manual de auditoría interna - mira 2015

7/18/2019 Manual de Auditoría Interna - MIRA 2015

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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

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Auditor InternoMANUAL INSTRUCTIVO

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MANUAL DE AUDITORÍA INTERNA

MOVIMIENTO INDEPENDIENTE DE RENOVACIÓN ABSOLUTA “MIRA”

BOGOTÁ D.C., ABRIL DE 2015




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INTRODUCCIÓN

El presente manual contiene las principales directrices internas, basadas en lanormatividad vigente, con el propósito de organizar los diferentes procesos que sellevan a cabo dentro de la organización.

Este material es considerado una guía principal, para aplicar la metodología delsistema y ambiente de control interno, para facilitar la emisión de informes,evaluaciones y conclusiones sustentadas en una opinión profesional que busca elmejoramiento de las operaciones propias del Movimiento.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCIÓN……………………………………………………………………………………………….1TABLA DE CONTENIDO ...................................................................................... 1MANUAL DE AUDITORÍA INTERNA ..................................................................... 3OBJETIVO DE LA AUDITORÍA INTERNA .............................................................. 3

ALCANCE DE LA AUDITORÍA INTERNA ............................................................... 31.DEL AUDITOR INTERNO ................................................................................. 3

2.DE LOS RECURSOS APORTADOS POR EL ESTADO ............................................ 53.DE LA FINANCIACIÓN DE LAS CAMPAÑAS ELECTORALES ................................. 54.DE LOS INFORMES PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS ..................................... 75.DE LOS TÉRMINOS GENERALES DE CONTABILIDAD Y LA OPORTUNIDAD DEPRESENTACIÓN DE INFORMES ........................................................................ 13




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MANUAL DE AUDITORÍA INTERNA

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA INTERNA

Asegurar el cumplimiento normativo emitido por el Gobierno Nacional, laregulación del ente delegado para realizar la vigilancia y la aplicación de losprocedimientos institucionales que aseguran un apropiado funcionamiento y unadecuado ambiente de Control Interno.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA INTERNA

A las operaciones del propio Movimiento en desarrollo del objeto social autorizadopor la ley y las actividades en materia administrativa, operacional y financiera.

1. DEL AUDITOR INTERNO

Calidad del Auditor Interno

El responsable del sistema de Auditoría Interna del Movimiento MIRA deberá serContador Público Titulado.

El Auditor Interno será designado por la Dirección Nacional del Movimiento MIRAen su reunión anual.

Funciones del Auditor Interno

De conformidad con el Artículo 4° de la Resolución 3476 del 22 de diciembre de2005 del Consejo Nacional Electoral, serán funciones del Auditor Interno lassiguientes:

Velar porque los recursos aportados por el Estado para el funcionamientodel Movimiento MIRA y/o para la financiación de las campañas electorales,se destinen al cumplimiento de los fines previstos en la ley.




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Velar por el cumplimiento de las disposiciones sobre financiación de lascampañas electorales, entre ellas las relacionadas con las sumas máximas

de las donaciones y contribuciones de los particulares y de los gastosmáximos de las campañas electorales.

Dictaminar los formatos, procesos financieros y contables, así comoestablecer el sistema integrado de información financiera y de rendición decuentas de las campañas electorales.

Informar al Consejo Nacional Electoral sobre las irregularidades que se

presenten en el manejo de los ingresos y gastos de funcionamiento y/o delas campañas electorales.

Elaborar el dictamen de auditoría interna que sobre los ingresos y gastos de

funcionamiento y/o de las campañas electorales, debe presentar ante elConsejo Nacional Electoral el Movimiento MIRA.

Contenido del Dictamen de Auditoría

El dictamen de auditoría interna sobre los ingresos y gastos de funcionamiento y/oconsultas o campañas electorales, deberá contener como mínimo lo siguiente:

Descripción del origen de los ingresos del Partido y del uso dado a los mismos deconformidad a lo dispuestos en los Artículos 16 de la Ley 1475 de 2011.

Descripción de la destinación de los recursos del Partido y del uso dado a losmismos de conformidad a lo dispuestos en el Artículo 21 de la Ley 130 de 1994 yde acuerdo a lo establecido en el Artículo 18 de la Ley 1475 de 2011.

En relación con los ingresos y gastos de funcionamiento de los Partidos yMovimientos Políticos con personería jurídica, información sobre el procedimientoutilizado para la aprobación democrática de los presupuestos, de conformidad conlo dispuesto en el Parágrafo 3º del Artículo 12 de la Ley 130 de 1994 y del Artículo18 de la Ley 1475 de 2011.

En relación con los ingresos y gastos de las Consultas y Campañas electorales,concepto sobre la observancia de las normas legales y reglamentarias relacionadascon su financiación, en particular sobre los montos máximos de las donaciones y




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contribuciones de los particulares, como de los montos máximos de gastos,establecidos en los Artículos 14, 15, 16 y 20 de la Ley 130 de 1994 y los Artículos20, 21 y 22 de la Ley 1475 de 2011.

Concepto sobre el cumplimiento de lo dispuesto en los Artículos 21 de la Ley 130de 1994 y el Artículo 20 de la Ley 1475 de2011.

Concepto sobre cumplimiento de los principios y normas de contabilidadgeneralmente aceptados en Colombia.

Responsabilidad Solidaria del Auditor Interno

El auditor será solidariamente responsable si omite informar al Consejo NacionalElectoral sobre las irregularidades en el manejo de los ingresos y gastos defuncionamiento del Partido y/o de las campañas electorales que le correspondeauditar.

2. DE LOS RECURSOS APORTADOS POR EL ESTADO

Siendo una de las funciones del Auditor Interno:

(...) 1.2.1. Velar porque los recursos aportados por el Estado para elfuncionamiento del Movimiento MIRA y/o para la financiación de las campañaselectorales, se destinen al cumplimiento de los fines previstos en la ley. (...)

En el curso del Programa de Auditoría para cada año, se ejecutarán las respectivasmetodologías acordes con el control exigido en la normativa citada, respecto de losrecursos aportados por el Estado para Funcionamiento y/o financiación de loscomicios electorales.

3. DE LA FINANCIACIÓN DE LAS CAMPAÑAS ELECTORALES

De conformidad con el Artículo 16 de la Ley 1475 de 2011, el Movimiento MIRA,podrá acudir a las siguientes fuentes para la financiación de su funcionamiento yde sus actividades:




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1. Las cuotas de sus afiliados, de conformidad con sus estatutos.2. Las contribuciones, donaciones y créditos, en dinero o en especie, de susafiliados y/o de particulares.

3. Los créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas.4. Los ingresos originados en actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra

actividad lucrativa del partido o movimiento, los rendimientos procedentesde la gestión de su propio patrimonio y los que se obtengan de lasactividades que puedan realizar en relación con sus fines específicos.

5. Los rendimientos financieros de inversiones temporales que realicen con susrecursos propios.

6. Las herencias o legados que reciban, y7. La financiación estatal, en el caso de los partidos y movimientos políticos

con personería jurídica.

Y con especial cuidado el Auditor Interno implementará las medidas necesariaspara velar porque se cumpla lo dispuestos en el Artículo 27 de la Ley 1475 de 2011en procura de impedir que ingresen al Movimiento MIRA cualquiera de las formasde financiación prohibida descrita en éste Artículo.

Controles de alto nivel:

Por su parte el Movimiento MIRA, estableciendo los controles pertinentes, sopretexto de dar cumplimiento a los Artículos 23 y 24 de la citada Ley, referente alas resoluciones emitidas por el regulador según los comicios a que haya lugar,plantea controles sistemáticos que mitigan el riesgo de llegar a sobrepasar losmontos exigidos en la normatividad1.

Siendo función del Auditor Interno velar por el cumplimiento de los topesenunciados, se considera una función conexa la de informar oportunamente a cadaCandidato y a la Dirección Financiera del Movimiento MIRA, sobre los topes para lainversión en cada una de las campañas en las que participe el Movimiento MIRAcomo son: el del Límite a la financiación Privada establecido en el Artículo 23, elLímite al monto de gastos del Candidato como el monto máximo que cada Partido

1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. Artículo 109. (…) también se podrálimitar el monto de los gastos que los partidos, movimientos, grupos significativos de ciudadanos ocandidatos puedan realizar en las campañas electorales, así como la máxima cuantía de lascontribuciones privadas, de acuerdo con la ley.




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o Movimiento Político puede invertir en la campaña electoral institucional a favorde su candidato o lista y dispuesto en el Artículo 24 de la Ley 1475 de 2011.

Cada candidato será responsable de hacer seguimiento en la plena observancia delos requisitos para la aceptación de las donaciones que reciban en el curso normalde los comicios electorales, sin perjuicio de los controles adelantados desde la

Auditoría Interna del Movimiento como Ente Avalador del Candidato.

Es obligación de cada Candidato informar de forma oportuna la intención dedonación de cada persona natural ó jurídica, así como la de suministrarinformación veraz y concreta al Auditor Interno de las condiciones económicas y

jurídicas del donante. El Auditor Interno, por su parte, investigará la procedenciade las donaciones y sólo con su visto bueno se podrán recibir las mismas.

Es función del Auditor Interno verificar el cumplimiento pleno de los establecido enel Artículo 25 de la Ley 1475 de 2011, en relación a la designación de Gerentes deCampaña y a la obligatoriedad en la apertura de las cuentas bancarias necesariaspara el manejo de los recursos en dinero de las campañas electorales, así mismocomo el seguimiento a la administración de las campañas en aras de garantizar latrasparencia y la igualdad del proceso.

4.

DE LOS INFORMES PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS

Con ocasión de la rendición de cuentas que debe adelantar cada candidato, éstedeberá elegir un Contador Público Titulado para que dicho profesional reconozcalos hechos económicos en virtud de la rendición de cuentas del candidato.

El Contador Público Titulado de cada departamento, responderá ante el AuditorInterno por la aplicación de las funciones que le son propias, así como por elcumplimiento y buen desarrollo de la Auditoria según la circunscripción a que hayalugar.

Además, el Contador Público Titulado de cada departamento, será el encargado dellevar a cabalidad las relaciones de Ingresos y Egresos de los candidatos según laindicación emitida por el Consejo Nacional Electoral.




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El Auditor Interno, designará para cada consulta o campaña electoral ó cuando seapertinente el formato unificado para la presentación y consolidación de informes.Estos formatos y sus respectivos anexos, así como las herramientas informáticasque emanen de su despacho, harán parte integral del Sistema de Auditoría Internay serán de obligatorio cumplimiento para cada Contador y/o Candidato.

Informe

Los formularios vigentes a la fecha para los comicios electorales son los siguientes:

Formulario 5B

Ingresos

101. Se anotarán todos los créditos o aportes que provengan del patrimonio delos candidatos, de sus cónyuges o de sus compañeros permanentes o de susparientes (Anexo 5.1 B).

102. Registra el total de las contribuciones, donaciones y créditos, en dinero oespecie, que realicen los particulares (Anexo 5.2 B).

103. En este acápite se reconocerán los créditos obtenidos en entidadesfinancieras legalmente autorizadas (Anexo 5.3 B).

104. Registro de los ingresos originados en actos públicos, publicaciones y/ocualquier otra actividad lucrativa del Partido o Movimiento.

105. Se anotará la Financiación estatal - Anticipos (Anexo 5.4 B).

106. En este renglón se registran los recursos propios de origen privado que lospartidos y movimientos políticos destinen para el financiamiento de las campañasen las que participen (Anexo 5.5 B).

GastosEn los gastos se registran las siguientes erogaciones:

201. Gastos de administración.202. Gastos de oficina y adquisiciones.




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203. Inversión en materiales y publicaciones.204. Actos públicos.205. Servicio de transporte y correo.206. Gastos de capacitación e investigación política.207. Gastos judiciales y de rendición de cuentas.208. Gastos de propaganda electoral (Anexo 5.7 B).209. Costos financieros.210. Gastos que sobrepasan la suma fijada por el Consejo Nacional Electoral.211. Otros Gastos

La información transcrita al formulario 5B, “INFORME INDIVIDUAL DE INGRESOS YGASTOS DE LA CAMPAÑA” , debe ser tomada fielmente de los libros de contabilidadque el responsable de la lista ha registrado ante el Delegado de la Registrador dela respectiva Circunscripción Electoral y presentada ante el mismo funcionario.

Esta información debe ser presentada a más tardar (2) dos meses después delcorrespondiente debate electoral.

Finalmente, todos los soportes de este informe deben permanecer en sus archivospara posteriores revisiones.

Formulario 5.1B

Créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de suscónyuges o de sus compañeros permanentes, o de sus parientes . Proveniente delcódigo 101 del formulario 5.1.B, en la primera de las casillas se debe indicarnombres y apellidos completos del responsable de la lista, así como su número decédula, en forma clara y legible, sin tachaduras ni enmendaduras.

Las casillas siguientes se deben diligenciar renglón por renglón, indicando elnombre de la persona natural (candidato, cónyuge o de su compañeropermanente, o de sus parientes) que realizó el aporte en dinero a la campaña o elcrédito, anotar dirección completa, teléfono, cédula, indicar parentesco, crédito oaporte.

Si el formato no es suficiente se puede fotocopiar para efectos de suministrar lainformación completa.




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Serán motivo de observación y consecuente devolución por parte del FondoNacional de Financiación Política, los formularios que presenten tachaduras oenmendaduras.

Formulario 5.2B

Contribuciones, donaciones y créditos, en dinero o especie, que realicen losparticulares . Proveniente del código 102, en la primera de las casillas se debeindicar nombres y apellidos completos del responsable de lista, así como sunúmero de cédula, en forma clara y legible, sin tachaduras ni enmendaduras.

Las casillas siguientes se deben diligenciar renglón por renglón, indicando elnombre de la Persona Natural o Jurídica que concedió el crédito, donación ocontribución a la campaña, el valor del mismo, dirección completa, teléfono y NITo cédula según el caso, profesión u ocupación, indicar si es Contribución, Aporte oCrédito y el número de acta.


Serán motivo de observación y consecuente devolución por parte del Fondo

Nacional de Financiación Política, los formularios que presenten tachaduras oenmendaduras.

Formulario 5.3B

Créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas . Provenientedel código 103, en la primera de las casillas se debe indicar nombres y apellidoscompletos del responsable de lista, así como su número de cédula, en forma claray legible, sin tachaduras ni enmendaduras.

Las casillas siguientes se deben diligenciar renglón por renglón, indicando elnombre de la Persona Jurídica (entidad financiera legalmente autorizada queconcedió el crédito a la campaña), el valor del mismo, dirección completa,teléfono, NIT y valor de la pignoración según el artículo 17 de la Ley 130 de 1994.





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Formulario 5.4B

Financiación estatal – Anticipos . Proveniente del código 105, en la primera de lasCasillas se debe indicar nombres y apellidos completos del responsable de la lista,así como su número de cédula, en forma clara y legible, sin tachaduras nienmendaduras.

Las casillas siguientes se deben diligenciar renglón por renglón, indicando ladescripción del ingreso, el valor y las observaciones a que haya lugar.



Formulario 5.5B

Recursos propios de origen privado que los Partidos y Movimientos Políticosdestinen para el financiamiento de las campañas en las que participen(Transferencias) . Proveniente del código 106, en la primera de las casillas se debeindicar nombres y apellidos completos del responsable de la lista, así como sunúmero de cédula, en forma clara y legible, sin tachaduras ni enmendaduras.

Las casillas siguientes se deben indicar la descripción del ingreso, partido oMovimiento Político, el valor correspondiente y las observaciones a que haya lugar.






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Formulario 5.6B

Obligaciones pendientes de pago . En la primera de las casillas se debe indicarnombres y apellidos completos del responsable de la lista, así como su número decédula, en forma clara y legible, sin tachaduras ni enmendaduras.

Las casillas siguientes se deben indicar el nombre de la Persona Natural o Jurídica,el valor correspondiente, concepto, NIT o cédula, Dirección Completa y teléfono.



Formulario 5.7B

Propaganda Electoral . Proveniente del código 208, en la primera de las casillas sedebe indicar nombres y apellidos completos del responsable de la lista, así comosu número de cédula, en forma clara y legible, sin tachaduras ni enmendaduras.

En las casillas siguientes se deben indicar el nombre de la Persona Natural oJurídica que suministra el servicio, el valor correspondiente, el concepto, NIT océdula, dirección completa, teléfono.



Se debe tener en cuenta que:

La publicidad política gratuita se considera donación en especie y se

debe contabilizar.




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La franquicia postal que se concede a los partidos y movimientospolíticos con personería jurídica, representa una contribución en

especie y también se debe contabilizar.


Presentación de Informes

De conformidad con lo dispuesto en el (4) cuarto párrafo del Artículo 25 de la Ley1475 de 2011, el Auditor Interno supervisará y velará por el cumplimiento en lapresentación dentro del tiempo señalado por la Ley, de los informes consolidadosde ingresos y gastos de las campañas electorales; tanto del candidato al Partido oMovimiento Político cómo del Partido o Movimiento Político al Consejo NacionalElectoral y/o al Fondo Nacional de Financiación Política y de la manera como seasolicitados.

Procurará la efectividad en el proceso de revisión y consolidación de los informesindividuales de rendición de cuentas de los candidatos y emitirá su concepto sobrelos mismos; vigilará que la información procesada concuerde en su totalidad con la

registrada en las herramientas informáticas vigentes y de igual manera que serealicen las entregas electrónicas de la información al Consejo Nacional Electoraldentro del tiempo que fije la Ley o la resolución que lo normalice.

5. DE LOS TÉRMINOS GENERALES DE CONTABILIDAD Y LAOPORTUNIDAD DE PRESENTACIÓN DE INFORMES

La Resolución No. 157 del 31 de enero de 2006, en sus Artículos 12 al 17 define laoportunidad y forma de presentación de los informes, Artículos que a continuaciónse transcriben:

(...) ARTICULO DECIMO SEGUNDO De los libros de contabilidad. Lospartidos, movimientos y candidatos que realicen gastos con ocasión de lascampañas electorales, llevarán un libro principal en el que se asentarán enorden cronológico todas sus operaciones relacionadas con la campaña.




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Igualmente llevarán los libros auxiliares que determine el auditor interno delpartido.

Los libros de contabilidad se diligenciarán en forma tal que garanticen laautenticidad e integridad de los registros y llevarán una numeraciónsucesiva y continúa.

Para que sirvan de prueba, los libros de contabilidad de las campañas debenregistrarse previamente a su diligenciamiento ante la autoridad electoral, enel lugar y oportunidad, señaladas en la presente resolución.

El libro principal de ingresos y gastos de campaña soportará el informepúblico de ingresos y gastos de la campaña, a que se refieren los artículos18, literal c), y 19 de la Ley 130 de 1994.

Parágrafo. Las campañas presidenciales llevarán los libros de contabilidady los soportes contables de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17de la Ley 996 de 2005.

ARTÍCULO DECIMO TERCERO. Registro. Los libros de contabilidad delas campañas electorales se registrarán ante la autoridad electoral ante la

cual se realiza la inscripción del candidato o de la lista.

Tal registro deberá realizarse a más tardar en el acto de inscripción de lacandidatura o de la lista, o dentro de los ocho (8) días siguientes a la fechade cierre de la modificación de las inscripciones, a menos que la leydisponga una fecha específica.

Al momento del registro se dejará constancia de tal acto en el primer foliodel libro, indicando su destinación, la cantidad de folios que lo componen, elnombre del partido, movimiento, grupo significativo de ciudadanos ycandidato, según el caso, funcionario ante quien se realiza, fecha y hora delmismo.

Parágrafo. En el momento del registro de los libros se deberá presentaruna relación de ingresos y gastos efectuados con anterioridad a dicho acto,suscrita por el representante legal del partido o movimiento, el candidato, elcontador y/o auditor de la campaña, según el caso, como condición para su




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posterior incorporación o asiento en los libros registrados, de lo cual sedejará constancia en el mencionado libro. Tales relaciones se remitirán alConsejo Nacional Electoral junto con los informes de ingresos y egresos delas campañas electorales en la oportunidad señalada en el artículo sexto dela presente resolución.

ARTÍCULO DECIMO CUARTO Diligenciamiento. En el diligenciamientode los libros de contabilidad debe efectuarse en forma adecuada y oportuna,de conformidad con las disposiciones que sobre la materia contengan lasnormas contables y los principios de contabilidad generalmente aceptadosen Colombia.En su diligenciamiento no se podrá incurrir en las siguientes irregularidades:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones.

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones.

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientoscontables.

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos contables.

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

ARTÍCULO DECIMO QUINTO. Término de conservación. Los libros,facturas, comprobantes de contabilidad y demás documentos que soportenla información financiera y contable de las campañas electorales, deberánconservarse físicamente en los archivos del partido, movimiento político,candidato o responsable, según el caso, por un término mínimo de cinco (5)años, para efectos de la realización de las auditorías externas señaladas enel artículo 49 de la Ley 130 de 1994 o de cualquier requerimientoadministrativo o judicial a que hubiere lugar. Con posterioridad a dichotérmino deberán conservarse microfilmados por un término no inferior adiez (10) años. En todo caso deberán cumplirse las normas de conservaciónde libros y soportes tanto para efectos contable como fiscales.




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ARTÍCULO DECIMO SEXTO. Soportes contables. Los hechoseconómicos deben documentarse mediante soportes contables, de origeninterno o externo, que cumplan las normas vigentes sobre la materia.

Los soportes deben ser utilizados para registrar las operaciones en los librosde contabilidad que se lleven en la campaña.

ARTÍCULO DECIMO SEPTIMO. Legislación aplicable. La contabilidadelectoral se regirá por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables ala contabilidad en general y, en especial, por los principios o normas decontabilidad generalmente aceptados en Colombia conforme al Decreto2649 de 1993, en los términos de la presente resolución.(...)

Para constancia se firma en Bogotá D.C., a los treinta (30) días del mes de abril dedos mil quince (2015).

OLGA MARITZA SILVA GALLEGO IVONN LORENA PINEDA CAÑONREPRESENTANTE LEGAL AUDITORA INTERNAC.C. 63.346.813 de Bucaramanga C.C. 1.015.399.381 de Bogotá

T.P. 178483-T

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