novel approach to bcg analysis in the context of erp system
TRANSCRIPT
Do ERP systems really contribute to public
administration?
Neven VrčekUniversity of Zagreb
Faculty of Organization and InformaticsVaraždin
Organization• One of the most complex human inventions• Hard to innovate and change• That is why we have disciplines like: leadership, change
management...
• What kind of thinking is necessary for efficient organization in information society?
• Let us think and recognize that organization and IS are totally inseparable
Niccolò di Bernardo dei Machiavelli (May 3, 1469 – June 21, 1527)
The way you play the game is based on your way of thinking
System infrastructure
Information and application infrastructure
Organization and ICT
Business SystemEngineering
Business ProcessesModelling
BusinessProcessManagement
Business Process Modelling
BusinessProcessMeasurement
BusinessProcessMonitoring
Organization
Environment
O
Organizational system
TDD
DD -Decomposition Diagram
OFD
OFD - Organizational Flow Diagram
WFD
WFD -Work Flow Diagram
Data
Applications
AA
A
R
AFD -Activity Flow Diagram
AFD
AP
Different views anddifferent graphical representations
Work flow diagramStranka osoba Pokrenuti postupak ostvarivanja prava Koristiti pravo
Stranka poslodavac Voditi evidenciju o zaposlenoj osobi
Odjel uredskog poslovanja
Snimka na MM?Deaktivirati spisAktivirati spis
Odjel za rješavanja o pravima u drugom stupnjuIzrađivati rješenja u drugom stupnju
Žalbeno vijeće (2.stupanj)Izrađivati INO-rješenja u drugom stupnju
Odsjek medicinskog vještačenjaProvesti
vještačenje
Odsjek informatičk ih poslova i mik rografske obrade
Potrebno čuvanjeizvornika?
Snimati dokumente namikrofilm
Zahtijevatiarhiviranje
Uništiti dokument
Odjel matične evidencije
Pripremiti spis zarazmatranje
Unositi podatke o osiguranicima
Voditi matičnuevidenciju
Porezna uprava i ostale vanjske institucijePružati podatke o
osiguranicima
Odjel rješavanja o pravima u prvom stupnju
Izraditi nacrtrješenja
Priznati pravo
Odjel obračuna i isplate mirovinsk ih primanjaObračunavati i isplaćivati mirovinska primanja i
doplatak za djecu
Upravno i stručno vijećeOdređivati politiku i
prava iz MO
Nadzirati provedbu politikeMO
Planirati prikupljanje iraspoređivanje sredstava iz
MO
Državni zavod za statistikuProvoditi statističke analize
Mirovinsk i fondoviPrikupljati i raspoređivati financijska sredstva
Banke i pošta Isplatiti novce
Doprinosi za MO
Smjernice i izvješća
Na
log
za isp
latu
Izvješća o priznatim mirovinskim primanjima
Plan sredstava 1
Podaci o standardu stanovništva
Prija
ve, p
rom
jen
e i
od
jave
2
Nepotrebni dokumenti 1NE
Kompletirani spis 1
Poziv za usklađivanje podataka
Podaci o radu zaposlenika
Zahtjev za dopunom
Dokumentacija za pokretanje postupka
Virmani
Sintetičko izvješće poslodavca
Podaci o PPO
Podaci o osobi P1
Podaci o mikrofilmiranoj dokumentaciji
UVIJEK
Podaci o korisniku 2
Uvje
ti, pra
va i
og
ran
ičen
ja
Kompletirani spis 2
Aktivira
ni sp
is ZM
V
Poticaj za ostvarivanje prava
Po
vratn
ica
Spis/dokumenti za
MM
DA
Rje
šen
je 2
UV
IJEK
Podaci o sustavu HZMO
Podaci o isplatama
Izvješće
o isp
lata
ma
Za
htje
v za isp
oru
ku p
reslika
mikro
filmira
ne
arh
ivske g
rađ
e
Mikro
filmska
pre
slika
Aktivira
ni sp
is NM
V
Aktivira
ni sp
is ZK
Aktivirani spis R2S
Aktivirani spis INOR2S
Prijave, promjene i odjave 1
Ko
mp
letira
ni sp
is 3
Rje
šen
je 1
Sp
is/ do
kum
en
ti za a
rhivu
2
Spis/ dokumenti za arhivu 1
DA
Kompletirani spis 5
Kompletirani spis 4
Plan sredstava 2
Podaci o korisniku 1
Podaci o osobi D1
Podaci o osobi P2
Podaci o osobi D2 Podaci o osobi P3
Podaci o osobi D3
Podaci o osobi P4 Miro
vina
Podaci MEPodaci ME Podaci ME
Podaci ME
Aktivirani spis za OM nakon smrti korisnika
Podaci vanjskih institucija
Potvrda o zaprimljenim dokumentima
Isplaćena mirovinska primanja
Complex workflow diagramSO Unutrašnja kontrola Kontrolirati odvijanje radnih postupaka u RJ i SOProgramirati rad u odjelu
UpravaVoditi poslovanje
Nadzirati rad RJ i SO
Upravljati OiV
SO Tajništvo i pravni poslovi
Pružati pravnupodršku
Obavljati kadrovske poslove
Obavljati pravne poslove
SO Plan i analiza
Planirati poslovanje
Planirati provedbu ostvarenja ciljevaNadzirati provedbuostvarenja ciljeva
Međunarodne organizacije (ITU, EBU) Pratiti razvoj novihtehnologija
SO Razvoj i nove tehnologije Pratiti i izučavati nove tehnologije Uvoditi nove tehnologije u OiV
RJ Montaža i održavanje
Atestirati RTVopremu
Održavati imontiratiuređaje iopremu
Provoditi kontroluumjerenosti MI Koordinirati provedbu radnih zadataka
Nabaviti potrebne resurse
RJ Odašiljači Održavati uređaje,opremu i odašiljačke
objekte Nadzirati rad sustava odašiljača
Upravljatiodašiljanjem
RTV programa
Banka Pružati financijske usluge
SO Računovodstvo i financije
Prikupljati i unositi financijske podatkeObračunavati i
upravljatitroškovimaposlovanja
Analizirati i nadziratifinancijsko poslovanje
SO Transport
Održavatitransportna
sredstva
Prevoziti zaposlenike i opremu
SO Komercijala
Naručiti robu/uslugu
Posredovati na domaćem i ino tržištu
Dobavljači Isporučiti robu
Pružiti uslugu
Gradovi, općine, MUP, katastar, HV Izdavati dozvole isuglasnosti
Hrvatski zavod za telekomunikacije (HZT) Upravljati sustavom telekomunikacija
Korisnici Koristiti usluge OiV
RJ Veze
Održavati sustav veza
Nadzirati rad sustava veza
Osiguravatiinformatičku
podršku
Uvoditi uređaje veza
RJ Projektiranje i nadzor
Izraditi projekt
Analizirati radpostojećeg
sustava
Nadzirati realizaciju projekta
Prikupljati potrebnu dokumentaciju i dozvole
Radni nalog
Izvješće o godišnjem pregledu
Izvješće o radovima
Prijedlog rješenja problema
Zahtjev za nabavu
Potreb
ni materija
l i/ilirezervn
i dijelovi
Evidencija mjernihinstrumenata
Izvješće o umjeravanju
Radni nalog
Zah
tjev za otvara
nje radn
og n
aloga
Certifikacijska dokumentacija
Obračun sa
ti
Nalog za službeno putovanje
Oprema i uređaji za atest
Na
log za službe
no putova
nje
Sredstva za podmirenje troškova putovanja
Ra
dni na
log
Izdatnica
Izdatnica
Računovodstveni podaciFinancijska izvješća
Evidencija ugovora
Plan
investicijskog o
državan
ja
Pla
n investicija
Plan izvrše
nja radnih zad
ataka
Poslo
vni plan
Poslovni plan
Kvartalni, tjedni i detaljni PIPR
Radni zadaci
Evid
encija zapo
slenika
Nalog
za korekciju
Nalog
za korekciju
Izvješće odgovorne
oso
be
Ro
kovnik obveza o
dgovo
rne o
sobe
Izvješće o kore
kciji
Tjedno izvješće o radu
Obračun sati
Zahtjev za prijevozom ljudi/tereta
Izdatnica
Potrebni materijal i/ili rezervni dijelovi
Prijevoznica
Podaci o raspoloživim vozilima
Podaci o raspoloživim vozilima
Nalog za službeno putovanje
Kon
trolni upitnik
Podaci o frekvencijskomspektru
Izvješće o radovima
Analiza stanja sustava
Analiza stanja sustava
Izvedbena projektna dokumentacija
Projektni zadatak
Za
htjev za otva
ranje radno
g nalo
ga
Specifikacija opreme i materijala
Izvedbena projektna dokumentacija
Izdatnica
Potrebni materijal i/ili rezervni dijelovi
Mjerne liste
Spe
cifikacija
oprem
e i m
aterijala
Zapisnik o preuzimanju radova
Izvješće o primopredaji
Računovodstveni podaci
Izvještaj o izvršenju prijevoza
Mjerne liste
Dokumentacija za građevinsku dozvolu
Dokumentacija idejnog rješenja
Radni nalog
Terminski plan
Do
kum
enta
cija ide
jnog
rješenja
Pop
is imen
ovanih pro
jektan
ata
Zah
tjev za isp
latu varijabilnog
dijela
pla
će
Od
obre
nje za isp
latu
Evidencije servisa, potrošnje guma i goriva
Evidencija prometnih nezgodaPlan nabave
Prijed
log plan
a i pro
grama ra
da
Poslovni p
lan
Prim
jedbe
na prije
dlog P
P
Prije
dlog poslo
vnog plan
a
Odluke
Up
rave
Strateški cilje
vi
Evidencija ugovoraEvidencija zaposlenika
Pod
aci o rasp
oloživim fina
ncijskim sred
stvima
Plan izvršenja radnih zadataka
Tje
dno izvješće o izvršen
ju plana
naba
ve
Tje
dno izvje
šće o
izvršenju
radnih
zadataka
Tjedno izvješće o izvršenju plana nabave
Tjedno izvješće o izvršenju radnih zadataka
Računovodstveni podaci
Radni nalog
Radni zadaci
Tehničke norme i propisi
Izvješće o radovima
Zapisnik o tehničkom preuzimanju
Potrebni materijal i/ili rezervni dijelovi
Izdatnica
Izvješće o korekciji nedozvoljenih odstupanja
Izvješće o radovima
Zahtjev za otvaranje radnog naloga
Zakoni, p
ravilnici i norm
e
Prije
dlog p
lana
kadro
va
Plan kadrova
Zakoni, pravilnici i norme
Evidencija ugovora
Evidencija zaposlenika
Evidencija radnih sposobnosti zaposlenikaEvidencija zaposlenika
Plan
kadrova
Zahtjev za raspoređivanjem zaposlenika
Planovi frekvencija
Scenarij razvojnih trendova
Radni zadaci
Izvješća o razvoju tehnologije
Studije izvodljivosti
Izvješća o razvoju teh
nologije
Prije
dlog za uvo
đenje no
vih tehn
ologija
Prije
dlog ide
jnog
rješenja
Izvješća o razvoju tehn
ologije
Izvješća o razvoju tehnologije
Zah
tjev za otvaranje
radno
g nalo
ga
Godišnji plan i program rada
Radni nalog
Raspored djelatnika po radnim nalozima
Zahtjev za nabavu
Zahtjev za nabavu
Zahtjev za nabavu
Podaci za izradu tender dokumentacije
Izvješće o radovima
Mjerne liste
Izvedbena projektna dokumentacija
Terminski plan
Projektni zad
atak
Za
htjev za po
pravak u
ređa
ja
Prijedlog idejnog rješenja
Procjena rokova i troškova implementacije
Za
htjev za inform
atičkom
oprem
om
Odg
ovor n
a zahtjev za in
form
atičkom o
premo
m
Ra
čunovo
dstveni pod
aci
Od
luke
Up
rave
Evidencija prometnih nezgoda
Mjesečno izvješće o poslovanju
Mje
sečno izvješće o poslova
nju
Dnevnik montaže
Odluke Uprave
Plan
kadrova
Pla
n kadrova
Evide
ncija radnih
sposobn
ostiza
poslenika
Pravn
o mišlje
nje
Mjesečna i tjedna izvješća o emitiranju
Dnevno izvješće o emitiranju
Dnevno izvješće o emitiranju
Od
luke
Up
rave
Dnevno izvješće o emitiranju
Izvješća o razvoju tehnologije
Zahtjev za otvaranje radnog naloga
Zahtjev za otvaranje radnog naloga
Zap
isnik o preuzim
anju
rado
va
Pružen
a usluga
Narudžba/ javni natječaj
Ra
čuni
Narudžba/ javni natječaj
Tehnički tender
Otp
remn
ica
Potreb
ni ma
terijal i/ili re
zervni d
ijelovi
ZahtjevnicaPodaci za izradu tender dokumentacije
Po
daci za
izradu ten
der dokum
entacije
Zahtjevnica
Na
rudžba
/ javni na
tječaj
Priku
pljeni zah
tjevi za n
abavu
roba ili uslug
a
Izvodi prometa po žiro- računu
Nalog za plaćanje
Nakn
ada za uslu
ge O
iV
Ponuda
Dozvole i suglasnosti
Žalbe i pritužbe na prijem signala
Žalbe i pritužbe na prijem signala
Dokum
entacija id
ejnog rje
šenja
Izvješća
sa te
rena
Za
htjev za do
zvolu/ suglasno
st
Za
htjev za D
ZP
Zah
tjev za DZ
R
Zah
tjev za te
hničkim pre
gledom
Ate
st o kakvoći
Do
dijeljen
e frekve
ncije
Dozvola za
postavljan
je
Dozvola
za ra
d
Dozvole i su
glasnosti
Izvješća
sa te
hničkih p
regleda
Doku
men
tacija
za građevin
sku dozvolu
Za
htjev za do
zvolu/ suglasno
st
Do
zvole
i suglasn
osti
Produljenje dozvolaZahtjev za produljenjem roka valjanosti dozvolaZ
ahtjev za a
ngažm
ano
m van
jskog izvo
đača
Analiza stanja sustava
Ug
ovori
Ugovori
PonudaCjenik usluga
Ugovori
Profil
Te
oretska ka
rta pokrivan
ja sig
nalo
m
Zah
tjev za satelitsku karticu
Prije
dlog ugo
vora
Prijedlog ugovora
Mje
sečni iskaz po
traživan
ja
Kriteriji odabira dobavljača
Od
luka
o o
snivanju stručn
og p
ovjerenstva
Ug
ovorne o
bveze
Izvješće
o ra
dovim
a
Referenti mjerni instrumenti
Podaci za izradu kontrolnih mehanizama
Za
pisnik o
izvršenim
kontro
lam
a
Period
ička izvješća
Prije
dlog n
aloga za
korekciju
Izvješće o nesukla
dnostim
a
Pla
n naba
ve
Specifikacija opreme i materijala
Izvedbena projektna dokumentacijaR
ačun za
usluge
OiV
Ra
čun za uslu
ge OiV
Zahtjev za ispostavljanje fakture
Izdatnica
Obračun sati
Izvješće o radovima
Radni nalog
Računi
Prim
ke
Zahtjev za ispostavljanje fakture
Kompletirana faktura za plaćanje
Za
pisnik o
oda
biru p
onud
itelja
Prijedlog plana i programa rada
Poslovni plan
Prijedlog plana i programa rada
Poslovni plan
Prijedlog plana i programa radaPoslovni plan
Prijedlog plana i programa rada
Poslovni plan
Potrebni materijal i/ili rezervni dijelovi
Potrebni materijal i/ili rezervni dijelovi
Izdatn
ica
Izvješće
o ra
dovim
a
Ob
račun sa
ti
Ra
dni na
log
Zah
tjev za isp
ostavlja
nje fakture
Izdatnica
Obračun
sati
Rad
ni nalog
Zah
tjev za isp
ostavlja
nje fakture
Izdatnica
Izvješće o radovima
Obračun sati
Radni nalog
Zahtjev za ispostavljanje fakture
Nalog za službeno putovanje
Obračun sati
Radni nalog
Nalog za službeno putovanje
Obračun sati
Radni nalog
Nalog
za slu
žbeno
putovan
je
Ob
račun
sati
Ra
dni nalo
g
Zahtjev za prijevozom ljudi/tereta
Podaci o raspoloživim vozilima
Zahtjev za prijevozom ljudi/tereta
Podaci o raspoloživim vozilima
Zahtjev za prijevozom ljudi/tereta
Podaci o raspoloživim vozilima
Izvješće o radovima
Ugovorne
obveze
Pružena
usluga
Zapisnik o odabiru ponuditelja
Ponuda za robu/ uslugu
Ponuda za robu/ uslugu
Zapisnik o odabiru ponuditelja
Zapisnik o tehničkom preuzimanju
Zapisnik o tehničkom preuzimanju
Izvješće o tvorničkom
preuzim
anju
Zapisnik o tehničkom preuzimanju
Zapisnik o tehničkom preuzimanju
Zapisnik o tehničkom preuzimanju
Prikupljeni zahtjevi za nabavu roba ili usluga
Izvješće
o p
rovedb
i planova
Izvješće o provedbi planova
Izvješće o provedbi planovaIzvješće o provedbi planova
Izvješće o radovima
Financijska izvješća
Ob
račun utroška ra
dnog
vrem
ena i
ma
terijala
Ugo
vorne ob
veze
Fina
ncijski pla
n
Plan
investicija
Pla
n inve
sticijskog od
ržavanja
Plan izvršenja radnih zadataka
Poslo
vni plan
Financijska izvješćaFinancijski plan
Matrix view
Efficient organization
• Apply these techniques to increase organizational efficiency by using ICT
• Complete and holistic thinking by having in mind that organization and IS are two sides of the same coin
Applied to government (As Is)
Tendencies to “advance” such way of working
Targeted process(Citizen or Public Service Unit)
Supporting processes (Public service units)
“Requests” - flows(paper or unformatedelectronic)
This is not the right way of thinking
After BPR (To Be)
Target process(Citizen or Public Service Unit)
Supporting processes(Other public service units)
Communication flows (e-transactions)
Principles of BPR-a in public services:-Optimize business processes for citizens -Solving complete problem and not administrative step-ICT in process and not organizational unit-Reduce unnecessary processes and administrative steps
COTS
• How about Commercial Of The Shelf?
• Blueprints of some other business processes
• How come that they are so influential?
ERP systems
• Several decades on the market
• Still very expensive and ongoing topic of interest
• Many success stories and many failures
• Benefits vaguely defined
• Various performance indicators (tangible and intangible)
Enterprise Wide Information System
• Functions of ERPs:– To integrate the many business functions into
one seamless application.– To run on top of an established database
management system.
• Integration with other information (sub)systems
• CRM, SCM, ...
Quality of service• Every investment should contribute to competitive advantage (profit
sector) or quality of service (public sector)• How does it apply to ERP and what benefits does it bring? – many
approaches and pro et contra attitudes• ERP represents best business practice?
– “I do not want to buy best business practice I want to create it”• OTS software can not bring significant competitive advantage
to profit oriented sector neither can significantly differentiate services of public sector
• Why? Because it is commodity and widely available. • Complicated adaptation without clear view to competitive advantage
or differentiation– Software to business processes – Business processes to software
Suitability of organization and benefits of ERP
• Certain organizations are better suited for implementation of ERP systems than the others
• Certain organizations have more benefits from ERP systems than the others
• What are characteristics of their business processes?
SPIS - methodology• Strategic Planning of Information System• Developed for bringing competitive advantage by use of
IT• Deep analysis of business processes • Published in several scientific and professional articles
and verified in one scientific and several commercial projects
• The methodology consists of a significant number of well known methods, but it combines them into structured and chained holistic process which gives deep insight into the business system and corresponding information system
• By combining various methods under a common framework of methodology we obtain detailed and documented picture of an organization
• 16 steps
ERP system implementation
• Standard procedures (ORACLE AIM, SAP ASAP)
– Strictly focused and goal oriented to implementation of particular ERP system;
– Based on standard documentation which enables easy transfer of knowledge and benchmarking of implementation projects;
– Known by various ERP system consultants, which reduces dependence on certain implementation expert(s);
– Verified on number of projects, which reduces the risk of successful implementation.
Standard ERP implementation methods
• Leave very little room for serious rethinking of business technology and business process reengineering
• On the course of implementation, changes in business processes are usually proposed as a consequence of disproportion in functionality between ERP system and present work practice.
• Such forced business process reengineering adapts the enterprise to the ERP system without taking much care about actual business needs.
Gap analysis
• Standard step in every ERP implementation • Denotes disproportions between current business
processes in the organization and standard ERP system functionality
• These disproportions are called gaps and might be solved in various manners, but there is usually very little attention paid to strategic importance of the declared gaps
• Usually gap analysis is used to eliminate most obvious problems in implementation projects, and serious gaps, such as complete lack of support for certain business processes, are left to some subsequent projects
• However results of the gap analysis are valuable source of information on which strategic impact of ERP system might be estimated
BCG matrix
• Early step of SPIS methodology
O perational S tra tegic
S upport P rospective
LO W H IG H
LO W
H IG H
IM P A C T O F S Y S TE M
D E P E N D A N C E U P O NS Y S TE M
BCG is acronym for “Boston Consulting Group”. Details in: McFarlan, F. W. “Information technology changes the way you compete”, Hardware Business Review, May 1984.
BCG and Gap analysis
• The question is how the existence of gaps relates to the quality of service (public sector) or competitive advantage (profit oriented sector) of the organization and how are supported business processes that play key role in the diferentiation
Research
• 3 production companies, 4 profit oriented service based companies, 4 public administration entities
• Detailed analysis of business procesess and correlation with BCG and Gap
Results (1)
• Each analyzed organization has certain number of business processes in every quadrant of the BCG matrix and their classification was iterated several times and verified by the top management
• During the gap analysis each process was checked against standard ERP functionality and the level of support was validated
• Therefore in every quadrant of the BCG matrix two groups of business processes were obtained: supported and unsupported
• The ratio of supported across overall number of business processes was calculated
Results (2)
0,00
5,00
10,00
15,00
20,00
25,00
30,00
35,00
p1 p2 p3 Avg, s1 s2 s3 s4 Avg, g1 g2 g3 g4 Avg,
Production Services Public administration
%
Supporting
Operational
Strategic
Prospective
Conclusion
• Obtained results prove that in many cases strategic business processes are not supported at adequate level, and gained business results are sub-optimal
• Different sectors have various level of support by OTS ERP
• Without detailed rethinking of the entire business paradigm, supported by really holistic and integral information system, competitive advantage will never be achieved
• ERP should be regarded as infrastructure on which specialized and strictly focused modules must be built