MANUAL DE USUARIO

SAE

“SISTEMA DE ACTIVACIÓN ESTRATÉGICA”

DOCUMENTO PREPARADO POR

CARLOS ANDRES CAÑAVERAL USUGA

CLAUDIA PATRICIA VELEZ YEPES

DOCUMENTO REVISADO POR

CLAUDIA ARBELÁEZ A

VERSION 3.3

FECHA DE ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN

Mayo 10 de 2016

Introducción

El Formato de activación estratégica SAE es un sistema que nos permite

sistematizar el proceso de activación de las marcas en punto de venta. Con él se

pretende llegar a los puntos de venta con la suficiente planeación y organización

de los actores incluidos.

Para ello es sistema permite parametrizar los recursos, las marcas, los clientes,

los usuarios, las actividades y el cronograma de una forma fácil y amigable para

el usuario permitiéndole al Negocio cárnico trabajar acorde a sus necesidades.

Con la SAE sistematizada se busca optimizar los tiempos de respuesta, mantener

la comunicación en línea entre áreas involucradas y facilitar el proceso de

activación para lograr en los puntos de venta una excelente ejecución y

promoción de nuestras marcas.

1 Glosario

Asesoras : Son los recursos humanos designados para ejecutar las actividades

en cada uno de los puntos de venta.

Cedi de eficacia : Los centros de distribución del proveedor logístico de los

eventos.

Degustación : Son los productos suministrados para impulso y degustación de

nuestras marcas. Cuya salida de la compañía es tramitada por servicio de

ventas(salidas varias) en cada regional. Pe: Salchichas, jamones, etc.

Mueble : Son recursos que no se acumulan en la programación de los eventos y

se encuentran inventariados en el CEDI. Pe: Muebles, teflones, etc.

No mueble: Son recursos que no se acumulan al igual que los muebles, pero

estos no se encuentran inventariados y no deben ser devueltos al CEDI. Pe:

rompe-trafico, koala, etc.

Material No POP: Material directamente relacionado con la degustación y se

calcula con base en el número de contactos. Los elementos que entran en esta

clasificación se gastan en el punto de venta. Pe: Pinchos, guantes, etc.

Material POP : Material publicitario empleado para comunicación en el punto de

venta, tiene una vigencia determinada. Pe: volantes, porta-perros, etc.

Regional : Es una agrupación de municipios y ciudades definido por la compañía

para clasificar una región del país.

Trade : Es la persona encargada de asignar los recursos a emplear en los

eventos de la(s) marca(s) que tiene bajo su responsabilidad.

Comercializador: Es un punto de venta encargado de distribuir los elementos de

un eventos a los puntos de venta donde llega el CEDI.

2 Perfiles de usuario

Administrador: perfil de usuario que tiene acceso a todos los módulos de la

aplicación y puede tener acceso a la información de todos los eventos y cadenas.

Este usuario es el encargado de parametrizar el sistema de información.

Cedi: Perfil asignado al usuario del centro de distribución encargado de la

distribución y el almacenamiento de los elementos requeridos (excepto las

degustaciones) para realizar los eventos en los diferentes puntos de venta.

Kam, jefe regional o director de ventas: Perfil de usuario encargado de

realizar y definir la asignación de asesoras y los eventos en los diferentes puntos

de venta, con base en la disponibilidad de asesoras teniendo en cuenta la

asignación de personal realizada previamente por cadena y por ciudad.

Reportes, Jefe de trade, mercadeo y planeador de la demanda: Perfil de

usuario que permite visualizar los reportes del sistema.

Planeador de la de la demanda: Es un perfil para visualizar las degustaciones

por regional o como lo podemos visualizar con cualquier perfil.

Servicios de ventas: Perfil de usuario encargado de realizar las salidas varias

de producto para degustación requerido semanalmente para la realización de los

eventos.

Trade: Perfil de usuario responsable de asignar los recursos requeridos para las

actividades en cada punto de venta para los clientes o canales a su cargo.

Vendedor : Perfil de usuario para visualizar el detalle de cada actividad y la

información de los puntos de venta bajo su responsabilidad.

3 Maestros

3.1.1 Creación de recursos (Administrador)

A través de esta opción se pueden adicionar, editar y eliminar recursos (siempre

y cuando estos no se encuentren asociados a un evento o a una cadena) de los

elementos requeridos para la realización de los eventos.

Es importante tener presente las presentaciones y los diferentes tipos de

elementos que se gestionan por la aplicación para poder realizar una adecuada

parametrización de la misma.

Los usuarios con perfil Trade deben activar los recursos para sus cadenas

habilitando el check que se encuentra en la columna que tiene el nombre de las

respectivas cadenas que tiene asociadas.

3.1.2 Creación punto de venta

Esta funcionalidad es de uso exclusivo de los administradores del sistema y de

los usuarios con el perfil de trade, al ingresar por esta opción se pueden

adicionar nuevos puntos de venta, eliminar los existentes (si no tiene ningún

evento asociado) y se pueden habilitar o deshabilitar los puntos de venta que se

encuentran matriculados en la base de datos de puntos de venta.

Nota: Los Trade no pueden adicionar ni eliminar puntos de venta. Lo único que

pueden hacer es habilitar o deshabilitar puntos de venta, Para adicionar, eliminar

o modificar puntos de venta se debe solicitar dicha acción a los usuarios con

perfil de administrador.

Este maestro tiene la opción de realizar carga masiva por la acción de actualizar

maestro de puntos de venta, donde se selecciona el archivo con extensión csv

separado por punto y coma, verificar la estructura del archivo antes de realizar la

carga masiva.

Cuando se indica que un punto de venta es comercializador, esto indica que

dicho punto de venta, es el encargado de recibir las degustaciones de los puntos

de venta que están asociados a éste.

NOTA: Al realizar la carga masiva del archivo, verificar en la columna

comercializador, que esta esté vacía o tenga asignado el nombre de

comercializador previamente creado, según sea el caso.

3.1.3 Productos codificados (Administrador)

A través de esta opción se cargan de manera masiva los códigos de los

productos que se encuentran codificados en los diferentes puntos de venta, con

el objetivo de suministrarle al sistema la información necesaria para verificar que

las degustaciones que se están entregando en los eventos se encuentran

codificadas en los diferentes puntos de venta.

El archivo requerido para la carga de dicha información, debe ser con extensión

CSV y debe tener una estructura específica, la cual se pude obtener mediante la

opción “descargar formato de ejemplo”. Esta información la debe suministrar el

administrador según la numérica de los mismos en BO en los últimos 2 meses.

Antes de realizar la carga masiva del archivo se debe verificar el formato de

fecha, el cual debe ser Año/Mes/Día.

3.1.4 Creación de marcas (Administrador)

El sistema de información permite adicionar marcas sobre las cuales se desea

realizar eventos, para ello se cuenta con la opción que permite matricular el

nombre de la marca y un color para identificar los eventos asociados a dicha

marca, en los diferentes reportes y opciones del software.

3.1.5 Maestro de Cadenas

A través del sistema se puede crear, modificar y eliminar (si no tiene puntos de

venta) una cadena. Por lo tanto cuando se desea cambiar el nombre de una

cadena solo basta con cambiar el maestro de cadenas y no es necesario cambiar

los datos de cada punto de venta asociados, cuando se crea una cadena, esta

debe ser asignada al perfil de usuario correspondiente para poderle visualizar, y

además se debe vincular un punto de venta en el maestro de puntos de venta.

3.1.6 Creación de semanas (Administrador)

Dado que el inicio y el fin de las semanas de los eventos pueden ser variables

teniendo presente fechas y ocasiones especiales asociadas a los calendarios y

festividades locales, es necesario definir para cada año la forma como se

distribuyen las semanas de los eventos.

3.1.7 Clasificación tipos puntos de venta (Trade Marketing)

Ya que a través del sistema de información se pueden gestionar eventos para

diferentes canales o cadenas, se pueden clasificar los puntos de venta para cada

una de las cadenas. Esta clasificación es requerida para realizar la asignación de

recursos para la realización de los eventos.

3.1.8 Maestros de Cedi

Permite matricular y editar centros de distribución de recepción de

materiales diferentes a las degustaciones.

3.1.9 Directorio de Cedi

Permite asociar ciudades a los centros de distribución matriculados en el

maestro de CEDI

3.1.10 Creación de Negocios

Permite crear nuevos negocios que pertenezcan al grupo empresarial y de los

cuales se desea crear una actividad, teniendo en cuenta que el flujo del proceso

para la activación se la misma del negocio carnico.

4 Asignación de recursos

A través de esta opción se asignan los recursos autorizados para los diferentes

eventos por cada cadena.

4.1.1 Asignación de recursos con base en participación

(Trade líder)

Teniendo en cuenta la participación de las diferentes cadenas o canales y los

topes establecidos para la asignación de recursos por cada una ellas, el trade

líder del evento debe ingresar las cantidades disponibles. Tener en cuenta que si

el sistema calcula automáticamente las cantidades, cada vez que se presione el

botón, se pierden las ediciones manuales que se han hecho.

Las cadenas que no tengan el elemento activo para ser asignado, no tendrán

asignación de mismo.

4.1.2 Plantilla de asesoras (Administrador)

Mediante esta opción se define la cantidad de asesoras por tipo asignadas para

cada cadena o canal y su respectiva ciudad o municipios según la información

suministrada por punto de venta.

Esta funcionalidad permite determinar el tope máximo establecido para asignar

las asesoras a los eventos. La plantilla de asesoras disponibles se puede cargar a

partir de un archivo plano en formato CSV

Existe la posibilidad de editar los registros de la la plantilla de asesoras

empleando el formulario de edición manual que se encuentra al emplear la barra

de herramientas ubicada en la parte inferior del reporte.

4.1.3 Plantilla de implementos (Administrador)

Permite matricular los materiales que se emplean en la realización de los eventos

que se programan en la SAE

4.1.4 Informe recogida de elementos de punto de venta a

CEDI

En este informe se consigna el status de recogida de los elementos de tipo

Muebles que no se requieren el en el PV y deben ser devueltos al CEDI del cual

dependen.

5 Gestión de eventos

5.1 Pasos para la creación de un evento

I. Matricular el evento (Administrador)

Prerrequisitos: La marca a la que pertenece el evento debe estar creada.

La fecha de cierre establece el momento hasta el cual estará disponible el evento

para ser editado.

II. Asignar semanas a la actividades (Administrador)

Prerrequisitos:

El maestro de semanas debe estar parametrizado previamente.

III. Asignar elementos al evento (Administardor)

Cuando se matricula un evento en el sistema, es necesario definir cuales

elementos se emplearan para la realización del evento. Para esto se deben elegir

los elementos indicando el orden en el cual aparecerán en el encabezado de los

reportes. Deben incluirse asesoras, materiales y degustaciones y tener presente

que estos se encuentren habilitados en el maestro de recursos.

Nota : En el orden de arriba hacia abajo como queden los elementos asignados,

será la el orden como se construirá el encabezado de la SAE.

Asignar cantidades por cadenas (Trade líder)

Una vez se han asignado los elementos que se requieren para el evento el Trade

Líder debe asignar las cantidades que van a estar disponibles por cada una de

las cadenas en las cuales se va a realizar el evento.

Ésta funcionalidad le permite al Trade Líder del evento definir las cantidades de

material POP, No POP y No Muebles que se tienen disponibles para el evento

seleccionado. Seguidamente se debe ingresar la forma como se distribuirán

porcentualmente los mismos por cadena, y al presionar el botón “calcular

porcentajes” el sistema automáticamente calcula las cantidades que se le

asignarán a cada una de las cadenas visualizadas en la pantalla.

Nota : Si alguna de las cadenas no tiene un material habilitado por el maestro

de recursos el sistema no le asignara cantidades de dicho material.

IV. Notificar a los trade (Trade líder)

Una vez se asignan los recursos al evento se debe notificar a los Trade para que

estos continúen con el proceso de parametrización del evento.

V. Definir cantidades de elementos (trade Marketing)

1. Asignar degustaciones

Para la asignación de las degustaciones es necesario tener definida la

clasificación de los tipos de puntos de venta a trabajar y los días de realización

de los eventos. La asignación de los degustaciones condiciona la asignación de

los elementos No pop, los cuales están sujetos a la cantidad de contactos

calculados por el software con base en la cantidad de días del evento para días

de semana y días de fin de semana, así mismo se tiene en cuenta la unidad de

empaque de los insumos requeridos para su asignación. En está sección se

define el producto para degustación, el lugar y el tiempo. Se entiende por

insumos, elementos como: pinchos, platos, ect. Los cuales deben estar activos

en el maestro de recursos.

Nota: El check que se visualiza en la pantalla permite indicar si la degustación

seleccionada en la parte superior, va acompañada de algún material como : platos,

pinchos, tenedores. Dado que un mismo evento puede tener más de una degustación,

que según el caso puede requerir cierto material No POP.

2. Asignar material Pop y No Pop (Trade Marketing)

El material Pop no está asociado a las degustaciones y las cantidades pueden ser

definidas de forma manual por parte del Trade responsable de acuerdo a la

clasificación de tipos de puntos de venta.

VI. Asignar regionales al evento (Administardor)

Dado que un evento puede realizarse en una o varias regionales, es necesario

indicar en la parametrización del evento las regionales en las cuales estará

disponible el evento que se está matriculando en el sistema.

VII. Cargar presentación del evento (Administrador)

Al matricular un evento en el sistema de información se tiene la posibilidad de

adjuntar una presentación que puede contener la ficha técnica de la actividad

(fechas de inicio, fecha final, objetivos, mecánica, las imágenes de los productos

y los recursos que se van a emplear en evento y el valor de cada uno, junto con

la información adicional que se desee incluir en dicha presentación.

Nota : Es importante tener presente que en este instante el sistema solo

permite adjuntar presentaciones con un tamaño máximo de 2MB.

VIII. Diagrama de proceso

6 Porcentaje de avance en la planeación y ejecución

de actividades

Proceso Responsable %

Crear actividad Administrador 2%

Asignar Trade líder Administrador 1%

Asignar elementos Administrador 3%

Asignar semanas al evento Administrador 2%

Asignar regionales Administrador 1%

cargar presentaciones Administrador 1%

Definir cabezote con cantidades finales Trade Líder 5%

asignar degustación Trade 8%

asignar POP- No POP- No muebles Trade 12%

Asignar PV asesoras Trade 20%

definir Tipo de P.V Trade 20%

Revisión , ajuste de material disponible vs asignado, edición y cierre. Trade 25%

SAE terminada Todos 100%

7 Opciones del sistema

Al momento de ingresar al sistema el usuario visualizará una pantalla como la de

la imagen, a través de la cual se podrá acceder a las opciones que tenga

habilitado el usuario en el sistema de información.

7.1 Actividades

En esta opción se encuentran las acciones relacionadas con las actividades y la

parametrización de las mismas.

7.1.1 Asignar asesoras (Kam, Jefe Regional o director de

ventas)

A través de esta opción se asignan las asesoras a los puntos de venta y una vez

se realice la asignación de las asesoras el sistema verifica la disponibilidad en el

cuadro de la parte superior de la pantalla.

En el cuadro de la parte superior se puede visualizar el inventario de asesoras

disponibles por cadena y ciudad para cada una de las semanas comprendidas en

el rango de fechas seleccionadas.

En la parte inferior se pueden visualizar los puntos de venta de la cadena

seleccionada y la ciudad indicando los eventos con las asesoras asignadas y el

tipo de punto de venta (El tipo de punto de venta se selecciona para indicar la

cantidad de materiales que se despacharan al punto de venta).

El botón “ver más” permite visualizar los puntos de venta que se encuentran en

la ciudad y la cadena seleccionada.

Si se marca el check “Visualizar puntos de venta con asesoras” el sistema solo

mostrará los puntos de venta que tiene asesoras asignadas.

Luego de asignar la cantidad de asesoras los usuarios con perfil de Trade

pueden definir el tipo de punto de venta donde hay asesoras asignadas para

determinar los elementos con base en la asignación de recursos para el tipo

especificado.

Cuando se han asignado la totalidad de las asesoras disponibles para una cadena

en una ciudad el sistema mostrará la ciudad en color verde en caso contrario la

mostrara en color rojo. Para que ésta sea completada al 100% por el Trade.

Existe la posibilidad de realizar una carga masiva de las asesoras en los puntos

de venta mediante un archivo plano, de la forma como se muestra en la gráfica:

La estructura del archivo solicitado se puede verificar descargando la plantilla en

la opción “Descargar plantilla” y este debe ser guardada en formato CSV, en esta

opción los valores decimales deben estar separados por punto y con formato

numérico de dos decimales.

Se debe tener en cuenta, seleccionar de manera adecuada las fechas de los

eventos, que el archivo contenga los eventos correctos para el rango de fechas

seleccionada y que el evento este abierto.

La carga masiva no exime de realizar una revisión manual de los puntos de

venta para confirmar que el uso de los recursos se está realizando al 100%.

7.1.2 Asignación de muebles

A través esta opción se verifican y se pueden modificar los muebles asignados a

los puntos de venta. El sistema verifica la disponibilidad en el cuadro de la parte

superior de la pantalla.

La carga masiva no exime de realizar una revisión manual de los puntos de

venta para confirmar que el uso de los muebles se ajusta a los recursos

disponibles por cadena en la ciudad perteneciente a un CEDI.

7.1.3 Definición de tipos por punto de venta (para eventos

sin asesora)

Funcionalidad que permite asociar tipos a los eventos, para poder asignar

materiales de manera masiva cuando estos no requieren asesora, lo cual

se hace a partir de una plantilla que debe ir con formato CSV.

Para crear un evento sin asesora, se debe seguir el mismo proceso de la

creación de una actividad normal, exceptuando la asignación de asesora

en la plantilla de elementos y la carga masiva de asesoras

Al realizar la carga de la plantilla el sistema abrirá la siguiente ventana,

donde se indicará la estructura del archivo que se debe subir en la

herramienta para que dicho proceso sea exitoso.

Nota: el Id del evento se captura en la opción de creación de actividades,

donde se selecciona la actividad sin asesora, se hace click en el botón de

configuración de degustaciones y asi se puede ver a la final en la URL el

numero del Id.

7.1.4 Cierre Eventos

Permite cerrar los eventos, para que no puedan ser editados, antes de

efectuar el cierre el sistema valida, que el material asignado por el trade

líder a cada una de las cadenas para tdodos los eventos abiertos haya

sido asignado en su totalidad.

8 Reportes

8.1.1 Formato de activación estratégica SAE

Este reporte permite conocer la programación de los eventos para cada una de

las semanas existentes en el rango de fechas indicada en la parte superior de la

pantalla. Cada pestaña muestra la información de una semana y la última

pestaña presenta un resumen con la información requerida para todos los

eventos realizados durante el rango de fechas establecida.

Para poder cerrar la edición de la SAE en la pestaña “Resumen”, el material

asignado VS el total de material disponible debe ser exactamente igual con

propósito de garantizar la utilización del 100% de los recursos que se tengan

disponibles.

La pestaña de resumen muestra un botón para finalizar la SAE por cada cadena

en el caso de los Trade, para hacer el cierre el material disponible debe estar

empleado al 100%.

8.1.2 Reporte SAE CEDI

Este reporte contiene los datos de la SAE y adicionalmente presenta la columna

CEDI y los materiales requeridos presentan de manera acumulada teniendo

presente los despachos que el CEDI realiza cada semana. (Teniendo en cuenta

las semanas consecutivas para un punto de venta con una actividad).

8.1.3 Asesoras Asignadas

Se puede visualizar las asesoras que se han asignado a los eventos programados

en la SAE.

8.1.4 Reporte de Actividades

Se puede visualizar las asesoras que se han asignado a los eventos programados

en la SAE.

9. Módulo de Servicio de ventas

9.1 Informe degustaciones

A través de este reporte se puede conocer el informe de las salidas varias de

producto por regional. De la misma forma los usuarios con perfil “servicio de

ventas” pueden indicar si la cantidad de producto indicado se ha despachado con

un “check” y en caso de ser necesario se pueden ingresar comentarios como por

ejemplo el número de las unidades solicitadas para salida varia en el espacio:

solicitud “salida varia”.

Los reportes pueden ser exportados en un formato XLS, en el cual se puede

filtrar las degustaciones por negocio, este puede ser abierto en una hoja de

cálculo, para ello existe la opción en la parte inferior del reporte.

9.2 Planeador de la demanda

En este reporte el planeador de la demanda puede visualizar por regional

semanalmente el producto requerido para degustaciones.

10. Módulo de CEDI

Este módulo ha sido es para uso del area encargada de la logística de los

eventos en relación con el despacho de materiales y la devolución de los

elementos que los puntos de venta deben retornar.

10.1 Gestión de CEDI

A través de esta opción se pueden agrupar las ciudades teniendo en cuenta el

CEDI al cual pueden pertenecer.

10.1.1 Informe de recepción en el CEDI

A través de este informe el perfil CEDI puede ir verificando el status de recepción

del material requerido para los eventos. Para ello puede ir registrando de manera

parcial o total la cantidad de los materiales recibidos a la fecha, por tanto cada

que se haga un registro nuevo, el sistema sumara la cantidad nueva registrada.

10.1.2 Informe de envío de elementos del CEDI al PV

A través de este informe el perfil CEDI puede ir consignando los despachos de

material que realiza a los diferentes puntos de venta. En éste informe el sistema

le asigna los elementos al punto de venta según lo requerido en la SAE y lo

recibido en el CEDI.

El sistema realiza una redistribución sugerida en este módulo, basada en el dato

registrado en el módulo de Recepción en el Cedi en la columna de cantidades

recibidas, se redondean este valor por encima o por debajo, según sea el caso,

por tanto la sumatoria de la columna sugerido no coincide con el total de

cantidades recibidas, por tanto se debe hacer un ajuste manual.

11. Administración

Este módulo es de uso exclusivo de los administradores del sistema de

información.

11.1 Gestión de usuarios

A través de esta opción se asigna el perfil a cada uno de los usuarios habilitados

para utilizar este software.

Cuando los usuarios están habitados se les debe asignar un perfil1, una o varias

regionales y cadenas.

1

Véase sección de perfiles de usuario de este manual.

De la misma forma se realiza la asignación de CEDI al registro del usuario que

se está editando.