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Nuxeo Enterprise Platform:Guide utilisateur

Copyright © 2000-2008, Nuxeo SAS.

Vous pouvez copier, diffuser et/ou modifier ce document selon les termes de la GNU Free DocumentationLicense, Version 1.2; avec comme section invariante “Support commercial”, sans texte de couverture ni texte de

4ème de couverture. Une copie de la license est disponible à l'URL suivante :http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html

Table of Contents1. Introduction .................................................................................................................................. 12. Premiers pas avec Nuxeo EP .......................................................................................................... 2

2.1. Se connecter à Nuxeo EP .................................................................................................... 22.1.1. S'authentifier ........................................................................................................... 22.1.2. Se déconnecter ........................................................................................................ 4

2.2. Se déplacer ........................................................................................................................ 42.2.1. L'arbre de navigation ............................................................................................... 52.2.2. Chemin de navigation .............................................................................................. 52.2.3. Tableau de bord ....................................................................................................... 52.2.4. Onglets ................................................................................................................... 5

3. Les concepts ................................................................................................................................. 73.1. Domaines .......................................................................................................................... 73.2. Espaces de travail ............................................................................................................... 73.3. Espaces de publication ........................................................................................................ 83.4. Modèles ............................................................................................................................. 83.5. Droits d'accès ..................................................................................................................... 9

3.5.1. Lecture ................................................................................................................... 93.5.2. Ecriture ................................................................................................................. 103.5.3. Suppression .......................................................................................................... 103.5.4. Gestion ................................................................................................................. 10

4. Gérer les documents .................................................................................................................... 124.1. Créer un document ........................................................................................................... 12

4.1.1. Créer un dossier .................................................................................................... 124.1.2. Créer une note ....................................................................................................... 134.1.3. Créer un fichier ..................................................................................................... 14

4.2. Consulter un document ..................................................................................................... 164.3. Modifier les documents .................................................................................................... 16

4.3.1. Modifier un document ........................................................................................... 164.3.2. Modifier le contenu d'un fichier en ligne ................................................................. 174.3.3. Modifier les méta-données d'un document ............................................................... 204.3.4. Modifier plusieurs documents ................................................................................ 21

4.4. Gérer les fichiers joints d'un document .............................................................................. 234.4.1. Ajouter un fichier joint ........................................................................................... 234.4.2. Consulter les fichiers joints d'un document .............................................................. 234.4.3. Modifier un fichier joint ......................................................................................... 244.4.4. Supprimer un fichier joint ...................................................................................... 25

4.5. Copier un document ......................................................................................................... 254.6. Gérer votre presse-papier et votre lot de documents ............................................................ 26

4.6.1. Gérer votre presse-papier ....................................................................................... 274.6.2. Gérer votre lot de documents .................................................................................. 27

4.7. Consulter l'historique d'un document ................................................................................. 284.7.1. Consulter les versions archivées d'un document ....................................................... 294.7.2. Restaurer une version archivée d'un document ......................................................... 29

4.8. Supprimer un document .................................................................................................... 304.8.1. Déplacer un document dans la corbeille .................................................................. 304.8.2. Supprimer définitivement un document ................................................................... 31

4.9. Gérer les relations ............................................................................................................ 314.9.1. Ajouter une relation ............................................................................................... 324.9.2. Consulter les relations d'un document ..................................................................... 334.9.3. Supprimer une relation ........................................................................................... 34

4.10. Gérer les workflows ....................................................................................................... 344.10.1. Consulter votre tableau de bord ............................................................................ 354.10.2. Gérer un workflow en série .................................................................................. 354.10.3. Gérer un workflow en parallèle ............................................................................. 394.10.4. Gérer un workflow d'approbation .......................................................................... 434.10.5. Abandonner un workflow ..................................................................................... 474.10.6. Gérer les listes de participants .............................................................................. 48

ii

5. Publier des documents ................................................................................................................. 505.1. Soumettre un document à publication ................................................................................ 505.2. Publier un document ......................................................................................................... 515.3. Rejeter un document ......................................................................................................... 525.4. Consulter les documents publiés ........................................................................................ 535.5. Dépublier un document publié .......................................................................................... 53

6. Outils collaboratifs ...................................................................................................................... 556.1. Rechercher des utilisateurs ................................................................................................ 55

6.1.1. Trouver un utilisateur ............................................................................................ 556.1.2. Trouver un groupe ................................................................................................. 56

6.2. Commenter un document .................................................................................................. 576.2.1. Consulter les commentaires d'un document ............................................................. 576.2.2. Ajouter des commentaires sur un document ............................................................. 576.2.3. Répondre à un commentaire ................................................................................... 586.2.4. Supprimer des commentaires sur un document ........................................................ 59

6.3. Gérer un forum ................................................................................................................ 596.3.1. Créer un forum ...................................................................................................... 596.3.2. Modifier un forum ................................................................................................. 606.3.3. Gérer les fils de discussions ................................................................................... 606.3.4. Participer à un fil de discussion .............................................................................. 626.3.5. Modérer un fil de discussion .................................................................................. 65

6.4. Se tenir informé ............................................................................................................... 666.4.1. Emails .................................................................................................................. 666.4.2. Notifications ......................................................................................................... 686.4.3. Flux RSS et Atom ................................................................................................. 71

7. Administration fonctionnelle de Nuxeo EP ................................................................................... 737.1. Gérer les domaines ........................................................................................................... 73

7.1.1. Accéder à un domaine ............................................................................................ 737.1.2. Créer un domaine .................................................................................................. 737.1.3. Modifier un domaine ............................................................................................. 747.1.4. Modifier les méta-données d'un domaine ................................................................ 747.1.5. Supprimer un domaine ........................................................................................... 76

7.2. Gérer les espaces de travail et de publication ...................................................................... 767.2.1. Accéder à un espace de travail ................................................................................ 767.2.2. Créer un espace de travail ...................................................................................... 767.2.3. Modifier un espace de travail ................................................................................. 787.2.4. Modifier les méta-données d'un espace de travail ..................................................... 797.2.5. Supprimer un espace de travail ............................................................................... 80

7.3. Gérer les utilisateurs et les groupes .................................................................................... 817.3.1. Gérer les utilisateurs .............................................................................................. 817.3.2. Gérer les groupes ................................................................................................... 85

7.4. Gérer les droits d'accès ..................................................................................................... 877.4.1. Accorder des droits d'accès .................................................................................... 887.4.2. Refuser des droits d'accès ....................................................................................... 897.4.3. Retirer un utilisateur des droits locaux .................................................................... 907.4.4. Bloquer l'héritage des droits locaux ........................................................................ 91

7.5. Gérer les vocabulaires ...................................................................................................... 927.5.1. Consulter les vocabulaires ...................................................................................... 927.5.2. Modifier un vocabulaire ......................................................................................... 937.5.3. Vider un vocabulaire ............................................................................................. 95

7.6. Gérer les thèmes ............................................................................................................... 958. Rechercher des documents ........................................................................................................... 97

8.1. Recherche rapide .............................................................................................................. 978.2. Recherche avancée ........................................................................................................... 978.3. Exporter les résultats de la recherche ................................................................................. 988.4. Personnaliser l'affichage des résultats ................................................................................ 98

8.4.1. Ajouter de nouvelles colonnes de résultat ................................................................ 988.4.2. Supprimer des colonnes de résultat ......................................................................... 998.4.3. Déplacer des colonnes de résultat ......................................................................... 1008.4.4. Changer le critère de tri des résultats ..................................................................... 100

A. Support commercial ................................................................................................................. 101A.1. A propos de Nuxeo SAS ................................................................................................ 101

Nuxeo Enterprise Platform: Guide utilisateur

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A.2. Contact ......................................................................................................................... 101A.2.1. General .............................................................................................................. 101A.2.2. France ................................................................................................................ 101A.2.3. Royaume-Uni ..................................................................................................... 101

Nuxeo Enterprise Platform: Guide utilisateur

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Chapter 1. IntroductionNuxeo EP est la solution d'ECM open source Java de Nuxeo, basée sur la plateforme d'ECM Nuxeo. CommeCPS (la précédente plateforme d'ECM de Nuxeo, basée sur le serveur d'application Zope), Nuxeo EP proposedes fonctions de gestion de contenu comme par exemple la création de documents, la gestion des versions et del'historique. Nuxeo EP intègre en plus de nouvelles fonctionnalités, comme :

• les domaines, un niveau supplémentaire d'arborescence situé au-dessus des espaces de travail et depublication, afin d'obtenir une organisation la plus précise possible ;

• les relations entre les documents ;

• le cycle de vie des documents et les workflows.

Les documents sont créés dans les espaces de travail, dans lesquels les utilisateurs peuvent les modifier et lesfaire évoluer grâce au travail collaboratif. Lorsque les documents sont prêts à être diffusés, ils sont publiés dansles espaces de publication. Les espaces de travail et de publication sont groupés dans des domaines, que vouspouvez créer selon vos besoins.

Les droits d'accès accordés aux utilisateurs déterminent les permissions et les actions disponibles sur cesdocuments. Certains utilisateurs peuvent modifier les documents et les soumettre à publication, tandis qued'autres ne peuvent que lire le contenu de l'application.

Au fur et à mesure des modifications, les documents évoluent. Les workflows de gestion de contenu sontutilisés pour valider cette évolution. Toutes les modifications et les workflows constituent le cycle de vie dudocument. Le tableau de bord des utilisateurs leur permet de voir tous les workflows auxquels ils participent.

Par ailleurs, les utilisateurs disposent d'un presse-papier et d'un lot de documents pour copier ou réserver desdocuments.

Ce guide présente les fonctionnalités par défaut de Nuxeo EP et leur utilisation.

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Chapter 2. Premiers pas avec Nuxeo EPNuxeo EP est une plateforme de gestion de contenu qui vous permet de créer et diffuser des documents. L'accèsà l'application est sécurisé par mot de passe et la navigation s'effectue au moyen d'onglets.

2.1. Se connecter à Nuxeo EP

Seuls les utilisateurs authentifiés, c'est-à-dire ayant un nom d'utilisateur et un mot de passe, peuvent accéder àNuxeo EP.

2.1.1. S'authentifier

Vous devez vous authentifier pour accéder à l'application et à son contenu. L'authentification s'effectue aumoyen d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe.

Lorsque vous tapez l'adresse du site Nuxeo EP dans votre navigateur, vous êtes automatiquement dirigé vers lapage d'authentification.

1. Tapez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe dans les champs User Name et Password.

2. Cliquez sur le bouton Log in.

• L'authentification réussit.

La page Domaines du serveur default s'affiche.

2

S'il n'existe qu'un domaine sur l'application, vous arrivez directement à la racine de ce domaine.

• L'authentification échoue.

Un message d'erreur s'affiche. Essayez à nouveau de vous authentifier. Si l'authentification échoue ànouveau, contactez l'administrateur de votre site.

Premiers pas avec Nuxeo EP

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2.1.2. Se déconnecter

Lorsque vous avez fini de travailler sur l'application, vous devez vous déconnecter avant de fermer votrenavigateur.

Pour vous déconnecter, cliquez sur le lien Me déconnecter situé dans le coin supérieur droit de la page. Vousêtes immédiatement déconnecté et devez vous authentifier pour travailler à nouveau dans Nuxeo EP.

2.2. Se déplacer

Pour passer d'un espace de travail à l'autre, vous pouvez utiliser :

• l'arbre de navigation,

• le chemin de navigation.

Vous disposez également d'un tableau de bord, depuis lequel vous pouvez facilement accéder aux derniersdocuments modifiés et à vos espaces de travail.

Sur un document, utilisez les onglets pour accéder aux différentes actions disponibles.


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2.2.1. L'arbre de navigation

L'arbre de navigation est affiché sur la gauche de la page. Il affiche les espaces de travail et de publication d'undomaine, ainsi que les dossiers et les forums. Les documents n'y sont pas affichés. Vous pouvez utiliser l'arbrede navigation pour aller d'un espace de travail à l'autre sans avoir à repasser par la racine du domaine.

2.2.2. Chemin de navigation

Le chemin de navigation est la liste de liens située au-dessus du nom du document. Il indique l'emplacement dudocument depuis la racine de l'application. Vous pouvez l'utiliser pour remonter le chemin parcouru jusqu'à laracine du domaine.

2.2.3. Tableau de bord

Vous pouvez également utiliser votre tableau de bord pour accéder aux documents.

Le tableau de bord affiche par défaut :

• les derniers documents modifiés,

• les espaces de travail auxquels vous pouvez accéder,

• les documents que vous avez créés,

• les derniers documents publiés,

• les workflows sur lesquels vous devez intervenir,

• les workflows dont vous êtes l'initiateur.

Votre tableau de bord est accessible depuis toutes les pages de l'application en cliquant sur le lien Tableau debord situé dans le coin supérieur droit de la page.

2.2.4. Onglets

Chaque espace et chaque document dispose de plusieurs onglets. Ces onglets vous donnent accès aux actionsdisponibles sur le domaine, l'espace de travail ou le document consulté. Seuls les onglets correspondant à vos


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droits d'accès sont affichés.


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Chapter 3. Les conceptsNuxeo EP est organisé autour de domaines, qui contiennent des espaces de travail, des modèles et des espacesde publication. Les documents sont créés et diffusés dans ces espaces de travail et de publication. Les actionsdisponibles pour les utilisateurs dans les espaces sont déterminés par les droits d'accès.

3.1. Domaines

Un domaine est un espace thématique créé par l'administrateur à la racine de l'application. Les domaines sontcomposés d'espaces de travail, de modèles et d'espaces de publication. Vous pouvez utiliser les domaines pourorganiser la structure de l'application de façon plus précise et adaptée à vos besoins.

Lorsque vous vous identifiez sur l'application, vous êtes dirigé sur une page où s'affiche la liste des domainesdisponibles.

Seul l'administrateur de l'application peut créer de nouveaux domaines. Les utilisateurs de l'application ontautomatiquement des droits de lecture sur les nouveaux domaines.

Lorsque l'administrateur de l'application créé un domaine, trois espaces sont automatiquement créés dans ledomaine :

• Workspaces, racine des espaces de travail,

• Sections, racine des espaces de publication,

• Templates, racine des modèles.

C'est dans ces espaces-racines que vous devez créer vos espaces de travail et de publication.

3.2. Espaces de travail

Les espaces de travail sont dédiés à la création et à la modification du contenu, c'est-à-dire des documents. Lecontenu d'un espace de travail est destiné à être partagé et à être modifié par plusieurs utilisateurs. Une fois queles documents sont prêts à être diffusés, vous devez les publier dans un espace de publication.

Vous devez créer vos espaces de travail dans l'espace-racine Workspaces. Vous pouvez y créer autant d'espaceset de sous-espaces que vous le souhaitez et êtes totalement libre de leur organisation.

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3.3. Espaces de publication

Les espaces de publication sont des espaces dans lesquels vous publiez les documents, c'est-à-dire dans lesquelsvous placez les documents, créés dans un espace de travail, lorsqu'ils sont prêts à être diffusés auprès du public.Les documents publiés dans les espaces de publication peuvent uniquement être consultés. Il n'est pas possiblede créer ou de modifier des documents dans les espaces de publication.

Vous devez créer des espaces de publication dans l'espace-racine Sections. Vous pouvez ajouter autant desous-espaces de publication que vous le souhaitez et êtes libre de leur organisation. Les espaces de travail et depublication sont indépendants les uns des autres et leurs structures peuvent donc être totalement différentes.

3.4. Modèles

Les modèles sont des espaces qui peuvent être utilisés comme gabarit pour créer des espaces de travail. Vouspouvez créer des documents dans les modèles et gérer les droits d'accès des espaces de travail modèles commedans un espace de travail normal. Lorsque vous utilisez un modèle pour créer un nouvel espace de travail, lenouvel espace de travail est créé avec la structure, les droits d'accès et le contenu du modèle utilisé.

Les concepts

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3.5. Droits d'accès

Les droits d'accès sont des permissions données aux utilisateurs dans les différents espaces de l'application. Cesdroits d'accès déterminent les actions dont disposent les utilisateurs dans les espaces.

Pour faciliter la gestion des droits d'accès, Nuxeo EP permet de constituer des groupes d'utilisateurs. Vouspouvez ainsi donner un droit d'accès à un ensemble d'utilisateurs en une seule manipulation.

Les droits d'accès peuvent être définis pour l'ensemble d'un domaine, mais également au niveau d'un espace detravail ou de publication. Les droits accordés ou refusés dans un espace sont appliqués à tout son contenu, ycompris les sous-espaces. C'est ce qu'on appelle l'héritage des droits d'accès. L'héritage des droits vous permetde ne pas déclarer des droits d'accès dans chacun des espaces de l'application.

Il existe quatre droits d'accès :

• lecture,

• écriture,

• suppression,

• gestion.

3.5.1. Lecture

Un utilisateur disposant de droits de lecture sur un espace peut lire le contenu des documents de l'espace. Il peutégalement en consulter les méta-données et l'historique, et ajouter des commentaires sur ces documents.

Tip

Par défaut, tous les utilisateurs disposent de droit de lecture sur le contenu de l'application.

Les concepts

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3.5.2. Ecriture

Les droits d'écriture permettent aux utilisateurs de consulter, créer et modifier du contenu dans un espace detravail, mais il ne permettent pas de modifier l'espace lui-même. Par exemple, un utilisateur ayant des droitsd'écriture peut ajouter des relations sur un document ou démarrer un workflow.

Dans un espace de publication, les utilisateurs ayant des droits d'écriture peuvent valider les documents enattente de publication.

3.5.3. Suppression

Le droit de suppression permet de supprimer du contenu d'un espace de travail ou de publication, qu'il s'agissede documents ou de sous-espaces.

3.5.4. Gestion

Les utilisateurs disposant de droits de gestion peuvent consulter, créer et modifier des documents, mais ilspeuvent également modifier l'espace de travail ou de publication et en gérer les droits d'accès.

Les concepts

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Les concepts

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Chapter 4. Gérer les documentsNuxeo EP est une plateforme d'ECM. Vous pouvez donc y créer, modifier et partager des documents.

Les types de documents disponibles par défaut dans Nuxeo EP sont :

• la note: un texte saisi dans un éditeur riche intégré à Nuxeo EP,

• le fichier: un fichier attaché,

• le dossier: un répertoire contenant plusieurs documents,

• le forum: un espace de discussion.

Au fur et à mesure que les utilisateurs modifient le document, celui-ci évolue. Cette évolution constitue soncycle de vie. Le cycle de vie des documents est constitué des états suivants :

• en projet: le document a été créé et est encore destiné à être modifié ;

• valide: le document a été validé. Modifier un document valide le fait repasser à l'état "en projet" ;

• supprimé: le document est supprimé. Il n'est plus disponible dans l'onglet Contenu de l'espace detravail ;

• obsolète: le document n'est plus pertinent et, par exemple, a été remplacé par une nouvelle version.

Pour modifier l'état d'un document, vous devez le soumettre à un workflow d'approbation.

4.1. Créer un document

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion dans l'espace de travail peuvent créer desdocuments.

Les documents doivent être créés dans des espaces de travail ou des modèles. On ne peut pas créer de documentdans un espace de publication. Il existe deux façons de créer un document :

• en utilisant les boutons affichés dans l'onglet Contenu de l'espace de travail,

• en utilisant le glisser-déposer: glissez un fichier depuis votre disque dur et déposez-le dans l'espace detravail. Le document est automatiquement créé dans l'espace de travail et prend comme titre le nom dufichier.

Pour créer un document en utilisant le glisser-déposer, vous devez installer sur votre ordinateur l'extensioncorrespondant à votre navigateur. Les extensions sont disponibles sur la page d'authentification.

4.1.1. Créer un dossier

Un dossier est un répertoire dans lequel vous pouvez regrouper plusieurs documents, soit en les créantdirectement dans le dossier, soit en les collant dans le dossier.

Dans un dossier, vous ne pouvez créer que des sous-dossiers et des documents.

Pour créer un dossier :

1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de travail, cliquez sur le bouton Nouveau document.

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2. Sur la page Types de documents disponibles, cliquez sur Dossier.

3. Remplissez le formulaire de création.

Champ Description

Titre Tapez le nom du dossier.

Description Tapez un texte espliquant l'objectif du dossier.

4. Cliquez sur le bouton Créer.

L'onglet Contenu du dossier s'affiche.

4.1.2. Créer une note

La note est un document constitué d'un texte affiché dans l'onglet Résumé du document. La note est créée àl'aide de l'éditeur riche intégré à Nuxeo EP, qui s'affiche dans le formulaire de création de la note. Cet éditeurpermet de mettre en forme le texte de la note.

Pour créer une note :


2. Sur la page Types de documents disponibles, cliquez sur Note.


Champ Description

Titre Tapez le nom de la note.

Description Tapez un texte expliquant le sujet de la note.

Contenu Tapez le texte de la note dans l'éditeur.


L'onglet Résumé de la note s'affiche.

Gérer les documents

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Tip

Vous pouvez également créer une note en important un fichier .txt par glisser-déposer.

4.1.3. Créer un fichier

Un fichier est un document composé d'un fichier joint. Vous pouvez télécharger tout type de fichier sur NuxeoEP.

Vous pouvez créer un fichier de deux façons :

• en utilisant le bouton Nouveau document,

• en utilisant le bouton Importer un fichier.

Pour créer un fichier en utilisant le bouton Nouveau document :


2. Sur la page Types de documents disponibles, cliquez sur Fichier.


Champ Description

Titre Tapez le nom du document.

Description Tapez un texte expliquant le sujet du document.

Contenu Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner lefichier à télécharger dans l'application.


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L'onglet Résumé du document s'affiche.

Pour créer un fichier en utilisant le bouton Importer un fichier :

1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de travail, cliquez sur le bouton Importer un fichier.

2. Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier à télécharger dans l'application.


L'onglet Résumé du document s'affiche. Le document prend automatiquement comme titre le nom dufichier joint. Le champ Description est vide. Vous devez modifier le document pour le renseigner.


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Tip

Vous pouvez également utiliser le glisser-déposer dans l'onglet Contenu de l'espace de travail pourcréer un fichier. Le fichier est alors automatiquement téléchargé dans l'application.

4.2. Consulter un document

Vous devez avoir au moins des droits de lecture dans un espace pour consulter les documents.

Vous pouvez accéder aux documents depuis les espaces de travail et de publication, ainsi que depuis votretableau de bord.

Pour consulter un document, cliquez sur son titre. L'onglet Résumé s'affiche.

Vous pouvez consulter un aperçu PDF des documents de type Fichier. Ceci vous permet de consulter le fichierjoint du document directement depuis l'application. Vous n'avez donc pas besoin d'enregistrer le fichier survotre ordinateur pour le lire. Lors de la consultation du fichier en PDF, une copie au format .pdf estautomatiquement créée et s'affiche dans votre navigateur.

Pour consulter un fichier en PDF, cliquez sur le lien Consulter en PDF affiché dans l'onglet Résumé dudocument.

4.3. Modifier les documents

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture et de gestion peuvent modifier les documents.

Vous ne pouvez modifier les documents que dans les espaces de travail. Il y a plusieurs façons de modifier undocument :

• en modifiant le contenu du document,

• en modifiant les méta-données du document,

• en modifiant plusieurs documents simultanément.

4.3.1. Modifier un document

Modifier un document consiste à modifier le titre, la description du document ou son contenu (fichier joint outexte de la note).

Lorsque vous modifiez un document, vous devez indiquer comment le numéro de version du document doit


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être incrémenté. En effet, chaque document possède un numéro de version, qui constitue une indication surl'évolution du document. Le numéro de version (VV.vv) est composé d'un numéro de version majeure (VV) etd'un numéro de version mineure (vv). Lorsqu'un document est créé, il prend automatiquement comme numérode version 01.00. L'incrémentation de la version majeure est réservé aux modifications importantes.L'incrémentation de la version mineure est utilisée pour les modifications secondaires.

Pour modifier un document :

1. Cliquez sur l'onglet Modifier du document.

2. Dans le formulaire de modification, tapez vos modifications.Les champs du formulaire de modification sont les mêmes que ceux du formulaire de création dudocument.

3. Indiquez si vous souhaitez modifier le numéro de version du document.

4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.


4.3.2. Modifier le contenu d'un fichier en ligne

Vous pouvez modifier le fichier joint d'un document de type Fichier directement depuis Nuxeo EP. En effet, lecomposant Nuxeo LiveEdit vous permet de modifier le fichier et sauvegarder vos modifications sans avoir àl'enregistrer sur votre ordinateur.Pour modifier un fichier en ligne, vous devez installer Nuxeo LiveEdit sur votre ordinateur. Vous pouveztélécharger Nuxeo LiveEdit depuis la page d'identification de Nuxeo EP.

Pour modifier un fichier en ligne :

1. Dans l'onglet Résumé du document, cliquez sur le lien Modifier en ligne.


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Une fenêtre pop-up s'affiche.

2. Dans la fenêtre pop-up, sélectionnez le programme Nuxeo LiveEdit et cliquez sur Ouvrir.

3. Le fichier s'ouvre dans le programme approprié, par exemple MS Word pour un fichier .doc.


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4. Modifiez le fichier.

5. Une fois le document modifié, fermez-le.

Une fenêtre s'affiche.

6. Indiquez si vous souhaitez sauvegarder les modifications et mettre à jour la version du document surNuxeo EP.

Le fichier modifié est automatiquement téléchargé sur Nuxeo EP. Une fenêtre pop-up indique que lesmodifications ont été sauvegardées.

Le numéro de version du document est incrémenté selon vos indications.


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4.3.3. Modifier les méta-données d'un document

Les méta-données sont des informations sur le document et certaines de ses propriétés. Ces informationspermettent de mieux référencer le document, et donc de le trouver plus facilement par la recherche. Certainesméta-données sont automatiquement remplies par le système, mais la plupart doivent être renseignées par lesutilisateurs. Lorsque vous créez un document, ses méta-données sont vides.

Modifier les méta-données d'un document n'a aucune incidence sur le numéro de version du document.

Pour modifier les méta-données d'un document :

1. Cliquez sur l'onglet Méta-données du document.

2. Dans le formulaire de modification des méta-données, tapez vos modifications.

Champ Description

Mots-clésSujet du document.

Tip

Gardez la touche CTRL enfoncée poursélectionner plusieurs mots-clés.

Droits Informations sur la reproduction du document. Lesinformations sur les droits englobent souvent lesdroits de propriété intellectuelle, le copyright etdivers droits de propriété.

Source La ressource dont le document est dérivé (en tout oupartie).


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Champ Description

Couverture Informations sur la portée du document. Il peut s'agird'un emplacement géographique, d'une période oud'une juridiction.

Créé le Date renseignée automatiquement par le système lorsde la création du document.

Dernière modification Date renseignée automatiquement par le système lorsde la modification du document.

Format Format du fichier joint.

Langue Langue utilisée dans le document.

Expire leDate à laquelle le document n'est plus valide. Cliquezsur le bouton pour afficher un calendrier et

sélectionner une date.Cette date n'est pas indexée par le système etn'entraîne aucun traitement automatique dudocument.

Propriétaire Utilisateur qui a créé le document. Ce champ estautomatiquement renseigné par le système.

Contributeurs Utilisateurs qui modifient le document. Ce champ estautomatiquement mis à jour par le système au fur et àmesure des interventions sur le document.



4.3.4. Modifier plusieurs documents

Si vous avez besoin de modifier plusieurs documents ayant des propriétés en commun, vous pouvez les ajouterà votre lot de documents pour les modifier en une seule manipulation, au lieu de les modifier les uns après lesautres. La modification en masse est disponible lorsque les documents sélectionnés sont des documents demême type, par exemple des notes.

Pour modifier plusieurs documents en même temps :

1. Cochez les cases correspondant aux documents à modifier.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter à mon lot de documents.

Les documents s'affichent dans votre lot de documents.

3. Dans le lot de documents, cliquez sur le lien Editer des documents.


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4. Dans le formulaire de modification sélectionnez les champs que vous souhaitez modifier en cochantles cases correspondantes.

5. Pour chaque champ sélectionné, sélectionnez le contenu à modifier et tapez le nouveau contenu duchamp.

Libellé Description

Vide Le contenu du champ sélectionné ne sera modifié ques'il est vide.

Tous Le contenu du champ sera modifié sur tous lesdocuments de la sélection.

6. Cliquez sur le bouton Suivant.

La page suivante résume les documents et champs modifiés.


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7. Décochez la case Supprimer les documents de la sélection si vous souhaitez que les documents restentsélectionnés dans les espaces de travail ou dossiers.

8. Cliquez sur le bouton Valider.

Les documents sont modifiés et le message Documents modifiés s'affiche quelques secondes.

4.4. Gérer les fichiers joints d'un document

Vous pouvez joindre des fichiers à tous vos documents. Ces fichiers joints sont destinés à apporter desinformations supplémentaires sur le contenu du document.

4.4.1. Ajouter un fichier joint

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent ajouter un fichier joint à un document.

1. Cliquez sur l'onglet Fichiers du document.

2. Cliquez sur le lien Ajouter un nouveau fichier.

3. Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le fichier à télécharger dans l'application.



4.4.2. Consulter les fichiers joints d'un document


23

Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour consulter les fichiers joints d'un document.

Pour consulter les fichiers joints d'un document :


Les fichiers attachés sont affichés sous forme de liens.

2. Cliquez sur le fichier que vous souhaitez consulter.

Une fenêtre pop-up s'affiche.

3. Sélectionnez si vous souhaitez ouvrir le fichier ou l'enregistrer sur votre ordinateur.

4.4.3. Modifier un fichier joint

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent modifier les fichiers joints d'un document.

Pour modifier un fichier joint, vous devez l'enregistrer sur votre ordinateur. Une fois le fichier modifié sur votreordinateur, vous pouvez remplacer le fichier joint du document par votre version.Seul le principal fichier joint d'un document de type fichier peut être modifié en ligne.

Pour remplacer un fichier joint par un autre :


2. Cochez l'option Charger.

3. Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le fichier à télécharger sur l'application.

4. Cliquez sur bouton Enregistrer.

Le nouveau fichier est téléchargé sur Nuxeo EP et remplace le fichier joint précédent. L'ongletRésumé du document s'affiche.


24

4.4.4. Supprimer un fichier joint

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent supprimer un fichier joint.

Important

Lorsque vous supprimez un fichier joint, celui-ci est définitivement effacé. Vous ne pouvez pasannuler sa suppression.

Pour supprimer un fichier joint :


2. Cliquez sur l'icône correspondant au fichier à supprimer.

Le fichier est supprimé.

4.5. Copier un document

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent copier des documents.

Lorsque vous copiez un document, celui-ci est placé dans le presse-papier.

Le document collé prend le même état dans le cycle de vie que le document d'origine. En revanche, sonhistorique et son numéro de version sont réinitialisés.

Vous pouvez copier un document se trouvant dans un domaine et le coller dans un autre.

Pour copier un document :

1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de travail, cochez la case correspondant au document à copier.

2. Cliquez sur le bouton Copier.

Le nom du document s'affiche dans le presse-papier dans la colonne gauche de la page, et le boutonColler dans l'onglet Contenu de l'espace de travail devient actif.

3. Allez dans l'espace de travail dans lequel vous souhaitez coller le document.


25

Vous ne pouvez coller un document que dans un espace de travail dans lequel vous avez des droitsd'écriture ou de gestion.

4. Il y a deux façons de coller le document :

• Cliquez sur le bouton Coller situé dans l'onglet Résumé de l'espace de travail de destination.

Le document s'affiche dans l'onglet Résumé de l'espace de travail.

• Cliquez sur le lien Coller dans le dossier en cours du presse-papier.

Le document s'affiche dans l'onglet Résumé de l'espace de travail.

Lorsque vous collez un document, celui-ci reste disponible dans le presse-papier.

4.6. Gérer votre presse-papier et votre lot de documents

Tous les utilisateurs disposent d'un presse-papier et d'un lot de documents.

Le presse-papier et le lot de documents sont deux fonctionnalités qui vous permettent de voir les documentsque vous avez sélectionnés et mis de côté pour les coller dans un autre espace de travail ou les modifierultérieurement.

Le presse-papier est destiné à stocker des documents copiés pour les coller dans un autre espace de travail. Sivous copiez un premier document, puis un second avant d'avoir collé le premier, le second documentremplacera le premier dans le presse-papier.

Tip

Le presse-papier peut contenir plusieurs documents s'ils sont copiés en même temps.

Le lot de documents vous permet de mettre de côté plusieurs documents venant de différents espaces de travail


26

afin de les exporter ou les modifier ultérieurement. Le contenu du lot de documents est conservé d'une session àl'autre.

4.6.1. Gérer votre presse-papier

Pour ajouter des documents dans votre presse-papier, vous devez copier des documents.

Lorsque le document copié a été collé dans un espace de travail, vous devez le supprimer de votrepresse-papier. Pour supprimer un document du presse-papier, cliquez sur le lien Vider la sélection dupresse-papier.

Si vous avez copié plusieurs documents, vous pouvez les supprimer les uns après les autres en cliquant surl'icône située devant le nom du document dans le presse-papier ou cliquer sur le lien Vider la sélection pour

supprimer tous les documents d'un coup.

4.6.2. Gérer votre lot de documents

Le lot de documents vous permet de sélectionner et mettre de côté plusieurs documents. Vous pouvez ensuite :

• coller les documents dans un espace de travail ou un dossier,

• exporter les documents sur votre ordinateur sous la forme d'un dossier .zip,

• modifier tous les documents réservés en même temps.

4.6.2.1. Ajouter des documents au lot de documents

Pour ajouter un document à votre lot de documents :

1. Cochez la case correspondant au document.

Tip

Vous pouvez sélectionner plusieurs documents pour tous les ajouter au lot de documentsen même temps.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter à mon lot de documents.

Le nom du document s'affiche dans le lot de documents dans la colonne gauche de la page.


27

4.6.2.2. Coller des documents depuis le lot de documents

Pour coller des documents de votre lot de documents dans un espace de travail ou un dossier, allez dans l'espacedans lequel vous souhaitez coller les documents et cliquez sur le lien Coller dans le dossier en cours du lot dedocuments.

4.6.2.3. Exporter les documents du lot de documents

Vous pouvez exporter les documents de votre lot de documents sous la forme d'un dossier compressé au format.zip pour consulter ou modifier les documents sur votre ordinateur.

Pour exporter les documents de votre lot de documents, cliquez sur le lien Export zip du lot de documents.

4.6.2.4. Supprimer des documents du lot de documents

Vous pouvez supprimer tous les documents de votre lot de documents d'un seul clic. Vous pouvez égalementsupprimer les documents les uns après les autres.

Pour supprimer tous les documents, cliquez sur le lien Vider la sélection de votre lot de documents.

Pour supprimer un document de votre lot de documents, cliquez sur l'icône affichée devant le nom du

document dans le lot de documents.

4.7. Consulter l'historique d'un document

Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour consulter l'historique des documents.

Toutes les actions qui sont effectuées sur un document sont enregistrées dans l'historique du document. On yretrouve l'auteur de l'action, la date et l'heure à laquelle elle a été faite, le commentaire que l'utilisateur aéventuellement saisi, etc. Lorsque vous modifiez un document et incrémentez son numéro de version, la versionprécédente du document est archivée par le système. Vous pouvez consulter les versions précédentes dudocument depuis son historique.


28

Pour consulter l'historique d'un document, cliquez sur l'onglet Historique du document.

4.7.1. Consulter les versions archivées d'un document

Tous les utilisateurs peuvent consulter les versions précédentes d'un document.

Lorsque vous modifiez un document et incrémentez le numéro de version du document, la version précédenteest automatiquement archivée par le système. Ainsi, les modifications effectuées n'écrasent pas la versionoriginale du document.

Les versions archivées sont listées dans l'onglet Historique du document, sous le journal des événements.

Pour consulter une version précédente du document, cliquez sur le bouton Consulter la version archivéecorrespondant à la version choisie. La version archivée s'affiche.

Les actions disponibles sur les versions archivées sont limitées : vous pouvez uniquement créer des relationsdepuis la version du document vers un autre document et vous abonner à des notifications.

4.7.2. Restaurer une version archivée d'un document

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent restaurer une version précédente d'undocument.

Restaurer une version d'un document signifie la faire redevenir la version courante du document. Lesmodifications effectuées depuis cette version archivée sur le document ne sont donc plus prises en compte.

Pour restaurer une version archivée, cliquez sur le bouton Restaurer correspondant à la version choisie. Ledocument s'affiche dans cette version, avec tous les onglets correspondant à cette version du document.


29

4.8. Supprimer un document

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent supprimer des documents.

Lorsque vous supprimez un document, celui-ci est déplacé dans l'onglet Corbeille de l'espace ou du dossier.Ainsi, la suppression n'est pas irréversible et le responsable de l'espace peut restaurer le document si sasuppression était prématurée.

L'onglet Corbeille n'est affiché qu'aux utilisateurs ayant des droits de gestion sur l'espace ou le dossier.

La suppression d'un document s'effectue en deux étapes :

1. Un utilisateur déplace le document dans la corbeille.

2. Le responsable de l'espace supprime définitivement le document depuis la corbeille de l'espace.

4.8.1. Déplacer un document dans la corbeille

Il y a deux façons de déplacer un document dans la corbeille de l'espace :

1. en le supprimant depuis l'onglet Contenu de l'espace,

2. en le soumettant à un workflow d'approbation et en définissant l'état dans le cycle de vie "Supprimé"comme état de destination.

Si vous êtes sûr que le document doit être supprimé, vous pouvez le supprimer depuis l'onglet Contenu del'espace ou du dossier. En revanche, si vous souhaitez faire valider la suppression du document, vous devez lesoumettre à un workflow d'approbation et indiquer l'état de sortie supprimé. Lorsque le workflow s'achèvera, ledocument sera automatiquement déplacé dans la corbeille de l'espace.

Pour supprimer un document depuis l'onglet Contenu de l'espace de travail ou du dossier :

1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de travail, cochez la case corespondant au document à supprimer.

2. Cliquez sur le bouton Supprimer.


30

3. Sur la fenêtre pop-up qui s'affiche, cliquez sur le bouton OK pour valider la suppression du document.

Le document est déplacé dans l'onglet Corbeille de l'espace de travail et n'est plus affiché dans l'ongletContenu.L'onglet Corbeille n'est affiché qu'aux utilisateur ayant des droits de gestion sur l'espace de travail oule dossier.

4.8.2. Supprimer définitivement un document

Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent supprimer définitivement un document.

Lorsqu'ils sont supprimés par les utilisateurs ayant des droits d'écriture, les documents sont déplacés dansl'onglet Corbeille de l'espace de travail ou du dossier. Ils ne sont pas effacés de l'application et peuvent êtrerestaurés. En revanche, lorsque vous supprimez un document de la corbeille, celui-ci est définitivement effacé.

Pour supprimer un document définitivement, vous devez le supprimer de la corbeille :

1. Cliquez sur l'onglet Corbeille de l'espace de travail.

2. Cochez la case correspondant au document à supprimer définitivement.

3. Cliquez sur le bouton Supprimer définitivement.

4. Sur la fenêtre pop-up qui s'affiche, cliquez sur le bouton OK.

Le document est définitivement effacé de l'application. Il ne peut pas être restauré.

Les relations vers le document sont mises à jour et s'affichent sous la forme de relations vers une URI.

4.9. Gérer les relations

Les relations sont des informations qui permettent de relier les documents de l'application entre eux ou avec desressources externes. Les documents font ainsi partie d'un ensemble structuré et cohérent.

Les relations disponibles sont :


31

• la relation de référence (référence, est référencé par),

• la relation de fondation (est basé sur, sert de base à),

• la relation de remplacement (remplace, est remplacé par),

• la relation de requête (requiert, est requis par),

• la relation de conformité (est conforme à, a pour conformité).

Vous pouvez créer des relations entre des documents situés dans différents espaces ou différents domaines.

4.9.1. Ajouter une relation

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent ajouter des relations sur un document.

Vous pouvez créer une relation entre un document et :

• un autre document de l'application,

• un document externe à l'application,

• un texte.

Pour créer une relation :

1. Cliquez sur l'onglet Relations du document.

2. Cliquez sur le lien Ajouter une relation.

Le formulaire de création de relation s'affiche sous le lien.


Champ Description

Prédicat Sélectionnez le type de relation.

ObjetSélectionnez la cible de la relation :


32

Champ Description

• Texte : tapez le texte auquel le document estlié ;

• Uri (Uniform Resource Identifier) de laressource : tapez la référence ou l'adresse de laressource externe ;

• Document : cliquez sur le bouton Recherchepour trouver le document de l'application verslequel créer la relation.

Commentaire Tapez un commentaire pour ajouter des informationssur la relation.

4. Cliquez sur le bouton Ajouter.

La relation est affichée sous le formulaire de création, comme relation sortante.

Une relation entrante est automatiquement créée dans l'onglet Relations du document cible de larelation.

4.9.2. Consulter les relations d'un document

Tous les utilisateurs peuvent consulter les relations d'un document.

Lorsque vous consultez les relations d'un document, celles-ci sont triées en relations sortantes et relationsentrantes. Les relations sortantes sont les relations qui ont été créées depuis le document consulté. Les relationsentrantes sont les relations qui ont été créées depuis un autre document et ont pour cible le document consulté.

Pour consulter les relations d'un document, cliquez sur l'onglet Relations du document. Les relations sortanteset entrantes sont affichées sous le lien Ajouter une relation.


33

Les objets de la relation sont des liens hypertexte. Cliquez sur le nom de l'objet pour le consulter.

4.9.3. Supprimer une relation

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent supprimer les relations d'un document.

Vous ne pouvez supprimer que les relations sortantes d'un document.

Pour supprimer une relation :

1. Cliquez sur l'onglet Relations du document.

2. Cliquez sur le lien Supprimer correspondant à la relation.

La relation est supprimée et ne s'affiche plus dans le tableau des relations. La relation entrante dudocument cible de la relation est également supprimée.

4.10. Gérer les workflows

Tous les documents évoluent selon un cycle de vie déterminé. Ce cycle de vie est composé des états suivants :en projet, valide, supprimé et obsolète. Pour modifier l'état dans le cycle de vie d'un document, vous devez lesoumettre à un workflow d'approbation.

Un workflow est une chaine de traitement ou de validation du document au cours de laquelle les utilisateursdoivent passer le document en revue et le valider ou le rejeter. La liste des intervenants du workflow constituela feuille de route du workflow.

Lorsqu'un document est soumis à un workflow, l'initiateur du workflow choisit une directive pour chaqueparticipant, ce qui permet aux intervenants du workflow de savoir dans quel objectif ils interviennent sur ledocument. Pour mettre fin au workflow, tous les intervenants du workflow doivent valider le document. Leworkflow est alors automatiquement terminé et le document passe dans l'état dans le cycle de vie déterminé lorsdu lancement du workflow.

Nuxeo EP comprend par défaut trois types de workflows :

• le workflow en série,

• le workflow en parallèle,

• le workflow d'approbation.


34

Pour voir les tâches qu'ils doivent effectuer dans le cadre de workflows, les utilisateurs disposent d'un tableaude bord dans lequel sont listés tous les documents sur lesquels ils doivent intervenir ainsi que tous lesworkflows qu'ils ont démarrés.

4.10.1. Consulter votre tableau de bord

Tous les utilisateurs de l'application disposent d'un tableau de bord qui affichent les documents sur lesquelsvous devez intervenir. Il affiche également la liste des document que vous avez créés, et la liste des derniersdocuments modifiés ou publiés du domaine, les espaces de travail auxquels vous pouvez accéder et la liste desworkflows dont vous êtes l'initiateur.

Vous pouvez accéder à votre tableau de bord depuis n'importe quelle page de l'application en cliquant sur lelien Tableau de bord situé dans le coin supérieur droit de la page.

Dans votre tabeau de bord, cliquez sur le nom d'un document pour l'ouvrir et le consulter.

Tip

Vous pouvez cliquer sur le titre des tableaux pour les replier ou les déplier.

4.10.2. Gérer un workflow en série

Un workflow en série est une chaîne de traitement hiérarchisée qui ne modifie pas l'état dans le cycle de vie dudocument. Les participants du workflow doivent valider ou rejeter le document les uns après les autres selonl'ordre défini par l'initiateur du workflow.

4.10.2.1. Démarrer un workflow en série

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent démarrer un workflow en série.

Lorsque vous démarrez un workflow, vous devez définir plusieurs paramètres.

Pour démarrer un workflow en série :

1. Cliquez sur l'onglet Workflow du document.

2. Remplissez le formulaire des propriétés du workflow.


35

Champ Description

Type de workflow Sélectionnez Workflow en série.

Modification Sélectionnez si vous souhaitez que les participants duworkflow puissent modifier le document pendant leworkflow ou non.

3. Cliquez sur le bouton Démarrer.

Vous êtes automatiquement ajouté sur la liste des participants du workflow comme premierintervenant.

4. Ajoutez des utilisateurs sur le workflow.

5. Cliquez sur le bouton Démarrer le workflow afin de pouvoir valider le document et permettre auxautres intervenants de consulter le document.

Le lien Accepter s'affiche pour que vous puissiez passer le document à l'intervenant suivant.

4.10.2.2. Gérer les participants à un workflow en série

Lorsqu'un utilisateur démarre un workflow en série, il ne compte qu'un seul participant : l'initiateur. Celui-cidoit alors ajouter des utilisateurs sur le workflow.

4.10.2.2.1. Ajouter un intervenant

Seuls l'initiateur du workflow et l'intervenant courant peuvent ajouter des participants au workflow.

Les intervenants du workflow peuvent ajouter de nouveaux utilisateurs sur le workflow lorsqu'ils sont


36

l'intervenant courant. Ils peuvent choisir d'insérer le nouvel intervenant juste après eux sur le workflow, ou dese faire remplacer par ce nouvel intervenant. L'ordre des intervenants peut être modifié à tout moment.

Pour ajouter un utilisateur sur le workflow :


Le workflow est affiché avec un formulaire permettant d'ajouter des intervenants.

2. Dans le formulaire Choisissez des intervenants, tapez le nom d'un utilisateur ou d'un groupe et cliquezsur le bouton Recherche.

Les noms d'utilisateurs ou de groupes correspondant à votre recherche s'affichent.

3. Cliquez sur le lien Ajouter à la sélection correspondant à l'utilisateur à ajouter sur le workflow.

Les utilisateurs sélectionnés sont affichés dans la colonne Utilisateurs et groupes sélectionnés.

4. Remplissez les autres champs du formulaire.

Champ Description

Directive Sélectionnez une directive dans la liste.

Echéance Cliquez sur le bouton pour choisir la date à

laquelle l'utilisateur doit avoir validé ou rejeté ledocument.

Commentaire Tapez un commentaire décrivant à l'intervenant ceque vous attendez de son intervention.


37


Le nouvel intervenant est affiché sur la feuille de route du workflow.

4.10.2.2.2. Supprimer un intervenant

Seuls l'intervenant courant et l'initiateur du workflow peuvent supprimer des utilisateurs de la feuille de routedu workflow.

Pour supprimer des utilisateurs de la feuille de route d'un workflow en série, cliquez sur le lien Supprimercorrespondant à l'intervenant à surpprimer. L'utilisateur ne peut plus intervenir sur le workflow et peutuniquement consulter le document.

4.10.2.2.3. Modifier l'ordre des intervenants du workflow

Les nouveaux intervenants sont ajoutés sous ou à la place de l'intervenant courant. Vous pouvez toutefoismodifier la position de tout intervenant sur la feuille de route. Cliquez sur les flèches et pour faireremonter ou descendre les intervenants sur la feuille de route du workflow.

4.10.2.3. Accepter un document

Les documents soumis à un workflow auquel vous participez s'affichent dans votre tableau de bord. Ilsn'apparaissent dans le tableau Mes tâches que lorsque vous êtes l'intervenant courant du workflow.

Pour accepter un document :


2. Dans la partie Feuille de route de la page, tapez un commentaire.

3. Cliquez sur le lien Accepter dans le tableau de la feuille de route.Le lien Accepter ne s'affiche que lorsque vous êtes l'intervenant courant du workflow.

L'icône indique que vous avez accepté le document. Vous ne pouvez plus ajouter ou supprimer

d'intervenants sur le workflow, sauf si vous êtes l'initiateur du workflow.

L'icône indique que l'intervenant suivant devient l'intervenant courant.

4.10.2.4. Refuser un document

Pour refuser un document :


38


2. Dans la partie Feuille de route de la page, tapez un commentaire.Le commentaire est obligatoire pour refuser un document.

3. Cliquez sur le lien Refuser dans le tableau de la feuille de route.

L'icône s'affiche en face de votre nom sur la feuille de route pour indiquer que vous avez refusé le

document.

L'intervenant précédent redevient l'intervenant courant. Il doit modifier le document et le valider ànouveau pour que vous puissiez ensuite le passer en revue à nouveau et l'accepter.

4.10.2.5. Terminer un workflow en série

Le workflow en série se termine automatiquement lorsque le dernier intervenant du workflow valide ledocument.

4.10.3. Gérer un workflow en parallèle

Un workflow en parallèle est une chaîne de traitement non-hiérarchisée qui ne modifie pas l'état dans le cyclede vie du document. Les participants du workflow peuvent valider ou rejeter le document dès qu'ils sontdéclarés sur la feuille de route du workflow, sans attendre que les autres intervenants aient validé le document.

4.10.3.1. Démarrer un workflow en parallèle

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent démarrer un workflow en parallèle.

Lorsque vous démarrez un workflow, vous devez définir plusieurs paramètres.

Pour démarrer un workflow en parallèle :



39


Champ Description

Type de workflow Sélectionnez Workflow en parallèle.

Modification Sélectionnez si vous souhaitez que les participants duworkflow puissent modifier le document pendant leworkflow ou non.


Vous n'êtes pas déclaré comme intervenant du workflow. Si vous souhaitez participer au workflow,vous devez vous ajouter sur la feuille de route du workflow.


5. Cliquez sur le bouton Démarrer le workflow afin de permettre aux autres intervenants de valider ourejeter le document.

4.10.3.2. Gérer les intervenants d'un workflow en parallèle

Lorsqu'un utilisateur démarre un workflow en parallèle, il ne compte aucun participant.


L'initiateur et tous les intervenants du workflow peuvent ajouter des utilisateurs sur la feuille de route duworkflow.

Les intervenants du workflow peuvent ajouter de nouveaux utilisateurs sur le workflow dès que le workflow estdémarré et tant qu'ils n'ont pas validé le document. Dès lors qu'ils valident le document, ils ne peuvent plus


40

gérer les participants.

Pour ajouter un intervenant sur la feuille de route du workflow :




Les noms d'utilisateurs ou de groupes correspondant à votre recherche s'affichent.




Champ Description






41




L'initiateur et tous les intervenants du workflow peuvent supprimer des utilisateurs sur la feuille de route duworkflow.

Les intervenants du workflow peuvent supprimer des intervenants du workflow tant qu'ils n'ont pas validé ledocument. Dès lors qu'ils valident le document, ils ne peuvent plus gérer les intervenants du workflow.L'initiateur du workflow peut gérer la liste des intervenants sans être lui-même sur la feuille de route.

Pour supprimer un intervenant :


2. Dans la partie Feuille de route, tapez un commentaire.

3. Cliquez sur le lien Supprimer correspondant à l'utilisateur que vous souhaitez supprimer de la feuillede route.

L'intervenant est supprimé. Il ne peut plus participer au workflow et peut uniquement consulter ledocument.


Les intervenant d'un workflow en parallèle peuvent accepter le document à tout moment, sans ordre défini.

Pour valider un document soumis à un workflow en parallèle :



3. Cliquez sur le lien Accepter dans le tableau de la feuille de route.




Les intervenant d'un workflow en parallèle peuvent refuser le document à tout moment, sans ordre défini.



2. Dans la partie Feuille de route de la page, tapez un commentaire.Le commentaire est obligatoire pour refuser un document.


42



document. Vous devez ensuite modifier ou faire modifier le document jusqu'à être satisfait dudocument et le valider.

4.10.3.5. Terminer un workflow en parallèle

Le workflow en parallèle se termine automatiquement lorsque tous les intervenants du workflow ont validé ledocument.

4.10.4. Gérer un workflow d'approbation

Un workflow d'approbation est une chaîne de traitement hiérarchisée qui permet de modifier l'état dans le cyclede vie du document. Les participants du workflow doivent valider ou rejeter le document les uns après lesautres selon l'ordre défini par l'initiateur du workflow.

Lorsque le document est modifié pendant le workflow d'approbation, il retourne automatiquement à l'initiateurdu workflow pour que celui-ci valide ces modifications.

4.10.4.1. Démarrer un workflow d'approbation

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent démarrer un workflow d'approbation.

Lorsque vous démarrez un workflow, vous devez définir plusieurs paramètres, comme l'état dans le cycle de viede destination.

Pour démarrer un workflow d'approbation :



Champ Description

Type de workflow Sélectionnez Workflow en série.

Etat de sortie souhaité Cochez l'état dans le cycle de vie que doit prendre ledocument à l'issue du workflow.

Modification Sélectionnez si vous souhaitez que les participants duworkflow puissent modifier le document pendant le


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Champ Description

workflow ou non.


Vous êtes automatiquement ajouté sur la liste des participants du workflow comme premierintervenant.


5. Cliquez sur le bouton Démarrer le workflow afin de pouvoir valider le document et permettre auxautres intervenants de consulter le document.

Le lien Accepter s'affiche pour que vous puissiez passer le document à l'intervenant suivant.

4.10.4.2. Gérer les intervenants du workflow d'approbation

Lorsqu'un utilisateur démarre un workflow d'approbation, il ne compte qu'un seul participant : l'initiateur.Celui-ci doit alors ajouter des utilisateurs sur le workflow.

L'initiateur du workflow peut gérer les intervenants à tout moment.


Seuls l'initiateur du workflow et l'intervenant courant peuvent ajouter des participants au workflow.

Les intervenants du workflow peuvent ajouter de nouveaux utilisateurs sur le workflow lorsqu'ils sontl'intervenant courant. Ils peuvent choisir d'insérer le nouvel intervenant juste après eux sur le workflow, ou dese faire remplacer par ce nouvel intervenant. L'ordre des intervenants peut être modifié à tout moment.


44

Pour ajouter un intervenant :




Les noms d'utilisateurs et de groupes correspondant à votre recherche s'affichent.




Champ Description






45




Seuls l'intervenant courant et l'initiateur du workflow peuvent supprimer des utilisateurs de la feuille de routedu workflow.

Pour supprimer des utilisateurs de la feuille de route d'un workflow en série, cliquez sur le lien Supprimercorrespondant à l'intervenant à supprimer. L'utilisateur ne peut plus intervenir sur le workflow et peutuniquement consulter le document.

4.10.4.2.3. Modifier l'ordre des intervenants du workflow

Les nouveaux intervenants sont ajoutés sous ou à la place de l'intervenant courant. Vous pouvez toutefoismodifier la position de tout intervenant sur la feuille de route. Cliquez sur les flèches et pour faireremonter ou descendre les intervenants sur la feuille de route.


Les documents soumis à un workflow auquel vous participez s'affichent dans votre tableau de bord. Ilsn'apparaissent dans le tableau Mes tâches que lorsque vous êtes l'intervenant courant du workflow.

Pour accepter un document :



3. Cliquez sur le lien Accepter dans le tableau de la feuille de route.Le lien Accepter ne s'affiche que lorsque vous êtes l'intervenant courant du workflow.



L'icône indique que l'intervenant suivant devient l'intervenant courant.


Vous ne pouvez refuser un document que lorsque vous êtes l'intervenant courant du workflow.



46



Le commentaire est obligatoire pour refuser un document.



document.

L'intervenant précédent redevient l'intervenant courant. Il doit modifier le document et le valider ànouveau pour que vous puissiez ensuite le passer en revue à nouveau et l'accepter.

4.10.4.5. Terminer un workflow d'approbation.

Le workflow en série se termine automatiquement lorsque le dernier intervenant du workflow valide ledocument. Le document change alors automatiquement d'état dans le cycle de vie et prend l'état déterminé parl'initiateur lors du démarrage du workflow.

4.10.5. Abandonner un workflow

Seul l'initiateur du workflow peut abandonner un workflow.

Abandonner un workflow revient à l'annuler. Lorsque vous abandonnez un workflow, l'état dans le cycle de viedu document ne change pas. Les modifications effectuées sur le document pendant le workflow sontconservées.

La marche à suivre pour abandonner un workflow est la même pour les trois types de workflows.

Pour abandonner un workflow :



47

2. Dans la partie Abandonner le workflow ? de la page, tapez un commentaire.Le commentaire est obligatoire pour abandonner un workflow.

3. Cliquez sur le bouton Abandonner le workflow.

Le workflow est annulé. L'état du document ne change pas et les modifications effectuées pendant leworkflow sont conservées.

4.10.6. Gérer les listes de participants

Lorsque vous êtes susceptible de soumettre plusieurs documents à un même groupe d'intervenants, vous pouvezenregistrer cette liste d'intervenants en tant que liste de participants afin de la réutiliser ultérieurement. Lorsquevous souhaitez soumettre un document à cette liste de participants, vous devez simplement charger cette listedans le workflow et n'avez pas besoin de déclarer les intervenants les uns après les autres.

4.10.6.1. Enregistrer une liste de participants

Seul l'initiateur du workflow peut enregistrer la feuille de route du workflow pour en faire une liste departicipants.

Lorsque vous enregistrez une liste de participants, celle-ci comprend toutes les informations de la feuille deroute : échéances, directives et commentaires. Lorsque vous utilisez cette liste de participants, elle est chargéeavec toutes ses propriétés.

Pour enregistrer une liste de participants :

1. Ajoutez des intervenants sur le workflow.

2. Dans la partie Gestion des participants au workflow, tapez le nom de la nouvelle liste de participants.

3. Cliquez sur le bouton Sauver le workflow ci-dessus comme nouvelle liste de participants.

La liste est disponible dans le menu déroulant Vos listes de participants pour ce type de workflow.


48

4.10.6.2. Utiliser une liste de participants

Les listes de participants ne sont disponibles que pour les utilisateurs qui les ont enregistrées. Seul l'initiateurdu workflow peut enregistrer la feuille de route du workflow comme liste de participants.

Les listes de participants sont disponibles pour un seul type de workflow, celui de la feuille de route d'origine.Ainsi, si vous enregistrez une liste de participants depuis un workflow en parallèle, cette liste ne sera disponibleque pour les workflows en parallèle. Seules les listes correspondant au type de workflow en cours sontdisponibles dans le menu déroulant Vos listes de participants pour ce type de workflow.

Pour utiliser une liste de participants :

1. Sélectionnez la liste que vous souhaitez charger pour le workflow.

2. Cliquez sur le bouton Charger pour ce workflow.

La liste de participants est affichée sur la feuille de route. Elle comporte les directives, échéances etcommentaires définis dans la feuille de route d'origine.

4.10.6.3. Supprimer une liste de participants

Seul l'utilisateur ayant enregistré la liste de participant peut la supprimer.

Lorsque vous supprimez une liste de participants, celle-ci est définitivement effacée.

Pour supprimer une liste de participants :

1. Sélectionnez la liste que vous souhaitez supprimer dans le menu déroulant Vos listes de participantspour ce type de workflow.

2. Cliquez sur le bouton Effacer de vos listes.

La liste est définitivement supprimée.


49

Chapter 5. Publier des documentsLorsqu'un document est terminé et prêt à être diffusé, vous devez le publier dans un espace de publication. Lesespaces de publication sont destinés à la diffusion des documents auprès d'un public plus large que celui desespaces de travail.

Publier un document signifie publier la version du document au moment de la demande de publication. Si vousmodifiez le document dans l'espace de travail, il n'est pas modifié dans l'espace de publication. En effet, lesdocuments publiés peuvent uniquement être consultés. Vous ne pouvez pas les modifier. Si vous souhaitezapporter des modifications à un document publié, vous devez modifier le document dans l'espace de travail,puis publier cette version modifiée du document.

La publication d'un document doit être validée par les utilisateurs qui gèrent l'espace de publication. Lorsquevous soumettez un document à la publication, les responsables de l'espace de publication peuvent valider votredemande de publication, c'est-à-dire publier le document, ou la rejeter. Dans ce cas, le document n'est pasaffiché dans l'espace de publication. Il reste toutefois accessible et modifiable dans l'espace de travail. Vouspouvez donc le modifier et le soummettre à nouveau à publication.

Les seules actions disponibles sur un document dans les espaces de publication sont :

• la création de relations,

• l'abonnement à des notifications.

5.1. Soumettre un document à publication

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion dans l'espace de travail peuvent soumettre undocument à la publication.

La demande de publication s'effectue depuis le document de travail, dans l'espace de travail. Vous pouvezsoumettre un document dans plusieurs espaces de publication différents. La validation ou le rejet dans lesdifférents espaces de publication sont indépendants. Le document peut ainsi être validé et publié dans un espacede publication tout en étant rejeté d'un autre. La liste des espaces de publications dans lesquels vous pouvezsoumettre le document est déterminée par vos droits d'accès. Vous devez avoir au moins des droits de lecturedans l'espace de publication pour pouvoir y soumettre un document.

Pour soumettre un document à la publication :

1. Dans l'espace de travail, cliquez sur le document que vous souhaitez publier.

2. Cliquez sur l'onglet Publication.

Les espaces de publication dans lesquels vous pouvez soumettre le document s'affichent.

Si le document est déjà publié dans un espace de publication, la case correspondant à cet espace estcochée.

50

3. Sélectionnez le(s) espace(s) de publication dans lesquels vous souhaitez soumettre le document encochant la (les) case(s) corresponsante(s).

4. Cliquez sur le bouton Publier.

Le numéro de version du document soumis s'affiche dans la colonne Version actuelle.

Le document est visible dans l'espace de publication pour les utilisateurs ayant des droits de gestion. Ils'affiche également dans leur tableau de bord comme document en attente de publication. Le documentdoit être validé pour être visible par les utilisateurs ayant des droits de lecture dans l'espace depublication.

Tip

Si vous avez des droits de gestion dans l'espace de publication, le document estautomatiquement publié, sans validation.

5.2. Publier un document

Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion ou d'écriture peuvent valider les documents en attente depublication.

Lorsqu'un utilisateur soumet un document à la publication dans un espace de publication sur lequel vous avezdes droits de gestion ou d'écriture, la demande de publication s'affiche dans votre tableau de bord. Vous devezalors valider ou rejeter cette demande.

Pour publier un document :

1. Cliquez sur le lien Tableau de bord situé dans le coin supérieur droit de la page.

Les documents en attente de publication s'affichent dans le tableau Mes tâches.

2. Cliquez sur le document en attente que vous souhaitez examiner.

Le document s'ouvre dans l'espace de publication sur l'onglet Résumé. Une partie Publicationcomporte des boutons Publier et Rejeter.

Publier des documents

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Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion ou d'écriture dans l'espace de publication etl'utilisateur ayant soumis le document peuvent consulter le document dans l'espace de publication.

3. Cliquez sur le bouton Publier.

Le document est maintenant disponible pour tous les utilisateurs qui ont accès à l'espace depublication. Le document publié est également affiché dans le tableau Derniers documents publiés dutableau de bord.

5.3. Rejeter un document

Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion ou d'écriture peuvent rejeter les documents en attente depublication.

Lorsqu'un utilisateur soumet un document à la publication dans un espace de publication sur lequel vous avezdes droits de gestion ou d'écriture, vous devez décider si le document peut être publié dans cet espace ou non.Si vous estimez que le document n'est pas prêt à être diffusé ou qu'il ne devrait pas être publié dans cet espacede publication, vous devez le rejeter.

Pour rejeter un document:

1. Cliquez sur le lien Tableau de bord situé dans le coin supérieur droit de la page.

Les documents en attente de publication s'affichent dans le tableau Mes tâches.


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2. Cliquez sur le document en attente que vous souhaitez examiner.

Le document s'ouvre dans l'espace de publication sur l'onglet Résumé. Une partie Publicationcomporte des bouton Publier et Rejeter.

Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion ou d'écriture dans l'espace de publication etl'utilisateur ayant soumis le document peuvent consulter le document dans l'espace de publication.

3. Cliquez sur le bouton Rejeter.

Le document n'est pas publié et est supprimé de l'espace de publication. Vous êtes redirigé sur l'ongletContenu de l'espace de publication.

5.4. Consulter les documents publiés

Vous devez avoir au moins des droits de lecture dans l'espace de publication pour consulter les documentspubliés.

Pour consulter un document dans un espace de publication, cliquez sur son titre.

Vous pouvez consulter le contenu des documents publiés, leurs fichiers attachés, leur méta-données et leursrelations.Les documents publiés et les documents de travail n'ont pas les mêmes relations. En effet, les documents nesont pas publiés avec les relations créées dans les espaces de travail. Vous devez donc créer de nouvellesrelations sur le document publié.

5.5. Dépublier un document publié

Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent dépublier un document.

Lorsqu'un document est obsolète, il ne doit plus être disponible dans les espaces de publication. Vous devezdonc le dépublier, de telle sorte que les lecteurs de l'espace ne puissent plus y accéder.

Dépublier un document le supprime de l'espace de publication. Le document de l'espace de travail n'est pasaffecté par la dépublication.

Pour dépublier un document :

1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de publication, cochez la case correspondant au document àdépublier.

2. Cliquez sur le bouton Dépublier.

Le document est dépublié et ne s'affiche plus dans l'espace de publication. Le document d'origine esttoujours disponible dans l'espace de travail.


53


54

Chapter 6. Outils collaboratifsEn plus de ses fonctionnalités de création et de gestion de documents, Nuxeo EP intègre des outils collaboratifsqui facilitent le travail en équipe et la communication entre contributeurs.

6.1. Rechercher des utilisateurs

Nuxeo EP crée automatiquement des annuaires dans lesquels tous les utilisateurs sont enregistrés. Tous lesutilisateurs de l'application peuvent effectuer une recherche dans ces annuaires pour trouver des informationssur un utilisateur.

Nuxeo EP comporte deux annuaires :

• l'annuaire des membres qui contient tous les utilisateurs de l'application,

• l'annuaire des groupes qui contient tous les groupes de l'application et leurs membres.

6.1.1. Trouver un utilisateur

Pour trouver un utilisateur et consulter sa fiche d'annuaire :

1. Cliquez sur le lien Gestions des utilisateurs situé dans le coin supérieur droit de la page.

L'annuaire des membres s'affiche sur le formulaire de recherche.

2. Tapez le prénom de l'utilisateur, son nom ou son identifiant dans la boîte de recherche de l'annuairedes membres.

3. Cliquez sur le bouton Recherche.

Les résultats s'affichent dans un tableau sous le formulaire de recherche.

4. Cliquez sur l'identifiant de l'utilisateur pour consulter sa fiche.

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6.1.2. Trouver un groupe

Pour faciliter la gestion des droits d'accès, l'administrateur de l'application peut créer des groupes d'utilisateurs.Vous pouvez ainsi donner des droits à un groupe au lieu de les donner individuellement à chaque membre dugroupe.

Vous pouvez consulter les fiches des groupes afin de savoir quels en sont les membres.

Pour consulter la fiche d'un groupe :

1. Cliquez sur le lien Gestions des utilisateurs situé dans le coin supérieur droit de la page.


2. Cliquez sur l'onglet Groupes.

Le formulaire de recherche de l'annuaire des groupes s'affiche.

3. Tapez le nom du groupe que vous recherchez et cliquez sur le bouton Recherche.

Tip

Pour obtenir tous les groupes, saisissez "*" dans la recherche.


Outils collaboratifs

56

4. Cliquez sur le nom du groupe pour consulter sa fiche.

La liste des membres du groupe et de ses sous-groupes s'affiche.

6.2. Commenter un document

Vous pouvez ajouter des commentaires sur les documents. Les commentaires permettent aux utilisateurs dediscuter du document et de son évolution.

Les commentaires sont attachés au document dans l'espace de travail. Lorsque le document est publié, lescommentaires ne sont publiés avec lui.

6.2.1. Consulter les commentaires d'un document

Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour consulter les commentaires d'un document.

Pour consulter les commentaires d'un document, cliquez sur l'onglet Commentaires du document. Lescommentaires s'affichent dans cet onglet.

6.2.2. Ajouter des commentaires sur un document

Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour ajouter des commentaires sur les documents.

Pour ajouter un commentaire sur un document :

1. Cliquez sur l'onglet Commentaires du document.

2. Cliquez sur le lien Ajouter un commentaire.

Un formulaire s'affiche pour taper le commentaire.

3. Dans la zone de texte, tapez votre commentaire.


57


Le commentaire s'affiche dans l'onglet Commentaires. Les utilisateurs peuvent maintenant répondre àvotre commentaire.

6.2.3. Répondre à un commentaire

Vous devez avoir des droits de lecture pour répondre aux commentaires d'un document.

Lorsque vous souhaitez réagir à un commentaire, vous pouvez y répondre.

Pour répondre à un commentaire :

1. Cliquez sur le lien Répondre du commentaire.

Un formulaire s'affiche sous le commentaire.

2. Tapez votre réponse dans la zone de texte.


La réponse est insérée sous le commentaire auquel vous avez répondu.


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6.2.4. Supprimer des commentaires sur un document

Seul l'auteur du commentaire et les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent supprimer les commentaires.

Important

La suppression d'un commentaire est irréversible.

Pour supprimer un commentaire :

1. Cliquez sur l'onglet Commentaires du document.

2. Cliquez sur le lien Supprimer affiché dans le coin supérieur droit du commentaire à supprimer.

Le commentaire est immédiatement effacé.

6.3. Gérer un forum

Un forum est un espace de discussion dans lequel les utilisateurs peuvent discuter. Un forum contient plusieursfils de discussions, dans lesquels les utilisateurs ajoutent des commentaires.

Comme pour les espaces de travail et de publication, l'accès à un forum est déterminé par des droits d'accès.Les droits d'accès à un forum sont les mêmes que pour un espace de travail. Dans le cas d'un fil de discussionmodéré, certains utilisateurs disposent toutefois de droits de "modération" et sont ainsi responsables de validerle contenu de la discussion.

6.3.1. Créer un forum

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent créer un forum.

Vous pouvez créer un forum uniquement dans un espace de travail.

Pour créer un forum :

1. Dans un espace de travail, cliquez sur le bouton Nouveau document.

2. Sur la page Types de documents disponibles, cliquez sur Forum.



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Champ Description

Titre Tapez le nom du forum.

Description Tapez un texte décrivant l'objectif du forum.


Le forum est créé. Vous pouvez maintenant y créer des fils de discussion.

6.3.2. Modifier un forum

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent modifier un forum.

Lorsque vous modifiez un forum, vous modifiez son titre et sa description.

Pour modifier un forum :

1. Sur un forum, cliquez sur l'onglet Modifier.

2. Modifiez le titre ou la description du forum.


Les modifications sont enregistrées et l'onglet Forum s'affiche.

6.3.3. Gérer les fils de discussions

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion sur le forum peuvent gérer les fils de discussiondu forum.

Un fil de dicussion est un espace dans lequel les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires, qui forment ladiscussion.

L'accès à un fil de discussion est déterminé par les mêmes droits d'accès qu'un espace de travail.

6.3.3.1. Ajouter un fil de discussion

Pour ajouter un fil de discussion dans un forum :

1. Dans l'onglet Forum du forum, cliquez sur le bouton Nouveau fil de discussion.

2. Remplissez le formulaire de création du fil.

Champ Description

Titre de la discussionTapez le titre du fil de discussion.


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Champ Description

Description de la discussion Tapez un texte expliquant le sujet du fil dediscussion.

ModérationUn fil de discussion peut être modéré, c'est-à-dire queson contenu doit être validé pour être visible par leslecteurs du forum.

• Si vous souhaitez que le contenu de ladiscussion soit disponible immédiatelement,sans validation, cochez Non.

• Si vous souhaitez que le contenu soit validé,cochez Oui. Puis, dans la partie Liste desmodérateurs du formulaire, tapez un nomd'utilisateur dans le champ de recherche. Dansles résultats qui s'affiche, cliquez sur le lienAjouter à la sélection correspondant àl'utilisateur dont vous souhaitez faire unmodérateur.


L'onglet Discussion du fil de discussion s'affiche.

La liste des fils de discussion d'un forum s'affiche dans l'onglet Forum.

6.3.3.2. Modifier un fil de discussion

Il n'est pas possible de modifier un fil de discussion.

6.3.3.3. Supprimer un fil de discussion


61

Lorsque vous supprimez un fil de discussion, vous supprimez également son contenu.

Important

La suppression d'un fil de discussion est irréversible.

Pour supprimer un fil de discussion :

1. Dans l'onglet Forum du forum, cochez la case correspondant au fil de discussion à supprimer.


Une fenêtre pop-up de confirmation s'affiche.

3. Cliquez sur le bouton OK.

Le fil de discussion et son contenu sont effacés.

6.3.4. Participer à un fil de discussion

Pour participer à un fil de discussion, ajoutez-y des commentaires. Les autres utilisateurs pourront alors yrépondre.

6.3.4.1. Ajouter un commentaire à un fil de discussion

Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour ajouter des commentaires sur un fil de discussion.

Vous pouvez joindre à votre commentaire un fichier que les autres utilisateurs pourront consulter. Vous nepouvez pas modifier ou supprimer le fichier joint après l'ajout du commentaire.

Pour ajouter un commentaire :

1. Cliquez sur l'onglet Discussion du fil de discussion.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter pour afficher le formulaire d'ajout d'un commentaire.Si le fil de discussion est vide, le formulaire s'affiche automatiquement dans l'onglet Discussion.

3. Remplissez le formulaire de création d'un commentaire.


62

Champ Description

Titre Tapez le sujet de votre commentaire.

Description Tapez le texte de votre commentaire.

Joindre un fichier Cochez Charger et cliquez sur le bouton Parcourirpour sélectionner le fichier à joindre au commentaire.


Le commentaire s'affiche dans l'onglet Discussion.

• Si le fil de discussion n'est pas modéré, le commentaire a le statut "Publié" et tous les utilisateurs ayantdes droits d'accès sur le forum peuvent le lire.

• Si le fil de discussion est modéré, le commentaire a le statut "En attente de publication" et n'est pasdisponible sur le fil de discussion. Un modérateur du fil de discussion doit valider le commentaire pourque les autres utilisateurs puissent le lire.

Tip

Si vous êtes modérateur du fil de discussion, votre commentaire est automatiquement publié.

6.3.4.2. Répondre à un commentaire

Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour répondre aux commentaires sur un fil de discussion.

Lorsqu'un commentaire est ajouté, vous pouvez y répondre. Votre réponse est alors insérée après lecommentaire auquel elle répond.

Pour répondre à un commentaire :


63

1. Dans l'onglet Discussion, cliquez sur le lien Répondre affiché dans le coin supérieur droit ducommentaire auquel vous souhaitez répondre.

Le formulaire de réponse s'affiche.

2. Remplissez le formulaire de réponse.

Champ Description

Titre Le champ Titre est automatiquement rempli sous laforme suivante : "Re : Titre du commentaire".

Description Tapez le contenu de votre réponse.

Joindre un fichier Cochez Charger et cliquez sur le bouton Parcourirpour sélectionner le fichier à joindre à votre réponse.


La réponse est insérée après le commentaire auquel elle répond.

• Si le fil de discussion n'est pas modéré, la réponse a le statut "Publié" et tous les utilisateurs ayant desdroits d'accès sur le forum peuvent la lire.

• Si le fil de discussion est modéré, la réponse a le statut "En attente de publication" et n'est pas disponiblesur le fil de discussion. Un modérateur du fil de discussion doit valider la réponse pour que les autresutilisateurs puissent la lire.

Tip

Si vous êtes modérateur du fil de discussion, votre réponse est automatiquement publiée.

6.3.4.3. Supprimer un commentaire

Seul l'auteur du commentaire et les modérateurs du fil de discussion peuvent supprimer un commentaire.

Pour supprimer un commentaire :

1. Cliquez sur l'onglet Discussion du fil de discussion.

2. Cliquez sur le lien Supprimer situé dans le coin supérieur droit du commentaire à supprimer.

Le commentaire est immédiatement effacé.


64

6.3.5. Modérer un fil de discussion

Lorsque vous créez un fil de discussion, vous devez décider si le fil est modéré ou non. La modération est unprocessus qui permet de ne rendre les commentaires visibles par les utilisateurs qu'après validation par lesmodérateurs.

Lorsqu'un utilisateur crée un fil de discussion modéré, il désigne des utilisateurs responsables de gérer lescommentaires du fil. Ce sont les modérateurs. Seuls les modérateurs peuvent valider ou rejeter lescommentaires en attente. Les commentaires en attente sont affichés dans le tableau de bord des modérateurs.

Les modérateurs peuvent également voir sur l'onglet Forum si des commentaires sont en attente. En effet, lenombre de commentaires en attente est indiqué pour chaque fil de discussion du forum.

6.3.5.1. Valider un commentaire

Valider un commentaire signifie le publier sur le fil de discussion et le rendre accessible à tous les lecteurs duforum.

Pour valider un commentaire :

1. Cliquez sur le fil de discussion ayant des commentaires en attente.

Les commentaires en attente ont le statut "En attente de publication".


65

2. Cliquez sur le lien Publier situé dans le coin supérieur droit du commentaire en attente.

Le commentaire a le statut "Publié" et les lecteurs du forum peuvent maintenant le consulter.

6.3.5.2. Rejeter un commentaire

Rejeter un commentaire signifie que vous refusez définitivement de rendre le commentaire accessible par leslecteurs du forum.

Pour rejeter un document :

1. Ouvrez le fil de discusion ayant des commentaires en attente.

Les commentaires en attente ont le statut "En attente de publication".

2. CLiquez sur le lien Rejeter situé dans le coin supérieur droit du commentaire.

Le commentaire a maintenant le statut "Rejeté" et n'est définitivement pas disponible.

6.4. Se tenir informé

Nuxeo EP intègre plusieurs moyens d'être informé de l'évolution du contenu dans l'application :

• les notifications,

• les flux RSS et Atom.

Vous pouvez également envoyer des emails ponctuels à des utilisateurs pour les informer d'une action sur undocument.

6.4.1. Emails

Vous pouvez envoyer des emails ponctuels à des utilisateur directement depuis les documents. L'envoi d'emailn'est disponible que depuis les documents.

Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour envoyer des emails.

Pour envoyer un email à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs :


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1. Sur le document, cliquez sur l'icône situées à droite du chemin de navigation.

Le formulaire de rédaction d'email s'affiche.

2. Tapez le nom de l'utilisateur ou du groupe d'utilisateurs auquel vous souhaitez envoyer l'email dans lechamp de recherche du formulaire.

Tip

La recherche s'effectue automatiquement au fur et à mesure de la frappe.

3. Ciquez sur le lien Ajouter à la sélection correspondant aux utilisateurs ou aux groupes à informer.

Ils s'affichent dans votre sélection.

4. Tapez le sujet et le contenu de votre email.


67

5. Cliquez sur le bouton Envoyer.

L'email est envoyé aux utilisateurs ou groupes sélectionnés. L'onglet Résumé du document s'affiche.

6.4.2. Notifications

Les notifications sont des emails qui sont automatiquement envoyés aux utilisateurs lorsqu'un événement seproduit dans un espace ou sur un document. Les notifications sont disponibles à tous les niveaux de Nuxeo EP(domaine, espace, documents). Les utilisateurs peuvent s'abonner eux-mêmes aux notifications, mais lesresponsables des espaces peuvent également décider d'abonner les utilisateurs.

Il y a trois notifications disponibles :

• modification : l'utilisateur est averti par email à chaque fois que l'espace ou son contenu est modifié.Cette notification n'est disponible que dans les espaces de travail ou leur contenu ;

• changemet d'état de la revue : l'utilisateur reçoit un email dès lors qu'un événement se produit au coursd'un workflow (démarrage, abandon, validation, refus). Cette notification n'est disponible que dans lesespaces de travail ou leur contenu ;

• publication de contenu : l'utilisateur reçoit un email lorsqu'un document est publié dans l'espace depublication. Cette notification n'est disponible que dans les espaces de publication.

6.4.2.1. S'abonner à une notification

Vous devez avoir au moins des droit de lecture pour vous abonner à une notification.

Pour vous abonner à une notification :

1. Dans l'espace, cliquez sur l'onglet Mes notifications.


68

2. Cliquez sur le bouton S'abonner correspondant à la notification qui vous intéresse.

Une coche verte s'affiche devant la notification à laquelle vous venez de vous abonner et un bouton Sedésabonner s'affiche à la place du bouton S'abonner.

Tip

Si vous êtes déjà abonné à la notification, par exemple par le responsable de l'espace, la notificationest déjà cochée.

Si vous êtes abonné à une notification de par votre appartenance à un groupe, celle-ci est indiquée dans la partiedes notifications héritées.

6.4.2.2. Se désabonner d'une notification

Vous devez avoir au moins des droit de lecture pour vous désabonner d'une notification.Vous ne pouvez pas vous désabonner des notifications définies pour les groupes.

Pour vous désabonner d'une notification :

1. Dans l'espace, cliquez sur l'onglet Mes notifications.

2. Cliquez sur le bouton Se désabonner correspondant à la notification pour laquelle vous ne souhaitezplus recevoir d'email.

Un bouton S'abonner s'affiche à la place du bouton Se désabonner.


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6.4.2.3. Gérer les notifications

Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent gérer les notifications.

Les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent voir les notifications auxquelles les autres utilisateurs sontabonnés. Ils peuvent également abonner ou désabonner les utilisateurs ou les groupes d'utilisateurs auxnotifications.

Pour gérer les notifications :

1. Dans l'espace, cliquez sur l'onglet Gérer les notifications.

La liste d'utilisateurs abonnés aux notifications de l'espace s'affiche au-dessus du formulaired'abonnement.

2. Tapez le nom d'un utilisateur ou d'un groupe dans le champ de recherche du formulaire et cliquez surle bouton Recherche.

Les résultats de la recherche s'affichent dans le premier cadre bleu.


70

3. Cliquez sur le lien Ajouter à la sélection correspondant à l'utilisateur ou au groupe dont vous souhaitezgérer les notifications.

Il s'affiche dans votre sélection.

4. Sélectionnez l'action que vous souhaitez effectuer (Abonner ou Désabonner) et la notificationconcernée.

5. Cliquez sur le boutin Enregister.

Les modifications a'affichent dans la liste des abonnements.

6.4.3. Flux RSS et Atom

Tous les utilisateurs peuvent s'abonner aux flux RSS et Atom.


71

Les flux RSS et Atom sont des formats de syndication web qui permettent aux utilisateurs de consulter la listedes derniers documents modifiés d'un espace sans se rendre sur le site, grâce à des lecteur RSS et Atom.

Les flux RSS et Atom sont disponibles dans :

• les domaines,

• les espaces de travail,

• les espace de publication,

• les dossiers,

• les forums.

Tip

FireFox 2.0.3 intègre un lecteur RSS et Atom. Vous pouvez donc utiliser les flux RSS et Atompour vous créer une liste de marque-pages dynamiques.

Pour vous abonner aux flux RSS ou Atom :

1. Dans votre navigateur, cliquez sur l'icône .

Une page contenant du code XML code s'affiche.

2. Copiez l'adresse de la page.

3. Dans votre lecteur RSS et Atom, créer un nouveau flux RSS.

4. Collez l'adresse du flux RSS et Atom Nuxeo EP dans le champ correspondant et validez la création duflux.

Une fenêtre s'affiche afin que vous tapiez vos identifiant et mot de passe. En effet, l'accès à Nuxeo EPest limité aux utilisateurs authentifiés.

5. Tapez votre identifiant et votre mot de passe et validez la création du flux.

Le contenu de l'espace s'affiche maintenant dans votre lecteur RSS et est automatiquement mis à jour.


72

Chapter 7. Administration fonctionnelle de Nuxeo EPLes administrateurs et les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent créer la structure de l'application. Ilspeuvent également superviser l'accès au contenu de Nuxeo EP et en modifier l'apparence.

7.1. Gérer les domaines

Seul l'administrateur et les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent gérer les domaines, mais tous lesutilisateurs ayant au moins des droits de lecture peuvent y accéder.

7.1.1. Accéder à un domaine

Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour accéder à un domaine. Par défaut, les membres del'application ont des droits de lecture dans l'ensemble de l'application.

Pour accéder à un domaine :

1. Cliquez sur l'icône , située au début du chemin de navigation, jusqu'à arriver sur la page Domaines

du serveur default.

Tip

Cliquer sur l'icône ne fait remonter que d'un niveau à la fois sur le chemin de

navigation. Elle ne permet pas d'accéder directement à la page Domaines du serveurdefault.

2. Cliquez sur le nom d'un domaine pour entrer dedans.

La racine du domaine s'affiche.

7.1.2. Créer un domaine

73

Seul l'administrateur du site peut créer un nouveau domaine.

Pour créer un domaine :

1. Ciquez sur l'icône jusqu'à acccéder à la page Domaines du serveur default.

2. Cliquez sur le bouton Créer un domaine.

3. Remplissez le formulaire de création du domaine.

Champ Description

Titre Tapez le nom du domaine.

Description Tapez le texte expliquant l'objectif du domaine.


L'onglet Contenu du nouveau domaine s'affiche. Par défaut, tous les utilisateurs ont des droits delecture sur le nouveau domaine.

7.1.3. Modifier un domaine

Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion sur le domaine peuvent le modifier.

Lorsque vous modifiez un domaine, vous ne pouvez modifier que son titre et sa description.

Pour modifier un domaine :

1. Cliquez sur l'onglet Modifier du domaine.

2. Modifiez le contenu du formulaire de modification.

Champ Description

Titre Modifiez le nom du domaine.

Description Modifiez le texte présentant le contenu ou l'objectifdu domaine.


L'onglet Contenu du domaine s'affiche avec les modifications que vous venez d'effectuer.

7.1.4. Modifier les méta-données d'un domaine

Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion sur le domaine peuvent en modifier les méta-données.

Administration fonctionnelle de Nuxeo EP

74

Les méta-données sont des informations sur le domaine et certaines de ses propriétés. Ces informationspermettent de mieux référencer le domaine, et donc de le trouver plus facilement par la recherche. Certainesméta-données sont automatiquement remplies par le système, mais la plupart doivent être renseignées par lesutilisateurs. Lorsque vous créez un domaine, ses méta-données sont vides.

Pour modifier les méta-données d'un domaine :

1. Cliquez sur l'onglet Méta-données du domaine.


Champ Description

Mots-clésSujet du domaine.

Tip


Droits Informations sur la reproduction du contenu dudomaine. Les informations sur les droits englobentsouvent les droits de propriété intellectuelle, lecopyright et divers droits de propriété.

Source La ressource dont le contenu du domaine est dérivé(en tout ou partie).

Couverture Informations sur la portée du domaine. Il peut s'agird'un emplacement géographique, une période ou unejuridiction.

Créé le Date renseignée automatiquement par le système lorsde la création du domaine.

Dernière modification Date renseignée automatiquement par le système lorsde la modification du domaine.

Format Format du contenu du domaine.

Langue Langue utilisée dans le domaine.

Expire leDate à laquelle le contenu du domaine n'est plusvalide. Cliquez sur le bouton pour afficher un

calendrier et sélectionner une date.Cette date n'est pas indexée par le système etn'entraîne aucun traitement automatique du contenudu domaine.

Propriétaire Utilisateur qui a créé le domaine. Ce champ estautomatiquement renseigné par le système.

Contributeurs Utilisateurs qui modifient le domaine. Ce champ estautomatiquement mis à jour par le système au fur et àmesure des interventions sur le domaine.


L'onglet Contenu du domaine s'affiche.


75

7.1.5. Supprimer un domaine

Seul l'administrateur et les utilisateurs ayant des droits de gestion sur l'ensemble de Nuxeo EP peuventsupprimer un domaine.

Lorsque vous supprimez un domaine, vous supprimez également son contenu. La suppression est définitive.

Pour supprimer un domaine :

1. Sur la page Domaines du serveur default, cochez la case correspondant au domaine à supprimer.


3. Dans la fenêtre pop-up qui s'affiche, cliquez sur le bouton OK.

La page Domaines du serveur default s'affiche.

7.2. Gérer les espaces de travail et de publication

La gestion des espace de travail, des modèles et des espaces de publication se déroule de la même façon. Cettesection prend en exemple la gestion des espaces de travail, mais le fonctionnement est le même pour lesespaces de publication et les modèles. Lorsqu'un type d'espace a un comportement particulier, celui-ci est décriten plus du fonctionnement générique.

7.2.1. Accéder à un espace de travail

Vous devez avoir au moins des droits de lecture sur un espace de travail pour y accéder. Vous ne pouvez voirque les espaces auxquels vous pouvez accéder.

Pour accéder à un espace de travail :

1. Cliquez sur le l'espace-racine Workspaces (Templates pour les modèle ou Sections pour les espaces depublication).

La liste des espaces de travail disponibles s'affichent dans l'onglet Contenu de Workspaces.

2. Cliquez sur le nom de l'espace de travail auquel vous souhaitez accéder.

7.2.2. Créer un espace de travail

Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent créer des espaces de travail.

Les espaces de travail sont créés dans Workspaces, les espaces de publication dans Sections et les modèles dansTemplates. Vous pouvez également créer des sous-espaces de travail ou de publication respectivement dans desespaces de travail ou de publication.

La marche à suivre pour créer un epace de travail ou de publication à la racine des espaces de travail ou depublication est la même. De même, la création d'un sous-espace se déroule de manière identique pour tous lestypes d'espaces. La création d'un modèle d'espace de travail est en revanche différente.

Pour créer un espace de travail à la racine des espaces de travail :

1. Dans Workspaces, cliquez sur le bouton Créer un espace de travail.

2. Remplissez le formulaire de création de l'espace de travail.


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Champ Description

Titre Tapez le nom de l'espace de travail.

Description Tapez un texte expliquant l'objectif de l'espace detravail.

Contenu Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner unfichier à utiliser comme logo de l'espace de travail àla place du logo de l'application. La taille du logo doitêtre 194*99 pixels.


L'onglet Contenu de l'espace de travail créé s'affiche.

Pour créer un sous-espace de travail :

1. Dans un espace de travail, cliquez sur le bouton Nouveau document.

2. Sur la page Types de documents disponibles, cliquez sur Espace de travail.

3. Remplissez le formulaire de création de l'espace de travail.

Champ Description

Titre Tapez le nom de l'espace de travail.

Description Tapez un texte expliquant l'objectif de l'espace detravail.

Contenu Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner unfichier à utiliser comme logo de l'espace de travail àla place du logo de l'application. La taille du logo doitêtre 194*99 pixels.


L'onglet Contenu de l'espace de travail créé s'affiche.


77

Pour créer un modèle :

1. Dans l'espace Templates, cliquez sur le bouton Nouveau document.

2. Sur la page Types de documents disponibles, cliquez sur Espace de travail.

3. Remplissez le formulaire de création du modèle d'espace de travail.

Champ Description

Titre Tapez le nom du modèle.

Description Tapez un texte expliquant l'objectif du modèle.

Contenu Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner unfichier à utiliser comme logo du modèle à la place dulogo de l'application. La taille du logo doit être194*99 pixels.


L'onglet Contenu du modèle créé s'affiche.

7.2.3. Modifier un espace de travail

Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent modifier un espace de travail.

Modifier un espace de travail signifie modifier ses propriétés.

Pour modifier un espace de travail :

1. Cliquez sur l'onglet Modifier de l'espace de travail.

2. Tapez vos modifications dans le formulaire de modification.

Champ Description

Titre Modifiez le nom de l'espace de travail.

Description Modifiez le texte présentant l'objectif de l'espace detravail.

Contenu Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner lenouveau fichier à utiliser comme logo. La taille dulogo est 194*99 pixels.


78


L'onglet Contenu de l'espace de travail s'affiche.

7.2.4. Modifier les méta-données d'un espace de travail

Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion sur l'espace de travail peuvent en modifier les méta-données.

Les méta-données sont des informations sur l'espace de travail et certaines de ses propriétés. Ces informationspermettent de mieux référencer l'espace de travail, et donc de le trouver plus facilement par la recherche.Certaines méta-données sont automatiquement remplies par le système, mais la plupart doivent être renseignéespar les utilisateurs. Lorsque vous créez un espace de travail, ses méta-données sont vides.

Pour modifier les méta-données d'un espace de travail :

1. Cliquez sur l'onglet Méta-données de l'espace de travail.


Champ Description

Mots-clésSujet de l'espace de travail.

Tip


Droits Informations sur la reproduction du contenu del'espace de travail. Les informations sur les droitsenglobent souvent les droits de propriétéintellectuelle, le copyright et divers droits depropriété.

Source La ressource dont le contenu de l'espace de travail estdérivé (en tout ou partie).

Couverture Informations sur la portée de l'espace de travail. Ilpeut s'agir d'un emplacement géographique, unepériode ou une juridiction.

Créé le Date renseignée automatiquement par le système lorsde la création de l'espace de travail.


79

Champ Description

Dernière modification Date renseignée automatiquement par le système lorsde la modification de l'espace de travail.

Format Format du contenu de l'espace de travail.

Langue Langue utilisée dans l'espace de travail.

Expire leDate à laquelle le contenu de l'espace de travail n'estplus valide. Cliquez sur le bouton pour

afficher un calendrier et sélectionner une date.Cette date n'est pas indexée par le système etn'entraîne aucun traitement automatique du contenude l'espace de travail.

Propriétaire Utilisateur qui a créé l'espace de travail. Ce champ estautomatiquement renseigné par le système.

Contributeurs Utilisateurs qui modifient l'espace de travail. Cechamp est automatiquement mis à jour par le systèmeau fur et à mesure des interventions sur le domaine.


L'onglet Contenu de l'espace de travail s'affiche.

7.2.5. Supprimer un espace de travail

Seul l'administrateur et les utilisateurs ayant des droits d'écriture dans l'espace parent peuvent supprimer unespace de travail.

Lorsque vous supprimez un espace de travail, vous supprimez également son contenu. La suppression estdéfinitive.

Pour supprimer un espace de travail :

1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de travail parent, cochez la case correspondant à l'espace àsupprimer.


3. Dans la fenêtre pop-up qui s'affiche, cliquez sur le bouton OK.


80

L'onglet Contenu de l'espace de travail parent s'affiche.

7.3. Gérer les utilisateurs et les groupes

Seuls les administrateurs fonctionnels de Nuxeo EP peuvent gérer les utilisateurs et les groupes. Ils peuventcréer de nouveaux utilisateurs et groupes, modifier leurs propriétés et les supprimer.

Nuxeo EP peut également être connecté à un annuaire LDAP. Le fonctionnement de cette configuration estexpliqué dans le Reference Guide (rédigé en anglais).

Les utilisateurs peuvent consulter les annuaires des utilisateurs et des groupes.

7.3.1. Gérer les utilisateurs

Vous pouvez créer et modifier les comptes des utilisateurs directement dans Nuxeo EP.

7.3.1.1. Créer des utilisateurs

Seuls les administrateurs peuvent créer de nouveaux utilisateurs.

Par défaut, Nuxeo EP n'a qu'un seul utilisateur, appelé Administrator. Cet utilistateur est l'administrateur dusite. C'est cet utilisateur qu'il faut utiliser pour créer les premiers utilisateurs de l'application, à qui vous pourrezdonner des droits d'administration et de gestion.

Pour créer un utilisateur :

1. Cliquez sur le lien Gestion des utilisateurs, situé dans le coin supérieur droit de la page.

L'interface de gestion des utilisateurs s'affiche sur le formulaire de recherche de l'annuaire desmembres.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur.

3. Remplissez le formulaire de création d'un utilisateur.

Tip

Les champs obligatoires sont signalés par un astérique rouge.

Champ Description

Identifiant Tapez le nom qui va identifier l'utilisateur surl'application.


81

http://doc.nuxeo.org/current/reference/html/nuxeo-book.html

Champ Description

Prénom Tapez le prénom de l'utilisateur.

Nom Tapez le nom de l'utilisateur.

Société Tapez le nom de la société pour laquelle travaillel'utilisateur.

Email Tapez l'adresse email de l'utilisateur. C'est cetteadresse qui sera utilisée pour l'envoi de notifications.

Mot de passe Tapez le mot de passe de l'utilisateur.

Mot de passe (vérification) Tapez à nouveau le mot de passe de l'utilisateur pourle confirmer.

Groupes de cet utilisateurSélectionnez un ou plusieurs groupe(s).Le nouvel utilisateur doit au moins faire partie dugroupe "members" ou d'un de ses sous-groupes pourpouvoir accéder au contenu de l'application.


La fiche de l'utilisateur s'affiche sur l'onglet Voir. Vous pouvez modifier les informations del'utilisateur et son mot de passe.

L'utilisateur peut immédiatement se connecter à l'application Nuxeo EP en utilisant son identifiant etson mot de passe.

7.3.1.2. Faire une recherche dans l'annuaire des membres

Tous les utilisateurs peuvent consulter l'annuaire des membres et y effectuer des recherches.

Pour consulter la fiche d'un utilisateur :

1. Cliquez sur le lien Gérer les utilisateurs, situé dans le coin supérieur droit de la page.


2. Tapez un critère de recherche dans le champ de recherche.

Vous pouvez effectuer une recherche sur les critères suivants :

• identifiant,

• prénom,


82

• nom.



4. Cliquez sur le nom de l'utilisateur dont vous souhaitez consulter la fiche.

La fiche de l'utilisateur s'affiche. Vous pouvez lire ses informations.

7.3.1.3. Modifier la fiche d'un utilisateur

Seul l'administrateur peut modifier les informations des autres utilisateurs. Chaque utilisateur peut toutefoismodifier ses propres informations.

Pour modifier la fiche d'un utilisateur :




83

2. Recherchez un utilisateur et cliquez sur son nom pour ouvrir sa fiche.

L'onglet Voir de la fiche de l'utilisateur s'affiche.

3. Cliquez sur l'onglet Modifier.

4. Modifiez les informations dans le formulaire de modification.


L'onglet Voir s'affiche avec vos modifications.

7.3.1.4. Modifier le mot de passe d'un utilisateur

Seul l'administrateur peut modifier le mot de passe des autres utilisateurs. Chaque utilisateur peut toutefoismodifier son propre mot de passe.

Pour modifier le mot de passe d'un utilisateur :



2. Recherchez un utilisateur et cliquez sur son nom pour ouvrir sa fiche.

L'onglet Voir de la fiche de l'utilisateur s'affiche.

3. Cliquez sur l'onglet Changer le mot de passe.

4. Tapez le nouveau mot de passe et confirmez-le.


L'onglet Voir s'affiche. L'utilisateur doit utiliser son nouveau mot de passe dès sa prochaine connexionà Nuxeo EP.

7.3.1.5. Supprimer des utilisateurs

Seuls les administrateurs peuvent supprimer des utilisateurs.

La suppression d'un utilisateur est irréversible.

Pour supprimer un utilisateur :

1. Recherchez l'utilisateur à supprimer et cliquez sur son nom pour afficher sa fiche.


84




L'utilisateur est supprimé. Il ne peut plus se connecter à l'application Nuxeo EP.

7.3.2. Gérer les groupes

Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs et modifier leurs propriétés directement dans l'application NuxeoEP. Les groupes d'utilisateurs permettent de gérer les droits d'accès plus simplement et rapidement.

Il existe deux groupes par défaut dans Nuxeo EP :

• le groupe administrators : les membres de ce groupe sont les administrateurs de l'application. Ils peuventgérer les utilisateurs, les vocabulaires et les documents.

• le groupe members : les membres de ce groupe ont automatiquement des droits de lecture sur l'ensemblede l'application.

Les groupes sont composés d'utilisateurs et/ou de sous-groupes. Les membres d'un sous-groupe deviennentautomatiquement membres du groupe. Ils ont ainsi tous les droits d'accès déterminés pour le groupe.

7.3.2.1. Créer un groupe

Seul l'administrateur peut créer des groupes d'utilisateurs.

Pour créer un groupe d'utilisateur :




Un formulaire de recherche s'affiche.

3. Cliquez sur le bouton Ajouter un groupe.

4. Remplissez le formulaire de création du groupe.

Champ Description

Nom du groupe Tapez le nom du groupe.

Membres du groupe Recherchez les utilisateurs à ajouter au groupe.

Sous-groupes Sélectionnez un ou plusieurs groupes.


L'onglet Voir du groupe s'affiche.

7.3.2.2. Consulter la fiche d'un groupe


85

Tous les utilisateurs peuvent consulter l'annuaire des groupes.

Pour consulter la fiche d'un groupe :





3. Tapez le nom du groupe dans le champ de recherche et cliquez sur le bouton Recherche.

Tip

Pour voir tous les groupes existants, tapez "*".

Les résultats de la recherche s'affichent.

4. Cliquez sur le nom du groupe pour consulter sa fiche.


7.3.2.3. Modifier un groupe

Seul l'administrateur peut modifier les groupes.

Modifier un groupe consiste à ajouter ou enlever des membres du groupe. Le nom du groupe ne peut pas êtremodifié.






86

3. Cherchez un groupe et cliquez sur son nom pour ouvrir sa fiche.

La liste des membres et des sous-groupes du groupe s'affichent dans l'onglet Voir.

4. Cliquez sur l'onglet Modifier.

Le formulaire de modification s'affiche.

5. Modifier la liste des membres du groupe et cliquez sur le bouton Enregistrer.


Les nouveaux membres du groupe obtiennent automatiquement les droits d'accès du groupe. Lesutilisateurs qui ne sont plus membres du groupe n'ont plus les droits d'accès du groupe. Ils conserventtoutefois leurs droits d'accès individuels.

7.3.2.4. Supprimer un groupe

Seul l'administrateur peut supprimer des groupes.

Pour supprimer un groupe :





3. Cherchez un groupe et cliquez sur son nom pour ouvrir sa fiche.

La liste des membres et des sous-groupes du groupe s'affichent dans l'onglet Voir.

4. Cliquez sur l'onglet Supprimer.



Le formulaire de recherche de l'annuaire des groupes s'affiche.

7.4. Gérer les droits d'accès

Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent gérer les droits d'accès d'un espace.

Gérer les droits d'accès signifie accorder ou refuser l'accès aux espaces de travail, de publication ou auxmodèles. Les droits d'accès sont définis au niveau des espaces. Il n'est pas possible d'accorder des droits d'accèssur un document directement.

L'interface de gestion des droits d'accès est composée de trois parties :

• la partie Droits hérités affiche les droits qui ont été accordés ou refusés dans l'espace-parent ;


87

• la partie Droits locaux affiche les droits qui ont été définis dans l'espace courant ;

• le formulaire d'accord ou de refus de droits d'accès dans l'espace courant.

7.4.1. Accorder des droits d'accès

Pour accorder des droits d'accès :

1. Cliquez sur l'onglet Droits d'accès.

2. Dans le formulaire, tapez l'identifiant de l'utilisateur à qui accorder des droits d'accès et cliquez sur lebouton Recherche.

Tip

Pour accorder des droits d'accès à un groupe, tapez le nom du groupe.

Les utilisateurs correspondant à la recherche s'affichent.


88

3. Cliquez sur le lien Ajouter à la sélection correspondant à l'utilisateur à qui vous souhaitez accorder desdroits d'accès.

4. Sélectionnez la permission.


L'utilisateur et ses droits d'accès s'affichent dans la partie Droits locaux de la page.

7.4.2. Refuser des droits d'accès

Si vous souhaitez qu'un utilisateur ne dispose pas dans l'espace courant des droits d'accès dont il a hérité, vouspouvez lui refuser ces droits. Si vous souhaitez refuser l'accès à l'espace à plusieurs utilisateurs, vous pouvezbloquer l'héritage des droits et accorder de nouveaux droits d'accès sur l'espace.


89

Pour refuser des droits d'accès :


2. Dans le formulaire, tapez l'identifiant de l'utilisateur à qui refuser des droits d'accès et cliquez sur lebouton Recherche.

Tip

Pour refuser des droits d'accès à un groupe, tapez le nom du groupe.

Les utilisateurs correspondant à la recherche s'affichent.

3. Cliquez sur le lien Ajouter à la sélection correspondant à l'utilisateur à qui vous souhaitez refuser desdroits d'accès.

4. Sélectionnez l'action Refuser.

5. Sélectionnez la permission à refuser.

6. Cliquez sur l'onglet Ajouter.

L'utilisateur s'affiche dans la partie Droits locaux de la page. Les droits que vous lui avez refusés sontaffichés dans la colonne Permissions interdites.

7.4.3. Retirer un utilisateur des droits locaux

Si vous souhaitez refuser à un utilisateur des droits d'accès qui lui ont été accordé dans l'espace en cours, vousdevez le supprimer des droits locaux.

Pour supprimer un utilisateur des droits locaux :



90

2. Dans la partie Droits locaux, cochez la case correspodant à l'utilisateur à qui vous souhaitez refuserdes droits locaux.


L'utilisateur est supprimé du tableau Droits locaux et n'a plus que les droits d'accès défini dans l'espaceparent.

7.4.4. Bloquer l'héritage des droits locaux

Les droits définis dans un espace sont appliqués à tout son contenu, y compris ses sous-espaces. C'est ce qu'onappelle l'héritage des droits.

Vous pouvez bloquer cet héritage. Bloquez l'héritage vous permet de bloquer l'accès à l'espace en cours pourtous les utilisateurs et groupes ayant des droits hérités ou pour modifier profondément les droits d'accès àl'espace par rapport aux droits définis dans les espaces-parents.

Pour bloquer l'héritage des droits :


2. Cochez la case Bloquer l'héritage des droits, située sous le tableau Droits hérités.

Le tableau Droits hérités ne s'affiche plus.

Vous êtes ajouté dans la liste des droits locaux, ainsi que le groupe administrators.

Dans l'onglet Droits d'accès des éventuels sous-espaces, un groupe Everyone auquel tous les droitssont refusés est affiché dans les droits hérités.


91

Vous pouvez maintenant accorder des droits d'accès aux utilisateurs.

7.5. Gérer les vocabulaires

Seul l'administrateur peut gérer les vocabulaires.

Les vocabulaires sont les listes de termes affichés dans l'application, par exemple dans les menus déroulants.Un vocabulaire est composé de plusieurs entrées, qui sont les options des menus déroulants, par exemple.

L'adminstrateur fonctionnel peut modifier ou supprimer les vocabulaires, mais il ne peut pas créer de nouveauvocabulaire.

7.5.1. Consulter les vocabulaires

Vous pouvez consulter les vocabulaires de l'application depuis n'importe quelle page.

7.5.1.1. Consulter un vocabulaire

Pour consulter un vocabulaire :

1. Cliquez sur le lien Gestion des vocabulaires, situé dans le coin supérieur droit de la page.

La liste des vocabulaires de l'application s'affiche.

2. Cliquez sur le bouton Modifier correspondant au vocabulaire que vous souhaitez consulter.

Les entrées du vocabulaire s'affichent.


92

7.5.1.2. Consulter une entrée de vocabulaire

Pour consulter une entrée de vocabulaire :

1. Consultez un vocabulaire.

2. Cliquez sur le bouton Voir de l'entrée que vous souhaitez consulter.

7.5.2. Modifier un vocabulaire

Lorsque vous modifiez un vocabulaire, vous pouvez ajouter de nouvelles entrées, les modifier ou les supprimer.

7.5.2.1. Ajouter une nouvelle entrée de vocabulaire

Pour ajouter une entrée à un vocabulaire :

1. Consultez le vocabulaire auquel ajouter une entrée.

2. Cliquez sur le lien Ajouter une nouvelle entrée de vocabulaire.

Le formulaire de création s'affiche sous le lien.



93

Champ Description

Code Tapez un identifiant unique pour l'entrée devocabulaire. Le code n'est pas affiché aux utilisateurs.

Libellé Tapez la valeur de l'entrée, qui sera affichée auxutilisateurs.

Obsolescence Sélectionnez Oui si l'entrée ne doit pas être affichée.Sélectionnez Non si l'entrée doit s'afficher.

Ordre Tapez un numéro indiquant la position de l'entréedans le vocabulaire.


La nouvelle entrée s'affiche dans le vocabulaire.

7.5.2.2. Modifier une entrée de vocabulaire

Pour modifier une entrée de vocabulaire :

1. Consultez le vocabulaire dont vous souhaitez modifier une entrée.

2. Cliquez sur le bouton Modifier de l'entrée à modifier.

Le formulaire de modification s'affiche. Les champs du formulaire de modification sont les mêmesque ceux du formulaire de création.

3. Modifiez l'entrée.

4. Cliquez sur le bouton Modifier.

La liste des entrées du vocabulaire s'affiche.

7.5.2.3. Supprimer une entrée de vocabulaire

La suppression d'une entrée de vocabulaire est irréversible.

Pour supprimer une entrée de vocabulaire :

1. Consultez le vocabulaire dont vous souhaitez supprimer une entrée.

2. Cliquez sur le bouton Supprimer de l'entrée à supprimer.


94

L'entrée est aussitôt effacée. La liste des entrées du vocabulaire s'affiche.

7.5.3. Vider un vocabulaire

Pour vider un vocabulaire :

1. Cliquez sur le lien Gestion des vocabulaires, situé dans le coin supérieur droit de la page.

2. Cliquez sur le bouton Vider du vocabulaire à supprimer.

3. Sur la fenêtre pop-up qui s'affiche, cliquez sur le bouton OK.

Toutes les entrées du vocabulaire sont supprimées.

7.6. Gérer les thèmes

Il est possible de modifier l'apparence de l'application Nuxeo EP. L'apparence est définie par les thèmesappliqués aux différentes pages de l'application. Un thème est une apparence graphique du site prédéfinie. Unthème peut avoir plusieurs types de pages. Par exemple, le thème par défaut comporte quatre types de pages :

• la page default : la page utilisée pour l'affichage du contenu ;

• la page popup : la page utilisée pour l'affichage des fenêtre pop-up, comme la page de recherche dedocuments pour la création de relations ;

• la page user_dashboard : page utilisée pour l'affichage du tableau de bord ;

• la page print : page utilisée pour l'impression du contenu.


95

Seuls les administrateurs peuvent profondément modifier l'apparence de l'application en modifiant les thèmes.Les utilisateurs ayant des droits de gestions peuvent toutefois choisir d'appliquer un autre thème que le thèmepar défaut.

La gestion des thèmes est décrite dans le Reference Guide (rédigé en anglais).

Vous ne pouvez appliquer les thèmes qu'aux espaces. Par exemple, vous pouvez choisir un thème différent pourles espaces publication, de façon à les différencier des espaces de travail.Le thème n'est appliqué qu'au niveau de l'espace, et n'est pas hérité dans les sous-espaces.

Lorsque vous choisissez d'appliquer un thème à un espace de travail, par exemple, vous pouvez affiner ce quidoit être affiché sur la page en appliquant une perspective au thème. Une perspective est un masque devisualisation qui détermine que certaines parties de la page, comme le presse-papier et le lot de documents, nesont pas affichées à l'utilisateurs si certaines conditions sont satisfaites. L'application par défaut ne comportequ'une perspective.

Pour modifier le thème appliqué à un espace :

1. Cliquez sur l'onglet Habillage de l'espace.

2. Sélectionnez le thème, la page et la perspective à appliquer.


La page s'affiche avec le nouveau thème.


96

http://doc.nuxeo.org/current/reference/html/nuxeo-book.html

Chapter 8. Rechercher des documentsNuxeo EP intègre son propre moteur de recherche, conçu pour prendre en compte tous les paramètresparticuliers de l'application.

Par défaut, les documents sont indexés selon leur titre, leur description, leur contenu (champ note, fichier joint),et leurs méta-données.

8.1. Recherche rapide

La recherche rapide est accessible depuis toutes les pages de l'application. A tout moment vous pouvezrechercher un document ou un espace en tapant des mots-clés dans la boîte de recherche située dans le coinsupérieur droit de la page et en cliquant sur le bouton Recherche.

Les résultats de la recherche s'affichent dans un tableau. Cliquez sur le nom du document pour l'ouvrir.

Le moteur de recherche de Nuxeo EP utilise des opérateurs booléens qui vous permettent d'associer desmots-clés. Les opérateurs booléens utilisés par le moteur de recherche sont :

• AND : tous les mots-clés doivent se trouver dans les documents trouvés.

Exemple : vous cherchez tous les documents qui concernent une réunion sur Nuxeo. Tapez [réunionAND Nuxeo].

Tip

Vous pouvez également utiliser les symboles && à la place de AND.

• + : le mot qui suit le symbole + doit se trouver dans les documents trouvés.

Exemple : Vous cherchez des documents qui doivent contenir les mots "Nuxeo" et peuvent contenir lemot "sortie". Tapez [sortie +Nuxeo].

• - : Le mot qui suit ce symbole ne doit pas se trouver dans les documents trouvés.

Exemple : vous recherchez tous les documents se référant à Nuxeo mais qui ne concernent pas lesréunions. Tapez [Nuxeo -réunion].

• “” : Vous recherchez une expression exacte. Tapez l'expression entre guillemets.

Exemple : Tapez [“Sortie de Nuxeo EP 5.1”] pour ne rechercher que les documents comportantexactement cette phrase. Les documents contenant, par exemple, l'expression "Sortie prévue de NuxeoEP 5.1" seront ignorés.

8.2. Recherche avancée

97

La recherche avancée vous permet de rechercher un document en utilisant plus de critères. Vous pouvez parexemple prendre comme critère de recherche des méta-données du document ou la date d'une action précisecomme la publication du document, sa création.

Pour recherche une document selon des critères détaillés :

1. Cliquez sur le lien Recherche avancée, situé sous la boîte de recherche.

2. Tapez vos critères de recherche dans le fomulaire de recherche qui s'affiche.

3. Eventuellement, choisissez des critères de tri des résultats.


Les résultats de la recherche s'affichent sous forme de tableau. Cliquez sur le nom d'un document pourl'ouvrir.

8.3. Exporter les résultats de la recherche

Vous pouvez exporter les résultats d'une recherche sous forme de fichier MS Excel. L'export vous permet desauvegarder les résultats d'une recherche pour les consulter ultérieurement.

Lorsque vous exportez les résultats d'une recherche dans un fichier MS Excel, le document exporté affiche lesmêmes informations que le tableau de résultats de recherche. Les informations par défaut sont le titre dudocument, sa date de création et sa date de modification.

Pour exporter les résultats d'une recherche, cliquez sur le lien Export Excel, situé au-dessus du tableaucontenant les résultats de la recherche.

8.4. Personnaliser l'affichage des résultats

Vous pouvez choisir les informations à afficher sur la page de résultats. Les informations par défaut sont le letitre du document, sa date de création et sa date de modification. Vous pouvez ajouter ou supprimer des champsde l'affichage des résultats.

Tous les utilisateurs peuvent personnaliser les colonnes disponibles dans le tableau des résultats.

8.4.1. Ajouter de nouvelles colonnes de résultat

Pour ajouter une nouvelle colonne au tableau des résultats :

1. Cliquez sur le lien Recherche avancée, situé sous la boîte de recherche rapide.

Le formulaire Sélection des colonnes de résultat s'affiche sous le formulaire Critères de recherche.

Rechercher des documents

98

2. Sélectionnez un schéma.

• le schéma Uid comprend les information de gestion des versions.

• Le schéma Dublincore comporte les informations portant sur les méta-données.

Les champs correspondant au schéma sélectionné s'affichent dans la liste Champs.

3. Sélectionnez le champ à afficher et cliquez sur le bouton Ajouter le champ.

Le nouveau champ est ajouté à la fin des colonnes de résultat, qui s'affichent sous les listes Schéma etChamps.

8.4.2. Supprimer des colonnes de résultat

Pour supprimer une colonne de résultat :

1. Cliquez sur le lien Recherche avancée, situé sous la boîte de recherche rapide.

Le formulaire Sélection des colonnes de résultat s'affiche sous le formulaire Critères de recherche.

2. Cliquez sur l'icône située après le nom de la colonne.


99

8.4.3. Déplacer des colonnes de résultat

Vous pouvez déplacer des colonnes de résultat afin de modifier leur ordre. Pour déplacer une colonne, faites-laglisser et déposez-la sur la colonne dont vous souhaitez qu'elle prenne la place. Par exemple, vous souhaitezque la colonne Description s'affiche en seconde dans le tableau, glissez-la et déposez-la sur la colonne Création,actuellement deuxième colonne. La colonne Description remplace la colonne Date de création, et cette-dernièreprend la place de la colonne Description.

8.4.4. Changer le critère de tri des résultats

Vous pouvez trier les résultats d'une recherche selon n'importe quel champ affiché dans les résultats. Vouspouvez également modifier l'ordre de tri.

Pour modifier le critère de tri des résultats de la recherche :

1. Dans le formulaire Sélection des colonnes de résultat, dans le champ Trié par, sélectionnez le critère àutiliser pour trier les résultats.

2. Dans le champ Ordre du tri, sélectionnez si le tri doit être croissant ou décroissant.


100

Appendix A. Support commercial

A.1. A propos de Nuxeo SAS

La plateforme d'ECM open source Nuxeo est développée et éditée par Nuxeo SAS, société présente en Franceet au Royaume-Uni.

Pour une utilisation professionnelle de notre logiciel, nous proposons Nuxeo Connect, une offre de supportfonctionnel et technique adapté aux entreprises, des mises à jour et des patchs logiciels certifiés, ainsi que desoutils de gestion qui vous assistent à chaque étape de la vie de l'application (développement, tests etdéploiement, mise en production). Nuxeo Connect vous permet de réduire les risques commerciaux ettechniques, augmenter votre productivité, accélérer le déploiement et garantir le succès de vos projets d'ECMbasés sur la plateforme Nuxeo Nuxeo.

A.2. Contact

A.2.1. General

Web: www.nuxeo.com

E-mail: [email protected]

A.2.2. France

18-20, rue Soleillet

75020 Paris - France

Tel: +33 1 40 33 79 87

Fax: +33 1 43 58 14 15

A.2.3. Royaume-Uni

Garden Studios, 11-15 Betterton Street, London WC2H 9BP

Tel: +44-207-043-7933

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