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MANUAL DEL USUARIO MILENIUMMANUAL DEL USUARIO MILENIUMMANUAL DEL USUARIO MILENIUMMANUAL DEL USUARIO MILENIUM ENTERPRISEENTERPRISEENTERPRISEENTERPRISE

Este producto es propiedad intelectual de Intelligent BusinessIntelligent BusinessIntelligent BusinessIntelligent Business, por lo cual es prohibida su

reproducción sin reconocer los derechos de autor.

Este documento es un compendio de las normas y pasos lógicos que se deben seguir para

garantizar que el proceso de aprendizaje del programa MILENIUM ENTERPRISE sea satisfactorio.

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CONTENIDOCONTENIDOCONTENIDOCONTENIDO

MANUAL DEL USUARIO MILENIUM ENTERPRISEMANUAL DEL USUARIO MILENIUM ENTERPRISEMANUAL DEL USUARIO MILENIUM ENTERPRISEMANUAL DEL USUARIO MILENIUM ENTERPRISE ________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 1111

MANUAL DEL USUARIO MILMANUAL DEL USUARIO MILMANUAL DEL USUARIO MILMANUAL DEL USUARIO MILENIUMENIUMENIUMENIUM ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3333

Cómo comenzar a trabajar con el programa MILENIUM? Cómo comenzar a trabajar con el programa MILENIUM? Cómo comenzar a trabajar con el programa MILENIUM? Cómo comenzar a trabajar con el programa MILENIUM? ____________________________________________________________________________________________ 3333

GENERALIDADESGENERALIDADESGENERALIDADESGENERALIDADES ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5555

MILENIUM CONFIGURACIÓNMILENIUM CONFIGURACIÓNMILENIUM CONFIGURACIÓNMILENIUM CONFIGURACIÓN ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 8888

MILENIUM COMPRAMILENIUM COMPRAMILENIUM COMPRAMILENIUM COMPRASSSS ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 37373737

MILENIUM INVENTARIOMILENIUM INVENTARIOMILENIUM INVENTARIOMILENIUM INVENTARIO ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 50505050

MILENIUM CUENTAS POR PAGARMILENIUM CUENTAS POR PAGARMILENIUM CUENTAS POR PAGARMILENIUM CUENTAS POR PAGAR ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 57575757

MILENIUM VENTASMILENIUM VENTASMILENIUM VENTASMILENIUM VENTAS ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 68686868

MILENIUM CUENTAS POR COBRARMILENIUM CUENTAS POR COBRARMILENIUM CUENTAS POR COBRARMILENIUM CUENTAS POR COBRAR ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 82828282

MILENIUM TESORERIAMILENIUM TESORERIAMILENIUM TESORERIAMILENIUM TESORERIA________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 91919191

MILENIUM CONTABILIDADMILENIUM CONTABILIDADMILENIUM CONTABILIDADMILENIUM CONTABILIDAD ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 95959595

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MANUAL DEL USUARIO MILENIUMMANUAL DEL USUARIO MILENIUMMANUAL DEL USUARIO MILENIUMMANUAL DEL USUARIO MILENIUM

Cómo comenzar a trabajar con el programa MILENIUM?Cómo comenzar a trabajar con el programa MILENIUM?Cómo comenzar a trabajar con el programa MILENIUM?Cómo comenzar a trabajar con el programa MILENIUM?

Haga doble clic en el icono de acceso directo a MILENIUM, éste se encuentra en el escritorio de su

PC.

Aparecerá una ventana donde usted seleccionará la base de datos en la cual va a trabajar. Cuando

esté listo haga clic en el botón continuar.

En esta nueva pantalla seleccione su nombre de usuario y digite su clave secreta. Cuando esté todo

listo oprima el botón aceptar o la tecla enter.

Felicitaciones!! Acabas de Ingresar al sistema...

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Cómo crear una nueva empresa?Cómo crear una nueva empresa?Cómo crear una nueva empresa?Cómo crear una nueva empresa?

Por defecto, cuando se instala el programa MILENIUM, trae creada una empresa (con datos

mínimos), lista para ser utilizada. Si piensas luego crear una nueva empresa, debes hacer una copia

de la base de datos vacía antes de comenzar a utilizarla. Debes saber cómo se llama la base de datos

que fue asignada a tu empresa (el proveedor te lo dirá), y en qué dirección se encuentra ésta. Por

ejemplo, si tu empresa se llama Demostremos Ltda., lo más probable es que la base de datos se

denomine demos o algo así.

Debes copiar la base de datos en las direcciones que desees y cuantas veces necesites crear una nueva

empresa. Por ejemplo: crearé dos empresas. La empresa demos ha sido creada por defecto en la

dirección C:\DEMOS\demos.gdb, hago una copia de este archivo a la dirección

C:\nuevasBD\demos.gdb , y ya sé que este archivo es el que me crea las nuevas empresas cada vez

que lo necesite.

La empresa Demostremos Ltda. Tiene su base de datos en C:\DEMOS\demos.gdb. La empresa ABC

puede tener su base de datos en la dirección C:\ABC\demos.gdb y la empresa XYZ en

C:\XYZ\demos.gdb (copiada de la dirección C:\nuevasBD\demos.gdb). Siga los pasos de Cómo

comenzar a trabajar con el programa MILENIUM.

Ahora si, Manos a la obra!!

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GENERALIDADESGENERALIDADESGENERALIDADESGENERALIDADES

BotónBotónBotónBotón NuevoNuevoNuevoNuevo

Crear un Nuevo registro

BotónBotónBotónBotón EditarEditarEditarEditar

Modificar un registro existente

BotónBotónBotónBotón EliminarEliminarEliminarEliminar

Borrar un registro existente

BotónBotónBotónBotón cambiar a cambiar a cambiar a cambiar a MayúsculasMayúsculasMayúsculasMayúsculas

Cambiar a Mayúsculas las letras en una descripción

BotónBotónBotónBotón refrescarrefrescarrefrescarrefrescar

Mostrar de inmediato la actualización reciente

BotónBotónBotónBotón Expandir Expandir Expandir Expandir árbolárbolárbolárbol

Mostrar el contenido del nodo, si este posee

BotónBotónBotónBotón Comprimir Comprimir Comprimir Comprimir árbolárbolárbolárbol

Ocultar o contraer el contenido del nodo, si este posee

BotónBotónBotónBotón ImprimirImprimirImprimirImprimir

Sirve como su nombre lo indica para imprimir los

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BotónBotónBotónBotón SalirSalirSalirSalir

Abandonar la pantalla o el módulo, dependiendo del contexto

BotónBotónBotónBotón BuscarBuscarBuscarBuscar

Buscar un registro, dependiendo del contexto

BotónBotónBotónBotón ClonarClonarClonarClonar

Crear un documento igual al actual, con diferente número y habilitado para ser modificado

BotónBotónBotónBotón Exportar datosExportar datosExportar datosExportar datos

Mandar datos a un archivo

BotónBotónBotónBotón AutorizarAutorizarAutorizarAutorizar

Dejar que un documento siga su curso normal al siguiente paso del proceso al que pertenece

BotónBotónBotónBotón Desautorizar Desautorizar Desautorizar Desautorizar

Dejar el documento habilitado para ser objeto de autorización

BotónBotónBotónBotón CerrarCerrarCerrarCerrar

No permitir que un documento pueda ser objeto de modificaciones

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BotónBotónBotónBotón AbrirAbrirAbrirAbrir

Dejar el documento habilitado para ser objeto de modificaciones

BotónBotónBotónBotón AuditarAuditarAuditarAuditar

Marcar el documento como revisado

BotónBotónBotónBotón DesauditarDesauditarDesauditarDesauditar

Dejar el documento habilitado para ser objeto de auditoria

BotónBotónBotónBotón AnularAnularAnularAnular

Permite dejar inhabilitado el documento, dejando el rastro de que existió, pero no afectara a

consultas e informes oficiales

BotónBotónBotónBotón AdjuntarAdjuntarAdjuntarAdjuntar

Permite asociar archivos al documento

Borrar un registroBorrar un registroBorrar un registroBorrar un registro

Permite Borrar un registro en la rejilla actual

Botón NavegaBotón NavegaBotón NavegaBotón Navegarrrr

Permite navegar por el documento seleccionado

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MILENIUM MILENIUM MILENIUM MILENIUM CONFIGURACIÓCONFIGURACIÓCONFIGURACIÓCONFIGURACIÓNNNN

Este manual le presenta el módulo MILENIUM CONFIGURACIÓN que le

permitirá poner manos a la obra rápidamente. Aquí aprenderá a configurar el

sistema de acuerdo con las necesidades de su empresa para el correcto

funcionamiento del programa MILENIUM. Con este manual aprenderá el

manejo de las opciones más comunes y encontrará sugerencias.

Figura 1.Figura 1.Figura 1.Figura 1.

ContenidoContenidoContenidoContenido

� Iniciar MILENIUM CONFIGURACION

� Parametrización

� Empresa

� Compras

� Ventas

� Cuentas por Cobrar

� Cuentas por Pagar

� Seguridad

� Utilidades

� Ventana

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1. 1. 1. 1. INICIAR MILENIUM INICIAR MILENIUM INICIAR MILENIUM INICIAR MILENIUM CONFIGURACIÓCONFIGURACIÓCONFIGURACIÓCONFIGURACIÓNNNN

Para iniciar el módulo debe hacer clic en el la palabra CONFIGURACIÓN que se encuentra en las

opciones, así como se muestra en la figura 1. Listo acaba de iniciar MILENIUM

CONFIGURACIÓN.

1.11.11.11.1 PARAMERTIZACIÓNPARAMERTIZACIÓNPARAMERTIZACIÓNPARAMERTIZACIÓN

En este menú podrá encontrar las opciones que le permitirán crear, modificar o borrar bodegas,

motivos de anulación, Zonas, Márgenes, etc.…

1.1.11.1.11.1.11.1.1 Motivo de Motivo de Motivo de Motivo de anulaciónanulaciónanulaciónanulación

Listado de Motivos por el cual se anula un documento. Para este caso las casillas a llenar son muy

sencillas, un código identificador y una descripción, para lo cual la empresa debe tratar de crear un

standard que hará que el usuario pueda memorizarlo fácilmente y así agilizar el proceso de

introducción de datos al sistema. La siguiente imagen muestra la pantalla que aparecerá al

seleccionar esta opción (lo mismo ocurrirá con todas las opciones pantalla de captura de datos

recibe el código y la descripción de un listado, ejemplo: medio de entrega, medio de contacto,

etc...)

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En la figura anterior (para entendimiento en este manual la llamaremos Previa) aparece el listado

de los códigos con su descripción, ya digitados.

Para crear uno Nuevo, se hace clic en el primer ícono , lo cual hará que aparezca la siguiente

pantalla (ver la siguiente figura). Se deben digitar los datos en las casillas y luego hacer clic en el

botón guardar para que el sistema tome los datos digitados (el botón guardar estará

deshabilitado hasta que el usuario comienza a escribir)

Para editar o modificar un motivo existente, se procede de la siguiente manera, en la pantalla

Previa se selecciona con clic en el código del motivo que se modificara (el sistema sombreará el

seleccionado), y luego se deberá hacer clic en el botón editar . . . . Otro modo de editar que

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resulta mas sencillo es hacer la selección en la pantalla previa dándole doble clic y el sistema sabrá

que el usuario va a editar, sin utilizar el botón.

Hacer los cambios deseados y luego hacer clic en el botón guardar para que el sistema tome

los datos digitados (el botón guardar estará deshabilitado hasta que el usuario comienza a escribir).

Nota: Los códigos no se pueden modificar.

Para eliminar alguno de los motivos ya digitados, se debe hacer desde la pantalla previa, ubicándose

con clic en el código que se desea eliminar y posteriormente haciendo clic en el botón . . . . (Si el

motivo ya ha sido utilizado o asignado en otra pantalla del sistema no lo podrá borrar, sin antes

borrar el enlace. Ej.: si en la factura el motivo ya ha sido seleccionado en algún momento y esta

factura ya ha quedado guardada, deberá borrar la factura para poder borrar el motivo)

1.1.21.1.21.1.21.1.2 Motivo de Motivo de Motivo de Motivo de devolucióndevolucióndevolucióndevolución

Listado de Motivos por el cual se devuelve un ítem facturado.

Proceder del mismo modo que en el punto 1.1.1

1.1.31.1.31.1.31.1.3 Medio de ContactoMedio de ContactoMedio de ContactoMedio de Contacto

Listado de Medios por los cuales un cliente conoce de la empresa.

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1.1.41.1.41.1.41.1.4 Medio de EntregaMedio de EntregaMedio de EntregaMedio de Entrega

Listado de los posibles Medios por los cuales se entregara la mercancía a cada cliente. Proceder del

mismo modo que en el punto 1.1.1

1.1.51.1.51.1.51.1.5 TérminoTérminoTérminoTérmino de de de de NegociaciónNegociaciónNegociaciónNegociación

Listado de los términos de negociación que se usan en el momento de una exportación. Proceder

del mismo modo que en el punto 1.1.1

1.1.61.1.61.1.61.1.6 UbicaciónUbicaciónUbicaciónUbicación geográgeográgeográgeográficaficaficafica

Listado de Sitios geográficos, como ciudades, departamentos, países, etc. La siguiente figura

muestra la estructura con que se crean las ubicaciones geográficas, esto con el objetivo de sacar

informes agrupados por niveles geográficos, para el caso de Colombia, por departamento o por

ciudades.

Cuando ingreso a esta opción me encuentro con una nueva pantalla Previa, cuya finalidad es

mostrar como van quedando anidados, en este caso, las ubicaciones geográficas con sus

subdivisiones.

Los botones Nuevo, Editar, Eliminar y Cambio a Mayúsculas funcionan igual en todo lugar de la

aplicación.

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Como podemos ver aparecen los botones refrescar (después de guardar una ubicación, para verla en

el árbol sin salirse de la pantalla), expandir árbol (mostrar el contenido del nodo o ubicación

geográfica, si este posee), comprimir árbol (ocultar el contenido del nodo o ubicación geográfica,

si este posee) .

Para refrescar el árbol, basta con dar clic en el botón. Para expandir el árbol se tienen dos opciones

lo mismo que para comprimirlo; si lo que se quiere es expandir o comprimir todo un nivel y a la

vez todos sus subniveles, se marca la ubicación y se da clic en el botón deseado; si lo que se quiere

es solo expandir o comprimir una ubicación a un solo nivel, se ubica el nodo y se hace clic en + o -

(al lado izquierdo del nodo) según la necesidad

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La pantalla que me permite crear un Nuevo nodo (ubicación geográfica para este caso) o editar

funciona igual que la del punto 1.1.1, excepto porque en el último nivel pide la zona horaria.

Nota: La zona horaria se pide para que posteriormente, el usuario, en caso de que por ejemplo

necesitara hacer una llamada a un cliente o proveedor de una zona horaria diferente a la local,

pueda saber que horas es en ese lugar y le ayude a deducir si en ese lugar son horas de oficina o no.

1.1.71.1.71.1.71.1.7 Actividad Actividad Actividad Actividad económicaeconómicaeconómicaeconómica

Listado de la Actividad Económica desarrollada por un tercero. Proceder del mismo modo que en

el punto 1.1.1

1.1.81.1.81.1.81.1.8 ZonasZonasZonasZonas

Listado de las zonas por las cuales la empresa clasifica o ubica a sus clientes. Proceder del mismo

modo que en el punto 1.1.6

1.1.91.1.91.1.91.1.9 DestinoDestinoDestinoDestino

Esta opción se utiliza cuando las empresas necesitan mayor información que no se puede obtener

por medio del plan de cuentas, es decir, me permite ver la información del movimiento en una

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forma más detallada que lo que muestra una cuenta contable, por medio de registros agrupados

por cada Destino. Ejemplo flujo de caja. Proceder del mismo modo que en el punto 1.1.6

1.1.101.1.101.1.101.1.10 ImportacionesImportacionesImportacionesImportaciones

Listado de cada importación hecha por la empresa, que se codifica para luego agrupar las

transacciones que la involucran. Proceder del mismo modo que en el punto 1.1.1, solo que pide

unos nuevos datos como son el proveedor , el valor y el No. de factura de compra

1.1.111.1.111.1.111.1.11 Dependencias Dependencias Dependencias Dependencias

Listado de posibles dependencias, departamentos o áreas de trabajo en que se encuentra laborando

el contacto que relaciona a la empresa con un cliente. . Proceder del mismo modo que en el punto

1.1.1

1.1.121.1.121.1.121.1.12 Calidad de ContribuyenteCalidad de ContribuyenteCalidad de ContribuyenteCalidad de Contribuyente

Listado de los tipos de contribuyentes según clasificación oficial, ejemplo Gran contribuyente.


1.1.131.1.131.1.131.1.13 Calidad de Agente retenedorCalidad de Agente retenedorCalidad de Agente retenedorCalidad de Agente retenedor

Definición del comportamiento de un tercero con respecto al cálculo del impuesto de retención y

a la calidad de la empresa y viceversa.

Para llenar este listado es necesario saber cual es el efecto de realizar una transacción con un

tercero (en su posición de Cliente o Proveedor), dependiendo de si es agente retenedor o no

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1.1.141.1.141.1.141.1.14 MonedaMonedaMonedaMoneda

1.1.14.11.1.14.11.1.14.11.1.14.1 MonedaMonedaMonedaMoneda

Listado de Monedas con las que negocia la empresa. Proceder del mismo modo que en el punto

1.1.1

1.1.14.21.1.14.21.1.14.21.1.14.2 Tasa Representativa del MercadoTasa Representativa del MercadoTasa Representativa del MercadoTasa Representativa del Mercado

Esta opción permite registrar diariamente la tasa representativa del Mercado para cada moneda.

Se debe seleccionar o digitar la fecha del día a actualizar, seleccionar la moneda y digitar y valor, y

clic en el botón guardar

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1.1.151.1.151.1.151.1.15 Plan Plan Plan Plan ÚnicoÚnicoÚnicoÚnico de Cuentas de Cuentas de Cuentas de Cuentas

Listado de Cuentas Contables, este se debe configurar con ayuda del contador de la empresa, quien

definirá a partir de los parámetros que el sistema pide, el comportamiento de cada cuenta y que a la

vez se reflejara en los informes contables

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En el menú principal, la ruta Parametrización/Plan Único de cuentas, le dará la posibilidad de

acceder a esta pantalla.

Proceso de creación de cuentas contables:

� Hacer clic en el botón Nuevo

� Se abre una nueva ventana. Digite en el nivel de auxiliar, el código de la cuenta contable y

automáticamente el programa realizará la clasificación correspondiente en el PUC. Lo mismo

para crear a nivel de subcuenta.

� Digite la descripción de la subcuenta o auxiliar.

� Si es a nivel de auxiliar se deben seleccionar los aspectos característicos que se encuentran en la

carpeta de la parte inferior de la pantalla

� Hacer clic en el botón guardar.

� Si desea ingresar una cuenta nueva hacer clic en el botón nuevo.

� Si no desea guardar los cambios hechos intente salir y a la pregunta Desea salir sin guardar los

cambios? Diga Si o Yes

Proceso de borrado de cuentas:

� En la pantalla previa, seleccione la cuenta auxiliar a borrar y haga clic en el botón borrar

� Si tiene no tiene transacciones muestra un mensaje de confirmación

� De lo contrario la cuenta es borrada.

Proceso de edición de cuentas:

� En la pantalla previa de Plan Único de cuentas, seleccione la cuenta auxiliar a editar

� Pasara a la pantalla de datos de la cuenta

� Haga los cambios requeridos en las descripciones y/o en los aspectos característicos

� Haga clic en guardar si desea guardar los cambios, de lo contrario salga sin guardar (intentando

salir y respondiendo a la pregunta ¿Desea salir sin guardar los cambios? Yes si los va a guardar y

No si decide lo opuesto).

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1.1.161.1.161.1.161.1.16 Impuestos y RetencionesImpuestos y RetencionesImpuestos y RetencionesImpuestos y Retenciones

Listado de Impuestos que rigen el comercio en la actualidad y que aplican al tipo de negocio de la

empresa

En el menú principal, la ruta Parametrización\Impuestos le dará la posibilidad de acceder a la

pantalla donde podrá crear los diferentes impuestos Ej.: IVA, Reteica, Reteiva, etc.

Proceso de creación de impuestos:


� Escriba los datos que se piden en esta pantalla

� Haga clic en el botón grabar. En caso de que las cuentas del impuesto no existan debe crearlas

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Proceso de borrado de impuestos:

� Seleccione el impuesto a borrar, en la pantalla previa de impuestos.

� Cuando se haya ubicado en el impuesto a borrar, haga clic en el botón borrar

� Aparecerá un mensaje de confirmación

� Si el impuesto ya ha sido utilizado no se dejara borrar, lo mismo ocurrirá si no selecciona bien

el registro a eliminar

1.1.171.1.171.1.171.1.17 Formas de Pago (Venta y Compras)Formas de Pago (Venta y Compras)Formas de Pago (Venta y Compras)Formas de Pago (Venta y Compras)

Listado de las posibles formas de pago que pacta la empresa para negociar con un tercero. El

código y la descripción corresponden a la definición genérica de la forma de pago. Valor: Se

chequea o marca, si el valor de las cuotas NO deben ser calculadas por el sistema, sino digitados por

el usuario. Aplica en: Si selecciona FA, es porque la forma de pago va aplicada a las ventas, y CO si

va a aplicada a las compras. En la parte de detalle se discriminan las cuotas: Cuota: Numero

consecutivo de la cuota, Días: número de días en que se debe pagar (si el pago es de contado,

numero de días es igual a cero), Tasa: si la casilla de Valor no esta chequeada, se deben digitar los

porcentajes correspondientes a cada cuota y la suma total de porcentajes debe ser 100.

En el menú principal, la ruta Parametrización\Formas de Pago le dará la posibilidad de acceder a

esta pantalla. (Por Ej.: En mi empresa los clientes me pagan a crédito entonces, debo definir el

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número de cuotas en que se divide el crédito y cuál es el porcentaje por cada cuota. Nota: La suma

de los porcentajes debe ser igual al 100%. Si se tienen formas de pago diferentes y en la cual mi

empresa paga a sus proveedores debo agregarlas). Los tipos de pago en Cartera, se utilizan para

hacer referencia al material en que se recibe un pago (Por Ej.: cheque al día, cheques posfechados,

efectivo, consignaciones, tarjetas de crédito..)

Proceso de creación de Formas de Pago:

� Hacer clic en el botón Nuevo de la pantalla previa

� Aparece una nueva pantalla

� Escriba el código y la descripción de la forma de pago. Por Ej.: crédito a 30-60-90 días

� Señalar si es por valor o no, y a que proceso aplica

� Digite cada cuota con su respectivo porcentaje.

� Cuando haya terminado ésta forma de pago debe hacer clic en el botón grabar.

� En caso de haber algún equívoco mientras se digitaban las cuotas, usted puede ubicarse en el

registro y hacer clic en el botón borrar

� El botón nuevo, se utiliza para crear una nueva forma de pago

Proceso de borrado de formas de pago:

� En la pantalla previa, seleccione la forma de pago a borrar

� Haga clic en el botón borrar, y prosiga según el mensaje que aparezca

1.1.181.1.181.1.181.1.18 ÍtemsÍtemsÍtemsÍtems

Productos y servicios que ofrece la empresa

1.1.18.11.1.18.11.1.18.11.1.18.1 BodegasBodegasBodegasBodegas

Listado de Almacenes donde se agrupan los ítems de la empresa. Por lo general corresponde a los

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espacios físicos en los que la empresa almacena mercancía, pero a nivel del sistema se le puede dar

otro tratamiento como por ejemplo, bodega de mercancía en tránsito. Proceder del mismo modo

que el 1.1.1

1.1.18.21.1.18.21.1.18.21.1.18.2 Unidades de MedidaUnidades de MedidaUnidades de MedidaUnidades de Medida

Corresponde al listado de unidades de medida en que se compran o se venden los productos.

Ejemplo: metros, kilogramos, galón, etc.…Proceder del mismo modo que el 1.1.1

1.1.18.31.1.18.31.1.18.31.1.18.3 ConversiónConversiónConversiónConversión de Unidadesde Unidadesde Unidadesde Unidades

Aquí se define el factor de conversión entre las unidades de medida ya digitadas, esta opción aplica

cuando yo compro en unidades diferentes a las que vendo. Ejemplo, Compro cinta en metros,

pero la vendo en centímetros, entonces en esta opción se debe definir que un metro corresponde a

100 cm.

1.1.18.41.1.18.41.1.18.41.1.18.4 ClasificaciónClasificaciónClasificaciónClasificación

Listado de clasificación de los ítems, que me permite agrupar los productos o servicios de acuerdo a

características comunes, ejemplo: por línea, grupo, subgrupo, etc... Proceder de la misma manera

que 1.1.6

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1.1.18.51.1.18.51.1.18.51.1.18.5 MarcasMarcasMarcasMarcas

Listado de las Marcas de los productos que comercializa la empresa. Proceder de la misma manera

que en el punto 1.1.1

1.1.18.61.1.18.61.1.18.61.1.18.6 PosiPosiPosiPosiciones Arancelariasciones Arancelariasciones Arancelariasciones Arancelarias

Listado de posiciones arancelarias para el caso de las importaciones o exportaciones

Proceder de la misma manera que en el punto 1.1.1

1.1.18.71.1.18.71.1.18.71.1.18.7 MargenMargenMargenMargen

Corresponde al margen de utilidad en las ventas. Ayuda a calcular las listas de precios.


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1.1.18.81.1.18.81.1.18.81.1.18.8 UbicacionesUbicacionesUbicacionesUbicaciones

Corresponde a la ubicación de los ítems dentro de la bodega, góndola, estantería, etc.


1.1.18.91.1.18.91.1.18.91.1.18.9 Tipos de Tipos de Tipos de Tipos de ÍtemsÍtemsÍtemsÍtems

1.1.18.101.1.18.101.1.18.101.1.18.10 ÍtemsÍtemsÍtemsÍtems

En la pestaña General, aparecen las siguientes casillas:

Ítem: se debe digitar el código identificativo del ítem, es decir, este no se puede repetir para otro

ítem

Descripción: Nombre o descripción característica del ítem

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Descripción alterna: Descripción que se utilizara en caso de querer referirse al mismo ítem, pero

para algún caso puede llamarse o identificarse de otra manera

Código de barras: se refiere a la cadena de caracteres identificativa de un ítem, y que puede ser

utilizada para agilizar la digitación haciendo uso de una maquina lectora de dichos códigos.

Referencia: Otro modo de identificación del ítem

Tipo de ítem: Se selecciona de acuerdo a las cuentas configuradas en la creación de cada tipo de

ítem

Bodega: Bodega por defecto donde se encuentra el ítem. Es un campo a tener en cuenta en el

momento de una importación.

Ubicación: se refiere a que por defecto un ítem se encuentra ubicado dentro de la bodega o

almacén en una ubicación más especifica.

Facturable: Si se chequea, significa que este producto es para la venta

Serial: Si se chequea significa que este producto maneja seriales y que lo pedirá en el momento de la

compra y de la venta.

Impuesto: Exento, si esta chequeado es porque no se le calcula IVA, de lo contrario se selecciona.

Descuento: Cuando es diferente de cero le calcula el descuento en facturación, Descuento máximo,

se define el porcentaje de descuento máximo permitido para el ítem.

Clasificación: seleccionar la clasificación, de acuerdo al árbol creado con anterioridad

Unidad: Unidad de medida con que se manejara en el inventario.

Peso: valor informativo

Máximo-mínimo: Chequear si maneja máximos y mínimos

Costo predeterminado: se utiliza generalmente para inicializar el costo de los ítem de servicio

Observaciones: Para detallar algo a cerca del producto

En la pestaña de archivo adjunto, se escribe la descripción y se selecciona la ruta de un archivo

relacionado con el ítem, como por ejemplo: la ficha técnica, la foto, etc.…

� Nota:Nota:Nota:Nota:

Por favor, al asignar los códigos a cada ítem procure hacerlo de manera mnemotécnica, de este

modo el usuario del sistema los memorizará y se le facilitará el uso del sistema.

26

1.1.18.111.1.18.111.1.18.111.1.18.11 Kits de Kits de Kits de Kits de FacturaciónFacturaciónFacturaciónFacturación

Sirve para agrupar varios ítems en un solo código

1.1.191.1.191.1.191.1.19 Listas de PreciosListas de PreciosListas de PreciosListas de Precios

La lista de Precios se calcula de acuerdo al margen o el factor(%) seleccionado sobre el costo

promedio o una lista de precios existente

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1.1.201.1.201.1.201.1.20 TerceroTerceroTerceroTercero

Aquí se almacena independientemente la información de las diferentes personas jurídicas o

naturales que tengan relación con la empresa, ya sean clientes, empleados, proveedores, socios, etc.;

utilizando como código de identificación la Cédula o Nit esto nos facilitara sacar informes oficiales

con mayor seguridad.

En la primera pestaña se digita la información general de un tercero, pero cuando especifico el tipo

de tercero debo llenar las casillas que aparecen en cada carpeta correspondiente. La pestaña de

archivos adjuntos sirve para adjuntar documentos acerca de este tercero, por ejemplo: el certificado

de cámara y comercio, el estudio en central de riesgos, fotos, algún documento requerido por la

empresa para tener relación con el tercero, etc...

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En el menú principal, la ruta Parametrización/Terceros le dará la posibilidad de acceder a esta

pantalla.

Proceso de creación de terceros:


� Escriba los datos que se piden en esta pantalla

� Señale la clasificación del tercero (Cliente, proveedor, etc...)

� En caso de tener que digitar o seleccionar alguna información obligatoria, y usted no lo haya

hecho, el programa emitirá un mensaje que le ayudará a saberlo

� Haga clic en el botón grabar.

� Si por algún motivo no desea grabar intente salir y responda Yes a la pregunta ¿Desea salir sin

guardar los cambios?

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Proceso de borrado de terceros:

� En la pantalla previa de creación de Terceros, seleccione el tercero que desea borrar en la lista

� Cuando se haya ubicado en el tercero a borrar, haga clic en el botón borrar.

Proceso de edición de terceros:

� En la pantalla previa de de creación de terceros, seleccione el tercero que desea editar en la lista

� Haga clic en el botón editar o doble clic sobre el registro.

� Hacer las modificaciones pertinentes

� Si desea guardar los cambios hechos haga clic en Yes, de lo contrario haga clic en No, si se le

pregunta Desea salir sin guardar los cambios

1.1.211.1.211.1.211.1.21 ProyectosProyectosProyectosProyectos

Sirve para agrupar transacciones y luego sacar informes filtrados por este.

1.1.221.1.221.1.221.1.22 DocumentoDocumentoDocumentoDocumento

1.1.22.11.1.22.11.1.22.11.1.22.1 Tipos de DocumentosTipos de DocumentosTipos de DocumentosTipos de Documentos

Tipos de documentos que manejara el sistema, por ejemplo: la empresa maneja dos tipos de

facturas, entonces debe crear dos tipos de documentos de clase Factura. Esta opción también me

permite actualizar el consecutivo de cada documento

En el menú principal, la ruta Parametrización\Documentos le dará la posibilidad de acceder a esta

pantalla.

Proceso de creación o Modificación de Consecutivos de Documentos:

Para la Modificación:

30

� En la pantalla previa, ubíquese en el documento al cual desea cambiar el consecutivo u otro

dato

� Déle doble clic o oprima el botón editar

� Cambie el consecutivo y/o los datos que necesita

� Clic en Guardar

1.1.22.21.1.22.21.1.22.21.1.22.2 ConfiguraciónConfiguraciónConfiguraciónConfiguración de Reportde Reportde Reportde Reportes de Documentoses de Documentoses de Documentoses de Documentos

Esta opción permite asociarle a cada documento sus reportes, es decir, tiene la posibilidad de que

un mismo documento lo puede ver e imprimir de varios modos, partiendo de los datos digitados

en el.

1.1.22.31.1.22.31.1.22.31.1.22.3 Cierre de DocumentosCierre de DocumentosCierre de DocumentosCierre de Documentos

Consiste en hacer un cierre de documentos en el sentido de que no podrán ser modificados

posteriormente. Esto es útil por ejemplo, cuando una vez sacados informes oficiales, y luego se

quiera volver a sacar en cualquier fecha el mismo informe con los mismos parámetros, este siga

exactamente igual

1.1.231.1.231.1.231.1.23 Reportes definidos para consultasReportes definidos para consultasReportes definidos para consultasReportes definidos para consultas

Esta opción es muy útil, porque me permite asociar múltiples reportes a los documentos,

consultas, etc. El usuario tiene la posibilidad de crear sus propios reportes y asociarlos a la opción

deseada. Se selecciona el tipo de consulta (en que opción se saca el reporte) y la ruta, además

puede seleccionar cual de la lista es el informe predeterminado

1.1.241.1.241.1.241.1.24 AgrupaciónAgrupaciónAgrupaciónAgrupación de cuentasde cuentasde cuentasde cuentas

Esta opción se utiliza para facilitar la consulta de un grupo de cuentas, no explicito en el sistema.

1.1.251.1.251.1.251.1.25 Estados FinancierosEstados FinancierosEstados FinancierosEstados Financieros

31

Sirve para definir la estructura de un estado financiero clasificado

1.21.21.21.2 EmpresaEmpresaEmpresaEmpresa

1.2.11.2.11.2.11.2.1 OficinasOficinasOficinasOficinas

Esta opción sirve para definir a que oficina reporta o corresponde cada vendedor

1.2.21.2.21.2.21.2.2 Empresas y SucursalesEmpresas y SucursalesEmpresas y SucursalesEmpresas y Sucursales

Sirve para especificar o detallar la información a cerca de la empresa y sus sucursales

1.2.31.2.31.2.31.2.3 DirecciónDirecciónDirecciónDirección de de de de RecepciónRecepciónRecepciónRecepción de de de de mercancíamercancíamercancíamercancía

Aquí se ingresan los datos de las posibles direcciones donde la empresa recibe la mercancía.

1.31.31.31.3 ComprasComprasComprasCompras

Opciones especificas para el módulo de Compras

1.3.11.3.11.3.11.3.1 CargosCargosCargosCargos

Sirve para definir los Otros cargos que por defecto traerá una factura de compra. Por ejemplo:

fletes, gastos de importación, etc...

1.41.41.41.4 VentasVentasVentasVentas

Opciones especificas para el módulo de Ventas

32

1.4.11.4.11.4.11.4.1 Otros CargosOtros CargosOtros CargosOtros Cargos

Sirve para definir los Otros cargos que por defecto traerá una factura de venta. Por ejemplo: gastos

de envío, etc...

1.4.21.4.21.4.21.4.2 CotizacionesCotizacionesCotizacionesCotizaciones

1.4.2.11.4.2.11.4.2.11.4.2.1 Estado del negocioEstado del negocioEstado del negocioEstado del negocio

Se digitan todos los posibles estados de un negocio definidos por la empresa. Por ejemplo, no fue

seleccionada la cotización, esta en estudio, etc... Proceder como en el punto 1.1.1

1.4.2.21.4.2.21.4.2.21.4.2.2 Motivos de AplazamientoMotivos de AplazamientoMotivos de AplazamientoMotivos de Aplazamiento

Se ingresan los posibles motivos por los cuales se aplaza una cotización. Se Proceder como en el

punto 1.1.1

1.4.31.4.31.4.31.4.3 ContactosContactosContactosContactos

En esta opción se selecciona el tercero y se digita la información de la persona con quien se tiene el

contacto

1.4.41.4.41.4.41.4.4 DirecciónDirecciónDirecciónDirección de de de de EnvíoEnvíoEnvíoEnvío

Aquí se digitan las direcciones de envió de mercancía y envío de documentos

1.51.51.51.5 Cuentas por CobrarCuentas por CobrarCuentas por CobrarCuentas por Cobrar

Opciones especificas para el módulo de Cuentas por Cobrar

33

1.5.11.5.11.5.11.5.1 Conceptos ContablesConceptos ContablesConceptos ContablesConceptos Contables

Esta opción me permite predeterminar conceptos para utilizarlos en los documentos de cuentas

por cobrar

1.5.21.5.21.5.21.5.2 Rangos de CarteraRangos de CarteraRangos de CarteraRangos de Cartera

Esta opción me permite detallar las edades de la cartera

1.5.31.5.31.5.31.5.3 Tipo de PagoTipo de PagoTipo de PagoTipo de Pago

Aquí se define la manera como pago mis deudas, para que aparezcan predeterminadas en el recibo

de caja.

Proceso de creación de tipos de pago:

� Hacer clic en el botón Nuevo cuando es desde la pantalla previa

� Escriba le código y la descripción del tipo de pago. Por Ej.: cheque al día, cheque posfechado,

efectivo, etc...

� Haga clic en el botón grabar. En caso de que la cuenta del tipo de pago no exista debe crearla

Proceso de borrado de tipos de pago:

� Seleccione el tipo de pago en la pantalla previa.

� Cuando se haya ubicado en el tipo de pago a borrar, haga clic en el botón borrar

1.5.41.5.41.5.41.5.4 Estado deudaEstado deudaEstado deudaEstado deuda

Listado de los posibles estados de una deuda como por ejemplo, reportada a la central de riesgo,

incobrable, etc.…

34

1.61.61.61.6 Cuentas por PagarCuentas por PagarCuentas por PagarCuentas por Pagar

1.6.11.6.11.6.11.6.1 Bancos y CorporacionesBancos y CorporacionesBancos y CorporacionesBancos y Corporaciones

Listado de Bancos y Corporaciones (entidades financieras), en las que la empresa tiene cuenta.

En el menú principal, la ruta Cuentas Por Pagar/Bancos, le permitirá acceder a esta pantalla.

Proceso de creación de bancos:


� Escriba los datos del banco

� Haga clic en grabar. Si la cuenta contable no existe debe crearla para que la transacción termine

correctamente.

Proceso de borrado de bancos:

� Seleccione el banco a borrar

� Si no ha utilizado el banco para ninguna de sus transacciones muestra un mensaje de

confirmación

� Si elige la opción NO el proceso es abortado, de lo contrario el banco quedara borrado.

� Si ha utilizado el banco para alguna de sus transacciones en el sistema, aparecerá el mensaje de

no pudo ser borrado por que tiene transacciones involucradas

� Si sale un mensaje de El banco no pudo ser borrado, es probable que haya oprimido el botón

borrar sin haber seleccionado bien el registro. En este caso selecciónelo e inténtelo de nuevo

1.71.71.71.7 SeguridadSeguridadSeguridadSeguridad

1.7.11.7.11.7.11.7.1 Rolles de UsuarioRolles de UsuarioRolles de UsuarioRolles de Usuario

Un roll para el sistema es un código y una descripción que se le asocian unos permisos o privilegios

para trabajar en el sistema

35

1.7.21.7.21.7.21.7.2 AsignaciónAsignaciónAsignaciónAsignación de Opciones a rolles de usuariode Opciones a rolles de usuariode Opciones a rolles de usuariode Opciones a rolles de usuario

Aquí se le hace mantenimiento y actualización a los permisos asignados a cada roll

1.7.31.7.31.7.31.7.3 UsuariosUsuariosUsuariosUsuarios

Listado de usuarios que interactúan con el sistema, aquí se le asocia el roll para saber a qué opciones

puede acceder este usuario

1.81.81.81.8 Utilidades Utilidades Utilidades Utilidades

1.8.11.8.11.8.11.8.1 Cambio/Traslado de NitsCambio/Traslado de NitsCambio/Traslado de NitsCambio/Traslado de Nits

Para el caso en que se haya creado un código de tercero erróneo, o dos veces el mismo tercero con

diferente código, existe esta opción.

Me permite cambiar el código del tercero en todas las transacciones que se hayan hecho con el

código erróneo.

1.8.21.8.21.8.21.8.2 Cambio de Cambio de Cambio de Cambio de ÍtemsÍtemsÍtemsÍtems

Para el caso en que se haya creado un código de ítem erróneo, o dos veces el mismo ítem con

diferente código, existe esta opción.

Me permite cambiar el código del ítem en todas las transacciones que se hayan hecho con el código

erróneo.

1.8.31.8.31.8.31.8.3 Terceros por Zona HorariaTerceros por Zona HorariaTerceros por Zona HorariaTerceros por Zona Horaria

Me permite consultar que horas es en la ubicación del tercero

36

� Nota:Nota:Nota:Nota:

En las pantallas del programa MILENIUM CONFIGURACION encontrará la opción de borrar

registros previamente creados, el software permitirá borrar solo aquellos registros que no tengan

transacciones asociadas

VOLVER A VOLVER A VOLVER A VOLVER A LA LA LA LA TABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDO

37

MILENIUM COMPRASMILENIUM COMPRASMILENIUM COMPRASMILENIUM COMPRAS

Este manual le presenta el módulo MILENIUM COMPRAS que le

permitirá poner manos a la obra rápidamente. Aquí aprenderá todo lo que

contiene el programa sobre el manejo de Las Compras, es decir,

Requisiciones, Órdenes de Compra, Factura de Compra, Programación de

Compras, etc.

Figura 1Figura 1Figura 1Figura 1


� Iniciar MILENIUM COMPRAS

� Documentos

� Consultas

38

INICIAR MILENIUM COMPRASINICIAR MILENIUM COMPRASINICIAR MILENIUM COMPRASINICIAR MILENIUM COMPRAS

Para iniciar el módulo debe hacer clic en el la palabra COMPRAS que se encuentra en las opciones,

así como se muestra en la figura 1. Listo acaba de iniciar MILENIUM COMPRAS.

2.12.12.12.1 DocumentosDocumentosDocumentosDocumentos

A lo largo de ésta opción y en casi todo el programa, los códigos de cuentas, departamentos,

centros de costos, etc.; no tendrán que memorizarse puesto que se encuentran disponibles

haciendo doble clic en la casilla que lo requiere, o ubicándose en el extremo derecho de la casilla y

haciendo clic en el botoncito que aparece allí

2.1.12.1.12.1.12.1.1 RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición de Comprasde Comprasde Comprasde Compras

Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al

departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de

compra están generalmente impresa según las especificaciones de cada compañía, la mayor parte de

los formatos incluye:

- Número de requisición

- Fecha de requisición y fecha de entrega sugerida

- Persona que solicita

-Tercero cliente o funcionario para el cual se solicita

- Identificación Ítem

- Cantidad de artículos solicitados

- Unidad de Medida

- Costo unitario

- Proveedor sugerido

39

En el menú principal, la ruta Documentos/Requisición de Compra, le dará la posibilidad de acceder

a esta pantalla.

Proceso de creación:

� Seleccione o digite la fecha en que se hace la solicitud

� Seleccione el solicitante haciendo doble clic sobre la casilla correspondiente. De igual manera

seleccione el tercero cuando corresponda hacerlo. Así también La fecha de entrega sugerida, a

quien va dirigida la solicitud, etc.…

Pestaña Detalle

� Luego pasamos a las rejillas, en este caso la del detalle del documento, haga clic sobre la columna Ítem de

la rejilla.

� Seleccione el código del Ítem. Si recuerda dicho código digítelo, en caso de no recordarlo lo puede buscar

haciendo doble clic sobre la columna Ítem, aparecerá un listado de los Ítem previamente creados escoja el

que desea y oprima la tecla ENTER o clic en aceptar.

� Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según

sea al caso

� Debajo de la columna Cantidad Solicitada, deberá digitar el número (o cantidad) del correspondiente Ítem

que entrará al sistema, y en la casilla Unidad va la unidad de medida en que ingresa el ítem

� Debajo de la columna Costo Unitario, deberá digitar el costo unitario del correspondiente Ítem que entra

al sistema.

� Debajo de la columna Total aparecerá el costo total para el Ítem

� Y así sucesivamente…

� Si desea adicionar otro Ítem al documento activo, vaya a la siguiente fila en la rejilla con enter y repita los

pasos anteriores.

40

Pestaña Comentarios

En este documento puedo digitar los comentarios relacionados con la requisición y que me

permiten tener pendiente algo o aclarar, básicamente son campos informativos

Pestaña Otras Transacciones

La carpeta de otras transacciones me permite digitar por ejemplo, costo de embarque, de manejo,

de seguro, etc...

� Usted aquí podrá escoger la cuenta, haciendo doble clic en el registro en la columna cuenta, o clic en la

esquina derecha de la casilla. Otra opción es digitar el código de la cuenta.


sea al caso

� La casilla clase se llena para el caso que las cuentas sean de caja o de banco

� La casilla beneficiario se llena automáticamente con el código de beneficiario del encabezado, pero existen

casos para los cuales se llena un documento con varios beneficiarios y para esto se usa este campo.

� Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y solo si, no es el

mismo documento encabezado que aparecerá por defecto (si no sabe los tipos de documento, consúltelos

con doble clic en el registro de la columna tipo)

� Proyecto y destino si los pide, fecha de vencimiento del documento o cuenta por pagar y el valor débito

o crédito correspondiente.

Pestaña de Notas y Observaciones

Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la

transacción, dudas, pendientes, etc...

Pestaña Importación de Pedidos

En el sistema se puede cargar el detalle partiendo de pedidos ya digitados.

41

� Haga clic en el botón guardar.

Proceso de edición:

� Si desea modificar o consultar los documentos realizados anteriormente, ubíquese en la

pantalla previa, seleccione el documento y haga clic sobre el botón editar o doble clic sobre

el documento seleccionado

� Realice la respectiva modificación

� Hacer clic en el botón guardar

2.1.22.1.22.1.22.1.2 ProgramaciónProgramaciónProgramaciónProgramación de Comprasde Comprasde Comprasde Compras

Documento que me permite agrupar las compras, controlar la emisión de órdenes de compra, etc.

Entre sus beneficios esta el obtener descuentos por volumen

2.1.32.1.32.1.32.1.3 Ordenes de CompOrdenes de CompOrdenes de CompOrdenes de Comprararara

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un

precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

42

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una

factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra,

que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

- Número de orden de compra, Nombre y dirección del proveedor

- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

- Términos de entrega y de pago

- Cantidad de artículos solicitados

- Código de catálogo y Descripción

- Precio unitario y total

- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden

- Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para

ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

En el menú principal, la ruta Documentos/Orden de Compra, le dará la posibilidad de acceder a esta

pantalla.


� Seleccione el proveedor haciendo doble clic sobre la casilla correspondiente

� Seleccione o digite la fecha del documento, y demás datos que se solicitan en el encabezado

Pestaña de Detalle


la rejilla.

43





sea al caso

� Debe seleccionar la bodega donde entrarán los Ítems: si presiona clic sobre la casilla que aparece al frente

de la palabra bodega, aparecerá un listado de bodegas donde el usuario podrá seleccionar la que

corresponda a la entrada.

� Debajo de la columna Cantidad, deberá digitar el número (o cantidad) del correspondiente Ítem que

entrará al sistema, y en la casilla Unidad va la unidad de medida en que ingresa el ítem

� Debajo de la columna Costo, deberá digitar el costo unitario del correspondiente Ítem que entra al

sistema.


� Y así sucesivamente todas las casillas…


pasos anteriores.




Pestaña Otros Transacciones


de seguro, etc...




sea al caso


44











Pestaña Otros Cargos

Puede hacer referencia a los cargos o transacciones definidas por defecto con anterioridad en el

módulo de configuración

Pestaña Importar Documentos

El sistema puede cargar los datos partiendo de documentos ya digitados utilizando la Carpeta de

Importar documentos.

Pestaña Forma de Pago

En la carpeta de Forma de Pago, el usuario deberá seleccionar el acuerdo de pago correspondiente

ala negociación, utilizando el listado definido en el Módulo de Configuración.


45







2.1.42.1.42.1.42.1.4 Factura de ProveedorFactura de ProveedorFactura de ProveedorFactura de Proveedor

Es un documento probatorio de la realización de una operación económica, frecuentemente una

compraventa. Debe reunir una serie de requisitos previos como el IVA, fecha, etc.

Documento que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por

el valor reflejado en el mismo. La factura recoge la identificación de las partes, la clase y cantidad de

la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total,

los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y, en su caso, las cantidades

correspondientes a los impuestos que la operación pueda devengar.

En el menú principal, la ruta Documentos/Factura de Compra, le dará la posibilidad de acceder a

esta pantalla.


� Seleccione el proveedor haciendo doble clic sobre la casilla correspondiente

� Seleccione o digite la fecha del documento, y demás datos que se solicitan en el encabezado,

para el caso de productos importados, se debe codificar la importación en el módulo de

Configuración

46

Pestaña de Detalle


la rejilla.





sea al caso







sistema.


� Y así sucesivamente todas las casillas…


pasos anteriores.

� Continuar con las siguientes pestañas…De igual modo que los documentos explicados anteriormente.






de seguro, etc...

47




sea al caso





















48








2.1.52.1.52.1.52.1.5 DevoluciónDevoluciónDevoluciónDevolución

Cuando nuestra empresa realiza una compra y surge cualquier problema con la mercancía, ya sea

por que no cumple con los requisitos de calidad pactados, por que llega en mal estado, etc.

procederá a hacer una devolución, que podrá ser de la totalidad de la mercancía o de parte de ella.

Sería lógico pensar que la forma de contabilizar esta operación sería disminuir la cuenta de compras

49

por el valor de la mercancía devuelta pero no es así, ya que existe una cuenta en el plan general

contable específica para las devoluciones. Se procede de la misma manera que el documento

Factura de Compra

2.1.72.1.72.1.72.1.7 SalirSalirSalirSalir

Abandonar el Módulo de Compras

2.22.22.22.2 ConsultasConsultasConsultasConsultas

A continuación aparece el listado de consultas de el Módulo de Compras

2.2.1 Requisiciones de Compras pendientes

2.2.2 Avanzada de Requisiciones de Compra

2.2.3 Ordenes de Compras pendientes

2.2.4 Avanzada de Ordenes de Compra

2.2.5 Facturas de Compra pendientes

2.2.6 Consulta detallada de ordenes de Compras

2.2.7 Consulta detallada de Facturas de Compra

2.2.8 Estadísticas de Compras

2.2.9 Estadística Requisición

2.2.10 Consulta de Existencias

2.2.11 Ítems pendientes de entrar al almacén

2.2.12 Consulta de Programación Compras pendientes

50

MILENIUM INVENTARIOMILENIUM INVENTARIOMILENIUM INVENTARIOMILENIUM INVENTARIO

Este manual le presenta el módulo MILENIUM INVENTARIO que le


contiene el programa sobre el manejo de Los inventarios, es decir, entradas

de almacén, salidas de almacén, traslados entre bodegas, kardex,

Movimientos, Valorización de Saldos, etc.



� Iniciar MILENIUM INVENTARIO

� Documentos

� Consultas

� General

51

INICIAR MILENIUM INVENTARIOINICIAR MILENIUM INVENTARIOINICIAR MILENIUM INVENTARIOINICIAR MILENIUM INVENTARIO

Para iniciar el módulo debe hacer clic en el la palabra INVENTARIO que se encuentra en las

opciones, así como se muestra en la figura 1. Listo acaba de iniciar MILENIUM INVENTARIO.






3.1.13.1.13.1.13.1.1 Entradas AlmacénEntradas AlmacénEntradas AlmacénEntradas Almacén

En este documento se registra toda entrada de mercancía a la empresa

� Seleccione o digite la fecha del documento Entrada a Almacén. Por defecto la fecha que aparece es la del

día actual. Para seleccionar la fecha, haga clic en la flecha que se encuentra unida a la fecha, desplegará un

calendario gráfico en el que el usuario podrá seleccionar la fecha correspondiente al documento

� Seleccione el proveedor que corresponda a ésta entrada: presionando doble clic con el mouse sobre la

casilla de Proveedor; una vez hecho esto se desplegará en pantalla un listado de Proveedores, en donde el

usuario podrá seleccionar el que corresponda.

� El documento físico corresponde al número de alguna codificación alterna que se maneje en la empresa,

el número del documento en papel que es diferente al del sistema, etc...

52

Pestaña Detalle

� Debajo de la columna Ítem podrá digitar el código correspondiente, la otra posibilidad es presionando

doble clic con el mouse lo cual le permitirá observar el listado de Ítems disponibles, una vez ubica el

indicador (flecha) del mouse sobre el Ítem que usted desea, oprima clic con el mouse sobre la palabra

Aceptar y así el Ítem quedará registrado para éste documento


sea al caso







sistema.

� Debajo de la columna Total aparecerá el costo total para el Ítem correspondiente, es decir (cantidad

inicial * costo unitario).


pasos anteriores.

Pestaña Otros

Carpeta otros, para digitar otras transacciones, se usa principalmente para mover la cuenta de

mercancía en transito




sea al caso




53












Pestaña Seriales

Carpeta para el manejo de seriales para el caso de ítems que lo requieran, se selecciona el ítem y se

digita el serial

� Una vez ha digitado todos los datos para el documento, oprima clic sobre la palabra Guardar.

� Una vez ha guardado el documento puedo imprimirlo, presionando clic sobre el botón imprimir.

� Si desea introducir los datos para un nuevo documento oprima clic sobre la palabra Nuevo.

� Para cerrar la pantalla actual oprima clic sobre la palabra salir.

3.1.23.1.23.1.23.1.2 Ajustes de InventarioAjustes de InventarioAjustes de InventarioAjustes de Inventario

En este documento se registran todos los ajustes o diferencias en las existencias y saldos iniciales.

54

� Seleccione o digite la fecha del documento. Por defecto la fecha que aparece es la del día actual. Para

seleccionar la fecha, haga clic en la flecha que se encuentra unida a la fecha, desplegará un calendario

gráfico en el que el usuario podrá seleccionar la fecha correspondiente al documento

� Seleccione el proveedor que corresponda a ésta entrada: presionando doble clic con el mouse sobre la

casilla de Proveedor; una vez hecho esto se desplegará en pantalla un listado de Proveedores, en donde el

usuario podrá seleccionar el que corresponda.



Pestaña Detalle






sea al caso

� Seleccionar las cuentas contables con doble clic o seleccionarlas

� Debe seleccionar la bodega donde entrarán o saldrán los Ítems: si presiona clic sobre la casilla que aparece

al frente de la palabra bodega, aparecerá un listado de bodegas donde el usuario podrá seleccionar la que

corresponda a la entrada o salida. Y en la casilla Unidad va la unidad de medida en que ingresa o sale el

ítem

� Debajo de la columna Cantidad, deberá digitar el número (o cantidad) del correspondiente Ítem que entra

o sale del sistema.

� Debajo de la columna Costo, deberá digitar el costo unitario del correspondiente Ítem que entra o sale del

sistema.

55

� Debajo de la columna Total aparecerá el costo total para el Ítem correspondiente, es decir (cantidad

inicial * costo unitario).




Pestañas de seriales

Carpetas para el manejo de seriales para el caso de ítems que lo requieran, se selecciona el ítem y se

digita el serial en el caso de entrada, se selecciona en el caso de salida

� Una vez ha digitado todos los datos del documento, oprima clic sobre la palabra Guardar,


� Si desea introducir los datos para un nuevo documento oprima clic sobre la palabra Nuevo.

� Para cerrar la pantalla actual oprima clic sobre la palabra salir.

3.1.23.1.23.1.23.1.2 TTTTraslados de Bodegaraslados de Bodegaraslados de Bodegaraslados de Bodega

Esta opción permite pasar mercancía de un almacén a otro

� Inicialmente seleccione la fecha del Traslado como se ilustró en el documento Entrada a Almacén.

� Seleccionar el ítem a trasladar y especificar la cantidad

� Debe indicar la bodega origen, presionando clic con el mouse sobre el indicador que aparece al frente de

la palabra Bodega (de ésta manera se desplegará el listado de bodegas disponibles).

Una vez ha seleccionado la bodega origen presione clic sobre la palabra Destino, y seleccione la sucursal y

bodega destino así como determinó la bodega origen.

56

3.1.33.1.33.1.33.1.3 EEEEnsamblesnsamblesnsamblesnsambles

3.1.43.1.43.1.43.1.4 FormulacionesFormulacionesFormulacionesFormulaciones


Listado de Consultas que ofrece el módulo de Inventarios

3.2.2 Existencias

3.2.3 Valorizado de Inventarios

3.2.4 Kardex

3.33.33.33.3 UtilidadesUtilidadesUtilidadesUtilidades

3.3.23.3.23.3.23.3.2 Recosteo de movimiento de kardexRecosteo de movimiento de kardexRecosteo de movimiento de kardexRecosteo de movimiento de kardex

Cuando por algún motivo, se requiere volver a calcular los costos de los ítems en el inventario se

utiliza esta opción. Por ejemplo, cuando he contabilizado el costo de una mercancía (vendido) y

posteriormente he anulado una factura de compra que contiene algún ítem de la venta, se puede

ver afectado el costo

57

MILENIUM CUENTAS POR PAGARMILENIUM CUENTAS POR PAGARMILENIUM CUENTAS POR PAGARMILENIUM CUENTAS POR PAGAR

Este manual le presenta el módulo MILENIUM CUENTAS POR PAGAR

que le permitirá poner manos a la obra rápidamente. Aquí aprenderá todo

lo que contiene el programa sobre el manejo de las cuentas por pagar, es

decir, la elaboración de documentos como los comprobantes de Egreso,

las notas débitos y crédito, los saldos iniciales de proveedores, etc.



� Iniciar MILENIUM CUENTAS POR PAGAR

� Documentos

� Consultas

58

INICIAR MILENIUM CUENTAS PORINICIAR MILENIUM CUENTAS PORINICIAR MILENIUM CUENTAS PORINICIAR MILENIUM CUENTAS POR PAGARPAGARPAGARPAGAR

Para iniciar el módulo debe hacer clic en enlace CUENTAS POR PAGAR que se encuentra en las

opciones de la pantalla principal. Listo acaba de iniciar MILENIUM CUENTAS POR PAGAR.






4.1.14.1.14.1.14.1.1 Factura de Proveedor o de Otras ComprasFactura de Proveedor o de Otras ComprasFactura de Proveedor o de Otras ComprasFactura de Proveedor o de Otras Compras

Se refiere a las facturas que se digitan como asiento contable y no por ítems. Usualmente las

empresas digitan o reportan por aquí los gastos o compras que no necesitan llevar control de

inventarios.

Como en todos los documentos, se debe seleccionar la fecha, especificar la moneda en que se hace

la transacción, escoger el tercero, digitar el documento físico si se maneja en la empresa, y se

selecciona el código de importación si es el caso.

59

Pestaña de Documento

Aquí se digitan los asientos contables por conceptos de compras




sea al caso

� La casilla clase se llena para el caso que las cuentas sean de caja o de banco (poco o nada usadas en este

documento).






� Factura de Proveedor corresponde al numero de documento con el que adquirió la deuda






4.1.24.1.24.1.24.1.2 Comprobante de EgresoComprobante de EgresoComprobante de EgresoComprobante de Egreso

Aquí se registra todo pago a que hace la empresa. Es el soporte que respalda el pago o egreso de

dinero de la empresa

60

En el menú principal, la ruta Documentos \ comprobante de Egreso, le dará la posibilidad de

acceder a esta pantalla.


� Primero los datos que lleva todo documento en su encabezado, como ya se ha descrito en las

instrucciones para otros documentos de este manual.

� Si el pago es con cheque debe seleccionar la cuenta bancaria de la cual se hará el egreso, el sistema

automáticamente traerá el consecutivo del cheque, de acuerdo a los parámetros establecidos en el

Módulo de Configuración

� Seleccione el tercero haciendo doble clic en la casilla Tercero. Si su empresa tiene documentos pendientes

de pago estos aparecerán listados en la pestaña que lleva por nombre Documentos.

Pestaña Documentos:

� En el listado de los documentos escoja el que va afectar, y digite el valor del abono que realizara. Si el valor

a abonar es igual al saldo haga doble clic en la casilla para evitar digitarlo.

� Si desea pagar todas las deudas que aparecen en el listado haga doble clic sobre la palabra abono y el

sistema llenara por usted todas las casillas de la columna abono. Y así sucesivamente usted puede jugar con

esta funcionalidad. Cuando hace doble clic sobre saldo actual, borrara los abonos.

61

Pestaña Conceptos:

� Aparece el listado de los conceptos creados con anterioridad en la parametrización del sistema.





sea al caso







� Factura de Proveedor corresponde al numero de documento con el que adquirió la deuda ,






� Ya puede Guardar el Comprobante de Egreso. Haga clic en el botón Guardar. Si no desea guardar el

comprobante de egreso haga clic en salir y a la pregunta ¿Desea salir sin guardar los cambios? Conteste

Yes.

� Haga clic en el botón nuevo si desea elaborar un nuevo comprobante.

� El botón imprimir, mandará el comprobante a una vista preliminar para luego hacer clic en el botón

imprimir

� Cerrar la pantalla de comprobante de Egreso, con clic en el botón cerrar

62

4.1.34.1.34.1.34.1.3 ProgramaciónProgramaciónProgramaciónProgramación automáticaautomáticaautomáticaautomática de pagosde pagosde pagosde pagos

Esta opción me sirve para controlar la generación de pagos y para agilizar el proceso cuando la

empresa maneja fechas especificas de pagos

4.1.44.1.44.1.44.1.4 Nota DéNota DéNota DéNota Débitobitobitobito

Esta opción me permite de descontar de la cuenta del proveedor un valor concedido por

descuentos y rebajas no liquidados en la factura, para corregir errores o cobros por mayor valor,

devoluciones de mercancías

En el menú principal, la ruta Documentos\ Nota Débito, le dará la posibilidad de acceder a esta

pantalla.






63


� En el listado de los documentos escoja el que va afectar, y digite el valor a disminuir. Si el valor a disminuir

es igual al saldo haga doble clic en la casilla para evitar digitarlo.

Pestaña Conceptos:

� Aparece el listado de los conceptos creados con anterioridad en la parametrización del sistema. Esto para

agilizar la digitación de casos repetitivos y para el manejo del concepto de diferencia en cambio





sea al caso













� Ya puede Guardar el Documento. Haga clic en el botón Guardar. Si no desea guardar el documento haga

clic en salir y a la pregunta ¿Desea salir sin guardar los cambios? Conteste Yes.

64

� Haga clic en el botón nuevo si desea elaborar un nuevo comprobante.

� El botón imprimir, mandará el documento a una vista preliminar para luego hacer clic en el botón

imprimir

� Cerrar la pantalla de Nota Débito, con clic en el botón cerrar

4.1.54.1.54.1.54.1.5 Nota Nota Nota Nota CréditoCréditoCréditoCrédito

Me permite cargar a la cuenta del proveedor, un mayor valor por concepto de omisión o error en

la liquidación de las facturas, intereses, moras, etc...

En el menú principal, la ruta Documentos\ Nota Crédito, le dará la posibilidad de acceder a esta

pantalla.







� En el listado de los documentos escoja el que va afectar, y digite el valor a aumentar. Si el valor a

aumentar es igual al saldo haga doble clic en la casilla para evitar digitarlo.

65

Pestaña Conceptos:







sea al caso














clic en salir y a la pregunta ¿Desea salir sin guardar los cambios? Conteste Yes.

� Haga clic en el botón nuevo si desea elaborar un nuevo documento.


imprimir

� Cerrar la pantalla de Nota Crédito, con clic en el botón cerrar

66

4.1.64.1.64.1.64.1.6 Saldo InicialSaldo InicialSaldo InicialSaldo Inicial

Aquí se digitan las deudas que tiene la empresa con los proveedores al momento de iniciar el uso

del sistema o hasta una fecha de corte definida por la empresa


la transacción, escoger el tercero y digitar el documento físico si se maneja en la empresa.





sea al caso



� Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y sólo si, no es el



� Factura de Proveedor corresponde al numero de documento con el que adquirió la deuda

67







Listado de Consultas del módulo de Cuentas por pagar

4.2.1 Estado de Cuenta

4.2.2 Avanzada por rangos

4.2.3 Aumento y disminuciones por deuda

4.2.4 Consulta de Moneda Extranjera

68

MILENIUM VENTASMILENIUM VENTASMILENIUM VENTASMILENIUM VENTAS

Este manual le presenta el módulo MILENIUM VENTAS que le permitirá

poner manos a la obra rápidamente. Aquí aprenderá a generar y modificar

cotizaciones, pedidos, facturas; generar e imprimir informes

correspondientes. Con este manual aprenderá el manejo de las opciones

más comunes y encontrará sugerencias.



� Iniciar MILENIUM VENTAS

� Documentos

� Consultas

69

INICIAR MILENIUM VENTASINICIAR MILENIUM VENTASINICIAR MILENIUM VENTASINICIAR MILENIUM VENTAS

Para iniciar el módulo debe hacer clic en la etiqueta VENTAS que se encuentra en las opciones de la

pantalla principal. Listo acaba de iniciar MILENIUM VENTAS.


A lo largo de ésta opción y en casi todo el programa, los códigos de cuentas, proyectos, destinos,

etc.; no tendrán que memorizarse puesto que se encuentran disponibles haciendo doble clic en la

casilla que lo requiere, o ubicándose en el extremo derecho de la casilla y haciendo clic en el

botoncito que aparece allí

5.1.15.1.15.1.15.1.1 CotizaciónCotizaciónCotizaciónCotización


seleccionar la fecha, haga clic en la flecha (triangulo punta abajo) que se encuentra unida a la fecha,

desplegará un calendario gráfico en el que el usuario podrá seleccionar la fecha correspondiente al

documento. De la misma manera funciona la fecha de vencimiento y la de entrega.

� Seleccione el Cliente que pide la cotización, presionando doble clic con el mouse sobre la casilla de

Cliente; una vez hecho esto se desplegará en pantalla un listado de Clientes, en donde el usuario podrá

seleccionar el que corresponda.

� Aparecerán algunos valores en otras casillas que se encuentran codificadas por defecto y que la empresa

definió en el módulo de Configuración, si para este caso no son validas usted deberá modificarlas o

70

seleccionar otra ya creada, o en su defecto ir a crear uno nuevo. Por ejemplo, la dirección de envío de

Mercancía.

� El proyecto y la moneda se seleccionan con doble clic y al igual que el tercero se seleccionan de cada lista

correspondiente



Pestaña Detalle:






sea al caso

� Debe seleccionar la bodega donde saldrán los Ítems: si presiona doble clic sobre la casilla de la columna

bodega, aparecerá un listado de bodegas donde el usuario podrá seleccionar la que corresponda.


saldrá al sistema.

� En la casilla Unidad , va la unidad de medida en que sale el ítem

� Debajo de la columna Precio, deberá digitar el precio unitario del correspondiente Ítem que sale del

sistema.

� Debajo de la columna Subtotal aparecerá el precio total por Ítem

� Digite el valor del descuento

� El IVA se calcula automáticamente

Pestaña Kits

Aquí se seleccionan los ítems que a su vez están con formados por otros ítems



71





Pestaña Información Adicional

Como su nombre lo indica, es información complementaria a la cotización

Pestaña Seguimiento

Aquí va la información sobre cual es el estado de la Cotización

� Una vez ha digitado todos los datos del documento, oprima clic sobre el botón Guardar.


� Si desea introducir los datos para un nuevo documento oprima clic sobre el botón Nuevo.

� Para cerrar la pantalla actual oprima clic sobre el botón salir.

5.1.25.1.25.1.25.1.2 PedidoPedidoPedidoPedido





� Seleccione el Cliente que hace el pedido, presionando doble clic con el mouse sobre la casilla de Cliente;

una vez hecho esto se desplegará en pantalla un listado de Clientes, en donde el usuario podrá seleccionar

el que corresponda.



seleccionar otra ya creada, o en su defecto ir a crear uno nuevo. Por ejemplo, la dirección de envió de

72

Mercancía.


correspondiente



Pestaña Detalle:

� Pasamos a la rejilla, para introducir un Ítem: debajo de la columna Ítem podrá digitar el código

correspondiente, la otra posibilidad es presionando doble clic con el mouse lo cual le permitirá observar el

listado de Ítems disponibles, una vez ubica el indicador (flecha) del mouse sobre el Ítem que usted desea,

oprima clic con el mouse sobre la palabra Aceptar y así el Ítem quedará registrado para éste documento


sea al caso




saldrá del sistema.

� En la casilla Unidad , va la unidad de medida en que sale el ítem

� Debajo de la columna Precio, deberá digitar el precio unitario del correspondiente Ítem que sale al

sistema.



73


Pestaña Kits









Como su nombre lo indica, es información complementaria al documento




Pago en Bancos

Información a cerca del banco donde la empresa desea recibir los pagos de la factura


En este documento puedo digitar los comentarios relacionados con el documento y que me


74








5.1.35.1.35.1.35.1.3 RemisióRemisióRemisióRemisiónnnn





� Seleccione el Cliente al que se le enviara la remisión, presionando doble clic con el mouse sobre la casilla

de Cliente; una vez hecho esto se desplegará en pantalla un listado de Clientes, en donde el usuario podrá

seleccionar el que corresponda.



75

seleccionar otra ya creada, o en su defecto ir a crear uno nuevo. Por ejemplo, la dirección de envío de

Mercancía.


correspondiente



Pestaña Detalle:






sea al caso




saldrá al sistema.

� En la casilla Unidad va la unidad de medida en que sale el ítem

� Debajo de la columna Precio, deberá digitar el precio unitario del correspondiente Ítem que sale del

sistema.




Pestaña Kits





76












Pestaña Seriales

Carpeta para el manejo de seriales para el caso de ítems que lo requieran, se selecciona el ítem y el

serial

5.1.35.1.35.1.35.1.3 FacturaFacturaFacturaFactura

Esta opción me permite digitar la Factura de Venta, el documento que la empresa entrega al

comprador como soporte de la transacción y que contiene el detalle de la mercancía o servicio

comprador

77





� Seleccione el Cliente, presionando doble clic con el mouse sobre la casilla de Cliente; una vez hecho esto

se desplegará en pantalla un listado de Clientes, en donde el usuario podrá seleccionar el que corresponda.



seleccionar otra ya creada, o en su defecto ir a crear uno nuevo. Por ejemplo, la dirección de envió de

Mercancía.


correspondiente



Pestaña Detalle:





78


sea al caso




saldrá del sistema.

� En la casilla Unidad, va la unidad de medida en que sale el ítem

� Debajo de la columna Precio, deberá digitar el precio unitario del correspondiente Ítem que sale al sistema.




Pestaña Kits










79




Pago en Bancos

Información a cerca del banco donde la empresa desea recibir los pagos de la factura







Pestaña Seriales

Carpeta para el manejo de seriales para el caso de ítems que lo requieran, se selecciona el ítem y el

serial





5.1.45.1.45.1.45.1.4 DevolucióDevolucióDevolucióDevoluciónnnn

Cuando nuestra empresa realiza una venta y surge cualquier problema con la mercancía, ya sea por

que no cumple con los requisitos de calidad pactados, por que llega en mal estado, etc. es bastante

80

probable que el cliente proceda a hacer una devolución, que podrá ser de la totalidad de la

mercancía o de parte de ella. Sería lógico pensar que la forma de contabilizar esta operación sería

disminuir la cuenta de ventas por el valor de la mercancía devuelta pero no es así, ya que existe una

cuenta en el plan general contable específica para las devoluciones.

Funciona igual que la factura pero el sistema actuará de forma inversa con respecto a que ya no es

una salida, sino una entrada

5.1.65.1.65.1.65.1.6 ProyecciónProyecciónProyecciónProyección AnualAnualAnualAnual

Como su nombre lo indica, aquí se digitan resultados esperados en las ventas por año

5.1.75.1.75.1.75.1.7 ProyecciónProyecciónProyecciónProyección de Ventas Mensualde Ventas Mensualde Ventas Mensualde Ventas Mensual

Como su nombre lo indica, aquí se digitan resultados esperados en las ventas por mes

5.1.85.1.85.1.85.1.8 Generar Generar Generar Generar FacturaciónFacturaciónFacturaciónFacturación recurrenterecurrenterecurrenterecurrente

Generación de Facturación repetitiva


Listado de Consultas del Módulo de Ventas

5.2.1 Consulta de Pedidos pendientes

5.2.2 Consulta avanzada de cotización

5.2.3 Consulta avanzada de remisión

5.2.4 Consulta avanzada de pedido

5.2.5 Consulta avanzada de factura

5.2.6 Consulta diario de Factura

5.2.7 Resumen de Facturas

81

5.2.8 Consulta detallado de facturas

5.2.9 Consulta estadística de ventas

5.2.10 Existencias

5.2.11 Proyección mensual

5.2.12 Consulta avanzada de pedido por orden de compra

5.2.13 Consulta avanzada de pedido por fechas de entrega

5.2.14 Consulta clasificación de devoluciones por causa

5.2.15 Remisiones no facturadas

5.2.16 Detallado de pedidos por bodega

5.2.17 Detallado de Ventas por proyecto

5.2.18 Consulta de Precios

5.2.19 Ventas por línea

5.2.20 Pedido por línea de ítems

5.2.21 Pedidos pendientes por línea de ítem

5.2.22 Proyecciones por línea

5.2.23 Pedidos pendientes de remisionar

5.2.24 Ordenes de compra

82

MILENIUM CUENTAS POR COBRARMILENIUM CUENTAS POR COBRARMILENIUM CUENTAS POR COBRARMILENIUM CUENTAS POR COBRAR

Este manual le presenta el módulo MILENIUM CUENTAS POR COBRAR

que le permitirá poner manos a la obra rápidamente. Aquí aprenderá todo

lo que contiene el programa sobre el manejo de la cartera e Ingresos, es

decir, la elaboración de documentos como los recibos de caja, las notas

débitos y crédito, los saldos iniciales de cartera, etc.



� Iniciar MILENIUM CUENTAS POR COBRAR

� Documentos

� Consultas

83

INICIAR MILENIUM CUENTAS POR COBRARINICIAR MILENIUM CUENTAS POR COBRARINICIAR MILENIUM CUENTAS POR COBRARINICIAR MILENIUM CUENTAS POR COBRAR

Para iniciar el módulo debe hacer clic en enlace CUENTAS POR COBRAR que se encuentra en las

opciones de la pantalla principal. Listo acaba de iniciar MILENIUM CUENTAS POR COBRAR.

DocumentoDocumentoDocumentoDocumento

A lo largo de ésta opción y en casi todo el programa, los códigos de cuentas, proyectos, destinos,

etc.; no tendrán que memorizarse puesto que se encuentran disponibles haciendo doble clic en la

casilla que lo requiere, o ubicándose en el extremo derecho de la casilla y haciendo clic en el

botoncito que aparece allí

Recibo de CajaRecibo de CajaRecibo de CajaRecibo de Caja

Aquí registro los pagos recibidos. Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos

recaudados por la empresa

En el menú principal, la ruta Documentos\ Recibo de Caja, le dará la posibilidad de acceder a esta

pantalla.




84

� Seleccione el tercero haciendo doble clic en la casilla Cliente. Si este cliente tiene documentos pendientes



� En el listado de los documentos escoja el que va afectar, y digite el valor del abono que realizará el cliente.

Si el valor a abonar es igual al saldo haga doble clic en la casilla donde va el valor del abono para evitar

digitarlo.

� Si desea pagar todas las deudas que aparecen en el listado haga doble clic sobre la palabra abono y el

sistema llenara por usted todas las casillas de la columna abono. Y así sucesivamente usted puede jugar con

esta funcionalidad. Cuando hace doble clic sobre saldo actual, borrará los abonos.

Pestaña Conceptos:







sea al caso










85




� Ya puede Guardar el Recibo de Caja. Haga clic en el botón Guardar. Si no desea guardar el documento

haga clic en salir y a la pregunta ¿Desea salir sin guardar los cambios? Conteste Yes.


� El botón imprimir, mandará el comprobante a una vista preliminar para luego hacer clic en el botón

imprimir

� Cerrar la pantalla de Recibo de Caja, con clic en el botón cerrar

Nota DéNota DéNota DéNota Débitobitobitobito

Aquí se cargan a la cuenta del cliente, un mayor valor por concepto de omisión o error en la

liquidación de las facturas y los intereses causados por financiación o por mora

En el menú principal, la ruta Documentos\ Nota Débito, le dará la posibilidad de acceder a esta

pantalla.




� Seleccione el tercero haciendo doble clic en la casilla Cliente. Si su empresa tiene documentos pendientes


86


� En el listado de los documentos escoja el que va afectar, y digite el valor a aumentar. Si el valor a aumentar


Pestaña Conceptos:







sea al caso














clic en salir y a la pregunta ¿desea salir sin guardar los cambios? Conteste Yes.

87



imprimir

� Cerrar la pantalla de Nota Débito, con clic en el botón cerrar

Nota Nota Nota Nota CréditoCréditoCréditoCrédito

Este documento se elabora en los casos en que la empresa concede descuentos y rebajas que no

están liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones de mercancía.

En el menú principal, la ruta Documentos\ Nota Crédito, le dará la posibilidad de acceder a esta

pantalla.




� Seleccione el tercero haciendo doble clic la casilla Tercero. Si su empresa tiene documentos pendientes de

pago estos aparecerán listados en la pestaña que lleva por nombre Documentos.


� En el listado de los documentos escoja el que va afectar, y digite el valor a disminuir. Si el valor a disminuir


88

Pestaña Conceptos:







sea al caso







� Factura de Proveedor corresponde al numero de documento con el que adquirió la deuda, en caso de que

se utilice por algún motivo en este documento una cuenta por pagar







clic en salir y a la pregunta ¿desea salir sin guardar los cambios? Conteste Yes.



imprimir

� Cerrar la pantalla de Nota Crédito, con clic en el botón cerrar

89

Saldo InicialSaldo InicialSaldo InicialSaldo Inicial

Este documento me permite ingresar al sistema los saldos que los clientes adeudan a la empresa, a

partir del inicio del uso del sistema o de una fecha de corte definida por la empresa


la transacción, escoger el tercero o cliente y digitar el documento físico si se maneja en la empresa




� Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando los demás datos según sea al caso













90

Diferencia en cambioDiferencia en cambioDiferencia en cambioDiferencia en cambio

Realiza el cálculo de las diferencias en el cambio de la moneda extranjera.

ConsultasConsultasConsultasConsultas

Listado de Consultas del Módulo de Cuentas por Cobrar

Estado de Cuenta

Avanzada por rangos

Consulta de movimiento

Consulta moneda extranjera

Consulta de estado de cuenta con movimiento

Consulta de Movimiento por documento

91

MILENIUM MILENIUM MILENIUM MILENIUM TESORERIATESORERIATESORERIATESORERIA

Este manual le presenta el módulo MILENIUM TESORERIA que le


contiene el programa sobre el manejo de la Tesorería, Consignaciones,

Ingreso y Egreso de Dinero a la empresa, etc.



� Iniciar MILENIUM TESORERIA

� Documentos

� Consultas

92

INICIAR MILENIUM TESORERIAINICIAR MILENIUM TESORERIAINICIAR MILENIUM TESORERIAINICIAR MILENIUM TESORERIA

Para iniciar el módulo debe hacer clic en la etiqueta TESORERIA que se encuentra en las opciones

de la pantalla principal. Listo acaba de iniciar MILENIUM TESORERIA.

7.17.17.17.1 DocumentoDocumentoDocumentoDocumento

El proceso de guardado, edición, impresión, etc. de los documentos de este módulo es igual a

todos los explicados en varios apartes de este manual

7.1.17.1.17.1.17.1.1 ConsignacConsignacConsignacConsignacióióióiónnnn

Documento que me permite registrar el traslado del dinero que esta en caja, a las cuentas bancarias






documento.

� Seleccione la cuenta bancaria donde depositará el dinero, haciendo doble clic en la casilla Banco

� Digite el documento físico si es el caso

� Haga clic en Pendientes, para saber que hay en caja

93

Pestaña Documento

� Haga doble clic en la casilla consignar, de cada registro que desee hacerlo

� Si desea consignar todo lo existente en caja haga doble clic en el título de la columna Consignar. Si desea

revertir esta acción, haga doble clic en el título de la columna Pendiente

Pestaña Efectivo

� Digite los datos que se solicitan y el valor en efectivo a consignar




7.1.27.1.27.1.27.1.2 Traslado BancarioTraslado BancarioTraslado BancarioTraslado Bancario

Documento que me permite registrar el traslado de dinero de un banco a otro






documento.

� Seleccione la cuenta bancaria de donde saldrá el dinero, haciendo doble clic en la casilla Banco

� Digite el documento físico si es el caso

94

Pestaña Trasladar a

� Seleccione la cuenta bancaria donde depositará el dinero, haciendo doble clic en la casilla Banco

� Seleccionar proyecto y destino, si es el caso

� Digitar el valor a trasladar




� Si todos los datos son correctos hacer clic en guardar

7.27.27.27.2 ConsultaConsultaConsultaConsulta

Listado de Consultas del Módulo de Tesorería

7.2.1 Egreso Diario

7.2.2 Ingreso Diario

7.2.3 Proyección cheques posfechados recibidos

7.2.4 Proyección cheques posfechados emitidos

7.2.5 Recibos pendientes de consignar

7.2.6 Cheques pendientes por consignar

7.2.7 Documentos consignados

7.2.8 Comprobantes de egreso entregados y por entregar

7.2.9 Actualizar Fecha de Vencimiento

95

MILENIUM MILENIUM MILENIUM MILENIUM CONTABILIDADCONTABILIDADCONTABILIDADCONTABILIDAD

Este manual le presenta el módulo MILENIUM CONTABILIDAD que le


contiene el programa sobre el manejo de las transacciones contables,

Estados Financieros, Comprobantes, Libros de Contabilidad etc.



� Iniciar MILENIUM CONTABILIDAD

� Documentos

� Libros Oficiales

� Informes Financieros

� Informes Fiscales

� Consultas

96

INICIAR MILENIUM CONTABILIDADINICIAR MILENIUM CONTABILIDADINICIAR MILENIUM CONTABILIDADINICIAR MILENIUM CONTABILIDAD

Para iniciar el módulo debe hacer clic en la etiqueta CONTABILIDAD que se encuentra en las

opciones de la pantalla principal. Listo acaba de iniciar MILENIUM CONTABILIDAD.

8.18.18.18.1 DocumentoDocumentoDocumentoDocumento

8.1.18.1.18.1.18.1.1 Asiento ContableAsiento ContableAsiento ContableAsiento Contable

Este documento le permite digitar cualquier tipo de transacción contable

Pestaña de Transacciones




sea al caso

� La casilla clase se llena en caso de utilizar una cuenta de caja o banco

� La casilla Tercero se llena haciendo doble clic en la casilla de la columna identificación, y seleccionando un

tercero del listado, o digitando simplemente su código.






97






8.1.28.1.28.1.28.1.2 Cierre Cierre Cierre Cierre AnualAnualAnualAnual

Aquí se realiza el cierre anual contable

� Seleccione la fecha y el año a cerrar.

� Seleccione los datos de la contrapartida

� Haga clic en el botón calcular

� Cuando este listo haga clic en el botón Guardar

8.28.28.28.2 Libros OficialesLibros OficialesLibros OficialesLibros Oficiales

8.2.18.2.18.2.18.2.1 Libro AuxiliarLibro AuxiliarLibro AuxiliarLibro Auxiliar

� Para que el sistema muestre los Libros Auxiliares es necesario que seleccione por lo menos la cuenta

¨desde¨ del rango de Auxiliares que el sistema solicita.

� En caso de necesitar listar Libros Auxiliares por rango de Cuentas deberá seleccionar la cuenta ¨Hasta¨,

en caso de querer omitir esta selección haga clic en el botón .

� La selección de los demás datos corresponden a filtros que utilizara el usuario según la necesidad de la

información que desea obtener

Esta opción me permite exportar los datos a un archivo y navegar por los documentos, utilizando los botones

que se encuentran en el panel, y cuya función aparece cuando acerco el puntero del mouse a ellos

98

8.2.28.2.28.2.28.2.2 Libro Inventarios y BalanceLibro Inventarios y BalanceLibro Inventarios y BalanceLibro Inventarios y Balance

� La fecha de corte es el dato obligatorio para la generación de este libro

� La selección de los datos empresa y sucursal corresponden a filtros que utilizará el usuario según la

necesidad de la información que desea obtener

Esta opción me permite exportar los datos a un archivo, utilizando los botones que se encuentran

en el panel, y cuya función aparece cuando acerco el puntero del mouse a cada uno de ellos

8.2.38.2.38.2.38.2.3 Libro DiarioLibro DiarioLibro DiarioLibro Diario

� El periodo es el dato obligatorio para la generación de este libro



99

Esta opción me permite exportar los datos a un archivo, utilizando los botones que se encuentran en el panel,

y cuya función aparece cuando acerco el puntero del mouse a cada uno de ellos

8.2.48.2.48.2.48.2.4 Libro Mayor y BalanceLibro Mayor y BalanceLibro Mayor y BalanceLibro Mayor y Balance






8.2.58.2.58.2.58.2.5 Numerador de páNumerador de páNumerador de páNumerador de páginasginasginasginas

Como su nombre lo indica, sirve para colocar los números a las páginas de los Libros para el

archivo.

Basta con digitar y seleccionar los datos que allí se piden, hacer clic en el botón ver, si todo esta

correcto, clic en el botón imprimir y listo!

8.38.38.38.3 Informes FinancierosInformes FinancierosInformes FinancierosInformes Financieros

8.3.18.3.18.3.18.3.1 Estado de ResultadosEstado de ResultadosEstado de ResultadosEstado de Resultados

� La fecha de corte y el nivel de cuenta en que saldrá el informe son obligatorios para la generación de este

libro





8.3.28.3.28.3.28.3.2 Balance GeneralBalance GeneralBalance GeneralBalance General

100

� La fecha de corte y el nivel de cuenta en que saldrá el informe son obligatorios para la generación de este

Estado Financiero





8.3.38.3.38.3.38.3.3 Balance de PruebaBalance de PruebaBalance de PruebaBalance de Prueba

� El periodo y el nivel de cuenta son obligatorios para la generación de este Informe





8.48.48.48.4 Informes fiscalesInformes fiscalesInformes fiscalesInformes fiscales

101

8.4.18.4.18.4.18.4.1 Consulta de Impuestos y RetencionesConsulta de Impuestos y RetencionesConsulta de Impuestos y RetencionesConsulta de Impuestos y Retenciones

� Todos los datos son obligatorios para la generación de este Informe, excepto la selección del tercero que

corresponde a un filtro que utilizará el usuario según la necesidad de la información que desea obtener



8.58.58.58.5 ConsultaConsultaConsultaConsultassss

8.5.18.5.18.5.18.5.1 Consultas DináConsultas DináConsultas DináConsultas Dinámicasmicasmicasmicas

Esta consulta me permite obtener información registrada en contabilidad, en forma detallada y de

acuerdo a los filtros seleccionados por el usuario


� La selección de los otros datos corresponden a filtros que utilizará el usuario según la necesidad de la


Esta opción me permite exportar los datos a un archivo y navegar por los documentos, utilizando los botones

que se encuentran en el panel, y cuya función aparece cuando acerco el puntero del mouse a cada uno de ellos

102

8.5.28.5.28.5.28.5.2 AgrupacióAgrupacióAgrupacióAgrupación de Cuentasn de Cuentasn de Cuentasn de Cuentas

Esta consulta me permite obtener información registrada en contabilidad, en forma detallada y de

acuerdo a los filtros seleccionados por el usuario, teniendo en cuenta las cuentas que pertenecen al

grupo seleccionado


� La selección de los otros datos corresponden a filtros que utilizará el usuario según la necesidad de la




103

RECOMENDACIONES GENERALESRECOMENDACIONES GENERALESRECOMENDACIONES GENERALESRECOMENDACIONES GENERALES

Cuando vaya a guardar algún registro y el programa le devuelva un mensaje como “Faltan datos” o

“No ha digitado ......... “ , “El documento no tiene detalle”. Debe cerciorarse de haber digitado lo

que se pide; si ya lo ha hecho y oprima la tecla tab. Si la información digitada se encuentra en una

rejilla, ubíquese en el último registro digitado y oprima la tecla flecha abajo de su teclado.

manual millenium enterprise - intelligent...

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