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Alcaldía Municipal de Ciudad Arce
Departamento de La Libertad
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Documento Elaborado con la asistencia técnica de la Firma José Leonidas Rivera Chévez
Con el apoyo financiero del Fondo de Inversión Social para el Desarrollo Local, FISDL
Aprobado por el Concejo Municipal a través de Acuerdo No. 13 del Acta No.
16, de fecha 24 de mayo de 2006
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INDICE
PAGINA No.
1. GENERALIDADES………………………………………………………………… 1
1.1. INTRODUCCIÓN………………………………………………………………… 1
1.2. OBJETIVO………………………………………………………..……………… 1
1.3 BASE LEGAL………………………………………………………………………. 1
2. POLITICAS INSTITUCIONALES………………………………………………… 8
2.1. POLITICAS DEL CONCEJO MUNICIPAL……………………………………… 8
POLÍTICAS DE AUTORIZACIÓN……………………………………………. 10
POLITICAS DE RIESGO……………………………………………………… 10
POLITICA INFORMACION Y COMUNICACIÓN…………………………… 11
POLITICAS DE CONTROL…………………………………………………… 14
POLITICAS SOBRE AUTOEVALUACION DEL CONTROL INTERNO….. 16
3. POLITICAS GENERALES……………………………………………………….. 17
3.1.. POLITICAS DE PROMOCION SOCIAL………………………………………… 17
3.2. POLITICAS DE GERENCIA GENERAL……………………………………….. 17
POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS……………………..................... 18
POLITICAS DE PERSONAL………………………………………………….. 18
iii
PAGINA No.
3.2.1. POLITICAS DE INFORMATICA……………………………………………….. 18
3.2.2. POLITICAS DE MEDIO AMBIENTE…………………………………………… 19
3.2.3. POLITICAS DE LA UACI………………………………………………………. 19
3.2.4. POLITICAS DE REGISTRO Y CONTROL TRIBUTARIO……………………... 20
3.2.4.1. COBRO Y RECUPERACION DE MORA…………………………………….. 20
3.2.5. POLITICAS DE CONTABILIDAD……………………………………………… 21
3.2.5.1. ACTIVOS FIJOS………………………………………………………………... 22
3.2.6. POLITICAS DE TESORERIA…………………………………………………… 25
3.2.7. POLITICAS DE SERVICIOS MUNICIPALES………………………………… 27
3.2.7.1. POLITICAS DE PROYECTOS………………………………………………. 27
4. PROCEDIMIENTOS……………………………………………………………….. 29
4.1. CONCEJO MUNICIPAL Y ALCALDE (SA) MUNICIPAL…………………. 29
4.2. COMITÉ TECNICO……………………………………………………………… 33
4.3. AUDITORIA INTERNA……………………………………………………….. 34
4.4. SECRETARÍA MUNICIPAL…………………………………………………….. 35
4.5. ASESOR JURIDICO…………………………………………………………….. 39
4.6. PROMOCION SOCIAL…………………………………………………………… 41
4.7. GERENCIA GENERAL…………………………………………………………. 42
4.7.1. INFORMATICA…………………………………………………………………. 42
4.7.2. UNIDAD DE MEDIO AMBIENTE……………………………………………… 47
4.7.3. ADQUISICIONES Y CONTRATRACIONES…………………………………… 48
4.7.4. REGISTRO Y CONTROL TRIBUTARIO………………………………………. 52
4.7.4.1. COBRO Y RECUPERACION DE MORA…………………………………… 58
iv
PAGINA No.
4.7.4.2. CATASTRO………………………………………………………………….. 61
4.7.4.3. CUENTAS CORRIENTES……………………………………………… 68
4.7.5. REGISTRO ESTADO FAMILIAR……………………………………… 71
4.7.6. CONTABILIDAD……………………………………………………….. 76
4.7.7. TESORERIA…………………………………………………………….. 86
4.7.7.1. COLECTURIA………………………………………………………… 94
4.7.8. SERVICIOS MUNICIPALES…………………………………………… 101
4.7.8.1. PROYECTOS………………………………………………………….. 102
4.7.8.2. ASEO…………………………………………………………………… 104
4.7.8.3. CEMENTERIO………………………………………………………….. 105
4.7.8.4. ESTADIO MUNICIPAL………………………………………………… 106
4.7.8.5. RASTRO MUNICIPAL………………………………………………… 108
4.7.8.6. RELLENO SANITARIO……………………………………………….. 110
4.7.8.7. MERCADO……………………………………………………………. 111
4.7.8.8. GUARDA PARQUE…………………………………………………… 112
4.7.8.9. CAFETERIA…………………………………………………………… 113
4.7.8.10. VIGILANCIA………………………………………………………… 114
4.7.8.11. SALON DE USOS MULTIPLES…………………………………….. 115
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1. GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCIÓN
El presente documento contiene las Políticas y Procedimientos Administrativos de la Municipalidad de
Ciudad Arce, Departamento de la Libertad.
Este documento está dividido en cuatro partes principales:
1. Generalidades
2. Políticas
3. Procedimientos
4. Anexos
1.2. OBJETIVO
Normar los procesos y procedimientos para el manejo de las operaciones de las unidades
organizacionales que integran la Municipalidad de Ciudad Arce, Departamento de la Libertad.
1.3 BASE LEGAL
La base legal del presente documento lo constituye el Reglamento de Normas Técnicas de Control
Interno Especificas de la Municipalidad de Ciudad Arce, según los artículos siguientes:
Identificación análisis y Gestión de Riesgos
Art. 24.- Riesgos internos u operaciones, son considerados aquellos que pueden evitarse a
consecuencia de la administración de que la administración proporcione las herramientas y recursos
necesarios para contrarrestar la probabilidad de ocurrencia de los sucesos…………………………….
g) Riesgo de deficientes procedimientos en las actividades administrativas y financieras. Para
minimizar estos riesgos que están inmersos diariamente en cada proceso, estos, deben definirse
claramente las atribuciones de cada funcionario dentro del proceso mismo, de manera que estén
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separadas las funciones de realización, supervisión, aprobación y resguardo de la información
generada. De igual manera deben crearse los procesos de conciliación de información entre las
unidades. Los procesos específicos deben establecerse en el Manual de Políticas y Procedimientos
Administrativos.
Normas relativas a las Actividades de Control
Art. 29.- Para que el control sea realmente beneficioso, debe considerarse en forma integral, es decir
antes, durante y después de los procesos. Por lo tanto, estos deben quedar establecidos en el Manual de
Políticas y Procedimientos, así como los responsables de ejecutarlo.
Art. 33.- “Cada unidad organizativa” debe desarrollar su trabajo en base a las políticas y
procedimientos aprobados por el Concejo, las cuales deberán ser del conocimiento de cada empleado
asignado en las respectivas unidades teniendo en cuenta que es responsabilidad de cada empleado y
funcionario ejercer el autocontrol.
Art. 35.- Las actividades de control interno estarán sujetas a los cambios administrativos,
tecnológicos, financieros, ambientales, etc., al surgimiento de nuevas actividades en función de
mejorar la administración municipal. Es decir que al diseñar o considerar dichos cambios deben llevar
inmerso el componente de control. Estas actividades formaran parte integral de los procesos que se
describirán en el manual de políticas y procedimientos administrativos.
Art. 37.- Las facultades de autorización y aprobación de los procesos respectivos en cada unidad
deben estar claramente definidos en el manual de políticas y procedimientos administrativos, teniendo
en cuenta los principios de unidad de mando, separación de funciones, delegación de autoridad,
delimitación de funciones y responsabilidades; todo esto con la finalidad de que el control se de por si
mismo en los procesos, quedando una mínima parte de control posterior.
Las políticas de este tipo deben estar encaminadas a plasmar claramente el proceso que se debe seguir
para las acciones administrativas en el sentido de que en el mismo proceso se detecten las deficiencias
y se puedan corregir oportunamente.
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Art. 46.- Las disposiciones relativas a los aspectos financieros, se trate de ingresos, egresos,
transferencias, aperturas de cuentas, nombramiento de refrendarios, elaboración del presupuesto,
programación de gastos, inversiones, autorizaciones y todo lo relativo al sistema contable deberá
Tesorería estar definido en el manual de políticas y procedimientos administrativos.
Art. 47.- Todo lo referente a los procesos de adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios
institucionales se establecerá en el Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos.
Art. 48.- Debido a que cada unidad de la organización debe contar con un manual de políticas y
procedimientos administrativos, será necesario que se incluya en el contenido de dicho documento, el
diseño de los formularios necesarios para las actividades correspondientes, además deberá indicarse el
objetivo o finalidad de dicho formato.
La utilización de este tipo de documentos deberá tener la función de control inmediato y deberá formar
parte de la documentación de respaldo para los egresos, para que puedan ser verificados en los
procesos de auditoria.
Art. 49.- Las políticas sobre conciliación de registros, ya sean estados, de índole monetario,
confrontación de documentos, utilización de códigos y el establecimiento de cualquier otro que sea
necesario para minimizar los riesgos de cometer errores por parte de los empleados y todos los
funcionarios, deberán estar claramente establecidos en el manual de políticas y procedimientos
administrativos.
Dichas políticas deberán cumplir con la función de confrontación de información, como medida de
detección de errores u omisiones en los registros y procesos administrativos y operativos.- Para que las
acciones de enmendadora de errores sean en el momento oportuno.- Deberá establecerse la
periodicidad de conciliación de la información dependiendo del riesgo que representen los registros o
información.
Como parte del control interno financiero se deberán practicar conciliaciones de cuentas bancarias,
valores a cobrar, obligaciones que cubrir, con el propósito de asegurar la veracidad de los saldos y
revelar cualquier error o transacción no registrada, ya sea por parte de terceros o de la entidad.
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Art. 50 La rotación de personal en esta municipalidad, actualmente no puede ser posible en todas las
unidades debido al numero de empleados designados en cada una de las áreas funcionales de la
institución.- Sin embargo, debe quedar por escrito en el manual de políticas y procedimientos
administrativos, aquellos casos en que si es posible dicha actividad y a la vez todos debe proyectarse
el implementarlo en el resto de unidades a medida que crezca la organización.
Para que se cumpla la normativa de rotación de personal, previamente deberá capacitarse o instruirse a
aquellos empleados que realizaran tareas nuevas, pero afines a su función normal.- En el entendido que
se puedan descubrir habilidades que permitan ubicar en los puestos mas indicados a cada empleado
según las aptitudes y habilidades para lograr mejor desempeño.
Art. 53.- Los servidores encargados de fondos y valores deberán rendir fianza a satisfacción de la
Municipalidad.
Tesorería
Fondo circulante
Colecturía
No se dará posesión del cargo, a quien no hubiere dado cumplimiento a este requisito.
Se definen como tipo de fianzas validas para esta municipalidad, las siguientes:
a) Deposito de dinero en efectivo a favor de la municipalidad
b) Fianza Hipotecaria
c) Fianza de fidelidad
d) Fianza bancaria
e) Fiador solidario.
Para ser aceptable, el documento deberá estar debidamente autenticado ante un notario y renovarse
cada año.
Dependiendo el tipo de fianza, así se hará el proceso de renovación del documento que ampare dicha
garantía a favor de la municipalidad.- para el caso de las garantías con fiador solidario y las que se
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cubran mediante pólizas de seguro (de fidelidad) deberán obligatoriamente renovarse cada año.- Y
para los otros casos se definirán en el manual de políticas y procedimientos administrativos.
Art. 55.- Teniendo en cuenta que los requerimientos básicos de control no cambian,
independientemente del grado de tecnología que se use en la institución dichos controles deben estar
regulados.- Debe verificarse que los datos de entrada sean correctamente procesados, de tal manera
que los datos de salida o resultados esperados sean los correctos, en el entendido que los controles
establecidos serán los que permitan dicha verificación.
Dentro de estos controles se consideran los reportes, se debe establecer la diferencia entre los que
prevean o muestren información primaria y los que muestren información secundaria en su respectiva
unidad.- Aquellos que son origen de la información y los que sirven para efecto de comparación o
conciliación, en la misma unidad o con otras.- Igualmente se debe definir quienes serán los usuarios de
dichos reportes.- Todo esto deberá estar claramente establecido en el manual de políticas y
procedimientos administrativos.
Tesorería
Catastro
Contabilidad
REF
Colecturía
Cada usuario del sistema debe ejercer autocontrol en cada fase del proceso asignado según el cargo
que desempeñe, con el objetivo de minimizar los riesgos de error en la introducción de la información.
Normas Relativas a la Información y Comunicación
Art. 56.- En función de darle cumplimiento a lo establecido en el plan estratégico institucional, se
deberá definir por escrito que información se transmitirá en forma verbal, escrita, a través de
reuniones, o entrevistas.- Teniendo en cuenta que estos tipos de información funcionan tanto a nivel
interno como externos.
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Para el caso de la transmisión de la información escrita deberán establecerse formatos claros, que sean
de fácil comprensión.- Que se entregue dicha información en el momento oportuno a los usuarios
pertinentes.- Debe de tenerse cuidado de entregar la información suficiente y necesaria para la
secuencia de procesos en función de lograr los objetivos institucionales.- Todas las actividades
concernientes a los sistemas de información y comunicación formaran parte del manual de políticas y
procedimientos administrativos.
Art. 58.- Para que la información generada y procesada sea de importancia, deberá cumplir con ser
confiable oportuna suficiente y pertinente.- En el entendido que la información que llega después del
momento de tomar decisiones, pierde su utilidad, igualmente la información errónea provoca tomar
malas decisiones.
Para que la información sea confiable, definitivamente tiene que pasar por el proceso de conciliación,
pues esto será la garantía de que son datos verdaderos los que están respaldando las operaciones de las
unidades dentro de la institución.- Los periodos de presentación de la misma, los responsables de
elaborarla y la designación de los destinatarios de dicha información estarán definidos en el manual de
políticas y procedimientos administrativos.
Art. 59.- Se elaboraran formatos en cada unidad para establecer canales de comunicación que
satisfagan las solicitudes de información requerida en su oportunidad, todo formato deberá estar
prenumerado para establecer un mejor control, estos serán distribuidos a los usuarios para cumplir con
los objetivos y metas institucionales.- Es prudente dejar claro que cierto tipo de información se puede
transmitir a través de formatos, pero habrá otro tipo de información que para seguridad de su
comprensión será necesario entregarla en forma muy clara.
Dentro del ámbito de la efectiva comunicación debe quedar establecido que el surgimiento de nuevos
documentos o manuales de aplicación general deberán hacerse del conocimiento de todos los
involucrados, de manera que todos se enteren del contenido y aplicación de los mismos.
Deberán establecerse las formas de circulación de la información y comunicación de eventos o
resultados, en el entendido que la información pueda fluir desde y hacia varias direcciones,
considerándose los canales mas conocidos como son la comunicación horizontal, vertical, hacia arriba
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y hacia abajo.- De ser necesario transmitir información a mas de un usuario, dichos formularios
deberán elaborarse con las copias necesarias, de manera que se entregue a los usuarios pertinentes y a
la vez se conserve archivo de su entrega.
Será necesario que en las políticas institucionales quede claramente definida la separación entre la
información de carácter interno y la de carácter externo.
Igualmente debe establecerse a partir de que momento o en que circunstancia la información se hace
publica o externa.- Todo lo relacionado a estos controles quedara definido en el manual de políticas y
procedimientos administrativos.
Normas Relativas al Monitoreo
Art. 62 Se debe asegurar que cada funcionario y empleado ejerza autocontrol sobre las actividades a
su cargo, de igual manera los empleados que ocupen puestos de jefaturas y tengan asignadas las
facultades de revisar y aprobar procesos previamente elaborados por sus subalternos, deberán
asegurarse de que la información que estén revisando y aprobando se haya elaborado correctamente,
en cumplimiento a políticas y normas de carácter técnico y legal.
Art. 63.- A efecto de darle cumplimiento a esta normativa, se establece que cada jefe de unidad,
proceso o función será responsable ante la máxima autoridad de presentar el informe de evaluación de
su sistema de control interno, enfatizando en los resultados obtenidos y a la vez proponiendo los
cambios necesarios a efecto de anticiparse a los riesgos que se originan por las nuevas situaciones.-
Dicha actividad deberá realizarse por lo menos una vez al año, ya que se considera un periodo
prudencial de evaluación.
El control debe ser constante a fin de guiar las operaciones y conocer oportunamente el grado de
efectividad de su desempeño, para identificar las desviaciones y emprender medidas correctivas en el
momento propicio.
Todas las actividades relativas al monitoreo en todas la fases de los diferentes procesos que se realicen
en la municipalidad estarán claramente definidos en el manual de políticas y procedimientos, a
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excepción de aquellas actividades que por su complejidad tengan sus propios manuales, en estos
mismos estarán definidas las actividades de monitoreo y control.
2. POLITICAS INSTITUCIONALES
2.1. POLITICAS DEL CONCEJO MUNICIPAL
a) El Concejo Municipal será la única dependencia facultada para emitir políticas y
procedimientos relacionados con la administración municipal.
b) Las políticas y procedimientos que el Concejo Municipal emite en el ejercicio de sus
funciones, deberán cumplirse en sus términos por las demás dependencias, las cuales
estarán sujetas a la supervisión de la Gerencia General y Secretaria Municipal. Y en caso de
incumplimiento quedaran sujeto a las sanciones establecidas conforme el Reglamento
Interno de Trabajo.
c) El presente documento se difundirá y será actualizado cada año y las propuestas de
actualizaciones que la Gerencia General presente al Concejo Municipal.
d) Siendo el órgano colegiado su actuar tiene carácter deliberativo y normativo y se encargará
de hacer efectiva la participación de la comunidad local y asegurar su participación en el
progreso económico, social y cultural, en concordancia con los planes de desarrollo
nacionales.
e) Es un órgano que representa a la Comunidad y deberá interpretar, conocer y favorecer los
intereses de sus habitantes.
f) El Concejo Municipal deberá formular y aprobar un reglamento interno de funcionamiento
que regule las Comisiones de Trabajo.
g) El Concejo Municipal deberá ser informado plenamente por el Alcalde, quien haga sus
veces a quien el mismo Concejo designe de todo lo relacionado con la marcha y
funcionamiento de la Municipalidad.
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POLÍTICAS DE AUTORIZACIÓN.
a) Se deberán diseñar controles que aseguren que las operaciones o transacciones sean validadas
aquellas iniciadas y autorizadas por los niveles con competencia para tal efecto
b) Se deberán diseñar controles que aseguren que todas las operaciones son ejecutadas o
realizadas por el personal asignado.
c) Toda facultad de autorizar deberá ser notificada adecuadamente a los responsables y tal
comunicación incluirá los términos y condiciones bajo los cuales se asigna dicha facultad
d) La delegación de facultades deberá de estar dentro de los términos establecidos en la normativa
aplicable.
e) Se establecerán restricciones para el, acceso a los recursos y registros únicamente al personal
especialmente autorizado.
f) Toda persona que tenga asignados recursos y custodia de registros tendrá la responsabilidad de
rendir cuentas
g) Los formularios como recibos, ordenes de compra y otros controles, deberán estar
preenumerados.
h) Para la habilitación de los formularios, talonarios de recibos, ordenes de compra, cheques y
otros, requerirán de una autorización para su habilitación.
i) Los Sellos de identificación de firmas autorizadas deberán se adecuadamente protegidos.
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POLITICAS DE RIESGO
a) Los problemas o necesidades que la entidad tiene a resolver deberán identificarse, además
considerarse las experiencias adquiridas en situaciones anteriores
b) Elaborar un plan de acción ,estrategia anual y los objetivos proyectados deben ser
adecuadamente comunicados a todos los niveles necesarios
c) Los objetivos operativos/actividades definidos estarán adecuadamente relacionados con los
objetivos generales de la entidad.
d) Identificar los bienes y servicios que debe generar la Municipalidad además debe existir un
cronograma de cumplimiento de metas
e) La municipalidad de Ciudad Arce desarrollara un análisis de riesgo considerando los objetivos
de la organización y las fuentes de probables de riesgo ( interno, externo)
f) Se definirán mecanismos para la identificación de los riesgos internos y que estos sean
funcionales
g) Efectuaremos revisión periódicamente de los mecanismos para anticipar el accionar ante los
acontecimientos que pueden influir en la obtención de resultados en beneficio de los
ciudadanos
h) Aplicaremos como identificados los hallazgos de auditorias internas y externas
i) Consideraremos los riesgos identificados por la Gerencia General funcionarios y personal para
integrar los análisis de riesgo por medio del Consejo Municipal
j) Establecer mecanismos adecuados para identificar riesgos externos, tales como:
Avances tecnológicos,
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Necesidades o requerimiento de organismos externos,
Modificación en la legislación o normativa,
Cambios institucionales,
Alteración en la relación con los mayores proveedores,
k) Identifica aquellos riesgos que la alta dirección entiende que no pueden o no resulta
conveniente cubrir (riesgo residual) por riesgo en la política institucional
POLITICA INFORMACION Y COMUNICACIÓN
a. El sistema establecido en la Municipalidad se adecuara a las necesidades y exigencias de la
Institución y adaptarse al uso que le den los interesados internos y externos la información
interna y externa generada por la organización deberá ser dada a conocer previamente a los
niveles correspondiente para su aprobación.
b. El sistema de información deberá establecer la información que deben remitirse a los distintos
niveles internos para la toma de decisiones y su correspondiente comunicación externa
c. Los niveles de responsabilidad y autoridad asignados deberán ser apropiados.
d. El sistema de información debe definir claramente los niveles de responsabilidad y autoridad y
su contenido será apropiado y efectivo según sea el nivel al que este dirigido
e. Confirmarse con documentación como soporte toda información deberá ser oportuna
f. El sistema de información se adecuara a las necesidades de información de la organización y a
los usuarios internos y externos para su aprobación.
g. El sistema implementado deberá admitir actualizaciones futuras
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h. Deberá existir un mensaje claro de parte de la alta dirección y gerencia sobre la importancia del
sistema de control interno y las responsabilidades de todos los integrantes de la organización
(en función a la conclusión de la auditoria realizada)
i. Se deberán comunicar las excepciones a las reglas a los niveles superiores a aquel donde se
descubra la misma
j. Los mecanismos para garantizar la comunicación en todos los sentidos deberán estar instituidos
k. Los canales de comunicación deberán ser adecuados con los interesados directa o
indirectamente usuarios/ beneficiarios de las acciones de la organización proveedores,
comunidad, prensa, auditores
l. La información del Sistema de Control Interno de la Municipalidad es conformada por
Operacional, Financiera y de de Cumplimiento tanto de actividades internas como externa
m. El sistema de información permitirá a la Municipalidad identificar, recoger, procesar y divulgar
datos de los hechos o actividades internas o externas y el flujo informativo deberá circular en
todas los sentidos: ascendente, descendente, horizontal y transversal.
n. La información disponible en la Municipalidad debe cumplir con los atributos de contenido
apropiado, oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad
o. El sistema de información permitirá a la Municipalidad tomar decisiones a todos los niveles,
evaluar el desempeño de la Institución( Programas, Proyectos, Procesos, Actividades) y rendir
cuentas de la Gestión
POLITICAS DE CONTROL
a) La Auditoria Interna deberá realizarse de conformidad a las Normas de Auditoria
Gubernamental (NAG) emitidas por la Corte de Cuentas de la República.
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b) Las auditorias a los fondos provenientes de organismos internacionales, se practicaran
conforme a las NAG, a menos que sobre la base de un convenio de préstamo o donación se
acuerde aplicar otras normas de auditoria.
c) El Plan Anual de Auditoria Interna deberá considerar la auto evaluación del sistema de control
interno y administración de riesgos de la municipalidad. Este plan deber hacerse del
conocimiento del Concejo Municipal, antes de ser enviado a la Corte de Cuentas de la
Republica de El Salvador.
d) En la planificación de cada examen, se deberá considerar el seguimiento a las recomendaciones
de auditoria interna ,externa de firmas privadas y de la Corte de Cuentas de la forma siguiente:
Las recomendaciones cumplidas, se comunicaran al Concejo Municipal. Dicha
comunicación no formara parte del informe final de auditoria interna.
Por las recomendaciones no cumplidas el Auditor Interno, elaborara un hallazgo,
especificando en la causa el cargo de o los funcionarios o empleados municipales que no
cumplieron las mismas, dicho hallazgo de auditoria deberá incluirse en el informe de
auditoria interna que se presenten al Concejo Municipal para que exija su cumplimiento.
e) Al detectar las supuestas deficiencias, el Auditor Interno verificara las mismas, señalando la
normativa incumplida, debiendo comunicar de inmediato y por escrito, a las personas
relacionadas en las mismas, concediéndoles un plazo de tres días hábiles, para que den las
explicaciones que estimen necesarias y presenten la documentación pertinente.
f) El Auditor Interno analizara las explicaciones y documentos presentados. Una vez confirmadas
las deficiencias, se procederá a establecer las que constituyen hallazgos de auditoria y las que
corresponden a deficiencias menores, los primeros se incluirán con todos sus atributos en el
borrador de informe de auditoria interna y las segundas, en una nota que se denominara “Carta
de Gerencia”.
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g) Los atributos de todo hallazgo de auditoria interna son:
Hallazgo: Es la deficiencia señalada por el Auditor Interno.
Normativa Incumplida: Es la ley y/o normativa técnica incumplida.
Causa: Es el origen de la deficiencia.
Efecto: Impacto cuantitativo o cualitativo ocasionado por la deficiencia señalada, o el
impacto potencial que podrá ocasionar la misma.
h) A continuación de todo hallazgo, el Auditor Interno deberá exponer los comentarios sobre el
mismo, transcribiendo al tenor literal las explicaciones directamente relacionadas con el
hallazgo en un apartado denominado “Comentarios de la Administración” y el análisis del
Auditor Interno de las explicaciones y documentos, será presentado en un apartado
denominado “Comentario del Auditor Interno”.
i) La Carta de Gerencia será elaborada al finalizar el examen y se remitirá al Concejo Municipal
juntamente con el borrador de informe de auditoria interna.
j) El informe final de auditoria interna deberá ser firmado por el Auditor Interno y dirigirse al
Concejo Municipal con copia a la Gerencia General y esperar respuestas Institucionales antes
de enviar el informe a la Corte de Cuentas de la República.
k) Aplicar los procedimiento de control en cuanto a la actividad que realiza el personal
l) Los jefes y encargados de área revisaran procedimientos de control y los evaluaran
periódicamente para asegurarse que aun están operando adecuadamente para la finalidad que
les dio origen
m) Se realizar un control de la ejecución/desempeño contra lo presupuestado y con lo acontecido
en ejercicios anteriores
n) Ningún empleado tendrá control absoluto sobre todos los aspectos claves de una
operación/transacción
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o) La autorización, aprobación, procedimiento y registro pagos o recepción de fondos, revisión y
auditoria, custodia y manipuleo de fondos, valores o bienes de las operaciones/transacciones
deberán estar asignadas a diferentes personas previa autorización.
p) La realización de tareas se ha de realizar de manera que se asegure sistemáticamente el
chequeo/ verificación
q) Evitar que el dinero, valores negociables u otros activos de alta realización sean manejados por
una sola persona
r) Las conciliaciones bancarias las deberá elaborar personal ajeno al manejo de dinero y cuentas
bancarias
POLITICAS SOBRE AUTOEVALUACION DEL CONTROL INTERNO
a) Cada servidor municipal será responsable de la autoevaluación del Control Interno dentro de su
ámbito de acción.
b) Para la autoevaluación del Control Interno, deberá observarse las siguientes factores claves:
o Que el procedimiento exista
o Que haya sido apropiadamente notificado.
o Que sea conocido
o Que sea adecuadamente comprendido
o Que exista evidencia de que se aplica
c) Las autoevaluaciones se harán según enfoque COSO, considerando los cinco componentes del
Sistema de Control Interno de la Municipalidad.
d) Los niveles de Jefatura responsable de Unidad o proceso propondrán al Concejo Municipal, las
Herramientas o Metodología con las que se llevará a cabo las autoevaluaciones del Control Interno.
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3. POLITICAS GENERALES
3. 1. POLITICAS DE PROMOCION SOCIAL a) Se facilitara y promoverá la participación ciudadana en la gestión municipal, sin menoscabo de la
facultad de decisión y representatividad conferida a los/as miembros del Concejo Municipal a
través de las elecciones municipales.
b) Se aproximara la gestión municipal a la ciudadanía y se establecerán nuevos canales de
comunicación e información con la misma, para ello la municipalidad deberá facilitar la mas
amplia información sobre sus actividades, obras y servicios; así como fomentar la vida asociativa
en el municipio, garantizando la convivencia solidaria y equilibrada en la libre concurrencia de
iniciativa ciudadana sobre los asuntos públicos.
3.2. POLITICAS DE GERENCIA GENERAL
b) El Gerente General, será nombrado por el Concejo Municipal de la Alcaldía.
c) El Gerente General será responsable de mantener informados a todos los empleados de las
oficinas, sobre las políticas y procedimientos administrativos de personal existentes, así como
de los cambios que surjan de acuerdo a la dinámica laboral de la organización y a las
necesidades en materia de recursos humanos. Los jefes inmediatos son responsables de velar
que sus subalternos cumplan con las políticas establecidas.
d) La Gerencia, seleccionará su personal teniendo en cuenta los requisitos exigidos de
capacidad técnica y profesional, experiencia, honestidad, y que no exista impedimento legal o
ético para el desempeño de su cargo, de acuerdo con lo estipulado en las descripciones de
puestos existente.
e) Será responsabilidad del Gerente General, mantener actualizada la base de datos relacionada
con las evaluaciones del desempeño, sistema de administración de salarios y descripciones de
puestos. De igual forma, será responsable de mantener actualizados los registros de
capacitación, selección y contratación y toda gestión técnica complementaria.
f) Los aspectos legales relacionados con la administración del recurso humano que no se
complementen en este documento, se regirán por las decisiones del Gerente General, de
conformidad a las disposiciones constitucionales: Código de Trabajo y leyes conexas.
g) El Gerente General en coordinación con la Secretaria Municipal serán responsable de
comunicar y dar seguimiento al entendimiento y cumplimiento de las políticas a través de los
Jefes y Encargados
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h) Será responsabilidad de Gerente General, en coordinación con las demás unidades operativas
involucradas, la elaboración de un flujo de efectivo trimestral, el cual deberá utilizarse como
apoyo y paralelamente al seguimiento que se le dé al presupuesto Municipal.
i) El Gerente General será el responsable de monitorear con base a los controles
presupuestarios, la adecuada ejecución del presupuesto e informar mensualmente al Concejo
Municipal.
POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS
b) El Gerente General coordinará con las diferentes jefaturas, el proceso de planificación con base en
las políticas y procesos aprobados para tal fin.
c) Para la planificación anual, el Gerente General, deberá coordinar con los distintos jefes de área, a
fin que éstos entreguen al personal bajo su responsabilidad, los formularios de actualización del
inventario de habilidades para ser completados.
d) Será responsabilidad del Gerente General, la actualización anual de la planificación de recursos
humanos.
e) La Municipalidad llenará las plazas vacantes mediante solicitudes o a través de traslados internos.
Solamente en los casos en que no haya personal interno listo para ser promovido mediante
concursos internos o traslados, deberá optarse por el reclutamiento de personal externo.
POLITICAS DE PERSONAL
a) Dar cumplimiento al horario de trabajo establecido por la Municipalidad, que será definido en el
contrato de trabajo, tanto de entrada, receso para almuerzo de 12:00 a 1:30 p.m como de salida.
b) El trabajador no debe ocupar el tiempo laboral en tareas que no sean de beneficio para la
Municipalidad.
c) Se prohíbe abandonar las labores durante la jornada de trabajo sin causa justificada o permiso del
respectivo Jefe o Encargado de Área.
d) Toda ausencia o salida de las instalaciones en horas laborales deberá justificarse al respectivo
Encargado de Área y comunicarlo a la Gerencia General.
e) Se deberá desempeñar el trabajo convenido con la debida intensidad, calidad, cuidado y esmero, en
el lugar señalado y dentro del horario de trabajo en la forma determinada por sus superiores. A
falta de instrucciones las labores deberán ser desempeñadas con iniciativa y de acuerdo con la
práctica establecida, a fin de ejecutarse dentro de un tiempo razonable y resulte de buena calidad.
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f) Mientras no exista un sistema mecanizado de control de asistencia, todo el personal deberá
registrar tanto su entrada como su salida, marcando su tarjeta en el reloj marcador.
g) Una vez iniciada la hora oficial de trabajo, se prohíbe el consumo de alimentos en los puestos de
trabajo.
h) Durante la jornada laboral no se podrá leer periódicos, revistas u otro tipo de información que no
sea para la realización de su trabajo.
i) Los jefes inmediatos serán los responsables de velar porque sus subalternos cumplan con las
normas establecidas en la Municipalidad y las del Reglamento de trabajo de la Municipalidad.
j) Queda establecido que podrán conceder y autorizar permisos con o sin goce de sueldo:
Jefes de Área de 1 a 2 días
Gerente General de 3 a 5 días
Concejo Municipal de 6 días en adelante
3.2.1. POLITICAS DE INFORMATICA
a) De la información que para fines municipales se considere de uso importantes, restringido o
confidencial, se deberá resguardar una copia de seguridad y mantenerse en un lugar seguro
separado de donde normalmente se almacena el resto de la información
b) El Gerente General, Coordinadores, los jefes y encargados de unidades, serán responsables de
la actualización y salvaguarda de la información almacenada en computadoras, en Disco
Compacto o cualquier otro medio de almacenamiento que normalmente utilizan para el normal
desempeño de las tareas a su cargo.
c) Dar Mantenimiento preventivo a todo el equipo informático de la Municipalidad
d) De la información que para fines Municipales se considere de uso importantes, restringido o
confidencial, se deberá resguardar una copia de seguridad y mantenerse en un lugar seguro
separado de donde normalmente se almacena el resto de la información
e) Los coordinadores, encargados, jefes de departamentos serán responsables de la actualización y
salvaguarda de la información almacenada en computadoras, impresores en cinta, en disco
19
compacto o cualquier otro medio de almacenamiento que normalmente utilizan para el normal
desempeño de las tareas a su cargo.
f) El usuario de cada computadora será el responsable de recomendar el equipo más apropiado
para los fines de la Municipalidad tanto de Hardware como de Software, así como equipos
periféricos.
3.2.2. POLITICAS DE MEDIO AMBIENTE
a) El Coordinador de medio ambiente deberá de elaborar, controlar y vigilar el Plan Ambiental.
b) La Unidad de Medio Ambiente será la encargada de la difusión de la información ambiental
que beneficien al municipio.
c) Deberá presentar un Plan de Mitigacion de desastre y uso de suelos al Concejo Municipal para
buscar alternativas de apoyo técnico o financiero.
3.2.3. POLITICAS DE LA UACI
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
a) La elaboración de un Plan Anual de compras de acuerdo a las necesidades que programen las
Unidades de la Municipalidad.
b) El Jefe de UACI, deberá mantener un registro de Contratistas y Consultores y tendrá la
obligación de actualizarlo constantemente de acuerdo a las necesidades.
c) Todas las adquisiciones se realizaran con orden de compra o contrato, salvo las realizadas por
medio del Fondo Circulante compras de combustible y las de bienes y servicios a entidades
gubernamentales.
20
d) Las adquisiciones no deberán fraccionarse para simular los montos establecidos en la Ley de
Adquisiciones y Contrataciones.
e) La función operativa de la adquisición y contrataciones estará a cargo del Jefe de la UACI.
f) Solamente se exigirá una cotización si la compra no excede de diez salarios mínimos urbanos o
cuando se trate de ofertante único o marcas especificas.
g) Un Contratista o proveedor de servicios que este ejecutando un proyecto o servicio no puede
ofertar paralelamente en un proyecto para la ejecución de igual manera es aplicable cuando se
inicien simultáneamente los servicios.
2.2.4. POLITICAS DE REGISTRO Y CONTROL TRIBUTARIO
2.2.4.1. COBRO Y RECUPERACION DE MORA
a) La Municipalidad, por medio de la persona delegada, elaborará los avisos de cobro y los
enviará en forma mensual a todo propietario de inmuebles y empresas usuarios de los servicios
municipales y a los contribuyentes o responsables en el caso de los impuestos, esto a fin de que
se acerquen a cancelar su obligación tributaria.
b) Con base en la Ordenanza de tasas por servicios, la Municipalidad concederá un plazo de 60
días corridos, contados a partir del día en que se entienden causados los tributos
(mensualmente), para que los contribuyentes se acerquen a cancelar sus tributos.
c) Transcurrido el plazo a que hace referencia el numeral anterior, se entenderá que el
contribuyente ha caído en mora en cuanto al pago de los tributos, generando de esta forma la
exigibilidad de la deuda, multa por el incumplimiento de pago y el devengo de intereses
moratorios hasta la cancelación de la deuda.
d) El o la encargado/a de la Cuenta Corriente de la Municipalidad identificará a los contribuyentes
y/o responsables del pago de los tributos que posean saldos en mora y les enviará el Estado de
21
Cuenta a fin de que se acerquen a las oficinas de la Municipalidad a cancelar su deuda
pendiente.
e) Si el contribuyente o responsable no se acerca a cancelar la deuda o convenir un plazo para el
pago con la Municipalidad, se le enviarán hasta un máximo de tres avisos de cobro, bajo la
prevención de que sino se acerca a arreglar su situación se procederá por la vía judicial,
correspondiendo el ejercicio de la misma al Asesor Jurídico o apoderado en su caso.
f) Los costos que ocasione la recuperación de la mora por la vía ejecutiva deberán cargarse al
deudor demandado.
g) El/la Encargado/a de la Cuenta Corriente atenderá en forma expedita a los contribuyentes y
usuarios que soliciten se les extienda solvencia municipal. En ningún caso y bajo ninguna
circunstancia se extenderá solvencia a los contribuyentes o responsables que se encuentren en
mora, sin importar el monto de la deuda. Esta solvencia se exigirá para la extensión de
cualquier permiso o licencia que corresponda otorgar.
h) La Municipalidad concederá facilidades de pago a quienes se encuentren en mora y que así lo
soliciten por escrito, por medio de resolución motivada emitida por el funcionario o empleado
delegado por el Concejo Municipal en virtud de acuerdo municipal. El plazo no podrá en
ningún caso exceder de doce meses y, se fijará atendiendo a la capacidad económica del
solicitante, debidamente comprobada.
i) Si el usuario o contribuyente efectúa pagos anticipadamente y la tarifa sufre modificaciones,
aplicables al período cancelado, se le notificará por escrito la obligación de pagar la diferencia
o el complemento
3.2.5. POLITICAS DE CONTABILIDAD
a) Todas las operaciones y transacciones que realice la Municipalidad que modifiquen sus derechos y
obligaciones deberán incorporarse a los registros contables, a efecto de que los Estados Financieros
reflejen en forma completa la situación a una fecha determinada.
22
b) Toda operación y transacción que realice la Municipalidad se registrará en el módulo que
corresponda en el Sistema de Administración Financiera Integrada Municipal (SAFIMU II),
enmarcándola en los procedimientos definidos para tal propósito.
c) Los encargados de introducir información que llega al modulo de contabilidad deberán conservar
el orden cronológico en el registro del devengamiento y pago de los egresos para que los
comprobantes contables, de igual forma se generen en orden cronológico que facilite la
identificación inmediata y la verificación de registros que realicen los auditores Internos y
Externos.
d) El encargado de la Contabilidad será responsable de validar diariamente todos los registros
contables generados en los diferentes módulos del sistema contable realizando las partidas
contables y archivarlas junto con los documentos de respaldo.
e) Todo registro contable será con base a lo devengado tanto para ingresos como para egresos. En el
caso de egresos lo realizara con la recepción de la factura del proveedor.
f) La contabilidad será con base acumulativa, por tanto deberán correrle los asientos de ajuste y
provisiones respectivas.
g) Las depreciaciones de activo fijo se registrarán anualmente.
h) El cierre mensual contable y emisión de informes se realizará a más tardar diez días hábiles del
mes siguiente.
i) Los reportes financieros de cada mes el Contador, éste los entregará a más tardar diez días hábiles
del siguiente mes al Alcalde (sa) y Gerente General.
23
3.2.5.1. ACTIVOS FIJOS
a) Todo miembro del Concejo y Alcalde desde el momento en que toman posesión del cargo, son
responsables de los bienes muebles e inmuebles municipales.
b) El concejo, el Alcalde y Jefes de Departamento o Sección y los Empleados, responderán
pecuniariamente por la perdida o deterioro de los bienes muebles que se encuentren al servicio de
su área respectiva, cuando este se deba a negligencia en el uso, manejo o cuidado de dichos bienes,
previa deducción de responsabilidades.
c) Ningún bien que se encuentre cargado en inventario podrá ser retirado de la Unidad aunque s
encuentre inservible y ya se haya solicitado el descargo correspondiente, sin contar con el
respectivo acuerdo municipal de descargo y retiro del bien, entonces se procederá a poder efectuar
el retiro hasta que haya sido descargado del inventario por Departamento de Contabilidad.
d) El Concejo Municipal podrá delegar responsabilidad de la custodia de bienes en los Jefes de las
Unidades o Departamentos y delegar el Control del Inventario de Bienes a un empleado dentro del
Departamento de Contabilidad.
e) En las unidades en donde no se haya levantado inventario o tenga bienes que no hayan sido
inventariados se solicitara al Departamento de Contabilidad para que codifique dichos bienes.
f) El Secretario o Gerente General, exigirá al Jefe de la UACI mensualmente u informe de todas las
adquisiciones de bienes que los Departamentos o Unidades hayan adquirido durante ese periodo y
enviara al Departamento de Contabilidad la información correspondiente para incorporarlo al
inventario.
g) El Departamento de Contabilidad enviara al Gerente General la nomina de unidades y
departamentos que no cumplan con la disposición anterior a fin de que adopte las providencias del
caso.
h) El Jefe de la UACI informara al Departamento de Contabilidad, las respectivas órdenes de
suministros cuando ejecuten obras de edificaciones, ampliaciones o remodelaciones. Contables
24
tendrá que considerar el valor d las construcciones hechas con el fin de complementar los valores
reales a dichos bienes y la UACI deberá remitir copia de orden de suministros cuando tramite la
adquisición de bienes a efecto de registrar en el inventario correspondiente.
i) El Sindico o delegado remitirá al Gerente General, el extracto de las escrituras de adquisición que
tramite a favor de la Alcaldía de bienes inmuebles cinco días posteriores al acto de escritura.
j) La UACI deberá remitir al Departamento de Contabilidad, una copia de factura o requisición de los
bienes muebles que entregan a las unidades y departamentos, esta información deberá enviarse en
los primeros 5 días de cada mes. En este documento se deberá detallar: marca, serie, precio, fecha
de despacho y lugar al que fue despachado y/o cualquier información relacionada a la entrega
k) El Departamento de Contabilidad, inmediatamente tenga conocimiento de que una persona ha
tomado posesión de un cargo en el que le corresponda custodiar o administrar bienes de la
Alcaldía, deberá dar a conocer y proveer a esta de un ejemplar de la presente guía a fin de que
pueda informase oportunamente de las responsabilidades que al respecto le corresponda
l) Se incorporarán como parte del inventario en los estados financiero los activos fijos propiedad de
la municipalidad que alcancen un valor mayor de $ 600.00 y tengan una vida útil no menor de un
año; no se incluyen los repuestos y accesorios que se adquieran para los mismos.
m) Los bienes muebles adquiridos por la municipalidad con valor menor a $ 600.00 serán registrados
contablemente en la fecha de adquisición como gasto. Sin embargo, deberá llevarse un control
administrativo independientemente del valor de compra.
n) Los bienes muebles que tengan un valor mayor a $ 600.00 estarán sujetos a depreciación. Para ello,
al momento de su incorporación al inventario, deberán registrarse en la ficha de depreciación del
bien: el costo de adquisición, la vida útil y la tasa de depreciación. En este caso, el valor de los
bienes depreciables y su depreciación acumulada deberán coincidir con los valores que refleje la
contabilidad.
25
o) Todos los bienes muebles que adquiera la municipalidad deberán ser identificados con su código
respectivo.
p) El código con que se identificaran los bienes muebles adquiridos por la municipalidad deberá
contener por lo menos el número correlativo dentro de su misma naturaleza. Para facilitar el
control y manejo de los activos fijos, será necesario estructurar y aplicar una codificación uniforme
para todos los bienes muebles.
q) Por lo menos una vez al año, por intermedio de inventarios, se hará una verificación física de
todos los bienes muebles propiedad de la municipalidad, para constatar su existencia física,
ubicación y estado de funcionamiento; información que servirá de base para mantener actualizados
los archivos de activos fijos y de cotejar el valor total de los mismos con los registros de la
contabilidad.
r) Los bienes muebles, serán utilizados exclusivamente para el cumplimiento de los fines de la
municipalidad, y cualquier uso o destino en contrario, dará lugar a la aplicación de sanciones que al
efecto establezca o determine el Gerente General, sin perjuicio de responsabilidad económicas y
penales que se deriven del uso indebido de los mismos.
s) Los bienes muebles sujetos a depreciación, cuya vida útil estimada haya concluido, pero que su
estado físico le permita continuar funcionando con normalidad; éstos deberán continuar con su
control físico y contable.
t) El método de depreciación a usar para los bienes muebles e inmuebles : es el de línea recta y el
periodo de su vida útil es el que establece las Normas de Contabilidad Gubernamental.: Normas
sobre depreciación de bienes de larga duración.
26
3.2.6. POLITICAS DE TESORERIA
a) El Tesorero/a garantizará la percepción y disponibilidad de fondos, para lo cual elaborará la
programación anual o mensual de los recursos financieros, fuentes de financiamiento y los
montos determinados a financiar.
b) Mantendrá liquidez de la disponibilidad con relación al gasto público.
c) Las decisiones y autorizaciones relativas al manejo de los recursos financieros de la
municipalidad serán atribución del Concejo Municipal, quien delegará tales atribuciones en la
Tesorería, la cuales estarán en concordancia con las políticas financieras de las disposiciones
legales.
d) Será competencia de la Tesorería el atender la gestión financiera de conformidad a las
atribuciones y responsabilidades definidas dentro del marco legal y técnico vigente para tal
efecto.
e) El manejo de los recursos financieros, en valores y en efectivo estará bajo la responsabilidad
directa de las personas que designe la Alcalde (sa) para desempeñar los cargos de tesorería.
f) Los funcionarios y empleados a que se refiere la política anterior, de conformidad a su
participación o la responsabilidad asignada, responderán en forma individual solidaria, según el
caso, por las anomalías que se detectaren en el manejo de los recursos financieros y estarán
sujetos a las sanciones administrativas y legales que determina las leyes respectivas.
g) La Tesorería elaborará una programación de desembolsos relacionados con la inversión,
para asegurar la disponibilidad de fondos para la ejecución oportuna de los proyectos.
h) El Concejo Municipal autorizará la apertura y el cierre de cuentas bancarias. De igual manera,
designará los funcionarios o empleados que tendrán firmas acreditadas para el manejo de los
fondos concentrados en dichas cuentas.
27
i) Los ingresos percibidos y egresos efectuados se clasificarán, procesarán y registrarán de
acuerdo al catálogo de cuentas del sistema contable SAFIMU II.
j) Para garantizar el correcto manejo de los ingresos y egresos, la Tesorería establecerá y llevará
los registros de control que consideren necesarios. El contador será el responsable de examinar
la veracidad y exactitud de las operaciones, elaborar los estados financieros y velar por el
cumplimiento de las disposiciones legales, normas técnicas y procedimientos relativos a la
materia.
3.2.7. POLITICAS DE SERVICIOS MUNICIPALES
a) Los funcionarios y empleados municipales deberán atender a los ciudadanos en forma clara,
oportuna y confiable, para proporcionar servicios jurídico-administrativos y municipales.
b) La municipalidad deberá mejorar continuamente los procesos y servicios proporcionados a los
ciudadanos.
c) Se adoptará un sistema de quejas y sugerencias de los usuarios para contribuir al mejoramiento
de los servicios.
3.2.7.1. POLITICAS DE PROYECTOS
a) El Supervisor de Proyectos será el nexo entre el Constructor y la municipalidad y debe velar
por que la obra se ejecute a completa satisfacción de ambos.
b) El supervisor de Proyectos debe tener un conocimiento pleno de cada uno de los documentos
con carácter contractual.
c) Con el objeto de completar la información vertida en bitácoras, el Supervisor de Proyectos
deberá preparar informes que sirvan para actualizar a la municipalidad sobre el proceso de la
obra en su avance físico y financiero por proyectos que están con fondos propios, FODES,
FISDL.
28
d) Los proyectos de inversión deberán sustentarse sobre una base técnica y no en simples
intenciones o ideas generales. Las propuestas de proyectos deberán priorizarse para
viabilizar la toma de decisiones.
e) Los proyectos de inversión deberán resolver la problemática identificada en las áreas de
atención prioritaria; principalmente, en las que propicien un mejoramiento en las
condiciones de vida de la población, dotándolos de mejores servicios e infraestructura
apropiada.
f) Las propuestas de inversión se seleccionarán y priorizarán con base a una evaluación de
la relación costo-beneficio, obtención resultados inmediatos y posibilidades económicas
de la Municipalidad.
g) La ejecución de proyecto, de preferencia, deberá realizarse mediante la suscripción de
contratos con empresas del sector privado, a fin de garantizar el aprovechamiento de los
recursos y la calidad de las obras a realizar.
h) Para garantizar la ejecución de los proyectos de inversión, se investigarán fuentes
alternativas de financiamiento con instituciones que apoyen el desarrollo municipal.
i) La presupuestación y ejecución de la inversión deberá estar de acuerdo con la
disponibilidad de fondos propios, la capacidad de endeudamiento o de posibles
donaciones que pueda recibir la Municipalidad.
29
4. PROCEDIMIENTOS
4.1. CONCEJO MUNICIPAL Y ALCALDE (SA) MUNICIPAL
NOMBRE DEL PROCESO
SOLICITUD DE CONCEJO O CONCEJAL (A) DE INFORMES O DOCUMENTOS A LA
DEPENDENCIAS MUNICIPALES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Concejo o Concejal (a) 1. Solicita por medio del Alcalde (sa) informes o documentos a las
dependencias municipales.
Alcalde (sa) 2. Elaboración memorando solicitando los informes o documentos a los
jefes o encargados de las dependencias municipales.
Jefes o encargados 3. Elaboración informe y/o remisión de la documentación al Despacho del
Alcalde (sa).
Alcalde (sa) 4. Marginación de memorando o documentos autorizando se entreguen o
presenten al Concejo o Concejal (a).
Secretario Municipal 5. Recepción informe o documentos y entrega al Concejal (a) mediante
control.
Concejal (a) 6. Firma de recibido al Secretario Municipal.
7.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
30
NOMBRE DEL PROCESO
CONFORMACION DE COMISIONES PERMANENTES DEL CONCEJO MUNICIPAL
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Alcalde/sa 1. Solicita la designación de candidatos/as a la diferentes Comisiones
ordinarias, que podrán integrarse con miembros del Concejo , empleados y
contribuyentes
Concejal/la 2. Recepción de las postulaciones de los candidatos/as de las diferentes
Comisiones ordinarias.
Alcalde/sa 3. Explicación de la finalidad, estructura, conformación y organización de las
comisiones y posteriormente solicita la presentación de los y las postulantes
a las mismas.
Alcalde/sa 4. Solicita la votación para la presidencia y secretaria de cada Comisión.
Concejo Municipal 5. Nombramiento de las Comisiones que fueren necesarias y convenientes para
el mejor cumplimiento de sus facultades y obligaciones, conforme el Art.
30, numeral 3) del Código Municipal.
Alcalde/sa 6. Una vez elegidos/as el/la Presidente/a debe posesionar a las Comisiones.
Concejal/la o
particulares
7. Integración y desempeño de las Comisiones para las que fueron designados,
actuando en las mismas con la mayor eficiencia y prontitud y dando cuenta
de su cometido en cada sesión o cuando para ello fueren requeridos teniendo
el cuidado de no volverse operativo
Concejal/la o
particulares
8. Cada comisión tendrá el soporte de un empleado municipal según su
especialidad
Concejal/la o
particulares
9. Cada Comisión debe elaborar actas de los puntos tratados y registrar su
aprobación
10. FIN DEL PROCEDIMIENTO
31
NOMBRE DEL PROCESO
FORMULACION DE PRESUPUESTO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Concejo Municipal 1. Formulación las políticas institucionales y preparación de los lineamientos
para la elaboración del presupuesto.
Concejo Municipal 2. Conformación una Comisión de Planificación y Presupuesto, responsable de
la coordinación y seguimiento.
Alcalde/sa 3. Asignación de las responsabilidades a los involucrados en la elaboración del
presupuesto.
Comisión 4. Elaboración del diagnostico para obtener una visión integral del municipio y
de la municipalidad.
Comisión 5. Definir los criterios evaluativos para la selección de las áreas de atención
prioritarias.
Concejo Municipal y
Comisión 6. Identificación de los problemas y necesidades del municipio, así como las
causas y posibles soluciones.
Comisión 7. Distribución de los lineamientos y formularios para la elaboración del
Presupuesto.
Unidades 8. Elaboración de los planes de trabajo por unidad
Comisión 9. Consolidación de los planes de trabajo por unidad en el plan operativo
institucional por el Comité Técnico.
Comisión 10. Elaboración de pronóstico de ingresos a través de la base histórica y su
comportamiento.
Comisión 11. Elaborar las proyecciones adicionales de ingresos considerando los planes de
las unidades ejecutoras.
Comisión 12. Formulación del Presupuesto Anual de Ingresos.
Comisión 13. Elaboración de pronóstico de egresos a través de análisis directo y el
comportamiento de su base histórica.
Comisión 14. Establecer las demandas adicionales de egresos considerando los planes de las
unidades ejecutoras.
Comisión 15. Elaboración de propuestas y perfiles de proyectos de inversión para ser
incorporados en el Presupuesto Anual de Inversión.
Comisión 16. Formulación del Presupuesto Anual de Egresos.
Comisión y Unidades 17. Búsqueda del equilibrio presupuestario, ajustándolo bajo la supervisión y
aprobación de los presupuestos parciales y sus planes.
Comisión 18. Elaboración del documento preliminar de Plan-Presupuesto
Comisión 19. Ajustes necesarios para la conciliación del Presupuesto con las Políticas
generales de la Municipalidad.
Alcalde/sa 20. Presentación al Concejo Municipal del Plan-Presupuesto para su discusión y
aprobación.
Concejo Municipal 21. Emisión de observaciones y recomendaciones al Plan-Presupuesto.
Concejo Municipal y
Comisión
22. Introducción de ajustes necesarios y aprobación del documento Plan-
Presupuesto.
Alcalde/sa y
Comisión
23. Inicio de proceso de divulgación para la puesta en marcha a partir del 1 de
enero del año presupuestario
Unidades 24. Inicio de la Ejecución del Plan-Presupuesto.
25. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
32
NOMBRE DEL PROCESO
CONFORMACION DE COMITÉ DE HONOR
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Alcalde/sa 1. Solicitud a Concejales y empleados municipales la designación de
candidatos/as al Comité de Honor.
Concejales/as y
empleados
municipales
2. Concejales entregan propuestas de dos miembros del Concejo, auditor
interno y Asesor Jurídico
Alcalde/sa 3. Recibidas las postulaciones convoca a una sesión ordinaria para la
elección del Comité de Honor
Alcalde/sa 4. Solicita la votación que debe alcanzar los dos tercios del total de los
miembros del Concejo.
Concejo Municipal 5. Nombramiento del Comité de Honor
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
REVISION Y APROBACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Comisión del
Concejo 1. Revisión que se encuentren elaborados los estados financieros de la
municipalidad (estado de situación financiera, estado de rendimiento
económico, estado de ejecución presupuestaria y flujo de fondos) sus
respectivos anexos, los cuales deben estar suscritos por el Alcalde/sa,
Gerente General, Contadora Municipal y Auditor Externo.
Comisión del
Concejo 2. Revisión de los porcentajes de ejecución en el gasto de
funcionamiento como de inversión, no sean mayores al 100% de lo
programado.
Comisión del
Concejo 3. Revisión del Informe del Auditor Externo presentados por él.
Comisión del
Concejo 4. Iniciada la sesión, la Comisión pondrá el informe a consideración del
Concejo.
Concejo Municipal 5. Si no existieran observaciones, se procederá a la aprobación
correspondiente mediante Acuerdo Municipal.
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
33
4.2. COMITÉ TECNICO
N0MBRE DEL PROCESO
REUNIONES DE COMITÉ TECNICO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Alcalde (sa) 1 Nombra al Gerente General referente del proyecto a realizar y
Coordinador del Comité Técnico
Gerente General 2 Convoca a reunión al resto del comité técnico para explicar la
metodología a utilizar en el desarrollo del proyecto.
Comité Técnico 3 Mediante reuniones se revisan los productos que van
recibiendo de la Consultaría para hacer las observaciones que
se consideren importantes ya sea para agregar, modificar o
eliminar del documento.
Comité Técnico 4 Después de incorporadas las observaciones se revisan
nuevamente para su validación.
Comité Técnico 5 Da su visto bueno para pasar los resultados del proyecto al
Concejo para su aprobación.
Concejo Municipal 6 Aprueba los productos elaborados por la Empresa Consultora.
7. FIN DEL PROCEDIMIENTO
34
4.3. AUDITORIA INTERNA
NOMBRE DEL PROCESO
PLANIFICACION ANUAL DE AUDITORIA INTERNA
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Auditor Interno 1. Con base a la auto evaluación del sistema de control interno y
administración de riesgos de la municipalidad, actualiza
información contenida en el plan de auditoria del ano anterior.
Auditor Interno 2. Elaboración de memorando de remisión al Concejo Municipal del
plan anual de auditoria, para su conocimiento, con copia al Gerente
General y Corte de Cuentas de la Republica
Alcalde (sa) 3. Recibe memorando y plan anual de auditoria para presentarlo al
Concejo Municipal.
Corte de Cuentas 4. Recepción de copia de nota de envío del plan anual de auditoria, en
Recepción de Correspondencia que estampa sello con hora, fecha y
responsable de la recepción del plan anual de auditoria.
5. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
PLANIFICACION ESPECIFICA DE LA AUDITORIA
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Auditor Interno 1. Recopila información relacionada a la unidad sujeta a examen o auditoria.
Auditor Interno 2. Verifica el cumplimiento de las recomendaciones hechas en los informes de
las últimas auditorias y elabora un listado por las recomendaciones
cumplidas y otro listado por las no cumplidas.
Auditor Interno 3. Comunica por escrito las recomendaciones cumplidas al Gerente General y
al Concejo Municipal. Esta comunicación no formará parte del informe
final.
Auditor Interno 4. Elabora un hallazgo por las recomendaciones no cumplidas, especificando
en la causa el cargo o cargos de los jefes o empleados municipales que no
cumplieron con las mismas. Este hallazgo se incluirá en el informe final de
auditoria.
Auditor Interno 5. Elabora memorando de planeación.
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
35
NOMBRE DEL PROCESO
EJECUCION DE LA AUDITORIA
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Auditor Interno 1. Prepara o actualiza el programa de auditoria para el área objeto de examen.
Auditor Interno 2. Revisa que el programa de auditoria contenga los procedimientos
necesarios.
Auditor Interno 3. Aplica el programa obteniendo evidencia suficiente y competente para
sustentar los hallazgos de auditoria.
Auditor Interno 4. Al detectar supuestas deficiencias, comunicará señalando la condición y el
criterio o normativa incumplida de inmediato y por escrito, a las personas
relacionadas en las mismas, para garantizarles el derecho de defensa,
concediéndole un plazo de 3 días hábiles, para que den las explicaciones
que estimen necesarias y presenten documentación pertinente.
Personas auditadas 5. Presentan las justificaciones, explicaciones y presentan las documentación
pertinente.
Auditor Interno 6. Analiza las justificaciones, explicaciones y documentos presentados,
confirmando las deficiencias o desvaneciendo las mismas.
Auditor Interno 7. En caso de confirmar las deficiencias, establecerá las que constituyen
hallazgos de auditoria y las que corresponden a deficiencias menores.
Auditor Interno 8. Desarrolla los hallazgos de auditoria con sus atributos de titulo, condición,
criterio, causa y efecto.
Auditor Interno 9. A continuación de cada hallazgo, transcribirá al tenor literal las
justificaciones o explicaciones relacionadas con el hallazgo de auditoria,
presentadas por las personas involucradas en el mismo y/o por el Alcalde
(sa) Municipal, los cuales constituirán los comentarios de la administración.
Auditor Interno 10. A continuación de los comentarios de la administración, se hará constar el
comentario del auditor interno sobre el análisis de las justificaciones,
explicaciones y documentos presentados por la administración.
Auditor Interno 11. Elabora las recomendaciones siempre que existan acciones correctivas o
preventivas, que mejoren la gestión de la unidad auditada. Estas
recomendaciones se incluirán en un capitulo aparte de los resultados de la
auditoria y no incluirán el grado de cumplimiento de las mismas.
Auditor Interno 12. Prepara carta de gerencia que contenga las deficiencias menores.
Auditor Interno 13. Prepara borrador de informe de auditoria que contenga carátula con titulo
del informe, índice, objetivos de la auditoria, alcance, procedimientos de
auditoria aplicados, resultados de auditoria, recomendaciones, hallazgo por
recomendaciones no cumplidas de auditorias anteriores, fecha de emisión y
firma del auditor interno
14. FIN DEL PROCEDIMIENTO
36
NOMBRE DEL PROCESO
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE AUDITORIA
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Auditor Interno 1. Elabora memorando de convocatoria de lectura de borrador de
informe de auditora al personal relacionado en el hallazgo de
auditoria y al Gerente General, adjuntando dicho borrador y la
Carta de Gerencia, si existiera esta última. Si el borrador de
informe de auditoria no presenta hallazgos, no será necesario
convocar a la lectura del mismo, elaborándose de inmediato el
informe final. Los memorandos de convocatoria se entregaran
por lo menos 5 días hábiles previos a la fecha de lectura.
Auditor Interno 2. Da lectura de los resultados de la auditoria y recomendaciones,
al personal auditado y Gerente General, informando si es el caso
que existe deficiencias menores que han sido comunicadas por
medio nota denominada Carta de Gerencia.
Personal auditado 3. Acepta los hallazgos de auditoria o presentan comentarios y/o
evidencias adicionales para desvanecer dichos hallazgos o
solicita tiempo para presentar comentarios y/o evidencias.
Auditor Interno 4. Elabora Acta de Lectura de Borrador de Informe de Auditoria,
haciendo constar la aceptación de los hallazgos de auditoria o
los comentarios y/o evidencias adicionales presentadas o el
tiempo otorgado por el auditor interno para que el personal
auditado entregue las evidencias adicionales.
Auditor Interno 5. En caso de presentar el personal auditado comentarios y/o
evidencias adicionales, analiza en un plazo máximo de 5 días
hábiles, a fin de establecer si con dicha documentación se
mantienen o desvanecen los hallazgos de auditoria. Si el
personal auditado solicita tiempo para presentar comentarios y/o
evidencias adicionales se concederá hasta un máximo de 3 días
hábiles, contados a partir día hábil siguiente a la lectura del
mismo.
Auditor Interno 6. Fecha y Firma el informe final, entregando un ejemplar al
Concejo Municipal con copia al personal auditado, Gerente
General y a la Corte de Cuentas de la Republica.
7. FIN DEL PROCEDIMIENTO
37
4.4. SECRETARÍA MUNICIPAL
NOMBRE DEL PROCESO
CONVOCATORIA REUNION A COMISIONES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
El concejo 1. El concejo Municipal nombra las comisiones
Comisión 2. Reciben formatos de trabajo de cada comisión
Comisión 3. Establecen las necesidades de trabajo y fecha
Secretario 4. Asistir a las comisiones del concejo
Comisión 5. Elaborar informes correspondientes y posterior estudio al
concejo
Secretaria 6. El informe envía para su archivo
7.
FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
EMISION DE ACTAS Y ACUERDOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Concejo 1. En base a solicitudes y revisión correspondencia toman
las decisiones.
Secretario 2. Procede elaborar acta y acuerdo por orden emanada del
concejo.
Secretario 3. Se envía trascripción y remisión a departamentos y
externos
Secretario 4. Archivo de actas y acuerdos
5. FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
ARCHIVO Y DOCUMENTACION CONCEJO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Concejo 1. Entrega de copia de credenciales por cada concejal
Secretario 2. Elabora hoja de vida con sus generales a cada uno
Secretario 3. Elabora expedientes de cada miembro del concejo
Secretario 4. Elabora archivo permanente de cada concejal
5. FIN DE PROCEDIMIENTO
38
NOMBRE DEL PROCESO
ACTUALIZACION DE ORDENANZAS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Secretario 1. Recibe Propuestas de Concejo Municipal para regular
ordenanza.
Secretario 2. Elabora ordenanza y pasa al concejo para su estudio
Concejo 3. Estudia la ordenanza y envía a sindicatura
Sindico 4. Recibe ordenanza para su aprobación o enmienda
Concejo 5. Recibe de sindicatura y procede a su aprobación
Secretario 6. Aprobadas envía al Diario Oficial para su publicación
Secretario 7. Se divulga a ciudadanía por medio de edictos
Secretario 8. Se informa y traslada a departamentos o unidades
9. FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
RECEPCION PARA SOLICITUD DE TITULOS MUNICIPALES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Secretario 1. Recibe solicitudes de títulos municipales
Secretario 2. Elabora carteles y edictos en lugares públicos
Secretario 3. Solicitar fichas catastrales y publicación en Diario Oficial y
periódicos de mayor circulación
Secretario 4. Se efectúa la mesura Oficial
Secretario 5. Procede a elaborar el titulo Municipal
Secretario 6. Entrega del titulo Municipal conforme al pago de impuestos
municipales
Secretario 7. Envió del Titulo a CNR para su legalización
Secretario 8. Se archiva y registra el titulo Municipal en el libro de
protocolo
9. FIN DE PROCEDIMIENTO
39
4.5. ASESOR JURIDICO
NOMBRE DEL PROCESO
REPRESENTACION JUDICIAL
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Concejo 1. Es requerido o requiere acción Judicial
Concejo 2. Emite acuerdo razonado autorizando al sindico otorga un
poder
Sindico 3. Otorga el poder funcionario competente a favor del
Asesor jurídico
Asesor Jurídico 4. Recibe poder se nombra parte como actor elaborando la
documentación necesaria y aportando la pausa pertinente
Asesor Jurídico 5. Realiza las diligencias pertinentes ante la facturación
competente
Asesor Jurídico 6. Interpone de ser necesario los recursos pertinentes al caso
Asesor jurídico 7. Verifica el cumplimiento de la secretaria
8.
FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
CONTROL JUDICIAL
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Registro 1. Permite informar a tesorería sobre el estado de cuenta de
determinado contribuyente
Tesorería 2. Certifica el estado de cuenta del contribuyente a
Tesorería 3. Permite el estado de cuenta certificado al Alcalde (sa)
Alcalde 4. Permite la certificación del estado de cuenta al Asesor
Jurídico
Asesor Jurídico 5. Realiza las gestiones de carácter extrajudicial a efecto de
resolver por vía de la conciliación
Asesor Jurídico 6. No habiendo conciliaciones se elabora la demanda de
juicio Ejecutivo Civil en base Art. 100 de la Ley General
Tributaria Municipal
Asesor Jurídico 7. Darle el impulso procesal necesario
8.
FIN DE PROCEDIMIENTO
40
NOMBRE DEL PROCESO
ASESORIA A CONCEJO MUNICIPAL
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Concejo Municipal 1. Solicita por escrito la necesidad de la Asesoria al Gerente
General
Gerente General 2. Recibe, analiza y resuelve sobre lo solicitado
Gerente General 3. De ser procedente remite hacia el Asesor Jurídico
Asesor Jurídico 4. Recibe, analiza y resuelve sobre lo solicitado
Asesor Jurídico 5. Permite a la unidad solicitante verbal o por escrito la
Asesoría solicitada , archivando las diligencias respectivas
6.
FIN DE PROCEDIMIENTO
41
4.6. PROMOCION SOCIAL
NOMBRE DEL PROCESO
COORDINACION DE ACTIVIDADES CON ORGANISMOS EXTERNOS.
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Organismo 1. Solicita por escrito al concejo el apoyo a requerir de
parte de la municipalidad (Transporte, ayuda
funeraria , alimentación)
Organismo, Entidad o empresa 2. En otros casos el organismo, entidad o empresa
presenta al concejo la nota exponiendo el tipo de
apoyo que brindara a la municipalidad
Concejo Aprueba
3. FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
APOYO A CONTROL TRIBUTARIO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Jefe de Registro y Control
Tributario
1. Solicita verbalmente el apoyo de entrega de avisos de
cobro cuyo detalle es en forma general(Barrio,
colonia o cantón)
Promoción social 2. Recibe avisos de cobro, ordena y elabora rutas.
Promoción Social 3. Hace entrega de los avisos de cobro a los
contribuyentes.
4. FIN DE PROCEDIMIENTO
42
4.7. GERENCIA GENERAL
4.7.1. INFORMATICA
NOMBRE DEL PROCESO
ACTUALIZACIÓN DE SOFTWARE ANTIVIRUS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado de informática 1. Mensualmente se realiza la descarga del programa
antivirus de la pagina Web en Internet
Encargado de informática 2. Este se instala en cada equipo de la Municipalidad
Encargado de informática 3. Si el programa no funciona de esta manera, se habilita el
equipo para conectarse a Internet , al sitio Web, se
descarga el programa y se actualiza la PC
Encargado de informática 4. Se procede a inhabilitar en Internet en el equipo
Encargado de informática 5. Llena la hoja de control de software.
6. FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
MODIFICACIÓN DE LA BASE DE DATOS DEL SAFIMU II
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Usuario 1. Informa al Informático sobre mala aplicaron en el sistema
Encargado de informática 3. Explora las tablas de la base de datos y define el problema.
Encargado de informática 4. Toma decisión: hacer la corrección al sistema o consultar al
FISDL.
Encargado de informática 5. Para la primera opción, hace los cambios en una base de
prueba y verifica que estos cambios funcionan. Entonces
efectúa los cambios en la base real
FISDL 6. Si lo consulta con el FISDL, este presenta la solución.
Encargado de informática 7. Si el problema se corrige, informática incorpora los cambios
al sistema.
Encargado de informática 8. Informa al Usuario sobre el resultado y los pormenores del
caso
9. FIN DE PROCEDIMIENTO
43
NOMBRE DEL PROCESO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado de informática 1. Prepara encuesta para calendarizar el programa de
mantenimiento.
Usuarios 2. Definen fechas y horas para mantenimiento de sus
equipos y lo presentan al Informático.
Encargado de informática 3. Recibe y valida el calendario para mantenimiento
preventivo.
Encargado de informática 4. Desarrolla plan de mantenimiento preventivo
Encargado de informática 5. Al terminar, informa al Usuario.
Encargado de informática 6. Llena la bitácoras de cada uno de las maquinas revisadas.
7. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
MANTENIMIENTO DE PROBLEMAS CON EL SOFTWARE
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Usuario 1. Notifica al gerente sobre le problema en el equipo.
Encargado de informática 2. Evalúa y revisa el equipo.
Encargado de informática 3. Identifica el problema.
Encargado de informática 4. Determina la solución, instalar nuevamente el programa o
hacer cambios en este.
Encargado de informática 5. Informa al usuario sobre los resultados.
Usuario 6. Revisa y da vista bueno al equipo.
Encargado informática 7. Si lo amerita lo registra en la bitácora.
8. FIN DE PROCEDIMIENTO
44
NOMBRE DEL PROCESO
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Usuarios 1. Informa al Informático, sobre fallas de su equipo.
Encargado de informática 2. Retira el equipo de su ubicación.
Encargado de informática 3. Revisa e identifica la falla en el equipo.
Encargado de informática 4. Determina si es de software o hardware y procede a
solventar la falla.
Encargado de informática 5. Si el software reinstala programas si en hardware , retira el
componente un mal estado gestionar su compra para
sustituirlo.
Encargado de informática 6. Notifica al usuario para que revise su equipo y de visto
bueno.
Usuario 7. Recibe de conformidad el equipo en mención.
Encargado de informática
8. Lleva bitácora del equipo.
9. FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
PRÉSTAMO DE EQUIPO INFORMÁTICO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Usuario 1. Comunica al gerente sobre la necesidad del equipo
Encargado de informática 2. Informa sobre la disponibilidad del equipo y entrega
formulario de requisición de equipos al usuario
Usuario 3. Llena la solicitud o formulario con los datos necesarios y
los presenta al encargado de informática
Encargado de informática 4. Lleva al Alcalde la requisición para su autorización y
entrega del equipo
Usuario 5. Revisa el equipo que este en buen estado luego cuando
termine , lo regresa a informática
Encargado de informática 6. Recibe, Revisa y prueba el equipo
7. FIN DE PROCEDIMIENTO
45
NOMBRE DEL PROCESO
DESARROLLO DE PROGRAMAS INFORMÁTICOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Usuario 1. Plantea al Informático sobre la necesidad de la creación de
un programa que lo ayude y facilite en la ejecución de sus
funciones.
Encargado de informática 2. Evalúa el requerimiento del programa.
Encargado de informática 3. Entrevista al usuario y recoge la información necesaria a
efecto de diseñar el programa.
Encargado de informática 4. Programa el tiempo para desarrollar el programa.
Encargado de informática 5. Desarrolla el programa y lo prueba
Encargado de informática 6. Entrega el programa funcionando al Usuario
Usuario 7. Prueba el programa, si funciona bien procede a su
utilización si no solicita al encargado de informática los
ajustes.
Encargado de informática 8. Realiza las correcciones necesarias
Usuario 9. Da visto bueno e informa a Informático.
10. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
BACK – UP DE BASE DE DATOS LOCAL
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado de informática 1. Define momento para realizar el respaldo avisando a los
usuarios para que suspendan si se realiza en horas hábiles.
Usuarios 2. Si se hace en horas hábiles suspenden las actividades en los
módulos mientras se realiza la operación.
Encargado de informática. 3. Realiza el respaldo del sistema
Encargado de informática 4. Guarda los respaldos en el servidor del sistema
5. FIN DE PROCEDIMIENTO
46
NOMBRE DEL PROCESO
BACK – UP DE BASE DE DATOS EXTERNO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado de informática 1. Ordena La información
Encargado de informática 2. Comprime la información.
Encargado de informática. 3. Guarda la información en un disco compacto, RW.
Encargado de informática. 4. Copia y descomprime la información en la PC de
Informática.
Encargado de informática. 5. Guarda en un DVD, la información.
Encargado de informática 6. Almacena los respaldos (Discos Compactos).
7. FIN DEL PROCEDIMIENTO
47
4.7.2. UNIDAD DE MEDIO AMBIENTE
NOMBRE DEL PROCESO
DIFUSION DE INFORMACION AMBIENTAL
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado de Medio Ambiente 1. Se colecta información a través de las comunidades ,
ONGS e instituciones de gobierno
Encargado de Medio Ambiente 2. Se intercambia la información con las comunidades y las
escuelas a través de boletines
3. FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
ELABORAR PLAN AMBIENTAL
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado de Medio Ambiente 1. Identificarse con las comunidades
Encargado de Medio Ambiente 2. Identificar problemas ambientales en la comunidad
Encargado de Medio Ambiente 3. Analizar el problema y darle solución
Encargado de Medio Ambiente 4. Enviar el plan a supervisor de proyectos
Supervisor de proyectos 5. Prefactibilidad del plan ambiental
Encargado de Medio Ambiente 6. Supervisa, coordina y realiza seguimiento de los proyectos
ambientales
Encargado de Medio Ambiente 7. Informa al gerente General sobre la ejecución del plan
anual
8.
FIN DE PROCEDIMIENTO
48
4.7.3. ADQUISICIONES Y CONTRATRACIONES
NOMBRE DEL PROCESO
COMPRAS POR LIBRE GESTIÓN EN PROYECTOS POR ADMINISTRACIÓN
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Concejo Municipal 1. Realiza Acuerdo Municipal, razonando la modalidad de ejecución del
proyecto
Concejo Municipal 2. Envía Acuerdo Municipal al Jefe UACI
JEFE UACI 3. Recibe Acuerdo Municipal
JEFE UACI 4. Solicita ofertas a proveedores de materiales y equipo si es necesario.
JEFE UACI 5. Recibe ofertas de proveedores
JEFE UACI 6. Realiza cuadro comparativo de ofertas para evaluación
JEFE UACI 7. Recomienda a proveedor
JEFE UACI 8. Envía recomendación al Concejo Municipal con copia al Gerente
General.
Concejo Municipal 9. Realiza Acuerdo Municipal para adjudicación
Concejo Municipal 10. Envía Acuerdo Municipal al Jefe UACI
JEFE UACI 11. Elabora orden de compra y orden de inicio
Supervisor Proyectos 12. Revisa y acepta los materiales
Supervisor Proyectos 13. Elabora y firma la requisición de materiales y lo envía al Jefe UACI
JEFE UACI 14. Recibe requisición de materiales
JEFE UACI 15. Registra el comprobante o factura en el sistema
JEFE UACI 16. Envía el pago justificado al secretario municipal
Secretario Municipal 17. Aprueba el pago en el sistema
Secretario Municipal 18. Envía el pago justificado al Síndico Municipal
Síndico Municipal 19. Aprueba el pago en el sistema
49
NOMBRE DEL PROCESO
COMPRAS POR LIBRE GESTIÓN EN PROYECTOS POR ADMINISTRACIÓN
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Síndico Municipal 20. Envía el pago justificado al Alcalde (sa)
Alcalde (sa) Municipal 21. Aprueba el pago en el sistema
Alcalde (sa) Municipal 22. Envía el pago al Secretario Municipal
Secretario Municipal 23. Envía el pago justificado a Tesorería
Tesorería Municipal 24. Revisa la documentación
Tesorería Municipal 25. Elabora el Cheque para pago
Tesorería Municipal 26. Entrega cheque al proveedor o persona autorizada
27. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
ACTUALIZAR REGISTRO DE CONTRATISTAS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
JEFE UACI 1. Recibe Curriculum de Contratistas
Auxiliar de UACI 2. Adjudica número correlativo al Curriculum
Auxiliar de UACI 3. Ingresa el Curriculum al sistema
Auxiliar de UACI 4. Archiva el Curriculum en bodega.
5. FIN DEL PROCEDIMIENTO
50
NOMBRE DEL PROCESO
ELABORACION PLAN ANUAL DE COMPRAS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
JEFE UACI 1. Solicita a Jefes de Unidades las necesidades de compras anuales previa
autorización del Gerente General.
Jefes de Unidad 2. Envía al Jefe UACI listado de necesidades de bienes.
JEFE UACI 3. Recibe listado de necesidades de bienes y cotiza precios para efecto de
estimar gastos.
JEFE UACI 4. Envía el listado de necesidades de bienes con sus precios al Concejo
Municipal de cada unidad.
Concejo Municipal 5. Consulta disponibilidad de fondos a Contabilidad y prioriza.
Concejo Municipal 6. Envía Listado de compras priorizadas a Jefe UACI.
JEFE UACI 7. Realiza un seguimiento del Plan de compras.
8. FIN DEL PROCEDIMIENTO
51
NOMBRE DEL PROCESO
COMPRAS GENERALES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Jefes de Unidad 1. Solicita al Jefe UACI la compra
JEFE UACI 2. Solicita la autorización de compra al Concejo Municipal por medio de
un Acuerdo Municipal
Concejo Municipal 3. Emite Acuerdo Municipal
Secretario Municipal 4. Envía certificación de Acuerdo Municipal a Jefe UACI
JEFE UACI 5. Realiza e l proceso de compra
JEFE UACI 6. Recibe el artículo o servicio comprado
JEFE UACI 7. Envía el artículo o servicio a la Unidad solicitante
Jefes de Unidades 8. Recibe, revisa y acepta el artículo o el servicio.
Jefes de Unidades 9. Firma acta de recepción y la envía al Jefe UACI
JEFE UACI 10. Recibe el acta de recepción
JEFE UACI 11. Registra el comprobante o factura en el sistema
JEFE UACI 12. Envía el pago justificado al Secretario Municipal
Secretario Municipal 13. Aprueba el pago en el sistema
Secretario Municipal 14. Envía el pago justificado al Síndico Municipal
Síndico Municipal 15. Aprueba el pago justificado en el sistema
Síndico Municipal 16. Envía el pago justificado al Alcalde (sa)
Alcalde (sa) Municipal 17. Aprueba el pago en el sistema
Alcalde (sa) Municipal 18. Envía el pago justificado al Secretario Municipal
Secretario Municipal 19. Envía el pago justificado a Tesorería
Tesorería 20. Revisa documentación
Tesorería 21. Elabora el cheque
Tesorería Municipal 22. Entrega cheque al proveedor o persona autorizada.
23. FIN DEL PROCEDIMIENTO
52
4.7.4. REGISTRO Y CONTROL TRIBUTARIO
NOMBRE DEL PROCESO
MEDICIÓN DE INMUEBLES PARA EFECTO DE TASACION DE IMPUESTOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contribuyente 1. Presenta solicitud de medición para efecto de pago impuestos
Encargado de Catastro 2. Inspecciona el área a medir
Encargado de Registro y
Control Tributario
3. Envía a una persona a medir o remedir
Jefe de Catastro 4. Con la información recabada se procede a elaborar fichas
Encargado de Catastro
5. Proceder a alimentar el sistema (Nombre, Dirección, DUI, Teléfono,
Área a medir, y el tipo de servicio a prestar
Jefe de Registro y Control
Tributario
6. Califica
Jefe de Registro y Control
Tributario
7. Notifica las calificaciones (monto a cancelar y a partir de qué mes)
8. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
FACTURACIÓN MENSUAL
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado de Recuperación
de Mora
1. Verificar a los contribuyentes para activar e inactivar las fichas por
Barrio, Cantón y Colonias.
Jefe de Registro y Control
Tributario 2. Activa e Inactiva las fichas de los Contribuyentes.
Activación = Actualizar los contribuyentes para la generación de la
facturación a la fecha que están fichas.
Inactivación = Revertir el procedimiento de activación para evitar
cargos.
Jefe de Registro y Control
Tributario
3. Se realiza la generación mensual de todos los contribuyentes,
inmuebles y empresas
Jefe de Registro y Control
Tributario 4. Imprime todos los Avisos de Cobro Generados
Encargado de Recuperación 5. Le traslada los Avisos de Cobro para su correspondiente destinatario.
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
53
NOMBRE DEL PROCESO
REVISIÓN DE FICHAS CATASTRALES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Jefe de Registro y
Control Tributario
1. Verifica físicamente las fichas de inmuebles y empresas.
Jefe de Registro y
Control Tributario 2. Inmuebles verifica la cantidad de servicios prestados, la aplicación de tasas.
Jefe de Registro y
Control Tributario 3. Empresas se verifica que el monto asignado esté de acuerdo al rango
estipulado en la ordenanza.
Jefe de Registro y
Control Tributario 4. Actualiza los datos o complemento de datos en el sistema
Jefe de Registro y
Control Tributario 5. Si hay cambios relevantes se procede a la notificación correspondiente al
contribuyente por medio de Avisos de Cobro.
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
CONSTATACIÓN Y VERIFICACIÓN DE BALANCES DE OPERACIONES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Jefe de Registro y
Control Tributario 1. Analiza la información de los Balances de Operaciones de los Contribuyentes
(si existe incremento, reducción o si se mantiene el activo de la Empresa o
Comercios).
Jefe de Registro y
Control Tributario
2. Si hay reducción, se solicita el Estado de Resultados para su correspondiente
verificación y el Balance presentado al Registro de Comercio.
Jefe de Registro y
Control Tributario 3. Efectúa calculo de tasación de impuesto
Jefe de Registro y
Control Tributario 4. Notifica el cálculo de tasación mensual y de existir deuda se le envía el aviso
de cobro conteniendo el cálculo de mora.
Jefe de Registro y
Control Tributario 5. Cambio de base impositiva (activo) en el sistema SAFIMU II
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
54
NOMBRE DEL PROCESO
CONTROL DE PAGO DE MATRICULAS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Jefe de Registro y Control
Tributario 1.
Selecciona el tipo de matrícula y la caducidad
Jefe de Registro y Control
Tributario 2.
Notifica al contribuyente (expendios, billares, sinfonolas,
máquinas de video, hospedajes) revisión física de la
información proporcionada (No. de expendios, sinfonolas,
maquinas de video, billares, que declara en contribuyente).
Cuentas corrientes 3. Emite el mandamiento de pago y de existir mora la refleja
en el mismo mandamiento.
Contribuyente 4. Paga y solicita matrícula
Jefe de Registro y Control
Tributario 5.
Verifica pago de matrícula y deudas si existieren, y pago de
vialidad.
Cuentas Corrientes 6. Controla en el Libro de Matrículas las matrículas emitidas
Alcalde (sa) 7. Emite, autoriza y extiende las respectivas matrículas
solicitadas.
8. FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS ALTERNOS
Jefe de Registro y Control
Tributario 1
Si el contribuyente ya notificado no paga, se le emite un
nuevo Aviso de Cobro con el monto actualizado,
conteniendo los intereses respectivos.
Municipalidad en
coordinación con PNC 2
En caso de no cancelar, se procede en coordinación con la
PNC al decomiso o cierre del local.
Jefe de Registro y Control
Tributario 3
Se envía un oficio a la PNC, comunicándole que se
procederá a un decomiso, o cierre de local, fijando hora y
fecha.
PNC y Registro y Control
Tributario 4 Procede a efectuar el decomiso o cierre respectivo
5 FIN DE PROCEDIMIENTO ALTERNO
55
NOMBRE DEL PROCESO
CAMBIO DE PROPIETARIOS Y DESMEMBRACIONES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contribuyente 1. Presenta solicitud manual y escritura de la propiedad para desmembración,
traspaso o corrección.
Jefe de Registro y
Control Tributario 2.
Revisa información presentada, solicitando al contribuyente que se presente
en un lapso de 24 horas como máximo.
Jefe de Registro y
Control Tributario 3. Remite información analizada y verifica el estado de morosidad.
Encargado de
Catastro 4.
Recibe información remitida por Jefe de Registro y procede a la
desmembración, traspaso, o corrección, notificando los cambios realizados
al jefe de Registro.
Jefe de Registro y
Control Tributario 5. Aprueba y califica el correspondiente cambio
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
PROPUESTAS DE ORDENANZAS MUNICIPALES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Jefe de Registro y
Control Tributario
1. Analiza comparativamente con ordenanzas de otros municipios el cobro
que se realiza conforme al servicio que se presta, determinando si es
necesario realizar un estudio de costos por servicios en caso de inmuebles o
a solicitud del Concejo.
Jefe de Registro y
Control Tributario 2. Formula y elabora los cuadros comparativos, considerando los parámetros
de equidad de género, ingreso per. cápita, cobertura y tipo de servicios,
distancia.
Jefe de Registro y
Control Tributario 3. Prepara el Borrador para ser presentado al Concejo Municipal para las
respectivas observaciones o modificaciones (en algunos casos al Comité
Técnico)
Concejo Municipal 4. Remite las observaciones o modificaciones
Jefe de Registro y
Control Tributario 5. Toma en cuenta las observaciones y modificaciones e incorpora y elabora
la propuesta para ser remitida al Concejo Municipal
Concejo Municipal 6. Aprueba, ratifica y autoriza la publicación en el Diario Oficial
Jefe de Registro y
Control Tributario 7. Ya publicado en el Diario Oficial se procede a su divulgación y aplicación.
8. FIN DEL PROCEDIMIENTO
56
NOMBRE DEL PROCESO
CONTROL DE LOTIFICACIONES Y URBANIZACIONES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
OPVSA 1. Recibe la información del proyecto a realizar
OPVSA 2. Comunica al Jefe de Registro y Control Tributario para coordinar la
inspección del proyecto
Jefe de Registro y
Control Tributario
3. En coordinación con OPVSA realizan la inspección de campo
OPVSA 4. Emite por escrito las observaciones al proyecto (como calificación
del lugar, revisión vial y zonificación, factibilidad de drenaje de
aguas lluvias, permiso de construcción o permiso habitacional).y
Remite el expediente del proyecto al jefe de registro y control
tributario.
Jefe de Registro y
Control Tributario 5. Recibe y traslada expediente al Alcalde para firma y sello
Alcalde 6. Firma y sella expediente, y traslada al Jefe de Registro y Control
Tributario.
Jefe de Registro y
Control Tributario 7. Informa a OPVSA para su retiro de la Municipalidad y comunica al
contribuyente.
Jefe de Registro y
Control Tributario
8. Comunica por escrito al contribuyente el monto a pagar
Contribuyente 9. Cancela monto establecido
Jefe de Registro y
Control Tributario
10. Emite constancia de que el proyecto ya está solvente con los
impuestos determinados
Jefe de Registro y
Control Tributario 11. De ser urbanización o parcelación, emite una solicitud pidiendo la
descripción técnica de donación de zona verde.
Contribuyente 12. Remite la descripción técnica a la Municipalidad, de la zona verde
para la elaboración de la escritura.
Jefe de Registro y
Control Tributario 13. Recibe la descripción técnica de la zona verde y remite al Concejo
Municipal para solicitar el Acuerdo Municipal de Aceptación de
Donación y se delegue al Síndico Municipal para que firme escritura
pública a favor de la Municipalidad.
Secretario
Municipal 14. Emite certificación del Acuerdo, proporciona credenciales del
Síndico, DUI, NIT y NIT del Alcalde, y remite al Jefe de Registro y
Control Tributario.
Jefe de Registro y
Control Tributario
15. Recibe documentación y remite al contribuyente para su
formalización.
Contribuyente 16. Fija hora y fecha para firma de escritura de donación.
57
NOMBRE DEL PROCESO
CONTROL DE LOTIFICACIONES Y URBANIZACIONES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Síndico 17. Firma Escritura de Donación
Contribuyente 18. Realiza los trámites respectivos para la legalización de la escritura de
donación ante el CNR
Contribuyente 19. Remite al Jefe de Registro y Control Tributario la Escritura de
Donación debidamente legalizada.
Jefe de Registro y
Control Tributario 20. Recibe y verifica la información en lo relacionado a cotejar que el
área descrita en la escritura sea la detallada en la Carta de Donación
de Zona Verde.
Jefe de Registro y
Control Tributario 21. Ya verificada y constada la información, remite la escritura a
Tesorería en calidad de Custodia (la original), una copia a
Contabilidad para ser registrada y reflejada en el inventario general
de Bienes Muebles e Inmuebles con su correspondiente monto.
Jefe de Registro y
Control Tributario
22. Elabora expediente de la Lotificación o Proyecto de Urbanización.
23. FIN DEL PROCEDIMIENTO
58
4.7.4.1. COBRO Y RECUPERACION DE MORA
N0MBRE DEL PROCESO
CONVENIO DE PAGO A PLAZOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado de cobros y
Recuperación de mora con
Jefe Registro y Control
Tributario
1 Se han establecido rangos de morosidad, dándoles prioridad a los
que tienen mora mayor a los $ 1,000.00
Los rangos establecidos están de la siguiente manera:
De $ 0.00 hasta $ 300.00
“ $ 300.01 “ $ 500.00
“ $ 500.01 “ $ 1,000.00
“ $ 1,000.01 en adelante
Encargado Cobro y
Recuperación de mora 2 Verifica que el cliente este activo en el sistema
Encargado de Cobro y
Recuperación de Mora 3 Envía invitación formal por escrito al contribuyente indicándole el
monto de la deuda para que se acerque al departamento y
proponerle el convenio de pago a plazos.
Encargado de Cobro y
Recuperación de Mora 4 El contribuyente se presenta a la alcaldía con el encargado de
cobros y recuperación de mora el cual le plantea el convenio
haciéndole los cálculos que pagara y el tiempo acordado.
Agregando a la ficha del contribuyente nota en la que consta la
cantidad mensual a pagar y el plazo.
Encargado de Cobro y
Recuperación de Mora 5 El encargado de cobro le explica que como primer requisito del
convenio es que cancele inicialmente las multas y los intereses
moratorios y que el plazo dependerá del monto de la deuda.
Además queda convenido que cada pago constara de la cuota
establecida mas el mes vencido en el que esta cancelando.
Encargado de Cuentas
Corrientes. 6 Con este calculo el contribuyente se presenta a cuenta corriente, la
encargada elabora el recibo en el sistema, la Colectora lo imprime
y le cobra.
Posteriormente el contribuyente se presenta hacer sus pagos
mensualmente o como hayan acordado
7 FIN DEL PROCEDIMIENTO
59
N0MBRE DEL PROCESO
EMISION AVISOS DE COBRO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado de Cuentas
Corrientes. 1. Cuenta corriente actualiza sus tarjetas en el momento que el
contribuyente efectúa el pago pasándole al final del día las tarjetas
al encargado de cobro y recuperación de mora para actualizar la
morosidad en el sistema.
Encargado de Cobro y
Recuperación de Mora
2. Posteriormente el encargado de cobro actualiza la base de datos
tanto de comercio como inmuebles pasándole al jefe de registro y
control tributario listado de los contribuyentes que tienen que ser
activados como los que se desactivaran ,
Jefe de Registro y Control
Tributario 3. Genera los avisos de cobro los imprime y los pasa a cuenta
corriente para que los firme.
Encargado de cuentas
corrientes 4. Una vez firmados los avisos se los pasa al encargado de cobro y
recuperación de mora para que los ordene por rutas y proceda a
distribuirlos a los contribuyentes.
Encargado de Cobro y
Recuperación de Mora 5. Recibe los avisos de cobro, los ordena por rutas y procede a
distribuirlos.
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
N0MBRE DEL PROCESO
GENERACION ESTADOS DE CUENTA
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado de Cuentas
Corrientes. 1 Se inicia cuando un contribuyente se presenta a solicitar su estado de
cuenta.
Encargado de Cuentas
Corrientes. 2 Si la encargada de cuenta corriente dispone de tiempo verifica la ficha del
contribuyente y emite el estado de cuenta.
Encargado de Cobro y
Recuperación de Mora o
cualquiera de la unidad
3 Si no dispone de tiempo envía el contribuyente a catastro y verifican que
este activado en el sistema si está emiten el estado de cuenta directamente
en original y copia entregando el original al solicitante firmando la
copia de recibido.
Encargado de Cobro y
Recuperación de Mora o
cualquiera de la unidad.
4 Si no esta activo en el sistema buscan la ficha en Cuentas corrientes y se
le emite manualmente el estado de cuenta siempre en original y copia
entregando el original al solicitante y firmando la copia de recibido.
5 FIN DEL PROCEDIMIENTO
60
N0MBRE DEL PROCESO
INGRESOS DE NUEVOS CONTRIBUYENTES AL
SISTEMA SAFIMU II .
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Jefe de Registro y Control
Tributario 1 Revisa base de datos para verificar que el contribuyente no se
encuentra en el sistema.
Si no esta se digita toda la información del contribuyente creando
la ficha catastral ya sea de comercio o inmueble.
Jefe de Registro y Control
Tributario
2 Hace la activación en el sistema y la pasa a recuperación de mora.
Encargado de Cobro y
Recuperación de Mora
3 Verifica en el modulo de morosidad que no este en el sistema, de
ser así, procede a incluirlo si no solo lo pasa a cuenta corriente.
4 FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
ASENTAMIENTO DE RECIEN NACIDO DE PADRES MENORES DE EDAD
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Usuario 1. Presenta carne de minoridad de ambos padres, plantares del recién
nacido extendidos por el Hospital, Unidad de Salud, constancia de
partera o persona que asistió el parto, y tarjetas de control de
vacunación del menor.
Auxiliar REF 2. Llena cuadro de la Dirección General de Estadísticas y Censos con los
datos personales de los padres del nacido.
Auxiliar REF 3. Llena boleta de constancia de nacimiento.
Auxiliar REF 4. Revisa documento y si no hay inconvenientes llena formulario para
cancelar el valor del servicio.
Usuario 5. Solicita en Cuentas Corriente la elaboración del Recibo de Ingreso.
Encargado de
Cuentas Corrientes
6. Digita en SAFIMU II los datos para el recibo correspondiente.
Colectora 7. Imprime, sella de cancelado, pone facsímil de tesorero y contador en
recibo y cobra la tasa por el servicio proporcionado.
Usuario 8. Obtiene original de recibo y lo presenta al Jefe REF.
Jefe REF 9. Revisa y firma boleta de constancia de nacimiento, previo
asentamiento del nacido.
Auxiliar REF 10. Asentamiento de la partida de nacimiento del recién nacido o menor,
con los datos personales de los padres y del nacido.
Jefe REF 11. Revisa y firma la partida de nacimiento asentada.
Auxiliar REF 12. Pasar a índice para su archivo general.
13. FIN DEL PROCEDIMIENTO
61
4.7.4.2. CATASTRO
NOMBRE DEL PROCESO
ACTUALIZACIÓN DE TASAS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado de Catastro 1. Realiza medición de campo de las obras realizadas por la
municipalidad (adoquinado, pavimento, otros)
Encargado de Catastro 2. Deja circular al contribuyente para que se haga presente a la
alcaldía a pagar sus impuestos.
Encargado de Catastro 3. Elabora un croquis que contiene las medidas del área a tasar.
Encargado de Catastro 4. Introduce la información al sistema.
Encargado de Catastro 5. Elabora Ficha Catastral y de Cuentas Corrientes, cruzándose la
información obtenida en campo con la de censos del CNR
Encargado de Catastro 6. Elabora informe de movimientos realizados dentro del sistema
para la correspondiente activación o desactivación de
contribuyentes y remite a Control Tributario.
7. FIN DEL PROCEDIMIENTO
62
NOMBRE DEL PROCESO
REVISIÓN DE FICHAS CATASTRALES Y CUENTAS CORRIENTES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado de Catastro 1. Identifica por sectores (Barrio, Colonias, Cantones)
Encargado de Catastro 2. Clasifica por manzanas, sectores, número de mapa, número de
parcela, secuencia, identificación en los mapas CNR, los
contribuyentes, tipo, rango y monto.
Encargado de Catastro 3. Introduce la información al sistema.
Encargado de Catastro 4. Remite Fichas a Cuentas Corrientes y Recuperación de Mora para su
respectivo control.
Encargado de Catastro 5. Elabora informe de movimientos realizados dentro del sistema para la
correspondiente activación o desactivación de contribuyentes y remite
a Control Tributario.
Jefe de Registro y
Control Tributario 6. Recibe informe y activa los sujetos pasivos o contribuyentes.
7. FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO ALTERNO
Encargado de Catastro 1. Introducción de las generales de los contribuyentes al sistema (DUI,
NIT, Teléfono, Dirección, Nombre de persona natural o jurídica)
Encargado de Catastro 2. Introducción de la información que contiene la ficha (metros lineales,
metros cuadrados, tipo de servicio que se le presta, asignándole un
código, obteniéndose el sujeto pasivo = pago mensual).
Empresa el mismo procedimiento que los pasos anteriores, con la
agregación previa de los pasos 1 y 2; elaborar la ficha a la empresa de
acuerdo al Balance y la Actividad Comercial = Pago Mensual.
3. FIN DE PROCEDIMIENTO ALTERNO
63
NOMBRE DEL PROCESO
CALIFICACIÓN DE NEGOCIOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado de Catastro 1. Realiza inspección de campo e identifica el negocio.
Encargado de Catastro 2. Visita el negocio y solicita información general (nombre del
propietario, si lleva contabilidad o no.)
Encargado de Catastro 3. Con base a la información obtenida se extiende un citatorio.
Encargado de Catastro 4. Si el negocio lleva contabilidad formal se califica en base al
Balance Inicial de operaciones, si no lleva, se califica en base al
inventario expuesto.
Contribuyente 5. Se presenta a la Municipalidad para su respectiva notificación.
Encargado de Catastro 6. Comunica al contribuyente la notificación de calificación e
impuesto a pagar mensualmente.
Encargado de Catastro 7. Elabora Ficha Catastral y traslada la información de la ficha al
sistema.
8. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
CONSTANCIAS DE FUNCIONAMIENTO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contribuyente 1. Solicita constancia de funcionamiento para se presentada al
Registro de Comercio o Hacienda.
Jefe de Registro u control
tributario
2. Requiere al contribuyente documentación (DUI, NIT, Balance de
Operaciones, Actividad Comercial, y Dirección del
Establecimiento).
Jefe de Registro u control
tributario 3. Revisa en el sistema, si el contribuyente está en mora o al día con
sus impuestos, o es un nuevo contribuyente, así como si el inmueble
donde funciona el negocio está al día con sus impuestos.
Jefe de Registro u control
tributario 4. Se remite al Contribuyente a cancelar vialidad y solicitar solvencia
municipal.
Cuentas corrientes 5. Elabora solvencia municipal, remite a firma a Contabilidad y
Tesorería.
Contabilidad y Tesorería 6. Firman solvencia Municipal y remite a Cuentas Corrientes
Cuentas Corrientes 7. Entrega solvencia al Contribuyente
Contribuyente 8. Presenta a registro y control tributario solvencia y vialidad.
9. FIN DEL PROCEDIMIENTO
64
NOMBRE DEL PROCESO
INSCRIPCIÓN DE EMPRESA O NEGOCIO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado de Catastro 1. Si el contribuyente se presente a la Municipalidad se le requiere la
documentación siguiente: Testimonio de Escritura, Balance,
Representante Legal, lugar donde funcionará el negocio, si el
inmueble es propio.
Encargado de Catastro 2. Realiza inspección de campo, acompañado de Saneamiento
Ambiental (dependiendo de la actividad comercial)
Encargado de Catastro 3. Levanta el acta respectiva
Encargado de Catastro 4. Hace un valúo en base a documentación presentada para cancelar el
impuesto respectivo.
Encargado de Catastro 5. Elabora Ficha Catastral y remite a Cuentas Corrientes para su
respectivo pago.
Cuentas Corrientes 6. Realiza el cobro
7. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
DECLARACION JURADA ANUAL PARA EMPRESA O NEGOCIOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contribuyente 1. Solicita formularios de declaración jurada anual.
Encargado de Catastro 2. Proporciona el formulario y se registra al contribuyente
solicitante
Contribuyente 3. Lo llena y presenta a la Municipalidad
Encargado de Catastro 4. Recibe el formulario lleno, lo revisa y coteja con el del año
anterior, efectúa cambios en la ficha y en el sistema, si los
hubiere, en base a la actividad comercial, y notifica al
contribuyente.
Contribuyente 5. Es notificado y se presenta a cancelar.
En caso de que el establecimiento o negocio no esté dentro del
rango establecido en la ordenanza o se le aplique una cuota
fija la Municipalidad emite una constancia de operaciones si
es requerida por el contribuyente, utilizando los mismos pasos
descritos anteriormente.
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
65
NOMBRE DEL PROCESO
VERIFICACIÓN DE DECLARACIÓN JURADA
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado de Catastro 1. Constata las declaraciones presentadas por los
contribuyentes con la del ejercicio anterior
Encargado de Catastro 2. Efectúa cálculo de impuesto para el ejercicio siguiente, a
revisión con la variante de incrementar o reducir el
impuesto.
Encargado de Catastro 3. Introduce al sistema el cálculo efectuado.
Encargado de Catastro 4. Elabora informe para aprobación y remite a Registro
Tributario
Jefe de Registro y Control
Tributario 5. Recibe informe y activa cuentas de los contribuyentes para
evitar modificaciones.
Encargado de Catastro 6. Notifica al contribuyente el monto de impuesto a pagar vía
teléfono o por medio de nota.
7. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
AUTORIZACIÓN DE NUEVOS SERVICIOS MUNICIPALES (ALUMBRADO PÚBLICO,
ASEO, PAVIMENTACIÓN)
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Comunidad 1. Solicita el servicio al Concejo Municipal
Concejo Municipal 2. Recibe, analiza y aprueba solicitud y remite a Encargado de
Catastro.
Encargado de Catastro 3. Realiza el levantamiento de campo (área construida para tasa,
incremento de ruta o si es servicio nuevo
Encargado de Catastro 4. Elabora ficha y cruza información con Planos CNR, para introducir
información al CNR.
Encargado de Catastro 5. Notifica al Contribuyente el valor de cuota por servicio prestado.
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
66
NOMBRE DEL PROCESO
AUTORIZACIÓN NUEVOS NEGOCIOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Concejo Municipal 1. Recibe nota del interesado, analiza solicitud del nuevo servicio y
autoriza y traslada a Encargado de Catastro
Encargado de Catastro 2. Recibe nota autorizada y realiza inspección para verificar si cumple
requisitos establecidos en la ordenanza.
Cuando se trata de negocios (Clubes nocturnos, bares, cantinas,
juegos de azar, moteles), diseña croquis y levanta acta de campo.
Encargado de Catastro 3. Se remite copia de croquis y acta al Concejo con recomendaciones
en base a la ordenanza reguladora para el funcionamiento de los
negocios.
Concejo Municipal 4. Recibe Acta y en base a las recomendaciones emite fallo.
a) Si autoriza se continua con el proceso
b) Si no autoriza se le notifica al interesado la negación
de autorización en base las leyes aplicables y
Ordenanzas.
Encargado de Catastro 5. Elabora y firma nota de notificación al interesado para el pago de
sus respectivas matriculas e impuestos.
Contribuyente 6. Efectúa pago de matrículas e impuestos a Cuentas Corrientes con la
notificación en caso de ser admitida.
Cuentas Corrientes 7. Recibe pago y emite recibo de ingreso
Contribuyente 8. Presenta recibo de ingreso a Catastro
Catastro 9. Elabora ficha del tipo de negocio y traslada a Cuentas Corrientes
para su respectivo control, previa instrucción de la información al
sistema.
10. FIN DEL PROCEDIMIENTO
67
NOMBRE DEL PROCESO
EXTENSIÓN DE PERMISOS DE CONSTRUCCIÓN
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contribuyente 1. Notificado o por voluntad propia solicita permiso y lema de
construcción.
Encargado de
Catastro
2. Requiere presupuesto de mano de obra y material a utilizar.
Encargado de
Catastro
3. Realiza inspección en base a Ley de Urbanismo y emite acta de
campo.
Encargado de
Catastro
4. Realiza cálculo para su correspondiente pago, previo a las
solvencias respectivas.
Contribuyente 5. Cancela monto calculado
Cuentas Corrientes 6. Emite recibo de ingreso.
Encargado de
Catastro
7. Extiende permiso de construcción, anexando el respectivo
comprobante de pago.
8. FIN DEL PROCEDIMIENTO
68
4.7.4.3. CUENTAS CORRIENTES
NOMBRE DEL PROCESO
CONTROL DE ALQUILERES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contribuyente 1 Solicita el alquiler de Mobiliario ( mesas, sillas o manteles)
Encargado de C.C. 2 Verifica si hay disponibilidad para la fecha solicitada
Encargado de C.C. 3 Si hay cupo, hace los cálculos aritméticos y elabora el recibo de
ingreso
Encargado de C.C. 4 Manda al contribuyente a colecturía a cancelar
Contribuyente. 5 Se va a cancelar por el valor del recibo
Encargado de C.C. 6 Cada viernes por la tarde, entrega al encargado de mobiliario de
alquiler, un detalle de las alquileres Asignados.
7 FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
ELABORACIÓN DE LOS DIFERENTES RECIBOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargados 1 Envía nota para la elaboración de recibo de ingreso, por cualquier tipo de
ingreso que se genere en las distintas áreas.
Encargado de C.C. 2 Digita el código correspondiente al documento
Colectora 3 Recibe vía sistema el formulario
4 FIN DEL PROCEDIMIENTO
69
NOMBRE DEL PROCESO
CARGO Y DESCARGO DE CUENTAS, PAGOS DE IMPUESTOS Y TASAS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contribuyente 1 Se presenta a pagar e informa el tipo de pago a efectuar.
Encargado de C.C. 2 Busca la ficha o tarjeta del contribuyente.
Encargado de C.C. 3 Cuando tiene el documento verifica hasta que fecha esta cancelado.
Encargado de C.C. 4 Si esta registrado en el sistema marca los meses a cancelar
Contribuyente. 5 Si no esta registrado en el sistema , hace manualmente el calculo de lo
pendiente,
Encargado de C.C. Elabora el respectivo recibo de ingreso.
Encargado de C.C. 6 Manda al contribuyente a colecturía
Contribuyente Se retira a colecturía, donde cancela y le extienden su recibo.
7 FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
EMISIÓN DE SOLVENCIAS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contribuyente 1 Se presenta a solicitar su solvencia municipal.
Encargado de C.C. 2 Busca en el sistema al contribuyente.
Encargado de C.C. 3 Si lo encuentra en mora no se extiende solvencia hasta que se pone al día.
Encargado de C.C. 4 Si esta solvente, se llena el formulario manualmente y lo firma
Encargado de C.C. 5 Una vez firmado el formulario, se sacan las firmas de contador, tesorero .
Encargado de C.C. Elabora el respectivo recibo de ingreso.
Encargado de C.C. 6 Manda al contribuyente a colecturía
Contribuyente Se retira a colecturía, donde cancela y le extienden su recibo y le entregan
su solvencia.
7 FIN DEL PROCEDIMIENTO
70
NOMBRE DEL PROCESO
EMISIÓN DE ALCABALAS PARA DESTACE DE RESES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contribuyente 1 Se presenta con la carta de venta de las reces que va a destazar.
Encargado de C.C. 2 Verifica la autorización del jefe de rastros y demás requisitos
Encargado de C.C. 3 Solo si cumple con los requisitos, emite la alcabala e informa el monto a
cancelar.
Encargado de C.C. 4 Asienta las partidas de defunción de las reces
Contribuyente 5 Se retira a colecturía, donde cancela y le extienden su recibo.
6 FIN DEL PROCEDIMIENTO
71
4.7.5. REGISTRO ESTADO FAMILIAR
NOMBRE DEL PROCESO
ASENTAMIENTO DE NACIDO EN CASA
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Usuario 1. Presenta DUI de ambos padres, plantares del recién nacido extendidos
Unidad de Salud, constancia de partera o persona que asistió el parto, y
tarjetas de control de vacunación del menor.
Auxiliar REF 2. Llena cuadro de la Dirección General de Estadísticas y Censos con los
datos personales de los padres del nacido.
Auxiliar REF 3. Llena boleta de constancia de nacimiento.
4. Revisa documento y si no hay inconvenientes llena formulario para
cancelar el valor del servicio.
5. Solicita en Cuentas Corriente la elaboración del Recibo de Ingreso.
6. Digita en SAFIMU II los datos para el recibo correspondiente.
7. Imprime, sella de cancelado, pone facsímil de tesorero y contador en
recibo y cobra la tasa por el servicio proporcionado.
Jefe REF 8. Obtiene original de recibo y lo presenta al Jefe REF.
9. Asentamiento de la partida de nacimiento del recién nacido o menor, con
los datos personales de los padres y del nacido.
Jefe REF 10. Revisa y firma la partida de nacimiento asentada.
Auxiliar REF 11. Pasar a índice para su archivo general.
12. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
ASENTAMIENTO DE RECIEN NACIDO EN HOSPITAL
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Usuario 1. Presenta DUI de ambos padres, plantares del recién nacido extendido por
el Hospital responsable del parto y tarjetas de control de vacunación del
menor.
Auxiliar REF 2. Llena cuadro de la Dirección General de Estadísticas y Censos con los
datos personales de los padres del nacido.
Auxiliar REF 3. Llena boleta de constancia de nacimiento.
Jefe REF 4. Revisa y firma boleta de constancia de nacimiento, previo asentamiento
del nacido.
Auxiliar REF 5. Asentamiento de la partida de nacimiento del recién nacido o menor, con
los datos personales de los padres y del nacido.
Jefe REF 6. Revisa y firma la partida de nacimiento asentada.
Auxiliar REF 7. Pasar a índice para su archivo general.
8. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
72
NOMBRE DEL PROCESO
EMISION DE CARNE DE MINORIDAD
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Usuario 1. El menor de edad presenta dos fotografías recientes y certificación de
partida de nacimiento (original que no tenga más de dos años). El menor de
edad debe presentarse con un familiar.
Auxiliar REF 2.
Entrevista al menor preguntando sobre su domicilio y a donde estudio y/o
trabaja.
Usuario 3. Solicita en Cuentas Corriente la elaboración del Recibo de Ingreso
Cuenta Corriente 4. Digita en SAFIMU II el recibo correspondiente.
Colecturía 5. Imprime, sella de cancelado, pone facsímil de tesorero y contador en recibo
y cobra la tasa por el servicio proporcionado.
Usuario 6. Obtiene original de recibo y lo presente a la Auxiliar de REF.
Auxiliar REF 7. Llenado a maquina del carne de minoridad en original y duplicado, pega
fotografías y solicita firma y huella del menor de edad.
Usuario 8. Estampa huella del dedo pulgar o en su defecto otra huella de cualquier y
firma el carne de minoridad.
Auxiliar REF 9. Entrega carne de minoridad a Jefe REF.
Jefe REF 10. Revisa y firma el carne de minoridad. Entrega a Auxiliar de REF para
recoger firma y sello del Alcalde (sa) Municipal.
Auxiliar REF 11. Entrega a Secretario Municipal el carne de minoridad.
Secretario Municipal 12. Revisa, estampa sello del Alcalde (sa), obtiene firma del Alcalde (sa) y
devuelve a Jefe de REF.
Jefe de REF 13. Entrega al usuario el carne de minoridad.
14. FIN DEL PROCEDIMIENTO
73
NOMBRE DEL PROCESO
ASENTAMIENTO DE MATRIMONIO CELEBRADO ANTE NOTARIO, OTRAS
ALCALDIAS Y GOBERNACIONES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Usuario 1. Presenta el testimonio de escritura publica de matrimonio celebrado
ante notarios o actas matrimoniales celebradas ante Alcalde (sa) o
Gobernadores.
Jefe REF 2. Revisa documento y si no hay inconvenientes llena formulario para
cancelar el valor del servicio.
Usuario 3. Solicita en Cuentas Corriente la elaboración del Recibo de Ingreso.
Encargado de
Cuentas Corrientes
4. Digita en SAFIMU II los datos para el recibo correspondiente.
Colectoraa 5. Imprime, sella de cancelado, pone facsímil de tesorero y contador en
recibo y cobra la tasa por el servicio proporcionado.
Usuario 6. Obtiene original de recibo y lo presenta al Jefe REF.
Jefe REF 7. Firma y sella en copia del documento recibido, anexando recibo de
cancelación.
Auxiliar de REF 8. Asentamiento de partida en formulario de matrimonio, asentamiento
del régimen patrimonial en formulario, marginaciones en las
diferentes partidas de nacimiento y asentamiento del reconocimiento
de hijos, si lo hubiere.
Auxiliar de REF 9. Imprime la partida de matrimonio, la revisa y entrega a Jefe de REF
para su firma.
Jefe REF 10. Firma partida de matrimonio, partidas marginadas y régimen
patrimonial y cuadro de la DIGESTYC.
Auxiliar REF 11. Archiva las partidas de matrimonio conforme su numero correlativo.
12. FIN DEL PROCEDIMIENTO
74
NOMBRE DEL PROCESO
CELEBRACION DE MATRIMONIO EN
ALCALDIA MUNICIPAL
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Usuario 1. Llega a solicitar celebración de matrimonio.
Auxiliar de REF 2. Escucha y da a conocer que documentos necesita para el tramite son
certificación de partidas de nacimiento originales expedidas un mes
antes del matrimonio, en caso de ser viudo presentar certificación de
partida de defunción y su DUI deberá decir viudo, si es divorciado el
DUI deberá decirlo. También se necesita los DUI de los contrayentes
acorde a los datos de las certificaciones de las partidas de nacimiento
y DUI de las personas que serán testigos.
Auxiliar de REF 3. Elaboración de acta prematrimonial.
Auxiliar de REF 4. Citación de las personas contrayentes para que corroboren los datos y
elaboración de acta oficial. Asimismo se solicita al usuario que
cancele por los servicios solicitados.
Usuario 5. Firma el acta prematrimonial y cancela
Auxiliar REF 6. Traslada el acta al Alcalde (sa) para que este señale el día y la hora
para realizar la ceremonia.
Alcalde (sa) 7. Traslada el acta al Secretario Municipal para que la devuelva al REF.
Auxiliar REF 8. Asienta la nueva partida en el libro de registro de matrimonios.
9. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
MARGINACIONES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Usuario 1. Presenta documento correspondiente para la marginación en la partida
de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunción (por identidad,
rectificación, reconocimiento de hijos, matrimonios, divorcios,
defunciones y por cancelaciones )
Jefe REF 2. Revisa documento y si no hay inconvenientes llena formulario para
cancelar el valor del servicio.
Usuario 3. Solicita en Cuentas Corriente la elaboración del Recibo de Ingreso.
Cuentas Corrientes 4. Digita en SAFIMU II los datos para el recibo correspondiente.
Colectora 5. Imprime, sella de cancelado, pone facsímil de tesorero y contador en
recibo y cobra la tasa por el servicio proporcionado.
Usuario 6. Obtiene original de recibo y lo presenta al Jefe REF.
Jefe de REF 7. Firma y sella en copia del documento recibido, anexando recibo de
cancelación.
Jefe de REF 8. Realización de la marginación de documentos recibidos de diferentes
entidades.
9. FIN DE PROCEDIMIENTOS.
75
NOMBRE DEL PROCESO
CERTIFICACION DE PARTIDAS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Usuario 1. Llega a solicitar certificación de partida dando el nombre completo de
los padres, el lugar y fecha de su nacimiento.
Auxiliar de REF 2. Solicita que usuario cancele por los servicios.
Usuario 3. Solicita en Cuentas Corriente la elaboración del Recibo de Ingreso.
Encargado de
Cuentas Corrientes
4. Digita en SAFIMU II los datos para el recibo correspondiente.
Colectora 5. Imprime, sella de cancelado, pone facsímil de tesorero y contador en
recibo y cobra la tasa por el servicio proporcionado.
Usuario 6. Obtiene original de recibo y lo presenta a la Auxiliar de REF.
Auxiliar de REF 7. Fotocopia la partida correspondiente, estampa sello de certificación y
obtiene firma del Jefe del REF.
Auxiliar de REF 8. Entrega certificación de partida al usuario.
9. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
76
4.7.6. CONTABILIDAD
N0MBRE DEL PROCESO
CÁLCULO Y REGISTRO DE DEPRECIACIONES DE ACTIVO FIJO.
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contabilidad
1
En el mes de diciembre se revisa cada una de las fichas de los
bienes sujetos a depreciación y aplica el porcentaje correspondiente
a cada bien de acuerdo a normativa del ministerio de hacienda
relativo a las depreciaciones por el año fiscal a cerrar.
Contabilidad 2
Se agrupan por clase de bien y se saca una sumatoria
Para realizar las partidas de ajuste en el sistema.
3 FIN DEL PROCEDIMIENTO
N0MBRE DEL PROCESO
REGISTRO DE ESPECIES MUNICIPALES A PRECIO DE COSTO.
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Tesorería 1 Proporciona copia del libro de especies del mes recién finalizado a
precio de venta.
Contabilidad 2 Anota en libro Excel las entradas y salidas de cada una de las
diferentes especies al precio de costo.
Contabilidad 3 En base a la cantidad de especies vendidas que reporta el libro de
tesorería, se hace el descargo de esas unidades a precio de costo en
el libro Excel que lleva contabilidad.
Contabilidad 4 Posteriormente se totalizan el valor de costo de las especies
vendidas para obtener el total de la partida contable de ajuste.
Contabilidad 5 Registra la partida en el sistema cuadrando el saldo que refleja el
libro de control en Excel con lo que reporta el sistema.
6 FIN DEL PROCEDIMIENTO
77
N0MBRE DEL PROCESO
APROBACION Y APLICACIÓN REGISTROS CONTABLES.
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
UACI 1 Introduce orden de compra y factura (cuando amerita orden de Compra)
Tesorería 2 Introduce datos al sistema Cuando el gasto no amerita orden de compra que
son básicamente los gastos fijos
Secretario 3 Recibe documento para colocar número de acuerdo, acta y fecha.
.Sindico 4 Recibe del secretario la documentación para que coloque el visto bueno y
firme.
Alcalde 5 Recibe del sindico la documentación para que coloque el Dese.
Tesorería 6 Recibe documentación para hacer el cheque y efectuar el pago
correspondiente cerciorándose que lleve toda la documentación de soporte.
Contabilidad 7 Recibe de tesorería la documentación física debidamente ordenada y
legalizada.
Contabilidad 8 Verifica la documentación física contra lo que refleja el sistema en la
interfaz contable cerciorándose que este correcta la información.
Contabilidad 9 Genera el comprobante contable, se revisa las cuentas aplicadas tanto
contable como presupuestaria , la fuente de financiamiento (cta. Bancaria) y
el concepto del pago
Contabilidad 10 A final de cada mes el Jefe de la unidad se encarga de dar la aprobación y
aplicación en el sistema para la generación de los estados financieros.
Contadora 11 Imprime comprobantes contables
Aux. Contable 12 Anexa comprobantes a los documentos de ingreso y egreso.
13 FIN DEL PROCEDIMIENTO
N0MBRE DEL PROCESO
REPORTE EJECUCION PRESUPUESTARIA
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contabilidad 1 Al cierre mensual en el modulo de presupuesto se genera e imprime
el informe de ejecución presupuestaria tanto de ingresos como de
egresos.
Contabilidad 2 Debido a que el sistema no presenta saldos totales a nivel
institucional para verificar que el presupuesto siga debidamente
balanceado y cuadrado se hace necesario verificar manualmente
que las cifras que arroja el informe sean las correctas mediante la
sumatoria manual de las columnas del presupuesto original,
devengado y saldo presupuestario.
Contabilidad 3 Envía al Concejo Municipal, al Ministerio de Hacienda y al
Archivo Institucional.
4 FIN DEL PROCEDIMIENTO
78
N0MBRE DEL PROCESO
REFORMAS PRESUPUESTARIAS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
UACI Y
TESORERIA
1 Generalmente para efectuar un gasto que no tenga asignación
presupuestaria se hace necesario efectuar reformas al presupuesto. A través
de solicitudes verbales de la UACI o Tesorería o por revisiones al
presupuesto por Contabilidad
Contabilidad 2 Formula la solicitud en el sistema en el modulo de presupuesto y
posteriormente se aprueba.
Contabilidad 3 Efectúa la reforma presupuestaria con los datos introducidos en la solicitud
Contadora 4 Imprime la reforma
Aux-Contable 5 Elabora decreto para firma del Concejo
Aux-Contable 6 Archiva en el fólder de Reformas Presupuestarias
7 FIN DEL PROCEDIMIENTO
N0MBRE DEL PROCESO
ADICIONES Y RETIROS DE ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contabilidad 1 Adiciones.
Cuando se adquiere maquinaria o equipo para la institución previa
comprobación del bien y vista la factura se adiciona al inventario y
se codifica de acuerdo a la unidad a que pertenezca.
Si el valor del bien es igual o mayor a $ 600.00 se le crea la ficha
de depreciación y se agrega al detalle de los bienes que forman
parte del patrimonio.
Si es menor de ese valor solamente se agrega al libro de inventario
(control administrativo).
Contabilidad 2 Retiros o descargos
Los retiros o descargos se hacen por las siguientes razones:
1º. Por Deterioro o inservibilidad
2º. Por obsolescencia
3º. Por Robo y hurto
4º. Por venta
En cualquiera de los casos mencionados, el proceso para el
descargo es el siguiente: que cada jefe de unidad notifique al
Alcalde (sa) y éste al Concejo sobre el hecho, para que emitan una
resolución al respecto. La cual deberá ser enviada a contabilidad
para que realice el descargo respectivo.
3. FIN DEL PROCEDIMIENTO
79
N0MBRE DEL PROCESO
ELABORACION DEL PRESUPUESTO MUNICIPAL
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contabilidad 1 En el mes de septiembre solicita al concejo que designe a la comisión que
participara en la elaboración del presupuesto.
Contabilidad 2 Lleva a cabo reunión con los jefes de unidades para solicitarles sus
requerimientos de bienes y servicios para el año que se va a presupuestar.
Contabilidad 3 Recibe de las diferentes unidades los requerimientos y se reúne con la Sra.
Alcaldesa para discusión y posterior aprobación de los requerimientos
solicitados para incorporarlos al presupuesto.
Contabilidad
4 Tomando como base los meses de noviembre y diciembre del ejercicio
anterior mas los meses de enero a octubre del presente año realiza la
proyección tanto de ingresos como de egresos por fuente de
financiamiento.
Contabilidad 5 Establecer superávit estimado al 31 de Diciembre del Ejercicio que esta
por finalizar por fuente de financiamiento a fin de considerarlos para la
estimación total de los ingresos del presupuesto.
Contabilidad 6 Distribución de los egresos por unidades ejecutoras y fuentes de
financiamiento, los cuales se les asigna un incremento en relación al año
anterior según instrucción del Sr. Alcalde (sa)
Contabilidad 7 Se solicita al Sr. Alcalde (sa) el plan de inversión a incorporar al
presupuesto el cual debe contener monto por proyecto, periodo de
ejecución, fuente de financiamiento y lugar de la obra.
Contabilidad 8 Presenta el borrador al Alcalde (sa), quien lo somete a discusión al
Concejo en pleno , esto lleva otro proceso de ajuste hasta contar con el
presupuesto definitivo, el cual es aprobado y asentado en acta.
Contabilidad 9 Una vez aprobado el presupuesto se sacan copias para entregar un ejemplar
a cada jefe de unidad relacionado con el área financiera, a COMURES,
ISDEM y corte de Cuentas.
Contabilidad 10 Introduce el Presupuestos al Sistema
11 FIN DEL PROCEDIMIENTO
80
N0MBRE DEL PROCESO
INFORME ANUAL DE SITUACION FINANCIERA AL CONCEJO.
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contabilidad 1 Al cierre del mes de diciembre, tanto contable como
presupuestariamente se generan los informes de ejecución
presupuestaria y balanza de comprobación
Contabilidad 2 Con estos insumos se prepara información financiera del año recién
finalizado. Comparando el comportamiento de los diferentes
rubros en relación a los 3 años anteriores (ingresos y egresos).
Los resultados son presentados en forma circular (grafica de pastel)
con datos porcentuales por rubro.
Además de agregar notas explicativas que amplían la información
representada en los gráficos.
Contabilidad 3 Una vez terminado el informe se le pasa al Alcalde(sa) para que lo
revise y lo discuta con el Concejo para que lo consideren en la
toma de decisiones o acciones a tomar.
4. FIN DEL PROCEDIMIENTO
N0MBRE DEL PROCESO
GENERACION DE INFORMES CONTABLES PARA EL DEPARTAMENTO DE
CONSOLIDACION DEL MINISTERIO DE HACIENDA.
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contabilidad 1 Después de cada cierre mensual se generan los siguientes informes:
Balanza de comprobación, informe analítico, informe agregado de
saldos, informe de variaciones, informe de ejecución presupuestaria
de ingresos y egresos y el estado de ejecución presupuestaria de
ingresos y egresos.
Informática 2 A solicitud de contabilidad el encargado de informática copia en
Cd el respaldo de la base de datos del mes finalizado y cerrado.
Contabilidad 3 Redacta nota de remisión para el Ministerio de Hacienda y envía la
información descrita anteriormente.
4. FIN DEL PROCEDIMIENTO
81
NOMBRE DEL PROCESO
REGISTRO DE GASTOS DE PROYECTO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Tesorería 1. Proporciona la documentación con los requerimientos necesarios para su
registro (orden de compra, acuerdo, cotizaciones, Etc).
Auxiliar Contable 2. Selecciona la fuente de financiamiento, fuentes de recursos, tipo de
comprobante, área de gestión etc.
Auxiliar Contable 3. Genera la partida correspondiente en el sistema , el cual asigna
automáticamente un numero correlativo.
Auxiliar Contable 4. Elabora partida complementaria en el modulo de contabilidad en la sección
comprobante contable, con el nombre de proyecto, fuente de recursos, tipo
de movimiento y tipo de comprobante.
Contadora 5. Revisa las partidas
Contadora 6. Aprueba y aplica.
Aux.-Contable 7. Al final de cada mes se imprimen los comprobantes contables para
anexarlos a los documentos de egreso.
8. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE EMPLEADOS PERMANENTES Y EVENTUALES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Tesorería 1. Envía documentación de descuentos a empleados, por prestamos.
Secretario Municipal 2. Envía acuerdos para horas extras, vacaciones Etc. Para modificar las
remuneraciones de los empleados.
Aux contable. 3. Del informe de ingresos mensuales se toma el valor del cotejo de fierros
del mes anterior para sumarlo al sueldo del Alcalde.
Auxiliar Contable 4. Aplica los cambios de los pasos descritos anteriormente.
Auxiliar Contable 5. Verifica las formulas en la hoja de calculo y las modifica según sea el
caso.
Auxiliar Contable 6. Imprime el documento (la Planilla ) para su revisión por parte de la
contadora.
Auxiliar Contable 7. Elabora recibo por los ingresos de cotejo de fierro para adjuntarlo a la
planilla.
Contadora 8. Revisa la planilla para correcciones si hubieran, si es correcta la firma y
devuelve a la auxiliar contable.
Auxiliar Contable 9. Envía a tesorería para sus respectivas autorizaciones
10. FIN DEL PROCEDIMIENTO
82
NOMBRE DEL PROCESO
ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE AFP´S, IPSFA e INPEP
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Auxiliar Contable 1. Ingresa los sueldos devengados de los empleados para que el sistema
(programa proporcionado por las AFP´s ) calcule los respectivos
descuentos .
Auxiliar Contable 2. Imprime los detalles preliminares para justificar los descuentos.
Auxiliar Contable. 3. Imprime el documento final y lo pasa a la Contadora para que la revise.
Contadora 4. Revisa documento y si no hay observaciones devuelve para que siga los
trámites de autorización.
Auxiliar Contable 5. Copia archivo en un disquete y lo lleva junto con el documento impreso
a Tesorería.( 1 Disquete por cada planilla)
Tesorería 6. Envía el archivo y el documento impresos al banco para su respectivo
pago
7. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
ELABORACIÓN DE PLANILLAS DEL ISSS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Auxiliar Contable 1. Toma de los datos de la planilla de empleados, permanentes y
eventuales y aplica los cambios en el formulario de planilla del ISSS.
Contadora 2. Revisa planilla y devuelve a auxiliar contable
Auxiliar Contable 3. Lleva la planilla del ISSS a Tesorería para su respectivo pago.
4. FIN DEL PROCEDIMIENTO
83
NOMBRE DEL PROCESO
REGISTRO DEL GASTOS NORMALES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Tesorería 1. Envía información física ( Documentación)
Aux. Contable 2. Complementa información en base al documento recibido para poder
generar la partida contable.
Aux. Contable 3.
Una vez generada la partida contable verifica fuente de financiamiento,
tipo de movimiento (Ingreso- Gasto), Fuente de recursos, Área de
gestión
contadora 4. Revisa, aprueba, aplica e imprime
Aux. Contable 5. Agrega comprobante contable a los demás documentos.
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
GENERACIÓN DE INGRESOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Colecturía 1. Envía detalle de ingresos diarios.
Aux. Contable 2.
Busca recibos en el sistema para completar información y generar el
comprobante contable, consolidando todos los recibos del día en un solo
comprobante contable.
Aux. Contable 3. Una vez generado el comprobante contable verifica los datos del reporte
con lo que aparece en el sistema
Contadora 4. Revisa, Aprueba, Aplica e imprime.
Aux. Contable 5. Anexa comprobantes a los demás documentos.
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
84
NOMBRE DEL PROCESO
GENERACION LIBRO DIARIO Y MAYOR
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contadora 1. Al final de cada mes después de haber cerrado en el modulo de
contabilidad se imprime el libro diario y libro mayor en el sistema.
Aux. Contable 2. Va archivando los documentos de cada mes para mandarlos a empastar al
final del año, convirtiéndose en libro de consulta.
3. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
ELABORACION PARTIDAS COMPLEMENTARIAS DE PROYECTOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
UACI 1.
Informa a contabilidad sobre la ejecución del nuevo proyecto con los
siguientes datos: Monto adjudicación, Nombre del contratista, Fecha de
Inicio, Fuente de Financiamiento.
Contadora 2.
Crea el proyecto asignándole numero, nombre, monto, cuenta de presupuesto,
cuenta contable, dirección (en el modulo de presupuesto, en la sección
presupuesto)
Contadora 3. Crea la cuenta contable del banco
Contadora 4.
Crea los códigos contables para la generación de las partidas complementarias
831 01 x x x No. De proyecto
252 99 x x x No. De proyecto
También se le crea código al contratista para registrar el anticipo
Aux. Contable 5. Elabora partida contable
Aux. Contable 6. Hace la partida de amortización del anticipo al contratista
Contadora 7. Revisa, Aprueba, Aplica e imprime.
Aux. Contable 8. Agrega partidas a documentos de egresos.
9. FIN DEL PROCEDIMIENTO
85
NOMBRE DEL PROCESO
ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Tesorería 1. Envía los vouchers de cheques, libros de Bancos.
Aux. Contable 2. Verifica los vouchers contra estado de cuenta para detectar los cheques no
cobrados.
Aux. Contable 3. Verifica remesas contra estado de cuentas para asegurarse que todos los
movimientos han sido contabilizados.
Aux. Contable 4. Lo mis hace con las notas de cargo y abono
Aux. Contable 5. Establece saldos e imprime
Contadora 6.
Revisa las conciliaciones y compara con los saldos bancarios del sistema y
de libro de bancos, si no hay errores los firma y devuelve a la Aux.
contable
Aux. Contable 7. Saca copia y los entrega a Tesorería, UACI, Auditoría.
Aux. Contable 8. Archiva original para mandar a empastar o encuadernar al final del año.
9. FIN DEL PROCEDIMIENTO
86
4.7.7. TESORERIA
NOMBRE DEL PROCESO
COMPROBACIÓN Y APROBACIÓN DE REMESAS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Aux. Tesorería 1. Verifica y comprueba manualmente todos los recibos de ingresos
diarios
Tesorera 2. Ingresa al sistema SAFIMU II y aprueba la remesa.
Tesorera 3. El sistema lo envía al libro de bancos.
Aux. Tesorería 4. Imprime el documento de bancos y firma de elaboró.
Tesorera 5. Firma de Revisó
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento se hace Diario, Mensual y Anual
NOMBRE DEL PROCESO
PAGO DE OBLIGACIONES Y GASTOS MUNICIPALES EVENTUALES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
CONCEJO 1 Evalúa la necesidad y lo comunica a la UACI
UACI 2 Recibe los documentos para pagos por adquisiciones.
TESORERA 3 Verifica, comprueba la legalidad del pago y proceso de licitación
TESORERA 4 Revisión aritmética de los pagos.
TESORERA 5 Verificación de la aprobación en sistema SAFIMU II del Secretario,
Síndico y Alcalde.
TESORERA 6 Solicita en el sistema el gasto.
TESORERA 7 Aprueba el proceso .
TESORERA 8 Emite el cheque, lo entrega a Auxiliar de tesorería para que tramite
las firmas.
AUXILIAR 9 Recoge las firmas y entrega Cheque a proveedor
10
FIN DEL PROCEDIMIENTO
87
NOMBRE DEL PROCESO
COMPRA, CUSTODIA Y ENTREGA DE LAS ESPECIES MUNICIPALES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
TESORERA 1. Verifica las existencias de especies municipales (de cada una)
TESORERA 2.
Una vez determinada la cantidad existente procede a llamar a ISDEM
para confirmar si tiene las que se necesitan con anticipación. Hace el
pedido telefónicamente ISDEM.
TESORERA 3. Hace el justificante de pago en el Safimu II y espera la aprobación,
solicita cheque, lo emite y manda a comprar las especies.
TESORERA 4. Cuando las especies llegan, verifica cantidades de acuerdo a los números
correlativos.
TESORERA 5.
Entrega en calidad de deposito al encargado de sellar las especies
(tiquetes de mercado, de rastro y cartas de venta) para el sello respectivo,
hasta que están listas para su utilización.
TESORERA 6. Ingresa la compra en el libro de especies.
TESORERA 7. Las guarda en la bodega de seguridad.
ENCARGADOS 8. Los encargados solicitan Verbalmente especies.
TESORERA 9.
Luego se hace entrega contra firma de recibido en libreta de control de
las especies.
10. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
REGISTRO DE NUEVOS PROVEEDORES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
UACI 1. Envía información de nuevos proveedores, al Tesorera .
TESORERA / AUX.
TESORERIA 2. Ingresa al sistema SAFIMU II, en el menú de nuevos proveedores.
TESORERA / AUX.
TESORERIA 3.
Abre la carpeta Archivo, registro de nuevos proveedores, ingresa al
nuevo proveedor.
TESORERA / AUX.
TESORERIA 4. Ingresa los datos y grava la operación
5. FIN DEL PROCEDIMIENTO
88
NOMBRE DEL PROCESO
ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
TESORERA 1. Parte del plan operativo institucional.
TESORERA 2. Genera el plan operativo de la unidad.
3. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
EMPASTADO DE LIBRO DE BANCO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
TESORERA 1. Entrega a la Imprenta con nota formal los Libros a empastar.
IMPRENTA 2. La Imprenta, recibe y firma la nota.
IMPRENTA 3. LA Imprenta empasta y cuando termina los entrega a la Alcaldía
TESORERA 4. Recibe y guarda los Libros ya empastados.
5. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
CIERRE DE CUENTAS BANCARIAS EN GENERAL
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
TESORERA 1. Ingresa al Sistema SAFIMU II, en la opción archivo
TESORERA 2.
Ingresa en el menú Catalogo de cuentas bancarias, para desactivar las
cuentas
TESORERA 3. Desactiva las cuentas activas.
4. FIN DEL PROCEDIMIENTO
89
NOMBRE DEL PROCESO
APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
UACI 1. Envía Memorando, solicitando apertura de cuentas Bancarias para nuevos
proyectos.
TESORERA 2.
Solicita acuerdo municipal al secretario para que autorice la apertura de
cuentas con el nombre y monto del proyecto y sus respectivos
refrendarios.
TESORERA 3. Envía acuerdo al Banco para que asigne el número de cuenta bancaria
BANCO 4. Envía el número de cuenta.
TESORERA 5. Solicita a contabilidad la creación de cuenta contable
CONTABILIDAD 6. Crea la cuenta en el sistema SAFIMU II, en el módulo de Contabilidad.
TESORERA 7.
Envía las dos cartas al Banco: una con la cantidad de cheques a requerir ,
con su respectiva numeración, y la otra que es el modelo de carta que les
envió el Banco Agrícola con la misma información.
TESORERA 8.
Ingresa al SAFIMU II , Menú notas, Sub Menú concepto de crédito /
debito, Ingresa al Sub menú notas de crédito debito luego en el Sub
menú Aprobar notas de crédito debito.
TESORERA 9.
El proceso anterior afecta la cuenta del 80%. Si es un Proyecto para
infraestructura Y afecta otra cuenta si es otro tipo de proyecto y
aumentan las nuevas cuentas bancarias respectivas
BANCO 10. Envía contrato y tarjetas para registro de firmas.
TESORERA 11.
Envía tarjetas para registro de firmas ya firmadas por el Sindico, Alcalde
y Tesorera respectivamente.
BANCO 12.
Envía fotocopias del registro de firmas y contrato firmado por el Gerente
del Banco
TESORERA 13.
Cuando el proyecto finaliza y después que Contabilidad ha conciliado, la
Tesorera ingresa al catalogo de cuentas bancarias, en el sistema, Menú
Archivo, Sub Menú catalogo de Cuentas Bancarias y procede a
inactivarla.
TESORERA 14.
Ya efectuado este paso, se envía cartas al banco para solicitar la
cancelación de la cuenta bancaria.
TESORERA 15. Ingresa nota de crédito / debito
16. FIN DEL PROCEDIMIENTO
90
NOMBRE DEL PROCESO
CONTROL DE CHEQUES EMITIDOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
TESORERA 1.
En una hoja de Excel se llevan todos lo cheques en orden correlativo, que
se han emitido y los que se han anulado, ya sea por error del sistema o
por otras causas.
2. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS DE SUELDO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
TESORERA 1.
Se lleva una planilla en Excel que se encuentra vinculada a una hoja de
Word donde se llevan los datos de salarios de empleados. Cada vez que
los empleados modifiquen su base salarial, cambian los datos en la hoja
de Excel, para que cuando solicite su constancia este la información este
actualizada.
2. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
EJECUCIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
TESORERA 1. Lleva la secuencia de la ejecución de cada unos de los proyectos.
TESORERA 2. Verifica el calendario de los proyectos, si se están haciendo en el tiempo
planificado.
TESORERA 3. Si hay cambios en la ejecución de los proyectos, solicita acuerdo
municipal para hacer dichos cambios.
4. FIN DEL PROCEDIMIENTO
91
NOMBRE DEL PROCESO
SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO PARA EL PAGO DE ANTICIPOS Y
ESTIMACIONES RESULTANTES DE LAS ADJUDICACIONES DE PROYECTOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
TESORERA 1.
Solicita a la UACI los acuerdos de priorización, adjudicación, orden de
inicio, garantías, contrato revisado para efectos de pago.
2. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
CONTROL DE DESCUENTOS A EMPLEADOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
CONTABILIDAD 1. Le envía la información planilla y recibos
TESORERA 2. Anota Manualmente en la libreta de control de descuentos
TESORERA 3. Revisa los documentos físicos aritméticamente.
TESORERA 4. Justifica en el sistema SAFIMU II el pago de planillas o recibos
SISTEMA 5.
El sistema captura todos los descuentos, para ser pagados
posteriormente.
TESORERA 6.
Espera la aprobación del acuerdo, Visto bueno y dese, para el pago
respectivo
7. FIN DEL PROCEDIMIENTO
92
NOMBRE DEL PROCESO
SISTEMA DE CONTROL DE RENTA
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
UACI 1. Realizan los respectivos descuentos de renta.
TESORERA 2. Realiza los descuentos de renta de los recibos que contabilidad le envía
TESORERA 3. Ingresa los descuentos de retención por empleado en el sistema.
TESORERA 4.
En el menú: Datos de empleado, se llena la plantilla con todos los datos; En
el Menú: F 14 Mensual, se genera el informe que se le envía al Ministerio
de Hacienda; En el Menú de Empleados, se genera el listado del empleado
que fue sujeto de descuento; En el Menú Información del Empleado, se
puede ver que los desembolsos se efectuaron; En el Menú Constancia de
Renta Anual, se extiende la constancia a los empleados, para la presenten
al Ministerio de Hacienda , además es de este mismo Menú, que se
adquiere la información para el F 910, para el Ministerio de Hacienda.
En el Menú Control de Pensiones, a partir del año 2006, se están
introduciendo los datos de empleados para su retiro y el Menú; Nomina de
Empleados, es una lista de todos los empleados que se van agregando al
sistema.
TESORERA 5. Si es nuevo, lo hace en datos de empleados.
TESORERA 6. Se imprime el formulario junto con el detalle de los descuentos o
retenciones.
TESORERA 7. Se elabora un cheque por rubro remuneraciones por servicio, proyectos y
fondo circulante.
8. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
CONTROL DE APORTES DE LAS COMUNIDADES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
COLECTORA 1. Trae la fotocopia del recibo de ingreso
TESORERA 2. Lo archiva en fólder
TESORERA 3. Ingresa al archivo en Word, registrando el dato de la comunidad, monto.
ALCADE 4. Solicita la disponibilidad de los aportes
TESORERA 5. Emite un reporte de dichos aportes y se lo entrega al Alcalde(sa)
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
93
NOMBRE DEL PROCESO
INFORMES FODES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Auxiliar Tesorería 1. Informa el monto de gastos efectuados con fondos FODES , ya sean
estos del 20% o el 80%
Tesorera 2. Ingresa a la hoja de cálculo de Excel proporcionada por ISDEM,
en la hoja de captura de datos en el año corriente, la hoja arrastra los
datos de los trimestres anteriores.
Si esta iniciado el trimestre de inicio de año se introducirá los datos
manualmente. Se llevan las casillas de gasto en proyecto de
instructiva del 80% y de gastos de financiamiento. Con los gasto de
infraestructura del 80% se lleva un anexo que en donde selle la
información, allí mismo se introducen los montos disponibles del
20% y 80% si los cálculos son correctos la hoja lo indica , lo mismo
si son incorrectos.
Tesorera 3. Registra los ingresos tributarios y no tributarios
Colectora 4. Envía un consolidado de ingresos por cuentas
Tesorera 5. Separa los tributarios y no tributarios
Tesorera 6. Regresa los ingresos tributarios y los no tributarios
Sistema 7. Se imprime el reporte
Tesorera 8. Guarda la hoja del informe mensual
Tesorera 9. Cada trimestre, se imprime y se envía al ISDEM y este envía copia
sellada
Tesorera 10. Anualmente se elabora la carpeta con archivo de los informes
mensuales FODES
11. FIN DEL PROCEDIMIENTO
94
4.7.7.1. COLECTURIA
NOMBRE DEL PROCESO
EMISIÓN DE RECIBOS DE INGRESO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Colectora 1. Apertura del programa SAFIMU II.
2. Ingresa al modulo de recaudación
Colectora 3. Verifica que la caja este completamente a cero.
Colectora 4. Se apertura la caja.
Colectora 5. Selecciona el modulo de recibos. Y aparecen todos los recibos
elaborados previamente por cuenta corriente.
Colectora 6. Selecciona los recibos correspondientes, uno por uno
Colectora 7. Manda a aplicar el pago. Digita el valor del billete y el sistema le indica
si debe de dar cambio.
Colectora 8. Aplica el valor de cobro y el sistema la envía al la pantalla de impresión.
Colectora 9.
Le ordena imprimir, y sistema pregunta si esta seguro de lo que va a
imprimir
Colectora 10. Indica que sí, e imprime, sistema pregunta si es correcto
Colectora 11. Cuando digita si, automáticamente se ingresa al sistema.
Colectora 12. FIN DEL PROCEDIMIENTO
95
NOMBRE DEL PROCESO
RESERVA DE CHEQUES EN EL SISTEMA DEL BANCO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Colectora 1. Toma el cheque y llama al banco que lo respalda
Colectora 2. Ingresa los datos telefónicamente
Sistema 3. Le otorga el Nº de reserva
Colectora 4. Emite recibo de ingreso
5. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
ELABORACION DE LA REMESA
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Colectora 1. Verifica la numeración correlativa de los recibos de ingreso ,suma y verifica
contra el sistema.
Colectora 2. Cuenta el monto del dinero
Colectora 3. Elabora la remesa y guarda el efectivo.
Colectora 4. Al día siguiente, entrega al ordenanza mediante libro de remesas en transito
Contra firma de recibido
Ordenanza 5.
Recibe la remesa junto con el efectivo, se va al banco a depositarlo, y cuando
ya hace el depósito regresa a entregarle a la Colectora los documentos
debidamente sellado por el banco.
Colectora 6.
Recibe la remesa de depósito y le saca cinco fotocopias , distribuyéndolas así:
a la Tesorera dos copias y la original, dos copias a la Contadora, y una copia
al archivo de Colectora
7. FIN DEL PROCEDIMIENTO
96
NOMBRE DEL PROCESO
IMPRESIÓN DE REPORTE DE INGRESOS DIARIOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Colectora 1 Apertura del programa SAFIMU II.
Colectora 2 Ingresa al modulo de recaudación
Colectora 3 Se ubica en la ventana de archivo
Colectora 4 Marca la opción de generar reportes
Colectora 5 Selecciona ingresos diarios por cuenta.
Colectora 6 Selecciona rangos de fechas de las operaciones , con horas
Colectora 7 Aplica la opción generar.
Colectora 8 Indica al sistema Imprimir
Colectora 9 Se imprime el reporte
10 FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
IMPRESIÓN DE LISTADO DE RECIBOS DIARIOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Colectora 1 Apertura del programa SAFIMU II.
Colectora 2 Ingresa al modulo de recaudación
Colectora 3 Se ubica en la ventana de archivo
Colectora 4 Marca la opción de generar reportes
Colectora 5 Selecciona listado de recibos de ingreso.
Colectora 6 Selecciona rangos de fechas de las operaciones , con horas
Colectora 7 Aplica la opción generar.
Colectora
8 Indica al sistema Imprimir
Colectora 9 Se imprime el reporte
10 FIN DEL PROCEDIMIENTO
97
NOMBRE DEL PROCESO
REGISTRO DE REMESAS DIARIAS EN EL SAFIMU ll
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Colectora 1 Apertura del programa SAFIMU II.
Colectora 2 Ingresa al modulo de Tesorería.
Colectora 3 Ingresa a la ventana depósitos
Colectora 4 Ingresa a registrar depósitos
Colectora 5 Aplica la opción Nuevo e ingresa el N° de deposito.
Colectora 6 Selecciona la cuenta de banco, ala que va el deposito.
Colectora 7 Selecciona N° de caja.
Colectora
8 Describe el concepto
Colectora 9 Ingresa el monto de efectivo, cheque propios y ajenos
Colectora Aplica la opción guardar y el sistema lo envía a tesorería
10 FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
REGISTRO DIARIO DE LOS RECIBOS DE INGRESO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Colectora 1. Ingresa en el sistema de ingresos de Especies Municipales
Colectora 2. Ingresa los números de recibos de menor a mayor
Colectora 3. Graba la información ingresada, para la tesorería
4. FIN DEL PROCEDIMIENTO
98
NOMBRE DEL PROCESO
RESERVA DEL LOCAL DEL EX 3ER CICLO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contribuyente 1. Solicita el local.
Colectora 2. Le informa las fechas disponibles, las marca en el calendario reservándolas
y manda al contribuyente despacho del alcalde.
Alcalde 3. Lo manda a cuentas Corrientes para que le elaboren el recibo.
Ctas. Ctes. 4. Elabora el recibo y envía al contribuyente a Colectaría.
Colectora 5.
Emite el recibo y cobra y hace un recibo provisional por el deposito
retornable al finalizar el evento. Adicional a esto se hace un contrato con
los datos generales del contribuyente.
Tesorera 6. Recibe el valor del deposito, el contrato y lo guarda en caja fuerte.
7. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
ELABORACIÓN DE REMESA FODES 20%
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Tesorero 1. Envía cheque de asignación de FODES.
Colectora 2. Sella el cheque, coloca el numero de cuenta y lo pasa a firma de la Tesorera
.
Colectora 3. Elabora la respectiva remesa y la envía junto con el cheque al banco.
Colectora 4. Registra en el sistema Safimu II y el deposito en el banco.
Colectora 5.
Saca copia de la remesa sellada por el banco y la entrega a Tesorería la
original y dos copias y una contabilidad.
Colectora 6. Anota el valor remesado y la fecha, en la libreta de remesas y solicita la
firma de conforme a la Tesorera.
Colectora 7. FIN DEL PROCEDIMIENTO
99
NOMBRE DEL PROCESO
EMISIÓN DE TITULOS A PERPETUIDAD
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contribuyente 1. Se presenta a cancelar su derecho a perpetuidad.
Colectora 2. Imprime el recibo, cobra y emite el titulo solicitado. Luego solicita sellos y
firmas del secretario y alcalde.
Secretario 3. Firma y sella el documento.
Alcalde 4. Firma y sella el documento.
Colectora 5. Recibe el documento con firmas y sellos.
Colectora 6. Registra en el respectivo libro los datos del contribuyente.
Colectora 7. Incorpora los datos y el N° de titulo en el libro de especies de la tesorera.
8. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
CONTROL DE TITULOS A PERPETUIDAD
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Colectora 1. Elabora el memorando de los títulos vendidos en el mes.
Secretario 2. Saca copia de los títulos vendidos para la contadora.
Alcalde 3. Entrega el original al contribuyente y la copia para la tesorera.
Tesorera 4. Recibe el documento.
5. FIN DEL PROCEDIMIENTO
100
NOMBRE DEL PROCESO
PERCEPCIÓN DE DIFERENTES PAGOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Contribuyente 1 Se presenta a cancelar sus respectivos impuestos tasas y otros.
Colectora 2 Le informa al contribuyente monto a cancelar, emite recibo de ingreso
Contribuyente 3 Cancela el monto indicado
Colectora 4 Recibe el pago, verificando que el dinero sea autentico y entrega el recibo
al contribuyente.
5 FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
PERCEPCIÓN DE COBROS DE COLECTOR DEL MERCADO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Ctas. Ctes. 1 Elabora recibo de ingresos de los tiquetes de mercado
Colectora 2 Emite el recibo y a la vez recibe el efectivo.
Colectora 3 Verifica la autenticidad del los billetes y sella el recibo.
Colectora 4 Entrega el recibo al Colectora del mercado.
5 FIN DEL PROCEDIMIENTO
101
4.7.8. SERVICIOS MUNICIPALES
NOMBRE DEL PROCESO
MANTENIMIENTO DE MOTO NIVELADORA, CONCRETERA Y RODO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Servicios Municipales 1. Solicita requerimiento de productos o reparaciones a UACI
UACI 2. Autoriza y elabora orden de compra
Servicios Municipales 3. Verifica el mantenimiento y reparación de equipos
4.
FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
MANTENIMIENTO ALUMBRADO PUBLICO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Comunidad 1. Reporta fallas en tendido de alumbrado publico o lámparas
Encargado 2. Hace inspección de la falla reportada.
Encargado 3. Procede a reparar la falla
4.
FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
RECOLECCIÓN DE DESECHOS SÓLIDOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado 1. Revisión de Equipo
Encargado 2. Recolección de depósitos Mercado, Punto de Buses
Encargado 3. Recolección Zona Sur, Centro, Norte, Escuelas, Cantones
Encargado 4. Descarga en Relleno Sanitario
Encargado 5. Guarda y limpia el equipo
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
102
4.7.8.1. PROYECTOS
NOMBRE DEL PROCESO
SUPERVISAR LOS PROYECTOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Supervisor de proyectos 1. Revisión de carpeta técnica
Supervisor de proyectos 2. Orden de inicio proporcionado por UACI
Supervisor de proyectos 3. Visita de campo
Supervisor de proyectos 4. Elaboración bitácora de campo diarias
Supervisor de proyectos 5. Elaboración informe técnico mensual
Supervisor de proyectos 6. Verificación visual sobre el avance físico
Supervisor de proyectos 7. Verificación de procesos constructivos
Supervisor de proyectos 8. Conforme a carpeta técnica y calidad de materiales
Supervisor de proyectos 9. Firma de bitácoras
Supervisor de proyectos 10. Se entrega copia de bitácora a UACI
Supervisor de proyectos 11. Tomar fotografías para informe
Supervisor de proyectos 12. Mediciones de obra ejecutada
Supervisor de proyectos 13. Dar lineamientos final proyecto
Supervisor de proyectos 14. Realizar acta de recepción del proyecto
15.
FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
INFORME SEMANAL DE TRABAJO DE MOTO NIVELADORA
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Supervisor de proyectos 1. Verificar el programa de trabajo de moto niveladora
Supervisor de proyectos 2. Llevar al sitio del trabajo
Supervisor de proyectos 3. Verificar kilometraje
Supervisor de proyectos 4. Calcular tiempo de trabajo
Supervisor de proyectos 5. Verificar el trabajo realizado firmar el informe
Supervisor de proyectos 6. Entregar informe UACI
7. FIN DE PROCEDIMIENTO
103
NOMBRE DEL PROCESO
LICITACIONES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Supervisor de proyectos 1. Elaborar bases de licitación en conjunto con UACI
Supervisor de proyectos 2. Asesorar en legalización de contratos
Supervisor de proyectos 3. Asesorar en aperturas de ofertas
Supervisor de proyectos 4. Evaluación técnica de ofertas
Supervisor de proyectos 5. Recomendación en la adjudicación de ofertas
6. FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
ELABORACION DE INFORMES MENSUALES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Supervisor de proyectos 1. En base bitácoras calcular avances fiscos
Supervisor de proyectos 2. En base a compra calcular avances financieros
Supervisor de proyectos 3. Realizar fotografías
Supervisor de proyectos 4. Compaginar información
Supervisor de proyectos 5. Remitirlas a concejo Municipal
6.
FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS EN PROOYECTOS DE ADMINISTRACION
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Supervisor de proyectos 1. Recibir ofertas de materiales por UACI
Supervisor de proyectos 2. Verificar precios
Supervisor de proyectos 3. Verificar calidad de materiales
Supervisor de proyectos 4. Verificar cantidades
Supervisor de proyectos 5. Analizar servicios adicionales a oferta
6.
FIN DE PROCEDIMIENTO
104
NOMBRE DEL PROCESO
ELABORACION DE PRESUPUESTO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Supervisor de proyectos 1. Ordena concejo Municipal en base acuerdos
Supervisor de proyectos 2. Se traslada al sitio
Supervisor de proyectos 3. Se realiza mediciones
Supervisor de proyectos 4. Se toman fotografías
Supervisor de proyectos 5. Se realizan esquemas y bienes
Supervisor de proyectos 6. Se calcula cantidades de obra
Supervisor de proyectos 7. Se calcula cantidad de materiales
Supervisor de proyectos 8. Se realiza el presupuesto
Supervisor de proyectos 9. Se entrega el presupuesto a UACI
10.
FIN DE PROCEDIMIENTO
4.7.8.2. ASEO
NOMBRE DEL PROCESO
RECOLECCIÓN DE DESECHOS SÓLIDOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado 8. Revisión de Equipo
Encargado 9. Recolección deposito Mercado, Punto de Buses
Encargado 10. Recolección Zona Sur, Centro, Norte, Escuelas, Cantones (8)
Encargado 11. Descarga en Relleno Sanitario
Encargado 12. Depósito y limpieza de equipo
13. FIN DEL PROCEDIMIENTO
105
4.7.8.3. CEMENTERIO
NOMBRE DEL PROCESO
ENTERRAMIENTO EN FOSA COMUN
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Administración cementerio 1. Recibe el permiso, que lo hace el REF
Administración cementerio 2. Autoriza donde hacer enterramiento
Administración cementerio 3. Recibe también el recibo de pago
4. FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
ENTERRAMIENTO EN NICHOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Administración de Cementerio 1. Verificación el tesorero para construcción
REF 2. Cancelan titulo y llevan el permiso y recicla
Administración de Cementerio 3. Entregan recibo y titulo y se le entrega el terreno para
construir
4.
FIN DE PROCEDIMIENTO
106
4.7.8.4. ESTADIO MUNICIPAL
NOMBRE DEL PROCESO
MANTENIMIENTO DE ESTADIO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado 1. Monitoreo de grama, árboles e instalaciones
Encargado 2. Solicita materiales, accesorios a Alcalde
Alcalde 3. Autoriza y envía materiales
Encargado 4. Procede a limpieza, grama, árboles e instalaciones
5. FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
VIGILANCIA Y CUIDO DE INSTALACIONES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado 1. Permanencia las 24 horas por asistencia
Encargado 2. Velar cuidadosamente por el uso correcto de instalaciones
Encargado 3. Informe de daños de instalaciones por uso inadecuado
4. FIN DEL PROCEDIMIENTO
107
NOMBRE DEL PROCESO
VIGILANCIA Y CUIDO DE INSTALACIONES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Usuario 1. Verifica con encargado su disponibilidad
Encargado 2. Solicita por escrito el uso al Alcalde
Alcalde 3. Autoriza el uso y envía copia de solicitud a encargado
Encargado 4. Recibe copia solicitud y entrega instalaciones
5. FIN DEL PROCEDIMIENTO
108
4.7.8.5. RASTRO MUNICIPAL
N0MBRE DEL PROCESO
ELABORACION CARTA DE VENTA
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Guarda Rastro 1 Revisa el semoviente describiendo las características del animal y el fierro.
También explicando si es criollo (que no ha sido quemado con fierro) o
tiene antecedentes (que ya tiene carta de venta anterior)
Secretaria Ref Vo.Bo. 2 Recibe del usuario el comprobante de revisión y su identificación(DUI),
luego Si es criollo se le revisa que este vigente la matricula y que este
solvente de impuestos municipales, luego le llena formato para que cancele
en colectaría el valor de la carta de venta, luego al recibir el recibo
cancelado se procede a elaborar la carta de venta la cual contiene los
siguientes datos:
Nombre del propietario, Numero de DUI, domicilio, valor del semoviente,
el nombre del comprador, el domicilio y luego la descripción del animal, si
está vendiendo o no, la concepción del fierro (fecha) y el numero del fierro
y departamento a que pertenece, luego se dibuja el fierro en el espacio que
trae el formato, luego la fecha de la transacción luego las rubricas del
vendedor, comprador, Alcalde y Secretario Municipal.
Si no es criollo se sigue el mismo procedimiento omitiéndose únicamente la
petición de la matricula y la solvencia municipal.
Secretaria Ref Vo.Bo. 3 Hace entrega del documento (carta de venta) al vendedor.
4 FIN DEL PROCEDIMIENTO
109
N0MBRE DEL PROCESO
ELABORACION GUIA PARA TRASLADAR GANADO MAYOR Y MENOR
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Secretaria Ref Vo.Bo.
1
Solicita al propietario de los semovientes su identificación y
matricula de fierro y antecedentes de los animales que va a
trasladar. La licencia de conducir y tarjeta de circulación del
vehículo que se va a utilizar. Luego le llena formato para que
cancele el valor de la guía , una vez cancelada se elabora el
documento que contiene los siguientes datos:
Nombre del propietario de los animales, el lugar donde serán
trasladados la cantidad de animales, el numero de placa del
vehículo y el nombre del propietario, el nombre del motorista nota
explicativa de vigencia de la guía, la fecha de la elaboración de la
guía.
También se dibujan las figuras de los fierros al pie del documento,
Secretaria Ref Vo.Bo. 2 Terminado el documento se le pasa a firma al Sr, Secretario
Municipal y al Sr. Alcalde (sa)
Secretaria Ref Vo.Bo. 3 Los recibe ya firmados y sellados y los entrega al solicitante.
4 FIN DEL PROCEDIMIENTO
110
4.7.8.6. RELLENO SANITARIO
NOMBRE DEL PROCESO
VIGILANCIA Y USO DEL RELLENO SANITARIO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado 1. Entra el Camión a descargar y controla el ingreso de persona
Encargado 2. Que se deposite la basura en su lugar
Encargado 3. Que el personal de pepenadotes no deje basura regada
Encargado 4. Controla las horas de trabajo de la moto niveladora
5. FIN DEL PROCEDIMIENTO
111
4.7.8.7. MERCADO
NOMBRE DEL PROCESO
COBRO MERCADO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Administración 1. Cobro por medio de tiquetes en base puestos
Usuarios puestos fijos 2. Pagan en catastro
3.
FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
MANTENIMIENTO MERCADO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Administración 1. Notifico por escrito algún daño al Alcalde
Alcalde 2. Autoriza y envía a reparar el daño
Administración 3. Verifica y recibe a satisfacción la reparación
4. FIN DE PROCEDIMIENTO
112
4.7.8.8. GUARDA PARQUE
NOMBRE DEL PROCESO
MANTENIMIENTO PARQUE
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado 1. Monitoreo del parque
Encargado 2. Limpieza del parque
Encargado 3. Solicita los materiales para mantenimiento
Servicio Municipales 4. Recibe solicitud y envía los materiales
Encargado 5. Se utilizan en el mantenimiento del parque
6. FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
VIGILANCIA DE PARQUE
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado 1. Hacer un monitoreo del cuido del parque
Servicio Municipales 2. Informe al jefe de servicio municipales
Encargado 3. Envía material dañado o repuesto para su instalación
4.
FIN DE PROCEDIMIENTO
113
4.7.8.9. CAFETERIA
NOMBRE DEL PROCESO
ASEO GENERAL DEL EDIFICIO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Ordenanza Cafetería 1. Barrido y limpieza escritorios y departamentos
Ordenanza Cafetería 2. Ventanas , baños de todo el edificio
3. FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
SUMINISTROS AGUA Y CAFÉ
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Ordenanza Cafetería 1. Lavado de tazas y vasos
Ordenanza Cafetería 2. Suministrar agua y café a empleados
Ordenanza Cafetería 3. Atención al publico y sala del Concejo Municipal
Ordenanza Cafetería 4. Lavado de cafetera , oasis y cantaros
5. FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
LAVADO DE TOALLAS, MANTAS Y TRAPEADORES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Ordenanza Cafetería 1. Lavado de toallas, mantas y trapeadores todos los días
Ordenanza Cafetería 2. Ubicación de toallas y manteles en los departamentos
3.
FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
SUMINISTRO ARTICULOS DE LIMPIEZA
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Ordenanza Cafetería 1. Pedido mensual de artículos de limpieza a UACI
UACI 2. Autoriza y entrega a Ordenanza cafetería
Ordenanza Cafetería 3. Recibe suministros para utilizarlos en las funciones
de limpieza.
4. FIN DE PROCEDIMIENTO
114
NOMBRE DEL PROCESO
RECOGER BASURA EN LOS DEPARTAMENTOS
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Ordenanza Cafetería 1. Se hace la recolección de basura en todos los departamentos
Ordenanza Cafetería 2. Se deposita la basura en los de depósitos de barriles
3. FIN DE PROCEDIMIENTO
4.7.8.10. VIGILANCIA
NOMBRE DEL PROCESO
ORIENTACION A CONTRIBUYENTES
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Vigilancia 1. Preguntar que desea para indicarle que unidad y quien la
atenderá.
Vigilancia 2. Si va al REF entregar un numero para ser atendido por
orden de llegada
3.
FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
VIGILANCIA
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Vigilante 1. Estar vigilante en la entrada de la comuna de las personas
visitantes contribuyentes o no, asi como también de los
vehículos que parquean frente y en las cercanías de la
Alcaldía.
Vigilante 2. Vigilar internamente las unidades
3. FIN DE PROCEDIMIENTO
115
4.7.8.11. SALON DE USOS MULTIPLES
NOMBRE DEL PROCESO
ENTREGA DE EDIFICIO O LOCAL
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado Salón de usos 1. Recibe el contrato
Encargado Salón de usos 2. Procede hacer entrega de edificio, sillas etc. a usuario
Usuario 3. Hace uso de las instalaciones
Usuario 4. Entrega formal del edificio y demás accesorios
Encargado Salón de usos 5. Procede a recibir edificio, sillas etc.
Encargado Salón de usos 6. Si existen daños se elabora un informe
7. FIN DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO
RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS
Encargado Salón de usos 1. Elabora solicitud al Jefe de Servicios Generales
Jefe de Servicios Grales. 2. Envía al jefe de mantenimiento hacer inspección
Jefe de Mantenimiento 3. Informa al Jefe de Servicios Generales sobre la necesidad
de efectuar reparaciones.
Jefe de Servicios Generales. 4. Ordena al Jefe de mantenimiento que proceda a reparar o
cumplir las necesidades del mantenimiento.
5. FIN DE PROCEDIMIENTO