesia 288 national study researcbes, 17 foreign and 79 ad­ministrative; in Israel 247 national study researches, 2 1 foreign and, in the ad­ministrative sector, 27 research projects and 5 ,900 files on loan from govern­ment bodies; in Pakistan 100 national study researcbes, 10 foreign and 30 ad­ministrative; Singapore provides no statistica! data for study researches but reports 397 administrative; Sri Lanka reports 5 , 862 national presences and 9 foreign researches.

Apart from the Japanese, ali centrai archives bave workshops for restoration, and ali, Japan included, bave photocopy reproduction services. Apart from Israel, ali centrai archives also bave microfilm and photographic

225

reproduction services. Schools for archivists are found at the centrai archives of China, India and Indonesia, and one should come into operation in 1989 in Pakistan. In Israel there are courses at the University of Jerusalem. Ali cen­trai archives organize professional training courses on a more or less regular basis. The National Archives of India periodically organizes one-year courses for archivists; eight-week courses in archive administration, reprography, the preservation of books, manuscripts and documents, and restoration; and four­week courses in records management. Educational services exist in China, In­dia, Pakistan, Singapore and Sri Lanka. Permanent exhibitions are set up in the centrai archives of the three latter countries and those of China and In­donesia. Ali centrai archives carry out scientific and outreach activities in the sector of publications and - except in the case of Israel - organize confer­ences and seminars and hold exhibitions. Audio-visual materials are prepared in China, Indonesia, Pakistan, Singapore and Sri Lanka. The latter also or­ganizes conferences and provides educational kits.

1 0. 4 America

Canada and the USA

The Canadian National Archives have 803 employees, 1 20 of whom being archivists. The others include computer technicians, photographers, restorers and those responsible for records management (see tab . 4) . The figure of 7 1 ,350 reported for study researches is not further explained; administra­tive researches are 5, 700 in number. The Archi ves ha ve a restoration work­shop and reproduction service which, besides photocopying, rnicrofilm and pho­tography, also permit the duplication of computer tapes and audio-visual records. It has no school for archivists but does organize professional training courses and has an educational service. Courses for archivists are held at some universities. Scientific and out reach activities are carried out through publica­tions, conferences and seminars, exhibitions and audio-visual materia!.

The National Archi ves of the USA have 350 archivists out of l ,200 total staff. The rest includes computer technicians, photographers and restorers. The figure of 241 ,000 is given for responses to requests for information from or about the holdings from visitors to the Archives. There are, in addition, 268,000 responses to written requests. At the eight Presidential Libraries and the facility housing the Nixon presidential records, some 9,000 researchers made about 1 2,200 daily visits to use the holdings. The Archives have a workshop for restoration and reproduction services comprising photocopying, microfilm, photography, sound records and films. They have no school for archivists but organize professional training courses. In recent years they have received an entire class of archivists who studied ali the basic archival functions. There is an educational service and the National Archives carrie out scientific and out

226

reach activities through publications, conferences and seminars, exhibitions and the supply of facsimiles and materials for high schools.

Centrai America

For the countries of Centrai America, personnel figures (see tab . 5) range from 3 in Santa Lucia (none of whom being an archivist) to 85 in Haiti. Neither Cuba nor Guatemala have tecnica! staff. Data referring to academic researches are based upon mutually incomparable parameters. Barbados reports l ,453 visits and 68 letters. Cuba provides the unspecified figure of 1 2,057 for national study researches and reports 7 foreign researchers and 91 administra­tive researches. Guatemala provides the incredibly high figure of 27,000 study researches with no further specification, and 700 administrative researches. Study researches are few in Haiti as search room facilities are not yet in opera­tion . Santa Lucia reports 30 national study researches , 10 foreign and 10 ad­ministrative. The Cuban Archive is alone in having no workshop for restora­tion. Ali centrai archives have photocopying services. Barbados uses a microfilm service run by the National Library. Guatemala and Haiti offer microfilm reproduction services.

No centrai archives have their own school for archivists and only Cuba and Haiti organize professional training courses. Cuba has also an education­al service. Activities comprising publications, conferences, seminaries and ex­hibitions are carried out in Cuba. In Barbados, exhibitions are occasionally organized and interviews granted to the Government Information Service. Con­ferences and seminars are held in Guatemala.

South America

In the South American countries (see tab . 5), personnel range from 9 in Ecuador to 395 in Brazil, where staff includes not only computer techni­cians, photographers and restorers but also microfilm technicians, chemists, biologists and book-binders. The latter are also found in Argentina along with microfilm and cinema technicians . The centrai archive of Argentina reports 2,500 national study researches, 100 foreign and 300 administrative; Brazil 2, 197 national study researches (up to the end of October), 26 foreign and 321 ad­ministrative. Colombia gives the figure 14,3 12 which probably refers to the number of items consulted. Ecuador reports only study researches: 90 nation­al and 80 foreign. Peru reports 249 national study researches and 48 foreign - for a total of 14, 1 06 items consulted - as well as 287 administrative. Resto­ration workshops are found only in Argentina, Brazil and Colombia. Ali ar­chives have photocopying services; microfilm is available in Argentina Colombia and Peru; and photographic services in Argentina, Colombia and Brazil. Ar­gentina also has videographic systems and Colombia has plans for an auto-

227

matic system using aperture cards. The centrai archives of Brazil and Peru have schools for archivists and also run professional training courses, as does Ar­gentina. Ecuador is alone in having no educational service. Publications are produced by the archives of Argentina and Brazil . Audio-visual materia! is found in Peru. Brazil and Peru also hold exhibitions. Ali archives except the Argentinian organize conferences and seminars.

10.5 Oceania

Personnel figures for the Australian Archives give a total of 380 (see tab . 5), archivists not having a distinct professional status. Study researches number 7,380 on individuai application and l , 505 on request from government offices . Four of the eight regional archives have restoration workshops. Reproduction services include photocopying, rnicrofilm, photography and other techniques of reprography. There are no schools for archivists an d no training courses are run except for government office staff responsible for record management. Educational activity is limited; exhibitions, conferences and semi­nars frequent.

The Archive of New Guinea has 18 employees, including 2 archivists an d l restorer. Forty-two national an d foreign academic researches are report­ed along with 35 administrative. There is no restoration workshop but there are photocopying, microfilrn and photographic services. While there is no school for archivists, professional training courses are organized together with educa­tional activities . Conferences, seminars and exhibitions are held .

Il. Scientific co-ordination and establishing professional standards

The assignment to centrai archives of functions of scientific co­ordination or contro! over local state archives , regional archives, archives of states belonging to federations, provincia! or departmental archives and municipal or other archives together with the task of laying down norms for archival description, the application of computer technology, restoration and other specific functions (questions 52-54) varies from country to country in accordance with archival structures and the possible presence of other centrai offices with jurisdiction over national territory as a whole. For this reason, where such functions are not the responsibility of the centrai archive, coun­tries were asked which office or institution carries them out and whether any form of co-ordination is provided for.

11 . 1 Europe

Functions of scientific co-ordination or contro! over the activities of other archives are assigned to centrai archives in lO cases. The Centrai Archives

228

of Belgium exercise these functions with regard to local state, provincia! and municipal archives (for the latter and for archives of other types, its supervi­sion also covers preservation) . The same holds for the centrai archives of Fin­land and France, whose functions of scientific contro! also extend to other types of archives. In the German Democratic Republic, scientific contro! is exercised over the record centres of centrai state bodies ; in Iceland and Liechtenstein over municipal archives ; in Norway over provincia! and municipal archives; in the UK over centrai government records of local interest deposited locally; in Switzerland over municipal archives only; in the USSR over local state ar­chives, archives of member States, provincia! and other archives .

In the Netherlands, the Ministry of Culture is at the head of the ar­chive organization including state archives in the provinces and archive schools. A leading role in the sphere of scientific contro! is played by the archivist in charge of the centrai archives, who is the head of State Archive administra­tion. He carries out important duties, above ali with regard to the disposal oper­ations of municipal archi ves which, together with the waterschappen, come un­der the authority of provincia! archive inspectorates . Other offices of the ar­chive adrninistration exercise scientific contro! over local state archives or provin­cia! and municipal archives in Czechoslovakia, Poland, Portugal, Spain and Hungary. Responsibility for establishing norms of archival description is as­signed to centrai archives in Finland, France, Iceland, Norway, the UK (solely for its own internai use), Sweden, Switzerland and the USSR. Norms for the use of information science are laid down by the centrai archi ves of France and Switzerland, which - together with those of Iceland, Norway and Sweden ­also set norms for restoration. The centrai archives of Finland and Sweden ex­ercise authority over deposits, storage, use of materials and transfer operations.

The study and contro! of the application of standards is included among the functions of one or more offices of the archive administration in Italy (the co-ordination and establishment of norms is the responsibility of the Divisioni of the Ufficio centrale per i beni archivistici; the Centre of Reprog­raphy, Binding an d Restoration exercises authority in the technological sec­tor), Poland, Portugal, Spain, Hungary and the USSR. In the Netherlands, non-binding agreements may be reached between the archive administration and other administrative bodies concerned with archives. The Austrian Insti­tute for Standardization and National Library exercise certain functions with regard to preservation. The UK has a British Standards Institute; the Society of Archivists lays down some norms, but without mandatory power; the Na­tional Library sets norms for preservation and runs professional training courses . In Eire, the Manuscript Department of the National Library exercises authority over family and land records as well as personal and literary cor­respondence. In Iceland, the National Library provides facilities for microfilm and scientific information. The Swiss National Library exercises archival juris­diction over the records of artists and literary figures .

229

11 .2. Africa

Centrai archives exercise scientific contro! over the activities of !oca! state archives and regional, provincia!, municipal and other archives in 10 cases. In Mauritius, these functions are assigned to another office of the archive ad­ministration. Scientific contro! is extended to ali decentralized archives in Sierra Leone, Sudan, Tunisia and Zaire; to provincia! or departmental and municipal archives in Burkina Faso, the Ivory Coast, and Kenya; over regional and municipal in Congo; and only over provincia! or departmental archives in Ghana and Zambia.

The task of laying down norms of archival description is assigned to the centrai archives of ali countries except Burkina Faso, Guinea Bissau, Mauritius (where the centrai archives lay down norms on preservation) and Zambia (whose centrai archives set norms for archives creation). The laying down of standard norms for information science and restoration is the task of the centrai archives in Sierra Leone - whose responsibilities also extend to disposal - Sudan and Tunisia; for restoration in Ghana, Kenya and Malawi. In Tunisia, manuscripts are held by the National Library.

1 1 . 3 Asia

Centrai archives exercise functions of scientific contro! over the ac­tivities of decentralized state archives at provincia! and municipal level in Japan, Indonesia, Singapore (where other archives are also included) and Sri Lanka; over municipal and other archives in Israel. Such tasks of scientific contro! over the activities of decentralized archives are entrusted to other offices of the ar­chive administration in China and Corea.

Standards are drafted by the Chinese Centrai Archives in various sec­tors and promulgated by the department of archive administration . The cen­trai archives of Korea, India and Indonesia lay down standard norms of ar­chival description ; in Korea also for information science and restoration; in Indonesia restoration.

The Corea National Library exercises specific functions with regard to preservation; in China, records are held by some libraries although this task is assigned by law to the state archives . The Japanese National Library holds private records and official publications .

1 1 . 4 America

Canada and the USA

In the case of Canada, scientific contro! is exercised over the manage­ment and disposal of federai institutions ' records by the national archive ad-

230

ministration . The National Archives are required by la w to provide assistance to administrative archives. Non-obligatory standard criteria are established through the joint efforts of archivists and the Professional Association of Ar­chivists with reference to international standards. The National Archives of the USA exercise scientific contro! over the activities of the National Archi ves Regional Branches, while other archives generally come under !oca! jurisdic­tion. While the National Archives are not required to formulate standard criter­ia, federai archival practice exercises influence indirectly at municipal leve! . In the U .S . , as in Canada technical standards are developped by the national standards organisation (ANSI) frequently in cooperation with the National Ar­chives. Three national professional associations, the Society of American Ar­chivists (SAA), the National Association of Government Archives and Records Administrators (NAGAR), and the American Records Management Associa­tion (ARMA), are involved in developing standards and guidelines for the profession.

Centra/ America

Only the centrai archives of Cuba and Haiti exercise functions of scien­tific contro! over !oca! state and other decentralized archives. Standard norms of archival description are established by the centrai archives of Barbados, Cuba and Haiti. In Cuba and Haiti, standardization also covers restoration; infor­mation science is also covered in Cuba.

South America

Ali centrai archives save the Brazilian exercise scientific contro! over the activities of decentralized archives: in Argentina over national archives; in Colombia over provincia! and municipal archives, in Ecuador over ali decen­tralized archives; and in Peru over provincia! archives. The Centrai Archives of Argentina lay down criteria for the selection , elimination and classification of documents; those of Ecuador and Peru are responsible for the standardiza­tion of criteria of archi val description, the former being also responsible in the field of information science. The Library of Brazil is in charge of the national project for microfilming newspapers.

11 .5 . Oceania

No form of scientific contro! over decentralized archives is provided for in Australia. The Australian Society of Archivists has plans for a frame­work to define the role, functions and remuneration of archivists and to pro­mote public access to records . The Centrai Archives of New Guinea exercise scientific contro! over the activities of state and other decentralized archives and

23 1

lay down norms for archival description, the application of information science, restoration and disposal . Collaboration exists between the National Library of Australia and the Canberra College of Advanced Education for courses in preservation of books and records.

12. Conclusions

As stated a t the outset, the aim of the present report is to present the information gathered in orderly fashion so as to provide materia! for reflec­tion and discussion. This is not considered the piace to draw conclusions with regard to this complex and, in most cases, somewhat dynamic situation. lt does, however, appear worthwhile to indicate the opinions expressed by archivists themselves with regard to the question on the organization of their centrai ar­chives.

Out of the 23 European countries, only Iceland and Sweden regard­ed their present organization as unsatisfactory. Belgium an d the Vatican City judged theirs partially satisfactory. Iceland regards its structure as juridically valid but lacking in practical terms. The Netherlands are undertaking a gener­ai study of archive problems. Only Portugal expressed no opinion. Three out of the 1 5 African countries expressed negative judgements: Ghana, Malawi and Zambia. The situation was regarded as partially satisfactory in Congo, the Ivory Coast and Guinea Bissau. No answers were received from Mozambique or Sierra Leone. Of the 10 Asian countries, the present organization was considered valid by China, Indonesia, Pakistan, Singapore and Sri Lanka. Positive views were expressed by Canada and the USA. In Centrai America, only Cuba expressed partial satisfaction, while the others considered the situation unsatisfactory. Negative views were expressed by 3 South American countries - Brazil, Colombia and Ecuador; only partially positive views by Argentina and Peru. Australia and New Guinea regard the organization of their archives as satisfactory. Thus, on the whole, centrai archive organization is considered good for half of the countries concerned and unsatisfactory in 1 2 cases. About one third of coun­tries complain of more or less serious shortcomings.

1t is obviously the countries expressing totally or partially negative views that most cali for change and point to specific problems. In Europe, the percentage of calls for change was rather low. However, both in Europe and elsewhere, certain countries that regard the situation as satisfactory also indi­cate problems and sectors for action . Ali States lacking a law on archives regard the laying down of generai norms as indispensable. A project for such a law is under examination in Belgium. The need for a coherent archive policy or for the implementation of a national archive system is specifically voiced by the UK, which complains of lack of co-ordination and considers the present organization valid only at the central level. A National Archives Council has recently been established but without statutory status. The Portuguese Insti-

232

tute of Archives was set up in Aprii 1 988 to develop an organic archive policy and to tackle the serious problems existing there. Sweden's archives are to be reorganized this year and hopes are expressed that Swiss regulations on archive utilization will be revised. The need for an archive policy is felt in the Ivory Coast and there are calls for a national archive system to be set up in Mozam­bique, as is now happening in Tunisia. The need is felt for more organic de­velopment in the Indonesian structure. The United States draw attention to the need for a more precise definition of norms and hence of legai responsibil­ity as regards archivists . Administrative support is regarded as indispensable in Barbados for the implementation of the new law and of records manage­ment. There are hopes that a new law will be passed in Cuba, while Haiti con­siders it necessary to reorganize local archives. The lack of norms is felt in Ar­gentina. Colombia calls for a new law and national archive system. A law is now being passed in Peru.

The need to increase personnel - and especially to establish effec­tive professional training - is also pointed out in a number of cases: in partic­ular Belgium, Eire, Iceland, Congo and Ghana (Sierra Leone points out the need to define the archivist's status); Pakistan calls for an adequate increase in both specialized and non-specialized personnel; Barbados , Haiti and Argen­tina require specialized staff; the need to define the archivist' s professional status is also felt in Australia; New Guinea calls for a law on professional training.

Contro! over the current and semi-current records of centrai govern­ment bodies, the introduction or improvement of records management, and the creation of records centres are problems pointed out by many countries. It is, however, our impression that greater efficiency is required in this sector also in countries that made no reference to it . That Eire should be the only European country to have problems with current records seems, in fact, a lit­tle too good to be true . Among African countries, Kenya draws attention to the need for contro! over public records; Malawi calls for modifications in the la w on records management; Sudan for the setting up of a National Documen­tation Centre; and Zambia for a Records Centre. Calls for the introduction of records management systems are voiced in Japan, Singapore and Barbados.

The problem of the acquisition and inventory of records also appears to receive less attention than it might: Guinea Bissau points out the need to concentrate the records existing in the country; Kenya the need for a more or­ganic acquisition policy (a special Division has, in fact, been set up for this purpose) . China and Guinea Bissau are alone in referring to inventory problems and to the need for greater exchanges of information. Iceland draws attention to the need for more thoroughgoing research into administrative history.

Another point that strikes us as requiring examination is the fact that no country mentions the need for a clearer definition of the norms regulating access to records, apart from the previously mentioned reference by the USA to legai responsibilities and, perhaps, Switzerland's generai reference to the utili-

233

zation of records. Some interest in the question may also be indirectly inferred from the programmes of the Australian Society of Archivists. Correct analysis of the application of the norms on access to contemporary records should be based upon detailed investigation of the typology and nature of the records actually held in historical archives: very recent dates may, in fact , often refer to records which have been public since their creation.

The use of new technology and the development of informatico science are called for by Italy, Sierra Leone, Korea and Singapore; forms of reprogra­phy and microreproduction by Ghana and Sierra Leone; a restoration work­�hop by Italy and new workshops by Cuba. Concern is expressed about the mcrea�e or impr?vement of �acilities by Congo, Ghana, Guinea Bissau, Malawi, Zambia, Argentma and Braz1l. The need for new premises or, in any case, build­ing funds is felt in Congo, Mozambique, Colombia and Korea. A more gener­ous allocation of funds is called for by Eire, Ghana, Malawi, Mauritius, Pakistan and Haiti .

Appendix

In conclusion, brief reference must be made to the regions, member States of federai States or non-autonomous States that have replied by Ietter or returned the questionnaire after filling in the parts applicable in that this �nf�rm�tion provides. a further example and indication of the complexity of mstitutwnal and arch1val structures. The places involved are Wiesbaden Saar Rhineland, Baden-Wiirttenberg, Scotland, Northern Ireland, Zanziba;, Kar� nataka, Quebec, Victoria, Hong Kong, Macao, Bermuda, the Dutch Antilles and the Marshall Islands.

The Federai Republic of Germany has 1 1 Ldnder; each Land has its own independent archive administration for administrative and legai records. In the Ldnder i t is also possible to fin d separate historical archi ves of state bodies (the Parliament of Saar, for example). The records of federai bodies with region­al .responsibilities - e .g . post services or railways - are deposited in the ar­chives of the Ldnder but remain federai property. The Bundesarchiv has no powers of supervision or contro! over the Landesarchive, which are required to observe the norms laid down by the former only with regard to the federai records they hold. It is obvious that very early records may be found in the Landesarchive. For example, those of Baden-Wiirttenberg date back to 8 14· other State Archives in the Federai Republic of Germany having even olde; �ocuments. They can contain the records of public bodies and private institu­twns, of politica! figures and public officials, of families and so on. Such records may also be found in specialized archives. The norms regulating disposal, sys­tems of records management, time limits for transfer and restrictions on ac­cess vary according to the regulations in force. For example, Baden-Wiirttenberg has a generai limit of 30 years for access to records , of 60 to 80 when they

234

are classified, and of 10 or 30 years after the death of the person concerned for personal data.

With regard to Great Britain, apart from the Public Record Office in London there exist another two: one for Scotland - regulated by legisla­tion passed in 1 937 - and one for Northern Ireland - regulated by legislation of 1 923. Ali three are mutually independent. The Scottish Record Office holds 55,000 l. m. of records, the earliest dating back to 1 1 30; the Public Record Office of Northern Ireland 50,000 l .m . dating back to 1 350.

For Zanzibar, o ne of the two federated territorial units of the United Republic of Tanzania, a general law on archives has existed since 1988. The National Archives contain 200 items. Karnataka is one of the 25 States of In­dia and its archive forms part of a national network directed by the Director of State Archives . It holds over 6,500 items, the earliest of which dates back to 1 600. The province of Quebec in Canada has a National Archive regulated by a general law on archives passed in 1983. It holds 25,000 l .m of colonia! records dating back to the 1 7th century and has 2,445 published or type-written finding aids . The Public Record Office of the State of Victoria in Australia is not part of the Australian National Archives .

The Public Record Office of Hong Kong, a British colony, does not come under the category of national or federai archives. In the nearby Por­tuguese colony of Macao, the historical archives come under the Ministry of Education and their director is appointed by public competitive examination . The archives also hold the records of public and private bodies and institu­tions and of religious bodies . They exercise archival jurisdiction over the cur­rent and semi-current records of centrai administrative agencies through occa­sionai visits by archivists . Disposal schedules are in use and access restrictions for personal files and records regarding defence or foreign affairs; the Centrai Institute of Macao is responsible for granting access to such records for pur­poses of study. The archives hold 2,000 l .m. of records dating back to 1 672 and microfilm: they are housed in a monumental building and employ 2 ar­chivists, l photographer and l restorer. They possess reproduction systems, carry out publishing activities, organize professional training courses and ex­ercise scientific contro! over the activities of decentralized, provincia! and municipal archives . They lay down norms for archival description, the use of informatico science and restoration.

Bermuda, a British colony, has had a general law on archives since 1 974, whereby authority is entrusted to the Ministry of Community and Cui­turai Affairs. The historical archives hold the records of public and private bodies and institutions, religious bodies, families and individuals . Such records may also be h el d by the creating bodies, as happens in the case of the Maritime Museum. The Archives exercise archival jurisdiction over current and semi­current records of public administration agencies through joint commissions and occasionai visits by archivists . There are forms of records management

235

T

and disposal schedules. The time limit for the transfer of records varies from 3 to 30 years. There is a generai 30-year limit for access to records, which is extended in the case of medicai records . Consultation for purposes of study may be authorized by the creating bodies or by the Cabinet Office. The Ar­chives hold 1 ,700 ! .m. of documents dating back to 1 6 1 2 ; the Records Centre 4,200 l . m . There are also photographs, microfilms and audio-visual materials. The staff of 6 includes 2 archivists, l computer technician, l photographer and l restorer. During the last year there were l ,050 study researches and l ,200 administrative. The Archives produce publications; organize conferences, semi­nars and exhibitions; and lay down norms for archival description.

The Centrai Historical Archives of the Dutch AntiBes are part of an archi val network no t regulated by a genera! la w. The director is appointed by public competitive examination . The archives also hold the records of public and private bodies and institutions, religious bodies, families and individuals, over which an office of the archive administration exercises archi val jurisdic­tion. There is an intermediate storage centre under the jurisdiction of the Pre­mier. A system of records management is provided for an d disposal is no t regu­lated by schedules. Records are transferred after 40 years . The archive adminis­tration can authorize access t o classified records for purposes of study. The Archives hold 950 ! .m . of records dating back to 1750 together with photo­graphs, microfilms and audiovisual materia!. There are 5 printed inventories. The Archives are housed in a monumental building of 19 16 . The staff of 14 includes 4 archivists, photographers, restorers, historians and lawyers. There is a restoration workshop and reproduction systems of photocopying, microfilm and photography. In one year there were 290 national study researches, 25 for­eign and 3 1 5 administrative. The Archives produce publications and organize conferences and exhibitions. The present organization is regarded as satisfac­tory but a need is felt for the introduction of computer science and an increase in specialized personnel.

Finally, the archives of the Marshall I slands, a colony of the United States, are regulated by partial norms. Records are held by each ministry. Parlia­ment and the Foreign Ministry each have their own historical archives, which are closed to the public. The National Library at present provides facilities for the National Archives, which are now being organized .

236

Countries

Argentina Australia Austria Barbados Belgium Brazil Burkina Faso Canada China Colombia Congo Ivory Coast Cuba Czechoslovakia Ecuador Finland France German Democratic Republic Germany (Federai Republic of) Ghana Guatemala Guinea-Bissau Haiti Hungary India Indonesia Ireland Israel ltaly Japan Kenya

Tab. l

Generai law on archives

1 983

[under process] 24-6- 1955

1987 5-9- 1987 1950 [under process] 4-6- 1976, n. 3 14 1960, n . 7 14 1975, n . 149 10-6- 1982, n . 92 20-2- 198 1 , n . 1 84 3 - 1 - 1979, n . 79- 1 8 1 1 -3- 1 976 6- 1 - 1 988 1955 decree, n . 1768

2- 10- 1984 1969, n. 27

197 1 , n. 7 1 1 - 1 1 - 1986 1955, n. 5715 30-9- 1963 , n . 1409 1987, n. 1 1 5 1965

237

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Tab. 2

Countries National/Federal Archives l . m. dates

EUROPE

Austria Òsterreischisches Staatsarchiv 1 50.000 8 1 3 - 1 988 Belgium Archives générales du Royaume 1 60.000 8 1 9- 1 980 Czechoslovakia State Centrai Archives of the Slovak 25.532 sec. XIII - 1 980

Socialist Republic Finland National Archives of Finland 38.000 1 3 1 6- 1 980 France Archives Nationales 500.000 528- 1980 GDR Zentrales Staatsarchiv 60.000 sec. XIII - 1 980 GFR Bundesarchiv 1 1 5 .000 1 500 ca - 1 984 Hungary Magyac Omàgos LevO!ta, (Hung. National l

Archives) 5 1 .000 1 109- 1986 UjMagyar Kozponti Levéltar (New Hung. centrai Archives)

Iceland National Archives of Iceland 22.000 1 1 85 - 1986 Ireland Public Record Office of Ireland 20.000 sec. XIII-1 980 ltaly Archivio centrale dello Stato 6 1 .000 1 8 1 5- 1 989 Liechtenstein Liechtensteinisches Landesarchiv 3 .000 sec. XIV - 1 988 Netherlands Rijksarchief (State Archives) 1 59 .08 1 -Norway Riksarkivet (National Archives of Norway) 46. 3 1 5 1 1 89-1 980 Poland Old Records Centrai Archives 5 .920 sec. XII - sec. XX

Recent Records Archives 9. 500 19 1 8-Mechanical Records Archives 780.000 photos 1 904-

8 .000 sound tapes 400 film

Portugal Arqivo nacional da Torre do Tombo 30.000 sec. IX - sec. XX Spain Archivo Hist6rico Nacional

Archivo Generai de Simancas 68 .000 sec. IX - sec. XX Archivo Generai de Indias

N """ o

N -"'-

Countries

Sweden Switzerland United Kingdom USSR Vatican Yugoslavia

AFRICA

Burkina Faso Congo Ivory Coast

Ghana Guinea-Bissau Kenya Malawi Mauritius

Mozambique Sierra Leone Sudan Tanzania Tunisie Zaire Zambia

Countries

ASIA

China

India Indonesia

lsrael Japan Korea Pakistan Singapore Sri Lanka

AMERICA

Canada

National/Federal Archives

Archivo de la Corona de Arag6n Archivo Generai de la Administraction Riksarkivet (National Archives) Schweizerlsches Bundesarchiv (Federai Archives) Public Record Office 1 1 State Centrai Archives Archivio segreto Vaticano Arhiv Yugoslavije

National Archives Centre National Archives Services Còte d' lvoire Archives Department

National Archives of Ghana INEP (lnstituto Nacional de Estudos e Pesquisa) Kenya National Archives National Archives of Malawi

-

Arqivo hist6rico de Moçambique Sierra Leone National Archives National Record Office National Archives of Tanzania National Archives National Archives National Archives of Zambia

Nationai/Federal Archives

First Historical Archives of China l Second Historical Archives of China State Archives Bureau of China Centrai Archives of China National Archives of India Arsip Nasional Republick Indonesia (National Archives of the Republic of Indonesia) lsrael State Archives Kokuritsu Kobunshokan (National Archives) Government Archives and Records Service Department of National Archives National Archives Department of National Archives

National Archives of Canada: - records - oversize records - cartographic/ architectural records - microfilm - microfiche - photographs - sound recordings - moving images - paintings, drawings, prints - machine-readable records - medals, levai dry, seals

-----

Tab. 2

l. m. dates

1 1 5 .000 1 1 30 - 1 988 25 .000 1 798- 1988 1 25 .000 1086-1 988

30 million items sec. XI - 1 985 - sec. IX - 1 978

10 .000 sec. XIX - 197 1

- -

635 , 5 1 882- 1988 750 items sec . XIX - 1988

2 . 500 printed volumes

7 .000 1658-1987 - -1974

10 .000 1 890-1 985 3 .576 m3 sec. XIX- 1968

5 .000 l 721 - 1 926 ms 1988 printed records

20.000 1 750- 1975 [500 bundles] 1 787-

- 1 505- 1988 1 3 . 000 1 885-4.000 - 1 962 9 12 1 880- 1 987

12 .996 1 887-1 984

Tab . 2 �

l. m. dates

76.370 1368-

30.000 1630- 1957

30.000 16 12- 1970 30.000 1 839-1987 34.00 909 - 1 987 32 .000 1400- 1 988

[20.000 file folders] -

5 . 861 1 800- 1 985 10 .600 1640- 1988

70.936 sec. XV-1 988 2 .204 items

1 .200.000 items 43 .200 rolls

201 .000 fiche 12 .000.000 items

95 .000 hours 54. 600 hours 140.000 items

1 .650 files 1 5 .575 items

N .,. N

N .,. ....,

Countries

USA Barbados Cuba Guatemala Haiti St. Lucie Argentina Brazil Colombia Ecuador Peru

OCEANIA

Australia

Papua -New Guinea

Countries

EUROPE

Austria Belgium Czechoslovakia Finland France FRG GDR Hungary Ice l an d lreland ltaly Liech tenstei n Netherlands Norway Poland Portugal Spain Sweden Switzerland United Kingdom USSR Vatican Yugoslavia

Tab. 2

Nationai/Federal Archives l . m. dates

National Archives and Records Administration 1 . 684. 200 feet3 1 672- 1 988 Department of Archives 2.286 1 647- 1 970 Archivo nacional 24.445 1 578- 1 973 Archivo generai de Centro America [8 .000.000 ms] -

Generai Archives of Haiti 5 . 000 1 779- 1 987 St. Lucia National Archives 900 1 808- 1 984 Archivo generai de la Nacion 9 . 000 1 60 1 - 1 983 National Archives 22.000 1 527- 1 986 Archivo Nacional de Colombia 7 . 000 1 540- 1 937 Archivo nacional 600 1 570- 1 955 Archivo generai de la Nacion 8.614 1 533- 1 987

Australian Archives 444.000 1 90 1 - 1 988 - Audio-visual, phonograph disks, 1 47 . 890;

photographic negati ves and prints, 1 1 . 701 . 8 1 8 ; film, 1 1 2.200; sound tapes, 107 .050; video tapes, 5 . 3 50

- Microforms: microfilm reels, 1 5 5 . 730; micro-fiche, 469/570; aperture card film 420.060 ADP and computer: computer tapes, 1 05 .400; magnetic disk packs, 1 .320; other magnetic media 324.470.

- Other: architectural models, 70; other, 5 . 780.

National Archives and Public Records 10.000 1 884- 1 985 Services of Papua New Guinea

Tab . 3

Computer audio visual microfilm photographs

ora l others records records sources

x x x x x moulds of seals

x x x x x x x x x x x x x x x x x film

x x x

x x x

x X(few) x x x x x x x x x

x x x x x x x

x x x x x x

x x x

x x x x x X(few) x X(few) x x

x x x

x

x x x x posters

N """" """"

N """" \.Il

Countries

AFRICA

Burkina Faso Congo lvory Coast Ghana Guinea Bissau Kenya Malawi Mauritius Mozambique Sierra Leone Sudan Tanzania Tunisia Zaire

Zambia Zanzibar

ASIA

China India Indonesia lsrael Japan

Countries

Korea Pakistan Singapore Sri Lanka United Arab Ernirates

AMERICA

Canada

USA Barbados Bermuda Cuba Guatemala Haiti St. Lucia Argentina Brazil Colombia Ecuador Peru

OCEANIA

Australia Papua - New Guinea

Computer audio visual records records

x x

x x x

x x

x x x

x

X(very few) x

x x x

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Computer audio visual

records records

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x

x x

x

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Tab. 3

microfilm photographs ora l

others sources

x x

x x x x

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x stamps,

currency x x x x x

x x x x x x x x x x x x

Tab . 3

microfilm photographs ora l

others sources

x x x

x x x

x x x

x x x

x x x architectural records;

tridimensional objects

x x x

x x x x

x x x

x x x

x x

x x x x x

x

x x

x x

x x

N ""'" O\

N ""'" -.)

Countries

EUROPE

Austria Belgium Czecholovakia Finland France FRG GDR Hungary lceland Ireland ltaly Liechtenstein Netherlands Norway Poland Portugal Spain Sweden Switzerland United Kingdom USSR Vatican Yugoslavia

Countries

AFRICA

Burkina Faso Congo Ivory Coast Ghana Guinea-Bissau Kenya Malawi Mauritius Mozambique Sierra Leone Sud an Tanzania Tunisia Zaire Zambia Zanzibar

ASIA China India Indonesia Israel Japan

Premises sufficient

for offices and services

x

x x x x x

x

x x x x

x

x x

x x

Premises sufficient

for offices and services

x

x

x

x

Tab. 4

storage space sufficient facilities

for the for the adequate

partially inadequate

prese n t future adequate

x x x x

x x x x x x x x x x x x x x x x x

x x x x x x x x x

x x

x

x x x x x

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Tab . 4

storage space sufficient facilities

for the for the adequate partially inadequate

prese n t future adequate

x x x

x x

x

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x x x

x

x x

x x x x

x x x

x x

x x x x

x x x

x x

N � 00

N � 1.0

Countries

Korea Pakistan Singapore Sri Lanka United Arab Emirates

AMERICA

Canada USA Barbados Bermuda Cuba Guatemala Haiti St. Lucia Argentina Brazil Colombia Ecuador Peru

OCEANIA

Australia Papua New Guinea.

Countries

EUROPE

Austria Belgium Czechoslovakia Finland France FRG

GDR Hungary Ice l an d lreland ltaly Liechtenstein Netherlands Norway Poland Portugal Spain Sweden Switzerland United Kingdom URSS Vatican * For ali the arch1ves.

Premises sufficient

for offices and services

x x

x

x

x

x

x

T o tal

1 45 175 94 90 373 370

-

233 1 8 25 2 1 1 5

289 64 1 39 1 3 -

1 20 24 410 586 36

Tab. 4

storage space sufficient facilities

for the for the adequate partially inadequate

present future adequate

x x

x x x

x x

x x x

x x x

x x

x

x

x x x

x x x

x x x

x x

x x

Tab . 5

Personnel

archivists computer photographers restorers other technicians

27 x x 66 x 48 x x x l chemist 32 x x 85 x x x

30 senior 55 junior x x x specialist

for film - x x 95 5 8 1 8 6 4 7 x 30 x x 2

- 2 9 3 1 32 x x x

x x - x x x 60 x x x 7 x x 30 x x x

x x x 1 5 x x

N Vl o

N Vl

Countries

Yugoslavia

AFRICA

Burkina Faso Congo lvory Coast Ghana Guinea-Bissau Kenya Malawi Mauritius Mozambique

Sierra Leone Sud an Tanzania Tunisia Zaire Zambia

Countries

Zanzibar

ASIA

China India

Indonesia lsrael Japan Korea Pakistan

Singapore Sri Lanka

AMERICA

Canada

T o tal

76

12 7 61 73 6

330 1 8 20 54

5 1 60 45 I l 30 40

T o tal

20

58 1 504

3 1 3 3 1 44 122 140

42 1 3

803

archivists

-

9 2 26 6 6 49 4 I O

3 archivists 19 basic course

l -

I O 6 24 3

archivists

4

1 1 6

20 I l 5

1 5

1 2 l

1 20

Tab. 5

Perso n nel

computer photographers restorers other technicians

x x x book binders typographers

typographers x x

x x x

x x x

x Africa !an-guages

translators microfilm

tecnic.

x x x x x

x

Tab . 5

Perso n nel

computer photographers restorers other technicians

x

x x x x x x micropho-

tographists, chemist, scientific officer

x x l l l

3

x x bookbinders microfilm

tecn. technical assistants

x x x x x binders, gold

gilder

x x x Ree. Man. off.

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252

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Jntroduction

THE ROLE OF NATIONAL ARCHIVES IN CENTRALIZED COUNTRIES

by MARGARITA VAZQUES DE PARGA

The aim of the present paper is to analyse the role actually played by the National Archives of centralized countries and to propose for discus­sion some points or aspects in which National Archives should be involved and have a leading role.

Although it is difficult to summarise and generalise from the large variety of archival organizations and administrative structures - also inview of the number of possible misinterpretations of the questionnaire pointed out by Mrs. Carucci in her excellent generai report - I will try to do so using the answers to the questionnaire and the generai report.

As we can see, the majority of countries that answered the question­naire have a centralized organisation and in most of them the National Ar­chives are at the same time the administrative unit responsible for archival poli­cy: only in a few cases is there a separate administrative unit, normally a Generai Directorate, responsible for it. We will give both the same consideration.

Overview oj the generai situation

The questionnaire prepared for the generai survey contains a number of questions which are essential to identify the role National Archives play in the case of the centralized countries that provided answers. They cover the fol­lowing points:

- Existence of a generai la w on archi ves and the kinds and categories of archives to which it applies (questions 3 and 4)

- The role the National Archives , Generai Directorate or similar ad­ministrative unit plays in the case where a national network of state archives exists ( questions 9 an d l O)

- Jurisdiction of the National Archives over those government or­gans that hold separate historical archives (questions I l and 12)

W ays t o keep the historical records produced by government organs at !oca! level (question 17)

Responsibility of the National Archives over the private historical or current and semicurrent records (questions 18 and 1 9)

253

_ Jurisdiction and right of inspection of the National Archives over private archives (questions 20-21 )

- Role o f National Archi ves with regard to the records management of the centrai organs of state (questions 20 to 29)

_ Responsibility of the National Archi ves i� the accesos to and declas­

sificati o n of the records of centrai government bod1es (questwns 30-� l ) o Its role in professional training and scientific activities (questwns 49

to 52) - Its role in standardization of archival practice (question 53) As we can see, most of the centralized countries have a generai �aw

on Archives which applies to the National Archives and to the State Arch1val network when it exists o Only in a few cases does the law apply also to non state or private archives . o o Although it is not stated we presume that the Natwnal Arch1�es have played an important role in drafting the la:V and other legai �egulatwn� o

Very exceptionally there does not ex1st a Centrai or Natwnal Aroch1�es,

in which case historical records are kept either in a historical research mstitu-tion or in the producing unitso o There is a great diversity as for the existence of an arch1val netwo

ork

and the role National Archives play in it: while in most Euro�ean countones

there is such a network directed and controlled either by the Natwnoal Arch1v�s or by a Generai Directorate, it does not exist so frequently in Afnca

o (only m

6 out of 1 5 countries), Asia (in 5 out of 1 0) , Centrai and SouthoAmenca (only

in 3 countries) and it does not exist at ali in Oceania. Except m Europe, the National or Centrai Archives do not always direct or lead this networko

The existence of independent historical archives for some of the govern­ment administration units or organs is very common, being usual

oly for the In­

terior and Foreign Affairs Departments, Defence, and for the Pa:hament. Tohey

usually have their own regulations, and only very seldom do Natwn�l Arc?Ives have any jurisdiction or right of inspection over them. Soome co�ntnesyomted out that even if legally the National Archives have the nght of mspectwn over them, it is very difficult to exercise it.

o o Quite frequently National Archives are allowed t? ke�p pn�ate histor­ical records on a voluntary basis o Only in a few cases, mamly m Afnc�n coun­tries, they ha ve any other jurisdiction and right of inspectiono over pnvate �r­chiveso The situation varies with respect to other State ArchiVes, over wh1ch they usually have the right of inspectiono o . But it is in the area of the State records management, mcludmg the preparation of schedules for the retentio� , tr

oansfer an? disposal of records,

where the participation of National Arch1ves 1s more w1d�ly spread, although there are stili a few countries where records management 1s done by the creat­ing bodies without any intervention from the National Archiveso In �any

o of

the countries where archives are involved in records management the SituatiOn

254

is no t satisfactory o Access regulation an d records declassification are under­taken jointly by the National Archives and the creating bodies in most cases, although on some occasions it is done without the participation of the Nation­al Archives o

Professional training is an activity common to almost every National Archives either in the form of regular courses or short specialized seminars, workshops or courses o

W e find a big variety of situations as to the role played by National Archives in relation to scientific contro! and the establishing of normso While there are countries in which this contro! is exercised over ali kinds and categories of archives by law, there are some other where it is assumed even if it is not assigned by their laws, and some others where it is not exercised at ali .

I t can be concluded that there is a great diversity in the archival organi­zation of the centralized countries, and thus in the responsibilities that National Archives have assigned to them. In most cases their responsibility does not go beyond the state archives which means official records, leaving an important part of the National Documentary Heritage out of their competenceo National Archives are demanding more coordination, that is for the efficient organiza­tion of the National Archi val System, and we should not forget that at the end they are the administrative unit responsible for the National Documentary Heritageo

The role of National Archives

Archival principles and practices are well established and have a long tradition, but nevertheless we are assisting in dramatic changes in our society that are having a great impact on archival organizationo The two last interna­tional congresses were devoted to discussing this new situationo The words challenge, impact, new technologies, new archival materials . . . give us a good idea of the changes that the archival profession has to faceo Then at the con­gresses and now in the answers to the questionnaire, archivists were demand­ing more coordination, the definition of standars for archival procedures and practices . Nowadays nobody doubts about the need for this.

And what should be the role of National Archi ves at this point in the archival organisation? What piace should they occupy in the National Archival System if they have to guarantee the National Documentary Heritage as a w ho le?

In centralized countries whether they are regionally decentralized or not, National Archives are very often the administrative unit responsible for the state archival policy; only in a few countries , mostly in Europe - among which is Spain - there is an independent unit to coordinate archival policy.

Together with this administrative unit when it exists, the National Ar­chives should become the "reference centre" for the country' s archival system

255

as well as the fundamental coordinating unit. In most cases they will be in a better administrative position and will have better financial and human resources that will allow them to become Reference Centres.

But I will point some broad areas in which, in my opinion, National Archives should participate in order to achieve this: - La w and regulation drafting, keeping the right of inspection whenever pos­sible. - Protection of the National Documentary Heritage. As the highest exponent of the country's archival organization National Archi ves should participate ac­tively in the protection, conservation and diffusion of the country's national documentary heritage as a whole, giving special attention to private archives. Two aspects seem essential to achieve this: - to develop an effective information system - to contro! its sale inside and outside the country - Participating in the design of the records management programmes of governmental bodies and especially the development of transfer and disposal schedules, and the acquisition and treatment of new archival materials. - Offering technical cooperation to the independent archives of governmen­tal bodies to coordinate the organization of their historical, current and semi­current records with the archives of the system . lt would be very convenient to keep the right of inspection over them. - Cooperation and technical assistance should be offered to any kind or category of archives belonging to non centrai administrative bodies . - Setting up programmes to give technical and financial support to private archives. In our opinion National Archives must make a great effort to guaran­tee the preservation, organization and diffusion of archives. Finland has such a programme and we ha ve a similar one in Spain, by which technical and finan­cial support is given to severa! archi ves belonging to politica! parties, trade un­ions and families. - Research: National Archives are the appropriate units to undertake research projects in such crucial areas as conservation, restoration and, in generai, the application of new technologies to archives . The results of such research projects would be basic to the development of guidelines and standards. - Developing guidelines and standards in such changing areas as: conservation buildings and installation restoration (specially of the new archival materials) document exhibition and lending - (at a time when documents seem to be great travellers) reproduction - Developing description standards to allow the development and installation of new information systems in archives, now that the concept of archives as a research center seems to be evolving towards the concept of archives as an

256

information center . - Developing pilot projects for the application of new technologies to archival treatment. Establishing patterns for the professional information system to guarantee ar­chivists access to professional literature.

There are many possible ways to achieve coordination; then is no uni­form pattern to be followed by every country. On the contrary, each one should try to find the most suitable for their specific administrative organization and characteristics. I shall not describe those possible ways as they were dealt with by Harold Naugler in his contribution.

W e can conclude that there are four main areas in which the Nation­al Archives should be taking the lead in order to safeguard their documentary heritage : information, coordination, research and st(\I1dardization.

257

Introduction

TUE INTELLECTUAL ROLE OF NATIONAL/FEDERAL ARCHIVES

by HAROLD A. NAUGLER

Of the 60 countries that have responded to the questionnaire to date, 1 1 are federai states . It is interesting to note the responses to severa! of the questions from these federai states, in particular those questions that identify the system(s) in piace and the role of the federai archives in establishing cer­tain kinds of standards.

The purpose of question four was to ascertain whether the generai law on archives regulated only the nationallfederal archives, or if it applied to other archi val repositories in the country. Of the 1 1 federai states that responded, five revealed that they do not have a general law on archives. Of the six which do have archival legislation, for two the legislation applies to var­ious archi val institutions in the country, for three the legislation applies only to the federai archives themselves, while for one the legislation applies to both the federai archives and the separate historical archives of the centrai organs of the state. Question nine sought to establish whether the national or federai archives form part of a national network of state archives. Of the 1 1 federai states, seven responded positively, while one stated "partially" , describing the nature of the archival system that is in piace permitting the national archivist to work closely with the heads of other archi val institutions in the country.

Question 52 asked specifically whether i t was the task of the national or federai archives "to exercise scientific contro! over the activities" of other archival repositories in the country. Only one of the 1 1 countries responded affirmatively, to this question. Question 53 was even more direct, asking if the duties of the national or federai archi ves included the establishment of "norms for archival description" , "norms for the use of information science" , "norms for restoration" , and "other professional norms" . Nine of the respondents indicated that they do not have a duty or responsibility to establish such stan­dards, while one respondent identified a role with respect to the "norms for archi val description", and one respondent indicated a role in the first three areas.

As can be seen from the above summaries, there are many variations among the federai states with respect to the extent or breadth of the applica­tion of their archival legislation as well as their roles and responsibilities in es­tablishing standards . They demonstrate clearly that different approaches must

258

be used by federai archives in determing what role(s) they are to play in the establishment of professional standards, etc. A number of possible structures or mechanisms are outlined for consideration in one of the sections below, as are some of the topics or subjects on which "standardization" might be consi­dered. However, before discussing possible mechanisms or topics, it may be useful to clarify what is meant by "standards" and "standardization" .

Explanation of "standards "

What are "standards"? In the broadest sense, they are prescribed guides for action or mutually agreed upon " . . . benchmarks which are estab­lished for the measure of quantity, weight, extent, value, or quality" 1 • Stan­dards are the means by which we compare or judge. They should never be con­sidered ends in themselves, but rather means to achieve ends . The usual pur­pose or reason for developing standards is to enable individuals and groups to share and cooperate in various activities.

W e tend to use the word "standards" rather loosely. However, there are precise categories or types of standards that exist, each defined separately and associated with different expected results. The categories range from guide­lines, that suggest practice but do not intend compliance to produce the identi­ca! outcome, to formai consensus technical standards that are explicit defini­tions or specifications, not subject to unilateral change without notice, and that will produce consistent results if followed properly.

Standards are developed for various constituencies . Internai or !oca! standards are created to establish consistency within one organization. Stan­dards can also be regional, national, or even international. Furthermore, stan­dards can be characterized as pseudo (that is, practices that appear to be stan­dards but are not) or de facto (that is, standards that arise through common practice without any formai agreement)2 •

The above paragraphs demonstrate the care with which we should use the term "standards" . However, there is an obvious value in "standardizing" practices and procedures both within archival institutions and among such in­stitutions. It is in this context that the word is used in this report.

1 Toward Descriptive Standards: Report and Recommendations oj the Canadian Work­

ing Group on Archiva/ Descriptive Standards, Ottawa, Bureau of Canadian Archivists, 1 986, p. 1 5 .

2 Most o f this information o n standards i s contained i n a paper written b y Lisa B . W e­

ber, "Archi val Descriptive Standards: Concepts, Principles, an d Methodologies" , for the

Invitational Meeting of Experts on Descriptive Standards, sponsored by the ICA and the

National Archives of Canada, 4 to 7 October 1 988; pages, 2 and 3. The papers presented

at the Invitational Meeting are to be published by the ICA in 1 989.

259

Mechanisms or structures to assist in standardizing archival practices and procedures

There are various ways or means by which a federai archives can as­sist in standardizing archival practices and procedures in its particular coun­try. In some countries, one mechanism or structure may be found appropri­ate, while in other countries a combination of mechanisms or structures may be considered desirable. The listing that appears below is not intended to be exhaustive. Others will undoubtedly be identified through discussion.

Federai archives could consider the following mechanisms or struc­tures to assist them in standardizing archival practices and procedures: - by laws and decrees; - by emulation or imitation (that is, following the lead of what is usually the largest archival institution in the country); - by holding meetings with the heads of state/provincia! institutions on a regu­lar basis ; - by establishing councils of institutions both nationally/federally and within the states/provinces; - through the work of professional associations of archivists, although insti­tutions may not be obliged to implement the results; - through archival training schools, regardless of the organization that is responsible for their operation; - by offering training courses, seminars, or workshops on various topics; and - by providing the funds to permit national studies to be undertaken in vari-ous areas.

In some cases, national archivists will also need to work out what rela­tionship, if any, there is to be between the national mechanisms or structures that are established and those that either exist or are required at the interna­tional level.

Areas in which federai archives can play a leadership role

Although the subtheme for this paper refers to the "lntellectual Role of National!Federal Archi ves" , I prefer the phrase, " leadership role" . I ha ve identified five major subject areas in which a federai archives might be able to provide a " leadership" or "intellectual" role: records management and ac­quisition; description; conservation; public service and advocacy; and educa­tion and training. Within each of the subject areas, I have suggested several specific items. Neither the subject areas nor the items identified under each are intended to be exhaustive in any way.

They are used as examples only. Some of the items identified could be undertaken by the federai archives on its own; some could be undertaken in cooperation with other archival institutions in the country. In some cases, the work could result in the establishment of standards while in other cases it might result in improved practices and procedures .

260

Records Management and Acquisition

Federai archives may be in a more advantageous position to inves­tigate approaches to the management of non-textual records or new archival media, such as audio-visual records, electronic records, cartographic and ar­chitectural records, as well as photographic records. Such investigations could address both archival and records management issues. Federai archives could also develop, or assist in the development, of new and/or improved procedures and tools for the management of current and non-current records, such as records retention and disposition schedules, generai schedules for certain kinds of administrative records, and so on. New and/or improved approaches to the acquisition of archival materia! could be investigated and developed, thereby ensuring a more complete documentary record. In addition, various appraisal and sampling techniques could be studied and developed.

Description

Federai archival repositories might wish to take the initiative in the development of standard practices for describing archival materia!, whether such descriptive practices are used in manual or automated systems. Should national descriptive standards be developed, they will need to be maintained and monitored in order to ensure that they are always up to date. The federai archives might be in a position to coordinate this ongoing maintenance, ensur­ing that mechanisms are in piace whereby the archival community as a whole is ab le t o determine w ha t changes should occur. lt is possible that the federai archives in the various countries might also provide any necessary liaison with other national bodies, as well as international bodies, such as the Internation­al Council on Archives , the International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA), and the International Organization for Standardiza­tion (ISO). In this way, the national descriptive standards should meet any in­ternational requirements.

Conservation

1t is possible that the federai repositories in federai states may be in a position to investigate new technologies that could have an impact on vari­ous archival functions, such as optical discs and optical character recognition to name but two, the results of which would be of considerable interest and value to other archival repositories in the country. Some federai archives might be in a position to undertake specific research and development projects in the field of conservation, such as deacidification and leaf casting, again ensuring that the results of such research are distributed within the broader archival com­munity in the country. lt is also possible that cooperative research projects could

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be undertaken with other organizations or institutions, such as libraries and museums, with beneficiai results not only for the federai cultura! organizations but also the other archives, libraries, and museums throughout the country.

Public Service and A dvocacy

Federai repositories are obviously in an excelient position to assess and analyse the implications of certain federal laws that could have an impact on ali archival institutions in the country. This could include laws covering ac­cess, privacy, copyright, cultura! property export and import, admissibility of different kinds of records in courts of law, and so on. This is an area in which professional associations of archivists could also provide valuable services. The federai archives could also take the initiative in establishing mechanisms or procedures for the distribution of information on the holdings of the various repositories in the country, whether the distribution be by traditional manual means or by means of automation. An d finaliy, media campaigns can be un­dertaken by the federai repository that describe the importance and value of ali archival repositories in the country in terms of preserving the country's documentary heritage.

Education and Training

The results of the questionnaire reveal that a few federai archives oper­ate archival training schools, as a result of which they are in an excelient posi­tion to ensure that archivists in the country receive proper training and that certain archival practices and procedures are standardized. Most federai ar­chives offer training courses, seminars, and workshops on various aspects of archival studies, many of which are available not only to their own staff but also to the staff of other repositories throughout the country . These latter educa­tiana! offerings provide excelient opportunities to analyse specific issues, to discuss the results of certain research, to investigate new methods or proce­dures in managing different kinds of records, and so on. Some federai archives may be able to establish documentation centres or libraries that contain not only the published sources relating to archival studies and related disciplines, but also copies of unpublished reports, studies, etc. In many cases , the materi­als in these centres or libraries can be made available to colieagues throughout the country. An d finaliy, in some countries staff secondments or exchanges can be arranged between the federai archives and other archival institutions that can provide another most valuable source of education and training.

Conclusions

As already mentioned, the items identified above are intended to pro-

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"4'

vide a few ways or means by which federai archives can play a leadership or inteliectual role within their countries . lt is not the intention of the author to suggest that ali federai archives should or could provide leadership in any or ali of these areas. This will depend upon the situation in each country. In some cases, the federai repository provides this leadership almost automaticaliy be­cause of the size of its staff and budget.

In some countries, the federai repository is already taking the lead in some of these areas, while others do so in cooperation with other repositories .

Regardless of the mechanisms or structures that are used in each coun­try, there are a considerable number of advantages in federai archi ves provid­ing some kind of leadership . There may be a greater possibility of document­ing a more complete record of society, covering ali of the archival media or types. 1t is possible that some problems may have a better chance of being reso l v ed if they can be approached in a joint manner, rather than individualiy. There may be a greater possibility of speaking with a unified voice and of ob­taining additional resources. lt is also possible that more work can be under­taken because more institutions are involved with more staff. And finaliy, there is a greater possibility of sharing information on a regular basis .

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THE INTELLECTUAL ROLE OF NATIONAL ARCHIVES

by ARNAUD RAMIÈRE DE FORTANIER

Introduction

Of the 60 countries answering the questionnaire, 49 possess a system of national archiveso This big majority nevertheless does not mean that they are organized in exactly the same wayo This report does not seek to describe their functions and how these are performed, but to take the problem from the other end: what is the rate of National Archives in the development of methods and indeed in archival research and the education deriving from it . The report will therefore not be on the methods themselves and the results ob­served but will constitute a sort of grid that everyone can fili in, or a stimulus for discussiono

The main themes to be taken into consideration will be enumeratedo Technical data gathering for archival purposes is one of the chief

problems facing our professiono The archivist is not responsible for the drajting of many standards

in such important areas as reproduction, air-conditioning, air purity and usa­ble toxic materials o On the other hand, he is responsible for their application o

He may nevertheless be involved in the process of drawing up stan­dards in those areas that are his, such as the legai value of microforms o Else­where his contribution will often be in proportion to his energy and to the piace occupied by his organization within the State, since archivists are to be found in the most unexpected placeso

The rea! problem in fact is how to ensure that these standards are circulated and applied; and National Archives are not the only parties concerned in this field o

What is the administrative setting for the development of profession­al standards?

ISO and AFNOR standards are increasingly involved in our profes­sional sector. While these apply to both Archives and Libraries, and to some extent to Museums and the documentation sector, they are generally not drawn up by archi val institutions as such, though the latter ha ve a hand in their prepa­rationo In this area the role of Centrai Archives is basically to monitor their application and, where appropriate, to propose changes or adaptations in the light of results and of such problems as may be observed in archives serviceso

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The Gardone Riviera Round Table stressed the importance of sub­stantially increasing the number of joint research and standardization fields with librarieso This cali was confirmed by the IFLAo

Mr Eric Ketelaar stated in 1 986 in Helsinki that a contemporary "megatrend" consisted in moving from centralization towards forms of de­centralization o At the same time, however, the replies to the questionnaire of that Round Table and the discussions at the Paris Congress show that archivists are pressing for greater co-ordination and the drafting of standards for archival procedureso After some hesitation shown in this respect a few years ago, no­body any longer questions this necessity o

Ali the same, the part to be played by the State must be properly de-fined o

National Archives may be involved on account, in particular, of their statutory functions of inspection and supervision o In France, for example, it is not the 1 979 Archives Act that formulates the State' s right of scientific and technical supervision of local authorities but the decentralization laws of 1 982 an d 1983 o A decree bringing them into force lays down detailed application procedures (July 1 988) 0

The code of technical specifications and procedures stipulated both for Archives and for Libraries and Museums in the first decentralization law of 1 982 has stili no t been published seven years later o This w eli illustrates the difficulty encountered in securing an official form for standards, despite their recognition as an essential requirement by most organized archives serviceso

Whereas a code of standards implies an authority to enforce it plus penalties in the event of non-application or infringement, few countries have made provision for any array of repressive measures in this respect. National Archives and Federai Archives are thus more or less in the same situation, be­ing obliged t o use methods of persuasi o n an d training rather than embark upon a hypothetical process of repression o

However, scientific an d technical supervision, coupled with a right of inspection, presupposes a corpus of measures corroborated and accepted by ali. This is where the number of situations varies according to countries o

The jurisdiction recognized as belonging to the authorities regarding basic archival functions represents one of the scientific responsibilities of Na­tional Archives o

I. Construction and equipping of archives buildings

Io l Construction

This is a sector lending itself particularly well to centralizationo In what form do national standards come?

- Is there a code of technical specifications?

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- A set of official rules? - A basic work? - Specialized booklets? Does the State have a hand in funding? Are !oca! authorities required to submit their building plans in ad-

v ance? Is supervision the same with or without joint financing by the State? What is the situation regarding standards that are not specific to Ar­

chives, such as reproduction services, air treatment, staff rights and toxic materials?

How is national policy on buildings developed? Is there a specialist department in the form of a technical facility or an architectural office? Does the staff consist of archivists or are there also engineers and architects?

How is co-operation established with laboratories dealing more broad­ly with such varied special areas as fire, concrete, air treatment and strength of materials?

How is relevant national and international experience pooled and ana-lysed?

What co-operation exists with associations of archivists? To give an example, France possesses the work by Miche! Duchein,

w ho was in charge of the Technical Department of the French Archives Direc­torate before being appointed inspector-general. Furthermore, the National Ar­chives have published a work entitled 20 ans de constructions d'Archives (20 years of archives building) listing ali national and regional archives buildings in France, with a technical data sheet for each. The Association of French Ar­chivists was asked to write a chapter on "the views of users" .

1.2 Facilities

The same questions apply in the case of materia! facilities . What are the facilities regarded as more particularly specific to Ar-

chi ves? - Shelving? - Pian cabinets? - Micrographics equipment? - Restoration equipment? - Software packages? Are the standards or documents concerning them more or less close

to those of Libraries and Museums or other institutions? If so, which? What sort of provision is made far updating and circulation?

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II. Preservation

JI. l Restoration workshops

Where is the main research conducted in the field of restoration? - Is there a separate laboratory far Archives? - Is there a centre common to severa! institutions? In France, far example, the laboratory of the Graphic Arts Research

Centre, jointly financed by the National Scientific Research Centre (CNRS) and the Ministry of Culture, works far the Archives, Libraries and Museums, which come under that ministry. The French Archives Directorate disseminates the main results in a periodica! publication. An associati an made up of represen­tatives of the departments concerned, together with curators and users, including the private sector, helps t o circuiate such studies by means, inter alia, of the publication of a bulletin, which is also subsidized by the French Archives Direc­torate (Association far Graphic Arts Research : ARSA O, of which Mr Miche! Duchein is the current president). Research is Duchein conducted in common, particularly on mass paper deacidification, with one of the National Library's laboratories located in Sablé.

What is the role of the restoration workshops? Do they also engage in research? Do they have a hand in training?

How are the personnel of the laboratories of !oca! authorities trained and recruited?

How does the State supervise their activity? What are the points on which such supervision is exercised? Are there areas more subject to regula­tion than others?

Does the State supervise any assistance from laboratories or work­shops in the private sector? Is there an approvai procedure?

Is there an approvai procedure far used products?

II.2 Archives on new media

The preservation, conservation, transfer and , when necessary, resto­ration of archives on new media - or new archival materia! - fall more par­ticularly within the scope of the National Archives, which alone seem in a po­sition to fund such a costly area of work . W e shall not dwell here on the theme of the Paris Congress of 1 989. It seems certain far some time to come that National Archives alone will be able to carry aut the necessary research and maintenance in this sector. Local authorities will enjoy the benefit of such work, but it is probable that far a long time yet they will tend to lodge their new records , under an agreement, with the specialized national department. Apart from specific problems of cast, it is an area where questions of compatibility really come to the fare .

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II.3 Communication and movement oj records

a. Materia! communication oj records Preservation should not overlook the materia! conditions of the com­

munication of records in reading rooms or off the premises. The State should exercise supervision over operating procedures for

reading rooms: for example, to ensure that two bundles are not produced at the same time, to forbid the use of pens and to see that bound documents are not photocopied.

b. Exhibitions and loans At a time when records seem to take too easily to travelling, as Mrs

Margarita Vazquez de Parga so nicely put it , very strict rules must be laid down when an item does need to leave its piace of storage. It must first be made clear that it is a quite exceptional occurrence. It would be absurd to subject to sub­stantial atmospheric variations and excessive handling records previously kept in air-conditioned premises and secure from the sun's infrared radiation or dis­play lighting . It is an area where it is particularly important - and ali the more understandable - that the various parties involved should duly apply the same standards. I t is one of the State' s funcions to ensure the continuity and proper application of the corresponding technical specifications.

III. Inspection and supervision rights

Both the scientific and technical supervision on the State and the right of inspection are among the characteristic functions of the National Archives. This largely distinguishes them from Federai Archives. The statutory basis for this an d the application procedures vary greatly from o ne country t o another, depending on !oca! politica! traditions .

In France it was not unti! the law of 28 July 1 983 on the distribution of powers between the communes, the departments, the regions and the State that a statutory basis existed for the supervision of Archives. The State now exercises supervision over the activity of the scientific and technical personnel in communes, departments and regions with responsibility for studying, preserv­ing and presenting the archival heritage.

A State Council decree lays down the conditions under which cura� tors of archives belonging to the scientific personnel of the State assigned to the president of the Generai or Regional Council may carry out scientific and technical supervision (28 July 1 988).

' 'The scientific and technical supervision of the State over the archi ves of regions, departments and communes relates to the conditions for the manage­ment, gathering, appraisal and disposal of current, intermediate and defini­tive records, and to the processing, arrangement, preservation and production

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of archives. It is designed to ensure the security of records, respect for the limits and organic structure of holdings, the scientific quality of processing systems, and presentation of the archival heritage. It is exercised physically and directly" .

I t must be pointed out that this very recent text was drafted i n con­junction and agreement with the representatives of associations of !oca! elect­ed officials, who for instance intervened in favour of official endorsement be­ing required for the disposal of records .

Local authorities are required to provide the State with a topographical stocktaking of archi val holdings, an annua! report accompanied by the neces­sary statistics for compilation of the annua! report on public archives in France, and a work programme for the year ahead .

Needless to say, the intellectual role of the National Archives is fun­damental here in that supervision entails standards and references. It is the task of the centrai administration to draft, circuiate and publicize them, with ali the implications involved as regards training and publication.

Some nowadays speak of "switching from an excessively supervision centred culture t o a culture of evaluation' '. This would be an interesting poi n t for our Round Table to discuss.

IV. Appraisal and disposal

No national history is possible without a co-ordinated policy of ap­praisal and disposal . Quantitative history requires uniform sets of statistics and the presence of records meeting the same selection criteria.

The more centralized a country is, the greater the risk of duplication between centrai and regional records. An appraisal and disposal policy must therefore take account of these two features.

It is the task of National Archi ves to conduct interministerial negoti­ations culminating in the publication of circulars, themselves interministerial , that are binding on the administration as a w ho le and not just that of the Ar­chives .

V. Classijication and development of jinding aids

Ensuring the compatibility of information processing is probably one of the prime tasks of the National Archives . Computers are here to remind us of the need to standardize the terminology of both inventories and thesauri in order to permit horizontal research.

It is more particularly the task of the National Archives to consider what can be done in national terms and also what can be done together with other countries, while avoiding the publication of incompatible national stan­dards.

This problem is ali the more topical since classification hinging on

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space management is tending to replace traditional classifications, and readers are increasingly demanding subject-oriented researcb tools and indexes .

VI. Communicability and access

In countries witb National Arcbives, tbe State is tbe guarantee: - botb of citizens' rigbt of access to public records under certain con­

ditions intended to avoid any loss or deterioration; - and of tbe limits imposed on tbat communicability: i t lays down tbe

time limits for communication in order to safeguard tbe rigbts of individuals and of tbe community, togetber witb dispensation procedures to preserve researcb opportunities wben justified.

As in tbe case of appraisal and disposal, tbis is tbe subject of negoti­ations botb witb tbe ministries producing records and witb decentralized units to ensure tbat citizens encounter tbe same arrangements througbout tbe country.

National Arcbives also bave a part to play in regulating tbe actual conditions for tbe communication of records, a particularly important case being tbat of loans for temporary or otber exbibitions .

VII. Supervision oj private archives

Most National Arcbives keep a register of private arcbives, wbicb are increasingly recognized as an integrai part of tbe national beritage.

Witb regard to classification procedures, tbe banning or limiting of exports, and more or less substantial aid for preservation and restoration, legis­lation varies enormously from one country to anotber in an area wbere public and private law overlap.

Tbe 1 984 RAMP study on tbe preservation and management of pri­vate arcbives recommended tbat governments be made aware of tbe need to adopt protective legislation and increase tbeir financial assistance.

It also recommended tbe preparation of management bandbooks for private arcbives.

VIII. International relations

Wbere National Arcbives do exist, tbe role tbey play in international relations is fundamental . Tbis is a matter of State-to-State relations witbout prejudice to specific role of associations .

As we bave seen, an important field of negotiations is tbat concern­ing tbe development of international standards , wbetber specific to arcbives or not .

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IX. Training

In centralized countries, education and training are part of tbe pub­lic services undertaken by tbe state.

Wbat witb bigber education, ongoing instruction and internai pro­motion, tbe metbods vary greatly from country to country.

An important debate regards counterbalancing tbe role of tbe univer­sity by training provided by tbe arcbives administration itself, by specialist teacbers or by professionals providing instruction on an occasionai basis .

Training is a fundamental cbannel for tbe dissemination of standards and makes for uniform application tbrougbout tbe country.

To tbis sbould be added tbe organization of study days by tbe ad­ministration itself, tbus permitting tbe permanent retraining of personnel.

Tben tbere are specialist training courses, wbicb seem to be very mucb on tbe increase of late.

X. Publications

Most activities of National Arcbives culminate in pubblications, eacb issue being an occasion to take stock of a particular question witb a view to creating a mode! .

Tbe question is bow far National Arcbives truly monitor tbe publica­tions of otber arcbives . Is tbere a specialized unit? How is tbis type of supervi­sion organized?

No institution is better placed tban National Arcbives to draw up na­tional guides.

Publication of tbe annua! report of tbe Arcbives of tbe country, ac­companied by statistica! tables, enables ali arcbive units to assess tbeir own activities against wbat is done elsewbere.

Tbe publication of volumes of proceedings of congresses , study days, specialist seminars and tbe like makes for a permanently updated arcbival policy.

Tbe pinnacle of tbis structure is occupied by tbe arcbives administra­tion bandbook, wbicb is really tbe standard for a country's arcbival policy and is a must botb in education and in practice, supervision and inspection .

In tbis context, wbat i s tbe role of tbe national autborities in relation to associations of arcbivists? Wben intellectual requirements are in question, w bo assumes tbe responsibility? In any case, tbis bas to be done in co-operation witb tbe arcbives autborities, and even if tbe work is done by otbers it must be a collaborative effort. Tbe cost must be bome by tbe national arcbives autbority. Hence tbe National Historica/ Publication Commission in tbe Unit­ed States distributes funds and subsidizes projects.

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Conclusions

There is no intention here of proclaiming the excellence or otherwi of a centralized system of archives. The last eight years, which ha ve seen Fran�: e.mbark on a pr?�ess of decentralization, ha ve at the same time permitted reflec­twn. on the posrtrve - sometimes even irreplaceable - features of the role of Natwnal Archives within a national system of archives.

At the prese�t stage of re�ection, successful decentralization clearly presupp�ses a State wrth a well-defmed role. The compatibility of processing systems rs o.ne area where such a role is least in dispute; calls are even made for a speedmg up of the definition of professional standards.

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4f

THE ROLE OF FEDERAL ARCHIVES WITH REGARD TO THE NATIONAL ARCHIVES SYSTEM: THE FEDERAL REPUBLIC OF GERMANY

by WOLF BUCHMANN

1. Centrai A rchives, National Archives, Federai Archives

The theme of this conference is the analysis of national and federai archives , which entails consideration of the constitution, the organization of the government, the administration and - to some extent - the history of the society whose cultura! heritage is to be found in those archi ves. According­ly question 2 of the questionnaire mailed in preparing this meeting concerns the constitution of the state whose archives are to be described. A distinction is made in the questionnaire between National States, either centralized or regionally decentralized, and Federai States.

The term "National Archives" is defined in the Dictionary of Ar­chival Terminology as "the centrai archives in a national archival administration" 1 • The term "Federai Archi ves" is not explained and translat­ed in the Dictionary, but might be defined correspondingly as 'the centrai ar­chives in a federai archival system' . A third term used in the questionnaire is 'centrai archi ves ' , responsible for the archival materia! "of a nationallfederal or state government"2, i .e . covering both federai and national archives.

I have been asked to dea! with some aspects of a federai archival sys­tem, using the archi ves in the Federai Republic of Germany as an example but also including some results of the questionnaire inquiry on national and feder­ai archives, especially data from federai states. A detailed description of the "Archival System in the Federai Republic of Germany" was published for the X International Congress o n Archi ves in 19843 . Additional information can be found in the publication of the minutes of the XXIV International Archi val Round Table Conference at Helsinki 1 9864•

I Dictionary of Archival Terminology, ed. by Peter Walne, ICA Handbook Series,

Volume 3, 1 984, p . 1 1 4.

2 Dictionary, p . 37.

3 The Archi val System in the Federai Republic of Germany, a Review. Special issue

of Der Archivar 37 ( 1 984) vol . 3 . , published in English and German.

4 Centralization/Decentralization and Archives, Proceedings of the 241h International

Archival Round Table Conference Helsinki 1 986, Paris 1 987, p. 96, 1 00, 140.

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2. Federai Archives and Federai Governement!Federai A dministration

The characteristic element in a federai archival system is the fact that apart from the centrai archives there are severa! independent state archives of the same rank which are not controlled by the centrai archives but centralized within their own area of competence. These archives are responsible for hous­ing the records of the government an d administration of the states. The respon­sibility of the Bundesarchiv as a federai archival institution should reflect ali aspects of federai government and administration, i .e . the records of al! feder­ai ministries and agencies should be offered to the Bundesarchiv and - if of archival value - be transferred to its stacks.

Under section 2 of the Bundesarchivgesetz (Federai Archives law of January 6, 1 988, BOB!. l, S. 62) ali "constitutional bodies, authorities and courts of the Federation, federai corporations under public la w as well as other agencies of the Federation shall offer al! documents which they no longer need for carrying out their public duties . . . to the Federai Archi ves . . . " .

The Bundesarchiv is thus responsible for the records of ali ministries, especially including the right and the obligation to decide upon the archival value of such records . Among the 54 copies sent me of the questionnaire I was able to identify nine archives qualified as centrai archives of a federai state. In four of these nine there are at least two special archi ves for the Foreign Minis­tri es and the Ministries of Defense, which operate under these ministries in­dependently of the centrai archi ves. In this field there is no difference between federai and national archival systems: 28 out of 54 national archives indicate that there are special archives for military records under the Ministries of Defense; in 21 of these 54 states there are special archi ves for the Foreign Minis­tri es. The assumption that in a centralized state the centrai archives would be centralized too is misleading. On the contrary, it was of interest to learn that a centralized state like Portugal has special archives for the Ministries of Finance, Public Works , Foreign Relations and Defense, whereas in a federai state like the USA al! federai ministries offer and transfer their records to one centrai institution, the National Archives .

There are severa! reasons for these different ways of organizing the centrai archi val institutions. The decentralization of the centrai archives by es­tablishing special archi ves is very often rooted in the tradition .and history of a country. It is also true that some ministries need their old records so often and in such a hurry as to justify the housing of these records in a special ar­chives under the contro! of the originating agency at least for a certain number of years.

From an archi val point of view this decentralized system is not a very economica! solution . Firstly, the whole archival ' infrastructure' of reading rooms, photo-laboratories or restoration facilities has to be set up twice over or even more often . Secondly, the appraisal of records coming from different

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rninistries has to be coordinated because in a modern administration files about the same topic are usually to be found in the registries of various ministries . coordination in this case means keeping the files about one special topic from just one ministry and disposing to a lar�e extent of id�nti�al files ab�ut the same topic from the other ministries. Th1rdly, new media hke magnet1c tapes or audiovisual archives require special knowledge and expensive technical equip­rnent for their handling. Also in this field, coordination and concentration of archival resources is the pre-requisite for avoiding unnecessary expenses. To illustrate the importance of this aspect I would like to refer to the percentage of the costs for hardware and software (without personnel costs) of computers used in the Bundesarchiv in recent years:

Costs of data Budget of the Bundesarchiv Percentage:

processing: (without costs of staff)

1 980: 1 35 .000, - DM 4.840.000, - DM 2,8% 1 982: 205 .000, - DM 5 . 5 1 3 .000, - DM 3,71Jfo 1 984: 262 .000, - DM 5 .997 .000. - DM 4,41Jfo 1 986: 305 .000, - DM 7 .658.000, - DM 4,0% 1 989: 777 .000, - DM 10 .967 .000, - DM 7,0% 1 990: 1 .600 .000, - DM 9 .980.000, - DM 1 6,0% 1 992: 2 .200 .000, - DM 1 0.724.000, - DM 20,5%

In any case i t should be ensured that at the leve! of the centrai ar­chives and independent of the organisation of these archi ves as national or fed­erai institutions access be granted to ali these archives on precisely the same conditions. However, the results of the survey show that this is no t the case anywhere. Also in my experience there sometimes exist different access-policies to the records of one government if they are split up into a centrai and one or severa! special archives. Equa! conditions could be one result of an archives la w. Thirty-nine of the 54 archi ves whose questionnaires I could evaluate indi­cated the existence of an archives la w or comparable regulations. Observation of the dates when these laws were passed, shows that in the last decade more and more governments are willing pass such laws.

The 39 laws mentioned became effective or were renewed: 1 950- 1 959: 4 1 960- 1 969: 7 1 970- 1 979: 9 1 980- 1 989: 1 5 .

Again this i s a generai trend observed in federai as well as in national archives.

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3. Cooperation oj Federai and State Archives

Wb�n an arc?ivist tries to analyse a centrai arcbives system, be also bas to. dea! w1tb a.genc1es operating under tbe federai or national government but Witb only regwna.l or even !oca! responsibility. As o ne example standing f�r �an� otbers we m1gbt take tbe Federai Ministry for Post and Telecommu­mcatwn m tbe Federai Republic of Germany witb regional (Oberpostdirektio­nen). and loc

.a� (Postdmter) offices ali over tbe country. Tbe Bundesarchiv is

not m a po.sitiOn to take care of ali tbese kilometers of records produced in ali tbese re�wna! and local offices, part of whicb migbt be of interest for regional and local b1stoncal researcb. An effective solution to tbis problem is tbe trans­fer of responsibility for records of federai agencies operating on regional and local leve� to tb� arcbives of tbe states of tbe Federai Republic of Germany a� stated m sectwn 2 .3 of tbe Federals Arcbives law: "Documents of subor­dmate federai agencies tbe local responsibility of wbicb does not cover tbe wbole scope of applica�ion of tbis act sbali be offered and transferred to tbe compe­tent States Ar:b1�es (?f tbe Ldnder) in agreement witb tbe bigbest competent fede�al autbonty 1f Lander la w guarantees tbat tbe legitimate interests of tbird parti es are protected . . . " . Tbe implementation of tbis regulation involves tbe need to coordinate tbe appraisal, transfer and use of sucb records.

Severa! working groups were set up, eacb dealing witb a special brancb of tbe federai administration. Tbis procedure of sbaring tbe responsibility for federai records between tbe federai arcbives and tbe state arcbives of tbe Ldnder bas already proved to be botb economica! and effective. On tbe otber band, tbere are problems : under tbe access regulations laid down in tbe arcbives laws for tbe Federai Arcbives and tbe State Arcbives, files in generai are open for researcb a.fter 30 ye�rs. For personal files tbe number of years given in tbe Fed­er�l Arcb1ves law d1ffers from tbe years mentioned in some of tbe State Ar­cbives La�s . 1t is difficult to explain to researcbers tbat personal files in tbe same arcb1ves come under different access regulations depending on tbeir provenance. From an arcbivist 's point of view tbese regulations sbould indeed be standardized .

4. Cooperation of Federai Archives and Archives oj International Jnstitutions

!be ite�s �entioned in tbis paper so far refer solely to federai and state arc.bives. Tb1s IS of course only one important part but not tbe wbole of tbe arcb1val system of tbe Federai Republic of Germany. Tbere are common problems and needs for cooperation between many otber arcbival institutions tbat .can on.ly be id�ntified but not discussed bere: e .g. tbe relations between arcb1ves of mternatwnal bodies or institutions and centrai arcbives of member states of tbis body.

In tbe Federai Republic of Germany, for example, tbere are many

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ì links between records of tbe Federai Ministry of Economics and records of tbe EEC5 . In generai, records about tbe same topic sbould be accessible or otber­wise botb in tbe arcbives of an international institution and in tbe arcbives of its member states. Tbe release of classified files sometimes seems to be an es­pecialiy difficult matter for arcbivists in tbe centrai arcbives of member states and tbe arcbives of tbe international institution.

5. Cooperation oj the Centrai Archives and Archives of Legislative Bodies

According to tbe questionnaire 500Jo of the archives wbich answered are responsible for tbe records of parliaments . Consequently, in tbe other states parliaments run their own arcbives. In tbe German Federai Arcbives law (sec­tion 2.3) tbe legislative bodies bave tbe option to decide wbether to offer and transfer records to tbe Bundesarchiv or not. A t present the Bundestag (Feder­ai Diet) and tbe Bundesrat (Federai Council representing tbe Uinder) bave their own archives. In tbe long run tbe German Federai Archives law does not ex­elude tbe possibility tbat by special agreement (as it is the case for example in Canada) tbese arcbives w ili be transferred t o the Bundesarchiv. Analyzing tbe questionnaire tbere again is no significant difference between federai and national arcbives in otber countries.

6. Cooperation of Centrai Archives and Archives of Politica[ Parties

Arcbives of politica! parties in generai are independent institutions. In applying tbe principle of provenance there sbould be no problem to decide w bere file or a document bas to be transferred. In tbe Federai Republic of Ger­many ali tbe politica! parties represented in tbe Bundestag (except tbe Greens) bave their own archives . An unsolved problem between tbe Bundesarchiv and tbe archives of these parties is tbe competition to obtain tbe private papers of higb-ranking politicians. At least in tbe Federai Republic of Germany tbe budget situation of tbe arcbives of tbese parties is better tban tbat of tbe Bundesar­chiv and so politicians or tbeir family members are tempted to seli tbese pri­vate papers. In fact, if tbere are no official documents mixed in witb tbe col­lection of private papers (whicb is often tbe case) and if access is granted to researcbers under tbe same conditions witbout a preference for specially selected bistorians, close and smootb cooperation is possible between arcbives of tbe state and of politica! parties.

s For the European Communities decisions were taken in 1 983: Council Regulation

(EEC, EURATOM) No 354/83 of l February 1 983 concerning the opening to the public of the historical archi ves of the European Economie Community and the European Atomic

Energy Community .

277

7. Cooperation of Federai A rchives with other A rchival Institutions

There are other types of archives within the archival system such as Press, Radio and Television Archives, Local Archives, Business Archives, University Archives or Literature and Art Archives. In the Federai Republic of Germany - as in very many other countries - these archives are indepen­dent. Even so, cooperation is necessary to avoid unproductive competition especi.ally on the market far private papers, as mentioned above. Far example: the pnvate papers of the first President of the Federai Republic, Pro f. Dr. Heul3 , have been split up: his papers as a man of letters are in the Deutsche Litera­turarchiv at Marbach while the letters or documents he wrote or received as a politician or as President are in the Federai Archives. Of course microfilms are available in both institutions covering the whole of these papers .

Being independent, these archives can decide on access regulations to their holdings. In the interest of scholarly research these regulations should not differ too much from those of the centrai or the state archives. I believe i t to be a special challenge far the archivists of centrai archives to argue in favour of standardized regulations and to convince colleagues in other archival insti­tutions that comparable or identica! criteria should be applied in granting ac­cess. In this respect the position of an archivist working in a national archives might be better than that of an archivist in a federai archival system.

8. Problems and Perspectives

As far as I can see, problems and perspectives are the same far feder­ai and (centralized or decentralized) national archives, problem number 1 far traditional archives being the insufficient quality of paper used in the public administration.

As the research required in this field is beyond the financial and per­sonal resources of smaller archives administrations, this is therefore a task far the centrai archives of a country in close international cooperation, also with our colleagues in the libraries. A special survey is being organized at present in the Federai Republic of Germany, by the Deutsche Bibliothek in coopera­tion with the Bundesarchiv, especially considering experience in France and the United States.

Another difficult problem far an archivist, especially in the centrai archives of a country, arises from his responsibility far audiovisual materia!. I cannot really see any unsolvable problem with pictures , posters, maps or microfilms, which can be appraised , transferred to the archives and used there without an extraordinary burden on staff or budget. This is not the case far documentary or movie films. While archives are clearly responsible far films officially produced by the government and public administration, the bulk of films are produced by commerciai firms. I n many countries separate national

278

film archives operate independently of the national or federai archives. By agree­ment these archi ves might also take care of the official film production. In the Federai Republic of Germany the Film archives are one division of the Federai Archives. Both solutions are acceptable from an archivist's point of view. What should be avoided in any case is neglecting the importance of movie films �or the cultura! heritage of a nation by not dealing with the problem of preser�mg movie films at ali. Having accepted responsibility far this medium coordma­tion is again necessary to avoid the duplication of the extremely high costs far the equipment to handle these films and far their storage in s.pec�al reposito­ries. As an example, the price of equipment bought when movmg mto the new building of the Bundesarchiv at Koblenz was more than four million German marks. The costs of running the storage rooms far color movie-film at the tem­perature of minus nine degrees are also very high. 1t is evident .thas these. ef­forts should not be duplicated by a system of a federai or natwnal archlVes responsible far officially produced films and a national films archives respon­sible far films produced commercially.

The third and last problem I would like to mention is the challenge of the new information technologies far archivists.

Traditional data processing applications in public administration or in scholarly research, where a machine readable file can be stored on a mag­netic tape and be transferred to the archives, give rise to no insoluble problems. Magnetic tape as a new archival medium requires additional training far at least some archivists and is comparatively expensive in terms of transfer procedure and maintenance. The problem stili unsolved far archivists results from the new techniques of communication. Research in that field wit� the aim of fin.d­ing acceptable solutions far the archival storage of data movmg f�om on� dis­play to another without ever being printed or stored on a magnat1c �ape 1s e

.x­

pensive and requires specially qualified archivists . The centrai arch1ves - lr­respective of whether they are federai or national - ":ili therefore h��e to take a Jeading part in this field, without of course preventmg other arch1v1sts from participating in these efforts .

As pointed aut, these problems are identica! far centralized or d�cen-tralized archival systems. Methods of dealing with them are, however, dlffer­ent in the two systems. The organisation and coordinati o n of research, o� test­projects, of training for archivists, and more generally the exchange. o� mfo.r­mation in these fields of archival work are to some extent more dlff1cult m decentralized archival systems. The instruments and methods used in the Fe�­eral Republic of Germany to avoid unnecessary duplication of effort were �1s� cussed during the 24th International Round Table Conference 1986 at Helsmk1 and are as follows. 1 . The Archivreferentenkonferenz or meeting of the heads of ali state archi ves t w ice a year. 2. Regular meetings of technical committees of the Archivreferentenkonferenz.

279

3. The activities of the professional association of the archivists in the Federai Republic of Germany ( Verein Deutscher Archivare) , 4. The quarterly publication of the «Archivam. 5. The annua! meeting of archivists at the Deutsche Archivitag. 6. The centralisation of the training in two archives schools at Marburg and Munich .

As the necessary cooperation and standardisation can be achieved in this way, archivists in the Federai Republic of Germany ca n benefit from the advantages of a federai decentralized archival system and avoid the problems which might arise in a centralized system.

280

TUE ROLE OF TUE NATIONAL ARCUIVES WITU REGARD TO TUE NATIONAL ARCUIVAL SYSTEM: FINLAND

The Nation

by VEIKKO LITZEN

"The national archival system" is a rather vague concept and can be interpreted simply as the national structure of archival institutions. In the broadest sense it means the generai principles applied in supervising the cul­tura! heritage of a nation preserved in documents .

The key word underlying these definitions is "nation" . Today, while the integration in Europe is gathering speed, it is worth reconsidering the rela­tion between an independent state and a self-conscious nation as a cultura! en­tity. Por various reasons the urgency of this subject has grown in certain coun­tries.

Finland has been an independent republic for seventy two years. Un­ti! 1 809 Finland was a part of the kingdom of Sweden and during the period 1 809- 19 17 it belonged t o the R ussian Empire. During the Swedish peri od the government and the centrai administration were located in Stockholm. When Finland became an autonomous grand duchy of Imperia! Russia in 1 809 it set up its own centrai administration. Public administration in generai - tradi­tionally on three levels: centrai, intermediate and !oca! - has inherited many features from the period of Swedish rule, and these features existed even in the grand duchy.

During the Swedish period Finland had no centrai archives of its own. The situation changed when a centrai administration was established in autono­mous Finland. The archives of the supreme Finnish administrative body, the Imperia! Senate in Helsinki, soon became the centrai archi val repository of Fin­land. In accordance with a treaty signed between Sweden and Russia in 1 809, Sweden relinquished most of the documents in Stockholm concerning Finland, and in due course they were housed in the archi ves of the Senate, which began to receive document transfers also from Finnish authorities.

In the mid-nineteenth century, the national awakening and the use of Finnish in literature and administration strengthened the sense of national identity and the need for a national history. In 1 859 the Archives of the Senate were opened to scholars, and in 1 869 it was named "Statsarkiv" , i .e. the ar­chives of the State.

Finland was not an independent state at that moment, but the "Stat-

28 1

sarkiv" was not un der imperia! administration either. The name of the a h" . d h . . re !Ves remame t e same unt1l the 1 930s, when It was changed into its Swedish f "Riksa k " t" · G "R · h ·

orm . r Ive - m erman e1c sarch1v" - in order to emphasize the f

hon of the archives of an independent republic. But the originai Finnish unc­

"V It . k" " h · name

a 10�ar Isto , t e archiVes of the State, has existed till this day and oni; the Enghsh and �rench translations of the name convey the present nationai aspect. The arch1ves are no Ionger regarded solely as arsenals for defe th · f · .

nce of e ex1stence o the mdependent. repu.bhc. Our growing task is to safeguard

the means needed to p re serve the IdentJty an d self-consciousness of the nat· · · I I h ·

wn, 1 .�. �ts eu. tura entage. l t should be bome in mind that there are only five m!lhon Fmns; we are a small nation in the modern world.

. . In this situation we will also have to consider the need of histor . 1 my.opm�on the �eo�le has �o find itself in history, to find a common experi:nce� an IdentJty m�kmg It poss1ble to relate to the past. The international situation has c�ang�d smce Wo�ld War l , the radica! change from an agrarian and com­paratively Isolated soc1ety to an urban and industrialized one took piace swift­ly and meant the metamorphosis of a nation.

. Are ':'e capable of marshalling the materia! to document this process, to wnte the h1story of our own times? The nation of tomorrow needs histo an d self-consciousness more than ever.

ry

The Finnish Experience

. The history of Finland differs from the histories of many other coun-

tnes because one �ould not find a moment in the past - during historical times at Ieast - when Fmland was not unified. Not even the two national Janguages formed any great obstacle to making one nation. Thus the nation and the in­dependent sta�e with its vast territory has always been considered as a relative­ly compact urnty and centralized administration has seemed natura! . The Aaland Islands are an exception because of their semi-autonomy.

. Thi� is also the case in the archival system, where the National Ar-chives <: 'Valtwna�kisto/Riksarkivet") have a very prominent piace. Unti! 1927 the �ati_onal AI:chives were the only public archi ves in Finland; since then seven provmc1al archi ves ha ve been established to house the records of intermediate and. !.oca! authoriti�s . The Public Records Act of 1 939 established the official ?OSI�wn of the Natwnal Archi ves and the provincia! archi ves as public archi ves m Fmland. The Act of 1 939 was replaced by the Public Records Act of 1 98 1 .

I t is worth noticing that archival legislation i n Finland carne relative­ly early compared with the other Scandinavian countries. About a half of the generai archival Iaws mentioned in the questionnaires were published during the 1 970s and 1980s .

The National Archives of Finland, Iike its counterparts in almost ev­ery country, have a dual function. It is a national body and a national reposito-

282

ry. In 1 988 the task of acting as a research center of archival sciences was ad­

ded to the functions of the National Archives. This was logica! since subor­

dinate to the National Archives there were already seven provincia! archives

functioning in their respective districts as regional authorities , repositories and

research centers. Administratively the National Archi ves are subordinate to the Minis­

try of Education (i. e . Education an d Culture), as are the great majority of the

national archives that answered the questionnaire. Severa! national archives

seem to come under the Ministry of the Interior (or Development etc .) or the

Prime Minister. Does this indicate the priority among the functions of the ar­

chives? Are the archives cultura! institutions, perhaps research centers for hu­

manistic study, or are they primarily information centers or parts of adminis­

tration? As a national body, the National Archives of Finland direct and su­

pervise the activities of the provincia! archi ves as well as advising the state and

municipal authorities on records management. In addition, the National Ar­

chives authorize disposal schedules to be observed by the authorities, which

are not allowed to dispose of records without permission from the National

Archives. The National Archives also inspect the records management and the

registries of the Council of State, the ministries, the Office of the Chancellor

of Justice, the highest courts, the national boards. As a national repository,

the National Archives receive, preserve and make available both official and

private records. The provincia! archives are both administrative authorities and

research institutes . They advise and inspect the records management of the lower

and higher courts, the provincia! boards, the universities, other educational

establishments and other departments and institutions forming part of inter­

mediate and !oca! administration . These agencies transfer their records select­

ed for permanent preservation to the provincia! archives of their district.

In Finland the Public Records Act applies to records of the munici­

palities. Thus the National Archives advise and supervise their records manage­

ment. The National Archives authorize disposal schedules to be observed by

the municipalities. Their records management is inspected by the provincia!

archives. The municipalities do not transfer their records to the provincia! Ar­

chives. They have their own centrai archives and repositories, which must fulfill

the generai directives for archival premises drawn up by the National Archives.

The Public Records Act gives the National Archives of Finland ex­

ceptionally wide powers. The questionnaire does not make it possible to com­

pare different countries in this respect. In Ecuador and Zaire the generai ar­

chival Iaw covers ali types of archives but the executive powers of these na­

tional archives cannot be estimated. In Poland the National Archives are ex­

cluded from the generai archival Iaw. The centrai government bodies that are regulated by specific archival

283

regulations are usually the Foreign Ministry and the Ministry of Defence. These archives have a special status in Finland too. The National Archives have the right to supervise their archi ves administration, but the Archi ves of the Minis­try for Foreign Affairs are responsible for supervising records management in the foreign service and the Military Archives supervise the records manage­ment of the military offices, the military forces and the Frontier Guard. The records concerning foreign affairs are transferred to the Archives of the Ministry for Foreign Affairs. The records of the Ministry of Defence as well as those of the military offices, forces and the Frontier Guard are transferred to the Military Archives. These archives are designated in the Public Records Act as Centrai Administrative Archives for the respective branches of administration.

Although the archives of the Bank of Finland, the Social Insurance Institute and the Evangelical-Lutheran Church are excluded from public records legislation, the National Archives of Finland have a very centrai status in the national network of archives.

Even the most important specialized archives containing the archives of politica! parties, trade unions, business enterprises, of literature and art and of sports are controlled by the National Archives since Finland has a special legislation concerning State aid to private archi ves whereby the Council of State can admit private archives with important materia! for research within the scope of statutory state aid . There are ten private centrai archives in receipt of this state aid . The aid is granted by the National Archives, which also have the right to supervise those private archives concerning both their archival and finan­cial management.

lt is essential to protect and supervise the documents that reflect our culture and the social activity of a modern human being; it is not enough to collect and to deposit the weeded relics of administration. Records manage­ment is an essential part of the archival system.

In 13 questionnaires records management is not included in the ac­tivities of the national archives. ltaly, the Netherlands and Zaire have not an­swered this point at ali. In most cases the work is carried out by personnel of the national archi ves . In Finland, Indonesia, Hungary, St. Lucia and in Spain only the archivists from the creating bodies are used, but at least in Finland the National Archives play an active part .

Each authority must have a rule for its records management. The rule is a comprehensive records management programme including orders and direc­tions about the creation, maintenance, use and disposal of records. A centrai part of the rule is the records management schedule, which contains directions about the registering, filing, retention periods and classifying of records . In the schedule the records are grouped according to the functions involved. The schedule is drawn up at record-title leve!. The authorities are required to draw up their rules under the direction of the National Archives . The National Ar­chives lay down the retention periods of public records.

284

The life-cycle of a document is considered in advance when a records management schedule is drawn up. The retention periods of various records should therefore be known when they are created. In defining the retention period of a document, attention should be given to its administrative, legai and scientific value.

The authorities are responsible for the maintenance, use and disposal of records in their custody. Only records and machine-readable files selected for permanent preservation are transferred to the public archives .

"Small is beautiful "

The National Archi ves of Finland were originally the Archi ves of the Senate. The main purpose of the archives has since been to protect and make available the documents of the centrai administration. Over the last few de­cades official records have taken on a stereotyped formula and the informa­tion in the documents is minimized. The document is a mere evidence of its own birth. It is also said that politica! decision-making is too far away from ordinary !ife and that politics is not interesting. Where is the essential knowledge of our culture?

W e can try t o obtain more an d more private archives, the papers of ordinary people. But while internationalism and politica! integration advance, the counter-effect may lead to a growing interest in smaller and smaller circles - further away from the archi ves of the centrai administration. The National Archives are an essential part of the archi val system. It has the great responsi­bility of keeping the cultura! heritage of the nation together.

285

THE ROLE OF THE CENTRAL STATE ARCHIVES OF THE USSR IN TUE SYSTEM OF STATE

ARCHIVES OF THE COUNTRY

by FEODOR M. V AGANO V

State custody of the documents of the State Archival Fonds (CAF) of the USSR is provided by a network of State archives. At present this net­work consists of 1 1 centrai State Archives at national level, 1 23 centrai State Archives of the Union republics and their branches, 354 State Archives of the autonomous republics, territories, regions and their branches, 1 8 State Archives of the autonomous regions and districts, 1 19 State Archives of the cities and districts with a constant stock of documents and 2 .643 State Archives of the cities and districts with a variable stock of documents.

The largest depositories of documentary records at national leve! and the

research centres working with such documents are the centrai State Archi ves of the USSR, which concentrate 2 5 . 9 mln archival units representing the most valuable source base

o n the centuries-old history of this country.

The Centrai State Archi ves of the October Revolution, of the highest organs

of State power and the organs of state administration of the USSR (CSAOR) has in

its custody 3 . 5 mln archival units of the documents of the CAF of the USSR which

illustrate the victory of October, the creation an d strengthening of the first state of wor­kers and peasants in the world, the construction of the socialist society.

The Centrai State Archi ves of the National Economy of the USSR (CSANE)

has 3 . 1 mln archival units which illustrate the development of the Soviet economy.

One of the youngest archives - the Centrai State Archives of the Scientific

and Technological Documents of the USSR (CSASTD) - holds documents on the ac­

tivities of scientific and research and design organizations. The Centrai State Archives of the Soviet Army (CSASA) holds 1 .7 mln ar­

chival units on the history of the Soviet Army during 1 9 1 7- 1 94 1 .

The history o f Russia o f the periods o f feudalism and capitalism is reflected

in the documents of the Centrai State Archives of the ancient Acts of the USSR

(CSAAA), of the Centrai State Historical Archi ves of the USSR (CSHA), of the Cen- .

trai State Military-Historical Archives of the USSR (CSMHA).

The CSAAA is the oldest archives in the country and holds 3 . 3 mln archival

units on the history of Russia (the Xl-XIX centuries) : written sources on the history,

science, culture and the way of !ife of the Russian and other peoples which comprised

the population of Russia as well as the documents from domains and estates, family

and monastic archives.

The CSHA keeps 6.6 mln archival units on the history of the politica!, eco­nomie and cultural life of Russia during the period of capitalism, which reflect the ac-

286

tivities of the higher and centra! state establishments of the Russian Empire from the

early XIX century till October 1 9 1 9 .

The CSM H A contains 3 . l mln archi val units of documents of the period from

the end of the XVII century ti11 1 9 1 8 created as a result of the activities of the centrai

and !oca! organs of administration and the establishments of the Russian Army.

The Centrai State Archives of the Navy of the USSR (CSAN) , the Centrai State Archi ves of Literature and Art of the USSR (CSALA), the Centrai State Archi ves

of the Cinema and Photo Documents of the USSR (CSACPD), the Centrai State Ar­

chives of the Sound Recordings of the USSR (CSASR) ho Id the documents of the Soviet

as well as pre-revolutionary periods.

The CSAN holds 1 . 2 mln archival units of the documents from the naval es­

tablishments . The CSALA holds 0 .9 mln archi val units of the documents of state establish­

ments, public organizations, fonds of personal origin which ch<l.racterize the rise and

development of our national culture, the evolution of the public thought, the creative

interconnections of national and foreign cultures during the period from the XVIII cen­

tury to the present day.

The CSACPD holds 0.8 mln archival units of documentary films and photos illustrating the events in the socio-politica!, economie and cultura! !ife of the country

from the second half of the XIX century to the present.

The CSASR holds 0.2 mln archi val units of the documentary and artisti c sound

recordings made from 1 902 to the present. The events of state, socio-politica! and cul­

tural life, the speeches of public figures , leading figures in labour, prominent represen­

tatives of science, technology, literature and art are imprinted there.

Given the specific nature of the documents kept in the archives, the centrai State Archives perform their functions as branch scientific for centres the study of the documents of the corresponding type (BSMC). These func­tions were assigned to the centrai State Archives by the Regulations on the State Archi val Fonds of the USSR and the Standard Regulations on the Centrai State Archives of the USSR (adopted in 1 982).

The centrai archives of the USSR have always had a noticeable in­fluence on the activities of the organizations of the branch owing to both the stock of the documents kept in the centrai state archives and the availability of highly qualified personnel, including scientists, with a level of theoretical knowledge, practical experience and creative potential enabling them to solve complicated problems . The leading archives of the country carry out work of branch and interbranch importance. The formation and development of the republican archives of literature and art of the analogous departments in the local archives was mainly based on CSALA recommendations and experience of a wide range of problems in dealing with documents of personal origin and the fonds of creative organizations. In the mid 1 970s another archive, CSAOR, became the initiatior and the head organization on compiling the interarchival index "The Victory of October Socialist Revolution and the Struggle for the Establishment and Consolidation of Soviet Power. October 25 (November 7)

287

1 917 - July 19 18" ("The Great October") on the basis of an automated sys­tem of information retrieval . Four issues of the thematic inventory of the docu­ments published were brought out. The objects of the centrai state archives' activities as BSMCs are not only state archives which possess some profile documentation, but also museums, libraries, research institutions which have constant custody of the documents of the State Archival Fonds and the ar­chives of the establishments which are the sources for completing the centrai state archives .

The centrai state archives reveal their rea! needs in scientific and prac­tical assistance. Thus , the CSASR surveyed the establishments concerned and singled out a range of key problems connected with keeping and using sound recording documents. The data collected were analyzed and made it possible for the archives to work out a number of measures and recommendations aimed at improving procedure.

The activities of the centrai state archives as scientific centres at na­tional level pursue the following aims: working out a unified methodology for dealing with documents; summing up and introducing progressive experience and scientific and technological achievements; and organizing the profession­al training of the employees of the state archives .

In accordance with these main tasks, certain traditions have been formed in the work of the centrai state archives as BSMCs, certain forms and methods of have been accepted : scientific and methodological assistance and help to the archives and other organizations concerned, holding meetings and conferences, organizing training sessions and consultations, and other meas­ures aimed at sharing experience.

The centrai state archives play a leading scientific role in branch sciences and make a significant contribution to the development of scientific research in the field of archival sciences and record management. While the generai management and coordination of scientific research is carried out by the Main Archives Department, the archives are quite independent in deter­mining the range of problems in the research work they take part in as well as in the choice of the form and degree of their participation.

The centrai state archives take part in scientific research in two main forms. They are co-developers of the research themes (mostly those connected with the national economy and the branches of industry) developed by the Na­tional Scientific Research Institute of Documentology and Archival Business (UNIDAD) . Otherwise they are engaged in independent research, often set­ting up teams to investigate important themes connected with documents in­volving republican and !oca! archives .

Examples of such manuals and text-books are: "The Theory and Prac­tice of Assessing the Value of the Documents in the SAF of the USSR" "The Main Regulations on the Choice of Documents with Repeated Inform;tion", "The Principles of Chosing Scientific and Technological Documentation for

288

•

State Custody" , "The Main Principles of Chosing Cinema and Photo Docu­ments for the State Custody" , "The Main Rules of the Work of State Archives of the USSR" , "The Main Rules of the Work of the Branch Archives" and other documents developed with the participation of the centrai state archi ves.

The centrai state archives take part in the development of a manual on archeography, rules for publishing historic documents in the USSR, the methodological recommendations o n the improvement of the organization an d keeping the system of catalogues, the main regulations on the organization of scientific research in archival establishments, the inventory of typical documents with the storage terms mentioned, in the development of composite norms for the state archi ves which keep management documentation, in compiling a refer­ence manual "The Usage of Archival Documents in Historic and Regional Eth­nographic Work" , of a scientific reference manual "Classification, Registra­tion, Description and Organization of the Usage of Cartographic Documents in the State Historic Archives" , "The Rules of Dealing with Cinema and Pho­to Documents and Videophonograms in the Branch Archives" , in the creation of the automated bank of the branch scientific data, and the like.

The CSALA, the CSANE and the CSASA have become centres for developing the methods of dealing with documents of personal origin (in ac­cordance with their orientation). The CSAAA is in charge of developing methods of working with regional ethnographers and studying the effective­ness of the usage of documents for historic and regional ethnographic purposes. The CSHA contributes to the methods of organizing scientific research work in creating subject automated information search systems (AISS). At the same time almost all the centrai state archives are working at scientific-methodological problems concerning the creation and the development of scientific-reference apparatus (SRA) (i.e. the description and modification of inventories, listing, compilation of reference-information publications), publishing activities (the methods of chosing documents and their archeographic processing for various types and forms of publications); in tackling the question of completion and ensuring the security of the documents.

The centrai state archives also play a leading role in international research, e.g. the manual "The Use of Archival Documents for the Purposes of the National Economy' ' is being prepared by the archivists of four coun­tries headed by the CSANE.

The national scientific conferences and scientific and practical semi­nars which are impossible without the fruitful participation of the centrai state archives play an important role in the development of branch sciences. Their specialists deliver reports on the results of their research work and analytic reviews of their fonds; the texts of the reports are published and become avail­able for the specialists of the branch and ali persons and establishments con­cerned .

The specialists of the centrai state archives are active in preparing ar-

289

ticles for their branch archivological journal "Soviet Archives" . During the past three years they have published more than 40 information articles on var­ious aspects of the archives activities .

The publications of the CSANE, the CSAOR, the CSALA and other centrai state archives in the pages of the Archeographic year-book and scien­tific historic journals contribute to establishing historic truth, to disclosing the composition and the contents of fonds and to casting light on the activities of the archives. Alongside the UNIDAD and the republican archival services of scientific and technical information (STI), the centrai state archives partici­pate in the creation of the inter-branch reference - information fond on documenting and archival business, in supplying the centrai branch reference­information fond (RIF) with manuals prepared by them, with studies on the themes completed. Information on their scientific and technical achievements is included in the yearly report prepared by the UNIDAD.

The important role of the centrai state archives in organizing the in­troduction of the research results in the branch should be noted.

The CSAOR acts as a scientific centre interacting with archival es­tablishments, participating in preparing normative regulations on chosing docu­ments for state custody in various branch systems - inventories , documents with the storage terms determined and approximate nomenclatures of the files.

The archi ves dea! with the collection of personal records of the active participants of the Great October Revolution and socialist construction peri­od. For that purpose they ha ve created ' 'The Inventory of the documents which are not to be taken into state custody as the units of the personal fonds of the participants of the Great October" and the review "The practice of collecting and using the documents of the participants of the October Revolution and socialist construction in the CSAOR of the USSR", which are used by the repub­lican and !oca! archives.

The CSANE is carrying out branch research in the field of complet­ing state archives with planning, statistica!, financial and other documentation.

The ultimate goal of such research is the creation of combined inven­tories of the documents which are to be taken into state custody of various kinds of documents in the archi ves at various levels . An inventory of the docu­ments on planning economie and social development of the USSR compiled on the basis of documents from planning organs ranging from the State Plan­ning Committee to the district planning committee has been prepared by the archives. The work has been done jointly by the archival establishments of the Russian Federation, the Ukrainian SSR, and the Lithuanian SSR. Analogous inventories are now being created on statistica! and financial documentation.

In the past years the CSALA has prepared manuals on dealing with documents of personal origin, on chosing creative documentation for state cus­tody, o n assessing the value of manuscripts at publishing houses, at the editoria! boards of the magazines and newspapers . The CSACPD has prepared a manual

290

on taking photographic documents of the pictorial reviews of the TASS into state custody.

In order to regulate and intensify the work of the state archives on collecting, ensuring the security and using the documents of personal origin of the participants of the Civil and the Great Patriotic wars a survey of state archives and museums was carried out by the CSASA; some recommendations were made on improving these activities. At present an automated data bank is being created on personal fonds of participants in the armed defense of the Soviet State.

In the past years the role of the centrai state archives in solving the problems of preserving the documents of the State Archival Fonds has notice­ably increased. Work is being carried out in this direction by the CSAOR as the national scientific centre together with branch archives. A complex of nor­mative an d organizational documents o n ensuring the security of the documents of the State Archi val Fonds at the stages of their acceptance, storage and usage has been worked out and introduced. Many of them have certain branch im­portance and have been recommended by the Main Archival Department of the USSR for introduction into the branch. The resulting documents highly praised by the archival establishment and by representatives of foreign archi ves on a training session at the CSAOR.

The centrai state archives of the USSR dea! with the effective use of archi ves in the interests of society. The manuals created by them summarize the practical experience of their work a� d thus acquire branch importance an d are actively used in the work of the archives at various levels.

The corresponding state archives intensively use the recommendations of the CSAAA, a national-level scientific centre dealing with the documents of the epoch of feudalism. The practical importance of these studies is made ali the greater by the difficulties in the use of documents of the period men­tioned because of paleography and the complicated structure of the archival fonds.

An important element in the activities of the centrai state archives is the preparation and publication of collections of documents and archival reference books. This work acquires branch importance and urges archives not only to use the methods worked out, but also to improve the forms of publish­ing and information work. That is just what the practice of preparing guide books by the CSALA is . The issues come out regularly (there are 6 issues ali in ali) thanks to the efficiently developed methods of preparing such reference books of the type and to the continuity of the work at ali stages of the creation of scientific-reference apparatus to the documents. The experience of the CSA­LA brings good results and can be used by other archives.

The same holds for the collection "Meetings with the Past" ; prepared by the CSALA since the 70s . This popular scientific publication skilfully com­bines a sufficiently high scientific leve! with simplicity and an entertain-

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ing manner of presenting the material; it has won all-round recognition and is exerting positive influence on the development of the publication work.

Great experience has been accumulated by the CSAOR as the head organization in preparing both the collections of the documents of the All-Union series, and subject collections of popular type. In preparing such editions, it enlists the help of archi val establishments of the union republics, makes i t pos­sible to enl�rge the doc�ment�ry basis .of the editions, to improve their quality and to ennch the arch1ves w1th practlcal experience of work in the field.

The CSAOR is the national scientific centre for the preparation of the edition "Chronicles of the Working Movement in Russia. 1 895 - February 1917" together with other archival and scientific establisments . This work seeks to uncover and sum up the information on the forms of the revolutionary strug­gle and the organizations of the working class as well as that on the leaflets in the 10 1 archival establishments holding documents of the pre-revolutionary period.

The CSANE organizes the preparation of collections on the history of industry, the working class and cooperative-collective farm construction. l!Jnified methodological recommendations for the preparation of the publica­tion of the national series " Industry and the Working Class in the USSR. 1 946- 1978" have been worked out by the archives. The archives are in charge of preparing a series of collections entitled" "Carrying on propaganda in the Capitals and Other Cities of the Union and Autonomous Republics" .

The Centrai State Archives play a prominent role in the formation of the branch reference-information fond. The most purposeful work in this direction is being do ne by the CSALA, which annually sends annotated inven­tories of the manuals worked out during the year to the branch archives.

Conferences, meeting, seminars occupy an important piace in the ac­tivities of the centrai state archives . They make it possible to combine the all­round discussion of questions with sharing experience, to widen the contacts of the archives with other establishments concerned as well as with scientific community. Of great importance are scientific-practical conferences such as ' 'T h e Creation an d Development of the Soviet Armed F orces in the Documents of the SAF", "The Documents of the SAF on Strengthening the Defensive Potential of the Country on the Eve of the Great Patriotic War" , a round ta­ble of the archi ves ' 'The Implementation in t o Life of Lenin's Principles of So­cialist Archival Business When Dealing with the Military Documents of the SAF'' (CSASA); the All-Union seminar-meeting of the employees of the state cinema archives; a seminar "The Visible Memory of History" for the same category of employees (CSACPD, CSASR); the working seminars of the CSA­LA; the scientific seminar on the methods of the description of the Old Slavic manuscript books (CSAAA).

Special documentation on various media - cinema and photograph­ic, scientific and technical, machine-readable documents - occupy a large piace

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•

in the State Archival Fonds. The activities of the corresponding centrai state archives encounter certain difficulties, which can be explained both by the poor elaboration of a number of problems of dealing with special documentation and the relative "youth" of the archives playing the role of the branch scien­tific and methodological centres. The practical experience accumulated by those archives is more interesting.

Together with the corresponding State Archives of the Uzbek SSR, the Kazakh SSR, the Azerbaijan SSR and the Estonian SSR, the CSASTD is busy with research into the problems of information repetition in managerial documentation of scientific research, design and engineering institutes. The work has resulted in creating an inventory of scientific and technical documentation to be taken into state custody and methodological recommendations on its usage .

The CSASR acts as a scientific-organizational and coordinating centre in its joint work with the archival establishments of the republics on the fol­lowing subjects: "The Improvement of the Composition and Structure of the Unified Information-Reference Catalogue on Sound Recordings in Custody of the State Archi ves of the USSR" and "The Development of the Normative and Methodological Foundations for the preparation of various types an d kinds of publication of phonodocuments" .

The CSANE is carrying out work o n the problems of state and depart­mental keeping of the machine-readable documents. The theme "The Scien­tific Foundations of Completing the State Archives with Documents emerging under the conditions of functioning of the branch automated management sys­tem" has been jointly developed. The results of that study were described in concrete methodological recommendations and inventories of the documents.

The great experience of the CSAAA in organizing work in the field of historic regional ethnography is reflected in "The Methodological Manual on Fulfilling Regional Ethnographers Inquiries", in an express-information issue "The Use of SAF Documents in work on Regional Ethnography" and recom­mendations in the reference-book "The Archives to the Regional Eth­nographers" . In order to render assistance to the public regional ethnographers a group of scientific consultants has been set up. The Archive provides methodo­logical and practical assistance in the organization of the regional ethnograph­ic museums: the museums in the towns of Kritchev and Lebediyan, in the vil­lages of Krasnoye of the Smolensk region, Shady of the Bashkir ASSR, Yab­lonobetz of the Tambov region as well as museums in the Perovsky, Tagansky, Tcheremushkinsky districts of Moscow were set up with its assistance. There exist constant connections with the museums of such towns as Sebastopol and Alupka. The documents of the CSALA promote restoration and reconstruc­tion works at memorial complexes such as estates (of N. V. Gogol in the village of Vasiliyevka of the Poltava region), monasteries (the Pushkarsky Monastery

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in the Poltava region), palaces (in the towns of Alupka, Gaspra, Odessa) as w eli as the streets of Moscow.

The complex organizational and scientific work on creating an auto­mated information search system for documents on the theme "The History of the Architectural Monuments and Urban Development of Moscow, Lenin­grad, an d their suburbs ' ' was typical of the activities of the CSHA, which act­ed as the head organization. The significance of the theme is explained by per­sistent interest on the part of architectural-planning departments, scientific and production restoration workshops, the branch offices of the National Society of Preserving the Monuments of Art and Culture, museums, scientific research institutes and other establishments, the activities of which are connected with the implementation of the la w "On the Protection and Use of the Monuments of History an d Culture' ' .

The centrai state archives play a significant role i n retraining and im­proving the skills of the personnel of the archi val establishments of the coun­try. The specialists of the centrai state archi ve possess high professional skills, great creative potential and the experience of work at the centrai state archi ves and eagerly share their knowledge with the employees of the state archives of other regions.

The curricula and programmes of the faculty of retraining and the institute of retraining the informational employees envisage practical sessions at the centrai state archives . These sessions as a rule take up to 50 per cent of the total training time. After a lecture course the students are sent to the centrai state archives, where they consolidate the knowledge acquired under the guidance of the Jeading specialists an d get acquainted with the la test achieve­ments in the archival field.

The two-week training sessions regularly held by the centrai state ar­chives for employees of the state archives of the republics are highly effective. Ten to fifteen specialists from the union republics employed in some field of archive administration are invited to such session. The centrai state archives concerned decide on the syllabus for each session; its head is appointed out of the leading specialists and the students carry out practical tasks on the basis of the Jatest recommendations of the centrai state archives in accordance with the curriculum. The CSAOR thus held a training session on the subject 'the creation of a security fonds of documents' . Among the participants of the train­ing session there were the chief keepers of the fonds, the heads of the depart­ments and archival repositories, the head archivists of the state archi ves from ali the Union republics of the country.

In order to propagate the advanced experience and the latest scientif­ic and methodological recommendations in the field, the Jeading specialists of the centrai state archives are constantly called upon to deliver lectures and reports at retraining courses for the leading managers and specialists of the archi val establishments of Moscow. They also deliver reports a t the short-term

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seminars and retraining courses for the archival employees going to the union republics and regions of the RSFSR. The effectiveness of such trips is high as the theoretical material of the lectures is supported by practical assistance from the employees of the centrai state archives to Jocal state archi ves in accordance with the concrete direction of their work.

The centrai state archives thus act as scientific and methodological centres in developing and improving archive administration and provide sub­stantial assistance to the state archives of the country.

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PART TWO

MINUTES

OPENING SESSION

MONDAY, 2 OCTOBER 1989

Under the presidency of Mr. GRISPO, President of the Internation­al Conference of the Round Table on Archives , the opening session begins at 9 .30 a.m.

Mrs. V AZQUEZ DE PARGA, Director Genera! of the Spanish State Archives, welcomes the Round Table on Archives, which meets in Spain for the second time, since the 7th conference in 1 962.

Mrs . ORTIZ MONASTERIO, Vice-President of the International Council on Archives, underlines the importance of the International Confer­ence of the Round Table on Archi ves to exchange experiences, to discuss profes­sional matters, and to meet each other. The origina! pian to hold the 26th CITRA in Brasi!, could for various reasons not be carried out. The Spanish government has earned ICA's gratitude not only for its willingness to organize this conference at short notice, but also for the opportunity it gave to archivists from Latin America to participate.

Mr. BOUSSO expresses the gratitude of UNESCO and its Director Genera!, Mr. MA YOR, for the invitation t o participate in the activities of this 26th CITRA. The presence of a representative of the Director Genera! at the various CITRA assembles indicates the value UNESCO accords to the quality of the professional deliberations taking piace year after year, an d its confidence that it will obtain guidance from them in taking action for the benefit of its member states .

New problems are preoccupying archives: the range of and increase in information sources, the range of and increase in users, the variability of support.

One might also note, among other things, conditions in relation to preservation and conservation, the requirement to master new technologies and - no less necessary - to keep their development under review. We need to consider the roles of each nation's archivists in training archivists to adapt to the evolution, and the role of these people charged with this task in standards action and establishing networks, etc.

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These deliberations will undoubtedly be of value to the 4th RAMP consultation, which will take piace after this conference, and in the develop­ment and implemtation of UNESCO's forth-coming activities as weli . UNES­CO intends to direct its efforts towards the foliowing spheres: training person­nel, promoting research, preserving the heritage, preventing disasters , developing archival information technology, organizing and modernizing archives, par­ticularly in developing countries, and reconstituting the heritage.

Ali these activities will be undertaken in cooperation with ICA. In particular, o ne must no t forget the study of the various electronic an d opti ca! technologies and issues concerning the computerisation of archival operations, and the promotion of research into conservation . Finaliy, the creation of ar­chival systems and of document administration in countries where such sys­tems are not currently in piace will constitute UNESCO's particular priorities.

But Mr. BOUSSO, reflecting on the energising and modernization of archive services, cannot refrain from mentioning the great imbalance existing between countries in the area of archives. Many countries do not even have archive services; these must be UNESCO's absolute priority. To produce results, Mr. BOUSSO believes that a global recovery pian must be devised. In the mean time, can we not dream of a scenario in which countries, in North/South and South/South cooperation, commi t t o selecting a country without an operational archive service, in order to share its experience and lend it its assistance? This new style of bilatera! cooperation at professional level could take piace under the aegis of ICA, and could be supported by other international organisations, governmental and non governmental . This sort of initiative would need to set out to promote the idea of archives, to help people understand the function and value of an archive service, and assist in the development of a national policy for archives, and the establishment of projects and participation in steer­ing them through the various phases of implementation .

Mr. BOUSSO finishes by assuring ICA of UNESCO's desire to strengthen joint working and complementarity between the two organisations, in order not to disappoint the hopes placed in us.

Mr. WYSOSCKI conveys the bes t wishes of the International Feder­ation of Library Associations and Institutions, for the 26th CITRA, the theme of which is also of great interest to librarians.

Mr. BRIGEIDA, Director Generai of Fine Arts and Archives, declares that the Minister of Culture has asked him to pass on a warm welcome on his behalf. It is a matter of great pride for the ministry that Spain hosts this 26th International Conference of the Round Table on Archives .

The problem the CITRA is going to deal with i s especialiy important for Spain. It is clear that the dialectic between centralization and periphery is something that a country like Spain, undergoing an accelerated modernization,

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is experiencing very acutely. This country has a politica! structure in which the problems of archival centralization and federalisation play a very important role. W e are also dealing with how best to work out relations with the interna­tiana! community. The relations between Spain and the rest of the world and Spain and Latin America affect us ali , but are perhaps of very special impor­tance to the world of archives above ali.

Mr. GRISPO thanks the Director Generai, the Vice-President of ICA, the representatives of UNESCO and IFLA, whose presence has particularly honoured this opening ceremony. He thanks in particular the Director of the Spanish State Archives who, with her colieagues, responded to the CITRA Bureau's appeal by organizing this conference at very short notice.

The 26th CITRA was planned for Rio de Janeiro, to take piace after the meeting of the ICA Executive Committee in Brazil . Last March, the ICA officers expressed concern about funding for the two planned meetings, and the safety of participants.

The ICA President, Vice-President and Executive Director, and the CITRA President and Secretary attempted severa! times to make contact with the host to explain their concerns and to obtain reassurances . Having received no positive response, the President of ICA, together with its officers, took the decision to transfer the meetings of the Executive Committee and the Com­mission on Archival Development from Petropolis , Brazil to Rome.

The CITRA Bureau, at an urgent meeting on 22 Aprii, noted the de­cision of the ICA President. It decided to ask the Brazilian Archi ves to with­draw its invitation, and the Spanish State Archives to be good enough to or­ganize the 26th CITRA.

Mr. GRISPO welcomes del e gates from Latin America, whose presence in substantial numbers demonstrates the interest in that continent in the sub­ject proposed by the Brazilian State Archives. He hopes that there will be a future opportunity to hold high leve! international events in Brazil or other Latin American countries.

He recalis the considerable contributions made to ICA's work by Spain, its state archives and its archivists .

The President welcomes the 95 participants, representing 65 Category A and 10 Category B members and three international organizations. As weli as the participants there are 20 observers, of whom 6 are from the host coun­try. For the first time the ICA sections of professional associations and of municipal archives are formaliy represented.

Mr. GRISPO states that the theme of the conference was selected in response to the requirements of an in depth study of structures and develop­ments in national archival institutions . In taking on responsibility for prepar­ing the generai report, the Italian State Archives are wishing to emphasize their interest in issues relating to National Archives.

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. After summarising the main points of the generai report (see p . 17), the Pres1dent declares open the 26th International Conference of the Round Table on Archives .

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FIRST WORKING SESSION

2 OCTOBER 1 989

Chairman : J. PALACOIS PRECIADO

Mrs. CARUCCI presents her generai report. She emphasises that the greatest difficulty experienced in preparing the questionnaire derived from the close connection existing between the organization of archives and the politi­ca! and administrative system in each State. Different types of organizations reflect institutional structures which are often not comparable, or hierarchies and autonomous systems coexist in very different forms.

She has chosen to present the survey results descriptively, rather than analysing them in percentage format, to avoid providing approximations and with the particular aim of not moving too far from the specificity of the great mass of information relating to different centrai archives .

Mrs. CARUCCI groups the problems under four issues: l . Organization of the archives, concentration of recently created

historical archi ves or o n es of more or less ancient date, generai la w, system of accepting the direction from centrai archives (national or federai) and the archives detached from the States centrai organizations, relations between cen­trai archives and non governmental archives.

2. Liaison between centrai archives and centrai state organizations: right of inspection of State archives, sorting and destruction of documents, records management, deaccessioning of documents, restrictions on access to documents , type of documents conserved, organization of searchrooms/means of research.

3. Offices , structures , equipment; staff; amount of documents con­served; research and administrative searches; service, professional training, educational an d cultura! activity.

4. Scientific coordination and development of professional standards. The analysis of replies gives evidence of an interlinked and complex

situation and, in most cases, of one developing fast. After summarizing the conclusions of her report (see p. 1 87), Mrs.

CARUCCI concludes, on the bases of an analysis of the data returned, that the role of centrai archives differs slightly in federai and in centralized States, and that in the latter there is a further difference, depending on whether the centrai archives are contained or otherwise within a generai administration or with in a State Archives network.

Under archival and scientific features she particularly highlights the

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following: - problems relating to the right of inspection and generally to records

management, particularly in relation to the organization of the country's ad­ministrative law.

- problems concerning restrictions on access to documents and authorization systems (she is thinking, for example, about different European systems and the advent of 1 992)

- problems of professional training for archivists and particularly for staff working o n current records of centrai state organizations, particular­ly in relation to computer generated archives .

- problems of listing and developing standards, and of collabora­tion with associations of archivists and in due course librarians, with particu­lar reference to developing indexes.

Mr. BUCHMANN presents his secondary report (see p. 273). He refers to the characterization by Mr. FRANZ of the "Archival Scenery" in the Fed­erai Republic of Germany using the terms: Federalism and Plurality. Mr. BUCHMANN identifies some problems of special interest . As an archivist in a federai system one always has to have in mind, that in a centralized system one may operate with regulations whereas in a federai system one has to come to results by cooperation, by coordination, always trying to convince colleagues: first that in special fields of the professional work coordination is necessary and that secondly people should agree on certain standards or identica! or at least comparable regulations.

He mentions three problems as examples which cannot be solved by the Federai Archives or one of the State Archives, but within the "network" :

l . Restoration of modern paper records; 2. Access: legislation is absolutely necessary to grant access to research­

ers. In a federai system even series of archives laws have to be coordinated, bearing in mi n d legislation dealing with data protection an d privacy.

3. Modern archival materials such as magnetic tapes or movie films to avoid multiplication of costs.

Mr. BUCHMANN discusses the instruments which are used in the Federai Republic of Germany to achieve coordination and cooperation (see p. 276). He believes that with these instruments the archivists in his country can benefit from the advantages of a federai, i .e . decentralized archival system without facing problems which might arise in a centralized system.

Mrs. VAZQUEZ DE PARGA, presenting her report (see p . 253), reviews the four aspects which are important to safeguard the national archival heritage: information, coordination, research and standardization, and profes­sional training. National Archi ves should be the leader in these fields. She sum­marizes the points she finds most relevant. Which is the role National Archives

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play in relation to the production of legislation and regulations, with the ar­chival network ? Have they the right of inspection of all the archives ? What is their role in records management, in access to records ? What is their rela­tion with professional training and with standardization of archival practices?

An important task of National Archives is the development of an in­formation system on the national archival heritage and the contro! of com­merce of materia! belonging to the archival heritage.

Mr. GRISPO opens the discussi o n by stressing that even when there is no national archival network, guidelines by the centrai archival institution may have important effects on the technical and professional debate all over the country. Indeed, influence of the cultura! an d professional policy of a cen­trai installation will be much stronger where institutional connections are lacking.

Mr. EV ANS, after summarizing a number of corrections an d addi­tions to the generai report, calls attention to the need for centralized archives to develop and implement a pian for state and local (municipal) archives in their respective countries. This is particularly necessary in developing coun­tries which achieved independence after World War II and when provisions were made in law for the establishment of only one national archives in the capitai city.

Mrs . ORTIZ MONASTERIO asks whether she may speak in Span­ish. Mr. KETELAAR reminds the Conference that, according to the Internai Regulations of CITRA, the official languages are English and French. Since at this conference the host has provided simultaneous translation into and from its own language, there is no practical objection to using that language. However, to facilitate the discussion it would be advisable if speakers, where possible, would use the official languages 1 •

Mrs. ORTIZ MONASTERIO says that it seems that there is a gener­ai agreement about the need to coordinate the work and activities of the ar­chival institutions in any given country, regardless of their politica! organiza­tion (centrai-federai). The generai report demonstrates that every country has some method of coordination. She thinks it important not only to coordinate but also to have centralized norms that can be followed by ali the archivists, probably no t by being imposed legally, but being adopted o n the basis of their technical or scientific q uality.

I For the minutes the interventions in Spanish were translated into English by the Span­ish State Archives.

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Mr. WALLOT believes that Mrs . CARUCCI ' s report could lead one to think that in Canada the centrai archives do not form part of a national archi val network ' . This statement is no longer correct, unless one is referring to a system in which an archival j urisdiction has legai authority over other juris­dictions: the Canadian National Archives do not have legai authority over provincia! archives, nor do the latter regulate municipal or private archives, etc. That is why in Canada a Canadian Archives Council has been set up, comprising the national archivist an d a representative of each province an d territory, to­gether with a representative norninated by the national associations of archivists.

. With limited resources ($ 1 .8 million from the National Archives, and a simular amount from the various other jurisdictions involved in the programmes with costs shared), the Council has already identified major needs and priorities for action for the coming years, both at national leve! and in provinces and territories; it has contributed to the reduction of the catalogu­ing backlog countrywide, making possible the creation of a vast database of Canadian archive coliections; in coliaboration with the professional associa­tions, it has launched a major project to define terms of archival description, due be completed in 1 992; it is involved, too, in supporting the training and continuing education of archivists with bursaries, symposia, workshops, etc. ; i t hopes t o improve coordination o f acquisition policies and practices across Canada, so as to eliminate costly overlaps and to ensure that ali documents of permanent value are preserved, described and made available .

The Canadian archive system operates weli, even if with the usual problems. But its operation depends on coliaboration, not on coercion - proof that, even in a federai country, we can build a national system by working together.

Mrs . PETERS , commenting on the intervention by Mr. EV ANS, says that the Caribbean States have always been cognizant of the need for regional branches. However, in the context of scarce financial and personal resources, attention must of necessity be paid first to the national institutions, as these centrai repositories effectively serve both levels of need identified in the dis­cussion. In recognition, moreover, of the need for eventual decentralization legislative drafters both in Trinidad and Tobago and other Caribbean State� have included clauses relative to the supervision of "other p laces of deposit" . These laws have not yet been approved, but should shortly be passed.

Mr. ROPER identifies four types of archival networks: the centraliy organized and directed system covering ali levels of administration; the net­work in which federai and centrai government archives paraliel those of state and local government, operating separately ; those in which the centrai archives places in the network of local government archives those records which were created by local agencies of the centrai state; and those in which are archive

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services for records created at ali levels of administration and also for non -state records .

Mr. ALBERCH FUGUERAS says that in the case of Spain, the change in the country's politica! regime foliowing the establishment of democra­cy, has clearly brought about changes in the archival system as weli. One can­not say that the Spanish mode! is totaliy centralized, nor that it is totally feder­ai. The so-calied 'autonomous communities' have been given competence in the area of archives .

Some of them have been quick to use the possibilities offered by this devolution of powers, passing archival legislation and creating their own generai archives (as in Catalonia and Andulusia), or setting up local archives.

Although the State is theoreticaliy stili the owner of the provincia! archives, in many cases it has handed over their manegement to the autono­mous community. Mr. ALBERCH believes that Spain is moving towards a fed­erai mode!. Therefore it would be very interesting to hear what national ar­chivists in countries that tend towards a federai organization, have to say. Perhaps the clearest mode! is that of Quebec.

Mr. AGUINAGALDE believes that the centralization/decentraliza­tion problem is becoming a dead issue in the rea! world of politica\ and cultur­a! operation in more developed countries (Canada, France, Germany, Spain), where there is a determination to decentralize. W e have to work through cooper­ation, particularly in the areas of training and information networks. To do so, we must establish organizations and working groups where ali those in charge of governmental archive services (and in Spain we could well foliow Germa­ny's example in this regard) can participate in common decision taking and in coordination, even through this is always more difficult than imposing some type of centralization.

Mrs. ORTIZ MONASTERIO points to the existence of separate historical archives in many countries for special areas of administration, such as defence and foreign affairs. She believes that to hasten the development of archives in some countries it is possible to encourage the creation of historical archives in other areas of the administration, leaving the National Archives with the inteliectual contro! but not the physical possession. This will bring additional resources to the archives, and will be the only way in which Nation­al Archives will be able to dea! with the masses of documents produced by the administration.

Mr. LUNDKVIST comments on Mr. BUCHMANN's paper where he is taking up the problem of insufficient paper quality, stressing the need of organized and directed research as a task of the centrai archives in close

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international cooperation. The problems are big concerning the old materia! and the future support. In Sweden the National Archives have started a project on these two points in cooperation with some other European centrai archives and the USA and Canada for the old materia! and for the new one with the Swedish paper companies. Broad cooperation and good exchange of informa­tion are really needed .

Mr. BUCHMANN does not agree with the proposal that because of budgetary advantages an archivist might accept that ministries are organizing their own separate archives. Appraisal is only possible for the records of ali ministries of a government as a whole. In a time of shrinking budgets it is not justified to duplicate or even multiply the archival infrastructure, i . e . to have two or even more research rooms, photo laboratories, restoration facilities .

According to his personal experience i t is difficult to achieve the same access conditions to ali records of one government if the archival competence is spii t up an d severa! archi ves are operating independently. Especially the problems arising from new technologies lead to the need of expensive techni­cal investments and of specialization. lt would be uneconomic if the wheel is reinvented again and again in severa! archives responsible for the records of one government.

Mr. KETELAAR refers to the 24th Round Table o n Archi ves in Hel­sinki (Proceedings, p. 148) where a proposal by Mrs . ORTIZ MONASTERIO similar t o the suggestion she m ade no w, was defeated.

Mrs . ORTIZ MONASTERI O points out that the system she proposes may be a solution in countries where the national archives lack the ressources to accept ali materia! . She agrees with Mr. BUCHMANN that the appraisal should be centralized or a t least be co-ordinated . The same applies t o technical services.

Mr. FAKHFAKH believes it undeniable that centralization of archival functions has many advantages, and is highly defensible in principle. Centrali­zation facilitates contro! and assistance, and allows more benefits to be der­ived from resources applied to administration and equipment. lt is however paradoxical, perhaps, to note that in developing countries the multiplication of archi ve services, whether at the leve! of ministries or in provinces or regions, has benefits in terms of sources of funding.

That rnight certainly be an advantage, even if only during a given phase of development of an archive system in the country concerned.

But this situation cannot last indefinitely, and in any event one needs a structure or means of coordination to bring about a united archival system at national level.

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Mr. BUCHMANN answering a question of Mr. DE SIL V A explains that he has (see p . 275) indicated the figures from the budget of the Bundesar­chiv to point out that there is the danger that the costs for new technologies are increasing and that in the future we might have difficulties in financing our traditional working procedures. The Bundesarchiv is reorganizing its ADP­system at present. He hopes that the costs for archiving machine readable records and for ADP-applications within the archives will be reduced in later years, but the need for a close cooperation and coordination in that field of new technologies is evident looking at the immense costs of these investments.

Mr. MBEWE does no t believe that in a developing country, there is need to introduce ministerial archives because this will require a mass training of people w ho will be handling the records. What we need in developing coun­tries is to educate the authorities in the importance of archives and records management in national development.

Mr. EV ANS calls attention to the problems posed to centralized ar­chives by the records created by computers and satellites, which may require a separate scientific archive. He points out the problems that resulted when traditional centrai archives did not centralize audiovisual archives.

Mr. ROPER do es no t wish to be dogmatic about ministerial archi ves, but he warns of dangers of effects on these of changing ministerial priorities and resulting cuts of funds and staff. He advises the existence of a safety net. Perhaps it might even in the long term be possible to use the separate costs of ministerial archives as an argument for straightening the national centrai archives as a cost-effective reform .

Mrs. KAMBA says that it is true that in the developing countries there has been a tendency to merely administer a national archives at the centrai unit and that the regional archival situation has tended to be neglected. The reason is, apart from the limited resources, that the establishment of regional archives can only follow government' s own decentralizing trend.

Mr. GRISPO perceives a certain ambiguity in the terms, centraliza­tion and decentralization, which one should define as referring to organiza­tional systems across an area or to the detachment of certain archive services (in Italy) from the centrai services of the archival institution. It would there­fore be better to talk about concentration or separation of archives at the cen­tral level. That said, we need certainly to take into consideration the different traditions of various states, and the administrative and organizational require­ments of different countries, as Mr. FAKHFAKH has already emphasised. But we should not accept economie arguments (cost reduction, ability to colloca-

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tion of different buildings, etc .) or technical ones. Separated archives mean major costs of administration and staff, differences in standards and regula­tions on access.

One must not forget the role that centrai archi val institutions can have in the creation of a national identity in functioning as a repository for ali offi­cial documentation and in relation to major decisions on generai policy.

Mr. EVANS, in response to a question from Mr. LUNDKVIST, says that archivists in the USA hope that new technology - the digitai laser disk for example - will assist to store much of the future data, but they are stili seeking practical solutions to the existing data bases and scientific observational data.

Mrs . CARUCCI goes back to what Mr. GRISPO said about concepts of centralization and decentralization in relation to the ministries or other ar­chives at regional, provincia! or municipal level . Developing countries have the opportunity to organize their own systems by studying experiences in other coun­tries, and can seek a middle way between a pragmatic and ideologica! posi­tion, and recover their tradition or refer to a tradition close to their own.

Mrs. RINALDI MARIANI stresses that the role of National Archives depends on the position of archives within the administrative and governmen­tal system in a given country. To be a branch of the Premier' s office could mean to be in the core of decision making; when the archives belong to the Interior Ministry structure one could consider more important the privacy is­sues, eventually when archives are the responsibility of the Justice Ministry they must be orientated to the problems of evidential value. On the other hand, ar­chives within the cultura! framework are less involved with juridical items and more connected with cultura! policies.

Mrs. V AZQUEZ DE PARGA agrees with M r. GRISPO with regard to the ambiguity of the term centralization: does it refer to the whole archival system of the country, or only to the archival system of the centrai or federai administration . In Spain the archival system of the whole country has always been a decentralized system as the regional, local and private archives ha ve never been under the responsibility of the Direction of the State Archives . This cen- ·

trai unit is responsible for the state archival network which is formed by Na­tional, Regional and Provincia! Archives which are custodians of the records of the centrai administration. Spain is now in a generai process of decentrali­zation which is also affecting the archival network. More than ever the neces­sity of coordination, to preserve our historical heritage, is felt.

Mr. V ANRIE draws attention t o the danger for ancient archi ves in

3 10

i

countries in the course of politica! decentralization. There is a risk of seeing new regional entities claiming the centrai archives of the former state on the pretext that they relate geographically to the new entity, and

_in this ma

_nner

we would see a regrettable dismembering of homogeneous archtval collect10ns.

Mr. MURRA Y explains that the Public Record Office and Scottish Record Office face the prospect of being changed from government depart­ments into government agencies. It is the policy of the UK government that agencies should increase revenue by charging for services. This seems to in­valve a risk that records will only be preserved when the department or body which creates them will be paying for the cost of preserving them.

Mr. ENWERE says that the factors determining the archival system in many developing countries come from outside the Archives. The type of po­litica! system which a country operates plays a decisive role in determining the system of Archives. In Nigeria, for instance, there are two parallel systems, one operated by the Federai government and the other by the State govern­ment. There are also special archives of the ministries for Defence and Exter­nal Affairs. These institutions are very poorly funded and managed and look up to the National Archives for guidance. This system has created problems of cost, access and of course training.

Mr. GARON believes that by increasing the cost of administration, decentralization multiplies funding sources and ali in ali increases both the budg­et and staff assigned to archives. The Quebec mode! retains in the Quebec Na­tional Archives the responsibility for identifying documents to be preserved by public organizations , like cities, universities, hospitals, etc. Finally, it al­lows it to agree with a ministry or state organization that the latter should keep its own historical documents.

Mrs. LEKAUKAU says that it is very well to decentralize if the lo­cal/regional archives can be trusted to develop and implement a good records management programme. Otherwise the national archives has to keep a watc�ful eye on them, to ensure that ali important records are preserved for po�t�nty. In Botswana for instance, the country is divided into a number of admmtstra­tive units, but these administrations are not yet capable or interested enough to take proper care of their records.

Mr. W ALLO T thinks that the case has been w eli made that the or­ganization of archives - centralized, decentralized, regionalized, etc. - de­pends Iargely on a country's politica! organization, tradition and historical evo­lution. However, if we have to answer Mrs. CARUCCI ' s point that we should think of some suggestion for the benefit of developing countries' growing ar-

3 1 1

n

ch!ves, �� would like to m.ention the researchers' need , our clients bein razson d etre. It seems that m a given J·urisdiction an archi'val . g our . ' repos1tory sh 1 enc�mpass. as Wide a range as possible of records produced by that 'urisd' o� d

�their physical decentralization or centralization not being th . J h

IChon 1n t 11 · · · e pomt ere) · f s ance, a mmistnes or departments and ali med' f

. or 1a, except or except' cases such as those evoked by Mr EVANS The . h . Ional · · reason 1s t at 1f a resear h wants t o grasp more than o ne departmental point of view in a complex h. c

�r ca! process, he �ust ferret evidence spread in a large number of f d

Iston­rarely would an Important topic be ali contained in one record g

on s. Very day, on a si�gle medium. A "global archives" remains a useful uto

r��� or, �o­

far. Parcellmg the records in isolated institutions is not the ans P o stnve

wer.

3 12

SECOND WORKING SESSION

2 OCTOBER 1989

Chairwoman: Mrs. E. PETERS

Mr. HALL reports on the role of national!federal archives seen from the point of view of a professional association. A national or federai archives is by its very nature a part of government. lt has a prescribed role in relation to archives and in relation to government. It is, therefore, potentially difficult for it, or its servants, either to take on a wider role than is prescribed, or to ado p t a stance which is a t vari ance or in conflict with government policy. It has the advantage, however, that with a preaefined role, its goals should be clear, an d i t knows its m aster and the rules of the game. Furthermore, the head of that service speaks as an acknowledged expert in his or her field, and thus with a degree of authority not always enjoyed by others. The professional as­sociation is generally in a rather different situation. It may be in receipt of government grant, or rely solely on members' subscriptions for its incarne. Its role will vary with circumstances and with time, and can often suffer from lack of definition an d inconsistency. It has many masters - namely its members - whose interests and concerns sometimes conflict. Its principal officer is not in a piace of authority, but is first among equals . However, in many instances he or she speaks on behalf of the collective professional voice, which fact , in itself, lends some authority to what is being said. In addition, the professional association can be flexible in the tasks it sets itself, responsive to current needs and - ideally - is independent of government.

The differing roles, constraints, strengths and weakness of national or federai archive administrations on the one hand, and professional associa­tions o n the other, cannot and should not lead to conflict or mistrust and mutuai suspicion. Rather those factors ought properly to allow each a complementary role in furthering the interests of archives and archivists. Let me use profes­sional education as an example. In a non-centralized system the professional association can play a vita! role, as a unifying and centralizing force, by set­ting itself as the arbiter of what constitutes a professional training and qualifi­cation. By validating or approving qualifications and providing courses to fill gaps in existing courses, it can promote the vehicle for a universally accepted standard of professional education.

In both the UK and the USA the professional association has deve­loped a scheme of professional registration or certification. The Society of American Archivists scheme, though in its infancy, sets a standard of profes-

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sional competence, which app!icants must meet in order to achieve certific _

tion. Such mechanisms allow �n individu�l to move from one area of archiv:J work to another by the possesswn of a umversally accepted qualification . Such systems also allow the profession to set professional standards.

. Associ.ations also have an important role to play in continuing edu-catwn, by runnmg courses, workshops or seminars concerned with specialist aspects of professional education, or in covering current issues in a way that archi�al. institutions or educational institutions cannot. It is the professiona! as�oc1atwns that have the potential for flexibility to respond to current needs. It IS s�rely unreasonable to expect such immediate responsiveness from other agenc1es . In some countries it was the associations that first began education for archivists in the field of modern records management.

Participation by staff in the work and activities of professional as­sociations is, in itself, potentially a part of continuing professional education. I think it is in the interests of ali directors of National or Federa! Archives to encourage their staff to take a full and active part in their professional associ­ations. Not only do the associations need their expertise and experience, but they will also gain from exchanging ideas and debating issues with colleagues who are working in rather different professional contexts . It is, nonetheless necessary to point out that the staff, in participating in the affairs of their profes: sional association, should be allowed to speak and act as free and independent individuals unrestricted by the constraints of hierarchy, or running the risk of being accused of disloya!ty by taking a stance in a debate contrary to that of their director.

I take it as understood incidentally, that by a professional associa­tion, I do not mean a trade union organization, but rather an association of professionals joined together as equals, to debate professional matters and to foster the professional interests of archives and archivists and to educate their members . It may be necessary for archival associations to join forces with as­sociations of other information and library professionals into a !arge umbrella association . Certainly professional associations are potentially a more effec­tive mechanism for contact with allied professions than National Archives might prove to be.

I have implied that there is a need for the proper concerns for ar­chives and of archivists to be made known to governments and to the generai public. Too often we operate in a situation where there is little or no knowledge of archives amongst the genera! public, and similarly those archives are the least priority to politicians in or out of government.

Heightening public awareness and influencing government should be a partnership between the National archival administration and the professional association. The former will generally need to work quietly behind the scenes and probably cannot be seen publicly to criticise government policy, but can, by quiet diplomacy, brief ministers to come to sensible solutions. The profes-

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sional association i s not similarly constrained. I t can speak with independance and, in appropriate cases, in a tone of government.

An association can !egitimately claim to speak as the collective profes­sional voice or conscience, and can, where neccessary, become engaged in con­troversy as a means to an end, or simply act as an independent lobby. Perhaps these two complementary roles are illustrated by the different stances and ac­tions of the Public Record Office and the Society of Archivists in the UK dur­ing the reform of !oca! government in 1 985. Both attempted to influence govern­ment thinking to protect !oca! archive services, but did so in very different ways. The Public Record Office worked quietly behind the scenes. The Society of Archivists mounted a spirited and public lobby of Members of Parliament of both Houses and was openly criticai of government ministers. Both strategies were necessary, but neither institution could have tackled the problem using the means employed by the other.

In such circumstances there can, and will, be tensions in the relation­ship. Often the national archivist will be privy to information that cannot be shared, even privately, with members of the association. Similarly, h e may no t be able to make public the point being put to government, and thus may ap­pear to be inactive. However, if goodwill is allowed to prevail time will make the true position plain.

In the time available to me I have, of course, only scratched the sur­face of the areas in which a healthy and active dose relationship between the national or federa! archive and the professional association can be advanta­geous to archives and archivists. I have no time to discuss how such relation­ships have the potential for greatly increasing research in archive administra­tion, to educate the public mind, or to foster work exchange programmes be­tween different institutions and between professionals in different countries.

Let me finish with the piea that national and federa! archivists en­courage their staff to participate fully in their professional associations, rather than allowing their staff to regard such associations as a sort of second class opposition. If associations are second class it is perhaps for the lack of wis­dom and expertise which staffs of National Archives could bring to them.

Mr. V AN AL BADA reports o n the relations between archi ve services at the national or federa! leve! and those at the municipal or local level. Each of these two levels of governement creates its own records. Most peop!e will agree that even at the nationallfederal leve! alone, good quality in archives management is very hard to achieve, because in many countries proper train­ing of staff, realization of sound and workable legislation, suitable accommo­dation and efficient conservation are lacking. In those countries where this basic infrastructure is inadequate at the national!federal level, what will we find at the !oca! leve!? The answer is simple: utter negligence .

Why then should each country ha ve, next to the national!federal lev-

3 1 5

el, a !oca! leve! of archives management? Mainly because physical and ographical distances not only endanger the efficiency and quality of our s!e� vices� ?�t in many instances �re prohibitive to the execution of a profession:J acqms1t10n programme of pnvate and sometimes even public records created at the local level. Let there be a sound and coherent legislation at both leve! . Jet there be proper training for new and experienced archivists from both le�: els, under one training programme; Jet there be one professional association and one professional journal for ali professional archivists of both levels. Let there be such a mentality that ali archivists of ali levels are aware that they serve a common goal . Let it be possible for a !oca! archivist to join the nation­allfederal service and vice versa. Quality of both levels will then improve.

Let the national/federal archivist be someone who knows that he is the highest ra�king officer in his country' s archival field, but w ho is also fully aware that he IS not thereby the best professional archivist in his country. Let him act accordingly. Let him then chair the directing archivists of both govern­mental levels, who sai! the archival ship on a proper course. Let him be the captain, or the pilot, according to his country' s organizational structure.

Mr. LENDENMANN announces that the Section of Municipal Ar­chives is preparing a symposium for its members o n ' 'The position of municipal archives within the national archival network" in May 1990 in Amsterdam.

Mr. V AN ALBADA, answering a question of Mrs. ORTIZ MONASTERIO, says that archival norms and standards should be developed by professional archivists. If professional knowledge is only available at the national/federal level, standardization should be undertaken at that leve!. But in many countries the !oca! leve! can previde the expertise as well. Local ar­chivists should profit more from experiences in other countries.

Mr. WOJCIECHOWSKI says that the municipal archives in Poland are centralized . It means that these archives are governed by the Main Direc­tion of State Archives. Next year, after the municipal elections in Poland ­the first rea! elections after World War II - the new problem will arise: how to organize the "independent" municipal archives, decentralized, as it was be­fore World War I I .

Mr . VELASCO says that in a federai republic the State leve! i s essen­tial for contact between the National or Federai Archives and the !oca! or municipal archives. The State Archives coordinate and lay down standards and assess the municipal and !oca! archives . Similarly, the National Association of Documentation and Archive Professionals, being first and foremost a nation­al association gets State delegations as well as municipal delegations to join.

3 1 6

Mrs. CORTES agrees that training i s the most important factor . The Spanish professional association tries to ensure that the training given to peo­ple who may be appointed to !oca! archives is good and. t.he select�on �roce­dures are correct, i .e . that nobody comes to run a mumc1pal arch1ve simply by accident. Secondly, the association studies ali the theoretical problems, such as the rules and regulations, staffing requirements and other problems which archivists should master in order to put their proposals to the pertinent authori-ties .

Mr . KETELAAR referring to Mr. HALL's remark about the role of a professional association as a lobby next to the authority of the National Ar­chivist, considers an association as a good 'sparring partner' of the National Archivist . There should be some tension between the two, provided that each understands the other's role.

Associations and municipal archives have also a function in foster-ing international relations: exchange of archivists for short time visits (like the Anglo-Dutch association's exchange program), organization of seminars and conferences with colleagues from neighbouring countries (like the German Dutch and the Belgian-Dutch seminars), cooperating in answering international questionnaires or requests for assistance from abroad, which too often are sent to and answered by the National Archives only, etc.

Mr. W ALLOT notes that relations between the National Archi ves of Canada and the Canadian professional associations (one anglophone, the other francophone) are in generai excellent. In agreement with the Canadian Archives Council, the development of descriptive standards has been entrusted to the professional associations . They have elected many officers, including presidents from national archives staff. Many archivists in the National Archives come from provincia! or municipal archi ves , just as these latter recruit from the Na-tional Archives.

Mrs . KAMBA points out that a multidisciplinary professional associ­ation is a likely situation in the Third World where the archival fraternity is small . While this might result in a bigger and more vocal pressure group, such an association cannot in ali honesty be useful in coordinating professional train­ing or evaluating the curriculum or being in charge of professional registration or certification. Where a country has requested the archival administration to pian training for archivists, it would be difficult to cali upon such an associa­tion to give expert advice.

Mr. HALL replies that he does not advocate multidisciplinary socie­ties as the ideai. He merely suggests that in circumstances where they could have a stronger voice than a number of smaller, less influential associations

3 1 7

working separately they should be considered. Such joint associations would have to be organized on a sectional basis, with each profession having respect for the other as a distinct profession. That way none would lose its identity but each could draw on the strength of the others. '

Mrs. PETERS explains that the constitution of the Library Associa­tion of Trinidad and Tobago, to which the Archivist is affiliated, has provi­sions for "special interest groups" . This arrangement allows the group to main­tain its distinct identity, while at the same enjoying the strength of combined lobby on its behalf, as necessary. If and when the numbers of professionals in the field of archives significantly increase, a separate association may be­come necessary. Meanwhile, in the education programme within the Associa­tion, each special interest group may be called upon from time to time to present lectures and papers in areas within their competence, for the benefit of ali.

Mr. V AN AL BADA thinks that i t wholly depends of the profession­al culture in a particular country whether or not a multidisciplinary associa­tion can be regarded as the ultimate solution. He explains that his report referred to archival administration proper and did not take into consideration records management responsibilities. One should not forget the question of scale: quite often State archives in a federai State or newly established National Archives in a developing country are better to be compared with some of the greater municipal archives in Europe, from whose experience they can benefit more than from most European National Archives.

Mr. EV ANS discusses the problems of large countries with many ar­chivists, like the USA, where there are separate national associations, outside the major national archi val association for government archivists and for records managers. There also exist 5 1 separate regional, State and local archivists as­sociations, thus fragmenting the profession and making it difficult if not im­possible to get agreement on basic policies , practices and professional initia­tives regarding standards and training.

Mr. SONNET says that every association is horn and develops in an environment peculiar to itself, because it is responding to the needs of a par­ticular moment. This is what justifies the existence of professional associations which bring together archivists, librarians and researchers in French speaking African countries, where a single voice is created based on the document which conveys information for the benefit of the users we work for, training our specialisms while carrying out common interest activities .

Mr. W ALLOT puts forward the idea that, in an ideai world, archivists ought to 'professionalise' themselves more, rather than joining with wider as-

3 1 8

ociations. This is not to deny the absolute need to work with other ?rofes-5·0ns dealing with the management of information. But this collaboratwn can �ccur via joint working of associations in various forms (federation of profes-·0nal associations working in information management, ad hoc ententes, lob­�ying activities). But if there is an archive profession, if ar�hivists c�rry out

particular, specific acts , they must attempt �o strengthen the1r �rofesswn a�d discuss their needs including training. If the 1deal were to move m the oppos1te direction, Mr. W ALLO T believes archivists are starting a process of deprofes­sionalisation.

Mr. MARÉCHAL expresses the o pini o n that archi ve administration _ national or federai - is bound by procedures peculiar to it: respect for hi­erarchical levels forms a framework for its action. In contrast as.soci�tions h�ve a more spontaneous mode of action, because they operate outs1de h1erarch1es . The aims of both are identica!, only their methods vary . B�yond that, pr?cess­es of intervention may differ at ali levels of the profess10n (!oca!, regwnal, departmental, national) . The association is dealing di�ectly with everyone .a�d can act to coordinate everything and even act as a stagmg post for the admlms­tration.

Mr. MBA YE says that in French speaking W est Africa t h ere are as­sociations embracing archivists, librarians and documentalists. The Dakar school for librarians, archivists and documentalists trains professionals from each sector in three sections . Working alongside each other in the school cre­ates strong bonds and a tradition of working together. 1t is u�deniab�e that the three branches of the profession have common preoccupatwns, pomts of convergence on which it is easy to bring to bear a common refl:ction even .if, within associations, specific questions relating to each professwn, taken m-dividually, are the subject of study and research. . . . . M r. MBA YE draws attentions to the fact that twmnmg assoc1atwns has had positive results in communal administrations .

Mr. HALL repeats that he does not advocate multidisciplinary socie­ties. However, in some cases they might be organized on a sectional basis, and each profession would remain distinct in its section. Librarians s�o�ld not be­come quasi-archivists or vice-versa. Therefore one should keep to d1stmct profes­sional disciplines without forgetting that they can assist each other through co­operation in appropriate cases.

Mrs . SALABARRIA explains that in Cuba, lacking an archivist� as­sociation, the Association of Librarians has invited archivists to joi� . �mce Cuba is a small country it might not be worth having too many assoc1atwns .

3 1 9

The municipal and provincia! archives in Cuba who have been depend . t f h d 1 . ent m erms o met ? o ogy only from the Natwnal Archi ves, are petitioning to ret u�d�r th� natwnal archival administration , since, according to them, that ��n mmistratwn understands their interests and needs best.

-

. �t the moment.� new Iaw is being studied . Amongst the many issues It deals wrth, are the creauon of a State Archival Fond covering ali doc

· h . . ' uments m t e countr�, mcludmg .those in private hands, to ensure their conservation and preservatwn, preventmg them from being taken out of the country 0 d ��. r �

Mr. FAKFAKH thinks it is difficult to find a solution which is mo or less val�able everywhere. In relation to associations fundamentally aim:� a.t promotmg the profession of archivist, the idea! would be for them to Sist sol��Y of archivi�ts.' Bu� in developing countries, professional reality c:n: t?e po!It.Ical and ad�mistratrve environment often dictate that emergent profes­swns JOin together m one association.

If a�chiv�sts most often constitute a minority whose specialism is nor­mali� ?�rdly �� ev1dence, they have every interest, at Ieast over a defined peri­od, JOimng th1s type of association. I� sh?uld be .noted that i? many cases the stimulus, the driving force for e:olutwn m the f1�ld of arch1ves emerges essentially from professionals esp.ecr�IIy .where there rs an absence of or deficiency in traditions at the JeveÌ of mstrtutwns and decision taking.

M r. .w ALLOT understands the situation prevailing in a Iarge num­ber of cou?tnes. But �e maintains that we need to force ourselves to deepen the �heoretJcal foundatwns and professional practices of archives . And i t seems �o h1m that the fra�ework of an association of archivists and specialist train­mg pro�rammes WIII favour this evolution more than the tendency to drown �neself m a broad sea of more or Iess specialist occupations Iinked to informa­twn management.

. And the more we strengthen ourselves professionally the richer the d1alogue we can undertake with other related professions .

Mr. AL�E�CH .FI?UE�S agrees with what Mr. HALL and Mr. W ALLO! ha�e.smd: It comc1des wrth the experience in Catalonia namely that t�1e benef1ts ans1�g. from regrouping with other more or Iess similar organiza­t�ons are not suffrcient to outweigh the costs. He thinks that merging associa­ti?ns on th� a�gument t�at t?ey can be stronger in defense of interests before higher bod1es IS not vahd. Firstly, the objectives of the different associations are often not the same, which makes it hard for them to be represented any better when there is no joint accord about what is to be defended . Secondly, although resources are pooled, more resources are also spent because the groups 320

so often ha ve different needs. There are aspects, such as the technical process­ing of documents or training issues which are not always comparable. Mr. AL­BERCH argues that training archivists and Iibrarians must be quite different in technical terms . He thinks that any archival association has a role as a Iob­by group, which entails its right to disagree, to encourage debate and discussion. What they can never do is to become mere appendages of the Administration .

M r . CAY A notes that associations must come to terms with a num­ber of problems: smallness of numbers, budgetary constraints, communica­tion difficulties, the importance of distances, changes in work. State aid is es­sential to mitigate some of these difficulties . In many countries the state subsi­dizes, albeit modestly, the operations of a secretariat, an d thus assists the sur­vival of associations.

Mr. V ASQUEZ V ASQUEZ explains that he, as National Archivist of the Dominican Republic, has jurisdiction throughout the nation. However, legislation and practice do not make it feasible for the National Archives to move ajong lines towards municipal archives . Perhaps this is due to a lack of awareness about the necessity of archives in generai, which is not only to be found in developing countries. Archivists should create new strategies, develop a greater professionalism, while at the same time nursing the understanding of history.

There are important documents in municipal archives, which cannot be transferred to the National Archives because they belong to the municipali­ties . These documents should be microfilmed, so that researchers in the Na­tional Archives could have access . On the other hand, Mr. V ASQUEZ agrees with Mrs . V AZQUEZ DE PARGA that legislation should vest the National Archives with the right to inspect municipal archives .

Mr. EV ANS points to the requirements of a profession, as defined by most sociologists: an organized body of knowledge, ensuring the compe­tences of the members of the profession through registration or certification, and a code of ethics shared in the self regulation of the profession.

Mr. UYISENGA returns to the problem of professional associations comprising one or many disciplines . It will be difficult to reach agreement on this point, because the choice of one or other type of association depends on local realities and each country's environment. The associations' problem is thus linked to the organization of the service itself. One finds different types of service: generai direction from the National Archives, the National Library and Documentation. This title may seem strange in developed countries, but in developing countries it is a reality. Thus the Rwanda National Archives are joined with the information service, and this is wholly appropriate.

321

. Mrs . CHACON DE UMANA informs about developments . RI�a where the National Archives are involved in organizin th .�� Costa chiv�s , advising them, collecting the documentation they �ro; mum��pal ar­acqu�red a scientific and cultura! value, helping to train the e�c� � Ich has of this documentation etc. In this training the National A h

? P e m charge ed by the Institute of Municipal Guidance and E

re Ives a�e support-. . . ncouragement which h mmistratJve powers aver the municipalities . , as ad-

. Mr. '!�SCO DE ESCUDERO explains that the Equadorian . atJ�n. of Adr�umstra.tors of Documents and Archives (AEADA) has tssoci­

declSive role m arch!Ve management and improvement 11 p .ayed a

staff working in archives. Over the past two decades s .as we as trammg the

the AEADA d h · • m a concerted effort . an t e natwnal section of the Committee of Pan-Ame . '

c.h!Ves hav� been working together on drawing up the legislation fo����n Ar­tlonal archive s�stem, presenting severa! draft bills which finally led to th

e na­sage of the law m 1 982. Unfortunately this law has not yet b .

l e pas-

due to lack of funds, but implementation is expected . een Imp emented

M r. V AN AL BADA points aut that the archi v 1 · ·

countries are at different stages of development . Neithe� Jrst��{� diffe�nt ���:�B1DA, � painting. an ideal.model, had the idea to pre�cribe ho:��in;� e one. very n�tiOn has Its own needs and methods. . .However, what Is common to all, is our profession in develo �his s

(esswn

b was an unique opportunity far representatives of national fn���� Ions mem ers category A), to learn about the proble d .

members in categories B and C . Mr. V AN ALBADA h ms an �erspectives of

·u b . . opes that m future there Wl . e more opportumties . In this context he refers to the usefullness of pubi . catwns by SPA/SMA. I-

322

THIRD WORKING SESSION

TUESDAY 3 OCTOBER 1989

Chairman: J. MATTOSO

As Mr. NAUGLER is unable to be present, his report is presented by Mrs . HOULE (see p . 258) . Mr. NAUGLER has examined the responses made to Mrs. CARUCCI's questionnaire by federai States, replies to questions on the systems in piace in federai States and on the role of federai archives in establishing certain types of standards . When the report was put together, 60 States had replied, 1 1 of them federai States . What is striking among the replies is the diversity of structures and systems in piace in federai and unitary countries, hence the diversity of experiences and proposals featuring in the report. The report concentrates more on proposals or suggestions of areas where standardization would be valuable, and means by which federai archives can bring about this standardization, rather than concentrating on received ex­periences.

Mr NAUGLER puts forward a number of methods and structures aimed at promoting standardization of archival practices and methods in fed­erai countries .

Furthermore, in some cases, national archivists have also to deter­mine what relationship should exist, all being equa! between the mechanisms or structures chosen to promote the standardization of archival practices and methods at national level, and the mechanisms and structures existing in these areas at international level . The report suggests five principal areas where na­tional/federal archives can play a Ieadership role in standardization, sometimes acting alone, often in collaboration with the country's other archive services: administration and acquisition of documents; description; preservation; pub­lic service and promotion of archives; education and training.

It is not a question of suggesting that ali archives can or should take initiatives in ali these areas . That depends on the situation in each country. But whatever the structures or mechanisms in piace in each country, there are considerable advantages in the federai archives taking on certain types of in­itiatives . Problems have a greater chance of being solved if they are addressed in concert rather than individually. Archive services which join together have more chance of making their comma n demands heard an d attracting supplemen­tary resources. More work can be taken on, because of the participation of a greater number of institutions and archivists . Finally these initiatives allow information to be exchanged and shared at regular intervals .

323

r

Mr. ERMISSE presents the report of Mr. RAMIÈRE DE POR­T ANIER, w ho is prevented from attending (see p. 264). Mr. RAMIÈRE's report attempts to address the problem of the role of national archi ves in relation to the development of archival methods, research and training. The main themes addressed in his introduction are the following:

- the collection of technical information, - the compilation of standards, which are not always within the com-

petence of the archivists, but which he has sometimes to apply, - the framework for the development of professional standards. Also in his introduction, he recalls that at Gardone Riviera, the Citra

underlined the importance of common standards with librarians and that in Helsinki Mr. KETELAAR noted a widespread tendency towards decentraliza­tion, while today the archival community seems to be asking for more coordi­nation and standardization. On this last point, national and federai archives agree in preferring methods of persuasion and training to sanctions.

From the w ritten report, Mr. ERMISSE has extracted some particu­lar points to stimulate discussion:

l . Archival buildings and equipment: administrative law and State financing? State contro!?

2. Conservation workshops : places of research? State contro!? Train­ing and recruitment of staff. Approvai of the private sector.

3. Archives in new formats. National archives alone in a position to fin ance this sector .

4. Inspection and contro! . Characteristic function of the National ar-chi ves .

5 . Sorting an d disposal . Coordination essential for the requirements of national history, particularly quantitative. Interministerial level of this ques­tion .

6. Contro! over private archi ves . National register, preservation, pro­tective legislation, manual of administration.

7 . Classification and research tools. Compatibility of archi val infor­mation, including IT.

8 . Training and publications . Complementary roles of national ar­chives and universities . Contro! of publications countrywide. Coordination be­tween national archives and associations .

Finally, Mr. RAMIÈRE considers decentralization and the role of na­tional archives, and stresses the need for balance between the two.

Mr. MARÉCHAL says that in a country like France, which is en­gaged in decentralization, the State becomes a rea! arbiter, a genuine recourse in face of the risk of heterogeneousness in archi val practice which can accom­pany the decentralization of authority over archi ves .

324

Mr. GRISPO believes that ali the functions attributed by Mr. RAMIERE to the national archives are in reality the concern of the Generai Archive Administration. The French experience, which is at the heart of �r . RAMIERE's report, is quite unusual . The Director Generai o: the Arc�1ves of France is at the same time director of the repository of the natwnal archtves .

Mr. KETELAAR thinks that no t only in a federai country, like Cana­da, but also in a centralized country like The Netherlands, the National Ar­chives should assume a leadership role rather than exercising a legai contro! aver local archives . He stresses the importance of a common training.

Mrs. CARUCCI says that the questions on standards and on scien­

tific contro! in the questionnaire attempted to provoke discussion on the need

to have co-ordination and to centralize the definition of work criteria and to

establish areas where intervention is possible. Mrs. CARUCCI has tried also

to identify, beside the role of federai and national archives, the situation in

countries where a network of State archives exists under the aegis of a generai

administration : in these cases the coordinating role is exercised by the generai

administration. Then the discussion needs to centre on the question of the need for

a co-ordination which each country will ensure in accordance with the particu­

lar archival system it has .

Mr. ERMISSE, replying to Mr. GRISPO, emphasises that the ques­

tion he raised is not fundamental: it is a fact that the national archives and

centrai administration are one and the same in France, but this is not the key

factor. It is the need for a centrai organization , source of professional norms

and standards, which is at the heart of the debate. It is the various areas raised

by the Canadian and French reports that have to be discussed. !his �entr�l­

ized function of regulation, of scientific and technical contro!, 1s clatmed m

France by elected members themselves and their associations . The State is o�ten

the recourse and protector of departmental archivists . In this area centrahsm

is the counterweight to decentralization, however beneficiai and necessary the

latter may be.

Mr. FA VIER states that o ne must be c\ear about what Mr. RAMIERE means by ' leader ' . In France the State does not exercise its right of contro! and standardization through the National archi ves, but it is there that one can have experience at centra! leve! . To standardize, we need to work on archives with methods and staff from various specialisms . The National archives have a role to play there. Also, there are two different aspects to sta�dardizati?n and contro!. First, immediate impact: avoiding problematical expenences, pam­ful mistakes. Then , goals: we have to ensure for users coherent archives, logi-

325

ca! series, usable collections. If one province samples one year in ten, anoth o ne year in seven an d a third fil es whose ti t! es be gin with a T, history a t n�� tional leve! is no longer possible!

Mr. PALACIOS says that the two reports demonstrate the need to combine normative centralization with administrative and operational decen­tralization in archives. On the one hand, generai rules and archive policies should be adopted, based on an ongoing dialogue between the national archives and the regional and !oca! archives, listening to the needs of the Administration and those of researchers , without allowing problems such as selection to be conditioned exclusively by historiographic methods and trends, for example. Rather, we must try to meet the demands of both historians and , naturally, the generai public as a whole.

Although we should try to learn from the other countries, one should not piace too much emphasis on trying to build a single static mode! : what we should try to do is to construct systems, define functions and establish poli­cies which, by their very nature, will be changeable and will be permanently evolving.

M r. EV ANS, in discussing the intellectual role of the National Ar­chives, calls attention to the mora! responsibility of the National Archives to excercise a Ieadership role in the development of the archi val profession through norms and standards . This is particularly the case where the National Archives Iacks legai authority over state and !oca! government archives.

Mrs. ORTIZ MONASTERI O sees as one of the principal reasons to establish national archival systems the possibility to develop and to distribute norms and standards . But such development of norms should be undertaken with the participation of other components of the archival system (for exam­ple by setting up joint technical committees).

This way it is more probable that the norms take into account the different realities of each archival institution and also it will be easier to imple­ment because there has been consensus since the elaboration of the norm.

Mr. W ALLOT shares the viewpoint of preceding speakers. What is important is to maximize available resources to ensure concerted, not fragment­ed effort (he prefers this dichotomy to that centralization/decentralization) in relation to the development of archives and archival disciplines . The National Archives of Canada have chosen to exercise their intellectual role through shared Ieadership. Thus we have opted for the creation of a Canadian Archives Council which is directly involved in the question of standardization, problems of con­servation an d acquisition, etc . , often in collaboration with professional associ­ations . It goes no further than that, in this system, the National Archives of

326

canada play a centrai intellectual and financial role. For example, secondment or Ioan of staff to committees undertaking professional work, pursuit of more onerous and specialised researches, organization of important symposia (par­ticularly in collaboration with ICA), funding of the Canadian Archi ves Coun­cil and support for associations pilot projects on standards in collections pub­lications, national publicity campaigns on the importance of archives. The Cana­dian approach to shared leadership and co-operation is more complex than that practised in centralised systems. At the same time, it leads to major advan­tages: wide participation by the archival community ensures a more generai and active commitment at the point when decisions are implemented.

Mr. GRISPO fears that his earlier intervention was misunderstood. He explains that in his opinion one cannot attribute a directive role to the na­tional archives if they are not linked to a department with generai authority over ali archival institutions, nor preserve ali collections of national impor­tance dating from the establishment of the State up to the present day.

.

Mr. HENDERSON proposes to con si der which institutions (struc­tures) should contribute, to what degree, as archivists seek resources to �pply professional standards through technical means in geogra?hic or functwnal areas. Then we should discover which structures are best smted to concentrate the resources for research or training. These may frequently be the national/fed­eral archives . Those best suited to developing and maintaining professional stan­dards may be archival professional organizations. Associations of cultura! or­ganizations (libraries, museums, archives) may be best suited to help mobiliz-ing resources. . Associations of technical groups may be the best source for techmcal standards . Archival professional associations should develop close informai relations with these technical groups, including exchanges of paper and ses­sions at professional meetings.

Mr. HENDERSON warns that giving too much authority to central­ized authority, although i t may reduce l oca! errors, may also produce huge na­tional errors and suppress local creative approaches to common problems.

Mr. BELDING underscores the important leadership role that the Na­tional Archives play in the United States from the perspective of the State Ar­chives of the fifty States. Bach of the state archival programs is governed by the legai structure adopted by the legislatures of the individuai States.

They may differ considerably in detail and scope, but these structures have historically drawn from the experience of the National Archives. The Na­tional Archives through their Modern Archives Institute and advanced train­ing opportunities , continue to have an important impact on the education and

327

1

professional formation for archival administrations in public and private re . · f h

POSi-tones rom t roughout the country. Mr. BELDING mentions the renewect h . ct· l

em. p as1s on 1a ogue between the National Archives in the person of the Arch· · . IVISt of the l!mted State� , �onducted on an annua! basis and in cooperation With the Natwnal AssociatiOn of ?overnment Archives and Records Administra­to�s (NAGARA). T.hese meetmgs afford an opportunity to discuss profession­al Js.s�es of mutuai mterest and explore and develop cooperative strategies. In additJon, thr?ugh annua! conferences and symposia, the National Archives make a conscwus effort to share developments in conservation, archival auto­mation, management of electronic media, and developments in optical disk tech­nology, among other areas, with state archival programs, in an effort to facili­tate their application at the state leve!. State archival programs generally do not ha ve the resources to serve as independent centers of research and develop­ment in these areas.

Finally, the notable assistance of the National Archives' Nation­al/Historical Publications and Records Commission through grants in aid is an important aspect of the exercise of intellectual leadership. Grants from the Co�mission have allowed State Archives to demonstrate compelling needs wh1ch must be funded at the state leve! and have led directly to the securing of such continuing funding.

Mr. TCHRIFFO would like to m o ve beyond institutional differences by asking how the objectives of collecting, preserving and making available are fullfilled each in turn.

Mr. V ASCO DE ESCUDERO affirms the need for standardization of the systems and techniques used, standard procedures that respect the peculiarities of each country, propitiating further training of archivists and the formation of associations, as well as suitable legislation.

Mr. WOJCIECHOWSKI, answering a question by Mrs. ORTIZ MONASTERIO, explains that in Poland there are two institutes for archival research: an institute attached to the Main Direction of State Archives and the Research-lnstitute of the Nicholas Copernicus University in Torun.

Mr. GRISPO says that as far as Italy is concerned, guidelines on tech­nological matters are fixed by a specialised institution, the Centro di Fotoriproduzione, Legataria e Restauro degli Archivi di Stato, depending from the Generai Direction. The Centro carries out research and gives advice and develops norms on restoration, microfilming, computerisation. It is also con­cerned with archive buildings, at least with fire-alarm and security systems, shelves, special structures and so on.

328

Mr. MBA YE draws attention to the directive role of national libraries in everything related to the co-ordination of libraries' intellectual operations. Perhaps archivists are late entering this area. Returning to a question raised in Mrs. V AZQUEZ DE PARGA's report, Mr. MBA YE refers to the problem of research. Should national and federai archives carry out research on profes­sional questions or not?

Mr. EV ANS calls attention, with regard to norms an d standards, to the role of ICA and of the RAMP studies initiated by UNESCO.

Mr. BUCHMANN states that archivists in the Federai Republic of Germany do not ask what can be standardized, but what must be regulat�d in the professional work. It has proved to be effective to share the leade�sh�p role: the State Archives of Niedersachsen for example have the leadersh1p m restoration, the State Archi ves of Baden-Wiirttemberg in reprography, the .P�e.si­dent of the professional association comes from Bayern and the responsibJhty far the training of archivists is in the hands of colleagues in Hessen, Bayern and the Bundesarchiv. Archival foreign relations do not only exist between for­eign archi ves an d the Bundesarchiv, but also for example between the archi ves of Bayern and those of Yugoslavia and Austria. On the other hand, the 'leader­ship' sometimes is with international bodies, so for example in the hands of committees of ICA as far as dataprocessing and reprography are concerned.

Mrs. SALABARRIA thinks that research applied to archives is of great relevance for emerging from the scientific �nderdevelopm�nt that most archives suffer. In Cuba there is a laboratory workmg on conservatwn problems, for example paper resistance. We are also doing research in archival science: developing the methods that should regulate Cuban archives, making new ar­chive instruments for publishing bibliographies, dictionaries, etc.

Mr. KETELAAR underlines that an important aspect of the intellec­tual role of national archi ves is to act as a liaison for international experiments, to be channelled to the country. Where an active professional association ex­ists, it would play a similar role.

Mrs. CORTES ALONSO points out that amongst the many interna­tiana! and regional activities aimed at improving the situation of archives and archivists worldwide, the Pan-American Geography and History Institute has a committee specifically for archives, which has become directly involved with schools, courses and also with technical assistance for people and groups, con­cerning archive organisation. As she mentioned before, the UNES<?O programme has been beneficiai for the continent, as has been the case w1th the Organisation of American States' programme.

329

. !Vfrs. PETERS would welcome if Cuba and other count . . regwn With common geographical and climatic featur n�s �� the

research materials through l CA Branches so as t d es, would distnbute

1 p h h ' · . • o e ucate each other ge y. urt �r t IS distnbution would prevent duplication of n�ral-

wasteful m the context of scarce human and f' . l effort, especially mancia resources .

Mrs. RINALDI MARIANI agrees with Mr. NAUGLE . tellectual leadership of national archives would b ff . R that the ill-also .by collecting and disseminating professiona� �����e��!��ely r;rformed arch1val or specialised bibliography and 'bl

wn. 0 gather

�� �h:·g:,�z�:·;������:;;� �����::::;��i������:�����:��;� Mr. FAVIER shares Mrs . PETERS opinion that the ICA .

branches were created partly to circuiate information . regiOnal

. M r. F AKHF AKH would like to see the debate turn to the role by natiOnal or federai archives in relation to f d' 'd played

of the sources held. m mg ai s and the exploitation

Mrs. HOULE resumes the discussion t' l . �uur: c�::::�e

osnwal

hatehv�r a c

(ountry's structure (un��r�a

o�o��e����t:����ns�:�� are 1ves centrai federai etc) Th ·

fo.r certain archival activities and 'for co-o�dina�ion e�; :�e:e

n::a���r �ta�dards tam areas, such as archival description, the existence of standards .

r s. n cer­to �o�municate with searchers . In relation to this co- . . IS �ecessary sociatwns and international organisations like ICA �rsdom

paltiOn, �a

dtl?nal as­

ble part. ' • ay an m Ispensa-

330

FOURTH WORKING SESSION

3 OCTOBER 1 989

Chairman : Mr. ETEKIERA

Mr. LITZEN presents his report (see p. 28 1) . He says that the role of the National Archi ves in the national archi ves system has naturally been de­fined in those countries where an archives law has been issued. The Finnish archival law states :

"The supreme direction and supervision of the archives and records management as well as its overall promotion shall be the duty of the National Archi ves, which are a centrai administrative authority subordinate to the Minis­try of Education. The National Archives shall also operate as a national reposi­tory"

Since last year there has been an addition in the statutes, so that the National Archives were put under an obligation to act as a research center of archival sciences too. But how far does the national archives system reach in the national documentary heritage and which part can be influenced by the National Archives?

Generally i t may be said that the archival theory and the archival prin­ciples that are applied in the National Archives influence the archivistics every­where in Finland (the archives of private persons excluded) . But the Archives Law leaves part of the archives (not to speak of the Archives of the private persons) outside the rule of the National Archives (see page 284). Nevertheless, it cannot be claimed that the archi val principles of these authorities differ greatly from those that had been approved by the National Archives . Perhaps the greatest difference is in the rules of accessibility. Those authorities also take advantage of the expertise of the National Archives. The Evangelical-Lutheran Church, the national church of Finland, has in particular drawn upon the ex­periences of the National Archives. Some state authorities in Finland are at this moment converted into separate agencies or commerciai corporations, e.g. the Post and Telecommunications Office, the Government Printing Centrai and so on. The position of those corporations in relation to the supervising status of the National Archi ves may to a certain extent be considered as an open ques­tion. Also archives of some presidents of Finland constitute a problem because they have become independent institutions that are detached from the archi val system. Here one may perhaps recognize a model from the United States .

The National Archives of Finland have an influence in the archives of the politica! parties and organizations through a system of state aid, as Mrs .

33 1

V AZQUEZ DE PARGA already mentioned. The business corporations and the industries have to a considerable extent transferred their records to the Cen­trai Business Archives, which also receive state aid through the National Ar­chives. This system makes it possible for the National Archives to exercise an indirect influence upon the keeping and use of some business records.

The National Archives and the provincia! archives constitute together one budgetary unit under the ministry of education and culture in its division of science and higher education. The principles of the National Archives are also observed by the !oca! administration, although the !oca! municipal units are very jealous of their independence.

The right to inspect the archives of the municipalities and rural com­munities by the provincia! archives, is perhaps not always very welcome. However, six years of co-operation with representatives of !oca! authorities un­der supervision of the National Archives have led to a happy result: a series of instructions to be used by the !oca! authorities when appraising and screen­ing the archives of various sectors of administration.

At the end of this year each authority both in centrai and regional administration of the State must have a rule for its records management, to be confirmed by the National Archives. The National Archives have spent a growing part of its resources on information and guidance on the spot at the authorities, because they have begun to view information management as an integrated whole, where the archival functions only constitute a part.

Mr. V AGANOV illustrates his report (see page 286) by presenting an organization scheme of the USSR State Archives (see page 286). The Soviet Union is both a federation and a centralized country, which is reflected in the archival system. The archival system in each of the republics is analogous to that at the Union-level. The 'national archives' of the USSR are comprised of 1 1 Centrai State Archives. They have an important role in standardizing the methods of the archival institutions at Iower Ievels. Staff members of the Cen­trai State Archives take part in the training of personnel from the Iower ar­chival institutions an d in the research programme of the VNIIDAD. The Cen­trai State Archives are also actively involved in publishing and educational programmes, in co-operation with other archives .

Mr. GRISPO has drawn the conclusion from Mr. LITZEN's and Mr. V AGANOV's reports that responsibility for national co-ordination rests with a generai administration , but is not always a function of a section of national archives. We must not confuse the two functions .

Mr. GADZEKPO explains that the National Archives of Ghana could not work effectively, due to the fact that they have over the years been tossed from o ne Ministry t o the other. H e points out that a t a recent workshop o n the

332

q

management of semi-current records organized by the Association of Com­monwealth Archivists and Records Managers the consensus was that the Na­tional Archives should be placed under a supra-ministerial authority.

Mr. KETELAAR believes that, with regard to ministerial responsi­bility for archives, no universal answer is possible. He quotes Alfred MABBS, formerly Keeper of Public Records (UK), who wrote that the best ministry is that whose minister is interested, but cannot put that in your legislation!

Mr. UYISENGA does not agree with the response of simply having a minister which Iikes archives without necessarily taking account of the just­ness of an administrative dependence. He asks Mr. V AGANO V what hierar­chy exists between the various Centrai State Archives, and what organization is tasked with coordinating them.

M r. V AGANO V answers that the Main Archi val Administration of the USSR Council of Ministers controls the activities of ali institutions of the USSR state archival service. Each union republic has its Main Archival Ad­ministration of the Council of Ministers of that republic. In the regions and territories there are archi val departments a t the executive councils of the Soviets of People's Deputies, which contro! the activities of the State Archi ves of these regions and territories. That's why the Centrai State Archives of the USSR don't exercise administrative function, they mainly have a scientific, methodologial role.

Mr. CA Y A asks if there is no possibility of a conflict of interest when a national archive administration has to play two roles - first, undertaking responsibility for the centrai archi ves of the State; then, advising the State on cultura! matters.

Mr. EV ANS expresses thanks for the valuable case studies of Fin­Iand and the USSR. He calis attention to the basic function of ali archival agen­cies and the need to emphasize these. On the organization and placement of an archives, he emphasizes that in starting a new service i t may be necessary to seek placement at a high level in the government, but that ultimately the success of a program will depend on the nature and quality of the services we provide to the government and to the public.

Mr. FA VIER replies to Mr. UYISENGA that we don't ha ve to choose between administration, research and culture. The three are closely interdepen­dant. What would you provide for future searchers if you had coliected nothing from administrations? What cultura! use is there if catalogues are not prepared? What benefits derive from research if you are not serving your government?

333

That said, representing l o/o of a big ministry or 10% of a small on ?fte� comes do�n to p:rsonalities. Mr. FAVIER does not believe one answe� 1s u_ruversally vabd. If this were not so, we would not still be discussing a problem wh1ch we were already talking about at Gosier in 1 979.

Mr. LUNDKVIST would like a discussi o n o n the tasks that centrai archives have in common.

Mr. BORSA stresses that the report by Mrs. CARUCCI once more demonstrates the need for standardization of archival statistics .

ICA prepared in 1 977 a detailed questionnaire aimed at collecting data for UNESCO' s statistica! yearbooks.

1t is regrettable that the results were so little and malformed in the 1 985-1988 volumes of UNESCO statistica! yearbook . He suggests that Mr. KE!ELAAR (who at tha� �i�e was the main driving force behind this work) rev1se all data supply possibihties and methods, taking into account ICA's need for s�atistical information, taking no notice of how UNESCO yearbook edi­tors mterpret�d them. _A new questionnaire could be the basis far category A members far mformatwn supply to be submitted every 3-4 years. Mr. BORSA is convinced that if these results become well-known in all member countries and perhaps utilized in archival education, we will be able to take important steps forward in the field of international archival standardization.

Based on nearly 50 years of experience, Mr. BORSA is convinced that it i� inevitable �o have or set up in each country a centrai professional organi­zatwn respons1ble far supervising archival institutions and carrying aut duties (proposed by Mr. NAUGLER) officially. The professional character of this authority should again be emphasized. or course this body can be the nation­al!�ederal arc�i�es themselv�s or an independent department in a state organi­zati�n

_(e .g . . mm1stry) by wh1ch all archi val institutions are represented in the

admm1stratwn of the country. Experiences show that such type of profession­al centre can help the development of archival policy and affairs more efficiently.

Mr. BORSA has made some comparisons on the basis of Mrs . C�RU<?<?I :s tables 2 and 5 where the data were supplied by European coun­tr�es . DIVldmg the total of traditional record holdings of 1 5 European coun­tnes by the total number of archivists, the average would be 2379 linear metres per archivist.

meter/archivist

Czecho-Slovakia 532 Hungary 537

334

meter l archivist

Finland 1 1 88 Federai Republic of Germany 1 352 Norway 1447 Liechtenstein 1 500 Sweden 19 16 Italy 2033 Belgium 2424 Ireland 2857 Switzerland 357 1 Iceland 3667 United Kingdom 4166 Austria 5556 France 5882

Mr. BORSA cannot explain these differences: lack of appreciation of persons with no university degree? Educated people tend to take personal jobs rather than undertaking posts of leadership and supervising? Inadequate personnel policy? Deficiencies in education and suitability? He would like to find the right replies.

Mrs. SALABARRIA thanks the hostess Mrs . V AZQUES DE PAR­GA far having given the hispanophone delegates the chance to speak their own language. When the secretary of CITRA drew the attention of Spanish speak­ers to the fact that the official languages of CITRA are English and French, we had to recognize that this was true. But luckily it proved to be possible to infringe the rules slightly and allow representatives from more than ten coun­tries to express themselves in Spanish . Consequently this conference has been enriched and stronger bonds forged between all participants. Mrs . SALABER­RIA thanks all participants for their comprehension and, on behalf of the La­tin American countries, specially thanks the hostess.

Mr. FA VIER says Mr. Borsa calculated percentages on figures which were not adding similar things. The number given far France relates for one service aut of 1 14, and a service holding collections which were often closed and have been held far several centuries. No more statistics, please, based on unanalysed data.

Mr. KETELAAR draws attention to privatization and its consequences

335

for the records formerly created by a public agencies whose functions have been pr.ivatized. In the �eth�rla.nds this problem has been solved by regulations, ap­phcable both to pnvat1zat10n and to transfer of functions from one public in­stitution t o another.

Mr. BORSA thinks that Mr. FAVIER's answer underlines his first remark, that the data supply of the countries was made not on the same basis and therefore the data supply should be standardized.

Mr. ROPER, taking up Mr. BORSA's point about the inadequacy of �he first UNESCO statistics on archives, refers to the recent revised enquiry, wh1ch he hopes would provide new reliable statistics. He stresses the impor­tance of a long term series of international archival statistks and asks mem­bers of ICA to cooperate fully in their collection.

Mr. CHACON DE UMANA agrees with those colleagues who con­sider that each country must seek to adapt the organization of its archives to its particular situation and particular characteristics. Archivists should work with energy and perseverance in finding projects that can draw the attention of higher authorities to them and thus improve the image of the institutions, so that both the authorities and the generai public in the different countries know what the national archives are and what the archivists do.

T o give an example: in Costa Rica, every four years, when the govern­ment officials change, the National Archives schedule exhibitions with docu­ments related to the families of the governors. In this way they ha ve managed to get the last Presidents of the Republic to visi t the National Archi ves , as well as their Vice-Presidents and First Ladies.

Mr. CHACON DE UMANA is happy to report that over the last eight years the number of staff was increased over a hundred percent; from 35 em­ployees in the National Archives in 1 98 1 to 75 . Of these, 500Jo have received university-level professional or technical training, 350Jo are involved in adminis­trative work and the remaining 1 5 OJo are working in miscellaneous services and security.

Mr. PALACIOS agrees with Mr. KETELAAR's suggestion about conceiving the national archive system not as a structure but as a programme, as a network of archives, which does not entail creating a specific body nor even less any kind of pyramidical top-down organization but rather a flat, con­centric structure involving the different archives. This philosophy is used in Columbia, in trying to construct the national archival system.

Mr. KLASINC explains the scope of federai archives, the archives

336

...

of republics and regions in Yugoslavia. There are around 1 30 archival institu­

tions in Yugoslavia. The regulation of archival activity is decentralized: it falls

within the competence both of the federation, the six republics and two au­

tonomous provinces . Aside from archival institutions at this leve!, there are

regional archives with different titles: historical archives, town archives, inter­

communal archives. These are the most numerous archives . Their archival juris­

diction covers two up to 24 communities. Common actions, professional ques­

tions and resulting problems are dealt with by the federai archives, archives

of the republics and of autonomous provinces through coordinating meetings

of their directors. Similar contacts between archives exist in the republics where

in coordinating meetings , representatives of regional and republic archives meet

together.

Mr. GAUYE returns to the problem of dependence of national or

federai archives which is dealt with in a recent study of the archival situation

in French speaking West Africa, based on an ICA survey supported by CDI

funding.

337

ADMINISTRATIVE AND CLOSING SESSION

THURSDAY, 5 OCTOBER 1 989

l. Opening of the session

The session is opened by President GRISPO at 16 .00.

2. Secretary 's report

The Secretary notes that he submitted a report of activities (ref. CE/89R-l ) to the ICA Executive Committee, which approved it in its session hel.d at Rome immediately before the Round Table; he summarises important pomts here.

. The report of the administrative session held in Paris on 22 August 1.988 m the course of the I l th International Congress on Archi ves was pub­hshed in ICA Bulletin no. 32. , . The subj�c�s selected for the 27th and 28th CITRAs are respectively Archt:es a�d archlVlsts and the protection of the natura! and cultura! heritage' an d 'Fmancmg archi ve services ' . The 27th conference w ili be h el d in Dresden (German D�mocratic Republic) from 25 to 28 September 1 990, and the 28th conference m Haarlem (Netherlands) from 7 to IO October 1 991 . The manuscript of the special volume on the first 25 conferences has been sent by Mr Pau! SPANG to the Secretary, who will take on the task of ?reparing. it for printing. Mr. Alfred MABBS (UK) has agreed to translate it mto Enghsh. The volume is due to appear in 1 990.

. . The volume of proceedings of the 25th CITRA (Gardone Riviera, 1 987) Is m the press. The Secretary apologizes on behalf of the Secretariat for the late appearance of the proceedings. He explains that the preparation of the manuscript required far more work than was needed for preceding volumes. In fact, the number of pages in this volume is almost double that of preceding volumes, be�ause of the numerous reports presented at that conference. In Its me�ting at Rome .in April l 989, the Bureau gratefully accepted the offer of the Itahan State Archtves to publish CITRA proceedings from 1990. An agreement ha� been reached for a five year period with tacit renewal . There bemg no questions on the Secretary's report, it is unanimously approved.

338

'4

3. Financial report

Mr. Klaus OLDENHAGE, ICA treasurer, presents the incarne and expenditure accounts of CITRA published in the 1 988 audit. On 3 1 December 1 988, incarne amounted to $ 8,263 , 24 and expenditure to $ 1 ,258,58.

The Treasurer expresses pleasure at the small increase in operational expenses and expresses his gratitude to the Secretary and through him the Netherlands Government, which meets almost ali of these costs.

The Treasurer' s report produces no questions and is approved unani-mously.

4. Date and piace of the 27th CITRA

Mr. H . J . KRAHN formally invites ali participants to meet again in 1 990 in Dresden from 25 to 28 September 1 990 for the 27th CITRA.

5. Other questions

Mrs . ORTIZ MONASTERIO, President of ICA's Latin American Branch, presents the recommendation adopted by ALA at its last meeting, held in Madrid in the course of the 26th CITRA, asking for Spanish to become a working Ianguage of the International Conference of the Round Table on Ar­chives. Mr. KECSKEMETI and Mr. KETELAAR have assured the delegates from Spanish speaking countries that their request will be considered by the bureaux of ICA and CITRA.

However, the ICA Executive Director has stated that the introduc­tion of a third working Ianguage would increase the costs of conference or­ganisation considerably, an d that this additional cast could only by justified if the Spanish speaking delegates numbered 1 2 at minimum.

Mrs. SALABARRIA, on behalf of the ALA delegates , notes the de­cision and recognizes that the proposal obviously concerns only conferen�es after 1 992, the budgets for host countries of the 27th and 28th CITRAs bemg already approved.

On behalf of many delegates Mrs . PETERS protests at the presence of a delegate of AMLIB (Association for Archivists and Manuscript Librari­ans of South Africa). After contributions from Mrs . KAMBA and Mrs . LEKAUKAU and from Mr. GRISPO, KETELAAR, FAVIER, KECSKEME­TI EV ANS BOUSSO and OLDENHAGE, CITRA refers to the ICA Execu­tiv� Commi�tee the task of defining policy on the presence of South African archivists at meetings of ICA and its organismes.

339

6. Closing

The recommendations and resolutions prepared by the Resolutions Committee, comprising Mrs . CARUCCI and Messrs. ERMISSE, HALL, KEC­SKEMETI and KETELAAR are approved with acclamation some stylistic amendments to be included in the final text.

President GRISPO closes the session after expressing , on behalf of CITRA and ali participants, his gratitude to Mrs. V AZQUEZ DE PARGA, Director of the Spanish State Archi ves, and her staff for their generous hospi­tality and warm and friendly welcome. He thanks ali the participants for their active participation in discussions and takes leave of the representatives of UN­ESCO and IFLA and other international organizations which are represented.

340

c

ANNEXES

q

RECOMMENDATIONS ET VOEUX

La XXVIe Conférence internationale de la Table ronde des Archives réaffirme !es principales conclusions de la XXIVe CITRA et souhaitant pour­suivre cette oeuvre recommande que l 'administration centrale des archives, quelle que soit la structure politique et administrative de l'état concerné, encou­rage et conduise l'élaboration et la mise en oeuvre de normes professionnelles en coopération avec l 'ensemble des institutions d'archives à tous !es niveaux.

Les participants, constatant que la décentralisation administrative constitue une tendance majeure dans de nobreaux pays à travers le monde, esti­ment que la nécessaire cohérence de la politique d'archives peut ètre mieux assu­rée au moyen de la concertation entre !es parties intéressées qu'au moyen d'un système hiérarchisé.

Les participants reconnaissent qu'il est possible de mettre en oeuvre des politiques archivistiques adéquates quelque soit le contexte politique et ins­titutionnel et qu'il n'es pas possible de proposer un modèle d'organisation uni­que idéal susceptible d'ètre adopté par !es différentes nations.

Les participants estiment que !es institutions nationales/fédérales d'archives, en raison de leur piace centrale dans la société, offrent un cadre approprié pour la recherche fondamentale et expérimentale, particulièrement en matière technologique et méthodologique.

La Conférence souligne l' importance de la contribution que !es asso­ciations professionnelles d'archivests sont à mème d'apporter à l 'élaboration et la diffusion de pratiques archivistiques normalisées .

Considérant qu'aucune histoire nationale n'est possible sans une poli­tique nationale concertée de tri et d'élimination, la Conférence recommande d'entreprendre une action aux niveaux national et international pour faciliter la mise en oeuvre de programmes nationaux en ce sens.

La Conférence s'est déclarée préoccupée de ce que malgré !es efforts accomplis par l 'UNESCO et le CIA pour rassembler et publier des statistiques normalisées, un grand nombre de pays n'a pas encore adopté !es normes sta­tistiques et !es unités de mesure proposées, empèchant ainsi toute comparaison valide.

La Conférence souhaite vivement que l 'effort en matière de statisti­ques internationales soit poursuivi durablement et avec régularité avec le sou­tien des associations professionnelles d'archivistes et !es archives nationa-

343

les/fédérales. Considérant que les préoccupations et les objectifs communs des co _ munautés de bibliothécaires et d 'archivistes pour la préservation du patrimo·

m lt l , . me eu ure ecnt .et, tenant compte de la coopération exemplaire entre I ' IFLA l CIA . · · et � a.u mveau mternatwnal, la Conférence recommande aux administr _ t1ons natwnales/fédérales d 'archives et aux associations professionnelles d'

a_ h· d' ' bl' d 1 · ar c Ives eta Ir es re atwns semblables avec les institutions de bibliothèqu et les associations de bibliothécaires.

es

. . . La Confé:ence reconnait à nouveau le bénéfice que la communauté �r.chlVlsti�ue mond1�le re�ire du programme RAMP de l 'UNESCO conçu pour l elabor�twn et la d1ffuswn de directives professionnelles applicables au niv­eau natwnal.

La, Conférence se félicite de la participation active de ICA/SPA et I�A/S�A � �es travau� et souhaite qu'à l 'avenir des contacts entre associa­twns ? archivist�s , arch1v�s . communales et archi ves de l 'Etat se poursuivent aux mveaux natwnal et regwnal.

, . La XX,VI<. �IT�A regrett.e qu'en raison de circonstances imprévues e.lle n a1t P� se r�umr a RIO de Jane1ro comme prévu et affirme sa ferme inten­twn de mamtemr des relations professionnelles cordiales et fructueuses avec la communauté archivistique du Brésil.

. La XXVI� Conférence internationale de la Table ronde des Archives expnme sa reconna1ssance au Gouvernement de l'Espagne, à la Ville de Madrid au Directeur général des Archives de l'Etat et à son équipe pour Ieur efficacité �ans yorganisation de la Conférence et leur généreuse hospitalité et, tout par­tJcuherement, pour avoir rendu possible la présence de nombreux délégués de langue espagnole.

344

RECOMMENDATIONS

The XXVI International Conference of the Round Table on Archi ves reaffirms the principal conclusions and recommendations of the XXIV CITRA at Helsinki and wishing - that whatever the politica! and administrative struc­ture of the state concerned - to build on that foundation recommends the centrai archival administration should foster and conduct the development of professional standards in co-operation with ali other archival institutions at every level.

The participants, recognizing that administrative decentralization represents a major trend in many countries throughout the world, express the view that coherence of archival policies can be achieved by the establishment of archival systems based on the component parts acting in concert rather than being based o n a hierarchy.

The participants recognize that it is possible to implement archival policies, practices and methods in any politica! and institutional context, although no single organizational model can be offered as an ideai to be adopted by different nations.

The participants agree that national and federai archi val institutions, by virtue of their centrai piace in society, offer an appropriate framework for theoretical and applied research, especially in the field of technology and metho­dology.

The Conference emphasises the basic importance of the contribution that professional archival associations can make to the development and dis­semination of standardized archival practices.

Considering that no national history is possible without a co-ordinated policy of appraisal and disposal, the Conference recommends that action be taken at national and international levels for facilitating the implementation of such nation-wide programmes .

The Conference expresses concern that, although major efforts have been made by UNESCO and ICA for gathering and publishing archival statis­tics on a standardized basis, in a significant number of countries the proposed statistica! standards and units of measurement have not yet been adopted and therefore valid comparisons are difficult of achievement.

The Conference urges that the international statistica! effort be pur­sued in the long term on a regular basis, with the support of professional ar-

345

chival associations and national and federai archives . Considering the common concerns and objectives of the library and

archival communities in the safeguarding of the written cultura! heritage and bearing in mind the most effective co-operation carried out by IFLA and ICA at the international level, the Conference recommends to the national and fed­erai archival administrations and the professional associations that they estab­lish similar relations with the library institutions and associations at the na­tional leve!.

The Conference reaffirms its recognition of the benefits gained by the archival community world-wide from UNESCO, especially through the RAMP programme, in developing and disseminating nationally applicable professional guidelines.

The Conference acknowledges with pleasure the active participation of ICA/SPA and ICA/SMA in its deliberations and expresses the hope that such contacts will be pursued in the future between professional archival as­sociations, municipal archives and state archives at national and regional levels.

The XXVI International Conference of the Round Table on Archives regrets that for unforseen circumstances it was unable to meet in Rio de Janeiro as originally envisaged and records its determination to maintain cordial and fruitful professional relations with the Brazilian archival community.

The XXVI International Conference of the Round T ab le on Archives expresses its deep obligation to the government of Spain, the City of Madrid and the Director Generai and the staff of the State Archi ves of Spain for their effectiveness in organizing the Conference and their generous hospitality and is especially pleased by their generai success in making possible such a large representation from the Spanish-speaking countries.

346

CHRONOLOGIE DE LA CONFÉRENCE

Lundi, 2 octobre 1989

Séance d'ouverture Première séance de travail Deuxième séance de travail

9h30 l l h00-1 3h30 1 5h30-1 8h00 20h00 Cocktail offert par le Ministère de la Culture et la Commis­

sion Nationale du V centénaire

Mardi, 3 octobre 1989

9h00-1 3h30 Troisième séance de travail 15h00- 17h30 Quatrième séance de travail 20h00 Réception par le Maire de Madrid

Mercredi, 4 octobre 1989

Excursion à Segovie et La Granja

feudi, 5 octobre 1989

9h00- 10h45 Réunions de l 'ALA, des archivistes de la langue portugaise, de l' Association des archivistes francophones et l ' Association des archivistes du Commonwealth

l Oh45- 12h00 1 2h l 5- 1 3h30

1 5h30-17h00 17h00

Réunion de ICA/SPA Présentation du projet d' informatisation du Archivo Generai de Indias Séance administrative et de cléìture Vin espagnol

347

PROGRAMME OF THE CONFERENCE

Monday, 2 October 1989

9:30 1 1 :00- 1 3 :30 1 5 : 30-1 8 :00 20:00

Opening session First working session Second working session Cocktail by the Ministry of Culture and the National Com­mission for the 5th centenary

Tuesday, 3 October 1989

9:00- 1 3 :30 1 5 :00- 1 7 :30 20:00

Third working session Fourth working session Reception by the Lord Mayor of Madrid

Wednesday, 4 October 1989

Excursion to Segovia and La Granja

Thursday, 5 October 1989

9:00- 10:45

10:45-12:00 12 : 1 5 - 1 3 :30

1 5 : 30-1 7 :00 1 7 :00

348

Meetings of ALA, of the portuguese speaking archivists, the Association of francophone archivists and the Common­wealth Archivists Association Delegates meeting of ICA/SPA Demonstration of the computerisation project of the Archi­va Generai de Indias Administrative and closing session Spanish wine

INDEX DES INTERVENTIONS INDEX OF INTERVENTIONS

AGUINAGALDE OLAIZOLA Borja ALBERCH FIGUERAS Ramo n BELDING Richard BORSA Ivan BOUSSO Amadou A. BUCHMANN Wolf

CARUCCI Paola

CAYA Marcel CHACON DE HUMANA

1 5 1 , 307

1 5 1 , 1 65 , 307, 320 172, 327 178- 1 80, 334-336 143-144, 1 84, 299-300, 339 1 17 , 148, 1 52- 1 53 , 173, 273 , 304, 308-309, 329 25, 147 , 154, 1 69, 1 84, 1 87 , 303 , 3 10, 325 , 340 1 65 , 1 77, 32 1 , 333

Luz Alba 166, 1 80, 322, 336 CORTES ALONSO Vicenta 1 6 1 , 1 74, 3 17, 329 DE SIL V A Haris ENWERE J oshua ERMISSE Gérard ETEKEIRA Kunei EV ANS Frank B .

1 5 3 1 5 5 , 3 1 1 1 68- 1 69, 1 84, 324-325 , 340 175 , 3 3 1 149, 153- 1 54, 1 62, 1 65 , 170, 1 7 3 , 1 77 , 1 84, 305 , 309-3 10, 3 1 8 , 32 1 , 326, 329, 333 , 339 153- 1 54, 1 64, 308, 320, 330 F AKHF AKH Moncef

FAVIER Jean 1 69 , 174, 177' 179, 1 84, 325 , 330, 333 , 335 , 339

GADZEKPO Confidence GARON Robert GAUYE Oscar GRISPO Renato

HALL Kenneth HENDERSON James HOULE Françoise KAMBA Angeline KECSKEMÉTI Charles KETELAAR Eric

KLASINC Peter Pavel

176, 332 156, 3 1 1 1 8 1 , 337 17, 1 45-146, 149, 1 54, 1 69, 1 7 1 , 173 , 176, 1 82 , 1 84, 299, 301 , 305 , 309, 325 , 327-328, 332, 338-339 1 57 , 1 62 , 1 64, 1 84, 3 1 3 , 3 17 , 3 19, 340 1 7 1 ' 327 1 64, 174, 323, 330 1 54, 1 6 1 , 1 83 , 309, 3 1 7 , 339 1 83- 184, 339-340 149, 1 52, 1 6 1 , 1 68- 1 69, 174, 179, 1 83 - 184, 305 , 308, 3 1 7, 325 , 329, 333 , 335, 339-340 1 80, 336

349

KRAHN Hans-Joachim LEKAUKAU Masisi LENDENMANN Frederic LITZEN Veikko LUNDKVIST Sven MARÉCHAL Miche! MA TTOSO J osé MBA YE Saliou MBEWE Mark F. MURRA Y Athol NAUGLER Harold OLDENHAGE Klaus ORTIZ MONASTERIO Leo n or

PALACIOS PRECIADO I orge PETERS Edwina

RAMIÈRE DE FORTANIER Arnaud RINALDI MARIANI Maria Pia ROPER Michael SALABARRIA Berarda TCHRIFFO Dominique UYISENGA Charles VAGANOV Feodor M . V AN ALBADA J o an V ANRIE André VASCO DE ESCUDERO Grecia V ASQUEZ V ASQUEZ Pedro R. VAZQUEZ DE PARGA Margarita VELASCO MONROY Santiago G.

1 83 , 339 1 56 , 3 1 1 , 339 160, 3 1 6 1 26 , 1 75 , 28 1 , 3 3 1 1 52 , 1 78, 307, 334 1 63 , 1 69, 3 1 9, 324 1 67 , 323 1 63 , 1 73 , 3 1 9, 329 1 53 , 309 1 55 , 3 1 1 1 0 1 , 1 67 , 258, 323 1 83 - 184, 339

143 , 149, 1 52, 1 70, 1 83 , 299, 305 307-308 326, 339 ' '

147 , 1 70, 1 80, 303 , 326, 336 1 50, 1 57 , 1 62, 1 74 , 1 83 , 306, 3 1 3 3 1 8 330 339

' ' '

108 , 168, 264, 324

1 55 , 1 74, 3 1 0, 330 1 5 1 , 1 54, 1 80, 306, 309, 336 1 64, 1 73 , 1 79, 1 83 , 3 1 9, 329, 335 339 1 72, 328

'

1 66, 1 77 , 321 , 333 1 3 1 , 1 76- 1 77, 286 , 332-333 1 60, 1 62 , 1 66, 3 1 5-3 16 , 3 1 8 , 322 1 55 , 3 1 0

1 66 , 1 72, 322, 328

1 65 , 321

96, 143, 149, 1 55 , 1 84, 253, 299, 304, 3 1 0

1 6 1 , 3 1 6 WALLOT Jean-Pierre 1 50, 1 56, 1 6 1 , 1 63- 164, 1 70, 306, 3 1 1 ,

3 1 7-3 1 8 , 320, 326 WOJCIECHOWSKI Marian 1 6 1 , 1 72, 3 1 6, 328 WYSOSCKI Adam 1 44, 300

350

q

ACTES DES CONFÉRENCES INTERNATIONALES DE LA TABLE RONDE DES ARCHIVES

PROCEEDINGS OF THE INTERNA TIONAL ARCHIV AL ROUND T ABLE CONFERENCES

Les actes des neuf premières Conférences internationales sont en vente à la Documentation française, 29-3 1 , quai Voltaire, 75007 Paris . Les actes des Con­férences suivantes et l ' Index général sont en vente au siège de la Conférence internationale de la Table ronde des Archives , 60 rue des Francs-Bourgeois, 75 14 1 Paris Cedex 03 .

The proceedings of the first nine conferences may be purchased from: Documen­tation française, 29-3 1 , quai Voltaire, 75007 Paris . The proceedings of the sub­sequent conferences and the Generai Index may be purchased from the Inter­national Archival Round Table Conference headquarters, 60 rue des Francs­Bourgeois , 75 14 1 Paris Cedex 03 .

Une Table ronde utile à l 'histoire (Actes des première, deuxième et troisième conférences). - Première Table ronde (Paris, 1 954). Les archives et l 'enseignement . - Deuxième Table ronde (Namur, 1 955). Les archives en formation. - Troisième Table ronde (Zagreb, 1 957). La piace des archives et des archi-vistes dans l'Eta!. ( 1 958), 1 26 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . épuisé/out of print

Actes de la quatrième Table ronde internationale des archives (Wiesbaden­Francfort, 1 958). Histoire littéraire, géographie, économie actuelle. ( 1 959) , 92 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10,00 FRF

Actes de la cinquième conférence internationale de la Table ronde des archives (Lisbonne, 1 959). Les archives au service de la recherche historique. ( 1 961 ) , l 02 p. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I l , 00 FRF

Actes de la sixième conférence internationale de la Table ronde des archives (Varsovie, 1 96 1 ) . Les archives dans la vie internationale. ( 1 963), 1 60 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 8 ,00 FRF

35 1

Actes de la septième conférence internationale de la Table ronde des archives (Madrid , 1 962). Le concept d'archives et /es jrontières de l'archivistique. (1 963), 76 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 ,00 FRF

Actes des huitième et neuvième conférences internationales de la Table ronde des archives . - Huitième Table ronde (Budapest, 1 963). I . Les archi ves et l'histoire agraire.

I I . Progrès récents en matière de constructions d'archives. - Neuvième Table ronde (Londres, 1 965). I . Les batiments d'archives (suite).

I I . Les archi ves et /es traitements mécanographique et automatique des don­nées. I I I . Le jonctionnement de la Table ronde.

( 1965) , 232 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . épuisélout of print

Actes de la dixième conférence internationale de la Table ronde des archives (Copenhague, 1 967) . I . Problèmes concrets posés aux directions d'archives par /es projets de libéralisation en matière de communication de documents. I I . Problèmes posés aux directions d'archives par /es nouveaux développements du droit d'auteur. III. Problèmes administratijs et juridiques posés par le micro­jilmage. ( 1 969), 96 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40,00 FRF

Actes des onzième et douzième conférences internationales de la Table ronde des archives. - Onzième Table ronde (Bucarest, 1 969). I . Les archives des collectivités /oca­

/es. I I . La restauration des documents d'archives. - Douzième Table ronde (Jérusalem, 1 970) . I . Les archives imprimées. II .

La mission des archives et /es téìches des archivistes. ( 1 972), 1 74 p. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40,00 FRF

Actes de la treizième conférence internationale de la Table ronde des archives (Bonn, 1 97 1 ) . I . Les archives et l 'injormatique. I I . Les archives des institu­tions internationales. (1 974), 140 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40,00 FRF

Actes de la quatorzième conférence internationale de la Table ronde des archi­ves (Luxembourg, 1 973) . I . Les budgets des archives. I I . La sigillographie, . l'héraldique et la symbolique administrative contemporaine dans /es archives. ( 1 975), 1 79 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 00 FRF '

352

Actes de la quinzième conférence internationale de la Table ronde des archi ves (Ottawa, 1 974) . Les archives et !es relations publiques. ( 1 977), 1 3 8 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60,00 FRF

Actes de la seizième conférence internationale de la Table ronde des archives (Kiev, 1 975). I. La jormation continue et la promotion dans /es archives. I I . Les archives de la littérature e t de l'art. ( 1 978), 1 22 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60,00 FRF

Actes de la dix-septième conférence internationale de la Table ronde des ar­chives (Cagliari, 1 977). Constitution et reconstitution d es patrimoines archivis­tiques nationaux. ( 1 980), 1 44 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70,00 FRF

Actes des dix-huitième et dix-neuvième conférences internationales de la Table ronde d es archi ves .

Dix-huitième Table ronde (Nairobi, 1 978). Normes à respecter pour l 'étab­lissement et l'organisation des institutions d'archives. Dix-neuvième Table ronde (Gosier, 1 979). Gouvernement, administration, archives.

( 1 98 1 ), 1 94 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100,00 FRF

Index général (Personnes - Noms géographiques - Institutions) des Actes de la première à la dix-neuvième conférence. ( 1 982), 1 07 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60,00 FRF

Actes de la vingtième conférence internationale de la Table ronde des archives (Osio, 198 1 ) . L 'injormation et l'orientation des utilisateurs des archives. ( 1 982), 1 1 0 p . . . . . . . . . . . 0 0 • • • • • • • • • • 0 0 • • • • • • • • • • • • • • • • • • 1 10,00 FRF

Actes de la vingt-et-unième conférence internationale de la Table ronde des archives (Kuala Lumpur, 1 982). Politique du microjilm . ( 1 983), 1 12 p. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 20,00 FRF

Actes de la vingt-deuxième conférence internationale de la Table ronde des ar­chivesiProceedings of the twenty-second International archival round table con­ference (Bratislava, 1 983). L 'archiviste et l'inflation des archives contem­porainesiThe archivist and the injlation oj contemporary records (volume bilin­guelbilingual volume). ( 1 984), 204 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0 0 • • • • • • • • • • • • • • • • • • 1 50,00 FRF Ce volume est en vente l This volume may be purchased * au siège de la Conférence internationale de la Table Ronde des Archives

l from the International Archival Rounde Table headquarters (Paris)

353

* à la l from the Society of Archivists, Hampshire Record Office, 30 South­gate Street, Winchester S023 9 EF, G .B . (f sterling)

* au Bureau Canadien des Archivistes l from the Bureau of Canadian Ar­chivists, B .P . l POB 3002, Succursale l Station C, Ottawa KIY IH3, Cana­da (Can. $)

* à la l from the Society of American Archivists, 600 S. Federai, Suite 504, Chicago Ili. 60605 (U.S.A.) (Am. $).

Actes de la vingt-troisième conférence internationale de la Table ronde des ar­chives l Proceedings of the twenty-third International archi val round table con­ference (Austin, 1 985) . Accès aux archives et vie privée l Access to archives and privacy (volume bilingue l bilingual volume). (1 987), 1 8 1 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 50,00 FRF Ce volume est en vente aux memes adresses que le volume 22 l This volume may be purchased at the same addresses as volume 22.

Actes de la vingt-quatrième conférence internationale de la Table ronde des archi ves l Proceedings of the twenty-fourth International archi val round table conference (Helsinki, 1 986) . Centralisation, décentralisation et archives l Cen­tralization l decentralization and archives (volume bilingue l bilingual volume). ( 1 987), 172 p. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120,00 FRF Ce volume est en vente aux memes adresses que le volume 22 l This volume may be purchased at the same addresses as volume 22.

Actes de la vingt-cinquième conférence internationale de la Table ronde des archives l Proceedings of the twenty-fifth International archival round table conference (Gardone Riviera, 1 987). Politique de préservation du patrimoine archivistique l Policies far the preservation oj the archival heritage (volume bilingue l bilingual volume). ( 1989), 272 p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 20,00 FRF

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Stampa: Arti Grafiche F.lli Palombi - Roma - Via dei Gracchi 183 - Ottobre 1991