manual instructivo de microsoft office ii excel etc

Capítulo 2, Herramientas de PowerPoint, Excel Y Outlook

Cristopher Manuel Luna León

Cristopher Manuel Luna LeónAdministración de Empresas Turísticas

Manual instructivo de Microsoft Office. 2011

Herramientas Básicas De PowerPoint

WordArt: es una herramienta muy útil dentro de PowerPoint ya que nos permite insertar un texto de manera más llamativa, lo que ayuda a captar la atención del receptor de la información expuesta y crear una presentación más dinámica.

Pasos para insertar WordArt:

1. Se va a la pestaña insertar2. Sección Texto3. Y se da clic en el símbolo de WordArt

.

4. Al dar clic en este icono se despliega un menú que te permite seleccionar el estilo del texto a introducir.

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5. Una vez seleccionado el estilo que más se relaciones con sus necesidades o gustos, aparecerá en las diapositivas un campo donde introducir el texto.

6. Y por último se introduce el texto deseado y se coloca en el lugar deseado dentro de la diapositiva.

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Imágenes: esta herramienta de PowerPoint es muy útil ya que nos permite crear diapositivas más llamativas, más entendibles, lo que nos permite que el receptor entienda y se relacione con el tema.

Pasos para insertar una imagen:

1. Se va a la pestaña insertar2. Sección imágenes3. Y se da clic en el botón de imagen.

4. Al dar clic en esta opción se despliega una ventana de explorador la que te permitirá buscar la imagen, dentro de tus archivos, que desees insertar.

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5. Una vez encontrada y seleccionada la imagen a insertar se da clic en el botón de abrir.

6. La imagen aparecerá en la diapositiva.7. Lo único que falta es reposicionarla en el lugar deseado dentro de la diapositiva y

reajustar el tamaño con forme a sus requerimientos.

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Formas: esa función nos permite inserta pequeñas imágenes que nos permite destacar algún texto, o simplemente crear una diapositiva más llamativa.

Pasos para insertar una Forma:

1. Se va a la pestaña de insertar 2. Sección ilustraciones3. Y se da clic en el botón de formas

4. Una vez hecho clic aparecerá un menú que te permite elegir la forma que desees insertar.

5. Una vez seleccionada, haz clic sobre esta y aparecerá como cursor una pequeña cruz, la que nos permite dibujar la forma dentro de la diapositiva.

6. Se hace clic dentro de la diapositiva en el área que se desea insertar la forma y el cursor se arrastra y aparecerá la forma.

7. También nos da la opción, de modificar el relleno, el color, el contorno, entre otras,

dentro de la pestaña activa (la cual e activa al dar clic sobre la forma.

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Graficas: esta Herramienta de PowerPoint nos permite dar a conocer información numérica de una manera más entendible, lo que permite que el receptor entender mejor este tipo de información.

Pasos para insertar un gráfico:

1. Se selecciona la pestaña insertar 2. Sección ilustraciones 3. Y se da clic sobre el botón de gráfico.

4. Al dar clic aparecerá un menú de dialogo en el que se te pedirá que elegir un tipo de gráfico.

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5. Una vez elegido el tipo de gráfico que desee selecciónelo y de clic en aceptar, aparecerá una nueva ventana, de tipo “Hoja de Cálculo” de Excel en la que llenara una tabla con los datos que desee que incluya el gráfico.

6. Una vez llenado la tabla el gráfico estará listo en la diapositiva.

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Tablas: esta Herramienta nos permite expresar de una manera más sencilla datos numéricos.

Pasos para insertar una tabla:

1. S va a la pestaña insertar2. Sección tablas3. Y se da clic en el botón de tablas

4. Una vez dado clic aparecerá un menú en el que seleccionara el número de filas y columnas deseadas.

5. Una vez que haya seleccionado el número columnas y filas de clic en la celda en la que estas se crucen, y la tabla aparecerá en la diapositiva lista para ser llenada con los datos que desee.

6. Aquí solo tiene que llenar con los datos deseados

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Fondo de diapositiva: esta herramienta nos permite que las diapositivas a exponer sean de mayor agrado a la vista y atráiganla atención del receptor.

Pasos para insertar el fondo:

1. Se va a la pestaña diseño2. Sección temas3. Y ahí aparecen los diferentes temas predeterminados.4. Seleccione un tema y este se aplicara a todas las diapositivas

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Fórmulas de Excel

Formulas: esta herramienta de Excel no facilita la obtención de datos dentro de las Hojas de Cálculo, ya que estas son una forma simple y sintetizada de varias operaciones que hay que realizar para llegar a esto.

Función en Español Función en Ingles DescripciónSuma Sum Permite sumar las

cantidades de una seria de celdas

Producto Product Obtiene el resultado de la multiplicación de una serie de celdas

Promedio Average Obtiene el promedio de un aserie de celdas

Hoy Today Nos da a conocer la fecha que se presenta el día de la consulta en el sistema

Dia Day Nos da a conocer el día por separado en una fecha introducida anteriormente

Mes Month Nos da a conocer el mes por separado de una fecha introducida

Año Year Nos da a conocer el año de una fecha introducida

Concatenar Concatenate Permite unir elementos de texto en una sola celda

Si If Permite obtener un resultado por medio de un operación lógica de verdadero o falso

Sumar.si Sumif Nos permite sumar los valores de celdas si estos cumplen con una condición

Contar Count Cuenta el número de celdas que contienen números dentro de un grupo de celdas

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seleccionadasContara Counta Cuenta el número de

celdas que tienen contenido dentro de un rango o grupo e celdas

Y And Nos permite conocer si todos los valores dentro de un grupo resultan ser verdaderos con forme a una condición lógica

O Or Nos permite conocer si alguno de los valor dentro de un grupo de celdas son verdaderos con forme a un valor lógico

Redondear Round Nos permite redondear números con valor o compuestos con decimales al número de decimales deseados

Redondear.mas Roundup Redondea los valores decimales no importa el valor numérico a su superior inmediato

Redondear.menos Rounddown Redondea valor decimal sin importar la cantidad o el valor numérico a su inferior inmediato

Db Db Nos permite conocer la depreciación de un objeto con forme a los valores que le hemos dado

Buscar vlookup Nos permite buscar el valor de una celda dentro de un rango o grupo de celdas

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Herramientas de Outlook Carpetas: esta herramienta nos permite mantener una mejor organización de nuestros correos entrantes, salientes, etc.

Pasos para crear una carpeta:

1. Localízate en el menú principal

2. Ubicar la sección de tu cuenta

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3. Una vez aquí realizar un clic derecho sobre la opción Inbox o bandeja de entrada.4. Aparecerá un menú, realizar clic en la opción crear carpeta.

5. aparecerá la nueva y podrás nombrarla ahí mismo. Y ya has creado una carpeta

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Firmas: esta herramienta nos permite insertar automáticamente nuestra información de contacto a cada correo que se envié sin la necesidad re repetir el procedimiento.

Pasos para crear Firmas:

1. para crear la firma de tu correo se busca el botón “opciones” ubicado en la parte superior derecha.

2. una vez dado clic sobre este aparecerá un menú que mostrar varias opciones, y una llamada “mostrar todas las opciones”

3. ya dado el clic mostrará otra página en la que se presentas más opciones administrativas de la cuenta.

4. Aquí nos vamos a la sección configuración .

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5. En el lado derecho de la página aparecerá directamente la opción de insertar un afirma y un cuadro de texto donde poner el contenido de la firma.

6. Ahí se pone el contenido de la firma y se habilita la casilla de “incluir automáticamente mi firma…” y se guarda la configuración dando clic en el botón interior derecho que con el lema de guardar.

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Reglas: esta opción nos permite crear una nueva forma de organización del correo, nos permite enviar los corres recibidos de diferentes usuarios a una misma carpeta. Con forme a los procesos lógicos de su elección.

Pasos para crear una regla

1. Ir al igual que el procedimiento anterior a la ventana de “ver todas las opciones”

2. Localizar la sección organizar correo electrónico

3. Una vez dado clic en el lado derecho aparecerá directamente la opción de crea regla.

4. Y aparecerán las reglas existentes y la opción de crear una nueva regla.

5. Al dar clic en la flecha de nuevo aparecen las opciones

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6. Ahí dar clic sobre la opción crea nueva regla para correo entrante.7. Se abrirá una nueva ventana

8. Se llenara con forme a los criterios con los que quiere que se organice el correo y se guarde la regla.

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Grupos: esta opción nos permite crear un grupo de contactos a los cuales es conveniente organizar ya que nos permite enviar un mismo correo a todos los integrantes del grupo sin tener que poner cada una de sus cuentas.

Pasos para crear un grupo:.

1. Desde la página de inicio de inicio buscar y seleccionar la opción contactos

2. Una vez en la ventana de contactos seleccionar la flecha de la opción “nuevo”

3. Se desplegara un menú, en que aparece la opción “grupo”

4. Aparecerá una nueva ventana en la que se llenara con el nombre del Grupo y la lista de contactos que se llenara una única vez, o se podrá modificar en el futuro al agregar o quitar contactos de la lista.

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5. Por último guarda el grupo dando clic en la opción guardar.

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