nextpdf professional edition v3 + form filler · 可填寫繁、簡、英文字。...

NextPDF Professional Edition V3 + Form

Filler

用戶指南用戶指南用戶指南用戶指南

NextPDF Professional Edition

客戶服務支援證書序號 :

本證書由 Well Develop International Limited 發出，證明隨證書包裝附上的 NextPDF程式可供一部電腦合法使用，並憑證書序號便可以免費享有 90 天電話熱線及電郵支援服務。（香港地區以外客戶的長途電話費用由客戶承擔）

出版商：Well Develop International Limited

香港熱線： (852) 26 222 000 電郵支援：[email protected]

NextPDF簡介簡介簡介簡介

NextPDF 可以結合在任何應用程式上，以列印方式製作 PDF 文件，簡單易用。無論你正使用 Word

、Powerpoint、Excel、Photoshop、AutoCAD 或 Visio* 應用程式，你都可以將文件輸出成 PDF 文件。NextPDF 專業版：

● 支援不同的輸出解像度，包括屏幕、印表機、印前排版等，適合專業用戶需要。

● 支援不同的紙張大小，如「信封」、「A5」、「A4」，最大至「A0」。

● 提供文件加密功能，為 PDF 文件加入密碼來限制文件接收者的權限，例如只能閱覽或只能列印等。

● 提供加入水印功能，可以在 PDF 文件中加入「機密」、「樣本」、「草稿」等字樣。

● 支援英文、繁、簡中文語言及用戶介面。

● 支援 PDF規格兼容性 (PDF 1.3 規格，PDF 1.4 規格，PDF 1.5 規格) 選項。

● 支援背景功能。

● 可定義文件屬性，例如關鍵字，方便搜索。

安裝安裝安裝安裝

只需將「NextPDF v3.x」的安裝光碟放入光碟機內，安裝程式便會自動啟動。如果安裝程式沒有自動啟動的話，按桌面的「我的電腦」，然後選取你的光碟機圖示，在光碟機內的「Autorun」上雙按滑鼠便可。

*Microsoft, Windows, Word, Excel, PowerPoint, Visio 等都是 Microsoft 的商標或註冊商標。 Photoshop, PDF 等都是 Adobe 的商標或註冊商標。

P.2 User Guide 使用手冊使用手冊使用手冊使用手冊


圖 1 圖 2

1. 首先出現「歡迎使用 NextPDF 安裝程式」畫面 (圖 1)，按「繼續」。

2. 在「輸入用戶資料」畫面內 (圖 2)，輸入你的姓名、公司及序號，序號可以在本用戶指南底頁上找到。

3. 安裝程式會偵測系統內有否安裝舊版本的 NextPDF (OEM 版)或 NextOfficePDF，如果有的話，安裝程式會提示你先移除舊版本 (圖 3)，才能安裝 NextPDF專業版。解除舊版本後，你需要重新啟動電腦。

圖 3 圖 4

4. 如果系統中沒有舊版本，安裝程式會直接開始安裝 NextPDF 專業版 (圖 4)。只要依指示便可完成安裝，當出現「Add Redirected Port」的對話方塊時，只需要按「OK」便可。(圖 5)

圖 5 圖 6

User Guide 使用手冊使用手冊使用手冊使用手冊 P.3


5. 完成安裝後，你便可以在「印表機和傳真」下找到新增的「NextPDF」圖示。(圖 6)

移除安裝移除安裝移除安裝移除安裝

1. 按「開始」功能表→「控制台」，選取「新增或移除程式」。 (圖 7)

圖 7 圖 8

2. 在「新增或移除程式」對話方塊內 (圖 8)，選取「NextPDF」，然後按「移除」按鈕。

3. 移除 NextPDF並不會刪除你的 PDF文件。

輸出成輸出成輸出成輸出成 PDF功能功能功能功能

NextPDF 的「輸出成 PDF 功能」可以在任何應用程式，如 Word、Powerpoint、Excel 、Visio、Photoshop 上，將文件輸出成 PDF文件。要使用這項功能，你只需：

1. 打開所需的文件，然後選取應用程式中的「列印」功能。(圖 9)

圖 9 圖 10

2. 在出現的「列印」對話方塊中，選取「NextPDF」為印表機。(圖 10)

3. 跟一般的列印功能一樣，你可以選取將部份的頁面，或所有頁面轉換成 PDF文件。

4. 最後按「確定」。

然後會出現「NextPDF」的對話方塊 (圖 11)，你可以為輸出的 PDF文件作進一步的設定，例如：



圖 11

瀏覽按「瀏覽」按鈕來選取輸出的路徑及檔案名稱，如果檔案已經存在的話，它會被取代。

紙張大小選取輸出的紙張大小，預設為「A4」。如果選取的紙張大小比原文件小的話，文件會被裁剪，如果選取的紙張大小比原文件大的話，空白的地方便會增加。

輸出解像度選取合適的輸出解像度，例如你的輸出文件是用作印前排版的話，PDF文件中的圖片需要有較高的解像度，但相對地檔案便會較大。如果你的 PDF 文件只需要列印或在電腦上閱覽，便可以選取「列印機」或「屏幕」。

自動預覽選取是否需要輸出後自動預覽。註：這個功能需要在系統中安裝了 Adobe Reader 時才會生效。

預設路徑為 < 浮水印 / 背景 > 目錄剔選「加入水印」的方格，預設路輸出徑變為 NextPDF 安裝目錄下的「gs8.56\bin」資料內，方便自行製作需要的水印/背景。

相容性選擇不同的 PDF規格兼容性: PDF 1.3 規格，PDF 1.4 規格或 PDF 1.5 規格。

安全性選項安全性選項安全性選項安全性選項

按「安全性」按鈕可以選擇更多的安全性選項。註：這項功能只適用於 NextPDF專業版，並不適用於 NextPDF OEM 版。

圖 12



在「NextPDF」安全性選項對話方塊內 (圖 12)，你可以設定以下選項：

個人密碼設定個人密碼後，必須輸入這個密碼才能在 Adobe Acrobat 中變更文件的安全性設定，如果文件接收者知道這個密碼的話，便可以變更文件的安全性設定，包括所有密碼。

用戶密碼設定用戶密碼後，文件接收者必須輸入這個密碼才能閱覽文件，輸入用戶密碼並不能變更文件任何的安全性設定。

容許低質素列印如果不剔選「容許列印」方格，而只剔選這個方格，文件接收者可以列印文件，但不能以最佳質素列印。

容許列印如果不剔選這個方格，文件接收者便不能以最佳質素來列印文件。如果同時不剔選「容許低質素列印」方格，文件接收者便不能列印文件。

容許屏幕閱覽如果不剔選這個方格，文件接收者便不能在屏幕閱覽文件或使用其他工具訪問文件內容。

容許複製內容如果不剔選這個方格，文件接收者便不能複製文件的內容，如複製文字或圖片到剪貼簿，再貼上其他的應用程式。如果你容許複製內容，「容許屏幕閱覽」方格會自動剔選。

加密為輸出的 PDF 文件加密，可以確保只有授權用戶才能閱覽該文件。NextPDF提供兩種加密的模式：40 位元加密可以跟 Adobe Acrobat 5 之前的舊版本相容，它的安全性較低但速度較快，提供的安全性選項較少。128 位元加密相對而言安全性較高，但需要的運行時間較長，它提供更多的安全性選項，如容許低質素列印，128 位元加密只適用於 Adobe Acrobat 5 或以上的版本。

水印剔選「加入水印」的方格，然後選取其中一個 PDF文件作為水印的圖案，如果水印文件的頁面大小跟輸出的 PDF文件不同的話，水印文件會自動縮放至最合適的大小。

在 NextPDF內的水印文件只是一個內容為一頁的 PDF文件，你可以自行製作需要的水印文件，然後將文件存放在 NextPDF安裝目錄下的「gs8.56\bin」資料內便可。

注意 :「加入水印」和「加入背景」不能相時被剔選。

背景剔選「加入背景」的方格，然後選取其中一個 PDF文件作為背景的圖案，如果背景文件的頁面大小跟輸出的 PDF文件不同的話，背景文件會自動縮放至最合適的大小。

在 NextPDF內的背景文件只是一個內容為一頁的 PDF文件，你可以自行製作需要的背景文件，然後將文件存放在 NextPDF 安裝目錄下的「gs8.56\bin」資料內便可。 (注意 :「加入水印」和「加入背景」不能相時被剔選。)

文件描述選項文件描述選項文件描述選項文件描述選項

按「文件描述」按鈕可以選擇更多的文件描述選項。

標題設定 PDF 文件描述內的標題欄內容。



作者設定 PDF 文件描述內的作者欄內容。

主題設定 PDF 文件描述內的主題欄內容。

關鍵字

設定 PDF 文件描述內的關鍵字內容，方便搜索。NextPDF FormFiller 簡介

現時，若你在網路上收到一份 PDF 表單，並嘗試在電腦上填寫、修改及儲存，而又沒有 Adobe

Acrobat 作配合，那麼，你可能會感到沮喪。因為一般的 PDF 表單是無法在免費的 Adobe Reader 上儲存的，你只能填寫，並把它列印出來，才能把資料保存，十分不便。

不過，若使用 NextPDF Form Filler，以上的難題便可以迎刃而解。它能令你隨時隨地在電腦上填寫、修改及儲存 PDF 表單，省卻不少麻煩。它操作容易，只需要配合一套免費的 Adobe Reader 8 便可。

NextPDF Form Filler 的功能的功能的功能的功能：：：：● 支援不同的輸出格式，包括 PDF 表單、平表單、FDF檔案及 XFDF 檔案。● 填寫不同格式的表單，包括 PDF表單、FDF檔案及 XFDF檔案。● 可填寫繁、簡、英文字。● 填寫後，可自動作電郵附件。● 隨時切換英文、繁、簡中文語言及用戶介面。

*註：這程式需配合 Adobe Reader 才能運作。

安裝安裝安裝安裝

只需將「NextPDF v3.x」的安裝光碟放入光碟機內，安裝程式便會自動啟動。如果安裝程式沒有自動啟動的話，按桌面的「我的電腦」，然後選取你的光碟機圖示，在光碟機內的「Autorun」上雙按滑鼠便可。

1. 首先出現「NextPDF 安裝程式」畫面(圖 13)，按「安裝 NextPDF Form Filler」來啟動安裝程序。

圖 13

圖 14

2. 在「輸入用戶資料」畫面內(圖 14)，輸入你的姓名、公司及序號，序號可在本用戶指南底頁上找到。

3. 選擇安裝 NextPDF Form Filler 的語言版本(圖 15)，即使選擇了安裝英文版本也可顯示和輸入中文。



圖 15

圖 16

4. 此時，安裝程式會進行解壓縮程序(圖 16)，請靜心等候。

5. 安裝程式會直接開始安裝 NextPDF Form Filler。只要依指示便可完成安裝。

6. 接著安裝程式便開始將所需檔案複製到硬碟及登錄程式元件，請耐心等待(約 2 至 5 分鐘)。程式安裝完成後，按「完成」跳到下一畫面。

7. 最後一步為軟件註冊登記，請選擇登記方式，登記後可享有 90 天免費電話熱線技術支援及版本更新服務。選好後按「繼續」。(圖 17)

圖 17

圖 18

8. 成功安裝後，你可在「開始」功能表->「所有程式」->「NextPDF 2.0 Professional」 ->「NextPDF Form Filler」。(圖 18)

移除安裝移除安裝移除安裝移除安裝

1. 按「開始」功能表->「控制台」，選取「新增或移除程式」。(圖 19)

圖 19

圖 20

2. 在「新增或移除程式」對話方塊內(圖 20)，選取「NextPDF Form Filler」，然後按「移除」按鈕。

3. 移除 NextPDF Form Filler 並不會刪除你的 PDF文件。



輸出格式輸出格式輸出格式輸出格式

NextPDF Form Filler 讓你輸出成不同形式的檔案以便儲存，包括：PDF 表單、PDF平表單、FDF檔及 XFDF檔。(圖 21)

圖 21

PDF表單表單表單表單 (.pdf)

若希望日後能對這 PDF 表單作修改，可直接儲存為 PDF表單。這是一個快捷、方便，亦可保留原著的儲存方法，方便日後對文件作出改動。

PDF平表單平表單平表單平表單 (.pdf)

若要防止表單內的資料被修改，製作 PDF平表單是一個絕佳的輸出格式。因為這方法能直接把資料與文件結合，並儲存。輸出格式已不再是一份可填寫的表單，而是一份表單圖象，這樣便可避免別人對 PDF表單作修改。

若要大量的填寫表單，在資料庫儲存，或作數據處理分析，可選擇 FDF 檔或 XFDF 檔作輸出格式。由於，檔案只儲存資料，所以容量較少，方便傳送或管理。但用家必須擁有該 PDF樣式方能隨時把它打開。

FDF檔檔檔檔 (.fdf)

FDF 檔是一款標準的傳送 PDF表單資料的方法，以關鍵字及數值來作儲存單位。它是由 Adobe

FDFToolkit 或其他工具從語法上分析出來的。

*注意：FDF檔只可在開啟 PDF文件前揀選，才能發揮作用。

XFDF檔檔檔檔 (.xfdf)

XFDF檔是以 XML的 FDF 的子集來代表包含在 PDF表單中的表單數據和註釋，以欄位及數值作儲存單位。使用 XFDF的步驟與 XML和 FDF類似。開發人員可以利用文件內的資料去處理數據，方便、簡單。

*註: 若要填寫中、英夾雜的資料於同一方格內，建議用 FDF或 XFDF 檔為輸出格式。

開啟開啟開啟開啟 PDF表單表單表單表單

NextPDF Form Filler 能協助你填寫 PDF表單，可以把你填妥的表單，儲存成四款不同的文件格式。

以下是填寫 PDF表單的方法：

1. 按「檔案」->「開啟」->「表單」或在工具列按「開啟表單」的圖示(圖 22)。

2. 在「請選擇一張 PDF樣式」的對話方塊中，選取一張 PDF表單。你亦可以在「檔案類別」中選取 PDF、FDF 或 XFDF填寫表單。(圖 23)

圖 22

圖 23



填寫填寫填寫填寫 PDF 表單表單表單表單

1. 如果你選取了打開 PDF 表單，Adobe Reader的視窗會以暫存的形式打開你所選取的 PDF

表單。該暫存的表單右上方，會出現一個「Save As...」的按鈕，讓你儲存文件。(圖 24)

圖 24

注意：如果該 PDF為 XFA 格式的表單，對話方塊會彈出，通知你要把 XFA表單轉換成AcroForm 表單。按了「確定」按鈕後，系統會自動把該表單在同一目錄下作複製，並在檔案名稱的末端加上「_ConvertFormButton.pdf」作識別。(圖 25)

圖 25

2. 填寫表單。

3. 完成表單後，移到表單的右上方，按「Save As...」按鈕(圖 24)，此時，「無法儲存表格資訊」的對話方塊會出現(圖 26)，你可忽略此對話方塊，只需剔選「不再顯示」，並按「關閉」便可，那麼下一次再開啟便不再出現。

圖 26 圖 27

4. 然後，「保全警告」的對話方塊會出現(圖 27)，此對話方塊亦可忽略，只需按「允許」按鈕便行了。如果你不想這對話方塊再出現，你可以剔選「記住我在此網站的動作」便行了。



5. 這時「另存為...」的對話方塊會彈出，請輸入一個檔案名稱儲存。如果檔案已經存在的話，它會被取代。

6. 如果你在較早前剔選了「設定」->「預覽」(圖 28)，這時，你便可在 NextPDF Form Filler

程式中預覽你所存的檔案(圖 29)。如果沒有剔選，這時，確定對話方塊會出現，告訴你檔案已存。

圖 28

圖 29

填寫填寫填寫填寫 PDF 平表單平表單平表單平表單

1. 若要製作平表單，方法與填寫 PDF表單相同。只需在按「另存為...」按鈕前，在「設定」->「輸出」揀選「平表單」(圖 30)，便行了。

圖 30

填寫填寫填寫填寫 FDF或或或或XFDF 表單表單表單表單

1. 如果你選取了開啟 FDF 或 XFDF表單(圖 31)，將彈出對話方塊以確認你是否對該檔案進行修改。(圖 32)

圖 31

圖 32

2. 如果你按了「Yes」按鈕，即對檔案作修改。修改步驟與填寫 PDF 表單的步驟相同。

3. 如果你按了「No」按鈕，即對檔案不作任何修改，那麼檔案內容便會直接在 NextPDF

Form Filler 的程式中開啟。



批量式匯出批量式匯出批量式匯出批量式匯出 PDF

你可以以批量的方式把多個檔案匯出成為 PDF。按「檔案」-> 「批量式匯出 PDF」(圖 33)來打開視窗(圖 34)，選取輸入位置及輸出位置，再剔選要輸出文件檔案格式，按「套用」來啟動批量式匯出PDF。完成後，可按檢視輸出紀錄來了解匯出情況。

圖 33

圖 34

列印列印列印列印

這功能能讓你列印輸出的文件。

預覽預覽預覽預覽

在「設定」中點選「預覽」，用家便能在 NextPDF Form Filler 的視窗中預覽輸出表單。(圖 35)

圖 35

電子附件電子附件電子附件電子附件

在「設定」中點選「電子附件」(圖 36)，用家便能在輸出的表單或檔案的同時，以附件形式在你默認的電郵上打開。

圖 36

語言語言語言語言

提供英文、繁、簡中文語言用戶介面。(圖 37)



圖 37 圖 38

"Save As" 按鈕位置按鈕位置按鈕位置按鈕位置

在「設定」-> 「"Save As" 按鈕位置」來設定 "Save As" 按鈕的位置，你可把 "Save As" 按鈕放在「文件的右上方」或放在「文件的頁尾」(圖 38) 。"Save As" 按鈕的位置預設為「文件的右上方」。

工具工具工具工具

NextPDF Form Filler 更提供了添加水印或背景功能。你亦可以隨意製作出各款水印或背景的樣式，與個人的文件作結合。如果水印文件的頁面大小跟輸出的 PDF文件不同的話，水印文件會自動縮放至最合適的大水。

若要自行製作水印文件，只需製作一份 PDF樣式，並放在 NextPDF 3.0 的安裝目錄下的「gs8.56\bin\zh-TW」(如果你使用繁體版 NextPDF Form Filler)的資料夾內便可。(C:\Program

Files\NextPDF3.0\gs8.56\bin\zh-TW\)

水印水印水印水印

水印會以半透明的狀態在文件上出現，若要為文件添加水印，可按以下的方法進行：

1. 在「工具」選取「水印」或在工具列按「水印」的圖示(圖 39)

圖 39

圖 40

2. 這時你只需在工具視窗(圖 40)選取檔案的輸入及輸出位置。

3. 按個人的需要揀選合適的水印樣式，再按「套用」按鈕。



4. 如果你在較早前剔選了在左下方的「預覽」方格，這時，輸出的結果會隨 Adobe Reader

的視窗彈出(圖 41)。

圖 41

背景背景背景背景

背景會在文件下與文件結合，若要為文件添加背景，可按以下的方法進行：

1. 在「工具」選取「背景」或在工具列按「背景」圖示(圖 42)。

圖 42

圖 43

2. 這時你只需在工具視窗(圖 43)選取檔案的輸入及輸出位置。

3. 按個人的需要揀選合適的背景樣式，再按「套用」按鈕。

4. 如果你在較早前剔選了在左下方的「預覽」方格，這時，輸出的結果會隨 Adobe Reader

的視窗彈出(圖 44)。



圖 44

轉換成文字檔轉換成文字檔轉換成文字檔轉換成文字檔

NextPDF Form Filler 可讓你以單一或批量形式把 PDF 文件直接轉換成文字文件 (.txt)。若要把 PDF文件轉換成文字文件，可按以下的方法進行：

1. 在「工具」選取「轉換成文字檔」或在工具列按「轉換成文字檔」的圖示。

2. 這時你只需在轉換成文字檔視窗 (圖 45)選以單一文件或以批量處理，並選取檔案或文件夾的輸入及輸出位置，再按「套用」按鈕，來完成轉換程序。

圖 45

3. 若你在較早前選了以單一文件處理，並剔選了在左下方的「預覽」方格，當文件成功轉換後，輸出結果會自動以記事本形式打開。

合併合併合併合併 PDF

NextPDF Form Filler 可讓你把兩個 PDF 文件合併。若要把兩個 PDF 文件合併成為一個 PDF 文件，可按以下的方法進行：

1. 在「工具」選取「合併 PDF 」或在工具列按「合併 PDF 」的圖示。

2. 這時你只需在合併 PDF 視窗 (圖 46) 選取檔案的輸入及輸出位置，再按「合併」按鈕，來完成合併程序。



圖 46

篩選篩選篩選篩選 PDF

NextPDF Form Filler 可讓你從一個 PDF文件以篩選或刪除形式，選取所需的頁數。若要選取 PDF 文件內的某些頁數，可按以下的方法進行：

1. 在「工具」選取「篩選 PDF 」或在工具列按「篩選 PDF」的圖示。

2. 這時你只需在篩選 PDF 視窗 (圖 47) 選取檔案的輸入及輸出位置、揀選要刪除或選取的頁數，如："1-5, 21, 23, 25-30"，再按「套用」按鈕，來完成 PDF 文件篩選。

3. 你亦可以剔選左下方的「預覽」方格來預先作頁面預覽。預覽會在視窗的右邊進行，你可在頁面預覽的空格內輸入所需要預覽的頁數，來進行預覽。

圖 47

試用版功能試用版功能試用版功能試用版功能

試用版的功能大致上與零售版相同，但卻限制了輸出 FDF 及 XFDF文件。而每份輸出的檔案均會在文件的底部貼上"This form is filled by the free version of NextPDF Form Filler.

(http://www.nextoffice.net)"的字樣，以資識別。


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