Manual de usuario, SACET Intelligence

Qu es SACET?

SACET es un poderoso software de control y auditora de llamadas telefnicas, que permite reducir significativamente el costo por servicio telefnico. Una vez instalado, SACET iniciar la captura y anlisis de las llamadas realizadas. La captura de los datos se realizar ya sea por medio de un cable serial que conecta la PC con la central, o por medio de archivos planos, bases de datos, o algn protocolo IP.

Informacin que brinda

El sistema brinda informacin de las llamadas nacionales locales y larga distancia, a celulares, internacionales, entrantes, salientes e internas. Entre la informacin que se muestra en los reportes y grficos est:

Extensin, unidad administrativa, responsable, fecha, hora, duracin, costo, cantidad de llamadas realizadas, nmero de destino, lugar de destino, grupo de troncal y troncal.

Beneficios

Permite eliminar el abuso telefnico, obteniendo una reduccin en sus gastos de comunicacin. Le permite un control detallado sobre el origen, destino, duracin y costo de las llamadas telefnicas que se realizan.

Contabiliza y distribuye los costos de comunicacin de acuerdo a los requerimientos de su organizacin: por unidades administrativas, centros de costos, clientes, proyectos, etc.

Proporciona indicadores para evaluar el rendimiento de la central telefnica, y para optimizar la distribucin de extensiones en la organizacin.

Reportes

Sacet ofrece una gran variedad de reportes configurables y de fcil adaptacin a las necesidades del cliente.

Los niveles para la generacin de los reportes van desde un nivel bsico de configuracin hasta un nivel de configuracin mas detallada para cubrir todas las necesidades en un reporte.

Para obtener informacin sobre ste u otro producto de TecApro, comunquese con los distribuidores autorizados o a nuestras oficinas:

TecApro InternacionalTel.: (506) 2344400Fax.: (506) 2344401sacet@tecapro.comhttp:// www.tecapro.com

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Garanta del sistema

SACET es un producto propiedad de TecApro Internacional S. A. Todos los derechos reservados.

La adquisicin de SACET representa la adquisicin de una licencia de uso, por tiempo indefinido, del producto. Este podr ser utilizado para procesar informacin proveniente de una nica central telefnica a la vez.

Con respecto a este manual y el CD incluido en este producto, TecApro garantiza, por un periodo de un ao, a partir de la fecha de compra, que stos estn libres de defectos en los materiales que los conforman y en cuanto al manejo que han tenido por parte nuestra. Si se reportara un defecto fsico en el manual o CD, dentro del periodo de garanta, TecApro reemplazar, de acuerdo con su criterio, esos materiales defectuosos, siempre y cuando no obedezca a un mal trato por parte del usuario (descuido fsico, unidad de CD defectuosa, etc.).

Esta garanta se limita al reemplazo de esos materiales. TecApro no ofrece ninguna otra garanta explcita o implcita en lo referente (pero no estrictamente limitado) a aspectos, tales como la no aplicacin de este producto para un propsito particular, daos causados por su utilizacin, etc.

TecApro no asume ninguna responsabilidad por daos directos y/o indirectos, previstos o imprevistos, que surjan como consecuencia de la utilizacin de SACET. Asimismo, no ser responsable por la informacin, ni por los programas que sean empleados en forma conjunta con SACET.

El comprador ser responsable de evitar la prdida del bloque de seguridad que se adquiere junto con el sistema. En caso de extravo del mismo, su reposicin costar aproximadamente el valor de adquirir un nuevo sistema.

Ninguna parte de este manual puede ser copiada o reproducida en ninguna forma sin la aprobacin previa y por escrito de TecApro.

Todas las marcas mencionadas en este manual son registradas por sus respectivas compaas.

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Opciones generales del sistema

En este captulo se explican las ventanas o conos de uso general, que son accedidas desde varias partes del sistema. Entre ellas estn: la de parmetros de impresin, la de bsqueda de unidad administrativa, la de bsqueda de extensin, la de bsqueda de autorizacin.

A continuacin la explicacin de las ventanas utilitarias.

Impresin

Nombre de la impresora: Permite seleccionar la impresora donde desea imprimirse el reporte.

Orientacin del papel: Permite seleccionar el tipo de orientacin que tendr el papel a la hora de imprimirse (vertical u horizontal).

Dividir por corte: Si esta opcin est habilitada, coloca un salto de pgina inmediatamente despus de cada corte de control en los reportes.

Aceptar: Cierra la ventana y acepta la configuracin seleccionada.

Cancelar: Cierra la ventana y descarta cualquier cambio realizado en la configuracin.

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Buscar extensiones / autorizaciones / cuentas

Sucursal: Permite seleccionar una sucursal si el sistema instalado es multi- central. Si el sistema instalado es mono central, la opcin sucursal aparecer deshabilitada. Al seleccionar una sucursal se refrescar la lista de extensiones / autorizaciones / cuentas que se encuentra inmediatamente debajo.

Lista de extensiones / autorizaciones / cuentas: Muestra la lista de extensiones / autorizaciones / cuentas asociadas a la sucursal seleccionada, si el sistema es multi central. En caso contrario se muestran todas las extensiones / autorizaciones / cuentas de la empresa. Esta lista permite seleccionar uno de los elementos por medio del botn Aceptar o haciendo doble click en el elemento seleccionado.

Aceptar: Cierra la ventana y devuelve la extensin / autorizacin seleccionada.

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Cancelar: Cierra la ventana.

Unidad administrativa

Lista de unidades administrativas: Muestra la lista de unidades administrativas configuradas en el sistema

Aceptar: Cierra la ventana y devuelve la seleccin hecha.

Cancelar: Cierra la ventana.

Barra de administracin de archivos.

La mayora de las opciones de mantenimiento de archivos de configuracin de SACET, poseen una barra de herramientas como la que se muestra en la imagen anterior. Entre las operaciones que permite realizar esta barra de herramientas estn: recorrer, insertar, modificar y borrar registros. A continuacin la explicacin de cada una de estas operaciones.

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Primero: Se posiciona en el primer registro del archivo.

Anterior: Se desplaza al registro anterior en el archivo.

Siguiente: Se desplaza al siguiente registro del archivo.

Ultimo: Se posiciona en el ltimo registro del archivo.

Insertar: Inserta un nuevo registro al archivo.

Modificar: Permite realizar modificaciones al registro actual.

Borrar: Borra el registro actual.

Guardar: Almacena los cambios realizados a un registro, ya sea por insercin o por modificacin. Solamente se habilita cuando se ha presionado el botn Insertar o Modificar.

Ignorar: Cancela la operacin que est realizando con el registro actual, es decir, ignora los cambios.

Buscar: Busca un registro, para ello despliega una ventana en la cual se digita el elemento a buscar.

Personalizar: Permite configurar algunas opciones especiales propias del archivo con el cual se est trabajando. En el captulo Mantenimientos se tratar en detalle cada uno de los archivos de mantenimiento y se explicar el papel que juega esta opcin en la configuracin del sistema.

Mini reporte: Genera un reporte con todos los registros del archivo.

Barra de Estado.

En la parte inferior de la ventana principal de SACET se encuentra una barra de estado, compuesta de cinco elementos. La siguiente imagen muestra un ejemplo de esta barra.

Usuario: En la parte izquierda de esta barra se muestra el usuario activo con el que se ingres a SACET.

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Bloquear: Permite bloquear el sistema por medio de una palabra clave. Para poder acceder nuevamente a las opciones del sistema se deber digitar la palabra clave del usuario que bloque el sistema.

Inactivo / Activo: Esta opcin se relaciona con el automatizador de reportes. Este elemento puede indicar dos estados: activo o inactivo. Cuando el elemento indica activo, el automatizador generar los reportes que estn programados para generarse en ese momento, en caso contrario, no se generarn reportes de manera automtica, a pesar de que se hubiera programado algn reporte para ser generado en ese momento.

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Configuracin

Este captulo tiene como objetivo mostrar al usuario la manera de configurar los aspectos bsicos del sistema, como por ejemplo los parmetros generales de los reportes, opciones de Internet, usuarios que tendrn acceso al sistema y sus respectivas claves de acceso.

Parmetros

Esta opcin permite configurar los parmetros generales que sern aplicados a todos los reportes y ventanas de SACET. Al ingresar en esta opcin SACET desplegar la siguiente ventana:

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Las opciones que presenta esta ventana son las siguientes:

Uso de decimales

Usar decimales en la duracin: Si esta opcin est seleccionada, las duraciones en los reportes aparecern con decimales.

Usar decimales en el costo: Si esta opcin est seleccionada, los costos en los reportes aparecern con decimales.

Formatos de despliegue

Nmeros: Permite seleccionar el formato que tendrn los costos en los reportes.

Duracin: Permite seleccionar el formato que tendrn las duraciones en los reportes.

Fecha: Permite seleccionar el formato que tendrn las fechas en los reportes.

Color de ventanas

Color de fondo: Permite seleccionar el color de fondo que tendrn todas las ventanas del sistema.

Color de ttulos: Permite seleccionar el color que tendrn los nombres de las secciones en las que se dividen las ventanas.

Color de texto: Permite seleccionar el color que tendrn los textos de las opciones de captura de las ventanas.

Otros

Desplegar nmero de autorizacin: Si esta opcin se encuentra seleccionada, el nmero de autorizacin con que fue realizada una llamada se desplegar en los reportes tal y como es enviado por la central telefnica. En caso contrario, se desplegar un nmero nico llamado mscara que es generado al azar en el momento de incluir la autorizacin en el sistema

Desplegar siempre el encabezado: Si esta opcin se encuentra seleccionada, el encabezado del reporte ser desplegado en cada una de las pginas del reporte, sino ste solamente se desplegar en la primera pgina.

Filtrar recargos: SACET tiene la posibilidad de cobrar recargos a las llamadas telefnicas, los cuales son aplicados por defecto a todas las extensiones y autorizaciones. Cuando se inserta un nmero de extensin o autorizacin, es posible indicarle al sistema que no cobre estos recargos, pero solamente se har esta distincin si la opcin Filtrar recargos est seleccionada. En caso contrario los

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recargos se aplicarn a todos los nmeros de extensin y autorizacin. Esta opcin debe estar seleccionada solamente si se desea aplicar recargos a algunas extensiones o autorizaciones, ya que el proceso de generacin de reportes es un poco ms lento al realizar est distincin, mientras que si no est seleccionada el sistema aplicar los recargos a todas las llamadas.

Usar gua telefnica: SACET tiene la posibilidad de utilizar una gua telefnica para personalizar los lugares de destino en los reportes. Este parmetro indica si se utiliza dicha gua o no.

Archivo de imagen: Esta opcin permite seleccionar una imagen (e. g. el logo de una empresa) para que aparezca en los encabezados de todos los reportes. Si se deja en blanco no aparecer logo en los reportes.

Tipo de letra: Esta opcin permite configurar el tipo de letra con el que se generarn todos los reportes.

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Configuracin de internet y correo

El editor de reportes de SACET cuenta con la opcin de enviar cualquier reporte que se genere por correo electrnico. Esta opcin permite configurar una serie de parmetros necesarios para el envo de correos electrnicos desde SACET.

Configuracin de correo

Servidor SMTP: Debe especificarse el servidor de correo a travs del cual sern enviados los correos con los reportes anexos. El servidor SMTP puede ser un nombre o una direccin IP.

Puerto: Nmero de puerto que utiliza el protocolo SMTP para el envo de correos. Este protocolo utiliza por defecto el puerto 25 para este fin, por lo que se recomienda mantener este valor.

Usar autenticacin: Cuando el servidor SMPT requiere autenticacin se debe marcar esta opcin.

Usuario: Cuenta de correo del usuario que enva los mensajes.

Password: Contrasea del usuario configurado para efectos de autenticacin.

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Enva: Permite especificar el nombre o la direccin electrnica de la persona que enva los correos.

Prioridad: Permite establecer una prioridad alta, baja o normal para el envo de correo.

Configuracin de Internet

Se conectar a Internet utilizando LAN: Le indica a SACET que la conexin a Internet debe realizarse a travs de la red local.Se conectar a Internet utilizando un mdem: Se debe elegir la conexin a Internet que utilizar el mdem. Cabe mencionar que SACET identificar las conexiones a Internet que hayan sido definidas en el sistema operativo de la PC.

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Usuarios

Esta opcin permite definir los usuarios que tendrn acceso al sistema y sus respectivos derechos. La imagen siguiente muestra la ventana que se despliega al elegir esta opcin:

A continuacin la descripcin de cada una de sus opciones.

Datos del usuario

Usuario: Nombre del usuario que tendr acceso al sistema.

Palabra clave: Clave utilizada por el usuario para ingresar al sistema.

Puede editar reportes: Si se habilita esta opcin, se le permite al usuario modificar el contenido del reporte, as como exportarlo a los formatos soportados. Si se deshabilita esta opcin, el usuario nicamente podr imprimir el reporte generado.

Derechos de acceso

En esta seccin se especifica el tipo de acceso que tendr cada uno de los usuarios. Los derechos de acceso que se pueden seleccionar son los siguientes:

Total: Brinda al usuario acceso total para que genere reportes de cualquier departamento, extensin, autorizacin o sucursal.

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Departamento: Limita al usuario a generar reportes solamente de la unidad administrativa que se especifique. Al seleccionar este tipo de acceso tambin es necesario especificar si la unidad administrativa seleccionada est ligada a las extensiones, a las autorizaciones o a ambas.

Ambas: permite al usuario generar reportes de llamadas hechas usando extensiones y autorizaciones ligadas al departamento seleccionado.

Departamento de extensin: Permite al usuario generar reportes de llamadas hechas usando extensiones ligadas al departamento seleccionado.

Departamento de autorizacin: Permite al usuario generar reportes de llamadas hechas usando autorizaciones ligadas al departamento indicado, sin importar de qu extensin se realizaron la llamadas.

Extensin: Limita al usuario a generar reportes solamente del nmero de extensin que se especifique.

Autorizacin: Limita al usuario a generar reportes solamente del nmero de autorizacin que se especifique.

Sucursal: En caso de tratarse de un sistema multi central, si se le indica al sistema que el usuario tendr derechos de acceso sobre una extensin o autorizacin, debe especificarse la sucursal a la que pertenecen esa extensin o autorizacin.

Nota:

Se puede indicar el departamento, la extensin o la autorizacin digitando esta informacin en el campo de edicin que se encuentra debajo de las opciones anteriores o bien, podemos elegirla presionando el botn de bsqueda que est al lado del campo de edicin.

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Cambiar clave

Permite al usuario cambiar la clave de ingreso al sistema. Al ingresar en esta opcin, SACET desplegar la siguiente ventana:

Clave actual: Debe digitarse la clave con la que ingres al sistema.

Nueva clave: Permite especificar la nueva clave.

Verificacin: Nuevamente debe digitarse la nueva clave de acceso definida anteriormente. Se solicita a manera de verificacin, si no es la misma que se digit en el campo Nueva clave, entonces se mantendr la clave anterior.

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Editor de reportes

Esta opcin muestra el editor de reportes de SACET con el cual es posible abrir, modificar, imprimir o enviar por correo electrnico cualquier reporte previamente generado y guardado.

A continuacin se describen en detalle cada una de las opciones que es posible realizar desde la barra de herramientas del editor de reportes.

Abrir

Esta opcin permite abrir un reporte previamente generado. Los tipos de archivos que es posible abrir mediante esta opcin son sac, csv y xls.

Guardar

Permite almacenar en disco un reporte. Los reportes pueden ser almacenados en formato sac, xls, html, csv y rtf.

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Enviar por correo electrnico

Esta opcin le permite al usuario enviar un reporte por correo electrnico. Cuando se selecciona esta opcin se despliega una ventana como la que se muestra a continuacin:

A continuacin una descripcin de los parmetros que deben ser configurados para enviar los reportes por correo.

Para: Direccin(es) de correo electrnico a la(s) que se desea enviar el reporte. Para agregar ms de una direccin de correo es posible digitarlas separadas por coma (,) o seleccionndolas de la lista y presionando el botn Agregar. Ms abajo en esta seccin se explica cmo es posible agregar direcciones de correo a la lista.

De: Direccin electrnica de quien enva el correo. Por defecto en este campo aparece la direccin electrnica que se configur en la opcin Configuracin/Internet/Enva, pero puede ser modificada.

Asunto: Permite establecer un asunto o ttulo para el mensaje.

Archivo adjunto: Permite especificar el archivo adjunto que contiene el reporte y que ser enviado con el correo. El archivo puede ser un reporte generado previamente y almacenado en disco o bien un reporte que se encuentre en el editor, para lo cual debe presionarse el botn que est junto al campo de edicin.

Comentario: Permite digitar el texto o cuerpo del mensaje.

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Agregar direccin de correo: Permite agregar una direccin de correo electrnico a la lista. SACET permite almacenar una lista de veinte direcciones y por medio de este campo de edicin y el botn con un signo de adicin es posible insertar nuevas direcciones. El botn con el signo de sustraccin permite eliminar direcciones de la lista.

Para enviar el correo electrnico debe presionarse el botn Enviar y para cancelar el envo y regresar a la ventana del editor de reportes debe presionarse el botn Regresar.

Imprimir

Esta opcin permite imprimir el reporte.

Buscar

Brinda al usuario la posibilidad de buscar texto (palabra o frase) en el editor de reportes. Al seleccionar esta opcin se muestra una ventana similar a la que aparece en la siguiente imagen:

A continuacin se describe cada una de las opciones de esta ventana.

Texto: Permite digitar el texto que desea buscarse.

Direccin

De arriba hacia abajo: Establece que la bsqueda debe realizarse de arriba hacia abajo en el editor de reportes.

De izquierda a derecha: Establece que la bsqueda debe realizarse de izquierda a derecha en el editor de reportes.

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De abajo hacia arriba: Establece que la bsqueda debe realizarse de abajo hacia arriba en el editor de reportes.

De derecha a izquierda: Establece que la bsqueda debe realizarse de derecha a izquierda en el editor de reportes.

Buscar en

Todas las celdas: Indica que la bsqueda debe efectuarse a travs de toda las celdas del editor de reportes.

En la fila actual: Indica que la bsqueda debe efectuarse solamente en la fila en que est seleccionada.

En la columna actual: Indica que la bsqueda debe efectuarse solamente en la columna que est seleccionada.

Opciones

Sensitivo: Indica que la bsqueda debe efectuarse haciendo distincin entre letras maysculas y minsculas.

Palabras completas: Indica que se buscarn solamente palabras completas.

Desde el primer carcter: Indica que el texto que se busque debe estar desde el primer carcter para que sea vlido.

Ignorar HTML: El editor de reportes soporta cdigo html, por lo que esta opcin indica si en la bsqueda debe considerarse este tipo de cdigo.

Buscar en celdas fijas: Las celdas fijas existen en los reportes de SACET para colocar los cortes de control o ttulos de los reportes. Esta opcin permite buscar texto en esas celdas.

Usar comodines: Permite el uso de comodines en la bsqueda. Pueden usarse comodines como el asterisco (*) o el signo de pregunta (?).

Para proceder con la bsqueda debe presionarse el botn Aceptar. Para salir de esta opcin debe presionarse el botn Cancelar.

* Reemplazar

Permite buscar un texto y reemplazarlo por otro. A continuacin se presenta una imagen similar a la ventana que aparece cuando se presiona esta opcin:

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A continuacin se describe cada una de las opciones de esta ventana.

Texto: Permite digitar el texto que se desea reemplazar.

Nuevo texto: Permite digitar el texto que se usar para reemplazar el texto que se digit en la opcin Texto.

Direccin

De arriba hacia abajo: Establece que la bsqueda debe realizarse de arriba hacia abajo en el editor de reportes.

De izquierda a derecha: Establece que la bsqueda debe realizarse de izquierda a derecha en el editor de reportes.

De abajo hacia arriba: Establece que la bsqueda debe realizarse de abajo hacia arriba en el editor de reportes.

De derecha a izquierda: Establece que la bsqueda debe realizarse de derecha a izquierda en el editor de reportes.

Buscar en

Todas las celdas: Indica que la bsqueda debe efectuarse a travs de toda las celdas del editor de reportes.

En la fila actual: Indica que la bsqueda debe efectuarse solamente en la fila en que est seleccionada.

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En la columna actual: Indica que la bsqueda debe efectuarse solamente en la columna que est seleccionada.

Opciones

Sensitivo: Indica que la bsqueda debe efectuarse haciendo distincin entre letras maysculas y minsculas.

Palabras completas: Indica que se buscarn solamente palabras completas.

Desde el primer carcter: Indica que el texto que se busque debe estar desde el primer carcter para que sea vlido.

Ignorar HTML: El editor de reportes soporta cdigo html, por lo que esta opcin indica si en la bsqueda debe considerarse este tipo de cdigo.

Buscar en celdas fijas: Las celdas fijas existen el los reportes de SACET para colocar los cortes de control o ttulos de los reportes. Esta opcin permite buscar texto en esas celdas.

Consultar al reemplazar: Indica que cada vez que se encuentre el texto que debe reemplazarse se le consulte al usuario si desea llevar a cabo el reemplazo.

Para proceder con el reemplazo debe presionarse el botn Aceptar. Para salir de esta opcin debe presionarse el botn Cancelar. Para reemplazar todas las ocurrencias del texto que se busca debe presionarse el botn Reemp. todo.

* Cortar

Elimina el contenido de un bloque de celdas seleccionado y lo mueve a un rea de memoria. Esta operacin se utiliza en conjunto con la opcin Pegar.

* Copiar

Copia el contenido de un bloque de celdas seleccionado a un rea de memoria. El contenido de las celdas seleccionadas se mantiene intacto. Esta operacin se utiliza en conjunto con la opcin Pegar.

* Pegar

Pega la informacin de un rea de memoria al lugar seleccionado. Esta operacin se utiliza en conjunto con las opciones Copiar o Pegar.

* Exportar a Excel

Exporta el contenido del editor de reportes a un archivo de Microsoft Excel.

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* Exportar a Word

Exporta el contenido del editor de reportes a un archivo rtf (Rich Text Format) compatible con Microsoft Word.

* Exportar a HTLM

Exporta el contenido del editor de reportes a un archivo html que puede ser abierto con cualquier navegador de Internet.

* Otros

Corresponde a un men de opciones de operaciones que son aplicables al editor de reportes. A continuacin se describe cada una de esas opciones.

Lneas horizontales: Pone o quita las lneas horizontales del editor de reportes.

Lneas verticales: Pone o quita las lneas verticales del editor de reportes.

Seleccionar todo: Selecciona todo el contenido del editor de reportes.

Insertar salto de pgina: Coloca un salto de pgina en la fila anterior a la fila seleccionada.

Insertar fila: Inserta una fila en blanco inmediatamente antes de la fila seleccionada.

Borrar fila: Borra la fila seleccionada.

Limpiar editor: Elimina el contenido de todo el editor de reportes.

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Mantenimiento

Presenta varias opciones que permiten al usuario configurar aspectos propios de cada empresa, como por ejemplo estructura administrativa, nmeros de extensin, autorizaciones, niveles administrativos, cuentas y sucursales que posee la empresa.

A continuacin cada una de las opciones que presenta este men:

Niveles Administrativos

SACET soporta una estructura administrativa de 8 niveles de profundidad. A cada uno de estos niveles es posible asignarle un nombre.

Cuando se selecciona esta opcin aparece una ventana similar a la que se muestra en la siguiente figura y en donde es posible establecer los nombres para cada uno de los niveles de profundidad de la estructura administrativa.

Por ejemplo, a los primeros 4 niveles se les puede llamar de la siguiente manera:

Nivel 1: AreaNivel 2: DepartamentoNivel 3: SeccinNivel 4: Oficina

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Estructura administrativa

Esta opcin permite darle mantenimiento a la estructura administrativa de la empresa.

La estructura administrativa es importante para el sistema, ya que los nmeros de extensin y de autorizacin deben estar ligados a una unidad administrativa especfica de la empresa. Adems, permite obtener reportes por unidad administrativa.

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Extensiones

Permite dar mantenimiento a los nmeros de extensin que posee la empresa. A continuacin se muestra la ventana que aparece al elegir esta opcin.

A continuacin una descripcin de cada una de las opciones de esta ventana.

Informacin general

Extensin: Nmero de extensin. Puede tener un mximo de 10 caracteres.

Sucursal: Nombre de la sucursal a la que se encuentra asociada el nmero de extensin. Esta opcin solamente estar habilitada si SACET est funcionando como un sistema multicentral.

Unidad administrativa: Cdigo de la unidad administrativa a la que se encuentra asociada el nmero de extensin. Si se est insertando o modificando una extensin, el cdigo de unidad administrativa se puede digitar o buscar presionando el botn con la lupa que se encuentra contiguo al campo de edicin. Si se presiona el botn, aparecer una ventana en la cual es posible elegir la unidad administrativa. La imagen que se muestra a continuacin muestra dicha ventana.

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Para elegir una unidad administrativa de la ventana anterior, se puede hacer seleccionndola y presionando el botn Aceptar o haciendo doble click en la unidad deseada.

Caractersticas opcionales: Permite asignarle al nmero de extensin alguna caracterstica que permita identificarlo fcilmente. Por ejemplo, los caracteres DPNS insertados como caractersticas opcionales podran significar que el telfono correspondiente a esa extensin es digital (D), que tiene pantalla (P), que est ubicado en la seccin norte(N) del edificio y que est en el segundo piso(S). Si luego se desea generar un reporte de solo las llamadas hechas desde telfonos digitales, se podr usar el filtro D***.

Informacin adicional

Responsable: Persona a la que pertenece el nmero de extensin.

E-mail del responsable: E-mail de la persona responsable del nmero de extensin. No se trata de un campo requerido, por lo que puede omitirse si no se cuenta con esta informacin.

Observaciones: Permite adicionar observaciones acerca de la extensin o su responsable.

No incluir en reportes: Permite que las extensiones que tengan seleccionada esta opcin no sean consideradas en los reportes.

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No cobrar recargos: Segn la naturaleza de la empresa, es posible que se desee aplicar recargos a las llamadas hechas por algunos nmeros de extensin en particular. Esta opcin permite elegir cundo aplican los recargos para un nmero de extensin y cundo no.

Como se mencion en la seccin Opciones generales del sistema / Barra de administracin de archivos la funcionalidad de la opcin Personalizar de la barra de herramientas, depende del archivo con el que se est trabajando. En el caso del archivo de extensiones la funcionalidad de esta opcin se describe a continuacin.

Personalizar: Permite establecer algunos parmetros relacionados con el gasto telefnico del nmero de extensin. Al ingresar en esta opcin se despliega la siguiente ventana:

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Lista de nmeros personales

Permite incluir un mximo de 20 nmeros personales para cada extensin. Esta lista de nmeros no es utilizada directamente por SACET sino por el mdulo de alarmas.

Nmero telefnico: Aqu se digita el nmero telefnico que se desea agregar.

Agregar: Agrega un nmero telefnico a la lista. Este nmero debe ser digitado en el campo de edicin Nmero telefnico.

Borrar: Elimina el nmero telefnico de la lista que se encuentre seleccionado.

Asignacin de montos

Montos personales

Mximo gasto permitido: Permite establecer el mximo consumo telefnico de llamadas personales a las que tiene derecho un nmero de extensin. Esto no significa que si se sobrepasa este monto no se podrn realizar ms llamadas, sino que permite asignarle a cada nmero de extensin un consumo mximo que ser utilizado por el mdulo de alarmas.

Mxima duracin permitida: Establece la mxima duracin de las llamadas telefnicas a nmeros personales a que tiene derecho una extensin con el fin de que sea utilizado por el mdulo de alarmas.

Montos laborales

Mximo gasto permitido: Permite establecer el mximo consumo telefnico de llamadas laborales a las que tiene derecho un nmero de extensin. Esto no significa que si se sobrepasa este monto no se podrn realizar ms llamadas, sino que permite asignarle a cada nmero de extensin un consumo mximo que ser utilizado por el mdulo de alarmas.

Mxima duracin permitida: Establece la mxima duracin de las llamadas telefnicas a nmeros laborales a que tiene derecho una extensin con el fin de que sea utilizado por el mdulo de alarmas.

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Autorizaciones

Permite dar mantenimiento a los nmeros de autorizacin que posee la empresa.

Se debe tener presente que un nmero de autorizacin es un nmero que debe digitarse antes de realizar una llamada; de esta forma un funcionario puede hacer uso de cualquier extensin utilizando su nmero de autorizacin y la llamada quedar registrada al funcionario sin importar la extensin que haya utilizado. No todas las centrales telefnicas soportan nmeros de autorizacin por lo que esta opcin puede utilizarse nicamente si la central telefnica tiene la capacidad de generar dicho nmero de autorizacin.

A continuacin se muestra la ventana que aparece al ingresar en esta opcin.

Cada una de las opciones de esta ventana se describe a continuacin.

Informacin general

Autorizacin: Nmero de autorizacin. Puede tener un largo de hasta 12 caracteres.

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Sucursal: Nombre de la sucursal a la que se encuentra asociada el nmero de autorizacin. Esta opcin solamente estar habilitada si SACET est funcionando como un sistema multicentral.

Unidad administrativa: Cdigo de la unidad administrativa a la que se encuentra asociada el nmero de autorizacin. Si se est insertando o modificando una autorizacin, el cdigo de unidad administrativa se puede digitar o buscar presionando el botn con la lupa que se encuentra contiguo al campo de edicin. Si se presiona el botn, aparecer una ventana en la cual es posible elegir la unidad administrativa. La imagen que se muestra a continuacin muestra dicha ventana.

Para elegir una unidad administrativa de la ventana anterior, se puede hacer seleccionndola y presionando el botn Aceptar o haciendo doble click en la unidad deseada.

Caractersticas opcionales: Permite asignarle al nmero de autorizacin alguna caracterstica que permita identificarlo fcilmente. Mscara: Existen centrales telefnicas que envan el nmero de autorizacin tal y como se digit; por lo que es posible que alguien pueda ver en un reporte el nmero de autorizacin con el que otro funcionario realiza sus llamadas y utilizarlo para no asumir responsabilidad sobre las llamadas. Esta opcin permite establecer un nmero que sirva para ser desplegado en los reportes en lugar del cdigo de autorizacin verdadero y evitar este tipo de situaciones.

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Responsable: Persona a la que pertenece el nmero de autorizacin.

Informacin adicional

E-mail del responsable: E-mail de la persona responsable del nmero de autorizacin. No se trata de un campo requerido, por lo que puede omitirse si no se cuenta con esta informacin.

Observaciones: Permite adicionar observaciones acerca de la autorizacin o su responsable.

No incluir en reportes: Permite que las autorizaciones que tengan seleccionada esta opcin no aparezcan en los reportes.

No cobrar recargos: Segn la naturaleza de la empresa, es posible que se desee aplicar recargos a llamadas hechas utilizando algunos nmeros de autorizacin en particular. Esta opcin permite elegir cundo aplican los recargos para un nmero de autorizacin y cundo no.

Como se mencion en la seccin Opciones generales del sistema / Barra de administracin de archivos la funcionalidad de la opcin Personalizar de la barra de herramientas, depende del archivo con el que se est trabajando. En el caso del archivo de autorizaciones la funcionalidad de esta opcin se describe a continuacin.

Personalizar: Permite establecer algunos parmetros relacionados con el gasto telefnico del nmero de extensin. Al ingresar en esta opcin se despliega la siguiente ventana:

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Lista de nmeros personales

Permite incluir un mximo de 20 nmeros personales para cada autorizacin. Esta lista de nmeros no es utilizada directamente por SACET sino por el mdulo de alarmas.

Nmero telefnico: Aqu se digita el nmero telefnico que se desea agregar.

Agregar: Agrega un nmero telefnico a la lista. Este nmero debe ser digitado en el campo de edicin Nmero telefnico.

Borrar: Elimina el nmero telefnico de la lista que se encuentre seleccionado.

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Asignacin de montos

Montos personales

Mximo gasto permitido: Permite establecer el mximo consumo telefnico de llamadas personales a las que tiene derecho un cdigo de autorizacin. Esto no significa que si se sobrepasa este monto no se podrn realizar ms llamadas, sino que permite asignarle a cada nmero de autorizacin un consumo mximo que ser utilizado por el mdulo de alarmas.

Mxima duracin permitida: Establece la mxima duracin de las llamadas telefnicas a nmeros personales a que tiene derecho un cdigo de autorizacin con el fin de que sea utilizado por el mdulo de alarmas.

Montos laborales

Mximo gasto permitido: Permite establecer el mximo consumo telefnico de llamadas laborales a las que tiene derecho un cdigo de autorizacin. Esto no significa que si se sobrepasa este monto no se podrn realizar ms llamadas, sino que permite asignarle a cada cdigo de autorizacin un consumo mximo que ser utilizado por el mdulo de alarmas.

Mxima duracin permitida: Establece la mxima duracin de las llamadas telefnicas a nmeros laborales a que tiene derecho un cdigo de autorizacin con el fin de que sea utilizado por el mdulo de alarmas.

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Cuentas

Brinda la posibilidad de clasificar las llamadas telefnicas por nmero de cuenta con el fin de que stos sean ligados a una cuenta contable definida por la empresa. Esta caracterstica hace que los nmeros de cuenta sean independientes de las unidades administrativas. Cabe mencionar que no todas las centrales telefnicas tienen la capacidad de generar cdigos de cuenta con cada llamada.

La imagen a continuacin muestra la ventana que se despliega cuando se ingresa a esta opcin.

A continuacin la descripcin de cada una de las opciones con que cuenta esta ventana:

Informacin general

Nmero de cuenta: Nmero de cuenta enviado por la central telefnica. Pueden tener un mximo de 20 caracteres.

Sucursal: Nombre de la sucursal a la que se encuentra asociada el nmero de cuenta. Esta opcin solamente estar habilitada si SACET est funcionando como un sistema multicentral.

Cuenta contable: Cuenta contable al que estar asociado el nmero de cuenta. La cuenta contable es definida por la empresa. Varios nmeros de cuenta pueden estar asociados a la misma cuenta contable.

Responsable: Persona o unidad administrativa responsable del nmero de cuenta.

Observaciones: Permite adicionar observaciones acerca del nmero de cuenta.

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Sucursales

Esta opcin permite que SACET trabaje con datos de varias centrales telefnicas ubicadas en distintas agencias o sucursales de una misma compaa. De esta forma SACET centralizar la informacin relativa a la tarificacin de las llamadas telefnicas. Los datos que se insertan en esta opcin son definidos por el personal tcnico que instala el sistema, no por el usuario.

A continuacin se muestra la ventana que aparece cuando se ingresa en esta opcin.

A continuacin una descripcin de cada una de las opciones.

Nombre: Permite digitar el nombre de la sucursal.

Telfono: Nmero telefnico de la sucursal. Este campo es descriptivo y no requerido por lo que puede omitirse.

Directorio: Para cada sucursal debe especificarse un directorio en el cual sern almacenados los datos que se recolecten de su central telefnica. Esos directorios estarn en el computador central.

Prefijo: Identificador que se utilizar para la central telefnica. Se utiliza debido a que en algunos pases pueden existir nmeros telefnicos iguales en lugares diferentes. De esta forma el sistema podr identificar el lugar de destino correcto.

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Gua telefnica

SACET, en su configuracin por defecto, posee prefijos de localidad que le permiten identificar la ciudad o lugar de destino de una llamada telefnica, sin embargo por medio de esta opcin es posible personalizar nmeros telefnicos especficos con el nombre de su abonado.

La imagen que se presenta a continuacin muestra la ventana que aparece al ingresar en esta opcin.

Sucursal: Permite seleccionar la sucursal a la que estar asociado un nmero telefnico.

Nmero telefnico: Nmero telefnico que desea personalizarse.

Destino: Permite configurar el nombre del abonado del nmero telefnico.

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Reportes

Reportes rpidos

Sacet brinda la posibilidad de generar reportes de una forma rpida por medio de la barra de reportes localizada a la derecha en la ventana principal de SACET. Esta barra cuenta con cuatro secciones: Reportes generales, Reportes por extensin, Reportes por autorizacin y Reportes por unidad administrativa.

En la figura que aparece a continuacin se muestran las cuatro secciones desplegadas.

Reportes generales

Al seleccionar cualquiera de las opciones de esta seccin, se desplegarn las mismas ventanas de captura de parmetros que se despliegan cuando se acceden los reportes por medio del men principal. Esta opcin es una manera alternativa de acceder a los parmetros de reportes tradicionales.

Reportes por extensin, autorizacin y unidad administrativa.

Las opciones de reportes que brinda cada una de estas secciones permite generar nicamente reportes de llamadas salientes y al ingresar en cualquier opcin de alguna de estas secciones se presenta la misma ventana de captura de parmetros. La diferencia radica en la manera en que la informacin es presentada.

A continuacin se muestra la ventana de parmetros y se describe cada una de sus opciones de captura.

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Informacin general

Fecha inicial y fecha final: Permite establecer el rango de fechas de las llamadas.

Extensin / Autorizacin / Unidad administrativa: Permite generar un reporte de uno o todos los elementos. Si se especifica un elemento, se generar un reporte que contenga solamente llamadas realizadas de ese elemento. Si este campo se deja en blanco, el reporte contendr llamadas de todos los elementos.

Moneda: Moneda en la que aparecern los costos en el reporte.

Nota:

Cuando el usuario seleccione alguna opcin de la seccin destacados, ya sean costo, duracin o cantidad, en el reporte se mostrarn solamente diez elementos.

Reportes predefinidos

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SACET posee reportes predefinidos de tipo detallado y acumulado. El tipo detallado muestra al usuario tal y como su nombre lo indica, un detalle de cada una de las llamadas realizadas, mientras que el reporte de tipo acumulado muestra totales que agrupan varias llamadas. Estos dos reportes cuentan con la misma ventana de captura de parmetros.

Debido a que estos dos reportes utilizan la misma ventana de configuracin, a continuacin se explicar en detalle cada una de las opciones de esta pantalla, las cuales aplican para ambos reportes.

Reporte detallado y acumulado

La imagen siguiente muestra la ventana que se despliega cuando se ingresa a uno de estos dos reportes predefinidos.

Informacin general

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Fecha Inicial- Fecha Final: Estos campos permiten establecer el periodo de das de los cuales se desea obtener la informacin de llamadas.

Ordenar por: Define el campo por el cual se desea ordenar el reporte. Segn el campo que se seleccione para ordenar, existe la posibilidad de filtrar elementos. Por ejemplo, si se seleccion ordenar por extensiones o autorizaciones, se puede definir un nmero de extensin o de autorizacin especfico, tambin la sucursal a la cual pertenece este ltimo en caso de ser un sistema multicentral. Si se selecciona ordenar por Nivel Administrativo, es posible especificar un departamento en particular, o si se selecciona Nmero de Destino es posible especificar un archivo de destinos, en cuyo caso sern incluidas en el reporte solo las llamadas hechas a nmeros telefnicos incluidos en el archivo de destinos.

Moneda: Es necesario definir el tipo de moneda que ser utilizado para desplegar los costos en el reporte. Los tipos de moneda disponibles deben haber sido definidos en el sistema con anterioridad. Si por ejemplo se han definido las monedas colones y dlares, el usuario podr elegir si desea los montos en colones o en dlares.

Compaas telefnicas: En esta opcin se le indica al sistema que solamente muestre en el reporte las llamadas telefnicas realizadas a travs de las compaas telefnicas que se elijan. Si el usuario slo utiliza un proveedor de servicios telefnicos, se puede dejar en Todas.

Archivo de destinos: Permite seleccionar la lista de destinos que ser utilizada en el reporte. Estas listas se modifican en la opcin de destinos de los reportes generales detallados y acumulados. En el reporte solamente aparecern las llamadas realizadas a los nmeros de telfono que estn definidos en la lista seleccionada.

Incluir llamadas

Salientes: Permite incluir o no las llamadas clasificadas como salientes.

Entrantes: Permite incluir o no las llamadas clasificadas como entrantes.

Locales: Al colocar una marca en esta opcin, en el reporte aparecern las llamadas calificadas como locales.

Larga distancia nacional: Al colocar una marca en esta opcin, en el reporte se incluirn las llamadas calificadas como larga distancia

Internacionales: Al colocar una marca en esta opcin, en el reporte se incluirn las llamadas calificadas como internacionales.

Celulares: Al colocar una marca en esta opcin, en el reporte se incluirn las llamadas calificadas como celulares.

Rangos

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Duracin mnima: Permite filtrar la informacin de las llamadas telefnicas de acuerdo a la duracin de las mismas. En esta opcin se debe indicar a partir de qu duracin las llamadas sern tomadas en cuenta para el reporte.

Costo mnimo: Corresponde al rango de costo de las llamadas que sern incluidas en el reporte. De esta forma se puede generar un reporte en el cual sean incluidas nicamente las llamadas cuyos costos superan la cantidad indicada en este espacio. El monto que se digite en esta opcin aplica de acuerdo a la moneda seleccionada para generar el reporte.

Botn Impresora: Este botn muestra las impresoras disponibles en el sistema, de acuerdo al tamao del papel de la impresora seleccionada, se pagina el reporte, por lo que es importante definir previamente a la generacin del reporte, la impresora en que se imprimir el mismo.

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Reportes Generales

Este tipo de reportes permite al usuario obtener la informacin de sus llamadas telefnicas de una manera personalizada, o sea, que puede elegir la informacin que desea que aparezca en el reporte y cmo desea que sta sea mostrada en el resultado final.

A continuacin un detalle de cada uno de los tipos de reportes disponibles en esta seccin.

Detallado

Este reporte permite al usuario obtener un detalle de cada una de las llamadas que cumplan con los parmetros especificados.

La siguiente imagen representa la ventana que se despliega cuando se ingresa a esta opcin.

General

Informacin general

Nombre del reporte: En esta opcin se debe definir el nombre del reporte, para luego poder generarlo de nuevo sin tener que definir todos los parmetros otra vez. En el

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campo reporte se va a crear una lista de los diferentes reportes que han sido generados anteriormente, de manera que el usuario tenga la facilidad de ir almacenando con diferentes nombres los reportes que utiliza con ms frecuencia.

Orden: Modo de ordenamiento del reporte. Las opciones disponibles son: ascendente y descendente.

Fecha Inicial - Fecha Final: Estos campos permiten establecer el periodo de das de los cuales se desea obtener la informacin de llamadas.

Hora Inicial Hora Final: Estos campos permiten establece la hora de inicio y fin para las llamadas que se mostrarn en el reporte. Estos dos campos junto con los del punto anterior definen el rango en el cual se considerarn las llamadas.

Incluir llamadas

Salientes: Permite incluir o no en el reporte las llamadas salientes.

Entrantes: Permite incluir o no en el reporte las llamadas entrantes.

Internas: Permite incluir o no en el reporte las llamadas internas.

Locales: Permite incluir o no en el reporte las llamadas clasificadas como locales.

Larga distancia nacional: Permite incluir o no en el reporte las llamadas clasificadas como larga distancia nacional.

Internacionales: Permite incluir o no en el reporte las llamadas clasificadas como internacionales.

Celulares: Permite incluir o no en el reporte las llamadas clasificadas como celulares.

Legales: Permite incluir o no en el reporte las llamadas clasificadas como legales. Este punto est definido en funcin del siguiente (llamadas ilegales).

Ilegales: Permite incluir o no en el reporte las llamadas clasificadas como ilegales. Las llamadas ilegales son aquellas que por alguna razn SACET no pudo calcular el costo de la llamada. Por ejemplo, una llamada cuyo nmero marcado inicia con un prefijo no incluido en SACET sera una llamada ilegal.

Sin autorizacin: Permite incluir o no en el reporte las llamadas que no posean cdigo de autorizacin. Si la opcin no est marcada, solo aparecern en el reporte las llamadas que hayan sido realizadas usando un cdigo de autorizacin.

Filtros

Esta opcin de la ventana de parmetros de reportes sirve para filtrar la informacin que se desea que aparezca en el reporte segn nmero de extensin, autorizacin y/o cuenta.

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Filtros de extensiones: Aqu se deben seleccionar los nmeros de extensin o patrones de extensiones que sern buscados en los archivos de datos para generar el reporte. Es posible colocar cinco filtros con diferentes nmeros y/o patrones para extensiones. A continuacin se muestra la ventana que ser desplegada al ingresar en esta opcin.

Extensiones: Debe colocarse el nmero o patrn de extensin que ser buscado en los archivos de datos para generar el reporte. Como se mencion, puede colocarse un nmero de extensin completo (p.e. 100) o un patrn para los nmeros de extensin que sern buscados (p.e. *******2**). En el primer caso se digit el nmero de extensin 100, mientras que en el segundo se le indic al sistema que busque todos los nmeros de extensin que tengan un 2 en la tercera posicin, por ejemplo 215,1246, 200, etc. Los asteriscos * equivalen a cualquier dgito. Para filtrar un nmero de extensin especfico puede digitarse o seleccionarlo de una lista presionando el botn con la lupa que se encuentra contiguo a este campo.

Sucursal: Si SACET est trabajando como un sistema Multi-Central, se debe indicar la sucursal a la que pertenece el nmero o patrn de extensiones que colocamos en el punto anterior. Si no se especifica ninguna, el sistema buscar en todas las sucursales que hayan sido incluidas en el sistema.

Unidad Administrativa: Corresponde a la unidad administrativa a la que pertenecen las extensiones que se hayan colocado en los patrones de extensiones. Si en los patrones de las extensiones solamente se han colocado asteriscos * y en este punto elegimos una unidad administrativa, en el reporte sern incluidas las llamadas realizadas por todos los nmeros de extensin que pertenecen a esta unidad.

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Cars. Opc: Deben ser colocadas las caractersticas opcionales que se desean buscar en los nmeros de extensin. Debe recordarse que estos caracteres permiten agrupar las extensiones de acuerdo a alguna caracterstica en particular, por ejemplo, D**** podra representar todas las extensiones en donde el telfono es digital, esto suponiendo que as se hayan clasificado al insertarlas en el archivo de extensiones.

Nota:

Si no se desea aplicar ningn filtro a los nmeros de extensiones, debe dejarse al menos el primero con todas sus opciones llenas de asteriscos *. Los dems pueden ser limpiados presionando el botn con la equis X que se encuentra al lado de cada uno.

Filtros de Autorizaciones: Aqu se deben seleccionar los cdigos o patrones de autorizaciones que sern buscados en los archivos de datos para generar el reporte. Es posible colocar cinco filtros con diferentes cdigos o patrones para las autorizaciones. A continuacin se muestra la ventana que ser desplegada al ingresar en esta opcin.

Autorizaciones: Debe colocarse el nmero o patrn de autorizacin que ser buscado en los archivos de datos para generar el reporte. Como se mencion, puede colocarse un nmero de autorizacin completo (p.e. 3128) o un patrn para los nmeros de autorizacin que sern buscados (p.e. *********3**). En el primer caso se digit el nmero de autorizacin 3128, mientras que en el segundo se le indic al

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sistema que busque todos los nmeros de autorizacin que tienen un 3 en la tercera posicin. Los asteriscos * equivalen a cualquier nmero.Para filtrar un nmero de autorizacin especfico puede digitarse o seleccionarlo de una lista presionando el botn con la lupa que se encuentra contiguo a este campo.

Debe tenerse presente que en la opcin de Configuracin-Parmetros se puede indicar a SACET que no despliegue autorizaciones en los reportes, en cuyo caso desplegara la mscara respectiva que el usuario haya definido para cada cdigo de autorizacin. Si este es el caso, en la lista desplegada tras presionar la lupa aparecern las mscaras y no los cdigos.

Sucursal: Si SACET est trabajando como un sistema MultiCentral, se debe indicar la sucursal a la que pertenece el nmero o patrn de autorizaciones que colocamos en el punto anterior. Si no se especifica ninguna, el sistema buscar en todas las sucursales que hayan sido incluidas en el sistema.

Unidad Administrativa: Corresponde a la unidad administrativa a la que pertenecen los cdigos de autorizacin que se hayan colocado en los patrones de autorizaciones. Si en los patrones de las autorizaciones solamente se han colocado asteriscos * y en este punto elegimos una unidad administrativa, en el reporte sern incluidas las llamadas realizadas con cualquier nmero de autorizacin que pertenecen a esta unidad administrativa.

Cars. Opc: Deben ser colocadas las caractersticas opcionales que se desean buscar en los nmeros de autorizacin. El uso es muy similar al de caractersticas opcionales de extensiones.

Nota:

Si no se desea aplicar ningn filtro a los nmeros de autorizacin, debe dejarse al menos el primero con todas sus opciones llenas de asteriscos *. Los dems pueden ser limpiados presionando el botn con la equis X que se encuentra al lado de cada uno.

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Filtros de cuentas: Aqu se deben seleccionar los nmeros o patrones de cuentas que sern buscados en los archivos de datos para generar el reporte. Es posible colocar hasta cinco filtros diferentes. A continuacin se muestra la ventana que ser desplegada al ingresar en esta opcin.

Cuentas: Debe colocarse el nmero o patrn de cuenta que ser buscado en los archivos de datos para generar el reporte. Como se mencion, puede colocarse un nmero de cuenta completo (p.e. 312238) o un patrn para los nmeros de cuenta que sern buscados (p.e. **************5*****). En el primer caso se digit el nmero de cuenta 312238, mientras que en el segundo se le indic al sistema que busque todos los nmeros de cuenta que tienen un 5 en la sexta posicin. Los asteriscos * equivalen a cualquier carcter.

Para filtrar un nmero de cuenta especfico puede digitarse o seleccionarlo de una lista presionando el botn con la lupa que se encuentra contiguo a este campo.

Sucursal: Si SACET est trabajando como un sistema multicentral, se debe indicar la sucursal a la que pertenece el nmero o patrn de cuentas que colocamos en el punto anterior. Si no se especifica ninguna, el sistema buscar en todas las sucursales que hayan sido incluidas en el sistema. Si no se desea aplicar ningn filtro a los nmeros de cuenta, debe dejarse al menos el primero con todas sus opciones llenas de asteriscos *. Los dems pueden ser limpiados presionando el botn con la equis X que se encuentra al lado de cada uno.

Desea que se cumplan los patrones a la vez: Si esta opcin est seleccionada, las llamadas que aparezcan en el reporte debern cumplir con los filtros de extensiones,

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de autorizaciones y de cuentas simultneamente. Si no, aparecern las llamadas que cumplan con al menos uno de los filtros establecidos.

Destinos

Por medio de esta opcin es posible tener listas de nmeros destino que permitan generar reportes que incluyan solamente las llamadas realizadas a estos nmeros o que muestren las llamadas que se hicieron a aquellos nmeros de destino que no coincidan con los que estn en la lista.

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Lista de destinos

Usar lista de destinos: Habilita o deshabilita el uso de las listas de destinos que hayan sido creadas.

Archivo de destinos: Permite seleccionar la lista de destinos que ser utilizada en el reporte. Solamente puede utilizarse si est seleccionada la opcin Usar lista de destinos. En el recuadro que se encuentra bajo esta opcin deben ser digitados los nmeros de destino que deseamos incluir o excluir del reporte. Para insertar un nuevo nmero se usa el comando Ctrl I y para borrar uno ya existente Ctrl B.

Nota:

Cuando en la lista de destinos se incluyan nmeros completos debe colocarse solamente el nmero. No se debe llenar el resto del campo con asteriscos *. Por otro lado, si se desea colocar patrones de nmeros telefnicos, debe colocarse el patrn y llenar el resto del campo con asteriscos *. Por ejemplo, si se va a ingresar un nmero de telfono completo, se debe colocar de la siguiente manera:

2344400Si va a ingresarse un patrn de nmeros de telfono, debe ingresarse as:771*****************, en cuyo caso aparecern todas las llamadas que fueron hechas a nmeros que comienzan con 771.

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Incluir slo los nmeros de la lista: Si esta opcin est seleccionada, en el reporte solamente aparecern las llamadas realizadas a los nmeros de telfono que estn en la lista que se elija en el punto anterior: Archivo de destinos.

No incluir los nmeros de la lista: Si esta opcin est seleccionada, le indica al sistema que excluya las llamadas realizadas a los nmeros de telfono que se encuentren en la lista. De manera que se mostrarn en el reporte el resto de las llamadas.

Rangos

Los parmetros de rangos permiten filtrar las llamadas por das, horas, compaa, duracin, costo y troncales.

Das y horas

Das de la semana: Permite seleccionar los das de la semana que sern incluidos en el reporte. Esto quiere decir que si se le indica al sistema que genere un reporte de un periodo de das que abarca todo un mes y en esta opcin solamente se seleccionaron los das martes, se obtendr un reporte de un periodo de un mes, pero solamente las llamadas generadas los das que fueron martes a lo largo del periodo.

Horas del da: Permite seleccionar las horas de las cuales se desea obtener informacin de llamadas en el reporte. Por ejemplo, se puede establecer un periodo de tiempo para generar el reporte en el cual solamente se desea que aparezcan las

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llamadas realizadas entre las 2:00pm y las 4:00pm. Estos rangos de horas sern aplicados a todos los das que sean incluidos en el reporte.

Compaas telefnicas y monedas

Compaas telefnicas: SACET permite generar reportes que incluyan informacin de llamadas realizadas por varias compaas telefnicas. En esta opcin se le indica al sistema que solamente muestre en el reporte las llamadas telefnicas realizadas a travs de las compaas telefnicas que se elijan.

Simular con tarifas de la compaa: Esta opcin permite que en el reporte los costos de las llamadas aparezcan calculados de acuerdo a las tablas de costo de la compaa telefnica que se haya seleccionado y no con las de la compaa que se utiliz para hacer la llamada. El objetivo de este parmetro es permitir al usuario determinar si le conviene cambiarse de proveedor de telefona.

Moneda: Es necesario definir el tipo de moneda que ser utilizado para desplegar los costos en el reporte. Los tipos de moneda disponibles deben haber sido definidos en el sistema con anterioridad, bajo el men de Tarifas. Si por ejemplo se han definido las monedas colones y dlares, el usuario podr elegir si desea los montos en colones o en dlares.

Otros rangos

Duracin mnima y mxima: Permite filtrar la informacin de las llamadas telefnicas de acuerdo a la duracin de las mismas. En esta opcin se debe indicar a partir de qu duracin las llamadas sern tomadas en cuenta para el reporte.

Costo mnimo y mximo: Corresponde al rango de costo de las llamadas que sern incluidas en el reporte. De esta forma se puede generar un reporte en el cual sean incluidas nicamente las llamadas cuyos costos superan la cantidad indicada en este espacio. El monto que se digite en esta opcin aplica de acuerdo a la moneda seleccionada para generar el reporte.

Troncales: Permite indicarle al sistema que incluya en el reporte nicamente las llamadas que hayan hecho uso de las troncales especificadas en esta opcin.

Grupos de troncal: Las troncales de una central telefnica (PBX) pueden estar agrupadas. As, es posible tener la troncal 002 del grupo 001 y la troncal 002 del grupo 002. Por medio de esta opcin es posible generar un reporte en el que aparezcan solamente las llamadas que han hecho uso de los grupos troncales que se encuentren en el rango que se especifique.

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Despliegue

Esta opcin permite elegir las columnas que aparecern en el reporte y de qu manera estar ordenada la informacin.

Extensiones

Al presionar este botn, se mostrar la informacin referente a las extensiones que es posible incluir en el reporte. Esta informacin se desplegar en la parte derecha de la ventana, junto al ejemplo del reporte. Para incluir esta informacin en el reporte, basta hacer click sobre el campo que queremos y arrastrarlo hasta la columna en el ejemplo de reporte en donde deseamos que aparezca. Como puede verse en la imagen anterior, se est arrastrando el campo que corresponde a la persona responsable del nmero de extensin para posicionarlo junto al nmero de extensin. Este procedimiento se debe seguir con cada uno de los campos que se deseen incluir en el reporte. Para eliminar una columna del reporte, se hace click sobre el campo correspondiente en el reporte ejemplo y se arrastra hacia afuera del mismo. Tambin puede cambiar la posicin de una columna, arrastrndola de la posicin actual a la posicin deseada. Cada vez que se agrega o se quita una columna, los datos del reporte ejemplo cambiarn reflejando el cambio, de esta manera el usuario se dar una idea de cmo aparecer el reporte final.

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Autorizaciones

Despliega la informacin referente a los cdigos de autorizacin que es posible incluir en el reporte. Para incluir o eliminar columnas correspondientes a autorizaciones se procede de la misma manera que con extensiones.Cuentas: Despliega la informacin referente a los nmeros de cuenta que es posible incluir en el reporte. Para incluir o eliminar columnas correspondientes a cuentas se procede de la misma manera que con extensiones.

Informacin A

Permite seleccionar informacin adicional que puede ser incluida en el reporte. Esta informacin incluye la fecha, hora, nmero de telfono, lugar de destino y la duracin de la llamada. Esta informacin es desplegada en la parte derecha de la ventana, junto al ejemplo de reporte. Para incluir o eliminar columnas correspondientes a este grupo, se procede de la misma manera que con extensiones.

Informacin B

Permite seleccionar informacin adicional que puede ser incluida en el reporte. Esta informacin incluye el costo, troncal, nmero de compaa telefnica, nombre de la compaa telefnica y grupo de troncal. Esta informacin es desplegada en la parte derecha de la ventana, junto al ejemplo de reporte. Para incluir o eliminar columnas correspondientes a este grupo, se procede de la misma manera que con extensiones.

Ordenar por

Permite establecer el orden que tendr la informacin en el reporte. Es posible ordenar la informacin por tres criterios simultneamente. Estos criterios debemos colocarlos en los espacios disponibles en esta opcin, arrastrando del ejemplo de reporte las columnas por las cuales se desea ordenar la informacin. En la imagen anterior puede observarse que el reporte estar ordenado por nmero de extensin, luego por fecha y luego por hora. Estas columnas fueron arrastradas del ejemplo de reporte una vez que se estableci la informacin que ser incluida en el mismo. Cada vez que se arrastre un campo a la seccin de Ordenar por, el reporte de ejemplo se ordenar segn los campos all incluidos. El usuario puede utilizar solo uno o dos niveles de ordenamiento si as lo desea, adems podr eliminar un nivel con solo arrastrar el botn correspondiente hacia afuera.

Configurar impresora: Permite seleccionar la impresora en la que se imprimir el reporte y la orientacin del papel, que puede ser horizontal o vertical. En el recuadro de impresora, aparecern todas las impresoras que hayan sido instaladas en el sistema operativo y si no se selecciona ninguna, SACET imprimir en la que est seleccionada como impresora por defecto en el sistema operativo. La seleccin de la impresora es muy importante ya que es con base en ella que el sistema har la paginacin de los reportes.

Generar: Una vez que se hayan establecido los parmetros para el reporte, se debe presionar este botn para que el sistema trate de generar el reporte.

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Regresar: Cierra la ventana de parmetros del reporte sin guardar ningn cambio en los parmetros que se hayan definido.

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Acumulado

Estos reportes permiten al usuario obtener un resumen de las llamadas realizadas que cumplan con los parmetros establecidos. Como su nombre lo dice, este tipo de reporte incluir solamente informacin acumulada de cantidad de llamadas, total de costos de llamadas, total de tiempo de las llamadas realizadas, etc., a diferencia del reporte detallado que muestra un detalle de cada llamada.

Los parmetros que deben establecerse para generar este reporte son prcticamente los mismos que para el reporte detallado, por lo que puede referirse a esa seccin para obtener un detalle de cada uno de los parmetros necesarios para generar este tipo de reporte.

Ejemplo de reporte acumulado

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Facturas

Es muy similar a un reporte detallado solo que el corte de control siempre ser por nmero de extensin y el responsable de extensin se desplegar en la lnea siguiente a la de la extensin. La seleccin de los campos que se desean en el reporte se hace de la misma manera que en el detallado.

Ejemplo de una factura generada con el sistema.

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Elementos destacados

El objetivo principal de este reporte es obtener la informacin de las extensiones, autorizaciones y departamento con mayor cantidad, duracin y costo.

Los parmetros de este tipo de reporte son los mismos que para un reporte detallado a excepcin de la pestaa Despliegue.

Dentro de las opciones que el sistema evala estn las de extensiones, autorizaciones y unidades administrativas de mayor Cantidad, duracin y costo.

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Das de la semana

El objetivo principal de este reportes obtener informacin acumulada de nmero de llamadas, duracin y costo, en trminos de das

Los parmetros de este tipo de reporte son los mismos que para un reporte detallado a excepcin de la pestaa Despliegue que no existe.

Orden: Permite seleccionar el orden de orientacin del reporte, permite por extensin niveles administrativos, autorizacin y responsables.

Ejemplo de un reporte con corte por das de la semana.

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Cartas

Este reporte permite generar cartas para los responsables de las extensiones que realizaron llamadas que cumplan con las caractersticas que se especifiquen en los parmetros de este reporte. Puede ser utilizado por ejemplo para generar cartas de amonestacin o llamada de atencin a personas que hicieron llamadas demasiado largas.

Informacin general

Reporte: En esta opcin se debe definir el nombre del reporte, para luego poder generarlo de nuevo sin tener que definir todos los parmetros otra vez. En el campo reporte se va a crear una lista de los diferentes reportes que han sido generados anteriormente, de manera que el usuario tenga la facilidad de ir almacenando con diferentes nombres los reportes que utiliza con ms frecuencia.

Fecha inicial y final: Filtro que permite establecer el rango de fechas del cual se desea obtener el reporte.

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Formato de carta: Permite seleccionar el formato con el cual se generarn las cartas para el responsable de cada una de las llamadas que cumplan con los parmetros que se definan. SACET cuenta con un formato estndar que puede ser modificado en cualquier momento presionando el botn que se encuentra al lado de esta opcin. De esta manera el usuario podr cambiar el texto que aparecer en la carta.

Moneda: Permite seleccionar la moneda en la cual sern desplegados los costos de las llamadas.

Solicitar destinatario: Si esta opcin se encuentra seleccionada, cada vez que el sistema encuentre una llamada en los archivos de datos, que cumpla con las caractersticas anteriormente descritas, solicitar al usuario el nombre de la persona a quien ir dirigida la carta. De lo contrario, el sistema automticamente colocar como destinatario el nombre de la persona responsable del nmero de extensin desde la cual se realiz la llamada.

Rangos

Duracin (min): Tiene como objetivo establecer el rango de duracin en minutos en el que deben encontrarse las llamadas que sern buscadas en los archivos de datos para generar las cartas. Por ejemplo, puede indicrsele al sistema que genere cartas con las llamadas que se encuentren entre los 30 y los 2000 minutos de duracin.

Costo: Sirve para establecer el rango de costo en el que deben encontrarse las llamadas que SACET buscar en los archivos de datos para generar las cartas. Por ejemplo, puede indicrsele al sistema que genere cartas con las llamadas que tienen un costo de 5 US$ en adelante.

Filtros

Extensiones: Debe colocarse el nmero o patrn de extensin que ser buscado en los archivos de datos para generar el reporte. Como se mencion, puede colocarse un nmero de extensin completo (p.e. 100) o un patrn para los nmeros de extensin que sern buscados (p.e. *******2**). En el primer caso se digit el nmero de extensin 100, mientras que en el segundo se le indic al sistema que busque todos los nmeros de extensin que tengan un 2 en la tercera posicin. Los asteriscos * equivalen a cualquier nmero.

Para filtrar un nmero de extensin especfico puede digitarse o seleccionarlo de una lista presionando el botn con la lupa que se encuentra contiguo a este campo.

Sucursal: Si SACET est trabajando como un sistema multicentral, se debe indicar la sucursal a la que pertenece el nmero o patrn de extensiones que colocamos en el punto anterior. Si no se especifica ninguna, el sistema buscar en todas las sucursales que hayan sido incluidas en el sistema.

Unidad Administrativa: Corresponde a la unidad administrativa en la que se desea que el sistema busque las llamadas realizadas desde los nmeros de extensin que se hayan colocado en los patrones de extensiones. Si en los patrones de las extensiones solamente se han colocado asteriscos * y en este punto elegimos una unidad

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administrativa, en el reporte sern incluidas las llamadas realizadas por todos los nmeros de extensin que pertenecen a esta unidad.

Caractersticas opcionales: Deben ser colocadas las caractersticas opcionales que se desean buscar en los nmeros de extensin.

Nota

Si no se desea aplicar ningn filtro a los nmeros de extensiones, debe dejarse al menos el primero con todas sus opciones llenas de asteriscos *. Los dems pueden ser limpiados presionando el botn con la equis X que se encuentra al lado de cada uno.

Los botones Impresora, Generar y Regresar cumplen la misma funcin que en los reportes detallados.

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Excepciones

Este reporte permite al usuario determinar si hay extensiones, autorizaciones o cuentas que estn apareciendo en la informacin de las llamadas suministrada por la central telefnica, pero no estn incluidas en SACET. Cuando una extensin, autorizacin o cuenta no est incluida en el sistema no va a aparecer en los reportes.

Informacin general

Nombre del reporte: En esta opcin se debe definir el nombre del reporte, para luego poder generarlo de nuevo sin tener que definir todos los parmetros otra vez. En el campo reporte se va a crear una lista de los diferentes reportes que han sido generados anteriormente, de manera que el usuario tenga la facilidad de ir almacenando con diferentes nombres los reportes que utiliza con ms frecuencia.

Fecha inicial Fecha final: Debe seleccionar el rango de das en los cuales desea buscar extensiones, autorizaciones o cuentas que no estn incluidas en el sistema.

Buscar

Debe marcar lo que desea buscar, eligiendo entre extensiones, autorizaciones y cuentas.

Configurar impresora: Este botn muestra las impresoras disponibles en el sistema, de acuerdo al tamao del papel de la impresora seleccionada se pagina el reporte.

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Extensiones

Este reporte permite obtener informacin acerca de las extensiones que se hayan ingresado en el sistema. Es como una especie de directorio interno.

A continuacin se muestra la ventana que se despliega al elegir este tipo de reporte.

Informacin general

Incluir: Permite seleccionar las columnas de informacin referentes a las extensiones que sern incluidas en el reporte.

Ordenar por: Permite ordenar el reporte que se genere de acuerdo al campo que se elija en esta opcin.

Todas las unidades administrativas: Si esta opcin est seleccionada, se generar un reporte de extensiones de todas las unidades administrativas. Si no est seleccionada, se generar un reporte de las extensiones de una unidad administrativa que se elija en el punto siguiente.

Sucursal: Si el sistema est funcionando como multicentral, en esta opcin se debe seleccionar la sucursal o sucursales de las que se quiere obtener el reporte de extensiones.

Unidades Administrativas: Si la opcin Todas las unidades administrativas no est seleccionada, se debe elegir la unidad administrativa de la cual se desea obtener el reporte con la lista de extensiones. Si est seleccionada, esta opcin aparecer deshabilitada.

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Destinos

El reporte de destinos est basado en los nmeros telefnicos hacia donde se hacen las llamadas. Es importante aclarar que este reporte slo incluye llamadas salientes. La finalidad del mismo es mostrar al usuario un acumulado de las llamadas realizadas hacia determinados nmeros telefnicas, estas llamadas puedan agruparse segn lo que se desea evaluar. Es posible definir nmeros telefnicos especficos as como patrones. Los patrones permiten incluir varios nmeros al mismo tiempo.

Informacin general

Nombre del reporte: En esta opcin se debe definir el nombre del reporte, para luego poder generarlo de nuevo sin tener que definir todos los parmetros otra vez. En el campo reporte se va a crear una lista de los diferentes reportes que han sido generados anteriormente, de manera que el usuario tenga la facilidad de ir almacenando con diferentes nombres los reportes que utiliza con ms frecuencia.

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Fecha inicial - Fecha final: Estos campos permiten establecer el periodo de das de los cuales se desea obtener la informacin de llamadas.

Compaas telefnicas: SACET permite generar reportes que incluyan informacin de llamadas de hasta cinco compaas telefnicas. En esta opcin se le indica al sistema que solamente muestre en el reporte las llamadas telefnicas realizadas a travs de las compaas telefnicas que se elijan.

Simular con tarifas de la compaa: Esta opcin permite que en el reporte los costos de las llamadas aparezcan calculados de acuerdo a las tablas de costo de la compaa telefnica que se haya seleccionado y no con las de la compaa que se utiliz para hacer la llamada. El objetivo de este parmetro es permitir al usuario determinar si le conviene cambiarse de proveedor de telefona.

Moneda a utilizar: El usuario debe indicar la moneda en la cual desea ver el costo de las llamadas.

Ordenar por: Es necesario indicar por cul elemento se va ordenar el reporte.

Desplegar reporte en forma horizontal: Este reporte de destinos puede ser desplegarlo de manera horizontal, mostrando la informacin de una forma ms compacta.

Rangos

Duracin (min.): Permite filtrar la informacin de las llamadas telefnicas de acuerdo a la duracin de las mismas. Por ejemplo, se puede obtener un reporte que solamente despliegue la informacin de las llamadas cuya duracin se encuentre entre 10 y 30 minutos.

Costo: Corresponde al rango de costo de las llamadas que sern incluidas en el reporte. De esta forma se puede generar un reporte en el cual sean incluidas nicamente las llamadas cuyos costos se encuentren entre 5 y 10 dlares americanos, si usamos como moneda los dlares americanos por ejemplo. El monto que se digite en los rangos de costo aplica de acuerdo a la moneda seleccionada para generar el reporte.

Troncales: Permite indicarle al sistema que incluya en el reporte nicamente las llamadas que hayan hecho uso de las troncales especificadas en esta opcin.

Grupos de troncal: Las troncales de una central telefnica (PBX) pueden estar agrupadas. As, es posible tener la troncal 002 del grupo 001 y la troncal 002 del grupo 002. Por medio de esta opcin es posible generar un reporte en el que aparezcan solamente las llamadas que han hecho uso de los grupos troncales que se encuentren en el rango que se especifique.

Destinos

Nombre y destinos: El usuario tiene la posibilidad de definir hasta cinco Destinos (se muestran en Destino 1 hasta Destino 5), a cada uno de los destinos es necesario asignarle un nombre por el cual lo vamos a identificar en el reporte, ste se digita en

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el campo Nombre. Luego, donde dice Destinos, se pueden digitar hasta cinco patrones o nmeros telefnicas, los cuales van a conformar el grupo que definimos en Nombre.

Configurar impresora: Este botn muestra las impresoras disponibles en el sistema, de acuerdo al tamao del papel de la impresora seleccionada, se pagina el reporte.

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Excesos

El reporte de Excesos muestra un listado de las extensiones o autorizaciones que han excedido su cantidad mxima de tiempo y/o gasto permitido. Este reporte trabaja en conjunto con la informacin de las extensiones y autorizaciones. Cuando se inserta una nueva extensin o autorizacin segn sea el caso, en la parte de Personalizar se puede definir un monto de gasto mximo y una cantidad de tiempo en duracin mxima. Estos parmetros son los utilizados por este reporte para determinar quienes se han excedido segn los mrgenes asignados.

Informacin general

Nombre del reporte: En esta opcin se debe definir el nombre del reporte, para luego poder generarlo de nuevo sin tener que definir todos los parmetros otra vez. En el campo reporte se va a crear una lista de los diferentes reportes que han sido generados anteriormente, de manera que el usuario tenga la facilidad de ir almacenando con diferentes nombres los reportes que utiliza con ms frecuencia.

Fecha inicial - Fecha final: Estos campos permiten establecer el periodo de das entre los cuales se desea obtener la informacin de llamadas.

Tipo de Exceso: Esta opcin sirve para determinar lo que queremos ver en el reporte, porque es posible que solamente se necesite saber quienes se excedieron en costo, o slo quienes se excedieron en duracin. En caso de seleccionar Ambas se desplegarn en el reporte la informacin de las extensiones o autorizaciones que se han excedido en al menos uno de los lmites (Costo mximo o Duracin mxima).

Excesos en: Como los lmites de excesos se pueden definir tanto para extensiones como para autorizaciones, debemos seleccionar una de las dos opciones para generar el reporte.

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Sucursal: En caso de ser un sistema multicentral, es posible indicar la sucursal en la cual se desea buscar excesos, o si se desea seleccionar slo una extensin o autorizacin indicar la sucursal a la cual pertenece.

Moneda: El usuario debe indicar la moneda en la cual desea ver el costo de la llamada.

Unidad administrativa: En este espacio se puede indicar que busque excesos en las extensiones o autorizaciones que pertenezcan a una Unidad Administrativa determinada.

Extensin / Autorizacin: En este campo se puede indicar una autorizacin o extensin especfica, de modo que en el reporte aparezca solo ella.

Configurar impresora: Este botn muestra las impresoras disponibles en el sistema; de acuerdo al tamao del papel de la impresora seleccionada se pagina el reporte.

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Automatizador de reportes

En la ventana de automatizacin de reportes existe una serie de campos y de opciones para la configuracin de la automatizacin de los reportes que as lo requieran, a continuacin la explicacin de cada uno de estos campos

Parmetros generales

Tipo de reporte: El sistema SACET puede generar reportes de tipo Detallado, Acumulado, Facturas, etc., de los cuales el automatizador est capacitado para poder llevar su trabajo en cualquiera de ellos. Este campo se refiere a alguna de las clases de reportes anteriormente mencionadas.

Nombre: Aqu se selecciona una de las posibles opciones del tipo de reporte seleccionado.

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Automatizacin activa: Indica al automatizador de reportes si el reporte es considerado para ser generado en forma automtica segn lo que establecen las propiedades de su automatizacin. Si est desactivada, entonces el automatizador no considera este reporte para su automatizacin.

Prxima ejecucin del reporte: Indica la fecha y la hora de la prxima vez que deba ejecutarse el reporte.

Parmetros de ejecucin

Fecha inicio Hora inicio: Indican la fecha y la hora de la primera ejecucin del reporte.

Generar el reporte cada: Se refiere a la periodicidad de generacin del reporte, en otras palabras, a partir de la primera ejecucin cada cuanto tiempo se vuelve a generar el reporte. Aqu se debe digitar una cantidad numrica en el campo de edicin y elegir una unidad de tiempo en la lista desplegable, por ejemplo: 1 semana, 2 das, etc., que significa que cada semana o bien cada 2 das se va a generar el reporte. En caso de seleccionar la opcin Nunca de la lista desplegable, sin importar la cantidad numrica significa que el reporte solo se va ha generar una vez en forma automtica y es en la Primera Ejecucin del Reporte. Adems, en esta seccin existe una etiqueta que est debajo del campo de edicin y la lista desplegable la cual indica la fecha de la prxima ejecucin del reporte, esta informacin es actualizada en forma automtica cada vez que se ejecuta el reporte.

Tipo de periodo: Se puede escoger una de dos alternativas, las cuales son: Prederteminado o Personalizado. Cuando se selecciona Prederteminado es cuando el reporte se va a generar con el rango de fechas que existe dentro del formato que guarda la configuracin del reporte. Cuando se selecciona Personalizado es para generar el reporte con el rango de fechas que establece el automatizador de reportes para este reporte, este rango de fechas se forma con la informacin que est en Periodo por procesar (antes de fecha actual), que se explica a continuacin.

Periodo por procesar (antes de fecha actual): Se utiliza cuando se va a generar el reporte para un rango de fechas personalizado, el cual es interpretado de la siguiente manera: Se digita una cantidad numrica en la caja de edicin y se escoge una unidad de tiempo en la lista desplegable, lo que significa que el rango de fechas del reporte ser, restando la cantidad de tiempo seleccionado de la fecha de emisin del reporte, hasta la fecha de emisin. Por ejemplo: 1 semana, el reporte se generar con el rango de fechas desde una semana antes de la fecha de emisin del reporte hasta la fecha en que se emite el reporte.

Salida del reporte

Tipo de salida del reporte: Indica al automatizador como debe generarse el reporte. Las opciones disponibles son las siguientes:

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Archivo: Indica al automatizador que el reporte generado debe ser almacenado en un archivo en disco.

Impresora: Indica al automatizador que el reporte generado debe ser enviado a impresora.

Correo electrnico: Indica al automatizador que el reporte generado debe ser enviado a travs de correo electrnico.

Dependiendo de lo seleccionado en esta seccin, la informacin de la seccin Configuracin de la Salida tiene un significado diferente.

Configuracin de la Salida: Puede variar dependiendo de lo seleccionado en la opcin Tipo de salida del reporte. Las diferentes posibilidades se explican a continuacin.

Si en la opcin Tipo de salida del reporte se selecciona Archivo, se debe especificar el formato que se utilizar para guardar el archivo, la ruta dnde debe almacenarse y si se debe sobrescribir el archivo en caso de que ya exista.

Si en la opcin Tipo de salida del reporte se selecciona Impresora debe especificarse la ruta de la impresora en la que se desea la imprimir el reporte y si se desea que la impresin se haga en forma vertical u horizontal.

Si en la opcin Tipo de salida del reporte se selecciona Correo electrnico, debe especificarse el formato en le que debe ser adjunto el archivo, si debe sobrescribirse en caso de que exista, el ttulo o asunto del mensaje y mximo 5 direcciones a las que se le har llegar el reporte.

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Reprogramar los reportes Automatizados

Esta opcin brinda al usuario la posibilidad reprogramar las fechas de los reportes automatizados que se encuentran activos.

A continuacin una descripcin de las opciones de esta ventana.

Seleccione los reportes que desea reprogramar

Reprogramar: Este campo debe contener una marca si se desea reconfigurar la fecha de inicio del reporte.

Nombre: Este campo muestra el nombre del reporte fsico.

Tipo: Este campo muestra el tipo de reporte.

Fecha: Fecha de la primera ejecucin como reporte automatizado.

Hora: Hora de la primera ejecucin en la que el reporte debe efectuarse.

Marcar todo: Selecciona todos los reportes para ser reprogramados.

Desmarcar todo: Desmarca todo s los reportes para no ser reprogramados.

Aplicar esta fecha a todos los reportes seleccionados: Esta opcin permite cambiar la fecha de primera ejecucin de los reportes que contenga alguna marca en el campo reprogramar.

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Calcular costo

Consultar costo permite al usuario determinar el costo de una llamada que desea realizar o que ya realiz. La finalidad primordial es mostrar el costo de una determinada llamada, dndole la posibilidad al usuario de imprimir un pequeo tiquete con el costo.

La imagen siguiente muestra la ventana que se despliega cuando se ingresa a la opcin de Consultar Costo.

Caractersticas de la llamada

Fecha: Fecha en la cual se realiz o realizar la llamada.

Hora: Es necesario indicar la hora de la llamada, esto porque las tarifas pueden variar dependiendo de la hora y fecha de la llamada.

Nmero de destino: En este espacio se digita el nmero telefnico donde se quiere llamar.

Duracin: Se define la duracin de la llamada en minutos.

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Moneda: El usuario debe indicar la moneda en la cual desea ver el costo de la llamada. Adems de la moneda seleccionada, el costo de la llamada tambin se mostrar en dlares americanos.

Compaa telefnica: Debe seleccionar la Compaa Telefnica por la cual se desea realizar la llamada.

Informacin solicitada

Una vez que se han configurado los parmetros anteriormente descritos, la informacin del costo y lugar de destino de la llamada es desplegada en esta seccin.

Calcular: Al presionar este botn se calcula el costo de la llamada.

Limpiar: Este sirve para volver a calcular el costo de una nueva llamada.

Imprimir: Al presionar la opcin de imprimir se imprimir un tiquete con la informacin de la llamada.

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Especiales

Reporte de operadores

El reporte de operadores brinda informacin para evaluar el rendimiento de los operadores de la central. Este reporte solamente est disponible para centrales Nortel Meridian.

La siguiente imagen representa la ventana que se despliega al seleccionar esta opcin.

La informacin que se despliega al generar este reporte se describe a continuacin.

a. Llamadas internas: Nmero de llamadas internas que se dirigen hacia la operadora.

b. Duracin internas: Tiempo total de las llamadas que se dirigen hacia la operadora.

c. Llamadas externas: Nmero de llamadas externas que fueron atendidas por dichas operadoras.

d. Duracin externas: Tiempo total de las llamadas que fueron atendidas por las operadora.

e. Tiempo operacin: Tiempo total en que la consola de la operadora fue operada.

f. Tiempo total atendiendo: tiempo total que utiliz dicha operadora atendiendo llamadas, igual a duracin internas + duracin externas.

Reporte de Centrales

El reporte de centrales permite medir el trfico de ocupacin de los bucles tipo "TERM", "CONF" y "TDS". Los bucles tipo "TERM" se relacionan con los telfonos

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internos de la compaa o perifricos de comunicacin en general, incluyendo lneas y troncales. Los bucles tipo "TDS" son bucles de tonos y generan todos los tipos de tono, por ejemplo, tono de ocupado y tono de desborde. Los bucles "CONF" hacen posible todo tipo de conferencias, inc