MANUAL DE EXCEL INTERMEDIO

Pablo Cruzat P.

Relator Excel

MANUAL DE EXCEL INTERMEDIO

Y AVANZADO

INDICE

2INDICE

4LA VENTANA DE EXCEL

4Columnas y filas

4Calibrar las columnas

5Ajustar las filas

6Cmo moverse dentro de la hoja

7Nombrar y seleccionar celdas y rangos

7INGRESANDO DATOS

7Texto

11FORMATO DE CELDAS

11Utilizar la barra de formato

12Utilizar el cuadro de dilogo de Formato /Celdas

14COPIAR FRMULAS

15Cambiar entre referencias relativas y absolutas

15AUTOLLENADO

17NOMBRES

17DEFINIR NOMBRES

18FUNCIONES

18REGLAS PARA EL USO DE FUNCIONES

18Funciones ms usadas:

19SUMA

19MAX, MIN, PROMEDIO

21FECHA / HOY

22EL ASISTENTE PARA FUNCIONES

23Funcin: BSQUEDA Y REFERENCIA

26SI

27INTRODUCCION A TABLAS DINMICAS

27TABLAS DINAMICAS

38MACROS

38Qu es una macro?

38Cundo debe construirse una macro?

38El ejemplo ms simple

39Ejecutar una macro

40Otro ejemplo muy simple

41Referencias relativas

43Asignacin de una macro a un botn en la barra de herramientas.

45Asignacin de una macro a una nueva opcin del Men.

47DICCIONARIO

LA VENTANA DE EXCEL

Comenzamos a trabajar con Excel. Lo primero ser trabajar en el libro abierto o abrir uno nuevo. Cada libro tendr varias hojas y a su vez, cada hoja puede ocupar varias pginas. No debemos confundir, por tanto, el concepto de hoja con pgina (normalmente tamao DIN 4)

Trabajar con las hojas del libro

Normalmente, los libros de Excel, comienzan con 3 hojas, sin embargo esto es lo de menos, pues en cualquier momento podemos aadir o eliminar hojas.

Las operaciones que pueden realizar con las hojas de Excel son:

Moverse por las hojas, basta con hacer clic encima de la pestaa de la hoja a la que queramos movernos Insertar hojas nuevas, con la opcin del men Insertar/ Hoja de clculo. La hoja se insertar delante de la hoja en la que estemos situados.

Seleccionar hojas, cuando nos movemos a una hoja, sta queda seleccionada. Si queremos seleccionar varias hojas a la vez, haremos lo mismo pero manteniendo la tecla Ctrl. presionada.

Eliminar hojas, una vez hayamos seleccionado las hojas que queramos eliminar, elegimos la opcin eliminar hoja de clculo del men Edicin .

Mover y copiar hojas, podemos utilizar la opcin Mover o copiar hoja del men Edicin.

Columnas y filas

Calibrar las columnas

Una de las tareas de nunca acabar en la hoja es el ajuste de la amplitud de la columna. Pareciera que, tan pronto como termina de poner todas las columnas en orden, hiciera un cambio en la hoja (como formatear una tabla de figuras) y este cambio requiriera un nuevo ajuste en la am-plitud de la columna.

Afortunadamente, Excel hace que los cambios en la amplitud de la columna sean sencillos. La forma ms fcil para ajustar una columna es hacerle un ajuste perfecto, utilizando la caracterstica de Ajustar a la seleccin (AutoFit). A travs de este mtodo,

Excel determina automticamente cunto ampliar o angostar la columna para que la entrada actual ms larga de todas se ajuste a dicha columna.

Aqu le mostramos cmo utilizar Ajustar a la seleccin (AutoFit) para lograr el ajuste perfecto en una columna:

1. Coloque el indicador sobre el recuadro de la columna que necesita ajuste en su borde derecho. El indicador se convierte en una flecha de doble cabeza que seala hacia izquierda y derecha.

2. Dar doble clic al botn del ratn. Excel amplia o angosta la columna para que se ajuste a la entrada ms larga de todas. Puede utilizar esta caracterstica de ajuste perfecto en ms de una columna a la vez. Simplemente seleccione todas las columnas que necesita ajustar (si estas columnas estn una al lado de la otra, desplcese a travs de las letras de las columnas en el recuadro; si no lo estn, presione Ctrl. mientras le da clic a las letras de columnas individuales). Una vez que se seleccionan las columnas, dele doble clic a cualquiera de los bordes derechos en el recuadro.

Cuando el arreglo perfecto de Ajustar a la seleccin no funciona, en vez de darle doble clic, arrastre el borde derecho de la columna hasta que tenga el tamao que usted necesita. Esta tcnica manual para calibrar la amplitud de la columna funciona tambin cuando se selecciona ms de una columna. Slo dese cuenta de que todas las columnas seleccionadas asuman el tamao de aquella que est arrastrando.

Ajustar las filas

El ajuste de la altura de las filas es parecido al ajuste de las columnas, excepto

porque se hace menos frecuentemente. Esto ocurre porque Excel cambia automticamente la altura de las filas para acomodar cambios en sus entradas (tales como seleccionar un estilo de letra mas grande o resumir el texto en una celda). La mayora de los ajustes en la altura de las filas aparece cuando se quiere aumentar la cantidad de espacio entre el titulo de la tabla y la misma o entre una fila de encabezados de columna y la tabla de informacin, sin aadirle realmente una fila en blanco.

Para aumentar la altura de una fila, arrastre el borde inferior del recuadro de la fila hacia abajo hasta que sta sea lo suficientemente alta y luego suelte el botn del ratn. Para reducirla haga el proceso inverso y arrastre el borde inferior de la fila hacia arriba. Si quiere utilizar Ajustar a la seleccin para crear un ajuste perfecto en las entradas de una fila, dar doble clic al borde inferior del recuadro de la fila.

Cmo moverse dentro de la hoja

Para introducir datos en una celda o cambiar el contenido de sta, debe seleccionar primero la celda desplazando el selector de celda hasta ella. Puede realizarlo tanto con el ratn como con el teclado.

Tambin puede moverse a una celda especificada introduciendo la referencia de la celda en el cuadro de nombres y apretando la tecla [Intro].

Queda claro, que para seleccionar una celda, basta con estar situados en ella, sin embargo tambin podemos seleccionar varias celdas (que estn seguidas) con el tpico mtodo de pinchar y arrastrar, o bien (si no estn seguidas) manteniendo presionada la tecla Crtl. y haciendo clic en aquellas celdas que queramos seleccionar.

Nombrar y seleccionar celdas y rangos

Para nombrar una sola celda basta con poner el nombre de la columna en la que est junto al nombre de la fila (A3, J6, AB10,...)

Sin embargo muy a menudo interesa nombrar varias celdas que estn seguidas formando un rea rectangular. A esto se llama rango de celdas (a la hora de utilizar funciones, son muy usados), se nombran con el nombre de la primera celda situada en la esquina superior izquierda del rango, dos puntos (:) y el nombre de la ltima celda, situada en la esquina inferior de la derecha del rango (A3:C5, B12:C9,...)

Otra opcin muy interesante consiste en nombrar celdas y rangos de celdas, que no estn en la hoja activa (hoja en la que estamos trabajando). Pues bien para hacer esto basta con dar el nombre completo de la celda o el rango:

Si la celda (o rango) est en otra hoja del libro activo(en el que estamos

trabajando): {nombre de la hoja}!{nombre de la celda o rango}

o Ejemplo: hoja1!A4, prueba!B6:C8, ...

Si la celda (o rango) est en otra hoja de otro libro: {[nombre del libro]}{nombre de la hoja}!{nombre de la celda} o

Ejemplo: [libro1]hoja1!C6, [ejercicio1]hoja1!B8:C6

INGRESANDO DATOS

Para introducir datos en una hoja, posicione el apuntador en la celda en donde quiere los datos, y luego comience a escribir la entrada. Mientras contina escribiendo,

Excel muestra su progreso tanto en la barra de frmula como en la celda activa en la hoja. Sin embargo, el punto de insercin (la barra vertical destellante que acta como su cursor) se visualiza slo al final de los caracteres visibles en la celda.

Al terminar de introducir los datos debe validar lo que acaba de introducir, para ello basta con moverse a otra celda (presionando enter, con los cursores del teclado, con el ratn,...)

Texto

Al comenzar a trabajar en Excel, utilizamos un formato predefinido llamado formato General. Entre otras caractersticas, hace que al introducir texto, este se alinee a la izquierda de la celda. De modo que siempre que introduzcamos datos y se alineen a la izquierda al validarlos, significar que hemos introducido texto.

NmerosAlgo parecido ocurre con los nmeros cuando comenzamos a trabajar utilizando el formato General, en este caso cuando introduzcamos nmeros en una celda, se alinearn a la derecha.

A veces intentamos dar un aspecto ms vistoso a los nmeros escribindolos con los puntos de millares, aadindoles el smbolo de alguna moneda. Pues bien, no debemos hacer nada de eso manualmente. Cuando introduzcamos un nmero lo haremos sin ningn tipo de adorno, para que Excel no pueda confundirlo con texto (despus veremos que podemos adornar de diversas formas los nmeros utilizando el formato).

Fechas, horas, porcentajes.

En Excel podemos introducir fechas y horas. Para que Excel sepa que se trata de una fecha o una hora se pueden introducir utilizando estos mtodos:

Fechas: [da]/[mes]/[ao] (11/5/2001)

Horas: [hora]:[minutos]:[segundos] (5:02:08)

Ambos tipos de datos, realmente son lo mismo. Es decir tanto las fechas como las horas son nmeros. Simplemente se trata de nmeros a los que se les ha cambiado el formato, para hacer que se muestren con el aspecto de fechas u horas. As pues, podemos realizar todo tipo de operaciones entre fechas, horas y nmeros, ya que realmente todo es lo mismo.

Muy a menudo, en Excel interesa calcular el porcentaje de cualquier cantidad.

Calcular el X% de algn nmero, es lo mismo que multiplicar dicho nmero por 0,0X.

Para Excel X% y 0,0X es el mismo nmero. Realmente lo nico que cambia es el formato (0,05=5% ; 0,2 = 20% ;...)

Frmulas

Una frmula consiste en dos elementos: operandos y operadores. Un operando representa el dato que se usar en el clculo y puede incluir constantes, y/o referencias de celdas; un operador indica la operacin que se realizar con los diferentes operandos y puede incluir cualquiera de las siguientes funciones:

Para introducir una frmula en una hoja de clculo:

Seleccione la celda donde deba aparecer la frmula.

Teclee el signo igual ( = ). (De este modo se activa la barra de frmulas).

Especifique una constante u operador teclendolo.

Especifique una referencia de celda bien por el teclado o bien usando el ratn para situarse sobre ella.

Haga clic en el botn Introducir de la barra de frmulas o apriete la tecla [Intro]. (Si fuera necesario, puede Cancelar la frmula antes de introducirla haciendo clic en el botn cancelar de la barra de frmulas o apretando la tecla [Esc].

Funciones

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones.

La estructura o sintaxis de toda funcin es: (ponemos como ejemplo la funcin

SUMA)

Como se puede observar en la figura anterior, los argumentos deben ir entre parntesis, separados por ;.

Desde el botn pegar funcin situado en la barra de herramientas Estndar, podemos abrir el cuadro de pegar funcin, esta opcin nos ayudar a introducir funciones utilizando un asistente.

FORMATO DE CELDAS

Hay dos formas para dar formato a las celdas de Excel:

Un modo sencillo y rpido, utilizando la barra de formato

Ms complicado, pero con muchas ms opciones, sera utilizar el men

Formato/Celdas

Utilizar la barra de formato

La barra de formato est situada normalmente en la parte superior de la pantalla de Excel. Contiene varios botones para dar formato al texto (como en Microsoft Word) y otros cuantos para dar formato a los nmeros, son:

Sirve para cambiar el tipo de fuente de las celdas seleccionadas

Con este botn podemos cambiar el tamao del texto para la celda o celdas seleccionadas.

los utilizamos a menudo, para aplicar los efectos de negrita, cursiva y subrayado

Como no, tambin podemos cambiar la alineacin horizontal de los datos introducidos en las celdas seleccionadas. Alinean a la izquierda, centrado y, derecha.

Este botn debe ser utilizado cuando tengamos varias celdas seleccionadas. Sirve para combinar las celdas seleccionadas y centrar el contenido. (al seleccionar las celdas debemos asegurarnos que como mximo una de ellas contenga datos).

Ambos botones dan formato de moneda a los nmeros. El primero aade Ptas y el segundo Euros (no divide el nmero entre 166), adems ponen los puntos de millares y quitan decimales.

Se trata de aplicar el formato de porcentaje, multiplica el nmero por 100, quita decimales y aade el smbolo del %.

Formato de millares. Pone los puntos de los millares y quita decimales.

Aumentar decimales y disminuir decimales, siempre redondeando

Disminuir sangra y aumentar sangra. Desplazan el texto hacia la izquierda o la derecha (segn el botn) dentro de la celda

Los bordes que observamos en la tabla, normalmente no se imprimen, por tanto si queremos imprimir algn borde, podemos utilizar este botn.

Da color de fondo a la celda o celdas seleccionadas.

Cambia el color del texto de los datos que aparecen en las celdas seleccionadas.

Utilizar el cuadro de dilogo de Formato /Celdas

El comando de celdas de Excel en el men de Formato (Ctrl+1 Para hacerlo ms corto) hace que sea rpido el aplicar un movimiento gil de diferentes clases de formato a una seleccin de celda. El cuadro de dilogo de Formato Celdas que llama este comando contiene seis pestaas: Nmero, Alineacin, Fuentes, Bordes, Diseo y Proteccin.

En la pestaa Nmero, podemos dar distintos formatos a los datos numricos, e incluso cambiar algunas opciones dentro de cada formato.

La segunda pestaa Alineacin, sirve para cambiar la alineacin dentro de las celdas seleccionadas tanto horizontalmente como verticalmente, tambin podemos cambiar la orientacin de los datos (en grados)

La pestaa Fuente, es muy conocida para todos los que conozcan cualquier procesador de textos, ah aparecen las opciones para cambiar el formato del texto.

En Bordes, tenemos la posibilidad de dar bordes a las celdas seleccionadas, e incluso cambiar el estilo y el color del borde

La ltima pestaa que nos interesa es Tramas, utilizada para cambiar el color de fondo de la celda o celdas seleccionadas, con la posibilidad de utilizar tramas (colores no uniformes).

COPIAR FRMULAS

Es muy corriente encontrarse con que se quiere realizar el mismo clculo sobre

distintas celdas y posiblemente con distintos valores. Es aqu donde resulta til usar la copia inteligente, en concreto la copia de frmulas.

En esta tabla se ha introducido una frmula en la celda A4 y posteriormente se ha copiado a las celdas B4 y C4. Para conseguirlo, primero seleccionamos la celda donde aparece la frmula que se quiere copiar, nos situamos en su esquina inferior de la derecha (donde aparece el punto negro) y con el cursor de la cruz sencilla (+) pinchamos y arrastramos hasta llegar a la ltima celda donde se quera copiar la frmula.

En esta ocasin se han utilizado referencias relativas. Sin embargo en otras ocasiones puede ser necesario el uso de referencias absolutas, o referencias mixtas

Referencias relativas

Cuando se crea una frmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posicin relativa respecto a la celda que contiene la frmula. En el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la frmula=A5; Microsoft Excel buscar el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B6. Este mtodo se denomina referencias relativas.

Si se copia una frmula que utiliza referencias relativas, Excel ajustar automticamente las referencias en la frmula pegada para hacer referencia a diferentes celdas relativas a la posicin de la frmula. En el siguiente ejemplo, la frmula en la celda B6, =A5, que corresponde a una celda por encima y a la izquierda de B6, se ha copiado en la celda B7. Excel ha ajustado la frmula en la celda B7 a =A6, que hace referencia a la celda que est una celda por encima y a la izquierda de la celda B7.

Referencias absolutas

Si no desea que Excel ajuste las referencias cuando se copie una frmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la frmula multiplica la celda A5 por la celda C1 (=A5*C1) y puede copiarse la frmula en otra celda, Excel ajustar ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de dlar ($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de dlar a la frmula como se indica a continuacin:

=A5*$C$1

Cambiar entre referencias relativas y absolutas

Si ha creado una frmula y desea cambiar las referencias relativas a absolutas (y viceversa), seleccione la celda que contenga la frmula. En la barra de frmulas, seleccione la referencia que desee cambiar y, a continuacin, presione F4. Cada vez que presione F4, Excel alterna las combinaciones: columna absoluta y fila absoluta (por ejemplo, $C$1); columna relativa y fila relativa (C$1); columna absoluta y fila relativa ($C1); y columna relativa y fila relativa (C1). Por ejemplo, si se selecciona la direccin $A$1 en una frmula y se presiona F4, la referencia ser A$1. Al presionar de nuevo F4, la referencia ser $A1 y as sucesivamente.AUTOLLENADO

Muchas de las hojas que se crean con Excel requieren la entrada de una serie de fechas o nmeros secuenciales. Por ejemplo, una hoja puede requerir que usted le ponga titulo a las columnas con los 12 meses, desde Enero hasta Diciembre, o numerar las filas de 1 a 100.

La caracterstica de Autollenado de Excel hace que esta repetitiva tarea se vuelva corta. Todo lo que tiene que introducir usted son los valores iniciales para las series. En la mayora de los casos, Autollenar es lo suficientemente listo para descifrar cmo extender las serie por usted cuando arrastra el asa de Ilenar hacia la derecha (para llevar las series a lo largo de las columnas a la derecha) o abajo (para extender las series a las filas de abajo).

Recuerde que el asa de Autollenado se ve como un signo + y aparece (nicamente cuando usted pone el indicador del ratn en la esquina inferior - derecha de la celda (o de la ltima celda, cuando usted ha seleccionado un bloque de celdas). Tenga en cuenta que si usted arrastra una seleccin de celda con el indicador del ratn de la cruz blanca en vez de hacerlo con el asa de Autollenado, Excel simplemente extiende la seleccin de celda a aquellas celdas que usted arrastra. Si usted arrastra una seleccin de celda con el indicador de cabeza de flecha, Excel mueve la seleccin de celda.

Cuando se crea una serie con el asa de Ilenar, usted slo puede arrastrar en una direccin a la vez. Por ejemplo, puede extender la serie o Ilenar el rango a la izquierda o a la derecha del rango de celda que contiene los valores iniciales, o puede extender la serie o Ilenar el rango encima o debajo del rango que contiene los valores iniciales. No puede, en cambio, extender la serie o Ilenar el rango en las dos direcciones al mismo tiempo (tal como hacia abajo y a la derecha al arrastrar el asa de Ilenar diagonalmente).

Cuando usted suelta el botn del ratn despus de extender el rango con el asa de Ilenar, Excel crea una serie en todas las celdas que usted seleccion o Ilena el rango entero con el valor inicial.

Las figuras siguientes ilustran cmo utilizar Autollenado para introducir una fila de meses, comenzando con enero en la celda B2 y terminando con junio en la celda G2.

Para hacer esto, simplemente introduzca enero en la celda B2, y luego coloque el indicador del ratn en el asa de llenar en la esquina inferior derecha de esta celda antes de que se arrastre hasta la celda G2 a la derecha.

Cuando usted suelta el botn del ratn, Excel llena los nombres del resto de los meses (febrero a junio) en las celdas seleccionadas (como se muestra en la figura 2-13). Note que Excel mantiene las celdas con las series de los meses seleccionados, dndole a usted otra oportunidad para modificar dichas series (si se fue muy lejos, puede arrastrar el asa de Ilenar a la izquierda para reducir la lista de los meses; si no se fue muy lejos, puede arrastrarla a la derecha para extender la lista de los meses adicionalmente).

NOMBRES

Un nombre es un identificador fcil de recordar que se crea para referirse a una celda, a un

grupo de celdas, a un valor o a una frmula. El utilizar nombres ofrece las siguientes ventajas:

Cada libro de trabajo puede compartir slo un conjunto de nombres. Los nombres que se crean para hacer referencia a celdas en una hoja de clculo pueden usarse en todo el libro de trabajo, eliminando la necesidad de tener que volver a crear nombres para cada hoja nueva o escribir las referencias de las hojas en frmulas.

Pueden crearse nombres especiales para una hoja en particular. Esta caracterstica permite utilizar nombres comunes para definir las celdas relacionadas en las distintas hojas de clculo de un mismo libro de trabajo.

Las referencias con nombre pueden usarse en casi todos los lugares en que se usara una referencia regular, incluyendo frmulas y cuadros de dilogo.

Las frmulas que usan nombres son ms fciles de leer y recordar que las que usan referencias de celda; por ejemplo: la frmula =Precio_unitario*Cantidad+IVA es ms fcil de leer que la frmula =D5*A5+E5.

Si se cambia la estructura de la hoja de clculo, puede actualizarse la referencia en un solo lugar y todas las frmulas que usan ese nombre se actualizan automticamente.

Pueden pegarse nombres en las frmulas rpida y fcilmente usando el cuadro de nombres en la barra de frmulas.

Excel puede crear automticamente nombres para las celdas basados en los ttulos de las filas o de las columnas en la hoja de clculo, o pueden escribirse los nombres para las celdas o las frmulas.

DEFINIR NOMBRES

Dar nombre a las celdas

1. Seleccionar la celda, el rango de celdas o las celdas no adyacentes a las que se desea dar nombre.

2. Hacer clic en el cuadro de nombres situado en el extremo izquierdo de la barra de frmulas.

3. Escribir el nombre para las celdas.

FUNCIONES

Una funcin es una frmula especial que ya est escrita y que acepta un valor o valores, que realiza una operacin y devuelve un valor o valores. Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir frmulas ms extensas. El uso de funciones simplifica y acorta las frmulas en las hojas de clculo, especialmente aquellas que efectan clculos extensos y complejos.

Una funcin es una frmula especial que ya est escrita y que acepta un valor o valores, que realiza una operacin y devuelve un valor o valores. Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir frmulas ms extensas. El uso de funciones simplifica y acorta las frmulas en las hojas de clculo, especialmente aquellas que efectan clculos extensos y complejos.

Los parntesis indican a Microsoft Excel dnde comienzan y terminan los argumentos.

Siempre deber existir un parntesis de apertura y otro de cierre, sin espacios antes ni despus de cada uno. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos, matrices, valores de error o referencias, y deben producir un valor vlido. Los argumentos tambin pueden ser constantes o frmulas, y las frmulas pueden contener otras funciones. Cuando el argumento para una funcin es otra funcin, se dice que est anidado. En Microsoft Excel, podrn anidarse hasta siete niveles de funciones en una frmula.

REGLAS PARA EL USO DE FUNCIONES

Antes y despus de cada argumento deber incluirse un parntesis, sin dejar espacios antes y despus de cada uno de ellos. Los parntesis indican a Excel dnde comienzan y dnde terminan los argumentos.

No usar puntos para separar los miles en los valores numricos.

Los argumentos debern especificarse dentro de los parntesis de una funcin; stos pueden ser nmeros, referencias, texto, valores lgicos, matrices o valores de error, algunas funciones aceptan argumentos opcionales que no son necesarios para que la funcin realice los clculos.

Los argumentos de una funcin pueden ser valores constantes o frmulas. Si se usa una funcin, sta puede contener otras funciones. Cuando el argumento de una funcin es una funcin, se le denomina funcin anidada, en Excel es posible anidar hasta siete niveles de funciones en una frmula.Funciones ms usadas:

Como se puede observar en el cuadro de dilogo pegar funcin, hay muchas funciones distintas, y adems cada una de ellas se maneja de forma diferente. Para poder manejarlas tendremos que recurrir a la ayuda de Office (es muy completa), no obstante creemos conveniente tratar detenidamente las ms usadas.

Las siguientes funciones que trataremos, son las ms utilizadas y adems pueden servir de ejemplo para manejar funciones similares.

SUMA

Suma todos los nmeros de un rango.

Sintaxis:

SUMA(nmero1;nmero2; ...)

Ejemplo: SUMA(3; 2; A7; C5:E8) Es igual a la suma de 3 + 2 + el contenido de la celda A7 + el contenido de las celdas del rango C5:E8

Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros cuya suma desea obtener.

Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de nmeros que escriba directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos.

Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarn los nmeros de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.

MAX, MIN, PROMEDIO

Estas tres funciones son muy parecidas a la funcin SUMA:

1. MAX: Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros para los que se desea encontrar el valor mximo.

Puede especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones de nmeros en forma de texto. Los argumentos que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir a nmeros causan errores.

Si un argumento es una matriz o referencia, se usarn slo los nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasarn por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lgicos y el texto.

Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:

MAX(A1:A5) es igual a 27

MAX(A1:A5;30) es igual a 30

2. MIN: Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1;nmero2; ... son entre 1 a 30 nmeros cuyos valores mnimos desea encontrar.

Puede especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones textuales de nmeros. Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a nmeros, causan errores.

Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto..

Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0.

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27, y 2:

MIN(A1:A5) es igual a 2

MIN(A1:A5; 0) es igual a 0

3. PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.

Sintaxis

PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1;nmero2; ... son de 1 a 30 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener.

Observaciones

Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.

Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0.

Sugerencia Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia entre las celdas vacas y las que contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla de verificacin Valores cero de la ficha Ver (comando Opciones del men

Herramientas. Las celdas vacas no se cuentan pero s los valores cero.

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2:

PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11

PROMEDIO(A1:A5; 5) es igual a 10

FECHA / HOY

1. FECHA: Devuelve una fecha a partir de tres argumentos (numricos)

Sintaxis:

FECHA (ao; mes; da)

Los argumentos deben ir en ese orden, a diferencia de las funciones anteriores, en las que el orden no importaba. Adems vemos como el nmero de argumentos es limitado (no puede haber ms de tres argumentos)

Ejemplo:

FECHA( A3;1;B7) dnde los tres argumentos deben ser numricos. El resultado ser una fecha [contenido de A3]/01/[contenido de B7]

2. HOY : Devuelve la fecha actual del sistema. Adems esta fecha se ir actualizando, segn vayan transcurriendo los das Sintaxis.

HOY()

Aunque no necesita ningn argumento, es necesario abrir y cerrar parntesis.

Esta claro que basta con introducir la sintaxis anterior en cualquier celda para que aparezca la fecha actual de nuestro sistema.

EL ASISTENTE PARA FUNCIONES

El Insertar una funcin simplifica la introduccin de frmulas. Para iniciar el Asistente para

funciones:

1. Hacer clic en el botn Insertar funcin 2. Se desplegar el siguiente cuadro:

3. Seleccionar en el cuadro de lista O seleccionar una categora:, la categora a la que pertenezca la funcin deseada

4. Elegir en el cuadro de lista Seleccionar una funcin:, el nombre de la funcin deseada.

Nota: Cuando se seleccione una funcin del cuadro de lista, la definicin de la funcin y de sus argumentos aparecer automticamente; as como la posicin correcta de los puntos, comas (,) y parntesis [( )].

5. Hacer clic en el botn Aceptar

6. Se desplegar el siguiente cuadro:

7. Introducir en los cuadros de edicin para argumentos: nmeros, referencias,

nombres, frmulas, texto u otras funciones.

8. Hacer clic en el botn AceptarFuncin: BSQUEDA Y REFERENCIA

Busca valores en una referencia o matriz. La funcin BUSCAR tiene dos sintaxis, vectorial y matricial.

Sintaxis 1 (vector)

Un vector es una matriz que contiene una sola fila o una sola columna. La forma vectorial de BUSCAR busca un valor en un vector, se desplaza a la posicin correspondiente en un

segundo vector y devuelve ese valor. Esta forma de bsqueda se utiliza cuando se necesite especificar el rango que contiene los valores que se desea hacer coincidir.

Forma vectorial

BUSCAR(valor_buscado,vector_de_comparacin,vector_resultado)

Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, utilizar el mayor valor de vector_de_comparacin que sea menor o igual al valor_buscado.

Si valor_buscado es menor que el valor ms bajo de vector_de_comparacin, BUSCAR devuelve el valor de error #N/A.

Sintaxis 2 (matriz)

La forma matricial de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila o en la primera columna de la matriz, se desplaza vertical u horizontalmente hasta la ltima celda y devuelve el valor de esta celda. Esta forma de bsqueda se utiliza cuando los valores que se desee hacer coincidir se encuentren en la primera fila o en la primera columna de la matriz.

Forma matricial

BUSCAR(valor_buscado,matriz)

La forma matricial de BUSCAR es muy parecida a la de las funciones BUSCARH y BUSCARV. La diferencia es que BUSCARH busca valor_buscado en la primera fila, BUSCARV busca en la primera columna y BUSCAR busca de acuerdo a las dimensiones de la matriz.

Si la matriz es cuadrada o cubre un rea que es ms ancha que alta (ms columnas que filas), la funcin buscar valor_buscado en la primera fila.

Si la matriz es ms alta que ancha (ms filas que columnas), BUSCAR buscar en la primera columna.

BUSCARH y BUSCARV permiten especificar una celda buscando hacia abajo o a travs de filas o de columnas pero BUSCAR siempre selecciona el ltimo valor de la fila o columna.

Importante: Los valores deben colocarse en orden ascendente: ...;-2; -1; 0; 1; 2; etc.; A-Z; FALSO; VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.

Para usar la funcin BUSCAR seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la funcin

2. Hacer clic en el botn Insertar funcin de la barra de herramientas Estndar Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar funcin

3. En el cuadro de lista O seleccionar una categora:, seleccionar Bsqueda y referencia

4. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin:, seleccionar BUSCAR

5. Hacer clic en el botn Aceptar

6. Excel mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

7. Seleccionar la opcin deseada

Valor_buscado,vector_de_comparacin,vector_resultado

Hacer clic en el botn Aceptar

Se desplegar la siguiente ventana:

Ingresar en el cuadro de edicin: Valor_buscado, el valor que se desea encontrar

Ingresar en el cuadro de edicin: Vector_de_comparacin, el rango en el que se desea buscar, el cual deber contener slo una columna o una fila

Ingresar en el cuadro de edicin: Vector_resultado, el rango en el que se desea que se muestren los resultados, el cual deber contener slo una columna o una fila

Hacer clic en el botn Aceptar.

SI

Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_ lgica es cualquier valor o expresin que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico

VERDADERO para este argumento.

Valor_si_verdadero puede ser otra frmula.

Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido".

Si el argumento prueba_lgica esFALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula.

Ejemplos

En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una frmula para calcular el presupuesto actual. Si el resultado de la frmula de A10 es igual o menor que 100, la siguiente funcin mostrar "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la funcin mostrar "Presupuesto excedido".

SI(A10