manual de gestión documental; 2008

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Manual de gestión documental

ARC-2008/WS/01

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Publicado en 2008 por la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura 7, place de Fontenoy, 75352 PARIS 07 SP

Compuesto e impreso en los talleres de la UNESCO

© UNESCO 2008 Impreso en Francia (ARC-2008/WS/01)

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Introducción ………………. 5

I. Estrategias y reglas

1. Responsabilidades ………………. 11

2. Protocolo de ingreso y salida de personal ………………. 12

3. Acceso a los documentos ………………. 13

4. Tablas de conservación ………………. 14

II. Documentos en papel

1. Reglas generales ………………. 19

2. Transferencia de documentos inactivos al archivo ………………. 20

3. Transferencia al archivo: el formulario 901 ………………. 21

4. Consulta y recuperación de la información: la base de datos RECMAN ………………. 22

III. Correo electrónico


2. Archivo y recuperación de e-mails: RISS ………………. 28

IV. Documentos electrónicos


2. Archivo y recuperación de la información: RISS ………………. 34

3. Reglas de denominación de los documentos electrónicos ………………. 37

4. Reglas de denominación de las carpetas electrónicas ………………. 38

5. Directivas para el archivo de los sitios web ………………. 39

ÍNDICE DE MATERIAS

A. NORMAS GENERALES SU

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I. Documentos en papel


2. Condiciones de los depósitos de archivo ………………. 46

3. Transferencia al archivo: el formulario 901 fuera de la sede ………………. 47

II. Documentos electrónicos

1. Conservación de e-mails ………………. 51

2. Conservación de los documentos electrónicos ………………. 52

III. Registro del correo

1. Directivas ………………. 55

2. Tabla de registro del correo ………………. 56

Índices ………………. 57

B. REGLAS PARA LAS OFICINAS FUERA DE LA SEDE SU

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5

Este manual proporciona normas, procedimientos y directivas de gestión documental para todo el personal del Secretariado de la UNESCO, tanto en la Sede como fuera de ella, en los institutos y en los centros.

En 2004, la UNESCO lanzó un programa transorganizacional en gestión documental (records management) con el fin de garantizar la responsabilidad y la transparencia en todos los niveles del Secretariado. Este objetivo se consiguió gracias a la aplicación de normas, reglas y prácticas relacionadas con la creación, la organización y la gestión de documentos así como su transferencia al archivo para su conservación permanente y su utilización por la Organización.

El objetivo de la gestión documental es tratar el conjunto de documentos en papel, electrónicos y audiovisuales creados por la UNESCO en la Sede y fuera de ella, en los institutos y en los centros. Se ha priorizado la introducción de la gestión de documentos electrónicos en la Organización. Puesto que hoy día la mayoría de las comunicaciones y de los documentos se producen electrónicamente y que se les reconoce en general un valor legal, es indispensable conservar este capital documental en toda su integridad y autenticidad y otorgarle su valor testimonial.

La primera versión del manual de gestión documental fue publicado en 2005 como instrumento de formación para los participantes en el ciclo de formación de gestión documental para el personal administrativo de la Sede y como instrumento de referencia para todo el personal de la UNESCO en dicha Sede.

Desde 2007, la Unidad de Archivo y Gestión Documental está desarrollando la gestión documental en las oficinas fuera de la Sede, en los institutos y en los centros. Se han llevado a cabo cuatro actuaciones con la financiación de BFC para analizar las necesidades y las actuales prácticas en gestión documental.

La Unidad de Archivo y Gestión Documental proporciona con esta nueva versión del manual una guía sobre las normas y procedimientos de la gestión documental, sobre el papel, las responsabilidades, los instrumentos y servicios de todos los miembros del personal en la Sede y de las oficinas externas, en los institutos y en los centros.

INTRODUCCIÓN

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A.

Normas generales

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Estrategias y reglas

I. SU

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La Unidad de Archivo y Gestión Documental es responsable de la puesta en práctica y del desarrollo del programa de gestión documental de la UNESCO.

Los documentos (records) se definen como toda información creada o recibida por los miembros del personal de la UNESCO en el desempeño de sus tareas para la Organización. Los documentos son testimonio de las acciones y decisiones tomadas durante la ejecución o el apoyo a las actividades del programa de la UNESCO. Estos documentos son propiedad de la Organización.

La gestión documental asegura de manera sistemática la creación, organización, gestión, conservación y eliminación de documentos. El objetivo es asegurar la eficacia, la responsabilidad y la transparencia en la ejecución y el apoyo a las actividades del programa de la Organización, proteger los intereses operacionales, legales y financieros y administrar el conocimiento y la memoria de la UNESCO.

El personal de la UNESCO en las oficinas regionales, en los institutos y en los centros es responsable de la creación y gestión de los documentos necesarios y precisos, testimonio de sus actividades, de acuerdo con las normas y reglas de gestión documental.

La dirección es responsable de la buena práctica en gestión documental en sus unidades y debe asegurarse de que el personal supervisado está informado de las reglas y de los procedimientos existentes.

El conocimiento de las normas existentes se sigue a través de diferentes medios como el

programa de introducción, el control de entrada y salida de personal, los ciclos de formación continua y la formación in situ durante la preparación de las transferencias de documentos al archivo.

Ningún documento debe ser destruido sin la aprobación de ARC. Este acuerdo se alcanza,

bien a través de las tablas de conservación preestablecidas y de las directivas que provienen de la Unidad de Archivo y Gestión Documental, o bien por medio de un acuerdo especialmente solicitado.

1. RESPONSABILIDADES


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Desde el momento en que entra un nuevo miembro a formar parte del personal de la UNESCO en la Sede o fuera de ésta, se le informa de sus responsabilidades en gestión documental y de los servicios e instrumentos que tiene a su disposición en red, en cuanto a la clasificación y archivo electrónico y en papel. En cuanto al procedimiento de salida (check out), cada miembro del personal que abandona la Organización debe archivar correctamente los documentos precisos según las normas en vigor. Ingreso:

♦ En la Sede, la Unidad de Archivo y Gestión Documental invita por medio de un e-mail a todos los nuevos miembros del personal a una reunión informativa individual sobre sus responsabilidades en la gestión de documentos electrónicos y en papel y los servicios e instrumentos que tiene a su disposición.

♦ En las oficinas fuera de la sede, institutos y centros, es responsabilidad del Jefe de oficina o del Director establecer procedimientos similares a la llegada de nuevo personal.

♦ La gestión documental forma asimismo parte del programa de introducción para los nuevos miembros del personal en la Sede, y de la reunión informativa individual para el nuevo personal internacional fuera de la Sede; estos programas los gestiona HRM.

♦ Un e-tutorial individual en gestión documental está disponible en la Intranet en: http://Intranet.unesco.org/records_management/ Salida: En la Sede, todos los miembros del personal que abandonen la UNESCO deben obtener la firma de la Unidad de Archivo y Gestión Documental en su hoja de salida. Las oficinas fuera de la Sede, institutos y centros deben introducir protocolos similares:

♦ Los documentos en papel activos: deben devolverse a la secretaría de la unidad o a la persona responsable de las actividades en cuestión. ♦ Los documentos en papel inactivos: han de prepararse estos documentos para transferirlos al archivo según los procedimientos vigentes.

♦ Los documentos electrónicos: hay que pasar todos los documentos importantes que se conservan de forma individual en el PC a las carpetas compartidas de la unidad y agrupar estos documentos en carpetas con el nombre del asunto. ♦ Correo electrónico: deben traspasarse todos los e-mails de trabajo de las carpetas personales del PC a las carpetas públicas compartidas por la unidad y agrupar estos e-mails en carpetas denominadas con el nombre del asunto. ♦ Hay que eliminar toda la información personal o privada en formato papel o en formato electrónico.

2. PROTOCOLO DE INGRESO Y SALIDA DE PERSONAL


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http://Intranet.unesco.org/records_management


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1. Documentos en papel

El acceso a los documentos activos conservados por la unidad1 correspondiente está restringido al personal de esa unidad. El acceso por parte del personal que no pertenece a esa unidad puede concederse a través de una solicitud del jefe de la unidad o de una autoridad superior.

El acceso a los documentos inactivos depositados en la Unidad de Archivo y Gestión Documental está restringido al personal de la unidad que ha transferido los documentos al archivo.

El personal de otra unidad, diferente a la que ha transferido los documentos, necesita el permiso de la susodicha unidad o del Jefe de oficina, Director o ADG responsable para consultar dichos documentos.

El acceso a documentos de unidades desaparecidas lo decide el Jefe de oficina, el Director o el ADG responsable.

Los documentos inactivos se registran en la base de datos RECMAN y pueden buscarse en la dirección: http://recman.hq.int.unesco.org/recman/fre/basic.htm.

Los documentos recuperados por RECMAN pueden ser consultados in situ en la sala de lectura del archivo o pueden prestarse a los miembros del personal de la unidad correspondiente.

2. Documentos electrónicos

El acceso a los documentos electrónicos activos en entornos compartidos, como las carpetas públicas de Outlook o el servidor compartido, se restringe a la unidad correspondiente.

El acceso a los documentos electrónicos depositados en la Unidad de Archivo y Gestión Documental está restringido a la unidad correspondiente.

El personal de otra unidad necesita el permiso de la susodicha unidad o del Jefe de oficina, Director o ADG responsable para consultar esos documentos.

El acceso a los documentos electrónicos de las unidades desaparecidas se concede por el Jefe de oficina, Director o ADG responsable.

Los documentos electrónicos inactivos se conservan centralmente en el RISS, el sistema de archivos electrónicos de la UNESCO y se pueden buscar y recuperar en la dirección: http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/resctricted/

3. Archivo de la UNESCO

Las normas detalladas sobre el acceso del público al archivo histórico de la UNESCO están establecidas en el apéndice 9G del manual administrativo, en la dirección: http://unesdoc.unesco.org/images/0014/001451/145137f.pdf

Para más información sobre las actividades y servicios del archivo de la UNESCO, véase: http://www.unesco.org/archives/

1El término unidad se utiliza en este manual como término genérico que hace referencia al organigrama de la UNESCO en sus diferentes niveles, tales como Unidad, Sección y las oficinas de los Directores, Jefes de oficina, ADG, DDG y DG.

3. ACCESO A LOS DOCUMENTOS


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http://recman.hq.int.unesco.org/recman/fre/basic.htm

http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/resctricted

http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/resctricted

http://unesdoc.unesco.org/images/0014/001451/145137f.pdf

http://unesdoc.unesco.org/images/0014/001451/145137f.pdf

http://www.unesco.org/archives


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4. TABLAS DE CONSERVACIÓN

A. ARCHIVOS DE CONSERVACIÓN A CORTO PLAZO Los siguientes archivos tienen un plazo de conservación de 2 a 5 años, contado a partir de la fecha del último documento de la carpeta, del fin del bienio (programa regular) o del fin del proyecto (fondo extrapresupuestario).

Estas carpetas no se transfieren al archivo sino que se eliminan por la unidad correspondiente tras consultarlo con la Unidad de Archivo.

Los plazos de conservación se aplican tanto a los documentos en papel como a los documentos electrónicos, en la Sede, en las oficinas fuera de la Sede, en los institutos y en los centros.

Conservación (Sede/fuera de sede)

Tipo de carpetas (electrónico/papel) Descripción

2 años

Todas las unidades de la Sede y de fuera de la Sede

Carpetas Crono Carpetas cronológicas con copias de correo de salida y entrada, como memorándums, cartas, fax, etc. Los cronos de DG, DDG, ADG (Sede) y de Directores y jefes de oficina (fuera de sede) se conservan.

Unidades de programa de la Sede y de fuera de la Sede

Carpetas de candidaturas denegadas a premios, becas, cátedras

Carpetas con CV y documentos relacionados con una candidatura denegada a un premio, una beca o una cátedra UNESCO. Después de dos años, se conservará sólo una lista de los candidatos rechazados y la correspondencia importante.

Todas las unidades de la Sede y de fuera de la Sede

Borradores/ manuscritos de documentos y publicación UNESCO

Borradores/manuscritos de publicaciones y documentos oficiales impresos de la UNESCO. Después de dos años se conservará solamente el primer y último borrador con las aprobaciones.

Fuera de la Sede Carpetas de personal (si la carpeta completa se conserva en la Sede)

Borradores y copias de CV, solicitudes de permisos, descripciones del puesto, formación personal, etc. Se conservarán 2 años después de la salida. HQ (HRM/archivo) custodia permanentemente las carpetas de personal completos del personal de la Sede y el personal internacional fuera de ella.

5 años Unidades de programa Sede y fuera de sede

Carpetas administrativos y financieros (copias)

Carpetas con borradores y copias de documentos administrativos y financieros, tales como solicitudes de pago, órdenes de gasto (PO), facturas, misiones, recibos, estados financieros, tasas de cambio, etc.

Unidades de programa Sede y fuera de la sede

Carpetas de contratos (copias)

Copias de contratos de compra y servicios de rutina y documentos financieros relacionados, salvo si tienen un valor importante en la ejecución del programa. Las oficinas fuera de la sede conservan 5 años las carpetas de contratos gestionados por la Sede.

Todas las unidades de la Sede y de fuera de la sede

Documentos de referencia personal

Carpetas con documentos no UNESCO, recortes de prensa, impresos de páginas web, etc. Tales carpetas no contienen originales de correspondencia ni documentos sobre la ejecución de un programa.

HRM Carpetas de puestos UNESCO

Carpetas con CV, evaluaciones, recomendaciones, aprobación y correspondencia hasta la elección definitiva de los candidatos de la lista de preselección para un puesto en la UNESCO.

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B. CARPETAS DE CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO Los siguientes documentos tienen un plazo de conservación de al menos 10 años, contados a partir de la fecha del último documento de la carpeta, del fin del bienio (programa regular) o del fin del pro-yecto (fondo extrapresupuestario).

Estos documentos son transferidos al archivo. En la Sede esta transferencia la gestiona la Unidad de Archivo, en las oficinas fuera de la Sede, institutos y centros, lo hace una persona o un servicio de-signado para ello.

Los plazos de conservación se aplican a los documentos en papel y a los documentos electrónicos

Conservación (Sede/ fuera de la sede)

Tipo de carpetas (electrónico y papel)

Descripción

10 años

Unidades administrativas de la Sede y de fuera de ella

Carpetas de contratos originales

El plazo de conservación es de 10 años o mientras el contrato sea válido. Estas carpetas contienen contratos originales, correspondencia y documentos financieros relacionados con el mismo. Fuera de la sede, se refiere a las compras y a los servicios locales.

Unidades administrativas de la Sede y de fuera de ella

Carpetas administrativas y financieras originales

Carpetas con documentos administrativos y financieros originales, tales como solicitudes de pago, órdenes de gasto, facturas, misiones, recibos, estados financieros, tasas de cambio. Fuera de la sede se refiere a las carpetas de gestión administrativa y financiera local.

Permanente

HRM (Sede) Carpetas de Personal Carpetas originales individuales de personal con el seguimiento completo de las acciones del personal. La Sede (HRM/archivo) conserva estas carpetas completos para todo el personal de la Sede y para el personal internacional fuera de la sede. Las oficinas fuera de la sede conservan las carpetas del personal local.

BOC (Sede) Carpetas de nóminas Carpetas originales de nóminas. Conservados por BOC

HRM (Sede) Carpetas de pensiones Carpetas originales individuales del fondo de pensiones. Conservadas por HRM.

Unidades de programa de la Sede y de fuera de ella

Candidaturas aceptadas de premios, becas, cátedras

Carpetas con CV, documentos y correspondencia de los candidatos que han conseguido un premio, una beca o una cátedra en la UNESCO.

Unidades de programa de la Sede y de fuera de ella

Carpetas para la ejecución del programa

Estas carpetas contienen documentos directamente relacionados con la ejecución de los programas, como la correspondencia de entrada y salida; informes (misiones, consultores, proyectos); minutas de las reuniones; Conferencias UNESCO: se conserva la correspondencia, los documentos, el informe final y las cartas de invitación (un ejemplar más la lista de distribución); Conferencias externas: se conserva la correspondencia, los informes y la intervención del personal de la UNESCO.

Todas las unidades de la Sede y de fuera de ella

Documentos oficiales y publicaciones UNESCO

Se conserva un ejemplar de cada documento oficial y de cada publicación UNESCO en papel por la Unidad de Archivo y un ejemplar electrónico en UNESDOC. Se transfiere al archivo y UNESDOC por CLD, BPI o la unidad de producción.

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Documentos en papel

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1. REGLAS GENERALES


♦ Se deben conservar los documentos en papel sobre un asunto o una actividad específica en un clasificador, organizado cronológicamente con el documento más reciente encima;

♦ Para evitar la duplicación de la información, cree y conserve solamente una carpeta sobre un asunto o actividad por unidad y guarde todos los archivos de la unidad en un mismo lugar centralizado;

♦ Indique claramente en la portada de una carpeta:

a) el acrónimo de la unidad (p.e. CLT/CIH/ITH)

b) un título claro y comprensible

c) los años comprendidos

d) el número de volúmenes (si fuera necesario);

♦ La carpeta debe contener la correspondencia de entrada y salida en papel, original o copia, así como los documentos esenciales relativos a la actividad o al asunto sobre el que trata;

♦ Los archivos en papel deben conservarse por las unidades durante un plazo máximo de cinco años desde el cierre del proyecto o del programa, bien para su conservación a largo plazo, o para su eliminación según las reglas de conservación de la UNESCO;

♦ Los documentos de administración, finanzas, presupuesto y personal los conservarán los servicios administrativos o centrales responsables (AO, BOC, HRM, etc.);

♦ Los documentos sobre la ejecución del programa los conservará la unidad responsable de la actividad del programa en cuestión;

♦ Para evitar la duplicación de la información, no se deben guardar en los archivos administrativas o de programa los documentos siguientes:

a) Los documentos de la UNESCO tal y como están definidos en el Manual Administrativo, capítulo 8 (pendiente de revisión);

b) Los documentos en papel y publicaciones no UNESCO que se reciben como información;

c) Los documentos electrónicos impresos, salvo que sea por una causa concreta, como la firma.

♦ El miembro del personal responsable, la unidad productora, el servicio de publicación o el centro de documentación correspondiente deberán remitir a la Unidad de Archivo un ejemplar de cada publicación y un documento oficial de la UNESCO para su conservación. Esta regla se aplicará en la Sede y fuera de ella;

♦ La versión final electrónica de cada publicación y documento oficial de la UNESCO, incluido el(los) archivo(s) que sirven de fuente, deberá cargarse en UNESDOC, la base de datos documental de la UNESCO, por un miembro del personal responsable, la unidad productora, el servicio de publicación o el centro documentación correspondiente. Para más detalles sobre la descarga, búsqueda y recuperación consultar: http://unesdoc.unesco.org/

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http://unesdoc.unesco.org


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2. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS INACTIVOS AL ARCHIVO


♦ Estas normas se aplicarán en todas las unidades de la Sede. Para las oficinas fuera de la sede, institutos y centros, véase capítulo B de este manual;

♦ Antes de preparar una transferencia de documentos en papel, contacte la Unidad de Archivo y Gestión Documental (ADM/DIT/ISS/ARC);

♦ Los documentos en papel se transferirán al archivo cinco años después de su finalización. Los documentos se transfieren generalmente en series definidas (por bienio, por fase de proyecto, etc.);

♦ Ningún documento único puede ser eliminado sin la autorización de la Unidad de Archivo y Gestión Documental. Esta autorización estará compuesta por un plan de conservación preestablecido o por una consulta antes de la preparación de la transferencia al archivo;

♦ Los documentos seleccionados para la transferencia deben organizarse según las reglas generales de gestión de documentos en papel (cf. arriba de la p.19);

♦ Saque los documentos de los clasificadores, y pongalos entre dos hojas acartonadas, atándolos con una cinta (capiclass) proporcionada por la Unidad de Archivo y Gestión Documental;

♦ Coloque los documentos en cajas específicas de archivo, solicitadas en FABS por la unidad correspondiente: El proveedor es Cauchard, « Cartonnier d’archives 40x26x12 », número de material 1-000-672;

♦ Indique en las etiquetas de las cajas el acrónimo de la unidad o de la sección, así como el número de la caja, que será atribuido por la Unidad de Archivo y Gestión Documental (por ejemplo CLT/CIH/ITH/1);

♦ Registre todos los documentos en una lista electrónica estándar (formulario 901, véase más adelante p.21) y se enviará el formulario a la Unidad de Archivo y Gestión Documental para su revisión antes de la transferencia real de los documentos. El formulario puede descargarse en el sitio de la Intranet de gestión documental: http://recman.hq.int.unesco.org/

♦ Envie la lista definitiva por e-mail a la Unidad de Archivo y Gestión Documental, llame al servicio de mudanzas de ADM/HQD para transferir las cajas al archivo y pegue una copia en papel de dicha lista en las cajas. La dirección de la entrega dependerá de la disponibilidad de espacio en los depósitos del archivo;

♦ Los documentos transferidos a los depósitos del archivo pueden localizarse en la base de datos RECMAN en la dirección: http://recman.hq.int.unesco.org/recman/basic.htm y pueden prestarse a la unidad correspondiente bajo petición.

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http://recman.hq.int.unesco.org

http://recman.hq.int.unesco.org/recman/basic.htm


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3. TRANSFERENCIA AL ARCHIVO: EL FORMULARIO 901

Este formulario es válido para la Sede. Para las oficinas fuera de la sede, institutos y centros, véa-se el capítulo B de este manual.


Indicar el acró-nimo de la uni-dad y el número de caja atribui-do por el archi-vo

Indicar claramente el título y el código de la actividad. No utilizar abreviaturas, sólo los acrónimos oficiales.

Completar si se transfiere más de una carpeta con el mismo título

Año del documento más anti-guo de la carpeta

Año del documento más re-ciente de la carpeta

Request for Transfer of Inactive Files to Archives In compliance with Administrative Manual chapter 9

Note: Prior to preparing paper files for transfer to archives, the Archives and Records

Management Unit must be consulted

Transfer Number (assigned by Archives)

Originating Sector/Division/Section

Date of Transfer

Contact Name Contact Extension

CLT/CIH/ITH 01/05/2005 Sandrine Niège

84395

Special instructions: Proposed retention period, restrictions of access, etc. Location (assigned by Archives): Box Number FileTitle (Subject) Part From (year) To (year)

CLT/CIH/ITH/1 FIT 570/TAN/901 conservation du patrimoine immatériel en Tanzanie

1 1990 1992

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4. CONSULTA Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN: LA BASE DE DATOS RECMAN


Los documentos en papel que custodia la Unidad de Archivo se graban en la base de datos RECMAN.

Todos los documentos indizados en esta base de datos puede consultarse en el sitio de Intranet de gestión documental en la dirección: http://recman.hq.int.unesco.org/

La búsqueda en RECMAN contiene un modo de consulta básico y otro avanzado. Los documentos en papel correspondientes a una consulta pueden prestarse a la unidad correspondiente por medio de la debida solicitud.

Elección del tipo de consulta: con-sulta simple o avanzada

Consulta por palabra clave, país, nombre de proyecto o acti-vidad

Rellenar con el acrónimo del Sector, División o número de caja

Completar con el año o el nombre de la per-sona que ha transferi-do los documentos a los archivos

Completar con los fechas extremas de la carpeta co-rrespondiente (campos De y A)

Los campos localización, plan de clasificación y CDU se utilizan por los archiveros para consul-tas concretas

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La pantalla de resultados muestra por orden alfabético las series de documentos y los números de las cajas por Sector y División y muestra otros campos importantes como el título de la carpeta y las fechas extremas

La pantalla completa de resultados muestra todos los campos de indización y sobre todo campos para los archiveros para la localización y recuperación de los documentos en los diferentes depósitos del archivo

Resultados de la consulta


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Correo electrónico

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1. REGLAS GENERALES

Las siguientes reglas se deben aplicar en la Sede y en las oficinas fuera de la sede, institutos y centros conectados al servidor mail de la Sede. Para las oficinas no conectadas al servidor mail de la Sede, véase el capítulo B de este manual.

A. La bandeja de e-mail (Servidor)

1) Se trata de un espacio individual de creación, envío y recepción de correo electrónico. En la bandeja e-mail se crean, envían y reciben e-mails relacionados con las acciones y las actividades de una unidad en la ejecución o apoyo a los programas de la UNESCO.

2) El espacio de las bandejas e-mail individuales en el servidor de la Sede es limitado.

3) No se deben guardar e-mails más tiempo del necesario en este espacio. Elimine los e-mails sin importancia y transfiera los e-mails importantes a las carpetas compartidas y a las personales.

B. Carpetas compartidas (Servidor)

1) Se trata de un espacio oficial estructurado por unidad de espacio compartido, de clasificación y archivo de e-mails.

2) El acceso está restringido a la unidad correspondiente.

3) Las carpetas compartidas son accesibles vía webmail en la dirección http://mail.unesco.org

4) Se accede a las carpetas de la unidad correspondiente de la siguiente manera:

Haciendo clic sobre ‘Carpetas compartidas’

Haciendo clic sobre ‘Todas las carpetas compartidas’

Haciendo clic sobre el correspondiente Sector / División / Sección

5) En este espacio se comparten, clasifican y conservan todos los e-mails que se han enviado o recibido y que están directamente relacionados con las acciones y actividades de una unidad determinada en cuanto a la ejecución o apoyo a los programas de la Organización.

6) Agrupe los e-mails en carpetas denominadas según la actividad o el asunto sobre el que traten.

7) Los e-mails de las carpetas compartidas se archivan en RISS, el sistema de archivos electrónicos de la UNESCO. Tras un período de conservación de diez años, o bien se conservan a largo plazo como archivos electrónicos, o bien se eliminan conforme a las normas en vigor.

C. Carpetas personales (PC)

1) Se trata de un espacio de almacenamiento temporal individual.

2) En las carpetas personales se conservan únicamente los e-mails de valor transitorio, como los anuncios, las convocatorias a reuniones, y los e-mails de asuntos administrativos generales, las copias de información (cc:) y todos los e-mails personales.

3) No se deben conservar los e-mails en este espacio más tiempo del necesario.


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http://mail.unesco.org


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2. ARCHIVO Y RECUPERACIÓN DE E-MAILS: RISS

1. RISS (Records and Information Storage System), el sistema de archivo electrónico de la UNESCO, proporciona el almacenamiento físico, la conservación, la gestión del ciclo de vida de la información, la consulta y la recuperación de los e-mails que están en las carpetas com-partidas de Outlook.

2. Se puede acceder a RISS a través del botón « Search Archive » en Outlook o por medio de la Intranet en la dirección: http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/. 3. Para entrar a RISS se introduce el nombre de usuario (por ejemplo c_michotte) y la contra-seña. 4. El directorio de su unidad en RISS contiene todos los e-mails y documentos adjuntos de cualquier miembro del personal de su unidad guardados en las carpetas compartidas de Ou-tlook. El directorio de una unidad es accesible únicamente al personal de esa unidad. Todos los e-mails de las carpetas compartidas con una antigüedad mayor a 30 días se archivan en RISS y en su lugar se coloca un enlace. Los e-mails archivados en RISS se conservan por un período mínimo de 10 años, y no pueden alterarse ni manipularse.

.

El botón « Search Archive » en Outlook tiene un acceso di-recto a RISS

Los e-mails de las carpe-tas comparti-das están ahí un mes antes de ser capturadas y archivadas en RISS

Las carpetas compartidas en Outlook se estructuran por Sector / División /Sección y se utilizan en la Sede y en las oficinas fuera de la sede conecta-das al servidor mail de la Sede

Los e-mails de las carpetas com-partidas se archivan en RISS des-pués de un mes; los e-mails se marcan entonces por un icono específico

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http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted


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5. El directorio individual en RISS (por ejemplo c_michotte@repository) contiene todos los e-mails y archivos adjuntos que contengan su nombre, sea en el campo De, A o Cc, y que se guarden en las carpetas compartidas por cualquier miembro de la UNESCO. 6. Para realizar consultas en el modo básico de e-mails en RISS, haga lo siguiente :

a) Content Type: seleccione e-mail; b) Timeframe: establezca un período de fechas para acotar la consulta; c) Where to Search: seleccione, bien el directorio de e-mails de su unidad o el individual; d) Search for: introduzca las palabras clave del texto del mensaje y/o del archivo adjunto; e) Haga clic en Find Now para comenzar la búsqueda. 7. Para realizar una consulta avanzada, haga lo siguiente:

a) Haga clic sobre ‘New Search’ en la barra de herramientas, y seleccione ‘Advanced’; b) Content Type: seleccione ’e-mail’; c) Search For: introduzca las palabras clave para buscar en el texto del mensaje;

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III Correo electrónico

d) Subject: introduzca las palabras clave para buscar por el campo ‘materia’ ; e) From: introduzca el nombre del remitente; f) To: introduzca el nombre del/de los destinatario(s) en los campos A y Cc; g) Attachment: introduzca el nombre del archivo adjunto; h) By time frame/By date: introduzca un período determinado o seleccione una fecha específica; i) Where to Search: seleccione o bien el directorio de su unidad o bien el individual. 8. Los resultados se muestran por orden cronológico comenzando por el más reciente.

a) Para visualizar todos los campos del mensaje localizado, haga clic sobre el mensaje en cuestión; b) Para extraer los mensajes del archivo, seleccione el mensaje y a continuación haga clic sobre ’More Options’ y sobre ’Send checked Item‘. El elemento se enviará a su bandeja de entrada e-mail; c) Se puede imprimir la lista de resultados haciendo clic sobre ’Print Current Table List’ y el e-mail en cuestión haciendo clic sobre ’Print the page’; d) Se pueden descargar los documentos adjuntos haciendo clic sobre el archivo adjunto en cuestión y haciendo clic sobre ‘Open’ o ‘Save’; e) Para realizar una nueva consulta, se hace clic sobre ‘New Search’ en la barra superior y se selecciona ‘Simple Search’ o ‘Advanced Search’. 9. Para desconectarse de RISS se hace clic sobre el botón ‘LogOut’ de la barra superior.

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Documentos electrónicos

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1. REGLAS GENERALES

Las siguientes reglas se aplicarán en la Sede y en las oficinas fuera de la sede, en los institutos y centros equipados con un servidor de archivos compartidos. Para las oficinas no equipadas con un servidor compartido, véase el capítulo B de este manual.

A. ‘Mis Documentos’ (En su ordenador)

1) Se trata del espacio de trabajo individual para crear y trabajar documentos y para guardar los que tengan un interés personal.

2) Conserve en ‘Mis documentos’ solamente los anteproyectos (proyectos de memorias, de informes, etc.) y los documentos de interés personal.

3) Las versiones finales de sus anteproyectos y todos los documentos que tengan que ver con el trabajo de su unidad deben clasificarse y conservarse en el espacio ‘Compartido’ de su unidad.

B. Compartido (el espacio compartido de su unidad)

1) La estructura estándar del servidor compartido Sector/División/Sección(/Unidad) es el espacio oficial para compartir la información, colaborar, clasificar y conservar los documentos de su unidad.

2) El acceso está restringido a la unidad correspondiente.

3) Comparta, clasifique y conserve en este espacio los documentos que cree o reciba y que estén directamente relacionados con las acciones y actividades de su unidad.

4) Agrupe los documentos en carpetas con el nombre de la actividad o el asunto del que se trate.

5) No conserve documentos más tiempo del necesario (el bienio actual y el último), a menos que tengan valor para los archivos.

6) Tras un período de conservación de diez años, o bien se conservan como archivos electrónicos o bien se eliminan conforme a las reglas en vigor.

C. Usuarios (espacio individual del servidor)

1) Es un espacio de conservación personal y temporal.

2) El acceso está restringido al usuario correspondiente.

3) Conserve en este espacio únicamente los documentos de su PC como copia de seguridad temporal en caso de misión, de cambio de ordenador o de cambio de oficina.

4) No conserve los documentos más tiempo del necesario en este espacio.


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2. ARCHIVO Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN: RISS

1. RISS proporciona almacenamiento físico, conservación, gestión del ciclo de vida de la infor-mación, consulta y recuperación de los documentos electrónicos guardados en las carpetas compartidas de los servidores. 2. Se accede a RISS por medio del botón « Search Archive » en Outlook o por la Intranet en la dirección: http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/. 3. Para conectarse al RISS, debe introducir su nombre de usuario (por ejemplo c_michotte) y su contraseña. 4. El directorio de su unidad en RISS contiene todos los documentos guardados por cualquier miembro del personal de su unidad en el servidor de esa unidad y su acceso está restringido únicamente al personal de dicha unidad. Todos los documentos del servidor con más de 30 días se copian en RISS. Todos los documentos que no se han modificado en dos años son físicamente transferidos a RISS y en su lugar se coloca un enlace. Los documentos archiva-dos en RISS se conservan durante un período mínimo de diez años, y no pueden alterarse ni manipularse. 5. Para realizar consultas de documentos en el modo básico en RISS, haga lo siguiente:

Las carpetas compartidas de las unidades (U:-Drive) se estruc-turan en Sector / División / Sec-ción. Se restringe el acceso al nivel correspondiente en el organigra-ma de UNESCO

Una vez archiva-dos, se señalan los enlaces en las carpetas compar-tidas con un icono especial

Los documentos compartidos de las unidades se copian regular-mente en RISS. Los documentos permanecen físi-camente en las carpetas compar-tidas durante dos años

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http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted


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a) Content Type: seleccione un documento; b) Timeframe: establezca el período de su consulta; c) Where to Search: seleccione el directorio de su unidad; d) Search for: introduzca las palabras clave del título del archivo o del texto del documento; e) Haga clic sobre ‘Find Now’ para comenzar la búsqueda.

6. Para realizar un consulta avanzada haga lo siguiente:

a) Haga clic sobre ‘New Search’ en la barra de herramientas y seleccione ‘Advanced’; b) Content Type: seleccione ‘document’; c) Search For: introduzca palabras clave para buscar en el texto del documento; d) Document name: introduzca palabras clave para buscar en el título del archivo; e) Document Path: introduzca palabras clave de la ruta del emplazamiento original del docu-mento en el servidor ; f) Extension: introduzca la extensión del archivo buscado; g) Time search criteria: introduzca o bien un período determinado o bien seleccione una fecha específica de principio y de fin; h) Search location: seleccione el directorio de su unidad; i) Haga clic sobre ‘Search now’.

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6. Los resultados de la consulta se muestran en orden cronológico comenzando por el más reciente:

a) Para visualizar el nombre del archivo, el tipo, su ruta, tamaño y fechas, haga clic sobre el do-cumento en cuestión;

b) Haga clic sobre ‘Download’ ya sea para abrir o para descargar el documento de RISS;

c) Puede imprimir la lista de resultados haciendo clic sobre ‘Print Current Table List’;

d) Para realizar una nueva consulta, haga clic sobre ‘New Search’ en la barra superior y selec-ciones ‘Simple Search’ o ‘Advanced Search’;

7. Desconéctese de RISS haciendo clic sobre el botón ‘LogOut’ de la barra superior.

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3. REGLAS DE DENOMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Las siguientes directivas se aplican a todos los documentos office y a los archivos audiovisuales que están guardados en los servidores, cargados en los sistemas de gestión de información, y a los documentos enviados como adjuntos en los e-mails, y que se archivarán, consiguientemente, en RISS. Estas directivas no se aplican a los documentos oficiales tal y como están definidos en el capítulo 8 del manual administrativo y a las publicaciones UNESCO.

Estas directivas ayudan a mejorar la creación, gestión y revisión, así como el seguimiento, archivo y recuperación de todos los documentos electrónicos office o los archivos audiovisuales creados o modificados por un miembro del personal de la UNESCO y colocados en un medio compartido o comunicados electrónicamente.

1) Puntos esenciales a) Título: un nombre corto con los principales elementos del asunto sobre el que trata el documento;

b) Versión: utilice abreviaturas como rev (revisión), prov (provisional), add (addendum), corr (corrigendum), etc.;

c) Lengua: si el documento existe en más de una lengua, utilice los códigos oficiales de la UNESCO para las lenguas, tales como en, fr, ru, ar, ch, más que traducir el título;

d) Fecha: fecha de finalización o de distribución del documento o del acontecimiento en cuestión; utilice los códigos ISO para la fecha de la siguiente manera: AAAA(-)MM(-)DD (por ejemplo 2007-03-14 o 20070314);

e) Todos los elementos deben separarse por un guión bajo (_) o por un guión (-);

f) Formato: el formato del archivo se asigna automáticamente por la aplicación utilizada, por ejemplo.doc,.xls,.pdf,.jpg,.mpeg, etc.;

Ejemplo: mission_report_dakar_rev1_en_20070311.doc

2) Elementos opcionales a) Unidad: acrónimo del sector_división_sección según el organigrama de la UNESCO, por ejemplo clt_cih_mco;

b) País: para las oficinas regionales, institutos y centros, este elemento es particularmente importante y puede sustituir al elemento opcional ‘a) unidad’; deben utilizarse las tres letras del código ISO;

c) Nombre de usuario: el nombre de usuario de Windows de la persona que crea o modifica un documento, por ejemplo c_michotte;

Ejemplo: adm_dit_c_michotte_mission_report_dakar_en_2007-03-11.doc

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Las siguientes directivas se aplican a todos los archivos creados en los servidores y a los do-cumentos públicos de Outlook y ayudan al personal a mejorar y a armonizar la creación, la compartición, la gestión y el archivo de la información electrónica de la Organización.

1) Los servidores y los documentos públicos de Outlook se estructuran de manera jerárquica por Sector/ División/Sección (/ Unidad).

2) El acceso a las carpetas compartidas de las unidades está restringido al personal de la Sec-ción correspondiente.

3) Coloque todos los documentos relativos a un mismo asunto en una carpeta.

4) Dé a cada carpeta un título breve y preciso con los elementos pertinentes de la actividad o el asunto en cuestión.

5) Limite el número de carpetas y evite estructuras demasiado complejas en las mismas.

6) Para conferencias, acontecimientos, reuniones y actividades recurrentes por bienio o por año, añada al nombre de la carpeta, el bienio, el año o la fecha precisa (AAAA-MM-JJ).

7) Los siguientes ejemplos ayudarán al personal a aplicar una buena práctica en la denomina-ción de las carpetas electrónicas:

Cree estructuras de carpetas claras y jerárquicas y cree subcarpetas más específicas

No utilice nombres ni apellidos como título de la carpeta

Combine los ele-mentos del nombre de la carpeta por medio de guión bajo o guión

Guarde todos los documentos en carpetas

Evite abreviaturas y acrónimos no oficiales

Evite duplicar las carpetas y coloque todos los docu-mentos sobre un tema específico en una misma carpeta

4. REGLAS DE DENOMINACIÓN DE LAS CARPETAS ELECTRÓNICAS

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5. DIRECTIVAS PARA EL ARCHIVO DE LOS SITIOS WEB

El portal de la UNESCO, Internet e Intranet, está concebido como un primer punto de contacto para acceder a la información de todos los campos de competencia de la UNESCO. A fin de proporcionar información apropiada y de alta calidad al personal y al público, el contenido del portal debe ponerse al día regularmente y la información obsoleta debe archivarse y suprimirse.

La Unidad de Archivo y Gestión Documental archiva desde 2004 tres versiones completas por año del portal de la UNESCO (Internet y Intranet) con el fin de preservar este importante patrimonio digital para la consulta e investigación interna y externa.

Los portales archivados de la UNESCO pueden consultarse y recorrerse en el sitio de gestión documental en Intranet en la dirección: http://recman.hq.int.unesco.org/

Los siguientes procedimientos ayudarán a los equipos web de la UNESCO en la Sede y fuera de la sede a eliminar los contenidos web asegurándose de que estos contenidos se han archivado correctamente:

a) Identifique la URL del sitio web (o de la página web) que se va a eliminar;

b) Recorra la versión archivada más reciente del portal y compruebe que el sitio web que se va a eliminar está completo y es exacto;

c) Si la copia más reciente del sitio web está completa y es exacta, pase directamente al siguiente punto más abajo. Si la copia está incompleta o es incorrecta, haga una petición a la Unidad de Archivo y Gestión Documental para archivar el sitio web. Suministre los datos siguientes:

♦ URL del sitio web

♦ Acrónimo de la unidad responsable (Sector/División/Unidad) o el nombre de la oficina fuera de la sede, instituto o centro

♦ Nombre y número de teléfono de la persona de contacto

d) Cierre el sitio web en la aplicación del servidor y clausure su regeneración como sitio estático;

e) Suprima el sitio web en su versión estática;

f) En caso de necesidad, redireccione al sitio web archivado o bien a través de su nuevo emplazamiento, o bien a través de la página de inicio del Sector o de la oficina.


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B.

Reglas para las oficinas fuera

de la Sede

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Documentos en papel

I. SU

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1. REGLAS GENERALES


♦ Conserve todos los documentos pertinentes relativos a un proyecto específico o a una actividad en una carpeta organizada cronológicamente, con el documento más reciente arriba;

♦ Para evitar la duplicación de la información, cree y conserve solamente una carpeta en papel por asunto o actividad en el seno de la unidad y conserve todos las carpetas de una unidad en un lugar centralizado;

♦ Indique claramente en la portada de la carpeta: a) el acrónimo de la unidad, b) un título claro y completo, c) los años comprendidos en la carpeta, d) el número de volumen (si corresponde);

♦ Las carpetas en papel deben contener el original o la copia de la correspondencia de entrada y salida y otros documentos de valor evidente para la actividad en cuestión;

♦ Los documentos sobre administración, finanzas, presupuesto y personal se conservarán en la oficina administrativa;

♦ Los documentos sobre la ejecución del programa han de conservarse por las unidades o por el especialista del programa a cargo de las actividades en cuestión;

♦ Evite la información redundante y no conserve en los expedientes administrativos o de activida-des del programa documentos como los siguientes:

♦ a) documentos y publicaciones UNESCO (cf. Manual Administrativo capítulo 8) b) publicaciones No-UNESCO recibidas a modo de información; c) documentos electrónicos impresos, salvo que sea por una causa concreta, como una firma

♦ Las carpetas en papel se conservan en la unidad por un plazo máximo de cinco años desde la finalización del proyecto o del programa en cuestión y enseguida son, o bien destruidos, o bien transferidos al archivo para una conservación a largo plazo según las reglas de conservación de la UNESCO;

♦ Antes de transferir los documentos inactivos al archivo, saque los documentos de los clasifica-dores; quite todos los documentos redundantes o superfluos, coloque los documentos entre dos hojas acartonadas, atelos con una cinta de plástico o una cuerda y coloquelos en cajas de ar-chivo específicas;

♦ Nombre las cajas con el nombre de la oficina, el acrónimo de la unidad correspondiente y el nú-mero de caja dentro de la serie transferida por la unidad al archivo, por ejemplo Almaty/CI/1, Almaty/CI/2, etc.

♦ Llene el formulario del archivo para las oficinas fuera de la sede (véase a continuación), que puede descargarse desde el sitio Intranet de gestión documental; envie una copia a la Unidad de Archivo de la Sede, se conservará una copia en la unidad y se dará otra a la persona encar-gada del archivo;

♦ Un miembro del personal responsable, la unidad productora, el servicio de publicaciones o el centro de documentación correspondiente remitirá un ejemplar de cada publicación y de cada documento oficial de la UNESCO a la Unidad de Archivo para su conservación;

♦ La versión final electrónica de cada publicación y documento oficial de la UNESCO, incluidos el(los) archivo(s) que sirven de fuente, deberá cargarse en UNESDOC, la base de datos docu-mental de la UNESCO, por un miembro del personal responsable, la unidad productora, el servi-cio de publicación o el centro documentación correspondiente. Para más detalles sobre la des-carga, búsqueda y recuperación consultar: http://unesdoc.unesco.org/

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http://unesdoc.unesco.org


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2. CONDICIONES DE LOS DEPÓSITOS DE ARCHIVO

Las oficinas de fuera de la sede, institutos y centros deben dedicar salas de almacenamiento apropiadas para el archivaje y atribuir a un miembro del personal responsabilidades claras para la gestión del depósito de archivos. Estas responsabilidades incluyen:

♦ Realizar consultas con las unidades para llevar a cabo las transferencias de expedientes inactivos al depósito de archivos;

♦ El almacenamiento apropiado de cajas de archivo en el depósito;

♦ Mantener al día la relación de cajas y los inventarios del depósito;

♦ Informar regularmente al Director de la oficina sobre el acondicionamiento, y las necesidades de espacio y de seguridad del depósito;

♦ Al menos una vez por bienio y tras consultarlo con las unidades correspondientes y la Unidad de Archivo y Gestión Documental, destruir los expedientes que corresponda conforme a las reglas de conservación en vigor.

El depósito de archivo debe tener las siguientes condiciones básicas:

a) Tratar de mantener condiciones de almacenamiento seco con una temperatura aproximada de 18° Celsius (64° Fahrenheit) y una humedad del 55%;

b) Disponer de una puerta lo suficientemente grande para un carro de oficina (1 metro aproximadamente) y debe estar cerrada con llave. No debe haber más de 3 copias de la llave, una para la persona encargada, otra para el Director de la oficina y otra para el AO;

c) Estar equipado con estanterías, a ser posible de metal, cuyo tamaño corresponda al tamaño de las cajas de archivo utilizadas, con el fin de aprovechar al máximo su capacidad de almacenamiento;

d) Por razones de seguridad, el depósito de archivo debe situarse lejos de las oficinas de trabajo y debe estar aislado por paredes, puertas y ventanas que le den un mínimo de protección contra incendios. El suelo, las entradas y los pasillos no deben utilizarse para almacenar documentos;

e) Deben instalarse en el interior y enfrente del depósito del archivo un detector de incendios y extintores.


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3. TRANSFERENCIA AL ARCHIVO: EL FORMULARIO 901 FUERA DE LA SEDE

El formulario para las oficinas fuera de la sede, institutos y centros puede consultarse en el sitio Intranet de gestión documental, en la dirección: http://recman.hq.int.unesco.org/


Indicar el acrónimo y el número de caja atribuido por el ar-

Indicar claramente el nombre y el código de la actividad sin utilizar abreviaturas salvo acrónimos oficiales

Año del documento más reciente de la carpeta

Período de conserva-ción según las tablas de conser-vación en vigor

Condicio-nes de acceso al expe-diente en cuestión

Código del de-pósito de ar-chivo y de la estan-tería

Número del plan de clasi-ficación si tal plan existe

Año del documento más antiguo de la carpeta

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Documentos electrónicos

II. SU

PERSEDED


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1. CONSERVACIÓN DE E-MAILS

El objetivo de una buena conservación del correo electrónico es conservar el rastro de las acciones llevadas a cabo durante la ejecución y apoyo de programas de la Organización. Las siguientes directivas ayudan al personal de fuera de la sede a conservar el correo electrónico pertinente y a no conservar información insignificante y redundante.

A. Oficinas fuera de la sede que están conectadas al servidor mail de la Sede

1) Su bandeja e-mail sirve para crear, enviar y recibir correos electrónicos relacionados con las acciones y actividades de su oficina en la ejecución o apoyo a los programas de la Organización.

2) Conserve los e-mails de interés personal (peticiones de permisos, asuntos familiares, vida cultural de la UNESCO), de valor transitorio (convocatoria a reuniones), o de interés general (anuncios, Unescomunicaciones, STU, AIPU) en carpetas personales de su ordenador personal.

3) Conserve todos los e-mails que estén directamente relacionados con las acciones y las actividades de su oficina en la ejecución o el apoyo de programas de la UNESCO en las carpetas compartidas de su unidad en el servidor mail Exchange de la Sede (véase el capítulo A.III.3).

B. Oficinas fuera de la sede sin conexión con el servidor mail de la Sede

Opción 1: Utilice la conexión rpc-http al servidor mail de la Sede

Pida a su soporte informático que cree perfiles Outlook rpc-http en los ordenadores de todos los miembros del personal que tengan una cuenta de usuario en el anuario electrónico UNESDIR de la Organización. Con este perfil y la conexión al servidor mail de la Sede, tendrá acceso a todas las funciones de Outlook, incluida la opción de compartir y archivar e-mails en las carpetas públicas de Outlook.

Opciónn 2: Envíe una copia de los e-mails pertinentes a la Sede

El soporte informático de su oficina debe preparar una vez al año un serie de CD o DVD que contengan una copia de los e-mails de trabajo de cada miembro del personal (archivo UNICODE pst) y enviarlo a la Unidad de Archivo en la Sede para guardarlo. Los e-mails enviados a la Sede podrán consultarse en RISS por la unidad correspondiente en la dirección: http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/


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http://hqarchive1.hq.int.unesco.org


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2. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El objetivo de una buena conservación de documentos electrónicos es guardar el rastro de las acciones llevadas a cabo en la ejecución y el apoyo a los programas de la Organización. Las siguientes directivas ayudarán al personal de fuera de la sede a conservar los documentos electrónicos pertinentes y a no guardar información insignificante y redundante.

A. Oficinas equipadas con un servidor de archivos

1) Su soporte informático debe establecer una estructura de carpetas estandarizadas por unidad (DIR, ADM, ED, etc.) con acceso restringido a la unidad correspondiente, y una carpeta « Common » accesible a todo el personal para compartir y archivar los documentos de la manera siguiente:

2) Comparta, clasifique y conserve los documentos que cree o reciba y que estén directamente relacionados con las acciones y actividades de su unidad en la ejecución y apoyo a los programas de la UNESCO.

3) Reúna todos los documentos en carpetas denominadas según la actividad o el asunto del que traten.

4) Su soporte informático podrá instalar un programa de migración de archivos, puesto a su disposición por la Unidad de Archivo, para copiar automática y regularmente documentos electrónicos de su servidor en el archivo electrónico RISS para la conservación, consulta y recuperación de la información.

5) Una vez el programa de migración de archivo esté instalado y activo, podrá consultar y recuperar una copia archivada de todos los documentos de su unidad en RISS en la dirección: http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/

B. Oficinas sin servidor de archivos

Su soporte informático debe preparar una vez al año una serie de CD o DVD que contengan una copia de los documentos de trabajo de cada miembro del personal y enviar estos CD o DVD a la Unidad de Archivo en la Sede para su conservación. Los documentos enviados a la Sede podrán consultarse en RISS por la unidad correspondiente.


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http://hqarchive1.hq.int.unesco.org

Registro del correo

III. SU

PERSEDED


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1. DIRECTIVAS

Las siguientes directivas y la nueva tabla de registro del correo (véase la siguiente página) ayudará a las oficinas de fuera de la sede, institutos y centros a armonizar, estandarizar y modernizar el registro de correo de entrada, la distribución, las fechas extremas, los vistos buenos y el proceso de redacción de borradores para el correo de salida.

♦ Las oficinas fuera de la sede, institutos y centros deberán utilizar la tabla estándar de registro que puede descargarse de la página de Intranet de gestión documental en la dirección: http://recman.hq.int.unesco.org/

♦ La tabla de registro de correo está disponible como una tabla Excel y como base de datos Access. Las dos versiones están disponibles en tres idiomas: inglés, francés y español.

♦ La tabla de registro tiene campos estandarizados para gestionar la correspondencia de entrada y salida basada en las técnicas de registro del correo en las oficinas seleccionadas fuera de la sede y en la Sede.

♦ El formulario debe usarlo toda la oficina, debe estar localizado en una carpeta compartida y gestionarse tanto por las secretarias de las unidades como por los asistentes correspondientes.

♦ Toda correspondencia que dé lugar a una acción y a un seguimiento, debe ser registrada, controlada y gestionada por un asistente, sea del registro central o de la oficina del Director o del Jefe de oficina, durante todo el ciclo de la correspondencia hasta el envío final de la respuesta.

♦ Todas las secretarias de las unidades deben tener acceso a la tabla y poder visualizar las entradas del registro, las solicitudes de acción y las fechas extremas relacionadas con la correspondencia.

♦ La correspondencia de entrada y salida puede digitalizarse, guardarse en un servidor compartido y relacionarse con la tabla de registro del correo.

♦ Si la correspondencia de entrada está digitalizada y disponible en formato electrónico, el original en papel de entrada no debe distribuirse sino conservarse en el registro central dentro de un expediente crono.


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2. TABLA DE REGISTRO DEL CORREO

La tabla de registro del correo para las oficinas fuera de la sede, institutos y centros está disponible en el sitio web de gestión documental en Intranet en la siguiente dirección: http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/fiel_registry_table_fr.xls en formato Excel y como base de datos Access. La tabla en Excel contiene una página como la siguiente:

La tabla de registro del correo en formato Excel contiene también una página con el listado completo de los campos, un índice de contenido para estos campos y los formatos de los campos propuestos (numérico, fecha, texto, etc.):


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http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/fiel_registry_table_fr.xls

http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/fiel_registry_table_fr.xls


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♦ Archivar

Transferir documentos que ya no tengan utilidad administrativa a un local de depósito o al servicio competente para su custodia.

♦ Archivo

Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma, su soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o moral y por cualquier servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad. La conservación de estos documentos se organiza por su interés público tanto para las necesidades de la gestión administrativa y justificación de los derechos de personas físicas o morales, públicas o privadas, como para la investigación de la documentación histórica (ley de archivos). Por extensión, el término designa también al servicio encargado de la gestión del archivo así como el edificio que los contiene. La palabra archivo se utiliza generalmente en sentido restrictivo para los documentos que han sido transferidos, por oposición a los documentos activos.

♦ Custodia

Una de las funciones fundamentales de un servicio de archivo consistente en asegurar la protección material de los documentos y su accesibilidad.

♦ Documento

Conjunto constituido por un soporte y la información que contiene, utilizado como prueba o con fines de consulta.

♦ Expediente

Conjunto de documentos constituido o bien orgánicamente por la administración de origen para la consecución o tratamiento de un asunto, o bien como agrupación lógica durante su clasificación en el archivo.

♦ Records Management

Conjunto de medidas tomadas para lograr la economía y eficacia en la creación, selección, conservación y utilización de documentos (traducción posible: gestión documental).

Nociones traducidas del francés de la lista DAT III, establecida por el grupo del proyecto de terminología del Consejo Internacional de Archivos (ICA):

http://staff-www.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/franskamgl.htm

ÍNDICES

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http://staff-www.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/franskamgl.htm

manual de gestión documental; 2008

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