INTERPRETACION DE MANUALES DE LA ORGANIZACIN Y PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA

INTERPRETACION DE MANUALES DE LA ORGANIZACIN Y PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el xito o hacia el fracaso. Ellos son su Organizacin y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.

Organizacin y Mtodos, es el rea de la Organizacin que se ocupa de analizar los Problemas Estructurales y los Procedimientos de la Empresa a fin de optimizar su infraestructura para el logro de los objetivos preestablecidos.

Para llevarlo a la prctica se han desarrollado tcnicas que, por su especialidad, especificidad y complejidad requieren el aporte de especialistas. Existe una tcnica que se orienta a optimizar la efectividad y eficiencia de los servicios administrativos de una organizacin y ella es la de ORGANIZACIN y MTODOS.

TIPOS DE MANUALES

Manual de Organizacin: Describe la Organizacin Formal de la Empresa consignando:

o Misiones: enunciacin sinttica del objetivo que persigue el rea de la Organizacin.

la facultad que se le otorga a un individuo para desarrollar alguna tarea

o Funciones Bsicas

o Autoridad: Quienes dependen de el y l que quien depende

o Responsabilidad

o Caractersticas

o y Especificaciones de la Posicin.

Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe por escrito lo que se espera de l, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de la empresa.

Los manuales deben distribuirse completos a todos lo jefes, ya que sirven a las comunicaciones entre todos y cada uno de los jefes.

Ejemplo:

Manual de Organizacin para la posicin: Gerente de Administracin y Finanzas.

Misin:

o Formular polticas y planes referidos a la estructura y accin administrativa de la Empresa.

o Desarrollar e implementar mecanismos de control sobre actividades de la Empresa.

o Elaborar y analizar informacin contable para evaluar los resultados operativos de la Empresa.

Funciones:

o Custodiar el patrimonio de la empresa, a travs de la registracin correcta y en tiempo de transacciones que afecten el activo y pasivo, conforme a exigencias legales.

o Mantener adecuados registros de los inventarios en cuanto a existencias y su valorizacin, conforme a mtodos y usuales y reconocidos.

o Proteger a la empresa en lo referente al manejo del flujo de fondos y mantener el equilibrio financiero.

o Vigilar el cumplimiento de obligaciones de terceros hacia la empresa y de la empresa hacia terceros.

o Vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes en la organizacin.

o Velar por la adecuada registracin de los costos de produccin, administracin u de comercializacin.

o Asegurar que a travs de la informacin que surja de los estados contables y financieros puedan decidirse acciones correctivas.

Autoridad:

Ejerce supervisin directa sobre el Jefe del Departamento de Contadura General y sobre el Jefe del Departamento de Tesorera General, e indirectamente sobre los Jefes de las Secciones de: Tenedura de Libros, Caja y Bancos, Cuentas Corrientes a Cobrar y a Pagar, Costos, Contabilidad Presupuestaria, Activos Fijos, Contabilidad de Depsitos, Liquidacin de Sueldos y Jornales, Impuestos y Seguros.

CARACTERSTICAS DE LA POSICIN:

o Informacin que se Emite:

Estados Contables peridicos y de Fin de Ejercicio (Balance General), Conciliacin de Ingresos y Egresos de Fondos. Resmenes de Cuenta de Clientes y de Proveedores, Liquidacin y declaraciones juradas de Impuestos y de Cargas Sociales

o Informacin que se Recibe:

Facturas de Proveedores de Bienes y Servicios, Resumen de horas trabajadas, Ordenes de Compra emitidas, Partes de Recepcin de Materias Primas y Materiales, Presupuestos tentativos formulados por otros sectores, Resumen de Cuentas Bancarias,

o Informacin que se Registra:

Asientos y minutas contables, Imputaciones Contables, Registros de Ley (libros rubricados), Subdiarios Auxiliares, Registros de Activo Fijo (Bienes de Uso),.

Especificaciones de la posicin:

o Titulo Profesional:

Contador Pblico o Licenciado en Administracin, con capacidad adicional en impuestos, procesamiento de datos, seguros, administracin financiera.

o Aptitudes Personales:

Organizador y Metdico, Voluntad de Anlisis, Responsabilidad en el Control.

Fecha de Aprobacin, de Vigencia y de Revisin.

Misin

La misin es el motivo, propsito, fin o razn de ser de la existencia de una empresa u organizacin porque define:

1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que acta, 2) lo que pretende hacer, y 3) el para quin lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organizacin, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas

VISIN

En el mundo empresarial, la visin se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratgicas crecimiento junto a las de competitividad.

En sntesis, la visin es una exposicin clara que indica hacia dnde se dirige la empresa a largo plazo y en qu se deber convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas tecnologas, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparicin de nuevas condiciones del mercado.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.

La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:

o Cartula de Presentacin: indicando Tema, N de Procedimiento, Vigencia, reas afectadas y Analista Actuante.

o Objetivos y Alcance

o Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualizacin.

o Curso gramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujo grama: representacin grfica que describe en forma clara y lgica los sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las reas involucradas (IRAM: 34503) , Grupos de Smbolos para la representacin grfica (IRAM 34501). Esta norma establece los smbolos a utilizar para graficar curso gramas.

o Descripcin de los Procedimientos.

o Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.

o Glosario

o ndice Temtico.

o Fecha de Emisin, Vigencia, Reemplazo y Revisin.

MANUAL DEL EMPLEADO

Contiene los objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, situacin en el mercado, planes de incentivacin, programacin de la carrera, derechos y obligaciones, etc.

Su contenido debe responder a la siguiente estructura:

o Institucional:

Datos de la Empresa

Rubro.

mbito de Actividad.

Objetivos.

Organizacin.

Nombre Directivos.

Sucursales.

Cantidad de Empleados.

Equipamiento.

o Personal:

Desarrollo de la Carrera.

Incentivos

Convenio Colectivo.

Caja a la que Aporta

Obra Social.

Beneficios.

Derechos.

Obligaciones.

MANUAL DEL PUESTO DE TRABAJO.

Describe en forma pormenorizada la intervencin que le corresponde a la posicin en cada uno de los procedimientos en los que le toca intervenir. El Cmo, el Porqu y el Para Qu.

Su contenido debe responder a la siguiente estructura:

o Objetivos.

o Funciones del Sector.

o Descripcin de Procedimientos.

o Tareas a realizar.

o Instrucciones.

o Responsabilidad.

EL BENCHMARKING

Es un proceso continuo de medir productos, servicios y prcticas contra competidores ms duros o aquellas compaas reconocidas como lderes en la industria.

GRACIAS:CANDIDA ASPRILLA JARAMILLO