manual de facturacion - btb soft · listado empresa - productos 54 4.4. listado productos - empresa...

MANUAL DE

FACTURACION

1. INFORMACION GENERAL 1

SISTEMAS BTB - SQL 8.10 / WIN 9.10 FACTURACION

INDICE


2. CONFIGURACIONES 4

2.1. Configuración de Facturación 4

2.2. Configuración Facturas de Crédito 10

3. FACTURACION 11

3.1. Inicio de la Operación 11

3.2. Carga de Facturas 12

3.2.1. Facturas Anuladas 13

3.2.2. Impresión no automática de Formularios 14

3.2.3. Minuta 14

3.2.4. Cambio de Fecha 15

3.2.5. Estado de Crédito 15

3.2.6. Pago Observado 16

3.3. Contenido de la Factura 17

3.3.1. Cabecera 17

3.3.2. Detalle de la Factura 21

3.3.3. Totales de la Factura 41

3.3.4. Imputaciones especiales 43

3.3.5. Pagos y Cobros 44

3.3.6. Funciones Especiales 45

3.4. Envío de Facturas por Mail 48

3.5. Impresión Múltiple de Facturas 50

4. ESTADÍSTICAS 52

4.1. Generación de Estadísticas 52

4.2. Consultas en Pantalla 53

4.3. Listado Empresa - Productos 54

4.4. Listado Productos - Empresa 55

4.5. Ranking de Compras y Ventas 56

4.6. Detalle de Productos Facturados 58

4.7. Informe de Rentabilidad 59

5. INFORMES POR LEGAJO / PRODUCTO 60



5.1. Consulta de Productos Facturados 60

5.2. Listado de Productos Facturados 61

5.3. Comprobantes por Producto 62

6. OTROS LISTADOS 63

6.1. Resumen Contable 63

6.2. Resumen de Tesorería 66

6.3 Resumen de Productos 67

6.4. Comisiones de Ventas 69

7. IMPRESORAS FISCALES 70

7.1. Información General 70

7.2. Selección de Marca 70

7.3. Configuración 71

7.4. Otras Funciones 72

7.5. Consultas Frecuentes 72

7.6. Talón de Regalo 73

8. FACTURACION ELECTRONICA 74

8.1. Información General 74

8.2. Obtención del CAE por RECE 75

8.2.1. Pedido del CAE 75

8.2.2. Recepción del CAE 76

8.2.3. Informe de Errores 77

8.2.4. Impresión de Facturas 78

8.3. Obtención del CAE por Web Service 79

8.4. Obtención del CAE de Exportaciones 80

8.5. Auditoría de Facturación Electrónica 82

8.6. Archivo de Duplicados Electrónicos 83

9. ARCHIVOS AUXILIARES 84

9.1. Puntos de Venta 84

9.1.1. Conceptos Generales 84

9.1.2. RG 1361 86

9.2. Textos Fijos 89



1. INFORMACION GENERAL

Este módulo maneja la confección e impresión de Facturas de Ventas (inclusive Notas de Débito y de Crédito). También permite la carga e impresión de facturas de compras, aunque si su contenido no genera movimientos de stock es preferible ingresarlas desde las pantallas de Libros de IVA.

Este módulo se conecta directamente con los módulos de IVA, de Stock y de Pagos y Cobros, de manera que la información en este Manual concluye en los puntos en que dichos módulos toman el control de la operación.

También se conecta con los módulos de Remitos y Pedidos para absorber unidades de productos contenidas en esos comprobantes.

Si bien este Manual se refiere a los procesos de la facturación de Ventas, los mismos son aplicables a la carga de Compras, con obvias adaptaciones como que en general los 'clientes' pasan a ser 'proveedores' o que ciertos procedimientos se aplican únicamente en uno u otro caso. Si se desea imprimir las facturas de compras, el diseño del formulario es el que se utiliza para ventas en condiciones similares.

2. CONFIGURACIONES 2.1. CONFIGURACIÓN DE FACTURACIÓN 4


2. CONFIGURACIONES

2.1. Configuración de Facturación

Los temas que pueden ser configurados son:

Muestra todas las facturas del mes: La tabla donde se ven las facturas emitidas, puede

mostrar solamente las del día en el que se trabaja o todas las del mes calendario. En ambos casos, sólo pueden emitirse nuevas facturas con la fecha (día, mes y año) con la cual se inició la tarea del día.

Permite modificar el Depósito: El Depósito declarado en el Punto de Venta es modificable por

el usuario al iniciar la facturación del día. Este Depósito es el que contiene los movimientos de entradas o salidas de los productos salvo que el legajo de un producto o de un cliente indique otro Depósito..

Saltea la Cabecera en Comprobantes 'B' ó 'C': Esta opción hace que al abrir una factura 'B'

ó 'C' el sistema vaya directamente a la solapa ´Productos´, desde donde también se pueden cargar los datos fundamentales para la Cabecera. Se utiliza, por ejemplo, en empresas donde lo habitual es emitir facturas de importes pequeños a consumidor final y se desea minimizar la cantidad de golpes de tecla (aprovechando también la opción de Legajo Cero)..

Ver también Carga Rápida de Detalle.

Avisa el cambio de Número de Factura al grabar: Durante el alta de una factura, el número

de la misma es controlado por el Maestro de Puntos de Venta y en su caso debe coincidir con el número pre impreso de la factura física.

Cuando el sistema opera en una red donde varios puestos de trabajo generan facturas para un único Punto de Venta (una sola impresora), el número de la factura que el Punto de Venta le asigna inicialmente a una terminal puede no ser el que corresponde al comprobante real. Eso se debe a que otra terminal, que comenzó su tarea más tarde (y recibió un número de factura más alto) pudo terminar antes e imprimió sobre el comprobante real el número más bajo.

El sistema verifica el número de factura en el momento de imprimir y -si es necesario- lo modifica. Esta opción determina si el sistema avisa o no al operador cuando se produce ese evento.

STOc.DOCx#K10

prod.docX#P30

CTCS.DOCx#T89



Permite Imprimir Comprobantes en Compras: Si bien la impresión de facturas está prevista

en principio para comprobantes de ventas, es posible imprimir el contenido de las facturas de compras, utilizando para ello el diseño previsto para facturas ´A´ o ´B´ según el caso.

Anula Alta Automática en Facturación: Durante el proceso de carga de facturas de ventas,

el sistema inicia automáticamente una nueva factura (con la misma letra y el número correlativo) en cuanto se confirma la anterior, salvo que esa opción sea anulada con este check.

RG 3668 (Facturación de Indumentaria y servicios): Habilita a través del legajo del cliente

la emisión de facturas con IVA discriminado para ciertos clientes en actividades reguladas por esa disposición legal (indumentaria, expendio de comida, etc.) e indica los días de gracia que se le da al cliente luego del vencimiento de la DDJJ.

RG 4520 (Facturación de Indumentaria y servicios): Reemplaza a la RG 3668, con

características similares. En este caso no existen días de gracia, sino que la factura solamente se puede emitir con IVA discriminado si se declara en la misma el motivo (con los textos previstos en la RG). Estos datos se informan a través del Web Service.

Ocultar el botón de Anulación en el alta de una factura: evita errores en la creación de la

factura.

La letra de 'Otras Facturas' se refiere a la que se desea asignar a los comprobantes legales

que no tienen las letras 'A', 'B' o 'C' establecidas por la AFIP, como es el caso de facturas de exportación (habitualmente se utiliza la letra ´E´) o las facturas ´M´ (el emisor sufre la retención del importe que calcula como IVA).

La Lista de Precios es un dato obligatorio de la factura. Si por algún motivo se omitió en el

legajo y no surge de otras Configuraciones, se utilizan las que se indican aquí para facturas 'A' ó 'B', aunque en principio pueden ser modificadas durante el alta antes de avanzar en los restantes datos del comprobante.

Permite modificar la Lista de Precios al facturar: En la cabecera de la factura, permite

modificar la Lista de Precios que se origina en el legajo del Cliente.

ctcs.docx#T85



Carga rápida de Facturas: En el proceso de carga de una factura, el sistema analiza y valida en la Cabecera muchas variables que provienen del Legajo. Este proceso se

completa avanzando con la tecla [ENTER] hasta confirmar todas esas variables, y recién entonces es posible la carga del Detalle (productos o textos).

La Carga Rápida permite agilizar ese proceso por medio de una validación inmediata (en

principio al nivel del código de Legajo) para acceder en el acto - si no se encuentran anomalías - a la carga de productos. La opción está disponible por separado para facturas A, B y de Compras.

Por supuesto, el acceso posterior al área de la Cabecera está siempre disponible para cualquier modificación.

Ver también Carga Automática de Detalle.

Permite modificar el Nombre del Producto: En algunas empresas, el nombre del producto

no debe ser modificado en el momento de facturar, mientras que en otras es necesario usar ese campo para agregar información adicional.

Saltear el Nombre del Producto: Es una forma de acelerar el proceso de carga evitando el

golpe de tecla entre el código del producto y la cantidad de unidades. Eso no impide modificar el Nombre si es necesario.

Impide modificar los precios de Lista al facturar: en la carga de productos, no permite que

el operador modifique los precios de lista o los descuentos que surgen de la cabecera de la factura. Si esta opción está marcada, no puede modificar el Descuento que surge del Legajo y tampoco se permite entregar unidades con precio cero en la Lista de Precios, ni textos con unidades negativas (que operan como descuentos), ni se pueden modificar los porcentajes de Adicionales de Facturación.

Renglones en Cero: Cuando se intenta facturar un producto que no tiene unidades, el sistema lo impide. Pero si hay unidades y el precio unitario (por cualquier motivo) es cero, el renglón tendrá un importe total igual a cero y esta opción determina si el sistema debe Impedir, Avisar o Permitir (sin avisar) esa situación.

Productos Duplicados: Cuando se intenta facturar un producto que ya tiene un renglón en el comprobante, esta opción determina si el sistema debe Impedir, Avisar o Permitir (sin avisar)

esa situación.



Informa Precio de Compra Anterior: Al cargar una factura de Compras, el sistema muestra

como referencia el precio unitario de la última compra ingresada de ese producto, proveniente del Maestro de Productos..

Actualiza automáticamente el Precio de Compra: Si esta opción no está activa y el nuevo

precio de compra es distinto, el sistema envía un mensaje donde puede optar entre grabarlo en el Maestro del producto o no. Si la opción está activa, se omite la pregunta y el sistema actualiza automáticamente el precio de compra en el producto. En la configuración de Pedidos de Compras existe una opción similar.

Esta opción permite que -si el nuevo precio de compra es distinto al actual- el sistema puede grabarlo en el Maestro del producto (eventualmente consultando previamente) o no. En la configuración de Pedidos de Compras existe una opción similar.

Omite aviso de Adicionales del Legajo: Los Adicionales (descuentos y/o recargos fijos) del

Legajo del cliente se aplican en las facturas de ventas. Este check permite omitir el aviso de aplicarlos.

La opción Legajo Cero permite definir las características (por omisión y de acuerdo a las

características de la factura) de un cliente o proveedor cuyo legajo no se desea conservar, pero cuyos datos es necesario ingresar al cargar una factura, incluyendo Lista de Precios, Zona, etc.

Existen dos pantallas, cuyo contenido es optativo en todos los casos. Si están completas, como cubren todos los campos obligatorios de la pantalla de carga de Facturas (salvo los personalizados como el CUIT o la Sucursal), la aceptación de un legajo con código cero de cliente en una venta (o de proveedor en una compra) permite acceder directamente a la carga de productos.

Existen 4 registros posibles: ventas con Facturas A, ventas con facturas B ó C, compras con facturas A y compras con facturas B/C. Se entiende que, por ser un legajo 'cero', las ventas son a 'clientes' y las compras a 'proveedores'

ctcs.docx#T56



La opción Varios incluye distintas configuraciones especiales.

Utiliza Factura Electrónica: Activa los procedimientos para que la empresa informe a la AFIP las facturas electrónicas, por intermedio del sistema RECE, y obtenga el código CAE

asignado a cada una de ellas.

Carga Automática de Detalle: Es posible establecer que, cuando se ingresa el código del Producto en el alta de Detalle, si el mismo tiene precio (bajo la lista de precios vigente) y no tiene limitaciones (como faltante de stock), el sistema ingresa automáticamente una (1) unidad, da el OK y prepara el alta del siguiente registro. Esta opción complementa las mencionadas en Carga Rápida de Facturas y Saltea Cabeceras B/C

Habilitar Factura de Crédito: Este check activa todas las opciones relacionadas con la

posibilidad de emitir facturas de crédito. Por ejemplo:

- Habilita una solapa especial para este tema en esta misma pantalla

- Activa una nueva marca en el Legajo de un cliente (solapa Varios) para indicar que – en principio y desde el punto de vista de la Empresa – se debe utilizar una factura de crédito al operar con el mismo.

- Activa una nueva marca en los Puntos de Venta (solapa Varios) para indicar que desde ese Punto de Venta se emitirán Facturas de Crédito y para controlar la secuencia de numeración de las mismas.

Ocultar Selección de Listas de Precios: Se dispone de un botón que permite ver y seleccionar cualquiera de las listas de precios disponibles para el producto que se está incluyendo en la factura. Esta opción permite ocultarlo.

Impedir la impresión de comprobantes de Ventas sin CAE.

Exportación automática de facturas a PDF. Esta opción hace que al emitir una factura electrónica, se genere en forma automática una salida en formato .pdf, que permite enviarla por mail. La descripción de cada archivo .pdf muestra el nombre y el legajo del titular de la cuenta. Este proceso, para no alterar la carga de comprobantes, no es visible para el operador.

FACT.docx#F67

FACT.docx#F131

ctcs.docx#T94

FACT.docx#F130



Verificar el Padrón de la AFIP al facturar. Esta opción hace que, al iniciar una factura de ventas, el sistema verifique en la AFIP el estado del contribuyente para saber si está bloqueado o cambió su régimen de inscripción. OPCION EN SUSPENSO DESDE v. 7.0 POR CAMBIO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA AFIP.

Informar a la AFIP la moneda de origen en Ventas: Cuando se opera con factura electrónica

por Web Service, permite obtener el CAE informando a la AFIP los comprobantes de ventas en la moneda extranjera en que se hayan realizado (que surge de la Lista de Precios utilizada en la factura). De lo contrario la información le llega a la AFIP en pesos.

Si el sistema envía un error al marcar el check, revise que todas las Monedas tengan

declarado su respectivo código de la AFIP

Si la AFIP no toma la factura como en otra moneda, verifique que está marcado el check ´Imprimir en Otra Moneda´

Habilitar renglones no imprimibles en las facturas: Permite incluir en la factura registros de

productos (por ejemplo, importados de remitos o pedidos) para que los mismos queden vinculados con la factura, pero evitando que esos registros aparezcan en su texto. Esto permite vincular una factura con remitos o pedidos cuyo detalle e importes no son pertinentes para el texto y para los valores comerciales (visibles) de la factura, aunque se mantienen los efectos que pueda tener ese detalle en la información, stock, etc.

La condición de esos registros es que su precio sea cero (0)

Cambiar en el título del comprobante la palabra ´Factura´ por ´Liquidación´. Esto

responde a seguir la costumbre en ciertas organizaciones civiles sin fines de lucro.

Esta solapa se activa si se marca el check en la Configuración de Facturación. Las opciones son:

Importe Mínimo para utilizar una factura de crédito, que incluye todos los impuestos

expresados en el comprobante. Surge de una norma legal e implica que, aunque estén dadas las restantes condiciones legales, no se admiten facturas de crédito de importe inferior al indicado.

FACT.docx#F60

FACT.docx#F60

INFO.DOCx#E69

FACT.docx#F127

2. CONFIGURACIONES 2.2. CONFIGURACIÓN DE FACTURAS DE CRÉDITO 10


CBU y Alias de la cuenta de pago: Es la cuenta bancaria donde el deudor debe depositar

obligatoriamente el importe de la factura de crédito.

Omitir avisos: Debido a la cantidad de normas y condiciones (a veces optativas o contradictorias) en estos procedimientos, el sistema emite automáticamente mensajes de aviso y advertencias, que se pueden omitir para evitar reiteraciones molestas.

2.2. Configuración de Facturas de Crédito

Desde el punto de vista operativo (impositivo, contable, productos, precios, formas de pago, etc.), las facturas ´de crédito´ utilizan los mismos procedimientos que las facturas normales.

Sin embargo, como las facturas de crédito tienen como objetivo permitir procedimientos especiales relacionados con la potencial obtención de crédito, se generan a su vez procedimientos especiales que afectan a la emisión y control propiamente dichos de esos comprobantes.

En primer lugar, una empresa puede o no estar interesada u obligada a emitir facturas de crédito. En caso afirmativo, puede marcar un check en Configuración de Facturación para acceder a los procedimientos mencionados, de los cuales los más importantes son:

a) En el Menú del sistema, además de las opciones Facturación – Facturas de Ventas y Facturación – Facturas de Compras, aparece Facturación – Facturas de Crédito, cuyas pantallas y funcionamiento es prácticamente el mismo que para Facturas de Ventas.

b) En los Puntos de Venta aparece una numeración de facturas de crédito A y B que

funciona en forma paralela e independiente de la numeración de las facturas A y B normales.

c) En los Legajos de Clientes se puede poner una marca para identificar los clientes que están legalmente obligados a recibir facturas de crédito.

Por otro lado, hay que tomar en cuenta que

a) Las facturas de crédito deben respetar un importe mínimo (que incluye impuestos)

b) El medio de pago de una factura de crédito debería ser -inicialmente- una cuenta corriente, ya que se supone que no va a ser cobrada de contado.

FACT.docx#F129

FACT.docx#F130

ctcs.docx#T94

FACT.docx#F132

3. FACTURACION 3.1. INICIO DE LA OPERACIÓN 11


3. FACTURACION

3.1. Inicio de la Operación

La pantalla de inicio requiere indicar un Punto de Venta, que controla la numeración secuencial de los comprobantes relacionados con ventas y otros aspectos de la impresión, vínculo con la AFIP para obtener el CAE por Web Service, etc.

El Depósito que aparece por omisión es el que indica el registro del Punto de Venta elegido. El código de Depósito es un dato obligatorio, porque en el sistema los productos no pueden ingresar ni salir de un Depósito genérico '0'. La Configuración de Facturación puede permitir que el operador lo modifique al inicio de la sesión, pero el cambio es válido únicamente durante esa sesión.

Igualmente el Depósito para una factura en particular se modificará de acuerdo a lo que indique el legajo de un producto o de un cliente.

La Fecha (que por omisión es la del día) es la que asumirán todas las facturas de ventas, remitos, etc. generados en esta sesión. Esto no afecta que en la pantalla siguiente pueden aparecer (o no) todos los comprobantes del mes calendario respectivo (ver Configuración de Facturación)

En el caso de Facturas de Ventas cuyo Punto de Venta está vinculado con Facturación Electrónica, se agregan los datos requeridos por la AFIP (si la factura se vincula con productos o con servicios y -en este último caso- las fechas de inicio y fin de los servicios y la fecha de vencimiento). Estos datos son los que se aplican por omisión a las facturas que se originen en este Punto de Venta, salvo que se modifiquen en el cuerpo de la factura (solapa Funciones Especiales).

El sistema no permite declarar (por razones de seguridad) una fecha anterior al inicio del Ejercicio Contable vigente. Si la factura tiene una fecha anterior, puede acceder a la Minuta, (donde encontrará toda la información referida a esa factura) desde la pantalla de IVA.

En el caso de Facturas de Compras existe una pantalla similar, donde no se identifica el Punto

de Venta y la fecha (mes y día) se reemplaza por el mes de ingreso de la factura, porque se están cargando facturas emitidas por proveedores.

prod.docX#P30

CTCS.DOCx#T89

FACT.docx#F128

FACT.docx#F115

FACT.docx#F115

CONT.docx#C01

IVA.docx#I06

3. FACTURACION 3.2. CARGA DE FACTURAS 12


3.2. Carga de Facturas

Esta pantalla permite agregar, modificar o borrar Facturas y Notas de Débito y de Crédito de un Punto de Venta en particular y en una fecha determinada. Las posibilidades de las letras de

consecuencias impositivas en los comprobantes son A, B y Otras Facturas (cuya letra se determina en Configuración de Facturación). Si la Empresa es Monotributista, se activa solamente la letra ´C´, que sigue los procedimientos y se imprime en forma similar a una factura ´B´.

Las letras de los comprobantes de ventas que se desea que aparezcan en el Punto de Venta local (por ej. una empresa que solamente opera con facturas 'B') se controlan con la pantalla Opciones Locales de Facturación a la que se accede desde Otros - Configuraciones Locales. En esa misma pantalla se determina cuál es la letra que aparece inicialmente al entrar a facturar. Por ejemplo, si la empresa emite pocas veces facturas 'A' y muy a menudo facturas 'B', puede indicar que la primera solapa en aparecer es la ´B´.

La opción Talón de Regalo está condicionada a que el Punto de Venta opere con Impresora Fiscal.

INFO.DOCx#E11

INFO.DOCx#E11

FACT.docx#F83

FACT.docx#F110

FACT.docx#F110



La Configuración de Facturación permite que se vean, se modifiquen y borren los comprobantes emitidos en el Punto de Venta elegido, durante el mes calendario al que corresponde la fecha de facturación. Sin embargo, solamente pueden darse de alta con el día, mes y año indicados en el Inicio.

La opción de generar facturas (ó NC ó ND) con las letras 'A' y 'B' o bien 'C', depende de la situación ante el IVA de la Empresa en la que se está trabajando.

El sistema no acepta comprobantes cuyo importe total sea cero o negativo. Una factura con importe total negativo debe ser iniciada como una Nota de Crédito

El sistema prevé el uso de Notas de Crédito, como comprobantes cuya numeración correlativa es controlada por el Punto de Venta y cuya identificación es 'NC' en lugar de 'FA', aunque el diseño de impresión es el mismo que usan las facturas, salvo que sus importes y Totales se imprimirán entre paréntesis, como ´negativos´.

Las Notas de Débito con numeración independiente, tienen como identificación ´ND´.

Los botones disponibles en esta pantalla son los siguientes:

3.2.1. Facturas Anuladas

Si presiona este botón o la tecla [F9], sobre una factura de Ventas, todos los datos de la factura se cancelan (inclusive cualquier producto, texto o importe que contenga), salvo el número de factura y la fecha. Al imprimir el Libro de IVA Ventas, en el campo de nombre del cliente, aparece la palabra 'ANULADA'.

La posibilidad de anular facturas se limita a los comprobantes preimpresos de ventas (en compras la solución aplicable es borrar el comprobante) y no existe en facturación electrónica.

Esta misma opción se puede ejecutar desde la pantalla de la factura.

Puede ejecutarse mencionando una sola factura o una secuencia de las mismas (por ej. cuando se vence el CAI de facturas pre impresas todavía no utilizadas), pertenecientes al Punto de Venta activo.

El uso de esta opción no modifica el último número de factura emitido que aparece en el registro del Punto de Venta, de manera que éste debe ser modificado directamente en caso

necesario.

FACT.docx#F113



3.2.2. Impresión no automática de Formularios

La cantidad de ejemplares de facturas que se imprimen y su diseño se controlan desde las pantallas de Diseño de Formularios (Manual de Información General). La impresión instantánea (una vez dado el ok final de la factura) se controla desde el Punto de Venta.

Si bien los formularios de facturas, etc. se imprimen normalmente desde la pantalla en que se dan de alta, existe también la posibilidad de marcarlos individualmente con el cursor y presionar la tecla [F7]. En el caso de facturas y remitos que usan los mismos datos, esta pantalla auxiliar permite elegir cuál de los formularios corresponde imprimir.

Esta opción permite imprimir los formularios o generar un archivo de formato .pdf. La

descripción de cada archivo .pdf muestra el nombre y el legajo del titular de la cuenta.

Para seleccionar uno de estos botones puede usar el mouse o la tecla TAB. Puede salir usando la tecla [F10], como en las restantes pantallas del sistema.

Si desea reimprimir una factura originada en un ejercicio contable ya cerrado, puede

hacerlo desde Procesos Auxiliares (icono ´O´ del sistema) – Procesos Especiales – Facturación.

La posibilidad de imprimir Facturas de Compras depende de una opción de la Configuración de Facturación.

3.2.3. Minuta

Si presiona el botón {Minuta} (o la tecla [F5]), puede imprimir un listado que contiene todos los datos esenciales de la factura, así como los movimientos contables y el detalle de cuentas



corrientes, cheques, centros de costos, etc. que intervienen en la operación (Ver Manual de Cuentas - Minuta).

3.2.4. Cambio de Fecha

El botón {Cambiar Fecha} al pie de la pantalla (o la tecla [F8]) permite modificar la fecha de cualquier comprobante (excepto facturas electrónicas), en tanto la nueva fecha no sea anterior a la del inicio del ejercicio contable . El cambio de fecha modifica la fecha de origen de todos los movimientos vinculados con el comprobante (por ej. movimientos de cuentas corrientes, valores, stock, etc.) (Ver Manual de Información General – Cambio de Fecha de Comprobante).

Otros límites a las fechas (bloqueos hacia atrás o hacia adelante), pueden encontrarse en los Manuales de Información General - Configuraciones Varias y de Contabilidad - Configuraciones - Bloqueo de Movimientos

3.2.5. Estado de Crédito

Esta pantalla está disponible desde las pantallas de carga de Facturas, Remitos a Facturar, Pedidos y Presupuestos, llamada con el botón {Ver Crédito}. Por razones técnicas, solamente opera para clientes en Ventas y para proveedores en Compras.

Contiene información acerca del crédito utilizado por los clientes (cuenta corriente vencida y a vencer en pesos y en moneda extranjera, valores entregados cuya acreditación todavía no es segura y el valor de la mercadería remitida pero aún no facturada), comparada con el límite de crédito otorgado al cliente. En la Configuración de Estados de Crédito puede establecer un mensaje si el uso del crédito excede cierto porcentaje del límite otorgado.

Los importes negativos en Cuentas corrientes identifican pagos recibidos a cuenta que

aumentan el margen de crédito.

Los valores recibidos cuyo importe se menciona, no sólo incluyen los que están en cartera,

sino aquéllos que se han depositado o entregado a terceros pero de los cuales no se sabe si

CTCS.DOCx#T82



han sido cobrados (puede recibirse aviso del rechazo por el banco o por el tercero que los recibió en pago). El margen de días que la Empresa asume antes de dar por pagados esos valores, se define en la Configuración de Estados de Crédito.

Esta pantalla, cuando se refiere a proveedores, no brinda información sobre valores

recibidos ni sobre límites de crédito.

Una pantalla similar puede aparecer automáticamente como parte de los procedimientos para controlar el límite de crédito de los clientes en el curso de operaciones de pedidos, facturación, etc. (ver Configuración de Estados de Crédito).

3.2.6. Pago Observado

El botón {Observar Pago} aplicado en una factura de Compras, impide (o limita a un porcentaje de la factura total) la cancelación de todos los renglones de crédito correspondientes a esa factura, a los que marca con una señal roja en la cuenta corrientes del proveedor.

Este mismo botón se encuentra activo en la pantalla de Cuenta Corriente del proveedor o en las pantallas de carga de facturas en el Libro de IVA.

CTCS.DOCx#T82

CTCS.DOCx#T82

3. FACTURACION 3.3. CONTENIDO DE LA FACTURA 17


3.3. Contenido de la Factura

3.3.1. Cabecera

El número de una factura de Ventas, proviene del Maestro de Puntos de Venta, y corresponde al primer número disponible, para esa letra de factura en el Punto de Venta

elegido en la Pantalla de Inicio (ver Puntos de Venta).

La letra, punto de venta y número de una factura de Compras, deben ser ingresados por el usuario durante el alta de la operación. .

El sistema no admite facturas duplicadas en el caso de Ventas, salvo si se especifica así,

debido a normas legales. En el caso de Compras esa condición depende de que también coincida el código de proveedor y no es absoluta: el sistema puede permitirlo.

La Fecha de una factura de Ventas se establece en el inicio de la operación. En el caso de las facturas de Compras, la fecha debe ser ingresada manualmente por el usuario y debe estar dentro del mes determinado en el inicio de la operación.

En el mismo sector donde aparecen los datos de Fecha y Nº de Factura, en las empresas que operan con Factura Electrónica, se muestra el código CAE asignado por la AFIP y puede ser

modificado si es necesario.

La información contenida en esta pantalla proviene del legajo del Cliente o del Proveedor y/o de un Cliente Transitorio o del registro de una Sucursal que forme parte del legajo del Cliente. Para evitar repeticiones, las explicaciones que siguen se refieren a las facturas de ventas a clientes, pero se pueden extender, con adaptaciones lógicas, a las facturas de ventas o compras a proveedores.

Si bien el sistema analiza y valida estas variables a medida que se confirman con la tecla [Enter] como paso previo a la carga de productos, en Configuración de

iva.docx#I38

ctcs.docx#T81

ctcs.docx#T54



Facturación puede optar por un procedimiento rápido, que pone al usuario en condiciones de cargar productos de inmediato.

Por omisión, el nombre del cliente aparece ordenado como Nombre - Apellido (y así se imprime en la factura y en el Libro de IVA). Si desea invertir ese orden, modifique esa opción en Varios - Configuraciones - Libro de IVA .

Si el cliente no tiene legajo, puede darlo de alta (desde la tabla de clientes que aparece al presionar la tecla [F4]) o bien dejarlo con código cero e ingresar los datos en forma manual.

Respecto de los clientes con código cero, el sistema ofrece la posibilidad de establecer datos 'por omisión', que aparecerán automáticamente en la pantalla, para ser aceptados o modificados en la misma (ver Configuración de Facturación).

El sector Orden de Compra permite agregar un texto que luego puede formar parte de la

cabecera de la factura cuando se imprima.

El sector Nº de Serie permite la trazabilidad de los movimientos de Productos originados en (o bien destinados a) determinada obra o actividad (que se identifica con un Nº de Serie) en sus distintos momentos, desde los presupuestos hasta la fabricación y/o entrega.

En Nº de Serie es un dato optativo y sólo está disponible si se indica en la Configuración de Productos. Cuando se coloca en la cabecera de la Factura, el sistema lo sugerirá en el alta de cada de producto de ese documento, aunque puede ser modificado por el operador. En el caso de importaciones de productos desde Remitos o Pedidos, el Nº de Serie es un dato que se hereda desde el documento de origen.

En el sector Observaciones se incorpora por omisión el contenido del campo respectivo del

Legajo , pero puede ser modificado y su contenido es propio de cada factura. Consta de tres campos independientes de 60 posiciones cada uno, que pueden ser impresos o no en las facturas en forma independiente.

Todos los datos pueden ser modificados durante un alta. Tome en cuenta solamente que si vuelve a llamar a la Cabecera después de cargar el detalle de Productos, parte de la información no puede ser modificada. Los datos que no podrá alterar (por ej. la forma de pago o la situación ante el IVA) determinan los cálculos realizados por el sistema durante la carga de productos en el Detalle.

Los datos más significativos son los siguientes:

Tipo de Documento: dato obligatorio. Los códigos utilizables (que aparecen en una tabla en caso de necesidad) son los que emplea la AFIP.

El número del documento es un dato libre, excepto si el tipo de documento es CUIT, en cuyo caso el sistema comprueba si el número ingresado es consistente con normas de la AFIP.

Situación ante el IVA: las opciones son las que estableció la AFIP: Inscripto, No Inscripto,

Consumidor Final, Exento, Responsable Monotributo, etc.

Cuenta de Ventas: es la cuenta bajo la cual se contabilizará la venta. Solamente puede indicar una cuenta vinculada con el Libro de IVA.

Si un producto tiene su propia cuenta de Ventas (o de Compras), la misma tiene prioridad sobre la declarada en esta pantalla. Esto significa que el importe (neto de impuestos) de ese producto se contabiliza bajo esa cuenta.

Si el cliente no tiene legajo, el sistema asumirá la cuenta que aparece en el Legajo Cero y en su defecto, la Cuenta de Ventas por Omisión . En todos los casos, la cuenta que aparece en pantalla se puede modificar. En el caso de un Proveedor, la referencia es a una Cuenta de Compras.



Situación Impositiva: determina la forma en que el sistema calculará los impuestos que se aplican a la factura. Si un producto tiene su propia Situación Impositiva, la misma tiene prioridad sobre la declarada en esta pantalla. Ver Manual de IVA - Situaciones Impositivas, Situaciones Impositivas por Defecto y Discriminación de Facturas y especialmente, para Facturas ´B´ lo referido a Alícuota de IVA.

Los importes de los impuestos que se calculan se vuelcan a las cuentas contables correspondientes a esos impuestos, como parte del asiento contable que genera la factura.

Situación impositiva para Ingresos Brutos: El sistema trae este dato desde el Legajo del

Cliente.

Jurisdicción: dato obligatorio. Se utiliza especialmente para obtener información para

liquidar Ingresos Brutos. Los códigos son los que emplea la AFIP.

Forma de Pago: este código (para el cual existe un archivo de validación que se puede ampliar o modificar), permite generar automáticamente varios movimientos de cuenta corriente con vencimientos periódicos, durante la registración de una factura.

Lista de Precios: hay infinitas listas de precios posibles (Ver Manual de Productos). El

sistema trae la que se declara en el Legajo del cliente (o en el Legajo Cero en su caso), o en su defecto la que se indica en la Configuración de Facturación. La ausencia de una lista de precios válida impide cargar datos en el Detalle de la factura de ventas.

Durante la carga del Detalle, el sistema trae el precio unitario de cada producto en la Lista de Precios elegida, aunque ese importe puede ser modificado manualmente durante dicho proceso. Esa posibilidad, lo mismo que el cambio de la Lista de Precios mencionada en la Cabecera de la factura, dependen de lo que indique la Configuración de Facturación.

En el caso de Facturas de Compras, no se opera con Lista de Precios (que aparece

con código 0), sino de acuerdo a procedimientos especiales que se explican más abajo.

Lista en Moneda Extranjera

Si la Lista de Precios elegida es en Moneda Extranjera, todos los precios unitarios de productos y textos incluidos en el Detalle de la Factura se considerarán expresados en la Moneda Extranjera respectiva. Eso incluye los renglones importados desde Remitos, Pedidos y Presupuestos, de manera que los precios incluidos en esos comprobantes deben estar expresados en la moneda de la Lista de Precios de la factura, con los criterios de conversión que se mencionan en el punto referido a Importación.

Bajo esas condiciones, la pantalla de Detalle de la Factura tendrá los Totales al pie (Neto de la Factura y Total) expresados tanto en pesos como en la moneda extranjera. El tipo de cambio utilizado será el del día de la fecha de la factura, pero es modificable por el usuario en tanto no haya ingresado productos en el Detalle..

Todos los totales impositivos y contables que aparecen en las restantes solapas de estas pantallas quedan expresados en pesos.

Al declarar una Lista de Precios en Moneda Extranjera, se puede activar el check 'Imprimir en Otra Moneda' en base a lo que indique el Legajo del Cliente (que puede ser modificado en cualquier momento). Eso implica que todos los importes de la factura (renglones de detalle y totales) se pueden imprimir expresados en moneda extranjera o bien en pesos (al tipo de cambio que corresponda). Este check es necesario para que la información a la AFIP por Web Service se haga en otra moneda.

iva.docx#I01

FACT.docx#F36



En el diseño de las facturas están disponibles además distintas variables de totales (tanto en pesos como en la moneda extranjera) para utilizarlas en leyendas optativas, cualquiera sea el tipo de moneda en el que se imprima el comprobante. Ver también impresión de Textos de Equivalencia.

Descuento: es un porcentaje de descuento que se aplica sobre el precio unitario de cada producto facturado (salvo que disponga lo contrario durante la carga del Detalle).

Este descuento proviene del Legajo del Cliente, es independiente de la lista de precios que se aplique y la posibilidad de modificarlo en la Cabecera de la factura o en cada producto depende de condiciones similares a las mencionadas para la Lista de Precios.

El porcentaje de descuento aplicable a un producto o a una familia de productos, puede ser definido para cada legajo o sucursal del mismo.

Partida por Omisión: Aparece únicamente en las Facturas de Compras cuando se desea operar con Partidas (no con Talles). Es la Partida en la que el sistema ingresará las unidades de los productos que operen con Partidas, salvo que el usuario lo modifique manualmente en cada caso.

Esta opción depende en su funcionamiento de la Configuración de Partidas, en cuanto a que las unidades de un Producto que no fue previsto originariamente en la Partida por omisión serán aceptadas (incluyendo el Producto en la Partida para el futuro) o rechazadas.

La Partida por omisión no puede ser del tipo que opera con un solo Producto, para evitar que, si lo admite la Configuración de Partidas, se acepte el alta de unidades de un Producto que no fue previsto originariamente en la Partida.

Es Nota de Débito: Aparece únicamente en las facturas de Compras, para que en el Libro

de IVA se pueda diferenciar los comprobantes ´Facturas´ de las ´Notas de Débito´ (las Notas de Crédito tienen su propia solapa en la carga de Compras)

Vendedor: dato obligatorio en Ventas. Se utiliza para el cálculo de comisiones. Sobre

Vendedor y Zona, ver Manual de Cuentas Corrientes - Archivos Auxiliares.

Zona: dato obligatorio en Ventas. Identifica la situación geográfica del cliente para fines comerciales.

Expreso: En el sistema hay una Tabla de Expresos disponibles

Lugar de Entrega: texto optativo

Observaciones: texto optativo. Por omisión, este campo trae el contenido de su similar en el legajo del cliente.

INFO.DOCx#E110

FACT.docx#F108

CTCS.DOCx#T68

ctcs.docx#T33



3.3.2. Detalle de la Factura

En esta pantalla, se cargan los productos y/o los textos del detalle de la factura. En la Configuración de Facturación existe una opción que permite que aparezca directamente en el caso de facturas de ventas 'B' ó 'C'.

La Descripción puede verse cortada en la pantalla (el máximo imprimible por renglón es de 70

posiciones).

Si un producto contiene una imagen, una vez ingresado en esta pantalla la imagen se

puede visualizar. Para eso el cursor se debe ubicar sobre el producto y hay que presionar el botón con cuadrados concéntricos (una versión minúscula del mismo ícono aparece al lado del nombre del producto).

Los totales al pie muestran el total general de la factura hasta el momento y el total neto de Impuestos (IVA, percepciones y retenciones diversas, etc). Ver Manual de IVA - Discriminación de Facturas.

Si está operando con una Lista de Precios en Moneda Extranjera, ver indicaciones más arriba.

La pantalla de alta de un nuevo item de detalle, tiene dos formas posibles que deben ser llamadas con los botones {Agregar} (para Productos) y {Textos}. La modificación o baja posterior, en ambos casos, llama automáticamente a una pantalla similar a la de origen.

PROD.DOCx#P40



3.3.2.1. Productos codificados

Las normas generales se refieren tanto a Ventas como a Compras, pero las Facturas de Compras tienen procedimientos especiales en cuanto al precio unitario, que se

explican más adelante.

Esta pantalla se utiliza para cargar los productos que menciona el Manual de Productos, que tienen código propio y que permiten control de stock y el uso de listas de precios. Desde esta pantalla, con las teclas [ALT] y [X], puede llamar a la Calculadora del sistema.

Si presiona la tecla [F5] después de seleccionar el código del Producto, accederá a una pantalla donde se ven todos los movimientos de compras o ventas (unidades, precios, comprobante, etc.) de ese producto en relación al Legajo (cliente o proveedor) que encabeza la factura

El Código del Producto puede ser solicitado en tres formas distintas: por Código

normal, por Código Abreviado o por Código de Barras. La opción más habitual en la empresa puede ser seleccionada en la Configuración de Productos.

Si desconoce el Código del producto, o necesita información adicional sobre el mismo, con la tecla [F4] aparecerá una pantalla de Consulta (que muestra el árbol completo de las familias y de los productos contenidos en ellas) con la Lista de Precios declarada en la cabecera de la factura. No es posible acceder a otra Lista durante la carga, pero en cada producto es posible mirar los precios que el mismo tiene en las otras Listas (símbolo ´?´ junto al precio unitario o bien la tecla [F6] Ver). .

FACT.docx#F26

FACT.docx#F26

FACT.docx#F96



En esta pantalla, se ven los productos contenidos en la familia marcada y (si las hay) en las familias que dependen de la familia marcada. Esto implica que, por ejemplo, si se marca la familia 'Productos' que es la de nivel 1, se ven todos los productos que tiene la empresa, en el orden del tab activo (alfabético, por código o por código abreviado).

Una pantalla similar permite ver todos los productos bajo cualquier Lista de Precios. Se encuentra en Maestros – Precios – Consulta en Pantalla y puede ser instalada en la barra de herramientas con un botón de acceso rápido.

Si presiona el botón {Ver} ó la tecla [F6] en la pantalla de carga del Producto, se

despliega una pantalla que muestra:



a. Información general contenida en el registro del Producto

Las cantidades que aparecen al pie indican el estado de stock en el Depósito desde el cual se está operando (la situación en otros Depósitos se puede ver en la solapa Stock)

El Saldo Stock es la disponibilidad nominal en el Depósito.

En Proceso indica las unidades que se están comprometiendo físicamente en ese

momento (facturas o remitos en trámite) aunque todavía no impactaron en el Stock. Inmovilizado se refiere a las unidades reservadas en Pedidos.

Disponible es la diferencia entre el Saldo de Stock y las unidades En Proceso e Inmovilizadas. Este mismo dato aparece en la pantalla de carga.

Estos datos se originan en un archivo por producto/depósito que se actualiza permanentemente durante los procesos de Facturación y Remitos y Pedidos y en caso de error, se corrigen en Consultas – Stock – Cálculo de Saldos Actuales, salvo el campo 'En proceso', que se depura con el proceso Otros - Desmarcar Operaciones..

PERE.DOCX#R64



b. Saldo actual de unidades, operaciones 'En proceso' en ese momento (en curso en otros puntos de venta del mismo Depósito), inmovilizaciones en Pedidos, saldo

disponible de unidades (neto de operaciones en curso) y stock mínimo correspondientes al Depósito en el que se está operando.

Estos datos se originan en un archivo por producto/depósito que se actualiza permanentemente durante los procesos de Facturación y Remitos y Pedidos y en caso de error, se corrigen en Consultas – Stock – Cálculo de Saldos Actuales, salvo el campo 'En proceso', que se depura con el proceso Otros - Desmarcar Operaciones..



c. Precios del producto en todas las Listas de Precios.

Nombre del Producto: es el que corresponde al código de producto seleccionado. Se

puede modificar para la factura en curso, salvo que no lo permita la Configuración de Facturación.

Nº de Serie: Es un dato optativo y sólo está disponible si se indica en la Configuración de Productos. Cuando se coloca en la cabecera de la Factura, el sistema lo sugerirá en el alta de cada de producto de ese documento, aunque puede ser modificado por el operador. En el caso de importaciones de productos desde Remitos o Pedidos, el Nº de Serie es un dato que se hereda desde los registros del documento de origen.

Observaciones: Este botón permite que los registros de Detalle de Productos

contengan un comentario (50 posiciones), que puede ser utilizado para diversas finalidades de información en pantallas y listados. Sólo está disponible si se indica en la Configuración de Productos. Si el comentario existe, el botón se ve como ´OBSERVACIONES´.

En BTB SQL esta prestación está reemplazada por los Datos Técnicos del producto.

Cantidad (Unidades): puede ser negativa, lo que permite efectuar ajustes o

descuentos globales, salvo que se disponga lo contrario en Configuración de Facturación. No se admite que el TOTAL de la factura sea negativo o cero (un comprobante con total negativo debe ser iniciado como una Nota de Crédito).

El sistema muestra en forma automática la cantidad (positiva o negativa) de unidades en stock en el Depósito actual al momento de hacer la factura.

Nota

Existe un procedimiento especial de facturación para el caso de Estaciones de Servicio, en las cuales es habitual la venta ´por importe final´ (por ejemplo, ´cargue $2000.- de nafta´), donde la Cantidad es una incógnita. En esos casos, en el campo Cantidad se indica el IMPORTE TOTAL (en el ejemplo 2000.00) y se presiona [CTRL] + [D]

El sistema calcula las unidades reales en base al dato ingresado dividido el precio unitario y la ingresa en el campo Cantidad.

Precio Unitario: es el que corresponde a la lista de precios que aparece en la

Cabecera de la Factura, pero se puede modificar para la factura en curso, salvo que seleccione la opción que lo prohibe (ver Configuración de Facturación). El porcentaje de Descuento también es modificable en las mismas condiciones.

Si la Configuración lo permite, se dispone de un botón ´?´ que permite ver y seleccionar cualquiera de las listas de precios disponibles para el producto que

se está incluyendo en la factura. Ese botón se puede ocultar por medio de la Configuración de Facturación.

El sistema (con la tecla F5) permite obtener información acerca de facturas anteriores hechas al Cliente, que contenían el producto que se está ingresando. Con un botón que aparece en esa pantalla auxiliar, se puede seleccionar el precio unitario de una operación anterior (por ejemplo, para registrar una devolución).

El Precio Unitario puede ser cero, lo que genera un renglón de producto con valor

cero. Es el caso de bonificaciones comerciales (unidades que se entregan sin cargo en

PROD.DOCx#P88

FACT.docx#F125



el marco de una venta), etc. La forma en que el sistema se comporta en esos casos se define en la Configuración de Facturación.

El Precio Unitario Cero es una condición para que ( ) si la configuración lo permitese defina que un renglón que forma parte de la factura NO SE IMPRIME en la misma. Esto se concreta activando el check en la cabecera de la pantalla.

Si está operando con una Lista de Precios en Moneda Extranjera, ver indicaciones más arriba.

Las listas de precios pueden incluir o no el IVA en sus importes. Para evitar errores involuntarios, cuando está operando en una Factura (o Nota de Crédito) con letra "A", no puede acceder a listas de precios que incluyen IVA (la situación opuesta se

da si las facturas tienen letra "B" o "C"), salvo que la Lista sea de uso indistinto.

En este último caso, el sistema alimentará en el comprobante el precio unitario que corresponde de acuerdo a la Lista, pero al darle OK durante el alta, lo convertirá a lo que corresponde de acuerdo al tipo de factura. Por ejemplo, si en una Factura "B" se

aplica una lista que no contiene impuestos (pero es de uso 'Indistinto') el sistema agregará automáticamente los impuestos que corresponden de acuerdo a la situación impositiva. Por lo tanto, un precio unitario de $10.- se convertirá automáticamente en $12,10 suponiendo un 21% de IVA.

En cuanto a Otras Facturas (u Otras NC) el criterio elegido es asimilarlas a Facturas con letra "B".

Las Facturas de Compras no utilizan Lista de Precios. La posible mención de una Lista en Moneda Extranjera es una excepción, pero su finalidad es declarar que los

precios unitarios en la factura se expresan en una moneda extranjera, para su conversión automática a pesos de acuerdo a la cotización vigente.

Por lo tanto, los precios unitarios de productos comprados se ingresan manualmente. Sin embargo, existen dos procedimientos auxiliares previstos en la Configuración de Facturación:

a. El sistema informa el último precio de compra grabado en el registro del producto, aunque ese dato es modificable por el usuario.

Al respecto, si la lista es en pesos, el sistema informa el último Precio de Compra en pesos. Si la lista es en la Moneda Extranjera declarada en el registro del Producto, se muestra el último Precio de Compra en esa moneda, para lo cual toma el Precio de Compra en el legajo del Producto y lo divide por el tipo de cambio

FACT.docx#F106

FACT.docx#F126

prod.docX#P23



que menciona la cabecera de la factura. Si la lista es en una Moneda Extranjera

distinta a la declarada, no se informa Precio de Compra.

b. La Configuración de Facturación determina si el sistema graba el nuevo precio unitario de compra en el registro del producto, mantiene el precio anterior o consulta si se desea modificar.

Descuento: Es un porcentaje optativo que proviene de la Cabecera de la factura, pero

puede ser modificado en cada producto, dependiendo de lo que indique la Configuración de Facturación

3.3.2.2. Textos

Esta pantalla permite la carga de Textos Sin Importe (por ej. aclaraciones relacionadas con la orden de compra del cliente) y de Textos Con Importe, que equivalen a productos no codificados, similares a productos normales salvo en lo referido a Listas de Precios y

Stock.

Los importes de los Textos asumen el tipo de moneda y las características impositivas

que corresponden a la Lista de Precios activa de la Factura.

FACT.docx#F39

FACT.docx#F107

FACT.docx#F98



El check Sólo Texto Sin Cantidad identifica textos que no tienen Importe ni Cantidad. Es la figura de textos de comentario. Cuando se transfieren a otro comprobante (por

ejemplo de un remito a una factura) el sistema no controla cuántas 'unidades' se exportan en ese paso y cuántas quedan pendientes.

Los Textos también se pueden incorporar invocando un Texto Fijo. Para eso, debe

indicar su código o seleccionarlo de la Tabla de consulta. Una vez ingresado el Texto Fijo, su contenido puede ser modificado, como si fuera un texto normal.

Tanto en la pantalla donde se ingresa como al imprimir, un Texto se divide en tantos renglones como sea necesario, asumiendo automáticamente que cada renglón impreso contiene la cantidad de caracteres del campo Descripción del Producto (no confundir con la longitud en milímetros de ese campo)..

3.3.2.3. Renglones Importados

Esta pantalla aparece al presionar la tecla Importar [F11] y solamente está disponible cuando se opera con el módulo de Remitos y Pedidos. Permite importar renglones de Productos o de Textos contenidos en Remitos a Facturar, Pedidos o Presupuestos emitidos a nombre del cliente (o proveedor) que aparece en la Cabecera de la factura.

LA IMPORTACION DE RENGLONES SOLAMENTE ES POSIBLE DURANTE EL ALTA DE LA FACTURA, NO DURANTE SU MODIFICACION.

Los procedimientos que se explican aquí también se aplican al caso de Remitos que importan renglones de Pedidos o Presupuestos, etc., con pequeñas diferencias.

Para seleccionar uno de estos botones puede usar el mouse o la tecla TAB. Puede salir usando la tecla [F10], como en las restantes pantallas del sistema

Una vez seleccionado el tipo de comprobante desde el cual se desea traer los renglones, aparece la pantalla siguiente:

INFO.DOCx#E27

INFO.DOCx#E116

PERE.docx#R20

PERE.docx#R20



En esta pantalla aparecen todos los productos y renglones aún no facturados, contenidos en el tipo de comprobante seleccionado (Remitos a Facturar, Presupuestos o Pedidos), para que se puedan trasladar a la factura en curso.

A título informativo aparecen si un renglón tiene la marca de unidades Inmovilizadas (en reserva de facturación o remito), a qué Sucursal del cliente corresponde el Pedido, si es en Moneda Extranjera y si se trata de un movimiento con Precio Congelado.

Se pueden ver detallados por Ítem (renglones de los comprobantes) y la secuencia puede ser por Código de Producto/Fecha o por Fecha/Nro de Comprobante/Código de Producto.

También se pueden ver por su valor total los Comprobantes Pendientes (en orden de fecha), lo que permite importar directamente todos los ítems contenidos en cada Comprobante seleccionado.

Se pueden ver ordenados por producto / fecha o por comprobante (o sea los renglones pendientes en el orden en que aparecen en su comprobante de origen). Por ejemplo, la segunda opción conviene cuando hay textos intercalados entre los productos.

Puede seleccionar los renglones que desee (marcándolos individualmente con la tecla [F5] o en conjunto con la tecla [F6]) y al salir de esta pantalla, aparecerán incluidos en la

lista de productos y textos facturados, como si se hubieran ingresado manualmente (existe un aviso en caso de error). Eso implica que su modificación o borrado están sujetos a las mismas normas que los renglones cargados en forma manual.

Sin embargo, estos registros tienen un tratamiento especial en varios aspectos:

La cantidad es modificable durante el alta de la factura, pero no puede superar el total pendiente, que proviene del Remito (o Presupuesto o Pedido) originario.

FACT.docx#F109



Las cantidades utilizadas en la factura dejan de estar disponibles en el comprobante originario (Remito, etc). Por ese motivo, durante una modificación de la factura, estos renglones pueden ser borrados (se cancela su baja en el comprobante originario) pero no modificados ni agregados.

Si se trata de productos y su origen son Remitos a Facturar, estos movimientos no afectan al stock (porque la salida de las unidades ya se produjo al emitir el Remito).

Los productos importados a la factura provenientes de Presupuestos o de Pedidos sí modifican el stock.

El precio unitario con el que se importa cada producto contiene información acerca del tipo de Lista de Precios que se utilizó en el comprobante de origen. Si la lista de precios de la cabecera de la factura no coincide con la de origen en cuanto a que contiene o no impuestos, el sistema produce automáticamente la adaptación a la lista actual (agregando o eliminando el IVA según corresponda).

Si la factura declara una lista de precios en Pesos y el comprobante de origen (remito, pedido, etc) utiliza una lista en Moneda Extranjera o viceversa, las reglas

son las siguientes:

1. Importación de pesos a factura en moneda extranjera. Los importes ingresan en moneda extranjera, al tipo de cambio de la factura.

2. Importación de moneda extranjera a factura en moneda extranjera. Los

importes ingresan en moneda extranjera, al tipo de cambio de la factura.

3. Importación de moneda extranjera a factura en pesos. Los importes ingresan en

pesos, al tipo de cambio registrado en el documento de origen.

Estos criterios se aplican con la única excepción que se menciona en el punto siguiente.

El precio unitario con el cual se importa cada producto (dato que proviene del comprobante originario), puede ser ajustado automáticamente a lo que indique la Lista de Precios con la cual se está trabajando en la factura. Esa posibilidad

depende de la Configuración del comprobante originario (por ej. la Configuración de Remitos) y permite utilizar el check 'Ajustar valores al precio de lista'.

Sin embargo, en el comprobante originario puede existir una marca de ´Precio Congelado´ que contradice (sólo para ese comprobante) la configuración que se menciona en el párrafo anterior.

Si no existen limitaciones por configuración, el precio unitario de cada producto importado se puede modificar manualmente, como en cualquier registro ingresado en forma manual. Esto permite también (si se activó la configuración respectiva) poner el precio unitario en cero para los renglones que no se desea que se impriman en la factura.

Por último, la posibilidad de seleccionar renglones de productos en forma individual marcándolos con un check, permite importar en facturas separadas los productos cuyo precio se desea mantener tal como se definieron en el Remito, Pedido, etc. y otros que deben ser ajustados.

Estas opciones no se aplican a los Textos valorizados, ya que no figuran en las Listas de Precios. Los importes de los Textos se ingresan siempre por su valor en el comprobante de origen y se modifican – si es necesario- en forma manual,

En caso de que una Configuración impida ejecutar la operación (por ejemplo porque

no se admite concretar el Pedido si el saldo de Stock no es suficiente), aparecerá la

FACT.docx#F126

FACT.docx#F126



pantalla siguiente, donde se detallan los renglones no ejecutados y, en su caso, las partidas no ejecutadas de esos renglones.

3.3.2.4. Productos con Talles y Partidas

Los Productos que utilizan TALLES o PARTIDAS aplican procedimientos similares a los

explicados más arriba (capítulo 3.3.3 Detalle de la Factura y siguientes), con dos salvedades:

el manejo de la Cantidad de Unidades

el procedimiento de Importación.

Si la Configuración lo indica, en las altas (remitos y facturas de compras) de unidades de productos con Partidas, existe una opción (tecla F3) que permite crear una Nueva Partida.

PART.docx#D01

PART.docx#D40



3.3.2.4.1. Cantidad de Unidades

En el caso de un Producto que NO opera con Talles o Partidas, la cantidad de unidades se ingresa manualmente. En cambio, cuando contiene Talles o Partidas, el sistema muestra en forma automática las Unidades como el total de las pantallas siguientes, a las que se accede con la tecla F3. En ese caso, hay dos posibilidades:.

1. Si el Producto indica que su forma de Descarga es Manual (en el caso de Talles siempre es así) se debe ingresar en la pantalla mencionada, en forma

obligatoria, para indicar las unidades entradas o salidas en los Talles o Partidas que corresponda. Para eso se utiliza la tecla [F3 - Partidas] o [F3 - Talles].

2. Si el Producto indica que su forma de Descarga es FIFO ó LIFO (es una opción en el caso de Partidas), se indica en forma manual el total de Unidades que salen y el sistema se encarga de descargarlas de las Partidas que corresponda.

Sin embargo, una vez importados los renglones, es posible ingresar en los mismos con la tecla F3 y modificar las Partidas que se imputan.

Lo mismo sucede en el caso de Altas (Compras) cuando se aplica la Partida por omisión.

En ambos casos, siempre es posible entrar en las pantallas siguientes y modificar las asignaciones hechas por el sistema, utilizando la tecla [F3 - Partidas] o [F3 - Talles].

Importante

Las operaciones efectuadas con Talles y Partidas no pueden tener un signo inverso al natural del comprobante. Por ejemplo, en una factura no se puede incluir una devolución de unidades (hay que utilizar una Nota de Crédito o en su caso un Movimiento Interno).

3.3.2.4.2. Altas y Bajas en Talles y Partidas

Las pantallas siguientes permiten indicar en forma manual la Cantidad de unidades que entran o salen EN CADA Talle o Partida del Producto que se factura.

En todos los casos, el TOTAL de las Unidades indicadas en el párrafo anterior se traslada automáticamente al campo de Unidades del renglón del Producto.



Talles – Entradas y Salidas

Tanto en las Altas (Compras) como en las Salidas (Ventas), la pantalla menciona todos los Talles que utiliza el Producto, tengan o no Saldo positivo en el Depósito en el que se está operando.

Los datos que contiene la pantalla son:

Nombre del Talle

Sólo en el caso de Salidas el saldo del Producto (para ese Talle en el Depósito que se está operando).

Cantidad de Unidades que entran o salen

La posibilidad de ejecutar Salidas cuando el Talle no tiene Saldo suficiente en el Depósito, depende de la Configuración de Productos.

PART.docx#D36



Partidas - Entradas

En las Altas (Compras, NC en Ventas, etc.) se mencionan todas las Partidas ´Abiertas´ (o sea que pueden recibir unidades de ese Producto). Un check al pie de la pantalla da acceso a las Partidas restantes, aunque su uso puede estar restringido (según sea el caso) de acuerdo a la configuración del sistema.

El sistema no controla si los ´reintegros´ de un Producto (por ej. NC en Ventas) a una Partida exceden el total oportunamente salido de la misma.


Código y Nombre de la Partida

Indicación de si la Partida contiene actualmente el Producto

Indicación de si la Partida está Abierta.

Cantidad de Unidades que ingresan

PART.docx#D33

PART.docx#D24

PART.docx#D12



Partidas - Salidas

En las Salidas (Ventas) se mencionan todas las Partidas del Producto con Saldo positivo en el Depósito en el que se está operando.

El sistema no acepta Salidas cuando la Partida no tiene Saldo suficiente en el Depósito.

El sistema controla que en las facturas de Exportación solamente se utilicen partidas de exportación y que en las facturas para el mercado interno solamente se utilicen partidas que no tengan esa marca.


Código y Nombre de la Partida

Vencimiento del Producto en esa Partida (si es un producto con Vencimiento)

Saldo del Producto en la Partida (en el Depósito que se está operando).

Cantidad de Unidades



3.3.2.4.3. Procedimientos de Importación

En el caso de Talles, en el comprobante inicial es obligatorio definir las unidades de cada

Talle en forma manual, tanto en compras como en ventas. Por lo tanto, al transferirse al comprobante siguiente (por ejemplo desde un Presupuesto a una Factura), el sistema obliga a respetar los Talles tal como aparecen en el comprobante de origen.

En el caso de Partidas, en los Presupuestos y Pedidos NO se define la Partida del Producto, porque la misma no se conoce en el momento de dar de alta el comprobante. Los casos posibles son los siguientes:

1. Remito a Factura (Compras o Ventas): Los Productos ya tienen identificadas las Partidas a las que pertenecen en el comprobante de origen el cual produjo la baja en el stock y se transmiten sin modificaciones

2. Presupuesto o Pedido a Factura (Compras) - El sistema fuerza a declarar una Partida por default y muestra las restantes Partidas abiertas (disponibles para recibir unidades). O sea, se comporta como en una compra ingresada manualmente.

3. Presupuesto o Pedido a Factura (Ventas) - El sistema opera utilizando FIFO o LIFO según sea el Producto y muestra todas las Partidas con saldo disponible (o sea se comporta como en una venta ingresada manualmente), aunque esa selección luego es modificable en forma manual.

4. Ventas de Productos cuya forma de descarga es Manual. El sistema permite la

importación automática en este caso, utilizando el método de descarga por omisión que establece la Configuración de Partidas.

PERE.docx#R57

PERE.docx#R57

PERE.docx#R59



3.3.2.5. Adicionales

aviso

Esta pantalla puede ser invocada, con el botón {Adicional} (tecla [F6]) en cualquier etapa

(normalmente al final) de la carga del detalle de productos en una factura de ventas.

Sirve para generar descuentos y/o recargos estandarizados en la factura, que quedan registrados en la misma (ver ejemplo arriba) y se imprimen como parte del pie de la factura

Su contenido proviene del legajo del cliente, cuando en el mismo está activo el check Adicionales.

En ese caso, antes de ingresar el primer producto en la factura, el sistema emite un aviso de que no se olvide aplicar los adicionales al finalizar la carga. El aviso puede

ser omitido desde la Configuración de Facturación.

Si en el legajo del cliente el check NO está activo, pueden utilizarse optativamente todos los descuentos y recargos indicados en la pantalla Configuración de Adicionales y sus valores (porcentajes o importes fijos) pueden ser modificados por el operador.

Por otro lado, si los conceptos y sus valores (importes o porcentajes) fueron fijados en el legajo del cliente, el operador únicamente puede decidir aplicarlos o no, pero no puede modificarlos.

El uso las opciones y la modificación de sus porcentajes e importes (indicados para el legajo o en la pantalla de Configuración de Adicionales), están sujetas a las mismas

INFO.DOCx#E92

INFO.DOCx#E92



limitaciones fijadas en la Configuración de Facturación para la modificación de precios unitarios y descuentos.

Con las limitaciones mencionadas, las opciones a ejecutar y el valor de sus porcentajes o importes fijos pueden ser modificadas en la pantalla que aparece arriba, pero una vez iniciada la operación, se aplican en secuencia.

Si un Adicional está relacionado con una cuenta contable, el renglón contable respectivo aparece en la pantalla de Imputaciones Especiales. De lo contrario, el efecto contable se produce porque el valor de la factura crece o disminuye por efecto de los recargos o descuentos.

Los renglones resultantes (tanto en el Detalle como en Imputaciones Especiales) pueden ser borrados en cualquier momento, pero si un renglón de Detalle origina un movimiento contable, su borrado implica el del movimiento contable.

El sistema ofrece un máximo de 4 descuentos y 4 recargos, que pueden o no estar activos para un cliente determinado.

Los Descuentos y Recargos son importes que se restan o suman al detalle de productos (los 'intereses' son una versión de recargo) y representan importes fijos o bien porcentajes sobre el total de la factura.

En el caso de Porcentajes, los mismos pueden ser sobre los importes Netos (sin impuestos) o sobre el importe Neto + Impuestos. A los fines de la impresión existe una tercera opción: importe Neto + IVA (omitiendo los restantes impuestos).

Los porcentajes pueden estar definidos como 'Incrementales' o sea que (por ejemplo)

cada descuento aplica su porcentaje sobre el Total de la factura una vez deducido el porcentaje del descuento anterior (por ejemplo, un 10% sobre $100.- vale $10.- pero el siguiente descuento del 10% en la lista se aplica sobre los $90.- restantes, etc.). De lo contrario, todos se aplican sobre el Total originario

El Texto indica por omisión el tipo de operación y el porcentaje utilizado (por ejemplo,

'Descuento 5%'). Puede ser modificado en el curso de la operación

Estos renglones son 'neutrales' en su forma impositiva: el porcentaje de descuento o recargo se aplica proporcionalmente a cada uno de los 'Importes Netos' y de los 'Impuestos' que componen la factura (ver Manual de IVA - Discriminación de Facturas). En una factura en la que aparecen productos exentos y gravados con distintas tasas de IVA, retenciones, etc., el resultado equivale a aplicar el descuento o recargo a cada uno de los productos en forma proporcional.

Los descuentos y recargos aparecen en la pantalla de Detalle de la factura, como renglones normales de productos o texto, pero en la impresión de la factura, estos conceptos se ubican en una zona del Pie (no en el Detalle)

3.3.2.6. Importar desde una Factura (en N/Cr)

En las Notas de Crédito está disponible el botón Importar de Factura que permite capturar el contenido completo de UNA factura anterior, emitida para el cliente que se identifica en la Cabecera del comprobante (productos, unidades, precios, cálculos

impositivos, etc.) cuando se acredita una devolución total o muy significativa.

Esta operación no se puede ejecutar si la Nota de Crédito ya contiene productos.

INFO.DOCx#E92



El objetivo es únicamente simplificar la operación y por lo tanto los datos que se ingresan en este procedimiento son modificables por el operador (eliminar textos, agregar otros productos, etc.).

3.3.2.7. Productos comprados por el Cliente

Esta pantalla es accesible al registrar una factura de compra o venta para un cliente o proveedor que tiene número de legajo. Se la invoca desde la pantalla de un producto (al cargar el Detalle de la factura), con la tecla [F5]), una vez que se identificó el código de producto.

También se puede ver desde el Menú de Facturación – Estadísticas.

Existen listados detallados de compras y ventas que reflejan información similar.

Una de las solapas muestra las unidades, precios de lista y descuentos a los que se vendió el producto en curso al cliente (o se compró al proveedor) en las facturas más recientes.

En esta solapa (cuando se la opera desde la carga de un producto) hay un botón que permite tomar el precio de una venta anterior distinto de la lista de precios actual (por ejemplo cuando se está haciendo una Nota de Crédito por devolución)

La otra solapa muestra información similar para todos los productos vendidos o comprados en las facturas más recientes de ese cliente o proveedor, indicando al pie el nombre de cada producto. Los registros de texto que contienen importes aparecen como * TEXTO *).

Si se ubica sobre cualquiera de los renglones de productos y presiona la tecla [F5], puede ver la Minuta de la factura respectiva, lo que implica ver todas las condiciones de pago, domicilios,

etc. de cada factura.



3.3.3. Totales de la Factura

Esta pantalla contiene el total de la factura y su discriminación desde el punto de vista impositivo.

Es conveniente que lea este texto conjuntamente con el Manual de IVA, en los puntos - Situaciones Impositivas y Discriminación de Facturas.

El sistema prevé hasta 16 rubros para discriminar el importe total de las facturas de Compras y Ventas. Esos rubros (Gravado, Impuestos Internos, Exento, IVA, IVA No Inscripto, Retención de Ganancias, etc.) son los que luego se imprimen en las respectivas columnas del Libro de IVA y están disponibles para imprimir como subtotales en las facturas de ventas.

Esta misma información se incorpora en los registros del Libro de IVA para generar información para la AFIP, como es el caso del Régimen Informativo de Compras y Ventas (CITI)

La Situación Impositiva indicada en la Cabecera de la factura (o en su caso la que es propia del producto facturado) determina cuáles de esos rubros, con qué tasas y bajo qué condiciones se utilizan en los cálculos de cada producto en particular.

Un concepto importante es que todas las Situaciones Impositivas utilizadas en los cálculos de una Factura, DEBEN TENER ACTIVOS TODOS LOS RUBROS DE IMPUESTOS AUNQUE LA TASA DE ALGUNO DE ELLOS SEA 0% y también los de Neto Factura que sean Conceptos No Gravados (de lo contrario, el sistema envía un cartel de error). Por ejemplo, un producto exento puede tener desmarcado el rubro Importe Gravado, pero no el rubro IVA 21% (aunque por supuesto en esa Situación Impositiva ese rubro tiene tasa 0%).

Para el cálculo de los impuestos en las Situaciones Impositivas, en el caso de Facturas ´B´ ver el Manual de IVA.

Comentario [e1]:

Comentario [e2]:

Comentario [e3]:

iva.docx#I01

IVA.DOCx#I113

IVA.DOCx#I113



En esta pantalla, se muestran los importes resultantes para cada rubro de Discriminación, como sumatoria de los cálculos producidos para cada uno de los productos facturados, porque en cada producto la Situación Impositiva aplicada puede ser diferente.

Para cada producto, la Situación Impositiva permite calcular:

Concepto Neto Factura: para cada producto hay un sólo Neto Factura y es el primero en el orden en que aparecen los conceptos Neto Factura en la Situación Impositiva.

Eso implica que si un producto es exento, la Situación Impositiva de ese producto NO debe tener marcado el Importe Gravado y sí el Importe Exento.

Concepto Neto Factura No Gravado (por ejemplo Impuestos Internos): para cada producto hay uno sólo y es el primero en el orden en que aparecen los conceptos identificados como Ńo Gravados´ en la Situación Impositiva. Para evitar errores de cálculo, los conceptos de este tipo deben ubicarse después que los conceptos Neto Factura normales.

Impuestos Calculables: Todos los impuestos activos en la Situación Impositiva (inclusive las percepciones de ventas) se calculan SIEMPRE sobre el Concepto Neto Factura que corresponda al producto o sobre la cantidad de unidades facturadas.

Es decir, si se desea que un impuesto no genere importe alguno, su tasa debe estar en cero (0) en la Situación Impositiva. Por ejemplo, un producto exento debe tener desmarcado el rubro Importe Gravado y marcado el rubro Exento y también el rubro IVA

21% (pero con tasa 0%).

La indicación de que un Impuesto es la Álícuota Normal de IVA´ sirve solamente para indicar que - en el caso de Listas de Precios que contienen IVA o sea para Facturas ´B´ - el sistema va a ´desarmar´ el precio para determinar el Importe Gravado. Esto se debe a que en el caso de los cálculos automáticos de una factura no se pueden utilizar Situaciones Impositivas separadas para facturas A y B (como sucede con las tasas ńegativas´ que se usan al cargar manualmente el Libro de IVA).

Impuestos de Carga Manual: son los únicos conceptos modificables en forma manual en esta pantalla. Tienen que estar definidos como de cálculo Manual (por oposición a Tasa o Unidades) en la solapa ´Facturación´ de la Discriminación respectiva,

Los restantes conceptos de impuestos de Ventas sólo se modifican si cambia el contenido del Detalle de la factura.

En el caso de facturas de Compras, las percepciones informadas por el Proveedor, cuando el usuario opera bajo Convenio Multilateral se cargan siempre en forma manual, sea en conceptos individuales o en conceptos múltiples.

En la pantalla de modificación de un producto o de un texto con importe, si presiona las teclas [CTRL] + [I], el sistema desplegará una pantalla similar a la de Totales, pero únicamente referida al importe del producto

IVA.docx#I31

FACT.docx#F17



3.3.4. Imputaciones especiales

Los rubros contables en los que se discrimina el importe total de una factura, pueden ser clasificados en dos categorías:

Neto de la Factura: importe gravado, conceptos no gravados, importe exento, etc. o sea los importes que representan el costo. El total de estos rubros se guarda bajo los números

de las Cuentas de Compras o Ventas de la factura (determinadas en la Cabecera de la Factura y/o por los productos ingresados en el Detalle que tienen su propia cuenta).

Impuestos: los restantes rubros, que representan distintos impuestos, retenciones, percepciones, etc. El importe de cada uno de esos rubros se guarda bajo una cuenta contable específica (ver Manual de IVA - Discriminación de Facturas)

Esta pantalla muestra cómo se imputa contablemente el Neto de la Factura, utilizando las

cuentas de Ventas (o de Compras) mencionadas en la Cabecera y/o en los productos ingresados en el Detalle. Esta imputación se produce automáticamente pero se puede modificar aquí, tanto en los importes como en las cuentas afectadas.

Si Ud. tiene activo el Módulo Subcuentas y en esta pantalla se imputaron automáticamente cuentas con Centros de Costos, no puede terminar la factura sin resolver esta situación,

porque el sistema no puede establecer por sí mismo a qué Centro/s de Costos desea asignar ese importe.

Si está activo, el botón {Imputar Saldo} o la tecla [F7], Ud. puede 'cerrar' la operación de una sola vez: el sistema aplica como Importe el saldo que falta para completar el Neto de la Factura y vuelve a la pantalla de carga de facturas. Esta tecla está disponible en las Altas (no en modificaciones).

prod.docX#P28



3.3.5. Pagos y Cobros

Esta pantalla indica los Medios de Pago con los que se cancela la factura. Si presiona la tecla [F8] de Pago Automático, el sistema generará los Medios de Pago de acuerdo a lo que indique la Forma de Pago que aparece en la Cabecera de la Factura, por un importe igual al saldo todavía impago de la factura.

Si NO utiliza [F8] y está activo el Módulo Subcuentas y utiliza como Medios de Pago distintas cuentas con subcuentas de Clientes o Proveedores, de Valores o de Bancos, el Importe deberá provenir de lo que se registre en las pantallas de subcuentas, que aparecerán automáticamente. En esos casos, el Importe no se puede cargar directamente.

Para más detalles sobre esas pantallas auxiliares, ver el tema 'Movimientos' en los Manuales de Clientes y Proveedores, de Valores, de Bancos y de Centros de Costos

Un detalle de los medios de pago utilizados en la cancelación de una factura, se puede obtener desde la misma, presionando la tecla [F3] o ingresando al tab de Funciones Especiales y presionando el botón {Anexo de Pagos}. Tenga en cuenta que este procedimiento produce

previamente la aceptación del comprobante principal, lo que solamente es posible si el mismo ha sido completamente integrado. El listado resultante (similar al que se puede obtener en la carga de IVA, de Recibos o de Órdenes de Pago) es el siguiente:

CTAS.docx#U22

ctcs.docx#T27



3.3.6. Funciones Especiales



Esta pantalla contiene diversos botones y configuraciones para resolver situaciones especiales del proceso de facturación.

3.3.6.1. Cambiar Número de Factura

Este botón de la pantalla está activo solamente al modificar una factura. Permite

cambiar el número de la factura (aunque no la letra ni el Punto de Venta) para resolver, por ej. el caso de rotura de una factura pre impresa durante la impresión. Se modifica el número de factura en todos los registros vinculados con la operación, incluyendo cuentas corrientes, contabilidad, etc.

Un uso posible es para lotes de facturas emitidas por el módulo de Abonos (para obtener el CAE por el procedimiento RECE) cuando es necesario descartar una factura ubicada en el medio del lote.

Este procedimiento deja disponible el número de la factura anterior. Si desea anularla, debe hacerlo desde la pantalla de Carga de Facturas con el botón 'Anular Facturas'.

Esta opción no se debe utilizar en los puntos de Venta de facturación electrónica una vez que el CAE fue asignado.

3.3.6.2. Anular Factura

El procedimiento y sus consecuencias son similares a las mencionadas para el botón en la pantalla de Facturas. No se puede aplicar en Facturas Electrónicas de Ventas ni en facturas de Compras (en ese caso la solución aplicable es borrar la factura)

3.3.6.3. Anexo de Pagos

Un detalle impreso de los medios de pago utilizados en la cancelación de una factura, se puede obtener presionando la tecla [F3] o ingresando a la solapa Funciones Especiales y presionando el botón {Anexo de Pagos}.

ABON.docx

FACT.docx#F10

FACT.docx#F10



Si se dispone en Otros – Configuraciones Generales - Configuraciones Varias, el anexo también puede incluír los CUIT de los firmantes y el del Banco de la Empresa sobre el cual se emiten los cheques, según lo requerido por la RG 1547.

Tenga en cuenta que este procedimiento produce previamente la aceptación del comprobante principal, lo que solamente es posible si el mismo ha sido completamente integrado. El listado resultante es similar al que se puede obtener en la carga del Libro de IVA.

3.3.6.4. Facturación electrónica

Esta información (vencimiento del CAE, período de servicios facturados, etc.), es requerida por la AFIP para las facturas de ventas que se emiten como facturas electrónicas.

En principio se determina en el inicio del proceso de Facturación de Ventas, pero se puede modificar en cada factura en particular.

3.3.6.5. Texto de Equivalencia

Esta opción se utiliza en facturas emitidas en pesos, pero en las que se convino su pago ajustado a la evolución del tipo de cambio de una moneda extranjera.

El texto de equivalencia permite imprimir en esas facturas la moneda y el tipo de cambio (ver Diseño de Comprobantes)

3.3.6.6. Crédito Fiscal Computable

Este campo se utiliza para indicar el crédito fiscal computable en la factura de compras (no de ventas) en curso, cuando es una empresa que opera con Crédito Fiscal Prorrateado. Su uso se determina en la opción ´Declaración por Comprobante´ en la Configuración de IVA. Esta es información complementaria para el Régimen Informativo de Compras y Ventas.

3.3.6.7. Facturas de Importación (Compras)

La AFIP requiere información complementaria para el Régimen Informativo de Compras y Ventas si la factura corresponde a una importación de Bienes o de Servicios. Este campo se activa si se selecciona la opción ´Presenta RG 3685´ en la Configuración de IVA.

Esta información no se refiere a la factura del proveedor en sí misma, sino a la carga del despacho de importación en caso de compra de bienes o de servicios del exterior.

Al presionar el botón Datos Importación el sistema pide completar una pantalla:

En caso de compra de bienes, es necesario completar el número completo del

despacho y de los importes gravados y de IVA Crédito fiscal (normal, no percepción), que se encuentra en la liquidación impositiva.

Comentario [EB4]:

INFO.DOCx#E58

FACT.docx#F89

INFO.DOCx#E110

IVA.docx#I92

IVA.docx#I93

3. FACTURACION 3.4. ENVÍO DE FACTURAS POR MAIL 48


En compra de servicios, es necesario completar los datos referentes a la prestación del mismo y debe ser liquidado en el mes posterior a su ejecución (un servicio contratado en marzo del 2015, debe ser declarado en el IVA de abril del 2015). El sistema tiene una tabla de monedas con los códigos de la AFIP en

Maestros - Varios.

3.4. Envío de Facturas por Mail

El sistema prevé la generación de facturas y notas de débito o crédito en formato .pdf, para que puedan ser enviadas por mail a sus destinatarios. Esto debe ser confirmado en la Configuración de Facturación. La descripción de cada archivo .pdf muestra el nombre y legajo del titular de la cuenta.

El sistema provee una pantalla para definir la configuración del servidor y de la cuenta de correo que se utilizan para estos envíos.

INFO.DOCx#E29

FACT.docx#F105

FACT.docx#F105

INFO.DOCx#E112

3. FACTURACION 3.4. ENVÍO DE FACTURAS POR MAIL 49


El campo CCO permite indicar una dirección de mail que recibirá una copia oculta de los mails

que se envíen, ya que los mismos se despachan directamente a través del servidor y no quedan registrados en la dirección de envío.

La solapa ´Detalle´ permite redactar un Título (Asunto) y un Texto genéricos para todos los mails que se despachen conteniendo las facturas. Estos datos se pueden modificar en el momento en que se da la orden de enviar los mails.

El Legajo de cada Cliente (en su solapa ´Varios´) puede contener la indicación de si opera con esta modalidad, las direcciones de mail que se utilizan en este caso (no es necesariamente el mail normal del legajo) y optativamente el nombre del destinatario.

Las facturas que se desea enviar se seleccionan identificando el Punto de Venta y el período en que fueron emitidas.

ctcs.docx#T71

3. FACTURACION 3.5. IMPRESIÓN MÚLTIPLE DE FACTURAS 50


Esta pantalla muestra todas las facturas del punto de venta y período elegidos, siempre que los clientes tengan en su legajo la marca del párrafo anterior.

Se puede seleccionar parte o todos los comprobantes y se genera un archivo .pdf para cada factura que queda archivado en la carpeta \sql-btb\datos\empresa\facmail. (botón ´Generar PDF´)

Dentro del mismo procedimiento se puede generar y enviar automáticamente cada archivo .pdf al destino previsto en el legajo (botón ´Generar PDF / Enviar´)

Este procedimiento deja grabados los antecedentes de envío del comprobante (fecha y correo de destino efectivo) para posteriores controles.

3.5. Impresión Múltiple de Facturas

Este procedimiento permite la impresión conjunta de los comprobantes de facturas generados

en un proceso de facturación. En forma optativa se pueden imprimir los remitos que utilizan directamente el contenido de las facturas (no es el caso de los remitos a facturar) .

3. FACTURACION 3.5. IMPRESIÓN MÚLTIPLE DE FACTURAS 51


Los comprobantes se pueden imprimir o bien generar como un archivo .pdf. La descripción de cada archivo .pdf muestra el nombre y el legajo del titular de la cuenta. El envío de los comprobantes por mail es un procedimiento separado.

El procedimiento completo se puede ver en el Manual de Abonos.

FACT.DOCx#F102

FACT.DOCx#F102

ABON.docx#A09

4. ESTADÍSTICAS 4.1. GENERACIÓN DE ESTADÍSTICAS 52


4. ESTADÍSTICAS

4.1. Generación de Estadísticas

El sistema permite confeccionar Estadísticas de Compras y Ventas, para cualquier período entre dos fechas.

Las estadísticas agrupan los datos de detalle de las facturas y notas de crédito de compras y ventas, por legajo (de cliente o proveedor), por producto y por vendedor.

Las unidades e importes de devoluciones están disponibles por separado. Las unidades bonificadas (precio 0) se incluyen en el cálculo, con la condición de estar incluidas en una factura.

El contenido de las Estadísticas incluye información sobre unidades, precios unitarios y valores facturados netos de impuestos. Se presenta también como rankings, informes de rendimiento, etc.

El proceso de Generar Estadísticas, se realiza en forma conjunta para facturas de Compras y de Ventas y para un período entre dos fechas.

El archivo es único, de manera que cada proceso elimina los registros creados por procesos anteriores.

Cada archivo de estadísticas corresponde a un período determinado (en el caso de Ventas se puede seleccionar un Punto de Venta), tiene un código propio y se conserva hasta que se decida borrarlo. Las pantallas en las que se solicitan los distintos listados, requieren elegir

previamente el archivo de estadísticas que se va a utilizar.

Los archivos de estadísticas pueden ser exportados a formato .csv (.dbf ) legible por planillas de cálculo, en cuyo caso se dispone de información complementaria (por ejemplo los códigos

de las Familias en que están contenidos los Productos).

En las Estadísticas de Ventas, se incluyen:

Para cada Familia el nombre y los totales de unidades e importes.

El nombre del cliente/proveedor y el nombre del vendedor además de sus códigos.

prod.docX#P01

4. ESTADÍSTICAS 4.2. CONSULTAS EN PANTALLA 53


4.2. Consultas en Pantalla

En estas pantallas se pueden consultar las estadísticas de productos vendidos en un período determinado.

Se detallan las unidades y valores totales (ventas y devoluciones en el período) de cada Producto y –si se presiona el botón al pie- se obtiene la misma información separada por Cliente.

En una pantalla similar (por Legajo) se observan las unidades y valores totales (ventas y devoluciones en el período) facturados a cada Cliente y –si se presiona el botón al pie- se obtiene la misma información detallada por Producto.

Estas pantallas también están disponibles para las estadísticas de Compras.

4. ESTADÍSTICAS 4.3. LISTADO EMPRESA - PRODUCTOS 54


4.3. Listado Empresa - Productos

Este informe de Ventas contiene ordenadas por Cliente/Producto, las unidades totales de cada producto, facturadas a (o devueltas por) cada cliente durante un período determinado.

Existe un informe similar para Compras.

Una versión de este listado para Ventas, muestra a los clientes (y los productos que compraron) agrupados por Vendedor.

El detalle de las facturas que componen cada renglón de la Estadística se puede obtener en el listado Productos Facturados

Dentro de cada cliente, los productos aparecen agrupados por Familia.

Sin embargo es posible (si se selecciona ´Impresión Plana´) imprimir conjuntamente (en orden alfabético o por código) los productos contenidos en todas las familias que dependen de la familia elegida, sin discriminarlos por sub-familia. La lista completa de productos (alfabética o numérica) es simplemente un caso particular de este tipo de listado.

La expresión ´Solo Totales´ se refiere a que los listados muestran solamente los totales por Familia dentro de cada cliente, sin detallar los productos. Esta opción sólo es útil en

actividades donde el total de unidades de varios productos es un dato significativo

La información incluye la cantidad de unidades y el precio total facturado neto de descuentos (sin impuestos), así como la cantidad de unidades y el precio neto de las devoluciones

(notas de crédito o unidades negativas en las facturas).

El informe contiene totales de facturación por cliente.

FACT.docx#F32

4. ESTADÍSTICAS 4.4. LISTADO PRODUCTOS - EMPRESA 55


4.4. Listado Productos - Empresa

Este informe de Ventas contiene ordenadas por Producto/Cliente, las unidades totales de cada producto, facturadas a (o devueltas por) cada cliente durante un período determinado.

El detalle de las facturas que componen cada renglón de la Estadística se puede obtener en el listado Productos Facturados

Se pueden seleccionar sólo los productos que pertenecen a una Familia y mostrarlos agrupados en las Familias de nivel inferior.

Sin embargo (si se selecciona ´Impresión Plana´) es posible imprimir (en orden alfabético o por código) los productos sin agruparlos por sub-familia.

La información incluye la cantidad de unidades y el precio total facturado neto de descuentos (sin impuestos), así como la cantidad de unidades y el precio neto de las devoluciones

(notas de crédito o unidades negativas en las facturas).

El informe contiene totales de facturación en unidades y pesos por producto.

En forma complementaria se agrega el precio unitario promedio (cociente entre los dos datos anteriores), el precio de la última compra y el 'rendimiento', o sea el producto de las unidades

por la diferencia entre el precio unitario promedio y el precio de la última compra.

El informe incluye totales de facturación y de rendimiento por producto. El informe puede incluir o no las unidades devueltas (notas de crédito o unidades negativas en las facturas).

Existe un informe similar para Compras, pero sin el dato de Rendimiento, que no es aplicable.

Existe un informe similar para Compras.

FACT.docx#F32

4. ESTADÍSTICAS 4.5. RANKING DE COMPRAS Y VENTAS 56


4.5. Ranking de Compras y Ventas

4. ESTADÍSTICAS 4.5. RANKING DE COMPRAS Y VENTAS 57


En los rankings se ordenan los registros de Estadísticas de Ventas por producto durante un período determinado, ordenados de mayor a menor y con indicación del porcentaje de participación (sobre un total de 100%).

Hay 3 versiones de cada ranking, con la misma información, pero donde el porcentaje de

participación de cada producto (sea en el conjunto total, en una Familia o por cada Vendedor) está dado respectivamente por:

- la cantidad de unidades vendidas

- el monto total de ventas (facturado neto de impuestos)

- el rendimiento: monto total de ventas menos el costo (precio de compra actual por la

cantidad de unidades vendidas), o sea MV - (PC x UV).

En todos los casos, el sistema ofrece la posibilidad de restar o no de los totales las unidades 'negativas' originadas en devoluciones por Nota de Crédito o dentro de una factura.

En Ventas el sistema ofrece la información para el conjunto de los productos o bien con una clasificación adicional por Vendedor.

Para Compras existen un listado similar, pero no existe el Ranking por Vendedor ni aparece la

columna de Rendimiento, porque no son aplicables en ese caso.

En estos listados, la expresión ´Impresión Plana´ se refiere a la posibilidad de imprimir conjuntamente (en orden alfabético o por código) los productos contenidos en todas las familias que dependen de la familia elegida, sin discriminarlos por sub-familia.

La expresión ´Solo Totales´ se refiere a que los listados muestran solamente los totales por Familia, sin detallar los productos. Esta opción sólo es útil en actividades donde el total de

unidades de varios productos es un dato significativo.

4. ESTADÍSTICAS 4.6. DETALLE DE PRODUCTOS FACTURADOS 58


4.6. Detalle de Productos Facturados

En listados separados para Ventas y Compras se muestran los movimientos facturados de cada producto durante un período determinado, agrupados por legajo de cliente o proveedor. Cada listado puede estar organizado por Producto / Legajo o por Legajo / Producto, con totales por legajo y por producto.

Estos listados son en la práctica el detalle de las Estadísticas de Legajo/Producto y de Producto/Legajo que se mencionan arriba.

La información incluye fecha y número de factura, cantidad de unidades, precio total (neto de descuentos e impuestos) y precio unitario como cociente entre los dos anteriores. Se agrega una columna de Rendimiento, que compara el precio total con el 'costo' resultante de multiplicar las unidades vendidas por el Precio de compra actual en el registro del Producto.

4. ESTADÍSTICAS 4.7. INFORME DE RENTABILIDAD 59


4.7. Informe de Rentabilidad

Este informe está disponible en un archivo .csv que se deposita en la carpeta Salidas de la empresa. No se puede ver en pantalla.

Toma los registros de detalle de las facturas de ventas de un período determinado y compara el Precio de Venta de cada producto con el Precio de Última Compra (a la fecha de la venta) de ese mismo producto. De esa manera determina la Utilidad Bruta de ese renglón en pesos y en porcentaje.

El informe se puede obtener por Producto o por Cliente, en ambos casos con el detalle de los movimientos que se tomaron en cuenta o con los totales del período en cada caso.

prod.docX#P74

5. INFORMES POR LEGAJO /

PRODUCTO 5.1. CONSULTA DE PRODUCTOS FACTURADOS 60


5. INFORMES POR LEGAJO / PRODUCTO

5.1. Consulta de Productos Facturados

Esta pantalla permite acceder al detalle de cualquier combinación de productos vendidos o comprados por cliente o proveedor y al contenido de la factura que contiene cualquiera de esos movimientos (F5 – Minuta).


PRODUCTO 5.2. LISTADO DE PRODUCTOS FACTURADOS 61


5.2. Listado de Productos Facturados

Este listado muestra las facturas emitidas para cada cliente en un período (eventualmente seleccionando sólo movimientos de un Punto de Venta o los clientes de un vendedor). Es posible incluir en el listado el detalle de los productos contenidos en cada factura.

Existe un listado similar para Compras.


PRODUCTO 5.3. COMPROBANTES POR PRODUCTO 62


La información contenida en estos listados se puede exportar a un archivo .csv, incluyendo múltiples contenidos de las cabeceras y detalles (renglones de texto, depósito, importes varios, etc.)

5.3. Comprobantes por Producto

Esta pantalla muestra todos los comprobantes comerciales (facturas, remitos, etc.) registrados en un período para compras o ventas, en forma conjunta o cada comprobante por separado.

6. OTROS LISTADOS 6.1. RESUMEN CONTABLE 63


6. OTROS LISTADOS

6.1. Resumen Contable



Aunque no opere con el módulo de Contabilidad, puede obtener información básica sobre los movimientos contables que ocasionó la carga de facturas (y sus pagos o cobros), así como los originados en movimientos de cuentas corrientes, caja, etc.

Estos listados permiten ver los movimientos de entradas y salidas de cada cuenta (como Bancos o Caja) entre dos fechas y el neto resultante de esos movimientos.

La información puede obtenerse detallada (movimiento por movimiento) o en totales del período solicitado, para una o varias cuentas.

Asimismo está disponible un listado de SALDOS de las cuentas a una fecha determinada.

También está disponible el Resumen de Tesorería, que ofrece un detalle mayor porque:

incluye los movimientos de subcuentas (cuentas corrientes, bancos, etc.)

permite clasificar los comprobantes por Punto de Venta (permite identificar movimientos por sucursal)

permite clasificar los comprobantes por tema (Compras, Ventas, Pagos, etc.)

FACT.docx#F97

6. OTROS LISTADOS 6.2. RESUMEN DE TESORERÍA 66


6.2. Resumen de Tesorería

Este listado permite ver por separado los movimientos producidos en cada una de varias Cajas o Sucursales (Puntos de Venta) que operan en forma conjunta durante un período

determinado, e incluye los movimientos de las subcuentas (cuentas corrientes, bancos, valores, etc.)

La información depende de que todos los movimientos de Ventas, Compras, Pagos y Cobros que se registran en comprobantes (facturas, órdenes de pago, recibos y movimientos de fondos) se identifiquen en cada Sector por un mismo Punto de Venta.

La información relacionada con Compras y la Total se obtiene sólo para el conjunto de las Sucursales.

6. OTROS LISTADOS 6.3 RESUMEN DE PRODUCTOS 67


6.3 Resumen de Productos

6. OTROS LISTADOS 6.3 RESUMEN DE PRODUCTOS 68


Aunque no opere con el módulo de Stock, puede obtener información básica sobre los movimientos de productos.

Estos listados permiten ver los movimientos de entradas y salidas en unidades de cada producto en cada depósito entre dos fechas y el saldo resultante en ese período.

La información puede obtenerse detallada (factura por factura) o en totales del período solicitado.

6. OTROS LISTADOS 6.4. COMISIONES DE VENTAS 69


6.4. Comisiones de Ventas

Este listado determina las comisiones correspondientes a cada Vendedor por las ventas realizadas dentro de un período determinado, cuyas facturas se emitieron a través del proceso de Facturación.

A ese efecto, se aplica el porcentaje de comisión de ventas que aparece en el legajo del Vendedor (ver Manual de Cuentas Corrientes - Archivos Auxiliares - Vendedores), sobre las facturas de ventas que tengan indicado el código de ese vendedor. La comisión se aplica sobre el importe neto facturado (sin incluir impuestos y una vez efectuados los descuentos incluidos en la factura). El listado incluye también, con efecto negativo, las notas de crédito que se confeccionaron a los clientes.

El listado de comisiones se emite para cada Vendedor en orden de Zona (ver Manual de Cuentas Corrientes - Archivos Auxiliares - Zonas). Si la Zona tiene un porcentaje de comisión de ventas (distinto de cero) ese porcentaje es el que se aplica a los clientes que tienen esa zona, en lugar del porcentaje propio del vendedor.

CTCS.DOCx#T28

7. IMPRESORAS FISCALES 7.1. INFORMACIÓN GENERAL 70


7. IMPRESORAS FISCALES

7.1. Información General

Las impresoras fiscales se conectan en el puerto 'serie' de su computadora (que no es el que utilizan las impresoras normales). Sus normas técnicas, así como las instrucciones utilizadas para su manejo, son muy distintas de las utilizadas por las impresoras normales, porque no tienen un standard internacional y su comportamiento depende de lo que dispuso su fabricante con la aprobación de la AFIP (lo que puede variar de acuerdo al fabricante o el modelo).

El sistema de facturación BTB se conecta con la impresora fiscal, pero no controla directamente la operación de la misma en sus aspectos fiscales, especialmente la forma en que calcula y guarda los datos que se imprimen.

Es importante comprender que la impresora fiscal es quien calcula el IVA, para cada producto por separado. El sistema BTB sólo le transmite el Importe Gravado y la ALICUOTA (%) DEL IMPUESTO para ese producto.

El sistema BTB identificará la alícuota (%) en la Situación Impositiva del producto pero sólo puede buscarla en UNO SOLO de los conceptos de Discriminación de Facturas. Aunque la factura contenga productos con tasas distintas de impuestos, el concepto de Discriminación de Facturas que se referencia como Impuesto IVA en la Situación Impositiva debe ser UNA SOLA para TODAS las alícuotas de IVA

A los fines de la información del Libro de IVA, esto implica que –aunque haya varias tasas de IVA en una factura- el sistema solamente puede mostrar UN IMPORTE TOTAL de IVA. Por eso, en esas situaciones, es importante que exista un concepto de Discriminación distinto para identificar el GRAVADO DE CADA TASA DE IVA (Gravado 21%, Gravado 10,5%, etc.) y un solo concepto de IVA.

La clave es que existirá una Situación Impositiva para cada alícuota de IVA. Por ejemplo, en la Situación Impositiva 21%, estará activo el campo gravado que corresponda (por ejemplo Gravado 21%) y el campo de IVA, al que se asignará la alícuota que corresponda (en este caso 21%)

En cuanto a los aspectos formales (tamaño y ubicación de los textos, caracteres que la impresora no acepta como válidos, formato de los importes y de los centavos, etc.) los mismos son determinados por la marca y modelo de la impresora fiscal.

7.2. Selección de Marca

Este sistema está adaptado para el uso de impresoras fiscales HASAR y EPSON.

La definición de la marca con la que se opera, se debe hacer en forma local (desde la computadora donde se instala la impresora fiscal), llamando al programa WIN-BTB SQL-

prod.docX#P29

IVA.docx#I80

IVA.docx#I03

7. IMPRESORAS FISCALES 7.3. CONFIGURACIÓN 71


BTB\SeteoFis.exe. Hay un acceso directo en Windows - Programas - Sistemas BTB - Cambiar

librería fiscal.

Debido a la permanente aparición de nuevos modelos que presentan modificaciones de uso en relación a los anteriores, es conveniente que consulte previamente con BTB SOFT SA si desea utilizar impresoras fiscales de otras marcas o de modelos poco habituales.

7.3. Configuración

La pantalla para configurar el pasaje de información entre Sistemas BTB y la impresora fiscal se encuentra en el Menú Facturación – Impresora Fiscal y es única para todas las marcas y modelos.

Sin embargo, debido a las múltiples diferencias de criterio entre las dos marcas líder, esta pantalla modifica parcialmente su aspecto de acuerdo a que se use una u otra.

La pantalla de Configuración funciona en forma local, o sea que es válida sólo para la terminal en que se grabe. Eso permite que una terminal opere con facturas, otra con tickets, etc.

Sistemas BTB, por medio de la pantalla de configuración, trata de facilitar la comunicación del usuario con la impresora fiscal, pero no puede alterar las limitaciones o particularidades que tiene la misma por motivos legales o impuestos por el fabricante. Tampoco puede agregar prestaciones que no admite la marca y/o el modelo de impresora.

El check 'Usa Impresora Fiscal' permite desconectar transitoriamente la impresora y usar una impresora normal para las facturas, sin perder los datos de la configuración.

Las teclas CTRL + F8 permiten acceder a otras posibilidades de configuración, pero sólo deben ser utilizadas con la supervisión de BTB Soft.

Los principales temas configurables son los siguientes:

7. IMPRESORAS FISCALES 7.4. OTRAS FUNCIONES 72


- Puerto de conexión de la impresora fiscal con el computador.

- Tipo de comprobante a emitir (ticket, factura, etc)

- Formulario/s que se imprime/n con la impresora fiscal. Se entiende que si está marcada,

por ejemplo, una factura A, el sistema desactiva (en la computadora local) la posible impresión de la misma con una impresora normal, que se regula de acuerdo a otras normas. (Manual de Información General - Diseño de Comprobantes - Impresoras Especiales)

En una solapa independiente se puede optar (si la impresora lo admite) por imprimir o no Notas de Crédito o Remitos.

- Características varias de la impresión (cantidad de copias, cantidad de renglones de detalle por copia, cantidad de caracteres por renglón, si el formulario es suelto o continuo, etc).

- Conceptos: Son los conceptos del Libro de IVA Ventas que controlan los porcentajes de IVA (ver Información General más arriba), el importe no gravado (por ej. Impuestos Internos) y las percepciones. En estos dos últimos casos se trata de importes, no de porcentajes

porque la Impresora fiscal no puede hacer esos cálculos.

- Textos diversos y modificables que forman parte de la impresión del ticket (cabecera,

domicilios, pie, etc).

Los textos pueden aparecer en uno o varios renglones y en distintos tipos de letra (destacado o normal)

- La impresión de los datos en forma concomitante, o sea en pasos sucesivos (cabecera, contenido item por item y pie), es optativa.

7.4. Otras Funciones

Las restantes opciones en el menú de Impresoras Fiscales (Cierre Fiscal X y Z, Auditoría Fiscal, Anular Comprobante Activo y Estado fiscal), son servicios que ofrece la impresora fiscal y que se ejecutan a través del Sistema BTB, porque estas impresoras no pueden operar manualmente sino a través de una computadora. En cuanto a su contenido,

recomendamos consultar con los manuales de la impresora y con el proveedor de la misma.

Las Impresoras fiscales tienen un reloj interno, que exige un cierre 'Z' cada 24 horas. Si recibe ese mensaje, haga el cierre fiscal.

7.5. Consultas Frecuentes

1. Legajos que no permiten imprimir en una empresa: se debe a que contienen caracteres no permitidos por las impresoras fiscales, como mayúsculas acentuadas (como ÁLVAREZ MÓNICA) o caracteres especiales como º y ª (usados en casos como Nº y 2ª). Hay que evitar

usarlos porque la impresora fiscal los detecta como un error y cancela el comprobante.

2. Diferencias de centavos entre el sistema y la impresora fiscal: se producen cuando se

utilizan listas de precios con 4 decimales, mientras que las impresoras fiscales sólo permiten 2 decimales. Eso puede complicarse si utiliza una lista de precios sin IVA para comprobantes a consumidor final, porque el sistema calcula el precio unitario multiplicándolo por la alícuota de IVA.

Para evitar estos errores, en los recálculos de las listas de precios en uso hay que indicar que los precios se redondeen a 0.01 y usar listas de precios separadas para facturas A y B.

FACT.docx#F110

7. IMPRESORAS FISCALES 7.6. TALÓN DE REGALO 73


En BTB SQL el sistema genera un procedimiento interno de ajuste en los totales que elimina el problema.

3. Los textos utilizados como Nombre de Producto se cortan en la Impresora fiscal: hay que tomar en cuenta que las impresoras fiscales tienen un área limitada de impresión. Si bien el sistema permite 70 caracteres, el problema es si caben en el espacio físico previsto, utilizando el tipo de letra que permite la impresora.

La solución es procurar que los textos ocupen menos espacio físico al imprimir. Una forma posible es no utilizar solo mayúsculas en los nombres de los productos, sino la combinación de mayúsculas y minúsculas.

4. Deseo imprimir con una sola impresora fiscal, las facturas originadas en varios puntos de venta: Eso no es posible, porque para el sistema y también para las impresoras fiscales,

cada punto de venta es independiente de los otros, tanto en la secuencia de la numeración como en la impresora que utiliza.

5. La impresora fiscal opera mas lento que lo habitual: esto se puede deber a que se utilizaron las teclas CTRL + F8 (se accede a otras opciones de configuración) y se activó la opción ´Generar Fiscal.log´

7.6. Talón de Regalo

Es posible imprimir un ticket para adherirlo a la bolsa con productos que se piden ´para regalo´, con el objeto de permitir que el tercero que lo recibe pueda cambiarlo.

Esta opción sólo está disponible si se opera con Impresora Fiscal y el modelo de la misma admite imprimir talones de regalo.

Para activar la opción en cada equipo debe confirmarlo desde Otros – Configuraciones Locales – Opciones Locales de Facturación.

La pantalla puede ser desplegada desde el Menú de Facturación - Impresoras Fiscales y es posible crear un botón de acceso rápido.

FACT.docx#F112

8. FACTURACION ELECTRONICA 8.1. INFORMACIÓN GENERAL 74


8. FACTURACION ELECTRONICA

8.1. Información General

La Facturación Electrónica es un conjunto de procedimientos requeridos por la AFIP a los contribuyentes inscriptos en IVA, para el otorgamiento de un código electrónico de autorización (CAE) de las facturas y otros comprobantes de ventas.

Para ejecutar estos procedimientos, debe indicar al sistema que se trabaja bajo el régimen de Factura Electrónica desde Facturación – Configuración de Facturación - Varios

Determinados contenidos de las facturas y otros comprobantes deben ser informados a la AFIP en bloque, utilizando un software denominado RECE (actualmente inactivo) o bien durante el proceso emisión de las facturas (Web Service).

El pedido de los CAE en bloque (RECE) es deseable cuando las facturas se emiten desde el módulo Abonos (facturas por prestaciones similares que se generan e imprimen periódicamente en un solo paso).

Sin embargo, igualmente se puede generar varias facturas en forma individual y presentarlas en el RECE, pero hay que tener en cuenta que la impresión del comprobante NO se debe realizar al momento de crear la factura sino cuando se cuente con el respectivo CAE.

La AFIP devolverá esa información (salvo que la rechace por distintos motivos) con un número de autorización electrónica (CAE) asignado a cada una de las facturas, el cual debe ser impreso dentro del comprobante que se entrega al cliente.

La información que se envía a la AFIP puede ser en pesos o en la moneda extranjera con la que se emite la factura (ver Configuración de Facturación)

El sistema prevé la impresión del CAE en formato de Código de Barras - Requiere definir la fuente de código de barras que se utilizará en Facturación - Factura Electrónica – Configuración de Código de Barras CAE

La AFIP requiere también otros procedimientos informativos, disponibles dentro del sistema, pero cuya vigencia debe ser verificada. En particular:

1. Generación de un archivo de Duplicados Electrónicos de las facturas con CAE.

2. Generación de un Libro de IVA en soporte magnético (Régimen Informativo de Compras y Ventas – CITI)

La pantalla de Facturación (solapa Funciones Especiales) contiene el botón {[F7] CITI - RG 1361} cuyas funciones son similares a las que se explican en el Manual de IVA. Sin embargo, tenga en cuenta que en el caso de Facturación el sistema define las alícuotas en forma automática al exportar al CITI, inclusive si la factura contiene productos con varias alícuotas.

FACT.docx#F60

FACT.docx#F120

INFO.DOCx#E111

IVA.DOCx#I113

IVA.DOCx#I113

IVA.DOCx#I113

8. FACTURACION ELECTRONICA 8.2. OBTENCIÓN DEL CAE POR RECE 75


8.2. Obtención del CAE por RECE

8.2.1. Pedido del CAE

Los procedimientos relacionados con el aplicativo RECE han quedado fuera de uso desde las RG AFIP 4290/91/92 del año 2018

Desde Facturación – Facturación Electrónica – Generar Pedido de CAE, se genera el archivo para informar a la AFIP. Para eso se debe indicar:

Fecha de emisión de los comprobantes

Punto de Venta (debe ser el que se utiliza para los comprobantes con CAE)

Si se informan fechas: debe estar marcado, porque las facturas siempre tienen fecha, que coincide con la de emisión. Tiene que ver con los plazos límite para solicitar el CAE.

Si son facturas de servicios: fecha de inicio y de fin del período facturado y fecha de vencimiento de la deuda.



Luego, con el botón {Marcar Facturas}, aparece una pantalla donde se marcan los comprobantes que se desea informar.

La columna CAE existe para alertar sobre la presencia de una factura que ya fue procesada oportunamente.

Al Aceptar la pantalla Generar Pedido de CAE, se crea el archivo que será importado por el sistema RECE de la AFIP.

Dicho archivo, llamado RECEaaaammdd.txt (´aaaammdd´ es el año, mes y día de emisión de los comprobantes) se guarda en la carpeta WIN-BTB SQL-BTB \Datos\ Empresa\Salidas y una copia del mismo se guarda en la carpeta WIN-BTB SQL-BTB\Datos\ Empresa\FactElec\Envíos.

Desde el aplicativo RECE de la AFIP, contenido en el SIAP, se puede importar el archivo generado, lo que produce igual efecto que cargar su contenido manualmente.

8.2.2. Recepción del CAE

La AFIP enviará a su vez un archivo con el resultado del procesamiento de la importación de cada comprobante, que básicamente consiste en su estado Aceptado o Rechazado y (si fue aceptado) el CAE asignado.

Ese archivo enviado por la AFIP debe ser guardado en una carpeta llamada WIN-BTB SQL-BTB \DATOS\EMPRESA\FactElec e importado desde Facturación – Facturación Electrónica – Importar Archivo CAE.



El sistema indicará el resultado de la importación y el estado de cada comprobante informado. Además una copia del archivo queda guardado en la carpeta WIN-BTB SQL-BTB \Datos\Empresa \FactElec\Respuestas.

El código CAE se incorpora al registro de cada factura y puede ser modificado en la cabecera de la misma.

Una vez registrado el CAE, es posible modificar la factura, con la condición de que no se altere su fecha ni los totales de la factura, que son datos que toma en cuenta la AFIP para confeccionar el CAE.

8.2.3. Informe de Errores

Como resultado de este proceso, el sistema despliega una pantalla que detalla las facturas procesadas y los códigos de Errores encontrados.

Los Errores pueden ser:

Del Sistema: no se pudo incorporar el CAE en la factura respectiva (por ej. si el usuario la

borró previamente).

De la AFIP (relacionados con el Emisor): no se otorgó el CAE (el campo aparece en

blanco en la pantalla) por algún inconveniente relacionado con el Emisor. El error puede ser corregido y se solicita nuevamente el CAE o la factura se emite por otro medio. En este estado, se trata de una factura sin CAE, que no existe para la AFIP.

De la AFIP (relacionados con el Comprador): se otorga el CAE, pero el comprador no puede acreditarse el IVA. En ese caso, aparecerá una leyenda en la factura cuando se ponga a disposición del comprador.

Una lista parcial de Códigos de Error de la AFIP es la siguiente:

1. La CUIT informada no corresponde a un responsable inscripto en el IVA activo.

2. La CUIT informada no se encuentra autorizada a emitir comprobantes electrónicos originales o el período de inicio autorizado es posterior al de la generación de la solicitud.

3. La CUIT informada registra inconvenientes con el domicilio fiscal.



4. El Punto de Venta informado no se encuentra declarado para ser utilizado en el presente régimen.

5. La fecha del comprobante indicada no puede ser anterior en más de cinco días, si se trata de una venta, o anterior o posterior en más de diez días, si se trata de una prestación de servicios, consecutivos de la fecha de remisión del archivo (art. 22 de la RG Nº 2177).

6. La CUIT informada no se encuentra autorizada a emitir comprobantes clase "A".

7. Para la clase de comprobante solicitado -comprobante clase "A" - debe consignar en el campo Código de Documento Identificatorio del Comprador el código 80.

8. La CUIT indicada en el campo Nº de Identificación del Comprador es inválida.

9. La CUIT indicada en el campo Nº de Identificación del Comprador no existe en el padrón único de contribuyentes.

10. La CUIT indicada en el campo Nº de Identificación del Comprador no corresponde a un responsable inscripto en el IVA activo.

11. El Nº de comprobante desde .. informado no es correlativo al último Nº de comprobante registrado/hasta solicitado para ese tipo de comprobante y Punto de Venta.

12. El rango informado se encuentra autorizado con anterioridad para la misma CUIT, tipo de comprobante y Punto de Venta.

13. La CUIT indicada se encuentra comprendida en el régimen establecido por la RG Nº 2177 y/o en el título I de la RG Nº 1361 (art. 24 de la RG Nº2177).

Un error relativamente frecuente es que el cálculo del IVA efectuado por la AFIP para verificar la validez del comprobante no coincide con el que efectúa el sistema.

Esto se debe a que el sistema BTB calcula el IVA renglón por renglón, mientras que la AFIP lo hace aplicando la alícuota sobre el total de la factura.

En el proceso de cálculo renglón por renglón se pueden generar fracciones de milésimos de peso, que el sistema necesita redondear a centavos.

Estos procesos de ajuste se compensan usualmente entre los renglones de la factura, pero cuando la acumulación de milésimos produce una diferencia de un centavo o más en el total de IVA que calcula la AFIP, esta rechaza la factura.

La solución en esos casos puede ser dividir la factura en varias (obviamente una factura con un solo renglón no tiene problemas.

El sistema BTB SQL tiene un procedimiento interno de ajuste que elimina el problema.

8.2.4. Impresión de Facturas

Para imprimir las facturas, tenga en cuenta que su diseño debe incorporar variables que no se utilizan en las facturas preimpresas:

CAE

Vencimiento del CAE

Código de tipo de comprobante según la AFIP

Cartel de crédito fiscal NO Computable (errores en el CUIT del cliente, etc).

También se debe agregar el Tipo de Comprobante, Letra, Punto de Venta y Nro de Factura, que normalmente formaban parte de la factura preimpresa.

8. FACTURACION ELECTRONICA 8.3. OBTENCIÓN DEL CAE POR WEB SERVICE 79


Si se trata de facturas generadas desde el módulo de Abonos, en Multi-Impresión de comprobantes, se indica el estado del CAE: O.K., Rechazado o en blanco (no procesado)

8.3. Obtención del CAE por Web Service

Cuando se confecciona una factura desde un Punto de Venta que fue identificado como que opera con Web Service para obtener el CAE, y la computadora está conectada por Internet con el Web Service de la AFIP, en el alta de la factura, al confirmarla (OK), el sistema gestionará el CAE. Las letras de las facturas admitidas en estas operaciones son A, B, C, M y T.

Para realizar la tarea, el sistema tiene que tener acceso a archivos encriptados que provee la AFIP (certificados digitales) cuya presencia es necesaria para que la AFIP reciba la información y emita el CAE.

La AFIP requiere que en ese proceso se incluya información complementaria (si la factura corresponde a Productos o Servicios, fechas de inicio y terminación de los servicios, etc). Esta información se ingresa por omisión en el Inicio de carga de facturas y puede ser modificada en la propia factura (solapa Funciones Especiales).

Es posible configurar que las facturas generadas con una lista de precios en moneda extranjera se informen a la AFIP como emitidas en esa moneda.

El proceso puede tardar algunos segundos (dependiendo del estado de las comunicaciones) y pueden aparecer pantallas y/o avisos. Si termina exitosamente, el CAE y otros datos proporcionados por la AFIP quedan incorporados al cuerpo de la Factura y la misma puede ser impresa o enviada por mail.

El código CAE se incorpora al registro de cada factura y puede ser modificado en la cabecera de la misma.

Si la AFIP generó el CAE pero no se recibió en la Empresa o se perdió (por ejemplo si se borró la factura) se puede recuperar el mismo a través de la pantalla de Auditoría de Facturación Electrónica.

Si se generó la factura en un Punto de Venta de facturación electrónica por Web Service pero no se informó a la AFIP (facturas generadas por el módulo de Abonos, fallas de comunicación, etc.), el CAE se puede obtener reingresando en la factura y presionando el botón OK.

La obtención del CAE para un grupo de facturas originadas en el módulo de Abonos, se trata en el Manual de Abonos.

Una vez registrado el CAE, es posible modificar la factura, con la condición de que no se altere su fecha ni los totales de la factura, que son datos que toma en cuenta la AFIP para confeccionar el CAE.

Al pie de la solapa de Funciones Especiales de la factura aparece el botón [Controlar CAE], que permite recuperar el CAE (a través del Web Service) cuando la AFIP lo asignó, pero por algún motivo no fue correctamente recibido por la Empresa.

En cuanto al sistema (registración contable, stock, etc.), la factura se puede completar aunque el Web Service no proporcione el CAE, que se puede solicitar posteriormente a través del RECE y luego insistir con el Web Service. De cualquier manera, mientras no se concrete la obtención del CAE, la Factura puede ser modificada en su totalidad dentro del sistema (afectando la contabilidad, stock, cuentas corrientes, etc.).

Si hay dudas sobre la conexión efectiva entre la Empresa y el Web Service o bien si es necesario confirmar el próximo número aceptable para la AFIP en un determinado tipo de comprobante, es posible utilizar la opción de Testeo de Web Service.

FACT.docx#F119

FACT.docx#F120

FACT.docx#F68

FACT.docx#F68

ABON.docx#A17

8. FACTURACION ELECTRONICA 8.4. OBTENCIÓN DEL CAE DE EXPORTACIONES 80


Cada tipo de factura (factura normal, factura de crédito, de exportación, etc.) tiene su propio procedimiento de testeo.

8.4. Obtención del CAE de Exportaciones

Estos procedimientos están activos cuando se ingresa una factura que cumple las siguientes condiciones:

La operación se inicia desde un Punto de Venta definido como de Web Service

Está presente el Certificado Digital específico para operaciones de Exportación

La factura se completa desde la solapa Ótras Facturas´

La letra que asume la solapa Ótras Facturas´ es la É´

En ese caso, al pie de la cabecera de la factura aparece un botón {[F6] Datos Exportación}, que

permite acceder a la pantalla siguiente:

FACT.docx#F119

8. FACTURACION ELECTRONICA 8.4. OBTENCIÓN DEL CAE DE EXPORTACIONES 81


La información contenida en estas pantallas es la que requiere actualmente la AFIP para dar curso a la factura a través del Web Service.

Tanto esta pantalla como la factura en sí transfieren al Web Service varios códigos dispuestos por la AFIP, que están contenidos en Maestros del sistema de acuerdo al detalle siguiente:

Incoterms (International Comercial Terms) utiliza una tabla ubicada en Maestros - Varios que

contiene un código y una descripción.

Unidad de Medida. Es un código contenido en el Maestro de cada producto facturado. La

tabla con los códigos permitidos por la AFIP está ubicada en Maestros - Varios.

Moneda del Comprobante: el código de la AFIP está contenido en el Maestro de Monedas

(Maestros - Contable)

País: el código de la AFIP está contenido en el Maestro de Países (Maestros - Varios)

Como las bases de datos de la AFIP son muy extensas y no siempre se pueden incorporar totalmente en los Maestros, la forma más simple de consultarlas es ingresar en Facturación - Facturación Electrónica - Testeo de Web Service, conectarse con la AFIP y presionar el botón respectivo.

PROD.DOCx#P80

8. FACTURACION ELECTRONICA 8.5. AUDITORÍA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA 82


El procedimiento general de obtención del CAE es similar al explicado más arriba, salvo que no se aplica lo referido al uso del RECE.

8.5. Auditoría de Facturación Electrónica

Esta pantalla muestra las comunicaciones mantenidas con la AFIP a través del Web Service y da acceso a los textos enviados y recibidos en cada oportunidad y –en el caso de facturas- a la Minuta de las mismas.

Esto permite ver si la factura emitida por el sistema no recibió el CAE pero no consta si el

mismo fue generado o no por la AFIP.

8. FACTURACION ELECTRONICA 8.6. ARCHIVO DE DUPLICADOS ELECTRÓNICOS 83


8.6. Archivo de Duplicados Electrónicos

En Facturación – Facturación Electrónica – Generar Soporte Duplicado Electrónico, se pueden generar dos archivos mensuales en formato .txt, de acuerdo a lo que instruye la RG 1361.

Los archivos, denominados Cabecera_AAAAMM.txt y Detalle_AAAAMM.txt, se pueden encontrar en la carpeta de Salidas de la Empresa.

Tenga presente que estos archivos deben ser grabados en soportes magnéticos junto con los archivos del Libro de IVA (RG 1361 Título 2), se les debe aplicar el código de seguridad (utilizando el modulo del SIAP llamado SIRED) y deben ser guardados en todo de acuerdo con las instrucciones de la RG 1361. El requerimiento del Anexo III punto 5, de la posibilidad de imprimir los archivos de formato .txt (en ausencia de la definición del diseño de los listados), se entiende que es la impresión simple de esos archivos, ejecutable desde el sistema operativo.

Esta misma pantalla se puede utilizar para generar los archivos de Cabecera y de Detalle de una factura cuando sea necesario (por ejemplo, RG 2485 - art. 30 último párrafo). En ese caso, los archivos que se encuentran en la carpeta de Salidas indican el número de la factura elegida.

9. ARCHIVOS AUXILIARES 9.1. PUNTOS DE VENTA 84


9. ARCHIVOS AUXILIARES

9.1. Puntos de Venta

9.1.1. Conceptos Generales

Las normas legales sobre codificación de comprobantes que se registran en los libros de IVA, exigen un código de 5 dígitos para identificar el punto de venta (sea una Sucursal o simplemente un computador que emite facturas en forma secuencial, en un local donde otras máquinas hacen esa misma tarea).

El sistema admite crear tantos Puntos de Venta como necesite la empresa.

El sistema no admite crear un Punto de Venta con Código 0, pero opera con ese código cuando el mismo se importó desde BTB Windows.

Los Puntos de Venta se utilizan para otros controles, relacionados principalmente con otros comprobantes (remitos, recibos, etc.). Ver Manual de Información General..

La pantalla que se muestra arriba, permite crear un registro por cada Punto de Venta, y declarar allí ciertos datos que se usarán -salvo modificación durante el proceso- en relación a las facturas y otros comprobantes generados en ese Punto de Venta.

Igual que en otros archivos maestros, es posible declarar como 'Inactivo' un Punto de Venta.

INFO.DOCx#E42



Este sistema prevé su uso en red, donde existen varias terminales que facturan como puntos de venta independientes. La determinación del Punto de Venta por omisión en cada terminal se define en Otros - Configuraciones - Configuraciones Locales

El Depósito por omisión se debe declarar obligatoriamente en el caso de Facturación, porque no se pueden recibir o entregar productos sin identificar un Depósito.

Los números de comprobante se refieren al último formulario emitido de cada tipo. Este dato se actualiza automáticamente cada vez que se emite un comprobante. Si durante la generación de formularios es necesario modificar el número que propone el sistema (por ej. porque un formulario preimpreso se rompió en la impresora), debe grabar manualmente en esta pantalla el número correcto.

Si en la Configuración de Facturación se marcó el check que habilita las Facturas de Crédito,

en cada Punto de Venta se desplegará una nueva solapa ´Fact. Crédito´, destinada a indicar los últimos números emitidos de formularios de ese tipo. Esto es necesario porque las letras de esos comprobantes son las mismas que para las facturas normales (A, B, C) pero su numeración es independiente.

Para cada tipo de formulario que se imprime dentro de este punto de venta (Factura 'A', Factura 'B', etc.), es posible indicar una impresora a la que se direcciona en forma automática, utilizando el botón {Cambiar}. Para el diseño de los formularios, ver Diseño de Comprobantes

en el Manual de Información General.

El sistema controla la numeración correlativa de Facturas, Notas de Débito y Notas de Crédito con numeración independiente y controlada por el Punto de Venta.

Las Notas de Crédito y de Débito ('A', 'B', etc) se especifican para el caso en que sean formularios con numeración distinta de las Facturas, en cuyo caso deben marcarse con el 'check' que aparece en la pantalla. Este check se habilita automáticamente cuando el Punto de Venta opera en Facturación Electrónica.

Si no es así, el sistema admite que una factura con valor negativo (en la práctica una 'Nota de Crédito') se imprima sobre un formulario de 'Factura' con la misma letra y numeración (por su lado, las Notas de Débito son técnicamente equivalentes a Facturas, de manera que el problema no existe en este caso).

El rubro Otras Facturas prevé usar letras que no son A, B ó C en comprobantes especiales (por ej. de exportaciones). La letra a utilizar por omisión en esos casos, se declara en la Configuración de Facturación.

La opción Imprimir Directo determina si el comprobante se imprime automáticamente, cuando concluye su alta (no cuando se modifica). El alta de un comprobante se ejecuta

con la tecla OK o bien con la tecla [F7] (cuando se cierra el pago o cobro por el saldo).

Cuando está activo Imprimir Directo, la opción Remito permite que la factura y el remito

(cuando éste utiliza los datos de la factura) se impriman en el mismo paso y en forma consecutiva.

FACT.docx#F129

INFO.DOCx#E117

FACT.docx#F70

FACT.docx#F31



9.1.2. RG 1361

El archivo de Puntos de Venta contiene también información opcional relacionada con la RG 1361, RG 1672, RG 2485, etc., que obligan a identificar el CAI o el CAE de los comprobantes

de ventas en distintos informes para la AFIP.

En esas disposiciones, se requiere que el Punto de Venta no sea el mismo cuando la Empresa factura utilizando distintas opciones legales. Las opciones actuales son:

o Factura Preimpresa (con solicitud de CAI a través de imprenta)

o Factura Electrónica (con solicitud de CAE a través del aplicativo RECE de la AFIP, actualmente desactivado)

o Factura Electrónica (con solicitud de CAE a través de Web Service de la AFIP)

o Facturación con Impresora Fiscal

La Facturación Electrónica On Line con el facturador de la AFIP (RCEL) no se hace a través del sistema. Esas facturas se ingresan en el Libro de IVA manualmente o se importan desde el sitio de la AFIP

IVA.docx#I26

IVA.docx#I26



9.1.2.1. Facturas Preimpresas

En la pantalla del Punto de Venta - Tipo de Factura, debe estar marcado el botón ´Preimpresa (CAI)´.

Si fuera necesario (ver Manual de IVA - Libros de IVA en Soporte Magnético) es posible indicar el CAI y vencimiento de cada tipo de comprobante preimpreso para un Punto de Venta (el código y nombre son los establecidos por la AFIP) entre dos números consecutivos. La marca de 'Impresora Fiscal' permite omitir los datos de tipo de comprobante y numeración, porque este tipo de impresora puede emitir diversos tipos de comprobantes.

9.1.2.2. Factura Electrónica (utilizando RECE)

En la pantalla del Punto de Venta - Tipo de Factura, debe estar marcado el botón ´Electrónica (CAE)´.

Este procedimiento activa los checks que determinan que las Notas de Crédito y de Débito operan con numeración independiente de la utilizada por las facturas. Esto es necesario porque las normas de la AFIP no aceptan que el comprobante ´factura´ tenga un total negativo.

Esto habilita los procedimientos del Capítulo Obtención del CAE por RECE (actualmente desactivado)

9.1.2.3. Factura Electrónica (utilizando Web Service)

En la pantalla del Punto de Venta - Tipo de Factura, debe estar marcado el botón ´Electrónica (CAE)´. Además debe marcar que usa el Web Service.

Este procedimiento activa los checks que determinan que las Notas de Crédito y de Débito operan con numeración independiente de la utilizada por las facturas. Esto es

necesario porque las normas de la AFIP no aceptan que el comprobante ´factura´ tenga un total negativo.

El Control de Conexión sirve para verificar en forma permanente si el Web Service de la

AFIP está activo antes de enviarle información. Marcar esta opción hace más lento el trabajo con el sitio de la AFIP pero permite evitar el envío de la solicitud del CAE cuando no es esperable una respuesta afirmativa.

El Tiempo de Espera indica la cantidad de segundos que espera el sistema luego de

enviar la información para chequear si se recibió respuesta del sitio de la AFIP. El tiempo aconsejado es 10 segundos.

Debe declarar además los archivos provistos por la AFIP (certificados digitales) a

utilizar en la conexión con el Web Service cuando solicite el CAE de una factura:



i. El Certificado, tiene extensión .crt

ii. La Clave es el archivo llamado privada

Ambos archivos deben estar en la carpeta WIN-BTB SQL-BTB \DATOS \Empresa \FactElec .

La Fecha de Vencimiento del Certificado es necesaria, porque el Certificado Digital tiene una vigencia de 2 años. Al acercarse ese plazo (15 días antes) el sistema avisará el vencimiento, porque una vez producido éste no se puede facturar hasta disponer de un nuevo Certificado.

También se debe identificar el Archivo de Intercambio (.pfx)

La referencia a la presentación de comprobantes detallados (WSMTXCA) habilita que la información que el sistema remite al Web Service incluya datos de codificación de cada producto facturado. Ver también Configuración de Facturación

La opción Productos – Servicios – Ambos, identifica las características habituales del contenido de las facturas que se emiten desde este Punto de Venta en particular. Esta información se requiere en las pantallas que habilitan el pedido de CAE por Web Service y puede ser fijada por defecto desde la solapa ´RG 1361´ del Punto de Venta.

Cuando la opción es Servicios, es obligatorio declarar las fechas de inicio y final del período de servicios. La Fecha de Vencimiento debe ser la del final del período.

Nota Importante

La obtención de los certificados es independiente del software de facturación que se utilice y los procedimientos son dictados por la AFIP.

Existe documentación informativa que provee tanto la AFIP como BTB Soft, pero la tarea implica la instalación de software de terceros y la ejecución de comandos complejos, de manera que es necesaria la participación de personal técnico capacitado.

FACT.docx#F118

9. ARCHIVOS AUXILIARES 9.2. TEXTOS FIJOS 89


9.2. Textos Fijos

El sistema permite cargar Textos como parte del detalle de las facturas y comprobantes similares, como Pedidos o Remitos. Esos textos pueden ser creados por el operador al cargar un comprobante o bien llamados desde un archivo maestro ubicado en Maestros - Productos.

La pantalla muestra un texto del archivo maestro de Textos Fijos. Este maestro puede contener modelos de Textos Sin Importe (por ej. aclaraciones relacionadas con ciertos tipos de facturas) y de Textos Con Importe. Estos últimos son prácticamente productos no codificados, que incluyen

cantidad de unidades, porcentaje de descuento y precio unitario con y sin impuestos (previendo que se incluyan en facturas bajo Listas de Precios que pueden o no incluir impuestos).

Su contenido es el mismo que el de un texto normal en el Detalle de las facturas, salvo que a cada uno de ellos se le asigna un Código y un Nombre.

El check Sólo Texto Sin Cantidad identifica Textos sin Importe Esto significa que cuando se transfieren a otro comprobante (por ejemplo de un remito a una factura) el sistema no controla cuántas 'unidades' se exportan en ese paso y cuántas quedan pendientes. Es la figura de textos de comentario.

Los campos de Precios con o sin Impuestos, se debe a que un Texto con Importe puede ser

ingresado (en forma indistinta) en facturas que operan con listas de precios que Incluyen o No Incluyen Impuestos.(facturas B o A respectivamente). En todos los casos, el sistema mostrará el precio y calculará los impuestos de manera consistente con lo que indique la Lista de Precios activa en la factura.

Al invocar un Texto Fijo durante la facturación, el sistema requiere indicar su Código. Una vez ingresado el Texto, su contenido puede ser modificado, como si fuera un texto normal.

9. ARCHIVOS AUXILIARES 9.2. TEXTOS FIJOS 90


Los textos pueden ocupar hasta 4 renglones de 70 posiciones cada uno y se escriben en un campo continuo (puede insertar palabras, etc).

manual de facturacion - btb soft · listado empresa - productos 54 4.4. listado productos - empresa...

Documents