manual descriptivo del sistema v8.0-31052012
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PROFESIONALES EN SOLUCIONES DE SISTEMAS
SISTEMA INTEGRAL OCTOPUS VISUAL
MANUAL DESCRIPTIVO
Derechos Reservados Registro de la Propiedad Industrial
Registro INDECOPI No. 0338 No 00062197
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DESCRIPCION DEL SISTEMA INTEGRAL OCTOPUS VISUAL
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA: TIPO ERP
SISTEMA ABIERTO:
Es un sistema abierto porque los módulos o subsistemas se entregan con los
códigos fuente y herramientas adicionales de programación para poderlo variar,
modificar su comportamiento o evolucionar:
Los códigos fuente de las aplicaciones, sub sistemas ó módulos están
desarrollados con el lenguaje 4GL Leo Visual; este lenguaje lleva el objeto en
forma automática a código de Visual C++ para no tener la engorrosa tarea de
tener que programar usando compilador Visual C++. De esa manera se evita
tener que hacer compilaciones y encadenamientos (links)
Con el apoyo de las herramientas se puede efectuar una rápida programación,
adecuada capacitación del usuario y absoluta independencia del proveedor.
SISTEMA FLEXIBLE
Es un sistema flexible porque puede adaptarse a la medida de cualquier
necesidad, por lo tanto, brinda la posibilidad de crecer, adaptar y modificar las
aplicaciones del sistema de acuerdo a las necesidades de cualquier tipo de
empresa. Durante el análisis previo a la instalación de las aplicaciones se elabora
un Diagrama de flujo de los procedimientos de la organización usuaria y se
encadenan las aplicaciones que se van a usar, procediendo a su personalización.
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SISTEMA PORTÁTIL
Es un sistema portátil porque puede trabajar en cualquier plataforma de
WINDOWS ó Linux y bajo varias modalidades, siendo la principal la modalidad
Cliente / servidor; también se puede acceder al sistema Octopus mediante
conexión remota
SISTEMA EN LINEA (ON-LINE)
Es en línea porque los datos se escriben donde se capturan y sólo se escriben una
vez y desde cualquier subsistema ó módulo.
BASE DE DATOS
Posee una base de datos RELACIONAL denominada OCTOBASE que tiene las
características de una base ODBC y, por lo tanto, se puede migrar la información
a otras bases de datos similares tales como SQL Server o MySql. Para este
efecto se incluye opcionalmente una interfase que se adhiere al motor de la base
de datos ajena. Esta interface la desarrolla CONSORCIO OCTOPUS.
MULTIUSUARIO- INTERACTIVO
Es multiusuario porque trabaja en ambiente de RED pudiendo abarcar redes de
hasta 4096 estaciones y 128 sesiones distintas por estación. La administración de
su base de datos para todos los subsistemas permite una información veraz,
exacta y oportuna, tan importante en la toma de decisiones a nivel gerencial.
Integra toda la gestión comercial y administrativa de cualquier empresa, industria
o institución.
FACIL USO Y OPERACION
El sistema OCTOPUS VISUAL además de ser un sistema muy potente y versátil
es fácil de operar por las siguientes razones:
Está desarrollado para interactuar en Castellano
Sus pantallas son funcionales y de rápida manipulación
Tiene consultas en línea mediante ventanas y sesiones paralelas que reducen
el tiempo de digitación.
Mediante el comando de teclas se puede navegar por los campos de las
pantallas
Tiene ayuda en línea, presionando sólo una tecla el usuario puede recordar o
acudir a diversas definiciones y funciones de todos los subsistemas.
Desde su origen, las 17 aplicaciones que contiene están desarrolladas para
operar y funcionar de acuerdo a normas y legislación peruanas.
El sistema posee Interfase Visual usando íconos, ventanas y otros elementos
visuales por naturaleza.
IMPORTA Y EXPORTA INFORMACIÓN
Por su capacidad de importar Información, Utiliza la información creada por otros
sistemas desarrollados en otros lenguajes y plataformas, disminuyendo tiempos
de digitación. Al poder exportar la información formada en OCTOPUS a otros
sistemas, brinda la facilidad de utilizar también la data o información de un
sistema OCTOPUS monousuario a multiusuario.
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SEGURIDAD
El sistema Integral OCTOPUS VISUAL, posee un manejador de niveles de
seguridad, por lo tanto puede configurarse y procesar para cada usuario; se
puede autorizar inclusive desde la función mínima que es modo lectura,
imposibilitando el acceso o manipulación de datos por personas que no están
debidamente autorizadas. Además de contar con los niveles de seguridad de cada
plataforma de hardware, crea un menú para cada usuario con los módulos que
utilizará y de acuerdo a sus privilegios de acceso.
MULTIEMPRESA - MULTIMONEDA
Esta es una de las potencialidades del OCTOPUS VISUAL. Tiene la capacidad de
procesar varias empresas, consolidando la información global para cada una de
ellas, tanto en reportes como en consultas. Además, realiza los procesos en
forma bimonetaria, pudiendo considerar hasta 9 tipos de moneda.
INTEGRIDAD DE LA INFORMACION
OCTOPUS VISUAL posee archivos especiales de seguridad para modificación o
actualización mediante imágenes, asegurando la integridad de la información ante
cualquier fluctuación de energía o colapso de sistema que carezca de
replicaciones.
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Supervisa la manipulación de la información mediante un control al usuario,
identificándolo para cada operación o proceso del sistema.
OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PLATAFORMA OCTOPUS
Está desarrollado para trabajar eliminando límites de memoria y
aprovechando mejor la velocidad del procesador de las máquinas.
Cuenta con traductor de aplicaciones que las lleva de LEO a LEO VISUAL, lo
que permite traducir las 500,000 líneas de programa que posee OCTOPUS.
Comandos en VISUAL LEO, que derivan automáticamente a Visual C++,
herramientas más potentes de gestión y Configuración
Capacidad de trabajo bajo modalidad CLIENTE/SERVIDOR.
Conexión a bases de datos como: SQL SERVER, Mysql.
Comunicaciones integradas, con posibilidad de comandos y funciones para
funcionar en INTERNET, é INTRANET etc.
Capacidades OLE, para incrustación y unión de objetos traídos de otras
aplicaciones. Ejemplo: desde MS-OFFICE.
Capacidad MULTIMEDIA para manejo de imágenes, sonidos, etc.
Posee Manuales de programador, usuario y operador y los programas están
debidamente documentados
Posee manuales y diagramas de cada una de las aplicaciones o subsistemas
tanto para el programador como para el usuario y el operador y los programas
están debidamente documentados
Los reportes de la información poseen funcionalidades que permiten llevar los
datos a utilitarios en forma simple y muy conveniente para la creación de
registros u hojas de análisis; además facilita el uso de filtros para la búsqueda
de subconjuntos de información.
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ARQUITECTURA DE LAS APLICACIONES DE OCTOPUS
A continuación se muestra el diagrama de la Arquitectura de las aplicaciones que
el Sistema Integral Octopus Visual en su versión ERP posee:
1. Asientos automáticos de los Sub sistemas al Sub sistema de Contabilidad y
a Contabilidad de Costos
2. Envío de Información al Sub sistema de Producción
3. Devoluciones del Sub sistema de Producción al Sub Sistema de Almacenes
4. Envío de Información del Sub Sistema de Compras al Sub Sistema de
Control Patrimonial
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APLICACIONES, SUBSISTEMAS Y MÓDULOS
El sistema integral OCTOPUS VISUAL contiene las siguientes aplicaciones
estándar:
A continuación va una explicación del funcionamiento general de cada subsistema
y sus módulos; esta explicación no llega a cubrir las consecuencias de la
personalización que se realiza posteriormente, cuando se está en franco proceso
de implementación del sistema Octopus en los equipos de un usuario; en ese caso
el funcionamiento del módulo o subsistema ya responde al proceso que realiza el
usuario. Los cambios se realizan previo análisis, diseño, valorización, cronograma,
aceptación del Cliente y Cronograma. Los cambios o modificaciones son
principalmente dirigidos a modificar su comportamiento ya que se entregan como
han sido desarrollados en el laboratorio de Consorcio Octopus, respetando sus
librerías originales que son aceptadas por los sistemas operativos más utilizados
en el medio y procurando que la filosofía de abierto, flexible, portátil, seguro y
fácil de usar y mantener esté presente en cada uno de sus componentes.
Para implementar las aplicaciones existentes u otras aplicaciones nuevas en los
equipos de un usuario, se procede a realizar una toma de requerimientos de
funcionalidades, un análisis y un diseño del sistema integral; de esta forma se
obtiene una lista de actividades que se va a desempeñar y un cronograma que
permitirá seguir un plan de trabajo, más los consiguientes diagramas que
acompañan todo proyecto.
Es bajo esta perspectiva que no todos los subsistemas que se mencionan a
continuación se personalizarán u operarán en un caso de negocio; sino los que
sean absolutamente necesarios para constituir un flujo lógico de procedimientos
que se alinee con la misión y visión del esquema operativo del usuario.
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ALMACENES
Este subsistema administra los movimientos (ingresos y egresos) de mercaderías
o insumos, desde el momento en que se satisface una necesidad hasta que el
bien sale del almacén. Las adquisiciones (compras, gastos o importaciones) se
almacenan y luego se distribuyen para un determinado fin (ventas, salidas,
consumos, etc.) En el enlace con Producción lleva insumos y trae Productos
Terminados.
Se caracteriza por ser multialmacén (se puede manejar múltiples almacenes,
dependiendo del hardware). Está enlazado a los subsistemas de adquisiciones,
distribución y contabilidad para interactuar con ellos en línea, con puntos de
control de flujo de información y emitir las consultas y reportes respectivos, este
enlace es efectuado mediante las definiciones de archivos / usuarios
Controla los volúmenes o stock de bienes en dos unidades de medida
simultáneamente, relacionadas entre sí.
Consta de los siguientes módulos:
TABLA DE UNIDADES
Esta tabla permite el ingreso de dos unidades por cada registro con sus
respectivas tasas de equivalencia o factores de conversión de una unidad a otra,
para controlar saldos, movimientos y valorizaciones en los almacenes.
MANEJO DE PRODUCTOS o CATÁLOGO DE MATERIALES
Llamado también Ficha Técnica. Aquí se registra cada ítem (previamente
codificados tal como el catálogo de bienes) del almacén, sin límite alguno. Con
estos datos almacenados se enlazan las entradas y salidas que formarán los
documentos respectivos: Facturas, Boletas, Guías, Órdenes de Compras,
Cotizaciones, Ordenes de Importación, Pedidos de Nacionalización, Notas de
cargo, Notas de Abono, Vouchers o comprobantes contables.
Tiene 4 funciones adicionales para el manejo de anexos a la ficha y sirven para
especificar detalles como: diseño, producción, etc.
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MANEJO DE ALMACENES
En este módulo se puede forjar un número ilimitado de almacenes, el sistema
está diseñado para este fin. Este módulo controla el stock, máximos, mínimos,
saldos disponibles, en tránsito, comprometidos, pedidos, no nacionalizados, etc.
ÓRDENES DE RETIRO O DESPACHOS
Cuando se realiza una venta muchas veces es necesario emitir la guía de salida
por ventas y adicionalmente, la orden de retiro o despacho respectivo -total o
parcialmente- Por este motivo el Kárdex contable de los productos no coincide
con el Kárdex físico. Este módulo iguala los dos Kárdex.
GUIAS DE ENTRADA
Llamada también Guía de internamiento ó NEA en las instituciones públicas. Se
forja por diversos conceptos de ingreso como: compras, consignaciones,
devoluciones, préstamos, libres, importaciones, producción o transferencias desde
otros almacenes o de exterior.
El sistema maneja parámetros de referencia especiales para cada artículo
ingresado como: tiempo de reposición, volumen de reposición, etc.
Controla, además, el ingreso pendiente de ítem por compras o por otros
conceptos.
GUÍAS DE SALIDA
Llamada también Guía de Remisión ó PECOSA en las instituciones. Puede
registrarse por diversos conceptos como: exportaciones, producción, consumo,
transferencias a otros almacenes, ventas, etc. Adicionalmente se funda una guía
automática cada vez que se concibe un pedido de venta en el subsistema de
ventas.
Esta guía descarga del almacén al costo promedio, también puede hacerlo
mediante conceptos UEPS (LIFO), PEPS (FIFO) ó Reposición.
KÁRDEX
En este módulo se prepara y se reporta el Kárdex de los almacenes (historia de
entradas, salidas y saldos con fechas) Se puede obtener distintos reportes según
necesidades del usuario de acuerdo a un modelo de reportes o catálogo. Este
reporte refleja las entradas, salidas y saldos en sus respectivas unidades de
medida y costo unitario, así como el valor total en monetario, puede ser en
cualquier moneda de las que se haya configurado. Refleja también los
movimientos por centros de gastos / unidades operativas.
SIG DE ALMACENES
Estos reportes y procesos especiales del Sistema de Información Gerencial se
utilizan para: 1) cambiar el código de un artículo, 2) borrar un artículo siempre y
cuando no tenga movimientos de entrada o salida en un período y 3) ajustar los
saldos de artículos con existencia cero, pero cuyo monto tiene decimales y han
quedado por redondeo (el sistema hace los correspondientes ajustes y
movimiento contable ajustado).
El sistema incluye consultas básicas de saldos y movimientos de un artículo en el
mes de proceso. También permite recibir y transmitir datos desde otra estación
remota.
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DEFINICIÓN DE ARCHIVOS Y USUARIOS
Cuando se desea otorgar parámetros al sistema para que un determinado usuario
trabaje con un almacén seleccionado se ingresa a este módulo. También cuando
se quiere definir el ingreso desde el inicio de las operaciones en un almacén,
Enlaza también con seriales de ventas (facturas / Boletas) y seriales de Compras.
NÚMEROS DE SERIE
En este módulo se ingresan los números de serie / lote del ítem que requiera esta
condición: artefactos, medicinas, equipos, máquinas, Libros, herramientas, etc.
En los movimientos de entrada / salida, cada vez que se ingresa un ítem, se
anota su número de serie; de esta manera el usuario tendrá una bolsa de datos
de números de serie en stock, en ingresos y salidas. Este mismo procedimiento
funciona para productos que se necesitan controlar por motivos de fechas de
vencimiento.
ATRIBUTOS DEL SISTEMA
Código de artículo de hasta 16 caracteres alfanuméricos, estructurados en
varios niveles definidos por el usuario.
Manejo de múltiples bodegas o almacenes independientes.
Control de niveles de stock para cada artículo (mínimo y máximo)
Valorización de inventario
Manejo de series y lotes.
Efectúa corrección monetaria para cada artículo en su moneda de compra.
Consultas en pantalla del saldo de cada almacén, saldo total, datos de
compras.
Compras y ventas acumuladas en diferentes períodos
Kárdex con detalle físico y valorizado de los movimientos de almacén,
cronológicamente valorizados.
Emisión de listas de precio y reajuste de precios de venta.
Captura de información desde ventanas de ayuda, para tipos de documento,
códigos de artículos y códigos de cuentas de ajuste.
Manejo de códigos de barras y manejo de códigos contables para trasladar a
Contabilidad automáticamente.
Toma de Inventarios físicos
Modalidad de Inventario Perpetuo
PRINCIPALES RESULTADOS O REPORTES
Partes de ingreso y salidas del almacén
Consumos internos por Centros de Costo / Unidades Operativas
Ingresos de artículos por proveedor.
Salidas de artículos por cliente.
Kárdex físico y valorizado.
Saldos por almacén.
Diferencias de Inventario.
Estadísticas de consumos internos.
Estadísticas de ingresos y de salidas.
Estadísticas de motivos de entradas y salidas
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LOGISTICA
Este Subsistema está constituido por los siguientes módulos:
ÓRDEN DE REQUERIMIENTO O SOLICITUD DE BIENES O SUMINISTRO
Llamadas también Requisiciones. Son documentos internos que el sistema
elabora para los artículos ó servicios que deberán suministrarse a las diferentes
áreas de la empresa u organización. Maneja hasta 4 niveles de aprobación de los
requerimientos.
Establece un seguimiento por cada orden de suministro y verifica si ha sido
atendido, parcialmente atendido o no atendido.
Los departamentos de Compras y Planificación usan estos reportes para evaluar
las necesidades y elaborar sus cuadros de necesidades.
Este módulo también permite planificar y programar el acopio de bienes,
programando las erogaciones de dinero por los compromisos de compras /
servicios y acopiamiento de cada artículo en períodos mensuales.
Reporta el total de unidades por artículo o bien a adquirir para su distribución o
consumo posterior.
Además lleva una cuenta corriente de lo adquirido con saldo mensual pendiente
de adquisición.
COTIZACIONES RECIBIDAS O POR RECIBIR
El sistema imprime las solicitudes de cotización para su envío físico a proveedores
del ítem a adquirir, de acuerdo al cuadro de necesidades y órdenes de suministro;
asimismo puede preparar un archivo contenedor del pedido de cotización para su
envío por Internet.
Luego de recibidas éstas cotizaciones debidamente elaboradas por el proveedor, e
introducidas al sistema, se obtiene un reporte denominado Cuadro Comparativo
de cotizaciones. Este ayuda a tomar decisiones de compra o adquisición al
proveedor elegido por el usuario de acuerdo a los datos proporcionados por el
cuadro comparativo.
Esta base de datos almacena las cotizaciones y forma un banco de datos de
proveedores con sus respectivas cotizaciones o pro formas para simplificar las
futuras adquisiciones. Hay una historia de las cotizaciones.
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Para un caso concreto de negocio que necesita incluir los procedimientos
descritos en su sistema de abastecimientos, por ejemplo, se configuran los
subsistemas para que trabajen en forma sincronizada bajo el esquema que como
ejemplo que se adjunta:
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INVENTARIO Y VALORIZACION
Sus módulos son:
INVENTARIO DE ALMACENES
Periódicamente se realiza una Toma de Inventario Físico para comparar el
stock físico de mercaderías con los reportes de informática. Este módulo
proporciona los datos históricos para confrontar con el stock físico y luego cargar
o descargar para actualizar el stock del almacén.
El método de costeo de los productos o artículos se realiza con el costo
promedio estándar, pero se puede utilizar cualquier otro método de costeo,
actualizándolo con cada compra o ingreso de artículos.
DIFERENCIA DE ALMACENES
Cuando se quiere determinar las existencias de un almacén en comparación a
otro, se acude a este módulo. Para obtener el reporte respectivo, la clave es
saber qué tiene el almacén A que no tiene el almacén B.
UNION DE ALMACENES
Este módulo es muy útil para tener información de los diferentes almacenes,
puede unirlos y obtener un reporte del total de stock.
VALORIZACION DE ALMACENES
Se usa para observar el valor en stock que tiene la empresa. Pueden valorizarse
el stock al precio de venta, otras monedas, al costo de reposición, etc.
En todos estos módulos, el sistema trabaja creando un archivo espejo del original
para cambiar en él los parámetros y obtener los reportes deseados sin tocar los
archivos originales, que permanecen operando sin variación.
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COMPRAS
Este subsistema procesa y controla los diferentes procedimientos de compra:
adquisiciones, traspasos, compras a proveedores, etc. hace el seguimiento desde
la concepción de una orden de compra ú orden de servicio, hasta el ingreso del
bien al almacén mediante la guía de ingreso ó satisfacción del servicio mediante
el Acta de Conformidad.
Para este procedimiento cuenta con los siguientes módulos:
CONSTANTES GLOBALES
Este módulo es una tabla de parámetros para personalizar o configurar
procedimientos de cálculo tales como precios, impuestos, intereses, descuentos.
De esta manera, cualquier cambio en los parámetros establecidos pueden
modificarse sin tener que ingresar a los códigos fuentes de las aplicaciones.
MAESTRO PROVEEDORES Ó CATÁLOGO DE PROVEEDORES
Registra al proveedor en una ficha con todos sus datos y controla su cuenta
corriente.
Tiene funciones estándar (ingresa, modifica, anula, etc.) y además proporciona
un archivo anexo con datos adicionales del proveedor: fecha de constitución,
representaciones, contactos, referencias, etc. a partir de este módulo se inventa
la cuenta corriente del proveedor.
Se pueden definir las relaciones entre proveedores y sus productos.
Esta base de proveedores sirve también para los subsistemas de Gastos y de
Importaciones.
Se agregan otras funcionalidades al sistema como son, la posibilidad de controlar
la cuenta corriente con el proveedor y la de desestimar o favorecer el
abastecimiento de un proveedor en particular.
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ÓRDENES DE COMPRA
Este módulo está enlazado al modulo de Proveedores y a la Ficha Técnica, de
tal modo que se puede imprimir una orden de compra para un proveedor elegido.
Como este documento es tentativo para la compra, no inventa la provisión de
pagos para las entregas de mercadería o servicios por parte del proveedor.
Tiene funciones de selección de archivo (empresa) e impresión de la orden de
compra. Se pueden emitir órdenes de compra para proveedores en otras
monedas (soles o dólares) con el correspondiente tipo de cambio. Enlazado con
Logística, inventa una orden de compra en forma automática por cada nota de
pedido por atender.
FACTURAS DE COMPRA
Este es el documento oficial que lleva el número de la factura del proveedor, si se
ha creado la orden de compra en el módulo anterior y ha sido Aceptado en el
sistema, este módulo lo recupera automáticamente y se puede efectuar las
rectificaciones necesarias.
Este módulo crea la provisión para Caja bancos (pagos) y Cuenta Corriente y
permite el ingreso automático de la mercadería al almacén elegido, si es que éste
ya llegó. En caso contrario, se deberá ingresar la mercadería usando el módulo
siguiente (Guías de entrada por compras) una vez que llega la mercadería o en
caso que las entregas del proveedor sean parciales. Igual trato se da en los
servicios.
Crea las letras cuando la compra es al crédito y las anota en Cuenta Corriente.
Con este módulo también se efectúan las compras de servicios, creándose la
provisión correspondiente para su pago, de acuerdo a cualquier condición
comercial estándar contempladas en el sistema.
NOTA DE INGRESO POR FACTURA DE COMPRA
Una vez que llega la mercadería después de la compra, se ingresa ésta al
almacén definido previamente, entrando por este módulo.
Este módulo es efectivo cuando los insumos o mercadería llegan tiempo después
de efectuada la compra o hay ingresos parciales.
Tiene las mismas funciones que el manejo de guías de entrada del subsistema de
Almacenes.
FACTURACION POR GUIAS
Muchas de las operaciones de compra se realizan ingresando primero la
mercadería o insumos, ya sea por el giro del negocio o por convenios con el
proveedor.
En este caso se ingresa al módulo y se señala la orden de compra posterior al
ingreso de la mercadería; mientras se asientan las guías de ingreso numeradas
que el sistema acumula en el documento de compra para crear la provisión de
pagos y su traslado hasta la cuenta por pagar.
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FACTURAS COMPRA RAPIDA
Este módulo permite escribir la compra del bien o servicio de una manera rápida
y además matricula las respectivas provisiones para su pago y recepción del bien.
Mientras que la factura de compra acepta hasta 1,258 líneas de ítem, la factura
de compra rápida acepta hasta 30 líneas de ítem. Las compras deben ser
pequeñas en monto y volumen.
SIG DE COMPRAS
Entre los más importantes registros del Sistema de Información Gerencial de
compras figuran:
Registro de compras, Gastos, importaciones, Servicios.
Detalle de proveedores por producto
Análisis de retraso, puntualidad, eficiencia
Listado de solicitudes de bienes o servicios
Solicitudes vencidas, ordenadas por prioridad o empleado encargado.
Composición detallada de cada adquisición
Órdenes de compra vencidas
Pendientes de entrega de mercadería o insumos comprados.
DEFINICION DE ARCHIVOS Y USUARIOS
Para ingresar desde el inicio de las operaciones a un archivo determinado y
además enlazarlo con un determinado almacén se utiliza este módulo. Se indica
el nombre del usuario y privilegios para ingresar a un almacén y elaborar las
consultas de ingresos o movimientos pertinentes.
Este módulo se usa también para enumerar los documentos e imprimirlos
correlativamente: Ordenes de compra, Guías de Ingreso, Guías de salida o
PCOSAS, Letras, Notas de débito, Notas de crédito, pagos, adelantos, etc.
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GASTOS
Sus módulos son:
GASTOS
Algunas compras serán registradas directamente como erogaciones de dinero sin
retorno: Gastos. En este caso, se señalan en este módulo que tiene las mismas
propiedades y funciones que el manejo de facturas por compras.
GUIAS DE ENTRADA POR GASTOS
Cuando los gastos comprenden adquisiciones de algunos insumos estrictamente
para consumo indirecto, se registran en este módulo. Tiene funciones similares al
módulo Manejo de Guías de Ingreso en el subsistema de Almacenes.
RECIBOS POR HONORARIOS
Para la Compra de Servicios prestados por personas naturales. Crea el
Registro de Pagos por Honorarios Profesionales.
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IMPORTACIONES
Sus módulos son:
IMPORTACIONES
Este módulo permite registrar las importaciones de artículos por número de lote,
por proveedor o por grupos de artículos, etc.
Lleva una cuenta corriente de las mercaderías que están en tránsito, las que
están ingresadas a almacén y las que están por nacionalizar.
Permite confirmar la importación y controlar las importaciones pedidas
frecuentemente por un cliente (Pedido Directo) o contratos de importación
(nuevas importaciones)
Dentro de este módulo hay funciones de controles - agregar, modificar y anular
nuevos controles -
NACIONALIZACIONES
Cuando se realiza una importación de mercaderías y éstas ingresan a aduanas es
necesario controlar el proceso de internamiento de los artículos.
Este módulo ejecuta los controles y suma costos por diferentes conceptos hasta
determinar el costo total de la importación. Se puede nacionalizar una
importación total o parcialmente. El costo total de importación es el costo del bien
en el almacén.
GUIAS DE ENTRADA POR IMPORTACION
Este módulo permite ingresar total o parcialmente las mercaderías por
importaciones a los almacenes previamente definidos. Procedimentalmente va
después de los pedidos de nacionalización. El costo al que valoriza la entrada de
un ítem al almacén elegido es la sumatoria de todos los costos en que se ha
incurrido en la compra, la importación y en la nacionalización del producto.
Tiene las mismas funciones que el módulo Guías de Entrada.
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EXPORTACIONES
Este subsistema se encarga de distribuir las mercaderías almacenadas al exterior
del País.
Las aplicaciones de distribución (ventas, punto de venta, venta de servicios,
exportaciones) están enlazadas a los subsistemas de Cuentas por cobrar,
almacenes, clientes, finanzas, caja bancos y contabilidad.
Consta de los siguientes módulos:
EXPORTACIONES
El módulo de exportaciones permite introducir desde la proforma de exportación,
hasta la facturación final, pasando por la confirmación del cliente, salida de
mercadería a puerto de embarque, controles de fechas de embarque, viaje,
llegada a destino, etc.
Así mismo, los respectivos controles de gastos de exportación que irán a
contabilidad, su inclusión en el registro de ventas rubro exportaciones, la
cobranza y controles de cartas de crédito, cobro de fianzas, etc.
La salida del almacén permite el descargo en línea de la mercadería exportada
La cuenta corriente del cliente también queda afectada con las cantidades
cargadas y / o abonadas
Se incluyen las distribuciones en Lote de las mercaderías, los registros de
Embarque, antes y después
Tiene todo un cálculo de construcción de costos para la determinación de los
precios y el pronóstico de las utilidades.
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CUENTAS POR PAGAR
Está constituido por los siguientes módulos:
NOTAS DE DEBITO
Este módulo consigna los pagos o débitos que carga el proveedor por diversas
razones: intereses, gastos financieros, recargos, portes, gastos administrativos,
Tiene las mismas funciones que el módulo Letras de Cambio. Algunos tipos de
Notas de Cargo se anotan automáticamente al escribir su tipo de facturación de
compra o el tipo de pedido de compra.
NOTAS DE CREDITO
Este módulo tiene las mismas funciones que el anterior, con la variante que
consigna los pagos a favor o notas de crédito al respectivo proveedor y por
diversos conceptos: Pago de más, devolución de mercadería, cobro indebido, y en
fin, un número bastante importante de motivos
LETRAS POR PAGAR
Una vez que el sistema ha creado las letras correspondientes a una facturación al
crédito, éstas se pueden amortizar, cancelar y descontar. Este módulo está ligado
a la cuenta corriente con el proveedor para tener control exacto de las
obligaciones.
El Cronograma de Pagos se crea automáticamente a partir de los datos básicos
suministrados por el usuario. El reporte muestra: proveedor, selección de
documentos que conforman el canje, número de letras, tasas de interés y
periodicidad de pago entre otros.
CUENTA CORRIENTE
Este módulo es una potente herramienta de gestión que permite ver en tiempo
real la situación crediticia con un proveedor. Muestra importes y fechas de
documentos pendientes de pago, cancelados, acumulados, etc. Ayuda
eficazmente en la gestión de pagos y créditos. Se puede consultar información
básica del proveedor como: saldo del mes anterior, saldo actual, disponible.
Analiza el vencimiento de cada documento; además, permite ver cada uno de los
documentos que componen el saldo actual. Proyecta los documentos con saldo, al
tipo de cambio designado: soles o dólares o viceversa.
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VENTAS
Puede manejar el proceso de facturación de varias compañías, debiendo ser
previamente definidas éstas
La facturación opera completamente en línea e integrada a los subsistemas de
Almacenes para el descargo y reserva de stock (comprometido), con el
subsistema de Cuentas por Cobrar para el seguimiento de las cobranzas y con
Contabilidad
Identifica grupos de vendedores: por especialidad, grupos de productos, etc.
Confecciona pro formas y recepción de órdenes de venta o pedidos. Permite
definir textos variables y fijos para la impresión de las pro formas o cotizaciones,
pedidos, guías de remisión, facturas, boletas, despachos, etc.
Este subsistema controla totalmente la comercialización de los productos y
servicios mediante órdenes de trabajo: interactúa con los subsistemas de
almacenes y contabilidad. Al emitir la factura, automáticamente descarga del
almacén, utilizando para este fin la Guía de Salida.
Tiene los siguientes módulos:
CONSTANTES GLOBALES
Este módulo es una tabla de parámetros que se ingresan para acostumbrar al
sistema a calcular precios, impuestos, intereses, etc. que se usarán en los
módulos de este subsistema. Así, el programador de las aplicaciones evitará tener
que ingresar al código fuente para variar estos datos.
TABLA VENDEDOR / COBRADOR
Esta tabla permite ingresar a la base de datos de vendedores y cobradores,
propios y de proveedores. Se puede obtener reportes de comisiones de ventas, y
cobranzas, de este módulo
Para un punto de cobranza o de caja bancos es una herramienta ideal, pues
permite cobrar diversos documentos en efectivo o con valores; pudiendo ser
renovados, devueltos, cancelados, amortizados, etc. Cada cobranza debe ser
verificada en el módulo de caja bancos para la respectiva comunicación.
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MAESTRO DE CLIENTES O CATÁLOGO DE CLIENTES
En este módulo se inscriben en una ficha y su anexo, los datos de clientes para
llevar su estado de cuenta corriente y obtener los reportes que se deseen. Posee
funciones estándar, tanto para la ficha como para su anexo. Está conectado al
módulo de cuentas corrientes, creando la cuenta corriente del cliente
automáticamente y tiene una función para dar visto bueno a las ventas a crédito.
PROFORMAS DE VENTA
El sistema inicia la venta con una pro forma donde figura: productos cotizados,
forma de pago, moneda, validez de oferta, descuentos, tiempo de entrega,
condiciones
Esta pro forma podrá ser referenciada al momento de registrar el pedido (orden
de compra) del cliente.
Las pro formas pueden actualizarse, prorrogarse o anularse, llegando a ser una
base de datos de presupuestos de venta.
En este módulo se controla el avance de la cotización, así como su valorización en
precio de venta, volúmenes a vender, etc. De esta manera se puede obtener la
historia y los pasos que se siguieron hasta conseguir la venta.
PEDIDOS DEL CLIENTE
En este módulo se registran los pedidos o las órdenes de venta que emiten los
clientes, para atender la salida y despacho de la mercadería o servicio que se
vende. La facturación es automática, incluyendo la confección de letras, notas de
cargo, notas de abono, etc. y anota el documento en la cuenta corriente del
cliente.
Tiene una función adicional de impresión del documento PEDIDO.
Permite manejar diferentes tipos de precios, descuentos y monedas. Lleva
también un control de la evolución de precios por artículo.
La Orden de venta o Pedido de Venta puede o no estar referenciada a una pro
forma, solo pedirá algunos datos adicionales. El sistema permite verificar el stock
para atender la orden de venta. Si la compañía elige manejar reservas de stock,
solicitará (cuando no ha elegido la reserva automática) la aceptación parcial o
total de la reserva del artículo. El sistema también verifica la situación de pagos y
crediticia del cliente durante la atención de su pedido.
El proceso de anulación de pedidos efectúa una reversión de los movimientos que
se originaron y quedará la pista del documento original anulado. Al anularse un
documento, serán afectados, aparte de los diferentes auxiliares (cuentas por
cobrar, inventarios, etc.) Actualiza la información estadística de ventas.
CONSULTA FACTURA/BOLETAS
Este módulo ubica la factura o boleta creada automáticamente al elaborar el
Pedido de Venta del cliente. Una vez ubicada se puede imprimir, agregando el
número del documento físico
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La generación automática de facturas o boletas obedece al ingreso del registro
único de contribuyente del cliente (RUC)
Las facturas o boletas son configurables dependiendo de: tipo de documento,
impuesto a las ventas, descuentos, tipos de precios, vendedor, cobrador
Permite asociar la factura / Boleta a Órdenes de Venta (y sus respectivas
entregas por medio de guías), a guías de remisión libres o facturar directamente
del stock.
FACTURACION DE GUIAS DE SALIDA
Esta modalidad de facturación se emplea cuando se entrega mercadería o
artículos en lotes mediante guía de salida, se puede proceder a emitir la
respectiva factura usando este módulo
La Factura se crea después de entregada la mercadería, decidiendo si es por
convenio o por modalidad de venta.
REPORTES GENERALES
Este módulo presenta los diferentes reportes creados para los fines de venta y
comercialización. Se puede consultar y añadir nuevos reportes según
conveniencia del usuario. Entre sus reportes más importantes figuran:
Registro de Ventas
Registro de letras
Alfabético de clientes
Saldos por grupo y por corporación
Reporte de saldos menores por ajustar
Estado de cuentas con movimientos por corporación
Análisis de cuenta con tope de crédito registrado
Documentos vencidos
Análisis de saldos por vencer
Lista y balance del mes aplicado
Detalle de documentos pendientes de cobro
Análisis del vencimiento
Intereses por mora
Proyección de cobros diarios, semanales, quincenales, mensuales, etc.
Documentos vencidos (en días)
Resumen del movimiento pendiente de cobro
Registro de cargos, abonos, etc.
DEFINICIÓN DE ARCHIVOS Y USUARIOS
Cuando se necesita configurar el programa para ingresar desde el inicio de
operaciones a un archivo determinado y además enlazado con un almacén, se
acude a este módulo. Se indica el nombre del usuario y la posibilidad o privilegio
que se otorga para ingresar a un almacén y hacer consultas, ingresos o
movimientos.
ATRIBUTOS DEL SISTEMA
Trabaja sobre la base de pedidos
Inventa automáticamente facturas, boletas, guías de salida por ventas
Consulta por pantalla de cuentas corrientes de clientes
Contempla las transacciones, operaciones de venta y amortizaciones
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Ingreso de cobranzas
Facturación en otras monedas
Calcula comisiones de vendedores
Criterios de crédito y bloqueo a clientes
PRINCIPALES RESULTADOS
Impresión de documentos y comprobantes de pago
Registro de ventas
Diario de ventas
Registro de letras
Registro de cobranzas.
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PUNTO DE VENTA
Está constituido por el siguiente módulo:
VENTAS DE MOSTRADOR
Este es un módulo de ventas -facturación o Boleta- desde un mostrador, vale
decir, el documento a fundar se aprecia en pantalla y luego se imprime
rápidamente para eficiencia del vendedor. Su emisión es instantánea. Saca los
bienes directamente del almacén; en este caso es ampliamente utilizada la
funcionalidad de lectura de código de barras.
Caja Bancos recibe la provisión o compromiso de cobranza y sigue el
procedimiento establecido de movimiento en Tesorería o Caja Bancos.
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PRODUCCION -VENTA DE SERVICIOS-
El Subsistema de Producción -venta de Servicios- está constituido por los
siguientes módulos:
FACTURACION DE SERVICIOS
Cuando se trata de facturar un servicio que ha sido registrado con código y precio
en la ficha de productos, se ingresa a este módulo. El monto de la factura o
boleta pasa al registro de ventas y a cuentas por cobrar. Asimismo, el cliente ha
sido registrado en la base de clientes. El procedimiento comercial -tipo de venta,
tipo de facturación, modalidad de crédito, etc.- es el mismo que en la facturación
de bienes.
ORDENES DE TRABAJO -PLAN DE PRODUCCIÓN-
Se registra la orden de trabajo con un código único y para un operador
designado. Se detallan las tareas por el servicio a facturar, indicando: horas de
trabajo, insumos, repuestos a usar, horas-hombre, horas-máquina, etc.
El sistema emite un presupuesto por cada orden de trabajo.
MOVIMIENTOS DE GUIAS PARA PRODUCCION -ORDENES DE TRABAJO-
Cada vez que se consume un bien almacenado para una orden de trabajo, se
recurre a este módulo. Permite registrar e imprimir la guía de entrada de ítem por
devolución o guía de salida por consumo. Estos elementos se suman a los costos
de cada orden de trabajo que ha sido previamente presupuestado en el módulo
de órdenes de trabajo. Luego habrá guías que muestran el consumo de insumos,
repuestos, materiales para una orden codificada.
CONTROLES DE PRODUCCION -ORDENES DE TRABAJO-
El seguimiento y control de trabajos que se deben realizar en cada orden de
trabajo se ejecuta en este módulo. Se ingresa a modo de registro un control
numerado con fecha y hora, mencionando el trabajo que se realiza y se va
agregando al archivo de cada orden de trabajo.
OPERADORES DE ORDENES DE TRABAJO –SUPERVISORES-
En este módulo se inscriben los operadores o encargados de ejecutar, controlar,
dirigir y formular las órdenes de trabajo, en representación de la empresa usuaria
del sistema. No todo usuario puede registrar órdenes de trabajo.
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FACTURACIÓN DE ORDENES DE TRABAJO
Anotadas las labores en la orden de trabajo respectiva, a la que se han sumado
los controles y los movimientos de ítem, se accede a este módulo para registrar
e imprimir la respectiva factura o boleta al cliente.
Una vez registrado el comprobante de pago, éste va al sistema cuentas por
cobrar y luego al sistema caja bancos para registrar la operación de cobranza.
Este registro se adiciona al Registro de Ventas de la empresa.
Los procedimientos de ventas y tipo de facturación tienen las mismas
características que las de facturación de ítem o de servicios.
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CUENTAS POR COBRAR
Este subsistema está constituido por los siguientes módulos:
NOTAS DE DÉBITO
Este módulo registra los cargos que afectan a los clientes por diversos conceptos;
está conectado al módulo de cuentas corrientes para registrar el documento a
cobrar. Este documento es considerado por el sistema como un comprobante de
pago más.
Tiene las mismas funciones que la elaboración de una factura
NOTAS DE CRÉDITO
Las notas de crédito también se registran. La Nota de Crédito actualiza la cuenta
corriente de los clientes y su base de datos. Sus funciones son similares a las que
tienen las notas de débito.
Se pueden usar como medios de pago de una segunda transacción; esto está
contemplado por el sistema.
LETRAS POR COBRAR
Las letras concebidas por la venta al crédito de bienes o servicios las crea el
módulo de ventas, pero como deben estar aceptadas por el cliente y por el
sistema para luego ser recibidas por el usuario, se ubican en este módulo. Aquí
les da aceptación y existencia en el registro de letras.
Luego, estas letras registradas, se pueden amortizar, cancelar, descontar, cobrar,
etc. Este módulo está ligado a la cuenta corriente del cliente para tener un control
exacto de sus obligaciones.
CUENTA CORRIENTE
Este módulo concentra todos los documentos a cobrar, cobrados o cobrados
parcialmente que están siendo registrados en diferentes puntos del sistema. Es
una potente herramienta de gestión que permite ver en tiempo real, la situación
crediticia de un cliente con su relación de montos, fechas y valores de todos los
documentos pendientes de pago, cancelados y acumulados. Ayuda eficazmente
en la gestión de cobranzas y otorgamiento de créditos.
Permite una consulta detallada con información básica del cliente como: saldo del
mes anterior, saldo actual disponible. Efectúa un análisis de vencimiento de los
montos de los documentos y permite ver cada uno de éstos. Permite proyectar
los documentos con saldo -al tipo de cambio-, para saldo en soles a dólares.
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DOCUMENTOS EN CUSTODIA
Muchos valores que posee la empresa o documentos por cobrar, son entregados a
intermediarios financieros para su conversión en efectivo o para realizar la
cobranza
Este módulo controla la relación de documentos que salen de Caja Bancos para
ingresar a otro archivo donde se descontarán, se harán efectivas las cobranzas,
garantías, etc.
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ACTIVOS FIJOS Ó CONTROL PATRIMONIAL
Este subsistema cumple la función de control Patrimonial de la empresa, para
ello registra los activos fijos en una base de datos que interactúa después con
Contabilidad.
Está constituido por los siguientes módulos:
TABLA ÁREAS OPERATIVAS
En este módulo se inscriben o registran las diferentes áreas operativas:
departamentos, oficinas, secciones, etc. de la empresa para asignar físicamente
los activos. Se puede obtener un reporte de los activos asignados a cada área
operativa.
TABLAS DE CENTROS DE COSTO
Esta segunda forma de asignación es para la contabilidad de costos. Es
importante indicar la valorización y depreciación de los activos para obtener los
costos por cada centro de costo, centro de producción, centro de responsabilidad
o centro de utilidad.
TABLA PORCENTAJES DE INFLACIÓN
Esta tabla registra los porcentajes para los procesos de cálculo de depreciación y
revalorización de los activos. Los activos previamente han sido registrados en la
base de datos de activos y los activos nuevos registrados en altas. Se pueden
agrupar en familias o grupos, por cuentas, etc. y el porcentaje asignado funciona
para todo el grupo o para un solo activo.
BASE ACTIVOS
Aquí se inscriben todos los activos de la empresa indicando sus características;
además se indica: valor de compra, estado actual, ubicación, costo original,
depreciación acumulada, reevaluación y valor actual en libros. Sus funciones
permiten: agregar registros, modificar, anular, obtener reportes por área
operativa, por centro de costos, por estado actual, por ubicación, etc.
PROCESOS DE ALTAS
Realiza la inscripción y registro de activos nuevos, compras recientes de activos,
producción de activos nuevos, etc. En este módulo se indica además de sus
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características: marca, modelo, año de fabricación, número de serie, proveedor,
número de factura, etc. para agregar a su costo original.
PROCESOS DE BAJAS
Borra de la base de activos los que tienen valor cero, ya sea por siniestro, venta,
obsolescencia, etc. Este borrado no significa que lo saca de la base, sino que lo
deja como dado de baja. Es decir, coloca un status al registro para que en el
futuro el sistema no lo utilice en sus cálculos de depreciación y / o reevaluación.
PROCESOS DE TRANSFERENCIAS
Cambia en el registro la ubicación de un activo cuando se traslada de un área
operativa a otra o, de un centro de costo a otro. Esta operación se da dentro de
la misma empresa.
CAMBIO DE ESTADO
Este módulo permite el cambio de estado de algún activo, tal como: estado
operativo a malogrado, estado siniestrado a reemplazado, estado malogrado a
operativo, por reparar a reparado, etc.
CALCULO DE AJUSTE Y DEPRECIACION
Este módulo ejecuta el cálculo de depreciación y / o reevaluación de los activos,
agrupados en familias o no, de acuerdo a las tasas indicadas en el módulo tabla
de porcentajes y dentro de un período determinado de tiempo. Culminado el
cálculo reemplaza la base antigua de Activos por la nueva y crea una nuava base
de altas con contenido limpio.
Una de las fortalezas de OCTOPUS VISUAL es que proporciona reportes
dinámicos con datos precisados por las áreas de control Patrimonial o
Planificación, Contabilidad o Finanzas para establecer su valor en libros de activos
de la empresa
El departamento de mantenimiento de Activos también se beneficia con los
reportes que entrega este subsistema.
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PLANILLAS
El subsistema de Planillas es un sistema altamente personalizado que efectúa los
cálculos de cualquier tipo de planilla -empleados, obreros, funcionarios, quinta
categoría, CTS, liquidaciones, vacaciones, deducciones, etc.- bajo cualquier
régimen laboral. Está desarrollado para trabajar con el PDT 601 Plame y T-
Registro
Puede llevar múltiples planillas y facilita la operatividad del pago de salarios,
remuneraciones y otros, siendo de gran ayuda para la administración de personal.
Está enlazado al subsistema de contabilidad y emite la respectiva boleta de pago.
El pago se puede efectuar con cualquier medio de pago: depósitos en cuenta
corriente, cheques, efectivo, etc.
Lleva un registro de todo el personal, tanto de asistencia, evaluaciones,
adelantos, préstamos, etc. y maneja la cuenta corriente del trabajador.
El eje principal de este subsistema es el manejo de conceptos.
Consta de los siguientes módulos:
TABLAS
Todo el fundamento se circunscribe a la creación de tablas, tales como las de
establecimientos, tipos de documentos, Nacionalidades, Vías, Ubigeo, Zonas,
Tipos de Trabajos, Niveles Educativos, Ocupaciones, Regímenes, Tipos de
Contratos, Tipos de períodos remunerativos, Modos de Pagos, Tipos de Cese,
Tipos de Familiares, Tablas de EPS´s, tablas de modalidades formativas, derecho
habientes, bancos, AFP´s, Cnstantes Generales, Cargos y Escalafón, Tipos de
Procesos, Áreas de trabajos, Tipos de Comprobantes, tablas de situación y tablas
de suspensiones.
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Una vez registrados los datos que se necesiten se procederá a crear el registro de
empresas y el registro de trabajadores.
REGISTRO DE EMPRESAS
Esta tabla de empresas permite crear la base de datos anual de cada empresa
que es parte de una corporación usuaria de este sistema. Para cada empresa
creada maneja su propia planilla
Tiene funciones de creación de empresas, con su propio subdirectorio de trabajo,
código único de empresa, número de registro patronal, nombre del usuario que
hace planillas, etc.
TABLA DE SUCURSALES
Excelente módulo para la descentralización de empresas. En este módulo se
registran las sucursales que constituyen la empresa creada. Se usa cuando los
procesos de tareas o movimientos variables a registrar proceden de diversos
lugares o de diversas áreas donde opera la empresa.
TABLA TIPO DE PROCESO
Un proceso de cálculo tal como: planilla semanal de obrero, planilla de
vacaciones, planilla de liquidaciones, gratificaciones, etc., debe anotarse en esta
tabla, que abre un subdirectorio para el tratamiento personalizado de esa planilla.
Luego, en ese subdirectorio con sus respectivos archivos creados por el sistema,
se introducen las fórmulas de conceptos de pago o descuento. Cualquier proceso
presente o futuro -presupuesto de pagos de planilla- se debe registrar en esta
base.
TABLA DE FORMULAS
Este módulo se utiliza para catalogar a un trabajador dentro de un determinado
grupo cuyas características de pago son similares -de acuerdo a los conceptos
que se rigen-
Aquí se ingresan los conceptos generales y específicos que distinguen a cada
trabajador, ya sea en la forma de pago o en las funciones que realiza. Ejemplo:
vendedores, empleados, obreros, funcionarios, personal de servicio, etc.
Cada concepto posee un código, su descripción, tipo de concepto -ingreso para
trabajador, egreso, retención, etc.- cuenta contable a afectar, status de
afectación de impuestos, status de afectación de leyes y reglamentos, campos de
lectura de datos, campos de escritura y campos de resultados.
Además se incluyen campos para registrar las fórmulas de pago y retención, así
como su relación con otros conceptos, ejemplo: relación de un descuento ley con
el monto bruto de su salario o una aportación del empleador con el monto bruto
del sueldo de un empleado.
Este módulo genera automáticamente un proceso que lee los movimientos
variables y otro que calcula la planilla en sus módulos correspondientes.
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REGISTRO DE TRABAJADORES
En este módulo se ingresan todos los datos del personal, sea cual fuere su
condición, función o nivel. Considera la ficha personal del trabajador con 250
campos que se usan para consignar toda la información que forma parte de su
historial.
Este módulo mantiene la hoja de vida o currículum Vite de todos los empleados
de la empresa; según convenga, se definirá la información que deberá contener.
Así se evitará tener información sin uso por la gerencia de Recursos Humanos.
Se pueden definir varios tipos ó clases de información y grupos. Por ejemplo: tipo
de educación, grupo, universitaria, secundaria, bachiller, primaria, etc.
MOVIMIENTOS VARIABLES
Llamados también registros de tareas. Este módulo anota las variaciones de labor
que tiene un trabajador respecto a un estándar. Por ejemplo: número de días
trabajados en el período de la planilla, comisión, descuento por préstamo y
asignación por altura. Con estos datos el sistema calculará los montos y elaborará
su boleta de pago, su planilla y sus cálculos adicionales para bancos, AFP,
seguros
Este movimiento variable pertenece a una planilla con fecha inicial, fecha final y
un tipo de proceso determinado.
Hay tres variantes en el ingreso de los movimientos variables, por tipo de
movimiento, por tipo de trabajador y por tipo de movimiento / trabajador
Adicionalmente hay modalidades especiales de ingreso de movimientos variables
tales como carga de asistencia, registro de préstamos / adelantos y registro de
comisiones
PROCESO PLANILLA
Este módulo elabora la planilla para un grupo con iguales conceptos y por un
período determinado, culmina con la elaboración de boleta de pago, cheque de
pago y resumen de boletas
También calcula el proceso de vacaciones emitiendo el rol de todo el personal, por
grupos o por cada trabajador. Emite los pagos por vacaciones correspondientes a
cada período de trabajo. Actualiza la base de datos del personal.
ATRIBUTOS DEL SISTEMA
Información centralizada en una base de datos anual con información del
personal.
En esta base, se agregan los conceptos generales del trabajador o de su
grupo.
Los conceptos particulares y generales de cada trabajador están en una base
de datos específica y tienen sus propias fórmulas que son desarrolladas por el
encargado de planillas usando el LEO.
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Tiene base de datos para el ingreso de movimientos variables por cada
período o bolsa.
Calcula planillas por tipo de proceso -obreros, empleados, funcionarios,
vacaciones, reservas, etc.-
La información anual o acumulada de períodos se realiza procesando las
bolsas -CTS, Quinta categoría-; de estas bolsas salen los reportes -boletas,
planilla, bancos, AFP, etc.-
Puede trabajar con código de barras.
PRINCIPALES REPORTES
Registro de pagos de Planilla
Boleta de pago, Boleta resumen
Libro de remuneraciones, Planillas para AFP, ESSALUD, etc.
RTPS
PDT
Asientos Contables
Plame
T-Registro
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CONTABILIDAD
Este subsistema contabiliza los movimientos y operaciones contables en un
período determinado. Por estar integrado a los demás, interactúa con cualquiera
de ellos recibiendo información, generando la documentación correspondiente y
las consultas / reportes que requiera el usuario.
Tiene los siguientes módulos:
MAESTRO CONTABLE
Este módulo permite crear múltiples contabilidades, borrarlas, o anularlas. Aquí
se preparan los parámetros que regirán en las cuentas como: niveles, número de
dígitos, año contable, directorio de archivos, etc. En este módulo se selecciona la
empresa donde se va a trabajar.
Una de las principales características del sistema es ser personalizado, para que
el usuario defina la forma de codificar las entidades y pueda especificar las
cuentas en forma dinámica. Entre cada ítem que puede ser personalizado está:
1. Tipo de cuenta: Se pueden definir con una codificación indicada por el usuario,
especificando si es activo /pasivo / capital / resultados / cuenta de orden /
naturaleza / función. Maneja hasta 8 niveles de cuentas, y hasta 16 dígitos
por cuenta.
2. Códigos de subdiarios: Se pueden categorizar los asientos por tipo, para
generar reportes de asientos por clase o para ordenamiento de documentos
de archivo.
3. Mes de Cierre: Se define en forma dinámica el mes para cierre de período, el
cual puede variar en cada compañía. También cierra operaciones mensuales
en los otros subsistemas conectados.
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4. Cuentas utilizadas en auxiliares: En cada contabilidad se definen algunas
cuentas que serán utilizadas en los auxiliares para que los asientos de
movimientos se generen en forma automática.
Por ejemplo las cuentas de pérdidas / ganancias por diferencial de cambio.
MANEJO DE GLOSAS
Es una base de datos que almacena registros con descripciones de las
transacciones contables que serán utilizadas en forma repetitiva, disminuyendo el
tiempo de digitación. Tiene funciones estándar.
SUBDIARIOS
Este módulo divide el diario general en partes para mayor organización de los
sistemas contables, pudiendo separar el diario en apertura, compras, ventas,
caja-bancos, planillas, cierre, etc. Tiene funciones estándar y se pueden
configurar más subdiarios.
GRUPOS DE COMPROBANTES
En este módulo se definen las áreas de proceso. Se clasifica un determinado
número de comprobantes, numerados de acuerdo a la organización de subdiarios
y por mes de trabajo, para ordenar y generar archivos de data. Esta codificación
es importante para grupos de trabajo en RED o Multiusuarios.
PLAN DE CUENTAS
Permite ingresar las cuentas del plan de cuentas de la empresa o empresas
registradas en el Maestro Contable, configurándolas automáticamente de acuerdo
a su nivel, cuenta mayor, número de descendientes y discriminando su posible
afectación contable. Además, dispone una lista de cuatro posibles enlaces o
amarres automáticos para ahorrar tiempo en la digitación de asientos.
El sistema incluye consultas básicas de saldos por cuenta y grupo de cuentas,
consultas más elaboradas desglosando el plan contable de una compañía por
niveles, viendo el saldo de cada mes o año -elegir la contabilidad- para cada
cuenta, en las respectivas monedas, a un tipo de cambio histórico o actualizado,
indicando los asientos que la afectaron -con su número correlativo, monto, fecha,
etc.-
El plan contable viene por defecto con ocho niveles y hasta 16 dígitos. Cada
compañía puede utilizar dos niveles, tres niveles, etc. según sus requerimientos.
Además el sistema identifica cada cuenta con un tipo de cuenta definida por el
usuario.
CUENTAS RELACION
En este módulo se ingresan las cuentas anexas, analíticas, asociadas o conexas al
plan de cuentas, para no distraer al sistema con cuentas automatizadas. En esta
base se controlan saldos y movimientos de cuentas de proveedores, clientes,
bancos, personal y cualquier otra cuenta de orden llevada como cuenta corriente.
Tiene las mismas funciones que el plan de cuentas.
CENTROS DE COSTO
Este módulo permite crear centros de costo y enlazarlos a las cuentas del plan de
cuentas clase 9. Controla movimientos y saldos en los centros de costo vía
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anotación y registro contable en los comprobantes; además de la afectación
normal en las cuentas relacionadas al plan de cuentas. Tiene funciones estándar.
Define los centros de costo y relaciona cada nivel dentro de su estructura para
generar automáticamente sus asientos a las cuentas de costos de la contabilidad.
El sistema incluye consultas básicas de saldos totales, movimientos, saldos
detallados, saldos de centros de costo por centros de gasto y de centros de
gastos por centro de costo.
PRESUPUESTOS
Lleva un presupuesto basado en la codificación del plan de cuentas como
partidas. Luego estas partidas se programan con diferentes saldos por mes y en
los comprobantes se afectan igual que en las cuentas del plan de cuentas,
cuentas relacionadas, o centros de costo. Permiten un estado de presupuestos
comparando lo proyectado versus lo ejecutado.
Tiene funciones de: definición de partidas, de programación y recálculo adicional
a las funciones estándar. Estas funciones deberán usarse antes de ingresar los
comprobantes contables.
INDICES DE AJUSTE A LA INFLACION
Esta base de datos almacena los índices para ajustar los saldos por inflación
mensual y por cuenta o grupos de cuentas. Brinda un reporte de los montos a
afectar a las cuentas REI para luego obtener los estados financieros ajustados.
Tiene funciones estándar.
Define mensualmente los índices a utilizar en los cálculos de ajuste de inflación,
en los auxiliares respectivos -activos fijos, inventario, etc.- o en las cuentas del
plan de cuentas por familias, grupos o singularmente.
COMPROBANTES
Llamado también ingreso manual de comprobantes.
Este es el módulo principal del subsistema de Contabilidad porque se usa en el
trabajo diario. Mediante la digitación de comprobantes se afectan las cuentas del
plan de cuentas, cuentas relacionadas, centros de costo, partidas presupuestadas
y se crea la base para la generación de subdiarios, grupos de comprobantes con
fechas, montos, códigos de documentos y glosas. Para casos especiales el
sistema permite la digitación de asientos para meses ya cerrados. Esto implica
que el sistema recalculará los saldos a partir del mes de origen del asiento y
modificará los históricos respectivos.
Para usar este módulo se requiere derechos de acceso, pues la reconstrucción de
saldos es un proceso que no todos los usuarios pueden ejecutar. El sistema
permite llevar la contabilidad tanto del mes de proceso como de cualquier mes
hacia adelante. Los asientos digitados para meses posteriores se procesarán al
llegar la contabilidad al mes respectivo y su fin principal es adelantar la digitación
de movimientos.
PROCESOS CONTABLES
Llamados también procesamiento del libro mayor, son procesos automáticos
donde el sistema llena las bases de datos del plan de cuentas, cuentas
relacionadas, centros de costo, partidas presupuestadas, con los datos
registrados en los comprobantes.
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Permite ejecutar un proceso de reversión que vuelve a la posición original -ya
aplicado en el mes de proceso- para poder corregirlo y luego volver a procesar el
libro mayor. De esta manera se obtendrán los libros y estados financieros que el
sistema proporciona.
El sistema genera información y datos en forma automática. Tiene procesos como
cálculo de utilidad que genera la pérdida o ganancia de cada mes y al final del
período la transfiere a la cuenta de utilidades no distribuidas.
REPORTES CONTABLES
Ejecutado el procesamiento del libro mayor, se puede obtener los estados
financieros del mes o acumulados, así como los libros auxiliares, análisis de
cuentas, etc. Este módulo posee reportes programados que son susceptibles de
personalización. Cumple con normas NIC y NIIF.
Entre los reportes más importantes tenemos:
Balance general
Balance de comprobación
Estado de ganancias y pérdidas por naturaleza
Estado de ganancias y pérdidas por función
Mayor auxiliar
Libro diario
Hoja de trabajo.
El generador de reportes está incluido en el ambiente OCTOPUS VISUAL para
facilitar al usuario la definición de sus propios reportes sólo indicando qué cuentas
desea generar y utilizar -pueden ser de varias compañías y el período a
considerar: año o mes- La emisión de reportes definidos puede ser utilizando una
variedad de columnas que incluyen: débitos del mes, créditos del mes, saldo
actual, saldo del mes anterior, presupuesto, diferencias porcentuales entre las
columnas, etc.
REPORTES CONTABLES DE CUENTAS RELACION
Este módulo entrega reportes del estado de cuentas relacionadas a manera de
análisis de cuentas o reportes similares.
Entre los principales reportes tenemos:
Documentos pendientes.
Movimiento de saldos y acumulación
Diario de cuentas relacionadas.
REPORTES DE PRESUPUESTOS
Este módulo entrega los resultados de afectaciones a las partidas presupuestadas
para analizarlas. Entre los reportes tenemos:
Diario de presupuestos
Estado de partidas presupuestadas.
REPORTES DE REGISTROS CONTABLES
Este módulo nos entrega los siguientes reportes:
Registro de compras
Registro de ventas
Registro de pagos de planilla
Registro de caja bancos.
Estos reportes son también emitidos por sus respectivos subsistemas.
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PRE ASIENTOS O REPORTES PREVIOS DE ASIENTOS CONTABLES
Son reportes que se obtienen desde cualquiera de los subsistemas que están en
operación. En ellos, el contador puede elaborar la forma cómo se realizarán los
asientos automáticos antes que se generen, pudiendo revertir las afectaciones o
anular las operaciones de cargo y abono que no desee.
ASIENTOS CONTABLES AUTOMATICOS
Analizado el reporte previo de asientos contables -sea por compras, ventas,
cobros, pagos, débitos, cargos, diferencia de cambio, etc.- se procede a generar
automáticamente los asientos contables en esta opción. Los asientos generales se
pueden observar y modificar mensualmente en la opción 13.
DEFINICION DE ARCHIVOS Y USUARIOS
Al registrar varias contabilidades es necesario indicar al sistema para ingresar
desde el inicio a determinadas contabilidades por usuario.
El sistema incluye opciones que garantizan el control de procesos especiales que
no deben ser accesibles a todos los usuarios. Uno de estos procesos es la
autorización de asientos para el procesamiento del libro mayor de meses ya
cerrados, etc.
ATRIBUTOS DEL SISTEMA
Plan de cuentas de 16 dígitos definibles por el usuario
Manejo de hasta 8 niveles de análisis
Naturaleza de cuenta definible por el usuario
Manejo de 14 meses en línea (0 = apertura, 1-12 = meses, 13 = cierre)
Ingreso de comprobantes en línea y / o lote
Consolidación bancaria
Generación automática de comprobantes de los otros subsistemas que
componen OCTOPUS VISUAL
Saldos de cuentas en cualquier número de años
Generación de asientos de apertura y cierre de acuerdo a criterios del usuario
Emisión de comprobantes contables
Generación de informes financieros definibles por el usuario
Control de varios tipos de cuentas corrientes: clientes, proveedores, personal,
bancos, mercaderías, activos, etc.
Consulta de cuentas por pantalla, con saldos mensuales, acumulados y
movimientos del mes
Consulta de vencimientos
Consulta de cuentas corrientes por pantalla con detalles de transacciones y
documentos involucrados
Contempla flujos de ingresos, egresos y emite consultas por vencimiento de
las transacciones.
Captura la información desde ventanas de ayuda para tipos de documentos,
códigos de cuentas y códigos de cuenta corriente.
PRINCIPALES REPORTES
Subdiarios
Libro diario
Libro mayor
Análisis de cuentas
Cuentas canceladas y pendientes
Balance de comprobación
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Gastos por conceptos
Gastos por centros de costos
Balance de comprobación anual
Balance general
Estado de ganancias y pérdidas por función y naturaleza
Comprobantes de pago y giro de cheques
Saldos de bancos
Depósitos por banco
Giros por banco
Giros por proveedor
Liquidación de cobradores
Cuadre de caja por tipo de operación
Estados de cuenta bancaria.
Como todo sistema de tipo ERP, el sistema Octopus en su subsistema de
Contabilidad entrega información relativa a los centros de costo y unidades
operativas.
Así como existe el módulo de procesos contables, también el sistema tiene un
módulo de procesos de Costos que se encarga de elaborar matrices de gastos que
se destinan a unidades operativas de la empresa previamente configuradas en el
subsistema de Finanzas y a centros de gasto.
Esta información tiene la más absoluta importancia pues permite que los analistas
tengan la información de los costos en los que se incurre por cada centro de
responsabilidad, área, sección de la organización y por lo tanto se puede
planificar la asignación de recursos, tamaño de oficinas en términos económico –
financieros, y capacidad de manejo de proyectos.
FINANZAS
Está constituido por los siguientes módulos:
TIPO DE CAMBIO
Este módulo es una base de datos que admite hasta ocho tipos de cambio por
día.
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Está conectado a los demás subsistemas para poder explotarla, ya sea para
compras, inventarios, ventas, cobranzas, etc. Define ocho tipos de cambio y para
cada uno lleva un registro detallado de su variación.
El proceso de cálculo de diferencial cambiario utiliza este registro para efectuar
los procesos.
TASAS DE INTERES
Este módulo es también una base de datos que el usuario puede explotar para
determinados trabajos o estudio económico financieros. Tiene las mismas
funciones que el módulo anterior.
TASAS DE INFLACION
Este módulo también es una base de datos y puede usarse en estudios de
tendencias, estadísticas, índices de inflación, devaluación, etc. Tiene las mismas
funciones que los módulos anteriores.
FLUJO DE CAJA
Este módulo reporta el flujo de caja y bancos tomando en cuenta los pagos y
cobros por realizar, así como los movimientos en las cuentas. Además presenta
los saldos iniciales y finales. Los datos vienen desde los subsistemas de ventas y
compras.
MACRO CENTROS DE GASTOS
Para inscribir y distribuir dentro la empresa los grandes centros acumuladores de
gastos y costos, con el fin de llevar en forma paralela a la contabilidad el análisis
de los gastos por centro de gastos
MACROUNIDADES OPERATIVAS
Para inscribir y distribuir dentro de la empresa los grandes centros de producción
o de operaciones, de tal manera que se pueda verificar resultados de gestión
CENTROS DE GASTOS
Los macro centros de gastos se atomizan más para poder distinguir claramente
durante el análisis de los centros neurálgicos de la empresa, en el gasto y costo
incurridos en períodos.
UNIDADES OPERATIVAS
Las Macro unidades operativas se atomizan más para poder distinguir claramente
durante el análisis de los centros neurálgicos en la producción y eficiencia
productivas en períodos.
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CAJA Y BANCOS Ó TESORERÍA
Este subsistema está constituido por los siguientes módulos:
MAESTRO CAJA / BANCOS
Se maneja desde tres subsistemas: Compras, Ventas y Contabilidad. En este
módulo se crean las cuentas de caja y bancos que opera el usuario, pudiendo
efectuar cargos y abonos a las cuentas, proporcionando al final, un reporte de
liquidación de caja y bancos diaria y un reporte con los movimientos y saldos por
cuenta para ejecutar un pre-asiento contable y luego asentar automáticamente
en forma de asientos contables en el sistema de Contabilidad.
Además desde el sistema de ventas puede registrarse automáticamente los
abonos por cobros y desde compras los cargos por pagos y amortizaciones.
MOVIMIENTOS CAJA / BANCOS
Este módulo crea y registra movimientos para emitir voucher de caja.
Permite crear cuentas de Caja y de Bancos para que las compras o gastos y los
cobros por ventas tengan un origen o un destino de fondos: caja y bancos. En
este módulo tenemos funciones estándar y entre los reportes figuran los saldos y
los movimientos.
TABLA SUBTIPO DE MOVIMIENTOS
Este módulo permite registrar e inscribir diferentes tipos de movimientos de
afectación de cuentas contables, específicamente los de las cuentas de la clase 60
y la clase 38. Cuando se hace una operación de pago o de cobranza, se hace
referencia a un tipo de movimiento que después afectará a una cuenta de la clase
indicada.
CONCILIACIÓN DE BANCOS
Permite ver en tiempo real la situación y la posición de saldos de cada cuenta de
caja o de banco. Se muestra en todo momento la relación de cheques cobrados y
ayuda a disgregar cada transacción determinando la fecha y monto erogado por
cada documento.
44
EL AMBIENTE OCTOPUS VISUAL
OCTOPUS COMO HERRAMIENTA DE PROGRAMACION
Además de los subsistemas descritos, OCTOPUS VISUAL es una poderosa
HERRAMIENTA DE PROGRAMACION y una PLATAFORMA que puede albergar
cualquier aplicación requerida por empresas de diferentes rubros -teóricamente
puede albergar más de 262,000 programas diferentes-
Los subsistemas de OCTOPUS VISUAL han sido programados usando el lenguaje
LEO VISUAL como plataforma de trabajo. El LEO -Lenguaje Estructurado
Octopus- tiene herramientas que lo convierten en lenguaje de CUARTA
GENERACION -4GL-
Al igual que los 4GL más conocidos, LEO VISUAL permite dar mantenimiento y
programación de sistemas en forma sencilla y rápida, disminuyendo costos de
programación y ahorrando tiempo. Además, la aplicación desarrollada se auto
documenta por las características que presenta OCTOPUS.
Para desarrollar una aplicación en LEO VISUAL se definen en el subsistema
Herramientas, los ELEMENTOS O MANEJADORES que son invocados por la
aplicación llamando a la función respectiva.
Entre los elementos de OCTOPUS VISUAL como plataforma de desarrollo se
tienen:
45
MANEJO DE USUARIOS
Se usa para determinar quiénes tendrán acceso a las aplicaciones.
Este módulo define:
Listar Usuarios: Es decir, los que pueden ingresar a OCTOPUS visual. Se
presenta en forma de tabla y muestra la jerarquía y relación con otros
usuarios. El sistema configura automáticamente el menú de acceso de cada
usuario.
Ver accesos: En esta función se ve una lista de aplicaciones a las que puede
ingresar cada usuario.
Modificar accesos: Se usa para ingresar los privilegios de cada usuario,
permitiendo a un usuario determinado ingresar a una o varias aplicaciones, a
sus módulos y funciones.
Copiar Accesos: Se usa para dar acceso a usuarios que tendrán los mismos
privilegios, se puede copiar un acceso para otro usuario similar.
Cambiar Claves: Cada usuario tiene una clave de ingreso que puede ser
modificada. Esta clave es su llave de ingreso al sistema. OCTOPUS VISUAL
mantiene un LOG de seguridad de cada usuario.
Crear Usuarios: Antes de dar privilegios de acceso a los usuarios, deben
registrarse previamente en el sistema. Un usuario registrado puede ingresar
solo hasta el menú principal de OCTOPUS VISUAL; solo si le dan acceso en
MODIFICAR ACCESOS, podrá acceder a los módulos, funciones o
aplicaciones designadas para su uso.
Eliminar Usuarios: Se usa cuando un usuario no volverá a ingresar al sistema.
En adelante no podrá acceder ni al menú principal de OCTOPUS VISUAL; sin
46
embargo, queda registrada su actuación dentro de los documentos que
generó o los datos que capturó.
Integridad de las claves: OCTOPUS VISUAL detecta si han tratado de violar
archivos de seguridad. Si sucede, OCTOPUS VISUAL se cierra
automáticamente y deja de funcionar.
MANEJO DE ESTRUCTURAS
Para generar archivos simples –tablas- o compuestos –relacionales- primero se
crean los campos -estructuras o formas de almacenamiento de datos-
Este manejador consta de:
Visualiza Estructura: Proporciona la lista de estructuras que tiene OCTOPUS
VISUAL. Cada estructura tiene un código, descripción, tamaño y archivo para
el que está desarrollado.
Copiar Definición: Se usa cuando la estructura de una nueva aplicación es
semejante a otra que ya existe. En este caso copia la estructura anterior con
un nuevo código y pide cambio de nombre o agregar más datos para
personalizar la nueva estructura. La estructura original sigue funcionando sin
alteración.
Renombrar Estructura: Es útil para cambiar el código a una estructura.
Remover estructura: Se usa para eliminar una estructura.
Modificar estructura: Cuando se modifica una estructura cambia su tamaño -
medida en BYTES- posiblemente la cantidad de campos y su categoría, por
eso se recurre a este módulo.
Crear Estructura: Para crear nuevas estructuras se ingresa a esta función.
Cada estructura, además de nombre, mnemónico, tiene una lista de campos
hasta con 24 categorías distintas: desde enteros cortos, largos, alfanuméricos,
fechas, dinero, horas, sonidos, imágenes, barras, etc.
Cada estructura puede manejar hasta 16 objetos.
47
Como es relacional, hay campos que se relacionan internamente y
externamente con otros; también hay llaves de búsqueda y campos
detonadores para una validación o algún cálculo.
Exporta Estructura: Esta herramienta es muy útil para exportar procesos de
un OCTOPUS a otro, instalado en lugar distinto. En las aplicaciones
desarrolladas en laboratorio, para llevarlas a otra instalación se accede a esta
función para migrar la estructura. Esto también es válido cuando se pasa de
OCTOBASE a otra base de datos.
Importa estructura: Cuando se trae una estructura de laboratorio a la
instalación usuaria, se ingresa a esta función. Es el caso inverso de la
Exportación. Cuando se exporta o importa una estructura, van con ésta todos
los campos, objetos y categorías, clases, subclases, herencia.
Funciona también en el caso de importar bases de datos remotas.
Mantenimiento Archivo: El archivo de estructuras de OCTOPUS VISUAL
cuenta con esta función para ordenarlas mensualmente. También para nuevas
aplicaciones y más archivos con sus respectivas estructuras. Las estructuras
pueden pertenecer a un archivo real o virtual.
Reimporta Estructura: Cuando se importa una estructura, se necesita eliminar
la estructura del código instalado en OCTOPUS VISUAL. Esta función permite
reemplazar automáticamente, sin necesidad de eliminar.
Importación Masiva: Se usa para importar estructuras en juego de nódulos,
parte de una aplicación o aplicaciones para ahorrar tiempo de programación.
MANEJO DE ARCHIVOS
48
Estos archivos son usados en la base de datos. LEO VISUAL maneja la base de
datos a través de instrucciones simples.
Tiene las siguientes funciones:
Ver archivos: Lista los archivos que tiene OCTOBASE o cualquier base de
datos sobre la que trabajan las aplicaciones de OCTOPUS VISUAL.
Reparar archivos: Se usa cuando hay archivos obstruidos. Esta función
automáticamente borra el registro que lo obstruye.
Indexar + a -: Ordena los registros en forma descendente y elimina los
registros marcados como borrados.
Indexar - a +: Ordena los registros en forma ascendente y elimina los
registros marcados como borrados.
Copiar definición: Hace una copia de la estructura de un archivo para su uso.
Copiar contenido: Copia el contenido de un archivo a otro de similar
estructura.
Limpiar contenido: Borra todos los registros de un archivo y lo deja limpio
para nuevo uso.
Remover archivo: Borra todo un archivo, es decir, estructura y datos –
registros-
Renombrar archivo: Cambia el nombre o código de un archivo.
Modificar numeración: Se usa para modificar archivos de documentos
numerados, incrementando en forma secuencial los registros -ejemplo:
facturas, guías, órdenes, etc.-
49
Modificar accesos: Esta función cambia las llaves para ingresar a un registro.
Modificar índices: Cada archivo puede contener índices primarios, secundarios
o no tener índices. Esta función modifica estos índices.
Crear archivos: Sin necesidad de programar se pueden crear nuevos archivos;
en algunos casos, el tamaño del registro lo proporciona su estructura
previamente creada. Se pueden tener varias estructuras para un archivo, pero
no se pueden usar simultáneamente.
Renombrar directorios: Se usa para cambiar nombres de directorios donde
están los archivos.
Remover directorios: Esta función elimina los directorios -con sus archivos-
dentro de OCTOBASE o cualquier otra base ODBC.
Crear directorios: Dentro de OCTOBASE, para alojar archivos.
Manejo temporales: Hay archivos que sirven solo para un trabajo
determinado, después ya no serán usados hasta que el proceso ejecute la
misma acción. En este caso, esta función configura la creación, modificación y
eliminación de estos archivos.
Ejemplo: archivos para procesamiento del libro mayor, donde se crea un
archivo temporal para copiar los registros ordenados, elimina el original y a
éste se vuelve a renombrar como el original.
INTERPRETE LEO VISUAL
Sirve para probar nuevos sistemas o modificaciones dentro de OCTOPUS
VISUAL.
Es un manejador de gran utilidad sobre todo para empresas que adaptan el
OCTOPUS VISUAL a medida y realizan una serie de cambios. Tiene las
siguientes funciones:
Ejecuta procesos: Al ingresar a esta función OCTOPUS VISUAL ejecuta
cualquier rutina, programa, etc., que esté en el directorio de OCTOPUS. Sirve
para probar su funcionamiento.
Ejecuta SMF: Cada proceso puede ser catalogado como sistema, módulo o
función (SMF) Al dar el código de SMF el intérprete lo ejecuta para probar su
buen funcionamiento.
50
MANEJO DE PROCESOS
Aquí se crean las rutinas, programas, etc., de todas o parte de las aplicaciones.
Estas rutinas tienen diferentes funciones: pantallas, menús, reportes, grupos de
reportes, archivos, estructuras cálculos, funciones, etc. Estos elementos de
programación se reúnen en este manejador y son ordenados utilizando comandos
de LEO VISUAL.
Este manejador tiene las siguientes funciones:
Visualiza Procesos: Esta función reporta los procesos que tiene el sistema
OCTOPUS VISUAL -rutinas, subrutinas, programas, etc.-
Copia Procesos: Sirve para copiar un proceso para otro uso.
Renombra Procesos: Se usa para cambiar códigos de los procesos.
Modifica Procesos: Se usa para modificar los procesos copiados.
Remueve Procesos: Borra procesos, pero antes deben ser deshechos si
pertenecen a SMF.
Hace SMF a un Proceso: Para colgarlos en el mapa de aplicaciones.
Deshace SMF a un proceso: Para sacarlos del mapa de aplicaciones.
Exporta Procesos: Cuando se desea modificar un proceso utilizando cualquier
editor.
Importa Procesos: Cuando se desea introducir un proceso nuevo o modificado
utilizando un editor.
Mantenimiento del Archivo : Se usa para ordenar el archivo de procesos.
51
Hace SMF a un Sistema/Módulo: Da jerarquía de módulo o subsistema; es un
proceso en SMF.
Deshace SMF a un Sist/Módulo: Para borrar un subsistema se debe deshacer
previamente su jerarquía de subsistema o módulo.
Reimportar Proceso: Para reemplazar un proceso sin borrar su existencia real
del archivo. Se diferencia con la función importar proceso porque no remueve
previamente el proceso en el archivo.
Importación Masiva: Se usa cuando son varios procesos a importar de
OCTOPUS VISUAL o cuando se han editado varios procesos y se desea que
estén dentro del archivo.
MANEJO DE PANTALLAS
Este manejador de pantallas se usa en la elaboración de pantallas de captura,
ayuda, tablas, documentos, personalización, pantallas de menú en forma rápida y
sin tener que programar. Cada pantalla tiene un código que es necesario invocar
para su uso.
Consta de las siguientes funciones:
Visualiza Pantallas: Muestra la lista de pantallas en su respectivo archivo.
Copia Pantallas: Para copiar pantallas cuando se requiere modificarlas y darles
otro uso.
Renombra Pantallas: Para cambiar el código de la pantalla.
Modifica Pantallas: Para cambiar la forma y contenido de pantallas. Se puede
usar cualquier editor.
Remueve Pantallas: Antes de importar una pantalla se debe anular o borrar
con el mismo código.
Exporta Pantallas: Para llevar pantalla a un editor cualquiera.
Importa Pantallas: Se trae a la base desde un editor, antes se anuló la
existente con el mismo código.
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Mantenimiento del Archivo: Para ordenar la base de pantallas.
Reimportar Pantallas: Se usa para traer pantallas de un editor o de otro
OCTOPUS VISUAL sin anular el código existente.
Importación masiva: Para traer a OCTOPUS VISUAL un grupo de pantallas.
MANEJO DE MENUS
Las pantallas son utilizadas como menús porque son en modo gráfico o visual y
se pueden usar con teclado o mouse.
Las pantallas se convierten en menús y se les da patrón de color, botones,
diálogos, etc.
Tiene las siguientes funciones:
Visualiza Menús: Muestra la lista de Menús que figuran en la base.
Copiar Menús: Se usa para duplicar un menú, pudiendo modificarse y
renombrarse para otro uso.
Renombrar Menús: Para darle otro código.
Modificar Menús: Para cambiar la función de un menú, agregar botones,
cuadro diálogo, ayudas, etc.
Remueve Menús: Para borrar un menú de la base.
Crear Menús: Para dar a una pantalla el status de menú y colgarlo de algún
proceso.
Mantenimiento de Archivo: Para ordenar la base de datos de menús.
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MANEJO DE GRUPOS
Es la creación de grupos de reportes confeccionados en los reportes tipo 1.
Cada módulo tiene reportes con información de la base de datos de su respectivo
archivo.
Cada usuario puede tener su grupo de reportes. Ejemplo : en almacenes, el
almacenero tendrá su grupo de reportes que son diferentes a los del jefe de
almacén o del gerente de Logística.
Está constituido por las siguientes funciones:
Visualiza Grupos: Muestra los grupos de reportes registrados para cada
aplicación.
Copia Grupos: Para ser utilizados por otro usuario similar.
Renombra Grupos: Para cambiar el código.
Modifica Grupos: Se usan para diferenciar alguna parte, quitar o agregar otros
reportes al grupo.
Remueve Grupos: Para borrar o anular algún grupo del archivo de grupos.
Mantenimiento del Archivo: Para ordenar el archivo de grupos de reportes en
OCTOPUS VISUAL.
54
REPORTES TIPO 1
Aquí se fabrica los reportes y se cuelgan al archivo de reportes. Luego son
anexados a grupos de reportes.
Se elaboran con un editor: se confecciona la máscara o formato y se agrega
campos para presentar el reporte. Se indican otros parámetros como: reporte por
pantalla, por impresora, con utilitario, salida a un print spool, con quiebres, con
sumas totales o parciales, temporales o permanentes, con filtros dinámicos,
filtros fijos o intervalos -cantidad, fechas, etc.- En cada reporte se indica la
estructura y el archivo a usar.
Tiene las siguientes funciones:
Visualiza Reportes: Muestra los reportes del archivo de reportes
elaborados con este reporteador.
Copia Reportes: Para copiar de la plantilla elegida de reportes, luego se
modifica y se utiliza con otro código.
Renombrar Reportes: Para cambiar el código al reporte.
Modifica Reportes: Para cambiar opciones, presentación o campos.
Remueve Reportes: Para borrar del archivo de reportes.
Exporta reportes: Para copiar un reporte hacia afuera, un editor lo
recibirá.
Importa Reportes: Para traer a OCTOPUS VISUAL un reporte hecho con
un editor, previamente se borra el existente.
Mantenimiento del Archivo: Para ordenar la base de reportes del archivo
respectivo.
Reimportar Reportes: Para traer un reporte e incluirlo en la base, en
reemplazo de otro.
Importación Masiva: Para traer varios reportes de un editor usado para
confeccionarlos o para traerlos de otro OCTOPUS VISUAL.
55
IMPORTA/EXPORTA DATOS
Es muy potente porque articula la base a otros sistemas o a otras bases de datos.
La importación o exportación tiene un parámetro importante que da capacidades
de configuración a los datos, para ser utilizados o explotados en otras
aplicaciones o utilitarios. Estos datos deben apoyarse en una estructura
determinada de la base de datos propia o de cualquier otra.
Consta de las siguientes funciones:
Import ASCII columna fija: Para importar datos cada uno con su mismo
tamaño determinado y espacio en blanco de separación entre ellos
Import ASCII delimitado: Para toda la base de una estructura y un archivo
determinados, con un símbolo que separa cada campo.
Export ASCII columna fija: Para exportar la base con campos de su mismo
tamaño.
Export ASCII delimitada: Para toda la base de una estructura y un archivo
determinados, con un símbolo que separa cada campo.
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MENSAJES DE AYUDA
Este módulo posee la facilidad de permitir incluir en cada proceso mensajes de
ayuda o helps en línea tanto para los campos como para los procedimientos.
Basta con presionar la tecla F7 y se activará la ayuda de campo, en cambio la
tecla F8 activará la ayuda de proceso. Para generar estas ayudas en los
programas se cuenta con las siguientes opciones:
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MANEJO DE FUNCIONES
Importante para la fabricación de funciones: de cálculo, para personalizaciones,
fórmulas, modelos, etc.
Estas funciones son objetos con características de operación y funcionamiento
para programación orientada a objetos. Son invocadas después por el manejador
de procesos para colgarlos a rutinas.
Tiene las siguientes funciones:
Tiene las mismas funciones que el manejo de procesos.
58
EDITOR DE LA BASE
OCTOPUS VISUAL posee un potente editor tipo BROWSE que permite ver
cualquier archivo para ordenarlo, buscar registros, modificarlo, anularlo, etc.
Para acceder a un archivo es necesario conocer la estructura que lo soporta. Este
editor puede salvar archivos, reparar, modificar o agregar nuevos registros que
no son producto de operaciones de gestión.
Está constituido por las siguientes funciones:
Editar la Base: Permite la edición de un archivo para ejecutar las
operaciones que se requieran.
En esta edición se pueden ejecutar acciones como: búsquedas,
ordenamientos, inserciones de nuevos registros, eliminación de registros,
vaciado de papelera, etc.
Función de Teclas: Permite las funciones personalizadas de las teclas
Cerrar tabla: Cierra la tabla o archivo donde se trabajó.
59
El sistema OCTOPUS VISUAL tiene la capacidad de generar programas,
subsistemas y SISTEMAS COMPLETOS utilizando estas herramientas. Ejemplo:
Para captura de datos:
- Manejador de Pantallas
- Uso de OCTOBASE o cualquier otra base tipo ODBC u OLE DB
- Importador de datos
Para administrar rutinas:
- Manejador de Menús
Para generar procesos, probar y generar documentos y automatizarlos::
- Manejador de procesos
- Manejador de Funciones
Para generar Archivos:
- Manejador de Estructuras
- Manejador de Archivos
- Editor de la Base
Para entregar datos:
- Manejador de Reportes
- Manejador de Grupos de Reportes
- Exportador de Datos
El trabajo en las aplicaciones es amigable, con cuadros de diálogo, vista “in situ”
de los documentos a generar y manejo estándar de teclado y mouse.
60
ESTRUCTURA Y ARQUITECTURAS DEL SISTEMA OCTOPUS
Octopus es una plataforma de desarrollo y ejecución de programas para uso
comercial y administrativo que tiene varias características:
- Es una Suite o Plataforma para Desarrollo y Mantenimiento de Programas.
- Es un intérprete que actúa cuando lee las instrucciones depositadas en una
carpeta denominada Dicción. En esta carpeta se encuentran las
instrucciones de procesos, pantallas, menús, reportes, funciones,
mensajes, usuarios, grupos de reportes; todos éstos, ordenados por el
componente denominado Maestron.sys, residente en el mismo dicción.
- Posee un módulo de configuración de instalaciones de sus componentes
para asentarlo de acuerdo a la arquitectura física de la red o equipos de
cómputo que albergarán al Software Octopus; esta característica hace
que pueda trabajar en forma asincrónica o en línea con la información.
- Las aplicaciones desarrolladas dentro de la suite Octopus funcionan
insertadas dentro de la misma suite bajo ambiente Windows, Linux
- Ha sido creado este sistema para el Perú y pensando en las necesidades
de las empresas peruanas; por lo tanto el manejo es en español, su
mantenimiento es rápido, de bajo costo, portable y flexible para las
distintas configuraciones físicas. Sin embargo se puede crear cualquier tipo
de programas cuyas interfaces de usuario tienen vistas en otros idiomas
utilizando la misma suite.
- Como se entregan las fuentes de las aplicaciones para que los usuarios
puedan modificar los procesos, de acuerdo a su modelo de negocio o a la
arquitectura de sus instalaciones, los programas han sido desarrollados en
forma estructurada y con funciones muy separadas (ingresar registro,
modificar, anular, imprimir, consultar u ordenar) Esta cualidad permite que
cualquier programador medianamente capacitado pueda manipular las
funcionalidades de los módulos con el fin de modificarlos, agregar nuevas
funcionalidades o anularlas. Permite también agregar nuevos procesos,
generando nuevas funciones, módulos, sistemas o aplicaciones.
- Esta característica también permite que, tanto la suite como las
aplicaciones, puedan funcionar bajos los distintos ambientes o sistemas
operativos ya mencionados, toda vez que las librerías son estándar y de
dominio general.
61
- Ha tenido desde su concepción, cinco versiones para su ejecución bajo el
sistema Operativo DOS, dos para Unix, dos para AIX, dos para Linux y
cinco versiones para su ejecución bajo sistema operativo Windows (NT,
2000, Xp, 98, millenium, 2003)
- El Core del software Octopus ha sido desarrollado en lenguaje C y C++,
potente lenguaje multipropósito, e interpreta los comandos elaborados con
librería propia; este “.EXE” interpreta los scripts o comandos que
conforman el lenguaje de programación 4GL Leo (lenguaje estructurado
Octopus); además este Core está apoyado por rutinas “.DLL”
- La suite Octopus puede albergar hasta 64 subsistemas (Almacenes,
Compras, Ventas, Planillas, Contabilidad, Finanzas, Academico, etc,), 64
módulos por cada sistema (factura, boleta, compra rápida, importación,
etc.) y hasta 64 funciones por módulo (ingresar, mantener, borrar,
reportear, etc)
Los archivos y datos descansan sobre una base de datos binaria y relacional
denominada Octobase, que tiene una capacidad de hasta 50Gb. Sin embargo la
información que capturan las aplicaciones pueden almacenarse en cualquier base
de datos de tipo ODBC.
La Interface gráfica de usuario es un menú dinámico que muestra los sistemas.
Al elegir un sistema del menú, la suite Octopus despliega sus módulos… y al
elegir un módulo, se despliegan las funciones propias del módulo seleccionado.
Trabaja bajo la metodología estructurada, pero puede manejar Objetos. Este
trabajo se realiza en forma independiente para cada transacción y se protege la
información con imágenes o sesiones.
Cuando se ejecuta una función, el Core interpreta el código de la aplicación
elaborado en LEO; Octopus puede guardar o recuperar la información en
Octobase.
El diseño estructurado permite trabajar desde el más alto nivel hasta el nivel más
bajo.
Es así que el programa es un conglomerado de llamadas a rutinas que cuando
terminan su función, regresan a la rutina que la invocó. Esta característica
Principal
sistema1 sistema 2
sistema 64
62
permite que sea fácilmente identificable cada proceso, cada función, cada módulo
y cada sub sistema.
Esta arquitectura descansa sobre la suite o plataforma Octopus, la misma que
tiene 9 opciones principales:
1.- Comandos: (en C y C++, trabajan en el Core)
1.1.- Presentación
1.2.- Reingresa al sistema
1.3.- Fecha y Hora
1.4.- Mapa del sistema
1.5.- Cambio de Claves
2.- Procesos (en LEO y LEO Visual)
El Sistema Integral Octopus, software de tipo ERP posee
aplicaciones estándar que se personalizan para las necesidades del
usuario y lo convierten en un proyecto llave en mano ahorrando tiempo
en adecuaciones y personalizaciones.
3.- Herramientas de Programación (en C y C++, trabajan en el Core)
3.1.- Manejo de Usuarios
3.2.- Manejo de Estructuras
Sistema 1 sistema 2 Sistema 64
Sistema Octopus
Rutina
Principal
...........
ejecuta subsistema 1
retornoEjecuta subsistema 2
Ejecuta sistema 64
Retorno
Octobase: Relacional
63
3.3.- Manejo de Archivos
3.4.- Intérprete Leo Visual
3.5.- Manejo de Procesos
3.6.- Manejo de Pantallas
3.7.- Manejo de Menús
3.8.- Manejo de Grupos de Reportes
3.9.- Reportes tipo 1
3.10.- Importa y Exporta Datos
3.11.- Mensajes de Ayuda
3.12.- Manejo de Funciones (programas reutilizables y programación
paramétrica)
3.13.- Editor de la Base de datos (Browser)
3.14.- Utilidades
3.15.- Manuales
4.- Configuración (en C y C++, trabajan en el Core)
5.- Acceso_directo (para ingresar directamente a módulos y funciones
favoritos)
6.- Recientes (para reingresar a módulos y funciones recién ejecutadas)
8.- Ver
8.1.- Barra de Herramientas
8.2.- Barra de Estado
8.3.- Manejo de Ps`s
8.4.- Mis reportes
8.5.- Crear Reportes para Mis Reportes
9.- Ayuda
A continuación se muestra el menú de opciones en la pizarra de la suite
Octopus:
También se muestra el despliegue de la opción Procesos (en el caso del software
de tipo ERP):
64
La opción Herramientas se despliega y muestra sus módulos:
Seguidamente se muestra el despliegue del módulo Entorno de la opción
Configuración:
Este es un ejemplo de la opción Recientes:
65
Todos los archivos descansan sobre Octobase o sobre SQl o MySQl o cualquier
otro de protocolo ODBC, dependiendo de la configuración del hardware o
equipos de cómputo y del software que disponga el cliente. Esta configuración
alimenta a la suite Octopus mediante la opción Configuración en su módulo
Tipo de Base.
Esta es la pantalla de diálogo de la configuración de las bases de datos
66
Tipos Configuración de la Suite Octopus
Se Configura la seguridad, el sistema, diccionario, base de datos, directorios,
impresoras, utilitarios, replicación de las bases de datos, mensajes de salida y
ODBC.
Dependiendo de la modalidad de configuración es que puede trabajar bajo la
forma Cliente-Servidor, “stand alone”, etc.
PC
Octopus + OctoBase
Caso 1 Octopus en un solo equipo
67
También es posible que se pueda configurar instalaciones “delgadas” de Octopus
en las estaciones clientes (OctoClie) y una grande en el Servidor (OctoServ)
que es el que alberga la Base de datos y Procesos especiales como en el caso que
se muestra a continuación:
pc 2
Octopus
Caso 2 Octopus en equipos y Octobase en servidor
Pc 1
Octopus
Pc n
Octopus
Servidor
OctoBase
68
En algunos casos viaja el programa con la información, en otros (con el software
Terminal Server, por ejemplo) viajan solamente el teclado y las pantallas; y en
otros casos viajan solamente los resultados de la información. En otros, viajan
tanto la información como los objetos que conforman el programa.
En el diagrama mostrado se aprecia que el equipo servidor ejecuta operaciones
que el equipo cliente no podría ejecutar por la poca velocidad que eventualmente
podría tener.
pc 2
Octopus
Caso 3 Octopus en equipos y Octobase + Octopus en servidor para Op. Esp.
Pc 1
Octopus
Pc n
Octopus
Servidor
Octopus + OctoBase
Data DataData
69
El sistema Octopus también se puede configurar para trabajar en dos bases de
datos a la vez: uno de tipo SQL y el otro, Octobase. No solamente pueden ser las
bases mencionadas sino cualquier otro ODBC.
pc 2
Octopus
Caso 4 Octopus en equipos y SQL ó MySQL en servidor con un bridge ODBC
Pc 1
Octopus
Pc n
Octopus
Servidor
SQL ó MySQL
ODBC ODBC ODBC
Data Data
Data Data
70
El caso 5 muestra que Octopus se puede configurar para que las bases de datos
puedan ser además DB2, Oracle, SyBase o Informix.
pc 2
Octopus
Caso 5 Octopus en equipos y SQL ó MySQL en servidor con un bridge ODBC y otro Servidor con OctoBase
Pc 1
Octopus
Pc n
Octopus
Servidor
SQL ó MySQL
ODBC ODBC ODBC
Data Data
Data Data
Servidor 2
OctoBase
71
En el caso Nº 6 se puede trabajar con dos servidores.
En esta modalidad presentada, el servidor 2 también efectúa operaciones
especiales en Octopus, almacena en OctoBase y envía información al servidor
SQL.
pc 2
Octopus
Caso 6 Octopus en equipos y SQL ó MySQL en servidor con un bridge ODBC y otro Servidor con OctoBase + Octopus
Pc 1
Octopus
Pc n
Octopus
Servidor
SQL ó MySQL
ODBC ODBC ODBC
Data Data
Data Data
Servidor 2
OctoBase + Octopus
servidor 2 actualiza servidor 1
72
El Caso Nº 7 se refiere a que cuando se necesita almacenar la información en
varias bases de datos, se puede configurar el Sistema Octopus de acuerdo a la
siguiente arquitectura:
Se puede trabajar hasta sobre 8 bases de datos distintas.
Octopus
Caso 7 Octopus almacena en varias bases de datos
ServidorSQL
ODBC ODBC ODBC
Data
Servidor 2
MySQL
Pc
Servidor n
DB2, etc.
73
Asimismo, en el caso Nº 8 se puede trabajar en forma asincrónica y On-Line o en
línea tal como el diagrama que se muestra:
En este caso, la información se trasladará inmediatamente generada a todos los
demás servidores.
Octopus
Caso 8 Octopus almacena en varias bases de datos por replicación
Base Remota
Base On-Line2
MySQL
Pc
Base On-Line1
Replica
Asincrónica:FTP,HHS ActualizaOctoBase
Pcn