Requisitos fundamentales para una transformación digital exitosa de SAP S/4HANA

LOS FUNDAMENTOS DEL CUMPLIMIENTO

SAP® Central Finance y el Cumplimiento Tributario Digital

Introducción Para algunos clientes SAP que están planeando implementar SAP Central Finance, el cumplimiento tributario no será una prioridad. Lamentablemente, este descuido les costará caro. En la actualidad, aquellos que no cumplan con los mandatos tributarios mundiales enfrentarán costosas auditorías, sanciones financieras, una disminución en su flujo de caja y daños en las relaciones con sus proveedores y clientes. El incumplimiento podría arruinar sus migraciones a Central Finance y S/4HANA por completo y, en algunos países, podría incluso frenar estrepitosamente todas las operaciones de su empresa.

Este documento le enseñará qué barreras del cumplimiento tributario puede haber pasado por alto y cómo prevenir los obstáculos en su migración a SAP Central Finance. Descubra cómo los mandatos de cumplimiento tributario afectan a las migraciones de SAP Central Finance y descubra las medidas precisas que su empresa puede tomar para asegurar que la implementación de Central Finance no se vea frustrada por el incumplimiento. Por último, le mostraremos cómo se ve una implementación exitosa de SAP Central Finance.

La “otra” transformación digital

Inversión importante en SAP

La promesa de SAP Central Finance

Por qué existe SAP Central Finance

La transición a SAP Central Finance en medio de la transformación digital de los impuestos

Desafíos fiscales locales en tiempo real y la necesidad de una solución tributaria moderna

SAP Central Finance es para centralizar las finanzas. Sovos S1 es para centralizar el cumplimiento.

Cómo proteger a SAP Central Finance de los mandatos tributarios globales – visualización de la transformación digital

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Beneficios de mover el cumplimiento tributario a la nube como requisito para SAP Central Finance

Aplicación del IVA en México – otro ejemplo de cómo proteger a Central Finance de la compleji-dad de los impuestos

Mandatos cambiantes en la transición a SAP Cen-tral Finance

Los fundamentos del cumplimiento en el paso a SAP Central Finance

La modernización del cumplimiento como motor de la transformación digital

¿Cómo se ve en SAP la solución óptima para el cumplimiento global con Sovos?

Contenidos

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La “otra” transformación digitalLos gobiernos de todo el mundo se están embarcando en su propia forma de transformación digital, buscando recuperar miles de millones en ingresos perdidos al hacer obligatoria la recaudación de impuestos en tiempo real. La “otra” transformación digital está teniendo un impacto significativo incluso en los planes de migración a SAP Central Finance y SAP S/4HANA de las empresas mejor gestionadas del mercado.

Ahora que existe la tecnología para reforzar el cumplimiento continuo, más gobiernos se están insertando a sí mismos en cada una de las transacciones que hace una empresa y cambiando los requerimientos cuando ven el potencial para aumentar los ingresos.

El moderno núcleo financiero digital presenta un nuevo conjunto de requisitos. Las multinacionales deben aislar sus sistemas financieros centrales de la constante disrupción regulatoria para poder cumplir con las normas de cumplimiento, no importa dónde o cuán frecuentemente puedan cambiar los mandatos; de modo que puedan continuar haciendo negocios en países donde los gobiernos le hayan dado prioridad al impuesto digital.

Inversión importante en SAPContrario a la rápida evolución de los mandatos tributarios, los desarrollos más importantes en los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) de SAP son relativamente escasos y poco frecuentes. Muchas empresas apenas han empezado a planear su migración a SAP S/4HANA, la última versión de la masiva oferta de ERP de SAP. Pero S/4HANA sería ya antiguo en algunos mercados de software, dado que ha estado disponible desde 2015.

De hecho, el almacén de datos de SAP HANA en el que está basado S/4HANA tiene casi una década de antigüedad, remontándose a 2010. Más impactante aún es que la versión del sistema insigne de SAP que muchas compañías están buscando reemplazar es SAP R/3, el cual hizo su debut en 1992, incluso antes de que existiesen Amazon o Google, y antes de que el navegador Mosaic o siquiera la misma World Wide Web estuviesen disponibles para el público.

Proveedores

Operaciones

Clientes

Transformacióndel Negocio

Transformación Fiscal

Transformación de la TI Financiera

Aplicaciones AP

ERP

Aplicaciones AR

Software tributario moderno

Determinación

Cumplimiento de

facturación electrónica

Informes

de auditoría

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Entonces, cuando las empresas buscan dar el paso a un nuevo sistema SAP no pueden tomar esta decisión a la ligera. La migración de SAP puede tener enormes consecuencias tanto positivas como negativas, no solo por el costo y recursos involucrados, sino también por posibles interrupciones (o mejoras) a las cadenas de suministro, centros de producción, sistemas financieros y otras piezas críticas de la infraestructura de tecnología subyacente.

La promesa de SAP Central FinanceCon SAP S/4HANA, SAP ofrece el santo grial de los ERP: un paquete completo de funcionalidades, en un solo lugar y con un único almacén de datos. La posibilidad de implementarlo en la nube, in situ o en un modelo híbrido también hacen atractivo a SAP S/4HANA, pero la capacidad de ejecutar todas las funciones de un ERP, tanto de SAP como de otros sistemas desde una fuente única, representa el modelo que los profesionales de TI y administradores de SAP han buscado por años.

El truco, por supuesto, es llegar a eso. Mover enormes franjas de datos desde sistemas y fuentes diversos (muchos de ellos agrupados en lo equivalente a una integración con vendas y cinta adhesiva) implica un gran riesgo y demanda un enorme número de recursos tanto en términos del capital invertido como en las horas de trabajo.

Buscando crear una herramienta para facilitar la migración de funciones y datos financieros, SAP desarrolló Central Finance: un modo de implementación mediante el cual las empresas pueden mover datos críticos desde sistemas existentes a SAP S/4HANA. Con SAP Central Finance las compañías pueden crear un punto de acceso único para los datos financieros provenientes de distintas cuentas por pagar (AP), cuentas por cobrar (AR) y aplicaciones ERP, y trasladar esos datos a SAP S/4HANA al ritmo que la empresa prefiera.

El mayor beneficio de usar la opción de implementación de SAP Central Finance es que los equipos financieros pueden aprovechar las ventajas de SAP S/4HANA Finance sin alterar los procesos que tienen lugar en sus sistemas ERP de origen, sin necesitar convertir cada sistema back-end inmediatamente a SAP S/4HANA. La propuesta de valor final es la eliminación de la necesidad y el gasto requeridos para mantener múltiples sistemas conectados, a menudo sin mucho rigor, así como la posibilidad de hacer un cambio en los datos en una sola instancia en vez de tener que hacerlo varias veces. (Nota: las empresas deberán mantener el sistema de origen y S/4HANA Central Finance hasta que hayan migrado el proceso comercial completo a SAP S/4HANA).

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Por qué existe SAP Central FinanceLa necesidad de Central Finance surgió, en parte, como resultado de las incorporaciones que las empresas comenzaron a hacer en sus sistemas ERP para controlar sus procesos, más allá de las capacidades de esos sistemas. A medida que AR se convertía en una operación más sofisticada, las empresas vieron la necesidad de complementar las funcionalidades de sus implementaciones ERP con sistemas AR separados. Posteriormente, lo mismo pasó por el lado de AP y, como las empresas multinacionales se expandieron y adquirieron nuevos negocios, fueron tomando en el camino distintos ERP y terminaron con un sinnúmero de implementaciones de dichos sistemas.

La mayor parte del tiempo, esas diversas aplicaciones e implementaciones ERP no compartían información. Los departamentos de TI las vinculaban de la mejor forma posible, pero en muchos casos los usuarios tenían que igualmente actualizar los datos en múltiples ocasiones y en varios sistemas diferentes. La idea de tener un sistema unificado con una fuente única de datos financieros parecía muy lejana a medida que las integraciones proliferaban.

Con Central Finance, SAP ofrece un camino al paraíso de la información financiera desde una fuente única en SAP S/4HANA para que la planificación, consolidación e inteligencia comercial puedan interactuar directamente con los datos financieros en tiempo real, a través del acceso directo a Universal Journal. Es, literalmente, un desarrollo que tomó décadas para hacerse realidad.

La transición a SAP Central Finance en medio de la transformación digital de los impuestosPodría tomar años antes que los negocios SAP puedan llegar al lugar donde necesitan estar. Para migrar a Central Finance las empresas deberán instalar una instancia de S/4HANA (que, en sí, no es un proyecto menor) con Central Finance como parte de la implementación. Luego de ello, pueden empezar a transmitir información a Central Finance desde otras fuentes, incluyendo AP, AR y otros sistemas ERP. Ello probablemente ocurra de manera gradual; las empresas comenzarán a transferir su información financiera desde sistemas antiguos después de que extraigan completamente los datos desde ellos para moverlos a Central Finance.

Sin embargo, hay otra amenaza potencial para la migración exitosa a SAP Central Finance que asecha en las esquinas más oscuras de las operaciones de la mayoría de las empresas: la transformación digital de los impuestos. No cumplir con los complejos mandatos tributarios que se despliegan a nivel global podría no solo peligrar la migración a Central Finance, sino también frenar estrepitosamente todas las operaciones de una empresa en algunos países alrededor del mundo.

Por este motivo, el cumplimiento debe estar en el centro de una migración a SAP Central Finance, no en la periferia del proyecto. Las empresas que desean la capacidad de migrar sin obstáculos debiesen considerar mover la determinación de impuestos a la nube como un prerrequisito y no como elemento secundario.

Múltiples ERPs y S/4HANA

SAP Central Finance

Aplicaciones AP

Aplicaciones AR

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Desafíos fiscales locales en tiempo real y la necesidad de una solución tributaria modernaCon cada vez más empresas enfocándose en la integración global, en cadenas de suministro transnacionales y en la expansión de sus comercios electrónicos, los gobiernos de todo el mundo están introduciendo nuevas formas de aplicar regulaciones tributarias a los impuestos de ventas, impuestos sobre ingresos brutos, impuestos especiales, impuestos de transporte e impuestos sobre las ganancias. El cambiante entorno normativo global genera desafíos únicos en la determinación y reporte de impuestos en los Estados Unidos y en todo el mundo. Estas regulaciones pueden interrumpir las operaciones e impedir el crecimiento de las empresas que no estén preparadas para afrontarlas.

SAP Central Finance es para centralizar las finanzas. Sovos S1 es para centralizar el cumplimiento.La plataforma S1 de Sovos cumplirá con todas las regulaciones durante la transformación digital de SAP Central Finance y SAP S/4HANA. Con S1, las organizaciones pueden proteger sus transformaciones digitales multianuales usando un sistema unificado para el cumplimiento, en vez de soluciones puntuales locales que podrían no cumplir con las normativas al final del proyecto. Puede que las empresas de igual forma deban implementar un nuevo requerimiento regulatorio en dos puntos (la instancia ERP heredada y la nueva de SAP con Central Finance), pero solo deberán resolverlo, configurarlo y mantenerlo UNA VEZ en la nube de S1.

Cuando la determinación de impuestos es gestionada por completo en la nube por el proveedor de cumplimiento tributario; las actualizaciones regulatorias, la inversión en mantenimiento, infraestructura e innovación resultan en ahorros en costos y recursos humanos. Las actualizaciones normativas se entregan automáticamente, eliminando la intervención manual cada vez que las regulaciones cambian.

Lista de verificación para la solución de cumplimiento tributario: Integración / Implementación

¿Está certificada por SAP S/4HANA?

¿Puede ser implementada en todos sus sistemas comerciales, esté o no integrada?

¿Usa APIs flexibles?

¿Puede usar procesos de transacción en lote y en tiempo real para acumular y analizar todas las operaciones?

¿Presenta opciones de soporte flexibles para cumplir con sus necesidades y áreas geográficas específicas?

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1. Conecte los sistemas heredados a Sovos S1 para el cumplimiento tributario.

2. Durante la transición resuelva el cumplimiento tributario una sola vez y anticípese a los cambios regulatorios.

Cómo proteger a SAP Central Finance de los mandatos tributarios globales – visualización de la transformación digital

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3. Desvincule gradualmente los sistemas heredados que se han vuelto obsoletos y han sido migrados a SAP S/4HANA.

4. La transformación digital ha finalizado y los ERPs han sido completamente migra-dos a S/4HANA.

Este proceso puede tomar de dos a cinco años, dado que los requisitos normativos cambiarán durante este periodo. Sin embargo, su transformación estará protegida de cualquier interrupción por Sovos S1.

Cómo proteger a SAP Central Finance de los mandatos tributarios globales – visualización de la transformación digital

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Una estrategia de cumplimiento tributario global debiese estar al frente de los planes de su proyecto de SAP Central Finance. Realice un inventario de su situación, que incluya soluciones puntuales locales para la determinación de impuestos digitales, informes personalizados desarrollados internamente, y localizaciones de SAP y de terceros. Considere las siguientes funcionalidades al evaluar soluciones:

▶ Un flujo constante de actualizaciones de cumplimiento normativo de modo de preparar a las empresas para enfrentar las regulaciones antes que estas ocurran;

▶ Visibilidad de la información desde una fuente central para asegurar el entendimiento de la responsabilidad impositiva, y evitar errores y la manipulación innecesaria de datos a través de un mosaico de sistemas. La visibilidad permite que los equipos fiscales encuentren fácilmente la información sin sobrecargar al área de TI, agiliza las defensas de auditoría y reduce considerablemente los costos de mantención;

▶ Automatización para reducir el ingreso manual de los datos y asegurar precisión, a la vez que se cumplen los plazos en todas las ubicaciones geográficas y obligaciones normativas;

▶ Flujos de trabajo continuos que eliminan la participación de TI y mejoran la eficiencia operacional en todo el negocio;

▶ APIs integrales, modernas y flexibles para que las aplicaciones estén fácilmente disponibles en su conjunto específico de sistemas y flujos de trabajo financieros; y para permitir que sus sistemas se comuniquen con los gobiernos en los formatos de datos específicos y cambiantes que exigen; y

▶ Reportes y analítica para permitir que los equipos fiscales identifiquen y concilien rápidamente las transacciones fiscales con el libro mayor; y detecten tendencias, discrepancias o flujos en las operaciones que expongan los errores que han resultado en retos y lagunas de información.

Beneficios de mover el cumplimiento tributario a la nube como requisito para SAP Central FinancePara los clientes SAP que están cambiando a Central Finance, el cumplimiento tributario probablemente empiece como una idea tardía en los planes de migración, dado el alcance masivo del proyecto y de la sensibilidad de la información involucrada. Pero no debiese ser así. Los mandatos tributarios globales son complejos y cambian constantemente, y pueden ser llegar a ser muy invasivos para los procesos comerciales de una empresa. No cumplir con la normativa puede no solo significar recibir posibles sanciones penales financieras, sino que también puede afectar seriamente el flujo de caja, así como las relaciones con los proveedores y clientes.

Los mandatos también tienen el potencial de interrumpir y añadir costos y retrasos a los planes de migración a SAP Central Finance y S/4HANA. Para las empresas que necesitan seguir vendiendo bienes y servicios en países donde el cumplimiento continuo y la recaudación de impuestos son cada vez más complejos, la transformación digital del núcleo financiero es fundamental.

Lista de verificación para la solución de cumplimiento tributario:Escalabilidad y Seguridad

¿Cumple con los requerimientos de seguridad de su empresa?

¿Puede ejecutar transacciones en tiempo real sin ralentizar a sus usuarios o clientes?

¿Es la solución capaz de ser escalable a un nivel mundial?

¿Cuán fácil es añadir aplicaciones adicionales según el aumento de los requerimientos?

¿Presenta visibilidad y control centralizados de los procesos y obligaciones internos?

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Consejos para una migración exitosa a SAP Central Finance:

▶ Involucre a los equipos comerciales locales y regionales. SAP S/4HANA podría tener impacto en elementos de datos y procesos comerciales relevantes al cumplimiento. ¿Está incorporando los conocimientos y experiencia de sus equipos locales fiscales, de finanzas y de contaduría para identificar los impuestos, el cumplimiento de facturación electrónica y los requerimientos de reportes regulatorios en sus reuniones de planificación para la migración de su ERP?

▶ Colabore con esos equipos. Programe cuidadosamente. Mientras intenta aprovechar los servicios y rendimientos compartidos que entregan los reportes y analítica globales para su ERP, entregue a los equipos locales tiempo suficiente para ocuparse de las complejas obligaciones fiscales dentro de los mercados. El cierre predictivo de Central Finance, por ejemplo, puede ser ejecutado en paralelo con las actividades locales de cierre del periodo, hasta que el equipo comercial local tenga completa confianza en las nuevas funcionalidades de reporte.

Reproducir la información en SAP Central Finance po-dría también presentar los siguientes desafíos:

▶ Las implicancias de comparativas financieras históricas y reportes GL (informes de balances de sumas o SAF-T): SAP permite una carga resumida del FAGLFLEXT o TODOS los documentos como un punto en el tiempo. Puede que necesite ingresar las partidas individuales manualmente para selectivamente replantear el historial. ¿Cómo impacta esto a la gestión documental y los requerimientos de auditoría dentro de las jurisdicciones?

▶ Los riesgos de los libros de contabilidad estatutarios y paralelos: SAP Central Finance está enfocado en manejar los libros contables como una estrategia global. Esto podría ser un riesgo en la carga del balance de entrada con partidas abiertas.

Quizás los ejemplos más impactantes se encuentran en Latinoamérica, donde la facturación electrónica en tiempo real es ahora la ley en Brasil, México, Chile, Colombia y Perú, con más países planeando incluirse en la lista. El movimiento también se está expandiendo a Europa, donde Italia ya ha implementado mandatos de facturación electrónica en tiempo real. Al hacer obligatorias las tácticas de cumplimiento, como la facturación electrónica y la gestión documental, los gobiernos pueden monitorear los pagos del impuesto al valor agregado (IVA) en tiempo real y eliminar tanto el fraude como los errores que antes podrían haber derivado en la falta de pagos.

Lista de verificación para la solución de cumplimiento tributario:Cumplimiento global

¿Se entregan reportes/almacenamiento para la determinación y cumplimiento en todas las jurisdicciones donde su compañía opera? (EE. UU. y mundialmente)

¿Entrega soporte para el cumplimiento del IVA en todos los lugares donde usted tiene negocios?

¿Está comprando procesos y aplicaciones listos y capaces de crear los reconocimientos exigidos por el gobierno dentro de los plazos requeridos?

¿Manejará el suministro transnacional de bienes y servicios?

¿Pueden los usuarios acceder a un registro de auditoría cuando lo necesiten para simplificar los requerimientos tanto de la post auditoría como del modelo de autorización de facturación electrónica?

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Aplicación del IVA en México – otro ejemplo de cómo proteger a Central Finance de la complejidad de los impuestosConsidere el mandato de México para mantener honestas a las empresas. No cumplir con el mandato de facturación electrónica en ese país puede frenar las operaciones de los negocios mexicanos, dejando los envíos de carga varados en los puertos y nunca completando los pagos a los proveedores.

El mandato mexicano está sujeto a un constante cambio. Si un mandato como el de la facturación electrónica en México cambia durante una transición a SAP Central Finance y una empresa ha relegado el cumplimiento normativo a un segundo plano, no podrá adaptarse a él y las consecuencias pueden ser muy graves para su flujo de caja y las relaciones con sus proveedores. Es por ello que es tan importante, en la migración a SAP Central Finance, tener un sistema adaptable que pueda reaccionar a nuevos y cambiantes mandatos .

El proceso comienza con la propia factura electrónica (en México es llamada CFDI). Esta solía ser una factura impresa, pero el gobierno ahora exige facturas electrónicas en un formato XML estándar. Las empresas que tienen negocios en México deben generar una factura electrónica en el formato estándar que incluya información como el número de identificación fiscal, la descripción de los bienes, el monto total de la factura, la deuda tributaria y mucho más. El remitente debe enviar dicha factura y luego recibe de vuelta del gobierno un número único llamado UUID. Una vez que el gobierno genera el UUID, la empresa puede enviar la mercadería. Todo esto ocurre en tiempo real.

Por otro lado, las empresas que reciben facturas deben validarlas con el gobierno, haciendo corresponder la información de la factura con la información almacenada en la base de datos del gobierno. Si la información coincide, la empresa puede recibir su envío. Si no, el gobierno puede identificar discrepancias y retrasar la recepción de los bienes, e incluso en algunos casos podría sancionar a la empresa por enviar información incorrecta.

Las sanciones son solo una parte de las consecuencias de faltar al cumplimiento. Los envíos retrasados o cancelados pueden derivar rápidamente en clientes frustrados y en la pérdida de ingresos. Y están las propias implicaciones impositivas, que también tienen un fuerte componente financiero.

El IVA es, efectivamente, lo que una empresa pagó en facturas menos lo que recibió. Si una empresa recaudó más impuestos de los que pagó, debe un monto extra en IVA, pero recibe un crédito si pagó más de lo que recaudó. Entonces, el cumplimiento de facturación electrónica no se trata solo de mantenerse alejado de los problemas relacionados a los envíos y las sanciones gubernamentales; puede también ayudar a poner el dinero de vuelta en las arcas de una compañía y mejorar su flujo de caja. El incumplimiento conduce a lo contrario: problemas con el flujo de caja, junto al daño en las relaciones con proveedores y clientes, y potenciales sanciones desde el gobierno que pueden llegar hasta el cierre de las operaciones de una empresa en México y otros países de Latinoamérica.

La facturación electrónica es también solo la punta del iceberg. Un mandato de gestión documental requiere que las empresas almacenen sus facturas en un formato específico de modo de estar preparadas para una auditoría electrónica por parte del gobierno en cualquier momento. El proceso para cancelar una factura, creado hace poco y que probablemente cambie en algún momento, es tanto complejo como crítico para mantenerse en cumplimiento con la normativa.

Lista de verificación para la solución de cumplimiento tributario:Prueba del Proceso a Futuro

¿Puede la solución adaptarse a sus necesidades en los próximos 5-8 años?

¿Entrega soporte para regulaciones tributarias personalizadas?

¿Puede monitorear auditorías gubernamentales en curso?

¿Tiene la capacidad de transformar los datos entrantes en información “lista para los impuestos” antes de calcular las obligaciones impositivas?

¿Tiene la capacidad de “examinar a fondo” desde una categoría a facturas individuales, hasta partidas individuales en devoluciones?

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Mandatos cambiantes en la transición a SAP Central FinanceEl cambio, en efecto, es un tema común en la aplicación del IVA. Perú, Colombia y Chile solo recientemente comenzaron a implementar sus mandatos de facturación electrónica en tiempo real. Europa ha comenzado a adoptar modelos de facturación y reporte en tiempo real para recuperar sus propias lagunas de IVA, mientras que Italia ha encabezado el movimiento y le seguirán otros países. En el Reino Unido la iniciativa de 2019, Making Tax Digital (MTD), está entrando en funcionamiento y muchos estados miembros, como Francia y Grecia, están rápidamente aumentando los proyectos destinados a recaudar información de facturas y contabilidad más cerca del momento en que se producen las transacciones comerciales. No obstante, los gobiernos están constantemente implementando y cambiando los mandatos de cumplimiento del IVA. En 2019, China, Singapur y Vietnam también implementarán nuevos mandatos. Colombia y Perú ya han anunciado cambios a sus mandatos para 2019 y Finlandia, Suecia, Alemania y Portugal ya tienen disponibles mandatos de reportes gubernamentales.

Cada administración fiscal nacional tiene un conjunto diferente de mandatos y estos pueden cambiar rápidamente en un relativo corto plazo (Perú emitió un mandato importante en 2018 e informó a las empresas del mismo con solo seis meses de anticipo). Los mandatos también varían ampliamente en su complejidad y requisitos, y el cumplimiento impositivo va mucho más allá de la aplicación del IVA en otras áreas, como el impuesto sobre las ventas y el uso, y el reporte de información fiscal. Finalmente, involucra a miles de jurisdicciones y quizás decenas de miles de leyes y mandatos, o más aún que eso.

El incumplimiento de cualquier mandato podría causar grandes problemas a las empresas que estén haciendo negocios en ese país. Mantener un registro de los nuevos mandatos e incorporarlos en un sistema financiero o un conjunto de sistemas cuando las leyes cambian es prácticamente imposible, y el peligro del incumplimiento es especialmente agudo para las empresas que están migrando a SAP Central Finance.

“Dado que Sovos proporciona las actualizaciones de redes, así como las configuraciones del ERP de SAP, hemos sido capaces de trabajar con un solo proveedor en varios países y gestionar con confianza los cambios en la Nota Fiscal de Brasil, y la regulación del CFDI en México”. - Randy Isdahl, director de arquitectura de proceso SAP en Brown-Forman

Brown-Forman

Brown-Forman eligió la solución de cumplimiento de facturación electrónica de Sovos para simplificar sus esfuerzos tributarios en Brasil y México. La empresa buscó una solución que pudiese ayudarle a disminuir la inversión en el capital de recursos humanos y tecnología, y la plataforma SaaS de Sovos le permitió lograr ese objetivo.

LEA EL CASO DE ÉXITO

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La migración a SAP Central Finance tomará años y en el curso de esos años los mandatos tributarios evolucionarán y cambiarán. Un sistema que no pueda manejar esos cambios dinámicamente podría frustrar un proyecto completo de transformación digital. Más allá de eso, migrar la información a SAP Central Finance durante varios años sin prepararse para las modificaciones en los procesos AR y AP como resultado de los mandatos cambiantes, creará un sistema de una fuente única que no podrá respaldar la transformación digital porque no puede gestionar el cumplimiento.

Los fundamentos del cumplimiento en el paso a SAP Central FinanceLas empresas debiesen proactivamente gestionar el cumplimiento como un prerrequisito para cualquier migración a SAP Central Finance, en vez de dejarlo a un margen. El cumplimiento tributario es el eje alrededor del cual gira la rueda de la transformación digital. Los gobiernos no dejarán de innovar y de llevar a cabo su “otra” transformación digital, por lo que las empresas deben seguirles el paso para cumplir con la normativa. De lo contrario, los riesgos y costos de la transformación digital se multiplican.

Tweet:El cumplimiento tributario es el eje alrededor del cual gira la rueda de la transformación digital.

Por supuesto, es mucho más fácil discutir sobre el cumplimiento que ejecutarlo. Las complejidades de migrar a Central Finance serán lo suficientemente desafiantes sin tener que encargarse al mismo tiempo del cumplimiento internamente. Externalizar el cumplimiento a un tercero en la nube aísla a los sistemas de la interrupción continua y permite que los profesionales de TI de una empresa se enfoquen en otros pasos críticos del camino a Central Finance.

Recomendación:SAP recomienda que los cálculos tributarios ocurran fuera del sistema de SAP Central Finance, en un sistema de origen como la plataforma S1 de Sovos, antes de traspasarlos a SAP Central Finance.

La modernización del cumplimiento como motor de la transformación digitalUn tercero como Sovos, con una solución basada en la nube, puede separar los cambios en los mandatos tributarios y automáticamente incluirlos en los sistemas AP, AR y diversos ERP, así como en SAP Central Finance, a medida que la empresa mueve la información al nuevo repositorio.

No hace ninguna diferencia con qué sistema Sovos está interactuando o cuánto cambia el sistema durante la migración; Sovos sigue las mejores prácticas de codificación por encima de SAP. Esta práctica asegura una transición a SAP Central Finance que cumple con la normativa. Sovos puede conectarse directamente a SAP o un software intermedio de terceros sin la necesidad de un conector en tiempo real.

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Sovos y SAP:Sovos es un socio a largo plazo de SAP y está certificado en las plataformas SAP R/3, ECC y SAP S/4HANA. Hemos trabajado con SAP para diseñar el futuro del software tributario en la solución SAP S/4HANA Cloud, y Sovos y SAP han creado un programa de usuarios pioneros para las empresas que estén usando la Determinación Global de Impuestos y la factura electrónica de Sovos.

Con la plataforma S1 de Sovos, las empresas pueden llevar a cabo una transformación digital gradual sin duplicar su información en diferentes sistemas, porque la nube de S1 mantiene una fuente única de información y procesos de cumplimiento. Es posible ejecutar procesos en dos lugares sin tener dos instancias de facturación electrónica o determinación de impuestos. Ellas funcionan de manera idéntica, por lo que las empresas pueden descartar cualquier diferencia en la información o el proceso debido a que estén usando una configuración tributaria distinta o que las transacciones se liquiden de manera diferente.

La promesa de migrar la información a una fuente única en SAP Central Finance y finalmente a SAP S/4HANA, no puede hacerse sin asegurar una determinación precisa del impuesto sobre las ventas y el uso, y el cumplimiento de las regulaciones en la declaración global del IVA y el GST. En la era de la “otra” transformación digital, las empresas deben ahora tratar a las autoridades fiscales nacionales como los principales interesados en el núcleo de sus procesos comerciales, y mantener el ritmo de los diferentes formatos y los requisitos normativos en constante cambio. La migración a SAP Central Finance, por tanto, se vuelve parte de la búsqueda de todas las empresas de resolver definitivamente sus impuestos, o como dice el lema de Sovos, Solve Tax For Good.

¿Cómo se ve en SAP la solución óptima para el cumplimiento global con Sovos?

▶ Sovos Global Tax Determination: determinación en tiempo real y en lotes para el IVA, GST y/o impuesto sobre las ventas y el uso, y tasas relacionadas

▶ Sovos Intelligent Reporting & Analytics: funcionalidad dentro de la Determinación Global de Impuestos que le permite resumir la información tributaria para simplificar la gestión documental y las auditorías, así como ganar conocimiento de las tendencias dentro de su organización

▶ Sovos Sales & Use Tax Filing: informes y remesas periódicos sobre miles de jurisdicciones estatales y locales en los EE. UU.

▶ Sovos VAT Reporting: informes y remesas sobre el IVA en formato digital e impreso (por ejemplo: MTD, Intrastat, EC Sales List, SAF-T, SII, Perú Libros, contabilidad electrónica de México)

▶ Sovos CertManager: gestión de certificados y automatización de la verificación para la exención fiscal del impuesto sobre las ventas y el uso

▶ Sovos eInvoice: una solución global para el modelo de cumplimiento de facturación electrónica de autorización, controles continuos y post auditoría en más de 60 países donde los negocios B2B deben validar sus facturas a efectos de auditorías de IVA

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Acerca de SovosSovos es un proveedor líder a nivel mundial de software que protege a las empresas de la carga y riesgo de los impuestos modernos. A medida que los gobiernos y las empresas se vuelven digitales, los negocios enfrentan mayores riesgos, costos y complejidades. Sovos Intelligent Compliance Cloud es la primera solución completa para los impuestos modernos, entregando a las empresas una solución global para la determinación de impuestos, cumplimiento de facturación electrónica y reportes tributarios. Sovos apoya a 5.000 clientes, incluyendo a la mitad de las empresas Fortune 500, y se integra con una amplia variedad de aplicaciones comerciales. La compañía posee oficinas en Norte América, Latinoamérica y Europa, y es propiedad de la firma Hg, con sede central en Londres.

Contáctenoswww.sovos.com/es/contactenosBoston, Mineápolis, Boulder, Ámsterdam, Atlanta, Londres, Estocolmo, Sao Paulo, Santiago, Colombia, Lima y Tucumán