19

`

……..……..……..……..……..……..……..……..……..

www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy

QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007

1199 Materi # 7

MAIL MERGE adalah proses pencetakan yang menggabungkan (merge) dua buah

dokumen. Sering juga disebu sebagai surat massal yang dikirimkan ke beberapa

penerima dengan isi yang sama. Umumnya dokumen yang pertama berupa dokumen

cetak atau dokumen cetak (main document) sedangkan dokumen yang kedua berupa

data (Mail Merge Recipient).

Penggabungan ini berguna untuk pencetakan yang sifatnya masal. Misalnya

Anda yang membuat surat kepada 50 orang dengan isi surat sama, bedanya hanya

terletak di awal surat yang bertuliskan: Kepada Yth. ......... dan Di ................

Anda bisa saja mengisi titik-titik tersebut dengan nama dan alamat

seseorang, mencetaknya, kemudian melakukan hal yang sama hingga 50 kali. Tentunya

hal ini tidak praktis.

Langkah-langkah

1. Buatlah naskah surat sebagai berikut :

Sonder, 25 Juli 2011

Kepada Yth.

Dengan ini dimohon kehadiran Bapak/Ibu dalam pertemuan rutin Rukun

Damai yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : Selasa 26 Juli 2011

J a m : 19.00 – selesai

Tempat : Sekretariat

Atas perhatiannya disampaikan terima kasih.

Salam dan doa, Ketua, Jonathan Reinheart

2. Klik ribbon Mailing. Pada grup Start Mail Merge, pilih Start Mail Merge, pilih Step

by Step Mail Merge Wizard.

3. Pada Mail Merge Task Panes yang terletak di sisi kanan pilih hyperlink Next:

Starting Document. Pada jendela yang nampak pilih Use the Current Document

kemudian klik hyperlink Next: Select Recipient.

4. Selanjutnya pilih Type A New List pada Mail Merge Task Panes dan klik hypelink

Create.

5. Selanjutnya klik Customize Column pada kotak dialog New Adress List.

6. Kemudian buat Field (judul kolom) baru dengan

menghapus field name pada kotak dialog New

Address List dengan cara klik tombol Delete, lalu

klik Yes. Lakukan berkali-kali hingga semua field

terhapus.

7. Buatlah field baru dengan mengklik Add. Misalnya

“Nama”, kemudian OK untuk menghadiri. Lanjutkan

dengan field Alamat dan Kota.

8. Setelah semua field selesai, klik OK, kemudian

masukkan data surat yang dibutuhkan dengan

mengklik New Entry. Masukkan data disamping

ini.

9. Setelah selesai, klik OK, kemudian simpan

dengan nama “Data Undangan” (perhatikan alamat penyimpanan dengan seksama,- sebaiknya satu folder dengan main documennya)

10. Lanjutkan dengan menempatkan kursor di

tempat yang bersesuaian, kemudian klik

Mailing > Insert Merge Field, lalu pilih field

yang diinginkan. Perhatikan contohnya.

11. Tahap akhir, klik Preview Result untuk menampilkan

penggabungan antara data dengan surat.

Gunakan grup Preview Results untuk melihat record-record yang telah terbentuk.

Jika ingin menampilkan semua surat dengan

datanya masing-masing:

1. Mailings > grup Preview Result > Auto

Check for Error.

2. Kemudian pada jendela Checking and

Reporting Errors, pilih Complete The

Merge > pausing to Report Each Error

as It’s Occurs.

Pada grup Finish, dapat

digunakan untuk mencetak

ataupun untuk menampilkan

seluruh record.

C.A.R.A...L.A.I.N. Cara berikut akan lebih mudah, karena sumber data (data source) dapat diedit dengan mudah karena bisa dibuat di Word atau Excel.

1. Buatlah dokumen baru, kemudian data tadi dibuat dengan bantuan tabel (judul

kolomnya: Nama, Alamat, dan Kota). Simpanlah dokumen di atas dengan nama data

source_undangan

2. Buatlah dokumen baru, ketiklah naskah surat tadi.

3. Pada dokumen tersebut aktifkan ribbon Mailings > Select Recipient >

Use Existing List…

4. Bukalah data source yang telah disimpan di langkah 1.

5. Lanjutkan dengan langkah 10, 11 dst, dari cara sebelumnya.

Jika Anda ingin menambahkan/memperbaiki data souce, Anda

tinggal membuka file datanya, tambahkan/perbaiki data, simpan (Ctrl + S), buka dokumen utamanya, jalankan mail merge-nya.

ENGGUNAAN fasilitas ini sangat luas. Dalam bidang

kesekretarisan, penguasaan fasilitas ini adalah tuntutan dari dunia

kerja. Pengembangan penggunaan fasilitas ini antara lain dengan

mengambil Data Source dari program lain, misalnya Ms. Excel.

Fasilitas ini tidak hanya digunakan dalam bidang surat-menyurat.

Dalam pengolahan data-data yang lain, fasilitas ini sering digunakan.

Misalnya dalam pencetakan ijasah, maka seorang operator yang

mahir akan menggunakan MAIL MERGE sebagai fasilitas yang

wajib digunakan.

Sumber : 36 Belajar Sendiri Microsoft Word 2000 |

Belajar Sendiri Microsoft Word 2003 | Panduan Praktis Microsoft Office 2007 |

Private Experience

P

MAIL MERGE