Opzetten en actueel houden van een Sharepoint Platform voor Devices & Applicaties bij MHC

Devices: smartphone, tablet, laptop, PC, camera, conferentietoestel, beamer(s), printer(s)

Applicaties= Microsoft Sharepoint & Lync

“Begrijp waar je probleem over gaat alvorens je gaat prutsen aan oplossingen” –Dick Rijcken/Haagse Hogeschool/Steim naar Kees Dorst/Design Thinking

MHC= Zweedse multinational, hoofdkantoor Göteborg, fabrikant, verdeler en marktleider in• Chirurgisch single- use materiaal (voor het O.K.)• Wondzorgmateriaal • Desinfectantia

Benelux Sales & Marketing Division van MHC te Antwerpen: 64 mensen• 5 directieleden + 12 managers = 17 leidinggevenden• 47 bedienden : 17= 2,76

Devices verdeelt onder:• 17 leidinggevenden /met interne opleiding + tijd• 30 buitendienstmedewerkers (Account Managers + product Specialisten) /zonder opleiding

Weinig of geen devices onder 17 binnendienstmedewerkers van :• Finance• Interne Sales• Facility Front Office (= receptie + Facility Coördinator) >>moeten device knelpunten

coördineren/oplossen

Directe aanleiding GSM > smartphone in augustus 2011 : veel problemenIn 2013: HTC > Iphone, nieuwe laptops+ camera, Ipad verdeling, webinars, Tandberg Video Conferencing Stijgende brandstofkosten:vergaderen via Lync + samenwerken via Sharepoint

Kotter 1 : urgentiebesef

Technische probleemschets

•FFO <> device problemen•Keuze device/merken: op directieniveau •De eindgebruiker doelstellingen<> IT-medewerker , directie en Fac. Coördinator toe.

•Device knelpunten: 4 oorzaken:1. toestel gebonden mankementen2. gebrek aan gebruikskennis3. misprijzen van device of merk4. Mismatch device <> doelstelling

• Microsoft Lync: Benelux: chatten +beschikbaarheidscontrole. / geen opleiding• Microsoft Sharepoint: Benelux: gedeeltelijk gebruikt op directie – en managersniveau/geen

opleiding/ Sharepoint verkoopt zichzelf niet!

Visie

Als we professioneel willen blijven werken en professioneel willen blijven overkomen bij

onze klanten, dan moeten we leren werken met onze devices en applicaties binnen het

kader van onze beschikbare tijd en middelen , dus op een heel efficiënte manier.

Doel en resultaatOpzetten en actueel houden van een Microsoft Sharepoint Platform dat,

12 maanden na lancering• 100% Benelux collega’s Lync gebruiken

• + 50% Bnlx collega’s Sharepoint site raadplegen + toevoegen

• Minstens 3 peer teaching device/applicatie projecten buiten eerstelijnshulp

informatie en opleidingen

aanbiedt waardoor

• Voor efficiënt oplossen device knelpunten bij Bnlx device gebruikers

• Voor efficiënt proces device keuze >>device uitlevering

Een 100% te volgen procedure voorschrijft

• Effectiviteitsverhoging + efficiëntieverhoging• Organisatievernieuwing • Geplande verandering• Sturingsvermogen

• overtuigingsstrategie

SWOT ANALYSE

Sterktes Zwaktes Weerstanden

INTERN • vraag opleidingen•Nieuwe HR Manager pro opleidingsvoorstellen•Tijdswinst =OK•“Innovatiejaar “2013•Expertise binnen MHC•Nieuwe media cracks + charisma•Expertise buiten MHC: 1 IT + 2 Telefonie Business Partners •Sharepoint platform niet aankopen•Zweden promoot gebruik Sharepoint + Lync

• innovatieve projecten collega’s•Fin. Dir. Sharepoint geen probleem•Winst charismatische crack ?•Moeilijk oppikken nieuwe systemen • HR Manager + Finance Dir. nieuwkomers •De Sharepoint site verkoopt zichzelf niet•nieuwe applicaties vragen tijdsinvestering•Snelle verandering devices en – applicaties

Kans BedreigingEXTERN •Communicatie devices en –applicaties = “hot”

•Mobitel en BTC baat bij verhoogde zelfredzaamheid •Economische crisis•Snelle verandering devices en - applicaties

Niet aanwezig

•Verandercapaciteit: competent vernieuwd directie & management team, competente buitendienst mits efficiënt platform weinig tijdsverlies•Veranderbereidheid: zal blijken op MT. Tijdsinvestering voor buitendienst + FFO. De efficiëntie, directe successen, moet overduidelijk zijn

Projectplan

•WP1: literatuurstudie + vooronderzoekBoeken: Sharepoint + web usability - Enquête over Sharepoint/Lync/device knelpunten

•WP2: Sponsoring zoeken >>Smart DoelstellingenVisie afstemmen met externe stakeholders, interne stakeholders en vooral met MT (K1: urgentie)(Kotter 2: leidende coalitie ) (K3: visie & strategie)(K8:creëer nieuwe cultuur)

•WP3: ontwikkeling van procesveranderingen>>Efficiënte proceduresProcedure device keuze >>device levering + procedure device knelpunten melding (K1: urgentie)(K2: leidende coalitie)(K3: strategie)

•WP4:aanpak opleidingsaanbod applicaties>>vormen + uitschrijven van opleidingenHandleidingen Sharepoint & Lync + tespanel, sessies rond Sharepoint + Lync sharing best practises , brainstorm # opleidingsvormen (K1)(K2: leidende coalitie)•WP5: aanpak opleidingsaanbod devices>>vormen + uitschrijven opleidingenDemo’s office beamers + conf. toestel, sharing best practises Iphone + Ipad, handleidingen devices + testpanel, brainstorm # opl. Vormen(K1: urgentie)(K2: leidende coalitie)•WP6: Sharepointstructuur opzetten>>inrichten van nuttige, overzichtelijke, makkelijk toegankelijke siteToegangsmogelijkh. platform, duidelijke structuur platform + testpanel, toegangsrechten per gebruikersgroep (Kotter 5: breed draagvlak)

•WP7: lancering platform >>nieuwe procedures verkondigen + eerste kennismaking + opstartAankondigingen; enquêtegegevens, visie, keuze Sharepoint platform, procedures, positieve ervaringen testpanel (M-Zines, Carenet, Twitter, Mail) - Sight-Seeing Sharepoint show op lanceerdatum(K1: urgentie)(K2: leidende coalitie)•WP8: aanwakkeren platformbezoek>>initiatieven , uitbreidingsmogelijkhedenBeloningen voor bijdragen, interviews positieve ervaringen, nieuwe info op platform aankondigen via twitter/mail, (K1: urgentie)(Kotter6:inbouwen successen)(K7: consolideren verbeteringen) evaluatie projectgroepen, welke knelpunten blijven binnenkomen?- publiceer je eigen website pagina (Kotter7: consolideren van verbeteringen)