manual de contratacion dcc.pdf

8/17/2019 Manual de Contratacion DCC.PDF

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Elaboró:

Aseso

Director Gener

M A N U A L D E C O N T R A T A C IO N

D E F E N S A C IV IL C O L O M B IA N A

DC C - MG -- 002

C ON T R OL DE V E R S ION E S

Vers ión Fecha (DD/MM/AAAA) Descripción

1 27/02/2009

Creación

2

27/08/2011 Actual ización

3 19/07/2012 Actual ización

4

30/12/2013

Actualización

5

17/07/2014 Actual ización

Profesional de Apoy

fensa — Je fe de Grupo Adm inistrat ivo

Revisó:

La Institución Social y Humanitaria más Grande del País

Cal le 52 No. 14-67 — Conmutador: 319 9000 Fax: 31990 20 Bogotá, D.C.

www.defensacivil .gov.co


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M NU L DE CONTR T CION

DEFENS CIVIL COLOMBI N

DCC M G 002

V e r s i ó n

P á g i n a N o .

5

2 d e 2 2

República de Colombia

T A B L A D E C O N T E N I D O

1 .

OBJET IVO

2

2 .

D E S C R I PC I Ó N G E N E R A L D E L M O D E L O D E P R O C E S O

3

3 .

CUMPLIMIENT O DE REQUIS IT OS NOR MAT IVOS

22

4 .

D O C U M E N T O S R E L A C IO N A D O S

22

1 .

OBJET IVO

La DEFEN SA C IVIL CO LOMB IANA adopta el presente Manual de Contratación, con el propósito de

entreg ar a todos los servidores públicos qu e integran la entidad, una he rramienta ilustrat iva y de fácil

consulta, para orientar y apoyar los procesos contractuales que realiza la inst itución, de conformidad

con las disposiciones v igentes que modif iquen o derog uen aspectos contractuales.

Por cons igu iente , la DEFE NS A CIVIL C OL O MB IANA , ac tual iza e l Manual de Con t ratac ión de la

ent idad, de acuerdo con e l Esta tu to Genera l de C ontra tac ión de la A dminis t rac ión Pú b l ica y las

demá s normas que lo subroguen, m odifiquen o deroguen.

El presente manu al se ajusta a las etapas de planeación contractual , divulgación y publ ic idad en la

contratación estatal, y reglas apl icables a la mod al idad de selección, enma rcándolas den tro de las

actividades Precontractual, Contractual, Postcontractual y Liquidación.

Los servidores pú bl icos tendrán en consideración que al celebrar contratos y en la e jecución de los

m i sm os , l a DEF EN S A C I V I L C O L O M BI A N A bu sca e l cum p l im i e n to de l os fin e s e s ta ta l es , l a

cont inua y ef ic iente prestación de los servicios públ icos y la efect iv idad de los derechos e intereses

de los adm inistrados qu e colaboran co n el las en la consecución de dichos f ines; por lo tanto, los

Directores Secc ionales, Jefes de Of icinas Operat ivas de la Defensa Civi l Colomb iana, los com ités

estructuradores y evaluadores de los procesos contractuales, los m iembros del Co mité Asesor de

L ic i tac iones y Con tratos, los ordenadores de ga sto, e l personal designado c om o supe rv isor o

interventor para el control de la ejecución de los contratos, proveedores, consultores o constructor s

y la ciudada nía en gene ral , deberán d ar estr icto cum pl imiento a las disposiciones legales v igen

que r igen el presente Manu al de C ontratación.


C a l le 5 2 N o . 1 4 - 6 7 — C o n m u ta d o r : 3 1 9 9 0 0 0 F a x : 3 1 9 9 0 2 0 B o g o t á D . C .

w w w . d e f e n s a c i v i l . g o v . c o


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DCC MG 002

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5 3 d e 2 2

MANUAL DE CONTRATACION

DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

2 .

DESCRIPCIÓN GENERA L DEL MODELO DE PROCESO

2.1 . NATURALEZA DE LA DEFENSA CIV IL COLOMB IANA

La D e fens a C i v il C o lo m b i a na es o rga n i za da y r eg la m en ta da po r e l dec re to 234 1 de 19 71

parc ia lmente modi f icado por los decre tos 20 68 de 19 84 y 91 9 de 1 989 , es un Establec imiento

Pú bl ico del orden N acional , con personer ía jur íd ica, autono m ía adm in istrat iva y f inanciera y

patrimo nio independiente, adscrito al Ministerio de D efensa N acional.

Le C orresponde a la Defensa C ivil Colombiana, la prevención inminente y atención inm ediata de los

desastres y calamidades y com o integrante del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de

Desastres, as] mism o, le compete ejecutar los planes, program as, proyectos y acciones específicas

que se le as ignen en e l Plan Nacional para la Prevención y Atención de Desast res, así como

participar en las actividades de Atención de Desastres o Calamidades declaradas, en los términos

que se def inan en las declarator ias cor respondientes y especia lmente , en la fase pr imar ia de

atención y control.

2 .2 . PROCED IMIENTOS A DESAR ROLLAR EN LA GEST ION CONTRA CTUAL

Los procedimientos para desarrollar la Gestión C ontractual para la Defensa Civi l Colombiana, en las

siguientes actividades:

-

Planear la act iv idad contractual .

-

Elaborar y actual izar el Plan Anu al de Adq uisiciones.

-

A d m in i s tra r lo s D o cum en to s d e l P ro ceso , i nc l uyend o su e la b o ra c ió n , exp ed i c ió n ,

publicación, archivo y demá s act ividades de gest ión docum ental.

-

Sup ervisar y hacer seguimiento a la ejecución de los contratos.

-

Desarrol lar com unicación con los oferentes y contrat istas.

-

Hacer s eguim iento a las activ idades po ster iores a la l iquidación de los contratos.

Adm inistrar las con trovers ias y la solución de c onf l ic tos der ivados d e los Procesos de

Contratación.

Se en cuentran docum entados en los procedimientos a relacionar que se encu entran publ icados

en la intranet de la Defensa C ivil Colombiana — Información G rupo Adm inistrativo, aprobados en

el Sistema de Gestión de C al idad, así :

GAD_P D_005 _Elaboracion_Plan_Anual_Adquis ic iones

-

GAD_PD_001_Desarrol lo_Etapa_Precontractual

-

GAD_P D_00 2_Desarro llo_Etapa_Contractual

-

GAD_P D_00 3_D esarro l lo_etapa_Poscontractua

La Institución Social y humanitaria más Grande del País

C a l le 5 2 N o . 1 4 -6 7 — C o n m u t a d o r: 3 1 9 9 0 0 0 F a x : 3 1 9 9 0 2 0 B o g o t á D . C .



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2 .3 . ÁREAS ENCAR GADAS Y CARGO S DE LOS RESPON SABLES DE LAS ACTIV IDADES DE

CADA ETAPA DEL PROCESO DE C ONTRATACIÓN.

El estudio de las necesidades de la Defensa C ivi l Co lombiana está au nado al anteproyecto de

presupues to e labo rado po r la O f ic i n a de P lan eac i ón de l a E n t idad y co r respon de a l os

requerimientos formulados por los ordenadores de gasto y demás integrantes de los procesos

qu e apoy an e l cum pl im ien to de la m is ión ins t ituc iona l desde e l ám bi to adm in is t ra t ivo y

operacional.

Los estud ios de sector y estudios de m ercado debe n ser e laborados por e l serv idor públ ico

responsable de la dependencia o secc ional , que formu la los requer imientos aprobados en e l

Plan Anual de A dquisiciones.

La est imación y cober tura de los Riesgos será l iderada por los serv idores públ icos de l Grupo

Adm inistrat ivo qu e ejercen dicha función en el desarrol lo de la etapa precontractual con apoyo

de los com ités estructuradores y eva luadores asignados para tal fin.

La de f inic ión de los requ is itos habi li tantes será establecida teniendo en cu enta la norm at ividad

legal vigente que regula los aspectos contractuales y basados en la f icha técnica remitida por la

persona o dependencia que creo la necesidad de la compra.

La de f in ic ión de los cri ter ios de evaluación de p ropue stas será formu lada por la persona o

dependencia que género la necesidad de la compra, com ités est ructurados y evaluadores, y

ava lada por e l aseso r ju r íd i co que rev isa y a jus ta a la norm at iv idad v igen te e l p l iego de

condic iones def in i tivo, en concordancia con lo establec ido en e l Rég imen d e la C ont ratac ión

Estatal.

La selección de contrat istas la real izará el ordenador d el gasto previa recomen dación del Com ité

Asesor de L ic itac iones y Co n t ra tos y C om i tés Es t ruc tu radores y Eva luadores , ten iendo en

cuen ta el cum plimiento de los requ is itos establecidos en el Pliego de C ondiciones o invi tación

pública.

El Manejo de los Docu me ntos del Proceso, incluyendo su elaboración, expedic ión, publ icación,

archivo, ma ntenimiento y demá s act ividades de gest ión docum ental estarán a cargo del Grupo

Adm in is t rat ivo de la Ent idad, ac larando que para e l e fecto deberá cum pl ir con los norma s de

archivo y tiempos establecidos en la tabla de retención documental.

El servidor públ ico nombrado o p ersonal de apoyo contratado para ejercer la supervis ión de un

contrato, debe realizar el seguim iento al ejercicio del cum plimiento obligacional por la entidad sobre

las obl igac iones a cargo de l con t rat is ta; esta persona cuenta co n e l apoyo de los S erv idores

Públicos del Grupo Administrativo designados para tal f in y supervisor de contrata


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R e p ú b l ic a d e C o l o m b ia

La comunicación con los oferentes y contrat istas será a través del Grupo Administrat ivo de la

Ent idad y Sup erv i so r de l Cont ra to , depen d iendo la e tapa en q ue se e ncue nt re e l p roceso

contractual .

Los procedim ientos presupues tales, financieros y de pago , serán realizados por los servidores

púb l icos del Grupo Adm inistrativo, Grupo Financiero y Supervisor de contrato teniendo en cuenta

l o s p ro ced im ien to s y e ta p a q ue se e s té d esa r ro ll a nd o , es d ec i r, e ta p a P reco n t ra c tua l ,

Contractual y p ostcontractual .

El seg uimiento a las act ividades p osteriores a la l iquidación de los contratos estará l iderado por

el Grupo Adm inistrativo de la E ntidad.

El trámite de proceso s sanciona tor ios contra contrat istas y el m anejo de las con troversias y la

solución de conf l ic tos derivados de los Procesos de Con tratación estarán a carg o del O rdenador

del Gas to con acom pañam iento de l Grupo A dm in is t ra t ivo , Asesor Ju r íd i co , Su perv i so r de

Contrato y C omité Asesor de Lici taciones y C ontratos si hay lug ar a el lo.

2 . 4 . B U E NAS P RÁ CT I CAS E N LA GE S T IO N C O NT RAC T U AL

•

ETAPA DE PLANEACION:

La D efensa Civi l Colombiana podrá celebrar contratos cuando tenga la certeza de lo siguiente:

1-

Los contratos a celebrar se ajustan a las necesidades de la Entidad y al cum plimiento de los

ejes misionales.

2-

Se cuenta con recursos económicos su ficientes para solventar las necesidades a contratar.

3-

Cuenta con los estudios de soporte requer idos para estructurar los alcances técnicos,

económicos y jurídicos para definir las condiciones en que debe ser ejecutado el contrato.

4-

Conoce los riesgos que implica para la partes la ejecución del objeto contractual.

5-

Ha o btenido los bienes, perm isos y l icencias qu e dem ande la in iciación o ejecución del

contrato.

• ETAPA DE PRECON TRACTUAL:

La Defensa Civil Colombiana deberá en lo posible estructurar pliegos de condiciones que cuenten,

con:

- Req uisitos habil i tantes o rechazo de las propuestas y de evalu ación com ú n sin que e to

impl ique estandarización de los cri terios de ponde ración de dichos factores de evaluaci ,


Cal le 52 N o. 14 -67 — C onmutador: 3199000 Fax: 3199020 B ogotá , D .C .



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2 . 4 G E N E R A L I D A D E S

A MB I T O D E A P L I C A C I O N : L as d is p os ic ion e s aqu í c on t e n id as s e ap l ic a r á n a l os p r oc e s os d e

contra tac ión que ade lan te la DEFENS A CIVIL CO LO MBIAN A.

RE GIMEN APL ICAB LE: Las adqu is i c iones de b ienes , se rv ic ios u ob ras que rea l ice la DEFEN SA

CIVIL COLOMBIANA se rige por las disposiciones contenidas en el Estatuto General de

Contratac ión de la Adm in is t rac ión Púb l ica y dem ás d ispos ic iones reg lame ntar ias , o qu e lo l legu en a

subrog ar , modi f icar o derogar .

P R I N C I P IO S O R I E N T A D O R E S D E L A C O N T R A T A C I Ó N : E n l os p ro c e s o s d e c o n tr a ta c ió n a la s

cuá les se ap l ica es te Manu a l se a tenderán los pr inc ip ios cons ignados en la Co nst i tuc ión Po l í t ica ,

C ód igo de Proced imiento Adm in is tra t ivo y de lo Co ntenc ioso Adm in is tra t ivo , Es ta tu to Ge nera l de

Co ntratación de la Adm in istración Públ ica, y especialmente los siguientes:

PRINCIPIOS

OBJETIVO

Legal idad

Los pa rt iculares sólo son responsables ante las au toridades por infringir la

Consti tución y las leyes. Los servidores públ icos lo son por la mism a causa

y por omisión o extralimitación en el e'ercicio de sus fun ciones.

Buena fe

Las actuaciones e n la contratación deberá n ceñirse a los postulados de la

buena fe, la cual se presum irá e n todas las gest iones que adelanten los

Serv idores Públ icos de la Defensa C iv il Colombiana y qu ienes contraten

con la Entidad.

Debido Proceso

Todo trámite se surtirá con observancia formal y material de las normas que

determinen la ritualidad del proceso, en los términos de la le

Cal idad

Es debe r de los serv idores públ icos que intervengan en la contratación,

vigilar,

ontrolar y aseg urar la cal idad e todos

os

rocesos que

a

componen,

xigiendo

os

ejores stándares os

ontratistas

desarrol lando acciones para satisfacer las necesidades y exp ectativas de

los clientes internos

xternos de la Defensa Civil Colombiana.

Celer idad

Las norm as establecidas en este M anual , deberán ser u t il izadas por los

funcionarios de la Ent idad como un mecanismo para agi l izar las decisiones,

y para qu e los trám ites de la contratac ión se cum plan con ef ic iencia y

eficacia. Los funcionarios de la Defensa Civi l Colombiana impulsarán los

procesos de contratación encaminados a lograr que u na vez in ic iados,

éstos puedan adjudicarse, celebrarse y ejecutarse a la mayor brevedad.

Economía

Los proces os de con t ra tac ión se ade lantarán de ta l

anera que la

Administración pu eda seleccionar la propuesta m ás favorable para ejecutar

el respectivo contrato, haciendo la mejor inversión en recursos técnicos,

económicos y humanos; los recursos dest inados para la contratación,

deben ser administrados con austeridad en medios, tiem Go

a s t o s .

Planeación

Es la etapa de concepc ión del contrato o de definición de los requerimientos

de u na contratac ión. Todo t rámi te contractual deberá corresponder a unp

cuidadosa

• aneación

ara contr ibuir en forma ef ic iente al logro

de lok


C a l le 5 2 N o . 1 4 - 6 7 — C o n m u t a d o r : 3 1 9 9 0 0 0 F a x : 3 1 9 9 0 2 0 B o g o t á D . C .



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objet ivos Inst i tucionales, estableciéndose previamente las necesidades d e

la

ntidad

ara el

umplimiento del

ervicio

úblico

ue

e

a s ido

encome ndado, la d isponibil idad de los recursos su fic ientes para respaldar

la contratación, las condiciones, los riesgos, plazos, valor y el esquema q ue

implementará

ara es tab lecer e l segu imien to y cont ro l a la

ctividad,

servicios o bienes contratados.

Por ejemp lo: cuando se contrata la compra de sum inistros, tal actuación

debe corresponder al plan de necesidades y al plan anual de Adquisiciones

de la Defensa Civi l Colombiana, sin que deban ejecutarse producto de la

improvisación, salvo casos de fuerza m ayor o caso fortuito.

Responsabi l idad

Los

ervidores

úblicos

ue

ntervengan

n a

laneación,

rámite,

celebración, e jecución y l iquidación de u n contrato, están obl igados a

proteger los derechos de la Defensa C ivil Colombiana, del Con tratista y de

te rce ras personas que pu edan verse a fectadas con e l mism o. D ichos

servidores deberán responder por sus actuac iones y omisiones antijurídicas

e indemnizar los daños que se causen por razón de el las.

De gual

anera,

os

ontrat istas debe n

arant izar la cal idad de los

trabajos, bienes o servicios contratados,

es honder e or ello.

Transparencia

' La Defen sa Civi l Colombiana de be escog er al contratista a través de las

modalidades de selección: 1-) Licitación pública; 2-) Selección abreviada; 3-

)Concurso de méri tos; 4-)

ontratación directa; 5-) Mínima cuantía, de

conformidad

on as

eglas

eñaladas

n

l

statuto

eneral

e

Contratación

e a

dministración

ública

emás

ormas

ue

a

complementen o m odifiquen.

Los procesos contractuales que adelante la entidad deben dar aplicación al

principio de selección objetiva, por consigu iente, los pliegos de c ondiciones

deben tener en cu enta los cr i ter ios y reglas c laras las cuales deben se r

conocidas

on

portunidad,

ara

ue

os

nteresados

onozcan

os

informes, conceptos y decisiones, y formulen las observaciones requeridas.

Así de esta m anera, el servido públ ico competente dispondrá lo necesario

para que en el proceso de contratación se deje evidencia docum ental de las

actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo.

Selección O bjet iva

Es objetiva la selección en la cuál la escoge ncia se haga a l ofrecimiento

m ás favorab le a la ent idad y a los f ines que e l la busca , s in tener en

consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase

de m otivación subjetiva.

Por

onsiguiente

os

actores e

scogencia

alificación

ue

e

establezcan en los pl iegos de co ndiciones o sus equivalentes, tendrán en

cuenta los sigu ientes criterios:

1 .

a capacidad

ur ídica y

as

ondiciones

e

xperiencia,

apacidad

financiera y de organización de los proponentes s erán objeto de verificación

de cumplimiento como requisitos habil i tantes para la participación en el

proceso de se lecc ión y no o to rgarán p unta je , con excepc ión en los

procesos para selección de consu ltores, pues se hará uso de factores d

cal i ficación dest inados a valorar los

spectos técnicos de

a oferta

t


C a l le 5 2 N o . 1 4 -6 7 - C o n m u t a d o r: 3 1 9 9 0 0 0 F a x : 3 1 9 9 0 2 0 B o g o t á D . C .



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M NU L DE CONTR T CION

DEFENS CIVIL COLOMBI N

Repú bl ica de Colombia

proyecto.

La ex igencia de tales condiciones debe ser adecu ada y proporcional a la

naturaleza del con trato a suscribir y a su valor. la

veri f icación docu mental

de las condic iones antes señaladas será e fectuada por las Cám aras de

Com ercio de conformidad con lo establecido en la norm atividad vigente, de

acuerdo co n lo cuál se expe dirá la respectiva certificación.

2.

a oferta más favorable será aquel la que, teniendo en cu enta los factores

técnicos y económicos de escog encia y la ponderación precisa y detal lada

de los mism os, contenida en los pl iegos de condiciones o su s equivalentes,

resul te ser la má s ventajosa para la en t idad, s in qu e la favorabi l idad la

constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documen tos. En

los contratos de obra públ ica, el menor p lazo ofrecido no será ob jeto de

evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el

cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consu lta de precios o condiciones

del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos

consultores o asesores designados para ello.

3.

Sin perju ic io de lo prev isto en el nume ral 1 de este docum ento, en los

pliegos

e

ondiciones ara

as

ontrataciones uyo

bjeto

ea

a

adquisición o sum inistro de bienes y s ervicios de caracterist icas técnicas

uniformes y comú n ut i l ización, se incluirán com o ún ico factor de evaluación

el menor precio ofrecido.

4.

En los procesos para la selección de consu ltores se hará u so de factores

de calif icación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o

proyecto. De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, se

podrán ut i l izar cri terios de experiencia especif ica del oferente y del equipo

de trabajo, en el campo de q ue se trate. En ningú n caso se podrá incluir el

precio, como factor de escoge ncia para la selección de consultores.

La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura

contratación o a l proponente, no necesarios para la comparación de las

propuestas o ervirán

e

itulo uficiente

ara l echazo e os

ofrecimientos hechos. E n conse cuencia , todos aqu el los requis i tos de la

propuesta qu e no afecten la asignación de pu ntaje, podrán ser sol ic itados

por la entidad en cualquier momento, hasta la adjudicación.

No obstante lo anterior, en aquellos procesos de se lección en los que se

uti l ice el mecanismo de subasta, deberá ser solici tado hasta el momento

previo a su realización.

Las cert i f icaciones de sistemas de gestión de calidad no serán objeto de

calificación, i odrán

stablecerse omo ocumento

abilitante ara

participar en licitaciones o concu rsos.

Publicidad

La ustanciación e as

ctuaciones, a xpedición

e

os ctos

administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados

de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por m edios

electrónicos.

Para el trám ite, notif icación y publicación de tales actos, podrán ut i l izarse

soportes,

edios

plicaciones

lectrónicas,

in erjuicio

e as

publicaciones previstas en el estatuto con tractual.

—





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Repúbl ica de C olombia

Con el fin de m aterializar los objetivos, el Gobierno N acional desarrollará el

Sistema Electrónico 'ara la C ontratación Pú bl ica, SEC OP.

Igualdad

Se proscribe toda forma de

iscriminación y por c onsiguiente todas las

personas qu e part ic ipen en los procesos de selección adelantados por la

Defensa C iv il Colombiana, se les conced erá igualdad de tratamiento y

oportunidades, respetando el orden en que hayan actuado.

Eficacia

Se tendrá en cuenta qu e los procedimientos deben lograr su f inal idad,

removiendo e

ficio

os

bstáculos uramente

ormales y

vitando

decisiones nhibitorias.

as

ulidades ue

esulten e

icios e

procedimiento podrán sanearse en cualqu ier t iempo de ofic io_o a petición

del interesado.

Imparcia l idad

La Defensa C iv il Colombiana deberá actuar ten iendo en cuenta que la

finalidad

e os

rocedimientos consiste en

segu rar y garant izar los

derechos de todas las personas sin ningún g énero de discriminación; por

consiguiente, deberán darles igualdad de tratamiento, respetando el orden

en que actúen ante el los.

Moralidad

Conjunto de principios, valores y virtudes fundam entales aceptados por la

generalidad de los individuos, que deben informar permanentemente las

actuaciones del Estado.

Part ic ipación

Los serv idores públ icos de la Defensa Civ i l Colombiana, promoverán y

atenderán las iniciativas de los ciudadanos, organizaciones y comun idades

encam inadas a intervenir en los procesos de del iberación, formulación,

ejecución, control y evaluación de la gestión pú blica.

Coordinación

Los servidores públicos de la Defensa Civi l Colombiana concertarán sus

act ividades con las de otras instancias estatales en el cum plimiento de su s

cometidos y en el reconocimiento de sus derechos a los particulares.

CAPACIDAD Y COMPETENCIA PARA CONTR ATAR

CAPACIDAD: Es la aptitud para obrar jurídicamente, adquirir derechos y contraer obligaciones, a través de la

man i festación de la vo luntad l ibreme nte expresada. T oda persona es lega lmente capaz para contratar,

excepto aqu ellas que la ley declara incapaces de conformidad con la legislación civil.

En cons ecuencia, es requisi to indispensable que las partes que van a celebrar un contrato no se encuen tren

incursas en n inguna de las cau sales de inhabi l idad, incom pat ib il idad o prohibic iones contenidas en la

Con st i tución Pol i t ica, Estatuto General de C ontratación de la Adm in istración Públ ica y demá s normas

aplicables.

CO MPETEN CIA: La competenc ia para ce lebrar con tra tos a nom bre de la De fensa C iv il Co lombia , se

encuen tra en cabeza del representante legal, quién para efectos legales es el Director Gener





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á g i n a N o .

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epública de Colombia

DELEGAC IÓN DE CO MPETENCIA: El D irector General en su calidad de represen ante legal puede delegar

total o parc ialmente la comp etencia para celebrar contratos en el Su bdirector Gen eral y Ope rat ivo,

Subdirector Adm inistrativo y Financiero, y Su bdirector de Capacitación y Entrenamiento, así como los dem ás

servidores pú blicos de la entidad a quienes el Director General delegue de m anera especial o general, con

fundamento en la normatividad vigente y qu e desempeñen cargos de nivel directivo o su e quivalente.

FACULTAD ES D EL O RDEN ADOR DEL G ASTO : Son facu ltades de l serv idor púb l ico de legado como

ordenador del ga sto: Dar in icio a la apertura del proceso de a cuerdo co n la mod al idad de s elección

que haya lugar de apl icar, la adjudicación, la celebración, las prórrogas, m odif icaciones, suspe nsión

y ac tos qu e exp ida en la e jecuc ión de la ac t i v idad con t rac tua l ; la te rm inac ión de l con t ra to

( te rm inac ión un i la te ra l , te rm inac ión a n t ic ipada , imp os ic ión de m u l tas , caduc idad , e tc . ) y la

l iqu idación; en los casos en q ue e l serv idor públ ico actúe po r de legación, sus funciones deb en

desarrollarse dentro del marco señalado en el acto que le conf iere la delegación.

DELEGACIO N:

Deleg ar la ordenación del gasto y e l ejerc ic io de la facul tad de ade lantar procesos

de se lecc ión, ad jud icar , ce lebrar , ad ic ionar , mo di f icar , suspe nder, reso lver , term inar , liqu idar

con t ra tos a nom bre de la Defensa C iv il Co lomb iana con p ersonas púb l icas o p r i vadas en e l

Su bd i rec to r Adm in is t ra t ivo y F inanc ie ro , Su bd i rec to r Gen era l y O pera t ivo y S ubd i rec to r de

Capacitación y Entrenamiento.

El D i rec to r Ge nera l de la Defensa C iv il Co lomb iana , en cua lqu ie r ti empo p odrá reasum i r las

facul tades delegadas y revisar los actos expedidos po r los ordenadores de gasto, con su jeción a las

disposic iones del C ódigo de Procedimiento Adm inistrat ivo y de lo C ontencioso Adm inistrativo.

A L C A N C E D E L A D E L E G A C I O N :

Co rresponde a los ordenadores de gas to dirig ir los procesos de

se lecc ión , se lecc ionar a l cont rat is ta , ce lebrar cont ratos, ve lar por su ade cua da e jecu c ión y

l iquidación, efecto para el cuá l podrán t ramitar y cu lminar las actuaciones adm inistrativas propias de

la actividad contractual que les ha sido delegada es decir expedir actos administrativos

precon t rac tua les , con t rac tua les y de l iqu idac ión , den t ro de es tas ac t i v idades se en t ienden

incorporadas, entre otras:

•

Dir igi r el desarrol lo del proceso de selección de l contrat is ta y la celebración de l contrato que se

deriven del mismo.

•

Designar a los S ervidores Públ icos o contrat istas que c onformaran los com ités estructuradores y

evaluadores.

•

Seleccionar a los contrat is tas de ac uerdo co n los procedimientos establec idos en la ley , las

norma s reglamen tarias correspondientes, e l presente m anual y procedimientos establecidos en los

ma nuales de procedimientos de la gest ión de adqu isiciones qu e corresponden a la imp lementación

del Sistema de G est ión de C al idad de la Defensa C iv il Colombiana.

•

Expedir los actos adm inist rativos de t rám ite y def init ivos qu e se an requ eridos.

•

R esolver los recursos interpu estos por procedim iento adm inistrat ivo, estudiar y responder las

dem ás sol ic i tudes y reclamaciones que le sean formuladas con ocasión de la act ividad contractu

La Ins t ituc ión Soc ia l y Hu ma n i ta r ia m ás G rande de l Pa ís

C a l le 5 2 N o . 1 4 - 6 7 — C o n m u ta d o r : 3 1 9 9 0 0 0 F a x : 3 1 9 9 0 2 0 B o g o t á D . C .



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Vers ión

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Repú blica de Colombia

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•

Ejercer e l control adm inistrat ivo y de segu imiento a la e jecución de los contratos celebrados en

desarrollo de la actividad misional o de apoyo a la ges tión y de aquellos que le hayan s ido delegados

y/o asignados por el Director General de la Defensa Civil Colombiana.

•

Designar los supervisores de los contratos.

•

Pactar y ejercer facul tades exc epcionales, impon er mu l tas y declarar el incum pl im iento s i hay

lugar a e llo.

•

Obs ervar estr ictamente las disposiciones legales y reg lamentarias que regulen el e jercicio de la

función ad m inistrat iva y la contratación estatal y es respon sable de las decisiones que tom e en

ejercicio de la delegación.

•

Dar es t r ic to cum pl im ien to a lo d i spues to en las normas presupues ta les en re lac ión con la

obtención previa y su ficiente de los cert if icados de disponibilidad y reg istros presupues tales.

•

Las responsa bi lidades y consecu enc ias de la presente de legac ión, se r igen po r las norm as

legales aplicables.

CO NFLIC TO DE INT ER ESE S: Los serv idores públ icos de la Defensa Civ i l Colom biana deberán

ev i t a r cua lqu ie r con f li c to e n t re sus in te reses persona les y los in te reses de la D efensa C iv il

Colomb iana, al t ratar con contratistas, compradores, vendedores y cu alquier otra persona, natural o

j u r íd i ca , nac iona l o ex t ran je ra , qu e rea l i ce o p re tenda rea l iza r ne goc ios co n la D e fensa C iv il

C olom b iana o con las em presas en las cuá les teng an par t ic ipac ión o in te reses , d i rec ta o

ind i rectam ente . En ca so de co nf lic to de in tereses, deb erá p lantear e l conf l ic to de in tereses y

abstenerse de p art icipar de cualquier m anera en el acto respectivo.

Los conf l ic tos de inte reses t ienen ocur renc ia , en aq ue l las s i tuac iones en v i rtud de las cua les e l

serv idor púb l ico en razón de sus fun c iones se en frenta a d is tin tas a l te rnativas de condu cta con

re lac ión a in tereses incompa t ib les, n ingu no de los cuá les puede p r iv i leg iar en atención a sus

obligaciones legales.

Esto es, cu ando e n la decisión esté involucrado directa o indirectamen te un interés dir ig ido a la

obtención de posibles benef icios personales en su favor, de sus parientes (cónyuges o compañeros

permanentes, y quienes se encuentren dentro del segund o grado de consangu in idad o segu ndo de

a f in idad) o de cua lqu ie r o t ro t e rcero con e l cu á l t enga una re lac ión pe rsona l , p ro fes iona l o

económ ica, que resulten incompat ib les con los intereses inst itucionales.

Así mism o, se ent iende qu e ex iste conf l icto o coex istencia de interés cuando estén involucradas en

la decis ión las personas qu e contro len, o tengan g rado de subordinación o part ic ipen como asesores

u ostenten una posic ión dom inante en la adopción o tom a de de cis iones.

Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en confl icto con un interés particular y

directo del servidor públ ico, éste deberá declararse impe dido de conformidad c on lo est ipulado enl

código ú nico disciplinario.


Ca l le 52 N o . 14 -67 — C onmutador: 3199000 Fax : 31990 20 Bogo tá , D .C.

znivw.detensacivi l.gov.co


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Página No.


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Dentro de las disposiciones legales apl icables encontram os el Estatuto General de C ontratación de

l a A dm in is t ra c i ó n Pú b l ica y l a s de m á s n o r m a s q u e co m p le m e n t a n , m o d i f ica n y r e g u la n la

contratación en todas las Entidades del Sector Público.

DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LAS PARTES CONTRACTUALES BAJO LOS

P A R A M E T R O S D E R E S P O N S A B I LID A D J U R ÍD I C A E S T A B L E C I D O S E N L A C O N S T IT U C I O N

P O L I T IC A Y E L E S T A T U T O G E N E R A L D E L A C O N T R A T A C I Ó N D E L A A D M I N IS T R A C I Ó N

PÚ B LICA.

DE LA DEFENSA C IV IL CO LO MB IANA:

Teniendo e n cue nta los principios de la función pú bl ica y la con tratación estatal para la consecución

de los f ines del estado, la Defensa Civil Colombiana:

•

Ex ig i rá de l contrat is ta la e jecución idónea y opo r tuna de l obje to contratado. Igual ex igenc ia

podrán hacer al garante.

•

Adelantará las gest iones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pec uniarias

y garant ías a que hubiere lugar.

•

Sol ic i tará la actual izac ión o la rev is ión de los precios cuan do se produ zcan fenóm enos qu e

alteren en su contra el equilibrio económico o f inanciero del contrato.

•

Ade lan ta rá rev is iones pe r iód icas de las obras e jecu tadas , se rv ic ios p res tados o b ienes

sum inistrados, para ver i ficar que e l los cu mplan con las con dic iones de cal idad ofrecidas por los

contrat is tas, y promoverá las acciones de responsabi l idad contra éstos y sus garantes cuando

dichas condic iones n o se cu m plan. Las rev is iones per iód icas deberán l levarse a cabo por lo

me nos una ve z cada seis (6) mese s durante el término de v ige ncia de las garant ías.

•

Exig irá qu e la cal idad de los bienes y serv ic ios adquir idos por la Defensa C iv il Colom biana se

ajuste a los requis i tos mínimo s previstos en las norm as técnicas obl igator ias, s in per ju ic io de la

facul tad de exigi r que tales bienes o servic ios cum plan con las norm as técnicas colombianas o,

en su de fec to , con normas in te rnac iona les e laboradas po r o rgan ismos reconoc idos a n i ve l

m undia l o con norma s ex tran jeras aceptadas en los acuerdo s in ternacionales suscr i tos por

Colombia.

•

Adelantará las acc iones condu centes a obtener la indem nizac ión de los daños que su fra en

desarrollo o con ocasión de l contrato celebrado.

•

Sin per ju ic io de l llamam iento en ga rant ía , repet i rá contra los serv idores pú bl icos, con tra e l

contrat ista o los terceros responsables, segú n el caso, por las indem nizaciones qu e deba pag ar

como consecuencia de la actividad contractual.

•

Adoptará las medidas necesarias para mantener durante el desarrol lo y ejecución del contrato las

condiciones técnicas, económicas y f inancieras ex istentes al mom ento de proponer en los casos

en qu e se hubiere real izado l ic i tación o concu rso, o de contratar en los casos de con tratación

d i rec ta . Para e l lo u t i li za rá los m ecan ism os de a jus te y rev is ión de p rec ios , acud i r á a I s

proced im ien tos de rev is ión y cor recc ión de ta les m ecan ismos s i fracasan los su pues to

hipótesis para la ejecución y pactarán intereses moratorios.


Cal le 52 N o. 14 -67 — C onmutador: 3199000 Fax: 3199020 B ogotá , D .C .



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V e r s i ó n

P á g in a N o .

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•

Sin perjuicio de la actual ización o revisión de precios, en caso de no habe rse pactado intereses

moratorios, se aplicará la tasa equivalente al doble del interés legal civi l sobre el valor histórico

actualizado.

•

Actuará de tal modo qu e por causa impu table a la Defensa Civi l Colombiana, no sobrevenga una

mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en

el menor t iempo posib le , correg i rá los desajustes qu e pud ieren presentarse y acordará los

me canismos y procedim ientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y ef icazme nte las

diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presen tarse.

D E L O S C O N T R A T I S TA S

•

Tendrán d erecho a recibir oportunamente la remu neración pactada y a qu e el valor in trínseco de

la misma no se altere o modif ique durante la vigencia del contrato.

En consecuencia tendrán derecho, previa sol ic i tud, a que la administración les restablezca el

equi l ibrio de la ecuación econ óm ica del contrato a un punto de n o pérdida por la ocurrencia de

si tuaciones im previstas que no sean im putables a los contrat is tas. Si d icho equi l ibr io se rompe

por incumplimiento de la entidad estatal contratante, tendrá que restablecerse la ecuación surgida

al momento del nacimiento del contrato.

•

C o labo ra rán con las en t idades con t ra tan tes en lo que sea ne cesa r io pa ra que e l ob je to

contratado se cum pla y que éste sea de la m ejor calidad; acatarán las ordenes que du rante el

desarrollo del contrato el las les impartan y, de m anera ge neral, obrarán con lealtad y bu ena fe en

las d is tin tas e tapas contractuales, ev i tando las d i lac iones y en t rabam ientos que p udieran

presentarse.

•

Podrán acudir a las autoridades con el f in de obtener la protección de los derechos derivados del

contrato y la sanción para quienes los desconozcan o vulneren.

Las au to r idades no p odrán cond ic iona r la pa r t i c ipac ión en l ic i tac iones o concu rsos n i la

adjudicación, adic ión o m odi f icación de contratos, como tam poco la cancelación de las suma s

adeu dadas a l contratis ta , a la renunc ia, desis tim iento o abando no de p et ic iones, acc iones,

demandas y reclamaciones por parte de éste.

•

Garan tizarán la calidad de los bienes y se rvicios contratados y respond erán po r ello.

•

No accederán a pe t i c iones o am enazas de qu ienes ac túen po r fue ra de la ley con e l f in de

ob l iga r los a hace r u om i ti r a lgún ac to o hecho . Cu ando se p resen ten ta les pe t i c iones o

am enazas , los contra t is tas deberán informar inmed ia tam ente de su ocu r renc ia a la ent idad

con t ra tan te y a las demás au to r idades com pe ten tes para que e l las adopten las med idas y

correct ivos q ue fueren necesar ios. El incumpl imiento de esta obl igación y la celebración de los

pactos o acuerdos p rohibidos, dará lugar a la declaratoria de caduc idad del contrato

INHAB ILIDADE S E INCO MPATIBIL IDADES : No podrán par ti cipar en proced imientos de se lecc ión

ni celebrar contratos con la

DEFENSA CIV IL CO LO MB IANA

las personas naturales o jurídicas que

se ha l len incursas en a lgun a de las causa les de inhabi lidad o incom pat ib i lidad señaladas en la

Const i tución Polí tica, y normas que reglamenten, m odifiquen o derogu en este aspe


C a l le 5 2 N o . 1 4 - 6 7 — C o n m u ta d o r 3 1 9 9 0 0 0 F a x : 3 1 9 9 0 2 0 B o g o t á D . C .



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Repú blica de C olombia

IN H A B IL ID A D E S E IN C O M P A T I B IL ID A D E S S O B R E V I N I E N T E S :

Cuando la inhabilidad o

i ncompa t ib i li dad sob revenga en u n p roponente de n t ro de un p roced im ien to de se lecc ión , se

entenderá q ue renunc ia a la par t ic ipac ión en d icho procedim iento y a los derechos su rg idos de l

m ismo. S i sobreviene inhabi lidad o incomp at ibil idad en el C ontrat is ta, éste debe ced er el contrato

previa autorización escri ta de la DEFEN SA C IVIL CO LO MBIAN A o, si e l lo no es posible, renunciará

a su e jecuc ión . S i la i nhab il idad o i ncompat ib il idad sob rev iene e n u no de los m iem bros de u n

consorc io o un ión temporal Co ntrat is ta , aquél debe c eder su p ar t ic ipación a un tercero, prev ia

autorización escrita.

N OTA :

En ningú n caso pu ede haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión

temporal.

P O L I TI C A S D E C O N T R A T A C I O N

De las pol í t icas de co ntratación y adq uisiciones. Son p ol ít icas de contratación y comp ra, las qu e se

enuncian a co nt inuación, razón po r la cual , todo proceso que se sur ta la Defensa C ivil Colomb iana

deben ejecutarse bajo las mismas:

•

Oportunidad.

•

usteridad

•Calidad

•mparcial idad

•

ficiencia y Celeridad

•

Mejoramiento

•

catamiento integral de la Constitución Política, leyes, decretos y demás disposiciones.

•

rofundo respeto por la persona humana

•

Cooperación e integ ración interinstitucional, bajo la premisa de la contratación como instrume nto económ ico y social

•

omog enización en adqu isición de bienes y servicios

• rocesos central izados

Las po l ít icas establecidas en e l presente Manua l , tienen por ob jeto desarrollar adecuadam ente las

disposiciones legales que rigen la contratación estatal orientadas a garantizar la gestión

t ransparente de la Defensa Civi l Colombiana, la g arantía del interés pú bl ico y la sa t is facción de las

necesidades colectivas para el logro de los f ines del Estado.

CO M ITÉ ASESO R DE L IC ITACIO NES Y CO NTRA TO S:

El Co mi té Asesor de L ic itac iones y Con t ratos es des ignado por e l Di rec tor General de la D efensa

Civ i l Colom biana, y es tá conform ado por un nú m ero impar de serv idores públ icos . El comi té es tá

sujeto a las inhabil idades e incompatibil idades y confl icto de intereses legales, recomienda al jefe de

la ent idad o al delegatar io e l sent ido de la decisión a adoptar de co nformidad co n los i form es de

evaluación efectuados por los diferentes comités jurídico, Económico- Financiero y Técn


Cal le 52 No. 14-67 — Conmutador: 319 9000 Fax: 31990 20 Bogotá, D.C.

www.defensacivil .gov.co


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V e r s i ó n

á g i n a N o .

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I N T EG R A N T E S D E L C O M I T É A S E S O R D E L I C IT A C I O N E S Y C O N T R A T O S

Con voz y voto:

•

Jefe Oficina Asesora Jurídica

•

Jefe Oficina Asesora de Planeación

•

Jefe Grupo Financiero

Nota:

Se p odrán de s ignar sup len tes en ause nc ia de los ti tu la res y com o requ is i to m in ino

ind ispensable , debe ser un S erv idor Públ ico con cargo y n ive l de profes ional o que c oordinen

procesos en la Ent idad, como Je fe de Grupo, e s decir , que reciba pr ima de coordinación.

Será n invitados con voz pero sin voto:

•

Jefe Oficina de Control Interno

•

Jefe Grupo Administrat ivo

•

Integrantes de los Comités Jurídico, Económico-Financiero y Técnico.

F U N C ION E S D E L C OM ITÉ A S E S OR D E L IC ITA C ION E S Y C ON TR A TOS :

•

Asesorar a los ordenadores del gasto en relación a los procesos contractuales.

•

Estudiar y anal izar la Evaluación de las propues tas presentadas para su publ icación en el portal

único de contratación pública.

•

Sol ici tar, cuando lo consideren necesario, in formac ión com plementaria sobre los proponentes y

propuestas presentadas.

•

Recom endar al Director General de la Defensa Civi l Colombiana, o quien actúe com o ordenador

del gasto, por delegación, con base en los anál is is anter iores, la adjudicación al proponente que

reún a los requisi tos exig idos en el pl iego de con diciones o sol ic i tud de o ferta resul te ser e l m ás

favorable para la Defensa C ivil Colom biana, así como la declaratoria de desierto si hay lugar a ello.

•

Las dem ás de su competencia y que le asigne la Dirección General.

El acompañam iento del Comité Asesor de Lic i taciones y Con tratos se real izará para los procesos de

contratación, cuyas cuant ías sean iguales o su periores al 10 % de la m enor cuant ía de la Ent idad. No

obstante lo anter ior e l Com i té A sesor de L ic itac iones y Co ntra tos e je rcerá sus func iones sobre

cualquier proceso de contratación, cuando así lo determine el ordenador del gasto o que por su

complejidad se requiera del concepto de quienes lo integran.

Para los procesos de m ínima cuant ía se dará apl icación a lo establecido en las normas or ientadas a

for ta lecer los m ecanism os de prevenc ión, invest igación y sanción de actos de co rrupción y la

efect ividad del control de la gest ión públ ica, así como las normas que reglamentan el s is tema de

compras y contratación pública, o aquellas que las modif iquen o adicionen, es f i lecir será adelantada

a través del designado por el ordenador del ga sto sin que se requ iera pluralid





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SECR ETARIA TECNICA DEL COMITÉ ASESOR DE L IC ITACIONES Y CO NTRATO S.

La se cretar ia técnica se rá e jercida por e l Jefe del Grupo A dm inistrat ivo, apoyado p or e l líder del

proceso qu e ade lan ta las ges t iones necesar ias en la e tapa de p laneac ión ,

recontractual,

contractual, postcontractual, según sea el caso.

Funciones de la secretaría técnica:

•

Preparar la age nda con e l orden del día.

• Citar a los miem bros del comité.

•

Citar a los serv idores públ icos de di ferentes depe ndencias y com ités.

•

Coordinar la elaboración y suscr ipción, previa aprobación por los miembros de los comités las

actas.

•

C oord inar la o rgan izac ión , ac tua l izac ión y cu s tod ia de los exp ed ien tes de los p rocesos

contractuales qu e se der iven de la adquis ic ión, b ienes, serv ic ios u obras.

•

En ge neral todas aqu el las act iv idades que cond uzca n al cump l imiento de la f inal idad del Co mité

Asesor de Licitaciones y Contratos.

S E S I O NE S D E LO S CO MI T E S : E l Co m i té As es o r d e L i c it ac io nes y C o n t ra to s , a s í c o mo l o s

d i fe ren tes com i tés se reun i r án cua ndo sea n convoca dos por o rden de l D i rec to r Gene ra l u

ordenadores d e g as tos de lega ta r ios . Se cons t i tu i rá quó rum de l ibera to r io y dec iso r io con la

part ic ipación de por lo menos t res (3) miemb ros del comité con voz y voto, para el Com ité Asesor de

Lic i taciones y C ontratos, y por lo me nos un (1) miem bro de cada com ité.

Las recom endaciones y conceptos de los comités se adoptaran con el voto favorable de la mayoría y

se consignará en el acta qu e se suscr iba para ta l f in.

La evaluación de los procesos co ntractuales se efectuará a t ravés de los com ités, que en cada ca so

se conformen por el ordenador del gasto quienes cumpl i rán las funciones previstas en el Estatuto

Gene ral de Contratación de la Administración Pú bl ica y dem ás norm as que m odif iquen , adiciones y

sustituyan tal aspecto.

COMITES, ESTRUCTURADORES Y EVALUADORES

C A L I D A D ES D E L O S M I EM B R O S D E L O S C O M I T É S E S T R U C T U R A D O R E S Y E V A L U A D O R E S :

Los se rv idores pú b l icos des ign ados p or e l com pe ten te con t rac tua l para e je rce r la func ión

es t ruc tu radora , asesora y eva luadora en los p rocesos de Con t ra tac ión , deberán en lo pos ib le

acredi tar form ación profesional , técnica, o desarrol lar sus func iones com o serv idor públ ico en el

á rea qu e está re lac ionada co n la com pra de l b ien, serv ic io u obra a contra tar , o la idone idad

conocimiento para tal f in.


C a l le 5 2 N o . 1 4 -6 7 — C o n m u t a d o r : 3 1 9 9 0 0 0 F a x : 3 1 9 9 0 2 0 B o g o t á D . C .



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P á g i n a N o .

e r s i ó n

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Re•ública de Colombia

Las calidades o el perf i l profesional o técnico de los servidores públicos designados o seleccionados

para ejercer la función estructuradora, asesora y evaluadora, deberán garant izar a la Defensa C ivi l

Colombiana la estr ic ta apl icación del deber de selección objet iva y la correcta evaluación de las

ofertas.

Los com ités estructuradores y evaluadores de ofertas serán nom brados por el Director General o por

los ordenadores de gasto delegados.

Un integrante de cada comité (Técnico, Jurídico y E conómico — Financiero) recibirá las propuestas

de proyecto de pl iego de con dic iones, p l iegos de condic iones def ini tivos y ofer tas a eva luar entre

otros docum entos re lacionados.

El presidente de cada com ité evaluador corresponderá al servidor públ ico de mayor n ivel jerárquico

o grado de conocimiento que posea.

F U N C IO N E S G E N E R A L E S D E L O S M IE M B R O S D E L O S C O M I T É S E S T R U C T U R A D O R E S Y

E V A L U A D O R E S :

A S P E C T O L E G A L :

•

Verif icar e l cum pl imiento de todos los requisi tos legales ex ig idos en el pl iego d e condiciones yen

espe c ia l de la capac idad y ca l idad de los propone ntes , segú n se es tab lece en e l acáp i te

respectivo del pliego de co ndiciones definit ivo.

•

Presentar dentro de los términos establecidos, los informes de evalu ación de las ofertas.

•

Proyec ta r y rem i t ir a l Grupo Adm in is t ra ti vo de la D e fensa C iv il Co lomb iana , den t ro de los

términos previsto en el cronogram a de act iv idades, la respuesta a las observaciones al in forme

de evaluación qu e presenten los proponentes, dando e str icta apl icación al Estatuto General de

Contratación de la Adm inistración Públ ica y demá s normas que modif ican, adic ionan o sust i tuyen

y al Pliego de Condiciones.

•

Apoyar permanentem ente a los di ferentes comités durante su función evaluadora.

ASPECTO ECO NOMICO — FINANCIERO:

•

Ver i f icar e l cum pl imiento de todos los aspectos económ icos y f inanc ie ros estab lec idos en e l

pliego de cond iciones definit ivo.

•

Ver i f icar que los ofrecimientos recibidos estén acordes con las condic iones de precio y p lazo

señalados en el pliego de con diciones definit ivo.

•

Verificar los precios del mercado a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en la

reglamentación v igente.

•

Verif icar que los valores propuestos incluyan los impuestos de ley si a estos hubiere lugl -





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DCC MG 002

P á g i n a N o .

ersión


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ASPECTOS TECNICOS:

•

Ver i f icar qu e las espe ci ficac iones par t icu lares de los b ienes, serv ic ios u obras contratados,

correspondan a las solicitadas y definidas en el pliego de condiciones definit ivo.

•

Verif icar la cal idad de los bienes, servicios u obras que sean ofertados y hacer las observaciones

pertinentes y/o rechazar cualquier ofrecimiento que no corresponda a las calidades o

característ icas exigidas en el pl iego de condiciones definit ivo, pero siempre en estricta apl icación

de lo sol ic itado en el m ismo.

•

Presentar dentro de los términos establecidos, los informes de evaluación de las ofertas.

•

Proyectar y remitir al Grupo Administrativo de la Defensa Civil Colombiana dentro de los términos

prev is tos en e l cronog ram a de act iv idade s, la respue sta a las observa ciones a l in forme de

evaluac ión qu e presenten los propon entes, dando est r ic ta ap l icac ión a l Esta tu to Gen era l de

Contratación de la Administración Pú bl ica y dem ás norm as qu e m odifican, adicionan o sust i tuyen

y al Pl iego de C ondic iones.

F U N C IO N E S E S P E C ÍF IC A S D E L O S M IE M B R O S D E L O S C O M I T ÉS E S T R U C T U R A D O R E S Y

E V A L U A D O R E S :

•

Las funciones estructuradora y evaluadora de las ofertas se cumple a t ravés de cada uno de los

comités, según su naturaleza.

•

La func ión es t ruc tu radora y eva luadora se e je rce rá con p lena au tonom ía respec to de l

competente contractual y de los miem bros del Comité

•

La func ión es t ruc tu rado ra y eva luadora se e je rcerá p rev ia des ignac ión de l com peten te

contractual , en servidores públ icos, que com o m ínimo tengan co nocimiento gene ral del objeto

que se contrata y un perf il profesional que permita garant izar e l estr icto cum pl imiento del deber

de selección objetiva. la

función estructuradora cesará al cierre del proceso, salvo que durante

la etapa subsigu iente sean requeridos para precisar aspectos referidos al pl iego de condiciones

def init ivo. En consecuen cia prevalece esta designación sobre cualquier s i tuación administ rativa.

•

Las recom endac iones e in forme s de l comi té evaluado r , serán e l sopor te técn ico, jur íd ico,

económ ico — f inanciero de que dispondrá el Com ité Asesor de Lic i tac iones y C ontratos de la

Defensa Civi l Colombiana para revisar y avalar la selección de un contrat is ta; no obstante el

competente contractual o el mismo Comité podrán apartarse bajo su total responsabi l idad de

los conceptos, informes y recome ndación em itidas por los evaluadores.

•

Revisar el proyecto de pl iegos de condiciones y los pl iegos de condiciones definit ivos en el área

correspon diente con la m ayor respon sabi l idad, e f ic iencia, técn ica profes ional y d i l igen cia

respetando los principios const i tucionales y legales que g arant icen una esc ogencia objet iva en

concordanc ia con e l Es ta tu to G enera l de C on t ra tac ión de la Adm in is t rac ión Pú b l ica , que

consa gra e l pr inc ip io de transparen c ia , e l cuál es tab lece qu e serán inef icaces de p leno

derecho , las est ipu lac iones contrar ias a lo a l lí es tab lec ido. Deb e tenerse en cuenta q ue e l

proceso de con tratación contenga las condiciones claras, expresas y concretas que recojan la

especi f icaciones jur íd icas, técnicas, financieras y económ icas a que hayan de acom odarse

reparación de las propu estas y el desarrollo del contrato.


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V e r s i ó n

á g i n a N o .

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•

Estudiar y evaluar las sol ic itudes o inqu ietudes presentada s por los interesado s al p liego de

condic iones de f ini t ivo y preparar las ex pl icaciones que se requ ieran segú n el caso, respecto de l

contenido del pliego de condiciones de finitivo.

•

Propender por la actualización en las normas técnicas, jur íd icas y económ icas para que sean

incluidas en los pliegos de condiciones.

•

Solicitar la Inclusión en el pl iego de condiciones definit ivo, previo análisis, las especificaciones

técnicas, los fac tores de ver i f icac ión y cu ando s ea de l caso los fac tores de ponderac ión y

evaluación de las ofertas.

•

Ver i fi car que en e l P l iego de C ondic iones de f in it ivo , su acáp i te económico tenga en cu enta

respecto de l o fe rente , e l cump l im iento de contra tos anter iores , las m ul tas y las sanc iones

impues tas por ent idad públ ica en años an teriores a la presentación de la oferta, reportados en

el registro de Cám ara de Com ercio y/o aquel las de que la Ent idad tenga conocimiento y que se

encuentren en f irme, independientemen te del régimen juríd ico apl icable a la ent idad públ ica que

la imp onga. Para tal efecto, e l proponente qu e registre dos o m ás m ul tas o sanciones no será

habilitado en el proceso de s elección.

•

Par t ic ipar en la aud ienc ia de est imac ión, t ip i fi cac ión y as ignac ión de los r iesgos y en la de

aclaración de pliegos de con diciones si a ellas hubiere lugar.

•

An al izar, estudiar, ver i f icar y resolver las inquietud es presen tadas al proyecto de pl iego de

condiciones a f in de conso lidar el pliego definit ivo.

•

Analizar y proponer cu ando sea e l caso las modificaciones al pl iego de condiciones d efinitivo, a

f in de expedir adendas dentro de los términos legales.

•

Resolver las inquietudes formuladas hasta el cierre del proceso.

•

El análisis integral y val idación de los documentos previos a la apertura del proceso, resolución

de apertura, pl iego de condiciones def in i tivo con sus respe ct ivas adendas o m odif icaciones si

l os hub ie re , e l es tud io de l con ten ido de l ac ta de aud ienc ia de p rec is ión d e l p l iego , y la

verif icación del cronograma previsto para el desarrol lo del procesos contractual y en particular,

los mecan ismos y factores de evaluac ión establecidos en el pliego de cond iciones def in it ivo y

las posib les causales de rechazo, inhabi l idades, incompat ib i l idades o prohib ic iones que

contenga.

•

El estudio, evaluación y ca l if icación detal lada de las ofer tas presentadas, de tal forma que el

evaluador g arant ice no sólo el deber de selección ob jet iva, sino la veri f icación de las ofertas a

evaluar , ver i ficando que éstas cu m plan con todos y cada uno de los requis i tos exigidos en el

pliego de cond iciones y en la ley.

•

Los e va luadores ve la rán porque la escog enc ia de l con t ra t is ta s iempre sea o b je ti va y en

consecuencia es su obl igación recomend ar al Director General o su delegado, previo concepto

del Com ité Asesor de L ici taciones y C ontratos, e legir e l ofrecimiento m ás favorable sin que la

favorabi l idad la const i tuyan factores d i ferentes a los contenidos en el p l iego de condic iones

definitivo.

•

Los eva luadores deberán suscribir in formes sobre la evaluación real izada, dejando constanc

.

a

de todas las c i rcunstanc ias de t iem po, m odo y luga r que ocu r r ie ran en e l desarro l lo de

función evaluadora.


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•

Entrega de Doc um entos a la Of icina del Grup o Adm inistrat ivo de la Defensa Civi l Colom biana.

Los eva luado res deberán e je rce r su f unc ión con la d il igenc ia deb ida , de m anera qu e los

in formes de evaluación estén a disposición, con antelación a la fecha en que deban pon erse a

disposición de los interesados. Este informe será revisado previo al traslado de los

proponentes, por el Com ité A sesor de Lic i taciones y Contratos.

•

Entregar de forma impresa y m agnét ica la evaluación corregida al Grupo A dministrat ivo f irmado

por los integrantes del respectivo comité.

•

Las dem ás qu e se der iven en ejercic io de sus funciones.

REUNIÓN PR EVIA A LA PUBLICACION DEL INFORME DE EVALUAC IÓN.

El Jefe de l G rupo Adm in is t rat ivo, deberá cons iderar dent ro de l c ronogram a de ac t iv idades de los

procesos contractuales adelantados, la real ización de una reunión previa que permita estudiar y

analizar con los evaluadores los informes de evaluación.

DE LAS OBL IGACIONES ET ICAS COMUNES EN EJERCICIO DE SUS FUNCIONES:

•

Actuar con rect itud y honradez, desechando todo provecho o ventaja personal, obtenida por sí o

por interpuesta persona.

•

Actuar con p leno cono c imiento de las mater ias somet idas a su cons iderac ión y con la mayor

diligencia posible.

•

Gu ardar la debida reserva respecto de los hechos o informaciones q ue cono zca con m ot ivo del

ejercic io de sus funciones, s in per ju ic io de los deberes y responsabi lidades que le corresponden

en v ir tud de las norm as que regulan el se creto o la reserva administ rat iva.

•

O torgar a todos los p roponen tes y con t ra t is tas i gua ldad de t ra to , es dec i r que no me d ien

diferencias que de a cuerdo con las norm as vigentes pueda n considerarse para establecer una

prelación.

•

No debe u t i lizar en benef icio propio o de terceros o para f ines ajenos la informac ión que teng a

conocim iento con mo t ivo de l e jerc ic io de su función y qu e no esté dest inada a l pú bl ico en

general.

•

Den unciar ante su supe r ior o las autor idades correspondientes los actos o hechos de los qu e

tuv ie re conoc imiento con m ot ivo o con ocas ión de l e je rc ic io de sus func iones qu e pud ie ren

perjudicar a la Defen sa Civil Colom biana o constituir un delito o violación a la Ley.

•

Mantener la independencia de cr i ter io y el deber de selección objetiva determinado en la L ey.

•

No dejarse pres ionar por super iores a efec tos de ex ped i r conceptos que se sus t ra igan a las

condiciones objet ivas que le impone el ejercicio de la función.

S U P E R V IS IO N D E C O N T R A T O S

La supervis ión del contrato, t iene com o ob jet ivo co ntrolar y vigi lar las acciones del contrat is ta para

hacer cum pl ir las especi f icaciones técn icas, las act iv idades a dm inistrat ivas, legales, f inan ciera y

presupuestales establecidas en los contratos, en los convenios y sus respect ivos planes operat iv


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Para el lo la De fensa Civi l Colombiana cu enta con un Manua l para ejercer la función de Su pervisor

DCC-MG- 003 .

3. CUMPL IMIENTO DE R EQUIS ITOS NOR MATIVOS

La De fensa Civ i l Co lombiana dará cu m pl im iento a las norm as establec idas en la Co nst i tuc ión

Polít ica de Colombia, Estatuto General de Contratación de la Administración Pública sin perjuicio a la

apl icación de norm as qu e sobre la mater ia se expidan con poster ior idad a la v igencia de este

manu al, caso en el cual se entenderán inclu idas.

Se tend rán en cu enta adem ás las d i rect ivas presidencia les, resoluc iones y c i rcu lares in ternas

expedidas por la Ent idad y todas las normas que lo modif ican, complem entan o adic ionan, las cuales

forman parte integral de este documento com o anexo.

A la con tratación es tatal le son apl icables las disposiciones com erciales y civ i les pert inentes, e n

aquel las materias no reguladas por e l R égimen de la contratación estatal y su fundam ento responde

a criterios de racionalidad en el uso de los recursos aten diendo la austeridad en el ga sto público.

4. D O C U M E N T O S R E L A C IO N A D O S

En este capi tu lo se debe e stablecer los docum entos referenciados, inc luyendo los procedimientos

docume ntados y caracter izaciones

NOMBRE DEL DOCUMENTO

CÓDIGO

Manual de S uperv isores

DCC-MG-003

Procedimiento Plan Anual de Adquis ic iones

GAD-PD-005

Procedimiento Etapa Precontractual

GAD-PD-001

Procedimiento Etapa Contractual

GAD-PD-002

Procedimiento Etapa Postcontractual

GAD-PD-003


C a l le 52 N o . 1 4 - 67 - C on mut ado r: 3 1 9 9 0 0 0 Fax : 3 1 9 9 0 2 0 Bogo t á , D .C .


manual de contratacion dcc.pdf

Documents