marketing de eventos
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Repaso clase anterior�Orden de Precedencia
�Banderas
Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia CapdevilaCeremonial y marketing en la organización de eventos
�Aplicación al evento
�Público – Lista de invitados – BD
�Jerarquizar
�Lay out o plano del evento
�Definir un momento para OP
�Ceremonial Escrito
Orden de Precedencia• B. VillataBN y luego por orden alfabético
BN B 2
BNBV -BE
c
BN
Alternancia (Asimilar a autoridades en estrado – dobles cabeceras)
B 2 B 3
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Orden de Precedencia
• Gotelli - Cuando no pueden ir en el centro métrico (espacio), se colocará la BN a la extrema derecha y luego las restantes por orden alfabético. (lineal)orden alfabético. (lineal)
BN B2 B3 B4
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Ceremonial Escrito
• Conjunto de normas y pautas que regulan las comunicaciones escritas (oficial, ceremonias
eventos.
• De las normas del ámbito oficial se derivan las • De las normas del ámbito oficial se derivan las del empresario.
• Herramientas o aportes:
– Fórmulas de redacción, cortesía y tratamiento en función de jerarquías.
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Ceremonial Escrito• En Argentina: Decreto 333
• Tipos de comunicaciones que regula
– Tarjetas (personales, profesionales, de invitación, de ubicación)
– Correspondencia
• Oficial / Comercial /Social – Amistosas
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Ceremonial Escrito
• Redacción
• Partes. Frases Tratamiento, apertura, desarrollo, cierre
• Correspondencia: elementos, tipos• Correspondencia: elementos, tipos
• Confirmaciones - RSVP
• Uso de Mayúsculas
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Ceremonial escrito
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Ceremonial Escrito
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Ceremonial Escrito
TARJETAS
• DE UBICACIÓN
– Para lugares
• DE INVITACIÓN
– Preimpresas (consulados) –Específicas. Datos. SRC
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Programa del Evento
• Programa interno
• Programa preliminar
• Programa técnico
• Programa social
Evento Programa Interno
Fecha – hora Lugar
07hs Ingreso psnal, chequeo sonido, estrado, tarjetas de ubicación, banderas, etc
10 Acreditaciones – ingreso público
10.30 Apertura locutor – palabras:
-D1 / D2 / D3• Programa social
• Programa para acompañantes
-D1 / D2 / D3
12 Coffee Break
12.40 Distribución de talleres
13/15 Almuerzo
15/18 Taller 1 – Aula 1
Taller 2 – Aula 2
18.30 Conclusiones – cierre
19 Vino de Honor
21 Desarmado
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Cronograma del evento• Visualización de la planificación
• Gráfico donde se plasman tareas, responsables y tiempos (deathlines)
• También se incluyen
Fecha Actividad Respons. Obs.
2/03 Reuniones organiz.
Todos
2/4 Prensa y comunicaciones
Juan
• También se incluyen observaciones-requisitos.
• Monitoreo y evaluación. Flexibilidad y ajustes
nes
10/11 Distrib. invitaciones
Juan
12/11 Servicios: comidas-espectáculos
Caro
10/12 EVENTO Todos
11/12 Evaluación María
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Evaluación de un evento
• ¿Quiénes evalúan?
1. Público
2. Medios2. Medios
3. Autoevaluación
4. Cliente
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Evaluación
• Público: Invitados o asistentes
– Encuestas en el lugar. Muestra
– Ej.: Congresos
– Encuestas posteriores– Encuestas posteriores
– Premios – estímulos a la participación
– Informantes clave o personalidades relevantes
• Prestadores
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Evaluación
• Medios
– Archivo y registro de todas las instancias
– Pre evento, durante y posterior
– Espacios pagos y notas – repercusión– Espacios pagos y notas – repercusión
– En todos los medios (internos-externos)
– Sinergia comunicativa
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AutoevaluaciónItem - Actividad Respons. MB-B-M Observac./ Perfectibles
Objetivos Todos
RR Juan
Marketing y publicidad Juan
Prensa y Comunicac. Andrea
Ceremonial Carolina
Personal – staff: sala, acred. Encargado
Servicios: comidas CaroServicios: comidas Caro
Servicios:espectáculos Todos
Serv.: iluminación/sonido María
Ambientación Contratado
Vestimenta empleados
Trato-atención
Timming Todos
Concurrencia
Imprevistos Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila
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Evaluación
Cliente
• Objetivos
• RR
• Costos- Beneficios - resultados• Costos- Beneficios - resultados
• Sensaciones
–Propias - Público
• Medios
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COMIDAS
• Pertinencia
Debemos evaluar la importancia de la comida en el evento o ceremonia.
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Por ej.:
Evento social elemento principal
Evento académico rol secundario
Tipos de comidas en un evento
•Desayuno
•Coffee Break
•Té- Merienda
• Recepciones:• Recepción • Cocktail• Vino de Honor
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•Té- Merienda
•Brunch- High Tea
•Lunch –Almuerzo
• Buffet-Comida Americana
• Comida de Negocios - Cena
Desayuno de Trabajo
�Para comenzar el día de trabajo con un efecto motivador �Puede ser para público: interno, externo o mixto�Es una tendencia que viene de Estados Unidos
Temas:
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Temas:•Específico entre las partes. Informar una novedad a un grupo de personas a cargo. Evaluar un negocio. Presentar propuestas. Una presentación a la prensa
Tipos: continental, americano, vienés, brasileño…
Lugares:•Dentro de la institución: en sala de reuniones•Fuera de la institución: en sala de un hotelNUNCA en bar o restaurante, para mantener la privacidad
Horario:•Inicio entre las 8 y las 10
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•Inicio entre las 8 y las 10•Duración: entre una a dos horas•Si la invitación es a las 10 , la reunión debe ser breveRESPETAR EL HORARIO HABITUAL DEL PERSONAL DE LA INSTITUCION•Conviene servir el desayuno previamente y en otra sala
Coffee Break•Es un corte en el transcurso de una jornada de trabajo•Sirve para tener unos minutos libres para distenderse, salir de la sala beber algo, ir al baño, contestar llamadas
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contestar llamadas •Duración: depende de la cantidad de gente y del objetivo de interrelación que tenga (nunca menos de 15 minutos, ni más de 40 minutos)•Lugar: realizarlo en un espacio con luz natural, en especial cuando la jornada transcurre en sala con iluminación artificial
Té - Merienda
•En Argentina el Té es una reunión social o familiar propia de los fines de semana.
•En días laborales se toma entre mujeres
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•Horario: 17 a 19
•No tiene la formalidad de las comidas en cuanto a horarios, puntualidad, vestimenta y distribución de los comensales ( a medida que llegan se van ubicando)
Brunch•Es de origen anglo-americano•Es una combinación entre el desayuno y el almuerzo (en el ámbito social, en las principales ciudades del mundo se organizan los domingos , día en el que las familias se levantan más tarde)•En Argentina se usa como evento ejecutivo en días laborables
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laborables•Horario: entre las 11 y las 15 y se presenta como un buffet sofisticado•Duración: más que el desayuno por la variedad de comida, los invitados se sirven varias veces•Se presentan grandes mesas con comidas, los asistentes se sirven y luego pasan a una mesa aparte
Almuerzo de trabajo•Se realizan los días hábiles para tratar temas laborales
•Fuera del ámbito de la oficina
•Lugares: restaurantes exclusivos, hoteles o
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•Lugares: restaurantes exclusivos, hoteles o salones privados, deben reservarse con anterioridad a nombre del anfitrión
•En casos excepcionales se realizan en la oficina en una sala privada, o en el comedor del directorio, NUNCA en el comedor de la institución
Almuerzo de trabajo•La puntualidad es rigurosa, porque el tiempo es acotado•Duración: dos horas•Constará de: primer plato, plato principal, postre y café. El menú será a elección de cada comensal o establecido previamente por el anfitrión•No incluye bebidas alcohólicas, ni comidas
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•No incluye bebidas alcohólicas, ni comidas recargadas•No es necesario tomar una copa previa porque alargaría los tiempos•Corresponde retirarse después del café luego del homenajeado (si lo hubiere)
Cocktail - Recepción�Los invitados están de pie (no hay precedencias ni ubicaciones especiales)�Favorece la interrelación entre los asistentes�Debe contratarse bastante personal, ya que se acercarán a los invitados con bandejas y bebida
Diferentes clasificaciones:
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Diferentes clasificaciones:�Cocktail ámbito privado
�Se sirve antes de las comidas�Hora de inicio: entre las 19 y las 20 , �Duración 2 horas
� Recepción ámbito oficial�Algunos usan ese nombre para reunión antes del almuerzo
Cocktail - Recepción
�Se utiliza para lanzamiento de productos o servicios, exposiciones, conferencias o celebraciones de aniversario o fin de año.Lugares: en la institución, hoteles u otra locación menos habitual
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menos habitual�Se realiza luego del horario laboral, si es importante y formal, después de las 20
Vino de Honor- Vernissage
•Celebración más sencilla que un cocktail•Es de menor presupuesto y duración más corta (una hora)•Luego de la presentación de un libro, una conferencia o al inaugurar una exposición de arte
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conferencia o al inaugurar una exposición de arte•Los invitados permanecen de pie•Mesa central con mantel y arreglo floral•Se ofrece vino o champagne, acompañado por pocos bocaditos salados por persona
Buffet
•Comida sentados en la mesa, pero se presenta la comida en fuentes distribuidas en mesa auxiliar•Debemos calcular bien el espacio•Las bebidas se presentan en jarras de vidrio o cristal que también se colocan sobre una mesaHorario: igual al de una comida pero por sus
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Horario: igual al de una comida pero por sus características puede prolongarse•Se invita a las 21 y si es con baile dura más de 4 horasTipos:•Buffet Froid (sólo comida fría)•Buffet Foid et Chaud (se le agregan platos calientes o cazuelas)
Comida de negocios - cena•Se realizan de noche y se procede de la misma forma que para los almuerzosHorario: comienzan entre las 20.30 y las 22Lugar: en restaurantes, salones, o en la casa de alguno de los directivos
• Plano – lay out
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alguno de los directivos•Se reúnen pares de la misma o diferentes instituciones para afianzar relaciones•Al ser de noche , pueden servirse bebidas con alcohol•En algunas ocasiones participan también los cónyuges
TIPOS DE PLATOS
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CÓMO COLOCAR LOS CUBIERTOS
Tenedores dientes hacia arriba a la izquierda del platoCucharas con la concavidad hacia arriba a la derecha del
platoCuchillo con el filo hacia adentro
Los cubiertos se colocan con criterio inverso al orden de uso
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Cómo usar los cubiertos
•Una vez que se comienzan a usar, reposan sobre el plato, como se ve en el dibujo
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•El plato de pan no se comparte, es uno por comensal
•Se comienzan usando los cubiertos que están más lejos del plato y por último, los que están más cerca.
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CUBIERTOS DE POSTRE
Pueden colocarse antes o en el momento de servir el postreNo se usa cuchillo para este plato, a menos que sea fruta. En ese caso, será el cubierto más cercano al plato colocado con el filo hacia adentro
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Uso de las copasSe ubican en diagonal al extremo superior derecho al platoLa cantidad de copas dependerá de la variedad de bebidas que se servirán y de su tipoLas copas se ordenan de mayor a menor y de izquierda a derecha
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Uso de la servilleta
•El comensal toma la servilleta y la coloca sobre la falda, plegada por la mitad, con el borde hacia las rodillas•Si durante la comida tuviera que levantarse, la servilleta será apoyada sobre la silla•Una vez finalizada la comida se deja a un costado del plato –sin doblar- de esta manera se indica que el plato
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plato –sin doblar- de esta manera se indica que el plato puede ser levantado•El tamaño de las servilletas varía según el tipo de comida para un evento (la que se utiliza en Recepciones o Cocktails es más pequeña que la de Almuerzos o Cenas)
Presentación mesa para comida formal.
Las botellas NO se colocan sobre la mesa, ya que habrá personal que se encargue de servirEn una comida informal, el agua se sirve en jarras y el vino en botellones de cristal
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Al finalizar la comida
•Al terminar, se colocan todos los cubiertos sobre el plato, independientemente de que hayan sido usados o no, en cualquiera de las dos formas presentadas•El tenedor con los dientes hacia arriba, el cuchillo con el filo hacia adentro•El modo más utilizado es el de la figura de la derecha
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Comidas
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Comidas
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Comidas
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Eventos - comidas
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Eventos - comidas
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Eventos - comidas
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ComidasRECEPCIONES:
• Recepción: A la misma hora que un cocktail, pero dura mas tiempo (4 horas). generalmente se invita a las 19hs. comida más importante que el cocktail (debe contemplarse que dura más e incluir platos como fiambres, etc.). Recordar que no es comida. Priman los bocaditos. CASAMIENTOS.
• Cocktail
Forma más fácil y menos ceremoniosa para recibir.Duración preestablecida (2 horas), en general, se estila
Plano del evento – lay out
Duración preestablecida (2 horas), en general, se estilade 11 a 13hs. o de 19 a 21 – 18 a 20hs. Respeto estricto del horario de llegada y partida.Tipos:
– Con bandeja– con plato
• Vino De Honor
• Se utiliza sobretodo para eventos internos de las instituciones, después de una conferencia, presentación de un libro, etc. Puede incluir brindis.
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Cabeceras
• Estilo Inglés • Estilo Francés
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Tipos de Mesas
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Tipos de Mesas
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Tipos de Mesas
Mesa
en T
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Tipos de Mesas
Mesa
en
peine
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Tipos de Mesas
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Tipos de Mesas
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Ceremonial - Organización
Actividades posterior al evento
-Cartas de agradecimiento a personal, prestadores o proveedores, equipo, invitados especiales, disertantes, etc.
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-Esquelas y presentes
-Registro y aprendizajes de la organización (sedes, servicios)
-Aprendizajes sobre clientes/jefes, públicos, intereses y preferencias, etc.
Presentación del Trabajo Final
Carpeta con todos los puntos del brief
Módulo Prof. Jobani y Capdevila
CD con PPT con los puntos más relevantes (como si fuera presentación al cliente) y word mas todos los anexos
Presentación oral de 5 a 10 minutos. Grupal.
-Aspectos principales del brief
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-Aspectos principales del brief-Cliente-Evento (tipo) descripción-Sede, fecha-Públicos-Objetivos-Recursos -Aspectos distintivos-Lay out con OP – Comidas del evento-Programa – Cronograma-Aspectos de mkt y comunicación vinculados (indicaciones de Prof. Jobani)
[email protected] DEL 30
Sábado 30 de octubre
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Sábado 30 de octubreInvitados especialesConsultas y correcciones antes de la presentación final
Sábado 6 de noviembrePresentación. Carpeta. CD con PPT