modelo de requisitos documentos electronicos de archivo

7/30/2019 Modelo de Requisitos Documentos Electronicos de Archivo

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Marzo 2001

MODELO DE REQUISITOS

PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS DEARCHIVO

ESPECIFICACIN MoReq

Esta especificacin ha sido preparada

por Cornwell Affiliates plc.para el programa IDAde la Comisin Europea


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Marzo 2001

MODELO DE REQUISITOSPARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS DEARCHIVO

ESPECIFICACIN MoReq

Esta especificacin est disponible en formato electrnico en las siguientesdirecciones:

http://www.europa.eu.int/ispo/ida

http://www.dlmforum.eu.org

http://www.cornwell.co.uk/moreq

CECA-CEE-CEEA, Bruselas - Luxemburgo, 2001
http://www.europa.eu.int/ispo/idahttp://www.cornwell.co.uk/moreqhttp://www.cornwell.co.uk/moreqhttp://www.cornwell.co.uk/moreqhttp://www.cornwell.co.uk/moreqhttp://www.europa.eu.int/ispo/ida


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Se autoriza la reproduccin, salvo con fines comerciales, siempre que se

mencione la fuente bibliogrfica.

Aviso legal: El copyright de esta publicacin es propiedad de lasComunidades Europeas. La Comisin Europea no garantiza la exactitud de

la informacin incluida en este informe, ni acepta responsabilidad alguna

por los usos que de ella se puedan hacer. Ni las Comunidades Europeas, ni

sus instituciones ni nadie que acte en su nombre se responsabilizan de las

prdidas o daos que puedan resultar del uso de esta publicacin.

"Traduccin en lengua espaola realizada del texto en ingls, versin oficial

de esta publicacin titulada:

MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records CECA-CEE-CEEA, Bruselas - Luxemburgo, 2001. Reproduction is

authorised provided the source is acknowledged.

Esta traduccin ha sido revisada por el Grupo de Trabajo de Expertos en

Documentos Electrnicos coordinado por la Subdireccin General de los

Archivos EstatalesPara la edicin espaola

2004, Comisin Europea y Ministerio de Cultura, Espaa. Se autoriza la

reproduccin de esta obra citando la fuente.

Publicada con la autorizacin de la Comisin Europea.

La Comisin Europea no es responsable de la calidad de la traduccin en

espaol y de su coherencia con el texto original."


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NDICE

1 INTRODUCCIN ...........................................................................................................1

1.1 Contexto......................................................................................................................11.2 Objetivos y alcance de esta especificacin.................................................................11.3 Qu es un SGDEA?...................................................................................................21.4 En qu casos se puede aplicar esta especificacin? ..................................................21.5 Puntos fuertes y limitaciones de esta especificacin ..................................................31.6 Uso de la especificacin..............................................................................................41.7 Estructura de la especificacin....................................................................................41.8 Requisitos preceptivos y requisitos recomendables....................................................51.9 Comentarios sobre la especificacin...........................................................................5

2 DESCRIPCION GENERAL DE LOS REQUISITOS DE LOS SISTEMAS DEGESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE ARCHIVO (SGDEA)...............6

2.1 Terminologa bsica....................................................................................................62.2 Conceptos bsicos.......................................................................................................92.3 Modelo de relaciones entre entidades.......................................................................14

3 CUADRO DE CLASIFICACIN................................................................................17

3.1 Configuracin del cuadro de clasificacin................................................................17

3.2 Clases y expedientes .................................................................................................183.3 Volmenes ................................................................................................................193.4 Mantenimiento del cuadro de clasificacin ..............................................................21

4 CONTROLES Y SEGURIDAD....................................................................................23

4.1 Acceso.......................................................................................................................234.2 Pistas de auditora .....................................................................................................264.3 Copias de seguridad y recuperacin .........................................................................294.4 Control del movimiento de documentos de archivo .................................................304.5 Autenticidad..............................................................................................................31

4.6 Niveles de seguridad.................................................................................................325 CONSERVACIN, ELIMINACIN O TRANSFERENCIA...................................36

5.1 Normas de conservacin...........................................................................................365.2 Revisin ....................................................................................................................395.3 Transferencia, exportacin y destruccin .................................................................41

6 CAPTURA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO ......................................................45

6.1 Captura......................................................................................................................456.2 Importacin de grandes volmenes de documentos de archivo................................49

6.3 Tipos de documentos ................................................................................................506.4 Gestin del correo electrnico ..................................................................................53


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7 REFERENCIAS.............................................................................................................54

8 BSQUEDA, RECUPERACIN Y PRESENTACIN............................................56

8.1 Bsqueda y recuperacin..........................................................................................568.2 Presentacin: Visualizacin de documentos de archivo ...........................................608.3 Presentacin: Impresin............................................................................................618.4 Presentacin: Otros ...................................................................................................62

9 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS...........................................................................64

9.1 Administracin general.............................................................................................649.2 Informes....................................................................................................................66

9.3 Modificacin, borrado y disociacin de datos de documentos de archivo ...............67

10 OTRAS FUNCIONALIDADES ...................................................................................71

10.1 Gestin de documentos de archivo no electrnicos..................................................7110.2 Conservacin y eliminacin de expedientes mixtos .................................................7310.3 Gestin de documentos.............................................................................................7410.4 Flujos de tareas .........................................................................................................7610.5 Firmas electrnicas ...................................................................................................8010.6 Encriptacin..............................................................................................................8110.7 Filigranas electrnicas y elementos similares...........................................................82

10.8 Interaccin y apertura ...............................................................................................83

11 REQUISITOS NO FUNCIONALES............................................................................84

11.1 Facilidad de uso ........................................................................................................8511.2 Rendimiento y escalabilidad.....................................................................................8711.3 Disponibilidad del sistema........................................................................................9011.4 Normas tcnicas........................................................................................................9111.5 Requisitos de carcter normativo y legislativo .........................................................9311.6 Servicios externos y gestin de datos por terceros ...................................................9411.7 Conservacin a largo plazo y obsolescencia de la tecnologa ..................................96

12 REQUISITOS DE LOS METADATOS ....................................................................10212.1 Principios ................................................................................................................10212.2 Disposicin del resto de este captulo.....................................................................10612.3 Elementos de metadatos relativos al cuadro de clasificacin ................................10912.4 Elementos de metadatos relativos a las clases y los expedientes...........................10912.5 Elementos de metadatos relativos a los expedientes

y los volmenes de expedientes.............................................................................11112.6 Elementos de metadatos relativos a los volmenes ...............................................11212.7 Elementos de metadatos relativos a los documentos de archivo ...........................11312.8 Elementos de metadatos relativos a los extractos de documentos de archivo .......116

12.9 Elementos de metadatos relativos a los usuarios ...................................................11712.10 Elementos de metadatos relativos a los perfiles ....................................................11712.11 Puntualizaciones sobre la personalizacin de los Requisitos de los Metadatos ....117


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13 MODELO DE REFERENCIA ...................................................................................119

13.1 Glosario...................................................................................................................11913.2 Modelo de relaciones entre entidades.....................................................................12713.3 Explicacin del diagrama de relaciones entre entidades.........................................13013.4 Modelo de control de acceso...................................................................................133

ANEXOS...............................................................................................................................136

Anexo 1 - Publicaciones de referencia...............................................................................137Anexo 2 - Desarrollo de la presente especificacin...........................................................139Anexo 3 - Uso de la versin electrnica de esta especificacin ........................................142Anexo 4 - Agradecimientos ...............................................................................................143

Anexo 5 - Correspondencia con otros modelos .................................................................145Anexo 6 - Procesamiento de la fecha.................................................................................148Anexo 7 - Normas y otras directrices ................................................................................149


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1 INTRODUCCIN

1.1 Contexto

El foro DLM abord por primera vez la necesidad de establecer una especificacinexhaustiva de los requisitos de la gestin de los documentos electrnicos dearchivo en 19961, en uno de los diez puntos de accin surgidos de su reunin. Con

posterioridad, la DG Empresa de la Comisin Europea encarg el desarrollo de estemodelo de especificacin como parte del programa de intercambio de datos entreadministraciones (IDA).

Tras la celebracin de una licitacin abierta en 1999, en 2000 comenz el trabajoen este mbito, que concluy a principios de 2001. De su desarrollo se ocup un

pequeo equipo de consultores especialistas de la empresa Cornwell Affiliates plc,que cont con el apoyo y la orientacin de un grupo de expertos de varios pases,as como con la ayuda de organizaciones de validacin pertenecientes tanto alsector pblico como al privado.

En el anexo 2 se explica con ms detalle la metodologa aplicada.

1.2 Objetivos y alcance de esta especificacinEsta especificacin describe un Modelo de Requisitos para la gestin dedocumentos electrnicos de archivo (MoReq) e incide especialmente en losrequisitos funcionales de la gestin de documentos electrnicos de archivomediante un sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo (SGDEA).

La especificacin se ha concebido de forma que pueda aplicarse en todas lasorganizaciones pblicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bienquieran evaluar la capacidad del que ya poseen.

Si bien es cierto que la especificacin se centra en los requisitos funcionales,

tambin reconoce la importancia de los atributos no funcionales en la eficacia deun SGDEA, como sucede con cualquier otro sistema de informacin. No obstante,tales atributos no funcionales presentan grandes variaciones segn el entorno. Porconsiguiente, se procede a su identificacin, pero la descripcin que de ellos serealiza es muy somera.

Tambin se abordan otros requisitos muy ligados a stos, tales como la gestin dedocumentos y la gestin electrnica de documentos de archivo tradicionales (p. ej.,expedientes en papel o microfilm), aunque en menor profundidad. As, la

1DLM es un acrnimo de la expresin francesa Donnes Lisibles par Machine, en espaol datos de lecturaautomtica. El foro DLM tiene su base jurdica en las conclusiones del Consejo Europeo, de 17 de juniode 1994, sobre una mayor cooperacin en el mbito de los archivos (94/C 235/03).


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especificacin incluye directrices sobre los requisitos de la gestin de documentos

de archivo tradicionales, pero no se ocupa con detalle de las funciones relativas alcontrol de la localizacin fsica, los cdigos de barras, etc. Otras cuestionesrelacionadas, como la digitalizacin y otros medios de creacin de documentoselectrnicos de archivo, escapan al alcance de la especificacin. De igual modo,tampoco se pretende abordar la implementacin prctica de un SGDEA.

Esta especificacin se ha concebido partiendo de la premisa de que los usuarios delSGDEA no sern solamente los administradores y archiveros, sino tambin el

personal de oficina y operativo quienes utilicen este sistema en su trabajo cotidianopara crear, recibir y recuperar documentos.

Dado que esta especificacin se refiere a los requisitos tipo, se ha concebidonicamente con un carcter genrico y no aborda ninguna cuestin especfica deuna plataforma o sector. Por su naturaleza modular, las comunidades de usuarios

pueden reforzar su funcionalidad con caractersticas concretas que satisfagan lasnecesidades de su actividad (para ms informacin sobre la utilizacin y

personalizacin de esta especificacin, vanse la seccin 1.6 y el Anexo 3).

1.3 Qu es un SGDEA?

La gestin de documentos electrnicos de archivo es compleja y exige la correcta

aplicacin de una gran variedad de funciones. Es obvio que el sistema unSGDEA que colme tales necesidades precisa software especializado, que puedeconsistir en un mdulo especializado, en varios mdulos integrados, en softwaredesarrollado a la medida del usuario o en una combinacin de varios tipos de

programas informticos. En todos los casos, siempre tendrn que existirprocedimientos y polticas que complementen la gestin de forma manual. Lanaturaleza del SGDEA variar segn la organizacin. La presente especificacinno presupone la naturaleza de las soluciones individuales de los SGDEA. Losusuarios de la especificacin tendrn que decidir cmo llevar a la prctica lafuncionalidad de un SGDEA de forma que responda a sus necesidades.

1.4 En qu casos se puede aplicar esta especificacin?

La especificacin MoReq se ha concebido para que la utilicen:

Los posibles usuarios del SGDEA, como punto de partida en la preparacinde una licitacin.

Los usuarios de SGDEA, en la auditora o evaluacin de un sistema yaexistente.

Las organizaciones dedicadas a la formacin, como documento de referenciaen la preparacin de cursos de gestin de documentos de archivo o bien comomaterial de trabajo en sus cursos.


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Las instituciones acadmicas, como instrumento docente.

Los proveedores y creadores de SGDEA, como directriz que gue eldesarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.

Los proveedores de servicios de gestin de documentos de archivo, comoorientacin sobre la naturaleza de los servicios que prestan.

Los posibles usuarios de servicios externos de gestin de documentos dearchivo, como referencia a la hora de especificar los servicios que van acontratar.

La especificacin insiste en la facilidad de uso del sistema. As, el principio

director de todo el proyecto ha sido la creacin de una especificacin que resultetil en la prctica.

1.5 Puntos fuertes y limitaciones de esta especificacin

La especificacin MoReq se ha llevado a cabo teniendo siempre en mente elpragmatismo y la facilidad de uso. En principio, se ha concebido como instrumentoprctico de ayuda a las organizaciones para satisfacer las necesidades propias de suactividad de gestin de documentos de archivo, tanto electrnicos comotradicionales. Aunque en su desarrollo se han tomado en consideracin la

archivstica y las disciplinas tradicionales de gestin de documentos de archivo,stas se han interpretado de forma acorde a los entornos electrnicos. Porconsiguiente, en la elaboracin del modelo de requisitos se han tenido presentes lasnecesidades de la gestin de documentos de archivo, tanto tradicionales comoelectrnicos.

Si los requisitos incluidos en esta especificacin MoReq llegan a aplicarse en laprctica, debern dar lugar a un sistema que gestione documentos electrnicos dearchivo con el grado de confianza e integridad deseados, aunando las ventajas delmtodo de trabajo electrnico con la teora clsica de gestin de documentos dearchivo. Algunos ejemplos de este enfoque pragmtico comprenden la

incorporacin de requisitos sobre gestin de documentos, flujos de tareas,metadatos y otras tecnologas similares.

Tal y como se explicaba al comentar el alcance del sistema, esta especificacinpretende abarcar una amplia gama de requisitos para distintos pases, en diferentessectores de actividad y con distintos tipos de documentos de archivo. La amplituddel enfoque es deliberada, pero conlleva una limitacin importante: una nicaespecificacin no puede aportar unos requisitos que coincidan con los ya existentesde forma exacta, sin necesidad de modificacin. En cada pas existen tradiciones,

perspectivas y exigencias normativas propias en materia de gestin de documentosde archivo. En ciertos casos, habr que tomar estas cuestiones en consideracin a la

hora de aplicar esta especificacin de requisitos modelo, sobre todo cuando seutilice en el desarrollo de un nuevo sistema.


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Por otra parte, este proyecto no aborda los aspectos prcticos de la gestin de

documentos de archivo. Se ha optado por que la especificacin trate nicamente lascapacidades necesarias para la gestin de documentos electrnicos de archivomediante programas informticos, eludiendo la discusin de temas como lafilosofa de la gestin de documentos de archivo, las teoras archivsticas, la tomade decisiones o el control de la gestin. De tales asuntos se ocupan otras

publicaciones, algunas de las cuales hemos enumerado en el Anexo 1. Por citar unejemplo concreto, la especificacin menciona en varias ocasiones que ciertasfunciones se han de reservar a un administrador. Ello no significa que losadministradores hayan de adoptar decisiones sobre la poltica de gestin, sino quedeben ser los nicos usuarios a los que la organizacin conceda la facultad dellevarlas a la prctica por medio del SGDEA.

Por ltimo, en un esfuerzo por centrar la especificacin en el usuario, se utiliza, enla medida de lo posible, la terminologa habitual entre quienes trabajan condocumentos electrnicos de archivo. As, en aras de una mejor comprensin, laespecificacin describe los expedientes electrnicos como contenedores dedocumentos de archivo, si bien en sentido estricto tales expedientes no contienenningn elemento. Para ms detalles, vase la seccin 2.2.

1.6 Uso de la especificacin

Los requisitos detallados en esta especificacin se han concebido para ser tomadoscomo modelo. No son preceptivos en todas las aplicaciones posibles de SGDEA,pues en ciertos entornos algunos de ellos no resultan pertinentes. Los distintossectores empresariales, entornos o tipos de organizacin, entre otros elementos,impondrn tambin sus requisitos especficos adicionales. Por consiguiente, antesde proceder a su uso, debe personalizarse la especificacin.

Esta especificacin se ha preparado de forma que pueda ser utilizada tanto en papelcomo en versin electrnica. Se ha elaborado con Microsoft Word 97 y Word2000. Su utilizacin en la modalidad electrnica presenta una serie de ventajas quese detallan en el Anexo 3.

1.7 Estructura de la especificacin

La especificacin se ha organizado en captulos que a su vez se dividen ensecciones.

En el captulo siguiente se ofrece una descripcin general de algunos de losrequisitos ms importantes, comenzando con la terminologa clave.

Los captulos 3 a 11 estudian con detenimiento los requisitos del SGDEA. Cadauno de ellos, rene un conjunto lgico de requisitos funcionales. No obstante, dada

la naturaleza de la materia, ha sido imposible evitar cierto solapamiento entrecaptulos.


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Todos los requisitos se detallan conforme a un patrn establecido, tal y como se

indica a continuacin.Los requisitos se presentan en forma de tabla, con un requisito por fila, comoilustra la siguiente figura.

Ref. Requisito

13.1.1 El SGDEA debe proporcionar

NMERO REQUISITO

Cada requisito tiene asignado un nmero y se expresa en lenguaje natural.En el captulo 12 se identifican los elementos de metadatos necesarios parasatisfacer tales requisitos, exponindolos en relacin con stos.

En el captulo 13 se expone un modelo formal de referencia de SGDEA tal y comose concibe en la presente especificacin. Dicho modelo se puede utilizar paraentender cuestiones clave de la especificacin, como las definiciones formales delos trminos (por ejemplo, expediente, volumen, nivel) y las relaciones existentesentre ellos (por ejemplo, qu puede almacenarse en un expediente electrnico?).

En los anexos se pueden consultar detalles sobre documentos de referencia,

desarrollo de la especificacin y otros datos tiles.

1.8 Requisitos preceptivos y requisitos recomendables

En esta especificacin:

El verbo deber indica que un requisito debera considerarse preceptivo en lamayora de las implementaciones de SGDEA.

El verbo convenir indica que un requisito debera considerarse recomendable

en la mayora de las implementaciones de SGDEA.

1.9 Comentarios sobre la especificacin

Si bien no resulta factible entablar correspondencia al respecto, el lector puedeenviar sus comentarios y observaciones sobre la presente especificacin a lasiguiente direccin de correo electrnico:

[email protected]


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2 DESCRIPCION GENERAL DE LOS REQUISITOS DE LOS

SISTEMAS DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS DEARCHIVO (SGDEA)

El presente captulo comienza con la definicin de algunos trminos de inters(seccin 2.1), sigue con una exposicin de ciertos conceptos esenciales(seccin 2.2) y, por ltimo, presenta un diagrama de relaciones entre entidades queilustra el modelo en que se basa la especificacin (seccin 2.3).

2.1 Terminologa bsica

En esta especificacin resulta esencial precisar el significado de ciertos trminos.En la medida de lo posible, el significado se corresponde con el que se le confiereen el uso corriente, o con el generalmente admitido en la comunidad de quienes sededican a la gestin de documentos de archivo. Todos los trminos se definen en elGlosario (seccin 13.1); sin embargo, en esta parte se repiten ciertas definiciones

bsicas para facilitar su consulta.

Los trminos en cursiva se definen en el Glosario.

captura

Incorporacin al SGDEA. Incluye registro, clasificacin, adicin de metadatos yalmacenamiento de un documento de archivo en un sistema que gestionadocumentos de archivo.

clase

(slo en esta especificacin) Parte de una jerarqua representada por una lnea queva desde cualquier punto del cuadro jerrquico de clasificacin a todos losexpedientes que quedan por debajo.

Nota: Este trmino se puede corresponder, en la terminologa clsica, con una clase primaria, ungrupo o una serie (o bien una subclase, un subgrupo, una subserie, etc.) de cualquier nivel delcuadro de clasificacin.

clasificacin

Identificacin y estructuracin sistemticas de las actividades de las organizacionesy/o de los documentos de archivo en categoras, organizadas de forma lgica deacuerdo con convenciones, mtodos y normas de procedimientos y representadasen un cuadro de clasificacin.

Fuente: ISO 15489 (proyecto de norma internacional; vase la referencia [9] del Anexo 1).


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cuadro de clasificacin

Vase clasificacin.

Fuente: Definicin de Classification system en ISO 15489 (proyecto de norma internacional;vase la referencia [9] del Anexo 1).

Nota: Los cuadros de clasificacin se suelen representar como jerarquas.

documento

Informacin u objeto registrados que se puede tratar como una unidad.

Fuente: ISO 15489 (proyecto de norma internacional; vase la referencia [9] del Anexo 1).

Nota: Un documento puede estar en papel, en microforma o en un soporte magntico o electrnico

de cualquier otro tipo. Puede incluir cualquier combinacin de texto, datos, grficos, sonido,animaciones o cualquier otra clase de informacin. Un solo documento puede estar formado poruno o varios objetos de datos.

Nota: Los documentos se diferencian de los documentos de archivo en varias cuestiones esenciales.Vase documento de archivo.

documento de archivo

Documento o documentoselaborados o recibidos por una persona u organizacinen el curso de su actividad y conservados por esa persona u organizacin.

Fuente: Adaptado de la especificacin funcional de la Public Record Office (referencia [2] del

Anexo 1).Nota: Tambin se pueden aplicar definiciones nacionales.

Nota: Un documento de archivo puede constar de uno o varios documentos (como sucede cuandoun documento tiene anexos) y estar en cualquier soporte y formato. Adems del contenido deldocumento o los documentos, debe incluir informacin contextual y, cuando proceda, estructural(esto es, informacin que describa los componentes del documento de archivo). Una caractersticaesencial de un documento de archivo es que no se puede modificar.

documento electrnico de archivo

Un documento de archivo en forma electrnica.

Nota: Puede estar en forma electrnica porque se ha creado mediante un programa informtico deaplicacin o bien porque se ha digitalizado, por ejemplo, cuando se ha escaneado a partir de undocumento en papel o de una microforma.

expediente

(slo en esta especificacin) Unidad organizada de documentos de archivoreunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso deorganizacin archivstica, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto2.

Fuente: definicin de expediente de la versin castellana de ISAD (G) (ISAD (G): NormaInternacional General de Descripcin Archivstica: Adoptada por el Comit de Normas de

2Trmino original file, que no tiene equivalente en castellano. En la versin original en ingls, este trmino nose define y no se incluye en el vocabulario bsico (N. del T.).


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Descripcin, estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999/ [Versin espaola de Asuncin Navascus

Benlloch].- 2 ed. Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 2000.) (N. del T.)Nota: el trmino original file se refiere a la primera agrupacin lgica de documentos de archivo,independientemente del criterio con que se haya formado. Se refiere por lo tanto a un tipo deagrupacin documental para la que no existe un trmino equivalente en castellano. Por lo tanto,hemos optado por utilizar el trmino expediente en el sentido amplio con que se ha utilizado enla traduccin de la norma ISAD (G).Adems, hay que sealar que file en esta especificacin es una agrupacin necesaria, previa a laclasificacin. Por ello, aunque normalmente una serie o una subserie deben considerarse, en elmarco de esta especificacin, como la clase ms pequea, cuando una serie o subserie estcompuesta de unidades documentales simples, el trmino file las incluira. (N. del T.)

(1) En solitario, este trmino har referencia tanto a los expedientes electrnicos

como a los expedientes tradicionales.

(2) Acompaado de modificadores, como sucede, por ejemplo, con expedienteelectrnico o con expediente tradicional, se aplicar la definicin correspondiente

expediente electrnico

Conjunto de documentos electrnicos de archivo relacionados entre s.

Fuente: Especificacin funcional de electronic file de la Public Record Office (referencia [2] delAnexo 1).

Nota: Este trmino se emplea a menudo en sentido amplio para designar los volmenes

electrnicos.

metadatos

(en el contexto de gestin de documentos de archivo) Informacin estructurada osemiestructurada que permite la creacin, la gestin y la utilizacin de documentosde archivo a lo largo del tiempo, tanto dentro de los mbitos en que se crearon

como entre ellos.Fuente: Definicin de trabajo del Archiving Metadata Forum (http://www.archiefschool.nl/amf).

Nota: La distincin entre datos y metadatos puede resultar algo confusa. As, por lo general pareceevidente que los datos esenciales utilizados en la indexacin de un documento de archivo (ttulo,

fecha, etc.) forman parte de los metadatos del documento de archivo; en cambio, la pista deauditora de un documento de archivo y la norma de conservacin se pueden considerar tanto datoscomo metadatos, dependiendo del contexto. Por ejemplo, se pueden definir distintos tipos demetadatos en relacin con la indexacin, la conservacin, la presentacin, etc. Estas caractersticasdel uso de los metadatos quedan fuera del mbito de aplicacin de la especificacin MoReq.

SGDEA

Sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo.

Nota: El SGDEA difiere del SGDEen varios puntos clave. Para ms detalles, vase la seccin 10.3.


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volumen

Divisin de un expediente

Fuente: Definicin de part en la especificacin funcional de la Public Record Office (referencia[2] del Anexo 1).

Nota: Las divisiones se establecen para facilitar la gestin del contenido de los expedientesmediante la creacin de unidades que no resulten demasiado grandes o difciles de manejar. Lasdivisiones se realizan en funcin de criterios ms mecnicos (por ejemplo, basadas en el nmero dedocumentos de archivo, en series de nmeros o en lapsos de tiempo) que intelectuales.

2.2 Conceptos bsicos

La comprensin de esta especificacin exige el dominio de ciertos conceptosesenciales:

Documento de archivo y documento electrnico de archivo

Expediente y volumen electrnico

Cuadro de clasificacin

Clase

SGDEA

Captura de documentos de archivo

Perfil del usuario

Documento de archivo y documento electrnico de archivo

La Gua de la informacin electrnica del foro DLM (seccin 2.4 de la referencia[6] del Anexo 1) sugiere que los documentos de archivo pueden considerarseformados por:

contenido

estructura

contexto

presentacin

El contenido est presente en uno o ms documentos tradicionales o electrnicosque transmiten el mensaje del documento de archivo y se almacenan de un modoque permite a los futuros usuarios entender los documentos de archivo y sucontexto. Por ello, un documento de archivo incluye, adems del contenido de susdocumentos, informacin sobre el contexto y la estructura de estos documentos. La

presentacin depende tanto de los contenidos de los documentos de archivo como


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de su estructura y, cuando se trata de documentos electrnicos de archivo, del

software empleado para presentarlo.En un entorno tradicional, la gran mayora de los documentos de archivo estn ensoporte papel y forman parte de expedientes, constituidos fsicamente por uno oms volmenes de documentos de archivo que se guardan en carpetas de papel.Los procedimientos de control deben impedir que los usuarios modifiquen losdocumentos de archivo o su posicin dentro de los expedientes.

Cuando se trata de documentos electrnicos de archivo, se aplican conceptossimilares. Un documento de archivo est formado por uno o ms documentoselectrnicos, que pueden ser documentos elaborados con un procesador de textos,mensajes de correo electrnico, hojas de clculo, imgenes fijas, animaciones,ficheros de audio o cualquier otro tipo de objeto digital. Los documentos seconvierten en documentos de archivo, cuando se capturan en el SGDEA. Unavez capturados, los documentos de archivo se clasifican, lo que quiere decir quese les asignan cdigos que se corresponden con la clase del cuadro de clasificacina la que pertenecen, lo que permite que el SGDEA los gestione.

Expedientes y volmenes electrnicos

Los documentos de archivo en papel forman expedientes, que se guardan encarpetas de papel y se organizan de acuerdo con una estructura lgica o cuadro de

clasificacin. En un SGDEA, los documentos de archivo se pueden gestionar comosi se acumulasen en expedientes y se almacenasen en carpetas electrnicas. Ensentido estricto, los expedientes y carpetas electrnicas no precisan una existenciareal, son virtuales, pues en realidad no contienen nada: no son ms que losatributos de los metadatos asociados a los documentos de archivo que se hancolocado en ellas. Adems, en muchos casos no es preciso que en el sistemaelectrnico exista una distincin real entre expediente y carpeta. No obstante, elusuario del SGDEA no suele ser consciente de tales sutilezas: el software deaplicaciones que gobierna el sistema permite que los usuarios vean y manejen lascarpetas como si stas guardasen fsicamente los documentos de archivo asignadoslgicamente a los expedientes. En la presente especificacin se adopta este enfoque

centrado en el usuario. Por consiguiente, en aras de una mejor comprensin, elresto de la especificacin describe los expedientes electrnicos como sicontuviesen documentos de archivo. Tngase en cuenta, no obstante, que, si bien laespecificacin aporta los requisitos funcionales de la gestin de los expedienteselectrnicos, no indica cmo se debe aplicar el concepto de expedienteelectrnico.

En ocasiones, los expedientes se dividen mecnicamente en volmenesconforme a criterios predeterminados. Con el trmino mecnicamente queremosexpresar la aplicacin de criterios meramente convencionales, que no se basan enel contenido intelectual de los expedientes sino en su tamao, el nmero de

documentos de archivo que contienen o sus ciclos vitales. Esta prctica surgi en lagestin de los expedientes en papel con el propsito de restringir su tamao y supeso a valores manejables y se puede seguir aplicando cuando se trata de


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expedientes electrnicos, con objeto de limitar su tamao a valores asequibles para

la evaluacin, la transferencia o cualquier otro procedimiento relacionado con sugestin.

Aunque la distincin entre expedientes y volmenes de expedientes pareceevidente, sus implicaciones resultan menos obvias. Ello se debe a que lasconsecuencias de la eleccin de una divisin de expedientes en volmenes varanen funcin de las necesidades del sistema. Las diferencias surgen cuando:

Se cierran ciertos expedientes transcurrido un intervalo de tiempo limitado, demodo que la unidad utilizada en la gestin es el expediente (si bien unexpediente puede estar formado por varios volmenes). Como ejemplos

podemos citar el expediente de una contratacin concreta de pequea magnitudo bien el expediente de un proyecto.

Algunos expedientes3 tienen una duracin indefinida, de modo que la unidadempleada en la gestin es el volumen. Como ejemplos podemos citar unexpediente de personal, o un dossier sobre una regin geogrfica o que trate deuna materia en la que no influya el transcurso del tiempo, como sucede conciertas polticas, o bien un conjunto de facturas, en el que cada ao comienzaun nuevo volumen.

Cuadro de clasificacin

En la gestin de documentos de archivo, los expedientes se van agregandorespetando una estructura que, de acuerdo con las buenas prcticas, debera reflejarlas funciones de la actividad en cuestin. La representacin de esta agregacin sedenomina cuadro de clasificacin. En general, el cuadro de clasificacin consisteen una jerarqua, si bien podra apoyarse en un tesauro y no poseer una naturaleza

jerrquica. El resto de la presente especificacin se centra en el enfoque jerrquico.

Del mismo modo que los expedientes parecen tener una existencia real aun cuandono son ms que una mera acumulacin de documentos de archivo, los niveles msaltos de la jerarqua del sistema de clasificacin tambin parecen reales, pese a sersolamente una simple agregacin de expedientes o de niveles inferiores. Tal ycomo suceda con los expedientes, la presente especificacin fija unos requisitos enrelacin con la jerarqua, pero sin intervenir en el modo en que se aplican.

3

El trmino empleado en el original es file. Ntese que los files que ms frecuentemente se dividirn envolmenes son agrupaciones de documentos que no equivalen exactamente a un expediente. Se tratarams bien de agrupaciones temticas, o bien de series constituidas por unidades documentales simples (N.del T.)


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ESPECIFICACINMOREQ


Cuadro declasificacin

Nivel NivelNivel

Documento dearchivo

Nivel Nivel

Documento dearchivo

Expediente Expediente ExpedienteExpediente

Los expedientes pueden estar presentes en cualquier nivel de la jerarqua, como seobserva en la figura anterior, adaptada de la norma ISAD (G) (referencia [7] delAnexo 1).

Tngase en cuenta que este grfico slo pretende mostrar ciertas relacionespotenciales entre niveles, expedientes y documentos de archivo, y no refleja todoslos niveles ni todas las disposiciones posibles.


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ESPECIFICACINMOREQ


Clase

Esta especificacin utiliza el trmino clasepara referirse a la porcin de una jerarquarepresentada por una lnea que va desdecualquier punto de la jerarqua a todos losexpedientes que quedan por debajo de ella.Por consiguiente, el trmino clasecorresponde a lo que en algunos textos sedenomina grupo o serie (o subgrupo,subserie, etc.).

En trminos visuales, una clase de unajerarqua corresponde a una rama de un rbol,de modo que puede incluir otras clases, tal ycomo las series contienen subseries y subsubseries. Las casillas sombreadas y laslneas gruesas del diagrama de la derecha constituyen un ejemplo de clase.

La presente especificacin no pretende establecer un mtodo de preparacin de uncuadro de clasificacin. Esta cuestin se trata en otras publicaciones, como eltrabajo del proyecto UBC-MAS (referencia [8] del Anexo 1).

Sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo (SGDEA)

Ante todo, un SGDEA es una aplicacin destinada a la gestin de documentoselectrnicos de archivo, si bien tambin se puede utilizar en la gestin dedocumentos de archivo tradicionales. Esta especificacin se centra expresamenteen la gestin de los documentos electrnicos de archivo.

Un SGDEA suele estar estrechamente integrado en un sistema de gestin dedocumentos electrnicos. En trminos tcnicos, un SGDEA gestiona documentosde archivo, mientras que un SGDE se ocupa de documentos (que no sondocumentos de archivo). No obstante, puede resultar difcil delimitar susrespectivas funcionalidades, sobre todo cuando se utilizan como instrumentos quefacilitan el trabajo cotidiano. Este tema se trata con mayor profundidad en la

seccin 10.3, sobre cuestiones relacionadas con la Gestin de documentos.

Captura de documentos de archivo

Los documentos elaborados o recibidos en el curso de la actividad se convierten endocumentos de archivo cuando se guardan, esto es, se capturan en el SGDEA.En esta captura, se clasifican, es decir, se les asignan cdigos que hacenreferencia a la clase a la que pertenecen, lo que permite que el sistema los gestione.Tambin se les asigna un identificador nico.

En muchos casos los documentos que se guardan, o se capturan, se convierten en

documentos de archivo a travs de su vinculacin con una actividad administrativa,tal y como sucede, por ejemplo, en un flujo de tareas. As, cuando se genera unafactura, se producira automticamente su captura como documento de archivo. En

Cuadro de

clasificacin

Nivel NivelNivel

ExpedienteExpedienteExpedienteExpediente

Documento dearchivo

Nivel Nivel

Documentodearchivo


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ESPECIFICACINMOREQ


otros casos puede existir una poltica por la que cualquier documento relacionado

con un asunto tenga que convertirse en documento de archivo, aun cuando nointervenga de manera oficial en una actividad administrativa. Y en otrascircunstancias, ser el usuario el que inicie de forma selectiva el proceso decaptura. La determinacin de los documentos que deberan capturarse en el sistemade gestin de documentos de archivo se tendra que basar en un anlisis del entornonormativo, de las necesidades funcionales de la organizacin y de la exigencia deresponsabilidad a que pueda estar sujeta, as como de los riesgos que conllevara suno captura. Un ejemplo sera un memorando de una organizacin que se ocupe detemas polticos. La organizacin podra decidir que slo los memorandos que seconsiderasen importantes pasaran a convertirse en documentos de archivo (esto es,que los memorandos sin inters, como los relativos a las cuestiones de

organizacin de una reunin, no formasen parte del archivo). La presenteespecificacin pretende ofrecer una respuesta ante cualquiera de esas posibilidades.En otras palabras, esta especificacin MoReq describe un sistema de uso general, yno slo para ciertas clases de aplicaciones o para uso exclusivo de archiveros oadministradores.

Perfiles del usuario

Esta especificacin considera que existen dos tipos de usuarios:

Usuario ...........................Cualquier persona con acceso autorizado a la

aplicacin del SGDEA. En la prctica, todas laspersonas que elaboran, reciben, revisan o utilizandocumentos de archivo y quienes administran elSGDEA.

Administrador.................Un usuario que gestiona los documentos de archivoalmacenados en el SGDEA y el sistema en s, juntocon sus bases de datos.

En la prctica, la mayora de las organizaciones dispondrn de ms de una personaque desempee tales funciones, y muchas de ellas definirn otras funciones nuevas.

Para ms informacin, vase la seccin 13.4.

2.3 Modelo de relaciones entre entidades

En esta seccin se expone un modelo de relaciones entre entidades que puedefacilitar la comprensin de la especificacin. La seccin 13.3 incluye unaexposicin detallada a tal respecto.

Una caracterstica notable de este diagrama es que no representa estructuras realesalmacenadas en el SGDEA, sino una visin general de los metadatos asociados alos documentos de archivo. Un SGDEA utiliza estos metadatos en la gestin de losdocumentos de archivo de igual forma que si la estructura mostrada en el diagrama


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ESPECIFICACINMOREQ


existiese en realidad. Para una explicacin ms pormenorizada de esta cuestin,

vase la seccin 2.2.Las relaciones entre expedientes, volmenes, documentos de archivo y demsentidades se muestran de forma ms rigurosa en el siguiente diagrama sobre lasrelaciones entre entidades, que constituye una representacin formal de ciertasestructuras que conforman un SGDEA.

En el diagrama, las entidades (expedientes, documentos de archivo y dems) serepresentan mediante rectngulos y las lneas que los unen representan lasrelaciones entre entidades. Cada relacin se describe en el centro de la lnea con untexto que se debera leer en la direccin de la flecha. A cada extremo de la lneaque representa la relacin se encuentra un nmero que hace referencia a laincidencia (en sentido estricto, la cardinalidad) y que se explica en la clave. As porejemplo, el siguiente fragmento del diagrama:

significa Una versin de un documento tradicional se puede convertir en una

versin de un documento electrnico (obsrvese la direccin de la flecha).Ntese que la entidad clase se relaciona consigo misma en virtud de la relacinest formada por. Esta relacin recurrente describe, en trminos formales, la

jerarqua de las carpetas, en las que una clase puede contener a otra. Del mismomodo, un nivel puede estar en una posicin jerrquicamente superior a la de otrosniveles.

Versin de

documento

electrnico

Versin de

documento

tradicional

puedeconvertirse en

1 1


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ESPECIFICACINMOREQ


Cuadro de

clasificacinCLAVE

1 Exactamente uno

* Muchos (cero o ms)

1-* Uno o ms

Nivel Clase

Expediente

electrnico o

exp. mixto

Volumen

electrnico o

volumen mixto

Documento

electrnico de

archivo

Copia de

documento

electrnico

Versin de

documento

electrnico

Documentoelectrnico

Norma de

conservacin

Expediente

tradicional

Volumen de

expediente

tradicional

Documento de

archivo

tradicional

Copia de

documento

tradicional

Versin de

documento

tradicional

Documentotradicional

define

Norma de

conservacin

Extracto de

documento

electrnico

contiene

es superior enjerarqua a1-* 1

1-*

est en un

1

*

puede estardividido en

1

1-*

1 1

1-*

define el puntofinal de

1-*1

estformada por

1-*

1

seaplica a1-* 1-*

contiene

1

*

incorpora

1

1-*

es una copia de

1-*

1

es un estado de

1-*

1

es un estado de

es una copia de

incorpora

contiene

puede estardividido en

1

1

1

1

1

1-*

1-*

1-*

1-*

puedeconvertirse en

1 1

puedeconvertirse en

1 1

Extracto de

documento de

archivo

tradicional

es unestado veladode

1

*

contienereferencia a

1

**

seaplica a

1-*

1-*

seaplica a

1-*

1-*

est alfinal de

est alfinal de

est en un1

*1-*

1

es unestado veladode

1

*

1

1-*


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ESPECIFICACINMOREQ


3 CUADRO DE CLASIFICACIN

El cuadro de clasificacin constituye el elemento clave de cualquier SGDEA, tal ycomo se describe con detalle en la seccin 2.2. Define el modo en que losdocumentos electrnicos de archivo se organizarn en expedientes, as como lasrelaciones entre dichos expedientes.

La seccin 3.1. de este captulo se ocupa de los requisitos necesarios para lacreacin del cuadro de clasificacin. A continuacin se citan los requisitos de lasclases y expedientes (seccin 3.2) y de los volmenes (seccin 3.3). En la ltimaseccin (3.4) se enumeran los requisitos relativos al mantenimiento del cuadro de

clasificacin.

3.1 Configuracin del cuadro de clasificacin

Ref. Requisito

3.1.1 El SGDEA debe soportar del cuadro de clasificacin de la organizacin y sercompatible con l.

3.1.2 El SGDEA debe permitir la utilizacin de un cuadro de clasificacin en el quelos expedientes se puedan representar dispuestos en una jerarqua con un

mnimo de tres niveles.Tres niveles se consideran el mnimo esencial; en ciertos entornos sernnecesarios ms.

3.1.3 Conviene que el SGDEA no restrinja el nmero de niveles de la jerarqua delcuadro de clasificacin.

3.1.4 El SGDEA debe permitir que en el momento de la configuracin se definanmecanismos de denominacin.

3.1.5 El SGDEA debe permitir la construccin de un cuadro de clasificacin ya en elmomento de la configuracin, de forma que sea posible proceder a la captura o

la importacin de documentos electrnicos de archivo.3.1.6 El SGDEA debe permitir a los administradores aadir nuevas clases en

cualquier posicin dentro de una clase, cuando no existan expedientesalmacenados en ese punto.

Tngase en cuenta que esto puede suceder en cualquier nivel.

3.1.7 Cuando el SGDEA posea una interfaz grfica, sta deber permitir lanavegacin y la exploracin, en un entorno visual, de los expedientes y de laestructura del cuadro de clasificacin, as como la seleccin, la recuperacin yla presentacin de los expedientes electrnicos y su contenido por medio de talmecanismo.


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ESPECIFICACINMOREQ


Ref. Requisito3.1.8 Conviene que el SGDEA permita la definicin y el uso simultneo de varios

cuadros de clasificacin.

Esto puede ser necesario, por ejemplo, tras la fusin de dos organizaciones;sin embargo no est previsto que esta caracterstica se use habitualmente.

3.1.9 Conviene que el SGDEA permita el uso de un cuadro de clasificacindistribuido cuyo mantenimiento se pueda realizar a travs de una red derepositorios de documentos electrnicos de archivo.

3.2 Clases y ExpedientesEn esta seccin se enumeran los requisitos aplicables a las clases y a losexpedientes.

Ref. Requisito

3.2.1 El SGDEA debe soportar los metadatos de expedientes y clases del cuadro declasificacin. Una vez se ha capturado un documento de archivo, el sistemadebe reservar a los administradores la capacidad de aadir o modificar susmetadatos.

En el captulo 12 se describen los requisitos de los metadatos.3.2.2 El SGDEA debe permitir la aplicacin de al menos dos mecanismos de

denominacin de expedientes electrnicos y clases en el cuadro declasificacin:

Un mecanismo que asigne un cdigo de referencia con una estructuranumrica o alfanumrica, es decir, un identificador nico en todo el cuadrode clasificacin (vase el captulo 7) a cada expediente electrnico.

Un mecanismo que asigne un texto como ttulo a cada expediente.

Debe ser posible aplicar ambos identificadores de forma conjunta o

independiente en la misma aplicacin.3.2.3 El SGDEA debe permitir a los administradores aadir (abrir) expedientes en el

nivel ms bajo de cualquier clase del cuadro de clasificacin.

Tngase en cuenta que no tiene por qu existir una coincidencia en las cotasde los niveles inferiores de todas las clases.

3.2.4 El SGDEA debe grabar la fecha de apertura de una nueva clase o expediente eincluirla entre los metadatos del expediente.


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ESPECIFICACINMOREQ


Ref. Requisito3.2.5 Siempre que se abra una nueva clase o expediente, el SGDEA deber, de

forma automtica, incluir entre en sus metadatos los atributos derivados de suposicin en el cuadro de clasificacin (por ejemplo, el nombre y cdigo declasificacin).

As, si un expediente denominado Correspondencia est en una trayectoriajerrquica:

Desarrollo del plan regional: Consulta pblica: Correspondencia

y el administrador aade un nuevo expediente denominado Objecionesformales en el mismo nivel que el expediente de Correspondencia, el nuevoexpediente deber heredar de forma automtica el prefijo Desarrollo del

plan regional: Consulta pblica.

3.2.6 Conviene que el SGDEA admita un mecanismo opcional de denominacin deexpedientes y clases basado en trminos incluidos en un vocabulariocontrolado y en relaciones extradas de un tesauro que satisfaga la norma ISO2788 o la ISO 5964. Asimismo, es conveniente que permita la vinculacin deltesauro al cuadro de clasificacin.

3.2.7 Conviene que el SGDEA contenga un mecanismo de denominacin deexpedientes y clases que incluya nombres (por ejemplo, de personas) y fechas(por ejemplo, de nacimiento) en la designacin de expedientes. Estacaracterstica abarca tambin la validacin de los nombres de acuerdo con unalista.

Este requisito resulta pertinente en entornos dedicados a procesartransacciones.

3.2.8 Adems del resto de los requisitos detallados en la presente seccin, convieneque el SGDEA admita la asignacin de trminos incluidos en un vocabulariocontrolado que satisfagan la norma ISO 2788 o la ISO 5964 como trminosdescriptivos referentes al asunto en los metadatos de una clase o expediente.

3.2.9 El SGDEA no debe imponer lmite prctico alguno al nmero de clases o

expedientes que se pueden definir.3.2.10 El SGDEA debe permitir la creacin y el mantenimiento automtico de una

lista o inventario de expedientes.

3.3 Volmenes

Esta seccin se ocupa de los requisitos aplicables a la utilizacin de volmenes,usados en general para subdividir expedientes que de otro modo podran adquirirun tamao desmedido y resultaran difciles de manejar.


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ESPECIFICACINMOREQ


Ref. Requisito3.3.1 El SGDEA debe permitir a los administradores aadir (es decir, abrir)

volmenes electrnicos en cualquier expediente que no se haya cerrado.

3.3.2 El SGDEA debe grabar la fecha de apertura de cada nuevo volumen e incluirlaentre los metadatos de ste.

3.3.3 Siempre que se abra un nuevo volumen, el SGDEA deber incluir de formaautomtica entre sus metadatos los atributos heredados de los metadatos delexpediente al que pertenece, tales como su nombre y su cdigo declasificacin.

3.3.4 El SGDEA debe permitir la aplicacin del concepto de volmenes deexpedientes electrnicos abiertos y cerrados, conforme a las siguientes normas:

En un expediente slo puede estar abierto el volumen de creacin msreciente.

El resto de los volmenes de ese expediente deben permanecer cerrados(aunque pueden existir excepciones temporales, establecidas por elrequisito 3.3.6).

Tngase en cuenta que se puede acceder a los documentos de archivoincluidos en un volumen con independencia de si dicho volumen est abierto ocerrado.

3.3.5 El SGDEA debe impedir que el usuario aada documentos electrnicos dearchivo a un volumen cerrado (excepto en los casos que exige el requisito3.3.6).

3.3.6 El SGDEA debe permitir que el administrador reabra un volumen previamentecerrado de forma temporal y que, tras aadirle documentos de archivo, locierre de nuevo.

Se ha previsto la utilizacin de esta caracterstica con vistas a la rectificacinde errores de los usuarios, por ejemplo, cuando un volumen se cierra porequivocacin.


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ESPECIFICACINMOREQ


3.4 Mantenimiento del cuadro de clasificacin

Ref. Requisito

3.4.1 El SGDEA debe permitir la reubicacin de un expediente y sus volmenes, obien de una clase completa de la jerarqua, en un lugar distinto del cuadro declasificacin. Asimismo, debe garantizar que todos los documentos electrnicosde archivo ya colocados sigan vinculados a los expedientes y volmenesreubicados.

La utilizacin de este instrumento se ha previsto slo para casos excepcionales,como fusiones de organizaciones, otras reestructuraciones y correccin deerrores. Este requisito ha de entenderse conjuntamente con el 3.4.3, el 3.4.4 y el

3.4.5.3.4.2 El SGDEA debe permitir que un documento electrnico de archivo se pueda

volver a clasificar en otro volumen de expediente electrnico.

La utilizacin de este instrumento est prevista en casos excepcionales, comocuando es preciso corregir errores humanos. Este requisito ha de entenderseconjuntamente con el 3.4.3, el 3.4.4 y el 3.4.5.

3.4.3 El SGDEA debe reservar a los administradores la capacidad de trasladar lasclases, los expedientes, los volmenes y los documentos de archivo dentro delcuadro de clasificacin.

3.4.4 El SGDEA debe dejar constancia clara del estado de cualquier clase, expediente,volumen o documento de archivo con anterioridad a su reclasificacin, de modoque pueda conocerse fcilmente todo su historial.

Como mnimo, este dato se debe almacenar en la pista de auditora. Tambinpuede resultar conveniente guardar este dato en algn otro lugar ( por ejemplo,en los metadatos de los objetos que se trasladan).

3.4.5 Conviene que el SGDEA permita al administrador introducir las razones que lellevaron a la reclasificacin de cualquier clase, expediente, volumen o documentode archivo.

3.4.6 El SGDEA debe evitar en todo momento que se elimine un expediente o

cualquier parte de su contenido, salvo en caso de:

destruccin conforme a la norma de conservacin (vase el captulo 5);

eliminacin llevada a cabo por un administrador como parte de unprocedimiento auditado (vase 9.3).

3.4.7 El SGDEA debe permitir el cierre de un expediente conforme a un procedimientoespecfico reservado a los administradores.


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ESPECIFICACINMOREQ


Ref. Requisito3.4.8 Conviene que el SGDEA pueda cerrar un volumen de un expediente de forma

automtica cuando se cumplan unos criterios determinados definidos en elmomento de la configuracin y que, cuando menos, incluyan:

los volmenes delimitados por una fecha de corte anual, como el trmino delao natural, fiscal o cualquier otro ciclo anual definido;

el transcurso del tiempo desde una accin determinada, por ejemplo, desde lafecha ms reciente en que se aadi un documento electrnico de archivo aese volumen;

el nmero de documentos electrnicos de archivo que contiene un volumen.En determinadas circunstancias puede resultar conveniente aplicar otroscriterios (por ejemplo, cuando el tamao del volumen llega al lmite de lacapacidad de almacenamiento de un disco extrable).

3.4.9 El SGDEA debe grabar la fecha de cierre de un volumen e incluirla entre losmetadatos de dicho volumen.

3.4.10 El SGDEA debe impedir que un volumen abierto de forma temporal (comosucede en cumplimiento del requisito 3.3.6) siga abierto despus de que eladministrador se desconecte del sistema.

3.4.11 Conviene que el SGDEA permita a los usuarios crear referencias cruzadas (estoes, relaciones del tipo vase adems) entre los expedientes relacionados entres.

3.4.12 El SGDEA debe mantener en todo momento la integridad interna tanto laintegridad de las relaciones como de otro tipo- con independencia de:

las actividades de mantenimiento

otras acciones del usuario

el fallo de los componentes del sistema.

Dicho de otro modo, no se debe permitir que surja una situacin en la que,

debido a la accin de un usuario o a un fallo del software, se produzca unaincoherencia en el SGDEA o en su base de datos.

3.4.13 Conviene que el SGDEA permita crear entradas mltiples para un documentoelectrnico de archivo en varios expedientes electrnicos, sin duplicacin fsicadel documento electrnico de archivo.

En otras palabras, se deberan utilizar marcadores cuando se capture ms de undocumento de archivo basado en el mismo documento.

3.4.14 Conviene que el SGDEA disponga de herramientas que proporcionen aladministrador estadsticas sobre distintos aspectos de la actividad en el cuadro declasificacin, incluido el nmero de expedientes, documentos de archivo o

volmenes electrnicos creados, cerrados o eliminados en un perododeterminado.


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ESPECIFICACINMOREQ


4 CONTROLES Y SEGURIDAD

En este captulo se agrupan los requisitos de una amplia gama de controlesrelacionados con la seguridad de los documentos de archivo.

Las organizaciones han de ser capaces de controlar a quin se permite el acceso alos documentos de archivo y en qu circunstancias, pues stos pueden contenerinformacin reservada de carcter personal, comercial u operativo. Tambin puedeser conveniente restringir el acceso a los usuarios externos. Por ejemplo, en ciertos

pases donde la legislacin sobre la libertad de informacin da acceso adeterminados documentos de archivo pblicos, los ciudadanos pueden desear

consultar los documentos de archivo. En la seccin 4.1 se enumeran los requisitosrelativos a estos controles.

Asimismo, puede resultar conveniente almacenar en la pista de auditora cualquieracceso o cualquier otra actividad que afecte a un documento de archivo, as como alos documentos o a la informacin relacionados con l, con objeto de garantizar suadmisibilidad jurdica y facilitar la recuperacin de los datos. En la seccin 4.2 sedetallan los requisitos del control de esta informacin.

La seguridad de los documentos de archivo abarca tambin la capacidad deprotegerlos ante cualquier fallo del sistema mediante la creacin de copias deseguridad y la posibilidad de restaurar los documentos de archivo a partir de stas.

En la seccin 4.3 se enumeran estos requisitos.

Por diversas causas, puede resultar necesario trasladar los documentos de archivo a

distintos sistemas y emplazamientos. En la seccin 4.4 se presentan los requisitosdel control de tales transferencias.

En la seccin 4.5 se detallan los requisitos de control de la autenticidad de losdocumentos de archivo.

Por ltimo, en la seccin 4.6 se presentan los requisitos de seguridad de losdocumentos clasificados (que se suelen encontrar en algunos departamentos

gubernamentales)

4.1 Acceso

Normalmente, las organizaciones necesitan controlar el acceso a sus documentosde archivo. En general, deben limitar o permitir el acceso a determinadosdocumentos de archivo y expedientes en funcin del usuario o del grupo deusuarios. Cuando se trata de temas de seguridad nacional, tambin pueden tomar enconsideracin las habilitaciones de seguridad de los usuarios.

La atribucin de los derechos de acceso es una funcin que compete aladministrador, como se muestra en la tabla de la seccin 13.4. No obstante,conviene recordar que esta funcin se limita a la aplicacin, desde el punto de vista


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ESPECIFICACINMOREQ


del sistema, de las decisiones que adoptan los directivos de jerarqua superior, que

suelen estar basadas la legislacin y normativa en materia de informacin,proteccin de datos, archivos y del sector de actividad correspondiente. Estosasuntos se abordan en la seccin 11.5.

Ref. Requisito

4.1.1 El SGDEA debe permitir que el administrador restrinja el acceso a losdocumentos de archivo, expedientes y metadatos a determinados usuarios ogrupos de usuarios.

4.1.2 El SGDEA debe permitir que el administrador asocie al perfil del usuariociertos atributos que determinarn las funciones, los campos de metadatos, los

documentos de archivo y los expedientes a los que el usuario tendr acceso.Los atributos del perfil servirn para:

vetar el acceso al SGDEA cuando no se aplique un mecanismo deautenticacin aceptado atribuido al perfil del usuario;

restringir el acceso del usuario a ciertos expedientes o documentos dearchivo;

restringir el acceso del usuario a ciertas clases del cuadro de clasificacin;

restringir el acceso del usuario segn la habilitacin de seguridad de superfil;

restringir el acceso del usuario a ciertas funciones, como la lectura, laactualizacin y la eliminacin de determinados campos de metadatos;

denegar el acceso despus de una fecha concreta;

asignar el usuario a uno o varios grupos de usuarios.

Un ejemplo de mecanismo de autenticacin aceptado es la contrasea.

4.1.3 El SGDEA debe proporcionar las mismas funciones de control para losperfiles y para los usuarios.

Esta caracterstica permite que los administradores gestionen y mantengan los

derechos de acceso a travs de un conjunto limitado de perfiles, en lugar deocuparse de un gran nmero de usuarios individuales. Entre estos perfilespodran encontrarse el de gerente, el de encargado de la tramitacin dereclamaciones, el de analista de seguridad o el de administrador de bases dedatos.

4.1.4 El SGDEA debe ser capaz de establecer grupos de usuarios asociados a unconjunto de expedientes o documentos de archivo.

Como ejemplos de estos grupos podemos citar el departamento de personal, elequipo de ventas, etc.

4.1.5 El SGDEA debe permitir que un usuario pertenezca a ms de un grupo.


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ESPECIFICACINMOREQ


Ref. Requisito4.1.6 El SGDEA debe reservar a los administradores la capacidad de establecer

perfiles de usuarios y asignar usuarios a los grupos.

Vase tambin la seccin 13.4.

4.1.7 Conviene que el SGDEA permita a un usuario decidir qu otros usuarios ogrupos pueden acceder a los documentos de archivo de los que l esresponsable. Sin embargo, la asignacin de esta funcin al usuariocorrespondera al administrador, segn las directrices de la organizacin.

4.1.8 El SGDEA debe reservar a los administradores la capacidad de modificar los

atributos de seguridad de los grupos o los usuarios (como los derechos deacceso, el nivel de seguridad y la asignacin y gestin de contraseas).

4.1.9 Si un usuario busca un documento de archivo, volumen o expediente o solicitaacceder a l sin tener derecho a consultarlo, el SGDEA debe darle una de lassiguientes respuestas (que se seleccionarn cuando se configure el sistema):

Visualizacin del ttulo y los metadatos.

Reconocimiento de la existencia del expediente o documento de archivo(esto es, visualizacin del nmero del expediente o del documento dearchivo), pero sin revelar su ttulo ni ningn otro metadato.

Ocultacin de toda informacin sobre el documento de archivo y decualquier otra indicacin que pueda sugerir su existencia.

Estas opciones se presentan en orden creciente en cuanto al grado deseguridad que ofrecen. Tngase en cuenta que la tercera opcin (la msrigurosa) supone la exclusin de tales documentos de archivo de las listas deresultados de bsqueda del SGDEA. Este grado de seguridad suele resultarapropiado cuando se trata de documentos de archivo que tratan de asuntosque pueden afectar a la seguridad nacional.

4.1.10 Si un usuario lleva a cabo una bsqueda de texto ntegro, el SGDEA nuncadebe incluir en los resultados documentos de archivo a los que el usuario notenga derecho a acceder.

Aunque puede parecer que la eleccin del primer tipo de requisito 4.1.9contradice este requisito, este aparente conflicto es deliberado, pues si elrequisito no existiese los usuarios podran realizar bsquedas en el texto parainvestigar el contenido de documentos a los que no tendran derecho aacceder. Por lo tanto, este requisito debe prevalecer sobre el 4.1.9.

4.1.11 Cuando el SGDEA permita que los usuarios intenten acceder a expedientes,volmenes o documentos de archivo sin la autorizacin debida, debe quedarconstancia de tales intentos en la pista de auditora.

Esta caracterstica podra adaptarse de tal forma que slo afectase a losniveles de seguridad especificados por el administrador (tal como se definen

en el requisito 4.6).


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ESPECIFICACINMOREQ


Ref. Requisito4.1.12 Si el SGDEA mantiene un inventario de expedientes (vase 3.2.10), deber ser

capaz de limitar el acceso de los usuarios a determinadas partes de ste que seespecificarn en el momento de la configuracin.

4.2 Pista de auditora

La pista de auditora es un registro de las acciones realizadas en el seno delSGDEA. Entre ellas se encuentran las realizadas por los usuarios o administradoresy las iniciadas de forma automtica por el SGDEA como resultado de los

parmetros del sistema. En la seccin 13.1 del Glosario se puede consultar unadefinicin formal de la pista de auditora. Aunque no es indispensable, la pista deauditora de los documentos de archivo se puede considerar parte de sus metadatos,

pues est formada por datos que describen ciertos aspectos del historial de losdocumentos de archivo.

El SGDEA debe ser capaz de gestionar y controlar los documentos electrnicos dearchivo de acuerdo con ciertas normas, de forma que se cumplan los requisitos deadmisibilidad y seguridad jurdica, adems de demostrar ese cumplimiento. En estesentido, la pista de auditora es un elemento clave en el cumplimiento de talesexigencias, puesto que registra de forma exhaustiva todas las acciones que ataen acualquier documento de archivo.

Cuando se controlan todas las acciones, el volumen de la pista de auditora puedeadquirir grandes proporciones. Por consiguiente, en ciertos sistemas la gerencia

puede determinar que no es preciso registrar determinadas acciones, y en lamayora de los casos la pista de auditora en lnea se traslada peridicamente a unlugar de almacenamiento fuera de lnea y se puede borrar cuando se hayaneliminado o transferido los documentos de archivo a los que afecta. Todos estostemas pertenecen al mbito de la poltica de gestin o bien a los requisitos jurdicoso normativos, por lo que esta especificacin incluye los requisitos del sistema que

permiten realizar tales acciones, pero no especifica en qu medida se aplican.


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ESPECIFICACINMOREQ


Ref. Requisito4.2.1 El SGDEA debe mantener una pista de auditora inalterable, capaz de capturar

y almacenar de forma automtica informacin sobre:

todas las acciones relacionadas con los documentos de archivoelectrnicos, los expedientes electrnicos y el cuadro de clasificacin;

el usuario que inicia o realiza la accin;

la fecha y la hora de la accin.

La palabra inalterable significa que el usuario no puede borrar nimodificar en modo alguno la pista de auditora. Sin embargo, de ser

necesario, cabe la posibilidad de reorganizar o copiar esa informacin en unmedio extrable mediante, por ejemplo, software de bases de datos, siempre ycuando no se modifique su contenido.

4.2.2 Una vez activada la funcionalidad de la pista de auditora, el SGDEA debe sercapaz de rastrear sin intervencin manual alguna todas las acciones y dealmacenar en la pista de auditora la informacin sobre ellas.

4.2.3 El SGDEA debe mantener la pista de auditora durante el tiempo necesario,que al menos abarcar el ciclo de vida de los documentos de archivo oexpedientes electrnicos a los que hace referencia.

4.2.4 El SGDEA debe permitir consignar en la pista de auditora todas lasmodificaciones que afecten a:

grupos de expedientes electrnicos

expedientes electrnicos individuales

volmenes electrnicos

documentos electrnicos de archivo

documentos electrnicos

metadatos relativos a cualquiera de los elementos anteriores.

4.2.5 El SGDEA debe permitir consignar en la pista de auditora todas lasmodificaciones realizadas en los parmetros administrativos.

Ejemplo: Si el administrador modifica los derechos de acceso de un usuario.


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ESPECIFICACINMOREQ


Ref. Requisito4.2.6 El SGDEA debe ser capaz de capturar y almacenar en la pista de auditora

datos sobre las siguientes acciones:

la fecha y la hora de la captura de todos los documentos electrnicos dearchivo;

la reclasificacin de un documento electrnico de archivo en otro volumen(vase 3.4.2);

la reclasificacin de un expediente electrnico dentro del cuadro declasificacin (vase 3.4.1);

cualquier modificacin de la norma de conservacin de un expedienteelectrnico;

cualquier modificacin realizada en los metadatos asociados a las clases,los expedientes o los documentos electrnicos de archivo;

la fecha y la hora de creacin, modificacin y eliminacin de losmetadatos;

los cambios realizados en los privilegios de acceso relativos a unexpediente o documento electrnico de archivo o bien a un usuario;

las acciones de exportacin o transferencia de un expediente electrnico;

la fecha y la hora de presentacin (vase el Glosario, en la seccin 13.1);

la eliminacin o destruccin de expedientes o documentos de archivoelectrnicos.

4.2.7 Conviene que el SGDEA permita al administrador configurar la pista deauditora de forma que le permita seleccionar las acciones que se consignarnde forma automtica. Asimismo, el SGDEA debe garantizar que esta selecciny las modificaciones que en ella se realicen se almacenan en la pista deauditora.

4.2.8 El SGDEA debe permitir el examen, previa solicitud, de la pista de auditora,

de modo que sea posible identificar una accin concreta y acceder a todos losdatos relacionados con ella. Este procedimiento ha de poder ser utilizado porpersonal externo autorizado poco familiarizado con el sistema o que lodesconozca completamente.

4.2.9 El SGDEA debe ser capaz de exportar la pista de auditora de determinadosdocumentos de archivo y expedientes electrnicos y tambin de grupos deexpedientes, sin que ello repercuta en la almacenada por el sistema.

Esta funcin puede ser utilizada por auditores externos que deseen examinar oanalizar la actividad del sistema.


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ESPECIFICACINMOREQ


Ref. Requisito4.2.10 El SGDEA debe poder capturar y guardar los intentos de los usuarios de

acceder a un documento de archivo, volumen o expediente sin tener la debidaautorizacin, y (cuando sea factible) de los intentos de violacin de losmecanismos de control de acceso.

Para ejemplos de circunstancias en las que se pueden dar intentos deviolacin del sistema, consltese 4.1.9.

4.2.11 Como mnimo, el SGDEA debe ser capaz de proporcionar informes sobre lasacciones que afectan a clases, expedientes y documentos de archivoorganizados por:

documentos de archivo, expedientes o clases

usuarios

orden cronolgico.

4.2.12 Conviene que el SGDEA sea capaz de generar informes sobre las accionesrelacionadas con expedientes y documentos de archivo organizados por

puestos de trabajo y (cuando proceda por motivos tcnicos) en funcin de ladireccin electrnica en la red.

4.3 Copias de seguridad y recuperacinTanto la normativa legal como la propia actividad de la organizacin exigen quelos SGDEA cuenten con procedimientos exhaustivos de creacin peridica decopias de seguridad de los documentos de archivo y metadatos, de forma que sea

posible recuperar rpidamente cualquier documento de archivo perdido debido a unfallo del sistema, un accidente, un fallo en la seguridad, etc.

Las tareas de creacin y restauracin automtica de copias peridicas de seguridadpueden corresponder al SGDEA o bien ser una funcin integrada en los servicios yprocedimientos de un sistema de gestin de documentos electrnicos (SGDE) o deun sistema de gestin de bases de datos que funcione conjuntamente con elSGDEA.

En la prctica, las funciones de copia de seguridad y restauracin se puedenrepartir entre los administradores del SGDEA y el personal del departamento deoperaciones de TI.

Ref. Requisito

4.3.1 El SGDEA debe estar dotado de procedimientos automticos de copia deseguridad y restauracin que permitan realizar copias peridicas de seguridadde todas las clases, los expedientes, los documentos de archivo, los metadatos

y los atributos administrativos del repositorio del SGDEA o de algunos deellos.


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ESPECIFICACINMOREQ


Ref. Requisito4.3.2 El SGDEA debe permitir al administrador programar rutinas de copias de

seguridad en las que pueda:

especificar la frecuencia de la copia de seguridad;

escoger las clases, expedientes o documentos de archivo de los que se haruna copia de seguridad;

seleccionar un soporte de almacenamiento, un sistema o un emplazamientopara la copia de seguridad (por ejemplo, un almacenamiento fuera de lnea,en otro sistema o en un emplazamiento remoto).

4.3.3 El SGDEA debe reservar al administrador la capacidad de restaurar las copiasde seguridad. La integridad de los datos no se debe ver afectada en modoalguno por esa restauracin.

4.3.4 El SGDEA debe reservar al administrador la capacidad de actualizar elsistema a partir de las copias de seguridad, manteniendo la plena integridad delos datos.

4.3.5 Conviene que el SGDEA sea capaz de notificar a los usuarios, en su caso, laposibilidad de que se haya realizado una recuperacin incompleta. Lanotificacin tendra lugar la siguiente vez que el usuario se conectara alsistema.

4.3.6 El SGDEA debe permitir que los usuarios especifiquen los documentos dearchivo que se considerarn esenciales.

Los documentos de archivo esenciales son los absolutamente necesarios parala continuidad de la actividad de la organizacin, ya sea en cuanto a sucapacidad de hacer frente a situaciones de emergencia o a catstrofes, ya enrelacin con la proteccin de sus intereses financieros y jurdicos. Porconsiguiente, la identificacin y la proteccin de estos documentos de archivoes de gran importancia en cualquier organizacin.

4.3.7 El SGDEA debe permitir la restauracin de los documentos de archivoesenciales y los dems en operaciones separadas.

4.4 Control de movimientos de documentos de archivo

A lo largo de su ciclo de vida, los expedientes y sus metadatos se pueden transferirde un soporte o lugar de almacenamiento a otro, a medida que su actividaddisminuye o se modifica su uso. Esta transferencia puede ser local, ya sea casi enlnea (near line) (por ejemplo, a un medio extrable en un aparato automtico,como CD grabables en un reproductor de CD), o fuera de lnea (hacia un rea dealmacenamiento local o remota) o a otro depsito de documentos de archivo (comoun archivo nacional o pblico). Es preciso que exista un instrumento de control que

permita registrar el cambio de ubicacin, tanto por razones normativas como parafacilitar el acceso.


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ESPECIFICACINMOREQ


Ref. Requisito4.4.1 El SGDEA debe contar con un instrumento de seguimiento que permita

controlar y registrar informacin sobre la ubicacin y movimientos de losexpedientes, tanto tradicionales como electrnicos.

4.4.2 En la funcin de seguimiento se debe registrar informacin sobre losmovimientos, que incluir:

identificador nico de los expedientes o documentos de archivo;

ubicacin actual y el nmero de emplazamientos anteriores que fije elusuario (los emplazamientos deberan ser definidos por el usuario);

fecha en que el expediente se remiti o traslad fecha de recepcin del expediente en su nuevo emplazamiento (cuando se

trate de transferencias);

usuario responsable del traslado (cuando proceda).

4.4.3 El SGDEA debe seguir proporcionando acceso al contenido del documentoelectrnico de archivo, incluyendo la capacidad de presentarlo y manteniendosu estructura y su formato, a lo largo del tiempo, independientemente de lautilizacin de nuevas versiones de aplicaciones de software.

Este ltimo requisito se puede satisfacer, aunque no es obligatorio que as se

haga, con el uso de una aplicacin que permita visualizar mltiples formatos.En la seccin 11.7 se ofrece ms informacin sobre cuestiones relacionadascon la presentacin a largo plazo.

4.5 Autenticidad

Los documentos de archivo que se deben capturar y el momento en que se realizarla captura son cuestiones que se determinarn en funcin de la poltica corporativay de las necesidades archivsticas de la organizacin. Una vez capturado eldocumento de archivo, es esencial que no se modifiquen los componentes, la

estructura ni los metadatos necesarios para verificar su autenticidad. Losdocumentos de archivo capturados se deben conservar de un modo que no admitamodificaciones, de forma que queden protegidos durante toda su vida contracambios deliberados o accidentales de contenido, contexto, estructura y apariencia,y puedan as conservar su autenticidad.

Ref. Requisito

4.5.1 El SGDEA debe restringir el acceso a las funciones del sistema segn el perfildel usuario y aplicando controles estrictos de administracin del sistema.

Esta caracterstica es necesaria para proteger la autenticidad de los

documentos electrnicos de archivo .


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ESPECIFICACINMOREQ


Ref. Requisito4.5.2 En caso de que sea posible y proceda, conviene que el SGDEA muestre una

advertencia cada vez que se intente capturar un documento de archivoincompleto o incoherente de algn modo que pueda repercutir en su futuraautenticidad.

Ejemplo: Una orden de compra sin una firma electrnica vlida o una facturade un proveedor no reconocido.

4.5.3 En caso de que sea posible y proceda, conviene que el SGDEA muestre unaadvertencia cada vez que se intente capturar un documento de archivo cuyafutura verificacin de autenticidad no resulte factible.

4.5.4 El SGDEA debe evitar que los usuarios o los administradores modifiquen elcontenido de los documentos electrnicos de archivo, excepto cuando loscambios formen parte de la tramitacin o del proceso documental, tal y comose comenta ms adelante en la presente especificacin.

4.6 Niveles de seguridad

La seccin 4.1 describe los requisitos del control del acceso de los usuarios ygrupos de usuarios. En ciertos entornos, y principalmente cuando est en juego laseguridad nacional, es preciso restringir ms el acceso mediante un sistema deniveles y habilitaciones de seguridad. Tales habilitaciones prevalecen sobrecualquier derecho de acceso que se pueda conceder en virtud de las caractersticasdefinidas en la seccin 4.1. Los requisitos de esta seccin slo son aplicables a losentornos en los que existe tal necesidad.

Dicha necesidad se satisface asignando a las clases, expedientes o documentos dearchivo uno o ms niveles de seguridad, expresin que se utilizar en estaespecificacin para designar uno o varios trminos asociados a un documento dearchivo y que definen las normas que rigen el acceso a ste. El trmino no es deuso corriente y se ha acuado expresamente para la presente especificacin.

A continuacin, a cada usuario se le pueden asignar una o ms habilitaciones deseguridad que evitarn su acceso a todas las clases, expedientes o documentos dearchivo de niveles de seguridad superiores.

Los niveles de seguridad se pueden dividir en subniveles. Algunos subniveles sonde naturaleza jerrquica, mientras que otros se pueden organizar conforme acriterios diferentes, por lo general especficos de una organizacin o sector. En estaespecificacin slo se describen con detalle los requisitos de subniveles

jerrquicos.

Ref. Requisito

4.6.1 El SGDEA debe permitir la asignacin de niveles de seguridad a losdocumentos de archivo.


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ESPECIFICACINMOREQ


Ref. Requisito4.6.2 El SGDEA debe permitir que en el momento de la configuracin se escoja

una de las siguientes opciones:

la asignacin de niveles de seguridad a clases, expedientes y/o volmenes;

la existencia de clases, expedientes y/o volmenes electrnicos que notengan asignado ningn nivel de seguridad.

Esta es una caracterstica conveniente, pues ciertas organizaciones prefierenasignar niveles de seguridad a los expedientes electrnicos, tal y como harancon los expedientes tradicionales, mientras que otras optan por proteger

solamente los documentos de archivo que se encuadran en tales expedientes.4.6.3 Conviene que el subsistema de seguridad del SGDEA se pueda utilizar de

forma eficaz en conjuncin con otros productos de seguridad general.

4.6.4 El SGDEA debe permitir, aunque no exigir necesariamente, que los niveles deseguridad se subdividan en uno o varios subniveles.

As, un nivel de seguridad se podra desglosar en tres subniveles, como seindica en el siguiente ejemplo ficticio:

Subnivel Valores permi

modelo de requisitos documentos electronicos de archivo

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