Manual do Descarte

Limpar e organizar… é só começar!

AGE - NPQ - março 2013

SUMÁRIO

ITEM DESCRIÇÃO PÁGINA

1 DESCARTE 2

1.1 Cronograma para o “Dia D” - Descarte 2

1.2 Reunião de sensibilização 2

1.3 Preparação dos locais para o Descarte 2

1.4 Recomendações gerais para iniciar o Descarte 2

1.4.1 Cada servidor efetuará o Descarte, tendo os seguintes cuidados 2

1.4.1.1 Regras Descarte gerais para objetos e dados 3

1.4.1.2 Material de consumo 3

1.4.1.3 Material permanente 4

1.4.1.4 Descarte virtual: arquivos nos microcomputadores e rede 5

1.4.1.4.1 No drive K (REDE) 5

1.4.1.4.2 No drive G (REDE) 6

1.4.1.4.3 Arquivos do drive C (disco local de cada micro) 6

1.4.2 Relatório de Descarte 6

2 Conclusão 7

Dia “D” na AGE

Limpar e organizar… é só começar!

1. DESCARTE - SENSO DE UTILIZAÇÃO

a) Descarte Físico : objetos e documentos reais.b) Descarte Virtual : arquivos (de texto, imagem ou sons) gravados em disquetes ou

discos de microcomputadores.c) Descarte Intangível : stress, sentimentos ruins, ressentimentos, preconceitos, etc.

Lema Senso de Utilização é: “Viva o essencial!”

1.1. CRONOGRAMA PARA O “DIA D” - DESCARTE

DATA ATIVIDADES

27/02/2013 - Quarta - 14h Registro fotográfico da situação atual

01/03/2013 - Sexta Divulgação através da Intranet do “Dia D” da AGE

04/03/2013 - Segunda -10hPreparativos da AGE para o Descarte. Reunião de sensibilização.

04/03/2013 - Segunda -10h30 Dia da Limpeza e Organização - “Dia D” - Descarte

05/03/2013 - Terça - 10h Informativos dos primeiros resultados

1.2. REUNIÃO DE SENSIBILIZAÇÃO:

Explicar os procedimentos do descarte.Explicar os itens do Kit.Explicar os indicadores que deverão contar do relatório de resultados do descarte ecomo serão aferidos.Fazer cronograma de atividades para o “Dia D” definindo tarefas e áreas deatuação.

1.3. PREPARAÇÃO DOS LOCAIS PARA O DESCARTE

a) Obter embalagens (caixas e ou sacos plásticos) para acondicionar os materiaisdescartados.

b) Afixar cartazes “ATENÇÃO: DIA DO DESCARTE ” na porta de acesso à AGE.c) Definir os locais onde serão depositados os materiais descartados e identificá-los

com os cartazes: ÁREA DE DESCARTE, subdividido em 4 subáreas: 1. LIXO; 2.RECICLÁVEL ; 3. À TRANSFERIR (para outra unidade específica ou para o SMP);4. RECUPERAR OU REAPROVEITAR (para encaminhar ao conserto ou paraoutras Unidades do TRT13).Obs: As duas últimas subáreas dividem-se em MATERIAL PERMANENTE (complaca de tombamento) ou MATERIAL DE CONSUMO (sem placa de tombamento).

d) Providenciar uma balança que possa ser utilizada para pesar o materialdescartado,caso não seja possível, deverá ser feita uma a avaliação estimativa dopeso.

1.4. RECOMENDAÇÕES GERAIS PARA INICIAR O DESCARTE

1.4.1. Cada servidor efetuará o descarte, tendo os s eguintes cuidados:

Seguir preferencialmente a ordem sugerida pelo Check-List de Descarte .Seguir a orientação quanto ao destino de materiais descartados.Quando se tratar de documentos, consultar pessoas habilitadas da AGE ou oServiço de Arquivo do TRT13, conforme o caso.Colocar o material descartado nos locais corretos previamente definidos.Garantir a inclusão dos materiais descartados ou encaminhados e do lixo retiradono relatório final de Descarte da AGE.Seguir as regras gerais de descarte de objetos e dados a seguir.

1.4.1.1. REGRAS DESCARTE GERAIS PARA OBJETOS E DADOS

COMO SEPARAR O ÚTIL DO INÚTIL

ANÁLISE FREQUÊNCIA PROVIDÊNCIAS

Necessário Constantemente Mantê-lo o mais próximo possível

Necessário Ocasionalmente Mantê-lo em locais centrais que permitamuma otimização do uso

Necessário, mas precisa derecuperação Ocasionalmente

Enviar à unidade responsável peloconserto

Desnecessário, maspotencialmente útil

Raramente ouNunca

Descartar e enviar o material ao destinocorreto

Desnecessário, maspotencialmente inútil

Nunca Descartar e enviar o material ao destinocorreto

1.4.1.2. MATERIAL DE CONSUMO

Materiais de Escritório (tesouras, telefones, grampeadores e furadores semnúmero de tombamento patrimonial, canetas, etc): Devem ser incluídos na Lista deObjetos Descartados que deverá ser encaminhada ao SMP.

1.4.1.2.1. PAPÉIS

Para fragmentação : documentos e suas cópias que exigem sigilo: contendo dadosrelativos a folha de pagamento e contracheques, documentos da Área dePlanejamento, Orçamento e Finanças, lista e catálogos telefônicos específicos doTRT13, catálogo e documentos com informações particulares de integrantes doTRT13.Para reciclar : folhas usadas ou inservíveis, jornais, revistas, listas telefônicas,papelões, boletins internos de exercícios anteriores, pastas, cópias impressas etodo tipo de papel, exceto aqueles provenientes de copas, banheiros e lavabos.Devem aguardar o recolhimento, na AGE, pelo Serviços Gerais.Os livros sem número de tombamento devem ser separados e incluídos na Listade Objetos Descartados que deverá ser enviada ao SMP.

Obs.: Os papéis destinados à reciclagem não devem s er amassados.

1.4.1.2.2. DOCUMENTOS

a) PARA TRANSFERIR: Registrar em Lista de Objetos Descartados osdocumentos passíveis de descarte e encaminhá-los ao Arquivo, conforme o caso.Devem ser transferidos para o Arquivo os documentos que depois de sua fase ativa(em uso) passam para uma fase de guarda segundo as exigências legais,prevenção ou à importância histórica do documento. Os documentos devem serencaminhados preferencialmente pelas respectivas unidade originárias. Vejaalguns documentos que são de responsabilidade exclusiva de algumas Unidades.

TIPO DE DOCUMENTO QUEM TRANSFERE

Fotografias e fitas de vídeo Unidade que originou

Íntegras de Acórdãos do TRT13 Vara ou Juízo que originou

Revistas do TRT13 Assessoria de Comunicação

Correspondência expedida antes de 2012:Ofício, Memorando e fax

Assessoria de Gestão Estratégia

Correspondência recebida antes de 2012 Assessoria de Gestão Estratégia

Ata de reunião antes de 2012 Assessoria de Gestão Estratégia

Pareceres Conforme o prazo do processo Assessoria de Gestão Estratégia

Informativos antes de 2012 Assessoria de Gestão Estratégia

Outros documentos Conforme determinado pela AGEou consultar o Arquivo

b) PARA AGUARDAR NA AGE

DOCUMENTO Tempo de permanência na Unidade

Correspondência expedida após2011:Ofício, Memorando e fax

1 ano

Correspondência recebida após 2011 1 ano

Ata de reunião após 2011 1 ano

Pareceres Conforme o prazo doprocesso

Conforme o prazo do processo

Informativos após 2010 2 anos

Outros documentos Conforme determinado pela AGE ouconsultar o Arquivo

c) PARA ELIMINAR

Documentos que já constam em processos administrativos. Ex.: cópias derequisições de material, cópias de requisições de serviço, notas fiscais e faturas.Documentos escritos que constam em meio eletrônico.Material de apoio. Ex.: rascunhos, anotações, agendas, cartões de congratulações,manuais de procedimentos, cópias de Instruções ou Orientações Normativas,tabelas de custas, etc.Outros documentos, tais como: cópias de doutrina, legislação, jurisprudência,documentas(índices, material bibliográfico e sumários de periódicos), boletim informativo do TRT13,etc).

d) LIXO

São considerados LIXO todo e qualquer papel ou objeto que não seja passível dereutilização, reciclagem ou transferência para o arquivo, almoxarifado ou outra unidadequalquer, nem que deva ser fragmentado. O lixo deverá ser pesado, separado, edepositado em local apropriado, junto com o lixo orgânico, onde o pessoal da limpezaprocederá o recolhimento.

1.4.1.3. MATERIAL PERMANENTE

Todo Material Permanente deve ser enviado ao SMP ou SETIC, conforme o caso, esó deve ser liberado após inclusão na Lista de Objetos Descartados, onde seránecessário o número de patrimônio e o motivo da liberação.

1.4.1.3.1. PARA DEVOLVER

a) Equipamentos de informática: relacionar na Lista de Objetos Descartados esolicitar à SETIC através de memorando no sistema SISPAE, especificamente paraos itens - (microcomputadores, impressoras, multifuncionais, scanners, etc), - paraque os aparelhos sejam desativados e transferidos oportunamente.

b) Móveis e equipamentos com número de tombamento patr imonial: (mesas,cadeiras, estantes, carrinhos, armários) - incluir os materiais na Lista de ObjetosDescartados e solicitar ao SMP através de memorando no sistema SISPAE, paraque os mesmos sejam recolhidos ou transferidos. Inclui-se nesta categoria osmateriais de escritório e outros materiais semelhantes - (máquinas de calcular, fax,grampeador, furadores grandes, material médico, hospitalar, etc) - com número depatrimônio.

c) Livros com número de tombamento: livros diversos, doutrina, códigos, revistasde assinaturas e boletins de direito administrativo. Os livros devem ser incluídos naLista de Objetos Descartados , embalados em caixas com uma identificaçãoafixada, contendo: Nome da Unidade e Identificação dos Materiais - (título, autor,editora e numero do patrimônio - se houver) - e encaminhados ao SMP por meio dememorando no sistema SISPAE, para que os mesmos sejam recolhidos outransferidos.

1.4.1.3.2. PARA CONSERTAR

a) Equipamentos de Escritório e Mobiliário: relacioná-los em expediente como“Material para Recuperar”, informando o n.º do Patrimônio e observações sobreavaria e/ou defeitos e encaminhar a relação por meio de memorando no SistemaSispae ao SMP solicitando providências. Depositá-los em local da própria Unidadeaguardando instruções para o seu recolhimento.

b) Equipamentos de Informática: relacioná-los em expediente como “Equipamentospara Recuperar”, informando o n.º do Patrimônio e observações sobre avaria e/oudefeitos e encaminhar a relação por meio de memorando no Sistema Sispae àSETIC solicitando providências. Depositá-los em local da própria Unidadeaguardando instruções para o seu recolhimento.

1.4.1.4. DESCARTE VIRTUAL: ARQUIVOS NOS MICROCOMPUT ADORES E REDE

A AGE deverá criar uma pasta da Rede intitulada Descarte Virtual para ondedeverão ser transferidos (movidos e NÃO copiados) todos os arquivos destinados aoDescarte. Após a conclusão dos trabalhos, o volume em megabytes, números deArquivos, desta pasta, bem como a quantidade de disquetes ou CD`s descartados,deverão ser informados no relatório de Resultados do Descarte.

Outra forma de apurar os resultados é limpar a “lixeira” do Windowseliminando qualquer tipo de arquivo que esteja lá. Dessa forma, ao final dos trabalhosserá possível quantificar os arquivos eliminados.

1.4.1.4.1. NO DRIVE K (REDE):

a) ARQUIVOS QUE NÃO PODEM SER APAGADOS

ATENÇÃO: O Arquivo LOGIN.BAT NÃO PODE SER ELIMINADO . Asdemais pastas foram criadas, a princípio, por demanda ou iniciativa da própria unidade.Somente os próprios usuários sabem o que pode ser apagado. Os arquivos destas pastasdevem ser avaliados pelos usuários e poderão ser apagados, gravados em disquete ouCD pelo próprio usuário.

b) ARQUIVOS QUE PODEM E DEVEM SER EXCLUÍDOS

E-mails: apague os e-mails que você recebeu e não tem mais utilidades. E-mails acumulados representam um dos maiores volumes de dados na Rede. Paracontabilizar as mensagens apagadas crie uma pasta chamada “Descarte Virtual” earraste para lá os e-mails a descartar. Antes de excluí-los conte quantos são, paraacrescentar ao número de arquivos no Relatório de Descarte. Não é necessário computaro tamanho das mensagens em Kbytes.

c) ARQUIVOS DO COMPUTADOR QUE PODEM SER ELIMINADOS : aqueles comas extensões:

*.avi *.fwt *.mpeg

*.bar .gif; *.mp3

*.bmp (exceto brasão) *.jpg *.rtf;

*.doc *.jpeg *.tmp

*.fac *.mpg *.wma

Dica: Utilizando o explorer do windows, caso a data seja anterior a um ano éprovável que este arquivo possa ser eliminado.

Arquivos de imagens, fotos, música e vídeo, que não sejam relacionadoscom as rotinas de trabalho como: *.mp3 *.wma *.avi *.mpg *.mpeg *.jpg *.jpeg *.bmp*.gif.

Características desse tipo de arquivo:

não fazem parte do trabalho do TRT13 ocupam muito espaço na redepodem ser apagados da rede pela SETIC SEM AVISOnão entram nos backups diários feitos em fitausuários que queiram mantê-los devem movê-los para a unidade local de seus micros, ouseja, no Drive “C”

Arquivos temporários: Normalmente têm a extensão *.TMP ou têm o nomeiniciado pelo símbolo "~" (til).

Arquivos particulares do usuário: Que não têm relação com as atividadesdo TRT13.

Cópias de segurança: Quando o usuário troca de microcomputador edeseja garantir cópia dos seus dados do Drive C, eventualmente faz uma cópia no DriveK: e esquece de apagá-la quando está com um microcomputador novo.

Arquivos duplicados: Muitos arquivos que estão disponíveis na rede emoutros Drives. Não há necessidade de fazer cópias de arquivos da rede, pois diariamenteé feito backup em fita dos arquivos da rede.

Arquivos de backup automático dos programas: Têm a extensão *.BAK.São arquivos criados automaticamente por alguns programas como cópia de segurança.Não têm muito sentido sua existência uma vez que são feitos backups em fitadiariamente.

Arquivos antigos não mais utilizados: Se for utilizado o critério de datapara eliminação de arquivos.

1.4.1.4.2. NO DRIVE G (REDE):

Todos os arquivos deste drive são considerados temporários, podem sereliminados a qualquer momento e dele não é feito backup.

1.4.1.4.3. ARQUIVOS DO DRIVE C (DISCO LOCAL DE CADA MICRO):

a) ARQUIVOS QUE NÃO PODEM SER APAGADOS:

ATENÇÃO - Arquivos que possuem as extensões *.COM, *.EXE, *. DLL,*.SYS, *.BAT NÃO PODEM SER ELIMINADOS!

Pasta Windows - Para garantir o bom funcionamento do micro, nada deveser alterado nessa pasta, exceto o conteúdo da subpasta TEMP e TMP.

Pasta Arquivos de Programas - é onde ficam instalados os programas,como WORD, INTERNET, etc. Nada deve ser apagado dessa pasta e subpastas.

Demais pastas - NÃO devem ser apagados arquivos cuja extensão seja*.COM *.EXE *.DLL *.SYS *.DAT *.BAT *.CFG *DOT.

Drive local (C:) , Dica geral - Não grave nada importante nele, pois dele nãoé feito backup.

b) ARQUIVOS QUE PODEM SER APAGADOS:

Arquivos de imagens, fotos, música e vídeo - como *.MP3 *.WMA *.AVI*.MPG *.MPEG *.JPG *.JPEG *.BMP *.GIF, que não sejam relacionados com as rotinas detrabalho.

Arquivos particulares do usuário - que sejam de pouca ou nenhumautilidade.

1.4.2. RELATÓRIO DO DESCARTE

Os resultados serão aferidos quanto a, pelo menos, 7 (sete) indicadores:

1. Descarte Físico

Quilos de lixo retirados.Quilos de material reciclável descartado.Quantidade de itens de material permanente retirados ou descartados.Quantidade de itens de material de consumo retirados ou descartados.

Obs.: Além dos indicadores poderão ser mencionados no relatório ositens descartados mais interessantes ou incomuns.

2. Descarte Virtual

Megabytes de arquivos excluídos dos computadores e servidores da rede.Número de arquivos excluídos .Quantidade de disquetes e CD`s descartados.

3. Descarte Intangível

Além dos indicadores poderão ser mencionados também, em poucos parágrafos,as percepções da equipe envolvida quanto aos resultados intangíveis dos trabalhos, comoeventuais melhorias quanto ao bem-estar no local de trabalho, motivação da equipe, ouno relacionamento interpessoal.

O Material reciclável recolhido será destinado a Cooperativa de Catadores de Lixo,conforme acordo mantido com o TRT13.

Levantamentos fotográficos, tipo antes e depois, embora opcionais, serão bemvindos.

2. CONCLUSÃO

O Programa 5S de Qualidade é uma proposta que visa promover melhorias noshábitos e comportamentos das pessoas, boas condições no ambiente de trabalho, nasaúde e segurança, e na redução de desperdícios. Uma das etapas do programa é o diado descarte.

A AGE comprometida com a ideia: Educação combina com limpeza e organização,apresenta-se como parceira de qualquer unidade do TRT13 que queira implantar estaimportante ferramenta de gestão da qualidade, solicitando para tanto que o mesmoformalize o deseja por meio de Protocolo, afinal ”Limpar e organizar… é só começar!” .

FICHA TÉCNICA

Supervisão: Assessoria de Gestão Estratégica . E-mail: age@trt13.jus.brMax Frederico Feitosa Guedes Pereira

Produção e Revisão: Núcleo de Processo da Qualidade . E-mail: age@trt13.jus.brLuiza Lúcia de Farias Aires Leal, Márcia Valério

Pesquisas : TRT20, JFSC, SEBRAE

ANEXOS

ANEXO I – KIT DE DESCARTE

KIT DE DESCARTE - LISTA DE OBJETOS

ITEM DESCRIÇÃO QUANTIDADE O QUE FAZER

1 Manual do Descarte 1 Leitura

2Check-List doDescarte 4 cópias Usar como roteiro

3Cartaz de avisosobre o Dia doDescarte

2Afixar na portadentro e fora.

4 Identificadores dasáreas de Descarte

1 conjunto Afixar junto à área

5Lista de ObjetosDescartados 1

Para auxiliar orelatório

6Formulário paraRelatório deDescarte

1Para auxiliar orelatório

7Embalagens vaziaspara descarte caixase sacos

10 Usar para coleta eenvio

ANEXO II – CHECK-LIST DE DESCARTE

N° ITENS A SEREM VERIFICADOS OK

1ÁREA DO CAFÉ OULANCHE

Materiais / alimentos não recomendáveis parauso / esquecidos.

Mantimentos e medicamentos fora da validade;

Equipamentos, móveis e utensílios s/ serventia ousem condições de higiene.

2 MURAIS Papéis desatualizados ou obsoletos.

Papéis inúteis ou desatualizados colados emparedes/portas.

3 MESINHAS AUXILIARES

Rascunhos, arquivos, materiais de expediente,envelopes.

Guias, listas desatualizadas.

Papéis desatualizados / obsoletos.

4 ARMÁRIOS/ ESTANTES

Livros, catálogos, periódicos, apostilas, relatórios,códigos, revistas, guias, boletins, etc. sem utilidadeou desatualizados.

Pastas, arquivos, livros de registro obsoletos ousem uso.

Materiais diversos desnecessários, em máscondições, fora de validade ou obsoletos.

5 ARQUIVOS Pastas obsoletas, desatualizadas ou semutilidade.

Pastas em más condições de uso.

6 PASTASPapéis sem utilidade.

Papéis obsoletos / desatualizados.

7 COMPUTADOR

Capas, fios, extensões, cabos de computador etc.sem uso .

Manuais de Software em excesso ou obsoletos.

Disquetes avariados, sem utilidade / parados há +de 2 anos.

8MESAS DEIMPRESSORA

Excesso de papéis, rascunhos, retrabalhos, etc.

Peças quebradas, cartuchos vazios ou obsoletos.

9 MESAS

Excesso de documentos para examinar ouarquivar.

Livros, revistas, códigos, jornais, informativos, etc.

Objetos pessoais de pouca utilidade / obstruindomovimentos.

Objetos de adorno em excesso.

Duplicidade de materiais de expediente.

0 GAVETAS

Rascunhos, modelos, materiais de expediente emexcesso, estragados ou em desuso.

Objetos pessoais em excesso, sem uso ou fora davalidade.

11 SALAEquipamentos não utilizados / estragados.

Móveis não utilizados / subutilizados / danificados.

12 DESCARTE VIRTUAL

Arquivos repetidos, desnecessários,desatualizados ou obsoletos (não utilizados hámais de 2 anos).

Informações / dados não utilizados ou duplicadoem outro meio.

Softwares desatualizados ou sem utilidade.

E-mails sem importância.

ANEXO III

MODELO DE CRONOGRAMA GERAL DOS TRABALHOS

Nº TAREFAS QUA27

QUI 28

SEX 01

SEG04

TER05

QUA06

QUI 07

1 Registro fotográfico da situação atual

2Contatos prévio com Serviços Gerais eInformática

3Contatos prévio com Patrimônio eArquivo

4 Aprovar Plano de Descarte da AGE

5 Divulgação do “Dia D” da AGE naIntranet

6 Distribuição do Kit de Descarte

7 Reunião de Sensibilização

8 “Dia D” - Dia do Descarte eOrganização Descarte Físico

9 “Dia D” - Dia do Descarte eOrganização Descarte Virtual

10 Redação do Relatório Final a AGE 5

DIAS

ANEXO IV – LISTA DE OBJETOS DESCARTADOS

MATERIAL PERMANENTE

N º DEORDEM TOMBAMENTO DESCRIÇÃO DO

MATERIALMOTIVO DALIBERAÇÃO

UNIDADEDESTINO

SETOR : _____________________________________________

RESPONSÁVEL : _____________________________________

ANEXO V – LISTA DE OBJETOS DESCARTADOS

MATERIAL DE CONSUMO

QTDE Nº DOC/UNID DESCRIÇÃO DODOCUMENTO EXERCÍCIO MOTIVO DA

LIBERAÇÃOUNIDADEDESTINO

TOTAL

SETOR : _____________________________________________

RESPONSÁVEL : _____________________________________

ANEXO VI – FOMULÁRIO PARA RELATÓRIO DESCARTE

DESCARTE FÍSICO

ÍNDICE DESCRIÇÃO QUANTIDADE UNIDADE

1 Lixo retirado

2 Material reciclável

3 Itens de material de consumo retirados oudescartados

4 Itens de material permanente retirados oudescartados

DESCARTE VIRTUAL

ÍNDICE DESCRIÇÃO QUANTIDADE UNIDADE

1 Megabytes de arquivos excluídos doscomputadores e servidores da rede.

2 Arquivos excluídos

3 CD`s descartados

4 Gigabytes de e-mails excluídos no serviço de e-mail corporativo

5 Número de e-mails excluídos

SETOR : _____________________________________________

RESPONSÁVEL : _____________________________________