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HUSKY GESTION COMERCIAL

MANUAL DE USO para VERSION 20 o posterior

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1. INTRODUCCION 1.1.- Qué es HUSKY Gestión Comercial? Husky Gestión Comercial es un software que apunta a informatizar la administración de la empresa brindando herramientas para facilitar y controlar las gestiones de inventarios, deudores, acreedores, caja, bancos, cheques, etc. El sistema está dividido en módulos de modo de facilitar su operación. Nuestra mayor preocupación fue que el sistema resulte fiable, simple y fácil de manejar. Este programa se vende por internet y por tal motivo fue diseñado de forma que no se requiera de ningún tipo de mantenimiento periódico de nuestra parte. Es decir se instala y se usa. El único mantenimiento requerido es hacer un backup (copia de respaldo) todos los días para preservar los datos en el caso que haya algún problema en el disco rígido. Esta tarea es responsabilidad del usuario y Husky ofrece las herramientas para ello (ver el módulo Herramientas / Backup). El sistema es lo suficientemente noble y robusto como para que no necesite intervención técnica tanto en su instalación como en su operación diaria, y en caso de ser necesario, el soporte se realiza vía e-mail o a través de nuestro FTP. Toda la información que se procesa en Husky Gestión se actualiza en tiempo real, lo que permite que los distintos usuarios (si se trabaja en red) puedan contar con información actualizada.

2. INSTALACION DEL SISTEMA 2.1.- Instalación del Sistema El Husky Gestión Comercial cuenta con un instalador que hace la instalación simple, segura y rápida. Instalación por Download (si se descarga desde Internet): Una vez que el archivo Instalar Husky Gestion Comercial.exe ha sido guardado en el disco duro, por ejemplo en el directorio o carpeta Descargas entonces abrimos dicha carpeta y ejecutamos el archivo Instalar Husky Gestion Comercial.exe A continuación se presentará la pantalla de instalación proponiéndonos instalar el sistema dentro de la carpeta C:\Husky. Se recomienda NO modificar esta carpeta. Instalación mediante CD: Para iniciar la instalación inserte el CD y abra el archivo Instalar Husky Gestión Comercial siguiendo los mismos pasos indicados en el punto anterior. 2.2.- Instalación en RED Antes de continuar es necesario aclarar que si nuestra red cuenta con más de 3 estaciones de trabajo (terminales) o bien que el volumen de datos que está almacenado en el sistema es importante, quizá sea conveniente instalar Windows Terminal Server y acceder al servidor mediante escritorio remoto. Esta configuración también puede servir para vincular sucursales distantes a un servidor central y que estas sucursales estén “en línea” con el sistema (siempre que las sucursales remotas no tengan que usar una impresora fiscal). Si nuestra red es pequeña o la cantidad de datos almacenados en el sistema no es demasiado grande, entonces podremos usar el sistema bajo una red de área local (LAN) disponible en Windows 98, XP, Vista o Win 7. A continuación veremos cómo se debe configurar el programa para trabajar con este tipo de redes:

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Suponiendo que ya se cuenta con una red de área local (LAN) correctamente instalada y configurada entonces instalaremos el sistema en una sola PC, que vamos a llamar "Servidor" (generalmente se elije como servidor el equipo más potente de la red). La instalación se hace desde el mismo programa que se baja de internet, es decir se abre el archivo Instalar Husky Gestion Comercial.exe en la PC Servidor y se instala allí. A continuación tendremos que compartir la carpeta donde reside el sistema (generalmente es C:\Husky) para que el resto de los equipos de la red tengan acceso al mismo. Para ésto seguimos los siguientes pasos:

Si el servidor tiene Windows 98: Estando en el servidor abrimos Mi PC, luego el disco C: y ubicamos carpeta Husky y hacemos un click derecho del mouse sobre ella. A continuación se desplegará un menú de opciones del que seleccionaremos la opción “Compartir”. En la ventana que aparece seleccionamos la opción “Compartido Como” (Windows asignará un nombre al recurso compartido que no es necesario cambiar). Donde dice “Tipo de Acceso” seleccionamos “Completo” Donde dice “Contraseña de acceso total” introducimos una contraseña y hacemos click en “Aplicar”. A continuación confirmamos la contraseña. Con estos simples pasos dejamos compartida la carpeta donde reside el Husky para poder ser accedida desde otros equipos de la red. Si el servidor tiene Windows XP o Windows Vista: Estando en el servidor abrimos Mi PC (si tenemos Windows Vista “Mi PC” se reemplazó por “Equipo”), luego el Disco C: y hacemos un click derecho del mouse sobre la carpeta Husky y seleccionamos "Compartir y Seguridad". Cuando aparezca la ventana con las Propiedades de Husky, seleccionamos la pestaña "Compartir" y activamos las siguientes casillas: - Compartir esta carpeta en la red. - Permitir que los usuarios de la red cambien mis archivos. Click en Aceptar. Con ésto la carpeta Husky quedó lista para ser compartida con todos los usuarios de la red.

Si el servidor tiene Windows 7: En este caso tener en cuenta que para que Windows 7 pueda compartir archivos es necesario que la red sea del tipo Hogar (no pública) y además crear un “Grupo de Hogar” y unir todas las PC de la red que tengan Windows 7 a ese “Grupo de Hogar”. Si no hay otros equipos de red que trabajen con Windows 7 entonces no es necesario crear un “Grupo de Hogar”, solamente se requiere que todos los equipos pertenezcan al mismo “Grupo de Trabajo” o Workgroup. Finalmente tendremos que compartir la carpeta C:\Husky. Para esto abrimos Equipo / Disco C: / y cuando veamos la carpeta Husky haremos un click derecho del mouse sobre ella y elegimos Propiedades / Compartir / Opciones Avanzadas y activar la casillita “Compartir esta carpeta “. Click en “Aceptar” y cerramos la ventana de Propiedades.

Creación de los Accesos Directos en los otros equipos de la Red (terminales): Ahora hay que crear los accesos directos en cada una de las otras PC de la red. Para esto hacemos lo siguiente (el procedimiento es casi idéntico para Windows 98, XP y Vista): - Con Windows 98: Abrimos “Entorno de Red” - Con Windows XP: Abrimos “Mis Sitios de Red” - Con Windows Vista o Windows 7: Click en Inicio, luego seleccionamos “Equipo” y luego “Red”

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Abrimos la PC Servidor. A continuación aparecerán una serie de recursos (discos, impresoras, carpetas, etc), entre ellos debería estar la carpeta HUSKY. Si esta carpeta no aparece es debido a que no fue correctamente compartida en el servidor, por lo que deberíamos revisar alguno de los procedimientos anteriores. Abrimos la carpeta HUSKY (si el servidor tiene Windows 98 entonces nos va a pedir la contraseña). A continuación van a aparecer una serie de archivos. Buscamos el que se llama GVW.EXE y sobre él hacemos un click derecho del mouse. Seleccionar "Enviar a" y luego "Escritorio (crear acceso directo)" Cerramos todas las ventanas y volveremos al escritorio de Windows. Notar que hay un nuevo acceso directo que se llama "Acceso directo a Gvw". Ese es el acceso al Husky que está en el servidor, que para mayor claridad podemos modificarle el nombre. 2.3.- Uso del sistema desde Escritorio Remoto Si vamos a usar el sistema con Terminal Server y accederemos desde las terminales mediante una conexión de Escritorio Remoto, entonces el sistema debe residir únicamente en el servidor. No es necesario instalar ningún software “cliente” en las terminales.

3. OPERACIÓN DEL SISTEMA 3.1.- Ingreso al Sistema Desde el servidor (o desde la única PC si no se está trabajando en red) simplemente vamos a Inicio / Programas / Husky y click en Iniciar Husky Gestión Comercial. Para agilizar este ingreso podemos hacer un click derecho del mouse en Iniciar Husky Gestión Comercial y luego seleccionar la opción “Enviar a” y luego “Escritorio (como acceso directo)”. De esta forma se creará un acceso directo al Husky en el escritorio de Windows. Si estamos trabajando en red y queremos ingresar al sistema desde una estación de trabajo, entonces lo haremos directamente desde el acceso directo que creamos mediante el punto 2.2 3.1.1.- Ingreso al sistema En esta ventana se ingresa el nombre del usuario y su clave de acceso. Cuando ingresamos por primera vez, el sistema ya tiene definido como Nombre de Usuario ADMIN y como contraseña 1111. Una vez ingresado el nombre de usuario y la clave de acceso, presionamos Aceptar. En modo “demo” existe un botón que permite hacer click en él para ingresar directamente al programa sin indicar nombre de usuario ni contraseña, aunque en realidad se ingresará como usuario ADMIN para que mientras se evalúe el demo se pueda tener acceso a todas las funciones del programa. Como su nombre lo indica, el usuario ADMIN es el administrador del sistema y como tal tiene acceso a todos los puntos del programa. Si desea restringir el acceso a otros usuarios consulte el punto 4.1.5.2 Si el sistema se va a usar con “Escritorio Remoto” entonces los nombres de usuarios conectados desde las distintas terminales deben ser distintos. Es decir si en una terminal se accedió usando ADMIN, entonces no volver a usar ese nombre en otra terminal mientras esté trabajando en forma simultánea. De todos modos el sistema valida que no se produzca este tipo de situaciones.

A continuación aparecerá una leyenda que dice: Iniciando el Sistema ... , y luego ingresará al Menú Principal. 3.1.2.- Menú Principal Una vez que ingresamos al sistema, aparecerá el Menú Principal. El Menú Principal está compuesto por los distintos Módulos que componen el Sistema:

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Vamos a iniciar la operación del sistema comenzando por definir ciertos parámetros que son necesarios para el correcto funcionamiento del Husky. Comenzaremos con el menú de Herramientas.

4. CONFIGURACION y HERRAMIENTAS DEL SISTEMA Comenzaremos por configurar el sistema y definir distintos elementos que serán necesarios en procesos posteriores. Por ejemplo vamos a definir cuáles son las condiciones de venta con las que trabaja la empresa, las empresas de transporte por las que habitualmente se despacha la mercadería, las tarjetas de crédito, etc. Lo primero que tenemos que hacer es ir a Configuración. Allí deberemos informarle al sistema cuál es la razón social o nombre de fantasía de la empresa, el ramo al que se dedica, el domicilio, provincia, teléfonos, fax, Nº de CUIT, condición ante el IVA, etc.

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Los datos más importantes que deberemos completar en este punto son: El nombre o razón social de la empresa (por razones de seguridad en modo demo este dato está deshabilitado, al activar el programa con su clave quedará disponible para modificarlo), el ramo o actividad económica, su domicilio, localidad, etc. Es muy importante definir tipo de inscripción en IVA (Resp. Inscripto, Monotributo, etc) porque en base a esta información el sistema emitirá facturas “A”, “B” o “C”. La tasa general de IVA puede cambiarse directamente desde el programa (no es necesaria intervención técnica). Simplemente haciendo click en el botón “Cambiar Tasa IVA” el sistema modificará la tasa de IVA de aquellos artículos cuya tasa anterior sea definida por el operador. Además, al cambiar la tasa de IVA el sistema puede re-calcular los precios de los artículos afectados ya que si se modificó el IVA seguramente será necesario cambiar sus precios, pero antes de hacerlo se lo preguntará al operador. Precios de venta con o sin IVA incluído: Otra consideración importante es definir si los precios de los artículos serán grabados en el sistema con o sin IVA incluido. Si los precios son grabados sin IVA, el sistema lo incluirá automáticamente si la factura que se vaya a emitir es del tipo B. Si los precios son grabados con IVA, el sistema lo discriminará automáticamente si la factura que se vaya a emitir es del tipo A. La casillita que dice “Plantear siempre usuario ADMIN en el ingreso al sistema” sirve para facilitar el acceso al sistema sin necesidad de indicar el nombre de usuario y su contraseña. Si vamos a trabajar con distintos usuarios a los que les vamos a restringir el acceso a determinados puntos del programa, es conveniente que esta casilla permanezca desactivada. 4.1.1 – Definición de los Puestos de Trabajo, Impresoras y del punto de venta de facturación: En el caso que tengamos varias impresoras instaladas (locales o de red), es probable que necesitemos definir por cuál impresora se emitirán las facturas “A”, por cuál las “B”, por dónde los Remitos, etc. Entonces, entrando en este punto se le indica al sistema por cuál impresora se emitirán las distintas salidas impresas y cuál es el punto de venta que se utiliza en cada caso (el punto de venta son los primeros cuatro dígitos en la numeración de una factura, por ejemplo 0001). Notar que si se trabaja en red, el sistema puede utilizar tanto impresoras locales como impresoras de red.

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Las impresoras definidas en la terminal 1 pueden ser las mismas o distintas que las definidas para la terminal 2. Por ejemplo, si estamos en la terminal 1 puedo decirle al sistema que quiero usar la impresora Epson Stylus 400 para imprimir facturas “A” con punto de venta 0001. Pero si estamos en la terminal 2, puede ser que quiera imprimir las facturas A por la impresora Epson CX1500 y con punto de venta 0002. Es decir, tanto la impresora como el punto de venta pueden ser independientes en cada terminal de la red. En el ejemplo siguiente, se indica que la PC llamada MARCELO_uno va a facturar como punto de venta Nº 0001, que los movimientos de stock y los movimientos de caja que se registren desde este equipo van a afectar al “Depósito General”, que no se va a utilizar una impresora fiscal, que las Facturas <A> las va a imprimir por la impresora Epson TX115 y que las Facturas <B> serán impresas en una impresora de red Epson Stylus Color 480 (que está conectada físicamente en un equipo de la red llamado PC-MATEO Por supuesto que estas impresoras deben estar definidas desde Windows para que el Husky tenga acceso a ellas.

De la misma forma se puede definir la impresora fiscal a utilizar y el puerto serie (COM) al que está conectada. Es posible que si tengo 2 puestos de trabajo facturando en el mostrador, cada uno de ellos tenga una impresora fiscal. Entonces desde este punto del sistema podemos definir tanto el punto de venta (0001, 0002, etc), como el modelo de impresora fiscal y su puerto COM que se van a utilizar en esta estación de trabajo. 4.1.2- Impresoras Fiscales: El Husky permite facturar con todos los modelos de impresoras fiscales marcas Hasar o Epson. Las impresoras fiscales son dispositivos que se conectan en un puerto serie (COM) de la PC y no son detectadas por Windows como una impresora más.

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Antes de comenzar a operar con una impresora fiscal tenemos que conocer el número de puerto serie al que está conectada. El numero del puerto serie debe ser informado por el técnico que conectó la impresora fiscal a la PC. Algunas consideraciones: El todas las impresoras fiscales, el número de ticket o factura no es determinado por el programa, sino que es informado por la impresora fiscal, de modo que el sistema lo que hace es leer la memoria fiscal para conocer el número de comprobante impreso. Por otro lado, la fecha de la impresora fiscal es independiente de la fecha de la PC o del programa. También el punto de venta es inalterable ya que el mismo se define en el momento de la inicialización de la memoria fiscal, así que se deberá tener la precaución de configurar el sistema con el mismo punto de venta prefijado la impresora fiscal. El punto de venta son los primeros cuatro dígitos en la numeración de un comprobante. Por ejemplo si el número de factura es “A” 0004 – 00008765, entonces su punto de venta es el 0004.

MUY IMPORTANTE: Reemplazo de la memoria fiscal: Cuando se reemplace la memoria fiscal es necesario que la memoria nueva sea inicializada con un punto de venta DISTINTO al de la memoria vieja. El punto de venta debe ser cambiado también en la opción “Puestos de Trabajo

e Impresoras” del Husky. 4.1.3- Liquidación de Comisiones Seleccionada la opción Liquidación de Comisiones, aparecerá una pantalla en la que se nos consultará las distintas formas que tenemos para liquidar las comisiones a los vendedores o viajantes. Las alternativas posibles son:

- Sobre las Ventas realizadas Únicamente: En este caso el sistema liquidará las comisiones sobre todas las ventas hechas por un viajante o vendedor independientemente si se cobraron o no.

- Sobre lo Vendido y Cobrado: En este caso el sistema liquidará las comisiones sólo sobre las ventas ya cobradas (en realidad se liquida sobre los recibos cuyas cobranzas corresponden al viajante).

- No liquida Comisiones: Entonces el sistema no efectuará ningún tipo de liquidación.

4.1.4- Numeración de Comprobantes La numeración de los comprobantes depende si tenemos instalado un controlador fiscal o no. Como se dijo anteriormente, en el caso de usar una impresora fiscal, es ella la que determina el número de comprobante a imprimir. El sistema no tiene posibilidades de alterar esta numeración En el caso que no usemos una impresora fiscal, sino una impresora común, podemos definir nosotros cuál será el número del próximo comprobante a emitir. A continuación veremos cómo hacerlo: Estando en Configuración y haciendo click en “Numeración...” podremos definir el próximo número de cada tipo de comprobante. Existen dos maneras de numerar los comprobantes: • Numeración de Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito en forma consecutiva, o • Numeración Independiente La primera se refiere a que podemos usar la misma numeración tanto para hacer facturas, créditos o débitos. La segunda se usa cuando el formulario de facturación lleva su propia numeración, el de notas de créditos lleva la suya independientemente del de facturación, etc.

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En esta pantalla deberemos indicar los tipos de comprobantes que poseemos y la numeración a utilizar. Para establecer el próximo numero de comprobante deberemos indicar el punto de venta y el tipo de comprobante:

Una vez indicado el punto de venta, deberemos seleccionar el tipo de comprobante a numerar. A continuación hacemos click en Modificar e indicamos al sistema cuál será el próximo número de comprobante a emitir. 4.1.5- Usuarios del Sistema Para tener acceso a esta opción es necesario que el usuario activo sea el ADMIN (que tiene derechos de acceso a todos los niveles del sistema). De vuelta en la pantalla de Configuración, podremos ingresar a la definición de Usuarios, haciendo click sobre el botón “Usuarios...”. Aquí podremos incorporar nuevos usuarios, Eliminar Usuarios y asignar Niveles de Permiso a cada uno de ellos. 4.1.5.1- Alta de Nuevos Usuarios Si queremos dar de alta un nuevo usuario, deberemos hacer click sobre Nuevo Usuario. Así aparecerá la pantalla de Tratamiento de Usuarios, la cual está dividida en tres partes: En la parte superior izquierda de la pantalla deberemos introducir el nombre del nuevo usuario y una contraseña. El nombre de usuarios debe contener al menos 5 caracteres y no incluir ni espacios, comas ni guiones. La contraseña debe ser un número de 4 dígitos. En la parte izquierda están detallados los módulos del sistema. En la parte derecha de la pantalla aparece el panel de Comandos: Aceptar, Quitar Usuario, Permisos, Cancelar. 4.1.5.2- Niveles de Permiso Una vez que ingresamos el nombre y la contraseña del nuevo usuario, podemos asignarle permisos de acceso a cada proceso. Para esto hacemos click sobre el módulo sobre el cuál queremos dar permiso de acceso. Una vez seleccionado el módulo se habilitan las casillitas para permitir o denegar el acceso a cada punto de dicho módulo. Por ejemplo, si no quiero que el usuario pueda entrar a hacer presupuestos, selecciono el módulo “Clientes-Ventas” y luego desmarco la casilla “Presupuestos”.

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4.1.6- Interfase con el Husky Contabilidad General El Husky Gestión puede interactuar con el Husky Contabilidad para hacer automáticamente los asientos de compras, pagos, ventas, cobranzas y movimientos de caja. La explicación de cómo vincular ambos sistemas se encuentra al final de este manual en un apartado llamado “Vinculación entre Husky Gestión y Husky Contabilidad” 4.1.7- Trabajar con el IVA incluido en los precios de los artículos Si nuestro esquema de precios es trabajar con el IVA incluido, entonces debemos activar la casilla correspondiente. De lo contrario la desactivaremos de modo que el sistema calcule el IVA aparte. En el momento de hacer una factura, sea A, B ó C, el sistema automáticamente quitará o agregará el IVA según corresponda, de modo que el estado de esta casilla es muy importante en la facturación ya que si el sistema debe discriminar el IVA tiene que saber si el precio del ítem que se está facturando incluye o no el IVA. 4.2- Condiciones de Venta Una vez finalizada la configuración del sistema, podemos decirle al sistema cuáles son las condiciones de venta a utilizar. Para esto, entramos en la opción “Condiciones de Venta”. Veremos que sobre la parte izquierda de la pantalla aparece una lista con las condiciones de venta ya definidas. En la parte derecha de la pantalla tenemos 3 opciones: Agregar Condición, Modificar Condición, Eliminar Condición, y Salir Si queremos agregar una nueva Condición de Venta, hacemos click en <Agregar Condición>. Veremos que aparece una nueva pantalla. Aquí el sistema nos pedirá los Días de Vencimientos. El sistema maneja hasta 12 fechas de vencimientos distintas por cada condición. Por ejemplo, si quisiéramos establecer una condición que sea 0, 45, 90 días fecha de factura, colocaremos un cero en la casilla que dice Días (1), un 45 en la casilla Días (2) y el número 90 en la que dice Días (3). Tenemos que tener en cuenta que estos plazos sirven tanto para ventas como para compras, así que consideremos también los posibles plazos de pago a aplicar en nuestras compras. Entre unas y otras no podemos exceder las 99 condiciones. La descripción es simplemente referencia, por ejemplo, si la condición de venta es 0,30, 60 días, en la descripción podríamos escribir “0, 30, 60 días” o bien “3 cuotas”, o “financiado”. O sea, lo que se escriba sirve a efectos de la impresión en la factura, pero no para realizar cálculos de vencimientos, para esto el sistema se basa en las casillas de Días (1), (2), etc. Si queremos modificar una Condición de Venta existente, la seleccionamos de la lista y luego hacemos click en Modificar Condición. A continuación se mostrarán los datos descriptos más arriba de modo que podamos modificarlos. Si queremos eliminar una Condición de Venta, entonces la seleccionamos de la lista y hacemos click en Eliminar Condición. A continuación el sistema nos pedirá confirmación de esta operación.

Tanto la modificación como el borrado de una condición de venta no afectan a los comprobantes que ya hayan sido confeccionados usando dicha condición.

4.3- Transportistas Mediante esta opción podemos definir las empresas de transporte más habituales.

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Veremos una lista con los transportes ya definidos, y podemos seleccionar alguna de las siguientes opciones: Agregar Transporte, Modificar Transporte, Eliminar Transporte, y Salir Si queremos agregar un nuevo Transporte, hacemos click en Agregar Transporte. Veremos que aparece una nueva pantalla. En la misma, el sistema nos solicitará los siguientes datos: • Razón Social • Domicilio • Localidad • Teléfono • Nro. de fax y • Nro. de CUIT Completados estos datos, hacemos click en Aceptar para grabarlos, o en Cancelar para ignorar los cambios. Si queremos dar de alta otros Transportes, volvemos a hacer click en Agregar Transporte siguiendo el procedimiento anterior, de lo contrario hacemos click en Salir y volveremos al menú del módulo Herramientas. Si queremos modificar los datos de un Transportista ya existente, entonces basta con seleccionarlo de la lista y hacer click en Modificar Transporte. A continuación aparecerán los datos del transportista de modo que podamos modificarlos. Luego hacemos click en Aceptar y grabamos las modificaciones efectuadas. Si queremos eliminar un Transportista, lo seleccionamos de la lista y hacemos click en Eliminar Transporte. A continuación el sistema pedirá la confirmación de esta operación. 4.4- Retenciones El sistema permite definir las retenciones que se efectúan sobre pagos y cobranzas. Por Ej. Retención de Ganancias. En esta opción deberemos vincular los Conceptos de Retención con su cuenta contable, de modo que luego pueda usarse esa cuenta contable para hacer los asientos resumen. Si no se tiene instalado el Husky Contabilidad General, entonces la definición de la cuenta contable no es necesaria. El manejo de este programa es muy similar a las opciones de Condiciones de Venta y Transportistas por lo que no abundaremos en más detalles. 4.5- Tarjetas de Crédito y Débito El sistema permite definir las tarjetas de crédito y débito que admitiremos como medios de pago para las cobranzas a clientes (sean por ventas al contado o por cobranzas de facturas en cuenta corriente). La definición de las tarjetas de crédito (o débito) se hace desde este punto que funciona de manera muy similar a los anteriores, por lo que no abundaremos en detalles. 4.6- Depósitos Se entiende por depósito, local o sucursal un lugar físico donde se almacena mercadería y donde eventualmente se producen ventas, se ingresan cobranzas, se emiten pagos, etc. El sistema está preparado para registrar los movimientos de stock, ventas, caja, etc. hasta en 10 depósitos. Para definir el nombre de estos depósitos utilizaremos esta opción. Si los equipos de estos depósitos están vinculados a través de una red (generalmente usando Windows 2003 Terminal Server) entonces cada equipo deberá asociarse a un depósito y a un punto de venta. Esto se hace como se explicó en el punto 4.1.1 de este manual. 4.7- Rubros de Gastos El sistema puede separar las compras realizadas con facturas agrupándolas según el tipo de gastos. Este punto sirve para definir cuáles serán los rubros de gastos que nos interesa analizar. Luego, cuando ingresemos una factura de compra, el sistema nos preguntará cuál es el rubro o concepto de gasto al que se imputa dicha factura, de modo que luego podamos emitir un listado de compras agrupadas según el concepto de gasto.

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Por supuesto que la definición de estos rubros o conceptos no es obligatoria, simplemente es una herramienta que brinda el Husky para poder realizar un análisis más detallado de las compras. 4.8- Reindexación de Archivos La reindexación de archivos es un proceso que reacomoda la información del sistema. No tiene efectos adversos y debe hacerse cada vez que se interrumpa el suministro de energía eléctrica o que la PC se haya reiniciado en forma abrupta. Para mayor seguridad el sistema reindexa automáticamente cada vez que se ingresa al mismo. 4.9- Copias de Seguridad - Backup Mediante la opción Backup podremos hacer nuestras copias de seguridad de todos los datos almacenados en el sistema. Esto nos permitirá mantener la información a resguardo ante una eventual falla del hardware, ataques de virus o errores de operación. El backup no graba las novedades producidas en un día, sino que graba la totalidad de la información contenida en el sistema. Es decir que si hace 2 años que estamos usando el Husky, el backup grabará toda la información correspondiente a esos 2 años. El backup se hace tanto en diskettes como en cualquier unidad de disco duro, pen-drive o CD (esta última opción solo está disponible para equipos con Windows XP o 2003). El sistema usa el disco C: para crear un archivo llamado DATOS.ZIP Dicho archivo se crea en el momento de hacer el backup en la misma carpeta donde está instalado el Husky (generalmente será C:\Husky) y contiene comprimidos todos los archivos con extensiones DBF, FPT y MEM. Si elegimos una diskettera para hacer el backup, entonces este archivo DATOS.ZIP será particionado para que quepa en uno o varios diskettes. Esta opción (el uso de una diskettera) es la menos aconsejable y está disponible por compatibilidad con versiones anteriores del sistema.

Lo ideal es hacer un backup en una unidad del tipo pen-drive o memoria USB de modo de poder llevarnos el dispositivo (nunca dejarlo en la PC ya que ante cualquier siniestro podría inutilizarse también el backup).

Si se van a usar diskettes para almacenar el backup tengamos en cuenta que éstos no son del todo confiables, de modo que una buena idea para hacer backup es utilizar dos juegos de diskettes distintos a los que podemos llamar Juego Par y Juego Impar. El primero se utilizará para almacenar el backup de los días pares, mientras que el segundo lo utilizaremos para almacenar la información de los impares. De esta manera, si necesitamos reponer la información del backup utilizaremos siempre el del día anterior, pero si justamente ese juego de diskettes está dañado podremos utilizar el del otro día. En el peor de los casos perderemos un día de trabajo. Si nuestra PC tiene Windows XP o 2003 entonces también podemos grabar el backup en CD. En este caso el sistema genera una carpeta en el CD llamada BACKUP_AAAAMMDD donde AAAA es el año, MM el mes, y DD el día. De esta forma en el mismo CD podremos tener el backup de varios días perfectamente diferenciados mediante el nombre de la carpeta. 4.10.- Recuperación de Copias de Seguridad - Restore Mediante la opción Restore podremos reponer en el sistema la información que previamente resguardamos mediante Backup. Cuando se hace un backup, aparte de grabar la información en el juego de diskettes correspondiente, el sistema guarda una copia en el disco rígido (el archivo DATOS.ZIP que se mencionó en el punto anterior), de modo que en realidad se tienen dos backup's. Cuando entramos en la opción Restore el sistema nos preguntará desde cuál unidad de almacenamiento (A: C: F: etc) queremos reponer la información. Lo más conveniente es reponer desde el disco rígido o desde el pen-drive, pues es más confiable y más rápido.

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4.9- Exportación de Asientos Si tenemos instalado el Husky Contabilidad General, y si ya tenemos definidos los parámetros de vinculación entre el Husky Gestión y el Husky Contabilidad entonces estamos en condiciones de pedirle al sistema de gestión que haga los asientos resúmen y los exporte al sistema contable. Para mayor información ver el final de este manual (apartado Vinculación entre Husky Gestion y Husky Contabilidad). 4.10- Puesta a Cero Generalmente, una vez que el usuario termina de probar el sistema y quiere comenzar a usarlo se va a encontrar con que existen registros de pruebas que quisiera borrar. Ingresando en esta opción y se puede eliminar en forma selectiva las pruebas realizadas en el sistema. Por ejemplo, podríamos borrar las facturas y recibos de venta pero sin eliminar los datos de los clientes.

Por razones de seguridad, el único usuario con acceso a este punto es el ADMIN, por tal motivo es altamente recomendable que la contraseña del ADMIN sea conocida solamente por éste ya que será el único responsable

del borrado de datos debido a que el sistema no distingue entre pruebas y datos verdaderos.

5. OTRAS CONSIDERACIONES – BÚSQUEDAS – EXCEL y OPEN OFFICE 5.1- Exportación a Excel u Open Office Calc El sistema permite exportar todos sus informes a formato de Microsoft Excel u Open Office Calc. Si en una PC no tenemos instalado Excel pero si Open Office entonces al pie de los reportes aparecerá la opción “En Excel”. Si hacemos click en ese botón, aunque no esté Excel, el sistema efectuará la exportación a Open Office. 5.2- Tecla F12 activa en todo momento Presionando la tecla de función F12 el sistema permite efectuar consultas de artículos. Por ejemplo, si estamos ingresando una cobranza y en ese momento necesitamos consultar un determinado artículo, para no tener que salir de la cobranza e ingresar al maestro de artículos, presionamos directamente la tecla F12 y aparecerá una pantalla en la que podremos buscar un determinado ítem. Una vez seleccionado el sistema mostrará sus precios con IVA y sin IVA, su stock en depósito general, etc. Una vez finalizada la consulta, al salir, el sistema retornará automáticamente a la tarea que habíamos suspendido (en nuestro ejemplo volveríamos a la cobranza). 5.3- Búsquedas En muchas pantallas aparecen opciones de búsqueda. Tomaremos como ejemplo la búsqueda de artículos. En esta pantalla podemos buscar un artículo ya sea ingresando su código, su descripción, su proveedor, o parte de cada uno de estos datos. Por ejemplo, usando el archivo de artículos del demo, podríamos buscar todos los televisores marca SANYO. Entonces podemos realizar la búsqueda tipeando distintas palabras y en cualquier orden. Es decir, podemos escribir: TELEVISOR SANYO TELE SANYO SANYO TELE TELE SAN De cualquier forma el sistema va a ubicar todos los televisores SANYO. Notar que no es necesario respetar el orden ya que podemos permutar la palabra SANYO con la palabra TELEVISOR y el resultado de la búsqueda será el mismo. No confundir con las búsquedas del tipo GOOGLE ya que en Husky no son válidos los caracteres entre comillas o

los signos +. Evitar el uso de signos + porque el Husky tomará dicho signo como parte del valor buscado.

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Volviendo a nuestro ejemplo anterior, si en el renglón de búsqueda tipeamos: SANY TELE entonces el resultado de la misma serán todos los registros que en algún lugar de su descripción aparezcan las cadenas de caracteres “SANY” y “TELE”:

Si queremos seleccionar un determinado artículo, entonces nos posicionamos sobre la fila correspondiente y hacemos doble click sobre ella, o bien presionamos “Enter”. También podemos seleccionarlo haciendo click en el botón “Seleccionar” que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana. Usando el mismo criterio podemos buscar clientes y proveedores. En estos casos el sistema busca lo escrito en el casillero de búsqueda dentro del nombre, del domicilio, de la localidad, de su CUIT, etc. Por ejemplo: Si queremos ubicar a un cliente que sabemos que su domicilio está en la calle Suipacha y que se llama Adrian, entonces en el casillero de búsqueda escribimos SUIPACHA y ADRIAN (también podríamos haber escrito ADRIAN SUIPACHA) y el resultado sería el siguiente:

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Notar que el resultado hubiera sido el mismo si escribíamos parte de los nombres. Por ejemplo si en lugar de SUIPACHA escribíamos SUIP el resultado de la búsqueda hubiera sido exactamente el mismo.

6. MODULO ARTÍCULOS – STOCKS - PRECIOS 6.1- Familias y Subfamilias Este programa permite manejar el archivo maestro de familias y subfamilias (o rubros y subrubros) en los que puede dividirse nuestro padrón de artículos. Tener en cuenta que:

• A cada familia pueden corresponderle varias subfamilias. • Una subfamilia debe pertenecer a una única familia.

Para agregar, borrar o editar una subfamilia, primero es necesario posicionarse en la familia que la contiene, y cuando nos muestre sus datos hacemos click en “Subfamilias”. Si queremos eliminar una Familia o una Subfamilia hacemos click en “Quitar” y una vez borrada el sistema nos preguntará si también queremos eliminar todos los artículos que la misma incluye. 6.2- Maestro de Artículos Este programa sirve para Agregar, Editar, Consultar y Eliminar artículos. Lo primero que aparece en pantalla es un recordatorio acerca de cómo debemos introducir los precios de venta de los artículos, si van con IVA o sin IVA. Recordar que esto se puede configurar desde el punto 4. Hecha esta salvedad, se ingresa a la primera pantalla del maestro de artículos. Aquí aparecen todos los ítems ordenados por código (situación que podemos cambiar seleccionando la opción de ordenar por descripción). Notar que en la parte superior podemos establecer filtros por proveedor y familia. Para eso seleccionamos el proveedor y/o subfamilia y hacemos click en “Aplicar Filtro”. A continuación el sistema mostrará únicamente los ítems que cumplan con el filtro indicado.

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Para quitar el filtro simplemente hacemos click en “Limpiar Filtro” y el sistema mostrará la totalidad de los artículos. En esta pantalla (tipo grilla) podemos modificar cualquier dato menos el código. Podremos seleccionar o editar un artículo haciendo doble click sobre él, o bien escribiendo su código en la casilla de abajo a la izquierda donde pide el Código. El código que se hace referencia es el código interno, es decir el código que nosotros le asignamos al ítem y puede coincidir o no con el de barras o con el código con que el proveedor identifica a ese ítem. También podemos buscar determinados ítems haciendo click en el botón de búsqueda. Recordar las técnicas de búsquedas explicadas anteriormente. Para agregar un artículo hacemos click en “Agregar”. A continuación el sistema nos solicitará que indiquemos el código del nuevo ítem. Una vez introducido hacemos click en “Siguiente” para que el sistema agregue un nuevo registro con el código indicado. En esta pantalla veremos una casilla que dice “Repetir los datos del último artículo grabado”. Esto sirve para que en el nuevo registro que se agrega se copien todos los datos del último artículo grabado. Es decir, se copiarán la descripción, precios, unidades de medida, familia, subfamilia, etc. correspondientes al último artículo que haya grabado. Esto es muy útil cuando tenemos que ingresar artículos con características muy parecidas, entonces para no tener que volver a escribir la misma descripción usamos esta función. Una vez agregado el nuevo registro, el sistema muestra una pantalla con los datos generales del artículo de modo que podamos completarlos o editarlos. Los datos más relevantes son: • Descripción: Es el nombre del artículo. El que figurará en las listas de precios, listados de stock, facturas, remitos, etc.

Su longitud máxima es de 40 caracteres. • Código de Barras: éste sirve solamente cuando tenemos instalado un lector de códigos de barras. Este dispositivo

debe ser del tipo “emulación de teclado”. Si tenemos un lector de códigos de barras, al facturar podemos ingresar el código interno del artículo (el que usamos para darlo de alta) o el código de barras. De una u otra forma el sistema reconoce al artículo.

• Código según el proveedor: Este es el código que usa el proveedor predeterminado para referenciar el artículo en cuestión. Es de suma utilidad cuando se ingresan las facturas o remitos de compra. De esta forma escribimos el código que viene en la factura o remito y el sistema automáticamente lo relaciona con el artículo. Por otro lado, si vamos a usar la función de importar los artículos desde un archivo en Excel este dato puede ser usado como referencia para encontrar al artículo.

• Costo: El costo unitario del Artículo (o precio de la última compra) expresado en la unidad de medida de compra (puede incluir IVA o no).

• Proveedor: Aquí debemos seleccionar de la lista cuál es el proveedor predeterminado del artículo. Si no aparece en la lista (porque es un proveedor que aún no hemos ingresado en el sistema) hacemos click en “Proveedores...” y el sistema nos derivará al Maestro de Proveedores de modo que lo podamos dar de alta y luego retornar al Maestro de Artículos para continuar con la edición del ítem.

• Familia: Aquí debemos seleccionar de la lista la familia o el rubro a la que pertenece el artículo. Si no aparece en la lista haremos click en “Familias...” de modo que el sistema nos derive al maestro de Familias para incorporarla.

• Subfamilia: Aquí debemos seleccionar de la lista la subfamilia (dentro de la familia elegida) pertenece el artículo. Unidades de Medida: • Unidad de Compra: Es la unidad de medida en que compramos el artículo. Por ejemplo el proveedor nos puede

vender el ítem en kilos. • Unidad de Venta: Es la unidad de medida en que vendemos el artículo. Por ejemplo: Gramos. • Coeficiente: Es la relación entre la unidad de medida de compra y la de Venta. En los ejemplos anteriores el

Coeficiente sería 1000 (pues 1 Kg equivale a 1000 Gramos). Otro ejemplo sería si compramos en docenas y vendemos en unidades, en este caso el coeficiente sería 12. Por supuesto que si compramos y vendemos en la misma unidad de medida, entonces el coeficiente será 1. Tanto el coeficiente como las unidades de medida pueden no importar. Solamente son necesarios en el caso que quiera recalcular los precios de venta en función del precio de costo y de las utilidades asignadas. También puede interesarnos en el caso que queramos emitir listados de stocks o reposición pero expresados en la unidad de medida en que compramos.

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Si no nos interesa ninguno de los dos casos anteriores, entonces el uso de las unidades de medida y del coeficiente que las relaciona no tiene importancia. Precios de Venta y Utilidades: El sistema maneja 4 listas de precios. Estos precios se pueden cargar directamente o calcularlos en función del costo unitario. En el cálculo, el precio de venta resultante corresponde al resultado de la expresión costo + utilidad. El uso de los márgenes de utilidad es optativo. Si no queremos usarlos entonces directamente escribimos el precio del producto. Importante: los precios pueden consignarse sin incluir el IVA o con IVA incluido según como se haya definido el parámetro correspondiente en el punto “Configuración” del módulo Herramientas. Si hacemos click en Recalcular Precios de Venta el sistema tomará el precio de costo del artículo, lo dividirá por el coeficiente que relaciona las unidades de medida y le agregará el porcentaje de utilidad indicado. De esta forma obtendrá el nuevo precio de venta:

Precio de Venta = (Precio de Costo / Coeficiente) + (Precio de Costo * Porcentaje de Utilidad / 100) Notar que si no definimos el coeficiente ( o sea que ignoramos el uso de las unidades de medida), el sistema dividirá por 1 de modo que la ecuación no cambia. Si hacemos click en Recalcular Utilidad el sistema calculará el margen de utilidad en base al precio de venta y al de costo, es decir, lo inverso del cálculo anterior. Origen de Artículos: El sistema permite distinguir entre productos nacionales e importados. Si somos importadores directos y si se trata de un artículo importado, entonces tendremos la obligación de imprimir en la factura los números de despacho, entonces debemos completar estos datos, de lo contrario no es necesario. Cuando registremos las facturas de compra y activemos la casilla de “Importación” entonces el sistema nos solicitará que ingresemos los nuevos números de despacho. El sistema no lleva stock por despacho, este es un dato simplemente informativo que se usa para ser impreso en las facturas de venta. Stocks - Saldos Iniciales: Al comenzar a utilizar el sistema por primera vez debemos indicarle los stocks iniciales de cada artículo en cada depósito. El sistema puede almacenar los movimientos hasta en 10 depósitos físicos distintos. Si la empresa tiene un solo depósito entonces debemos definir al menos uno. Haciendo click en “Stocks”, podremos cargar los saldos iniciales de los productos. Los datos a cargar son los siguientes: • Depósito: Nombre del Depósito donde físicamente se encuentra el artículo. Un mismo artículo puede encontrarse en

distintos depósitos, pero cada uno de ellos tendrá un stock propio. Para asignarle un nombre al depósito nos posicionamos sobre la columna Depósito, hacemos un click y escribimos su nombre o cualquier identificación que nos ayude a identificar el depósito (por ejemplo su domicilio).

• Fecha del saldo inicial: esta es la fecha a partir de la cual el sistema comenzará a registrar los movimientos de stock en el depósito en cuestión, o lo que es lo mismo: la fecha de inventario en ese depósito.

• Saldo Inicial: Aquí debemos consignar el stock que había (en el depósito en cuestión) en la fecha antes indicada. • Saldo Actual: Esta columna no es modificable por el usuario. Simplemente indica el stock actual en el depósito

correspondiente. En el momento de dar un alta a un artículo esta columna permanecerá en cero, pero la próxima vez que ingresemos a esta pantalla ya se habrá completado con el stock real.

• Stock Mínimo: Consignaremos cual es el punto mínimo (o punto de reposición) que tiene el producto (en ese depósito) para realizar los pedidos a los proveedores.

• Ubicación: Esta es la ubicación física que el artículo tiene dentro de cada depósito (este dato es opcional). Tanto la fecha del saldo inicial como el stock inicial son los valores de arranque en la ficha kardex del artículo en

el depósito correspondiente.

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Por ejemplo: cuando usamos el sistema por primera vez hay que decirle qué stock tenemos de un determinado artículo, entonces le decimos que el 01/10/2005 había en stock 100 unidades. Todos los movimientos de ingreso y egreso de stock de ese artículo (y en ese depósito) cuya fecha sea posterior al 01/10/2005 serán registrados en la ficha kardex. Otra forma de ingresar los valores de stock inicial es mediante la opción “Ingreso Inventario” del módulo de Artículos (ver punto 6.15) Kardex: El kardex consiste en una ficha donde se registran los movimientos de entrada y salida que tuvo un artículo en un determinado depósito. De esta manera, si tenemos alguna duda acerca del stock actual de un ítem, basta con acceder al kardex y el sistema nos mostrará un detalle de cada movimiento con su fecha, su concepto, la cantidad ingresada o egresada de ese depósito y el saldo resultante después de cada movimiento. Así, al final del kardex el valor mostrado en la columna Saldo será el stock actual del artículo en ese depósito. En el siguiente ejemplo se muestra cómo evoluciona el stock de un artículo. El análisis debe interpretarse de la siguiente manera: El movimiento de stock del artículo código 100 se inicia el 11-08-2005 (fecha de inventario) con 100 unidades. Luego, con fecha 10-09-2006, mediante factura Nº 0001-00001210 se registra una compra al proveedor “Distribuidora Central Rosario” de 3 unidades. A continuación, con fecha 03-10-2006, mediante factura “A” 0001-00000001 se efectúa una venta de 1 unidad al cliente “Aba Ingeniería”. Finalmente, y también con fecha 03-10-2006 se retira una unidad de stock mediante el Movimiento de Ajuste Nº 00000001 por defectos en el gabinete (para grabar un movimiento de ajuste ver punto 6.10).

La opción Compactar sirve para comprimir la información contenida en el kardex. Por ejemplo si tenemos almacenada toda la historia de movimientos de entrada/salida de 2 años, cuando queramos ver el kardex de un artículo, vamos a tener que ir pasando varias pantallas para llegar a los últimos movimientos (que generalmente son los que nos interesan).

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La idea es desplazar la fecha del saldo inicial a una fecha más próxima, de modo que los movimientos se muestren a partir de ella. Por supuesto que con desplazar la fecha del saldo inicial no basta, también deberemos determinar qué saldo (o stock) quedará a la nueva fecha. Este proceso lo hace automáticamente el sistema. Internamente el sistema parte del saldo que había a la fecha del stock inicial y va sumando o restando los movimientos de entrada/salida (en orden cronológico) hasta llegar a la fecha que nosotros informamos por pantalla, de esta manera se llegará al saldo a esa fecha. Comparativo de Compras: Esta opción nos ayuda a analizar las últimas N compras efectuadas a un determinado proveedor (o a todos) referidas al artículo seleccionado. N es un número que le indica al sistema cuántas compras debe procesar, el sistema tiene predeterminado N igual a 5, es decir nos mostrará las últimas 5 compras. Una vez definidas la cantidad de compras y cuál o cuáles proveedores procesar, el sistema mostrará un informe que nos ayudará a analizar a cuál fue el mejor precio de compra. Al final de este informe mostrará el precio promedio ponderado de compra. Este valor surge de la siguiente expresión aritmética: Precio Promedio Ponderado De Compra = Sumatoria de (Cantidad Comprada x Precio Unitario) Sumatoria de Cantidades Compradas Datos Importación: Esta opción nos ayudará a analizar los últimos N despachos de importación (o compras de importación) efectuadas a un determinado proveedor (o a todos) referidas al artículo seleccionado. N es un número que le indica al sistema cuántas compras debe procesar, el sistema tiene predeterminado N igual a 5, es decir nos mostrará los últimos 5 despachos. Una vez definidas la cantidad de compras y cuál o cuáles proveedores procesar, el sistema nos mostrará un informe similar al explicado en el punto anterior. Borrar un Artículo: Si queremos borrar un artículo del sistema, hacemos click en el botón “Borrar”, y a continuación el programa nos pedirá confirmación de esta operación. Una vez borrado ya no podrá disponerse más de ese artículo (de sus datos generales ni su stock) aunque sí quedará grabada la historia del mismo en los archivos históricos de compras y de ventas. Recordar que podemos borrar todos los artículos correspondientes a una misma familia y/o subfamilia desde el Maestro de Familias y Subfamilias (ver punto 6.1). Observaciones: Esta pantalla sirve para registrar anotaciones particulares del artículo. Foto / Vínculo: El sistema puede relacionar un artículo con un archivo cualquiera. Generalmente este archivo es un archivo de imagen (un jpg, bmp, etc), pero en realidad podría ser cualquiera. Por ejemplo podría relacionar un artículo con un archivo en Excel, o con un documento de Word o con una página web (formato HTML), o cualquier otro formato reconocido por Windows. Al llamar a ese vínculo el sistema abre el programa correspondiente para editar el archivo vinculado. Por ejemplo, si relacionamos al artículo con un archivo de imagen, al abrir el vínculo el sistema abre automáticamente el Paint o el editor de imágenes que tengamos configurado. Suponiendo que es una foto o un archivo de imagen, si modificamos la foto se modificará directamente el archivo original. Historia: Esta función sirve para obtener un reporte de la venta de ese artículo durante un período de fechas determinado. Además se puede filtrar la información por ventas realizadas en un determinado depósito y siguiendo un punto de venta.

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Precios x Proveedor: Este punto sirve para consultar los distintos proveedores que nos venden ese artículo, sus códigos, precios, etc. Esta base de datos se actualiza manualmente (desde este mismo punto) o bien desde la opción “Importar Artículos desde Excel” (ver punto 6.16) 6.3- Cambio de Precios Tenemos distintas opciones para modificar precios, pero antes de usar cualquiera de ellas es altamente recomendable hacer un backup o copia de seguridad ya que una vez que los precios han sido modificados no hay forma de volver atrás. 6.3.1- Cambio de Precios Porcentual sobre las Listas Actuales Este programa nos permite modificar, mediante un porcentaje, los precios del maestro de artículos. Podemos cambiar tanto el costo unitario como cualquiera de los 4 precios de venta. El sistema nos brinda algunas opciones para seleccionar los artículos a modificar: Podemos cambiar los precios de todos los artículos que pertenezcan a una determinada familia (o todas) y/o los pertenecientes a un determinado proveedor (o todos). Por ejemplo, le podemos decir que queremos "filtrar" solamente aquellos artículos cuya familia sea Lámparas y que nos sea provista por el proveedor Juan Perez, entonces solamente modificará aquellos artículos que cumplan con ambas condiciones. También le podemos pedir que filtre solamente aquellos artículos que sean del proveedor Juan Perez sin importar su familia, en este caso debemos seleccionar “Modificar Todas” en la lista de familias. Una vez definido el conjunto de artículos, el sistema nos preguntará cuál es el porcentaje de variación a aplicar sobre el precio seleccionado (de costo, de venta 1, de venta 2, de venta 3, o de venta 4). Este porcentaje puede ser negativo (hay que anteponer un signo -) de modo que el cálculo se hará decrementando el precio. Si el precio seleccionado es el precio de costo, entonces el sistema nos dará la posibilidad no sólo de modificar su costo, sino también re-calcular los precios de venta en función a las utilidades definidas en el maestro de artículos (ver punto 6.2 - Precios de Venta y Utilidades) 6.3.2- Cambiar y Recalcular precios en función del margen de Utilidad Del mismo modo que el punto anterior, el sistema nos permite filtrar el conjunto de artículos a modificar estableciendo un filtro por familia, subfamilia y proveedor. En este punto tenemos distintas opciones:

• Cambiar los precios de costo aplicándoles un porcentaje. • Cambiar los precios aplicando porcentajes de utilidad sobre los precios de costo y así determinar los nuevos

precios de venta. • Cambiar los precios aplicando estos porcentajes sobre los precios de venta viejos, o sea, aplicando un aumento o

decremento del XX % sobre los precios anteriores. Ejemplo 1: En el primer caso podemos aplicar un 5% de aumento sobre todos los precios de costo, pero sin modificar los precios de venta (notar que se seleccionó la opción “Aplicar estos porcentajes sobre el costo” y no se activaron las opciones de recalcular los precios de venta:

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Ejemplo 2: Si hubiéramos querido aplicar el 5% de aumento y que el sistema también nos recalcule los precios de venta en base a los márgenes de utilidad que ya tiene grabado cada artículo, entonces tendríamos que haber dejado activada las opciones de Recalcular los precios de Lista:

Ejemplo 3: Si en lugar de tomar las utilidades de cada artículo, queremos que el programa nos aumente el 5% el precio de costo y que nos recalcule los precios de venta pero usando nuevos márgenes de utilidad, entonces deberemos completar también estos porcentajes:

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Ejemplo 4: Si queremos aumentar las listas mediante un porcentaje, pero independientemente del costo y de los márgenes de utilidad, entonces deberemos seleccionar la opción “Aplicar estos porcentajes sobre los precios de venta viejos”. En este ejemplo estaríamos aumentando todos los precios de la lista 1 y de la lista 2 con un 5% y un 10% respectivamente:

6.3.3- Calcular Listas 2, 3 y 4 en base a Lista 1 Si la estructura de precios de la empresa es tal que las listas 2, 3 y 4 surgen de aplicar distintos porcentajes a la lista 1 entonces esta es la opción indicada. Acá se define cuál es el porcentaje a aplicar para cada una de las listas y cuál es el conjunto de artículos que se va a procesar. El porcentaje puede ser positivo o negativo.

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6.3.4- Importar Precios desde un archivo en Excel El sistema puede actualizar sus precios en base a archivos en Excel. Generalmente estos archivos son provistos por los proveedores como listas de precios, entonces el sistema puede tomar esta información y actualizar sus bases de datos. Para mayor información ver el punto 6.16. 6.4- Listado de Stock Este programa permite emitir un listado de existencias (stock) de un determinado conjunto de artículos en un determinado depósito. El stock puede determinarse a la fecha actual o a una fecha anterior. Al igual que en las opciones anteriores, el sistema nos permite acotar el conjunto de artículos a analizar estableciendo un filtro por proveedor, familia y subfamilia. Una vez fijado el conjunto de artículos a analizar, debemos decidir la fecha a la que queremos listar el stock. Generalmente querremos saber el stock actual, entonces donde nos pide Analizar Stock al: dejaremos la fecha del día. Pero puede ser que nos interese saber qué stock había a una fecha anterior (por ejemplo a fin del mes anterior), entonces modificaremos la fecha del día por la que queremos. Es decir que tenemos la posibilidad de analizar el stock histórico a cualquier fecha anterior que se nos ocurra (siempre y cuando tengamos la información). Ahora debemos decirle al sistema de qué depósito queremos listar el stock, así que lo seleccionaremos de la lista. Si elegimos la opción “Todos” entonces el sistema emitirá un Listado de Stock Global con la información de todos y cada uno de los depósitos. Por razones de espacio en la impresión de este reporte, el sistema solamente permite exportarlo a Excel. Puede que haya muchos artículos que no tengan existencia. Podemos optar por que nos liste los artículos que tengan stock igual a cero o no (haciendo click en la casilla de verificación correspondiente). El stock debe ser expresado en una unidad de medida, entonces seleccionaremos entre unidad de medida de compra o de venta (ver 6.2. Unidades de Medida). También debemos decirle al sistema de qué manera queremos tener ordenado el listado: por código de artículo, por descripción (en forma alfabética), agrupados por familias, agrupados por proveedor o por la ubicación física dentro del depósito analizado. Definidos todos estos parámetros el sistema nos mostrará en pantalla el listado de stock dando opción a imprimirlo o exportarlo a Excel. 6.5- Listado de Reposición Este programa permite emitir un listado con aquellos artículos cuyo stock está por debajo del punto mínimo fijado. Al igual que en punto anterior el análisis puede hacerse para un determinado conjunto de artículos en un determinado depósito y a la fecha actual o a una anterior. 6.6- Listas de Precios Este programa nos permite imprimir las listas de precios. Podemos optar por listar cualquiera de los 4 precios de venta o emitir una lista de costos. Para que la lista de precios tenga buen aspecto y ágil lectura, debemos separar los artículos según algún criterio, así que utilizaremos alguna de las opciones que nos da el sistema: por familia y subfamilia o por proveedor – familia – subfamilia. También podemos optar por incluir en nuestra lista de precios una columna donde se incluya el IVA. Podemos completar la presentación de nuestra lista de precios incorporando textos que se imprimirán como encabezado y como pie de lista. 6.7- Fichas Kardex Además de visualizar el kardex entrando por el Maestro de Artículos, también se puede acceder desde este punto. Para mayor información acerca del kardex ver el punto 6.2.

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6.8- Impresión de Etiquetas con Códigos de Barra Como vimos en el punto 6.2, por cada artículo Husky almacena un código interno (el que asignamos nosotros) y un código de barras. Este último es el que viene informado en el envase del producto, o sea, se usa cuando el producto viene de fábrica con un código de barras propio. En este caso, en el campo código de barras del maestro de artículos debe introducirse (mediante el lector) el código de barras de la etiqueta del artículo. Si hay artículos que no poseen código de barras de fábrica entonces podemos imprimir etiquetas con el código interno (el nuestro), pero convirtiéndolo a formato de barras entonces usamos esta opción. Existen distintas normas para representar un código mediante barras. Husky usa los denominados “Código 39” y “Código 128”. El Código 39 es de longitud variable, cuya limitación en el largo la da el espacio disponible para imprimir y la capacidad del lector de código de barra que usaremos. El juego de caracteres del Código 39 incluye 43 caracteres: los dígitos 0-9, las letras A-Z (mayúscula solamente), el espacio y los siguientes símbolos: - + . $ / *. El "*" es el carácter de inicio y final del código, por lo que no deberá usarse en un texto a codificar. El Código 128 también es de longitud variable, pero menos largo que el código 39. Incluye los dígitos 0-9, letras A-Z (mayúsculas), y todos los caracteres estándares ASCII (en total 128 caracteres, de allí su nombre). Para imprimir una etiqueta con el código de barras de un artículo lo único que debemos hacer es ingresar en esta opción, seleccionar el artículo a imprimir e indicarle al sistema cuantas copias (etiquetas) queremos imprimir. Lo único que puede variar es el ancho del código y por lo tanto el ancho de la etiqueta. En la versión demo se usan etiquetas que vienen en planchas A4 y con 3 bandas de etiquetas sin dejar márgenes. Si Ud. no consigue etiquetas con esas características no hay problema, envíenos un mail y nosotros adaptamos el formato del programa a las etiquetas que Ud. compre. El código de barras impreso por el programa puede ser luego leído por cualquier lector de códigos de barra que esté configurado para interpretar el “Código 39” o el “Código 128” (la mayoría lo está). La lectura del código de barras consiste el acercar el lector al mismo. Cuando el lector lee el código impreso envía una señal que es interpretada por la PC como si fueran pulsaciones del teclado. 6.9- Valorización del Stock Este programa permite emitir un listado de existencias valorizado de un determinado conjunto de artículos en un determinado depósito. Al igual que los listados anteriores, el stock que se valorizará puede determinarse a la fecha actual o a una fecha anterior El stock puede ser valorizado utilizando distintos precios: Precio de Costo, de Venta 1, 2, 3 o 4. 6.10- Movimientos de Ajuste El sistema permite efectuar movimientos de ajustes en los inventarios. Esta situación puede darse por diferencias de inventarios, pérdidas, roturas, etc. Que hacen que el stock actual real no coincida con el stock actual del sistema. Cada movimiento de ajuste estará numerado en forma consecutiva y automática por el mismo sistema. Esta numeración es a efectos internos del sistema (solamente se muestra como referencia). Un mismo movimiento de ajuste puede incluir uno o varios artículos. Una vez ingresados en esta opción el sistema mostrará el número de movimiento asignado y nos solicitará la fecha en que se efectúa el movimiento. Esta fecha será la registrada en la ficha kardex de cada artículo ajustado. Una vez consignada la fecha hacemos click en Aceptar, con lo que el sistema presentará una pantalla en la que se mostrarán los artículos incluidos en el movimiento. Obviamente la primera vez que se mostrará en blanco.

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Para agregar un artículo al movimiento de ajuste hacemos click en Agregar, así el sistema solicitará que ingresemos el código del artículo (si no lo recordamos podemos usar los botones de búsqueda). Una vez ingresado el código el sistema mostrará su descripción y unidad de medida, y solicitará que indiquemos en qué depósito se hace el ajuste, el concepto de ajuste (hay que seleccionar uno de la lista, si el que queremos no existe hacemos click en “Conceptos...” y el sistema nos derivará al maestro de conceptos de entrada/salida de stock para que lo incorporemos), y luego la cantidad a ajustar (la misma debe estar expresada en la unidad de medida que indica el sistema). Por último, podemos escribir una breve observación acerca del ajuste efectuado. Finalizada esta operación hacemos click en Aceptar para incluir el artículo en la lista de ítems a ajustar. A continuación veremos en la lista de artículos del movimiento que dicho ítem ya fue incluido, así que podemos continuar con otro (haciendo click en Agregar). También podemos Quitar un determinado artículo de la lista de ajuste (hacemos doble click sobre el ítem en cuestión y luego Quitar). Si queremos finalizar las operaciones de ajuste y que éstas sean registradas en el sistema hacemos click en Terminar y el sistema nos brindará la posibilidad de imprimir una minuta con los ajustes efectuados. Para comprender como funciona el sistema o para verificar que el ajuste ha sido registrado correctamente podemos consultar un kardex de los ítems ajustados. Ver punto 6.7. 6.11- Movimientos Interdepósitos Cuando la empresa utiliza más de un depósito por estar físicamente separados se pueden producir traslados de mercadería de un depósito a otro. Mediante esta opción podemos registrar este tipo de movimientos. Esta operación generará un Remito como documento que respalda el traslado de la mercadería. Una vez dentro de este programa el sistema solicitará que definamos el punto de venta (los cuatro primeros dígitos del Nº de Remito), y a continuación determinará en forma automática cuál es el próximo Nº de Remito para ese punto de venta. Esta numeración es automática. Si queremos cambiar el numero de remito a imprimir entonces tendremos que ingresar en Configuración / Numeración, seleccionar la opción “Remitos” y luego modificar el próximo numero a imprimir (ver punto 4.1.4.) A continuación deberemos consignar la fecha de remito (con esta fecha quedará registrado el movimiento en la ficha kardex de los artículos remitidos), el depósito desde donde sale la mercadería, el depósito donde entra, y demás datos opcionales como quién controló el despacho, la cantidad de bultos, etc. Luego debemos seleccionar el transporte por el que se envió la mercadería. Si ese transporte no figura en la lista podemos hacer click en “Agregar” y el sistema nos derivará al Maestro de Transportes para que podamos darlo de alta. Si queremos escribir algunas observaciones para que salgan impresas en el remito, podemos hacerlo haciendo click en “Observaciones...” Continuando con el proceso, el sistema mostrará en la parte inferior izquierda una ventana en la que figuran todos los artículos incluidos en el remito, y sobre la parte inferior derecha una serie de opciones. Haciendo click en la primera ventana, en la columna Cantidad ingresaremos la cantidad despachada y desplazándonos hacia la derecha con la tecla <Tab> consignaremos el código del artículo. Finalizado el ingreso de artículos haremos click en Terminar para grabar el remito y actualizar el kardex de ambos depósitos. 6.12- Padrón de Artículos Este programa nos permite obtener un listado o padrón de los artículos que tenemos registrados en el sistema. Al igual que en los puntos anteriores tenemos la opción de establecer criterios de filtrado y ordenamiento para los artículos a incluir en el listado. 6.13- Listado de Movimientos Este reporte nos permitirá analizar el movimiento de stock que tuvieron los artículos durante el período de tiempo que le indiquemos. Al igual que en varias opciones anteriores podemos establecer un filtrado de los artículos a procesar.

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Lo más importante de este reporte es que podemos analizar determinados movimientos (ventas, devoluciones, ajustes, etc) o todos. Por ejemplo, si queremos saber cuántas devoluciones tuvimos de un determinado artículo entonces donde dice “Tipo de Movimiento” seleccionamos “Nota de Crédito por Devolución”:

6.14- Comparativo de Precios por Proveedor Husky ofrece dos alternativas para comparar los precios por proveedor:

• Comparar las listas de precios que envían los proveedores • Comparar los precios en base a las compras efectuadas

La primera opción requiere de una grabación de precios previa. Esta grabación puede ser manual o bien importada desde un archivo en Excel. Para grabar manualmente las listas de precios que envían los proveedores usaremos la opción 6.14.1 y para importar la lista de precios desde una planilla en Excel que envíe el proveedor usaremos la opción 6.16. 6.14.1- Grabar Precios por Proveedor Una vez ingresado el código de artículo, el sistema mostrará una grilla que contiene todos los proveedores a los que vinculamos dicho artículo. En esta grilla podemos consignar el código que usa el proveedor para identificar a ese artículo, el precio de costo, la fecha de vigencia del mismo y las condiciones de pago. Para vincular un nuevo proveedor con ese artículo hacemos click en “Agregar”, entonces el cursor se posiciona sobre la columna “Cod.Prov” para que indiquemos el número de proveedor. Al presionar “Enter” el sistema valida que ese codigo de proveedor exista y colocará su nombre en la columna “Razón Social”. Luego nos ubicamos sobre la columna “Cod. según el proveedor” y escribimos el código que usa este proveedor para identificar el artículo en cuestión. Este código puede llegar a ser muy importante ya que cuando grabemos las facturas de compra de ese proveedor seguramente veremos esa codificación y no la nuestra. Entonces si el sistema conoce el código que usa cada proveedor puede encontrar rápidamente el artículo comprado. A la derecha de la columna del código introducimos el precio de costo. Este precio ya debe tener calculadas las bonificaciones y estar expresado en pesos y sin IVA. 6.14.2- Comparativo en Base a los Precios Grabados Esta opción permite generar un informe con las distintas alternativas de compra grabadas en el punto anterior. Por razones de espacio, este informe no es impreso sino exportado a Excel.

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6.14.3- Comparativo en Base a las Compras Realizadas Esta opción permite analizar las facturas de compra del conjunto de artículos filtrado, a todos los proveedores y realizadas durante un entorno de fechas con el objetivo de obtener un comparativo de precios basado en lo realmente facturado por cada proveedor. A diferencia del punto anterior, este reporte analiza el precio realmente pagado por cada ítem y no el precio de lista de cada proveedor. De todos los precios analizados el sistema busca el mejor precio y lo compara contra el precio de venta actual calculando así el margen de utilidad que se tuvo por la venta de ese producto. Tener en cuenta que ese margen está calculado tomando como base el mejor precio de compra. 6.15- Ingreso de Inventario Este punto sirve para registrar en el sistema las cantidades de inventario. Las cantidades inventariadas serán grabadas en el kardex como stock inicial. Recordar que el kardex se inicia con un stock cierto a una fecha determinada. Esta fecha es la fecha de inventario que es solicitada por el programa en la siguiente pantalla:

Todo movimiento con fecha igual o anterior a la fecha de inventario no será tomado en cuenta en la determinación del stock.

Entonces, una vez definida la fecha de inventario y seleccionado el criterio en el que se van a mostrar y filtrar los artículos aparecerá una pantalla como la siguiente:

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La columna “Stock Teórico” es la existencia calculada por el sistema al 11/0/2005. Esta columna no puede modificarse ya que es un valor calculado y simplemente se muestra como una referencia. La cantidad inventariada debe colocarse en la columna “Existencia Inventariada”. Por supuesto que este valor puede coincidir o no con el stock teórico. Si hay una diferencia será ignorada por el sistema. Las columna “Unidad de Medida” especifica en qué unidad debe expresarse la “Existencia Inventariada”. La columna “Ubicación Física” es optativa y puede completarse con cualquier referencia que ayude a ubicar el artículo dentro de la estantería o del depósito. La columna “Stock Mínimo” puede ser cambiada en este momento para luego poder emitir un Listado de Reposición. Es posible que el mismo inventario se cargue en el sistema durante varias sesiones. Es decir, es posible que el operador cargue una parte del inventario, se retire y luego regrese para continuar con la grabación. Entonces para ayudar a identificar cuales registros ya fueron grabados el sistema los colorea en rojo. Como el sistema registra los movimientos de stock con fecha posterior a la fecha de inventario, es absolutamente

necesario que no se grabe ningún comprobante que involucre stock mientras se esté en tareas de inventario.

Notar que en esta pantalla hay dos botones bien definidos: uno (con letras verdes) que permite exportar a formato de Excel la planilla de inventario y el otro (en azul) que permite la inversa, es decir, tomar una planilla excel con los datos del inventario y volcarla al sistema. Esto sirve para agilizar la tarea de inventario. A veces resulta más cómodo trabajar en Excel, entonces podríamos tomar la lista de artículos, exportarla a Excel y completar desde ahí los valores de inventario. Para eso usaríamos el botón con letras verdes. Una vez finalizada la carga de inventario desde Excel tendremos que hacer que el sistema lea (o importe) ese archivo de Excel y lo grabe en su base de datos de inventario. Para eso usaríamos el botón con letras azules

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El archivo que debe importar el sistema debe contener solamente datos. Es decir, no debe contener filas con títulos, de modo que la primera fila significativa del archivo en Excel debe ser la número 1.

Una vez leído el archivo en Excel el sistema mostrará la pantalla con los resultados del inventario (que obviamente deberá coincidir con el archivo en Excel leído) y si hacemos click en “Grabar Inventario” entonces el programa grabará esos datos tal como si lo hubiésemos cargado desde el teclado. 6.16- Importar Artículos desde un archivo en Excel Esta opción permite actualizar la base de datos de artículos en base a un archivo en Excel. El formato del mismo está predefinido, es fijo y es el siguiente:

Columna Contenido Formato

Columna A Código de Artículo (Código interno o de uso propio) Texto

Columba B Código de Artículo con que lo referencia el proveedor Texto

Columna C Código de Barras Texto

Columna D Descripción del Artículo Texto

Columna E Precio Unitario de Costo (o precio de compra) Número

Columna F Familia o Rubro al que pertenece Texto

Columna G Subfamilia (dentro de la familia) Texto

Columna H Moneda (1=Pesos 2=Dólares) Texto Columna i Tasa o porcentaje de IVA Número Columna J Nombre del Proveedor Texto Columna K Precio de Venta Nº 1 Número Columna L Precio de Venta Nº 2 Número Columna M Precio de Venta Nº 3 Número Columna N Precio de Venta Nº 4 Número Columna O Unidad de Medida de Compra (caja, kilo, metro, etc) Texto Columna P Unidad de Medida de Venta (caja, kilo, metro, etc) Texto Columna Q Coeficiente que relaciona ambas unidades Número

Es necesario que el archivo no contenga ninguna fila adicional con títulos ni aclaraciones. Es decir que la primer fila significativa (procesable) sea la fila nº 1. Las columnas en rojo son opcionales, pero deben existir aunque no contengan datos. Por ejemplo, la columna “F” que corresponde a la familia o rubro quizás no tenga importancia, pero la columna en sí debe existir, aunque esté totalmente en blanco. Si bien las 3 columnas correspondientes a los códigos son opcionales, al menos una debe contener datos. Es decir no pueden estar las 3 vacías. También tenemos que asegurarnos que no haya intercalada ninguna fila cuyo contenido no corresponda a un artículo (por ej. títulos o leyendas) y que la hoja en la que se encuentren los datos sea la Hoja 1 del libro Excel. Asimismo ninguna celda debe contener fórmulas. Entre los datos que solicita el programa figura el código del proveedor. Si todos los artículos del archivo Excel pertenecen al mismo proveedor, entonces no es necesario completar la columna “J” ya que al indicar su código el programa ya sabe que todos los ítems serán de este proveedor, salvo que la columna “J” contenga otro nombre, en cuyo caso será asociado al ítem en cuestión. Si el archivo en Excel es enviado por el proveedor y nosotros usamos esta opción del programa para actualizar precios, entonces seguramente no contendrá el código interno (o el que nosotros le asignamos a cada artículo), entonces lo que se hace es dejar la Columna A en blanco y tomar como referencia la Columna B. De esta forma el sistema procesará el artículo según el código del proveedor. Para esto es necesario que hayamos completado este dato en el Maestro de Artículos. Si el artículo es comprado a distintos proveedores, entonces el dato de “Código según el proveedor” debe haber sido completado en la tabla de “Precios x Proveedor” explicados en el punto 6.14.1 En las columnas O y P se pueden indicar las unidades de medida en las que compramos y vendemos. La columna Q es el coeficiente numérico que relaciona ambas unidades. Por ejemplo si compro en Cajas x 12 y vendo por Unidad el coeficiente será el número 12. Si compro y vendo en la misma unidad entonces el coeficiente será 1. El uso de las columnas O, P y Q es opcional.

Si el archivo en Excel contiene los precios de compra pero no los de venta, éstos últimos podrán ser calculados mediante el punto 6.3.2 (ver ejemplos 2 y 3 pero usando un porcentaje sobre el costo de 0% ya que lo que

queremos es recalcular los precios de venta en base al costo y a los márgenes de utilidad).

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7. MODULO PROVEEDORES - COMPRAS Mediante este Módulo, podremos manejar todo lo referido a la gestión de compras de la empresa. Para esto deberemos registrar los Remitos, Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito que nos envíen nuestros proveedores, como así también los pagos efectuados. 7.1- Maestro de Proveedores Una de las primeras actividades que debemos hacer cuando estemos implementando el sistema es registrar los proveedores de nuestra empresa. Para esto ingresamos al Maestro de Proveedores. El sistema mostrará una pantalla donde se despliegan todos los proveedores que ya tenemos grabados (el despliegue se hace en forma ordenada según el código del proveedor, pero también puede seleccionarse la opción de ordenar por nombre o razón social) Aquí podemos optar por Agregar un nuevo proveedor, Seleccionar uno ya existente, o Buscar utilizando su razón social a uno que ya exista, de modo de poder consultar y/o modificar sus datos. Si queremos agregar un nuevo proveedor a nuestra base de datos, hacemos click en “Agregar / Nuevo” con lo que el sistema solicitará que consignemos el código que le asignamos a este nuevo proveedor. Este código debe ser numérico de 4 dígitos. El sistema nos propondrá como código el próximo número libre que sigue en secuencia. Podemos aceptarlo o digitar uno distinto. Una vez ingresado el código del proveedor hacemos click en Aceptar y el sistema verificará que no exista otro con el mismo código. De ser así nos avisará para que lo cambiemos. A continuación aparecerá una ventana en la que figuran todos los datos del proveedor en cuestión. La mayoría de los datos que se muestran en esta pantalla no requieren de mayor explicación, pero nos detendremos en los saldos iniciales ya que éste es el punto de partida para registrar los movimientos en la cuenta corriente. Saldos Iniciales: Tanto la fecha del saldo inicial como su monto, son los valores de arranque en la ficha de cuenta corriente del proveedor. Por ejemplo: cuando usamos el sistema por primera vez hay que decirle qué saldo tenemos con un determinado proveedor, entonces le decimos que al 01/10/2006 había un saldo de $ 1000.00 deudor. Entonces, todos los movimientos de débitos y créditos relacionados con ese proveedor cuya fecha sea posterior al 01/10/2006 serán registrados en su cuenta corriente. O sea, al sistema no le interesa cómo llegamos al 01/10/2006 con ese saldo, sino cómo continuamos. Se supone que el saldo que ingresemos ya está consolidado. Todo comprobante relacionado con el proveedor (factura, nota de crédito/débito u orden de pago) con

fecha igual o anterior a la fecha del saldo inicial no será tomado en cuenta en la determinación del saldo del proveedor ni será mostrado en la cuenta corriente del mismo.

Para luego ir pagando ese saldo inicial ver el programa de pagos en el punto 7.4. (en la parte Pagos Anticipados o Pagos a Cuenta). 7.2- Ingreso de Remitos de Proveedores Este programa permite actualizar el stock de los artículos que se incluyeron en el remito de un proveedor. Para esto el programa pide el proveedor en cuestión, luego solicita los datos del remito: numero, fecha de remito, depósito donde ingresa y fecha de ingreso. La fecha que utilizará el programa para actualizar el stock es esta última, aunque si no se indica ninguna fecha entonces tomará la fecha del remito.

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Una vez completados estos datos, el sistema muestra una pantalla en la que debemos ingresar la mercadería recibida. Para eso hacemos click en el botón que dice “Agregar Item”.

A continuación aparece una ventana en la que el programa solicita el código de artículo ingresado. Si se trata de un artículo nuevo, o sea que nunca fue dado de alta mediante el maestro de artículos, entonces puedo hacerlo ahora haciendo click en la opción “Nuevo Artículo”.

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Probablemente, cuando estemos ingresando el remito, los códigos que veamos no sean los códigos internos que usamos para codificar nuestros artículos, sino que lo que veamos sea el código que el proveedor usa para ese artículo. Si tomamos la precaución de completar el dato correspondiente en el maestro de artículos (ver punto 6.2), entonces podemos tipear directamente el código que usa el proveedor y el sistema lo hallará. El criterio que usa para buscarlo es el siguiente: primero supone que el código ingresado es el código interno, o sea que primero busca por código interno. Si no lo encuentra entonces busca por código de barras, si tampoco lo encuentra busca por código según proveedor, y si tampoco lo encuentra busca en la tabla de “Precios x Proveedor” explicada al final del 6.2. Una vez hallado el artículo el sistema solicitará que se complete la cantidad ingresada (también permite cambiar la descripción del ítem, la cual será reemplazada en el maestro de artículos):

Hecho esto el programa volverá a la pantalla donde se muestran los artículos ingresados. Para agregar un nuevo artículo hacemos click en “Agregar Item” Para eliminar un ítem del remito nos posicionamos sobre la fila deseada y hacemos click en “Quitar Item” Con el botón “Finalizar” damos por terminado el ingreso de artículos. Llegado a este punto el sistema nos preguntará si queremos imprimir una minuta con el contenido del remito que terminamos de grabar. Este remito ha sido grabado y los archivos fueron actualizados. Si luego se detecta un error y se desea borrar el remito se deberá ingresar al punto 7.10 7.3- Ingreso de Facturas, Notas de Crédito y Débito de Proveedores Como su nombre lo indica, desde esta opción podemos registrar en el sistema las facturas, notas de crédito y notas de débito de nuestros proveedores. Lo primero que pide el sistema es que se indique el código del proveedor en cuestión, aunque también podría seleccionarse la opción “No Registrado” para poder ingresar una factura de un proveedor ocasional o sin cuenta abierta.

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Una vez seleccionado el proveedor aparecerá una pantalla en la que se solicita el tipo de comprobante (factura, nota de crédito o débito), la letra de la misma (A, B, C, M, etc.), y el punto de venta y numero de comprobante que vamos a grabar: Recordar que la numeración de los comprobantes, tanto en compras como en ventas, tiene el siguiente formato:

X 9999 - 99999999 Letra Número Punto de Venta

Una vez indicados estos datos hacemos click en “Siguiente” y el sistema verificará que no exista en su base de datos una factura con el mismo número perteneciente a este proveedor. Opcionalmente, si tenemos conectado un lector de código de barras, podríamos hacer click en “Leer Cód. Barras” para leer el código que viene impreso en el pie de la factura del proveedor y así actualizar el Nº de CAI y fecha de vencimiento del mismo. Una vez verificado que el comprobante no exista, el sistema habilitará las casillas correspondientes para que completemos los montos totales de la factura (el detalle de los artículos comprados lo podremos ingresar más tarde). Notar que por cada factura podemos tener dos importes gravados a tasas de IVA distintas. Además podremos tener un monto “no gravado”, percepciones, retenciones, etc. Estos importes formarán parte del total de la factura y serán utilizados para confeccionar el libro de IVA compras. Entre los datos solicitados está la fecha del comprobante. Si el proveedor tiene cuenta corriente (o sea es un proveedor registrado), entonces la fecha del comprobante no puede ser anterior ni igual a la fecha del saldo inicial del mismo. Ver punto 7.1.

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El dato correspondiente a la condición de pago tiene que ver con las fechas de vencimiento de este comprobante. Si el comprobante es una factura entonces el programa calculará sus vencimientos a partir de la fecha de la misma y teniendo en cuenta la condición de pago elegida. Más abajo aparece un cuadro en el que podemos seleccionar si la factura contiene artículos o no. Por ejemplo, si es una factura de mercaderías o materias primas entonces la factura debería contener artículos y por lo tanto nosotros tendremos que ingresar la compra de los mismos para actualizar el stock y los precios de compra. Pero si es una factura por servicios (por ejemplo electricidad) entonces no corresponde detallar artículos comprados. Opcionalmente podemos completar el concepto o rubro de gasto al que se imputa la factura. Luego se podrá obtener un detalle de compras por rubro entrando en el módulo Estadísticas. Notar que, si bien aparecen en pantalla, todavía no están habilitados los campos para seleccionar el mes de imputación de IVA y el total del comprobante. Una vez que hayamos hecho click en “Siguiente” y que el sistema haga una serie de validaciones, entonces se habilitarán estos campos:

El período de imputación de IVA puede coincidir o no con la fecha del comprobante. A veces ocurre que ya se cerró el IVA compras y luego recibimos una factura que debería haberse incluido en el mes que ya cerramos. Entonces podemos ingresar en el sistema la factura con la fecha real pero indicarle al sistema que la incluya en el IVA compras del mes próximo. Si el comprobante que estamos registrando, por algún motivo, no debe modificar el IVA compras (por ejemplo una nota de débito por un cheque rechazado), entonces en el combo en el que aparecen los meses de imputación, al final del mismo, aparece una opción que dice “-No Imputar-“. Si seleccionamos esa opción entonces este comprobante no modificará el IVA compras. Una vez completados estos datos hacemos click en “Siguiente”.

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Si tenemos instalado el Husky Contabilidad General, ahora aparecerá una ventana en la que se solicitan los números de cuenta a los cuales se imputan cada uno de los montos gravados, exentos y no gravados del comprobante. Si activamos la opción “El comprobante contiene artículos”, entonces a continuación el sistema muestra una pantalla en la que debemos ingresar la mercadería comprada. Para eso hacemos click en el botón que dice “Agregar/Modificar Artículo”.

A continuación aparece una ventana en la que el programa solicita el código de artículo ingresado. Si se trata de un artículo nuevo, o sea que nunca fue dado de alta mediante el maestro de artículos, entonces puedo hacerlo ahora haciendo click en la opción “Nuevo Artículo”. Probablemente, cuando estemos ingresando el remito, los códigos que veamos no sean los códigos internos que usamos para codificar nuestros artículos, sino que lo que veamos sea el código que el proveedor usa para ese artículo. Si tomamos la precaución de completar el dato correspondiente en el maestro de artículos (ver punto 6.2), entonces podemos tipear directamente el código que usa el proveedor y el sistema lo buscará. Una vez hallado el artículo el sistema solicitará que se complete la cantidad ingresada, el precio unitario de compra, y opcionalmente permitirá establecer los nuevos precios de venta:

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Notar que en esta pantalla el sistema trae el último precio de compra registrado para este artículo. También presenta los 4 precios de venta con sus respectivas utilidades, de modo que si se hace click en el botón “Actualizar Precios de Venta” el programa puede determinar los nuevos precios en función del nuevo costo y de los márgenes de utilidad asignados. Notar también que existe una casilla que dice “Actualizar el Costo en Maestro de Artículos”. Si esta casilla permanece activada entonces el programa grabará el precio de compra como precio de costo en el maestro de artículos. Esto es útil cuando se compra un artículo con un precio especial y no se desea actualizar el costo dado que este precio es excepcional. Por otro lado, hay combo en el que se puede seleccionar en cuál depósito se actualizará el stock del ítem comprado. En este combo aparece una opción de “No Actualizar Stock”. Esta opción hay que seleccionarla cuando previamente se ingresó el remito por la compra de este artículo. Si no tomamos la precaución de “No actualizar stock” entonces el kardex de este ítem será actualizado 2 veces, la primera cuando se ingresó el remito y la segunda cuando se ingresó la factura de compra.

Finalizado el ingreso de estos datos el programa volverá a la pantalla donde se muestran los artículos ingresados. Para agregar un nuevo artículo a la factura de compra, o para modificar los datos de alguno de los ya ingresados hacemos click en “Agregar / Modificar Item”. Para eliminar un ítem de la factura de compra nos posicionamos sobre la fila deseada y hacemos click en “Quitar Item” Con el botón “Finalizar” damos por terminado el ingreso de artículos. Llegado a este punto pueden ocurrir dos situaciones distintas:

• Si seleccionamos cualquier condición de pago distinta de contado o tarjeta (o sea cualquiera de las condiciones de cuenta corriente), el sistema calculará las fechas de vencimiento y sus montos en base a la condición elegida y a la fecha de factura. En este ejemplo se seleccionó condición de pago 30, 60 días, de modo que se calcularon dos cuotas iguales, una que vence a los 30 días y la otra que lo hace a los 60:

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Tanto las fechas de vencimientos como sus importes pueden ser modificados en este punto. Lo único que se debe tener en cuenta es que la sumatoria de las cuotas sea igual al total de la factura.

• El otro caso que puede ocurrir es que se haya seleccionado condición de pago “Contado” o “Tarjeta”. En cualquiera de estos casos el sistema preguntará si se desea ingresar los medios de pago:

Si se selecciona la opción “Ignorar Valores” entonces el comprobante quedará pendiente de pago (como un CONTADO PENDIENTE) y para pagarlo se deberá ingresar en la opción “Emisión de Pagos” (ver punto 7.4). En cambio, si se selecciona la opción “Ingresar valores” entonces se deberá ingresar PAGO EXACTO y se presentará una pantalla como la siguiente:

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Vamos a suponer que el pago de esta factura se realizó de la siguiente manera:

• $ 500 con cheques • $ 200 con efectivo • $ 110 mediante una transferencia bancaria y • $ 400 mediante un depósito en una cuenta bancaria del proveedor.

Entonces primero ingresaremos el (los) cheques haciendo click en “Agregar Cheque”. A continuación aparecerá una pantalla en la que se solicita el Nº de cheque. Si es un cheque propio entonces podemos tipear directamente el numero del mismo, pero si se trata de un cheque en cartera, entonces en lugar de escribir su numero se pude hacer click en el botón que dice “Buscar Cheques en Cartera” y de esa forma el programa nos mostrará una lista con los cheques que actualmente están en cartera. Podemos seleccionarlos activando la casillita que se encuentra a la izquierda del Nº de cheque. Una vez indicado el Nº de Cheque el sistema buscará en su base de datos si ese cheque existe. Si existe entonces significa que ese cheque está en cartera, por lo que solamente solicitará confirmación de la inclusión del cheque en el pago. Si no existe, entonces asumirá que es un cheque propio, de modo que solicitará los datos de nº de cuenta, banco, fechas, importe, etc.

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Una vez ingresado el cheque el sistema volverá a la pantalla anterior solicitando un nuevo numero de cheque. Si no hay más cheques que incluir en el pago hacemos click en “Salir” y se mostrará la pantalla de medios de pago. Notar que ahora en la parte central aparece el detalle de los cheques ingresados y en la parte superior derecha el resumen de importes:

Si en esta pantalla advertimos que es necesaria alguna modificación en los datos del cheque ingresado entonces lo seleccionaremos de la lista de la izquierda (con un solo click) y luego otro click en el botón “Editar Cheque”. Del mismo modo, si advertimos que el cheque es incorrecto y queremos eliminarlo, entonces lo seleccionamos de la lista de la izquierda y luego hacemos click en “Quitar Cheque”. Ingresemos ahora el importe en efectivo. Para esto hacemos click en el botón “Efectivo” y se presentará una pantalla como la que sigue:

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Notar que por defecto el sistema propone completar el pago con efectivo, por eso plantea $ 710.- que es la diferencia entre el total de la factura y el importe en cheques. Nosotros deberemos modificar dicho monto colocando los $ 200.- que nos propusimos en este ejemplo. Pero estos $ 200.- pueden estar compuestos parte en pesos y parte en dólares. Vamos a suponer que pagamos con $ 20.- y con u$s 60.- tomando este último a $ 3.-

De esta manera el sistema actualizará la caja diaria extrayendo $ 20.- (en pesos) y u$s 60.- (en dólares). Recordar que la caja diaria está compuesta por ambas monedas. Siguiendo con el ejemplo, ahora deberíamos registrar la transferencia bancaria por $ 110.- Para eso hacemos click en el botón “Transferencia” de la pantalla anterior y a continuación se mostrará una pantalla en la que deberemos ingresar el numero de cuenta en donde se producirá el débito (o sea, nuestra cuenta), la fecha de la transferencia y el importe de la misma:

Igual que en el caso anterior, el sistema propone que la transferencia se haga por el monto restante, pero como en nuestro ejemplo la misma es de $ 110.- modificaremos los $ 510 que plantea el programa y en su lugar escribiremos $ 110.- Notar que la cuenta 1 corresponde a la cuenta del Banco de Galicia. Quiere decir que el código de cuenta que usa el sistema puede coincidir o no con el número de cuenta del banco. (si con los datos del demo entramos en el maestro de cuentas bancarias, veremos que para el sistema la cuenta del Galicia es la código 1, pero en realidad para el banco es la número: 4389876-3) Por otro lado, la fecha que solicita en esta pantalla corresponde a la fecha en que se producirá el débito en esta cuenta bancaria.

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Finalmente, para completar el pago restaría registrar el depósito en efectivo que se efectúa en la cuenta del proveedor. Para eso hacemos click en “Deposito Bancario” y se presentará una pantalla como la que sigue:

El monto en efectivo de $ 400.- será registrado como salida en la caja del día 05/10/2006 bajo el concepto de “Pagos a Proveedores”. Una vez ingresado el efectivo, el sistema volverá a la pantalla de Medios de Pago. Notar que en la parte superior derecha de la misma aparece el resumen de los medios de pago:

Para continuar hacemos click en “Siguiente” y el sistema dará la opción de Imprimir la Orden de Pago o no imprimirla.

Tener en cuenta que si bien se imprime una orden de pago, por ser una cancelación de una factura de contado, dicha orden de pago no estará numerada ni va a figurar en el Listado de Pagos. Ver punto 7.11

Finalmente, el sistema actualizará sus bases de datos y dará la opción de imprimir una minuta con el resumen de la mercadería incluida en esta factura.

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7.4- Emisión de Pagos Este programa sirve para registrar los pagos a proveedores. Básicamente existen 2 tipos de pagos:

• Pago sobre Facturas y/o Notas de Débitos • Pago Anticipado

Un pago sobre facturas y notas de débito consiste en seleccionar uno o varios de estos comprobantes y cancelarlos en forma total o parcial. Un pago anticipado no es más que un adelanto de dinero al proveedor. Dicho adelanto podrá ser aplicado después para cancelar todo o parte de una factura. También se puede usar la opción pago anticipado para cancelar todo o parte del saldo inicial con el proveedor (ver punto 7.1). A continuación veremos distintos ejemplos de cómo conformar un pago. Ejemplo 1: Pagar el saldo inicial con el proveedor usando un anticipo: Vamos a suponer que tenemos un saldo incial con un proveedor de $ 1000.- Dicho saldo figura en el maestro de proveedores en una pantalla como la que sigue (ver zona recuadrada en rojo):

Esto significa que al día 31-12-2005 tenemos una deuda de $ 1000.- con el proveedor. No nos interesa cómo se compone dicha deuda, simplemente le informamos al sistema que existe. Quiere decir que si pedimos un “Estado de Cuenta” de ese proveedor (ver punto 7.5) aparecería en pantalla un informe como el que sigue:

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Para poder cancelar todo o parte de ese saldo inicial (o saldo anterior), vamos al programa de “Emisión de Pagos”, seleccionamos al proveedor en cuestión y cuando aparezca la siguiente pantalla seleccionamos la opción “Pago Anticipado” y colocamos el monto que vamos a pagar (en este ejemplo pagaremos $ 800.- de ese saldo inicial):

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Al hacer click en “Siguiente” veremos que aparece la pantalla en la que podemos ingresar los medios de pago, tal como vimos en la opción 7.3. por lo que no abundaremos en más detalle. Pero, ¿cómo sabe el sistema que este pago se aplica a la cancelación del saldo inicial con el proveedor y que no se trata de un pago anticipado a cuenta de futuras operaciones ¿ La única forma de resolverlo es consultando al operador, de modo que presentará una pantalla como la que sigue:

Si respondemos que SI entonces el sistema sabe que este pago sirve para cancelar el saldo inicial con el proveedor (la cancelación será parcial ya que solo pagamos una parte) Si respondemos que NO entonces el sistema sabe que este pago es un anticipo a cuenta de futuras operaciones. Este anticipo podrá aplicarse (o descontarse) en pagos futuros. El último paso en la registración es la impresión de la orden de pago y la aceptación del mismo:

Haciendo click en “Finalizar” el programa registrará el pago en la cuenta corriente del proveedor y además actualizará los archivos de cheques y caja según corresponda en función de los medios de pago utilizados. Si ahora volvemos a pedir un “Estado de Cuenta” con este proveedor, el mismo será:

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Ejemplo 2: Adelantos o pagos a cuenta Este es el otro caso en el que debe usarse un anticipo. El método de registración es prácticamente el mismo que el descripto anteriormente, salvo que en este caso no influye el saldo inicial del proveedor (exista o no dicho saldo inicial). La idea es adelantar dinero al proveedor a cuenta de futuras operaciones. Este adelanto de dinero podrá ser luego descontado cuando se reciba la factura correspondiente a dicha operación. Como el procedimiento es muy similar al anterior no abundaremos en detalles. Veremos el próximo ejemplo en el que se usará ese anticipo para cancelar todo o parte de una o varias facturas. Ejemplo 3: Aplicación de un anticipo para pagar una factura Entonces, vamos a suponer que ya hicimos un anticipo por $ 1000.- y que luego registramos una factura por $ 1210.- Tendríamos el siguiente estado de cuenta:

Lo que no nos dice este estado de cuenta es cuándo vence esta factura, por lo que podemos entrar en el punto 7.6 y pedir los vencimientos que tenemos con este proveedor:

Esto significa que la factura 15477 tiene dos vencimientos (uno a 30 días y el otro a 60 días) y que sus importes son de $ 605.- cada uno. Además tenemos un anticipo pendiente de aplicar (o usar) que es lo que se indica como “Saldo Anticipos” y que es de $ 1000.- Si ahora entramos en el programa de Emisión de Pagos, seleccionamos el proveedor en cuestión y aparecerá la ventana en la que nos solicita que tipo de pago vamos a realizar. Ahora indicaremos que es un pago sobre facturas o notas de débito:

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Notar que no es necesario consignar el importe del pago ya que el mismo se determinará automáticamente en la próxima ventana a la que llegaremos haciendo click en “Siguiente”:

En esta pantalla aparecen todos los comprobantes pendientes de pago del proveedor en cuestión, pero también aparecen todos los anticipos pendientes de aplicarse (éstos últimos, así como las Notas de Crédito, aparecen en color rojo para indicar que son importes que deben deducirse del pago).

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En este caso estaríamos pagando las dos cuotas de la factura usando el anticipo de $ 1000.-, pero aún así queda un resto de $ 210.- de modo que al hacer click en “Siguiente” el programa retorna a la pantalla anterior:

Notar que automáticamente el programa completó el importe del pago con los $ 210.- restantes, los cuales podrán ser cancelados usando cualquiera de los medios de pago que se muestran en la siguiente ventana:

El funcionamiento de esta pantalla es idéntico al descripto en el punto 7.3 (pago al contado de facturas de compra), por lo que omitiremos su desarrollo.

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Finalizado el ingreso de los medios de pago, el sistema dará la opción de imprimir la orden de pago:

Haciendo click en “Finalizar” el sistema registra el pago en la cuenta del proveedor y actualiza las bases de datos correspondientes a los medios de pago (cheques, caja, bancos, etc según corresponda). Si ahora pedimos un “Estado de Cuenta” de este proveedor el sistema nos informará lo siguiente:

Ejemplo 4: Pago de una factura aplicando una nota de crédito A los efectos de la cuenta corriente con el proveedor y para aplicar pagos, una nota de crédito tiene idéntico tratamiento que un anticipo. Es decir, se usa el mismo mecanismo explicado anteriormente, pero en lugar de descontar un anticipo se descuenta una nota de crédito, la cual debe haber sido previamente registrada en el sistema mediante la opción 7.3 Ejemplo 5: Pago de una factura efectuando retenciones Si nuestra empresa es agente de retención, entonces es seguro que deberemos descontar algún monto en la orden de pago.

El sistema no está programado para determinar cuál retención aplicar, en qué momento retener ni cuánto retener. El manejo de retenciones del programa de pagos sirve al solo efecto de balancear la cuenta corriente con el proveedor. Entonces, suponiendo que vamos a pagar una factura de $ 4.235.- de los cuales retendremos $ 35.- el procedimiento sería el siguiente: Como siempre, primero se selecciona el proveedor y luego los comprobantes a pagar (notar que no hay que modificar el campo “Importe del Pago” ya que éste es completado automáticamente por el sistema). Hacemos directamente click en “Siguiente”:

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Completamos el importe del pago sin deducir la retención:

Al hacer click en “Siguiente” volveremos a la pantalla anterior y ahora hacemos click en “Retenciones”:

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En esta ventana podemos seleccionar hasta 3 retenciones. En nuestro ejemplo seleccionamos la retención de Impuestos a las Ganancias e indicaremos los $ 35.- retenidos:

Notar que al volver a la pantalla anterior, el sistema aún no restó el importe retenido, continúa mostrando el monto bruto a pagar, o sea, los $ 4235.- Recién al hacer click en “Siguiente”, y al mostrar la ventana que permite ingresar los medios de pago, el programa resta el monto retenido:

Finalizado el pago, podemos verificar cómo quedó la cuenta corriente con el proveedor:

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Ejemplo 6: Pago parcial de una cuota (también puede aplicarse al pago parcial de una factura) Suponiendo que debemos una factura de $ 1210.- ingresaremos un pago de $ 500.- es decir un pago parcial. Para esto una vez ubicados en la pantalla en la que seleccionamos los comprobantes a pagar nos ubicamos en la última columna y colocamos el monto a pagar de dicha factura:

Continuando con el normal proceso ya explicado se emitirá la orden de pago correspondiente. Ejemplo 6: Pago total de una cuota y parte de otra (también puede aplicarse al pago total de una factura y parte de otra):

En este caso, si se tiene una factura con dos vencimientos, y se desea pagar uno de ellos en forma total y el segundo en forma parcial se debe proceder de manera similar al ejemplo anterior. En este nuevo ejemplo la factura es de $ 1210.- en dos cuotas de $ 605.- cada una. Vamos a pagar la totalidad de la primera cuota y $ 200.- de la segunda:

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Ejemplo 8: Pago de más de una factura Contrariamente a los dos ejemplos anteriores, vamos a suponer que adeudamos una factura de $ 1210.- pero que pagamos un total de $ 1500.- dejando la diferencia a cuenta. En este caso completaremos la columna “Importe Neto a Pagar” con los $ 1210.- de la factura, y cuando ingresemos los medios de pago lo haremos por el total de $ 1500.-

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Supongamos, entonces, que para saldar esta factura usamos un cheque de $ 1500.- tal como se muestra en

la pantalla de medios de pago:

Al hacer click en “Siguiente” el sistema detectará la diferencia entre el importe a pagar y el monto pagado, dándonos la posibilidad de revisar la conformación del pago o de confirmar el mismo. Si se confirma, entonces la diferencia quedará registrada como un pago a cuenta (anticipo).

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Una vez registrado el pago, la cuenta corriente con el proveedor quedará de la siguiente manera:

Notar que existen dos órdenes de pago con el mismo número. Una corresponde al pago del monto de la factura y la otra al anticipo. Este anticipo de $ 290.- podrá ser usado (aplicado) en un futuro pago al mismo proveedor tal como se vió en el ejemplo 3. 7.5- Estado de Cuenta de Proveedores Como su nombre lo indica, y como hemos venido analizando en los distintos ejemplos anteriores, esta opción sirve para visualizar el estado de cuenta de un determinado proveedor. Como siempre, lo primero que solicita el sistema es que se seleccione el proveedor en cuestión. Luego presentará una pantalla en la que se puede seleccionar la moneda en la que saldrá expresado el estado de cuenta (pesos o dólares) y el entorno de fechas a analizar. En la práctica, generalmente esta pantalla es ignorada y se saltea directamente haciendo click en “Aceptar” ya que el estado de cuenta se expresará en pesos y el entorno de fechas a analizar abarca desde la fecha del saldo inicial del proveedor hasta el día de hoy. 7.5.1-Compactar un Estado de Cuenta La opción Compactar sirve para comprimir la información contenida en la ficha de cuenta corriente del proveedor. Esto es útil cuando en un estado de cuenta existen muchos movimientos. La idea es desplazar la fecha del saldo inicial a una fecha más próxima, de modo que los movimientos se muestren a partir de ella. Por supuesto que con desplazar la fecha del saldo inicial no basta, el sistema también deberá determinar el saldo que quedará a la nueva fecha. Internamente el sistema parte del saldo que había a la fecha inicial y va sumando o restando los débitos y créditos (en orden cronológico) hasta llegar a la fecha a la que se solicitó el compactado. El saldo así obtenido será el nuevo punto de partida para cualquier análisis en la cuenta del proveedor.

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Por razones de seguridad, antes de efectuar un compactado de una cuenta corriente es altamente recomendable hacer un backup.

7.5.2-Recuperar la información anterior al Compactado de un Estado de Cuenta A veces ocurre que por error se compacta el estado de cuenta de un proveedor, y luego se quiere volver atrás, o sea se quiere dejar el estado de cuenta como estaba antes de hacer el compactado. El sistema prevé esta situación brindando las funciones de Recuperar Información Anterior, pero se debe tener en cuenta que esta función solamente es efectiva al compactado anterior. Si se realizó más de un compactado solamente es posible volver al anterior pero no al penúltimo. 7.6- Vencimientos con Proveedores Esta función es complementaria a la información que brinda el estado de cuenta. En el estado de cuenta se muestran los movimientos en la cuenta corriente del proveedor pero no los vencimientos de cada factura. Este programa permite procesar los comprobantes a vencer con un determinado proveedor o analizar los vencimientos con todos los proveedores. 7.6.1 – Vencimientos con un Determinado Proveedor Los vencimientos se analizan hasta una fecha determinada. Por ejemplo podríamos procesar los vencimientos con un determinado proveedor cuya fecha no supere los 30 días a partir de hoy. Vamos a suponer que cargamos una factura de compra con fecha 10/01/2006 con vencimientos a 0, 30 y 60 días. Recordar que esto lo determinamos en el momento de ingresar la factura de compra en el sistema mediante el punto 7.3, de modo que al final de la registración de dicha factura el sistema nos mostró una ventana que nos informa cuando operan los distintos vencimientos de la misma:

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Si luego pedimos los vencimientos con este proveedor pero fijando como límite la fecha del 31-03-2006, el sistema nos mostrará las dos primeras cuotas e ignorará la tercera ya que ésta vence después del límite fijado:

Notar que además de mostrar los vencimientos también se muestra el importe de anticipos hechos al proveedor y que aún están pendientes de aplicar (o descontar). Este informe muestra una fila por cada vencimiento. Notar que como la factura de nuestro ejemplo tiene dos fechas de vencimiento distintas entonces ocupa un renglón por cada una. Además como una cuota puede estar pagada parcialmente, el sistema muestra en forma separada el “Importe de la Cuota” y el importe “Pagado”, la diferencia entre ambos es el “Saldo” pendiente de dicha cuota y es el valor que se suma en la columna “Acumulado”. Si comparamos el total acumulado que aparece en esta pantalla con el saldo que nos mostraría la pantalla del Estado de Cuenta veremos que no coincide. Esta diferencia se produce porque el Estado de Cuenta procesa los movimientos de cuenta independientemente de cuándo vencen. Como nosotros pedimos los vencimientos al 31/03/2006 el sistema omitió la última cuota, y esa es justamente la diferencia. 7.6.2 – Facturas a Pagar (Vencimientos con todos los proveedores) A diferencia del punto anterior, esta función permite analizar los vencimientos a una determinada fecha pero con todos los proveedores. Quiere decir que es útil para conocer todas las obligaciones pendientes a una determinada fecha independientemente del proveedor. Para esto presenta una ventana como la que sigue:

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El Tipo de Informe puede ser:

• Resumen General (muestra los vencimientos ordenados por fecha) • Agrupado por Proveedor (agrupa las facturas a vencer de cada proveedor)

7.7. – Facturas a Pagar Este punto es exactamente el mismo que el anterior. En el menú fueron separados por cuestiones de visibilidad y claridad, pero en realidad este punto presenta la misma información que el anterior. 7.8. – Listado de saldos de proveedores Esta opción nos permite ver o imprimir el listado de saldos con los proveedores a una determinada fecha. Para esto el sistema nos solicitará la fecha a la que queremos analizar el saldo y de qué manera ordenaremos informe (por código de proveedor o alfabéticamente por razón social). Si queremos analizar el saldo actual dejaremos la fecha del día, pero si queremos saber cuál era el saldo a una fecha anterior, entonces la modificaremos y el sistema calculará el saldo histórico. La ventaja de esto es que podemos iniciar un nuevo mes sin necesidad de emitir el listado de saldos del mes que se cierra. Recordemos que el sistema no tiene cierres, se continúa siempre con el ritmo de la empresa y si queremos obtener información histórica siempre lo podemos hacer consignando la fecha a la cual queremos el corte. 7.9- Padrón de Proveedores Este programa simplemente nos permite obtener un listado con los proveedores registrados en el sistema. Podemos filtrar los proveedores a incluir en el listado por su entorno de código y por su rubro. A este informe lo podemos ordenar por código de proveedor o alfabéticamente por razón social. 7.10- Consultar / Anular Comprobantes Este punto del sistema permite consultar, reimprimir, y eliminar diversos tipos de comprobantes. Para eso solicita el numero de comprobante a tratar (prefijo y número) y el tipo (si es una factura, una nota de crédito, de débito, orden de pago, o remito):

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Si no recordamos el número de comprobante, entonces primero seleccionamos el tipo, y luego hacemos click en el botón “Buscar”. De esta manera el sistema nos permite buscar todos los comprobantes del tipo indicado (factura, remito, etc) y que pertenezcan a un determinado proveedor y cuya fecha esté comprendida en un entorno de fechas:

Una vez completados los datos hacemos click en “Aceptar” y el sistema mostrará los resultados obtenidos:

También puede ocurrir que existan dos facturas de compra con el mismo número pero de proveedores distintos. Si esto llega a suceder el sistema mostrará ambos comprobantes para que seleccionemos el deseado. Una vez indicado el tipo y número de comprobante, y dependiendo del primero, se mostrarán distintas pantallas: Facturas :

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Haciendo click en “Detalles”, y si la factura contiene artículos, el sistema muestra el detalle de la mercadería comprada:

Haciendo click en “Vencimientos” el sistema nos muestra las fechas de vencimiento de la factura con sus correspondientes importes, el monto pagado y el saldo restante de cada una de las cuotas:

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En este ejemplo, la primer cuota (que vence el 09/02/2005) y es de $ 403.33 fue parcialmente pagada con $ 400.- por lo que tiene un saldo de $ 3.33 Para ver con qué orden(es) de pago se pagó esa cuota hay que hacer click en el botón que aparece en la

columna detalle y que está simbolizado como: En este ejemplo se mostraría que dicha cuota fue pagada mediante la orden de pago Nº: 0000002 de fecha 12/03/2005:

Haciendo click en “Borrar” el sistema eliminará el comprobante. Al hacerlo actualizará automáticamente las bases de datos que correspondan (stock, caja, bancos, cheques, cuentas corrientes, vencimientos, etc). Hasta aquí describimos el funcionamiento del sistema cuando se consulta una factura. Se debe tener en cuenta que si la factura está total o parcialmente pagada entonces no será posible eliminarla. Primero se debe borrar la orden de pago y recién después borrar la factura.

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Todo lo expuesto es válido también para Notas de Crédito o Débito por lo que omitiremos mayores detalles. Orden de Pago : Si el comprobante a tratar es una orden de pago, entonces la pantalla que se mostrará es la siguiente:

En ella se muestra la fecha de la orden de pago, su importe y los valores, o medios de pago, usados para la cancelación de la factura. Si queremos ver cuáles comprobantes se cancelaron con esta orden de pago hacemos click en “Comprobantes Relacionados”:

Si hacemos click “Borrar la Orden de Pago” el sistema la eliminará de sus registros actualizando las bases de datos afectadas (cuentas corrientes, caja, bancos, cheques, etc). Remitos : Si el comprobante a tratar es un remito de un proveedor, procederemos en forma análoga a las anteriores. En este caso el sistema mostrará una pantalla como la que sigue:

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Es decir, se muestra la mercadería ingresada en el stock mediante dicho remito. Si hacemos click en “Borrar” el sistema eliminará el remito y reactualizará el stock restando las unidades ingresadas oportunamente. 7.11. – Listado de Pagos Esta opción nos permite obtener un detalle de todos los pagos efectuados durante un período de tiempo a uno o a varios proveedores. El sistema ordena este informe por Nº de O.P e informa la fecha de la misma, proveedor, el detalle de los medios de pago utilizados, y los comprobantes relacionados. Como esta información supera el área de pantalla usada por el programa es necesario usar la barra de desplazamiento horizontal para lograr una visualización de todas las columnas. 7.12. – Listado de Compras Este programa muestra un detalle de las facturas, notas de crédito y débito registradas en el sistema cuyas fechas estén dentro del entorno indicado. Notar que podemos seleccionar la fecha del comprobante (la que viene impresa en la factura) o bien la fecha de registración en el sistema, es decir, la fecha en la que nosotros grabamos dicho comprobante en el sistema. Como la información que brinda este programa supera el área de pantalla usada por el sistema es necesario usar la barra de desplazamiento horizontal para lograr una visualización de todas las columnas. Si tenemos instalado el Husky Contabilidad General, la casilla “Imprimir resumen por cuenta contable” estará habilitada. Si la activamos el sistema mostrará un resumen de las cuentas contables que están relacionadas con cada comprobante. 7.14. – Listado de Remitos Este punto genera un listado con los remitos de uno o todos los proveedores cuya fecha esté dentro del entorno indicado. Puede informar solamente los datos generales del remito (fecha, numero, proveedor, etc) como así también el detalle de artículos incluidos en cada remito.

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8. MODULO CLIENTES - VENTAS Mediante el este Módulo, podemos manejar todo lo referido a la gestión de ventas y clientes de la empresa. Para ésto deberemos registrar los Remitos, Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito que confeccionemos a nuestros clientes, como así también los recibos por la cobranza recibida. 8.1- Maestro de Clientes Una de las primeras actividades que debemos hacer cuando estemos implementando el sistema es registrar los clientes de nuestra empresa. Para esto ingresamos al Maestro de Clientes. El sistema mostrará una pantalla donde se despliegan todos los clientes que ya tenemos grabados (el despliegue se hace en forma ordenada según el código del cliente, pero también puede seleccionarse la opción de ordenar por nombre o razón social) Aquí podemos optar por Agregar un nuevo cliente, Seleccionar uno ya existente, o Buscar utilizando su razón social a uno que ya exista, de modo de poder consultar y/o modificar sus datos. Si queremos agregar un cliente a nuestra base de datos, hacemos click en “Agregar / Nuevo” con lo que el sistema solicitará que consignemos el código que le asignamos al nuevo cliente. Este código debe ser numérico de 4 dígitos. El sistema nos propondrá como código el próximo número libre que sigue en secuencia. Podemos aceptarlo o digitar uno distinto. Una vez ingresado el código del nuevo cliente hacemos click en Aceptar y el sistema verificará que no exista otro con el mismo código. De ser así nos avisará para que lo cambiemos. A continuación aparecerá una ventana en la que figuran todos los datos del cliente en cuestión. La mayoría de los datos que se muestran en esta pantalla no requieren de mayor explicación, pero nos detendremos en lo siguientes: Saldos Iniciales: Tanto la fecha del saldo inicial como su monto, son los valores de arranque en la ficha de cuenta corriente del cliente. Por ejemplo: cuando usamos el sistema por primera vez hay que decirle qué saldo tiene un determinado cliente, entonces le decimos que al 01/10/2006 había un saldo de $ 1000.00 deudor. Entonces, todos los movimientos de débitos y créditos relacionados con este cliente cuya fecha sea posterior al 01/10/2006 serán registrados en la ficha de cuenta corriente del mismo. O sea, al sistema no le interesa cómo llegamos al 01/10/2006 con ese saldo, sino cómo continuamos. Se supone que el saldo que ingresemos ya está consolidado. Todo comprobante relacionado con el cliente (factura, nota de crédito/débito o recibo) con fecha igual

o anterior a la fecha del saldo inicial no será tomado en cuenta en la determinación del saldo del cliente ni será mostrado en la cuenta corriente del mismo.

Para luego ir cobrando ese saldo inicial ver el programa de pagos en el punto 8.3. (en la parte Pagos Anticipados o Pagos a Cuenta). Cuenta Bloqueada: Si se activa esta casilla el sistema no permitirá que se le entregue mercadería a este cliente sea mediante un remito o una factura. Permitir facturar si excedió el límite de crédito: El sistema permite asignar un límite de crédito (o saldo deudor en cuenta corriente). Si esta casilla está activada entonces cuando se intente facturarle al cliente, el sistema verificará que su saldo no exceda el límite de crédito y alertará al operador de tal situación. Simplemente emite un alerta, no bloquea el proceso de facturación.

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En cambio, si esta casilla está desactivada, al comprobarse que el cliente excedió su límite de crédito el sistema no va a permitir facturarle. Permitir Facturar aunque tenga facturas vencidas: Al igual que en el caso anterior, el sistema determina si el cliente posee facturas vencidas. Si esta casilla está activada permitirá facturar igual y no emite ningún alerta sobre la situación de morosidad del cliente. Si esta casilla está desactivada entonces no permitirá facturarle. Lista de Precios: En el Maestro de Artículos vimos que cada ítem puede tener hasta 4 lista de precios distintas. Es posible relacionar a cada cliente con una lista de precios en particular. Esta lista de precios será “propuesta” por el programa de facturación cuando se quiera confeccionar una factura o una nota de crédito al cliente en cuestión. Y decimos que será “propuesta” porque el sistema plantea usar dicha lista de precios, pero es el operador quien decide en el momento si la aplica o la cambia. Descuento: Es posible asignar un porcentaje de descuento a cada cliente. Este se aplicará en el momento de emitirle una factura. En realidad, el programa de facturación “propone” aplicar el descuento asignado al cliente. Esto lo hace en la 2º pantalla luego de haber seleccionado el cliente al que se le va a facturar. Condición de Venta: Del mismo modo, es posible asignarle al cliente una condición de venta específica. En el momento de facturar, en la 2º pantalla del programa de facturación, después de haber seleccionado el cliente, el sistema “propondrá” facturar con la condición de venta asignada. Vendedor: De igual modo, es posible asignarle un vendedor. De esta manera, cuando se le facture a este cliente el sistema “propondrá” acumular dicha venta para liquidar comisión al vendedor asignado. Si en lugar de liquidar comisiones por venta liquidamos comisiones por cobranza (ver punto 4.1.3.) entonces cuando se ingrese un recibo a ese cliente, el sistema propondrá acumular el importe cobrado para luego liquidar comisión al vendedor asignado. Transporte: Siguiendo con la misma lógica se puede predefinir el transporte por el que habitualmente se le envía la mercadería al cliente. Este transporte será propuesto en el programa de remitos. 8.2- Confección de Remitos Este punto sirve para despachar mercadería mediante remitos. El remito solamente modifica el stock de los artículos despachados, no modifica la cuenta corriente con el cliente. Lo primero que solicita el programa es el cliente al que se le va a hacer el remito y el punto de venta del mismo. Recordar que el punto de venta son los 4 primeros dígitos del número del remito (ver punto 4.1.4). Si estamos trabajando en red, recordar también que es posible fijar un punto de venta y configurar una determinada impresora para cada estación de trabajo de la red (ver punto 4.1.1). De esta manera, cada vez que hagamos un remito usando una determinada PC de la red, el sistema propondrá numerar el comprobante siguiendo la numeración del punto de venta establecida para dicha PC e imprimir el remito usando la impresora configurada a tal efecto. Una vez seleccionado el cliente y el punto de venta, el sistema presenta una pantalla en la que muestra los datos del cliente en cuestión y solicita que se completen los datos de la siguiente ventana:

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Notar que el Número de Remito aún no ha sido determinado. Esto se debe a que, si se trabaja en red y si se está compartiendo el mismo punto de venta o impresora, el sistema espera hasta que se finalice con el ingreso del comprobante para bloquear el archivo de numeración, imprimir el remito con el numero asignado, grabar los archivos maestros y finalmente liberar el archivo de numeración para que sea usado por otro usuario de la red. Es decir, mientras se esté imprimiendo el remito o mientras el sistema esté actualizando sus archivos maestros, otros usuarios de la red podrán grabar remitos, pero no podrán imprimirlos hasta que el usuario que está usando el mismo punto de venta (o impresora de red) haya finalizado. Todos los artículos que se incluyan en este remito se descontarán del depósito seleccionado el día de la fecha del remito. Aunque se consigne una condición de venta y un precio, estos datos son meramente referenciales. Recordar que el remito es un documento que permite entregar la mercadería al cliente descontando del stock del depósito indicado, pero no acumula deuda en la cuenta del cliente. El precio indicado se usará para calcular el valor declarado que, al igual que la condición de venta, puede imprimirse o no en el remito. El valor declarado se calculará siempre sin IVA. Opcionalmente pueden completarse los datos de la persona que controló el despacho, la cantidad de bultos y una serie de observaciones. Estas últimas se escriben haciendo click en el botón correspondiente (en la parte superior derecha de la ventana). Si nuestro control de stock exige que no se pueda despachar si no hay suficiente existencia, entonces deberíamos desactivar la casilla “Permitir facturar aunque no haya stock suficiente”. A veces ocurre que, por razones administrativas, se recibe la mercadería de un proveedor pero antes de registrar dicho ingreso en el sistema, se registra el remito de venta. En estos casos el stock del sistema estaría momentáneamente desactualizado, de modo que sería conveniente dejar esta casilla activada para que el sistema no bloquee el despacho de dicha mercadería. Una vez completados los datos de esta ventana, y haciendo click en “Siguiente”, el sistema permitirá ingresar los artículos a incluir en el remito. En esta pantalla (que se muestra en la próxima página) se completa la columna “Código” con el código de artículo (también puede ser el código de barras). A continuación el sistema busca el artículo al que le corresponde ese código y muestra su descripción proponiendo que la cantidad a despachar sea 1, y deja el cursor posicionado sobre esta columna para que el operador la confirme (mediante un “Enter”) o la modifique. El precio que propone el sistema es siempre sin IVA y es al sólo efecto de determinar el valor declarado del remito. Si los que queremos incluir en el remito son artículos cotizados mediante un presupuesto previamente registrado en el sistema (ver punto 8.3. ) entonces podemos ahorrarnos el trabajo de volver a tipear los artículos ya que si hacemos click en el botón “Presupuestos” el sistema mostrará un combo con todos los presupuestos hechos al cliente en cuestión y que aún no fueron facturados. Podemos seleccionar un solo presupuesto y el sistema completará automáticamente la pantalla con los artículos a remitir:

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Si el artículo a incluir en el remito no existe y deseamos agregarlo ahora, entonces hacemos click en el botón “Nuevo Artículo” y el sistema nos derivará al maestro de artículos (ver punto 6.2) para poder darlo de alta y tenerlo disponible para remitir. Una vez finalizada la carga de artículos hacemos click en “Siguiente” y aparecerá la ventana en donde el sistema determina el numero del remito a imprimir y nos permite seleccionar la impresora por la que se va a emitir (si el sistema está configurado con una impresora fiscal Hasar modelos 320, 321, 322, 330, PL-8, PL-9, 1120 o similares se puede emitir el remito en dicha impresora fiscal. Para configurar el sistema para usar este tipo de impresoras ver el punto 4.1.1.)

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Un punto importante de esta pantalla es la casilla que dice “Este remito queda pendiente de facturárselo al cliente”. Dijimos que el remito no genera deuda alguna con el cliente, por lo tanto, en algún momento deberá ser facturado. En tal caso dejaremos activada esta casilla, caso contrario la desactivaremos y el remito no quedará pendiente de facturar. Esta situación puede modificarse entrando en la opción “Consultar / Anular Comprobantes” (ver punto 8.13). Allí se permite cambiar el estado de esta casilla. Dependiendo del estado de esta casilla, el remito se incluirá o no en el listado de remitos pendientes (ver punto 8.16) Una vez que hayamos hecho click en “Finalizar” el remito ha sido grabado y el stock de los artículos descontado. Podemos verificar el stock de estos artículos analizando la ficha Kardex de cada uno de ellos. 8.3- Confección de Presupuestos Este punto permite confeccionar cotizaciones o presupuestos a un determinado cliente. Un presupuesto no afecta ni al stock de artículos ni a la cuenta corriente del cliente ya que se trata de una mera cotización. Lo primero que solicita el programa es que se defina el cliente al que se le va a presupuestar (también puede usarse la opción “No Registrado” si no se desea abrirle una cuenta corriente al cliente, en tal caso se deberán ingresar los datos del comprador). Se trate o no de un cliente registrado y si necesitamos editar o ver un presupuesto ya hecho, entonces primero seleccionamos el cliente en cuestión y luego activamos la casilla “Buscar un presupuesto ya hecho a este cliente para consultarlo o modificarlo”. En este caso el sistema nos mostrará un combo con los presupuestos hechos a este cliente para que lo seleccionemos:

Sea una edición de un presupuesto anterior o la confección de uno nuevo, a continuación el sistema solicitará que ingresemos los siguientes datos:

• Lista de Precios: Esto hace referencia al número de lista de precio a usar en este presupuesto. Recordar que en el maestro de clientes podíamos definir usar una de las 4 listas de precios que ofrece el sistema para cada cliente en particular.

• Condición de Venta: Igual que en el punto anterior, el sistema propone cotizar planteando la condición de venta definida para este cliente.

• Fecha de Emisión: Es la fecha en la que se confecciona el presupuesto o cotización. • Paridad Dólar: Este valor será usado para convertir a pesos aquellos productos cuyos precios estén

expresados en dólares. • Descuento: El sistema plantea aplicar un porcentaje de descuento general (o sea que se aplica al final del

presupuesto) según lo definido en el maestro de clientes para este cliente en particular. • Vendedor: Opcionalmente podemos indicar quien es el vendedor que participó en la cotización.

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Una vez definidos estos parámetros hacemos click en “Siguiente” y aparecerá la pantalla en la que se consignan los ítems a cotizar:

La mecánica de ingreso de datos es simple. Nos ubicamos sobre la columna “Código” y escribimos el código del artículo a cotizar. Este código puede ser el código interno o el código de barras indistintamente. A continuación el sistema buscará dicho artículo en su base de datos y mostrará su descripción y precio unitario. El sistema permite que se modifique tanto la descripción del artículo como su precio unitario. Quiere decir que podemos alterar el precio en el mismo momento de cotizar, pero esta alteración solamente tendrá efecto en el presente presupuesto, no modificará la lista de precios. Lo mismo ocurre con la descripción, es decir, puede modificar la descripción del ítem al solo efecto de imprimir la cotización, pero su registro en el maestro de artículos no se modificará. Si luego este presupuesto es facturado automáticamente (ver punto 8.4) entonces el sistema respetará tanto el precio y descripción indicados en el mismo. Si vamos a modificar el precio tendremos que tener en cuenta la condición de IVA del cliente. Si éste es Responsable Inscripto entonces el precio deberá estar siempre expresado sin IVA. Por el contrario, si el cliente es Consumidor Final, Exento, No Responsable o Monotributo el precio unitario deberemos indicarlo con IVA incluido. Si el artículo tiene su precio expresado en dólares, entonces el sistema lo convertirá automáticamente a pesos basándose en la paridad indicada en la pantalla anterior y pintando de rojo el renglón para alertar que ese ítem tiene su precio unitario en dólares. Aunque éste esté en dólares, la columna “Parcial” aparecerá convertida en pesos. Esto es así porque si queremos cambiar el precio del ítem en el momento de cotizarlo, entonces nos ubicamos sobre la columna “Precio Unitario” y reescribimos el nuevo valor. Si el precio del artículo está en dólares entonces el nuevo precio también lo debemos expresar en dólares. Luego el sistema multiplicará el precio del ítem por el tipo de cambio y por la cantidad presupuestada y determinará el valor de la columna “Parcial”, por lo tanto esta última estará siempre expresada en pesos al igual que los totales finales.

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Si queremos presupuestar un ítem sin código, o sea, si queremos escribir un renglón cualquiera, entonces simplemente dejamos vacía la columna con el código e indicamos cantidad, descripción y precio unitario. El sistema presupuestará este renglón como si fuera un artículo más. Si queremos escribir un texto aclaratorio o si queremos presupuestar un producto o servicio cuya descripción exceda los 40 caracteres previstos, entonces podemos hacer click en el botón “Texto”:

Como se ve tenemos hasta 3 textos. Todo lo que se escriba dentro del cuadro de “Detalle” será impreso en el presupuesto. A cada “Detalle” le podemos asignar un “Importe”. Si dicho importe es distinto de cero entonces será presupuestado y la tasa de IVA a aplicar será la indicada debajo. En cambio, si el importe es cero, entonces el sistema imprimirá el “Detalle” como si fuera un texto aclaratorio y no influirá en el total del comprobante. Al igual que en la pantalla anterior, el precio deberá expresarse con IVA o sin IVA dependiendo de la condición del cliente. Una vez finalizado el ingreso de artículos y, opcionalmente, el ingreso de los textos, el presupuesto está listo para imprimirse y grabarse:

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Notar que el sistema puede crear un documento de Excel con el presupuesto. Además, si se tiene instalado un controlador fiscal marca Hasar modelo(s): 320, 321, 322, 330, PL-8, PL-9, PL-23, 1120 entonces es posible imprimir en él este presupuesto. Al hacer click en “Finalizar” el presupuesto quedará grabado para su posterior edición (consulta o modificación) o bien para facturarlo. 8.4- Facturas-Créditos-Débitos Este punto se usa tanto para emitir facturas, notas de crédito y notas de débito. Aclaremos que para facturar no es necesario seguir el orden REMITO – FACTURA ó PRESUPUESTO – FACTURA

La factura puede hacerse en cualquier momento, se haya hecho o no un remito o presupuesto previo. Son procesos independientes uno del otro. No obstante una factura puede hacerse en base a un remito o presupuesto

previos, pero esto no es condición necesaria para facturar.

Lo primero que solicita el programa es el cliente al que se le va a hacer el comprobante, y en la parte inferior de la ventana también pide el punto de venta, y el tipo de comprobante. Si queremos trabajar en el modo de facturación rápida podemos omitir ingresar el cliente y el sistema hará una factura a consumidor final. Para esto presionamos la tecla de función F5 y a continuación aparecerá la pantalla con los artículos a facturar. Esta forma de facturación está pensada para negocios de venta al público o cuando no se desee hacer una factura en cuenta corriente o imputársela a un cliente determinado. Si el cliente al que se le va a facturar no está registrado en el sistema (o sea, no tiene asignado un código) y se desea que en la factura aparezcan sus datos, entonces hacemos click en el botón “No Registrado” y a continuación se presentará una ventana en la que ingresaremos sus datos (nombre, domicilio, localidad, tipo de IVA, numero de cuit, etc).

Con respecto al punto de venta, conviene recordar que éste está formado por los 4 primeros dígitos del número de comprobante (ver punto 4.1.4). Si estamos trabajando en red, recordar también que es posible fijar un punto de venta y configurar una determinada impresora para cada estación de trabajo de la red (ver punto 4.1.1). De esta manera, cada vez que hagamos un factura, crédito o débito usando una determinada PC de la red, el sistema propondrá numerar el comprobante siguiendo la numeración del punto de venta establecida para dicha PC e imprimir el comprobante usando la impresora configurada a tal efecto. El tipo de comprobante a confeccionar se selecciona a la derecha del punto de venta. Se deberá elegir entre Factura, Nota de Crédito o Nota de Débito.

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Una vez seleccionados el cliente, el punto de venta, y el tipo de comprobante a confeccionar el sistema presenta una pantalla en la que muestra los datos del cliente en cuestión y solicita que se completen los datos de la siguiente ventana:

Notar que el Número de Factura aún no ha sido determinado (solamente se pudo establecer si es una factura A, B, C, o E). Esto se debe a que, si se trabaja en red y si se está compartiendo el mismo punto de venta o impresora, el sistema espera hasta que se finalice con el ingreso del comprobante para bloquear el archivo de numeración, imprimir el comprobante con el numero asignado, grabar los archivos maestros y finalmente liberar el archivo de numeración para que sea usado por otro usuario de la red. Es decir, mientras se esté imprimiendo el comprobante o mientras el sistema esté actualizando sus archivos maestros, otros usuarios de la red podrán grabar facturas, pero no podrán imprimirlas hasta que el usuario que está usando el mismo punto de venta (o impresora de red) haya finalizado. Otros datos a completar en esta ventana son:

• Lista de Precios: Esto hace referencia al número de lista de precio a usar en este comprobante. Recordar que en el maestro de clientes podíamos definir usar una de las 4 listas de precios que ofrece el sistema para cada cliente en particular.

• Condición de Venta: Igual que en el punto anterior, el sistema propone cotizar planteando la condición de venta definida para este cliente.

• Fecha de Emisión: Es la fecha en la que se confecciona el comprobante. • Paridad Dólar: Este valor será usado para convertir a pesos aquellos productos cuyos precios estén

expresados en dólares. • Descuento: El sistema plantea aplicar un porcentaje de descuento general (o sea que se aplica al final del

comprobante) según lo definido en el maestro de clientes para este cliente en particular. • Vendedor: Opcionalmente podemos indicar quien es el vendedor que hizo el comprobante, y si además está

activada la casilla “Liquidar comisión por ventas” entonces este comprobante será tenido en cuenta para la liquidación de comisiones de este vendedor, sumando si es una factura o nota de débito, o restando si se trata de una nota de crédito.

Por supuesto que todos estos valores son “propuestos” y pueden ser cambiados por el operador en esta misma ventana. Notar que en la parte superior hay un botón que dice “Observaciones del Cliente”. Es necesario aclarar que estas observaciones son las que se escribieron en el maestro de clientes, y figuran en esta pantalla para que sean consultadas.

No se trata de observaciones a imprimir en la factura, sino de datos aclaratorios acerca de este cliente.

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Un dato importante es el depósito de donde se descontará el stock de la mercadería vendida. Si la factura que vamos a confeccionar la vamos a hacer en base a un remito previo, entonces este dato carece de importancia ya que el sistema no volverá a descontar el stock porque ya que lo hizo en el momento en que confeccionamos el remito. Pero si la factura no será hecha en base a un remito previo, o si lo que vamos a hacer es una nota de crédito, entonces es necesario indicar el depósito en el que se actualizará el stock. Por supuesto que este dato es importante solamente en el caso que nuestra empresa posea varios depósitos en donde se almacena la mercadería. Si nuestra empresa posee un único depósito entonces este dato no reviste importancia. Si nuestro control de stock exige que no se pueda vender si no hay suficiente existencia, entonces deberíamos desactivar la casilla “Permitir facturar aunque no haya stock suficiente”. A veces ocurre que, por razones administrativas, se recibe la mercadería de un proveedor pero antes de registrar dicho ingreso en el sistema, se continúa con la facturación. En estos casos el stock del sistema estaría momentáneamente desactualizado, de modo que sería conveniente dejar esta casilla activada para que el sistema no bloquee la facturación de esta mercadería.

La casilla “Eximir pago de IVA (Ley 24.331)” deberá ser activada cuando el cliente sea de la provincia de Tierra del Fuego o de alguna otra zona del país que goce de la eximición del pago del IVA. Cuando esta casilla esté activada el programa automáticamente quitará el componente de IVA de los artículos o bienes vendidos. Una vez completada o verificada esta pantalla, haciendo click en “Siguiente” se presenta la ventana en la que podemos indicar los ítems a incluir en este comprobante:

La mecánica de ingreso de artículos a facturar es idéntica a la descripta para “Presupuestos” (ver punto anterior), salvo que en esta ventana tenemos la posibilidad de incluir hasta dos bonificaciones por cada renglón. Estas bonificaciones son acumulativas e independientes del descuento general que se aplique a la totalidad del comprobante.

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Para hacer esta factura podemos basarnos en un remito previo. Para esto hacemos click en el botón “Remitos” y el sistema mostrará una pantalla en la que aparecen todos los remitos hechos a este cliente y que aún no fueron facturados (o facturados parcialmente):

Podemos facturar estos remitos usando el precio original del remito o bien tomando el precio de lista actual de cada artículo. Antes de seleccionar el remito a facturar podemos hacer un click sobre él y entonces aparecerán los ítems pendientes de facturar del mismo sobre la grilla de la derecha. Para incorporar estos artículos a la factura activamos la casilla que está a la izquierda de la fecha del remito y al hacer click en “Siguiente” el sistema completará automáticamente la grilla de la factura con los artículos que figuraban en el remito y que aún no se facturaron:

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Notar que el remito siempre se valoriza a precio neto (sin IVA) y en este caso, como vamos a facturar el remito completo, el neto gravado de la factura coincide con el valor declarado del remito. Aunque estemos facturando un remito, es posible modificar las cantidades a facturar. En tal caso el sistema hará los ajustes de stock en forma automática. Por ejemplo, el stock del artículo 100 se descontó en una unidad cuando se confeccionó el remito. Si ahora nosotros agregamos 2 unidades más en la factura, o sea, facturamos 3 unidades, el sistema descontará solamente 2 ya que una la descontó cuando se hizo el remito. Del mismo modo, si agregamos o quitamos un renglón en la factura el sistema hará los ajustes de stock en forma automática. Al igual que vimos con los Presupuestos, es posible modificar las descripciones como los precios unitarios de los artículos. Solamente tendremos que tener en cuenta que si estamos trabajando con una factura “A” los precios que modifiquemos no deben incluir el IVA, y si es una factura B entonces el precio ya modificado debe incluirlo. De igual forma podemos proceder con los textos. Otra opción que tenemos es facturar un presupuesto previo. En tal caso haremos click en el botón “Presupuestos” y el sistema nos mostrará todos los presupuestos que le hicimos a este cliente y que aún no facturamos:

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Una vez seleccionado el presupuesto deseado podemos ver su contenido o bien incorporarlo a la factura que estamos haciendo. Al igual que en el caso de los remitos podemos incorporar los artículos con los precios del presupuesto o con los precios de lista actualmente vigentes. Una vez finalizado el ingreso de artículos en el comprobante, entonces hacemos click en “Finalizar” Si estamos haciendo una factura o una nota de débito tenemos dos alternativas:

• Que la condición de venta seleccionada sea “Contado” o “Tarjeta” • Que la condición de venta sea cualquier otra (comprobantes que quedan en cuenta corriente).

En el primer caso, el sistema nos preguntará si queremos ingresar los valores con que se pagó el comprobante. Si le respondemos afirmativamente ingresaremos los medios de pago y el comprobante quedará totalmente cancelado (en este caso el pago debe ser exacto, no se puede efectuar un pago parcial o pago a cuenta). Si le respondemos negativamente entonces el comprobante, aunque sea de contado, quedará pendiente de pago (lo que habitualmente se conoce como “contado pendiente”) y para pagarlo deberemos ingresar en “Cobranzas” (ver punto 8.5) En el segundo caso, el sistema dividirá el importe total del comprobante en la cantidad de cuotas que se haya seleccionado como condición de venta y determinará cuales son las fechas de vencimiento de cada cuota. En el ejemplo que estamos viendo se tienen dos cuotas, una que vence a 30 días y la otra que lo hace a 60:

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La opción “Reprogramar Financiación según 1º cuota” sirve para recalcular el resto de las cuotas cuando la primera es de un monto distinto al resto (a veces ocurre que se pide un anticipo fijo y el resto en cuotas iguales) Tanto las fechas de vencimiento como los importes de las cuotas pueden ser modificados por el operador. La única restricción es que la sumatoria de los importes coincida con el total del comprobante. Si estamos haciendo una Nota de Crédito también tenemos dos alternativas:

• Que la condición de venta sea contado. • Que la condición de venta sea cualquiera de cuenta corriente

En el primer caso el sistema presentará una pantalla como la que sigue:

Si se selecciona la primer opción (No registrar en la Cuenta Corriente) el sistema asume que se le devuelve el dinero al cliente, por lo tanto modificará la caja del día extrayendo el efectivo equivalente al importe de la nota de crédito. De esta manera la nota de crédito queda totalmente cancelada.

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Si se selecciona la segunda opción (Registrar en la Cuenta Corriente) entonces esta nota de crédito quedará pendiente de aplicarse (descontarse) en futuros pagos que haga el cliente. En cambio, si la condición de venta con que se hizo la nota de crédito es cualquiera de cuenta corriente, entonces el sistema la dejará pendiente de aplicarse en tantas cuotas como indique la condición de venta elegida. Volviendo al ejemplo de la factura, al finalizar el ingreso de la misma se presentará una pantalla como la siguiente:

Llegado a este punto, el sistema ya determinó el numero de comprobante y permite cambiarlo haciendo click en el botón correspondiente. Recordar que si se está trabajando en un ambiente de red, el archivo de numeración queda bloqueado hasta que el comprobante haya sido impreso y grabado, de modo que si hay otro usuario en la red que ya terminó de hacer su factura e intenta llegar a esta pantalla para imprimirla en la misma impresora o con el mismo punto de venta, entonces el sistema avisará que se producirá una demora hasta que se libere el archivo de numeración. Si se está trabajando en red, pero las impresoras son distintas o los puntos de venta utilizados para facturar son distintos (una terminal factura como 0001 y la otra como 0002), entonces este bloqueo pasará totalmente desapercibido. En esta pantalla se le puede indicar al sistema la moneda en que queremos que salga expresado el comprobante, la cantidad de copias a imprimir y si se desea aclarar el saldo actual del cliente. Si estamos trabajando con una impresora fiscal, entonces el número de comprobante es determinado por la misma impresora, de modo que una vez impresa la factura el programa lee la memoria fiscal y obtiene el numero de comprobante impreso. Si la impresora es fiscal, entonces la opción de expresar la factura en dólares no aparecerá en pantalla ya que en este tipo de impresoras los comprobantes siempre deben expresarse en pesos. Si no se trabaja con impresora fiscal, tenemos la opción de imprimir la factura y a continuación el remito. En nuestro ejemplo esta casilla está desactivada e inhabilitada debido a que facturamos en base a un remito previo, por lo tanto no tiene sentido volver a imprimirlo, pero si el caso hubiera sido otro entonces el sistema primero emitirá la factura y luego solicitará que se ingresen los datos del remito usando una pantalla como la siguiente, pero aquí se debe tener en cuenta que si la impresora a utilizar para imprimir el remito es la misma que está siendo usada para imprimir la factura, entonces el programa hará una pausa solicitando al operador que reemplace el formulario de factura (que en ese momento debería estar montado en la impresora) y lo reemplace por el de remitos.

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Finalizada la selección de las opciones previstas, el sistema procederá a la impresión de los comprobantes respectivos y a la actualización de sus bases de datos. Registración de Notas de Débito por Cheques Rechazados: Un uso relativamente frecuente del programa de facturación consiste en registrar y emitir las notas de débito por cheques rechazados. Para estos casos se deberá proceder en forma similar a lo ya expuesto, es decir, seleccionar el cliente y elegir “Nota de Débito” como Tipo de Comprobante. Luego revisar los datos generales de la misma, es decir, fecha, condición de venta, etc. Finalmente, cuando se lleguemos a la pantalla en donde se ingresan los artículos hacemos click en el botón “Texto” y escribimos el detalle de la nota de débito (por ejemplo: “Debito por cheque rechazado Nº xxxxx cargo banco xxxxx de fecha xx/xx/xxxx)”. Y en donde dice “Importe” se coloca el valor del cheque. Lo que tenemos que tener en cuenta es que una nota de débito por cheque rechazado no tiene IVA, por lo tanto, debajo del importe, donde dice Tasa de IVA deberemos colocar un cero. De esta forma el sistema emite el comprobante y no genera débito fiscal. Registración de Comprobantes Manuales cuando se utiliza una Impresora Fiscal: Por disposición de la Afip, es necesario contar con un talonario de facturación manual para poder continuar con las ventas en el caso que el controlador fiscal salga de servicio o que por cualquier motivo éste no pueda ser usado. En tal caso tendremos que tener en cuenta que el punto de venta del comprobante manual debe ser distinto al punto de venta con el que fue inicializado el controlador fiscal. Por ejemplo, si las facturas fiscales se imprimen usando el punto de venta 0001, entonces nuestro talonario de facturación manual deberá tener el punto de venta 0002. Entonces, en el caso que el controlador fiscal salga de servicio y se deba recurrir a la operación manual, el sistema puede registrar dichos movimientos siguiendo cualquiera de los siguientes caminos: . Cambiar la configuración del sistema, modificando el punto de venta fiscal por el manual y seleccionando la opción “No hay controlador fiscal” en el combo donde aparecen los modelos de impresoras fiscales. También, dentro de la opción de configuración, seleccionar “Numeración” de modo de fijar el próximo número de comprobante dentro del punto de venta manual. De esta manera, cuando vayamos a facturar, el sistema lo hará proponiendo el punto de venta manual y llevando la numeración del mismo. . Otra alternativa es no modificar la configuración y cuando el programa de facturación llegue a la última pantalla, seleccionar la opción “No Imprimir”:

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Como seleccionamos la opción “No Imprimir Comprobante” y como dejamos al sistema configurado para usarse con un controlador fiscal, entonces a continuación nos va a preguntar el Nº de Comprobante manual y nos dará la posibilidad de imprimir una minuta de control (dicha minuta será impresa por una impresora común, no fiscal Y NO TIENE VALIDEZ COMO FACTURA)

8.5- Cobranzas Este programa sirve para registrar las cobranzas a clientes. Básicamente existen 2 tipos de pagos:

• Pago sobre Facturas y/o Notas de Débitos • Pago Anticipado

Un pago sobre facturas y notas de débito consiste en seleccionar uno o varios de estos comprobantes y cancelarlos en forma total o parcial. Un pago anticipado no es más que un adelanto de dinero que nos hizo el cliente. Dicho adelanto podrá ser aplicado en el futuro para cancelar todo o parte de una factura. También se puede usar la opción pago anticipado para cancelar todo o parte del saldo inicial con del cliente (ver punto 8.1)

Aquí no se muestra el número de factura ya que el mismo es informado por el controlador fiscal luego de haber impreso el comprobante.

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Si el sistema fue configurado para liquidar comisiones por cobranzas (ver punto 4.1.3) , entonces este programa va a solicitar el vendedor al cuál se le va a acreditar el importe del recibo para luego liquidar su comisión.

A continuación veremos distintos ejemplos de cómo registrar una cobranza. Ejemplo 1: Cobro del saldo inicial del cliente usando un anticipo: Vamos a suponer que nuestro cliente tiene un saldo inicial de $ 1000.- Dicho saldo figura en el maestro de clientes en una pantalla como la que sigue (ver zona recuadrada en rojo):

Esto significa que al día 31-12-2005 nuestro cliente tiene una deuda de $ 1000.- No nos interesa cómo se compone dicha deuda, simplemente le informamos al sistema que existe. Quiere decir que si pedimos un “Estado de Cuenta” de este cliente (ver punto 8.6) aparecería en pantalla un informe como el que sigue:

Para poder cancelar todo o parte de ese saldo inicial (o saldo anterior), vamos al programa de “Cobranzas”, seleccionamos el cliente en cuestión y cuando aparezca la siguiente pantalla seleccionamos la opción “Pago Anticipado” y colocamos el monto que el cliente nos paga (en este ejemplo nos pagará $ 800.- de ese saldo inicial):

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Al hacer click en “Siguiente” veremos que aparece la pantalla en la que podemos ingresar los medios de pago, párrafo que analizaremos al final de este punto. Pero, ¿cómo sabe el sistema que este cobro se aplica a la cancelación del saldo inicial del cliente y que no se trata de un pago anticipado a cuenta de futuras operaciones ¿ La única forma de resolverlo es consultando al operador, de modo que presentará una pantalla como la que sigue:

Si respondemos que SI entonces el sistema sabe que este cobro sirve para cancelar el saldo inicial del cliente (la cancelación será parcial ya que solo cobramos una parte) Si respondemos que NO entonces el sistema sabe que este cobro es un anticipo a cuenta de futuras operaciones. Este anticipo podrá aplicarse (o descontarse) en pagos futuros. El último paso en la registración es la impresión del recibo:

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Haciendo click en “Finalizar” el programa registrará el pago en la cuenta corriente del cliente y además actualizará los archivos de cheques y caja según corresponda en función de los medios de pago utilizados. Si ahora volvemos a pedir un “Estado de Cuenta” de este cliente, el mismo será:

Ejemplo 2: Adelantos o pagos a cuenta Este es el otro caso en el que debe usarse un anticipo. El método de registración es prácticamente el mismo que el descripto anteriormente, salvo que en este caso no influye el saldo inicial del cliente (exista o no dicho saldo inicial). La idea es registrar un adelanto de dinero efectuado por el cliente a cuenta de futuras operaciones. Este adelanto de dinero podrá ser luego descontado cuando se le confeccione factura correspondiente a dicha operación. Como el procedimiento es muy similar al anterior no abundaremos en detalles. Veremos el próximo ejemplo en el que se usará ese anticipo para cancelar todo o parte de una o varias facturas. Ejemplo 3: Aplicación de un anticipo para cobrar una factura Entonces, vamos a suponer que el cliente nos hizo un anticipo por $ 1000.- y que luego le hacemos una factura por $ 1210.- Tendríamos el siguiente estado de cuenta:

Lo que no nos dice este estado de cuenta es cuándo vence esta factura, por lo que podemos entrar en el punto 8.7 y pedir los vencimientos de este cliente:

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Esto significa que la factura 0001-0000001 tiene dos vencimientos (uno a 30 días y el otro a 60 días) y que sus importes son de $ 605.- cada uno. Además tenemos un anticipo pendiente de aplicar (o usar) que es lo que se indica como “Saldo Anticipos” y que es de $ 1000.- Si ahora entramos en el programa de Cobranzas, seleccionamos al cliente en cuestión y aparecerá la ventana en la que nos solicita que tipo de pago vamos a registrar. Ahora indicaremos que es un pago sobre facturas o notas de débito:

Notar que no es necesario consignar el importe del pago ya que el mismo se determinará automáticamente en la próxima ventana a la que llegaremos haciendo click en “Siguiente”:

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En esta pantalla aparecen todos los comprobantes pendientes de pago del cliente en cuestión, pero también aparecen todos los anticipos pendientes de aplicarse (éstos últimos, así como las Notas de Crédito, aparecen en color rojo para indicar que son importes que deben deducirse del pago). En este caso estaríamos registrando el pago de las dos cuotas de la factura usando el anticipo de $ 1000.-, pero aún así queda un resto de $ 210.- de modo que al hacer click en “Siguiente” el programa retorna a la pantalla anterior:

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Notar que automáticamente el programa completó el importe del pago con los $ 210.- restantes, los cuales podrán ser cancelados usando cualquiera de los medios de pago que tiene previsto el sistema y que se explican al final de este punto. Finalizado el ingreso de los medios de pago, el sistema dará la opción de imprimir el recibo y de terminar con la registración del mismo. Si ahora pedimos un “Estado de Cuenta” de este proveedor el sistema nos informará lo siguiente:

Ejemplo 4: Cobro de una factura aplicando una nota de crédito A los efectos de la cuenta corriente del cliente y para aplicar pagos, una nota de crédito tiene idéntico tratamiento que un anticipo. Es decir, se usa el mismo mecanismo explicado anteriormente, pero en lugar de descontar un anticipo se descuenta una nota de crédito, la cual debe haber sido previamente registrada en el sistema mediante la opción 8.4 y recordando de haber seleccionado cualquier condición de venta de cuenta corriente, o CONTADO pero habiendo usado la opción “Registrar en Cuenta Corriente” tal como se explicó en la página 75. Ejemplo 5: Pago de una factura efectuando retenciones Si al pagarnos una factura, el cliente efectúa retenciones, entonces deberemos registrar este hecho durante el ingreso de la cobranza ya que en realidad el cliente estará pagando con medios de pago cuya suma es menor de lo adeudado. Entonces, suponiendo que el cliente nos paga una factura de $ 1210.- de los cuales nos retiene $ 10.- el procedimiento sería el siguiente: Como siempre, primero se selecciona el cliente y luego los comprobantes a cobrar (notar que no hay que modificar el campo “Importe del Pago” ya que éste es completado automáticamente por el sistema). Hacemos directamente click en “Siguiente”:

Completamos el importe del pago sin deducir la retención:

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Al hacer click en “Siguiente” volveremos a la pantalla anterior y ahora hacemos click en “Retenciones”. En esta ventana podemos seleccionar hasta 3 retenciones. En nuestro ejemplo seleccionamos la retención de Ingresos Brutos, completamos el Nº de Constancia de Retención (Comprobante), la fecha de la misma y colocamos $ 10.- en el Importe:

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Notar que al volver a la pantalla anterior, el sistema aún no restó el importe retenido, continúa mostrando el monto bruto a pagar, o sea, los $ 1210.- Recién al hacer click en “Siguiente”, y al mostrar la ventana que permite ingresar los medios de pago, el programa resta el monto retenido:

Finalizado el pago, podemos verificar cómo quedó la cuenta corriente del cliente:

Ejemplo 6: Cobro parcial de una cuota (también puede aplicarse al pago parcial de una factura) Suponiendo que debemos una factura de $ 1210.- ingresaremos un pago de $ 500.- es decir un pago parcial. Para esto una vez ubicados en la pantalla en la que seleccionamos los comprobantes a pagar nos ubicamos en la última columna y colocamos el monto a pagar de dicha factura:

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Continuando con el normal proceso ya explicado se emitirá el recibo correspondiente. Ejemplo 6: Cobro total de una cuota y parte de otra (también puede aplicarse al pago total de una factura yparte de otra)

En este caso, si se tiene una factura con dos vencimientos, y se desea registrar el pago de uno de ellos en forma total y el segundo en forma parcial se debe proceder de manera similar al ejemplo anterior. En este nuevo ejemplo la factura es de $ 1210.- en dos cuotas de $ 605.- cada una. Vamos a pagar la totalidad de la primera cuota y $ 200.- de la segunda:

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Ejemplo 8: Pago de más de una factura (también aplicable al pago de más de una cuota) Contrariamente a los dos ejemplos anteriores, vamos a suponer que el cliente nos adeuda una factura de $ 1210.- pero que nos paga un total de $ 1500.- dejando la diferencia a cuenta. En este caso completaremos la columna “Importe Neto a Pagar” con los $ 1210.- de la factura, y cuando ingresemos los medios de pago lo haremos por el total de $ 1500.-

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Supongamos, entonces, que para saldar esta factura el cliente usa un cheque de $ 1500.- tal como se muestra en la pantalla de medios de pago:

Al hacer click en “Siguiente” el sistema detectará la diferencia entre el importe a pagar y el monto pagado, dándonos la posibilidad de revisar la conformación del pago o de confirmar el mismo. Si se confirma, entonces la diferencia quedará registrada como un pago a cuenta (anticipo) a favor del cliente:

Una vez registrada la cobranza, la cuenta corriente del cliente quedará de la siguiente manera:

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Notar que existen dos recibos de pago con el mismo numero. Una corresponde al pago del monto de la factura y la otra al anticipo. Este anticipo de $ 290.- podrá ser usado (aplicado) por el cliente en un futuro pago tal como se vió en el ejemplo 3. Ingreso de los Medios de Pago en un recibo : Hasta acá explicamos cómo imputar las cobranzas a clientes. En todos los casos se deberán ingresar los medios de cobro (o medios de pago). Quiere decir que el pago del cliente puede estar compuesto por efectivo, cheques, tarjejtas de crédito (o débito) o depósitos bancarios. Veremos con un ejemplo el cobro de una factura de $ 4171.25

Vamos a suponer que el cobro se compone con los siguientes valores:

• Efectivo: 1000.- • Cheques: 1400.25 • Tarjeta: $ 500 • Depósito Bancario: $ 1271

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El orden en el que se ingresan los medios de pago es indistinto. Para continuar un orden comenzaremos ingresando el efectivo, para eso hacemos click en el botón que dice “$ Efectivo $” con lo que aparecerá una ventana en la que podemos desglosar el mismo en pesos y en dólares. Vamos a suponer que los $ 1000.- de efectivo el cliente los paga usando $ 700 y u$s 100.- tomando una paridad de $ 3 por dólar. Entonces la ventana quedaría resuelta de la siguiente manera:

Para ingresar el cheque hacemos click en “Agregar Cheque”, entonces el sistema solicitará que le ingresemos el Nº de Cheque que recibimos del cliente y verificará que dicho número no exista dentro de su base de datos. Si existe lo rechazará, pero si no existe nos solicitará que ingresemos sus datos para que quede registrado dentro de la cartera de cheques:

Además de cumplir con ciertas disposiciones legales, el CUIT del firmante también sirve para que si ese cheque es rechazado, al tener registrado el CUIT en el futuro el sistema pueda comprobar que ese CUIT no tenga asociados cheques rechazados. Al hacer click en “Aceptar” el sistema solicitará otro número de cheque por si el pago se compone de más de un cheque. En nuestro ejemplo solamente ingresaremos uno, así que cuando nos solicite el próximo número de cheque hacemos click en “Salir” y retornará a la pantalla de Medios de Pago. Notar que en la parte superior derecha nos muestra un resumen de los valores que hasta acá ingresamos:

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A continuación registraremos el pago con tarjeta de crédito:

Tanto el Nº de Lote, el Nº de Cupón y la cantidad de cuotas son datos referenciales que serán listados en el resumen de ventas con tarjetas que figura en el módulo de Caja y Bancos.

Ahora resta ingresar el depósito o transferencia bancaria, para esto hacemos click en el botón “Depósito Bancario” de la ventana de Medios de Pago y se nos presentará la siguiente pantalla para que seleccionemos la cuenta bancaria que recibió el pago, el importe acreditado y la fecha de acreditación:

Al hacer click en “Aceptar” el programa retornará a la pantalla de Medios de Pago, la que nos volverá a mostrar un resumen de los valores recibidos:

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Al hacer click en “Siguiente” el sistema dará la opción de imprimir el recibo y de registrar el pago:

Quiere decir que aunque el recibo no se imprima, el pago puede quedar igualmente registrado en el sistema. Si optamos por no imprimir el recibo, el mismo lo podremos imprimir más tarde usando la opción “Consultar / Anular Comprobantes” que se describe en el punto 8.13 De una manera u otra, al hacer click en “Finalizar” el sistema actualizará automáticamente la cuenta corriente del cliente, la cartera de cheques, la caja diaria y el movimiento de bancos. 8.6- Estado de Cuenta de Clientes Como su nombre lo indica, y como hemos venido analizando en los distintos ejemplos anteriores, esta opción sirve para visualizar el estado de cuenta de un determinado cliente. Como siempre, lo primero que solicita el sistema es que se seleccione el cliente en cuestión. Luego presentará una pantalla en la que se puede seleccionar la moneda en la que saldrá expresado el estado de cuenta (pesos o dólares), el entorno de fechas a analizar, si queremos que nos muestre el importe total de cheques que recibimos de ese cliente y que, por su fecha, aún no fueron acreditados, y si además queremos que nos muestre el detalle de artículos incluidos en cada factura:

En la práctica, generalmente esta pantalla es ignorada y se saltea directamente haciendo click en “Aceptar” ya que el estado de cuenta se expresará en pesos y el entorno de fechas a analizar abarca desde la fecha del saldo inicial del cliente hasta el día de hoy. Además son raras las veces que se activan las dos casillas donde

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se muestran los cheques y los artículos. No obstante, en el siguiente ejemplo, veremos como queda expresado en estado de cuenta activando estas dos casillas:

Si en esta pantalla seleccionamos un ítem y luego hacemos click en “Detalles” el sistema entrará automáticamente en la opción de “Consultar/Anular Comprobantes” para efectuar la consulta del mismo. (En este modo de consulta, el sistema no permite la edición ni anulación del comprobante). 8.6.1-Compactar un Estado de Cuenta La opción Compactar sirve para comprimir la información contenida en la ficha de cuenta corriente del cliente. Esto es últi cuando en un estado de cuenta existen muchos movimientos. La idea es desplazar la fecha del saldo inicial a una fecha más próxima, de modo que los movimientos se muestren a partir de ella. Por supuesto que con desplazar la fecha del saldo inicial no basta, el sistema también deberá determinar el saldo que quedará a la nueva fecha. Internamente el sistema parte del saldo que había a la fecha inicial y va sumando o restando los débitos y créditos (en orden cronológico) hasta llegar a la fecha a la que se solicitó el compactado. El saldo así obtenido será el nuevo punto de partida para cualquier análisis en la cuenta del cliente.

Por razones de seguridad, antes de efectuar un compactado de una cuenta corriente es altamente recomendable hacer un backup.

8.6.2-Recuperar la información anterior al Compactado de un Estado de Cuenta A veces ocurre que por error se compacta el estado de cuenta de un cliente, y luego se quiere volver atrás, o sea se quiere dejar el estado de cuenta como estaba antes de hacer el compactado.

Estos son los precios unitarios de cada artículo y están expresados sin incluir el IVA.

El total de cheques por acreditar es cero ya que, si bien el cliente tiene un cheque en cartera, la fecha del mismo es anterior a la fecha en la que se pide este estado de cuenta, entonces el sistema asume que ya no vendrá rechazado.

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El sistema prevé esta situación brindando las funciones de Recuperar Información Anterior, pero se debe tener en cuenta que esta función solamente es efectiva al compactado anterior. Si se realizó más de un compactado solamente es posible volver al anterior pero no al penúltimo. 8.6.3- Estado de Cuenta de Todos los Clientes En la primer pantalla del programa de Estados de Cuenta (en la que se solicita el cliente a procesar) existe la opción de pedir los estados de cuenta de todos los clientes. En este caso el sistema procesará todos los clientes cuyos datos de padrón correspondan a los filtros indicados en la siguiente pantalla:

El sistema imprimirá un estado de cuenta para cada cliente que cumpla con las condiciones arriba indicadas. 8.7- Vencimientos de Clientes Esta función es complementaria a la información que brinda el estado de cuenta. En el estado de cuenta se muestran los movimientos en la cuenta corriente del cliente pero no los vencimientos de cada factura. Este programa permite procesar los comprobantes a vencer de un determinado cliente o analizar los vencimientos de todos los clientes. 8.7.1 – Vencimientos de un Determinado Cliente Los vencimientos se analizan hasta una fecha determinada. Por ejemplo podríamos procesar los vencimientos de un determinado cliente cuya fecha no supere los 30 días a partir de hoy. Vamos a suponer que al cliente le hicimos una factura con fecha 02/01/2006 con vencimientos a 30, 60 y 90 días. Recordar que esto lo determinamos en el momento de ingresar la factura de venta. Si luego pedimos los vencimientos de este cliente pero fijando como límite la fecha del 10-03-2006, el sistema nos mostrará las dos primeras cuotas e ignorará la tercera ya que ésta vence después del límite fijado:

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Notar que además de mostrar los vencimientos también se muestra el importe de anticipos hechos por el cliente y que aún están pendientes de aplicar (o descontar). Este informe muestra una fila por cada vencimiento. Notar que como la factura de nuestro ejemplo tiene dos fechas de vencimiento distintas entonces ocupa un renglón por cada una. Además como una cuota puede estar pagada parcialmente, el sistema muestra en forma separada el “Importe de la Cuota” y el importe “Pagado”, la diferencia entre ambos es el “Saldo” pendiente de dicha cuota y es el valor que se suma en la columna “Acumulado”. Si comparamos el total acumulado que aparece en esta pantalla con el saldo que nos mostraría la pantalla del Estado de Cuenta veremos que no coincide. Esta diferencia se produce porque el Estado de Cuenta procesa los movimientos de cuenta independientemente de cuándo vencen. Como nosotros pedimos los vencimientos al 10/03/2006 el sistema omitió la última cuota, y esa es justamente la diferencia. 8.7.2 – Facturas a Vencer (Vencimientos de todos los clientes) A diferencia del punto anterior, esta función permite analizar los vencimientos a una determinada fecha pero analizando todos los clientes. Quiere decir que es útil para estimar el ingreso de cobranzas a una determinada fecha. Para esto presenta una ventana como la que sigue:

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El Tipo de Informe puede ser:

• Resumen General (muestra los vencimientos ordenados por fecha) • Agrupado por Cliente (agrupa las facturas a vencer de cada cliente)

8.8. – Facturas a Cobrar Este punto es exactamente el mismo que el anterior. En el menú fueron separados por cuestiones de visibilidad y claridad, pero en realidad este punto presenta la misma información que el anterior. 8.9. – Listado de Ventas Esta opción nos permite ver o imprimir un reporte con las ventas efectuadas en un determinado entorno de fechas , dando la posibilidad de agrupar en ventas de contado, en cuenta corriente o con tarjetas de crédito. Además permite separar las ventas por punto de venta o por depósito. 8.10 – Listado de saldos de Clientes Esta opción nos permite ver o imprimir el listado de saldos de los proveedores a una determinada fecha. Para esto el sistema nos solicitará la fecha a la que queremos analizar el saldo, en qué moneda lo queremos expresar y cómo queremos ordenar el informe (por código de cliente o alfabéticamente por razón social). También podremos establecer un filtro para procesar solamente el saldo de un grupo de clientes. Dicho filtro se establece de acuerdo a los datos del maestro de clientes. Si queremos analizar el saldo actual dejaremos la fecha del día, pero si queremos saber cuál era el saldo a una fecha anterior, entonces la modificaremos y el sistema calculará el saldo histórico. La ventaja de esto es que podemos iniciar un nuevo mes sin necesidad de emitir el listado de saldos del mes que se cierra. Recordemos que el sistema no tiene cierres, se continúa siempre con el ritmo de la empresa y si queremos obtener información histórica siempre lo podemos hacer consignando la fecha a la cual queremos el corte. 8.11- Reporte de Situación de Clientes Este reporte es de mucha utilidad dado que nos ayuda a analizar la situación de cada cliente en particular. Podemos establecer un conjunto de clientes a los que queremos analizar completando las opciones de filtro que nos propone el sistema: es decir podemos seleccionar clientes de una determinada clase (o calificación), de una determinada provincia y/o pertenecientes a un determinado vendedor (o todos). Además podemos ordenar nuestro reporte por código de cliente o en forma alfabética según la razón social. Por cada cliente, el resultado que nos muestra el sistema es el siguiente: • La Deuda Vencida: es decir la suma de los comprobantes que ya vencieron y que aún no fueron pagados. • La Deuda No Vencida: o sea la suma de todos los comprobantes que todavía no vencieron y que no fueron pagados. • Los Pagos a Cuenta: o sea el saldo de anticipos hechos por el cliente. • El Saldo Actual del cliente. • La suma de los cheques que recibimos del cliente y que tenemos en cartera (es decir cheques que no los

depositamos ni se los dimos a un proveedor en parte de pago, o sea están en cartera) • La suma de los cheques que recibimos del cliente que aún no vencieron y que usamos para pagar a proveedores. O

sea valores que aún no sabemos si van a poder ser cobrados). • El Total: que sería la suma del Saldo Actual más las dos columnas de cheques. No es el saldo actual, pues estamos

incorporando los cheques que el cliente nos dio y que aún no se depositaron. • El Crédito Máximo otorgado al cliente. • El importe que se encuentra excedido, o sea la diferencia entre el Total y el Crédito Máximo. Si queremos ver como se compone la deuda de un determinado cliente hacemos doble click sobre él y luego presionamos Composición, con lo que el sistema nos derivará al programa de composición de saldos.

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De la misma manera, si queremos analizar cuáles son sus vencimientos, hacemos doble click sobre él y luego presionamos Vencimientos, así el sistema nos derivará al programa de vencimientos para que podamos analizarlos. 8.12- Análisis de Morosidad Mediante este programa podemos efectuar un análisis del estado de morosidad de cada cliente. El proceso consiste en determinar qué comprobantes nos debe el cliente y la cantidad de días de atraso de cada uno. En función de los días vencidos, la deuda se divide en: • Corriente • Más de 30 días • Más de 60 días • Más de 90 días • Más de 120 días Este análisis se hace siempre tomando como referencia la fecha del día de emisión del reporte. En este proceso solo se toman en cuenta las facturas y notas de débito. No así las notas de crédito y anticipos que tenga el cliente y que estén pendientes de aplicarse en un futuro pago. Por esta razón es posible que se produzca una diferencia entre el total que aparece en este reporte y el saldo actual del cliente. Por lo tanto este informe no debe tomarse como composición del saldo de un cliente, sino como una herramienta para analizar su deuda corriente y vencida. 8.13- Consultar / Anular Comprobantes Este punto del sistema permite consultar, reimprimir, y eliminar diversos tipos de comprobantes. Para eso solicita el numero de comprobante a tratar (letra, prefijo y número) y el tipo (si es una factura, una nota de crédito, de débito, recibo pago, remito o presupuesto):

Si no recordamos el número de comprobante, entonces primero seleccionamos el tipo, y luego hacemos click en el botón “Buscar”. De esta manera el sistema nos permite buscar todos los comprobantes del tipo indicado (factura, remito, etc), que pertenezcan a un determinado cliente y cuya fecha esté comprendida en un entorno de fechas establecido:

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Una vez completados los datos hacemos click en “Aceptar” y el sistema mostrará los resultados obtenidos:

Una vez indicado el tipo y número de comprobante, y dependiendo del primero, se mostrarán distintas pantallas: Facturas :

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Esta pantalla permite modificar ciertos datos como por ejemplo el vendedor que realizó la venta y si se le liquidará comisión por la misma. Otro dato que puede ser modificado es la fecha de la factura, pero hay que tener muy en cuenta que aunque se cambie la fecha los vencimientos de la factura permanecerán inalterables. Si queremos “Reimprimir” la factura hacemos click en el botón correspondiente y el sistema nos preguntará la cantidad de copias a imprimir y la moneda en la que queremos emitir el comprobante:

Si queremos visualizar los “Vencimientos” de la factura y ver cómo fueron pagados hacemos click en el botón correspondiente:

En este ejemplo vemos que la factura tiene un único vencimiento al 14-02-2006 de $ 4171.25 que fue pagado totalmente (notar que en la columna “Pagado” aparece el monto aplicado a dicha cuota y que la columna “Saldo” está en cero”. Para ver con qué recibo(s) se pagó esa cuota hay que hacer click en el botón que aparece en la columna

detalle y que está simbolizado como: En este caso nos dice que esa cuota fue cancelada con el recibo Nº 145 de fecha 15-02-2006 por un monto de $ 4171.25

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SI queremos “Borrar” o “Anular” la factura hacemos click en el botón correspondiente y el sistema nos solicitará confirmación para tal operación. ¿Cuál es la diferencia entre BORRAR y ANULAR ¿ Borrar una factura significa que la misma será eliminada totalmente de los registros del sistema, por lo tanto no será incluida en la cuenta corriente del cliente, ni en sus vencimientos, ni en el stock de los artículos, ni en los reportes estadísticos ni en el libro de IVA ventas. Inclusive podríamos rehacerla usando el mismo número. En cambio, Anular significa que si bien la factura no será tenida en ningún proceso, el sistema no permitirá que se rehaga con el mismo número ya que en el libro de IVA ventas dicha factura será procesada e impresa como “ANULADA”. Hay que tener en cuenta que si el comprobante tiene imputado al menos un pago entonces primero deberá borrarse el recibo que lo vincula y recién después se puede borrar o anular la factura. Una vez anulada o borrada, si la factura fue hecha en base a un remito previo, dicho remito quedará pendiente de facturar. Lo mismo ocurre si la factura fue hecha en base a un presupuesto. El tratamiento para las Notas de Crédito y Notas de Débito es similar al descripto, de modo que omitiremos mayores detalles. Recibos : Si el comprobante a consultar es un recibo, entonces se presentará una pantalla en la que se muestran los datos generales del recibo así como los medios de pago utilizados:

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En esta pantalla solamente se deja modificar la fecha del recibo, pero hay que tener en cuenta que si esta fecha es modificada, entonces el estado de cuenta del cliente podría verse alterado. No obstante, aunque esta fecha se modifique, la caja diaria donde se ingresaron los valores de cobro no será alterada. Si queremos ver cuáles son los comprobantes pagados con este recibo hacemos click en el botón “Comprobantes Relacionados” y el sistema nos mostrará la siguiente pantalla:

Si queremos borrar el recibo, entonces hacemos click en el botón correspondiente y el sistema nos pedirá confirmación de la operación. En caso afirmativo, el recibo será totalmente eliminado del sistema, actualizándose automáticamente la cartera de cheques, la caja diaria, el movimiento de bancos, la cuenta corriente del cliente, y dejando a los comprobantes relacionados como impagos. Remitos : Si el tipo de comprobante es un remito, entonces la pantalla que mostrará el sistema es como la que sigue. En ella se detallan todos los datos del remito, los artículos despachados y las facturas con las que se facturó:

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Aunque en esta pantalla se permita modificar la fecha del remito, el kardex de los ítems despachados no se verá alterado. Del mismo modo que con los comprobantes anteriores, es posible reimprimir un remito o eliminarlo. En este último caso, además de borrar el remito de las bases de datos del sistema, también se actualiza el kardex de los artículos despachados, de modo que la salida de mercadería quede compensada con un ingreso provocado por dicha anulación. 8.14- Listado de Cobranzas Esta opción nos permite emitir un informe sobre todas las cobranzas efectuadas en un determinado entorno de fechas y de un determinado punto de venta:

Si en Tipo de Proceso seleccionamos “Procesar Cobranzas en Cuenta Corriente” entonces el sistema solamente tendrá en cuenta las cobranzas por recibo (no las cobranzas ingresadas como contado producidas en el mismo momento de facturar). Si en cambio, seleccionamos “Procesar Cobranzas por Contados” entonces solamente se tendrá en cuenta el cobro de facturas de contado producidos en el mismo momento de facturar. La tercer opción es la unión de las dos anteriores. 8.15- Listado de Remitos

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Este programa permite obtener un reporte con todos los remitos emitidos usando un determinado punto de venta, y dentro de un rango de fechas, a todos los clientes, a uno en particular, o a un grupo cuyos datos de padrón correspondan con un filtro previamente establecido. Además permite procesar todos los remitos emitidos o sólo aquellos que están pendientes de facturar. En todos los casos puede incluirse también el detalle de artículos de cada remito, y establecer el orden en que serán listados. 8.16- Listado de Presupuestos Este programa permite obtener un reporte con todos los presupuestos o cotizaciones emitidas usando un determinado punto de venta, y dentro de un rango de fechas, a todos los clientes, a uno en particular, o a un grupo cuyos datos de padrón correspondan con un filtro previamente establecido. Además permite procesar todos los presupuestos emitidos o sólo aquellos que están pendientes de facturar. En todos los casos puede incluirse también el detalle de artículos de cada presupuesto, y establecer el orden en que serán listados. 8.17- Listado del Padrón de Clientes Este programa permite obtener un listado con todos los datos de padrón de los clientes. Se pueden establecer filtros de los clientes a listar fijando un entorno de códigos, o procesando solamente los clientes cuyos datos postales corresponden a los indicados en pantalla.

9. MODULO VENDEDORES - COMISIONES Como su nombre lo indica, este módulo sirve para manejar el archivo maestro de vendedores y liquidar sus comisiones, sean por ventas o por cobranzas. Recordar que la forma de liquidar comisiones se configura desde el punto 4.1.3 Es necesario aclarar que este módulo calcula las comisiones, pero no lleva ninguna cuenta corriente con el vendedor en función de sus liquidaciones y pagos percibidos. 9.1- Maestro de Vendedores Básicamente consiste en un programa para agregar, eliminar o modificar datos de vendedores. Lo más importante de este manejo es la asignación del porcentaje de comisión, el cuál será utilizado para calcular sus liquidaciones.

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9.2- Liquidación de Comisiones Según lo configurado en el punto 4.1.3 las comisiones pueden liquidarse basándose en dos criterios distintos:

9.2.1 - Liquidación de Comisiones por Ventas En el caso que el sistema esté configurado para liquidar comisiones en base a las ventas realizadas (estén cobradas o no), entonces el sistema calculará las comisiones tomando como base los importes netos de IVA de las facturas, notas de crédito y débito que se le hayan asignado al vendedor en cuestión y cuyas fechas estén dentro del rango indicado. 9.2.2 - Liquidación de Comisiones por Cobranzas Por el contrario, si el sistema fue configurado para liquidar en base a las cobranzas realizadas, entonces las comisiones serán calculadas tomando como base los importes netos de IVA de los recibos que se le hayan asignado al vendedor en cuestión y cuyas fechas estén dentro del rango indicado.

10. MODULO CHEQUES Este módulo sirve para consultar cheques previamente registrados en el sistema. Los cheques se registran en el sistema de 4 maneras distintas:

• Mediante las cobranzas a clientes. • Mediante los pagos a proveedores. • Mediante Movimientos de Caja. • Mediante Movimientos de Bancos.

La primer opción, como vimos oportunamente, ingresa a la cartera de cheques los valores que ingresaron mediante cobranzas sean por facturas de contado o por recibos.

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La segunda opción registra la salida de cheques en cartera que son utilizados para pagar a proveedores. Pero como también pueden usarse cheques propios éstos a su vez son registrados en este módulo para su posterior consulta. La tercer opción puede registrar tanto el ingreso de cheques como su salida. Se trata de movimientos sin relación con el resto del sistema. Por ejemplo, si tenemos que cambiar un cheque por efectivo, tendremos que ingresar dos movimientos de caja, uno con el cheque que ingresa y otro con el efectivo que egresa. Notar que existen dos conceptos predefinidos en el sistema: uno se llama “Ingreso de Cheques x Canje” y otro “Salida Efectivo x Canje Cheque”. Otro ejemplo, es cuando se quiera ingresar por primera vez al sistema todos los valores que tenemos en cartera. En este caso no hay otra alternativa que hacerlo mediante un movimiento de caja. Para esto existe un concepto de caja llamado “Ingreso de Cheques en Cartera”. La cuarta opción registra la salida de cheques en cartera al ser depositados en una cuenta bancaria propia. De una u otra forma los cheques están registrados en el sistema, entonces el mismo provee una opción para consultarlos y otra para procesarlos en distintos reportes. 10.1 – Consulta de Cheques Este punto permite consultar los datos de un determinado cheque. Para esto solicita el Nº de Cheque. Si lo conocemos lo escribimos directamente, de lo contrario podemos usar el botón de búsqueda indicando ciertos datos que recordemos del cheque y que sirvan para rastrearlo y así obtener su número.

Al hacer click sobre el botón “Buscar Cheques” se presenta una pantalla con todos los valores registrados en el sistema y en la parte inferior un área donde escribimos el o los datos a buscar:

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Quiere decir que podemos escribir la búsqueda combinando distintas columnas. Concretamente el sistema busca por nombre del banco, plaza, nombre del emisor y nombre del receptor. O sea que si queremos ver todos los cheques registrados en el sistema cuyo banco es RIO y cuyo emisor es una empresa que en algún lugar de su razón social figura la palabra ALVEAR entonces podemos escribir RIO ALVEAR o ALVEAR RIO en el área destinada a la búsqueda y el resultado será el siguiente:

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De todos los resultados hallados supongamos que nos interesa analizar el cheque Nº 244, entonces hacemos doble click sobre él o bien escribimos su número en la pantalla donde se nos solicita el Nº de Cheque y el sistema nos mostrará su ficha completa, la cual tiene la siguiente forma:

Para eliminar o borrar un cheque se debe borrar el comprobante que lo originó. Por ejemplo, si el cheque fue registrado en el sistema mediante una orden de pago, entonces para eliminar el cheque y que el resto del sistema sea coherente, deberemos borrar la orden de pago ya que éste es el documento que originó el registro del cheque en el sistema. Lo mismo ocurre con los recibos y movimientos de caja o de bancos que originan la registración de un cheque en el sistema. 10.2 – Reportes de Cheques Desde este punto podemos obtener los siguientes listados:

• Cheques en cartera • Cheques entregados a un proveedor • Cheques recibidos de un cliente • Libro de Cheques • Cheques Propios

En esta pantalla primero seleccionamos la opción deseada y luego hacemos click en “Aceptar”. De esta manera el sistema preguntará el entorno de fechas a analizar y en el caso que corresponda el nombre del proveedor o cliente relacionado con los cheques a listar. Listado de Cheques en Cartera: Este programa nos permite emitir un listado con los cheques que tenemos en cartera cuyas fechas se encuentren dentro de un período de tiempo determinado. Para definir el período que queremos analizar completaremos el entorno de fechas (desde el, hasta el) que nos solicita el sistema.

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Listado de Cheques dados a un determinado Proveedor: Este programa nos permite emitir un listado con los cheques que le dimos a un proveedor mediante órdenes de pago cuyas fechas se encuentren dentro del entorno establecido. Para indicarle al sistema cuál es el proveedor en cuestión escribiremos su nombre (o razón social) dentro del cuadro Sujeto. El nombre puede no estar completo del todo. Por ejemplo si la razón social del proveedor el Juan Perez, podemos escribir Juan Pere (sin la z final) y el sistema lo ubicará igual, pero tener en cuenta que a diferencia de las búsquedas anteriores ésta es sensible a mayúsculas y minúsculas. Si no consignamos el nombre del proveedor, entonces el sistema procesará los cheques dados a todos los proveedores. Los cheques incluidos en este reporte son tanto valores que teníamos en cartera y que se los dimos para pagarle algo o bien cheques propios. Si un valor estaba en cartera y se lo pasamos al proveedor, entonces el sistema nos indicará de quién lo recibimos. Listado de Cheques recibidos de un determinado Cliente: Este programa nos permite emitir un listado con los cheques que recibimos de un determinado cliente cuyas fechas se encuentren dentro de un período de tiempo determinado. Para indicarle al sistema cuál es el cliente en cuestión escribiremos su nombre (o razón social) dentro del cuadro Sujeto. Al igual que en el caso anterior esta búsqueda es sensible a minúsculas y mayúsculas y puede no estar completo del todo. Si no consignamos el nombre del cliente, entonces el sistema procesará los cheques recibidos de todos los clientes. Los cheques incluidos en este reporte se pueden encontrar en cartera o puede ser que los hayamos pasados a un proveedor (en este caso nos informará a quién se lo dimos). Libro de Cheques: Esta opción emite un reporte con todos los cheques, propios o de terceros, en cartera o pasados o depositados cuyas fechas estén dentro del rango establecido. Listado de Cheques Propios: Este reporte nos muestra todos los cheques emitidos contra una determinada cuenta bancaria cuyas fechas estén dentro del rango establecido.

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11. MODULO LIBROS DE IVA Este módulo permite emitir los libros de IVA compra, venta, un reporte de retenciones tanto efectuadas a proveedores como hechas por clientes y la generación de un archivo en formato TXT con los datos del CITI Ventas para ser importado desde el SIAP. 11.1- Libro de IVA Ventas Para emitir el libro de IVA Ventas el sistema nos pedirá que completemos los siguientes datos: • El período a emitir indicando mes y año. • El punto de venta a procesar (por defecto propone “Todos” pero podemos seleccionar uno en particular). • Si deseamos imprimir el Número de Página o no. • En caso afirmativo nos solicitará el Número de la próxima página a imprimir. Otras opciones de impresión son:

• Imprimir Detalle de comprobantes • Imprimir Resumen Diario

La primer opción se refiere al libro de IVA más comúnmente conocido. O sea, se imprime un renglón por cada comprobante (si el mismo comprobante contiene más de una tasa de IVA, entonces se imprimirán tantos renglones como tasas de IVA contenga el mismo). La segunda opción agrupa todas las facturas por día, imprimiendo un renglón por cada día, pero separando las ventas a responsables inscriptos, consumidores finales, exentos, monotributistas, etc. Adicionalmente se puede pedir que se impriman los siguientes informes:

• Detalle de Tasas por Tipo de Contribuyente • Detalle de Ventas por Provincia

El primero sirve para completar la declaración jurada de IVA donde constan los netos gravados, tasas e importes e de IVA a pagar por cada tipo de contribuyente (responsables inscriptos, consumidores finales, exentos, etc). El segundo imprime un detalle de las ventas netas e IVA por cada provincia. Este informe es útil para la liquidación de Ingresos Brutos. Ambos reportes no se muestran en pantalla, sino que es preciso imprimir el libro de IVA para que, en hoja aparte, sean impresos. Si no se quiere imprimir, recordar que siempre se tiene la opción de utilizar la “Vista Previa”. Una vez completados estos datos el sistema procesará todos los comprobantes de ventas (facturas, notas de crédito y notas de débito) cuyas fechas de emisión correspondan al mes y año consignados. También pueden llegar a incluirse recibos en los que se haya realizado un descuento discriminando el IVA del mismo. 11.2- Libro de IVA Compras Para emitir el libro de IVA Compras el sistema nos pedirá que completemos los siguientes datos: • El período a emitir indicando mes y año. • Si deseamos imprimir el Número de Página o no. • En caso afirmativo nos solicitará el Número de la próxima página a imprimir. Una vez completados estos datos el sistema procesará todos los comprobantes de compras cuyo campo Período de Imputación IVA corresponda al mes y año consignados. Recordar que el campo Período de Imputación IVA nos es solicitado en el momento de ingresar un comprobante de compra, y puede o no coincidir con la fecha de emisión del comprobante, pues puede ser que hayamos recibido una factura de un proveedor después de haber cerrado el IVA del mes, entonces lo imputaremos al mes siguiente. Si un comprobante tiene más de una tasa de IVA, entonces se imprimirán tantos renglones como tasas de IVA sean detectadas.

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11.3- Resúmen de Retenciones Este informe sirve para listar las retenciones efectuadas por los clientes o a los proveedores (registradas en el sistema mediante los programas de cobranzas y emisión de pagos respectivamente), cuyas fechas correspondan al período indicado. 11.4- Citi Ventas Esta opción permite procesar todos los comprobantes de venta (facturas, notas de crédito y notas de débito) confeccionados entre dos fechas con el objeto de crear un archivo en formato TXT que pueda ser importado desde el SIAP para informar el citi ventas. Lo primero que pide el sistema es el entorno de fechas a procesar y el monto mínimo bajo el cual no es necesario informar el Nº de CUIT para los comprobantes “B”. El SIAP valida que los CUIT informados en el archivo TXT sean correctos. Si existe algún registro incorrecto todo el archivo será rechazado, de modo que el sistema verifica que todos los CUIT sean correctos antes de generar el archivo. Entonces, una vez definido el período de proceso, el sistema mostrará una pantalla con los comprobantes que se le va a informar al SIAP. Si existen filas con CUIT incorrecto el sistema las mostrará con un fondo amarillo, de modo que podamos corregir esos CUIT antes de generar el archivo. Si se muestran CUIT incorrectos pertenecientes a clientes cuya condición de IVA sea CONSUMIDOR FINAL, MONOTRIBUTO, EXENTO o NO RESPONSABLE y cuyo monto facturado sea menor al especificado en la pantalla anterior, el sistema mostrará el cuit pero no en fondo amarillo ya que dicho cuit no será informado al SIAP. Para corregir los números de CUIT incorrectos nos posicionamos sobre la fila con fondo amarillo y hacemos click en el botón “Corregir CUIT”. A continuación se mostrará una ventana con el nombre del cliente, el CUIT incorrecto y nos habilitará el campo para ingresar el cuit correcto. En este punto el sistema valida que el CUIT ingresado sea realmente válido. Al corregir el cuit y hacer click en “Aceptar” el programa no solo corrige la información que ingresará al SIAP sino también las facturas hechas con ese CUIT y grabará el correcto en la ficha del cliente, de modo que las próximas facturas que se le hagan al mismo tengan el cuit correcto. Una vez que el archivo fue depurado de cuit incorrectos podemos hacer click en “Generar Archivo para SIAP” y el sistema creará un archivo en formato TXT con el diseño especificado por el SIAP que contendrá los registros informados en la pantalla anterior. El nombre del archivo lo asigna automáticamente el sistema y lo forma con las fechas del proceso. Por ejemplo, si se procesó desde el 01-08-2006 hasta el 31-08-2006 el sistema creará un archivo con el siguiente nombre “Citi Ventas Desde el 01-08-2006 hasta el 31-08-2006.TXT”. Dicho archivo será grabado en el directorio raíz del disco donde reside el Husky, ya que el SIAP se posiciona automáticamente en la carpeta raíz del disco C: para que el usuario seleccione el archivo a importar

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12. MODULO DE CAJA Y BANCOS Antes de entrar en el detalle de este módulo debemos aclarar cómo está integrada la caja con el resto del sistema: En la caja de un determinado día (o caja diaria) se vuelcan todos los movimientos de ingreso o egreso de dinero producidos en esa fecha en la sucursal, punto de venta o depósito definido en el punto 4.1.1., sea por ventas al contado, compras al contado o mediante los programas de cobranzas y pagos. Entonces, en la planilla de caja (que es la que se usa para hacer el arqueo de caja) figurarán, por cada operación, los valores salidos o ingresados: o sea cheques y efectivo. De modo que el saldo final de caja sea la existencia real de la misma al final del día. Una vez verificado que el saldo final de caja es correcto, la caja debe cerrarse. El cierre de caja consiste en trasladar el saldo final de la caja de ese día como saldo inicial de la caja del día siguiente. La caja interactúa con el banco. Es decir si queremos hacer un depósito de efectivo en una cuenta bancaria, ese efectivo debe salir de la caja. Por el contrario, cuando efectuamos una extracción de una cuenta bancaria, el efectivo debe ingresar a la caja. Si luego de realizar una extracción bancaria queremos hacer un retiro de dinero entonces deberemos efectuar otro movimiento de caja bajo un concepto a definir, por ejemplo “Retiro Socios”. Los conceptos de Entrada/Salida son el pilar de caja y bancos. Cada movimiento de entrada o salida de dinero se hacen a través de conceptos predefinidos. Algunos de estos conceptos son de uso interno del sistema. Por ejemplo: cuando se emite una orden de pago, el sistema usa automáticamente el concepto denominado “Pagos a Proveedores”. Internamente el sistema sabe que se trata de una salida de dinero. Podemos agregar conceptos tanto de caja como de bancos mediante el maestro de Conceptos de Entrada/Salida. La opción Movimientos de Caja no es de uso frecuente, ya que todos los movimientos a registrarse en la caja los hace automáticamente el sistema. Pero puede usarse como dijimos para efectuar un retiro de dinero o bien para realizar la carga inicial de cheques en cartera. También pueden usarse para comprar y vender dólares. Por ejemplo existen algunos conceptos de ejemplo que sirven para tales efectos. Si quisiéramos comprar dólares entonces tendremos que efectuar dos movimientos de caja:

• En el primero usaremos el concepto “Venta de Pesos (x Dólares)”. Este movimiento consiste en la retirar pesos de la caja para comprar dólares.

• En el segundo usaremos el concepto “Compra de Dólares”. Este movimiento consiste en ingresar a la caja los dólares comprados.

Por el contrario, si queremos vender dólares deberemos realizar los siguientes movimientos:

• En el primero usaríamos el concepto “Venta de Dólares (x Pesos)”. Este movimiento consiste en retirar dólares de la caja.

• En el segundo usaríamos el concepto “Compra de Pesos”. Este movimiento consiste en ingresar en la caja los pesos comprados.

Por otro lado como los movimientos de caja interactúan con los de banco es necesario aclarar lo siguiente: La opción “Movimientos de Caja” no debe usarse para registrar movimientos tales como depósitos en cuentas bancarias. Esto debe hacerse mediante el punto “Movimientos de Bancos” y seleccionar el concepto “Depósito”. De esta forma el sistema automáticamente sacará el dinero de la caja y lo pasará al banco. Lo mismo ocurre cuando desde el mismo punto de Movimientos de Banco seleccionamos la operación Extracción de Fondos, en este caso el sistema automáticamente hace un débito en el banco y lo acredita en la caja del día en que se hizo la extracción. Los cheques "propios" que se usan para pagar a un proveedor se debitarán automáticamente en la cuenta bancaria el día de vencimiento de cada cheque. Por ejemplo si hoy se emite una orden de pago a un proveedor con un cheque de una cuenta propia, pero la fecha de depósito del cheque es 30 días, entonces si vamos a ver el Estado de Cuenta Bancaria, no veremos el movimiento. Para poder verlo debemos pedir el estado de cuenta a la fecha de depósito del cheque.

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Los cheques que ingresan mediante recibos o cobranzas de facturas de contado pasan a ser cheques en cartera. Y quedarán en esa situación hasta que los saquemos mediante una orden de pago o un depósito bancario. El primer caso lo maneja automáticamente el sistema, es decir cuando se le paga a un proveedor con uno o más cheques que estaban en cartera, el programa los saca de cartera y los registra como pasados a ese proveedor. El segundo caso lo debemos hacer nosotros mediante el punto Movimientos de Bancos, seleccionando la operación Depósito, a continuación podemos detallar el efectivo depositado (si lo hubo lo sacará de caja) y los cheques que estaban en cartera y que ahora se depositan. Si vamos a ver el Estado de Cuentas Bancarias notaremos que los cheques que depositamos ya están acreditados aunque el banco aún no lo haya hecho por razones de clearing. 12.1- Conceptos de Entrada/Salida Mediante este punto registraremos en el sistema los conceptos de entrada o salida de dinero que no son de uso interno del sistema. El programa mostrará dos combos. El de la izquierda contiene los conceptos de caja, mientras que el de la derecha contiene los de bancos. Podemos seleccionar un concepto tomándolo del combo y luego haciendo click en el botón “Seleccionar” que está debajo de cada combo:

Para “Agregar” un concepto de caja o de bancos se debe hacer click en alguno de los botones de la derecha. A continuación, el sistema mostrará una pantalla que debemos completar con los parámetros de dicho concepto.

Al hacer click en “Seleccionar” el sistema verifica si existe algún movimiento de caja con ese concepto. Si no existe, entonces permitirá que se modifiquen sus parámetros, pero si existe, entonces permitirá modificar únicamente su descripción, pero no dejará que se altere el tipo de movimiento (entrada o salida) y mucho menos borrarlo.

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Si tuviéramos instalado el sistema de Contabilidad General, también se nos solicitará que indiquemos el número de cuenta contable con la que está relacionado dicho concepto. Esto sirve a los efectos de confeccionar el asiento resumen de caja y exportarlo al sistema de Contabilidad General (ver página 125) 12.2- Maestro de Cuentas Bancarias: Este programa nos permite definir las cuentas bancarias que posee nuestra empresa. Apenas ingresamos a este punto, el sistema nos mostrará una combo con las cuentas definidas. Agregar una Nueva Cuenta Bancaria: Para incorporar una nueva cuenta escribimos su número en donde dice “Nº de Cuenta” y hacemos click en Aceptar. A continuación el sistema nos solicitará que completemos los siguientes datos: • Banco al que pertenece la cuenta. • Fecha del saldo inicial, importe del mismo y si es deudor o acreedor. • Tipo de cuenta (caja de ahorros, cuenta corriente, en pesos o en dólares). Si una cuenta es en Dólares, entonces todos los movimientos deberán ser expresados en esa moneda. Por ejemplo, si se hace una extracción de fondos de una cuenta en dólares, el efectivo extraído será registrado en la planilla de caja bajo la columna correspondiente a “Dólares”. Por el contrario, si el movimiento es un depósito, entonces el sistema sacará dólares de la caja para poder hacer el depósito. Si la caja no dispone de dólares, entonces deberán hacerse movimientos de caja para comprar dólares (ver punto 12) Saldo Inicial: Tanto la fecha del saldo inicial como su importe son los valores de arranque en el estado de cuenta. Por ejemplo: cuando usamos el sistema por primera vez hay que decirle qué saldo tenemos en esa cuenta, por ejemplo podemos indicarle que el 01/10/2005 había un saldo de $ 1000.00 (acreedor). Entonces, todos los movimientos de débitos y créditos relacionados con esa cuenta cuya fecha sea posterior al 01/10/2005 serán registrados en su estado de cuenta. Borrar una Cuenta Bancaria: Si seleccionamos la opción Borrar el sistema nos pedirá confirmación de esta operación, dado que una vez borrado, sus datos no estarán más disponibles. Cuando borremos una cuenta bancaria, por razones de practicidad el sistema no validará que tenga el saldo en cero, ni cheques dados, sino que la borrará igual. Consultar o Modificar una Cuenta Bancaria: Cuando ingresamos al Maestro de Cuentas, el sistema nos muestra una lista con todas las cuentas definidas. Si queremos consultar o modificar una de ellas la seleccionamos de la lista y click en Aceptar, con lo cual el sistema nos mostrará sus datos de modo que los consultemos y/o modifiquemos.

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Composición del Saldo: Haciendo click en este botón el sistema nos derivará a la ficha de composición del saldo de esta cuenta,. 12.3- Movimientos de Caja

No usar este punto para registrar depósitos o extracciones de una cuenta bancaria. Para tales efectos utilizar el punto “Movimientos de Bancos” y seleccionar los conceptos de “Depósito” o “Extracción” previstos por el

sistema.

Lo primero que solicita el sistema es el Número de Movimiento, el cual es autonumérico y propuesto por el mismo programa. Si queremos agregar un nuevo movimiento de caja entonces aceptamos el numero propuesto por el programa. Si queremos consultar o borrar un movimiento ya existente entonces ingresaremos el número del mismo para que el programa lo ubique y lo muestre. En el caso del borrado, una vez que el sistema muestre los valores del movimiento hacemos click en “Borrar” y el sistema lo eliminará. El borrado implica la actualización automática del archivo de cheques y de la planilla de caja. Por ejemplo, si se borra un movimiento que contenía un cheque que estaba en cartera y que se usó para un pago, entonces el cheque había salido de la cartera. Al borrar el movimiento el sistema automáticamente repone dicho cheque en la cartera de valores. A continuación explicaremos como agregar un movimiento de caja. Se supone que ya aceptamos el número de movimiento propuesto por el sistema (en este ejemplo sería el Nº 450). Recordar que este movimiento se registrará en la caja correspondiente al depósito o sucursal definido en el punto 4.4.1 Vamos a aprovechar para ver como se ingresan en el sistema los cheques que tenemos en cartera, por lo tanto seleccionaremos el concepto “Ingreso de Cheques en Cartera”:

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Es obligatorio completar la fecha en la que se produce el movimiento. Recordar que este movimiento será registrado en la planilla de caja del día indicado. Opcionalmente podemos completar los comentarios (que serán impresos en la planilla de caja) y en el caso que el movimiento esté compuesto por efectivo en pesos y/o en dólares indicaremos los montos respectivos. Como en este ejemplo ingresaremos los cheques que tenemos en cartera, no tiene sentido ingresar efectivo, pero si estuviéramos grabando un movimiento de caja de compra de dólares, o retiro de socios, entonces deberíamos completar los valores de efectivo. Siguiendo con el ejemplo, una vez seleccionado el concepto hacemos click en el botón “Cheques” de modo que el cursor se posicione en la ventana inferior:

Para agregar un nuevo cheque al movimiento hacemos click en “Agregar Cheque” y a continuación aparecerá una ventana que nos va a solicitar que ingresemos el Nº de Cheque a incluir este movimiento:

Al hacer click en “Aceptar” y como se trata de un movimiento de ingreso, el sistema validará que el numero de cheque no exista, ya que si existe quiere decir que ya se ingresó con anterioridad.

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Por el contrario, si el movimiento fuera un egreso, el sistema validará que ese cheque exista, dado que si no existe quiere decir que nunca fue ingresado en el sistema y por lo tanto no puede egresar. Si se trata de un Ingreso, entonces solicitará que se completen los datos del cheque mediante la siguiente pantalla:

Una vez completados los datos hacemos click en “Aceptar” y a continuación nos solicitará otro Numero de Cheque repitiéndose el proceso. Si finalizamos, el sistema volverá a la pantalla anterior donde se muestran los valores del movimiento. Notar que ahora, en al grilla de cheques aparecen los cheques que fuimos grabando. Ahora podemos continuar agregando cheques, quitar uno de los cheques ingresados, o seleccionar cualquiera de ellos para modificar sus datos:

Si hacemos click en “Anterior” el sistema retornará a la ventana superior, de modo que podamos modificar cualquiera de sus datos. Si hacemos click en “Terminar” el sistema grabará el movimiento en sus bases de datos y dará la opción de imprimir una minuta con el detalle del mismo. Si hacemos click en “Abortar” el sistema ignorará y cancelará todo lo hecho hasta ahora.

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Una vez grabado el movimiento, podemos verificar cómo quedó registrado en la planilla de caja, y, en el caso que se hayan grabado cheques, también podemos analizar los reportes de cheques explicados dentro del módulo de cheques (ver capítulo 10). 12.4- Movimientos de Banco

Al igual que en el punto anterior, lo primero que solicita el sistema es el Número de Movimiento, el cual es autonumérico y propuesto por el mismo programa. Si queremos agregar un nuevo movimiento de banco entonces aceptamos el numero propuesto por el programa. Si queremos consultar o borrar un movimiento ya existente entonces ingresaremos el número del mismo para que el programa lo ubique y lo muestre. En el caso del borrado, una vez que el sistema muestre los valores del movimiento hacemos click en “Borrar” y el sistema lo eliminará. El borrado implica la actualización automática del archivo de cheques, de la planilla de caja y de la cuenta corriente bancaria. Por ejemplo, si se borra una extracción de fondos, el sistema ajustará la caja, ya que al hacer una extracción de fondos se ingresa efectivo en ella, y al anular el movimiento, dicho efectivo debe ser ajustado. A continuación veremos un ejemplo de cómo efectuar un depósito en una cuenta bancaria. Dicho depósito estará compuesto por efectivo y cheques. Una vez confirmado el Nº de Movimiento, seleccionaremos el concepto “Depósito”:

A continuación seleccionamos la cuenta bancaria:

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Luego completamos la fecha del movimiento y, de haberlo, el importe en efectivo. En nuestro ejemplo vamos a depositar efectivo y un cheque. Opcionalmente puede escribirse un renglón con algún comentario aclaratorio. Una vez completado el importe en efectivo hacemos click en “Cheques” y el cursor se posicionará en la ventana inferior:

Para agregar un nuevo cheque al movimiento hacemos click en “Agregar Cheque” y a continuación aparecerá una ventana que nos va a solicitar que ingresemos el Nº de Cheque a incluir este movimiento:

Aquí podemos consignar el Nº de cheque, o, si hacemos click en “Buscar Cheques en Cartera” el sistema nos mostrará todos los cheques en esa condición de modo que seleccionemos cuáles vamos a depositar:

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Una vez seleccionados los cheques a depositar, al hacer click en “Siguiente”, volvemos a la pantalla anterior donde el sistema nos muestra un resumen de los valores del movimiento:

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Si hacemos click en “Anterior” el sistema retornará a la ventana superior, de modo que podamos modificar cualquiera de sus datos. Si hacemos click en “Terminar” el sistema grabará el movimiento en sus bases de datos y dará la opción de imprimir una minuta con el detalle del mismo. Si hacemos click en “Abortar” el sistema ignorará y cancelará todo lo hecho hasta ahora. Una vez grabado el movimiento, podemos verificar cómo quedó registrada la salida de efectivo en la planilla de caja y también podemos analizar los reportes de cheques explicados dentro del módulo de cheques (ver capítulo 10). Otro ejemplo de un movimiento de Bancos es una extracción de fondos. En este caso procederemos de la siguiente manera: Una vez confirmado el Nº de Movimiento, seleccionamos el concepto “Extracción Fondos”, colocamos la fecha de la misma y finalmente el importe extraído. Dicho efectivo será ingresado en la planilla de caja.

Una vez ingresado el importe en efectivo hacemos click en “Terminar” y con eso se da por finalizada la extracción de fondos (notar que no se indica ningún numero de cheque para efectuar la extracción, ya que como el sistema no lleva la numeración de las chequeras no interesa registrar el cheque propio. Además es posible que dicha extracción se efectúe por cajero automático donde no es necesario emitir un cheque para realizar la extracción). Si en algún momento se desea borrar este movimiento, entonces lo llamaremos mediante su número (el 00002) y cuando nos muestre sus datos haremos click en “Borrar”. Como se trata de una extracción de fondos, el sistema eliminará el registro de la cuenta del banco, pero no actualizará la caja, de modo que emitirá una advertencia recordándonos que el ajuste de caja lo deberemos hacer manualmente. Un ejemplo más: para registrar algún débito que nos haga el banco, por ejemplo un “Mantenimiento de Cuenta” procedemos como se muestra en la siguiente pantalla:

Una vez ingresado el importe debitado por el Mantenimiento de Cuenta hacemos click en “Terminar” y con eso se dá por finalizado el ingreso del movimiento.

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Si queremos registrar el IVA que nos cobra el banco por las operaciones realizadas y que ese IVA sea tomado como crédito fiscal, entonces deberemos grabar el resumen de cuenta del banco como si fuera una factura de compra. Para esto conviene registrar al banco como un proveedor de modo de facilitar el ingreso de la factura. Pero el ingreso de la factura por el IVA no modifica la cuenta del banco, por lo tanto deberemos hacer un movimiento de bancos en forma separada de modo que el débito quede reflejado en la misma. 12.5- Estado de Cuenta Bancaria Este punto sirve para consultar el estado de una cuenta bancaria en base a los movimientos de banco ingresados mediante el punto anterior. Para esto el sistema solicita el Nº de Cuenta a analizar y a continuación el entorno de fechas de los movimientos a visualizar:

La primera fecha que propone el sistema es la fecha del saldo inicial del cuenta definido en el punto 12.1 pero esta la podemos modificar y analizar los movimientos a partir de otra fecha siempre y cuando ésta sea posterior a la del saldo inicial.

12.6- Planilla de Caja Diaria Esta opción permite emitir la planilla de caja de un determinado día para el depósito o local definido para el punto de venta en cuestión (ver 4.4.1). Puede ser el día de hoy o uno anterior. Para ello solicita que se ingrese la fecha de la planilla a emitir y si se quiere con arrastre de saldos o sin arrastre de saldos. Con arrastre de saldos significa que la planilla de caja arranca con un saldo inicial (que es el saldo final de la caja del día anterior) y a partir de ahí se procesan todos los movimientos del día, terminando la con un saldo final de caja. Sin arrastre de saldos significa que en la planilla de caja se mostrarán los movimientos del día pero sin tener en cuenta el saldo de inicio. Además se puede activar una casilla que permite incluir dentro de la planilla de caja un detalle de las ventas realizadas con tarjetas de crédito. Esto es al simple efecto del control de caja.

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Una vez indicado el día, depósito y cómo se tomará el saldo de inicio, se obtendrá un informe como el que sigue:

A modo de ejemplo, notar que existe un movimiento de caja Nº 000009 por el que se ingresa un cheque que será canjeado por efectivo. Entonces, el cheque se ingresa al sistema mediante el movimiento nº 000009 y el efectivo egresa mediante el movimiento nº 0000010. El concepto “Ingreso de Cheques x Canje” es un concepto definido por el usuario (mediante el punto 12.1) y que corresponde a un ingreso de dinero. El concepto “Salida Efectivo x Canje Cheque” es otro concepto definido por el usuario pero que corresponde a una salida de dinero. El saldo actual de esta caja es el expresando en Al hacer click en el botón “Terminar” el sistema nos preguntará si queremos cerrar ahora la caja.

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El cierre de caja consiste en determinar su saldo final (el indicado en la página anterior en rojo) y asignarlo como saldo de inicio de la caja del día posterior. Una vez hecho el cierre de caja no se deberían ingresar más movimientos en la caja de ese día, pero en la práctica a veces ocurre que por diversos motivos es necesario modificar una caja ya cerrada. En tal caso el sistema alertará que la caja fue cerrada y que una vez ingresado el movimiento se deberá volver a cerrar. Quiere decir que la misma caja puede ser cerrada varias veces.

Si la caja en la que se introduce un cambio corresponde a un día anterior al de hoy, entonces se deberá cerrar nuevamente esa caja y todas las de los días siguientes.

A veces, surge la duda de saber si la caja de un determinado día se cerró o no. Entonces para poder ver los cierres de caja de días anteriores podemos hacer click en el botón homónimo de la primera pantalla del programa de emisión de planilla de caja. Ahí nos mostrará los cierres de caja de los días de un entorno definido. Si la caja de un día no fue cerrada entonces no aparecerá en el informe. 12.7- Resumen de Ventas con Tarjetas de Crédito Esta opción nos permite obtener un reporte con el detalle de las ventas realizadas con tarjetas de crédito. Para ello solicita la tarjeta a procesar (o todas) y el entorno de fechas a analizar. A continuación mostrará un informe en el que se detalla el nombre de la tarjeta, la fecha de la venta, el Nº de Lote, el Nº de cupón, el Nº de factura, su importe y la cantidad de cuotas en la que se financió la venta. 12.8- Resumen de Movimientos por Concepto Esta opción nos permite obtener un listado en el que se agrupan todos los movimientos efectuados bajo un determinado concepto. Estos conceptos se refieren a los de caja y bancos, de modo que el sistema solicitará el entorno de fechas a procesar y de cuáles conceptos se desea el informe (si solamente se procesan los de caja o solamente los de banco), y de los del grupo elegido si se desean analizar todos o uno en particular. Además se pueden detallar todos los movimientos con su número, fecha, etc, o bien emitir un reporte con los totales de cada concepto. 12.9- Cierres “X” y “Z” para Controladores Fiscales Esta opción aparecerá habilitada en aquellas configuraciones en la que se haya informado que se posee un controlador fiscal. Sirve para imprimir por el controlador fiscal los cierres de “X” (cierre por cambio de cajero) y “Z” (cierre de jornada fiscal). La emisión del cierre “X” es opcional, en cambio es obligatorio emitir un cierre “Z” al final de cada día de trabajo. En algunos modelos de impresora fiscal Epson, si el último cierre “Z” emitido tiene más de 24 horas el controlador fiscal no dejará emitir ninguna factura hasta que se proceda a la emisión de la “Z” correspondiente. Se puede imprimir más de un cierre Z por día, pero este procedimiento acorta la vida útil de la memoria fiscal.

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Vinculación entre el Husky Gestión y el Husky Contabilidad Suponiendo que ya están instalados ambos programas en la misma PC, entonces los pasos para vincularlos son los siguientes: 1) Entrar a la contabilidad y crear una carpeta que contendrá los datos del ejercicio económico (ésto se hace desde la opción Configurar de la contabilidad). Recordar que el concepto de CARPETA en el Husky Contabilidad se refiere a que los datos de los distintos ejercicios económicos se almacenan en carpetas diferentes. 2) Definir el plan de cuentas (el sistema contable trae uno de ejemplo pero podemos crear uno propio). 3) Una vez definido el plan de cuentas, cerramos el sistema contable y entramos en el sistema de gestión. Ahí seleccionamos el módulo Herramientas, luego Configuración y finalmente click en el botón “Sist. Contable”. Lo primero que pide el sistema es que le digamos en cuál carpeta se instaló el Husky Contabilidad General:

Si todo fue instalado según los instaladores, seguramente la contabilidad estará en C:\\Husky Contabilidad General.

Si la contabilidad fue instalada en un ambiente de red, entonces este punto deberá hacerse desde cada una de las terminales en donde se desee tener vinculada la gestión comercial con la contabilidad. Tener en cuenta que aunque desde una terminal no se tenga previsto exportar asientos a la contabilidad, es probable que se ingresen facturas de compra. Recordar que durante el ingreso de una factura de compra el sistema nos va a solicitar que ingresemos las cuentas contables que se usarán para hacer el asiento, de modo que si en una terminal se van a ingresar compras, entonces tendremos que configurarla según lo explicado en este punto. En estos casos seguramente deberemos seleccionar Mi PC, luego Entorno de Red, a continuación la PC donde se instaló la contabilidad y finalmente buscar la carpeta Husky Contabilidad General. 4) Una vez definido el directorio (y eventualmente la PC de red) en la que se instaló la contabilidad, el sistema nos va a preguntar cuál es la carpeta de trabajo (la que creamos en el punto 1):

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En este ejemplo seleccionaríamos la carpeta llamada PRUEBA que registrará los asientos del ejercicio económico que empieza el 01/01/2006 y finaliza el 31/12/2006. Recordar que esta carpeta se creó desde el Husky Contabilidad General. Hasta acá lo único que se hizo fue informarle al Husky Gestión que está instalado el Husky Contabilidad General y la carpeta (o directorio) en que reside. Ahora hay que relacionar algunas cosas entre ambos sistemas. Comenzaremos por asociar los conceptos de caja y de bancos con las cuentas del plan de cuentas contable. Para ésto ingresamos al módulo de Caja y Bancos y de ahí seleccionamos la opción "Conceptos de Entrada y Salida". En esa pantalla, sobre la izquierda se muestran los conceptos de caja, y sobre la derecha los de banco. Se deberán seleccionar cada uno de los conceptos definidos por el usuario (no los de uso interno del sistema) y asignarle la cuenta contable correspondiente. Por ejemplo: Al concepto de caja “COMBUSTIBLES” debo relacionarlo con la cuenta correspondiente del plan de cuentas contable. Si vamos a la pantalla del plan de cuentas del Husky Contabilidad, y seguimos con el plan de cuentas de ejemplo que trae el sistema, veremos que “Combustibles” tiene el número de cuenta 411030:

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Entonces, para relacionar la cuenta “Combustibles” de la contabilidad con el concepto de caja también llamado “Combustibles” se usa la opción “Conceptos de Entrada y Salida” que está en el módulo de Caja y Bancos del software de Gestión Comercial:

Del mismo modo hay que relacionar los conceptos de banco con las cuentas del plan de cuentas. Finalmente hay que relacionar las cuentas bancarias con su correspondiente cuenta contable. Siguiendo con el plan de cuentas de ejemplo que tiene el Husky Contabilidad General vamos a relacionar la cuenta llamada Banco de Galicia con la cuenta bancaria correspondiente en el software de gestión. En el plan de cuentas del Husky Contabilidad aparecerá la cuenta 111200 como Banco de Galicia:

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A esta cuenta debo relacionarla con la correspondiente en el Husky Gestión Comercial, por lo tanto entro al módulo de Caja y Bancos, selecciono la opción “Maestro de Cuentas Bancarias” y selecciono la del Banco de Galicia (notar que el numero de cuenta bancaria puede ser cualquiera, ya que se trata de un código interno del sistema de gestión):

Con esta información el sistema está en condiciones de hacer los asientos resumen de caja y bancos. Pero, además de hacer estos asientos, el Husky Gestión puede hacer también los asientos resumen correspondientes a Ventas, Cobranzas, Compras y Pagos. Muchas de las cuentas que intervienen en estos 4 asientos serán solicitadas en el momento de generarlos, pero en el caso particular de las retenciones es necesario vincularlas de antemano.

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Entrando en el módulo Herramientas y luego seleccionando la opción “Maestro de Retenciones” podremos vincular cada retención con la correspondiente cuenta del plan de cuentas:

Notar que en el Husky Contabilidad General, la retención de ganancias es la 113040:

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Resumiendo: La interfase entre el Husky Gestión Comercial y el Husky Contable consiste en vincular los conceptos de caja y bancos, las cuentas bancarias y las retenciones con su cuenta contable correspondiente.

Facturas de Compra – Datos de la Imputación Contable: Cuando se ingrese una factura de compra desde el Husky Gestión Comercial, el sistema va a solicitar que se indique el Nº de Cuenta Contable a la que imputa dicha factura. Por ejemplo, si se está grabando una factura por compra de materias primas, entonces cuando el sistema de gestión solicite el Nº de Cuenta Contable deberé indicar el correspondiente a “Materias Primas” previamente definido en el Plan de Cuentas:

La pantalla en la que el Husky Gestión Comercial solicita el Nº de Cuenta Contable cuando se ingresa una factura de compra es la siguiente:

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Notar que el sistema solicita las cuentas correspondientes a Conceptos Gravados, No Gravados y de Otros Impuestos. En la factura de compra de este ejemplo solamente vinieron conceptos gravados y que corresponden a Materias Primas. Esta cuenta 114010 es la que el sistema usará para hacer el asiento resumen de compras. Importante: Muchas veces se comparan los totales del libro de IVA compras con los del asiento resumen de compras de un determinado mes. A veces estos totales pueden diferir dado que en el libro de IVA compras pueden imputarse comprobantes cuya fecha no coincida con el mes que se está procesando (caso de la factura que se recibe luego de haber cerrado el IVA del mes anterior).

Entonces, en el libro de IVA compras pueden aparecer facturas con fecha distinta al mes procesado, mientras que en el asiento resumen de compras el sistema procesó las facturas teniendo en cuenta su fecha de emisión. Generación de los Asientos Resumen Para que el Husky Gestión Comercial grabe en el Contabilidad General los asientos resumen tenemos que ingresar en el módulo Herramientas y luego en la opción “Exportar Asientos”. Ahí se presentará un menú que permite seleccionar los tipos de asiento resumen que se desean hacer.

Por ejemplo, si se desea hacer el asiento resumen de Ventas y Cobranzas aparecerá una pantalla donde se solicita la carpeta contable donde se grabará el asiento, la fecha del mismo, el entorno de fechas de los comprobantes a procesar (facturas, notas de crédito/débito y recibos) y los números de las cuentas contables que intervienen en el asiento. Con esta información el sistema grabará dos asientos: uno por ventas y otro por cobranzas. Dichos asientos se grabarán en la carpeta contable indicada y con la fecha asignada. La estructura de los asientos resumen está detallada en el manual de uso del sistema contable en el

punto 4. Una vez grabados, es posible ver y modificar estos dos asientos entrando al sistema contable y tratándolos como asientos comunes (en realidad lo son), de modo que si se advierte que el asiento está mal hecho se puede borrar, corregir el error, y volver a exportar desde el software de gestión.