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Ministerio de Salud Comisión de Desarrollos
GUIA DE
MODIFICACIONES
Descansos Complementarios (Nombre de la Solicitud)
Hoja de Vida, Asistencia, Autoatencion (Especificar Módulos involucrados)
Usuario Solicitante: Unidad de Gestión
Servicio Solicitante: Unidad de Gestión
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Identificación de la Solicitud
Nombre: (Nombre de la nueva funcionalidad)
Mejoras Descanso Complementario
Organismo solicitante:
Tipo Solicitud:
Módulo SIRH
afectado:
Fecha del
Documento:
Unidad de Gestión
Mejora Hoja de Vida
Asistencia,
Autoconsulta
01/08/2013
Código del Proyecto:
Versión: (Versión X.Y; uso del comité)
Nº Total de
páginas:
Fecha de
Creación:
146, 146B, 146C y 146D 30 12/06/2012
Control de Versiones del documento
Modificaciones respecto a la versión anterior
Versión Causa del cambio Usuario Solicitante Fecha
4.0 Versión final de Guía Alonso Sánchez S. 16/12/013
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INDICE
1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 4
2 IMPLEMENTACIÓN INICIAL - PROCESOS MASIVOS DE RESPALDO DE SOLICITUDES CON RECONOCIMIENTO. .......................................................................... 5
2.1 ASOCIACIÓN SOLICITUDES Y DESCANSOS. ........................................................................... 5 2.2 ARCHIVO DE VERIFICACIÓN: .............................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
3 HOJA DE VIDA – MANEJO DESCANSOS COMPLEMENTARIOS ............................. 6
3.1 RECONOCIMIENTO DE DESCANSOS COMPLEMENTARIOS. ...................................................... 6 3.1.1 Opción Reconocimientos de Descansos Complementarios. ........................................................ 6 3.1.2 Formulario “Reconocimientos de Descansos Complementarios”. ................................................ 7 3.1.3 Consideraciones generales en el Reconocimiento de Descansos Complementario. ................... 9
3.2 INFORME DE RECONOCIMIENTOS DE DESCANSOS COMPLEMENTARIOS. ................................. 9 3.2.1 Opción Informe de Reconocimientos de Descansos Complementarios. ...................................... 9 3.2.2 Reporte “Informe de Reconocimientos de Descansos Complementarios”. ................................ 10
3.3 MANTENEDOR DE SOLICITUDES DE DESCANSO. ................................................................. 11 3.3.1 Opción Mantenedor de Solicitudes de Descansos. ..................................................................... 11 3.3.2 Formulario “Solicitudes de Descansos”. ...................................................................................... 12 3.3.3 Ejemplo de ingreso con continuidad Horaria. .............................................................................. 14
3.4 INFORME DE SOLICITUDES DE DESCANSO. ......................................................................... 14 3.4.1 Opción Mantenedor de Solicitudes de Descansos. ..................................................................... 14 3.4.2 Listado de “Solicitudes de Descansos”. ...................................................................................... 15
3.5 CONSIDERACIONES GENERALES DE LAS SOLICITUDES DE DESCANSO. ................................. 15 3.6 MODIFICACIONES FUNCIONALIDADES ANEXAS – HOJA DE VIDA. .......................................... 16
3.6.1 Mantenedor de Control de días Feriados y Administrativos. ....................................................... 16 3.6.2 Opción Mantenedor “Control de días Feriados y Administrativos”. ............................................. 16 3.6.3 Formulario “Mantenedor Control de Feriados y Adminstrativos .................................................. 17 3.6.4 Opción “Consulta de funcionarios consolidado” .......................................................................... 17 3.6.5 Formulario “Consulta de Funcionarios Consolidado”. ................................................................. 18
4 ASITENCIA - MODIFICACIONES. .............................................................................. 19
4.1 AUTORIZACIÓN DE HORAS. ................................................................................................ 19 4.1.1 Opción “Ingreso de Autorizaciones de Horas Extras”. ................................................................ 19 4.1.2 Formulario “Autorización de Horas Extras”. ................................................................................ 19 4.1.3 Formulario “Listador Horas Extras Autorizadas”. ........................................................................ 20 4.1.4 Opción “Ingreso Autorización Horas Críticas”. ............................................................................ 22 4.1.5 Formulario “Autorización de Horas Extras Críticas”. ................................................................... 22 4.1.6 Formulario “Listador de Autorizaciones de Eventos Críticos”. .................................................... 23 4.1.7 Formulario “Consulta Horas Extras Autorizadas”. ....................................................................... 24 4.1.8 Opción Listador de Resoluciones Horas Extras Autorizadas ...................................................... 24 4.1.9 Formulario “Listador de Resoluciones Horas Extras Autorizadas”. ............................................. 25
4.2 PROCESO CÁLCULO DE HORAS ......................................................................................... 25 4.2.1 Proceso de cálculo de horas. ...................................................................................................... 25 4.2.2 Formulario “Consulta de Asistencia por Funcionario”. ................................................................ 26
4.3 PLANILLA DE CONTROL DE HORAS ..................................................................................... 26 4.3.1 Opción Planilla de Control de Horas ........................................................................................... 26 4.3.2 Formulario “Planilla de Control de Horas”. .................................................................................. 26 4.3.3 Formato “Planilla de Control de Horas”. ...................................................................................... 27 4.3.4 Opción Resumen de Control de Horas ........................................................................................ 28 4.3.5 Formulario “Resumen de Control de Horas”. .............................................................................. 28
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5 AUTOATENCION ........................................................................................................ 30
5.1 OPCIÓN “PERMISOS”. ....................................................................................................... 30
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1 INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene como finalidad individualizar y ejemplificar a modo de
navegación y procesos a realizar en cuanto a los cambios en mantenedores y
consultas que se vieron afectados por el desarrollo derivado de la necesidad de
solución representada en el documento de solicitud del requerimiento.
Se muestran los módulos, menús y sub menús respectivamente, de cada
funcionalidad desarrollada/modificada para la solución, se resaltan en cada formulario
con una circunferencia roja los cambios visuales que tienen los respectivos módulos.
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2 Implementación Inicial - Procesos Masivos de Respaldo de Solicitudes con Reconocimiento.
2.1 Asociación Solicitudes y Descansos.
Al momento de instalar la aplicación se ejecutará un proceso masivo el cual realizará un pareo entre los reconocimientos de los funcionarios y sus respectivas solicitudes ingresadas en el SIRH.
El proceso antes indicado realizará la siguiente tarea, se toman las solicitudes de los funcionarios, con cada solicitud se buscan los reconocimientos del funcionario con un máximo de dos años de antigüedad considerando la fecha de la solicitud, se verifica el monto en horas del reconocimiento y si cubre la solicitud se deja la asociación de la solicitud con el reconocimiento en tabla de pareo, sino alcanza el reconocimiento de todas formas se realiza la asociación, pero se continua con el siguiente reconocimiento hasta completar la solicitud en sus horas, así con todas las solicitudes del funcionario.
Luego de ejecutado el proceso, se idéntico que dado la forma de registrar los reconocimiento y solicitudes quedan solicitudes de permiso sin asociación con reconocimiento o sin respaldo. Analizada esta situación se toma la decisión de ejecutar el proceso de pareo sin considerar el periodo de dos años, de esta forma las solicitudes no respaldadas se cubren con horas vencidas. Para identificar las solicitudes se debe verificar el listado de solicitudes donde se incluyen campos alusivos al proceso.
Luego de la implantación se detectó la siguiente situación; existen registros de solicitudes con fecha de inicio menor a los reconocimientos, en estos casos la solicitud queda como no respaldada, para estos casos el servicio debe identificar la situación y realizar la corrección a través de los mantenedores de reconocimiento y solicitudes.
Al incorporar una tabla de asociación la consulta de saldos, horas utilizadas y horas vencidas es dinámica al momento de consultar.
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3 HOJA DE VIDA – Manejo Descansos Complementarios
Dada la actual situación en el registro y control de horas por descanso complementario, se ve la necesidad de realizar las modificaciones necesarias para realizar el control de las horas según lo establecido, entre sus principales validaciones el control de saldos a partir de los dos años del reconocimiento.
3.1 Reconocimiento de Descansos Complementarios.
3.1.1 Opción Reconocimientos de Descansos Complementarios.
En el módulo Hoja de Vida, en la opción Menú Hoja de Vida Movimientos de
Personal Reconocimientos de Descansos Complementarios, se encuentra el Mantenedor con los cambios solicitados.
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3.1.2 Formulario “Reconocimientos de Descansos Complementarios”.
En la pantalla siguiente se observa el formulario solicitado:
Se incorporan los siguientes Campos:
Horas – Minutos Extras al 125
Horas – Minutos Extras al 150
Horas – Minutos de Incremento al 125
Horas – Minutos de Incremento al 150. El Campo Horas Autorizadas, pasa de ser de modificación a solo lectura, ya que se
completara de acuerdo a los datos ingresados en los campos de horas minutos anteriormente descritos.
Los campos Horas – Minutos de Incremento se llenarán según el factor a cargar –
125 o 150 y los datos históricos quedaran con valores por defecto en: Horas al 150 = ENTERO (Horas Actuales/1.5) Minutos al 150= (Horas Actuales/1.5 - ENTERO (Horas Actuales/1.5)) * 60 Horas al 125 =0 Minutos al 125 =0
. Además se incorpora un panel con información referente a los datos de capacitación,
solo cuando el tipo de permiso esté relacionado con este concepto, este panel se activará/desactivará de acuerdo a tipo de descanso, quedando activo solo cuando sea un permiso relacionado con capacitaciones, los datos a considerar son:
Nombre Capacitación
Fecha desde
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Fecha hasta Grilla Consulta: Se incorporan datos de saldos de horas según los siguientes datos
Horas Disponibles
Horas Utilizadas
Horas Caducadas
También se incorpora un seguro de eliminación de registro, ya que estos datos al estar pareados con las solicitudes, no se deben eliminar ya que alguna solicitud queda sin su correspondiente en Reconocimientos.
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3.1.3 Consideraciones generales en el Reconocimiento de Descansos
Complementario.
Para la corrección o inclusión de registros históricos y nuevos, cada vez que se realice esta acción se ejecutara el proceso de asociación masivo descrito anteriormente, con esto se regularizan las solicitudes no cubiertas y en el caso de no haber la relación no sufre modificaciones.
No se podrán modificar las horas de un registro de reconocimiento si el reconocimiento está asociado a una o más solicitudes.
Los funcionarios del tipo código del trabajo, solo se permite el ingreso de horas al 150.
Al momento de grabar si un funcionario en la sumatoria de horas de sus contratos es inferior a 44 horas, se emitirá una alerta la cual será almacenada si se graba el registro.
3.2 Informe de Reconocimientos de Descansos Complementarios.
3.2.1 Opción Informe de Reconocimientos de Descansos Complementarios.
En el módulo Hoja de Vida, en la opción Menú Hoja de Vida Movimientos de
Personal Reconocimiento de Descansos Complementarios Botón Imprimir, se encuentra el Listador con los cambios solicitados.
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3.2.2 Reporte “Informe de Reconocimientos de Descansos Complementarios”.
En la pantalla siguiente se observa el reporte solicitado:
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Se agregan campos con el fin de utilizar la información solicitada en mantenedor de reconocimiento, estos campos son:
Horas Autorizadas 125
Horas Autorizadas 150
Horas Incrementadas 125
Horas incrementadas 150
Totales de horas autorizadas e incrementadas.
Horas Utilizadas por reconocimiento
Horas Saldo por reconocimiento
Horas Vencidas por reconocimiento
Totales generales (totales calculados al momento de emitir el reporte)
Información de la resolución del reconocimiento.
3.3 Mantenedor de Solicitudes de Descanso.
3.3.1 Opción Mantenedor de Solicitudes de Descansos.
En el módulo Hoja de Vida, en la opción Menú Hoja de Vida Movimientos de
Personal Solicitud de Descansos, se encuentra el Mantenedor con los cambios solicitados. .
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3.3.2 Formulario “Solicitudes de Descansos”.
En la pantalla siguiente se observa el formulario solicitado:
Cambios Realizados Visibles:
Tipo de Descanso: Se dejan los valores de “Descansos Complementarios” y “Feriados Compensatorios”, los valores para Horas por Capacitación y Extraordinarias, se fusionan en Descansos Complementarios.
Correlativo de Registro Diario: Incorporación de correlativo, con el propósito de poder ingresar más de un registro diario para Descansos Complementarios.
Indicador Continuidad: Se introduce con la finalidad de permitir ingresar horario de corrido.
Resumen Horas Complementarias: Se incorpora con la finalidad de permitir tener una visión general del estado de horas usadas, disponibles, Vencidas y el total de horas, para un funcionario en particular y a la fecha del día de la consulta.
Tipo Resolución: Se incorpora con los valores Exenta, Toma de Razón, Proyecto, Registro y Decreto.
Horas Autorizadas: Cambia modalidad de ingreso a modalidad de valor calculado y manejado por el sistema. Éste valor se calculará de acuerdo a los datos ingresados en Fecha inicio, Fecha Final, Indicador de continuidad, Hora inicio y Hora final, se valida respecto del valor solicitado, debe ser mayor o igual, este valor corresponde a las horas que efectivamente se descontaran.
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Cambios de procedimientos
Verificación de Saldo: el saldo de horas en primera instancia se calcula a contar de dos años hacia atrás desde la fecha de solicitud, lo anterior solo si el funcionario y la situación contractual de él tiene continuidad dentro del periodo desde la fecha de solicitud y dos años hacia atrás, en el caso de no darse esta situación el saldo se calculara hasta la fecha de continuidad de la situación contractual del funcionario.
o Los tipos de situación contractual están dadas por las siguientes agrupaciones:
I. Funcionarios de la ley 18.834, agrupados en las calidades jurídicas siguientes: titular (21), contrata (22) y suplente(26)
II. Funcionarios de la ley 18.834 y calidad jurídica Honorarios(24) más funcionarios a Honorarios (ley 4)
III. Funcionarios de la ley 18.834 en calidad jurídica código del trabajo.
IV. Para todos los casos la continuidad se verificara en el mismo organismo, el cual se idéntica por el Rut del establecimiento. Si dos establecimiento tienen el mismo Rut de empleador se considera como continuidad.
Asociación Solicitud/Reconocimiento: Este mantenedor, al grabar genera una serie de registros de asociaciones tendientes a enlazar las solicitudes con los reconocimientos.
Eliminación de registro: Además de eliminar el registro ingresado, esta opción eliminara las asociaciones entre solicitudes y reconocimientos, enlazadas al grabar.
Fecha de ingreso del registro: Se incorpora para tener un registro de cuando fue creado un registro, se maneja internamente.
Horas Solicitadas: Este valor es lo que el funcionario realmente se ausentará del servicio.
Horas Autorizadas: Este valor es lo que al funcionario se le descontara de su saldo de horas.
Hora Inicial, Hora Final y Horas Cronológicas: Hacer recargo del 50% en días festivos y horario desde 21:00 a 7:00 hrs.
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3.3.3 Ejemplo de ingreso con continuidad Horaria.
Como se muestra en la imagen para el ingreso de horas se debe tener en consideración las horas ya que al tomarse el permiso en horario fuera del laboral se considera el recargo respectivo.
En el ejemplo se identifica que las horas autorizadas tiene el recargo respectivo según el horario solicitado.
3.4 Informe de Solicitudes de Descanso.
3.4.1 Opción Mantenedor de Solicitudes de Descansos.
En el módulo Hoja de Vida, en la opción Menú Hoja de Vida Movimientos de
Personal Solicitud de Descansos Botón Imprimir, se encuentra el Mantenedor con los cambios solicitados. .
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3.4.2 Listado de “Solicitudes de Descansos”.
3.5 Consideraciones generales de las Solicitudes de Descanso.
Como se indicó en el proceso de asociación de reconocimientos y solicitudes el pareo se realizó con la regla de dos años y posteriormente se respaldaron las solicitudes con horas vencidas, pero aun así existen solicitudes que no pudieron ser cubiertas. Tomando en cuenta las indicaciones anteriores y para su revisión se incorpora en el listado de solicitudes dos columnas nuevas que a continuación se describen:
o Solicitud Respaldada: En esta columna se indica “Si” cuando la solicitud
fue cubierta íntegramente por una o varias resoluciones de reconocimiento, en caso contrario se indica “No”.
o Respaldo con HRS: En esta columna se indica “Si” cuando una solicitud fue cubierta con horas vencidas, en caso contrario queda en blanco.
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3.6 Modificaciones Funcionalidades Anexas – Hoja de Vida.
3.6.1 Mantenedor de Control de días Feriados y Administrativos.
3.6.2 Opción Mantenedor “Control de días Feriados y Administrativos”.
En el módulo Hoja de Vida, en la opción Menú Hoja de Vida Movimientos de
Personal Control Días Feriados y Administrativos, se encuentra el Mantenedor con los cambios solicitados. .
Imagen 3-1: Ubicación en el menú
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3.6.3 Formulario “Mantenedor Control de Feriados y Adminstrativos
En la pantalla siguiente se observa el formulario solicitado:
Cambios de glosas: “Horas Extras Compensatorias” a “Descanso Complementario” y “Horas Compensatorias Capacitación” a “Descanso Complementario”.
Cuadro resumen informativo: Se incorpora un cuadro resumen para cada tipo de descanso, además uno para el total de Descansos Complementarios.
Inhabilitación de ingreso de horas compensatorias: Este cambio se debe a que el ingreso de horas se realiza por el mantenedor de Solicitudes, por lo que el ingreso de estos mismos datos por este mantenedor perdería la robustez del sistema, ya que no se haría la asociación de Solicitudes/Reconocimientos.
3.6.4 Opción “Consulta de funcionarios consolidado”
En el módulo Hoja de Vida, en la opción Menú Hoja de Vida Consultas e
Informes Consulta de Funcionarios Consolidado, se encuentra la consulta con los cambios solicitados.
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3.6.5 Formulario “Consulta de Funcionarios Consolidado”.
En la pantalla siguiente se observa el formulario solicitado:
Se modifica glosa de pestaña “Descansos Compen” por “Descansos”. Se modifica la glosa de la columna “Tipo Descanso” de la grilla informativa del detalle de los descansos según el criterio antes utilizado, es decir:
Se cambia, “Hrs. Extraordinarias” por “Des. Complementario”.
Se cambia, “Capacitación” por “Des. Complementario”.
“Feriados Compensatorios”, conserva su actual denominación.
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4 ASITENCIA - MODIFICACIONES.
4.1 Autorización de Horas.
4.1.1 Opción “Ingreso de Autorizaciones de Horas Extras”.
En el módulo Control de Asistencia, en la opción Menú de Asistencia
Autorizaciones Ingreso Autorización Horas Extras, se encuentra el mantenedor con los cambios solicitados.
4.1.2 Formulario “Autorización de Horas Extras”.
En la pantalla siguiente se observa el formulario solicitado:
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Se incluir indicador de modalidad de compensación:
Pago
Descanso Resolución:
Se incluye columna Modalidad de Compensación
4.1.3 Formulario “Listador Horas Extras Autorizadas”.
En la pantalla siguiente se observa el formulario solicitado:
Cambios solicitados
Agrandar paneles de consultas de Establecimientos, Unidades y Centros de Costo, para que inhabiliten los campos de filtro Ley afecto y Estamento.
Se Incorpora columna modalidad de compensación en informe y archivos.
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4.1.4 Opción “Ingreso Autorización Horas Críticas”.
En el módulo Control de Asistencia, en la opción Menú de Asistencia
Autorizaciones Ingreso Autorización Horas Críticas, se encuentra el mantenedor con los cambios solicitados.
4.1.5 Formulario “Autorización de Horas Extras Críticas”.
En la pantalla siguiente se observa el formulario solicitado:
Se incluye indicado de modalidad de compensación:
Pago
Descanso Emisión de la resolución:
Se incluye columna Modalidad de Compensación
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4.1.6 Formulario “Listador de Autorizaciones de Eventos Críticos”.
En la pantalla siguiente se observa el formulario solicitado:
Cambios solicitados
Agrandar paneles de consultas de Establecimientos, Unidades y Centros de Costo, para que inhabiliten los campos de filtro Ley afecto y Estamento.
Se Incorpora columna modalidad de compensación en informe y archivos.
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4.1.7 Formulario “Consulta Horas Extras Autorizadas”.
En la pantalla siguiente se observa el formulario solicitado:
Se incorporar columna modalidad de compensación
4.1.8 Opción Listador de Resoluciones Horas Extras Autorizadas
En el módulo Control de Asistencia, en la opción Menú de Asistencia
Autorizaciones Emisión de Resoluciones Masivas H.Extras, se encuentra el Listador con los cambios solicitados.
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4.1.9 Formulario “Listador de Resoluciones Horas Extras Autorizadas”.
En la pantalla siguiente se observa el formulario solicitado:
Se incorpora filtro modalidad de compensación
4.2 Proceso Cálculo de Horas
En el módulo Control de Asistencia, en la opción Menú de Asistencia Procesos
del Mes Proceso Cálculo de Horas, se encuentra la ejecución del proceso con los cambios solicitados. .
4.2.1 Proceso de cálculo de horas.
Se modifica proceso de cálculo de horas para considerar el registro del tipo de pago de las horas extraordinarias según tipo de compensación.
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Se modifica proceso de verificación de ausentismo considerando la marca de continuidad del permiso registrado en la solicitud.
4.2.2 Formulario “Consulta de Asistencia por Funcionario”.
Se incorpora cuadro modalidad de compensación en botón consulta de cálculo
4.3 Planilla de Control de Horas
4.3.1 Opción Planilla de Control de Horas
En el módulo Control de Asistencia, en la opción Menú de Asistencia Consultas
e Informes Planilla de Control de Horas, se encuentra el formulario con los cambios solicitados.
4.3.2 Formulario “Planilla de Control de Horas”.
En la pantalla siguiente se observa el formulario solicitado:
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Se incluye filtro por ley.
4.3.3 Formato “Planilla de Control de Horas”.
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Se incorpora cuadro de horas por concepto de descanso complementario.
En cuadro de detalle de autorizaciones se incluye modalidad de pago.
4.3.4 Opción Resumen de Control de Horas
En el módulo Control de Asistencia, en la opción Menú de Asistencia Consultas
e Informes Resumen Control de Horas, se encuentra el formulario con los cambios solicitados.
4.3.5 Formulario “Resumen de Control de Horas”.
En la pantalla siguiente se observa el formulario solicitado:
Se incorpora filtro Modalidad de Compensación con las opciones: o Pago o Descanso o Sin autorización o Todos
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En reporte se incorpora nueva columna alusiva a la forma de compensación de las horas. La descripción de las glosas es la siguiente:
Pago: El funcionario tiene autorización de horas a pago. Descanso: El funcionario tiene autorización de horas para descanso. Pago/Descanso: El funcionario tiene autorización de horas para pago y descanso. Sin autorización: El funcionario no tiene autorización de horas.
Cabe mencionar que el total de horas a pago o a descanso se debe verificar en la planilla del funcionario ya que el resumen muestra el total de horas realizadas por el funcionario.
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5 Autoatencion
5.1 Opción “Permisos”.
En módulo Autoatencion, en la opción Permisos se encuentra el submenú del modulo autoconsulta (Botones)
Se incorpora un nuevo botón dentro del menú Permisos, con la funcionalidad de mostrar información referente a descansos complementarios de los funcionarios.
El nuevo botón Descansos Complementarios nos llevara a la siguiente pantalla de detalles, en la cual se procederá a mostrar información referente a los detalles de Reconocimiento y de Solicitudes. Para lograr este objetivo se creará una nueva página (Conservando estándares de estilos), con dos nuevos botones de detalle.
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Imagen 19.3 Visualización en pantalla de Descansos Complementarios de Autoconsulta
En esta nueva pantalla el usuario podrá consultar el Detalle de Reconocimientos y el Detalle de Solicitudes. Presionando el botón de detalle de reconocimientos, la página cargará en la grilla la información de reconocimientos del funcionario. La imagen siguiente ejemplifica lo expuesto anteriormente.
Imagen 19.4 Visualización en pantalla de Detalle de Reconocimientos de Autoconsulta.
Presionando el botón de detalle de solicitudes la página cargará en la grilla la información de solicitudes del funcionario.
La imagen siguiente ejemplifica lo expuesto anteriormente.
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Para este caso de solicitudes se expone un enlace en cada fila de la grilla, con el fin de visualizar el detalle de cada resolución.