microsoft excel introduction - gunadarma...

MICROSOFT EXCEL

INTRODUCTION

Subject

• Tampilan/Interface

• Workbook

• Worksheet

• Pengoperasian File

INTERFACE & FUNCTION

EXPLANATION

Microsoft Excel 2007 Interface

• Pada Windows Ms. Excel 2007 yang muncul,terdapat beberapa tampilan sebagai berikut(tunjukkan dengan mouse anda masing-masingkomponen berikut) :

• Office Button

• Quick Access

• Tool bar

• Menu bar, dll

Interface Explanation• Office Button : Terdiri atas perintah New Document,

Open, Convert, Save, Save as, Print, Prepare, Send,Publish dan Close.

• Quick Access Toolbar : terdiri dari tombol yang dapatmempercepat kerja pemakai. Isinya hamper samadengan perintah-perintah di Office Button.

• Menu Bar : terdiri dari perintah menu utama MicrosoftExcel 2007, yaitu Home, Insert, Page, Layout, Formulas,Data, Review, View.

• Title Bar : Berisi nama file dan program aplikasi yangsedang aktif.

Interface Explanation• Tool Bar : tombol-tombol bergambar yang memiliki

fungsi tertentu dan digunakan untuk menjalankan suatuperintah dengan cepat dan mudah

• Tombol Ukuran : digunakan untuk mengatur ukuranjendela kerja.

• Name Box : Nama sel yang sedang aktif akanditampilkan pada Name Box

• Formula Bar : Pemakan bisa mengedit data pada sebuahsel

• Sel Aktif : tempat menuliskan atau mengedit data dandikelilingi oleh garis batas yang lebih tebal

Interface Explanation• Column : Setiap kolom memiliki nama berdasarkan Abjad,

dari kolom A hingga Z, dilanjut AA hingga XFD

• Baris : untuk setiap baris memiliki nama berdasarkanAngka. Dari 1 – 1048576

• Tab worksheet : Perintah dimana pemakai bisa berpindahke kertas kerja lain dengan mudah.

• Insert Worksheet : Dengan menekan Insert Worksheetpemakai bisa membuat Worksheet baru yang letaknyaberurutan dengan Worksheet sebelumnya

Interface Explanation

• Status Bar : Status lembar kerja pemakai

• Document Area : Lembar kerja yang aktif

• Horizontal Scroll Bar : perintah untuk menggeser layarke kiri atau ke kanan.

• Vertical Scroll Bar : Perintah untuk menggeser layar keatas atau ke bawah

• Tampilan Layar : Terdiri dari eprintah untuk merubahtampilan layar. Terdiri dari Tampilan Normal, TampilanPage Layout dan Tampilan Page Break Preview

• Zoom : perintah untuk memperbesar & memperkeciltampilan pada lembar kerja pemakai.

Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 • Mengaktifkan Menu Home, bisa klik tab Menu Home

atau tekan Alt + H, perhatikan ribbon menu yangtampil.

Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 • Mengaktifkan Menu Insert, bisa klik tab Menu Insert

atau tekan Alt + N, perhatikan ribbon menu yangtampil.

Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 • Mengaktifkan Menu Page Layout, bisa klik tab Menu

Page Layout atau tekan Alt + P, perhatikan ribbonmenu yang tampil.

Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 • Mengaktifkan Menu Formulas, bisa klik tab Menu

Formulas atau tekan Alt + M, perhatikan ribbon menuyang tampil.

Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 • Mengaktifkan Menu Data, bisa klik tab Menu Data atau

tekan Alt + A, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 • Mengaktifkan Menu Review, bisa klik tab Menu Review

atau tekan Alt + R, perhatikan ribbon menu yangtampil.

Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 • Mengaktifkan Menu View, bisa klik tab Menu View atau

tekan Alt + W, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 • Mengaktifkan Office Button, bisa klik tab Menu Office

Button atau tekan Alt + F, perhatikan ribbon menuyang tampil.

Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 • Mengaktifkan Office Button, bisa klik tab Menu Office

Button atau tekan Alt + F, perhatikan ribbon menuyang tampil.

• Note :

Jika mouse terdapat tombol scroll

Maka dapat berpindah satu menu

Ke menu lainnya dengan menggeser

Tombol scroll yang ada pada mouse

New Document Excel

• Klik Office Button -> New

• Pilih Blank Document -> Create

Save Document Excel

• Klik Office Button

• Pilih Save atau Save As

• Excel Document

• Pilih folder Document – File name

• Save

Tugas 1 • Ketikkan dokumen berikut dan setelah selesai simpan dengan nama

Tugas1ku.

WOORKBOOK &

WOORKSHEET

Woorkbook & Woorksheet

• Woorkbook adalah buku kerja atau file kerjaexcel yang di dalamnya terdapat sheets yangterdiri dari kumpulan cell, biasanyaberekstensi xls atau xlsx.

• Woorksheet adalah lembaran kerja dalamMicrososft Excel yang terdiri dari kolom danbaris atau biasa yang disebut dengan cell.

Woorkbook

• Saat pemakai memulai bekerja dengan Excel 2007, aplikasiini akan mulai dengan workbook yang kosong dengan tigabagian worksheet yang bisa terlihat di bagian kiri bawahdari workbook.

• Pemakai bisa menghapus, menambah, mengubah,menyembunyikan worksheet di dalam workbook tanpaharus menghapusnya secara bebas.

• Pemakai juga bisa meng-copy worksheet tersebut kedalam workbook baru, atau memindahkan worksheettersebut ke dalam workbook baru tanpa meninggalkanbekas.

Membuat Worksheet baru• Klik Tombol Insert Worksheet pada tab Worksheet

Menambah Worksheet Baru• Mendapatkan worksheet baru dibelakang Worksheet yang telah ada.

Mengubah Nama Worksheet

• Klik Kanan pada worksheet yang ingindiganti nama-nya

• Pada menu pop-up yang muncul klikRename

• Masukkan nama worksheet yang baru –lalu Enter

Menghapus Worsheet

• Klik kanan pada worksheetyang ingin dihapus.

• Pada menu pop-up yang mnculklik Delete

• Maka worksheet akan terhapus

Proteksi pada Worksheet

• Proteksi seluruh worksheet

• Sorot seluruh cell pada worksheet atau dengan menekantombol Select All pada bagian kiri atas worksheet

Proteksi pada Worksheet

• Pada tab Home kategori Cells, pilih Format lalu nonaktifkanLock Cell

• Pada table Home kategori Cells, pilih Format lalu klik Protect Sheet sehingga akan muncul kotak dialog Protect Sheet.

Proteksi pada Worksheet• Pada kotak dialog Protect Sheet, Pemakai diminta memasukkan

password yang nantinya berfungsi untuk membuka proteksi danmengatur pengecualian terhadap proteksi worksheet yang pemakaibuat. Jika sudah tekan OK.

• Excel akan meminta pemakai memasukkan password satu kali lagipada kotak dialog (Confirm Password)

Proteksi pada Worksheet• Seluruh Worksheet Anda kini telah diproteksi dan tidak dapat

melakukan eprubahan pada worksheet tersebut.

• Untuk membuka proteksinya, pada tab Home kategori Cells, pilihFormat lalu klik Unprotect Sheet dan Anda diminta memasukkanpassword.

Mengenal & Membuat Range

• Langkah – langkah membuat range :

• Letakkan kursor pada sel awal rangeyang di inginkan

• Klik dan tahan tombol kiri mouse

• Bawa kursor ke sel akhir range

• Lepaskan tombol kiri mouse

Proteksi pada Cell/range tertentu

• Sorot seluruh cell pada worksheet atau dengan menekantombol Select All pada bagian kiri atas worksheet


• Pada tab Home kategori Cells, pilih Format lalu pastikan tooglebutton Lock Cell tidak sedang dalam keadaan tidak aktif.


• Tentukan range yang akan di proteksi


• Pada tab Home kategori Cells, pilih Format, klik Lock Cell.


• Pada table Home kategori Cells, pilih Format lalu klik Protect Sheet sehinggaakan muncul kotak dialog Protect Sheet.


• Pada kotak dialog Protect Sheet, diminta memasukkan passwordyang nantinya berfungsi untuk membuka proteksi dan mengaturpengecalian terhadap proteksi worksheet yang dibuat. Dalam halini biarkan Ceklist pada Select Unmlocked Celss dan hilangkanCeklist pada Select Locked Cells, jika sudah tekan OK.

• Excel akan meminta pemakai memasukkan password sekali lagiuntuk CONFIRM PASSWORD.


• Bagian worksheet yang dipilih pada contoh ini yaitu RangeB5:D10 telah diproteksi dan Anda tidak dapat melakukanperubahan pada worksheet tersebut.


• Untuk membuka proteksinya, pada tab Home kategori Cells,pilih Format lalu klik Unprotect Sheet dan Masukkanpassword sebelumnya.

Fasilitas Autofill

• Masukkan dua data pertama pada sel.

• Buat range pada kedua kotak data pertama tersebut.

• Klik dan tahan kotak kecil yang terletak pada sudut kananbawah range.

• Kotak yang menampilkan isi sel akan muncul.

• Lepaskan tombol mouse kiri.

• Maka, seluruh sel pada range tersebut akan terisi secaraotomotis dengan data yang berurutan.

Fasilitas Autofill

Memasukkan variasi data yang berupa angka dan teks.



• Klik dan tahan kotak kecil yang terletak pada sudutkanan bawah range.



• Maka, seluruh sel pada range tersebut akan terisi dataangka dan teks secara berurutan

Fasilitas Autofill

Memasukkan data hari, bulan serta tanggal.



• Klik dan tahan kotak kecil yang terletak pada sudut kanan bawahrange.

• Geser mouse untuk memperbesar area range sesuai dengankeinginanmu.



• Maka, seluruh sel pada range tersebut akan terisi data tanggalbulan dan tahun secara berurutan.

Jenis Kursor Pada Excel• Pada Excel terdapat beberapa macam jenis atau tipe kursor.

Dan setiap kursor tersebut memiliki fungsi masing. Berikutperbedaan dari Excel.

• Ketikkan di lembar kerja Excel.

Jenis Kursor Pada Excel• Kursor Seleksi

Jenis Kursor Pada Excel• Kursor Tampilan Blok

Jenis Kursor Pada Excel• Kursor Untuk Memindahkan

Proteksi Pada Workbook

• Excel memberikan proteksi pada workbook Andadengan tingkat yang berlapis, workbook Anda pundapat diproteksi untuk menambah tingkat keamanan.Caranya adalah sebagai berikut :

• Pada tab Review kategori Changes, pilih ProtectWorkbook lalu klik Protect Structure and Windowssehingga muncul kotak dialog Protect Structure andWindows.


Pada kotak dialog ini, ada 2 pilihan yang diberikanExcel.

• Structure, berfungsi untuk memberikan proteksiterhadap struktur workbook Anda, seperti menambahsheet baru, menghapus, memindahkan, mengubahnama dan menyembunyikan sheet.

• Windows, berfungsi untuk memberikan proteksiterhadap ukuran dan posisi workbook Anda ketikaworkbook dibuka.


• Pilih proteksi yang Anda ingin untuk workbook Andadan isikan password. Klik OK.

• Excel akan meminta Anda memasukkan password satukali lagi pada kotak dialog Confirm password, halini dilakukan untuk memastikan Anda tidakmelakukan kesalahan dalam pengisian password. Laluklik OK.


• Workbook Anda telah diproteksi, kini Anda tidak dapatmelakukan perubahan pada workbook Anda.

• Untuk membuka proteksinya, pada tab Reviewkategori Changes, pilih Protect Workbook lalu klikProtect Structure and Windows. Anda akan dimintamemasukkan password.

Security Option• Seperti halnya aplikasi Office yang lain, Excel juga

mempunyai fasilitas Security Option yang berfungsi untukmembatasi pengguna lain dalam pemakaian workbook Anda.Fasilitas ini dapat Anda lakukan ketika anda menyimpanworkbook anda. Caranya adalah sebagai berikut :

• Klik Office Button lalu pilih Save As sehingga munculkotak dialog Save As.

Security Option

Security Option• Pada kotak dialog Save As, klik Tools > General Options

sehingga muncul kotak dialog General Options.

Security Option

• Pada kotak dialog General Options ada 2 jenis Passwordyang ditawarkan Excel, Open untuk membuka workbook danModify untuk mengubah isi workbook. Isikan password padajenis password yang Anda inginkan.

• Excel akan meminta Anda memasukkan password satu kalilagi pada kotak dialog Confirm password, hal inidilakukan untuk memastikan Anda tidak melakukankesalahan dalam pengisian password. Lalu klik OK.

Security Option

Security Option

• Sekarang jika Anda membuka workbook Anda, Anda harusmemasukkan password terlebih dahulu, jika salah workbookAnda tidak akan terbuka.

• Untuk membuka proteksinya, lakukan hal yang sama ketikamebuat proteksi hanya saja kosongkan isian pada password.

Manajemen Worksheet dan Workbook

Mengisi Data Secara Otomatis ke Dalam Cell

• Jika Anda sering menuliskan kata atau kalimat panjangberulang-ulang setiap waktu seperti nama perusahaan ataunama barang, Excel memberikan kemudahan bagi Anda untukmempercepat menuliskan kata atau kalimat tersebut sehinggaAnda tak perlu lagi menuliskannya begitu panjang. Caranyaadalah sebagai berikut :

• Klik Office Button lalu pilih Excel Options sehingga munculkotak dialog Excel Options.

• Pada tab Proofing, klik AutoCorrect Options sehinggamuncul kotak dialog AutoCorrect.


• Pada kotak dialog AutoCorrect tab AutoCorrect, isikan inisialatau singkatan yang akan Anda pakai ketika menulis di Cellpada kotak isian Replace, dan isikan kata atau kalimat yangingin dimunculkan ketika Anda menulis inisial atau singkatantadi pada kotak isian With. Contohnya, untuk mempercepatpenulisan PT ValueStream International Anda cukuptuliskan singkatan `vsi pada cell.

• Klik Add, lakukan hal serupa untuk singkatan selanjutnya. Jikasudah tekan OK.

• Sekarang coba tuliskan `vsi pada salah satu cell, ketika Andamenekan Enter singkatan `vsi tadi berubah menjadi PTValueStream International.


• Untuk meneruskan kembali penulisan, tempatkan kursor diB6, lalu tekan F2 pada keyboard.

Menggabungkan Worksheet

• Jika Anda sering bekerja dengan workbook yangmemiliki format worksheet yang sama, adakalanyaworksheet tersebut Anda modifikasi sesuai dengankebutuhan. Namun untuk perubahan yang sedikit akandirasa begitu banyak jika worksheet Anda berjumlahbelasan atau bahkan puluhan. untuk mengatasinya,Excel menyediakan fasilitas Grouping Sheet yangmemudahkan Anda memodifikasi beberapa sheet sekalidalam satu waktu. Caranya adalah seperti berikut :


• Pilih Sheet mana saja yang akan Anda modifikasi,caranya dengan klik sheet tersebut sambil menekantombol Ctrl pada keyboard.

• Jika seluruh sheet yang akan Anda modifikasi, cukupklik kanan pada salah satu sheet lalu pilih Select all sheets.


• Pada title bar akan muncul kata [Group] pada akhirnama Workbook. Ini menunjukkan seluruh ataubeberapa sheet sedang dipilih.


Setelah itu Anda dapat melakukan modifikasi, sepertimengganti isi cell, shading, edit formula, insert atau deletebaris dan kolom dan yang lainnya. Sebagai contoh, lakukanmodifikasi berikut :

• Ganti kata Daily Transaction menjadi TransaksiHarian.

• Ganti warna font judul kolom (A4:G4) menjadi warnaputih.

• Pada cell B5 tambahkan kata Saldo Awal.

• Sisipkan Kolom Referensi antara kolom F (Keluar) denganKolom G (Jumlah). Sehingga tampilannya menjadi sepertiini :


• Sekarang perhatikan pada tiap sheet, perubahan yang tadiAnda buat juga terjadi pada seluruh sheet.

• Tapi pada mode grouping ini, fitur ConditionalFormatting dan Format as Table dan seluruh fitur ditab Data dan Insert (kecuali Header&Footer) tidakdapat digunakan.

• Untuk mengakhiri mode grouping ini, klik di salah satunama sheet dan pastikan kata [Group] telah hilang darititle bar.

Menambahkan Header dan Footer

• Anda dapat memberikan keterangan tambahan padaworkbook Anda dengan menggunakan Header dan Footerseperti tanggal dan waktu, halaman, lokasi penyimpananworkbook, nama workbook dan gambar. Cara membuatnyayaitu :

• Pada tab Page Layout, kategori Page Setup klik iconpanah di sebelah kanan bawah.


• Ketika muncul kotak dialog Page Setup, pilih tabHeader/Footer, lalu klik button Custom Header atauCostum Footer sesuai keinginan Anda sehingga akanmuncul kotak dialog Header atau Footer.


• Keterangan yang dapat ditambahkan yaitu nomor halaman,jumlah halaman, tanggal, waktu, lokasi penyimpanan, namafile, nama sheet dan gambar.

• Ada beberapa section yang ditawarkan, Anda dapat memilihtambahan informasi tersebut ingin ditempatkan di sebelahkiri, tengah atau kanan. Sebagai contoh, pada headertambahkan nama workbook di left section, nama sheet dicenter section dan tanggal di right section, klik OK. Sehinggatampilan pada kotak dialog Header dan workbook akanmenjadi seperti ini :

Menyimpan WorkBook dalamFormat PDF/XPS

• Excel dapat menyimpan workbook Anda menjadi format PDFatau XPS yang memudahkan Anda untuk medistribusikannyasecara elektronik. Caranya adalah seperti berikut ini :

• Tentukan workbook mana yang akan Anda simpan denganformat PDF/XPS

• Pada Office Button pilih Save As > PDF or XPS sehinggaakan muncul kotak dialog Save As. Sebagai contoh simpanworkbook Anda dengan format PDF.


• Tentukan dimana Andaakan menyimpannya,dan klik buttonOptions


• Pada kotak dialogOptions tentukanpada area manaAnda akanmenyimpan menjadiformat PDF, lalu klikOK dan Publish.


• Setelah proses Publishing, dokumen denganformat PDF akan terbuka secara otomatis dantampilannya akan seperti berikut ini :

END OF FILE …

Thank You …

Merci ….

Arigato ….

microsoft excel introduction - gunadarma...

Documents