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MANUAL DE EXCEL PRACTICA

PONCE RIVAS BRYAN

MANUAL DE EXCEL

PONCE RIVAS BRYAN Página 2

INDICE

HOJA DE CÁLCULO .............................................................................................................................. 3

ENTORNO DE TRABAJO ...................................................................................................................... 4

EDICION AREA DE TRABAJO ............................................................................................................... 5

REFERENCIAS: RELATIVAS Y ABSOLUTAS ENTRE HOJAS Y LIBROS .................................................... 6

REFERENCIA RELATIVA .................................................................................................................... 7

REFERENCIA ABSOLUTA .................................................................................................................. 7

FORMULAS .......................................................................................................................................... 8

FUNCION ........................................................................................................................................... 10

PROMEDIO ........................................................................................................................................ 11

Descripción .................................................................................................................................. 11

MAX ................................................................................................................................................... 12

MIN.................................................................................................................................................... 14

MODA ................................................................................................................................................ 16

Promedio ............................................................................................................................... 17

Mediana ................................................................................................................................ 17

Moda ..................................................................................................................................... 17

CONTAR ............................................................................................................................................. 18

Rango ............................................................................................................................................ 18

Criterio ........................................................................................................................................... 18

Ejemplo 1: fórmulas CONTAR.SI comunes ........................................................................... 19

CONDICIONALES ............................................................................................................................... 20

Utilizar fórmulas condicionales en Excel para analizar los datos financieros ....................... 20

Función SI ...................................................................................................................................... 21

....................................................................................................................................................... 21

IMAGEN O GRAFICO ......................................................................................................................... 22

Insertar una imagen en un gráfico ........................................................................................... 22

FUNCION DEL TEXTO ........................................................................................................................ 24

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FILTROS Y VALIDACION..................................................................................................................... 26

HOJA DE CÁLCULO

Una hoja de cálculo es una herramienta muy útil para las personas

que trabajan con números y que necesitan realizar cálculos con ellos.

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Ella permite trabajar con una gran cantidad de números y lleva

incorporada una serie de funciones capaces de realizar cálculos

matemáticos, estadísticos, técnicos y financieros.

La estructura principal que utiliza este software para almacenar y

organizar la información es un área de trabajo en forma de matriz,

como si fuera una hoja de papel cuadriculado, formada por un número

determinado de filas y columnas, es lo que se llama hoja de cálculo.

ENTORNO DE TRABAJO

Cuando se ejecuta el programa desde alguna de las dos primeras

opciones anteriores se presenta una pantalla inicial. Excel es una

aplicación que se ejecuta bajo Windows, por lo tanto se abrirá dentro

de una ventana, tal cual como lo hacen las otras aplicaciones

Windows. En la siguiente figura se muestra la ventana con la pantalla

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Inicial.

EDICION AREA DE TRABAJO

Este consejo es para aquellos que utilizan Excel con múltiples libros

abiertos al mismo tiempo y que todos los días toman tiempo para abrir

todos los archivos para continuar con su trabajo. La solución está en

crear un área de trabajo en Excel.

El primer paso es abrir todos los archivos que utilizas cotidianamente y

arreglar cada una de las ventanas de la manera que mejor te

acomode:

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Una vez que tienes las ventanas en las posición adecuada debes ir a

la ficha Vista y dentro del grupo Ventana pulsar el botón Guardar área

de trabajo. Excel mostrará el cuadro de diálogo Guardar área de

trabajo y solo deberás proporcionar un nombre antes de pulsar el

botón Guardar.

El archivo se guardará con la extensión XLW la cual corresponde a

un área de trabajo en Excel. Para volver a utilizar el área de trabajo

debes ir a Archivo > Abrir y dentro del cuadro de diálogo Abrir

seleccionar la opción Área de trabajo.

REFERENCIAS: RELATIVAS Y ABSOLUTAS ENTRE HOJAS Y LIBROS

Una referencia de celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una

celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda

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que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3. Se

refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo y se

puede usar en una fórmula de manera que Microsoft Office Excel

pueda encontrar los valores o datos que desea que calcule la fórmula.

REFERENCIA RELATIVA

Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la

posición relativa de la celda que contiene la fórmula, de modo tal que

si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la

referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se

ajusta automáticamente. Por ejemplo:

REFERENCIA ABSOLUTA

• Una referencia absoluta de celda en una fórmula, como $A$1,

siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si

cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia

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absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas

columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma

predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y

es necesario cambiarlas a referencias absolutas.

Por ejemplo:

FORMULAS

Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de

una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos

cambien.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la

fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin

importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las

mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben

empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la

celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

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Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel

y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una

fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera

cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no

especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la

operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la

ecuación pero no realiza ningún cálculo.

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FUNCION Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su

sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará

más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar.

Elegir la opción Función...

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la derecha.

Excel 2003 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una

función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

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Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

PROMEDIO

Este artículo describe la sintaxis de la fórmula y el uso de la función promedio en Microsoft Office Excel.

Descripción

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO (A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.

La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos

número1 Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango para el que desea el promedio.

número2, ... Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

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MAX

MAX (número1; número2;...)

Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.

Observaciones

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Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.

Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.

Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.

Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda

traducir a números provocan errores. Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números

en una referencia como parte del cálculo, utilice la función MAXA.

Ejemplo

El ejemplo será más fácil de entender si lo copia a una hoja de cálculo en blanco.

Cómo copiar un ejemplo

1

2

3

4

5

6

A

Datos

10

7

9

27

2

Fórmula Descripción (resultado)

=MAX(A2:A6) El mayor de los números anteriores (27)

=MAX(A2:A6;30) El mayor de los números anteriores y 30 (30)

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MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN (número1; número2;...)

Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.

Observaciones


Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.

Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.

Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.

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Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.

Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del cálculo, utilice la función MINA.

Ejemplo



1

2

3

4

5

6

A

Datos

10

7

9

27

2


=MIN(A2:A6) El menor de los números anteriores (2)

=MIN (A2:A6; 0) El menor de los números anteriores y 0 (0)

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MODA

MODA (número1; número2;...)

Número1, número2... son de 1 a 255 argumentos cuya moda desea calcular. También puede utilizar una matriz única o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma.

Observaciones


Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.

Si el conjunto de datos no contiene puntos de datos duplicados, MODA devuelve el valor de error #N/A.

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NOTA La tendencia central de medidas de la función MODA, que es

la ubicación del centro de un grupo de números en una distribución estadística. Las tres medidas más comunes de tendencia central son las siguientes:

Promedio Es la media aritmética y se calcula sumando un grupo de

números y dividiendo a continuación por el recuento de dichos números. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5.

Mediana Es el número intermedio de un grupo de números; es decir,

la mitad de los números son superiores a la mediana y la mitad de los números tienen valores menores que la mediana. Por ejemplo, la mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4.

Moda Es el número que aparece más frecuentemente en un grupo de

números. Por ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.

Para una distribución simétrica de un grupo de números, estas tres medidas de tendencia central son iguales. Para una distribución sesgada de un grupo de números, las medidas pueden ser distintas.

Ejemplo



1

2

3

4

5

A

Datos

5,6

4

4

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6

7

3

2

4


=MODA(A2:A7) Moda, es decir, número que se repite con más frecuencia (

CONTAR

Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia a

celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.

Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden usar para analizar los datos basándose en una condición.

Para calcular una suma basada en una cadena de texto o un número dentro de un rango, use la función de hoja de cálculo SUMAR.SI.

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Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores según una condición, como una bonificación por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la función de hoja de cálculo SI.

Para contar celdas que están vacías o no, use las funciones CONTARA y CONTAR.BLANCO.

Ejemplo 1: fórmulas CONTAR.SI comunes

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

¿Cómo?

1

2

3

4

5

A B

Datos Datos

manzanas 32

naranjas 54

melocotones 75

manzanas 86


=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas") Número de celdas con manzanas en la primera columna anterior (2)

=CONTAR.SI(A2:A5,A4) Número de celdas con melocotones en la primera columna anterior (2)

=CONTAR.SI(A2:A5,A3)+CONTAR.SI(A2:A5,A2) Número de celdas con naranjas y manzanas en la primera columna anterior

(3)

=CONTAR.SI(B2:B5;">55") Número de celdas con un valor superior a 55 en la segunda columna anterior

(2)

=CONTAR.SI(B2:B5,"<>"&B4) Número de celdas con un valor distinto a 75 en la segunda columna anterior

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(2)

=CONTAR.SI(B2:B5,">=32")-

CONTAR.SI(B2:B5,">85")

Número de celdas con un valor superior o igual a 32 e inferior o igual a 85 en

la segunda columna anterior (3)

CONDICIONALES

Utilizar fórmulas condicionales en Excel para analizar los datos financieros

En Microsoft Office Excel 2003, se puede usar la función SI para crear fórmulas condicionales que analicen datos y devuelvan un valor basado en los resultados de dicho análisis. Por ejemplo, se puede configurar una hoja de cálculo para que realice las siguientes tareas:

Mostrar un mensaje cuando se cumpla una condición; por ejemplo, el mensaje "Atrasado" cuando una factura sin pagar tenga más de 30 días.

Devolver un valor basado en el resultado de una operación, como por ejemplo, un porcentaje de descuento si una factura se paga como máximo a los 30 días de la fecha de la factura.

Verificar si existen errores. Por ejemplo, mostrar un mensaje de error si los totales de las filas y de las columnas no coinciden.

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Evitar que aparezca el error #DIV/0! cuando el campo divisor esté vacío o su valor sea 0 (cero).

Función SI

La función SI adopta los siguientes argumentos.

prueba lógica: condición que se desea comprobar

valor_si_verdadero: valor que se debe devolver si se cumple la condición

valor_si_falso: valor que se debe devolver si no se cumple la condición

Mostrar un mensaje si se cumple una condición

-Es posible mostrar un mensaje basándose en un valor o en el resultado de una operación. Por ejemplo, se puede mostrar "Atrasado" para facturas sin pagar que tengan más de 30 días.

En la celda D7, escriba =SI ((HOY ()-B8)>30, "Atrasado", "Al día") y,

a continuación, presione ENTRAR.

Seleccione la celda D7 y, a continuación, arrastre el controlador de

relleno sobre el intervalo de celdas que desee que muestren el

mensaje. Si la fecha en curso es superior a 30 días a partir de la fecha de

la factura, el valor de la celda es "Atrasado". Si no, el valor será "Al día".

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IMAGEN O GRAFICO

Puede mejorar un gráfico insertando una imagen (por ejemplo, el logotipo de la empresa) en el área del gráfico. O bien, puede usar un relleno de imagen para llamar la atención sobre elementos específicos del gráfico, como el área del gráfico, el área de trazado, los marcadores de datos (en gráficos de columnas, barras, áreas, burbujas, líneas 3D y radar relleno), la leyenda (en gráficos 2D y 3D) o los planos laterales e inferior 3D de un gráfico.

También puede copiar una imagen en un gráfico o crear un gráfico de elementos como marcadores de datos en gráficos de líneas 2D, gráficos de dispersión o un gráfico de radar no relleno. Si una imagen ya no es necesaria, puede quitarla.

Insertar una imagen en un gráfico

1. Haga clic en el área de trazado del gráfico.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas Diseño, Distribución y Formato.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Insertar, haga clic en Imagen.

3. Busque la imagen que desee insertar y, después, haga doble clic en ella.

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SUGERENCIA Para agregar varias imágenes, mantenga presionada

la tecla CTRL mientras hace clic en las imágenes que desee insertar y, a continuación, haga clic en Insertar.

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FUNCION DEL TEXTO

La función TEXTO convierte un valor numérico en texto y le permite especificar el formato de presentación mediante cadenas de formato especiales. Esa función es útil cuando desea ver los números en un formato más legible o cuando desea combinar números con texto o símbolos. Por ejemplo, supongamos que la celda A1 contiene el número 23,5. Para que el formato del número sea un importe de moneda, puede usar la siguiente fórmula:

=TEXTO (A1;"$0,00")

En este ejemplo, Excel muestra $23,50.

También puede dar formato a los números con los comandos del grupo Número de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Sin embargo, estos comandos funcionan únicamente si toda la celda es numérica. Si desea dar formato a un número y combinarlo con texto, la función TEXTO es la mejor opción. Por ejemplo, puede agregar texto a la fórmula anterior:

=TEXTO (A1;"$0,00") & "por hora"

Excel muestra $23,50 por hora.

A B C

Vendedor Ventas Datos

Navarro 2800 39300,625

López 40%

Fórmula Descripción Resultado

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=A2&" vendió unidades por valor de

"&TEXTO (B2;"$0,00") &"".

Combina la celda A2, la cadena de texto "vendió",

la celda B2 (con formato de moneda) y la cadena de

texto "unidades por valor de" en una frase.

Navarro vendió

unidades por el valor

de $2800,00.

=A3&" vendió "&TEXTO

(B3;"0%")&" de las ventas totales".

Combina la celda A3, la cadena "vendió", la celda

B3 (con formato de porcentaje) y la cadena de texto

"de las ventas totales" en una frase.

López vendió el 40 %

de las ventas totales.

="Fecha: " & TEXTO(C2;"aaaa-mm-

dd")

Muestra el valor de C2 en formato de año de 4

dígitos, mes de 2 dígitos y día de 2 dígitos.

Fecha: 2007-08-06

="Fecha y hora: " & TEXTO

(C2;"d/m/aaaa h: mm a.m. /p.m.")

Muestra el valor de la celda C2 en formato de fecha

corto y formato de hora de 12 horas.

Fecha y hora:

6/8/2007 3:00 p.m.

=TEXTO(C2;"0,00E+00") Muestra el valor de C2 en formato científico

(exponencial).

3,93E+04

TEXTO(C2;"$#.##0,00") Muestra el valor de C2 en formato de moneda, con

un separador de miles.

$39.300,63

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FILTROS Y VALIDACION

Comienza con una hoja de trabajo en cada una columnas tenga un

nombre y haz clic en el encabezado de la columna filtrarás.

Selecciona la ficha Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar.

Posteriormente, pulsa la opción Filtro. Verás que aparecen unas

flechas desplegables en el encabezado de cada columna.

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Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar. En

este ejemplo, vamos a filtrar la columna Tipo.

Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a

los datos que no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto

a Seleccionar todo para desmarcar todo rápidamente.

Marca las casillas junto a los datos que quieres ver. En este ejemplo,

portátil y proyector.

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