modern office for for adm

MODERN OFFICE ADMINISTRATIONMODERN OFFICE ADMINISTRATION

www.valueconsulttraining.com (021 7919 8730)

An office is generally a room or other area in which people work, but may also denote a position within an organization with specific duties attached to it (see

An office is generally a room or other area in which people work, but may also denote a position within an organization with specific duties attached to it (see officer, office-holder, official)


OFFICE MANAGEMENT

Organizing and administering the activities that normally occur in any day-to-day business office environment. An office manager is one who has the administrative responsibilities of office management.

environment. An office manager is one who has the administrative responsibilities of office management.

Mengelola berbagai aktivitas kantor yang berhubungan dengan pihak luar (eksternal) maupun dengan pihak dalam (internal) secara efektif dan efisien


FUNGSI KANTOR

RECEIVING INFORMATION Menerima berbagai informasi dalam bentuk ; surat, telepon,faktur, email, faxcimili dan lain-lain

RECORDING INFORMATION Menyimpan informasi untuk kebutuhan manajemen , misal ;Laporan keuangan, dokumen hasil negosiasi dan lain-lain

PREPARING AND ARRANGING INFORMATION Mengolah informasi dan menyiapkan informasi, misal ; PREPARING AND ARRANGING INFORMATION Mengolah informasi dan menyiapkan informasi, misal ; laporan statistik perusahaan, laporan keuangan dan lain-lain

DISTRIBUTE INFORMATION Menyebarkan atau membagi informasi dalam bentuk ; surat, pengumuman,laporan-laporan dan lain-lain

SAFEGUARDING ASSETS Melindungi asset perusahaan yang berbentuk informasi


OFFICE MANAGEMENT SYSTEM

Managerial Leadership

Organizing Communicating

Office Manual Record Management Office System Time Management

Telephone Courtesy Inter-Office Relations Meeting Arrangement

Organizing Communicating


TUGAS-TUGAS TEAM ADMINISTRASI

BERDASARKAN KEGIATAN

A. TUGAS SEHARI-HARI

Pekerjaan yang sudah merupakan job description sehari-hari yang dilaksanakan tanpa menunggu perintah atasanmisal ; Pengetikan, mengatur file, melakukan dan menerima teleponKorespondensi dllmisal ; Pengetikan, mengatur file, melakukan dan menerima teleponKorespondensi dll

B. TUGAS BERDASARKAN PERMINTAAN ATAU PERINTAH

Tugas berdasarkan permintaan atasan, misal ; menyiapkan danmenyelangggarakan rapat, mengatur jadual perjalanan.

C. TUGAS BERDASARKAN KREATIVITAS

Tugas berdasarkan inisiatif/kreatifitas, misal : Membuat formulir penerimaan telepon, mengumpulkan artikel, mengirim ucapan selamat.


A. TUGAS ADMINISTRASI DAN PERKANTORANMisal : Mengelola surat menyurat, fillng, mengetik, melengkapi peralatan kantor

B. TUGAS KOMUNIKASIMisal : Menelpon dan menerima telepon, melayani tamu atasan, menyusun jadual perjanjian.

BERDASARKAN JENIS TUGAS

TUGAS-TUGAS TEAM ADMINISTRASI

C. TUGAS YANG BERKAITAN DENGAN KEUANGANMisal : Mengelola petty cash

D. TUGAS PUBLIC RELATIONMisal : mengirim ucapan selamat kepada relasi, memberikan penjelasan kepadayang membutuhkan

E. TUGAS INSIDENTILMisaL : mempersiapkan rapat, mempersiapkan pidato atasan, mempersiapkan perjalanan dinas atasan


SEKRETARIS TEAM ADMISTRASI

- MELAYANI KEBUTUHAN 1 ATAU 2 ATASAN,PALING BANYAK 3

- MELAYANI KEBUTUHAN KANTOR

- MELAYANI KEBUTUHAN 1 ATAU 2 ATASAN,PALING BANYAK 3

- SIFAT PEKERJAANLEBIH KE KETRAMPILAN

- MELAYANI KEBUTUHAN KANTOR

- SIFAT PEKERJAANLEBIH KE ADMINISTRASI danPELAYANAN KANTOR


PENGETAHUAN/WAWASAN YANG HARUS DIMILIKI OLEH ANGGOTA TEAM ADMINISTRASI

1. VISI DAN MISI PERUSAHAAN2. KEGIATAN DAN OPERASI PERUSAHAAN3. BIDANG BISNIS PERUSAHAAN4. PERATURAN YANG MENYANGKUT KEGIATAN

PERUSAHAAN ATAU PEKERJAAN ATASAN

1. VISI DAN MISI PERUSAHAAN2. KEGIATAN DAN OPERASI PERUSAHAAN3. BIDANG BISNIS PERUSAHAAN4. PERATURAN YANG MENYANGKUT KEGIATAN

PERUSAHAAN ATAU PEKERJAAN ATASAN5. PRINCIPAL PERUSAHAAN (BILA ADA)6. PENGETAHUAN UMUM


Respect = sifat dasar adalah kebutuhan untukdihargai

Empathy = kemampuan mendengarkan /mengerti lebih dahulu

Audible = dapat didengarkan/dimengerti dengan baik dengan memanfaatkan

5 HUKUM KOMUNIKASI EFEKTIF

dihargaiEmpathy = kemampuan mendengarkan /

mengerti lebih dahuluAudible = dapat didengarkan/dimengerti

dengan baik dengan memanfaatkanmedia audio visual yang tepat

Clarify = jelas, terbuka, dan transparantHumble = rendah hati


PENAMPILAN PROFESIONAL

1. MENARIK SECARA PHISIK2. KESEHATAN TERJAGA3. BER-ETIKET/BER-TATA-KRAMA 3. BER-ETIKET/BER-TATA-KRAMA 4. KEMAMPUAN KOMUNIKASI YANG BAIK


DEFINISI INFORMASI

INFORMASI adalah data yang diolah dan dibentuk menjadi lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi merupakan pengumpulan dan pengolahan data untuk memberikan keterangan atau pengetahuan. Sumber informasi adalah data. Data adalah

menjadi lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi merupakan pengumpulan dan pengolahan data untuk memberikan keterangan atau pengetahuan. Sumber informasi adalah data. Data adalah kesatuan yang menggambarkan suatu kejadian atau kesatuan nyata.


INFORMASI

INPUT

jenis

OUTPUT

jenis

KANTOR

=

UNITjenis

sumber

cakupan

jenis

pengguna

cakupan

UNIT

PELAYANAN

INFORMASI


INFORMASI YANG BAIK

- tepat waktu

- akurat

- mengurangi ketidak-pastian

- mengandung unsur tak-terduga - mengandung unsur tak-terduga

- tersusun dalam sistem

- terkait dengan kegiatan & sasaran organisasi


Membantu pimpinan menjalankan tugas

manajemen

SISTEMINFORMASIMANAJEMEN

COMPREHENSIVE

SYSTEM=

manajemen

PLANNING ORGANIZING ACTUATING CONTROLLING


modern office for for adm

Presentations & Public Speaking