SOFTWARE UPGRADE RECOMMENDATION REPORT 

 

Author: Ronald Yuwono 

22/02/2015 

 

 

 

 

 

 

Table of Contents: 

1. Introduction – Page 3 

 

2. Software – Page 4 

‐ Operating Systems – Page 5 

‐ Operating System Requirements – Page 6 

 

3. Hardware – Page 7 

‐ Purpose of Hardware Audit – Page 8 

‐ Hardware Register Audit – Page 9 

 

4. Client Needs – Page 9  

Recommendation – Page 9 

 

 

 

 

 

 

1: Introduction 

The purpose of this report is to give the end user some new information and insight on 

software and hardware and how they cooperate with each other, as well as some 

information about their system, an audit of their system, and some recommendations to 

improve the users experience with their computer. This report will also show in‐depth 

information about software, operating systems and their requirements, along with 

hardware information such as; the purpose of hardware audits, and an included hardware 

register audit.  

Details include:  

The generalisation of software and the different types of software that are 

established, such as; application software, system software and malicious software 

or “malware”. 

Operating systems and their function, purpose, and their requirements. This includes 

exploring the different types of operating systems 

Generalisation of hardware and how they function in conjunction to software. 

Different types of components are explored throughout the section and their 

purpose stated. 

Hardware audits and their purpose. How the audits are an important part of PC 

maintenance and other  

An audit of the user’s computer system and some recommendations on how to 

improve the user experience. 

Applications downloaded on to the user’s computer to further help the users 

productivity and provide basic and general tasks (e.g. documentation programs) 

 

 

 

 

 

 

 

 

2: Software 

Software in general terms means the computer instructions or data. Anything that can be digitally 

and electronically stored is considered to be software. It is any type of instructions that can be read 

by a computer processor (read section 3 for hardware information) to perform specific operations. 

Software contrasts with hardware, where as hardware has a tangible form which carries out the 

task, the software gives the hardware the instructions to do the said tasks. An analogy of this can be 

defined by music, where hardware is the musical instrument, and the software are the notes being 

played.  

Computer software can include programs, libraries and documentation that are associated with 

them. The term “software” is usually used in a narrow sense, meaning application software only. 

Software is stored within the computer and is intangible. There are various types of software that 

are on virtually all computer platforms and can be grouped in a few broad categories. 

Application software ‐ Uses the computer system to perform functions or 

provide functions beyond basic operations of the computer itself. The term 

“application software” is so broad because the range of tasks can be performed 

by a modern computer is so large. 

System software – Designed to directly operate the computer’s hardware to 

provide basic functionality needed by the user and the program. System 

software also provides a platform for running application software. These 

include; operating systems, device drivers, and utilities. 

Malicious software or “malware” – Computer programs that are designed to 

harm and disrupt computers. Malware is undesirable to the general consumer, 

though there are programs to terminate unwanted software such as; anti‐virus, 

internet security (for safe web browsing), and registry cleaners. 

Computer software and programs must be “loaded” into the computers storage system (e.g. hard 

drive or memory). Once the software has loaded, the computer is able to execute the software 

through a set of instructions made by the program. 

 

 

 

 

 

2.1: Operating Systems 

An operating system is a program or software that manages the computer hardware and software. It 

provides common services for the programs. The operating system (or OS) is an essential component 

of the system software category in a computer system. Applications and other programs usually 

require an operating system to function on a computer. 

There are various types of operating systems, these include: 

Single‐ / multi‐tasking – A single‐tasking system can only run one program at one time, 

where a multi‐tasking system is the contrary, being able to run multiple programs in 

concurrency (running simultaneously). 

Single‐ / multi‐user – Single‐user operating systems have no facilities to distinguish between 

each users, but allow multiple programs to run in concurrency. Multi‐user systems are the 

contrary, where it extends the basic concept of multi‐tasking with facilities that identify 

processes and resources, letting the system permit multiple users to interact with the 

system at the same time. 

Distributed ‐ Manages a group of distinct computers and makes them appear as a single 

computer. 

Templated ‐ Creates a single virtual machine image as a guest operating system, then saves 

it as a tool for multiple running virtual machines. 

Embedded – Designed to be used in embedded computer systems. They are made to 

operate on small machines (e.g. PDAs) with less autonomy. These systems are very compact 

and extremely efficient although are incredibly restrictive. 

Operating systems can come in a large array of types for different devices and systems. Examples for 

modern operating systems include Android, BSD, iOS, Linux, OS X, QNX, Microsoft Windows, 

Windows Phone, and Blackberry OS. All these operating systems share roots in UNIX (a family of 

multi‐tasking, multi‐user computer operating system). 

 

 

 

 

 

 

 

2.2: Operating System Requirements 

These are the operating system requirements that the hardware must meet (only popular modern 

operating systems shown): 

 Operating System Name 

 

 Proprietary/Open source* 

 Hardware Requirements 

 Windows 8/8.1 

 Proprietary 

1GHz Processor (Intel or AMD based chip) 

1GB (32‐bit) or 2GB (64‐bit) RAM 

25GB Hard Disk Space 

 Linux Peppermint 14  Open Source 

512MHz Processor  1GB RAM 

4GB Hard Disk Space 

 Apple Mavericks OS X 

 Proprietary 

1.5GHz Processor (Intel or AMD based chip) 

2GB RAM Mountain Lion OS X 

Preinstalled On System *Proprietary – Computer software licensed under exclusive legal right of the copyright holder with the intent 

that the licensee is given the right to use the software under certain conditions. Must be purchased with 

money. 

*Open Source – Promotes a universal access via a free license to the products design or blueprint, and also has 

universal distribution of the design and blueprint. The user is also allowed to make any modifications to the 

software provided. 

 

Operating systems can only operate under certain types of hardware for it to be able to function as 

intended to. Of course, this means that, the better the hardware specifications on the computer, the 

faster the programs and operating system will run, and vice versa. 

 

 

 

 

 

 

 

3: Hardware 

Computer hardware (or simply called “hardware”) are the physical parts of a computer. This includes 

the peripherals of a computer such as the monitor, mouse and keyboard. Other parts of the 

computer are the; motherboard (or simply “board”), hard disk drive (HDD), the central processing 

unit (CPU), the graphical processing unit (GPU) and random access memory cards (RAM). In contrast 

to software (see section 2 for software information), hardware is tangible and must be run by 

software through the instructions that the programs gives to the hardware. 

There are many variables in computer hardware which will be explored below: 

Case – The computer case is a plastic or metal enclosure that houses almost all of the 

computer components. 

Power Supply Unit (PSU) – Converts alternating current (AC) electric power to low‐voltage 

DC power for the internal components of the computer. 

Motherboard – The main component of the computer. It is a large rectangular circuit board 

that connects the other parts of the computer together. These parts are the: 

Central processing unit (CPU) – performs most of the calculations which 

enables the computer to function. 

Chipset – mediates communication between the CPU and other computer 

components. 

Random‐access memory (RAM) – stores code and data that are being 

actively assessed by the CPU. 

Read‐only memory (ROM) – stores the BIOS (Basic Input/Output System) 

that runs every time the computer is powered on. 

Buses – connects the CPU to various internal components and to expansion 

cards (e.g. USBs, SD/Micro SD cards, PCI Express slots) for graphics and 

sound. 

CMOS battery – a battery attached to the motherboard which powers the 

memory for date and time in the BIOS chip. 

Fixed/Removable Media ‐ fixed media are data storage systems such as hard disks (HDD) and 

solid state drives (SSD) to store data created on the computer. Removable media acts the 

same as fixed media, but tend to have a slower transfer rate, and had a much smaller 

capacity (e.g. USBs, optical disks or CDs, SD cards) 

Input/Output peripherals – Input devices allows the user to enter information into the 

computer, or control operations. These include; mice, keyboard, microphones, controllers 

and webcams. Output devices display information in a readable for humans to understand 

such as; monitors, speakers, printers, or Braille embossers. 

 

 

 3.1: Purpose of Hardware Audit 

Hardware audits are the most important part of PC maintenance routines. A hardware audit 

generates a list of hardware components of the computer, its peripheral devices, and network 

equipment. Each item then gets equipped with a list of details that describes the component. 

Hardware audits are rarely performed manually, by writing down each component on paper. 

Instead, many use specialised software able to not only carry out this task, but also solve problems 

the problems that persist within the computer as well, such as registry errors, or if a component is 

not properly installed.  

Examples of hardware audit programs are: 

Asset Tracker for Networks 

Belarc Advisor 

E‐Z Audit 

EMCO Network Inventory 

CPU‐Z / GPU‐Z 

And etc. 

With some network‐based hardware audit programs, such as Asset Tracker, you can set up the 

program to automatically re‐scan the network on a regular basis, so not only you can have the most 

recent information about hardware components on your network and their settings, but also have 

the hardware components change history for each individual device, since after each scan, the 

program compares the recent configuration of each device with the previous one and writes down 

the changes in a separate table. 

Asset Management is a part of hardware audits. It is the combination of management, financial, 

economic, engineering, and other practices applied to the physical assets with the objective of 

providing the required level of service in the most cost effective manner.  

There are many benefits that can be taken account of from hardware audits, some of which are: 

Tax – Is paid on all company assets, having an up‐to‐date database will allow you to save 

money by not paying for items that do not exist 

Location – All hardware will be located and logged 

Redundant items – Can save money and be used for alternative scenarios. Good for budget 

management and resource management 

Asset Value – A complete list of hardware assets contributes to the overall asset value of an 

organisation 

Time and Money – Hardware auditing is cost effective and time consuming, especially in 

large organisations. Professional service can ultimately save money in the long term. 

 

3.2: Hardware Register Audit 

This is your hardware register audit. 

Location: Mr Carpenter’s Room 

Serial No: LR‐BDEY  Brand: Lenovo Model: 3507 ‐ All Mini 10 

General Description: Dark blue, laptop based computer, small form factor, thick, plastic body 

Central Processing Unit (CPU): Intel Atom N450 

Processor Speed (Hz):  1.6GHz 

Memory (RAM) amount (GB): 2GB 

Hard Disk (HDD) size (GB/TB): 300 GB / 0.3 TB 

Boot Sequence Order: 1. Boot up / start up 2. Enter user password 3. Home desktop of 

computer 

Other (if applicable): 10” screen 2 USB ports Ethernet Port (RJ45 Port) 

 

4: Client Needs 

Basic Applications has been installed, such as basic word documentation programs, device drivers for 

the computer components, media player, web browser, and flash player for playing video and audio 

during web browsing. The computer does not need any anti‐virus as Linux is renowned for its safety 

and natural anti‐virus capabilities. Scheduled dates and times for automatic software updates for all 

the applications, device drivers, and operating system have been made for the ease of the user, as 

well as keeping the system up to date, further boosts the computer performance.  

5: Recommendations 

Tutorials and training – This would be optimal for the user, considering the new operating 

system layout. Especially if they have come from other mainstream or popular operating 

systems such as Windows or Mac OS X and are unfamiliar with the Linux Peppermint user 

interface. 

Upgrading hardware – considering it is a laptop for factor, upgrading hardware is restricted. 

However, memory (RAM) upgrades are not, even in basic computers. This upgrade is 

recommended to further boost performance of the computer to create a better 

environment for the user to work in. 

Backups and restore points – Create backups of the computer regularly, roughly once a week 

to once a day, to keep the files and documentation that are important to the user safe from 

being corrupted, deleted or lost. Restore points can be created via the operating system 

settings, to return to a previous point of the computer if anything unexpected happens or 

anything unwanted appears and is difficult to remove (e.g. malware). Although Malware is 

rare in Linux, it is still best to have a safety measure if anything does happen to enter your 

system. 

 

 

 

 

 

 

 

Business Plan 

 

  

BLVDE® Business Plan 

BLVDE®

Statement 

Our company, BLVDE®, aims to fix broken down old unused laptops and refurbish them like they are 

brand new. We primarily target DER (Digital Education Revolution) laptops from students that are 

leaving their senior years of high school, giving younger students whom unfortunately did no partake 

in the laptop rollout program, the opportunity to have practical and perfectly functional laptops that 

they can use for their school work and/or assignments. In addition, these students can also 

experience the same thing that the previous years did with the laptop rollout program, except 

without actually partaking in it! Everybody wins! (Especially the government. The government ALWAYS wins.)  

Goals and Achievements 

How we will achieve our goals and achievements are classified, however the general line it that we 

will be searching for all the students to return their unused DER laptops to the school for 

refurbishment and optimisation for the freshly installed operating system. We will be following the 

guidelines of the PC ’R MR (Personal Computers ‘R Master Race) as it is the bible of the holy worlds 

of computers and anything related to computers. 

Funds and Costs 

Benefits! Benefits! And more benefits! (Not for us…) 

Since we are a non‐profit company, costs are minimal for the end users and funding is supported by 

the Department of Education. These costs include; time and labour, food catering, janitorial services, 

and accommodation.  

Equipment 

Software And Programs

Operating System  Linux Peppermint 14  

Internet Browser  Chromium 

Mozilla Firefox 

Word Processing Software  LibreOffice

Hardware 

Laptop Model  Lenovo 3507 – All Mini 10 

 

Method 

1. Install the operating system (Linux Peppermint 14) 

2. System integrity verification (installed drivers, computer hardware, etc.) and network setting 

configurations (wireless setup, proxy, etc.) 

3. Install the listed programs (see the table above for reference) 

4. Assure that the laptop functions properly and correctly in terms of general use and the 

programs installed. Setting up scheduled dates for computer updates are also provided for 

optimum ease of use for the end user. 

5. Once the laptops are tested and approved by the user and our team, the laptops will be 

distributed. 

 

 

 

 

Business Plan 

 

  

BLVDE® Business Plan 

BLVDE®

 

C  Computer Optimisation ‐ Report 

RONALD  YUWONO   ‐ 2015  

 

 

HARDWARE  SPECIFICATIONS  

Hardware  Model/Make Specifications 

CPU  Intel Core i5 4200U Haswell ULT 1.6GHz – 2.3GHz, Dual Core Hyperthreading, x64‐based 

RAM  Samsung 1.35V OEM M471B5173DB0  DDR3, 1600MHz, 4GB (3980MB), Single Channel, SODIMM 

GPU  Integrated: Intel HD Graphics 4000Dedicated: NVidia GeForce GT740M 

Integrated: 2048MB VRAM, 997MHzDedicated: 2053MB VRAM,   

Motherboard/BIOS  Motherboard: ASUSTeK Computer Inc. X550LB BIOS: American Megatrends Inc. X550LB.402 

V1.0, Bus clocked 100MHz, Intel Haswell‐ULT chipset, Intel ID94C3 Southbridge 

Hard Drive  Toshiba MQ01ABD075 NFTS, 750.16 GB, Drive 0, PartitionedC: (NTFS on Drive 0) 299.59GB D: (NTFS on Drive 0) 427.22GB 

 

SOFTWARE  SPECIFICATIONS  

Software  Software Installed Specifications 

Anti‐virus  Trend Micro Titanium Maximum Security Version 7.0

Operating System  Windows 8.1 Professional 64‐bit, Build 9600 

Web Browser  Google Chrome Version 40.0.2214.115 m 

Internet Explorer Version 11.0.9600.17631 

Mozilla Firefox Version 35.0.1 

Graphics Driver  NVidia Graphics Driver Version 347.52 

 

ERGONOMICS  

Description  Setup Suggestions 

Seat/Chair  ‐ 5 spoke wheel setup‐ Adjustable seat height ‐ Seating adjusted comfortably 

N/A

Keyboard  ‐ Integrated into laptop‐ Palm rests comfortably ‐ Adequate size with tactile keys 

N/A

Desk/Table  ‐ Correct height for arms to be bent on a 90 degree angle 

‐ Printer on table takes up large amount of space 

Move the printer to another spotto make room 

Lighting  ‐ Almost underneath lamp‐ Near window ‐ Adequate amount of light from lamp and 

window 

N/A

Cables  ‐ Adequate cable management ‐ Mouse cable does tend to get in the way along 

with the power cable 

Move or route the cables another way 

Monitor  ‐ 15.6”, comfortable size for viewing pleasure‐ Can get bright during night time, when it is 

dark, can cause eye strain for a long period of time 

‐ Requires person to look down at the screen, could cause neck pain 

Turn down the screen brightness, place computer on a higher platform (e.g. a stack of books) to reach optimum eye level 

C  Computer Optimisation ‐ Report 

RONALD  YUWONO   ‐ 2015  

 

 

TASKS  COMPLETED  AND  DESCRIPTION  

Backing Up files 

Backing up all the essential files for the client on to an external hard drive. 

Full Virus and Malware System Scan 

A complete scan of the computer’s hard disk drive, along with other drives attached to it to terminate 

any unwanted malicious software. This helps clean the system from slowing down and prevents it 

from failing in the future. There were not any viruses or malware other than some typical 

advertisement cache from web browsing that can easily be removed. The program used to do the 

system scan was Malwarebytes Anti‐Malware. 

Definition Updated For Antivirus 

Definition updates were installed to keep the system invulnerable to any unwanted malware or 

viruses. Fortunately, the computer only had one definition update, meaning the definitions were up 

to date. 

Registry Clean Up 

The computers registry was scanned and fixed to prevent any further damage to the system files and 

logs. There were only a couple of registry errors and invalid entries that were not harmful to the 

computer and was easily fixed with a third party program. 

Graphical Driver Updates 

Unfortunately the drivers were out of date, however it was easily fixed with an update from the 

NVidia GeForce Experience program from NVidia. It is recommended to keep checking for updates to 

further optimise the computer for fluid use. 

Defragmentation of Hard Disk Drives and Other Drives Installed 

Defragmenting the hard drive further optimises the computer by fixing errors and corrupt files and 

programs. By doing this, not only does it make the computer run more efficiently, but also frees up 

space on the hard disk that’s was previously taken up by unwanted files or errors. Fortunately, the 

most fragmentation found was 1% on a USB flash drive that was plugged in to the computer, but 

other than that, all the drives were fine. 

Setting Schedule Dates 

Setting up schedule dates make it easier for the client to automatically check for updates without 

having to do it manually. This was done for checking virus definitions and driver updates for anything 

that has regular updates. 

Configuring The Ergonomics of The Environment 

Configuration of the environment for the client was needed to reduce injuries and stress. Fortunately, 

there was not much to change. 

 

C  Computer Optimisation ‐ Report 

RONALD  YUWONO   ‐ 2015  

 

 

INVOICE  

Client: Jennifer Yuwono 

System   Description

Make  ASUS

Model Number  F550LB‐XO144H

Serial Number  E1N0CV29348403F

 

SYSTEM  SPECIFICATIONS  

Hardware  Model/Make Specifications 

CPU  Intel Core i5 4200U Haswell ULT 1.6GHz – 2.3GHz, Dual Core Hyperthreading, x64‐based 

RAM  Samsung 1.35V OEM M471B5173DB0 DDR3, 1600MHz, 4GB (3980MB), Single Channel, SODIMM 

GPU  Integrated: Intel HD Graphics 4000Dedicated: NVidia GeForce GT740M 

Integrated: 2048MB VRAM, 997MHz Dedicated: 2053MB VRAM,   

Motherboard/BIOS  Motherboard: ASUSTeK Computer Inc. X550LB BIOS: American Megatrends Inc. X550LB.402 

V1.0, Bus clocked 100MHz, Intel Haswell‐ULT chipset, Intel ID94C3 Southbridge 

Hard Drive  Toshiba MQ01ABD075 NFTS, 750.16 GB, Drive 0, Partitioned C: (NTFS on Drive 0) 299.59GB D: (NTFS on Drive 0) 427.22GB 

 

TASKS  ($2.50  PER  ½  HOUR)  

Task   Time Taken Total Cost

Backing Up Files  30 Minutes $2.50

System Scan  3 Hours $15.00

Definition Updates  10 Minutes $0.33

Registry Clean Up  5 Minutes $0.16

Driver Updates  30 Minutes $2.50

Defragmenting Drives  1 Hour $5.00

Setting Schedule Dates  5 Minutes $0.16

Configuring Ergonomics  15 Minutes $1.25

Total  335 Minutes/5.58 Hours $26.90