manual de gastos de movilizaciÓn modificado 11-4...

Gerencia de Planificación y Presupuesto Agosto de 2013

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA LA TRAMITACIÓN DE GASTOS DE

MOVILIZACIÓN

CONFORME APROBADO POR RESOLUCIÓN

PUNTO N° FECHA:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO: MNP/GA/GGP/2013 Unidad Organizativa:

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN

2

GPP/DP- 2013 Elaboración: Julio 2013

División: GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Adscripción: GERENCIA GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Objetivo del Manual: Documentar, instruir y servir de guía de consulta al personal que

labora en las diferentes Dependencias de FEDE.

Alcance del Manual: Esta dirigido al personal que desempeña cargos inherentes a esta actividad, resultará fácilmente comprensible y de utilidad con las instrucciones contenidas en el manual. Certificación : Los manuales como guía de adiestramiento, son medios de referencia que facilitan el mejoramiento, expansión y difusión de las actividades que se desarrollan dentro de las áreas. Los Manuales de Normas y Procedimientos tienen una vigencia de un año, después de este período se actualizan para el fortalecimiento de los procedimientos y la ejecución de un proceso periódico de control y evaluación que garantice, por un lado, la detección de las desviaciones que pueden presentar los procesos y corregirlas en un tiempo y espacio determinado y por el otro, la retroalimentación de la información mediante la medición de los resultados de la gestión con relación a los objetivos propuestos en una acción sistemática, armónica y compleja, donde la regulación y el seguimiento constituye procesos claves para la eficacia y eficiencia de la gestión ministerial. El Manual de Normas y Procedimientos para el pago de “Gastos de Movilización” Código N° MNP/GA/GPP/2013 de fecha: julio de 2013, es propiedad exclusiva de la Fundación de Edificaciones y Dotaciones Educativas , debidamente evaluado y actualizado, por el equipo técnico de la Gerencia de Planificación y Presupuesto. En este sentido, se hace entrega a la citada dirección responsable de su administración, distribución ante las unidades bajo su adscripción para su custodia, consulta, uso y actualización, quedando bajo su pleno compromiso, la perdida, supresión, eliminación o modificación de la información en él contenido sin la previa autorización de la Gerencia de Planificación y Presupuesto.


PUNTO N° FECHA:




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CARGO NOMBRE, APELLIDO Y FIRMA FECHA DE

APROBACIÓNSELLO

FIRMA

FIRMA

FIRMA

FIRMA

FIRMA

FIRMA

FIRMA

FIRMA

ELABORADO O ACTUALIZADO POR:

GERENTE DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

COORDINADOR T. GERENCIA DE PLANIFICACION Y

PRESUPUESTO.

LIC. ANEIRA RAMÍREZ

GERENTE DE ADMINISTRACIÓN

GERENTE GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

LIC. VICTOR VELASQUEZ

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA

EDUCACIÓN

FRANKLIN A. ALBARRAN

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL

TRANSPORTE TERRESTRE

GILDEMAR GIL LEÓN

Las autoridades firmantes certifican la elaboración o actualización del presente Manual, conforme con las leyes y las normativas legales vigentes que regulan la actividad de la Administración Pública Nacional

NIVEL DE APROBACIÓN

PRESIDENTE DE (FEDE)

GENERAL DE BRIGADA JUAN MANUEL APONTE

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA

PLANIFICACIÓN

MARY CARMEN SANTOS

LIC. DANILO ZEA INCIARTE

LIC. NORA DÍAZ


PUNTO N° FECHA:




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INDICE

HOJA DE VIDA DEL MANUAL ...................................................................... 5

GLOSARIO DE TÉRMINOS .......................................................................... 6

CAPÍTULO I ..................................................................................................10

MANUALES ADMINISTRATIVOS ................................................................10

A. NORMAS GENERALES. ....................................................................10

B. BASAMENTO LEGAL ........................................................................15

C. PROCEDIMIENTO PARA LA TRAMITACIÓN DE GASTOS DE

MOVILIZACIÓN ............................................................................................16

D. PICTOGRAMA .........................................................................................19


PUNTO N° FECHA:




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HOJA DE VIDA DEL MANUAL

VER. ACT. VIGENCIA DEPENDENCIA RESPONSABLE

SUPERVISOR RESPONSABLE OBSERVACIONES

1era agosto -2011 GERENCIA DE PLANIFICACIÓN

Y PRESUPUESTO

LIC. ELENA BLANCO

Elaboración de: -Normas -Basamento Legal -Procedimientos -Formato -Pictogramas

2da octubre-12 GERENCIA DE PLANIFICACIÓN

Y PRESUPUESTO

LIC. DANILO ZEA INCIARTE

Actualización de: Normas. Formatos

COLABORADORES POR DE GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN

Lic. Nora Díaz Gerente de Administración

RESPONSABLES POR LA GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

Lic. Aneira Ramírez Coordinador Técnic o T.S.U Yelitza Solange Lovera Blanco Analista de Planificación I


PUNTO N° FECHA:




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GLOSARIO DE TÉRMINOS

Alimentación: Gastos por conceptos de comida, a la que se

incurre cuando la comisión del trabajo se realiza fuera de la hora

y/o o sitio habitual.

Alojamiento: Hospedaje que se origina por necesidad de una

pernocta, cuando la comisión asignada obliga a permanecer fuera

del domicilio habitual al empleado designado.

Comisión: Actividad laboral confiada mediante credencial

expedida al efecto, suscrita por persona autorizada.

Equipaje o bulto: Costos que de sufragarse por acarreo y/o

manejo de equipaje u otros elementos, que acompañan a quien

realiza una comisión de trabajo.

Extensión de la Comisión: Días extras, debidamente

autorizados, que excede a los originalmente previstos, para la

culminación de una misión laboral.

Gastos de Movilización: El que se ordena para cubrir transporte

foráneo, cuando este exceda los 60 Km.

Gastos de Representación: El reconocido a las máximas

autoridades de la Institución, cuando los mismos se originan en

dispensar especial atención a personas de significativa jerarquía

institucional, gubernamental o social. Este gasto no debe incluirse

dentro de este manual, ya que el objeto de éste es reconocer el


PUNTO N° FECHA:




7


gasto en que incurre un empleado cuando ha de cumplir una

misión de trabajo fuera de su sitio laboral ordinario.

Jornada Completa: Comprende un día ordinario de trabajo.

Media Jornada: Comprende un día de trabajo.

Impuesto de salida y/o peaje: Gastos causados por la utilización

de puertos, aeropuertos o carreteras.

Localidad de Asignación Permanente: Ámbito geográfico, en el

que, por tiempo prolongado, se ejecutará un actividad laboral.

Lugar habitual de trabajo: Sitio en el cual se fija de forma

ordinaria, la presentación de un servicio.

Pernoctar: Pasar la noche fuera de sitio habitual de su

residencia.

Transporte Nacional: Comprende el costo de los pasajes, los

necesarios, que permitan lograr de la manera más directa y breve,

llegar al lugar de trabajo; así como el pertinente retorno al lugar

de partida.

Traslado: Comprende gastos de movilización dentro de la zona

urbana.

Viáticos: Asignaciones que entregará el empleado, que se

encuentra en una misión de trabajo oficial fuera de su habitual

área laboral, para atender los gastos de comida y alojamiento,

que se hagan indispensables.


PUNTO N° FECHA:




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Traslado Nacional: Gastos de traslado por la ruta más corta y

directa existente, mediante la utilización de medio de transporte

más adecuado (terrestre, aéreo, etc.).

Traslado aeropuerto-destino-residencial: Gastos ocasionados

por traslado desde el lugar de residencia del trabajador hasta el

aeropuerto y viceversa.

Traslado interno urbano: Gastos de movilización en el sitio de

llegada, fuera de la localidad de asignación permanente (taxi, por

puesto, metro, etc.).

Jornada media: Es aquella en la que el empleado debe laborar

parte del día fuera del área metropolitana, correspondido tomar

solamente una o dos comidas.

Jornada completa: Es aquella en la que el empleado debe

laborar el día entero fuera del área metropolitana, (comisión

oficial) correspondiéndole el momento total establecido para las

tres (3) comidas diarias.

Otros Gastos: Son aquellos gastos en que incurre el empleado

en las situaciones especificadas a continuación:

1. Extensión de la Comisión: Se cancelarán los gastos de

alojamiento y alimentación incurridos durante los días

adicionales al establecido en la “Solicitud de Viáticos”, cuando

ha sido previamente autorizado por el supervisor inmediato.

No se necesita la presentación de las facturas.


PUNTO N° FECHA:




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2. Transporte: Se cancelarán los gastos adicionales a los

asignados en la “Solicitud de Viáticos” incurridos por este

concepto, ameritando la presentación de facturas. En aquellos

casos en los cuales el empleado no obtenga las facturas

correspondientes por causas no imputables a él. El supervisor

inmediato autorizará el pago de los mismos.


PUNTO N° FECHA:




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CAPÍTULO I

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Procedimiento: 1 Elaboración de Manual

A. NORMAS GENERALES.

1. Se consideran “Gastos de Movilización” aquellos relacionados con

comisiones de trabajo por concepto de inspección de planteles

educativos, con un recorrido menor de 200 km. desde el lugar de

trabajo del Funcionario designado para las mismas. Para recorridos

mayores de 200 km., se deberán tramitar solicitudes de Viáticos.

2. Los gastos de movilización por comisiones de trabajo se pagarán de

acuerdo a las siguientes Tablas:

Monto en Bs. Comida 100 Bs.

Concepto Kilómetros Recorridos Monto en Bs.

Pasaje

Terrestre

0 a 50 0

51 a 100 100

101 a 150 150

151 a 200 200


PUNTO N° FECHA:




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3. Es responsabilidad de la Gerencia respectiva, Coordinación Estadal y

Unidad solicitante, la vigilancia, control y cumplimiento de las normas

establecidas en este Manual.

4. Una vez realizada la comisión de trabajo, el empleado encargado

deberá llenar los formularios “Relación de Gastos de Movilización” e

“Informe de Actuación”.

5. El Gerente, Coordinador Estadal y el Jefe de la Unidad, así como el

Director del Plantel deberán certificar con su firma, sello y fecha, en

los formularios “Relación de Gastos de Movilización” e “Informe de

Actuación”, la realización de la comisión de trabajo.

6. En el caso de que se trate de un plantel educativo que no posea sello,

por ser de reciente creación, o por que no haya iniciado su

funcionamiento por encontrarse en construcción, el Gerente,

Coordinador Estadal y el Jefe de Unidad, deberá realizar un Informe

Explicativo, mediante el cual certifique el cumplimiento de la comisión

de trabajo.

7. Las inspecciones de obras o comisión de trabajo deben realizarse en

días hábiles laborables; en caso contrario, deberá venir anexado un

“Informe de Actuación” que justifique el gasto para esos días firmado

y sellado por el director del Plantel y Gerente o Coordinador.


PUNTO N° FECHA:




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8. Las inspecciones realizadas durante toda una semana a una misma

escuela o plantel educativo debe ser claramente justificada en un

informe técnico, avalado por el Gerente o Coordinador donde se

detalle las actividades realizadas cada día por el inspector.

9. El Director del Plantel inspeccionado deberá colocar en los

formularios “Relación de Gastos de Movilización”, e “Informe de

Actuación”, además de su firma y el sello del Plantel, su número de

teléfono, a fin de que Auditoría Interna pueda verificar posteriormente

la realización de la comisión de trabajo.

10. FEDE, no se hace responsable de las fallas mecánicas que

presentara el vehículo, ni de los gastos que ocasionaran dichas fallas,

si el vehículo utilizado para el transporte es propiedad del empleado o

de personas ajenas a la comisión de trabajo.

11. Si el empleado lleva como pasajero a algún otro empleado de FEDE,

no le corresponderá a éste último ningún pago por concepto de gasto

de movilización.

12. El empleado propietario del vehículo deberá asumir la responsabilidad

absoluta por la seguridad personal de los pasajeros que le

acompañen y por las consecuencias de cualquier accidente que

ocasione daños al vehículo.


PUNTO N° FECHA:




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13. El kilometraje será cobrado solamente cuando se realice la inspección

con vehículo particular y no con el vehículo asignado a la Fundación.

14. La asignación por concepto de gasto de movilización no es

computable a los efectos del cálculo de vacaciones, bonificaciones de

fin de año, prestaciones sociales u otros beneficios de la Ley del

Trabajo.

15. Las planillas o formularios de “Gastos de Movilización” no deben venir

con tachaduras ni enmendaduras y con los datos completos; en caso

de incurrir en este error la misma deber ser corregida con otra planilla

anexa y a su vez avalada y firmada por el Gerente o Coordinador.

16. El formulario “Informe de Actuación” deberá justificar y especificar

detalladamente la comisión de trabajo. En el caso de no poder

llenarse por la naturaleza de la comisión encomendada, se levantará

acta o minuta de la gestión realizada, avalada por el Gerente,

Coordinador Estadal y el Jefe de la Unidad.

17. La firma y sello deberán ser legibles y colocados al reverso de la hoja

para que puedan ser plenamente identificados y relacionados con la

escuela inspeccionada.


PUNTO N° FECHA:




14


18. Los Gastos de Movilización deberá ser enviados a la Gerencia de

Administración los 5 primeros días del mes siguientes a la inspección

a fin de optimizar y agilizar la cancelación de los mismos. No serán

procesados gastos rezagados después de un (1) mes de realizada la

comisión de trabajo y serán considerados EXTEMPORANEOS. Con

el objeto de reducir el significativo número de devoluciones se le pide

a todas la Coordinaciones, revisar que estén correctos y completos

los datos indicando el proyecto y la acción específica al cual está

asociado el gasto.

19. Lo no previsto en estas normas será resuelto por la Gerencia de

Administración.

20. Todas las facturas en original, deben estar firmadas y fechadas por el

Gerente, Coordinador Estadal y el Jefe de Unidad, según sea el caso.

21. Todas las facturas pagadas, en original, que soportan el traslado

terrestre, marítimo fluvial deberán ser emitidas a nombre de FEDE,

sin tachaduras ni enmiendas, y deben cumplir con la normativa

establecida por el SENIAT.


PUNTO N° FECHA:




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B. BASAMENTO LEGAL

- Providencia Administrativa Nº SNAT/2005/0056-A, emitida por el

SENIAT el 27/01/2005 y publicado en Gaceta Oficial Nº 38.136 de

fecha 28/02/2005, reimpresa por error material en Gaceta Oficial Nº

38.188 de fecha 17/05/2005.

- Tarifa de Viáticos. Decreto N° 260 de la fecha 24 de mayo de 1989.

- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema

Nacional de Control Fiscal y la Ley de Presupuesto para el Ejercicio

Fiscal.

- Providencia Administrativa N°/SNAT/2008 0257, por l a cual se dictan

las Normas Generales en Gaceta Oficial N°38.997, de fecha

19/08/2008.


PUNTO N° FECHA:




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C. PROCEDIMIENTO PARA LA TRAMITACIÓN DE GASTOS DE MOVILIZACIÓN

Unidad Solicitante

1. Realiza la comisión de trabajo, y llena los formularios “Relación de

Gastos de Movilización”, e “Informe de Actuación”.

2. Solicita al Director del plantel que sean sellados y fechados todos los

formularios, que los firme, y que coloque su número de teléfono.

3. Envía al Gerente de la Unidad o Coordinador Estadal.

Gerente, Coordinador Estadal y el Jefe de Unidad.

4. Recibe los formularios “Relación de Gastos de Movilización”, e

“Informe de Actuación”, y lo valida con su sello y firma. En caso de

que el plantel no posea sello, elabora un informe explicativo de las

razones por las cuales no fueron sellados los formularios “Gastos de

Movilización” e “Informe de Actuación”.

5. Envía los formularios a la Gerencia de Administración con

Memorándum de remisión (original y copia).


PUNTO N° FECHA:




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Gerencia de Administración

6. Recibe los formularios, y en caso de estar conforme, firma y sella los

formularios “Relación de Gastos de Movilización” e Informe de

Actuación”.

7. Envía toda la documentación a la División de Tesorería / Unidad de

Revisión. Caso contrario, devuelve a la Unidad Solicitante.

División de Tesorería

Revisión

8. Recibe la documentación, verifica que estén conforme. Coteja los

montos contra las tarifas vigentes de gastos de movilización. Si hay

error, devuelve a la Coordinación Estadal, de lo contrario conforma y

archiva para la elaboración de la nómina de gastos de movilización en

el sistema de gestión.

9. Envía los soportes a la Gerencia de Planificación y Presupuesto.

Gerencia de Planificación y Presupuesto

10. Recibe la documentación e imputa la nómina de gastos de

movilización.

11. Envía a la División de Contabilidad.

División de Contabilidad

12. Recibe y causa los gastos de movilización.


PUNTO N° FECHA:




18


13. Envía a la División de Tesorería.

División de Tesorería

14. Recibe, la nómina de los gastos de movilización.

15. Envía a la División de Contabilidad.

División Contabilidad

16. Recibe copia del pago del “Gastos de Movilización”.

17. Envía a la Unidad Solicitante copia de la orden de pago para su

información.


PUNTO N° FECHA:




19


D.PICTOGRAMA

CONFORME

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad Organizativa:


GPP/DP- 2013

UNIDAD SOLICITANTE

Realiza la comisión detrabajo, y llena los formularios“Relación de Gastos deMovilización” e “Informe deActuación”.


Recibe los formularios, y enestar conforme, firma y sellaformularios “Relación de GastosMovilización e “InformeActuación”.

1a

aaa

1

APROBADO POR RESOLUCIÓN

PUNTO N° FECHA:


CÓDIGO: MNP/Unidad Organizativa:


Elaboración: Julio 2013

Solicita al Director del plantel quesean sellados y fechados todos losformularios, que los firme, y quecoloque su número de teléfono.

Envía los formularios a la Gerenciade Administración con Memorándumde remisión (original y copia).


caso desella los

Gastos de“Informe de

RESOLUCIÓN

FECHA:


MNP/GA/GGP/2013

20

Envía al Gerente de la Unidad oCoordinador Estadal.

GERENTE, COORDINADOR Y EL JEFE DE LA UNIDAD

CONFORME



GPP/DP- 2013

1a

aaa

1

Envía toda la documentacióna la División de Tesorería/Revisión.

DIVISIÓN DE CONTABILIDAD

Recibe y causa los gastos demovilización.

1a

aaa

2


PUNTO N° FECHA:





REVISIÓN

DIVISIÓN DE TESORERÍA

Recibe la documentación, verifica queestén conforme. Coteja los montos contralas tarifas vigentes de gastos demovilización. Si hay error, devuelve a laCoordinación Estadal, de lo contrarioconforma y archiva para la elaboración dela nómina de gastos de movilización en elsistema de gestión.

Envía a la División deContabilidad.


de

RESOLUCIÓN

FECHA:


MNP/GA/GGP/2013

21

Envía los soportes a laGerencia de Planificación yPresupuesto.

GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

Recibe la documentación eimputa la nómina de gastosde movilización.

CONFORME



GPP/DP- 2013

1a

aaa

2

Envía a la División deTesorería.


PUNTO N° FECHA:





DIVISIÓN DE TESORERÍA

Recibe, la nómina de losgastos de movilización.

Envía a la Unidad Solicitantecopia de la orden de pagopara su información.

RESOLUCIÓN

FECHA:


MNP/GA/GGP/2013

22

Envía a la División deContabilidad.


Recibe copia del pago del“Gastos de Movilización”

manual de gastos de movilizaciÓn modificado 11-4...

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