my.projects ® / 32 1 my.projects ® - das tool zur steuerung ihrer projektlandschaft - my.projects...

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my.PROjects®my.PROjects®

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my.PROjects®my.PROjects®my.PROjects®

- das Tool zur Steuerung Ihrer Projektlandschaft -

my.PROjects® my.PROjects®

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Inhaltsverzeichnis

1. Multi-ProjektmanagementTransparenz über laufende Projekte, deren Kosten, Ressourcen, Termine und Abhängigkeiten

zur konsequenten Zielverfolgung

2. Das Tool für das systematische ProjektmanagementSystematische Anleitung im Projektmanagement führt zur optimalen Projektabwicklung

3. Auswertungen sowohl aus Projekten wie der Projektlandschaftmy.PROjects schafft Transparenz vom Projekt bis zum Projektportfolio

4. Die Features von my.PROjects® Schnittstellen zu allen gängigen Tools, Dokumentenverwaltung und Viewer, WEB-Fähigkeit, etc.

erleichtern die Projektarbeit

5. Leistungsspektrum rund um my.PROjects® Preise, Zahlungsbedingungen und Zusatzleistungen rund ums Multi-Projektmanagement

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1. Multi-Projektmanagement

Transparenz über laufende Projekte, deren Kosten, Ressourcen, Termine und Abhängigkeiten zur konsequenten Zielverfolgung

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Finden Sie solche Staus auch lästig und unnötig?

Viele parallel laufende Projekte verhindern die konsequente Zielverfolgung und effiziente Ressourcennutzung in der Organisation!

Warum kommt es dann so oft zu Projektstaus in eigenen Unternehmen bzw. bleiben gründliche Planung und konsequente Umsetzung auf der Strecke?

So werden in Unternehmen eine Vielzahl parallel laufender Projekte initiiert, deren Wechselwirkung und Prioritäten meist nicht beachtet werden.

Dies hat als Konsequenz, dass

der Status einzelner Projekte nicht bekannt ist

Projekte nicht priorisiert werden – keine Konzentration auf Schlüsselprojekte und deren konsequente Abwicklung

Haben Sie Parallelen zu Ihrer Projektabwicklung erkannt?

Projektziele und -inhalte nicht transparent sind und dadurch keine konsequente Zielverfolgung möglich ist

es keine Instanz gibt, die Projekte koordiniert, priorisiert, deren Steuerung überwacht

Regeln zur Projektabwicklung – projektübergreifende Standards – fehlen bzw. nicht befolgt werden

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Multi-Projektmanagement (MPM) bringt Systematik und Transparenz in die Projektvielfalt und steuert operativ die ausgewählten Projekte

Mit MPM gelingt eine systematische Aufbereitung und strategi-sche Ausrichtung der Projektvielfalt. Dies geschieht durch:

inhaltlich klar beschriebene und abgegrenzte Projekte

umfassende Bewertung der einzelnen Projekte anhand von ausgewählten Kriterien (Risiko, Projektstatus, Strategiebeitrag, etc.)

klare Projektprioritäten als Entscheidungsgrundlage für die Umsetzung, Verschiebung oder das Stoppen von Projekten

rechtzeitig erkannte Chancen und Risiken der Projektabwicklung

Auf der operativen Ebene des MPM findet Koordination einzelner Projekte sowie gesamter Projektlandschaft statt, und zwar durch:

klar definierte Projektmanagement-Methodik und einheitliche Projektstandards

Budget- ,Terminpläne, Aktivitätenlisten einzelner Projekte sowie über alle Projekte hinweg

Übersicht über den aktuellen Ressourceneinsatz in Projekten sowie über Projektabhängigkeiten

konsequentes Reporting

Beide Ebenen unterstützen sich gegenseitig durch Projektinformationen und -auswertungen

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Der Einsatz des Multi-Projektmanagements ermöglicht so den Überblick über sowie Einblicke in alle Projekte

Übersicht über alle Projekte und deren gegenseitige Abhängigkeiten

Definition der TOP 10 Projekte

Ressourcenfreisetzung und Kosteneinsparung durch die Konzentration auf die wesentlichen Projekte

Übersichtlichkeit dank die Standards im Projektmanagement

Kurze Reaktionszeiten durch PRO-aktives Projektcontrolling

klare inhaltliche Beschreibung der Projekte

Projektbibliothek sichert den Wissenstransfer

Vergleichbarkeit der Projekte durch die Standards in Projektmanagement und -controlling

Etablieren von Projektkultur und -disziplin im Unternehmen

Nutzenargumente für den Multi-Projektmanagement-Einsatz:

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2. Das Tool für das systematische Projektmanagement

Systematische Anleitung im Projektmanagement führt zur optimalen Projektabwicklung

„Am besten erledigt man Dinge systematisch.“(Hesiot von Böotien, um 700 v. Chr)

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Die Mitarbeiter werden durch die Methodik des Tools geführt

Mit my.PROjects® wird die Projektarbeit systematisch geführt:

Ein Vorhaben wird nach einer Überprüfung als ein Projekt freigegeben

Das Projekt wird definiert und

Nach den Kick off Meetings (mit dem Kunden und mit dem Team) werden - Aufgaben- Termine und Meilensteine - Kosten sowie- Ressourcengeplant

Die Durchführung des Projektes wird überwacht und dem Ziel entsprechen gesteuert

Nach dem Projektabschluss werden die Unterlagen in die Bibliothek übernommen und als Referenz/Vorlage für die weitere Projekte eingesetzt

Formulare, Checklisten, Vorgaben können im Tool zentral als Standards hinterlegt werden und stehen bei der Projektabwicklung als Hilfsmitteln zur Verfügung

VorhabenVorhaben

ProjektdefinitionProjektdefinition

ProjektplanungProjektplanung

ProjektsteuerungProjektsteuerung

ProjektabschlussProjektabschluss Üb

ern

ah

me

vo

n I

nh

alte

n

au

s d

er

Bib

lioth

ek?

E

E

BibliothekBibliothek

Termin-/Kostenplan

Termin-/Kostenplan

Projekt-struktur

Projekt-struktur

Ressourcen-Einsatz

Ressourcen-Einsatz

Kick off

Freigabe

my.PROjects®

gibt dem Projektleiter den Leitfaden zur optimaler Projektabwicklung vor

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Der Erfolg jedes Projektes liegt in der Klarheit der Ziele und Inhalte des jeweiligen Projektes

VorhabenVorhaben




ProjektabschlussProjektabschluss

EE

EE


In my.PROjects® haben Sie die Möglichkeit, projektrelevante Informationen und Rahmen- bedingungen zu definieren:

Beschreibung des Projektes vereinbarte Projektziele

grobe Projektinhalt / Aufgaben

Projektorganisation festgelegtes Projektkernteam

zuständiges Steering Committee

Vorgaben Phasen des Projektes

Zeit- und Kostenrahmen

Fortschrift des Projektes Unterscheiden von Vorhaben und

Projekten

Phasen des Projektes

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Projekte kann nur steuern, wer systematisch und konsequent geplant hat

VorhabenVorhaben





EE

EE


In dem Modul

„Projektdurch-

führung“ werden

tatsächliche

Werte den

geplanten

in den gleichen

Eingabemasken

gegenüber-

gestellt.

Budget-/Ressourcenplan

Risiko-abschätzung

TerminplanProjektstrukturplan

inkl. Teilprojekt- und Arbeitspaketbeschreibungen inkl. Meilensteine

Aktivitätensteuerung und Reporting bilden eine Basis für die transparente und konsequente Steuerung und dynamische Planung der Projekte

Mit dem Modul

„Projektplanung“

des

my.PROjects®

ist Ihre komplette

Projektplanung

schnell, zeit- und

kosteneffizient

durchgeführt.

Ausgangsplanung

wird als Basisplan

„nicht

veränderbar“

hinterlegt

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Sichern Sie das im Projekt erworbene Wissen

VorhabenVorhaben





EE

EE


Systematische Projektablage inkl. alle hinterlegte Dokumente in einer Bibliothek-Datenbank hilft bei der Planung und Durchführung weiterer Projekte:

Sie können durch die Einführung einer Projektbibliothek von Synergieeffekten profitieren, insbesondere wenn es sich um

wiederkehrende Projekte für Ihr Unternehmen typische Projekte

handelt.

Vorteile:

Verringerung des Planungsaufwands

Projekt-Benchmarking

Referenz für weitere Kundenprojekte

Sicherung von Know how nach dem Personalwechsel

Das Projektabschluss bedeutet nicht das Ende des Projektmanagements

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3. Auswertungen sowohl aus Projekten wie der Projektlandschaft

„my.PROjects“ schafft Transparenz vom Projekt bis zum Projektportfolio

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my.PROjects®my.PROjects®my.PROjects® liefert aussagefähige Auswertungen pro Projekt sowie über mehrere Projekte hinweg

Projektdauer

Bu

dg

et

Plan

IST

IST-Erwartung

Strategiebeitrag

Am

ort

isa

tion

s-d

au

er

niedrig mittel hoch

Einzel-Projektauswertungen Einzel-Projektauswertungen Multi-Projektauswertungen Multi-Projektauswertungen

• Projektsteckbrief• Projektablauf als Phasendarstellung• Visualisierung von der Entwicklung

von Budget-Planwerten inkl. Erwartungswerte

• Grafik der Ressourcenaufteilung im Projekt

• Projekt(-abschluss-)dokumentation

• Multi-Projektkalender • Projektbudgetbedarf je Monat im

Unternehmen bzw. pro Organisationseinheit

• Ressourcenauslastung je Mitarbeiter • Beurteilung von Projektrisiken

(Risikoportfolio)• Beurteilung von Projektabhängigkeiten

(Matrixdarstellung)

my.PROjects® my.PROjects®

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3.1 Multi-Projektauswertungen

Alle Projekte aus einer Hand

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Beurteilung von Projektrisiken, -abhängigkeiten sowie Strategie-beiträgen einzelner Projekte wird als Portfolio dargestellt

Ris

iko

sta

tus

Projektstatus

0,50

1,50

2,50

3,50

0,50 1,50 2,50grün gelb rot

grün

gelb

rot

Am

ort

isa

tio

ns

-d

au

er

Strategiebeitrag

niedrig mittel hoch

< 1

J.

1 -

2 J.

> 2

J.

Zeitliche und inhaltliche Abhängig-

keiten

Strategisch relevante Projekte

Sonstige Projekte

A B C D 1 2 3

Strategisch relevante Projekte (abhängig von...)

A - ... - ...- ...

B - ...- ...

X

C - ... - ...- ...

D - ... - ... - ... X

Wechselwirkungenzwischen Projekten

decken Synergien auf

Projektbeurteilung hinsichtlich Status und Risiko, visualisiert

durch eine Projekt-Portfolio-Darstellung

Transparenz über Projekte bezüglich des Strategiebeitrages, der

Amortisations-dauer und des Kostenvolumens

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my.PROjects®my.PROjects®Mit my.PROjects® sehen Sie sofort, wie Ihr Projektbudget und Ihre Ressourcen geplant sind und in der tatsächlichen Entwicklung stehen

Ressource: Mustermann, Axel (Abt. 0815)

Kap

azit

ät in

MT

KW/ Monate

P1

P2

P3

P4

Überlastung

P1

P2

P3

P4

P1

P2

P3

P4

Sie sehen auf einen Blick, welcher Anteil des Budgets jeden Monat für Projekte

aufgewendet wird

Projekt 1Projekt 2Projekt 3Projekt 4Projekt ...Projekt ...

Regelmäßige Überwachung des Ressourcen-einsatzes hilft bei dessen optimalen und

flexiblen Ausbalancierung zwischen vielen Projekten

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Projektkalender stellt die gesamte Projektlandschaft in der Phasenform dar und hält deren zeitlichen Ablauf fest

Projektlandschaft

Nr Projektname Projektleiter Phasen ... Projektlandschaft1 PM-Tool Müller

GesamtLastenheftPflichtenheftCodierungTesting

FeldauswahlProjektnameProjektleiterPlan-BudgetIst-BudgetPlan-RessorceIst-RessourceStartEndeProjektphasenMeilensteineVorgängerNachfolger

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.....

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Projektlandschaft




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.....

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.....

.....

....


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.....

.....

....

Die Phasendarstellung gibt einen ganzheitlichen Überblick über die wichtigsten Projektdaten, Leistungen und Dauer mehreren Projekte, sowie deren zeitliche Abhängigkeiten

Projektkalender kann mit Hilfe eines Auswahlfeldes um weitere Informationen beliebig erweitert werden.

Projektlandschaft




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.....

....


....

.....

.....

....

Projektlandschaft




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.....

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.....

.....

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.....

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3.2 Einzel-Projektauswertungen

Jedes Projekt von A bis Z dokumentiert

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my.PROjects®my.PROjects®my.PROjects® stellt Ihnen alle wichtigen Projektinformationen in Form von Tabellen, Grafiken, Formularen zur Verfügung

Version2.1

Version2.2

Start01.01.02

End31.12.02

RolloutV2.1

RolloutV2.2

FurtherImprovements

Mit Hilfe des Phasenplans bekom-men Ihre Projektauftraggeber einen schnellen Überblick über die Phasen, deren Dauer und ggf. Budgetaufteilung.

Der Projektsteckbrief beschreibt detailliert die

Ziele, Inhalte, Organisation, Planwerte/ Vorgaben eines Projektes.

MS31.05.02

MS30.09.02

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Kontrollieren Sie das Budget und die Ressourcenentwicklung im Projekte, um rechtzeitig reagieren zu können

Team-mitglieder

Ka

pa

zitä

t in

MT

Monate

Aufgabenverteilung und Kapazitätsauslastung zwischen den Teammitgliedern im Projekt

Im Rahmen eines Projektes bietet my.PROjects Möglichkeit Auswertungen über:

Plan-, Ist-Werte, Abweichungen sowie Die zu erwartende WerteProjektdauer

Budget

Plan

Projekt-Ende

Projekt-Status

IST

IST-Erwartung

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Das Projekt Cockpit wird mit den Daten aus den Statusberichten und der Bewertung der Projektleiter erstellt

Wird aus den Projekten eine „ROTE“ Ampel gemeldet, bedarf es einer Entscheidungsvorlage

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4. Die Features von my.PROjects

Schnittstellen zu allen gängigen Tools, Dokumentenverwaltung und Viewer, WEB-Fähigkeit, etc. erleichtern die Projektarbeit

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my.PROjects®my.PROjects®Das Multi-Projektmanagementtool my.PROjects® lässt keine grundlegenden Anforderungen offen!

SAP-Schnittstelle

Integriertes Dokumentenmanagement

Erfassung der benötigten Bearbeitungszeit (Projektzeiterfassung) zur Durchführung von Aktivitäten bzw. Arbeitspaketen im Tool bzw. über WEB-Basierte Eingabemasken

Kommunikations- und Berichtmöglichkeiten über das WEB sowie On- und Offline-Verfügbarkeit der Daten (ortsunabhängige Eingabe und Ausgabe von Daten)

Möglichkeit der projektbezogenen und objektorientierten Dokumentenverwaltung (Formulare, Checklisten, Vorlagen)

Datenimport von SAP sowie eine offene Schnittstelle zur Anbindung unterschiedlicher Systeme (ERP, Workflow, Datenbanken...)

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Der Toolaufbau ist praxis- und anwenderorientiert anhand des Projekt-ablaufes gestaltet

Projektstruktur mit 3 Projektebenen zur Vereinfachung der Dateneingabe

Trennung von Vorhaben und Projekten und von Projektphasen

Aggregation der Daten über die Projektebenen sowohl für Termine, Kosten und Ressourcen

Benutzerfreundlicher "Navigator"

Selbstsprechende tabellarische und grafische Darstellungen

Vordefinierte Checklisten, Formulare und Masterpläne

Geprüftes Sicherheitskonzept durch individuelle Zugriffsrechte

Datenimport und -export von/nach MS Word, MS Excel, MS Project und Outlook

Unterstützt alle Windows-Systeme, SQL-Formate, und Multi-User-Einsatz (Client-Server-Applikation)

VorhabenVorhaben

ProjektProjekt

PlanungPlanung

DurchführungDurchführung

NachbereitungNachbereitung

Übe

rnah

me

von

Inha

lten

aus

der

Bib

lioth

ek?

E

E


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Durch Transparenz von Planwerten und Steuerungsergebnissen trägt das Tool zur schnelleren Reaktionen und zu wirksameren Gegenmaßnahmen bei

Systemgesteuerter Projekt- und Multi-Projekt-Cockpit mit Ampelsystem in den Dimensionen Zeit, Risiko, Kosten und Kapazität

Standardisierte und benutzerdefinierte Projekt- und Multi-Projekt-Auswertungen in MS Word und Excel sowie im Tool

Zentrale Ressourcendatenbank, die mit dem Ressourcenmanagement über einzelne Projekte harmonisiert ist

Zeitnahes Kostenmanagement nach Kostenstellen und Kostenarten ("parallele Buchhaltung")

Zentrale Datenbank

Projekt A Projekt B

Personalkosten... ...

Invest...

laufende Kosten

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my.PROjects®my.PROjects®my.PROjects® beruht auf zahlreiche Projekterfahrungen und ist ein praxisorientiertes Multi-Projektmanagementtool

Bedienung durch geführte PM-Methodik

Einfache und schnelle Erlernbarkeit

Zentrale Datenbank für das Multi-Projektmanagement

Übersichtliche Projektplanung und-steuerung anhand des Projektstrukturplans

Standardisierte (Multi-)Projektauswertungen/-reports

Projektbibliothek als Wissensdatenbank mit Masterplänen


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my.PROjects®my.PROjects®5. Leistungsspektrum rund um my.PROjects®

Preise, Zahlungsbedingungen und Zusatzleistungen rund ums Multi-Projektmanagement

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Das Leistungsspektrum der Harald Balzer Projekt AG umfasst folgende Bausteine

Projektaufnahme&

Erhebung der Anforderungen

Toolintegration &

Datenmigration

Software-Lizenzen

Trainings

Wartung &

Support

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Transparente Preisbildung für die unterschiedlichen Editionen des my.PROjects®

Basic Edition Advanced Edition Professional Edition

Standardfunktion zum + Web-Fähigkeit + Projektzeiterfassung

(Multi-)Projektmanagement + indiv. Reporting + Dokumentenmanagement

+ SAP-Schnittstelle

Software-Lizenzen

5 User Grundversion

6 - 50

51 - 100

101 - 150

> 150 ServiceIndividuelle Anpassung des ToolsIndividuelle Anpassung der SchnittstellenSupportWartung

Training/ConsultingReine Tool-Schulung(1-tägig)PM und Tool-Training "on the job" (2-tägig)Projektinventur & Systematisierung

1250 € / MT

auf Anfrage90 € / je angef. Std.

Preise

17% d. erworb. Lizenzen

1.450 €

2.400 €

auf Anfrage

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Projektaufnahme& Erhebung der Anforderungen

Toolintegration &

Datenmigration

Wartung&

Support

Erfolgreiches (Multi-)Projekt-management

Erfassen und Systematisieren aller Projekte

Überprüfen der Projektanzahl und -typen

Auswählen eines Musterprojektes

Formulieren von Anforderungen und Erfolgsfaktoren

Erstellen einer idealtypischen Projektmethode

Technisches Installieren von „my.PROjects“

Integration in vor-handene System-umgebung und Migration der Daten

Integrieren von MPM in die strategische Planung und in das Berichtswesen

Aufbauen eines unternehmens-spezifischen Projekt-Controlling mit dem „my.PROjects“

Aufbauen eines unternehmens-spezifischen Projekt-Controlling mit dem „my.PROjects“

Systematische Vorbereitung, Implementierung und anschließende Unterstützung – so können Sie erfolgreich Ihre Projekte planen

Verabschiedung

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Mit Inhouse Schulungen garantieren wir Ihnen schnelles Erlernen des my.PROjects®

Training der Anwender

Tool-Training Tool- & Projektmanagement-Training

1-tägig

max. 8 Teilnehmer

an einem beispielhaften Projekt

Erläuterung des zugrunde liegenden Projektprozesses

Preis: 1450 € inkl. Vor- und Nachbereitung

2-tägig

Training von Projekt-management-Methodik

Coaching in der Anwendung des Tool

an einem realen Projekt

Preis: 2400 € inkl. Vor- und Nachbereitung

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my.PROjects®my.PROjects®my.PROjects® hat sich bei den Unternehmen unterschiedlicher Branchen bewährt

Activest, München

AVL List GmbH, Graz

DaimlerChrysler AG, Stuttgart

debitel, Stuttgart

Bank

IT-Beratung

Automobilbau

Telekommunikation

Baubeschläge

Manometer

Kunde Branche

Roto Frank AG, Stuttgart

BEMA GmbH, Nagold

ADD ON AG, Pforzheim

Wika GmbH, Klingenberg

SAP-Beratung

Prüfstandstechnik,Motorenentwicklung

Auszug aus der

Kundenliste

VerwaltungSteiermärkische

Landesregierung, Graz

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