manual del usuario de sap businessobjects live office

Manual del usuario de SAPBusinessObjects Live Office

SAP BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Service Pack 3

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de SAP mencionados, así como sus logotipos respectivos, son marcas comercialeso marcas registradas de SAP AG en Alemania y en otros países. Business Objectsy el logotipo de Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, CrystalDecisions, Web Intelligence, Xcelsius y otros productos y servicios de BusinessObjects mencionados, así como sus logotipos respectivos, son marcas comercialeso marcas registradas de Business Objects S.A. en los Estados Unidos y en otrospaíses. Business Objects es una empresa de SAP. Todos los demás nombres deproductos y servicios mencionados son marcas comerciales de sus respectivasempresas. Los datos de este documento sólo tienen carácter informativo. Lasespecificaciones de productos en cada país pueden ser diferentes. Estos materialespueden modificarse sin previo aviso. Estos materiales los proporciona SAP AG ysus empresas afiliadas ("SAP Group") con carácter informativo, sin representaciónni garantía de ningún tipo y SAP Group no se hace responsable de los errores uomisiones en dichos materiales. Las únicas garantías para los productos y serviciosde SAP Group son aquellas especificadas en los productos y servicios, si lashubiera. Nada de lo que aparezca en este documento debe interpretarse comogarantía adicional.

2010-05-25

ContenidoAcerca de este documento 7Capítulo 1

Destinatarios de este documento ...............................................................8Cómo usar este documento.........................................................................8

Introducción a Live Office 11Capítulo 2

Presentación general.................................................................................12Acerca del contenido de Live Office..........................................................12

Conceptos de Live Office.....................................................................13Tipos de objetos de Live Office ...........................................................17Arquitectura de Live Office...................................................................17

Barra de herramientas de Live Office........................................................17Menú de cinta de Live Office................................................................20Para ocultar o mostrar la barra de herramientas de Live Office..........20

Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise........................................20

Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office 23Capítulo 3

Presentación general.................................................................................24Insertar contenido de Crystal Reports.......................................................24

Inicio de sesión en bases de datos protegidas....................................24Asistente de inserción: Elegir documento............................................27Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros .................30Asistente de inserción: Elegir datos.....................................................32Asistente de inserción: Establecer filtros.............................................35Asistente de inserción: Resumen.........................................................37Página Resumen..................................................................................38

Opciones de actualización de datos..........................................................39

Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live Office 3

Información adicional...........................................................................41Modificar el contenido de Crystal Reports.................................................41

Ver y modificar las propiedades generales del objeto..........................42Agregar contenido personalizado a objetos de Live Office..................43Modificación de valores de parámetro.................................................44Modificación de campos ......................................................................47Modificar filtros.....................................................................................48

Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office 51Capítulo 4

Presentación general.................................................................................52Actualizar contenido de la versión anterior..........................................52

Insertar contenido de Web Intelligence.....................................................53Asistente de inserción: Elegir documento............................................55Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos.................58Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros..................59Asistente de inserción: Elegir datos.....................................................60Asistente de inserción: Resumen.........................................................63Página Resumen..................................................................................63

Agregar más secciones de informe de Web Intelligence..........................64Opciones de actualización de datos..........................................................65

Información adicional...........................................................................68Modificar el contenido de Web Intelligence...............................................68

Ver y modificar las propiedades generales del objeto..........................69Modificación de valores de petición.....................................................71

Trabajar con consultas en Live Office 75Capítulo 5

Presentación general.................................................................................76Insertar consultas......................................................................................77

Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office............................77Asistente de inserción: Elegir universo................................................79

4 Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live Office

Contenido

Asistente de inserción: Especificar consulta........................................81Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos.................92Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros..................94Asistente de inserción: Resumen.........................................................96Página Resumen..................................................................................97

Modificar consultas....................................................................................97Ver y modificar las propiedades generales del objeto..........................98Modificación de valores de petición.....................................................99Cambiar la ubicación del universo.....................................................102Modificar la definición de la consulta.................................................102Modificar el contexto de una consulta................................................103

Realizar tareas comunes con objetos de Live Office 105Capítulo 6

Realizar tareas comunes con Live Office................................................106Modificar objetos por informe.............................................................106Publicar y ver archivos.......................................................................108Guardar datos localmente y en el repositorio....................................112Copia y pegado de objetos de Live Office..........................................112Distribuir objetos mediante Outlook...................................................114Cargar, actualizar y actualizar el contenido existente........................115Eliminar objetos de Live Office...........................................................117

Realizar tareas avanzadas 119Capítulo 7

Realizar tareas avanzadas......................................................................120Administrar la configuración de parámetros y peticiones ..................120Modificar el orden de actualización de objetos..................................128Administrar las propiedades globales de Live Office.........................129Administrar la seguridad y el acceso al documento ..........................135


Contenido

Solución de problemas de Live Office 139Capítulo 8

Activar el registro de Live Office..............................................................140Archivos de registro de ejemplo de Live Office .................................140

Solución de problemas de los componentes de Live Office....................142Problema: El menú de LiveOffice ha desaparecido...........................142Problema: Error en la actualización del objeto...................................143Problema: El orden y el filtro del objeto se pierden al actualizar.......144Problema: Acceso denegado a un universo......................................144Límites de tamaño de objetos de Live Office.....................................144

Referencia 147Capítulo 9

Secciones de referencia..........................................................................148Asistente de inserción de Live Office.................................................148Opciones, cuadro de diálogo.............................................................149Cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.................153

Compatibilidad con versiones anteriores.................................................153Funciones no admitidas.....................................................................154

Más información 155Apéndice A

Índice 159


Contenido

Acerca de este documento

1

Bienvenido al Manual del usuario de BusinessObjects Live Office. Live Officepermite a cualquiera, desde profesionales de la empresa hasta analistas dedatos experimentados, obtener fácilmente información comercial, crearconsultas, realizar cálculos y compartir respuestas a preguntas empresarialessin tener que conocer complejos lenguajes y estructuras de base de datos.

Live Office ayuda a profesionales de la empresa como usted a incluirinformación de Crystal Reports o Web Intelligence exacta, fiable y actualizadaen documentos, hojas de cálculo, correos electrónicos y presentaciones deMicrosoft® Office. Si sabe cómo crear documentos y hojas de cálculo, notendrá ningún problema en aprender el uso de Live Office.

Este manual proporciona información y procedimientos completos que leayudan a realizar las siguientes tareas empresariales en el entorno deaplicaciones de Microsoft Office:

• Crear consultas e informes de resumen simples, basados en informaciónen tiempo real, actualizada y verificable, para analizar datos, como cifrasde ventas trimestrales, responder a importantes preguntas empresarialesy tomar decisiones bien fundamentadas.

• Ver, modificar y actualizar consultas existentes rápidamente paraadaptarse a sus necesidades empresariales.

• Compartir el resultado con sus colegas de forma segura a través del Webo una intranet para tomar decisiones estratégicas en colaboración.

Live Office, como parte de BusinessObjects Paquete de Productividad,pertenece a una suite de productos de consulta y análisis proporcionadapor Business Objects.

Destinatarios de este documentoEste documento está destinado a los usuarios empresariales de aplicacionesde Microsoft Office que desean trabajar con datos de Business Objects enun entorno de aplicaciones de Microsoft Office. Debe estar familiarizado conMicrosoft Office Excel, Word, Outlook y PowerPoint, así como conBusinessObjects Enterprise para comprender este manual.

Cómo usar este documentoEn este manual se tratan los siguientes temas y tareas


Acerca de este documento1 Destinatarios de este documento

Vaya a esta sección...Para hacer esto…

Acerca del contenido de Live OfficeConceptos clave y mejoras de losproductos de Live Office.

Insertar contenido de Crystal ReportsCrear y modificar documentos deCrystal Reports desde las aplicacio-nes de Microsoft Office.

Insertar contenido deWeb Intelligen-ce

Crear y modificar documentos deWeb Intelligence desde las aplicacio-nes de Microsoft Office.

Insertar consultasCrear, editar y actualizar consultasde universo desde las aplicacionesde Microsoft Office.

Realizar tareas comunes con LiveOffice

Realizar tareas comunes con objetosde Live Office, como guardar docu-mentos y quitar objetos.

Realizar tareas avanzadas

Realizar tareas de Live Office máscomplejas como administrar peticio-nes y configurar la autenticación deInicio de sesión único.

Solución de problemas de Live OfficeActivar el registro de Live Office ysolucionar errores comunes de LiveOffice.


1Acerca de este documentoCómo usar este documento

Vaya a esta sección...Para hacer esto…

Secciones de referencia

Revisar material de consulta, incluidainformación de compatibilidad conversiones anteriores y una lista defunciones no admitidas y abandona-das.


Acerca de este documento1 Cómo usar este documento

Introducción a Live Office

2

Presentación generalBusinessObjects™ Live Office (Live Office) le proporciona acceso ainformación actualizada que usa diariamente para realizar su trabajo y tomarimportantes decisiones empresariales. Le ofrece datos en tiempo real queson verificables y actualizables con facilidad.

Live Office está integrado en las aplicaciones de Microsoft Office que yautiliza. La información necesaria está a su alcance y en un formato familiary fácil de usar. Live Office permite que profesionales de la empresa comousted puedan acceder fácilmente a datos corporativos desde Microsoft OfficeExcel, Word, Outlook y PowerPoint sin que haga falta mucha experienciaen informática para usar herramientas de business intelligence complejas.

Nota:Si no sabe con seguridad si dispone de los derechos adecuados, póngaseen contacto con el administrador de BusinessObjects Enterprise.

Puede dar formato a los datos importados utilizando la funcionalidad estándarde Microsoft Excel y las características de Live Office.

Este documento proporciona una descripción de alto nivel de los conceptos,características, funcionalidad e interfaz de usuario de Live Office parafamiliarizarse rápidamente con el producto.Temas relacionados• Acerca del contenido de Live Office• Conceptos de Live Office• Tipos de objetos de Live Office• Barra de herramientas de Live Office• Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise

Acerca del contenido de Live OfficeAntes de comenzar a trabajar con el contenido de Crystal Reports o WebIntelligence en Live Office, necesitará entender cómo funciona el contenidode Live Office.Temas relacionados• Conceptos de Live Office


Introducción a Live Office2 Presentación general

• Tipos de objetos de Live Office• Arquitectura de Live Office

Conceptos de Live Office

Para comprender cómo pueden responder los datos de Live Office a suspreguntas empresariales de forma rápida y fácil, deberá familiarizarse conlos siguientes conceptos clave:

• Objetos de informe, incluidas instancias y secciones• Parámetros y peticiones de orden• Universos• ContextoTemas relacionados• ¿Qué son los objetos, instancias y secciones de informe?• ¿Qué son los parámetros y las peticiones de orden?• ¿Qué es un universo?• Descripción de un contexto

¿Qué son los objetos, instancias y secciones de informe?

Al usar Live Office para insertar datos en un documento, puede elegir entreel contenido de Crystal Reports o Web Intelligence almacenado en elrepositorio de BusinessObjects Enterprise. Los informes almacenados enel repositorio de BusinessObjects se denominan objetos de informe.

Objetos de informe

Un informe es un documento que usted crea y que contiene informaciónpresentada en tablas, diagramas y gráficos. Un objeto de informe suministralos datos del informe. En Live Office, se trabaja con objetos de informeporque están conectados al contenido más reciente almacenado en lasbases de datos. De modo que, al crear un informe, sabrá que contiene laúltima información cuando otras personas lo vean.

Cuando se crea un informe con el diseñador de Crystal Reports o WebIntelligence, su información puede proceder de varias bases de datos. El


2Introducción a Live OfficeAcerca del contenido de Live Office

objeto de informe devuelve datos de los orígenes de datos subyacentes, apetición de la base de datos o según la opción de actualización elegida.

Instancias de informe

Una instancia es una versión del objeto creado por BusinessObjectsEnterprise cuando los usuarios modifican el documento de origen oprograman los informes. Cada instancia contiene datos actuales en elmomento de procesar el informe de origen.

En concreto, una copia del informe es un objeto de informe que contienedatos recuperados de una o varias bases de datos. Normalmente, los objetosde informe están diseñados de manera que se pueden crear varias instanciascon características diferentes. Por ejemplo, si los usuarios ejecutan un objetode informe que contiene parámetros, pueden programar una instancia quecontenga datos de un departamento determinado y programar otra quecontenga información sobre otro departamento, aunque ambas instanciasprocedan del mismo objeto de informe.

Secciones de informe

Las secciones de informe son partes de un informe que se muestran demanera independiente, sin el resto de la página de informe. De forma másprecisa, las secciones de informe son objetos que utilizan hipervínculos paraseñalar desde un objeto de informe de origen a un objeto de destino de LiveOffice. Las secciones de informe incluyen objetos como texto o gráficos.


Introducción a Live Office2 Acerca del contenido de Live Office

El siguiente diagrama muestra la relación entre los objetos de informe, lasinstancias de informe y las secciones de informe en Live Office.

¿Qué son los parámetros y las peticiones de orden?

Parámetros

Parámetro es un término de Crystal Reports. Un parámetro es una preguntaque debe responder antes de generar el informe. La información que escribe,o el modo como responde, determina la información que aparece en elinforme. Por ejemplo, en un informe del departamento de ventas podríahaber un parámetro para solicitar al usuario que elija una región de ventas.El informe devuelve los resultados de la región específica en vez de devolverlos resultados de todas las regiones. Los parámetros pueden ser obligatoriosu opcionales.


2Introducción a Live OfficeAcerca del contenido de Live Office

Peticiones de orden

Petición de orden es un término de Web Intelligence para un concepto similara un parámetro. Una petición de orden es un filtro dinámico que muestrauna pregunta cada vez que se actualizan los datos de un informe. A laspeticiones de orden se responde escribiendo o seleccionando los valoresde petición de orden que desea ver antes de actualizar los datos. Laspeticiones de orden pueden ser obligatorias u opcionales.

¿Qué es un universo?

Un universo de Live Office es una abstracción de una base de datos ypresenta datos en términos no técnicos para los usuarios empresariales.Un universo es una colección de objetos de datos que representan lainformación que está disponible en una base de datos. Los usuariosempresariales de Web Intelligence y Crystal Reports se pueden conectar aun universo y ejecutar consultas en la base de datos. Por ejemplo, una basede datos puede contener un universo para datos de ventas y otro para losdatos del servicio de atención al cliente. Éstos pueden realizar análisis dedatos y crear informes con los objetos del universo, sin ver, ni tener quesaber nada sobre las estructuras de datos subyacentes de la base de datos.Los universos los crean los especialistas de diseño de universos.

Descripción de un contexto

Un contexto de universo indica qué tipos de preguntas empresarialesresponden los mismos objetos de universo. Por ejemplo, un universo paradatos de ventas podría tener un contexto de universo para ventas dealmacén, otro para ventas de socio, etc.

Puesto que los contextos pueden compartir objetos que se encuentran enel mismo universo, resulta muy útil especificar un contexto para el universopara así garantizar que su consulta recupera los datos correctos. Por ejemplo,los datos de la cuenta de gastos de un empleado se podrían almacenar enla misma base de datos que los gastos de un producto de márketing. Si eligeel contexto de universo correcto se asegurará de que obtiene los datos degastos apropiados. Por consiguiente, al seleccionar un universo, puede quetenga más de un contexto de universo para elegir.

Nota:Los contextos los define el administrador del sistema.


Introducción a Live Office2 Acerca del contenido de Live Office

Tipos de objetos de Live Office

Se ha mejorado la compatibilidad con diferentes tipos de objetos de datosen esta versión de Live Office. La tabla siguiente explica cómo funciona lacompatibilidad con campos y secciones de informe, por ejemplo gráficos ytexto, en Live Office.

Secciones de informeCamposTipo de contenido deLive Office

SíSíCrystal Reports

SíNo disponibleWeb Intelligence

No disponibleSíPanel de consulta

Nota:No se admiten los subinformes de Crystal Reports incrustados.

Temas relacionados• Conceptos de Live Office

Arquitectura de Live Office

La arquitectura de BusinessObjects Live Office usa la fiabilidad deBusinessObjects Enterprise y los servicios web para proporcionar una mejorexperiencia, escalabilidad y despliegue.

Barra de herramientas de Live OfficeLa barra de herramientas de BusinessObjects Live Office proporciona accesorápido a algunos de los comandos más comunes necesarios para crear y


2Introducción a Live OfficeBarra de herramientas de Live Office

modificar objetos y realizar consultas para responder a preguntasempresariales.

Ofrece acceso rápido a los objetos de Live Office de los documentos deMicrosoft Office Excel, PowerPoint, Outlook o Word. En este cuadro dediálogo podrá realizar las operaciones siguientes:

• Insertar un objeto de informe

• Actualizar todos los objetos de informe

• Guardar un objeto en el repositorio de BusinessObjects Enterprise

• Ir al informe de origen del objeto de Live Office

• Acceder a la ayuda de Live Office

La barra de herramientas contiene los siguientes botones:

Para obtener más infor-mación sobre los obje-tos que puede insertar,consulte Insertar conte-nido de Crystal Reports.

Insertar contenido deCrystal Reports

Para obtener informa-ción sobre las opcionesque puede utilizar, con-sulte Insertar contenidode Web Intelligence

Insertar contenido deWeb Intelligence

Para obtener informa-ción sobre las opcionesque puede utilizar, con-sulte Insertar consultas

Insertar consultas deuniversos


Introducción a Live Office2 Barra de herramientas de Live Office

Abre el Explorador derepositorio y permite se-leccionar documentospublicados o documen-tos de Crystal Reportso Web Intelligence parainsertarlos. ConsulteAsistente de inserción:Elegir documento.

Abrir desde BusinessObjects Enterprise

Para obtener informa-ción sobre las opcionesque puede utilizar, con-sulte Publicación de undocumento en Busines-sObjects Enterprise.

Guardar en Busines-sObjects Enterprise

Para obtener informa-ción sobre las opcionesque puede utilizar, con-sulte Publicación de undocumento en Busines-sObjects Enterprise.

Guardar como nuevoen BusinessObjectsEnterprise

Actualiza los datos detodos los objetos en eldocumento con respec-to a sus informes de ori-gen. Para obtener másinformación, consulteOpciones de actualiza-ción de datos.

Actualizar todos losobjetos

Le permite acceder fácil-mente a cualquier obje-to de Live Office en eldocumento.

Ir al objeto


2Introducción a Live OfficeBarra de herramientas de Live Office

Muestra la ayuda enpantalla de Live Office.Ayuda

Menú de cinta de Live Office

El menú de cinta de BusinessObjects Live Office mostrado a continuaciónle ayuda a crear y modificar informes o ejecutar consultas para responderlas preguntas empresariales al utilizar cualquier aplicación de MicrosoftOffice 2007.

Para ocultar o mostrar la barra de herramientas deLive Office

• Haga clic con el botón derecho en la barra de herramientas y seleccioneBusinessObjects Live Office.También puede mostrar u ocultar la barra de herramientas desplazándosea Ver > Barras de herramientas.

La barra de herramientas aparecerá o desaparecerá.

Inicio de sesión en BusinessObjectsEnterprise

Si aún no ha iniciado una sesión, se le pedirá que se conecte aBusinessObjects Enterprise cuando agregue o modifique un objeto de LiveOffice. También debe conectarse antes de publicar un documento o abrirun documento publicado.


Introducción a Live Office2 Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise

Para conectarse a BusinessObjects Enterprise

1. Haga clic en Inicio > Programas > Microsoft Office y seleccioneMicrosoft Office Excel, Word, Outlook o PowerPoint para iniciar laaplicación.

2. Haga clic en LiveOffice y, a continuación en Opciones; aparecerá elcuadro de diálogo "Opciones".

3. Seleccione la ficha Enterprise, introduzca sus credenciales de inicio desesión de BusinessObjects Enterprise en los siguientes campos:• Nombre de usuario

• Contraseña

4. Verifique la información de los campos Dirección URL de servicio Weby Sistema para comprobar que la aplicación apunta al Sistema deadministración central (CMS) correcto.

Por ejemplo, si el documento de Web Intelligence que desea insertarestá en un CMS denominado businessobjects01 y el servidor deservicios Web se ejecuta en un servidor denominado businessobjects02, la siguiente información debe ser exacta:

businessobjects01Sistema

http://businessobjects02:8080/dswsbobje/services/session

DirecciónURLde servi-cio Web

5. Seleccione un método de autenticación en la lista desplegable, haga clicen Conectar y en Aceptar.

Nota:La información de los campos Sistema y Dirección URL de servicioWeb y de la lista desplegable "Autenticación", se la proporcionará eladministrador del sistema.

Temas relacionados• Conectarse a BusinessObjects Enterprise automáticamente


2Introducción a Live OfficeInicio de sesión en BusinessObjects Enterprise


Introducción a Live Office2 Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise

Trabajar con contenido deCrystal Reports en LiveOffice

3

Presentación generalCon Live Office, puede beneficiarse de la potencia, comodidad y fiabilidadde las funciones de Crystal Reports desde las aplicaciones de MicrosoftOffice que usa diariamente para tomar mejores decisiones empresariales.Simplemente seleccionando o haciendo clic, puede supervisar fácilmentelas tendencias de ventas regionales o analizar las cifras de ventastrimestrales desde Microsoft Office Excel, Word, Outlook o PowerPoint, ycompartir dicho análisis con sus colegas para tomar decisiones con másfundamento.

Con Live Office, tiene la tranquilidad de saber que los datos a los que accedepara tomar decisiones empresariales son fiables, recientes y se puedenactualizar fácilmente a petición desde la base de datos. La exactitud de losdatos ya no es ninguna preocupación.

Con un "Asistente de inserción de Live Office" muy fácil de utilizar, puedeinsertar secciones de informe o campos de Crystal Reports en losdocumentos de Microsoft Office.

Insertar contenido de Crystal ReportsSe puede agregar contenido de Crystal Reports desde el menú de LiveOffice o a través de la barra de herramientas de Live Office. Ambos métodosinician el "Asistente de inserción de Live Office", de fácil uso y que le indicacómo elegir fácilmente un informe, seleccionar objetos de datos de CrystalReports e insertarlos en las aplicaciones Excel, PowerPoint, Outlook o Wordde Microsoft Office como objetos de Live Office para compartirlos con suscolegas.

Inicio de sesión en bases de datos protegidas

Por razones de seguridad, el administrador del sistema puede que hayaprotegido mediante contraseña ciertos documentos y repositorios de CrystalReports. Por lo tanto, puede que le soliciten credenciales de inicio de sesiónpara la base de datos al acceder o actualizar ciertos documentos.


Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office3 Presentación general

Realizar una operación de inicio de sesión en base de datosconsolidada

1. Inicie una sesión en BusinessObjects Enterprise y seleccione LiveOffice> Insertar contenido de Crystal Reports, o bien haga clic en el botónde la barra de herramientas Insertar contenido de Crystal Reports,para iniciar el Asistente de inserción de Live Office.

2. Vaya al documento de Crystal Reports al que desee acceder.3. Cuando se le solicite, indique la información de inicio de sesión y

contraseña.Temas relacionados• Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise

Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office

1. Abra un documento de Microsoft Office.2. Inicie sesión en BusinessObjects Enterprise. Para obtener más

información, consulte Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise.3. Seleccione la posición en la que desea insertar el objeto de Live Office.4. Seleccione Live Office > Insertar > Contenido de Crystal Reports.

Nota:En Microsoft Excel, también se puede iniciar el asistente desde Insertar> Contenido de Crystal Reports.

Aparecerá el "Asistente de inserción de Live Office". Si todavía no se haconectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo haga.

El "Asistente de inserción de Live Office" le indicará cómo elegir eldocumento, seleccionar el contenido del informe (campos o secciones deinforme), seleccionar los parámetros si es necesario e insertar los datos enel documento de Microsoft Office.


3Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live OfficeInsertar contenido de Crystal Reports

Presentación general del Asistente de inserción de Live Officepara contenido de Crystal Reports

Para usar la funcionalidad de Crystal Reports en Live Office, debe seleccionaruna serie de opciones mediante el "Asistente de inserción de Live Office".El "Asistente de inserción de Live Office" se compone de cinco páginas quese explican a continuación:

Para realizar esta tareaUse esta página del asistente

• Buscar informes disponibles.

• Localizar el informe que deseausar.

Si el informe seleccionado requie-re credenciales de inicio de se-sión en base de datos, se le pidede nuevo que se conecte.

Para obtener más información,consulte Asistente de inserción:Elegir documento.

Elegir documento

• Elegir valores de parámetros enuna lista de valores preselecciona-dos.

• Especificar si se avisa cada vezque se actualicen los datos.

Para obtener más información, consul-te Asistente de inserción: Especificarvalores de parámetros

Nota:Esta página sólo aparece si el informecontiene parámetros predefinidos. Nopuede utilizar Live Office para introdu-cir nuevos parámetros en un informe.

Especificar valores de parámetros


Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office3 Insertar contenido de Crystal Reports


Seleccionar los campos o seccionesde Crystal Reports que desee usarpara crear el objeto de Live Office.

Para obtener más información, con-sulte Asistente de inserción: Elegirdatos.

Elegir datos

Seleccionar filtros para aplicarlos alos datos que inserte como camposen los documentos de Live Office.Para obtener más información, con-sulte Asistente de inserción: Estable-cer filtros.

Nota:Esta página sólo se muestra si ha se-leccionado insertar datos como cam-pos.

Establecer filtros

• Escribir el nombre del objeto deLive Office.

• Verificar su ruta en el repositorioantes de insertarlo en el documen-to.Consulte Asistente de inserción:Resumen

Resumen

Asistente de inserción: Elegir documento

La primera página del "Asistente de inserción de Live Office" es la página"Elegir documento" y muestra el explorador del repositorio deBusinessObjects Enterprise para que pueda acceder fácilmente al informe



que desea utilizar. La página "Elegir documento" muestra todos los informesde Crystal Reports a los que tiene acceso, incluidos los informes de laspublicaciones.

Sugerencia:También puede utilizar la funcionalidad de búsqueda para buscar por título,palabras claves, contenido o todos los campos a fin de localizar un informeespecífico rápidamente. Si está realizando la importación de contenido enun correo electrónico en Outlook, el cuadro de diálogo de búsqueda realizaráde forma predeterminada una búsqueda de contenido según la línea deasunto del correo electrónico.

Nota:Si el informe seleccionado requiere credenciales de inicio de sesión en basede datos, se le volverá a pedir las credenciales de inicio de sesión en labase de datos. Consulte Inicio de sesión en bases de datos protegidas.



Para encontrar el documento con el explorador

1. En el panel de la izquierda de la página "Elegir documento", desplácesea la carpeta que contiene el documento que desea utilizar y haga dobleclic en ella. Con los botones situados arriba del panel de la izquierda,puede cambiar entre las vistas de carpeta o categoría para un fácildesplazamiento.

Se expandirá la jerarquía de carpetas. Si el informe se incluye en unapublicación mostrada, seleccione la instancia de publicación para revelarsu contenido.

Nota:Para que una instancia de informe se importe, la instancia debe estaralmacenada en alguna parte del sistema BusinessObjects Enterprise.Las instancias enviadas directamente a las bandejas de entrada no sealmacenan en el repositorio y no se pueden importar en Live Office.

2. En el panel de la derecha de la página "Elegir documento", seleccioneel informe que desee usar y haga clic en Siguiente.

Sugerencia:

• Haga clic en un encabezado de columna, por ejemplo, Nombre,Propietario o Tipo, para ordenar los informes disponibles.

• Puede buscar un informe u objeto específico por título o palabrasclave mediante el cuadro de diálogo situado encima del conjunto demarcos.

• Si está realizando la importación en un correo electrónico en Outlook,también estará disponible una carpeta de sugerencias. Para queresulte más cómodo, esta carpeta contiene los resultados de unabúsqueda de contenido basada en la línea de asunto del correoelectrónico.

• La carpeta "Reciente" también contiene los informes que haya creadoo modificado más recientemente con el fin de facilitar el acceso a losmismos.

Siguiente paso: Asistente de inserción

Si el informe seleccionado contiene parámetros, la siguiente página del"Asistente de inserción de Live Office" será la página "Especificar valores



de parámetros". Consulte Asistente de inserción: Especificar valores deparámetros .

Si el informe seleccionado no contiene parámetros, la siguiente página del"Asistente de inserción de Live Office" será la página "Elegir datos". Paraobtener más información, consulte Asistente de inserción: Elegir datos.

Asistente de inserción: Especificar valores deparámetros

La segunda página del Asistente de inserción de Live Office es la páginaEspecificar valores de parámetros. Esta sección demuestra el uso deparámetros para rellenar listas de selección dinámicas. Por ejemplo, en elobjeto de informe llamado “Actividades por ubicación” que un jefe de ventasregional podría usar para supervisar la actividad de ventas regionales, suinforme podría tener un parámetro denominado “Seleccionar región” conuna lista de valores de “Este” y “Oeste”.



Para especificar valores de parámetros de una lista de valores

1. En la página Especificar valores de parámetros, seleccione en la listadesplegable disponible los valores de parámetro que desee incluir.

2. Haga clic en Siguiente.

Nota:Debe seleccionar un valor para cada parámetro obligatorio. Si elparámetro es opcional, puede dejar el valor sin especificar.

Puede enlazar esta lista de valores de parámetros a celdas concretas desu hoja de cálculo de Microsoft Office Excel para una fácil actualización.Para obtener información acerca del enlace de parámetros y la modificaciónde los valores de parámetros, consulteModificación de valores de parámetro.



Sin embargo, primero debe elegir los datos que desea incluir como seccionesde informe e insertarlos como un objeto de Live Office en el documento deMicrosoft Office. Consulte Asistente de inserción: Elegir datos.

Asistente de inserción: Elegir datos

La tercera página del Asistente de inserción de Live Office es Elegir datos,en la que deberá seleccionar las secciones o campos del informe que deseeincluir e insertar en el documento de Microsoft Office.

Sugerencia:Haga clic en Cambiar a campos para mostrar los objetos disponibles comocampos en lugar de como secciones de informe.



Temas relacionados• Para seleccionar secciones como el conjunto de datos• Para seleccionar campos como conjunto de datos

Para seleccionar secciones como el conjunto de datos

1. Elija las opciones que prefiera para ver los datos del informe:•

Haga clic en el botón Mostrar/ocultar parámetros interactivospara ajustar los valores de parámetros en el panel Parámetrosinteractivos. Utilice la lista desplegable situada debajo de cadaparámetro del panel para ajustar el valor. Después de haber terminadolas selecciones de valor de parámetro, haga clic en Aplicar.

Nota:El icono Mostrar/ocultar parámetros interactivos no aparecerá siel informe no contiene parámetros predefinidos o si hace clic enCambiar a campos.

•Haga clic en el botón Mostrar/ocultar el árbol de grupos paracambiar la vista del documento. Por ejemplo, en un informe de ventastrimestral, los datos se podrían agrupar y ordenar por vendedor yproducto en una vista en árbol de documentos para un rápido acceso.

• Haga clic en las flechas que apuntan hacia la izquierda o la derechaen la barra de herramientas para desplazarse a una página particularde un informe.

• Seleccione el icono Buscar para buscar en cadenas de textoparticulares del informe, por ejemplo el nombre de un vendedor.

• Elija una ampliación de página o un factor de zoom para el informeen la lista desplegable para lograr una visualización óptima.

2. En el visor de documentos, seleccione las secciones de informe u objetosque desee incluir. Por ejemplo, para un informe de ventas trimestral,podría incluir el nombre del vendedor, su clase de producto y sus ventastotales por trimestre.

Sugerencia:Puede seleccionar varias secciones de informe para insertarlas en laaplicación de Microsoft Office mediante ALT + clic.




Siguiente paso: Asistente de inserciónSi ha insertado sus datos como secciones de informe, la siguiente páginaserá la página Resumen. En esta página podrá asignar un nombre a suobjeto de Live Office y verificar su ubicación en el repositorio antes de insertarel objeto en el documento.

Para seleccionar campos como conjunto de datos

Este tema muestra cómo insertar campos como conjuntos de datos en undocumento de Microsoft Office.



Nota:El cuadro de diálogo Seleccionar campos no aparece si ha elegidoseleccionar partes de un informe de Crystal.

1. En la página Elegir datos del Asistente de inserción de Live Office,seleccione la opción Cambiar a campos.

2. En la listaCampos disponibles, haga clic en un campo que desee incluiren el objeto Informe y, a continuación, haga clic en el botón de flechaderecha (>).

Los campos seleccionados aparecerán en la lista Campos seleccionados.

3. Utilice las flechas arriba y abajo para cambiar el orden de los camposincluidos según sea necesario.


Siguiente paso: Asistente de inserciónSi ha insertado sus datos como campos, la siguiente página será la páginaEstablecer filtros. Consulte Asistente de inserción: Establecer filtros.

Asistente de inserción: Establecer filtros

La página Establecer filtros sólo aparecerá si ha insertado los datos comocampos. Puede aplicar filtros a todos los campos disponibles de losdocumentos de Crystal Reports para limitar los datos del informe, incluso silos campos no aparecen en el documento.

Nota:En Microsoft PowerPoint, el objeto de Live Office sólo puede mostrar 50 filasy 50 columnas de datos. Si inserta una vista de informe con más datos,éstos se truncan. Puede reducir el número de campos que muestra el objetode informe o agregar filtros para reducir los datos hasta el límite de 50 filasy 50 columnas.



Para filtrar los datos

1. En la página Establecer filtros del Asistente de inserción de Live Office,haga clic en el campo que desea filtrar.

2. Seleccione un operador adecuado en la lista desplegable Operadoresde la derecha.

Existen diferentes tipos de operadores entre los que puede elegir. Puedecalificar el operador aún más con valores de las listas Valor. Las opcionesque se muestran dependen del operador seleccionado.

Nota:

• Si desea filtrar valores nulos, puede utilizar los operadores es nuloy no es nulo en combinación con otros operadores. El operadorno es igual que también filtra valores nulos.



• Si agrega un filtro a un campo calculado, debe escribir el valor enlugar de seleccionarlo en las listas. Live Office no puede recuperarlos valores calculados de la base de datos subyacente.

3. Seleccione un valor en la lista desplegable de valores para el operadorelegido, y haga clic en Agregar filtro.

El filtro y valor aplicable aparecerán bajo el campo al que se aplican. Elfiltro se guarda como un comentario o marcador en el campo que locontiene.


Asistente de inserción: Resumen



Página Resumen

La página "Resumen" es la última pantalla del "Asistente de inserción deLive Office" antes de que el objeto actual se inserte en la aplicación deMicrosoft Office. Siga las instrucciones siguientes para finalizar el procesode creación del objeto de Live Office.

1. En la página "Resumen", asigne un nombre al objeto de Live Office yverifique su ruta en el repositorio de BusinessObjects.

2. Haga clic en Finalizar para insertar el objeto de Live Office en eldocumento de Microsoft Office.

Aparecerá una barra de progreso a medida que el objeto de Live Officese inserte en el documento de Microsoft Office.

Ahora puede modificar las propiedades del objeto, modificar la configuraciónde parámetros o peticiones, configurar las opciones de actualización dedatos o guardar su documento de Office con el objeto de Live Officeincrustado.Temas relacionados• Opciones de actualización de datos• Guardar datos localmente y en el repositorio

Agregar más objetos del mismo origende datos

Puede agregar rápida y fácilmente objetos adicionales del mismo origen dedatos en su documento de Live Office.

Nota:La información de esta sección no se aplica a los objetos de Live Officeincrustado en un correo electrónico recibido.

1. Seleccione el objeto de Live Office de origen2. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en

Nuevo objeto del mismo informe.


Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office3 Agregar más objetos del mismo origen de datos

El informe de origen se volverá a abrir en el Asistente de inserción deLive Office.

3. Seleccione las secciones de informe adicionales que desee agregar einsértelas mediante el Asistente de inserción Live Office.

Sugerencia:Puede seleccionar varias secciones de informe del mismo tipo usando ALT+ clic. Por ejemplo, podría seleccionar todos los países de un informe deventas e insertarlos como un conjunto de filas en el documento de MicrosoftOffice.

Opciones de actualización de datosLos datos que se devuelven al actualizar un objeto dependen de:• El tipo de objeto que se utilizó como objeto de origen.

• La opción de actualización que seleccionó.

Puede modificar el comportamiento de actualización de los objetos de informede Live Office desde LiveOffice > Opción de actualización o bien desdeel cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.

También puede cambiar el orden de actualización de los objetos de LiveOffice en los documentos de Microsoft Office.Temas relacionados• Modificar el orden de actualización de objetos

Para configurar las opciones de actualización de losobjetos de Live Office

1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho enel objeto de Live Office cuyas propiedades de actualización deseecambiar.

2. Desde el menú Live Office, haga clic en Opción de actualización.

Aparecerá el cuadro de diálogo "Opciones de actualización".

3. Seleccione la opción de actualización que desee utilizar y haga clic enAceptar


3Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live OfficeOpciones de actualización de datos

DefiniciónOpción de actualización

Actualiza la última instancia delobjeto de Live Office seleccionadode un usuario específico. Seleccio-ne el usuario cuya instancia deseautilizar en la lista desplegable, elvalor predeterminado es el usuarioactual según las credenciales debase de datos que se han utilizadopara iniciar sesión.

Nota:Al actualizar desde la última instan-cia de un informe incluido en unapublicación, Live Office recupera elcontenido de informe de la instan-cia de publicación más recientepara el usuario actual. La instanciade publicación se tiene que publicaren una ubicación de Enterprise enformato de informe. Live Office nopuede acceder a las instanciasconfiguradas para distribuirse direc-tamente a la bandeja de entradadel usuario.

Instancia más reciente: Desde laúltima instancia programada por<usuario>

Actualiza los datos a partir de labase de datos Es el valor predeter-minado.

A petición: Desde la base de datos

Actualiza la instancia seleccionadasegún los datos guardados con uninforme publicado. Esta opción sóloes válida después de haber publica-do el informe con los datos guarda-dos.

Utilizar datos guardados en el infor-me: Desde el informe de datosguardado


Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office3 Opciones de actualización de datos


Actualiza los datos sólo desde lainstancia seleccionada.

Instancia específica: Desde unainstancia específica del informe

Información adicional

Nota:A petición es la opción predeterminada, y será la única opción disponiblesi el objeto de informe no tiene instancias o versiones de informe, y no haydatos guardados con el informe.

Nota:Si decide eliminar datos al guardar el documento por razones de seguridad,los usuarios que lo abran verán un mensaje que indica que se han eliminadolos datos. Deberán actualizar los objetos para ver los objetos de Live Officeimportados. Para actualizar los objetos, los usuarios deben tener instaladoLive Office y disponer de acceso al objeto de origen en BusinessObjectsEnterprise. Para obtener más información sobre cómo ocultar datos, consulteAdministrar la seguridad y el acceso al documento .

Modificar el contenidodeCrystal ReportsExisten muchas funciones en BusinessObjects Live Office (Live Office) quepermiten modificar fácilmente los objetos de Crystal Reports existentes.

Esta sección contiene los siguientes temas, haga clic en el vínculo apropiadopara dirigirse al tema:Temas relacionados• Ver y modificar las propiedades generales del objeto• Agregar contenido personalizado a objetos de Live Office• Modificación de valores de parámetro• Modificación de campos• Modificar filtros


3Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live OfficeModificar el contenido de Crystal Reports

Ver ymodificar las propiedades generales del objeto

También puede mostrar y modificar las propiedades del objeto de CrystalReports. La ventana Propiedades del objeto de Live Office permite ver todosy modificar todos los objetos del documento actual.

Para ver las propiedades de un objeto de Live Office

1. En la aplicación de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho enel objeto de Live Office y haga clic en Propiedades.

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del objeto.


Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office3 Modificar el contenido de Crystal Reports

Nota:Las propiedades que se muestran y las fichas disponibles dependen deltipo del objeto seleccionado.

2. Seleccione el objeto o informe que contiene el objeto u objetos que deseamodificar.

3. Seleccione uno o varios objetos para modificar las propiedades.4. Proceda de la siguiente manera:

• Haga clic en la ficha General para ver información acerca del objetou objetos y para modificar propiedades como la ubicación de informey el nombre de objeto.

• Haga clic en la ficha Peticiones para ver la configuración deparámetros actuales y acceder a la ventana Especificar valores deparámetros para el objeto u objetos seleccionados.

• Haga clic en la ficha Actualizar para ver y modificar opciones deactualización para el objeto u objetos seleccionados.

Agregar contenido personalizado a objetos de LiveOffice

Los objetos de Live Office insertados como tablas se componen de filas ycolumnas. Puede insertar columnas o filas y agregar su propio contenidopersonalizado al objeto. El contenido personalizado se mantendrá cuandose actualicen los datos del objeto.

1. Vaya al objeto de Live Office.2. Seleccione la celda, fila o columna adyacente al lugar donde se insertará

la nueva fila o columna.3. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en

Insertar fila o Insertar columna.

Se insertará una fila arriba, o bien una columna a la izquierda de la celdaseleccionada. Repita estos pasos hasta insertar el número deseado de filaso de columnas. Una vez insertada la primera fila o columna, el menú de LiveOffice activará Quitar fila o Quitar columna.



Para quitar una fila o columna que se haya agregado, deberá seleccionaral menos una celda de la fila o columna. Haga clic con el botón derecho,seleccione Live Office y haga clic en Quitar fila o Quitar columna.

Modificación de valores de parámetro

Si el objeto de Live Office se basa en un objeto de informe que contieneparámetros, puede cambiar los valores de los parámetros al insertar el objeto,o puede cambiar los valores posteriormente. Si no especifica los valores delos parámetros al insertar los objetos de Live Office en el documento deMicrosoft Office, Live Office utilizará los valores actuales.

Nota:Si el objeto de informe contiene parámetros obligatorios, debe especificarun valor de parámetro antes de insertar el objeto.

Puede modificar las propiedades de Live Office de forma que se le pidanlos valores de parámetro al actualizar los datos. También puede utilizarcomandos del menú de LiveOffice y el menú contextual para modificar laconfiguración y los valores de parámetros.

Modificar los valores y la configuración de peticiones oparámetros

El cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros para objetos deCrystal Reports, o el cuadro de diálogo Especificar valores de peticionespara consultas y objetos de Web Intelligence, le permiten configurar losvalores que se utilizarán para especificar los datos que se usan para elobjeto de Live Office seleccionado. Hay dos opciones disponibles para todaslas aplicaciones de Office y una tercera opción adicional en Excel. Al trabajaren Excel, tiene la opción para enlazar valores a una celda. El enlace es unmétodo útil para permitir que los valores se actualicen automáticamentedentro de Excel. Puede escribir el valor del parámetro o petición en la celda,o si la opción está seleccionada, puede seleccionar el valor en un menúdesplegable de la celda. Por ejemplo, si tiene un informe “Actividades porregión” con un parámetro “Seleccionar región”, la celda de enlace podríatener los valores “Oriental” y “Occidental” en la lista desplegable de valores.Al seleccionar un valor, los datos del objeto se actualizarán para reflejar lanueva selección.



1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho enel objeto de Live Office que contiene el parámetro o petición que deseay, a continuación, haga clic en Live Office >Configuración de petición.Se mostrará el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros (ode peticiones).

2. Seleccione el parámetro o petición que desea modificar y elija una delas siguientes opciones para especificar el valor:• Seleccione la opción Siempre pedir valor si desea que el objeto de

Live Office le pida el valor de parámetro o de petición cada vez quese actualice.

• Seleccione la opción Elegir lista de valores para enlazar el objetode Live Office a valores de petición o de parámetro específicos. Hagaclic en el botón Examinar para iniciar el cuadro de diálogo Especificarvalores de parámetros. Seleccione los valores de parámetro o depetición de los menús desplegables o agregue nuevos valores.

3. Si trabaja con un objeto en Microsoft Excel, estará disponible la siguienteopción adicional:• Seleccione la opciónElegir rango de datos de Excel si desea enlazar

el parámetro o la petición a un rango de la hoja de cálculo de Excel.

Nota:Los parámetros y peticiones que aceptan valores discretos se puedenenlazar a un rango, o variable de nombre, que contenga varias celdas.

Elija una de las siguientes opciones para seleccionar el rango:• Abra la lista desplegable y seleccione una variable de nombre

existente.• Escriba la dirección del rango.• Haga clic para especificar el botón de rango situado a la

derecha de la lista desplegable. Se muestra el cuadro de diálogo"Enlazar parámetro" o "Enlazar petición". Seleccione un rangodisponible en la hoja de cálculo y haga clic en Aceptar.

Nota:En el cuadro de diálogo Enlazar parámetro o Enlazar petición,puede seleccionar un rango en cualquier parte de la hoja de cálculoactual o cualquier hoja de cálculo del libro.

Opciones adicionales disponibles para los parámetros y peticionesenlazados a rangos:



• Anexar lista de parámetros a la lista desplegable de la celdade enlace: al activar esta casilla se creará una lista desplegableen cada una de las celdas seleccionadas con una lista de todoslos valores posibles para el parámetro seleccionado.

Precaución:El uso de esta opción para un parámetro o petición con unagran lista de valores aumentará el tamaño global del libro ypuede reducir el rendimiento y el tiempo de respuesta cuandose actualizan los datos.

• Actualizar lista de parámetros al actualizar: al activar estacasilla se actualizará la lista de valores disponibles para elparámetro seleccionado.


Opciones adicionales para los parámetros y peticiones del tipo derango:• Incluir este valor: active esta casilla para que el valor seleccionado

se incluya en el conjunto de datos.• Sin valor inferior/superior: al activar esta casilla, el conjunto de

datos no tiene en cuenta el valor inferior o superior del rango deparámetros.

4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Especificar valoresde parámetros (o de peticiones). Los datos de informe se actualizaránautomáticamente.

Sugerencia:Se trata del comportamiento de actualización predeterminado de LiveOffice. Para modificar este comportamiento, haga clic en Live Office >Opciones y se mostrará el cuadro de diálogo "Opciones". En la secciónGeneral, utilice las casillas de verificación para especificar elcomportamiento de actualización predeterminado.



Para actualizar los datos automáticamente cuando cambia elenlace de celdas

Este tema es relevante si usa objetos de Live Office con Microsoft OfficeExcel.

1. En el menú Live Office, haga clic en Opciones.2. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha General.3. Seleccione Actualizar objeto de Live Office cuando cambie la celda

de enlace.4. Haga clic en Aceptar.

Nota:Al actualizar cualquier objeto de Live Office simple, aparecerá el cuadro dediálogo Especificar valores de parámetros que le permitirá modificar losvalores de parámetros.

Modificación de campos

Puede agregar o quitar campos de un objeto de informe basado en undocumento o una instancia de documento de Crystal Reports.

Para agregar o quitar campos

1. Haga clic en cualquier celda del objeto de Live Office que desee modificar.2. En el menú Live Office, haga clic en Modificar y en Agregar o quitar

campos para abrir la página Elegir datos del Asistente de inserción deLive Office.

3. Realice una de las siguientes acciones:• Para agregar un campo, selecciónelo en la listaCampos disponibles

y haga clic en la flecha a la derecha (>).

• Para quitar un campo, selecciónelo en la listaCampos seleccionadosy haga clic en la flecha a la izquierda (<).

4. Para cambiar el orden de los campos incluidos, utilice las flechas arribay abajo.

5. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.



Temas relacionados• Para seleccionar campos como conjunto de datos

Modificar filtros

Puede agregar, modificar y quitar filtros del documento. Puede aplicar filtrosa cualquier campo del documento de Crystal Reports de origen, inclusoaunque el campo no se muestre.

Para agregar o modificar un filtro

1. Haga clic en cualquier celda del informe que desea modificar.2. En el menú Live Office, haga clic en Modificar,en Configuración de

filtros y, por último, en Agregar o modificar para abrir la páginaConfiguración de filtros del Asistente de inserción de Live Office.

Sugerencia:Este comando también está disponible en el menú contextual de LiveOffice.

3. En la página Configuración de filtros, haga clic en el campo que deseefiltrar.

4. Si desea modificar un filtro existente, seleccione el filtro.5. Seleccione un operador adecuado en la lista Operadores de la derecha.

Existen diferentes tipos de operadores entre los que puede elegir. Puededelimitar el operador utilizando las listas de valores. Las opciones quese muestran dependen del operador seleccionado.

Si desea filtrar valores nulos, puede utilizar los operadores "es NULL" y"no es NULL" en combinación con otros operadores. El operador "no esigual que" también filtra valores nulos.

Nota:

• Si agrega un filtro a un campo calculado, debe escribir los valores enlugar de seleccionarlos de las listas. Live Office no puede recuperarlos valores calculados de la base de datos subyacente.



• Si asigna formato a celdas individuales de un objeto de informe y acontinuación cambia los filtros, las celdas formateadas podríandesaparecer.

6. Haga clic en Agregar filtro para agregar el filtro al campo.

El filtro aparece bajo el campo donde se aplica.

7. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

Para quitar un filtro

1. Seleccione una celda del documento que contiene el filtro que deseaquitar.

2. En el menú Live Office, haga clic en Modificar, en Configuración defiltros y, por último, en Agregar o modificar para abrir la páginaConfiguración de filtros del Asistente de inserción de Live Office.

Sugerencia:También puede hacer clic con el botón derecho en el objeto de LiveOffice, elegir Live Office, seleccionar Configuración de filtros y hacer clicen Agregar o modificar.

3. En la página Configuración de filtros, seleccione el filtro que deseeeliminar, elija Quitar filtro y haga clic en Aceptar.

Elegir valores de campo específicos como parámetros de filtro

También puede filtrar o centrarse en un conjunto de valores de campoparticulares, para limitar los datos del informe. Por ejemplo, si los datos delinforme contienen información sobre una gama de bicicletas, podría tenertres campos con la siguiente información: tamaño, color y precio. Lasbicicletas podría fabricarse en cuatro colores: rojo, negro, azul y verde. Sidesea que el informe muestre el tamaño y el precio sólo de las bicicletasnegras, podría utilizar la opción Centrarse en valor para devolver estainformación. También puede utilizar Excluir valor para excluir valoresespecíficos.

Para centrarse en un valor1. Haga clic en la celda que contiene el valor de campo que desea incluir

como filtro. Por ejemplo, bicicletas negras.



2. En el menú Live Office, haga clic en Modificar,en Configuración defiltros y, por último, en Centrarse en valor.

Ahora el informe muestra la información de tamaño y precio de lasbicicletas negras. Para restablecer la vista predeterminada, elimine elfiltro.

Para excluir un valor1. Haga clic en la celda que contiene el valor que desea excluir.2. En el menú Live Office, haga clic en Modificar, en Configuración de

filtros y, por último, en Excluir valor.

Live Office quita las filas de este campo que contienen el valorseleccionado. En este ejemplo, desaparecen del campo todas lasbicicletas negras. Para restablecer la vista predeterminada, elimine elfiltro.



Trabajar con contenido deWeb Intelligence en LiveOffice

4

Presentación generalWeb Intelligence proporciona acceso a información empresarial en intranetsy extranets para realizar potentes consultas ad hoc y análisis interactivossofisticados y fáciles de usar.

Con BusinessObjects Live Office (Live Office), puede manipular datos deWeb Intelligence fácil y cómodamente dentro del entorno de la aplicaciónde Microsoft Office.

Puede compilar, analizar y manipular datos “vivos” de Web Intelligencedesde documentos de Excel, PowerPoint, Outlook y Word de Microsoft Officeque usa diariamente para mejorar la toma de decisiones conjunta.

Actualizar contenido de la versión anterior

Las versiones anteriores de Live Office admitían la inserción de campos deWeb Intelligence en documentos de Microsoft Office. Esta versión escompatible con las versiones anteriores de Live Office y, por lo tanto, puedeactualizar el contenido de Web Intelligence.

Para actualizar un objeto de Web Intelligence de la versiónanterior

1. Abra el documento de Microsoft Office que contiene el objeto de WebIntelligence de la versión anterior.

2. Inicie una sesión en BusinessObjects Enterprise y abra el Asistente deinserción de Live Office.Se le pedirá que actualice.

3. Haga clic en Aceptar para convertir el documento de Web Intelligencea esta versión de Live Office.

4. Una vez finalizado el proceso de actualización, haga clic con el botónderecho en el objeto y seleccione Agregar o quitar campos o bienseleccione Actualizar objeto para actualizar los campos.


Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office4 Presentación general

Insertar contenido de Web IntelligenceSe puede agregar contenido de Web Intelligence desde el menú de LiveOffice o a través de la barra de herramientas de Live Office. Ambos métodosinician el "Asistente de inserción de Live Office", de fácil uso y que le indicacómo elegir fácilmente un informe, seleccionar objetos de datos de WebIntelligence e insertarlos en las aplicaciones Excel, PowerPoint, Outlook oWord de Microsoft Office como objetos de Live Office para compartirlos consus colegas.



información, consulte Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise.3. Seleccione la posición en la que desea insertar el objeto de Live Office.4. Seleccione Live Office > Insertar > Contenido de Web Intelligence.

Nota:En Microsoft Excel, también se puede iniciar el asistente desde Insertar> Contenido de Web Intelligence.


El "Asistente de inserción de Live Office" le indicará cómo elegir eldocumento, seleccionar el contenido del informe, seleccionar los parámetrossi es necesario e insertar los datos en el documento de Microsoft Office.

Presentación general del Asistente de inserción de Live Officepara contenido de Web Intelligence

Para usar la funcionalidad de Web Intelligence en Live Office, debeseleccionar una serie de opciones mediante el "Asistente de inserción deLive Office". El "Asistente de inserción de Live Office" se compone de cincopáginas que se explican a continuación:


4Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live OfficeInsertar contenido de Web Intelligence


• Buscar informes disponibles.

• Localizar el informe que deseausar.

Consulte Asistente de inserción:Elegir documento.

Elegir documento

Si existe más de un contexto paralos datos de Web Intelligence selec-cionados, deberá especificar el con-texto que desea usar. Por ejemplo,las secciones de informe de Web In-telligence que se aplican a un contex-to de Márketing o Ventas.

Consulte Asistente de inserción:Contextos de consulta específicos.

Especificar contexto

• Elegir valores de peticiones enuna lista de valores preselecciona-dos.

• Especificar si se avisa cada vezque se actualicen los datos.

Consulte Asistente de inserción: Es-pecificar valores de parámetros

Especificar valores de petición

Seleccionar las secciones de informede Web Intelligence que desee usarpara crear el objeto de Live Office.

Consulte Asistente de inserción:Elegir datos

Elegir datos


Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office4 Insertar contenido de Web Intelligence


• Escribir el nombre del objeto deLive Office.

• Verificar su ruta en el repositorioantes de insertarlo en el documen-to.

Consulte Asistente de inserción:Resumen

Resumen

Asistente de inserción: Elegir documento

La primera página del "Asistente de inserción de Live Office" es la página"Elegir documento" y muestra el explorador del repositorio deBusinessObjects Enterprise para que pueda acceder fácilmente al informeque desea utilizar. La página "Elegir documento" muestra todos los informesde Web Intelligence a los que tiene acceso, incluidos los informes de laspublicaciones.




Para encontrar el documento con el explorador

1. En el panel de la izquierda de la página "Elegir documento", desplácesea la carpeta que contiene el documento que desea utilizar y haga dobleclic en ella. Con los botones situados arriba del panel de la izquierda,puede cambiar entre las vistas de carpeta o categoría para un fácildesplazamiento.

Se expandirá la jerarquía de carpetas. Si el informe se incluye en unapublicación mostrada, seleccione la instancia de publicación para revelarsu contenido.

Nota:Para que una instancia de informe se importe, la instancia debe estaralmacenada en alguna parte del sistema BusinessObjects Enterprise.



Las instancias enviadas directamente a las bandejas de entrada no sealmacenan en el repositorio y no se pueden importar en Live Office.

2. En el panel de la derecha de la página "Elegir documento", seleccioneel informe que desee usar y haga clic en Siguiente.

Sugerencia:

• Haga clic en un encabezado de columna, por ejemplo, Nombre,Propietario o Tipo, para ordenar los informes disponibles.

• Puede buscar un informe u objeto específico por título o palabrasclave mediante el cuadro de diálogo situado encima del conjunto demarcos.


• La carpeta "Reciente" también contiene los informes que haya creadoo modificado más recientemente con el fin de facilitar el acceso a losmismos.

Siguiente paso: Asistente de inserción

Nota:

• Si el informe seleccionado tiene más de un contexto, la siguiente páginadel "Asistente de inserción de Live Office" será la página "Especificarcontexto". Consulte Asistente de inserción: Contextos de consultaespecíficos.

• Si el informe seleccionado no tiene más de un contexto, pero contienepeticiones, la siguiente página del "Asistente de inserción de Live Office"será la página "Especificar valores de peticiones". Consulte Asistente deinserción: Especificar valores de parámetros

• Si el informe seleccionado no contiene peticiones o contiene más de uncontexto, la siguiente página del "Asistente de inserción de Live Office"será la página "Elegir datos". Consulte Asistente de inserción: Elegirdatos.



Asistente de inserción: Contextos de consultaespecíficos

Un contexto es un grupo definido de objetos de datos de un universo quecomparten un fin empresarial común. Si los datos que ha seleccionado seincluyen en más de un contexto, debe especificar el contexto que deseautilizar.

Para especificar un contexto

1. Seleccione un contexto de la lista en la página Contextos de consultaespecíficos del Asistente de inserción de Live Office.




Si el informe de Web Intelligence que selecciona contiene peticiones, lasiguiente página será Especificar valores de peticiones; si el informe nocontiene peticiones, aparecerá la página Elegir datos.


La página Especificar valores de peticiones sólo se mostrará si se hanespecificado peticiones para el informe. Las peticiones son obligatorias uopcionales. Si todas las peticiones enumeradas en esta página sonopcionales, no tiene que especificar un valor de petición en esta etapa, hagaclic en Siguiente y especifique los valores de peticiones al actualizar elobjeto.



1. En la página "Especificar valores de peticiones", realice uno de lossiguientes procedimientos para cada valor de petición que deseeespecificar:• Escriba un valor en el campo de búsqueda, para buscar un valor de

petición en una lista de opciones preseleccionadas. Haga clic enpara especificar Ignorar mayúscula o minúscula o Distinguirmayúsculas y minúsculas para la cadena de búsqueda. Haga clicen > para agregarlo a los valores seleccionados.

Nota:Si la lista de valores disponible está vacía o se tiene que actualizar,

haga clic en el icono Actualizar lista .

• Haga doble clic en un valor mostrado para agregarlo a la lista devalores seleccionados.

• Escriba un valor de petición y haga clic en > para agregar el valor ala lista de valores.


Aparecerá la página Eligir datos.

Asistente de inserción: Elegir datos

La cuarta página del Asistente de inserción de Live Office es Elegir datos,en la que deberá seleccionar las secciones del informe que desee incluir einsertar en el documento de Microsoft Office.



Para seleccionar secciones como el conjunto de datos

1. Elija las opciones que prefiera para ver los datos del informe:•

Haga clic en el botón Mostrar/ocultar parámetros interactivospara ajustar los valores de parámetros en el panel Parámetrosinteractivos. Utilice la lista desplegable situada debajo de cadaparámetro del panel para ajustar el valor. Después de haber terminadolas selecciones de valor de parámetro, haga clic en Aplicar.

Nota:El icono Mostrar/ocultar parámetros interactivos no aparecerá siel informe no contiene parámetros predefinidos o si hace clic enCambiar a campos.



•Haga clic en el botón Mostrar/ocultar el árbol de grupos paracambiar la vista del documento. Por ejemplo, en un informe de ventastrimestral, los datos se podrían agrupar y ordenar por vendedor yproducto en una vista en árbol de documentos para un rápido acceso.

• Haga clic en las flechas que apuntan hacia la izquierda o la derechaen la barra de herramientas para desplazarse a una página particularde un informe.

• Seleccione el icono Buscar para buscar en cadenas de textoparticulares del informe, por ejemplo el nombre de un vendedor.

• Elija una ampliación de página o un factor de zoom para el informeen la lista desplegable para lograr una visualización óptima.

2. En el visor de documentos, seleccione las secciones de informe u objetosque desee incluir. Por ejemplo, para un informe de ventas trimestral,podría incluir el nombre del vendedor, su clase de producto y sus ventastotales por trimestre.

Sugerencia:Puede seleccionar varias secciones de informe para insertarlas en laaplicación de Microsoft Office mediante ALT + clic.





Página Resumen








Agregarmás seccionesde informedeWebIntelligence

Puede agregar rápida y fácilmente secciones de informe adicionales aldocumento de Web Intelligence de Live Office.

Para agregar secciones de informe del mismo origen

1. Seleccione el objeto de Live Office en el documento de Microsoft Office.2. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en

Nuevo objeto del mismo informe.Aparecerá la ventana "Insertar desde el mismo origen".


Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office4 Agregar más secciones de informe de Web Intelligence

3. Seleccione las secciones de informe que desee agregar y haga clic enel botón Insertar. Live Office insertará las secciones automáticamente.

Cuando termine de insertar secciones adicionales de ese origen, haga clicen Cerrar para regresar a su documento de Office.

Opciones de actualización de datosLos datos que se devuelven al actualizar un objeto dependen de:

• El tipo de objeto que se utilizó como objeto de origen.

• La opción de actualización que seleccionó.


4Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live OfficeOpciones de actualización de datos

Puede modificar el comportamiento de actualización de los objetos de informede Live Office desde LiveOffice > Opción de actualización o bien desdeel cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.

También puede cambiar el orden de actualización de los objetos de LiveOffice en los documentos de Microsoft Office.Temas relacionados• Modificar el orden de actualización de objetos

Para configurar las opciones de actualización de losobjetos de Live Office

1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho enel objeto de Live Office cuyas propiedades de actualización deseecambiar.

2. Desde el menú Live Office, haga clic en Opción de actualización.

Aparecerá el cuadro de diálogo "Opciones de actualización".

3. Seleccione la opción de actualización que desee utilizar y haga clic enAceptar


Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office4 Opciones de actualización de datos


Actualiza la última instancia delobjeto de Live Office seleccionadode un usuario específico. Seleccio-ne el usuario cuya instancia deseautilizar en la lista desplegable, elvalor predeterminado es el usuarioactual según las credenciales debase de datos que se han utilizadopara iniciar sesión.

Nota:Al actualizar desde la última instan-cia de un informe incluido en unapublicación, Live Office recupera elcontenido de informe de la instan-cia de publicación más recientepara el usuario actual. La instanciade publicación se tiene que publicaren una ubicación de Enterprise enformato de informe. Live Office nopuede acceder a las instanciasconfiguradas para distribuirse direc-tamente a la bandeja de entradadel usuario.

Instancia más reciente: Desde laúltima instancia programada por<usuario>

Actualiza los datos a partir de labase de datos Es el valor predeter-minado.

A petición: Desde la base de datos

Actualiza la instancia seleccionadasegún los datos guardados con uninforme publicado. Esta opción sóloes válida después de haber publica-do el informe con los datos guarda-dos.

Utilizar datos guardados en el infor-me: Desde el informe de datosguardado


4Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live OfficeOpciones de actualización de datos


Actualiza los datos sólo desde lainstancia seleccionada.

Instancia específica: Desde unainstancia específica del informe

Información adicional

Nota:

• Utilizar datos guardados en el informe es la opción predeterminadasi el informe de Web Intelligence no tiene una instancia y su creador nolo ha establecido en Actualizar al abrir.

• A petición es la opción predeterminada si el creador del informe de WebIntelligence lo ha establecido en Actualizar al abrir, y será la única opcióndisponible si el informe no tiene instancias o no hay datos guardados conél.

• Instancia más reciente es la opción predeterminada si el informe deWeb Intelligence tiene una instancia que está disponible para el usuarioactual.

Nota:Si decide eliminar datos al guardar el documento por razones de seguridad,los usuarios que lo abran verán un mensaje que indica que se han eliminadolos datos. Deberán actualizar los objetos para ver los objetos de Live Officeimportados. Para actualizar los objetos, los usuarios deben tener instaladoLive Office y disponer de acceso al objeto de origen en BusinessObjectsEnterprise. Para obtener más información sobre cómo ocultar datos, consulteAdministrar la seguridad y el acceso al documento .

Modificar el contenido de WebIntelligence

También puede modificar los objetos de datos de Web Intelligence existentes.En esta sección se explica cómo ver y modificar objetos existentes de WebIntelligence.


Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office4 Modificar el contenido de Web Intelligence

Esta sección contiene los siguientes temas, haga clic en el vínculo apropiadopara dirigirse al tema:Temas relacionados• Ver y modificar las propiedades generales del objeto• Modificación de valores de petición


También puede mostrar y modificar las propiedades del objeto de WebIntelligence. La ventana Propiedades del objeto de Live Office permite vertodos y modificar todos los objetos del documento actual.





4Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live OfficeModificar el contenido de Web Intelligence


Modificación de valores de petición

Puede cambiar los valores de petición al insertar el objeto de datos WebIntelligence, pero puede cambiarlos más adelante. Si no especifica los valoresde petición al insertar el objeto, Live Office utilizará los valores de peticiónactuales.




2. Seleccione el parámetro o petición que desea modificar y elija una delas siguientes opciones para especificar el valor:



• Seleccione la opción Siempre pedir valor si desea que el objeto deLive Office le pida el valor de parámetro o de petición cada vez quese actualice.











Precaución:El uso de esta opción para un parámetro o petición con unagran lista de valores aumentará el tamaño global del libro y



puede reducir el rendimiento y el tiempo de respuesta cuandose actualizan los datos.










Trabajar con consultas enLive Office

5

Presentación generalUna consulta se usa para responder a una pregunta empresarial de datosalmacenados en una o varias bases de datos. Una consulta puede sersencilla, como total ventas año pasado. O bien, según la necesidad de sunegocio, puede ser más compleja, como total ventas, para Producto A, enla Comunidad de Madrid, en el primer trimestre del año pasado.

Tradicionalmente, las consultas se suelen enviar a las bases de datos enun lenguaje denominado SQL (Structured Query Language) y sólo las podíadiseñar un experto en informática o en lenguajes de bases de datos. Sinembargo, BusinessObjects Live Office (Live Office) ofrece el Asistente deinserción que facilita la creación de consultas, no necesita saber SQL paraconsultar información con Live Office. No necesita conocer complejoslenguajes de programación. El Asistente de inserción de Live Office presentala información disponible en la base de datos como objetos que tienennombres y significados familiares. A continuación, se crea la consultautilizando los objetos y filtros que seleccione.

Con un mínimo esfuerzo, puede definir consultas y obtener respuestassignificativas a preguntas empresariales como las siguientes:• Obtener las cifras de ventas de los primeros tres trimestres de este año

de todos los clientes de Norteamérica por región.

• Obtener una lista de todos los clientes internacionales que sean socios.

Los datos se organizan en formato de tabla, en la que puede acceder a ellosdesde documentos de Excel, Word, Outlook o PowerPoint de MicrosoftOffice. Esta sección contiene información acerca de la creación, edición yactualización de consultas en Live Office.Temas relacionados• Insertar consultas• Presentación general del Asistente de inserción de Live Office paraconsultas• Modificar consultas


Trabajar con consultas en Live Office5 Presentación general

Insertar consultasSe pueden agregar consultas desde el menú de Live Office o a través de labarra de herramientas de Live Office. Ambos métodos inician el "Asistentede inserción de Live Office", de fácil uso y que le indica cómo elegir fácilmenteun universo, seleccionar objetos de datos e insertarlos en las aplicacionesExcel, PowerPoint, Outlook o Word de Microsoft Office como objetos de LiveOffice para compartirlos con sus colegas.



información, consulte Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise.3. Seleccione la posición en la que desea insertar el objeto de Live Office.4. Seleccione Live Office > Insertar > Nueva consulta.

Nota:En Microsoft Excel, también se puede lanzar el asistente desde Insertar> Nueva consulta.


Presentación general del Asistente de inserción de Live Officepara consultas

A continuación se incluye información general sobre cómo se usa el Asistentede inserción de Live Office para generar una consulta. Para obtenerinstrucciones más detalladas, consulte Insertar consultas.


5Trabajar con consultas en Live OfficeInsertar consultas


• Buscar universos disponibles

• Localizar el universo que deseausar.

Consulte Asistente de inserción:Elegir universo.

Elegir universo

Seleccionar objetos de universo delpanel Administrador y arrastrarlos alos objetos del resultado que se vana mostrar.

O bien seleccionar objetos de univer-so del panel Administrador y arrastrar-los al panel Filtrar objetos para crearfiltros de datos.

Consulte Asistente de inserción: Es-pecificar consulta.

Especificar consulta

Seleccionar un contexto de universopara la consulta.

Un contexto es un grupo definido deobjetos de un universo que compar-ten un fin empresarial común.

Consulte Asistente de inserción:Contextos de consulta específicos.

Especificar contexto de consulta


Trabajar con consultas en Live Office5 Insertar consultas


• Elegir un valor de petición en unalista de valores preseleccionados.

• Especificar que se avise cada vezque se actualicen los datos.

Consulte Asistente de inserción: Es-pecificar valores de parámetros.

Especificar valores de petición

Escribir el nombre del objeto de LiveOffice y verificar su ruta en el reposi-torio antes de insertar los datos enel documento de Microsoft Office.Consulte Asistente de inserción: Re-sumen.

Resumen

Asistente de inserción: Elegir universo

La primera página del "Asistente de inserción de Live Office" es la página"Elegir universo" y muestra el explorador del repositorio de BusinessObjectsEnterprise para que pueda acceder fácilmente al informe que desea utilizar.La página "Elegir universo" muestra todos los universos a los que tieneacceso.




Para seleccionar el origen de datos

1. En el panel Carpetas de la página "Elegir universo", desplácese hastala carpeta que contiene el universo que desea utilizar y haga doble clicen ella. Se expandirá la jerarquía de carpetas.

2. En el panel de la derecha de la página "Elegir universo", seleccione eluniverso que desee usar y haga clic en Siguiente.

Sugerencia:

• Haga clic en un encabezado de columna, por ejemplo, Título,Propietario o Fecha de modificación, para ordenar los universos dentrode la carpeta seleccionada.



• Puede buscar un universo específico por título, palabras clave ocontenido mediante el cuadro de diálogo situado encima del conjuntode marcos.


• La carpeta "Reciente" también contiene cualquier universo que hayamodificado o al que haya accedido más recientemente con el fin defacilitar el acceso a los mismos.

Temas relacionados• Asistente de inserción: Especificar consulta

Asistente de inserción: Especificar consulta

Para definir los datos de modo que respondan a sus preguntas empresarialesy se inserten en el documento de Excel, PowerPoint, Outlook o Word deMicrosoft Office, debe elaborar una consulta. El panel del administrador dela página Especificar consulta enumera todos los objetos disponiblesdefinidos para el universo seleccionado.

Para agregar objetos a la consulta

La generación de una consulta resulta algo tan fácil como arrastrar y colocar.Puede seleccionar elementos en el panel izquierdo y colocarlos en el panelObjetos de resultado o Filtrar objetos.

Nota:También puede arrastrar objetos fuera de estas áreas de vuelta al panelizquierdo en cualquier momento.

1. En el panel izquierdo, seleccione y arrastre objetos al panel Objetos deresultado.

Por ejemplo, una consulta podría incluir el año, el representante de ventas,el nombre del cliente y el importe en dólares.



Los objetos arrastrados al panel Objetos de resultado constituirán lascolumnas de su objeto de Live Office.

2. En el panel izquierdo, seleccione y arrastre los objetos al panel Filtrarobjetos.

Los objetos se pueden arrastrar a los paneles Objetos de resultado yFiltrar objetos. Los objetos arrastrados al panel Filtro no aparecerán enel objeto de Live Office. Estos objetos filtrarán los datos y limitarán elconjunto de datos resultante a sus especificaciones. Con el ejemplo delpaso 1, podría arrastrar el objeto Año para que actuara también comofiltro, de manera que restringiera los datos mostrados al año seleccionado.

a. Ahora puede determinar el tipo de filtro que tendrán los objetos delpanel Filtrar objetos.Los tipos de filtro incluyen:• Valor constante• Lista de valores• Petición• Objeto

Para obtener más información, consulte Filtrar objetos de consulta.

3. Ahora puede definir más los objetos seleccionados. Puede realizar quesu pregunta empresarial tenga más sentido al clasificar u ordenar elconjunto de datos.a. Agregar clasificación a sus objetos de consulta

Clasificar objetos de consultab. Ordenar objetos de consulta

Ordenación de objetos de consulta

4. Haga clic en Siguiente para continuar.Temas relacionados• Configurar las opciones de consulta

Acerca de la página Especificar consulta

En esta sección se describen las funciones de la página Especificar consulta.



Botón Mostrar u ocultar el panel del administrador

El panel del administrador es el panel de la parte izquierda. Puede mostraru ocultar este panel si hace clic en el botón Mostrar u ocultar el panel del

administrador .

Botón Mostrar/ocultar panel Filtros

Haga clic en el botón Mostrar/ocultar panel Filtros para mostrar uocultar el panel Filtrar objetos.



Botón Mostrar el cuadro de diálogo de opción

Haga clic en el botón Mostrar el cuadro de diálogo de opción paramostrar el cuadro de diálogo "Opciones". Para obtener más información,consulte Configurar las opciones de consulta.

Botón Agregar una clasificación

Haga clic en el botón Agregar una clasificación para que los datosse asocien con el objeto seleccionado clasificado según el orden queseleccione. Para obtener más información, consulte Clasificar objetos deconsulta.

Administrar ordenaciones

Haga clic en el botón Administrar ordenaciones para mostrar el cuadrode diálogo de ordenación. Desde aquí puede administrar todas lasordenaciones que haya agregado a los objetos. Para obtener másinformación, consulte Ordenación de objetos de consulta.

Objetos disponibles

En el panel del administrador, verá el universo seleccionado seguido de lascarpetas en una estructura de carpetas en árbol. Haga clic para expandirlas carpetas y mostrar los objetos de datos que contienen. Estos objetos sepueden seleccionar como un objeto Resultado o Filtro arrastrándolos alpanel deseado. Los objetos pueden ser de uno de los tipos siguientes:•

Objeto de dimensión

Un objeto de dimensión representa los datos que proporcionan la basepara el análisis en un informe. Los objetos de tipo dimensión por lo generalrecuperan datos con caracteres, por ejemplo, nombres de cliente,nombres de centros de vacaciones o fechas.

•

Objeto de información

Un objeto de información proporciona datos descriptivos acerca de unadimensión. Un objeto de tipo información siempre está adjunto a la



dimensión para la que proporciona información adicional. Por ejemplo,[Edad] es un objeto de información asociado con la dimensión de [Cliente].

•

Objeto de tipo indicador

Un objeto de tipo indicador recupera datos numéricos que son el resultadode cálculos en los datos de la base de datos. Por ejemplo, [Volumen denegocios] es el cálculo del número de artículos vendidos multiplicado porel precio del artículo.

•

Objetos de condición previa

Un objeto de condición previa es un filtro predefinido y sólo se puedecolocar en el panel Filtrar objetos. Por ejemplo, [Este año] es un filtropredefinido para restringir el conjunto de datos al año actual.

Clasificar objetos de consulta

La clasificación es un método de restringir los datos devueltos por unaconsulta. En la página Especificar consulta del Asistente de inserción deLive Office, puede agregar una clasificación a una dimensión u objeto segúnun indicador definido. Por ejemplo, puede definir una clasificación para limitarla dimensión “Nombre de cliente” a los siete resultados principales según la“Suma de ventas del año pasado”.

Nota:No todos los objetos de universo admiten la clasificación. No puede clasificarpor un objeto cuyos valores dependen del orden de los datos. Esto se debea que la función de clasificación de Live Office cambia el orden de los datos,que a su vez cambia los datos de objeto, lo que, a continuación, requiereque se vuelva a calcular el orden de los datos. El resultado es unadependencia circular entre la clasificación y los datos del objeto.

1. Haga clic en el botón Agregar una clasificación situado encimadel panel del administrador.Se muestra un editor de filtros en un panel independiente debajo delpanel Objetos del resultado.



2. En el editor de filtros califique la clasificación por ordenaciónseleccionando en la lista desplegable situada junto al icono Agregar unaclasificación. Elija uno de los siguientes calificadores:• Arriba• Abajo• % superior• % inferior

3. Proporcione un valor en el cuadro situado junto al calificador seleccionado.Suba o baje el valor mostrado con los botones de controlcorrespondientes.

4. Arrastre y coloque una dimensión, indicador y objeto si es necesario enlos campos designados dentro del editor de filtros.Puede arrastrar los objetos directamente desde el panel del administradoro mover los objetos preseleccionados desde el panel Objetos delresultado.

5. Repita los pasos 1 a 4 para configurar otra clasificación o seguir creandola consulta.

Ordenación de objetos de consulta

Puede aplicar un orden de clasificación específico a los objetos incluidos enuna consulta. El orden de clasificación se reflejará en los resultadosrecuperados para la consulta. Para especificar una ordenación, debe ver lapágina "Especificar consulta" en el Asistente de inserción de Live Office.

1. En la página Especificar consulta haga clic en el icono Administrar

ordenación .Aparece el cuadro de diálogo Ordenar.

2. En la lista Objetos disponibles seleccione el objeto que desee ordenar.Expanda las carpetas y subcarpetas para encontrar los objetos.

Nota:No puede seleccionar una carpeta completa.

3. Utilice el botón > para mover un objeto seleccionado a la listaOrdenaciones de la consulta.Para deshacer una selección, utilice el botón < para devolver un objetoa la lista Objetos disponibles.



4. Seleccione un objeto en la lista Ordenaciones de la consulta y realiceuna de las siguientes acciones:• Especifique el orden de los datos recuperados para el objeto como

Ascendente oDescendente seleccionando el botón adecuado. Juntoal objeto se mostrará la correspondiente flecha hacia arriba(ascendente) o hacia abajo (descendente). De forma predeterminada,los objetos se especifican como ascendentes.

• Utilice el botón Subir o Bajar para mover el objeto en la listaOrdenaciones de la consulta. La consulta reflejará el orden de lalista.

5. Haga clic en Aceptar.Se cierra el cuadro de diálogo Orden y vuelve a la página Especificarconsulta en el Asistente de inserción de Live Office.

Filtrar objetos de consulta

Cuando crea consultas sencillas con "Filtrar objetos" en el Asistente deinserción de Live Office, puede elegir uno de los diferentes operadores decomparación y, a continuación, uno de los cuatro tipos de filtro:

Operadores de comparación• Igual a• No es igual que• Mayor que• Mayor o igual a• Menor que• Menor o igual a• Entre• No entre• En la lista• Fuera de la lista• No se ha indicado• Se ha indicado• Ambos• Excepto



Tipos de filtro• Constante

Nota:Constante es la selección predeterminada.

• Lista de valores• Petición• Objeto

Nota:El tipo de filtro Objeto no se admite cuando se usa con los siguientesoperadores de comparación: En lista,No en lista, Es nulo yNo es nulo.

Restricción:El tipo de filtro Objeto no se admite con universos OLAP.

Después de establecer los filtros de consulta deseados, haga clic enSiguiente. Si la consulta tiene más de un contexto posible, la páginasiguiente del Asistente de inserción de Live Office será la página Contextosde consulta específicos; si la consulta tiene peticiones, la página siguienteserá la página Especificar valores de peticiones. Si la consulta no tienecontextos posibles ni peticiones, aparecerá la página Resumen del Asistentede inserción.

Usar un valor constante como filtroCuando un objeto se coloca en el panel Filtrar objetos, se muestra elcorrespondiente editor de filtros.

1. En el editor de filtros, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo yseleccione Constante.

2. Escriba un valor en el cuadro de texto proporcionado.

El objeto se establecerá en el valor que introduzca en el cuadro de texto.

Nota:El valor introducido en el cuadro de texto es el valor constante del objetocuando se ejecuta la consulta. Haga clic en la flecha que apunta haciaabajo situada a la izquierda del cuadro de texto para seleccionar otrarelación entre el valor especificado y el objeto de consulta.

3. Haga clic en Siguiente.Aparecerá la página Contextos de consulta específicos o Especificarvalores de peticiones.



Usar una lista de valores como filtroCuando un objeto se coloca en el panel Filtrar objetos, se muestra elcorrespondiente editor de filtros.

1. En el editor de filtros, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo yseleccione Lista de valores.

2. En el cuadro de diálogo Lista de valores, haga doble clic en los valoresque desee incluir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Por ejemplo, podría seleccionar el valor Socios para que el resultado dela consulta devolverá una lista de clientes de la región SC que son socios.

Los valores elegidos aparecen en el panel Filtrar objetos.




Usar una petición como filtroCuando un objeto se coloca en el panel Filtrar objetos, se muestra elcorrespondiente editor de filtros. Por ejemplo, podría agregar peticiones paratipos de clientes o previsiones de ventas, como Socios o Integradores desistemas, o para diferentes regiones geográficas.

1. En el editor de filtros, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo yseleccione Petición.

2. Haga clic en el iconoDefinir petición situado a la derecha del cuadrode texto.Se abrirá el cuadro de diálogo "Definir una petición".

3. En el cuadro de diálogo "Definir una petición", seleccione las propiedadesde petición que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.Por ejemplo, puede elegir Petición opcional para que la petición seaopcional.


Usar un objeto como filtroCuando un objeto se coloca en el panel Filtrar objetos, se muestra elcorrespondiente editor de filtros.

1. En el editor de filtros, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo a laderecha y seleccione Objeto.Se abrirá el cuadro de diálogo "Objetos y variables".



2. En "Objetos y variables disponibles", seleccione cualquier objeto deuniverso. Haga clic en Aceptar.Sólo se puede seleccionar un objeto; el objeto no puede ser un filtro deuniverso predefinido o una carpeta.


Configurar las opciones de consulta

Puede configurar las opciones de consulta a fin de realizar lo siguiente paramejorar el rendimiento y la calidad de los datos:

• Eliminar filas duplicadas en el conjunto de resultados

• Establecer un límite para el tiempo que se tarda en ejecutar la consulta

• Establecer un límite para el número de filas devueltas en el conjunto deresultados de la consulta.

• Limite los datos devueltos a un conjunto de muestras aleatoriasespecificado.

Para configurar las opciones de consulta1. Haga clic en el icono Mostrar el cuadro de diálogo de opción .

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones configure las opciones disponibles talcomo describe la tabla siguiente y haga clic en Aceptar



DescripciónOpción

Si el usuario no selecciona estaopción, se eliminarán las filas dupli-cadas del resultado de la consulta.Por ejemplo, si pregunta por el ob-jeto Año, obtendrá años distintosen lugar del posible valor de añoduplicado para cada fila devueltapor la consulta. El valor predetermi-nado es falso.

Filas duplicadas

Tiempo máximo permitido en segun-dos para ejecutar la consulta. Elvalor -1 significa que no existe lími-te de tiempo.

Tiempo máximo de búsqueda

Número máximo de filas que sepueden devolver al ejecutar la con-sulta. El valor -1 significa que noexiste ningún límite.

Número máximo de filas devueltas

Devuelve el número especificadode filas como datos aleatorios den-tro de los criterios de selección ac-tuales.

Conjunto de resultados de ejemplo

Asistente de inserción: Contextos de consultaespecíficos

Un contexto es un grupo definido de objetos de una consulta que compartenun fin empresarial común. Los contextos se usan en universos para evitar



las consultas ambiguas, consultas que contienen objetos que devuelvenmás de un tipo de información. Si existen varios contextos para la consulta,debe especificar el contexto que desea utilizar en la página Contextos deconsulta específicos del Asistente de inserción de Live Office.

Nota:También puede modificar el contexto de la consulta en la ficha Peticionesde la ventana "Propiedades del objeto de Live Office" o durante una operaciónde actualización.

Para especificar un contexto

La página Contextos de consulta específicos se muestra al crear unanueva consulta si ésta contiene varios contextos.



1. En la lista Contextos disponibles seleccione el contexto que deseeutilizar para la consulta.

Sugerencia:El contexto actual se muestra debajo del encabezado Valoresseleccionados.

2. Haga clic en Siguiente para continuar creando la consulta.

Si la consulta contiene peticiones, la siguiente página será Especificar valoresde peticiones; si no contiene peticiones, aparecerá la página Resumen delAsistente de inserción de Live Office.


La página Specify Prompt Values sólo se mostrará si ha especificadopeticiones para la consulta. Las peticiones son obligatorias u opcionales. Sitodas las peticiones enumeradas en esta página son opcionales, no tieneque especificar un valor de petición en esta etapa, haga clic en Siguientey especifique los valores de peticiones al actualizar el objeto.



1. En la página Especificar valores de peticiones, realice uno de lossiguientes procedimientos para cada valor de petición que deseeespecificar:• En el campo Escriba un valor, introduzca un nuevo valor y haga clic

en > para agregar el valor a "Valores seleccionados". Haga clic en <para quitar un valor o en << para quitar varios valores de la lista"Valores seleccionados".

• Seleccione un valor mostrado y haga clic en > o haga doble clic paraagregarlo a la lista "Valores seleccionados".

Nota:Si la lista de valores disponibles está vacía o se tiene que actualizar,

haga clic en el botón Actualizar valores .



• Para buscar desde una lista de valores preseleccionados, escriba elvalor en el campo de búsqueda. Haga clic en el botón de búsqueda

y especifique Ignorar mayúscula o minúsculaoDistinguirmayúsculas yminúsculas para la cadena de búsqueda.Haga clic en > para agregar el valor devuelto a la lista "Valoresseleccionados".


Aparecerá la página Resumen.




Página Resumen






Modificar consultasTambién puede modificar los objetos de consulta existentes. En esta secciónse explica cómo ver y modificar objetos existentes de Web Intelligence.

Esta sección contiene los siguientes temas, haga clic en el vínculo apropiadopara dirigirse al tema:Temas relacionados• Ver y modificar las propiedades generales del objeto• Modificación de valores de petición• Cambiar la ubicación del universo• Modificar la definición de la consulta• Modificar el contexto de una consulta


5Trabajar con consultas en Live OfficeModificar consultas


También puede mostrar y modificar las propiedades de su consulta. Laventana Propiedades del objeto de Live Office permite ver todos y modificartodos los objetos del documento actual.





Trabajar con consultas en Live Office5 Modificar consultas







Modificación de valores de petición

Puede cambiar los valores de petición al insertar el objeto de datos de laconsulta, pero puede cambiarlos más adelante. Si no especifica los valoresde petición al insertar el objeto, Live Office utilizará los valores de peticiónactuales.


El cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros para objetos deCrystal Reports, o el cuadro de diálogo Especificar valores de peticionespara consultas y objetos de Web Intelligence, le permiten configurar losvalores que se utilizarán para especificar los datos que se usan para elobjeto de Live Office seleccionado. Hay dos opciones disponibles para todaslas aplicaciones de Office y una tercera opción adicional en Excel. Al trabajaren Excel, tiene la opción para enlazar valores a una celda. El enlace es unmétodo útil para permitir que los valores se actualicen automáticamente



dentro de Excel. Puede escribir el valor del parámetro o petición en la celda,o si la opción está seleccionada, puede seleccionar el valor en un menúdesplegable de la celda. Por ejemplo, si tiene un informe “Actividades porregión” con un parámetro “Seleccionar región”, la celda de enlace podríatener los valores “Oriental” y “Occidental” en la lista desplegable de valores.Al seleccionar un valor, los datos del objeto se actualizarán para reflejar lanueva selección.














Cambiar la ubicación del universo

Para cambiar la ubicación del universo de una consulta existente

1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho enla consulta existente, haga clic en LiveOffice > Propiedades.

Aparecerá la página Propiedades del objeto de Live Office.

2. Haga clic en la ficha General para ver la definición del objeto y establecerlas propiedades de la ubicación del universo

3. Haga clic en Elegir para abrir el cuadro de diálogo Ubicación del universo.4. Realice los cambios que desee y haga clic en Aceptar.

Modificar la definición de la consulta

Para modificar la definición de una consulta

1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho enla consulta existente.

2. Seleccione LiveOffice y haga clic en Editar consulta de universo paraejecutar el Asistente de inserción de Live Office.

Aparecerá la página Especificar consulta.

3. Realice los cambios que desee a la definición de la consulta y haga clicen Aceptar.



Modificar el contexto de una consulta

Puede modificar el contexto de una consulta existente desde la fichaPeticiones de la ventana Propiedades del objeto de Live Office o duranteuna operación de actualización.

Para modificar el contexto de una consulta

1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho enla consulta existente, seleccione LiveOffice y haga clic en Propiedades.

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.

2. Haga clic en la ficha Peticiones para mostrar el contexto de la consultaactual.

3. Haga clic en el botón Contexto de consulta.Se mostrará la ventana "Contextos de consulta específicos".

4. Seleccione el nuevo contexto en la lista situada debajo de "Contextosdisponibles".

5. Haga clic en Aceptar para enviar el cambio.Regresará a la ventana Propiedades del objeto de Live Office.

6. Haga clic en Aceptar para volver a su documento de Microsoft Office.El objeto de Live Office se actualiza y los datos reflejan el nuevo contextode consulta.



Realizar tareas comunescon objetos de Live Office

6

Realizar tareas comunes con Live OfficeDespués de insertar un objeto de Live Office en el documento de MicrosoftOffice, se puede realizar un conjunto de tareas comunes.Temas relacionados• Eliminar objetos de Live Office• Cargar, actualizar y actualizar el contenido existente• Modificar objetos por informe• Distribuir objetos mediante Outlook• Copia y pegado de objetos de Live Office• Conectar a un sistema diferente• Abrir un documento en una unidad local• Consulta de un documento publicado• Publicación de un documento en BusinessObjects Enterprise

Modificar objetos por informe

La ventana Propiedades del objeto de Live Office permite ver todos losinformes y objetos de informe en la hoja de cálculo actual. Puede modificarlos objetos individuales, todos los objetos por informe o la configuraciónglobal. La ventana Propiedades del objeto de Live Office proporciona unaubicación centralizada para configurar las propiedades actuales de Actualizary Petición. En función de los informes y objetos seleccionados, puede queno estén disponibles algunas opciones.





Realizar tareas comunes con objetos de Live Office6 Realizar tareas comunes con Live Office







6Realizar tareas comunes con objetos de Live OfficeRealizar tareas comunes con Live Office


Publicar y ver archivos

Presentación general

Puede utilizar BusinessObjects Live Office (Live Office) para publicardocumentos en BusinessObjects Enterprise. Para publicar un documentoen BusinessObjects Enterprise, debe tener derechos de publicación. Paraver el documento, los usuarios deben tener derechos de visualización sobreel documento.Temas relacionados• Publicación de un documento en BusinessObjects Enterprise• Consulta de un documento publicado

Consulta de un documento publicado

Puede abrir un documento publicado si tiene derechos de visualización sobreel documento en BusinessObjects Enterprise.

Para ver el documento, debe tener el software adecuado para el tipo dedocumento instalado en su equipo, por ejemplo, Microsoft Office Word,Excel, Outlook o PowerPoint.

Para ver un documento publicado1. En el menú LiveOffice, seleccione Publicar en BusinessObjects

Enterprise y haga clic en Abrir desde BusinessObjects Enterprise

Nota:Si no está conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lohaga. Para obtener más información, consulte Inicio de sesión enBusinessObjects Enterprise.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el documento que deseaconsultar.



Nota:Si un objeto del documento se basaba originalmente en un documentode Crystal Reports o de Web Intelligence publicado en un sistema deBusinessObjects Enterprise diferente, verá un mensaje que le indica queno se puede encontrar el origen en el sistema actual.

3. Haga clic en Abrir para mostrar el archivo.

La posibilidad de modificar el documento depende de la seguridad deMicrosoft Office aplicada al documento y de los derechos aplicados aldocumento en BusinessObjects Enterprise.Temas relacionados• Publicación de un documento en BusinessObjects Enterprise

Abrir un documento en una unidad local

Puede abrir un documento en su equipo local sin conectarse aBusinessObjects Enterprise. Por ejemplo, puede abrir un documento quecontiene objetos y elegir no conectarse a BusinessObjects Enterprise cuandose le pregunte. Sin embargo, si no se conecta a BusinessObjects Enterprise,no podrá utilizar la funcionalidad de Live Office para modificar el objeto nipara actualizar los datos.

Nota:Si oculta los datos al guardar el documento, los usuarios que lo abrandeberán actualizar los objetos para ver los datos importados. Para actualizarlos objetos, los usuarios deben tener instalado Live Office y disponer deacceso al objeto de origen en BusinessObjects Enterprise.

Temas relacionados• Publicación de un documento en BusinessObjects Enterprise• Consulta de un documento publicado

Publicación de un documento en BusinessObjects Enterprise

Cuando finaliza un documento, puede publicarlo en BusinessObjectsEnterprise para que lo consulten otros usuarios. Puede utilizarBusinessObjects Enterprise para administrar cualquier documento de



Microsoft Word, Microsoft Excel, Outlook y Microsoft PowerPoint; eldocumento no tiene que contener ningún dato importado.

Para publicar un documento1. En el menú LiveOffice, seleccione Publicar en BusinessObjects

Enterprise y haga clic en Guardar en BusinessObjects Enterprise oen Guardar como nuevo en BusinessObjects Enterprise.

Nota:Si no está conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lohaga. Para obtener más información, consulte Inicio de sesión enBusinessObjects Enterprise.

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la carpeta dondedesea guardar el documento.

3. Escriba un nombre para el documento en el campo Nombre de archivo.4. Haga clic en Guardar para publicar el documento.Temas relacionados• Consulta de un documento publicado

Conectar a un sistema diferente

Si hay más de un sistema BusinessObjects Enterprise en su sitio, eladministrador puede mover los datos de Crystal Reports o Web Intelligencea un CMS diferente. Si abre un documento que contiene objetos conectadosa objetos de origen que se encuentran en un sistema BusinessObjectsEnterprise diferente, verá un mensaje que le informa de que no puedenencontrarse el objeto u objetos de origen en el sistema actual.

Para conectar los objetos al objeto de Crystal Reports o Web Intelligenceapropiado del sistema actual, debe asegurarse de que los objetos del sistemaactual tengan los mismos nombres de campo o dimensión y los mismosnombres de tabla que el objeto original.

Por ejemplo, suponga que el equipo de ventas de Nueva York dispone deun documento con un objeto que utiliza un informe de Crystal denominadoVentas globales que está publicado en el sistema BusinessObjectsEnterprise de EE.UU. El equipo de ventas de Londres también dispone deuna versión del informe de Crystal "Ventas globales", que se denominó"Ventas mundiales", publicado en el sistema BusinessObjects Enterprise



del Reino Unido. Si los miembros del equipo de ventas de Londres deseanutilizar el documento del equipo de ventas de Nueva York, deberán conectarmanualmente el objeto al informe "Ventas mundiales" de su sistema.

Para volver a conectar un objeto1. Abra el documento que contenga el objeto al que desea acceder.2. Inicie sesión en BusinessObjects Enterprise.3. Haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office que desee

volver a conectar.Aparecerá un menú contextual.

4. Haga clic en Live Office > Propiedades.Se abrirá la ventana "Propiedades del objeto de Live Office".

5. Haga clic en el botón Elegir.Se abrirá una ventana de ubicación de documento.

6. Busque el objeto de informe al que desee conectarse y, a continuación,haga clic en Aceptar.

7. Repita los pasos 3 a 6 para cada objeto que desee conectar.

Cuando se guarda el documento, se guardan en él los vínculos a la nuevainstancia de objeto.

Para conectar a un CMS diferente1. En el menú LiveOffice haga clic en Opciones.

Se abre el cuadro de diálogo Opciones.

2. Haga clic en la ficha Enterprise.3. Edite los campos Sistema y Dirección URL de servicio Web de manera

que apunte al Sistema de administración central correcto (CMS).

Por ejemplo, si el documento de Web Intelligence que desea insertarestá en un CMS llamado businessobjects01, la dirección URL de servicioWeb debería ser la siguiente:

http://businessobjects01:8080/dswsbobje/services/session

Puede cambiar la configuración de Live Office para que inicie la sesión enBusinessObjects Enterprise de forma automática cada vez que abra Excel,Word, Outlook o PowerPoint de Microsoft Office.



Temas relacionados• Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise• Publicación de un documento en BusinessObjects Enterprise• Consulta de un documento publicado

Guardar datos localmente y en el repositorio

Después de insertar y configurar los objetos de Live Office, puede guardarel trabajo localmente y en el repositorio de BusinessObjects Enterprise.

Para guardar el archivo en una unidad local

• Realice una de las siguientes acciones para guardar el archivo localmente:• En el menú Archivo, haga clic en Guardar o Guardar como

• En el menú LiveOffice, haga clic en Crear instantánea

Para guardar el archivo en el repositorio de BusinessObjectsEnterprise

Para obtener más información sobre la publicación del objeto de datos enel repositorio de Business Objects, consulte Publicación de un documentoen BusinessObjects Enterprise.

Copia y pegado de objetos de Live Office

Una vez incrustado un objeto de Live Office en la aplicación de MS Office,puede copiar y pegar el objeto en otra ubicación dentro del mismo documentoo moverlo a otra aplicación de MS Office completamente distinta. Por ejemplo,después de insertar y configurar parte de un informe de ventas en lapresentación de PowerPoint, puede incrustar el mismo objeto en un mensajede correo electrónico o en una hoja de cálculo.

Antes de copiar y pegar objetos de Live Office de una aplicación a otra, debetener en cuenta lo siguiente.



• Las opciones de enlace de parámetros se modifican si la aplicación dedestino no admite las mismas opciones que la aplicación de origen. Porejemplo, los parámetros de objeto enlazados a una celda específica deMicrosoft Office Excel revertirá de forma predeterminada a cambiar suconfiguración de enlace a Siempre pedir valor.

• De forma predeterminada, al pegar un objeto de Live Office, se mantienela conectividad con la base de datos. Esto incrementa la preocupaciónpor el acceso a los datos y la seguridad si piensa distribuir documentoscon objetos de Live Office incrustados.

Temas relacionados• Administrar la configuración de parámetros y peticiones• Desconectar objetos de Live Office de Enterprise

Para copiar y pegar objetos de Live Office

Después de insertar contenido en el documento de Microsoft Office, use elprocedimiento siguiente para copiar y pegar cualquier objeto en otraaplicación de Microsoft Office.

1. Seleccione todo el objeto de Live que desee copiar y haga clic con elbotón derecho en Copiar.

Sugerencia:Utilice el botón Ir al objeto de la barra de herramientas de Live Office,o bien LiveOffice > Ir al objeto, si el documento contiene varios objetosde Live Office.

Ahora debería asegurarse de que hay un nuevo documento abierto enla aplicación de destino de Microsoft Office.

2. Haga clic con el botón derecho en el documento de Microsoft Office dedestino y, a continuación, haga clic en Pegar.El objeto de Live Office se inserta en el nuevo documento.

3. Repita los pasos 1-2 si desea copiar y pegar más objetos desde elcontenido de origen.



Desconectar objetos de Live Office de Enterprise

De forma predeterminada, al pegar un objeto de Live Office, se mantiene laconectividad con Enterprise. Esto incrementa la preocupación por el accesoa los datos y la seguridad si piensa distribuir documentos con objetos deLive Office incrustados. Siga estas instrucciones para desconectar laconectividad de Enterprise de los objetos incrustados en las aplicacionesde Microsoft Office.

1. Seleccione Live Office y haga clic en Opciones.Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones.

2. En la fichaGeneral desactive la opciónCopiar y pegar con conectividadde Live Office.

3. Haga clic en Aceptar.

Todos los objetos copiados se desconectarán de los datos de Enterprise.Los objetos pegados no podrán establecer conectividad a través de LiveOffice, por lo que la información presentada ya no estará actualizada.

Distribuir objetos mediante Outlook

Puede insertar objetos de Live Office en Microsoft Office Outlook para sudistribución dentro de su organización. Todos los destinatarios podrán verlos datos incluidos en el mensaje de correo electrónico enviado. No podráeditar o actualizar un objeto mientras visualiza un correo recibido. Debecambiar al modo de diseño reenviando o respondiendo el mensaje quecontiene el objeto de Live Office. Una vez en el modo de diseño, puedeactualizar o modificar el objeto después de iniciar sesión en BusinessObjectsEnterprise.

Nota:Live Office no admite el formato de correo de texto sin formato.

Sugerencia:

• Al abrir el "Explorador de repositorio" directamente desde Outlook, haydisponible una carpeta Sugerencia. Esta carpeta contiene los resultadosde una búsqueda de contenido realizada automáticamente a partir de lalínea de asunto del correo electrónico.



• Los usuarios de Outlook con clientes Live Office instalados en sus equipospueden usar el menú Go to Object para desplazarse a cada objetoincrustado en un correo recibido.

Temas relacionados• Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise• Insertar consultas• Insertar contenido de Web Intelligence• Insertar contenido de Crystal Reports• Copia y pegado de objetos de Live Office

Cargar, actualizar y actualizar el contenido existente

En el trabajo diario, los usuarios empresariales pueden realizaractualizaciones periódicas en el mismo documento en Live Office y distribuirloa sus colegas.

Por ejemplo, puede usar Live Office para:

• Comparar los resultados financieros de una línea de productos particularpor trimestre en Excel de Microsoft Office

• Actualizar un gráfico de análisis de administración mensual en PowerPointde Microsoft Office

En cada caso, se realizan actualizaciones a un documento existente.Mediante Live Office, puede actualizar fácilmente el contenido respecto alorigen de datos para asegurarse de que los datos reflejen siempre los últimoscambios. También puede configurar las opciones de actualización para quelos documentos se actualicen automáticamente al salir de la aplicación.

Para actualizar los objetos de Live Office en un documentoexistente

1. Abra el documento de Microsoft Office.2. Inicie sesión en BusinessObjects Enterprise. Para obtener más

información, consulte Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise.3. Realice una de las siguientes acciones para ver las propiedades del

objeto:



• En el menú LiveOffice, haga clic en Propiedades para todos losobjetos.

• Haga clic con el botón derecho en un objeto de Live Office individual,seleccione Live Office y haga clic en Propiedades.

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de Live Office.

4. Asegúrese de que está seleccionada la opción Actualizar datos al salirpara configurar el comportamiento de actualización automática de losobjetos de Live Office en el documento y, a continuación, haga clic enAceptar.

5. Realice los cambios necesarios en el documento y uno de los siguientesprocedimientos para actualizarlo:• En la barra de herramientas de Live Office, haga clic en Actualizar

todo.

• En el menú Live Office, haga clic en Actualizar objeto para actualizarun único objeto o Actualizar todos los objetos para actualizar variosobjetos simultáneamente.

Nota:Si se ha establecido un orden de actualización personalizado, éste semantendrá cada vez que se actualicen los objetos.

Nota:Si ocurre un error durante la operación de actualización, haga clic en Detalleen el cuadro de diálogo de actualización para solucionar el error.

Sugerencia:Deberá volver a aplicar el filtro de Microsoft Excel y las operaciones deordenación, así como otras operaciones de formato, después de actualizarel objeto de Live Office.

Temas relacionados• Administrar la configuración de parámetros y peticiones• Modificar el orden de actualización de objetos• Administrar las propiedades globales de Live Office



Eliminar objetos de Live Office

Puede quitar un objeto de informe del documento de Microsoft Office.Recuerde que no puede deshacer esta acción.

Nota:Una vez eliminado el contenido de un objeto, debe insertar un nuevo objetopara volver a ver los datos.

Para eliminar un objeto de Live Office del documento

1. Haga clic con el botón derecho en cualquier celda del objeto de LiveOffice que desee eliminar y haga clic en LiveOffice.

2. En el menú contextual de Live Office haga clic en Quitar objeto.3. Haga clic en Si para confirmar que desea eliminar el objeto.

Se ha quitado el objeto del documento.



Realizar tareas avanzadas

7

Realizar tareas avanzadasUno de los escenarios de uso de Live Office más comunes es tener variosobjetos de Live Office en un documento de Microsoft Office. Por consiguiente,los usuarios avanzados de Live Office pueden, por ejemplo, consolidarpeticiones, definir las opciones de aspecto y formato del documento,configurar las opciones de autenticación y seguridad del documento ycambiar la ubicación de un documento en el repositorio.

Administrar la configuración de parámetros ypeticiones

Para consolidar peticiones o parámetros para una fácilactualización

Para los documentos de Microsoft Office que contengan varios objetos deLive Office, puede activar que las peticiones o parámetros con el mismonombre y tipo se actualicen con una sola petición.

1. Haga clic con el botón derecho en un objeto de Live Office del documentode Microsoft Office, seleccione Live Office y haga clic en Propiedades,o bien, desde el menú de LiveOffice seleccione Propiedades para todoslos objetos.

2. En el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office, seleccioneel documento actual en "Objetos/Informes:".

3. Active la casilla de verificación Consolidar peticiones para cada tipode documento.

4. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana y volver al documento.


Realizar tareas avanzadas7 Realizar tareas avanzadas

Ejemplo: Cuándo utilizar las peticiones consolidadas

Tiene dos objetos de Live Office del mismo informe. Ambos objetos tienenpeticiones y se han establecido en Siempre pedir valor. Cada vez queactualice, aparecen dos cuadros de diálogo Especificar valores deparámetros. En lugar de introducir la misma información dos veces (unapara cada objeto), puede activar la opción Consolidar peticiones paracada tipo de documento. Ahora, cada vez que se actualicen los objetos,aparecerá un cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros y seaplicarán los valores a ambos objetos.

Nota:La opción de peticiones consolidadas no se puede usar cuando se estableceun orden de actualización de objetos personalizado. Para obtener más


7Realizar tareas avanzadasRealizar tareas avanzadas

información sobre la modificación del orden de actualización de objetos,consulte Modificar el orden de actualización de objetos.







3. Si trabaja con un objeto en Microsoft Excel, estará disponible la siguienteopción adicional:



• Seleccione la opciónElegir rango de datos de Excel si desea enlazarel parámetro o la petición a un rango de la hoja de cálculo de Excel.


















Peticiones y parámetros opcionales y nulos

Peticiones y parámetros opcionales

Al actualizar las peticiones de informe de Web Intelligence, peticiones deconsulta de universo o parámetros de Crystal Reports que son opcionales(no se requiere que se especifique un valor), Live Office requiere que seespecifique el valor de <No especificado> en el rango si el valor no seespecifica. Cuando se encuentra el valor <No especificado>, se omite laconfiguración del valor.

Parámetros nulos

Al actualizar parámetros de Crystal Reports que permiten un valor NULL,Live Office requiere que se introduzca el valor <null> en el rango si el valores null. Cuando se encuentra el valor <null>, el valor de parámetro seestablece en NULL.



Administración de las variables dependientes de tiempo (fechaclave)

Los datos a los que accede desde un documento de Web Intelligence o unaconsulta pueden depender del tiempo. Los atributos dependientes del tiempoy las jerarquías se evalúan en algunas bases de datos mediante una variablede fecha clave. Algunos ejemplos de fecha clave son la fecha en quedeterminados resultados financieros se envían o el inicio de un nuevoejercicio fiscal. Puede utilizar Live Office para insertar y actualizar datos quecontengan configuración de fecha clave. La fecha clave se trata como unaconfiguración de petición en Live Office.Temas relacionados• Crear consultas con configuración de Fecha clave• Modificar los valores de fecha clave en consultas

Insertar contenido que incluya configuración de fecha claveLa fecha clave está disponible en Live Office si la base de datos a la queaccede un universo utiliza la fecha clave para recuperar datos. Al igual queotras peticiones en Live Office, la configuración de fecha clave se puede veral crear consultas o al insertar contenido de Web Intelligence.

Crear consultas con configuración de Fecha claveLa configuración de fecha clave se muestra en la página Specify Query delAsistente de inserción de Live Office.

1. En la aplicación de Microsoft Office, seleccione dónde desea insertar elobjeto de Live Office que contiene la fecha clave.

2. En el menú Insertar de LiveOffice, seleccione Nueva consulta.

Aparecerá el Asistente de inserción de Live Office. Si todavía no se haconectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo haga.

Se muestra la página Choose Universe.

3. En la página Elegir universo del Asistente de inserción de Live Office,amplíe la carpeta o subcarpetas de universos y vaya al universo quedesee usar.

Aparecerá la página Especificar consulta.



La petición [KEYDATE] y su valor actual se muestran en la parte derechaencima del panel Result Objects.

4. Haga clic en Siguiente para continuar creando la consulta.Temas relacionados• Modificar los valores de fecha clave en consultas

Insertar contenido de Web Intelligence con configuración de fechaclaveLa configuración de fecha clave para contenido de Web Intelligence semuestra en la página Specify Keydates del Asistente de inserción de LiveOffice.

1. En la aplicación de Microsoft Office, seleccione dónde desea insertar elobjeto de Live Office que contiene la fecha clave.

2. En el menú Insertar de LiveOffice, seleccione Contenido de WebIntelligence.

Aparecerá el Asistente de inserción de Live Office. Si todavía no se haconectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo haga.

Se muestra la página Choose Document.

3. En la página Elegir documento del Asistente de inserción de Live Office,amplíe la carpeta o subcarpetas de universos y vaya al universo quedesee usar.

Aparecerá la página Especificar fechas clave.

4. Elija una de las tres opciones de la página Especificar fechas clave.• Usar la fecha predeterminada para todas las consultas• Establecer una fecha para todas las consultas• Establecer una fecha para cada consulta

5. Haga clic en Siguiente para continuar la definición del contenido de WebIntelligence que desee insertar en el informe seleccionado.

Temas relacionados• Modificar los valores de Fecha clave en contenido de Web Intelligence

Modificar los valores de fecha clave en consultasPara restablecer un valor de fecha clave en una consulta, debe editarla.



1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho enla consulta existente.

2. Seleccione LiveOffice y haga clic en Editar consulta de universo paraejecutar el Asistente de inserción de Live Office.

Aparece la página Specify Query.

3.Haga clic en el icono Propiedades de fecha clave para mostrar elcuadro de diálogo Propiedades de fecha clave.

4. En el cuadro de diálogo Propiedades de fecha clave utilice las opcionesproporcionada para modificar la configuración de fecha clave.• Usar la fecha predeterminada• Establecer fecha

5. Haga clic en Aceptar para guardar el nuevo valor de fecha clave.6. Haga clic en Aceptar para cerrar la página Specify Query y actualizar

la consulta.

Modificar los valores de Fecha clave en contenido de Web IntelligenceDespués de insertar un valor de Live Office basado en contenido de WebIntelligence, puede modificar el valor y configuración de fecha clave igualque cualquier otra petición.

1. Haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office y haga clic enPropiedades.Se muestra el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.

2. Haga clic en la ficha Peticiones.Todas las peticiones, contextos y fechas clave disponibles se enumeranen tres tablas independientes junto con sus valores actuales.

3. En la lista situada debajo del encabezado Peticiones, seleccione la fechaclave que desee modificar y, a continuación, haga clic en Fecha clave.Se mostrará el cuadro de diálogo Especificar fechas clave.

4. Elija una de las tres opciones de la página Especificar fechas clave.5. Haga clic en Siguiente para continuar la edición del contenido de Web

Intelligence.



Modificar el orden de actualización de objetos

Al actualizar todos los objetos del documento actual, Live Office ofrece laopción de establecer el orden de actualización de los objetos. Esta opciónpermite usar los datos devueltos por un objeto como parámetro o peticiónpara un objeto posterior.

Modificar el orden de actualización

Los documentos de Microsoft Office con varios objetos se pueden configurarpara actualizarse en el orden definido por el usuario.

Nota:El orden de actualización predeterminado para los objetos es el orden deinserción de los mismos.

1. Haga clic con el botón derecho en un objeto de Live Office del documentode Microsoft Office, seleccione Live Office y haga clic en Propiedades,o bien, desde el menú de LiveOffice seleccione Propiedades para todoslos objetos.

2. En el cuadro de diálogo "Propiedades del objeto de Live Office",seleccione el nombre del documento actual en "Objetos/Informes".

3. Desactive la casilla de verificación Consolidar peticiones para cadatipo de documento si está activada.

4. Active la casilla Activar orden de actualización. Haga clic en el botónEditar.Aparece el cuadro de diálogo "Configuración del orden de actualización".

5. Seleccione uno de los nombres de objeto en la lista "Orden deactualización".

Nota:Sólo se puede seleccionar y mover un objeto dentro de la lista cada vez.

6. Haga clic en una de las flechas de dirección a la derecha de la lista "Ordende actualización".Las flechas de dirección proporcionan las siguientes opciones para moverel objeto seleccionado:• "Mover a la parte superior de la lista"



• "Subir" (una posición)• "Bajar" (una posición)• "Mover a la parte inferior de la lista"

7. Haga clic en Aceptar.Volverá al cuadro de diálogo "Propiedades del objeto de Live Office".

Se ha establecido el orden de actualización para los objetos actuales. Elorden de actualización definido por el usuario se mantendrá cada vez quese actualicen todos los objetos.

Administrar las propiedades globales de LiveOffice

Live Office le permite configurar determinados aspectos de su funcionalidada nivel de toda la aplicación. Por ejemplo, puede configurar las opciones delmenú contextual que aparecen, así como aspectos del diseño, formato yfuncionamiento de actualización predeterminados para todos los objetos deLive Office.Temas relacionados• Configurar el menú contextual• Cambiar el diseño, formato y funcionamiento de actualizaciónpredeterminados• Configurar cadenas de mensajes de error predeterminadas• Configurar los parámetros de visualización de campos

Configurar el menú contextual

Puede especificar el menú contextual que desea que aparezca en Excel,Word, Outlook o PowerPoint de Microsoft Office.

Para cambiar el menú contextualEl procedimiento siguiente especifica el menú contextual para MicrosoftOffice Excel. Las mismas opciones se aplican a Microsoft Office Word,Outlook o PowerPoint.

1. En el menú LiveOffice, haga clic en Opciones.2. En la ficha General, seleccione una de las siguientes opciones:



• Reemplazar menú de Excel

Reemplaza el menú contextual de Microsoft Excel por el de LiveOffice.

• Agregar a menú de Excel

Genera un menú contextual combinado que contiene opciones deMicrosoft Excel y Live Office. Ésta es la opción predeterminada.

• Usar sólo el menú de Excel

En el menú contextual no se incluyen las opciones de Live Office.




Cambiar el diseño, formato y funcionamiento de actualizaciónpredeterminados

En la ficha General, puede configurar el diseño y las opciones deactualización predeterminados.

Para cambiar el formato de objetos y el funcionamiento de actualizaciónpredeterminados

1. En el menú LiveOffice, haga clic en Opciones.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones.

2. Haga clic en la ficha General.

3. Seleccione una de las siguientes opciones:• Preguntar antes de sobrescribir celdas de Live Office



Muestra automáticamente una advertencia antes de sobrescribir unacelda de Live Office.

Nota:Esta opción sólo se puede utilizar en Microsoft Excel.

• Actualizar objeto de Live Office cuando cambie la celda de enlace

Actualiza y refresca un objeto automáticamente cuando cambia elenlace de celdas de dicho objeto.

Nota:Esta opción sólo se puede utilizar en Microsoft Excel.

• Actualizar objeto de Live Office al abrir documento

Actualiza un objeto automáticamente cuando se abre el documentode Microsoft Office.

• Copiar y pegar con conectividad de Live Office

Mantiene automáticamente la conectividad de servidor a un objeto deLive Office copiado.

Nota:En la ficha Ver, el valor predeterminado es insertar secciones de informecon formato de informe para mostrar los filtros como comentarios. Estaopción sólo se puede utilizar en Microsoft Excel.

4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones.

Configurar cadenas de mensajes de error predeterminadas

Puede cambiar las cadenas predeterminadas que aparecen en las celdasdel documento cuando no hay ningún dato disponible (por ejemplo, si unacelda no tiene ningún dato, si hay un error o si los datos están ocultos).

Para cambiar las cadenas predeterminadas1. En el menú LiveOffice, haga clic en Opciones.


2. Haga clic en la ficha Vista.



3. Establezca los valores predeterminados obligatorios:• Ningún dato

Introduzca la cadena de texto que debe aparecer si la celda nocontiene datos. La cadena predeterminada está en blanco.

• Error de datos

Introduzca la cadena de texto que debe aparecer si la celda contieneun error. La cadena predeterminada es #DataError.

• Ocultar datos

Introduzca la cadena de texto que debe aparecer en lugar de los datosocultos. La cadena predeterminada es #Oculto.




Configurar los parámetros de visualización de campos

Puede elegir entre mostrar los nombres de campo, las descripciones decampo o ambos en los objetos insertados.

1. En el menú LiveOffice, haga clic en Opciones.


2. Haga clic en la ficha Vista.

3. En Nombre de columna, seleccione Nombre de campo, Descripciónde campo o Ambos.


Temas relacionados• Configurar el menú contextual• Cambiar el diseño, formato y funcionamiento de actualizaciónpredeterminados• Configurar cadenas de mensajes de error predeterminadas

Cambiar la configuración regional de visualización

Puede modificar la configuración de presentación para determinados tiposde campos mostrados por los objetos de Live Office mediante laespecificación de una configuración regional de visualización. El valor deconfiguración regional de visualización afecta al formato de presentación dedatos de tipo fecha, hora y numérico.

Nota:El valor de configuración regional de visualización no está disponible en losobjetos de campo de Crystal Reports.

Temas relacionados• Opciones, cuadro de diálogo

Para cambiar la configuración regional de visualización preferida1. En el menú LiveOffice, haga clic en Opciones.

Aparece el cuadro de diálogo Options.



2. Haga clic en la ficha Enterprise.Se muestra la configuración de la ficha Enterprise.

3. Seleccione una opción de la lista desplegable Seleccionar laconfiguración regional de visualización preferida.

4. Haga clic en Aceptar para guardar la nueva configuración.

Administrar la seguridad y el acceso al documento

Al trabajar con objetos de Live Office en las aplicaciones de Microsoft Officeque utiliza a diario, con frecuencia puede que tenga que ocultar datos enlos documentos por razones de seguridad, obtener datos de diferentes basesde datos o almacenar los datos en una ubicación diferente. Live Officepermite hacer esto con comodidad.

Temas relacionados• Agregar seguridad a los documentos• Conectarse a BusinessObjects Enterprise automáticamente• Conectar a un CMS diferente• Volver a vincular objetos en Business Objects Enterprise

Agregar seguridad a los documentos

Si guarda los datos importados con el documento, otros usuarios puedenver datos para cuya visualización no tienen autorización. Para asegurarsede que los datos del documento son seguros, oculte los datos del documentoy publique el documento en BusinessObjects Enterprise. La publicación deldocumento en BusinessObjects Enterprise garantiza que sólo verán eldocumentos los usuarios autorizados.

Para ver los datos ocultos en el documento, los usuarios deben actualizarlos datos. Los usuarios sólo pueden actualizarlos si tienen instaladoBusinessObjects Live Office (Live Office) y están conectados aBusinessObjects Enterprise.

Para ocultar datos al guardar un documento1. Haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office y haga clic en

Propiedades.



2. Haga clic en la ficha Actualizar.3. Seleccione Ocultar datos al guardar; actualizar datos para volver a

mostrarlos y haga clic en Aceptar.

Al guardar el documento, una cadena de texto sustituye los datos delobjeto. La cadena de texto predeterminada es #Oculto, pero puedemodificarla.

4. Para restaurar los datos, haga clic en Actualizar.

Desconectar objetos de Live Office de EnterpriseDe forma predeterminada, al pegar un objeto de Live Office, se mantiene laconectividad con Enterprise. Esto incrementa la preocupación por el accesoa los datos y la seguridad si piensa distribuir documentos con objetos deLive Office incrustados. Siga estas instrucciones para desconectar laconectividad de Enterprise de los objetos incrustados en las aplicacionesde Microsoft Office.

1. Seleccione Live Office y haga clic en Opciones.Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones.

2. En la fichaGeneral desactive la opciónCopiar y pegar con conectividadde Live Office.


Todos los objetos copiados se desconectarán de los datos de Enterprise.Los objetos pegados no podrán establecer conectividad a través de LiveOffice, por lo que la información presentada ya no estará actualizada.

Conectarse a BusinessObjects Enterprise automáticamente

Mediante el Inicio de sesión único (SSO), puede acceder a variasaplicaciones o sistemas simultáneamente, proporcionando las credencialesde inicio de sesión sólo una vez, lo que permite trabajar más fácil yeficazmente.

Puede configurar Live Office para que se conecte automáticamente aBusinessObjects Enterprise cada vez que se cargue Excel, PowerPoint,Outlook o Word de Microsoft Office.

Live Office puede aprovechar el Inicio de sesión único en BusinessObjectsEnterprise si se ha configurado. Puede configurar Live Office para que se



conecte automáticamente a BusinessObjects Enterprise cada vez que secarguen aplicaciones de Microsoft Office que admitan Live Office. De estamanera, no se pedirá a los usuarios que inicien sesión en BusinessObjectsEnterprise una vez que han iniciado sesión en la herramienta de autenticaciónutilizada en su organización.

Para establecer una conexión automática1. En el menú LiveOffice, haga clic en Opciones.


2. Haga clic en la ficha Enterprise.

Nota:Si ya está conectado a BusinessObjects Enterprise, los detalles deconexión aparecen en los campos correspondientes.

3. Seleccione Usar el criterio de inicio de sesión especificado.4. Haga clic en Aceptar.

Conectar a un CMS diferente

Los datos de Crystal Reports o Web Intelligence a los que debe acceder,podrían estar almacenados en diferentes repositorios. Mediante la fichaEnterprise del cuadro de diálogo Opciones de Live Office, puede ajustar elparámetro de Live Office con facilidad para conectar a un Sistema deadministración central (CMS) diferente.Temas relacionados• Para conectar a un CMS diferente

Volver a vincular objetos en Business Objects Enterprise

Si cambia la ubicación de un informe u otro origen de contenido enEnterprise, debe volver a vincular el objeto de Live Office.

Para volver a vincular un objeto de Live Office1. Haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office que desee

cambiar de ubicación y haga clic en Live Office > Propiedades.



2. En el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office, haga clicen Elegir.

3. En el cuadro de diálogo Ubicación del documento, vaya a la nuevaubicación del documento y haga clic en Aceptar.

Aparecerá un mensaje de advertencia.

4. Haga clic en Sí.

Se mostrará la ruta del nuevo documento.



Solución de problemas deLive Office

8

Activar el registro de Live OfficeEl registro de Live Office se activa de forma predeterminada en la instalación.Esta sección contiene información acerca de cómo configurar y activar elregistro.

Archivos de registro de ejemplo de Live Office

Esta sección contiene un archivo XML LOLogger.config de ejemplo y unarchivo de salida log.txt de ejemplo.

Formato del archivo XML LOLogger.config de ejemplo

<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?><configuration><configSections><section name="log4net"

type="log4net.Config.Log4NetConfigurationSectionHandler,

log4net-net-1.0"/></configSections>

<log4net><root><level value="ALL" /><appender-ref ref="RollingLogFileAppender" /></root>

<appender name="RollingLogFileAppender" type="log4net.Appender.RollingFileAppender" >

<file value="${APPDATA}\\Business Objects\\Live Office\\log-file.txt" />

<appendToFile value="true" />



<lockingModel type="log4net.Appender.FileAppender+MinimalLock" />


Solución de problemas de Live Office8 Activar el registro de Live Office

<rollingStyle value="Size" /><maxSizeRollBackups value="3" /><maximumFileSize value="2MB" /><staticLogFileName value="true" />

<layout type="log4net.Layout.PatternLayout"><param name="ConversionPattern" value="%d [%t]

%-5p %m%n" /></layout></appender></log4net>

</configuration>

Formato del archivo de registro de ejemplo

Cuando se ejecuta Live Office, se genera log-file.txt. A continuación semuestra un archivo .txt de ejemplo.

|Date----|-------Time-----|PID |Loglevel|Log message----2006-11-03 09:19:34,877 [3084] DEBUG Enter populateAuthComboThreadHelper2006-11-03 09:19:34,908 [3084] DEBUG --- WebServiceURL= http://machine name: 8080/dsws/services/session2006-11-03 09:19:35,424 [3084] DEBUG ---- get Session =BusinessObjects.DSWS.Session.Session

Nota:Puede cambiar el nombre del archivo de salida de registro en el código XMLde LOLogger.config mediante el parámetro <file value="${APPDATA}\\Business Objects\\LiveOffice\\log-file.txt" />.


8Solución de problemas de Live OfficeActivar el registro de Live Office

Solución de problemas de loscomponentes de Live Office

En esta sección se describen problemas que podría encontrar al instalar ousar BusinessObjects Live Office XI 3.1. Para obtener información de soluciónde problemas, haga clic en cualquiera de los vínculos siguientes.

Nota:Si este documento no incluye ninguna solución para el problema que tiene,póngase en contacto con el servicio de asistencia al cliente.

Temas relacionados• Problema: El menú de LiveOffice ha desaparecido• Problema: Error en la actualización del objeto• Problema: El orden y el filtro del objeto se pierden al actualizar• Problema: Acceso denegado a un universo• Límites de tamaño de objetos de Live Office

Problema: El menú de LiveOffice ha desaparecido

Causa:

El complemento de Live Office no está activado adecuadamente.

Solución:

Debe ejecutar el archivo enable_addin.exe que se encuentra en la rutaC:\Archivos de programa\Business Objects\BusinessObjectsEnterprise 12.0\Live Office 12.0

Para obtener más información, consulte el Manual de instalación deBusinessObjects Live Office que se encuentra en el CD del producto.


Solución de problemas de Live Office8 Solución de problemas de los componentes de Live Office

Problema: Error en la actualización del objeto

Causa:

Por diseño, existen casos conocidos en los que falla la actualización delobjeto de Live Office. La causa más común de estos errores de actualizaciónes que la estructura subyacente del informe de origen ha cambiado desdeque se actualizó el objeto de Live Office por última vez. Por diseño, podríanfallos de actualización ocurrir por una de las siguientes causas.

• El tipo de sección de informe ha cambiado. Por ejemplo, de una tabla aun gráfico.

• El archivo de origen de Web Intelligence o Crystal Reports se ha eliminadode BusinessObjects Enterprise.

• El universo de origen ha cambiado o se ha eliminado.

• Los campos de tabla o restricciones de base de datos SQL han cambiadoo se han eliminado. Por ejemplo, el tipo de campo o restricción de basede datos especificado no es válido o no está disponible.

• No hay una instancia de informe disponible.

• Se ha cambiado la estructura de la tabla.

Solución:

Debe aparecer un mensaje de error e indicar el origen del problema. Si noaparece o no resulta útil, compruebe si ha habido algún cambio reciente enla estructura del informe.

Nota:También puede encontrar una explicación mas detallada de los mensajesde error en el documento Manual de solución de problemas, ubicado en elsitio Web de atención al cliente de Business Objects.


8Solución de problemas de Live OfficeSolución de problemas de los componentes de Live Office

Problema: El orden y el filtro del objeto se pierdenal actualizar

Causa:

Las operaciones de ordenación y filtrado basadas en Microsoft Excel no seadmiten por completo en Live Office.

Solución:

Vuelva a aplicar estas operaciones después de actualizar el objeto de LiveOffice. El resto del formato del informe se conserva.

Problema: Acceso denegado a un universo

Causa:

No tiene suficientes derechos de acceso para el universo. Se muestra unmensaje de error cuando intenta actualizar una consulta o no puede ver losobjetos en un universo mostrado.

Solución:

Póngase en contacto con el administrador del sistema para que leproporcione suficientes derechos para acceder al universo.

Límites de tamaño de objetos de Live Office

Para cada aplicación Microsoft Office que es compatible con Live Office,hay un número máximo de filas y columnas que puede existir en una tablau hoja de cálculo. Esto afecta a la cantidad de datos que puede insertar enun objeto porque Live Office inserta los datos en forma de tabla o como filasy columnas en una hoja de cálculo. Estos límites los definen las aplicacionesMicrosoft Office, de modo que es útil conocer estos límites al planificar apartir de qué datos va a crear un objeto.



Microsoft Word

• Número máximo de filas = 32767

• Número máximo de columnas = 15

Microsoft Excel

Nota:Si usa MS Excel 2007 no se aplicarán las siguientes limitaciones.



PowerPoint




8Solución de problemas de Live OfficeSolución de problemas de los componentes de Live Office

Referencia

9

Secciones de referenciaEn este documento se proporcionan referencias sobre los siguientes temas:

• Asistente de inserción de Live Office

• Opciones, cuadro de diálogo

• Cuadro de diálogo Propiedades.

Asistente de inserción de Live Office

El Asistente de inserción de Live Office aparece cuando se seleccionaInsertar en el menú Live Office. El asistente le ayuda a seleccionar unobjeto o instancia de Crystal Reports de origen, un objeto o instancia deWeb Intelligence o una consulta que desee insertar en el documento deMicrosoft Office como un objeto de LiveOffice.


Referencia9 Secciones de referencia

Opciones, cuadro de diálogo

El cuadro de diálogo Options permite establecer las opciones deBusinessObjects Live Office (Live Office). Estas opciones afectan a todoslos documentos, no sólo al documento actual. Haga clic en Predeterminadopara recuperar las opciones predeterminadas.

Nota:Las opciones de Live Office sólo actúan en el producto de Microsoft Officeque utiliza. Puede configurar diferentes opciones para Microsoft Excel,Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook y Microsoft Word.

El cuadro de diálogo Opciones tiene tres fichas:

• Ficha General

• Ficha Ver

• Ficha Enterprise

Temas relacionados• Ficha General• Ficha Ver• Ficha Enterprise

Ficha General

La fichaGeneral contiene las opciones para personalizar el menú contextualy las opciones de visualización generales. Las opciones que puedeespecificar en esta ficha varían según el programa de Microsoft Office queesté utilizando.


9ReferenciaSecciones de referencia

Temas relacionados• Cambiar el diseño, formato y funcionamiento de actualizaciónpredeterminados• Para cambiar el menú contextual

Ficha Ver

La ficha Ver contiene las opciones para mostrar campos.



Temas relacionados• Configurar los parámetros de visualización de campos• Configurar cadenas de mensajes de error predeterminadas

Ficha Enterprise

La fichaEnterprise contiene las opciones para conectarse a BusinessObjectsEnterprise y para establecer la configuración regional de visualizaciónpreferida.


9ReferenciaSecciones de referencia

Utilice la lista desplegable Seleccionar la configuración regional devisualización preferida para modificar la configuración de visualización delos objetos Live Office. Actualmente el valor de configuración regional devisualización afecta al formato de presentación de datos de tipo fecha, horay numérico. La configuración regional de visualización sólo se refleja en losobjetos de sección de informe.Temas relacionados• ¿Qué son los objetos, instancias y secciones de informe?• Conectarse a BusinessObjects Enterprise automáticamente• Configurar los parámetros de visualización de campos• Configurar cadenas de mensajes de error predeterminadas



Cuadro de diálogo Propiedades del objeto de LiveOffice

El cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office muestra laspropiedades de todos los objetos en el documento actual. Live Office lepermite ver y modificar las opciones de apariencia y actualización de losobjetos de Live Office en una ubicación.

Existen varias configuraciones:

• En la ficha General puede ver el estado de la actualización, la ubicacióndel objeto y la definición del objeto, incluido el tipo del objeto, por ejemploun gráfico.

• Si el objeto tiene peticiones, parámetros o contexto, en la ficha Peticionespuede ver la configuración actual y acceder a los cuadros de diálogopara cambiar esa configuración.

• En la ficha Actualizar puede encontrar las siguientes opciones, segúnel objeto o informe seleccionado:

• Aplicar formato del informe al actualizar

• Ocultar datos al guardar; actualizar datos para volver amostrarlos

• "Configuración de actualización", que proporciona acceso al cuadrode diálogo "Opciones de actualización" mediante el botón Editar.

Temas relacionados• Modificar el contenido de Crystal Reports• Modificar el contenido de Web Intelligence• Modificar consultas

Compatibilidad con versiones anterioresLas siguientes secciones contienen información relativa a la compatibilidadcon versiones anteriores de los componentes de Live Office. Este contenidoincluye información sobre las funciones abandonadas, no admitidas, lacompatibilidad con versiones anteriores de Live Office y otros productos deBusiness Objects, y cambios en el comportamiento de Live Office entre lasdiversas versiones.


9ReferenciaCompatibilidad con versiones anteriores

Temas relacionados• Funciones no admitidas

Funciones no admitidas

Una función no admitida es una función que puede que se incluya o no conel producto, pero que ya no se afrece asistencia técnica para ella. Estosignifica que ya no se aceptan llamadas al servicio de asistencia técnica ylas solucitudes de mejora relativas a esta función. La siguiente funcionalidadde Live Office no se admite para esta versión de Live Office.

• La funcionalidad de exploración in situ de conjuntos de filas ysecciones de informe de Web Intelligence y Crystal Reports. Elcomportamiento de actualización de objetos de Live Office reflejará elúltimo estado de exploración.

• Autenticación de Windows NT. Microsoft Corporation ha reemplazadola autenticación de Windows NT con Windows Active Directory.

• Funcionalidad de OLAP Intelligence. La funcionalidad de OLAPIntelligence no se admitirá en esta versión. Los objetos de OLAP LiveOffice de versiones anteriores no se reconocerán en esta versión de LiveOffice.

• Insertar y modificar objetos de Live Office basados en vistasempresariales. Como solución para los usuarios avanzados, todavíaexiste la posibilidad de insertar un documento de Crystal Reports basadoen una vista empresarial.

• Crear un informe de Crystal Reports a partir de un rango de Excel.Los usuarios pueden crear informes a partir de un rango de Excel enCrystal Reports Designer. Así se proporciona una funcionalidad decreación de informes más completa.

• Insertar un conjunto de filas de un proveedor de datos de WebIntelligence. La compatibilidad de Web Intelligence con secciones deinforme, introducida en esta versión, proporciona una interfaz de usuarioy un resultado general significativamente mejores. Los usuarios puedeninsertar una tabla de un informe de Web Intelligence existente paraobtener el mismo conjunto de filas.


Referencia9 Compatibilidad con versiones anteriores

Más información

A

UbicaciónRecurso de infor-mación

http://www.sap.comInformación del pro-ducto SAP Busines-sObjects

Seleccione http://help.sap.com > SAP BusinessOb-jects.

Puede acceder a la documentación más actualizadasobre todos los productos SAP BusinessObjects y sudespliegue en el SAP Help Portal. Puede descargarversiones en PDF o bibliotecas HTML instalables.

Algunos manuales se almacenan en SAP ServiceMarketplace y no están disponibles desde SAP HelpPortal. Estos manuales aparecen listados en HelpPortal junto con un enlace a SAP Service Marketplace.Los clientes con un acuerdo de mantenimiento dispo-nen de una identificación de usuario registrado paraacceder a este sito. Para obtener una identificación,póngase en contacto con su representante de asisten-cia al cliente.

SAP Help Portal


Más informaciónA

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http://help.sap.com/


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sap-instguides• Notas de la versión: http://service.sap.com/releaseno

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Desde la formación tradicional en aulas hasta semina-rios de e-learning específicos, podemos ofrecer unpaquete de formación que se ajuste a sus necesidadesy su estilo preferido de aprendizaje.

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Asistencia en líneaal cliente

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Los consultores pueden acompañarle desde la fasede análisis inicial hasta la entrega de su proyecto dedespliegue. Contamos con expertos en temas comobases de datos relacionales y multidimensionales,conectividad, herramientas de diseño de base de datosy tecnología de incrustación personalizada.

Consultoría


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ÍndiceAarquitectura 17

Bbases de datos protegidas, iniciar sesión en 25BusinessObjects Enterprise

conectar automáticamente a 137conectarse a 21guardar en 109publicar en 109

Ccampos 49

centrarse en 49excluir 49modificación 47seleccionar 34

CMS, conectar a otro distinto 111columnas 131

ajustar automáticamente 131insertar 43

conceptos clave 13Configuración regional de visualización, cambiar

134configurar

opciones de actualización 65propiedades globales de Live Office 129

consultas 77agregar clasificación a 85con configuración de fecha clave 125configurar opciones 91crear y ejecutar 77

consultas (continúa)filtros de datos 87generar 77ordenar 86presentación general 76

contenido de Crystal Reports 129compatibilidad con tipos de contenido 8configurar propiedades globales 129insertar 24

datos como secciones de informe 32filas y columnas 43pasos para 26

modificar campos 47modificar parámetros 44opciones del asistente 26propiedades del objeto 42

contenido de Web Intelligenceactualizar 52, 115compatibilidad con tipos de contenido 8configurar

opciones de actualización 65propiedades globales 129

especificar contexto 58especificar peticiones 59insertar

datos como secciones de informe 60modificación 64, 68, 71, 97, 99pasos para insertar 53ver propiedades generales 69

contexto, especificar 58

Ddatos 135

ocultar 135


datos (continúa)valores predeterminados, cambiar 132

definiciones 13instancias 13objetos de informe 13opciones de actualización 25parámetros 15peticiones de orden 15secciones de informe 25

desconectar objetos 114, 136documento, agregar seguridad a 108documentos publicados, ver 108

Eestablecer parámetros de informe 68, 97excluir categorías de campo 49

FFecha clave 125

crear consultas con 125Insertar contenido que incluya 125

filtros 49agregar 49aplicar 35elegir categorías de campo como

parámetros de filtro 49excluir categorías de campo 49modificación 48quitar 49

filtros de datos 87formato, ajustar columnas automáticamente

131

Gguardar

en repositorio de Enterprise 112en unidad local 112

Iinsertar

contenido de Crystal Reports 24contenido de Web Intelligence 53

instancias, definición 13interfaz de usuario

Opciones (cuadro de diálogo) 149Propiedades (cuadro de diálogo) 153

LLive Office 153

arquitectura 17barra de herramientas 17compatibilidad con versiones anteriores 153conceptos 13distribuir por correo electrónico 114eliminar objetos 117formato 131formato, ajustar columnas automáticamente

131habilitar el registro 140límites de tamaño de objetos 144menú de cinta 20opciones de actualización, configurar 39propiedades globales 129sugerencias de solución de problemas 142

Mmenú contextual, configurar 129modificar 132

filtros 48valores de petición 71, 99valores predeterminados de datos 132visualización de campo 134

mostrar 134nombres de campo 134propiedades generales 69


Índice

Oobjetos de informe, definición 13objetos, volver a conectar 111ocultar datos al guardar 120Opciones (cuadro de diálogo) 149

Cambiar configuración regional devisualización 134

opciones de actualización 131actualización automática con cambios de

enlace 131configurar 39, 65definición 25valores de parámetro 131

PPanel de consulta, compatibilidad con tipos de

contenido 8parámetros, definición 15peticiones de orden 120

consolidar 120definición 15especificar valores 94modificación 71, 99

presentaciones, publicar 140Propiedades (cuadro de diálogo) 153publicar, documentos 140

Rregistrar 140

archivos de ejemplo 140habilitar en Live Office 140

Ssecciones de informe 64

agregar adicionales 64definición 25insertar 32, 60

seguridadadministrar 135agregar a documento 108, 120seguridad y acceso al documento 120

Vvalores de parámetro

actualizar 47consolidar 120especificación 30solicitar 131

ver 69documentos publicados 108propiedades generales del objeto 69propiedades globales 129


Índice


Índice

manual del usuario de sap businessobjects live office

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